ecm-information system
TRANSCRIPT
ECMEnterprise content management
Zpracoval:
Terezia Dvorská
Obsah přednášky 1. Co je ECM 2. Pro koho to je 3. Vlastnosti a funkce 4 Přínosy implementace ECM 5. Přehled trhu ECM 6. Open source alternativy 7. Praktická ukázka - Knowledge Tree
Co je ECM? Podle oficiální definice AIIM je ECM
„technologie, které jsou použity pro zachycení, řízení, ukládání a doručení obsahu a dokumentů podnikovým procesům. Nástroje a strategie ECM dovolují (povolují) řízení nestrukturovaných informací v organizaci, bez ohledu na to, kde se tyto informace nachází.1“
Pro koho to je? Pro všechny společnosti, které mají chaos ve svých
dokumentech
Podle průzkumů se odhaduje, že:
A. 50% dokumentů tvoří duplikáty
B. 80% tvoří data nestrukturovaná
C. 85% dokumentů nelze nalézt, když jsou potřeba
Lze implementovat na míru společnosti
Vlastnosti a funkce ECM V praxi je ECM souborem řešení, která zaměstnancům umožní
mít své elektronické dokumenty skutečně na dosah ruky.
ECM systém je tvořen z různých části a nástrojů, které slouží pro:
1. Získání
2. Uložení
3. Správu
4. Uchování
5. Distribuci
1. Získání dat Zahrnuje digitalizaci, kopírování, tvorbu, přípravu,
indexování a třídění analogových či elektronických dokumentů
Pro snadnější správu je každému dokumentu přidělen index
Využití technologií pro digitalizaci dat:
A. OCR
B. HCR
C. ICR
2. Uložení zabývá se efektivním ukládáním dokumentů v
elektronické podobě zabezpečuje spolehlivé využití elektronických dokumentů.
Technologie pro uložení dat:
1. Magnetická média
2. Magnetické pásky
3. Digitální optická média
4. Cloud computing
5. COLD
3. Správa Komponenty správy se používají pro spravování, nakládání a
používání informací, pro efektivní a bezpečné využívání dokumentů
Komponenty pro správu dokumentů:
A. CM (Content management)
B. DM (Document management)
C. WCM (Web Content Management)
D. WorkFlow a BPM (Business Process management)
E. RM (Record Management)
F. Collaboration
4. Uchování
Tato část se zabývá správou, obsluhou a bezpečnou archivaci dlouhodobě uložených dat.
Dlouhodobá paměťová média:
A. WORM optických disků
B. WORM kazety
C. WORM pevný disk
D. Papír
5. Distribuce k poskytování informací či výsledků
koncovým uživatelům
Funkcionalita dodání informací je známá
pod pojmem Output Management.
Distribuce se dělí na tři komponenty:
A. Transformační technologie
B. Bezpečnostní technologie
C. Distribuce samotná
Stručný souhrn poznatků ECM
Obsahuje množství nejrůznějších aplikací
Digitalizuje, ukládá, archivuje, spravuje a distribuuje firemní digitální obsah
Zpřístupňuje informace v digitální podobě, které jsou normálně obsažené v podobě papírové
Řídí a kontroluje veškeré informace, které vstupují a vystupují z podniku
Poskytuje digitální obsahu v reálném čase
Řídí oběh a životní cyklus dokumentů a digitálního obsahu
napříč celým podnikem
Nejdůležitější přínosy Implementace ECM systému do IT infrastruktury
• snížení nákladů spojené s manipulací s dokumenty
• ušetří čas
• zprůhlední a zautomatizuje procesy nad dokumenty
• zvýší efektivitu práce a zisk
Náklady vs. Čas
Některé další přínosy Klíčovým kritériem pro investici je návratnost. Proto detailně
sledujeme jasně měřitelné přínosy:
Vnitřní finanční přínosy
Snížení jednotkových nákladů v marketingu i v prodeji.
Úspory z měření návratnosti marketingových kampaní.
Úspory z urychlení platebního styku
Některé další přínosy Zrychlení obchodního cyklu (příjem objednávky, kalkulace,
příprava, koordinace výroby, reorganizace linky, operace prodeje, zpracování faktur, inkaso).
Vyšší výkonnost obchodního oddělení.
Zvýšení kvality zboží a služeb.
Zvýšení kvality práce s pracovními zdroji.
Mapování, sledování a kontrola provádění procesů.
Snížení počtu nesplněných termínů úkolů.
Časové úspory
pracovník v kanceláři při práci s dokumenty v papírové formě stráví 40 procent času manipulací s dokumenty, které zrovna nepotřebuje – nehledá
Implementací ECM systému tyto nepříjemnosti a časové ztráty odpadají, neboť hledání v systému probíhá v řádech sekund
Společnost IDC uvádí, že pracovníci při práci s dokumenty stráví přibližně 20 procent času hledáním informací v nich obsažených a 50 procent času neúspěšným hledáním dokumentů vůbec
Zvýšení efektivity
Centralizací úložiště dokumentů je eliminována možnost tvorby neaktuálních kopií dokumentů
Uživatel má přístup pouze ke schválené aktuální verzi dokumentu
zmíněné faktory eliminují možnost záměny nebo špatné interpretace obsahu (nekvalitní kopírování, nekvalitní skenování při zaslání faxu).
Zintenzivnění spolupráce
Účastníci jednotlivých procesů jsou jasně definováni stejně jako jejich role v procesu
eliminaci časových intervalů potřebných pro transfer dokumentů mezi jednotlivými účastníky v porovnání s papírovou formou
Je-lipožadováno více dokumentů, ať už sloužících jako podklady, nebo předmět schvalování, je zřejmé, že účinnost a efektivita elektronických procesů je daleko vyšší, než je tomu u údržby dokumentů v papírové formě.
Automatizace procesů
v papírovém systému vedení dokumentů nejsou, vždy je potřeba zapojit lidskou sílu
V případě zavedení poloautomatizace do papírové správy dokumentů (např. zpracování dopisů – určení PSČ) jsou náklady nesrovnatelně vyšší v porovnání s procesy v elektronickém systému.
ECM= +finanční úspory
−náklady na zatížení lidských zdrojů.
Prodejci na trhu ECM Forrester Wave
Prodejci na trhu ECMGartner
Přehled ECM trhu EMC, IBM, Oracle, Open Text obsazují většinu trhu ECM Nabízejí komplexní řešení, řadu podpůrných nástrojů
Microsoft se v poslední době úspěšně prosazuje Pevné zázemí pro rozvoj, zatím postrádá hloubku čtyř leaderů
Alfresco Konkurenceschopná open source alternativa s nižšími náklady
Současní hlavní leadeři a jejich produkty na trhu ECM
EMC Documentum ECM IBM FileNote kontent Manager Open Text Open Text ECM Suite Oracle Oracle Universal Kontent Manager Microsoft Microsoft Office SharePoint Server 2010
EMC
Zavedená společnost v oblasti ECM Velká základna zákazníků Komplexní ECM řešení – cca 30 produktů
Výhodou ucelenost Nevýhodou případná komplikovanost instalace
Nyní zaměřeno na zrychlení a integraci s tprodukty třetích stran
IBMSilná pozice na trhu s 22% podílemFileNet od IBM poskytuje širokou škálu funkcí
komplexní zobrazení dokumentů správa dokumentů správa záznamů a podnikových procesů podpora řízení
Největší podíl na trhu z prodejců zaměřených pouze na ECM Open Text ECM Suite
Nabízí řešení pro všechny oblasti ECM Akvizice Vignette – nyní silná pozice na poli správy
webového obsahu Úzká spolupráce s produkty SAP a Microsoft
2007 – akvizice Stellnet Nyní nabízí rozsáhlý a robustní ECM balík Oracle Universal ECM Suite
Silná integrace s dalšími Oracle aplikacemi Vhodné pro společnosti, které vlastní i jiné Oracle produkty
V oblasti archivace a eDiscovery se spoléhá na partnery
V roce 2007 uveden produkt SharePoint Server 2007 Letos nástupce SharePoint Server 2010 Primárně určen jako platforma pro práci s dokumenty a jejich
sdílení Těsná integrace s velmi rozšířenými aplikacemi MS Office Rychlá expanze Zatím nepropracované do všech oblastí ECM
Nižší pořizovací náklady Jako open source produkt vyniká rozšiřitelností Zaměřuje se na správu dokumentů, obrázků a WCM Považováno odborníky jako konkurenceschopná alternativa V ČR využívá např. Komerční banka
Další prodejci: Nuexo, Knowledge Tree
Open source alternativy
Shrnutí přehledu trhu ECM 4 hlavní leadři – EMC, IBM, OpenText, Oracle
Komplexní balíky ECM integrováno s dalšími produkty
Nový hráč na trhu – Microsoft SharePoint Jednoduchý, zaměřen na sdílení dokumentů
Existence open source alternativ Alfresco, Nuexo, Knowledge Tree a další
Ukázka KnowledgeTree system Jedná se nástroj vyvýjený jako open-source, ale existuje i
komercni verze. Na vývoji se podepsala právě komerční verze. Díky ní je KT
přehlednější a lépe ovladatelný oproti konkurenci.
Document Management SystemKnowledgeTree Sdílení, řízení a bezpečí Spolupráce při tvorbě obsahu Zaneste strukturu organizace do repositáře Integrace autentizace a autorizace s Vaší organizací Flexibilní architektura aplikace, snadná rozšířitelnost A další funkce verzi Professional
Zdroje:
SPRÁVA DOKUMENTŮ – Přínosy ECM systémů pro správu dokumentů a obsahu jsou jednoznačné
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:PIo1hNJBu6sJ:atpjournal.sk/hmh/zobraz_temu.php%3Fid%3D42%26parametre%3D%3Fid%3D42%26skript_pred%3Datp_obsah.php+financne+prinosy+ECM&cd=1&hl=sk&ct=clnk&gl=sk
http://www.profinit.eu/uploads/souvisejici-obsah/dokumenty/cz/Oracle_ECM_brochure.pdf
http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management http://www.emc.com/products/category/content-management.htm http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/2009-gartner-magic-quadrant-ecm.pdf http://www.emc.com/collateral/software/15-min-guide/h3150-ecm-15min-guide-gd.pdf