GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

LENY JOHANNA CRUZ

ELIZABETH CADAVID ACOSTA

DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA

JHON CARLOS ORREGO

LUIS FERNANDO MALAVER GARCIA

G2

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA ACADEMICO CIDBA

AGOSTO

2013

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

LENY JOHANNA CRUZ

ELIZABETH CADAVID ACOSTA

DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA

JHON CARLOS ORREGO

LUIS FERNANDO MALAVER GARCIA

G2

EJE TEMATICO N 1

DOCENTE

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA ACADEMICO CIDBA

AGOSTO

2013

INTRODUCCION

Con la aparición de los documentos electrónicos durante las últimas décadas, los archivos han

sufrido una gran revolución lo cual obliga a los archivistas a modificar sus métodos para

hacer frente a este fenómeno de producción de documentos en los nuevos soportes.

Los cambios tecnológicos en el último siglo, especialmente en el campo electrónico y

digital, trajo consigo un gran cambio en la forma de comunicación, de transmisión de la

información, de trabajo y en general, estos cambios han afectado en las actividades

cotidianas de la sociedad actual; para la cual deben adaptarse a los cambios, por lo tanto es

necesario que exista un marco jurídico necesario para hacer relevante el uso de estas nuevas

tecnologías; teniendo en cuenta que es un el elemento básico de este movimiento a nivel

global, donde permite desarrollo del comercio nacional e internacional.

Eje temático N°1

OBJETIVO GENERAL

1. Conocer la forma en que se estructura la gestión automatizada en las organizaciones;

entendiendo cada uno de sus componentes, tanto el analítico por parte de los gestores de

información (archivístico), como el informático que posibilita el encuentro dinámico entre todas

las partes de la administración.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Conocer las ventajas y desventajas de la documentación electrónica como soporte de

información.

2. Explicar los procedimientos llevados a cabo en la gestión automatizada de información.

3. Asumir las diferencias en el tratamiento de la información electrónica.

Eje temático N°1

EL Documento Electrónico

El ciclo vital de la información sus 3 fases

El dato individual a la información electrónica estructurada

Qué es información Qué es un dato Porqué es diferente la información electrónica

Creación de datos electrónicos

Modos de estructura los datos

Documentos Bases de datos

Adquisición de equipos y aplicación para la información electrónica

Eje temático N°1

El Documento Electrónico

El Archivo General de la Nación define Documento electrónico

como “Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de

código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de

detectores de magnetización”.

Un documento electrónico de archivo, son aquellos producidos o recibidos en

una entidad en razón de sus actividades o funciones, el documento electrónico

de archivo tiene los mismos rasgos del documento de archivo físico como es

su originalidad y valor probatorio, su única diferencia es que varía el medio de

creación o recepción, trámite y recuperación, ya que se utilizan herramientas

informáticas o electrónicas.

Eje temático N°1

Fase de diseño

Como sucede con la información en formato papel, la de índole electrónica obedece a una

necesidad en la gestión organizacional. La primera fase requiere entonces establecer la

planeación, es decir, la forma como se va a desarrollar la tarea de administrar los archivos

electrónicos.

Tareas propias de esta fase

Definición de oficinas y encargados de la administración documental (perfiles de acuerdo a

nivel de conocimiento en materia archivística, o en su defecto responsables de cada área)

Implementación de un software como de un repositorio con la tecnología adecuada, que me

permita albergar y recuperar sin riesgo alguno, la información contenida en los servidores.

Manejo de niveles de acceso (de acuerdo al perfil del solicitante)

Fase de Creación

Es el momento en el que la información se convierte en formato digital, legible por medio deordenadores; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del proceso implica a los creadoresde la información (oficinas de gestión) y a los archivistas (velan por el orden lógico y formal de losdocumentos)

Eje temático N°1

Por lo tanto se realizan las siguientes tareas…

Puntos de creación de información digital (Escaneo: centralizado o también

descentralizado).

Valoración y análisis de la información para la creación de expedientes organizados

siguiendo el criterio de serie documental (La implementación de software acelera la tarea

de recopilación de información).

La revisión constante del documento físico, generados en la oficinas, para la

digitalización acorde de las series documentales (en el caso de que la digitalización sea

asumida directamente por las áreas).

Revisión y organización para las demás transferencias, teniendo en cuenta los criterios

archivísticos, y su debida digitalización e implementación electrónica.

Descripción de la documentación para su efectiva recuperación

Manejo adecuado de bases de datos (catalogación)

Eje temático N°1

Fase de Mantenimiento

Obedece a las políticas que implementan las organizaciones, para asegurar laconsulta sin intermitencias de la información digital producida o recibida.

Se lleva cabo las siguientes tareas:

Copias de seguridad.

Según el caso, migración a otros soportes más modernos, asegurando latotalidad de registros.

soporte constante por parte de la empresa informática (asegura el correctoaccionar del producto de gestión documental automatizada)

Eje temático N°1

El dato individual a la Información

Electrónica Estructurada

Qué es información : En sentido general, la información es un conjunto

organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado

de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz de cambiar el

estado de conocimiento en el sentido de las órdenes transmitidas. Los datos

sensoriales una vez percibidos y procesados constituyen una información que cambia

el estado de conocimiento, eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho

estado nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho

conocimiento.

Eje temático N°1

Qué es un dato

Es una unidad elemental de información, representado simbólicamente

(numérica, alfabética, algorítmica, imágenes o sonidos) el dato no tiene valor semántico (Sentido)

en sí mismo, pero recibe un tratamiento apropiado, su utilidad consiste en la realización de cálculos

o en la toma de decisiones, con el único fin de comunicar en cualquiera que sea su soporte y

finalidad.

En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o

rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y

transmitidos mediante documentos en soporte papel (o a veces, para los más antiguos, en otros

soportes, como la piedra tallada).

Eje temático N°1

PORQUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La información electrónica en los últimos tiempos ha sido una herramienta eficaz para

la toma de decisiones en tiempos nunca antes imaginados, y también novedosa a la

hora de hacer frente organizativo y responder a las necesidades tanto de clientes

externos como a los internos, en esta era post-industrial denominada también como

sociedad de la información, en la que todo gira en torno al conocimiento.

Entonces la información digital o electrónica tiene una gran diferencia con respecto a

la tradicional, esto es: la forma en la que se lee o transmite el mensaje, el canal o el

medio informativo, en este caso el computador es imprescindible.

Teniendo esto en mente, es preciso identificar cuáles son los puntos a favor ytambién en contra al establecer una gestión automatizada de información.

Eje temático N°1

Eje temático N°1

Eje temático N°1

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Obedece a aspectos informáticos como también a los propios de la gestión documental

organizada por la que debe velar el profesional de la información.

Como primera medida está el proceso de la adquisición de software y hardware; estas son

herramientas que me permiten hablar como tal de medios automatizados. En segundo

lugar y condicionado por lo anterior, aparece el concepto de repositorio, entendiéndose

este como el “archivo” o lugar en el que se almacenan datos electrónicos.

El proceso de creación de datos es de carácter totalitario, es decir, interesa desde la alta

dirección de las organizaciones, hasta el último de sus miembros de perfil inferior. Se

utiliza primordialmente la digitalización de documentos para pasar de la parte física y

convertir en archivos legibles por ordenadores; en el proceso está implicado el orden

lógico secuencial y natural que lleva la información al soportar procesos, es por eso que se

requiere el análisis minucioso y constante de los archivistas para la delimitación de series

y subseries, principalmente si el proceso de automatización es descentralizado (manejado

por outsorcing o bien por las mismas áreas). También es preciso aclarar que no toda la

información tiene que ser digitalizada, pues diferentes áreas de la empresa manejan

software específico para sus procesos (por ejemplo el área financiera o contable) por lo

que el exportar aquellos archivos es de utilidad enorme.

Eje temático N°1

El uso de la tecnología permite a través de susdiferentes formulaciones y algoritmos agruparcantidad enorme de información en tiemposrecord, por lo que es efectivo frente a la granexplosión documental generada en los últimostiempos. Pero la parte de análisis es la que measegura la calidad del proceso para eliminar todasaquellas cosas que no tienen valor documental y loque me hace es generar desviaciones: duplicidad deinformación, documentos incompletos, etc.

Eje temático N°1

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el

objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene

en un sistema; una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un

conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Según la finalidad de la

información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos los cuales son:

DOCUMENTOS

Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un

razonamiento o una actividad. Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos

principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:

El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos

Textuales, Numéricos Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.

La estructura lógica del documento, puede estar incluida en el documento o base de

datos, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos.

Eje temático N°1

El contexto descrito en un documento asociado puede incluir informaciones como:

Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de

versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones

con otros documentos.

La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en la documentación puede

volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de red.

BASES DE DATOS : Es una colección de datos referentes a una organización estructurada

según un modelo de datos de forma que refleja las relaciones y restricciones existentes entre

los objetos del mundo real, y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos. a

continuación se exponen algunos requisitos que debe cumplir un buen sistema de datos:

Acceso Múltiple: los usuarios pueden acceder a la base de datos sin que se produzca

conflictos ni visiones coherentes.

Flexibilidad: Se podrá usar distintos métodos de acceso, con tiempos de respuesta

razonablemente pequeños

Eje temático N°1

Confidencialidad y Seguridad: Se controla el acceso a los datos impidiéndole así a los

usuarios no autorizados.

Protección contra Fallos: Deben existir mecanismos concretos de recuperación en caso de

fallo del equipo.

Independencia Lógica: Capacidad para modificar los datos contenidos en la base e incluir

nuevos datos, sin afectar a los programas que lo estén usando.

Interfaz de alto nivel : contar con un lenguaje de programación de alto nivel para que

facilite la tarea a realizar.

Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales se caracterizan porque almacenan losdatos en "tablas" o "relaciones" y por las operaciones de tipo algebraico que se realizan sobredichas tablas. Esta información se puede representar de forma adecuada en un lenguaje lógico(Prolog). Hay tres grandes modelos de bases de datos según el contenido de sus registros:

Eje temático N°1

Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy concretas yactuales, generalmente de carácter numérico: tales como datos estadísticos, serieshistóricas, resultados de encuestas, convocatorias de becas osubvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo.

Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en unaactividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de investigadores, decentros de investigación, de bibliotecas, de revistas científicas, de empresas, deeditoriales.

Bases de datos documentales: En este último grupo, cada registro se correspondecon un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, undocumento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de un documento dearchivo, un documento electrónico.

Eje temático N°1

Su conservación plantea diferentes requerimientos.

Un documento debe ser consistente e inalterable (su puesta al día genera un nuevo

documento).

Una base de datos puede ser regularmente puesta al día.

Existe también información compuesta (base de datos/documentos), que plantea

nuevos problemas.

Eje temático N°1

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto muy importante del

uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por hoy existen muchos tipos de

equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías; también numerosos

estándares, normas y especificaciones técnicas.

Los reglamentos para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres

falencias enumeradas muy comunes donde el mercado tecnológico no ofrece productos

que cumplan con la reglamentación oficial; algunos pocos productos que sí cumplen con

la norma, se consiguen a precios muy elevados, la misma evolución tecnológica puede

hacer que las normas caduquen a pesar de las dificultades es ético realizar compras tanto

privadas como públicas dentro del marco de la normatividad establecida. Sin

embargo, debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la totalidad de

equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es evidente que la

compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de los principales

criterios de evaluación de los productos.

CONCLUSIONES

A los documentos electrónicos se les debe dar tratamiento similar al documento físico, aunque su

estructura y sus elementos de fondo varíen. Encontramos ventajas de los documentos

electrónicos, como la organización casi inmediata a través de aplicativos diseñados para tal fin y la

toma de decisiones oportunas, pero también debido a que muchas veces los procesos no son

centralizados al momento de producción (digitalización) es necesario aplicar conocimientos

archivísticos de análisis en manera constante para que las series y las subseries sean conformadas

de forma correcta, y no estar completamente entregados a la funcionalidad del software.

Tanto para la creación de un documento electrónico y de un sistema de información se debe tener

siempre presente el diseño de la estructura de estos dos elementos que se complementan, donde

influye los datos como ingreso y la información como salida, donde el ciclo vital nos da la

posibilidad de realizar la trazabilidad a cada uno de estos.

El desarrollo de este taller, está lo suficientemente orientado en lo que se debe hacer y es por esto

que motiva al aprendiz a ejecutar la actividad, toda vez que es un tema de suma importancia en la

gestión de documentos electrónicos y el conocimiento y destrezas que se desarrollen al ejecutarla.

Eje temático N°1

BIBLIOGRAFÍA

http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la-informacion-electronica/#.UgWiedLZbXo

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

Eje temático N°1