Evaluation Proposal ­ Response to RFP

Submitted by Jamie Doiron Consulting to Far West Laboratory

1. IntroductionJamie Doiron Consulting created this response to the request for proposal by Far

West Laboratories for the evaluation of the Determining Instructional Purposes (DIP)training program. This response will contain a description of the program as Jamie DoironConsulting understands it, details regarding our suggested evaluation method, a scheduleand description of tasks, information about our personnel’s backgrounds andqualifications, and a detailed breakdown of our budget.

2. Description of DIP Training ProgramThe DIP Training program is a new, modular training package that has not yet been

tested or used in a real training session. The package consists of three units, each withfour­to­six modules. The units are 1 ­ Setting Goals, 2 ­ Analyzing Problems, and 3 ­Deriving Objectives. The units are each self­contained and consist of reading materials,activities, and feedback for those activities that may be used in quick succession for anextended training period or sporadically across days or weeks.

While the customer is using the DIP training program, a coordinator should be onsite. This is someone who has gone through the program before and who can help guideand monitor the activities in each unit. All coordinator materials and unit materials are inprint form only, ranging from 155 ­ 259 pages. The cost for all three units is $24.95 and oneunit may be purchased alone for $8.95. The Coordinator’s Handbook is $4.50.

3. Evaluation MethodThe purpose of our evaluation is three­fold. Firstly, we will provide information and

recommendations about a marketing and sale of the units and the DIP training program asa whole. Secondly, as part of the marketing strategy, we will recommend ways to educateschool administrators about the benefits and use of the units as well as the best way topurchase them based on their needs. Lastly, the overarching goal of our evaluation is toprovide Far West Laboratory with recommendations as to the future of the DIP trainingprogram. We will determine if the program is worthy of investment going forward in itscurrent state and provide recommendations for how to proceed. As a result of ourevaluation, Far West Laboratory will be able to make an educated decision about whetherto invest in the DIP training program and, should they decide to invest, how best to marketand sell their units to school administrators.

Due to the strategic nature of the DIP training program to Far West Laboratory’sfuture business growth, the information resulting from our evaluation will be provided to FarWest Laboratory’s senior leadership team, evaluation coordination team, and the DIPtraining program’s marketing and management staff. Once the information is in Far WestLaboratory’s possession, they may disseminate it as they see fit.

To properly and thoroughly perform our evaluation, we will require access to avariety of information. Firstly, so that we may make marketing and sale recommendations,we need to gather information about how Far West Laboratory is currently planning to sellthis package and how they market and sell other, similar packages (if applicable). Thisinformation may be provided in print or electronic form, but we will also need to interviewmarketing and sales managers so that any questions we have can be clarified. Thisinformation includes and strategic marketing plans and current lists of distributors or onlinesales websites. We will require a full understanding of how Far West Laboratory currentlymarkets and sells all related products so that we can make recommendations about howthe DIP training program would fit in, or not, with that strategy.

Secondly, we will review all current marketing and sales information, flyers,pamphlets, websites and other material already created for the DIP training program. Wewill need to meet with Far West Laboratory’s educational administrator liaison todetermine how they have marketed other educational training materials to schooladministrators in the past and what, if any, relationships they have with administrators,unions, or administrator professional associations. Additionally, to better gaugeadministrator reaction to the marketing materials, we will survey and meet with schooladministrators at elementary, middle, and secondary levels both inside and outside of FarWest Laboratory’s target market to discuss their interest in and reaction to the units as theystand. This will include a pilot program with teachers and administrators at the elementary,middle, and secondary levels.

Lastly, to make overall recommendations about the future of the DIP trainingprogram, we will perform extensive market research on your competitors, their prices,marketing strategies, and formats of their educational materials. We will also research yourtarget market and other opportunities that we may see of these materials. This informationwill allow us to make recommendations about whether to invest in the marketing and saleof the DIP training program and what, if any, improvements could be made to increasecompetitiveness and differentiate Far West Laboratory from competitors.

Based on our preliminary plan and understanding of the DIP traning program, weplan to use the decision making model for our evaluation. Jamie Doiron Consulting hasperformed many similar evaluations in our 20 year history, and this particular model hasproved to be the most useful because it allows for both qualitative and quantitativeresearch methods and is focused on decision­based situations, such as whether or not tocontinue to invest in the DIP training program.

4. Task ScheduleThis evaluation will take 24 weeks (about 6 months) to complete. Please see a

breakdown of our major tasks below:

Week Tasks

1 Meetings with FWL staff to discuss additional requirements and details

2 Provide FWL staff with detailed plan for data collection including interview andsurvey questions and the plan for the pilot. Receive feedback from FWL staffand revise and resubmit plan accordingly.

3 Meet with FWL marketing team to learn about marketing strategy and reviewmaterials.

4­6 Meet with administrators at elementary, middle, and secondary levels togauge interest and thoughts on DIP training materials.

7­8 Coordinate pilot program with administrators at area elementary, middle, andsecondary schools.

9­12 Conduct pilot program.

13 Survey pilot program participants and collect data.

14­18 Conduct market research.

19­20 Analyze data from market research and pilot program. Share preliminaryfindings with FWL.

21­22 Prepare final evaluation report and recommendations.

23 Present evaluation report to FWL.

24 Make decisions regarding how to proceed with DIP training program.

5. Project Personnel

About Jamie Doiron ConsultingJamie Doiron Consulting was founded in 1993 as a nonprofit organization. We are

located in downtown Boise, Idaho. Our goal is to help make other organizations moreeffective and efficient. We specialize in educational evaluations and marketing strategies.Our staff has a combined 250 years of evaluation experience.

PersonnelJamie Doiron, founder of Jamie Doiron Consulting, will be the lead evaluator for the

DIP training program evaluation. She has been evaluating programs for the past thirtyyears and has performed over fifteen evaluations related to educational programs. Prior to

founding Jamie Doiron Consulting, she worked for a public accounting firm, performingprogram evaluations as part of the extended services division.

Dr. Brian Lang, assistant evaluator, has been with Jamie Doiron Consulting for thepast ten years and has a total of fifteen years of evaluation experience. He specializes ineducational evaluations. He worked as an elementary school teacher for five years beforeleaving to pursue his Ph.D. in curriculum development.

Zoe Lang, marketing specialist, has been with Jamie Doiron Consulting for fiveyears. She has worked on a variety of projects related to marketing strategies and is anexpert at performing marketing research. She received her M.S. in Marketing andAdvertising from Cornell and worked for ten years at a major marketing firm. Her expertisewill be extremely valuable in developing a marketing strategy for FWL.

6. Budget and FeesJamie Doiron Consulting is a nonprofit organization. As such, we are able to

perform an extremely thorough evaluation over the course of six months. Our personnel,travel, communications, and materials costs are listed below. Please note that ourpersonnel are often assigned to other projects and will not all be simultaneously working onthe FWL evaluation. Someone will always be working on the evaluation activities, asoutlined in section 5, but while that activity is going on our staff may be working on otherprojects or evaluations. For this reason, we are able to provide you with highly­qualifiedand experienced individuals at a lower cost.

PersonnelProfessional salaries:Jamie Doiron: 100 days at $300/day $30,000Dr. Brian Lang: 75 days at $125/day $9,375Zoe Lang: 50 days at $100/day $7,500

TOTAL PERSONNEL $46,875 $46,875

TravelEstimated mileage: 300 miles at $.55/mile $165

TOTAL TRAVEL $165 $165

CommunicationsJamie Doiron’s Phone: 100 days at $3/day* $300Dr. Brian Lang’s Phone: 75 days at $3/day* $225Zoe Lang’s Phone: 50 days at $3/day* $150

TOTAL COMMUNICATIONS $675 $675

Materials and SuppliesSupplies and Photocopying $300Materials (6 classroom sets at $100/set) $600

TOTAL MATERIALS AND SUPPLIES $900 $900

TOTAL BUDGET $48,615

*Phone calculations based on a rate of $100/month