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EMC® Documentum®

Digital Asset ManagerVersión 6 SP1

Guía del usuarioP/N 300-006-154 A01

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Publicado en diciembre del 2007

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Tabla de contenido

Capítulo 1 Repositorios ............................................................................................ 15Iniciar sesión en un repositorio .................................................................... 15

Inicio de sesión como un usuario exprés................................................... 17Iniciar sesión en otro repositorio.............................................................. 17Cerrar sesión en todos los repositorios ..................................................... 17Definir los repositorios favoritos.............................................................. 18

Explorar repositorios .................................................................................. 18Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ................................... 19Explorar categorías ................................................................................. 20

Usar cuadros de diálogo de selección ........................................................... 21Definir las preferencias ............................................................................... 22Abrir una ventana de repositorio adicional................................................... 24Arrastrar y colocar...................................................................................... 24Clic con el botón derecho ............................................................................ 25Cambiar las vistas de archivo ...................................................................... 25Ver mensajes .............................................................................................. 25Ver el estado de las operaciones en segundo plano........................................ 26Trabajar sin conexión con documentos en el repositorio medianteMi Documentum ........................................................................................ 26Ver la información del producto .................................................................. 26

Capítulo 2 Archivos y carpetas ................................................................................. 29Crear archivos ............................................................................................ 29Crear carpetas ............................................................................................ 30Crear archivadores ..................................................................................... 31Definir propiedades.................................................................................... 31

Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ............................... 32Retirar y editar archivos .............................................................................. 33

Información general sobre retirada y edición ............................................ 33Retirar archivos ...................................................................................... 34Registrar archivos................................................................................... 35

Información de registro....................................................................... 36Versiones ........................................................................................... 38Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ............. 40

Cancelar la retirada de archivos............................................................... 40Ver archivos retirados actual y recientemente ........................................... 41

Ver un archivo sin retirarlo.......................................................................... 41Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo......................................... 42

Restaurar los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados .................................................................................... 43

Importar archivos en el repositorio .............................................................. 43

Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 SP1 3

Tabla de contenido

Exportar archivos del repositorio ................................................................. 45Eliminar elementos del repositorio .............................................................. 46Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio .......................... 47Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio.......................... 47Ver el Portapapeles ..................................................................................... 48Enlaces ...................................................................................................... 48

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio............................... 49Enlazar un elemento a otro repositorio..................................................... 50Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ................... 51Enlazar un elemento de repositorio a su equipo........................................ 51Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritosde su explorador..................................................................................... 51Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elementodel repositorio ........................................................................................ 52Abrir enlaces enviados por correo electrónico........................................... 52

Suscripciones ............................................................................................. 53Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo ....................... 53Exportar la información mostrada en una lista.............................................. 54Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio................... 55

Capítulo 3 Buscar .................................................................................................... 57Ejecutar búsquedas simples......................................................................... 57

Definir más los términos de búsqueda ..................................................... 58Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... 63

Introducir valores para una búsqueda avanzada....................................... 63Ver los resultados de la búsqueda ................................................................ 68

Explorar los clústeres de búsqueda .......................................................... 68Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real............................... 69Guardar los resultados de búsqueda de un origen externo......................... 71

Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciarla búsqueda................................................................................................ 71Cómo mejorar su experiencia de la búsqueda ............................................... 72

Cómo puede afectar la configuración a su experiencia debúsqueda ............................................................................................... 72Indexación de un repositorio ................................................................... 74Elementos que se pueden buscar ............................................................. 74

Búsquedas guardadas ................................................................................. 75Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .................................... 75Ejecutar búsquedas guardadas ................................................................ 76Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver ainiciar la búsqueda ................................................................................. 76Editar una búsqueda guardada................................................................ 77Copiar una búsqueda guardada............................................................... 77

Plantillas de búsqueda ................................................................................ 78Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ........................... 78Crear una plantilla de búsqueda .............................................................. 78Editar una plantilla de búsqueda ............................................................. 79Modificar la definición de una plantilla de búsqueda ................................ 79Copiar una plantilla de búsqueda ............................................................ 80

Definir preferencias de búsqueda ................................................................ 81

Capítulo 4 Bandeja de entrada ................................................................................. 83

4 Guía del usuario de EMC Documentum Digital Asset Manager versión 6 SP1

Tabla de contenido

Bandeja de entrada información general....................................................... 83Abrir tareas o notificaciones ........................................................................ 84Realizar tareas............................................................................................ 84Completar tareas ........................................................................................ 85Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ................................................... 86Rechazar tareas .......................................................................................... 87Delegar tareas ............................................................................................ 87Repetir tareas ............................................................................................. 88Cambiar la disponibilidad para las tareas..................................................... 88Tareas de la cola de trabajos ........................................................................ 89

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola .................................. 89Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .................... 90Seleccionar tareas de la cola..................................................................... 91

Capítulo 5 Derechos de propiedad intelectual ............................................................ 93Descripción general de los derechos de propiedad intelectual........................ 93Gestión de derechos de propiedad intelectual............................................... 94

Crear una plantilla de derechos ............................................................... 95Agregar documentos de soporte .............................................................. 96Editar documentos de soporte ................................................................. 96Ver el uso de un derecho de propiedad intelectual .................................... 97Asignar derechos a archivos .................................................................... 98Revisar los derechos asignados................................................................ 99Separar derechos de propiedad intelectual de un archivo ........................ 100

Buscar archivos con derechos asignados..................................................... 100Ver el historial de uso del archivo .............................................................. 100Utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual........................... 101Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados.............................. 102

Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos ............................................................ 105Iniciar un flujo de trabajo .......................................................................... 105Enviar flujos rápidos................................................................................. 107Ver flujos de trabajo .................................................................................. 108Pausar flujos de trabajo ............................................................................. 109Reanudar flujos de trabajo pausados.......................................................... 109Detener un flujo de trabajo ........................................................................ 109Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo oun ejecutante del flujo de trabajo ............................................................... 110Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo.............................................. 110Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .................................................. 111Guardar información del flujo de trabajo como una hoja decálculo de Microsoft Excel ......................................................................... 111Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo ....................... 112Crear plantillas de flujo de trabajo ............................................................. 112

Capítulo 7 Colas de trabajos .................................................................................. 113Descripción general de la cola de trabajos................................................... 113

Roles de colas de trabajos ...................................................................... 114


Tabla de contenido

Configurar nuevas colas de trabajos........................................................... 116Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .................................... 116

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ................... 117Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ........................... 118Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a unacola de trabajos..................................................................................... 119

Introducción a las políticas de colas de trabajos .......................................... 120Introducción los procesos de asignación de prioridad y deaumento de antigüedad de tareas .......................................................... 121

Configurar la prioridad dinámica y la lógica del aumento deantigüedad de las tareas.................................................................... 121

Crear o modificar políticas de colas........................................................ 122Definir categorías de colas......................................................................... 124Definir colas de trabajos ............................................................................ 125Definir políticas de anulación de colas de trabajos ...................................... 127Gestionar procesadores de colas de trabajos ............................................... 128

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ 128Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... 128Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación detrabajo ................................................................................................ 129Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos........................ 131

Supervisar colas de trabajos ...................................................................... 132Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuariodeterminado ........................................................................................ 134Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de unusuario ................................................................................................ 134Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ...................... 135Suspender una tarea de cola de trabajos ................................................. 135Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos.............................. 136Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola...................... 136

Crear calendarios empresariales ................................................................ 137

Capítulo 8 Ciclos de vida ....................................................................................... 139Ver ciclos de vida...................................................................................... 139Asignar un ciclo de vida a un archivo ........................................................ 140Quitar ciclos de vida de archivos ............................................................... 141Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida............................... 141Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ................................. 141Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ................................ 141Reanudar archivos suspendidos ................................................................ 142

Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios ................................................................. 143Información general de Documentum Collaborative Services (DCS)............. 143

Discusiones .......................................................................................... 144Notas................................................................................................... 144Carpetas y archivadores contextuales..................................................... 144Calendarios.......................................................................................... 144Tablas de datos..................................................................................... 145Editor de texto enriquecido ................................................................... 145Salas .................................................................................................... 145Administradores de usuarios ................................................................ 145

Usar el editor de texto enriquecido ............................................................ 146


Tabla de contenido

Trabajar con discusiones ........................................................................... 147Ver discusiones..................................................................................... 148Agregar y editar comentarios ................................................................ 148Eliminar comentarios ........................................................................... 149Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 150

Trabajar con notas..................................................................................... 150Trabajar con carpetas contextuales y archivadores....................................... 151Trabajar con calendarios............................................................................ 153

Crear calendarios y eventos................................................................... 154Especificar propiedades de eventos repetidos ......................................... 156Ver y editar calendarios y eventos.......................................................... 158Eliminar calendarios y eventos .............................................................. 159Calendarios en los resultados de búsqueda ............................................ 159Exportar e importar con calendarios ...................................................... 159

Trabajar con tablas de datos....................................................................... 160Crear tablas de datos y entradas ............................................................ 160Ver tablas de datos y entradas ............................................................... 164Importar y exportar con tablas de datos ................................................. 165

Trabajar con salas ..................................................................................... 165Visitar salas.......................................................................................... 166Enlazar a salas...................................................................................... 166Acerca de los objetos controlados por salas............................................. 167

Quitar el control de los objetos de una sala ......................................... 167Crear salas ........................................................................................... 168Editar las propiedades de una sala......................................................... 170Pertenencia a salas ................................................................................ 170Copiar salas ......................................................................................... 172Mover o enlazar a una sala .................................................................... 172Eliminar salas....................................................................................... 172

Gestionar pertenencias a salas ................................................................... 173Administrar usuarios sin la función de administrador................................. 176

Crear nuevos usuarios .......................................................................... 177Modificar usuarios................................................................................ 178Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros).............................. 179Carpetas restringidas ........................................................................... 180

Capítulo 10 Formularios ........................................................................................... 181Introducir datos en formularios ................................................................. 181Formato de texto en un formulario ............................................................ 182Crear nuevos formularios.......................................................................... 184Bloquear una instancia de formulario......................................................... 184Compatibilidad con AJAX......................................................................... 185

Capítulo 11 Registros .............................................................................................. 187Declarar un elemento como un registro formal ........................................... 187

Introducir valores en el formulario aplicable al declararregistros formales ................................................................................. 188

Introducir valores para registros formales normales............................ 189Introducir valores para registros formales Capítulo 2 .......................... 189Introducción de valores para registros formales Capítulo 4.................. 190

Enlazar un registro ................................................................................... 193Crear una relación del registro................................................................... 194Ver una relación de registros ..................................................................... 195


Tabla de contenido

Quitar una relación del registro ................................................................. 195Realizar solicitudes de biblioteca ............................................................... 195

Capítulo 12 Documentos virtuales ............................................................................ 199Información general sobre los documentos virtuales ................................... 199Crear documentos virtuales....................................................................... 200Ver la estructura de un documento virtual.................................................. 200Ver el contenido de documentos virtuales .................................................. 201Agregar descendientes a documentos virtuales........................................... 202Reordenar los descendientes en un documento virtual ................................ 204Quitar descendientes de documentos virtuales ........................................... 205Especificar que una versión determinada de un descendientesiempre se utilice siempre ......................................................................... 206Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales .......................... 207Crear un archivo de documentos virtuales ................................................. 207Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 208Definir las preferencias de documentos virtuales ........................................ 209

Capítulo 13 Guiones gráficos y vista previa activa ..................................................... 213Información general sobre guiones gráficos ................................................ 213Ver guiones gráficos de documentos .......................................................... 214Uso de la vista previa activa ...................................................................... 214Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa...................... 215Ver un guión gráfico de vídeo.................................................................... 216Reproducir un vídeo del guión gráfico ....................................................... 218

Capítulo 14 Detalles de vídeo .................................................................................. 221Información general sobre detalles de vídeo ............................................... 221Editar detalles de vídeo............................................................................. 222Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo.............................................. 223Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo...................................... 224Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráficode vídeo................................................................................................... 224Ver subclips de vídeo................................................................................ 225Crear subclips de vídeo............................................................................. 225Editar subclips de vídeo............................................................................ 227Eliminar subclips de vídeo ........................................................................ 228Ver pistas de texto de vídeo....................................................................... 228Crear pistas de texto ................................................................................. 229Editar pistas de texto ................................................................................ 230Eliminar pistas de texto............................................................................. 231

Capítulo 15 Agregado de PowerPoint ....................................................................... 233Vista general de agregado de PowerPoint................................................... 233Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint.......................................... 234Ver el agregado de PowerPoint .................................................................. 235


Tabla de contenido

Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint......................................... 235Buscar presentaciones y diapositivas.......................................................... 236Crear una presentación de PowerPoint....................................................... 238Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint ........................... 239Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint ................ 239

Capítulo 16 Anotaciones en PDF .............................................................................. 241Información general de anotaciones en PDF ............................................... 241Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran alver un PDF............................................................................................... 242Agregar comentarios a documentos PDF.................................................... 242Ver los comentarios de documentos PDF.................................................... 243

Capítulo 17 Relaciones ............................................................................................ 245

Capítulo 18 Copias y transformaciones ..................................................................... 247Información general sobre copias y transformaciones.................................. 247Ver copias ................................................................................................ 248Importar copias ........................................................................................ 249Definir una copia predeterminada para un objeto ....................................... 249Ver la copia predeterminada...................................................................... 250Anular la miniatura predeterminada de un objeto ...................................... 250Restablecer copias..................................................................................... 251Transformar documentos al formato PDF o HTML ..................................... 252Crear copias mediante transformaciones .................................................... 252Crear objetos relacionados mediante transformaciones................................ 254Reemplazar un archivo mediante transformaciones .................................... 255Crear una nueva versión mediante transformaciones .................................. 256Crear un paquete mediante transformaciones............................................. 257Ver las propiedades de la transformación guardada .................................... 258

Capítulo 19 Colecciones .......................................................................................... 261Información general sobre colecciones ....................................................... 261Agregar contenido a colecciones ................................................................ 262Crear nuevas colecciones........................................................................... 263Ver el contenido de una colección .............................................................. 264Ordenar el contenido de una colección....................................................... 264Reproducir el contenido de un depósito de vídeo ....................................... 265Copiar copias a otras colecciones ............................................................... 265Agregar colecciones a Colecciones favoritas ............................................... 266Quitar colecciones de Colecciones favoritas ................................................ 266Seleccionar y crear copias alternativas en una colección............................... 267Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos deuna colección ........................................................................................... 269Descargar colecciones ............................................................................... 271Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como) .................... 271


Tabla de contenido

Ver las descargas activas ........................................................................... 273Ver colecciones en otros productos de Documentum................................... 274

Capítulo 20 Programación ....................................................................................... 275Información general sobre programaciones ................................................ 275Crear una programación ........................................................................... 276Edición de una programación existente ...................................................... 276Editar reglas de programación................................................................... 277Reglas de programación............................................................................ 277Quitar una programación de un elemento .................................................. 280Eliminar una programación....................................................................... 280Programación de Webtop Express.............................................................. 281

Capítulo 21 Conjuntos de permisos .......................................................................... 283Información general sobre los conjuntos de permisos.................................. 283Permisos básicos....................................................................................... 284Permisos extendidos ................................................................................. 284Crear o editar un conjunto de permisos...................................................... 285Editar permisos ........................................................................................ 286

Capítulo 22 Usuarios, grupos y roles ........................................................................ 291Usuarios .................................................................................................. 291

Localizar a un usuario........................................................................... 291Crear o editar un usuario ...................................................................... 292Propiedades de usuario......................................................................... 292Importar usuarios a partir de la información contenida en unarchivo de entrada................................................................................ 295

Archivo de entrada para crear nuevos usuarios .................................. 295Activar o desactivar usuarios................................................................. 297Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 298Ver los grupos a los que pertenece un usuario ........................................ 298Reasignar elementos de un usuario a otro .............................................. 298Eliminar un usuario .............................................................................. 299Ver registros de administración de usuarios ........................................... 299

Grupos .................................................................................................... 300Crear o editar un grupo ........................................................................ 300Propiedades de grupo........................................................................... 301Agregar o quitar miembros de un grupo ................................................ 303Reasignar elementos de un grupo a otro................................................. 304Ver los grupos a los que pertenece un grupo........................................... 304Eliminar un grupo ................................................................................ 304

Roles ....................................................................................................... 304Crear o editar un rol ............................................................................. 305Propiedades de rol................................................................................ 305Agregar o quitar miembros de un rol ..................................................... 307Reasignar elementos de un rol a otro ..................................................... 307Ver los grupos a los que pertenece un rol................................................ 308Eliminar un rol ..................................................................................... 308

Capítulo 23 Editorial Publishing ................................................................................ 309Información general sobre Editorial Publishing .......................................... 309

Paletas de Smart Connection ................................................................. 310


Tabla de contenido

Vista del archivador Publicaciones......................................................... 310Nodo Elementos de publicación ............................................................ 311Bandeja de entrada ............................................................................... 311Configuración de Editorial Publishing ................................................... 311Roles del flujo de trabajo editorial.......................................................... 312Seguridad y permisos requeridos .......................................................... 312

Configuración de Editorial Publishing ....................................................... 314Configuración del nivel de sección, publicación y sistema ....................... 315

Configuración del nivel de sistema .................................................... 316Configuración del nivel de publicación .............................................. 316Configuración del nivel de sección..................................................... 317Configurar tipos de elementos........................................................... 318Configurar la visibilidad de metadatos .............................................. 320Configurar flujos de trabajo............................................................... 321Configurar tipos de ejecutantes ......................................................... 323Configurar plantillas......................................................................... 324

Tipos de objeto ..................................................................................... 325Crear tipos de objeto. ........................................................................ 326Editar tipos de objeto ........................................................................ 327

Estados de flujo de trabajo..................................................................... 327Crear un estado de flujo de trabajo..................................................... 328Editar un estado existente ................................................................. 329

Plantillas de flujo de trabajo .................................................................. 329Crear una plantilla de flujo de trabajo para EditorialPublishing utilizando el editor de plantillas incorporado..................... 330Crear una plantilla de flujo de trabajo para EditorialPublishing utilizando Business Process Manager ................................ 330

Tipos de ejecutantes.............................................................................. 336Crear un tipo de ejecutante................................................................ 337

Validar la configuración de publicación.................................................. 337Trabajar con publicaciones ........................................................................ 339

Crear una publicación........................................................................... 340Crear una sección en una publicación .................................................... 341Crear un número de una publicación ..................................................... 342Agregar un elemento a un número de publicación .................................. 343Eliminar una publicación, número o sección........................................... 343

Capítulo 24 Perfiles de Content Transformation Services ........................................... 345Creación de nuevos perfiles de transformación........................................... 345

Utilización de una transformación para crear un nuevo perfilde transformación................................................................................. 346Encadenamiento de perfiles de transformación....................................... 348Creación de un perfil de transformación en secuencia ............................. 350

Edición de perfiles de transformación ........................................................ 352

Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativosMicrosoft Windows y Mac ...................................................................... 357


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ................................... 22Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda ................ 70Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos

y roles de una sala .................................................................................... 171Figura 4. vista de página ............................................................................................. 216Figura 5. vista de zoom............................................................................................... 217Figura 6. Archivador Publicaciones expandido ............................................................. 310Figura 7. Nodo Elementos de publicación expandido.................................................... 311Figura 8. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con

Editorial Publishing.................................................................................. 314Figura 9. Pantalla Configuración del sistema ................................................................ 316Figura 10. Pantalla Configuración de publicación ........................................................... 317Figura 11. Pantalla Configuración de sección.................................................................. 318Figura 12. Vista de Tipos de elementos .......................................................................... 319Figura 13. Vista de Visibilidad de metadatos .................................................................. 320Figura 14. Vista de Flujos de trabajo .............................................................................. 322Figura 15. Vista de Tipos de ejecutantes ......................................................................... 323Figura 16. Vista de Plantillas ......................................................................................... 325Figura 17. Ejemplo de plantilla con tres estados.............................................................. 331Figura 18. Plantilla de flujo de trabajo con los estados Actividad de inicio,

Actividad final, Borrador, Revisar y Aprobar.............................................. 332Figura 19. Plantilla de flujo de trabajo conectada con el inicio de conexiones .................... 333Figura 20. Plantilla de flujo de trabajo rutas de flujo de vuelta ......................................... 334Figura 21. Paquetes (ficha) ............................................................................................ 336Figura 22. Enlace de validación en la pantalla de configuración....................................... 337Figura 23. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear ............................... 338Figura 24. Informe de validación de configuración ......................................................... 339


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Preferencias generales..................................................................................... 23Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ....................................... 32Tabla 3. Información de registro................................................................................... 36Tabla 4. Ficha Formatos............................................................................................... 42Tabla 5. Propiedades al importar.................................................................................. 44Tabla 6. Definir más los términos de búsqueda ............................................................. 59Tabla 7. Selección de una relación de propiedad a valor................................................. 66Tabla 8. Número de capas en supervisión de la búsqueda.............................................. 70Tabla 9. Roles de usuario para colas de trabajos .......................................................... 115Tabla 10. Estados del ciclo de vida comunes ................................................................. 140Tabla 11. Eventos de calendario ................................................................................... 155Tabla 12. Tipos de campos de la tabla de datos ............................................................. 162Tabla 13. Formato de texto en un formulario ................................................................ 182Tabla 14. Propiedades comunes para registros formales normales.................................. 189Tabla 15. Propiedades comunes para registros formales Capítulo 2 ................................ 190Tabla 16. Propiedades comunes para registros formales Capítulo 4 ................................ 191Tabla 17. Solicitudes de biblioteca................................................................................ 196Tabla 18. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento

virtual...................................................................................................... 204Tabla 19. Preferencias de documento virtual................................................................. 209Tabla 20. Reglas de programación................................................................................ 278Tabla 21. Exprese las capacidades del usuario............................................................... 281Tabla 22. Permisos básicos........................................................................................... 284Tabla 23. Permisos extendidos ..................................................................................... 285Tabla 24. Propiedades de usuario................................................................................. 293Tabla 25. Valores predeterminados para nuevos usuarios ............................................. 296Tabla 26. Privilegios para crear o modificar grupos ....................................................... 300Tabla 27. Propiedades de grupo................................................................................... 301Tabla 28. Propiedades de rol........................................................................................ 306Tabla 29. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función.............................. 313Tabla 30. Accesos directos del teclado .......................................................................... 357


Tabla de contenido


Capítulo 1Repositorios

En este capítulo se incluyen los siguientes temas:

• Iniciar sesión en un repositorio, página 15• Explorar repositorios, página 18• Usar cuadros de diálogo de selección, página 21• Definir las preferencias, página 22• Abrir una ventana de repositorio adicional, página 24• Arrastrar y colocar, página 24• Clic con el botón derecho, página 25• Cambiar las vistas de archivo, página 25• Ver mensajes, página 25• Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 26• Ver la información del producto, página 26

Iniciar sesión en un repositorioPara iniciar sesión en un repositorio, debe disponer de la siguiente información:

• Dirección URL de Digital Asset Manager• Nombre del repositorio• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.• Ubicación de la red de Digital Asset Manager (si procede)• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)• Idioma (si procede)

Para iniciar sesión en un repositorio:1. En su navegador Web, escriba la dirección URL de Digital Asset Manager.


Repositorios

Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Digital AssetManager inicia la sesión automáticamente. Sáltese el resto del procedimiento.

2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión ycontraseña para el repositorio al que desea conectarse. Los nombres de inicio desesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

3. En la lista Repositorio , seleccione el repositorio.

4. En la lista Ubicación (si está disponible), seleccione la ubicación de la red de suorganización desde la que accede a Digital Asset Manager.Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana dela red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser unvalor fijo.

5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próximavez que ejecute Digital Asset Manager desde este equipo, seleccione ¿Recordarcredenciales la próxima vez?Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credencialesguardadas mediante las preferencias.

6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones e introduzca el dominio.

7. Para seleccionar el idioma que utilizará Digital Asset Manager, haga clic enMásopciones y elija el idioma deseado.

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y marqueOpciones de accesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugarde menús y texto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes:Nota: si su organización utiliza Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP),no puede cambiar su contraseña desde la página Inicio de sesión de Digital AssetManager. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

10. Haga clic en Inicio de sesión.


Repositorios

Inicio de sesión como un usuario exprés

Si su aplicación incluye el rol de usuario exprés y se le ha asignado dicho rol, al iniciarsesión se le concederá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.

Si se le ha asignado el rol de usuario exprés, inicie sesión mediante el procedimientohabitual para iniciar sesión: Iniciar sesión en un repositorio, página 15

Iniciar sesión en otro repositorioPara iniciar sesión en otro repositorio:1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3.

2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:

a. Seleccione Agregar repositorio.

b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo yhaga clic en Aceptar. Pasar a Paso 3.

c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic enmás repositorios.

d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente deconexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina losrepositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administradorpor los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización.

e. Haga clic en Aceptar.

f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y elija Aceptar.

3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.

Cerrar sesión en todos los repositorios

Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.


Repositorios

Definir los repositorios favoritosPara definir los repositorios favoritos:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Repositorios.

3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregary, a continuación, haga clic en la flecha para agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clicen la flecha para quitar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione unrepositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.

6. Haga clic en Aceptar.

Explorar repositoriosUn repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de suorganización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositoriose compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Porejemplo, el nodo Archivador Inicial contiene sus archivos y las carpetas personales.Digital Asset Manager muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración.

Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones. Pruebecada una para ver cómo difieren las acciones:

• Haga clic en un nodo del panel de exploración.• Haga doble clic en un nodo del panel de exploración.• Haga clic en el signo más situado junto al nodo del panel de exploración.• Haga clic en una ubicación del panel de contenido.• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior

del panel de contenido.Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.

Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en elprimer elemento, mantenga presionada la teclaMayúsculas y haga clic en el últimoelemento.

Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no sean adyacentes, hagaclic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botónderecho y elija Seleccionar todo.


Repositorios

Para cancelar la selección de un solo elemento, haga clic en él.

Para cancelar la selección de un elemento en un grupo de elementos seleccionados,mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento en cuestión.

Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido,haga cualquiera de las acciones siguientes:

• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres,escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panelde contenido y haga clic en .

Para regresar a la lista original, haga clic en .• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos,

seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.

• Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el

orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.

Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en .

Seleccionar las columnas que aparecen en las listasPara seleccionar las columnas que aparecen en una vista determinada en elpanel de contenido1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Columnas.

3. Desplácese a la vista adecuada y haga clic en Editar.

4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga lapropiedad que desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic enla flecha arriba o abajo.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.


Repositorios

7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista que ve actualmente1. Acceda a la lista.

2. En el encabezado de columna seleccione .

3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga lapropiedad que desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que semostrará en una columna.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar.

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flechaarriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedaden Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha paraquitar.

6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.

Para quitar una columna de una lista1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna y seleccioneQuitar columna.

Explorar categorías

Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparacióna la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles siDigital Asset Manager está integrado con EMC Documentum CI Server y si el repositoriose ha activado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si suorganización utiliza categorías y cómo las utiliza.

Para desplazarse por las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientosde Digital Asset Manager para explorar la estructura de la jerarquía.

Si su organización utiliza categorías:


Repositorios

• Es posible que pueda enviar archivos para clasificación.• Cuando crea un nuevo documento a partir de una plantilla, ésta puede especificar

que el nuevo documento se enlace a una o varias categorías.

Para enviar un archivo para clasificación:1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.

Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolosa la vez.

2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.

3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado

haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una solavez, haga clic en Terminar.

Usar cuadros de diálogo de selecciónPara localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, realice una de estasacciones:

• Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.• Para volver a una ubicación anterior, haga clic en dicha ubicación en la ruta de

exploración situada encima de la lista.• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista

desplegable Repositorio, si está disponible.• Para mostrar sólo los elementos que empiezan por una determinada cadena de

caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto que está encima de lalista y presione Entrar.

• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto enel menú desplegable encima de la lista.

Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluyedos cuadros de lista, como se muestra en Figura 1, página 22, también debe hacer clicen la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varioselementos al segundo cuadro de lista.


Repositorios

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista

Definir las preferenciasLas preferencias determinan su configuración al iniciar sesión en Digital Asset Manager.La mayor parte de sus preferencias se almacenan en el repositorio. Si inicia sesión desdeun equipo diferente, Digital Asset Manager utiliza la misma configuración.

Algunas preferencias, como las de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en suequipo local. Esas preferencias sólo se utilizan en ese equipo local. El administrador delsistema determina dónde se almacena cada tipo de preferencia.

Este tema describe las preferencias generales que se aplican a Digital Asset Manager enconjunto. Para establecer las preferencias específicas de una función concreta en DigitalAsset Manager, consulte el capítulo o el tema que trata dicha función.

Para definir las preferencias generales:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha General y complete los campos siguientes en Tabla 1, página 23:


Repositorios

Tabla 1. Preferencias generales

Campo Descripción

La sección empezará en La página de Digital Asset Manager quese abre al iniciar sesión.

Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada.Este directorio es la ubicación en elequipo donde Digital Asset Managercopia los archivos cuando se retiran delrepositorio.

Credenciales guardadas Sus nombres de usuario y contraseñaspara iniciar sesión automáticamente enciertos repositorios.

Diseño El conjunto de colores, tramas yfuentes que se utilizan en los elementosmostrados.

Arrastrar y colocar Al seleccionar la casilla de verificaciónse habilita la función de arrastrar ycolocar elementos con el ratón. Estaopción requiere que se reinicie elexplorador para que el cambio surtaefecto.

Autocompletar Si la opción autocompletar estáhabilitada, cuando empiece a escribirtexto en un campo, esta opción lemuestra sugerencias para rellenar elcampo.

Para aceptar una sugerencia, haga clicen ella.

Autocompletar muestra las sugerenciasde un registro de las palabras y frasesintroducidas con anterioridad. Alescribir la información sobre unapágina de propiedades, Autocompletartambién sugiere texto del diccionariode datos de Digital Asset Manager,así como del registro de entradasanteriores. El diccionario de datos deDigital Asset Manager proporcionatexto común que todos los usuariospueden utilizar.


Repositorios

Campo Descripción

Para borrar la caché de las palabrasy frases que se hayan introducidoanteriormente, haga clic en Restablecer.

Objetos ocultos Digital Asset Manager muestra loselementos ocultos. Un elemento ocultosólo está visible para un usuariocon permiso Leer o Escribir sobre elelemento.

Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opciónpara que Digital Asset Manager puedaescanear cada documento importadoo registrado en busca de documentosenlazados. Si se encuentran documentosenlazados, se importan o registran, yel documento original se convierte envirtual. Los documentos enlazados seconvierten descendientes.

Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporcionaexploración lineal y por fichas, listasen lugar de menús y texto descriptivoadicional.

3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Abrir una ventana de repositorio adicionalPara abrir una nueva ventana adicional que muestre el repositorio, seleccioneHerramientas > Nueva ventana.

Arrastrar y colocarPara utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opcióncorrespondiente en las preferencias generales, tal como se describe en Definir laspreferencias, página 22.


Repositorios

Para realizar una acción con la operación de arrastrar y colocar:1. Desplácese al elemento que desea arrastrar y colocar.

2. Si el objetivo de colocar no está en el mismo panel, siga uno de estos procedimientos:• En el panel opuesto en Digital Asset Manager, desplácese al objetivo de colocar.• Abra una nueva ventana de Digital Asset Manager seleccionando Herramientas

> Nueva Ventana y desplácese al objetivo de colocar.3. Haga clic en el elemento para arrastrarlo y siga manteniendo presionado el botón

del ratón.

4. Sin soltar el botón del ratón, arrastre el elemento al objetivo de colocar.

5. Suelte el botón del ratón.

Clic con el botón derechoPuede realizar una acción en un elemento si hace clic con el botón derecho en el elementoy selecciona la acción en el menú de acceso directo.

Cambiar las vistas de archivoDigital Asset Manager incorpora una serie de vistas que facilitan la búsqueda rápida delarchivo necesario. Los botones de cambio de vista aparecen en la parte superior de lapantalla y permiten cambiar entre las vistas de lista, cuadro de lista y miniaturas.

La vista de lista muestra los archivos y las carpetas en una lista, con una miniaturae información en varias columnas cuyo tamaño se puede cambiar. La vista de cuadrode lista muestra una miniatura pero menos información, agrupada en cuadros. La vistade miniaturas sólo muestra miniaturas de cada archivo o carpeta. También puedeseleccionar el tamaño de las miniaturas en la vista de miniaturas.

Al pasar el ratón sobre la miniatura de un archivo de imagen se produce una vista previaen línea de la imagen.

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada enla parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área devisualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionandoel botón Herramientas > Ver mensajes.


Repositorios

Ver el estado de las operaciones en segundo planoPara mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccioneHerramientas >Estado del trabajo.

Una operación en segundo plano es una operación que Digital Asset Manager puederealizar mientras le permite efectuar otros trabajos. Por ejemplo, si registra un archivoy se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes dealmacenarlo globalmente, la operación global se realizará en segundo plano.

Trabajar sin conexión con documentos en elrepositorio mediante Mi Documentum

Mi Documentum es una aplicación cliente de Digital Asset Manager que le permitetrabajar con los documentos en el modo sin conexión cuando no haya iniciado sesión enDigital Asset Manager. Mi Documentum se debe instalar en el equipo local para quese pueda utilizar. Si no está seguro de si está instalado, pregunte al administrador delsistema.

Mi Documentum mantiene disponibles los archivos del repositorio seleccionados, deforma que pueda seguir trabajando con los archivos aun cuando esté desconectado deDigital Asset Manager. Al volver a conectarse a Digital Asset Manager, Mi Documentumsincroniza los documentos del equipo con los del repositorio. Puede definir que lasincronización se produzca a una hora o en una circunstancia determinadas o puederealizar la sincronización cuando considere oportuno.

Si está instalado en el equipo, puede acceder a Mi Documentum a través de la carpetaMi Documentum, a la que puede acceder mediante el Explorador de Windows o desdeuna aplicación de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de la carpeta MiDocumentum coincide con la jerarquía de carpetas que se utiliza en el repositorio.

Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta Mi Documentum. Alvolver a conectarse a Digital Asset Manager y realizar la sincronización, se actualizaránlos cambios en el repositorio. Para obtener más información sobre Mi Documentum,consulte la ayuda de Mi Documentum o la Guía del usuario de EMC Documentum MiDocumentum.

Ver la información del productoPara ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo >Acerca de Digital Asset Manager.


Repositorios

La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK), sobreel que está construido Digital Asset Manager. WDK es el marco de trabajo de EMCDocumentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositoriosutilizando los exploradores Web.


Repositorios


Capítulo 2Archivos y carpetas


• Crear archivos, página 29• Crear carpetas, página 30• Crear archivadores, página 31• Definir propiedades, página 31• Retirar y editar archivos, página 33• Ver un archivo sin retirarlo, página 41• Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 42• Importar archivos en el repositorio, página 43• Exportar archivos del repositorio, página 45• Eliminar elementos del repositorio, página 46• Mover un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 47• Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 47• Ver el Portapapeles, página 48• Enlaces, página 48• Suscripciones, página 53• Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 53• Exportar la información mostrada en una lista, página 54• Ver mensajes de correo electrónico importados en un repositorio, página 55

Crear archivosPara crear un nuevo archivo1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.


Archivos y carpetas

3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivoy haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros dediálogo de selección, página 21.Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipopersonalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puedecrear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación,asignarle el tipo personalizado.

4. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba el nombre del nuevo archivo.

b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de viday seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible,seleccione el estado del ciclo de vida.

c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.

5. En la ficha Información, defina las propiedades según proceda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página32.

6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Siprecisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte eltema que trata esas funciones.

7. Haga clic en Terminar.

Crear carpetasPara crear una nueva carpeta:1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.

3. En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca lainformación adicional que sea necesaria.

4. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página32.

5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos ala carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 286.

6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisamás información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el temaque trata esas funciones.


Archivos y carpetas


Crear archivadoresLos archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Losarchivadores contienen carpetas y archivos.

Para crear un nuevo archivador:1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca lainformación adicional que sea necesaria.

5. En la ficha Información, facilite la información según corresponda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página32.

6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios alarchivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 286.

7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema quetrata esas funciones.


Definir propiedadesPara definir las propiedades de un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cadaelemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Aparecerá el cuadro de diálogo de propiedades. Este cuadro de diálogo contienevarias fichas, cada una de las cuales cubre la configuración que controla un áreafuncional determinada. Si precisa información detallada sobre las fichas máscomunes, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página 32.


Archivos y carpetas

El producto podría tener fichas adicionales que no se tratan en esta sección. Siprecisa más información sobre otras fichas, consulte el tema de esta guía que trata lasfunciones de las fichas. Por ejemplo, efectúe una búsqueda por el nombre de la fichaen el índice o en la tabla de contenido de este documento.Si desea definir las propiedades de varios elementos, tenga en cuenta que el cuadrode diálogo de propiedades sólo muestra los valores de propiedad comunes a todoslos elementos seleccionados. Cualquier cambio que realice se aplicará a todos loselementos que haya seleccionado.

3. Defina las propiedades según corresponda.


Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono paraver las propiedades de dicho elemento.

Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades

Es posible que el producto tenga fichas adicionales que no se describen en la Tabla 2,página 32. Para obtener información sobre otras fichas, utilice el Índice o la Tabla decontenido para buscar la función indicada en la ficha.

Tabla 2. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades

Tabulador Descripción

Ficha Información Para editar las propiedades de esta ficha,siga uno de estos procedimientos:

• Escriba un nuevo valor en un cuadrode texto de propiedad.

• Haga clic en Editar o Seleccionar juntoa una propiedad y seleccione el valor.

• Haga clic en el calendario junto a unapropiedad y seleccione el valor.

• Active la casilla de verificación situadajunto a una propiedad.

• Si está disponible, haga clic en Vervalores CIS para ver los valores depropiedad sugeridos.

Para mostrar las propiedades adicionales,seleccioneMostrar más. Para mostrartodas las propiedades, seleccioneMostrartodas las propiedades.


Archivos y carpetas

Tabulador Descripción

Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuariostienen al elemento. Para cambiarpermisos, consulte Editar permisos,página 286.

Ficha Historial Muestra una lista de eventos que le hansucedido a un elemento, por ejemploretiradas, registros y promociones.

Retirar y editar archivosEsta sección consta de los siguientes temas:

• Información general sobre retirada y edición, página 33• Retirar archivos, página 34• Registrar archivos, página 35• Cancelar la retirada de archivos, página 40• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 41

Información general sobre retirada y edición

Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, DigitalAsset Manager lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Losdemás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivoenlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas.

Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager copiará o transmitirá el archivo alequipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo.

Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager lodescargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamentedesde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en elrepositorio hasta que registre el archivo.

De forma predeterminada y según el sistema operativo, el directorio de retirada es elsiguiente:

• Windows

//Documentum/Retirada


Archivos y carpetas

• Macintosh

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaSi el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Digital AssetManager lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiaráen el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo seguardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Paradesbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abreinmediatamente el archivo en la retirada.

Digital Asset Manager muestra junto a los archivos que haya bloqueado y junto alos archivos bloqueados por otros usuarios.

Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic enMis archivosy, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivotiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto dedenominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en eldirectorio de retirada. En ese caso, Digital Asset Manager anexa un número al nombredel archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantienesu nombre de archivo original y se coloca el número anexado.

Retirar archivosPara retirar un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.

Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.3. Si se le solicita que facilite información adicional, introduzca la información y haga

clic en el botón adecuado.Si va a retirar varios archivos, introduzca la información de cada uno por separadohaciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Sugerencia: para aplicar las entradas a todos los archivos restantes de una sola vez,haga clic en Terminar.Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y secopiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas lascopias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copiaspermanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida,si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviaráautomáticamente una solicitud de copia PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación conningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registradocomo una nueva versión.

Para registrar un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


2. Seleccione Archivo > Registrar.

3. Si Digital Asset Manager no puede localizar el archivo en el equipo y le solicitara laubicación, busque el archivo en su equipo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Estainformación variará en función de la instalación de su organización. Para obteneruna explicación de los campos de registro comunes, consulte Información deregistro, página 36.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a registrar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a registrar varios archivos, introduzca la información de cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de unasola vez, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Información de registro

Consulte Tabla 3, página 36 para obtener una explicación de los campos de registrocomunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan.

Tabla 3. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número deversión. Si seleccionael mismo número deversión, el archivo originalse sobrescribirá con elactualizado. Si necesitamás información, consulteVersiones, página 38.

Etiqueta de versión Permite etiquetar la versiónactualizada.

Descripción Permite escribir unadescripción opcional delarchivo.

Formato Define el tipo de archivo.

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida alarchivo.

Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft yregistrar los documentos enlazados.

Si está disponible,seleccione esta opción paraque Digital Asset Managerescanee el documentoen busca de documentosenlazados. Si se encuentrandocumentos enlazados, seimportan o registrancomo descendientes deldocumento original.


Archivos y carpetas

Campo Descripción

Cargar opciones Determina la rapidez conque el nuevo contenidoestá disponible para otrosusuarios y si puede utilizarDigital Asset Managermientras se produce elregistro.

Nota: si utilizó arrastrar ycolocar, no se le ofreceráesta opción.

Seleccione una de lassiguientes opciones:

• Enviar para unacceso globalinmediato: Actualizainmediatamente elrepositorio para todoslos usuarios de suorganización. Mientrasesto sucede, no sepueden realizar otrasacciones en Digital AssetManager.

• Enviar primeropara acceso local:actualiza el repositorioinmediatamente paralos usuarios de suárea geográfica, peroDigital Asset Managertarda más en actualizarel repositorio paratodos los usuarios.Esto le permite seguirutilizando Digital AssetManager mientras seproduce la actualización.

Nota: si va a registrarvarios archivos y utilizael botón Siguiente, estaopción aparece sólo para


Archivos y carpetas

Campo Descripción

el primer archivo. Laselección que hace se aplicaautomáticamente a todoslos archivos restantes.

Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivoactualizado en elrepositorio pero conservael archivo retirado en sunombre.

Convertir ésta en la versiónactual

Hace que el archivoactualizado sea la versiónactual. Si necesita másinformación, consulteVersiones, página 38.

Mantener una copia localtras el registro

Conserva una copia delarchivo en el equipo local.Sin embargo, el archivoya no estará retirado ycualquier cambio realizadoen la copia local no tendráefecto en el archivo delrepositorio.

Suscribirse a este archivo El archivo está enlazado alas suscripciones.

Registrar desde archivo Sustituye el archivo delrepositorio con el archivoque elija.

Versiones

Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuandoéste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que elarchivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambiosintroducidos en un archivo.

Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número deversión 1.0.


Archivos y carpetas

Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribirla existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para poder disponerde estas opciones.)

• Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que teníacuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.

• Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número deversión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior.

Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número deversión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). Si se aumentael número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumentaun decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo yla registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Sirepite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decidevolver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versióndel archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas dearchivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione quese muestren todas.

Para mostrar todas las versiones de un archivo:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Versiones.Para mostrar todas las versiones de todos los archivos en una lista, seleccioneMostrartodos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado encima de la lista.

Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismosprocedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio.

Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se leofrecerán estas opciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Siselecciona esta opción, Digital Asset Manager asigna al archivo un número deversión superior a la anterior versión actual del archivo.

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como una versión ramificada.Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentadapasará a ser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión.Por ejemplo, si un usuario retira la versión 5.0 de un documento, la edita y, acontinuación, la vuelve a registrar como una versión mayor, su número será el 6.0.La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otrousuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando laregistre, Digital Asset Manager creará una nueva ramificación del documento, quecomenzará con el número de versión 5.0.1.


Archivos y carpetas

Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente

Para reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente:1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos,

página 34.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione el archivo retirado en el repositorio y seleccione Archivo > Registrar.• Arrastre el archivo de sustitución desde el equipo local y colóquelo en el archivo

retirado en el repositorio.

Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para actualizarel contenido localmente antes de realizar la actualización globalmente. Laactualización se produce de forma global inmediatamente.

3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desdearchivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria.Esta información variará en función de la instalación de su organización. Paraobtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Informaciónde registro, página 36.


Cancelar la retirada de archivos

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambiosrealizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la últimaversión del archivo como la versión actual.

Para cancelar la retirada de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada.

3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada

uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clicen Terminar.

Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes deuna sola vez, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Ver archivos retirados actual y recientemente

Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic enMis archivos.

Mis archivos permite ver tanto los archivos que ha retirados como los que se ha retiradoy vuelto a registrar. Los archivos que tiene retirados actualmente están marcadosmediante el icono de llave.

Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos porpropietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados decolumna.

Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga losmismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio.

Si la instalación de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, MisArchivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientementeen otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tengalas contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos.

Ver un archivo sin retirarloAl ver un archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente al equipo odescarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira delrepositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar loscambios en el repositorio.

Para usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente:C:\Documentum\Viewed

Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, DigitalAsset Manager agregará un número al nombre.

Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.

Para ver un archivo sin retirarlo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Mostrar.Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual.


Archivos y carpetas

Cambiar el formato asociado a un tipo de archivoCada elemento del repositorio tiene asociado un tipo de objeto. El tipo de objeto definede qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponiblespara el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto se asocia a un formato dearchivo para su edición y a otro formato de archivo para su visualización.

Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.La ficha Formatos muestra los tipos en los que han cambiado las aplicacionesasociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en

Agregar.• Para asociar una aplicación a un tipo que aparece en la lista, seleccione el tipo

y haga clic en Editar.4. Complete los campos en Tabla 4, página 42:

Tabla 4. Ficha Formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo para el que deseadefinir el formato.

Formato primario Seleccione el formato de archivo que seasociará al tipo.

Formato de visualización Seleccione el formato de archivo quedesea asociar a una vista de sólo lecturade un archivo de este tipo.

¿Desea que este contenido aparezca enel navegador Web?

Si la aplicación se puede abrir con unexplorador Web, puede convertirlaen la aplicación de visualizaciónpredeterminada. Para hacerlo,seleccione Sí.


Archivos y carpetas

Campo Descripción

Aplicación de visualización Haga clic en Seleccionar aplicacióny elija la aplicación utilizada para verelementos de este tipo.

Aplicación de edición Haga clic en Seleccionar aplicación yelija la aplicación utilizada para editarelementos de este tipo.


Restaurar los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados

Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.

3. Seleccione el tipo de objeto.

4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados.

Importar archivos en el repositorioSi la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempoentre la hora de la importación y la creación de las copias.

Dependiendo de la configuración de su organización, quizás haya un límite en el númerode elementos que se pueden importar de una vez.

Para importar al repositorio:1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Seleccione Archivo > Importar.

3. Seleccione los archivos y carpetas que desea importar mediante uno o los dosprocedimientos siguientes:• Para importar un archivo individual, haga clic en Agregar archivos, seleccione el

archivo y haga clic en Aceptar.

Para agregar más archivos, repita la secuencia.


Archivos y carpetas

• Para importar una carpeta y sus subcarpetas y archivos, haga clic en Agregarcarpetas, desplácese hasta la carpeta, selecciónela y haga clic en Aceptar.

Para agregar más carpetas, repita la secuencia.4. Haga clic en Siguiente.

5. Si se le solicita establecer las propiedades para el archivo importado, realice loscambios según corresponda.Nota: si va a importar varios archivos y selecciona aplicar información archivo porarchivo, esta opción aparece sólo para el primer archivo. La selección que hace seaplica automáticamente a todos los archivos restantes.Tabla 5, página 44 describe las propiedades que puede encontrar.

Tabla 5. Propiedades al importar

Campo Descripción

Tipo No cambie esta propiedad

Formato No cambie esta propiedad

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.

Buscar enlaces a otros documentos deMicrosoft e importar los documentosenlazados.

Si aparece este campo, seleccione estaopción para que Digital Asset Managerescanee el documento importado enbusca de documentos enlazados. Sise encuentran documentos enlazados,también se importan. El documentooriginal se convierte en virtual, y losdocumentos enlazados pasan a serdescendientes.

Cargar opciones Si aparece este campo, puededeterminar la rapidez con que el nuevocontenido está disponible para otrosusuarios y si puede utilizar DigitalAsset Manager mientras se producela importación. Seleccione una de lassiguientes opciones:

• Enviar para un acceso globalinmediatoActualiza inmediatamenteel repositorio para todos los usuariosde su organización. Mientras estosucede, no se pueden realizar otrasacciones en Digital Asset Manager.

• Enviar primero para accesolocalActualiza el repositorio


Archivos y carpetas

Campo Descripción

inmediatamente para los usuarios desu área geográfica, pero Digital AssetManager tarda más en actualizar elrepositorio para todos los usuarios.Esto le permite seguir utilizandoDigital Asset Manager mientras seproduce la actualización.

6. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado

haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos deuna sola vez, haga clic en Terminar.

Para importar con la operación de arrastrar y colocar:Nota: si utiliza arrastrar y colocar, no se le ofrecerá la opción para importar localmenteantes de realizar la importación globalmente. La importación se produce de formaglobal inmediatamente.

1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Arrastre el archivo desde el equipo local y colóquelo en la zona situada encima de lalista de archivos en Digital Asset Manager.

3. Si se le solicita que defina las propiedades, hágalo según corresponda y siga unode estos procedimientos:• Si va a importar un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado



Exportar archivos del repositorioCuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicaciónexterna al repositorio.

Para exportar del repositorio:1. Desplácese hasta el archivo o la carpeta y seleccione el elemento deseado.


Archivos y carpetas


2. Seleccione Archivo > Exportar.

3. Si se le solicita que especifique las opciones de exportación, por ejemplo, si deseaincluir archivos relacionados, siga uno de estos procedimientos:• Si va a exportar un solo archivo, especifique las opciones según corresponda y

haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos, especifique las opciones para cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar las opciones a todos los archivos de una sola vez, hagaclic en Terminar.

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y hagaclic en Aceptar.

Para exportar con la operación de arrastrar y colocar:1. Desplácese al elemento que desea exportar.

2. Arrastre el elemento desde el repositorio y colóquelo en la ubicación adecuada en elequipo local.

Eliminar elementos del repositorioPara eliminar un elemento del repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolosa la vez.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.

3. Si se le solicita que indique si desea eliminar elementos relacionados, realice lasselecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos:• Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.• Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de unasola vez, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Mover un elemento a una nueva ubicación en elrepositorio

Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De formapredeterminada, al mover un elemento, Digital Asset Manager sólo mueve la versiónseleccionada del elemento. Es posible que el administrador haya configurado DigitalAsset Manager para mover todas las versiones. Pregunte a su administrador elcomportamiento que debe adoptar.

Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar.

No puede mover un elemento que está bloqueado. Si un elemento está bloqueado, elpropietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Para mover un elemento a una ubicación nueva:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementosen el Portapapeles se moverán a la misma ubicación.

3. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a mover los elementos y siga uno deestos procedimientos:• Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el

panel de contenido. Seleccione Editar > Mover aquí.• Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con

el botón derecho y seleccioneMover aquí.Los elementos se mueven a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en elPortapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver elPortapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.

Copiar un elemento a una nueva ubicación en elrepositorio

Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio.Cuando copia un elemento, sólo la versión seleccionada se copia.


Archivos y carpetas

Para copiar un elemento a una ubicación nueva:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.


2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementosen el Portapapeles se copiarán a la misma ubicación.

3. Si copia a otro repositorio, abra ese repositorio en el panel de exploración. Si necesitamás información, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 17.

4. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a copiar los elementos y siga uno deestos procedimientos:• Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el

panel de contenido. Seleccione Editar > Copiar aquí.• Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con

el botón derecho y seleccione Copiar aquí.5. Si se muestra el Portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga

clic en Copiar.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en elPortapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo.Si ha copiado un elemento a una ubicación que ya incluye ese tipo de elemento conel mismo nombre, Digital Asset Manager agrega Copia al nombre del elementocopiado.

Ver el PortapapelesLos archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otraubicación del repositorio se guardan en el Portapapeles. En el Portapapeles se puedenguardar varios archivos a la vez.

Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. Si un elemento esperadono apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre.

Para quitar un elemento de su Portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar.

EnlacesEsta sección consta de los siguientes temas:


Archivos y carpetas

• Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 49• Enlazar un elemento a otro repositorio, página 50• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 51• Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 51• Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador,

página 51• Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio,

página 52• Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 52

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio

Cuando enlaza un elemento a otra ubicación en el repositorio, se tiene acceso al elementodesde la nueva ubicación de la misma manera en que se tienen acceso desde la ubicaciónoriginal.

No puede enlazar un elemento que está bloqueado. Si el elemento está bloqueado, elpropietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Para enlazar un elemento a otra ubicación en el repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.


2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al completar este procedimiento, todos los elementosen el Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación.

3. Desplácese hasta la ubicación a la que vaya a enlazar los elementos y siga uno deestos procedimientos:• Abra la ubicación para que los archivos y carpetas de la misma se muestren en el

panel de contenido. Seleccione Editar > Enlazar aquí.• Seleccione la ubicación para que se muestre resaltada en una lista. Haga clic con

el botón derecho y seleccione Enlazar aquí.Los elementos se enlazan a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en elPortapapeles hasta la siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver elPortapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.


Archivos y carpetas

Enlazar un elemento a otro repositorio

Puede enlazar un elemento desde un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo alelemento seleccionado.

Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en losaccesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilicelos procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al realizar una operación,Digital Asset Manager realiza la operación en el elemento original en el repositoriooriginal. Por ejemplo, cuando retira el acceso directo, Digital Asset Manager tambiénretira el original en el repositorio de origen.

Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobreel icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpetao de archivo.

Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir losarchivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son localesen cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Alcambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el restode los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valorsólo cambia en el acceso directo actual.

Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, acontinuación, seleccione Archivo > Ir a destino.

Para enlazar un elemento a otro repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.

3. En la misma ventana de Digital Asset Manager, abra el repositorio al que se deseaenlazar.

4. Desplácese hasta la ubicación en el nuevo repositorio.

5. Seleccione Editar > Enlazar aquí.Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos yoriginales.

Tenga en cuenta que:

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con elarchivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directosin esperar a que se produzca la sincronización automática.

• Las operaciones quemodifican un elemento se realizan implícitamente en el elementode origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio.


Archivos y carpetas

• Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directose crea un archivo nuevo en el repositorio. No crea un acceso directo.

• Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se leshaya aplicado ciclos de vida.

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado unelemento

Para ver todas las ubicaciones a las que un elemento está enlazado:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Ubicaciones.• SeleccioneMostrar > Pertenencias.

Enlazar un elemento de repositorio a su equipoPara enlazar un elemento de repositorio a su equipo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos. El iconode acceso directo tiene esta apariencia:

3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Porejemplo, arrastre el icono y colóquelo en una carpeta de su equipo.

Agregar un documento o carpeta a los marcadores ofavoritos de su explorador

Para agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos delexplorador:1. Desplácese hasta el documento o carpeta en el repositorio y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Agregar a Favoritos.



Archivos y carpetas

Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos delexplorador:1. En su explorador, seleccione el documento o carpeta desde el menú de marcadores o

de favoritos.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Iniciode sesión.

Uso del correo electrónico para enviar un enlace a unelemento del repositorio

Para enviar un enlace en un correo electrónico:1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo.

Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolosa la vez.

2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web.La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico einsertará el enlace al elemento del repositorio.

3. Escriba la dirección de correo electrónico y cualquier mensaje que resulte adecuadoy envíe el correo electrónico.

Abrir enlaces enviados por correo electrónicoPara abrir enlaces enviados por correo electrónico:1. Haga clic en el enlace.

2. Si se le solicita que siga uno de estos procedimientos, realice la acción adecuada:• Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio

de sesión.• Si se le pregunta si desea ver o editar el elemento, haga clic enMostrar o Editar,

según corresponda. Al hacer clic en Editar, el archivo se retira. Cuando se haceclic enMostrar, el documento no se retira.

• Si se le solicita que indique la aplicación con la que desea editar o mostrar elelemento, selecciónela según corresponda.


Archivos y carpetas

SuscripcionesLos elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda aun elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original enel repositorio.

Para suscribirse a un elemento de repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione Herramientas > Suscribir.• Arrastre el elemento y colóquelo en el nodo Suscripciones en el panel de

exploración.

Para suscribir a otro usuario a un elemento de repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic en Aceptar.Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección,página 21.

Para cancelar la suscripción a un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción.

Recibir una notificación cuando se lee o se cambiaun archivo

Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo:1. Seleccione el archivo.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Para recibir una notificación en el momento en que se lee un archivo (incluso

si se visualiza, exporta, retira y revisa), seleccione Herramientas > Activarnotificación de lectura.


Archivos y carpetas

• Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo,seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios.

Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada y su bandeja de entrada delcorreo electrónico de Digital Asset Manager.Sugerencia: Puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo yseleccionando Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas> Desactivar notificación de cambios.

Exportar la información mostrada en una listaAl exportar los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista, lainformación se guarda en un archivo .csv, que se abre en su aplicación predeterminadapara los archivos .csv.

Antes realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad delexplorador permite descargas de archivo.

Para exportar información mostrada en una lista:1. Desplácese por la lista.

2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV

3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos.


5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv.

6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo.

7. Siga uno de estos procedimientos:• Si está utilizando un explorador distinto a Internet Explorer (IE), haga clic en

Aceptar.• Si está utilizando IE, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic

en Aceptar.Si ha exportado las columnas que contienen caracteres especiales, y si abre el archivo.csv en Microsoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo enel equipo y ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datosexternos > Importar datos de Excel para importar el archivo .csv.


Archivos y carpetas

Ver mensajes de correo electrónico importados enun repositorio

Si la configuración de su organización incluye EMC Documentum Client for Outlook(DCO), puede ver los mensajes de correo electrónico que los usuarios de DCO hayanimportado en el repositorio.

Para ver un mensaje de correo electrónico:1. Desplácese al mensaje y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para ver el mensaje en Microsoft Outlook, seleccione Archivo > Ver como

mensaje de correo de Outlook.• Para ver el mensaje en un navegador Web o editor de HTML, seleccione Archivo

> Ver como HTML.


Archivos y carpetas


Capítulo 3Buscar


• Ejecutar búsquedas simples, página 57• Ejecutar búsquedas avanzadas, página 63• Ver los resultados de la búsqueda, página 68• Ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar la búsqueda, página 71• Cómo mejorar su experiencia de la búsqueda, página 72• Búsquedas guardadas, página 75• Plantillas de búsqueda, página 78• Definir preferencias de búsqueda, página 81

Ejecutar búsquedas simplesAl introducir un término en el cuadro de búsqueda simple, dicho término se comparacon los documentos u otros objetos que tengan el término de búsqueda dentro del propiodocumento o en las propiedades del objeto. Esta clase de búsqueda se llama búsquedade "texto completo".

Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación debúsqueda predeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definirpreferencias de búsqueda, página 81, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda.Es posible buscar en varios repositorios al mismo tiempo pero también es posible buscarorígenes externos como bases de datos externas, orígenes Web o su equipo de escritorio.

Al mostrar resultados de búsqueda, Digital Asset Manager muestra primero los archivoscon las palabras más parecidas. Si el repositorio se ha indexado para buscar partes de laoración, Digital Asset Manager también muestra los archivos que incluyen variacionesde las palabras que ha escrito. Por ejemplo, si escribe exploración, Digital Asset Managertambién busca archivos que contengan las palabras explorar, explorado y explorador.


Buscar

Para ejecutar una búsqueda simple:1. En el cuadro de texto situado encima del panel de exploración, escriba las palabras

que desea buscar.Para definir más la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda,página 58.

2. Haga clic en Buscar o en el icono de lupa, en función de lo que esté disponible ensu aplicación.Si la búsqueda incluye varios términos, los resultados que se muestran en primerlugar contendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, Digital AssetManager mostrará los resultados que contienen sólo algunos de los términos debúsqueda.

Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en .

3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 68.

Definir más los términos de búsqueda

Puede utilizar la sintaxis de Tabla 6, página 59 para definir más los términos de búsquedade una búsqueda simple o del campo Contiene de una búsqueda avanzada.


Buscar

Tabla 6. Definir más los términos de búsqueda

Sintaxis Descripción

Palabra o frase entre comillas: " " Para buscar una palabra o frase exacta,escriba la palabra o frase entre comillas.

Nota:• Para una búsqueda simple (incluido

el campo Contiene en una búsquedaavanzada), si no utiliza las comillas,Digital Asset Manager muestra losarchivos que incluyen variaciones delas palabras que ha escrito, ademásde las palabras exactas. Por ejemplo,si escribe exploración, Digital AssetManager también busca explorar,explorado y explorador. Esta opción estádeshabilitada si se busca más de unapalabra o si el repositorio no se haindexado para variaciones.

• Las comillas no se pueden utilizarpara hacer coincidir las mayúsculas yminúsculas exactas de un término.

Operadores Y y O Para obtener resultados que contengandos términos (un término es una palabrao una frase entre comillas), escriba Y entrelas palabras o las frases entre comillas.

Para obtener resultados que contenganpor lo menos un término, escriba O entrelas palabras o las frases entre comillas.

Puede encadenar varios términos juntoscon los operadores Y y O. El operador Ytiene prioridad sobre el operador O. Porejemplo, si escribe:

knowledge or management and

discovery

sus resultados deben contenerconocimiento o deben conteneradministración y detección.


Buscar


El operador NO Para obtener resultados que no contenganun término, escriba NO antes de dichotérmino.

El operador NO se puede utilizar:• solo, al principio de la consulta,• entre dos términos,• después de los operadores Y u O,

separado por un espacio.

Sólo se toma en cuenta el término quesigue al operador. Puede ser una palabrao una frase entre comillas. Son posibleslas siguientes sintaxis:

NOT adapter

Esta consulta devolverá los resultadosque no contienen la palabra adaptador.Utilice esta sintaxis cuidadosamente yaque puede generar un gran número deresultados.

Documentum NOT adapter

Documentum AND NOT adapter

Ambas consultas devolverán resultadosque contienen la palabra Documentumpero no contienen adaptador.

Documentum OR NOT adapter

Esta consulta devolverá resultados quecontienen la palabra Documentum (peroque contienen posiblemente la palabraadaptador) y resultados que no contienenla palabra adaptador. Utilice esta sintaxiscuidadosamente ya que puede generar ungran número de resultados.

Nota:• El operador NO no se admite para

consultas en orígenes externos cuandoestá solo al principio de la consulta o sise utiliza con el operador O.

• El operador NO no se puede utilizarcon paréntesis. Sin embargo, se puede


Buscar


utilizar dentro de los paréntesis.Ejemplo de una sintaxis no válida:

A NOT ( B OR C )

Ejemplo de una sintaxis válida:

(A NOT B) OR (A NOT C)

• YNO no es un operador, si introduceYNO en una consulta, se considerarácomo un término de búsqueda.

Términos entre paréntesis: ( ) Para agrupar los términos que DigitalAsset Manager debe procesarconjuntamente, escriba los términosentre paréntesis e incluya siempre unespacio antes y después de cada signo deparéntesis. El uso de paréntesis anula elorden de las operaciones.

Por ejemplo, si escribe:

knowledge and management or

discovery

los resultados deben contener tantoconocimiento como gestión o debencontener descubrimiento.

Pero si escribe:

knowledge and ( management or

discovery )

los resultados deben contenerconocimiento y también deben contenergestión o descubrimiento.


Buscar


Comodín de varios caracteres Si el repositorio está indexado, puedeutilizar un comodín para indicarcaracteres adicionales en cualquier partede una palabra. Hace coincidir ninguno omás caracteres.

Para una búsqueda simple (incluidoel campo Contiene en una búsquedaavanzada), el comodín para varioscaracteres es el asterisco: *

Para una búsqueda simple en unrepositorio no indexado, para unabúsqueda avanzada en propiedades opara una búsqueda en orígenes externos,el comodín para varios caracteres no estádisponible; debe utilizar los operadoresde truncamiento en su lugar. Por ejemplo,puede utilizar el operador Empieza porpara sustituir un comodín de final.

Nota: si utiliza comodines, Digital AssetManager no mostrará resultados queincluyan las variaciones de las palabrasque ha escrito. Por ejemplo, si escribe

d*ment

sus resultados deben contener:documento, desarrollo, implementación,departamento, etc. pero no documentadoni documentación.

Comodín de un solo carácter Si el repositorio está indexado, puedeutilizar un comodín para indicar un solocarácter desconocido en cualquier partede una palabra.

Para una búsqueda simple (incluidoel campo Contiene en una búsquedaavanzada), el comodín para un solocarácter es el signo de cierre deinterrogación: ?

Para una búsqueda simple en unrepositorio no indexado, para unabúsqueda avanzada en propiedades opara una búsqueda en orígenes externos,


Buscar

el comodín para un solo carácter no estádisponible.

Nota:• Los operadores Y, O y NO son palabras reservadas. Para buscar un término que

incluya un operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware y software",Digital Asset Manager devuelve documentos con esa serie de tres palabras. Siescribe hardware y software sin comillas, Digital Asset Manager devuelve todos losdocumentos que contengan ambas palabras.

• Los operadores Y, O y NO no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Porejemplo, para su comodidad, puede escribir: NO, no, No.

Ejecutar búsquedas avanzadasPara buscar para un documento por una de sus propiedades, utilice la búsquedaavanzada. Una búsqueda avanzada le permite definir de forma más precisa su consultade las propiedades del documento. Por ejemplo, puede buscar la versión actual de losdocumentos cuyo autor es John Smith y modificados entre el 1 de noviembre de 2006 y el31 de diciembre de 2006.

Para ejecutar una búsqueda avanzada:1. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al botón

Buscar o en el icono de lupa, dependiendo del que esté disponible y, a continuación,haga clic en Avanzado.

2. Introduzca los valores para la búsqueda. Consulte Introducir valores para unabúsqueda avanzada, página 63.

3. Haga clic en Buscar.

Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en .


Introducir valores para una búsqueda avanzada

En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si noes así, consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 63.

Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente yempezar con los campos vacíos, haga clic en Borrar.


Buscar

Para introducir los valores para una búsqueda avanzada:1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar.

Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulteDefinir más los términos de búsqueda, página 58.

2. En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones para buscar.Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento:

a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actualy haga clic en Editar.

b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicacióny selecciónela. La ubicación en Repositorios disponibles puede ser unrepositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles se muestra sólosi Digital Asset Manager está configurado para buscar orígenes externos.Si selecciona repositorios u orígenes para los que sus credenciales no estánguardadas, es posible que aparezca una ventana de inicio de sesión.

c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.

f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cadanueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado.

g. Haga clic en Aceptar.

3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar.

4. En la lista Propiedades, introduzca uno o varios valores de propiedad para labúsqueda mediante este procedimiento:

a. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad.

b. En una línea dada:

i. Seleccione una propiedad en la primera lista desplegable.

ii. En la segunda lista desplegable, seleccione una relación de propiedad avalor.La Tabla 7, página 66 describe las relaciones posibles.

iii. En los campos restantes, introduzca el valor o valores, o seleccione un valoren la lista.Tenga en cuenta que si escribe varias palabras, se buscan como una frase.Por ejemplo, si escribeknowledge management

Digital Asset Manager sólo buscará valores que contienen la frase gestióndel conocimiento pero no los valores que contienen las palabras gestióny conocimiento de forma independiente como "gestión de procesos y del


Buscar

conocimiento". Si quiere que sus resultados incluyan ambos términoscomo una frase o separadamente, debe crear dos subconsultas y utilizar eloperador Y.

c. Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 6.

d. Para agregar más propiedades, haga clic en Agregar otra propiedad.

e. Seleccione uno de los siguientes operadores:• Y

La selección de este operador especifica que los resultados de la búsquedadeben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con elvalor de propiedad de la línea anterior.

• O

La selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidircon el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior.

Cuando la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen elorden de definición. Cada vez que se agrega Y u O, los operadores anteriores seagrupan entre sí.Por ejemplo, si define la consulta siguiente:Name contains Knowledge managementAND Author contains LewisOR Author contains Twain

entonces, los resultados deben contener los documentos cuyo nombre esgestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o todos los documentos cuyoautor es Twain. Para buscar todos los documentos cuyo nombre es gestión delconocimiento y cuyo autor es Lewis o Twain, debe definir la consulta siguiente:Author contains LewisOR Author contains TwainAND Name contains Knowledge management

Nota: Al buscar en orígenes externos, no utilice el operador O entre atributosdistintos. La siguiente consulta es válida:Author contains LewisOR Author contains Twain

pero la siguiente no lo es:Author contains LewisOR Name contains Knowledge management

f. Vuelva al Paso b.

5. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitarcorrespondiente a dicha propiedad.

6. En la lista Fecha, seleccione el tipo de fecha para buscar. Especifique un intervalo defechas: un intervalo fijo de fechas que utilice la fecha actual o bien escriba las fechas


Buscar

Desde y/o Hasta. Los meses se pueden escribir en cifras o con el nombre. Los añosse pueden escribir con dos o cuatro cifras.Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo de fechas. Porsu parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluye en el intervalo de fechas.

7. En la lista Tamaño, seleccione un intervalo de tamaño.

8. Complete los campos restantes.En la lista siguiente se describen las propiedades que puedan necesitar explicaciónadicional, aparte de sus nombres de propiedad:• Buscar objetos ocultos: Esto permite incluir elementos ocultos en la búsqueda.

La búsqueda muestra únicamente aquellos elementos ocultos para los que tienepermiso.

• Buscar todas las versiones: Busca versiones anteriores además de la versiónactual de un archivo.

Los operadores definen la relación entre una propiedad y su valor correspondiente. Latabla siguiente describe los operadores disponibles en la página Búsqueda avanzada.

Tabla 7. Selección de una relación de propiedad a valor

Operador Descripción

Operadores relacionales:

Menor que <

Menor o igual que <=

Mayor que >

Mayor o igual que >=

Puede utilizar estos operadores convalores o cadenas numéricos.

Igual a = Muestra los resultados en los que el valorde propiedad contiene sólo el valor exactoque ha escrito.

No igual a <> Muestra los resultados en los que el valorde propiedad nunca coincide con el valorexacto que ha escrito.

Operadores de truncamiento: Los operadores de truncamiento sepueden utilizar en lugar del comodín paravarios caracteres.

Empieza por Muestra los resultados en los que el valorde propiedad empieza por el valor que haescrito. Es lo mismo que si se utilizase uncomodín de final.


Buscar

Operador Descripción

Termina por Muestra los resultados en los que el valorde propiedad termina por el valor que haescrito. Es lo mismo que si se utilizase uncomodín de inicio.

Contiene Muestra los resultados en los que el valorde propiedad contiene el valor que haescrito en cualquier lugar. Es lo mismoque si utilizase comodines de inicio y fin.

No contiene Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no contiene el valor que haescrito en ningún lugar.

Otros operadores:

En Muestra los resultados en los que elvalor de propiedad coincide con uno delos valores que ha escrito. Los valorespotenciales se escriben como una listadelimitada por comas.

No en Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no coincide con ninguno delos valores que ha escrito.

Es nulo Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no se ha definido. Si sabeque una propiedad no contiene ningúnvalor, puede utilizar este operador pararestringir la búsqueda.

No es nulo Muestra los resultados en los que se hadefinido el valor de propiedad, perosin ningún valor específico. Puedeutilizar este operador para buscar sólolos documentos cuyas propiedades esténdefinidas. Por ejemplo, si seleccionapalabras clave no es nulo, sus resultadosdeben contener sólo los documentos conpalabras clave.


Buscar

Ver los resultados de la búsquedaEn los resultados de la búsqueda, puede hacer lo siguiente:

• Para activar o desactivar la función de resaltar, haga clic en o .• Si su organización incluye la función de clúster, los resultados aparecen en el panel

de exploración así como en el panel de contenido. Los resultados del panel deexploración se organizan por propiedad.

Para ver los resultados que incluyen una determinada propiedad, haga clic en lapropiedad. Si necesita más información, consulte Explorar los clústeres de búsqueda,página 68.

• Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en . Muestralas estadísticas de búsqueda según la ubicación de búsqueda. Si su organizaciónincluye la función de supervisión de búsqueda, también se muestran las estadísticasen tiempo real, tal como se describe en Supervisar los resultados de búsqueda entiempo real, página 69.

• Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en y defina los valorescomo se describe en Introducir valores para una búsqueda avanzada, página 63,y haga clic en Buscar.

• Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en .• Para guardar la búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez para recibir

resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante,página 75.

• Si su organización incluye la característica de plantilla, puede guardar la búsquedacomo una plantilla de búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez conparámetros diferentes, como se describe en Crear una plantilla de búsqueda, página78.

• Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardarlos resultados de búsqueda de un origen externo, página 71.

Explorar los clústeres de búsqueda

Si está disponible la agrupación, al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólose muestran en el panel de contenido, sino que también se agrupan en clústeresde resultados relacionados en el panel de exploración. Esta funcionalidad sóloestá disponible si Digital Asset Manager incluye la opción Extended Search y estáconfigurado con la función de clústeres.

Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo más/menossituado en la parte superior de la lista.


Buscar

Para expandir un clúster o clúster secundario, haga clic en el signo más situado juntoal clúster.

Para mostrar los resultados de un clúster secundario en el panel de contenido, haga clicen el clúster secundario.

Para actualizar la lista Exploración inteligente con nuevos resultados, haga clic en . Elicono sólo aparece si hay disponibles nuevos resultados.

Digital Asset Manager calcula los clústeres secundarios mediante la estrategia definidaen las preferencias de usuario. Para establecer las preferencias, haga clic en y, acontinuación, siga los pasos apropiados de Definir preferencias de búsqueda, página 81.

Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real

La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estadoen tiempo real aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en laFigura 2, página 70. La supervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsquedaque devuelven los resultados más rápidamente. La supervisión de la búsqueda estádisponible si está instalada la opción Extended Search.

Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en tan pronto como se hayainiciado la búsqueda.

Para volver a reproducir la animación después de que la búsqueda se ha completado,

haga clic en icono Actualizar, . Cuando vuelva a reproducir la animación,verá una repetición de cómo se ha producido la búsqueda. Al volver a reproducir laanimación no se vuelve a ejecutar la consulta.


Buscar

Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de búsqueda

En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un trozo de pastel.El número de capas de un trozo se corresponde con el número de resultados paraese origen.La Tabla 8, página 70 describe la configuración predeterminada. Lasconfiguraciones modificadas pueden variar con lo que se describe aquí.

Tabla 8. Número de capas en supervisión de la búsqueda

Número de capas Número de resultados

Una capa 0

Dos capas 1 a 50

Tres capas 51 o más

El color de la sección indica el estado del origen: azul si está realizando una búsqueda,verde cuando se ha completado la búsqueda y naranja si la búsqueda ha fallado.

Haga clic en una sección del origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla.

Haga clic enMostrar consulta nativa para ver la pregunta original que indica cómo setradujo la consulta para el origen.

La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, de modo que la primeravista de la animación sólo muestra los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda


Buscar

en más de dieciséis orígenes, puede consultar los siguientes dieciséis si hace clic enSiguiente, situado debajo de la animación.

Si una búsqueda falla para un origen dado, se muestra un mensaje de error detallado enla columnaNota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccioneHerramientas > Ver mensajes.

Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas olos últimos resultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación nose vuelve a reproducir por completo. El estado del origen primero es en espera con ceroresultados y, a continuación, se actualiza inmediatamente para mostrar el estado final delos orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno de ellos.

Guardar los resultados de búsqueda de un origen externo

Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en unrepositorio.

Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio:1. Seleccione el resultado.

2. Seleccione Archivo > Guardar en repositorio.

3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista derepositorios disponibles.

4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o Terminar paracompletar el procedimiento.

5. En la ventana Definición de objeto, modifique las propiedades del objeto segúnsea necesario.

6. Haga clic en Siguiente para buscar en la definición de objeto los resultadossiguientes o Terminar para completar el procedimiento.

7. Repita Paso 5 y Paso 6 tantas veces como sea necesario.Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada, pero también semuestran enMis archivos.

Ver los resultados de búsqueda más recientes sinvolver a iniciar la búsqueda

Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de Digital Asset Manager.


Buscar

Para ver los resultados de búsqueda más recientes sin volver a iniciar labúsqueda:1. En la parte superior de la página de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha

junto al botón Buscar o el icono de lupa, dependiendo de lo que esté disponibleen su aplicación.

2. Haga clic en Últimos resultados.

Cómo mejorar su experiencia de la búsquedaSu experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensiónde la sintaxis de búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno dela búsqueda. La sintaxis de búsqueda es la forma en que se escribe la consulta, queimplica el uso de operadores y de caracteres especiales tales como paréntesis, comillaso comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta al principio de este capítulo enEjecutar búsquedas simples, página 57 y Ejecutar búsquedas avanzadas, página 63. Elentorno de búsqueda corresponde a las circunstancias cuando se ejecuta la consulta;es decir, la configuración del repositorio, la configuración de los orígenes externos, laconfiguración de su aplicación de WDK, etc. Todos estos parámetros no son visibles niaccesibles para los usuarios; sin embargo, deben tomarse en consideración al ejecutar lasconsultas para conseguir los resultados más pertinentes.

En esta sección se describen los siguientes aspectos que influyen en su experiencia debúsqueda:• Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 72• Indexación de un repositorio, página 74• Elementos que se pueden buscar, página 74

Cómo puede afectar la configuración a su experiencia debúsqueda

La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refierea la configuración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puedeconfigurar esta función en muchas formas. La lista siguiente detalla configuracionesposibles que pueden afectar a su experiencia de búsqueda:


Buscar

• Indexación

El que un repositorio esté indexado no es de su interés y, generalmente, no necesitasaberlo. Sin embargo, a veces, las capacidades de indexación pueden utilizarsepara definir las consultas de forma más precisa. Por ejemplo, los comodines sólo sepueden utilizar si el repositorio está indexado, si no, se omitirán. Si quiere realizarconsultas complejas, consulte con el administrador del sistema para obtener másdetalles sobre la configuración de indexación del repositorio. La sección Indexaciónde un repositorio, página 74 proporciona más información acerca de la indexación.

• Clasificación de importancia

El administrador del sistema puede especificar una clasificación especial paradeterminados orígenes, agregar importancia para un valor de atributo específico omejorar la puntuación para un formato específico.

• Programación

El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la listade tipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede serdiferente de un repositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplicala programación del repositorio actual.

• Personalización de la página Búsqueda avanzada

La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarlea la hora de realizar consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas enesta guía pueden no estar disponibles y pueden aparecer otras para definir y/ocondicionar sus consultas.

• Número máximo de resultados

El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada,el número máximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1000 y 350resultados por origen. Sin embargo, su administrador del sistema puede modificarestos parámetros. Cuando realice una consulta en un origen externo, el númeromáximo de resultados también depende de la configuración de dicho origen. Losresultados se seleccionan de acuerdo con su importancia. De este modo, siempreconsigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultados se omiten.

• Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas

Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen entre mayúsculasy minúsculas de forma predeterminada, incluso si se utilizan las comillas. Siel repositorio no está indexado, las consultas distinguen entre mayúsculas yminúsculas. Sin embargo, para los repositorios no indexados, el administrador delsistema puede activar y desactivar la diferenciación entre mayúsculas y minúsculas.


Buscar

• Normalización gramatical (lematización)

Si no utiliza comillas, Digital Asset Manager muestra los archivos que incluyenvariaciones de las palabras que ha escrito, además de las palabras exactas. Estasvariaciones se basan en la raíz de la palabra. Este comportamiento depende de laconfiguración del motor de texto completo y se llama normalización gramatical.

• Orígenes externos

Cuando se hace una consulta en un origen externo, los resultados que se muestranen Digital Asset Manager dependen en parte de la configuración de este origen.Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobre las fechas, entonces nose puede realizar un filtro por fechas.

• Varios repositorios

En cuanto a orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cadarepositorio. Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta enlos distintos repositorios.

Indexación de un repositorio

La indexación de un repositorio es tarea del administrador y se podría pensar que noes necesario saber qué es la indexación y si el repositorio que utiliza está indexadoo no. Sin embargo, la indexación puede tener una repercusión en la experiencia debúsqueda. Cuando se indexa un repositorio, se crea una estructura de datos, el índice,para almacenar información. La información puede estar sólo en las propiedades delos archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. La búsqueda de unrepositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que norequiere explorar todos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía,cuando se hace referencia a un repositorio indexado, se trata de un repositorio para elque el contenido y las propiedades se han indexado y no sólo las propiedades. Si elrepositorio está indexado, se ejecutan consultas de texto completo cuando se usa elcuadro de búsqueda simple o el campo Contiene de la ventana de búsqueda avanzada.Si el repositorio no está indexado, la consulta se convierte en una consulta con laspropiedades más relevantes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente ypermite recuperar los resultados más relevantes.

Elementos que se pueden buscar

Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes oel contenido binario no se pueden buscar porque no son indexables.


Buscar

Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscarson los caracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracterespersonalizados incluyen las letras y meses en chino, japonés y coreano.

Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracterestales como | y #, no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar seeliminan del texto indexado y se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor deíndice trata los caracteres siguientes como un espacio en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=<

Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazanpor un espacio en blanco. Por ejemplo, si la dirección de correo electró[email protected] está indexada, aparece como "Minombre empresa com" en elíndice. El texto se trata como tres palabras. Los documentos devueltos por una búsquedade [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras "Minombreempresa com".

Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, unaconsulta sobre Richard + Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard =Dodd porque los signos + e = se sustituyen por un espacio en blanco. Si un término debúsqueda incluye un acento o marca diacrítica, la búsqueda devuelve todas las palabrasque coinciden con o sin el acento o la marca diacrítica.

Nota:• A diferencia de una búsqueda en explorador Web, no puede utilizar los signos + y –

como operadores; debe utilizar Y y O en su lugar.• El asterisco * y el signo de interrogación ? se pueden utilizar como comodines.

Búsquedas guardadasEsta sección consta de los siguientes temas:

• Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 75• Ejecutar búsquedas guardadas, página 76• Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar la búsqueda,

página 76• Editar una búsqueda guardada, página 77• Copiar una búsqueda guardada, página 77

Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante

Puede guardar una búsqueda de modo que se pueda ejecutar otra vez para recuperarresultados actualizados.


Buscar

Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en .

2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada.

3. Para mostrar estos resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas sin tener queejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados.

4. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccioneHacerpúblico.

5. Haga clic en Aceptar.La búsqueda guardada se almacena en el nodo Búsquedas del repositorio.Aunque la búsqueda guardada se almacena en un solo repositorio, se puede utilizarpara buscar en varios repositorios.

Ejecutar búsquedas guardadas

Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelveresultados actualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido.En caso contrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda guardada y seleccione Archivo > Mostrar.Digital Asset Manager ejecuta la búsqueda.



Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volvera iniciar la búsqueda

Para ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a iniciar labúsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Si es necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido.En caso contrario, omita este paso.


Buscar

3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultadosindique que la búsqueda encontró uno o más elementos.

Editar una búsqueda guardadaPara editar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Si su organización ha configurado la opción Extended Search, haga clic enBúsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsquedaavanzada, página 63 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar subúsqueda si ha modificado los resultados que se muestran.


7. Haga clic en Sobrescribir.

Copiar una búsqueda guardadaPara copiar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Si su organización ha configurado la opción Extended Search, haga clic enBúsquedas guardadas. En caso contrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda y seleccione Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Introducir valores para una búsquedaavanzada, página 63 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda.

6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba unnombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda comouna copia con el mismo nombre.

7. Edite la información adicional según sea necesario.


9. Haga clic en Guardar como nueva.


Buscar

Plantillas de búsquedaLas plantillas de búsqueda están disponibles sólo si su organización utiliza la opciónExtended Search y ha configurado las plantillas de búsqueda.

Esta sección consta de los siguientes temas:

• Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 78• Crear una plantilla de búsqueda, página 78• Editar una plantilla de búsqueda, página 79• Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 79• Copiar una plantilla de búsqueda, página 80

Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda

Se puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda que haya creado unusuario.

Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Seleccione la plantilla de búsqueda y seleccione Archivo > Mostrar.

3. Si se le solicitan los valores de búsqueda, indique los valores según corresponda.




Crear una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que se pueden cambiarciertos valores de búsqueda cada vez que se ejecuta. Por ejemplo, una plantilla debúsqueda podría buscar facturas con fecha de este mes, del cliente que seleccione. Puedeejecutar la plantilla de búsqueda para recuperar facturas de muchos clientes diferentes.

Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador O.


Buscar

Para crear una plantilla de búsqueda:1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedas avanzadas, página 63)

y seleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda.Debe seleccionar al menos una combinación de propiedad y valor.Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda,establezca un valor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedadsea editable más adelante en este procedimiento.


3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que estabúsqueda esté disponible para otros.

5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flechapara trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad enel cuadro Valores fijos.

6. Haga clic en Guardar.

Editar una plantilla de búsquedaPara editar una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.

2. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.

3. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccioneHacerque esta búsqueda esté disponible para otros.



Modificar la definición de una plantilla de búsquedaPara modificar la definición de una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.


Buscar

2. Haga clic con el botón derecho en la plantilla de búsqueda y seleccione Editardefinición.

3. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Introducir valores para una búsquedaavanzada, página 63.




6. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

7. Para permitir que otros usuarios puedan acceder a esta búsqueda, seleccione Hacerque esta búsqueda esté disponible para otros.



10. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.


12. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

13. Edite la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo seactualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción estávisible como una columna en el nodo Búsquedas.


Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, cuando guarda una plantilla después deuna modificación, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla.

Copiar una plantilla de búsquedaPara copiar una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas.


3. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

4. Edite la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo seactualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción estávisible como una columna en el nodo Búsquedas.


Buscar


Definir preferencias de búsquedaPara definir las preferencias de búsqueda:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Buscar.

3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estosprocedimientos:• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de

la lista de repositorios predeterminada, seleccioneMis repositorios favoritos.• Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está

visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual.• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones,

seleccione Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponiblesu Orígenes disponibles, desplácese y seleccione una ubicación específica y, acontinuación, haga clic en la flecha apropiada para agregar la ubicación. Agreguetantas ubicaciones como necesite. La ubicación puede ser un repositorio, unarchivador o una carpeta. Orígenes disponibles se muestra sólo si Digital AssetManager está configurado para buscar orígenes externos.

4. En el área Exploración inteligente, si está disponible, elija si desea agrupar losresultados de la búsqueda según unas propiedades específicas.Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para agrupar haciendo clic enEditar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables.Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados.Esta funcionalidad sólo está disponible si Digital Asset Manager incluye la opciónExtended Search y está configurado con la función de clústeres.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.Para seleccionar las columnas que se muestran en las páginas de resultados, establezcasus preferencias de columna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecenen las listas, página 19.


Buscar

Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de losclústeres de búsqueda, haga clic en Restaurar valores predeterminados.


Capítulo 4Bandeja de entrada


• Bandeja de entrada información general, página 83• Abrir tareas o notificaciones, página 84• Realizar tareas, página 84• Completar tareas, página 85• Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 86• Rechazar tareas, página 87• Delegar tareas, página 87• Repetir tareas, página 88• Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 88• Tareas de la cola de trabajos, página 89

Bandeja de entrada información generalLa bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignacioneselectrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se haproducido un evento.

Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de formaautomática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo detrabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizaruna tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea alusuario siguiente en el flujo de trabajo.

En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no sele haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, elprimer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente delas bandejas de entrada de los demás usuarios.


Bandeja de entrada

Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, comose describe en Tareas de la cola de trabajos, página 89.

Una tarea puede incluir archivos adjuntos que se le solicita que edite o revise. Losarchivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.

Abrir tareas o notificacionesPara abrir una tarea o notificación:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado:

— Realizar tareas, página 84

— Completar tareas, página 85

— Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 86

— Rechazar tareas, página 87

— Delegar tareas, página 87

— Repetir tareas, página 88

— Seleccionar tareas de la cola, página 91

Realizar tareasPara realizar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. En la ficha Información, siga este procedimiento:

a. La ficha Información puede mostrar un formulario personalizado para una tareaespecífica en su organización. De ser así, introduzca los datos adecuados. Pidalos detalles al administrador.Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario parael siguiente usuario en la tarea, haga clic en el vínculo y siga las instruccionesen la pantalla.


Bandeja de entrada

b. Para realizar operaciones en archivos anexos, emplee los procedimientosestándar para ello.

c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione losarchivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usarcuadros de diálogo de selección, página 21.

d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que suponerealizar la tarea.

3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba un comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores

Envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futurasdel flujo de trabajo.

• Sólo para los destinatarios siguientes

Envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguientetarea del flujo de trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar tareas, página 85.• Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar.

La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada másadelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completartareas, página 85.

Completar tareasAl completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo detrabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si laversión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma.


Bandeja de entrada

Para completar una tarea:1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada.


3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Elija Haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar losejecutantes.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clicen Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogode selección, página 21.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareasde reenvío siguientes.


Aceptar tareas asignadas a varios usuariosSi una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que laejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas deentrada de los demás usuarios.

Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Seleccione la tarea que desee aceptar.


4. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea, elija Cerrar.


Bandeja de entrada

• Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado:

— Realizar tareas, página 84

— Completar tareas, página 85

— Rechazar tareas, página 87

— Delegar tareas, página 87

— Repetir tareas, página 88

Rechazar tareasSi el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otropaso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, seelimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tareapuede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo.

Para rechazar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientes.

6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar tareasSi el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizaruna tarea que originariamente se le ha asignado a usted.

Para delegar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Delegar.


Bandeja de entrada

3. Si se le solicita que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:

a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegarla tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usarcuadros de diálogo de selección, página 21.


Repetir tareasSi el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo querepita una tarea que usted acaba de completar.

Para repetir una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tareay haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros dediálogo de selección, página 21.


Cambiar la disponibilidad para las tareasEn la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibirtareas.

Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. En la parte superior de la bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientesopciones:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

3. Siga uno de estos procedimientos:


Bandeja de entrada

• Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación quecambia su estado a no disponible.

• Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambiasu estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para quereciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.

Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futurasque se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas queestén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que nopermita la delegación.

Tareas de la cola de trabajosLas colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponiblesasignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una colade trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadoresasignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada pororden de prioridad. Los usuarios con la función "procesador de colas avanzado" puedenextraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sinnecesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada.

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola

Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudara gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.

Para suspender una tarea en la cola de trabajos:Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tareaauxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha paraquitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo quequita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmentela suspensión de una tarea.

1. Seleccione la tarea que desee suspender.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.

3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.

4. Haga clic en Aceptar.El estado de la tarea aparecerá como Pausado.


Bandeja de entrada

Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos:1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitarsuspensión.El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.

Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos:1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.

2. SeleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivohasta que la vuelva a asignar a otro usuario.

3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.

4. Seleccione un usuario para asignar a la tarea.


Obtener la siguiente tarea disponible de una cola detrabajos

Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tareade la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tareasiguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas.Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja deentrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace ocomplete la tarea actual.

Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecencomo no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que elgestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Usela etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja deentrada.

Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos:1. En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de

trabajos > Obtener tarea siguiente.La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja deentrada.


Bandeja de entrada

Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.

2. En Bandeja de entrada, quite la marca deObtener tarea siguiente automáticamente.

3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que noquede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.

Seleccionar tareas de la cola

Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados)tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar yobtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Colade trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajosque tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejasde entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las quepueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignadaque no requiera ninguna habilidad.

Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar lavista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que sepueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puedeoptar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que elprocesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o quele haya asignado el supervisor de la cola.

Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) nopueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya estéasignada o que haya extraído otro procesador de colas.

Para obtener una tarea sin asignar:1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en

la cola de trabajos para abrirla.

2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas lastareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea.


Bandeja de entrada

El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si seleccionasólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajaren ella inmediatamente.Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Managermediante elbotónObtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite aeste tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizandoel botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y seactualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato.


Capítulo 5Derechos de propiedad intelectual

La gestión de derechos de propiedad intelectual permite realizar el seguimiento y comunicar losderechos de propiedad intelectual asociados a muchos archivos. La gestión de derechos de propiedadintelectual de Digital Asset Manager proporciona compatibilidad básica con un modelo de derechossimple. Es posible la integración con herramientas de derechos de terceros más sofisticadas o consistemas personalizados. Por lo tanto, este capítulo sólo contiene temas para el modelo básico dederechos de propiedad intelectual incluido en Digital Asset Manager.

• Descripción general de los derechos de propiedad intelectual, página 93• Gestión de derechos de propiedad intelectual, página 94• Buscar archivos con derechos asignados, página 100• Ver el historial de uso del archivo, página 100• Utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual, página 101• Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados, página 102

Descripción general de los derechos de propiedadintelectual

Muchos usuarios de Digital Asset Manager requieren la posibilidad de comprar y venderderechos sobre medios de manera que puedan combinarlos, reutilizarlos y obtenerbeneficios en el proceso. Conocer los derechos que posee y saber las obligaciones quetiene con respecto al material que no es de su propiedad, puede ser un requisito clavepara su organización. Es posible que otras organizaciones simplemente deseen realizarel seguimiento de los derechos de propiedad intelectual asociados a los archivos. Porejemplo, algunos usuarios pueden desear realizar el seguimiento de la informaciónacerca de las imágenes que se obtienen en CD y se utilizan en su sistema DocumentumWeb Publisher. Se puede disponer de licencia del contenido sólo para un fin específicoy es necesario comunicar esta restricción a todos los usuarios posibles del contenidodentro de la organización.


Derechos de propiedad intelectual

La función de gestión de derechos de propiedad intelectual de Digital Asset Managerproporciona las funciones siguientes:• Comunica una restricción de derechos de propiedad intelectual a los usuarios de

Digital Asset Manager cuando un archivo incluye contenido del que sólo se tienelicencia para un determinado fin.

• Realiza el seguimiento de las restricciones y del uso del contenido. Los usuariospueden personalizar las restricciones o las propiedades que se pueden utilizar paraproporcionar información de uso al descargar un archivo. Algunas restricciones ypropiedades que se pueden usar son el tipo de medios donde se puede utilizar unarchivo, restricciones de circulación, restricciones geográficas, pagos de derechos deautor, restricciones contractuales, requisitos de copyright y licencia, e informaciónde origen.

• Permite que los administradores apliquen un derecho de propiedad intelectual auno o más archivos al mismo tiempo.

• Permite que los usuarios vean el historial de uso de un archivo, por ejemplo, todaslas instancias en que un archivo se ha solicitado.

El gestor de derechos es un usuario especial creado con un rol específico de configuracióny creación de derechos de propiedad intelectual en el repositorio. Todos los demásusuarios se consideran consumidores del modelo de derechos de propiedad intelectualy no tienen ningún permiso especial para cambiar dichos derechos en ningún archivo.Cualquier cambio que necesite un consumidor se debe dirigir a través del gestor dederechos, lo que facilita mediante instancias de flujo de trabajo automático.

Al iniciar sesión en Digital Asset Manager, se le mostrará una opción en el cuadro dediálogo Inicio de sesión en Confirmar derechos de propiedad intelectual asociados alos activos del repositorio actual. Al seleccionar esta opción, no aparecerán indicacionesrelacionadas con el uso cuando intente utilizar un archivo con derechos de propiedadintelectual.

Gestión de derechos de propiedad intelectualLos gestores de derechos tienen acceso exclusivo a las funciones de gestión de derechosde propiedad intelectual. Para tener acceso a la gestión de derechos de propiedadintelectual, desplácese a Gestión de derechos de DAM.

El nodoGestión de derechos de DAM contiene enlaces para ver los derechos existentes,las plantillas de derechos que se pueden utilizar para crear un nuevo derecho y la listade documentos de soporte (contratos y otros documentos en los que se detallan losderechos de propiedad intelectual).

Para utilizar las funciones de derechos de propiedad intelectual, se debe asignar almenos a un usuario el rol de dam_rm_admin.



Esta sección consta de los siguientes temas:• Crear una plantilla de derechos, página 95• Agregar documentos de soporte, página 96• Editar documentos de soporte, página 96• Ver el uso de un derecho de propiedad intelectual, página 97• Asignar derechos a archivos, página 98• Revisar los derechos asignados, página 99• Separar derechos de propiedad intelectual de un archivo, página 100

Crear una plantilla de derechos

Se puede utilizar una plantilla de derechos al asignar derechos a un archivo. Ungestor de derechos puede crear plantillas de derechos en las que los valores ya estánseleccionados y los campos están rellenados con texto. Al asignar derechos a un archivo,el gestor de derechos puede seleccionar una plantilla de derechos y modificar sólo losvalores o campos que sen necesarios para que ese archivo concreto. Si lo desea, el gestorde derechos puede optar por dejar todos los valores y campos sin modificar.

Para crear una plantilla de derechos1. Siga uno de estos procedimientos:

• Desplácese a Gestión de derechos de DAM/Plantillas de derechos y haga clicen Agregar.

• Haga clic en Archivo > Nuevo > Plantilla de derecho de IP.2. Introduzca un nombre de derechos.

Digital Asset Manager adjunta el valor introducido al nombre generadoautomáticamente mediante los valores de medios y geografía seleccionados.

3. Haga clic en Anexar documento de soporte y examine el repositorio para localizarun contrato o documento que detalle los derechos de propiedad intelectual.

4. Seleccione los valores de Tipo de medios (los tipos de medios en los que se puedeutilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo)para la plantilla.

5. Seleccione Exclusividad si el archivo es exclusivo para su organización.

6. Introduzca cualquier nota adicional para el archivo.

7. Introduzca una dirección URL externa en Información externa.




Agregar documentos de soporte

Al crear una plantilla, se pueden anexar documentos de soporte a las plantillas dederechos. Los gestores de derechos pueden importar contratos o documentos detalladosal repositorio para que puedan adjuntarse a los perfiles de derechos de propiedadintelectual asignados a archivos. Todos los documentos que se hayan anexado a unaplantilla de derechos se incluyen automáticamente en la lista Documentos de soporte. Sepuede acceder a la lista Documentos de soporte mediante un enlace directo al anexardocumentos a una plantilla de derechos.

Para agregar documentos de soporte1. Desplácese a Gestión de derechos de DAM/Documentos de soporte.

2. Haga clic en Agregar.

3. Para importar archivos individuales, haga clic en Agregar archivos, seleccione losarchivos y haga clic en Aceptar.Para agregar más archivos, repita la secuencia.


5. Si se le solicita establecer las propiedades para los archivos importados, realice loscambios según corresponda. Acepte el tipo y el formato que están asignados deforma predeterminada.

6. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado



Los archivos se importan como documentos de soporte y se pueden asociar conplantillas de derechos y derechos individuales.

Editar documentos de soporte

Los documentos de soporte de derechos de propiedad intelectual pueden necesitaractualizarse. Por ello, el gestor de derechos puede retirarlos de la lista Documentos desoporte y editarlos utilizando la aplicación apropiada.

Para editar documentos de soporte1. Desplácese a Gestión de derechos de DAM/Documentos de soporte.



2. Seleccione un documento de soporte y haga clic en Editar.El documento de soporte se extrae y se abre en una aplicación para editarlo.

3. Edite el documento según se necesite y ciérrelo.

4. En el repositorio, seleccione el documento retirado de la lista Documentos de soportey seleccione Archivo > Registrar.Para obtener información sobre cómo realizar un registro, consulte Registrararchivos, página 35.

Ver el uso de un derecho de propiedad intelectual

El nodo Derechos permite a los gestores de derechos ver todos los perfiles de derechosde propiedad intelectual y su uso actual dentro del repositorio.

El icono Activos anexados ( ) indica cuándo un perfil de derechos está actualmenteasociado con un archivo de repositorio.

Nota: El uso no se mostrará y se le presentará un cuadro de diálogo de cierre de sesión sila aplicación está configurada para que no aparezca la Información de uso.

Para ver el uso de los perfiles de derechos1. Desplácese a Gestión de derechos de DAM/Derechos.

2. Para ver todos los archivos actualmente asociados con el derecho de propiedadintelectual, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

• Seleccione el icono Activos anexados ( ) para un derecho de propiedadintelectual.

• Seleccione un derecho de propiedad intelectual y, a continuación,Mostrar >Relaciones.

La pantalla Relaciones aparece mostrando todos los archivos que están asociadosactualmente con el derecho de propiedad intelectual.

3. Para editar un derecho de propiedad intelectual:

a. Seleccione un derecho de propiedad intelectual.

b. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Los cambios afectan a todos los archivos actualmente asociados con el derecho depropiedad intelectual.



Asignar derechos a archivos

Los gestores de derechos pueden asociar los derechos con un archivo de repositoriodespués de que el archivo ya esté en el repositorio, a través del cuadro de diálogoPropiedades.

Un consumidor también puede importar archivos al repositorio y solicitar que el gestorde derechos asigne derechos a los archivos. Para obtener instrucciones sobre cómorevisar y cambiar derechos según una solicitud de un consumidor, consulte Revisar losderechos asignados, página 99.

Para asignar derechos a un archivo1. Localice y seleccione uno o más archivos en el repositorio.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. Seleccione la ficha Derechos depropiedad intelectual.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione una plantilla de derechos existente en el cuadro de lista Según.

Esto rellenará la página basándose en una plantilla de derechos, que se puedemodificar posteriormente.

• Haga clic en Crear nuevo para crear un nuevo perfil de derechos para el archivo.5. Seleccione los valores de Tipo de medios (los tipos de medios en los que se puede

utilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo)para la plantilla.

6. Introduzca un nombre de derechos. Digital Asset Manager adjunta el nombregenerado automáticamente mediante los valores de medios y geografíaseleccionados.




10. Anexar documentos de soporte. El documento de soporte puede detallar lasrestricciones de uso impuestas por un derecho de la propiedad intelectual.

11. Haga clic en Aceptar.Los valores de derechos seleccionados se utilizan para crear un nuevo objeto dederechos de propiedad intelectual, que a continuación se relaciona con los archivosseleccionados.



Revisar los derechos asignados

Los gestores de derechos pueden agregar o cambiar los derechos asignados a un archivode repositorio mediante una solicitud registrada por un consumidor.

Los consumidores inician las solicitudes de revisión de derechos, utilizando las funcionesFlujo rápido o Flujo de trabajo. Es necesario asignar el flujo rápido o flujo de trabajo alrol de usuario dam_rm_admin. La solicitud de revisión aparece en la bandeja de entradade un gestor de derechos, lo que permite revisar los derechos del archivo y aprobar lasolicitud, y modificar posteriormente los derechos del archivo, o rechazarla, y mantenerlos derechos asignados del archivo.

Para obtener más información sobre cómo se trabaja con las tareas de la bandeja deentrada, consulte Capítulo 4, Bandeja de entrada.

Para revisar los derechos asignados a un archivo1. Seleccione y vea una tarea Flujo rápido o Flujo de trabajo en su Bandeja de entrada,

donde un usuario haya solicitado una revisión de unos derechos asignados delarchivo.

2. Abra las Propiedades del archivo adjunto y seleccione la ficha Derechos depropiedad intelectual.

3. Seleccione y revise un conjunto asignado de derechos.

4. Si selecciona aceptar la solicitud, lleve a cabo una de las siguientes acciones:• Seleccione una plantilla de derechos existente en el cuadro de lista Según.

Esto rellenará la página basándose en una plantilla de derechos, que se puedemodificar posteriormente.

• Haga clic en Crear nuevo para crear un nuevo perfil de derechos para el archivo.5. Seleccione los valores de Tipo de medios (los tipos de medios en los que se puede

utilizar el archivo) y Geografía (los territorios donde se puede utilizar el archivo)para la plantilla.

6. Introduzca un nombre de derechos. Digital Asset Manager adjunta el nombregenerado automáticamente mediante los valores de medios y geografíaseleccionados.




10. Anexar un documento de soporte. El documento de soporte puede detallar lasrestricciones de uso impuestas por un derecho de la propiedad intelectual.




12. Marque la tarea como terminada.

Separar derechos de propiedad intelectual de un archivo

Si los derechos de propiedad intelectual que se han asociado con un archivo ya no seaplican al mismo, puede eliminar la asociación separándolos del archivo.

Para separar derechos de un archivo1. Localice y seleccione uno o más archivos en el repositorio con derechos.

2. Abra las Propiedades del archivo o haga clic en el icono de derechos ( ).

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades. Seleccione la ficha Derechos depropiedad intelectual si no está activa.

4. Seleccione un derecho de propiedad intelectual asociado con los archivos de la listade Derechos de propiedad intelectual existentes.

5. Haga clic en Separar derecho de IP.El perfil de derechos de propiedad intelectual se separa del archivo.

Buscar archivos con derechos asignadosEl cuadro de diálogo Búsqueda avanzada de Digital Asset Manager contiene opcionespara buscar archivos con restricciones de derechos de propiedad intelectual o sin ellas.

Para buscar archivos con derechos asignados1. En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al

icono de lupa y seleccione Avanzada.

2. En la ficha General, lleve a cabo una de las siguientes acciones:• Seleccione Restringido para buscar archivos con cualquier tipo de derechos

de propiedad intelectual asignados.• Seleccione No restringido para buscar archivos sin ningún derecho asignado.

Ver el historial de uso del archivoLos usuarios pueden acceder al historial de uso de un archivo para garantizar que unarchivo se utiliza según sus derechos de propiedad intelectual asignados.



El historial de uso enumera todos los casos en que se ha solicitado un archivo, según lainformación de uso previsto y del proyecto recopilada de un usuario cuando descargaun archivo con derechos. El historial de uso se muestra en una tabla que se rellena deacuerdo con cada derecho asignado al archivo.

Para ver el historial de uso de un archivo1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Historial.La sección Historial de uso muestra información, como el usuario, la fecha dedescarga, el nombre de proyecto y una descripción de su uso.

Utilizar un archivo con derechos de propiedadintelectual

Cuando a un archivo se le han asignado derechos de propiedad intelectual, apareceun icono de Derechos ( ) junto al archivo en la mayoría de las vistas excepto en lade miniatura.

Si tiene el permiso correcto, puede utilizar (es decir, descargar, editar y retirar) unarchivo con derechos asignados en un proyecto y aplicación adecuados. Si los derechosasignados al archivo no son adecuados para el uso previsto, puede solicitar que el gestorde derechos revise los derechos asignados al archivo y los modifique si es posible. Sitiene un permiso inadecuado para descargar el archivo, también puede enviar unasolicitud de uso al gestor de derechos.

Nota: El siguiente procedimiento es específico para descargar un archivo. Losprocedimientos de editar y retirar se realizan del mismo modo que con documentosnormales sin derechos de propiedad intelectual asignados. Además, el procedimientosupone que no ha seleccionado la opción Confirmar derechos de propiedad intelectualasociados a los activos del repositorio actual. Al seleccionar esta opción, no apareceránindicaciones relacionadas con el uso cuando intente utilizar un archivo con derechosde propiedad intelectual.

Para descargar un archivo con derechos de propiedad intelectual1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo.

2. Haga clic en Ver > Propiedades > Derechos de IP o haga clic en el icono Derechos( ).

3. Seleccione un derecho de la lista de Derechos de propiedad intelectual existentespara asegurarse de que el uso previsto corresponde a los derechos aprobados para elarchivo.



Nota: Si ninguno de los derechos de propiedad intelectual existentes satisface el usodestinado para el archivo, haga clic en Solicitar derechos. Esto inicia una solicitudde revisión de derechos para el gestor de derechos. Consulte Solicitar una revisiónde derechos de archivo asignados, página 102 para obtener ayuda para completar lasolicitud.

4. Haga clic en Descargar.Aparecerá el cuadro de diálogo Información de uso.

5. Si tiene el permiso correcto para descargar el archivo:

a. Seleccione la casilla de verificación para aceptar los términos de uso.

b. Introduzca el nombre del proyecto donde se va a utilizar el archivo

c. Introduzca una descripción de cómo se utilizará el archivo.


e. Seleccione una ubicación donde quiere colocar el archivo descargado.

f. Haga clic en Aceptar.

Nota: Si no dispone del permiso para descargar el archivo, cancele la solicitud oenvíe una solicitud de descarga al gestor de derechos de la siguiente manera:

• Introduzca el nombre del proyecto donde se va a utilizar el archivo• Introduzca una descripción de cómo se utilizará el archivo.• Haga clic en Solicitar permiso.• Haga clic en Aceptar.

Solicitar una revisión de derechos de archivoasignados

Los usuarios pueden solicitar una revisión de los derechos de propiedad intelectualasignados de un archivo si se tiene que utilizar de un modo no especificado por losderechos actuales. Cuando se solicita una revisión, se envía un flujo de trabajo desolicitud de revisión a un gestor de derechos. El gestor de derechos puede revisar losderechos asignados y aprobar o rechazar el uso. Si se negocian nuevos derechos para elarchivo, el gestor de derechos puede actualizar los asignados.

Para solicitar una revisión de los derechos asignados a un archivo1. Desplácese hasta un archivo con derechos asignados y selecciónelo.

2. Haga clic en Ver > Propiedades > Derechos de IP o haga clic en el icono Derechos( ).



3. Seleccione y revise los derechos de propiedad intelectual asignados al archivo de lalista de Derechos de propiedad intelectual existentes.

4. Si ninguno de los derechos disponibles satisface el uso previsto para los archivos,haga clic en Solicitar derechos.Aparecerá el cuadro de diálogo Información de uso.

5. Introduzca el nombre del proyecto donde se va a utilizar el archivo y una descripciónde cómo se va a utilizar.

6. Haga clic en Solicitar derechos.

7. Haga clic en Aceptar.Se inicia un flujo de trabajo para solicitar el uso para el archivo. Se envía un tíquetde revisión a un gestor de derechos (esto es, los usuarios están asignados al roldam_rm_admin.


Capítulo 6Flujos de trabajo y flujos rápidos


• Iniciar un flujo de trabajo, página 105• Enviar flujos rápidos, página 107• Ver flujos de trabajo, página 108• Pausar flujos de trabajo, página 109• Reanudar flujos de trabajo pausados, página 109• Detener un flujo de trabajo, página 109• Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo,

página 110• Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 110• Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 111• Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 111• Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 112• Crear plantillas de flujo de trabajo, página 112

Iniciar un flujo de trabajoUn flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entreindividuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuariouna tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, que el sistema realiza, como laejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración deflujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos anuevos estados del ciclo de vida.

Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo


Flujos de trabajo y flujos rápidos

simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puedepermitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuarioque acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entradade los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar siya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran enun estado avanzado del ciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en variosidiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyoidioma coincida con el de ese usuario.

Para iniciar flujos de trabajo:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajoen primer lugar, haga clic en Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio.

• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos,desplácese hasta los archivos, selecciónelos y haga clic en Herramientas > Flujode trabajo > Iniciar anexos.

2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.


4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba unnombre para el flujo de trabajo.

5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en Agregar.

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Eldesplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se llevaa cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregarlos archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamenteobjetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, enfunción de lo que aparezca.



b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario seeliminará automáticamente.

7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios ogrupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará latarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usarcuadros de diálogo de selección, página 21.

8. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguientetarea asignada del flujo de trabajo.



Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía unflujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez opor orden.

Para enviar un flujo rápido:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido.



3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, hagaclic en Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clicen Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo deselección, página 21.

4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.


Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Misflujos de trabajo. En este tema se describen ambos métodos.

Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clicen Editar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles.

2. Para ver más información acerca de un flujo de trabajo, selecciónelo y, a continuación,elija una de estas opciones:• Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de

trabajo > Ver detalles > Asignar.• Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de

trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccioneel filtro adecuado en la parte superior de la página.

• Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas >Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría.

Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.

Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los queposeen los grupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que poseeun grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informesde flujo de trabajo, página 108.



2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar.

Pausar flujos de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirloposteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar laplantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo paracontinuar desde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar un flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo

Sugerencia: como alternativa, puede seleccionarHerramientas > Flujo de trabajo >Mis flujos de trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujo de trabajo.

4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar.

Reanudar flujos de trabajo pausadosAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujosde trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo



3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujo de trabajo.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Detener un flujo de trabajoPuede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajodetenido no puede reiniciarse.



Para detener un flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo

Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo >Mis flujos de trabajo.


3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Detener flujo de trabajo.

4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista deflujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará.

5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Enviar por correo electrónico el supervisor del flujode trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo

Para enviar por correo electrónico al supervisor del flujo de trabajo o a unejecutante del flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo


2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione una de las siguientes opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Supervisor de correo electrónico• Herramientas > Flujo de trabajo > Ejecutantes de correo electrónicoSu aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones decorreo electrónico rellenadas.

4. Escriba el mensaje y envíelo.

Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajoSi es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática hafallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos.

Para reintentar una tarea automática fallida:1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Volver a ejecutar.




Para completar una tarea automática fallida:1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Completar.


Cambiar el supervisor del flujo de trabajoCada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausaro detener un flujo de trabajo activo.

Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.


Guardar información del flujo de trabajo como unahoja de cálculo de Microsoft Excel

La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Digital AssetManager que tenga su organización.

Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo deMicrosoft Excel:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Haga clic en Guardar informe.

3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.




Ver informes agregados del rendimiento del flujode trabajo

Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin.

Para ver informes históricos:1. Seleccione una de las siguientes opciones:

• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico> Proceso• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Usuario

2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee paraejecutar el informe.

3. Haga clic en Ejecutar.

4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe.

5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario.

6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar.

Crear plantillas de flujo de trabajoPara crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantillade flujo de trabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicaciónpara obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo.


Capítulo 7Colas de trabajos

Las colas de trabajos guardan las tareas que pueden realizar los usuarios disponibles de undeterminado grupo.


• Descripción general de la cola de trabajos, página 113• Configurar nuevas colas de trabajos, página 116• Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 116• Introducción a las políticas de colas de trabajos, página 120• Definir categorías de colas, página 124• Definir colas de trabajos, página 125• Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 127• Gestionar procesadores de colas de trabajos, página 128• Supervisar colas de trabajos, página 132

Descripción general de la cola de trabajosUna cola de trabajos aumenta la eficacia de un flujo de trabajo en situaciones en las queel volumen de tareas es elevado y la necesidad de procesarlas con rapidez es importante.Las colas de trabajos son idóneas, por ejemplo, para modelos empresariales como uncentro de procesamiento de préstamos que cuente con aplicaciones para diversos tipos depréstamos con requisitos de procesamiento diferentes. Puede crear colas para distintospropósitos y organizarlas en categorías, lo que le permitirá gestionar y equilibrar lacarga de trabajo en su organización.

Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponiblesasignados a una cola. La lista de procesadores se define en la plantilla de procesomediante Business Process Manager. Cuando la tarea llega al sistema, el servidorla asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de latarea. Los procesadores asignados para trabajar en dicha cola reciben las tareas en


Colas de trabajos

sus bandejas de entrada por orden de prioridad, o bien el gestor de la cola asignamanualmente el elemento a un determinado usuario. Los procesadores con el rolqueue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraerelementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a quese les asignen en sus bandejas de entrada.

Para obtener más información sobre el uso de las bandejas de entrada, consulte Capítulo4, Bandeja de entrada.

Roles de colas de trabajos

En el contexto de las colas de trabajos, los usuarios se conocen como procesadores. Losprocesadores pueden tener dos roles: queue_processor y queue_advance_processor.Ambos roles reciben tareas en sus bandejas de entrada que les ha asignado el supervisorde la cola o el propio sistema basándose en su perfil de habilidades. Los usuarios con elrol queue_advance_processor no seleccionan las tareas con las que trabajan. Disponende una opción para que el sistema les envíe automáticamente una nueva tarea cuandosu cola esté vacía, o bien pueden solicitar la siguiente tarea de forma manual medianteuna opción de menú. La aplicación asignará al procesador la siguiente tarea de mayorprioridad de entre las colas de trabajos a las que pertenece.

El rol queue_advance_processor es un rol adicional que permite a ese usuario seleccionartareas concretas en las colas de trabajos a las que pertenece, en lugar de tener que esperara que el sistema o el gestor de la cola se las asigne.

Para obtener información sobre cómo obtener una tarea, consulte Seleccionar tareas de lacola, página 91 y Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola, página 136.

Hay dos roles con privilegios y acceso a las funciones de gestión de una cola de trabajo:queue_admin y queue_manager.

Los gestores de la cola supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que se debanrealizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignarperfiles de habilidades a procesadores de colas de trabajos individuales.

El administrador de la cola es el encargado de crearla, de asignar procesadores paraque trabajen con las tareas y de definir los perfiles de habilidades que permiten a laaplicación asignar tareas al procesador adecuado, y puede agregar, editar o asignarperfiles de habilidades a los procesadores de colas de trabajos individuales.

Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para verlas tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estadode las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles descritosen la Tabla 9, página 115.


Colas de trabajos

Tabla 9. Roles de usuario para colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas decolas. Los miembros del rol queue_admin(administradores de colas) no tienenel rol de administrador de formapredeterminada.

Los administradores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.

Queue_manager Supervisa las colas de trabajos y asignaroles a las colas y usuarios para quetrabajen con los elementos que contienen.Los usuarios con este rol pueden volver aasignar tareas y suspenderlas.

Los gestores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.

Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignadoel sistema de una o más bandejas deentrada de la cola de trabajos. Losprocesadores de colas pueden solicitartrabajos, suspender y quitar la suspensiónde trabajos, completar trabajos y reasignarsu trabajo a otros.

Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignadoel sistema de una o más bandejas deentrada de la cola de trabajos. Además,selecciona las tareas con las que va atrabajar de una o más bandejas de entradade la cola de trabajos.

Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajohistóricos desde el menú Flujo de trabajo.


Colas de trabajos

Configurar nuevas colas de trabajosPara configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden quese indica a continuación:

• Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo.

El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómoconfigurar usuarios y grupos.

• Configure la coincidencia de asignación de trabajo.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 116 proporcionainformación detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo.

• Cree las políticas de colas que necesitará para la cola.

Introducción a las políticas de colas de trabajos, página 120 proporciona másinformación específica sobre políticas de colas.

• Cree las categorías de colas.

Definir categorías de colas, página 124 explica cómo crear categorías de colas.• Cree la cola de trabajos.

Definir colas de trabajos, página 125 proporciona más características específicassobre cómo definir las colas de trabajo.

• Cree políticas de anulación.

Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 127 explica el pasoopcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos.

• Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en BusinessProcess Manager.

Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificaciónpara delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcadaen la definición de la actividad.

Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guíadel usuario de Business Process Manager.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajoCuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los losfiltros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidadeso los atributos que son necesarios para procesar tareas en la cola de trabajos. El filtro decoincidencia de asignación de trabajo enumera las capacidades, los atributos o la experienciaque se requieren para ejecutar tareas en una cola. El perfil de procesador, por su parte,


Colas de trabajos

enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colas de trabajos.Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asigna una tarea,el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia de asignaciónde trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o los atributos que seprecisan para trabajar en una tarea concreta.

Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola,cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidadesde las que disponga.

Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elementopara una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que sehan definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en laplantilla correspondiente en Business Process Manager. (Una vez que se crea la tarea,no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas.) El sistema compara lashabilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la colade trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente yAsignar tarea.

Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador depréstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos,préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamospara vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación dehabilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidadpara un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos aloan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesadorintenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamospara vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinadaasociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Yun procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos.

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso

Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona elnombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la fichaEjecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignara los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega ala tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesadorcomo su posible ejecutante.

Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades.


Colas de trabajos

Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo

Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones dehabilidad que permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea enfunción de las habilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con lasque cuenta el procesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores dehabilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que elsistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con las habilidadesque se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado.

La plantilla de proceso en Business Process Manager también debe tener estashabilidades definidas para la tarea.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar omodificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager(gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.

Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de

habilidad de la cola de trabajos.• Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece

al hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, acontinuación, elijaMostrar > Propiedades > Información

3. Escribe un nombre para el filtro.

4. Escriba una descripción para el filtro.

5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadrode lista Tipo de datos.Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble.El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparacióndisponible en el cuadro de lista Operador de comparación.

6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.

7. Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación y una etiqueta devisualización según el tipo de datos que haya seleccionado.Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamoconvencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamoconvencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización.


Colas de trabajos

8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario paradefinir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.

9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtropara permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada con este filtro.Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamosinmobiliarios como préstamos para vehículos.


Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo auna cola de trabajos

Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajospara definir el conjunto de habilidades de la cola y de sus procesadores. Todos losprocesadores deben tener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtronuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistemale solicita que defina las habilidades relacionadas para cada procesador de la cola.

Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dichahabilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.

Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola detrabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos y seleccione una cola de trabajos.

2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elijaMostrar> Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola detrabajos.

3. Haga clic en Agregar en Filtros de coincidencia de asignación de trabajo.

4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.

5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección decontenido de la página.

6. Haga clic en Aceptar .El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuariosde la cola.

7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente.Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos.

8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.


Colas de trabajos

Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola detrabajos:1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.


3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro queesté relacionado con las habilidades que se cambiarán.

4. Haga clic en Quitar.

5. Haga clic en Aceptar.Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminanautomáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para losusuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservaránhasta que se eliminen en la página de perfil de propiedades del procesador de cadaprocesador.

Introducción a las políticas de colas de trabajosUna política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizarun seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistemaasignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valoresdistintos que el usuario configura en la política.

La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros degestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elementollega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola detrabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicialal elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedadeleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabajacon la tarea.

También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para elgestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuandoun determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos.

Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tareacon la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute eltrabajo de aumento de antigüedad.

Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controlesde calidad.


Colas de trabajos

Introducción los procesos de asignación de prioridad y deaumento de antigüedad de tareas

En la mayoría de procesadores de colas, los elementos de trabajo aparecen en la bandejade entrada según la prioridad: los elementos con la prioridad más alta se asignan paraque se trabaje con ellos antes que con los elementos de trabajo con una prioridad menor.La configuración de asignación de prioridad y de aumento de antigüedad son elementosesenciales en el procesamiento de tareas de la cola de trabajos. Cuando el sistema crea unnuevo elemento de trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de la cola detrabajos y busca la lógica para permitirle asignar una prioridad inicial al elemento. Unavez que la tarea esté en la cola, el trabajo de aumento de antigüedad eleva la prioridad dela tarea en función de otra lógica, que mueve la tarea a un puesto más alto en la bandejade entrada hasta que se trabaje con ella. La escalada de prioridad puede desencadenarque el administrador de la cola redistribuya tareas o vuelva a asignar recursos entrelas colas de trabajos.

El nivel de prioridad de cada tarea aparece al principio y se puede definir la velocidad ala que aumenta su prioridad tanto en la política de la cola de trabajos como en la plantillade actividad de la tarea. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevastareas de una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con unaprioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuaciónsiempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará porun factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea hapermanecido en la cola y el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces,aumentando la prioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, porlo que el sistema envía una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo quela tarea ha superado su prioridad máxima y necesita asistencia.

Al utilizar una política de colas de trabajos, el administrador o el gestor de la colapueden especificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje a los queaumenta en función de los diferentes valores que configura en la política. Si desea unperfil de inicio y de aumento de antigüedad más complejo, puede utilizar DocumentumApplication Builder para crear un módulo de prioridad que contenga una lógica paracalcular y actualizar de forma dinámica la prioridad en función de los datos del procesou otros atributos pertenecientes al proceso. Se puede asociar un módulo de prioridadcon una política de la cola de trabajos o una plantilla de actividad de Process Builder.

Configurar la prioridad dinámica y la lógica del aumento de antigüedadde las tareas

Es posible que haya situaciones en las que haya que calcular de forma dinámica laprioridad inicial y la cantidad en la que aumenta esa prioridad. En estos casos, crea un


Colas de trabajos

módulo de prioridad que el sistema utiliza en vez de la política de la cola de trabajos paraestablecer la prioridad y la lógica de aumento de antigüedad. Se puede seleccionarun módulo de prioridad al crear la política de la cola de trabajos. La Guía del usuariode Documentum Process Builder ofrece información sobre la creación de un módulo deprioridad.

Se pueden utilizar los datos del proceso para establecer la prioridad inicial y aumentar laprioridad en función de los valores en el flujo de trabajo. Por ejemplo, si una aplicaciónde préstamos que pertenece a un cliente preferido viene a través de una cola de trabajos,se puede colocar inmediatamente en un valor de prioridad mayor que el de unaaplicación de préstamos de otros clientes. Además, si el pedido de préstamo es por unacantidad más grande o procede de un agente de préstamos preferido, entonces se puedeaumentar la prioridad en un valor mayor, asegurándose de que se avise al supervisor dela cola si no se realiza la tarea en un periodo de tiempo específico. Este tipo de lógicapuede ser especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca lafecha límite u otras restricciones temporales. La prioridad aumenta con mayor rapidezal acercarse la fecha límite, de forma que empuja la tarea al principio de la cola con unvalor mayor.

Crear o modificar políticas de colas

Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulacióncon un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esapolítica de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento.

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de colas..

Para crear o modificar una política de cola de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas

> Políticas de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editaruna política existente.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola

de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y haga clic en Mostrar >

Propiedades > Información.

Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombrepermanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es precisoque elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre.

4. Escriba un nombre para la política.


Colas de trabajos

5. Defina la siguiente configuración:• Umbral

El número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíennotificaciones al gestor de la cola advirtiéndole de que su número es elevado.Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajodm_QmThresholdNotification.

El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y definequién recibe las notificaciones.

• Prioridad máxima

Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envíannotificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tareaimportante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenancuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmPriorityNotification.

• Prioridad inicial

El nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando lacola de trabajo utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la colasin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campoAumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.

• Aumentar prioridad

El valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridad de lastareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta eltrabajo de caducidad.

• Calcule las prioridades de forma dinámica

Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial yaumentarla cuando se ejecuta un trabajo de aumento de antigüedad, activela casilla de verificación y elija un módulo de prioridad del cuadro de lista.Configurar la prioridad dinámica y la lógica del aumento de antigüedad de lastareas, página 121 ofrece más información sobre módulos de prioridad.

• Control de calidad porcentual

El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento detrabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. EnDecisión de repasar tarea de la cola de Business Process Manager se usa laconfiguración del control de calidad porcentual para determinar si el elementode trabajo se distribuye para un control de calidad.



Colas de trabajos

Para eliminar una política de colas de trabajos:1. Seleccione la política de colas que desea eliminar.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementosde trabajo, el sistema no la eliminará.


Definir categorías de colasLas categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos.Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial;de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajosen una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos sedeben crear antes que las colas de trabajos relacionadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden crear y editar categorías.

Para crear una categoría de colas:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Para anidar la nueva categoría en otra existente, desplácese hasta dicha categoría.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.


Para eliminar una categoría de colas:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistemano la eliminará.



Colas de trabajos

Definir colas de trabajosLas colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas detrabajos. Antes de crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar unacategoría de cola y una política de cola. Definir categorías de colas, página 124 yIntroducción a las políticas de colas de trabajos, página 120 proporcionan informaciónmás específica sobre estos temas.

Los usuarios con el rol de queue_manager y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nuevacola de trabajos.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos.El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva cola de trabajos en minúsculas. No utilice comillas enel nombre de la cola de trabajo.

5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.

7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola.La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura enla página, salvo para el nombre del gestor de políticas.

8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar.El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.

9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregarpara seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistemautiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola.El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicaspara aplicar a la cola de trabajos.

10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en laflecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenidode la página.



Colas de trabajos

12. Asigne procesadores a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadoresasignados.

13. Seleccione los procesadores que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en laflecha para agregar para mover los procesadores al área de selección de contenido dela página. Sólo los usuarios con roles queue_processor y queue_advance_processoraparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuariosproporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos.

14. Haga clic en Aceptar .El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer lascoincidencias entre las asignaciones de trabajo y procesadores individuales.

15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguientetras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno.

16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los procesadores asignadostengan sus habilidades seleccionadas.

De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.

Para mover una cola de trabajos a otra categoría:1. Seleccione la cola de trabajo.


3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos.

4. Seleccione Editar > Mover.

Para eliminar una cola de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar.

3. Seleccione la cola de trabajo.

4. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo,el sistema no la eliminará.

5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos.Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que estárelacionada.


Colas de trabajos

Definir políticas de anulación de colas de trabajosUna política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación deprioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedadesy el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplearcuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes sedistribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentesde productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos deaumento de antigüedad.

Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a una actividad,define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea queel sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas característicasasociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos paradefinir las propiedades del elemento de trabajo.

Los usuarios con el rol de queue_admin pueden crear o modificar políticas de anulaciónde colas..

Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas

> Políticas de anulación.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo >

Política de anulación de la cola de trabajos.• Para editar una política de anulación existente, selecciónela y haga clic en

Mostrar > Propiedades > Información.3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación.

Una vez que se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace desólo lectura.

4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos,donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política.

5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas deanulación.


7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clicen Quitar.



Colas de trabajos

Gestionar procesadores de colas de trabajosLos procesadores de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desdeMonitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría estáabierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios ygrupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidadde un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento esdemasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más procesadores auna cola.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar usuarios ygrupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:1. Haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de

colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione Archivo > Agregar miembro.

5. Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estarasignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor(procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista.


7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia deasignación de trabajo.


Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.


Colas de trabajos

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de

trabajos > Colas de trabajos.



4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo > Quitar miembro.

6. Haga clic en Continuar.

7. Haga clic en Aceptar.Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en subandeja de entrada hasta que se completa.

Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignaciónde trabajo

Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades,los atributos o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles dehabilidades para hacer coincidir un procesador con una tarea según las habilidades o losatributos que se requieren para realizarla.

El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidadesrelacionados con procesadores de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas detrabajos de un procesador mediante un perfil.

Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando seagregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Trasagregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfilde procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto dehabilidades. Los perfiles de habilidades no están definidos para grupos.

Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, elsistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador.

Consulte Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos,página 119 para obtener más información sobre la actualización de habilidades para losusuarios cuando se agregan filtros a una cola.

Para agregar habilidades a un perfil de procesador:1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos

métodos:


Colas de trabajos

• Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.

• O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de lacola número usuarios en la columna Usuarios activos.

• O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en elenlace de la cola los usuarios en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfildel usuario, seleccione Propiedades desde el menú que aparece al hacer clic conel botón derecho del ratón, o seleccioneMostrar > Propiedades > Información

La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas:Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o elnombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador.O bien, seleccioneMostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácesehasta el nombre del procesador.

3. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información o seleccionePropiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho.Aparecerá la página Perfil del procesador.

4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic enAgregar.

5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista.Digital Asset Manager muestra las habilidades relacionadas con ese filtro.

6. Seleccione los valores apropiados para el procesador.


Para cambiar habilidades de un procesador:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y seleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtroque esté relacionado con las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Editar.También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador.



Colas de trabajos

Para eliminar habilidades de un procesador:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y seleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtroque esté relacionado con las habilidades que desea eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

5. Haga clic en Aceptar.Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concretode habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.

Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos

El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según losniveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar unahabilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajosque le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colasasignadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario.

Para actualizar un perfil de procesador:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de

trabajos > Colas de trabajos.



4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú queaparece al hacer clic con el botón derecho.La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario,además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.

6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en latabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo.


Colas de trabajos

La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y uncuadro de lista de los filtros asociados a las colas de trabajos asignadas.

7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.

8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.


Supervisar colas de trabajosAunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desdesus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panelde mandos para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver elestado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política,la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el númerode usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad superael nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la filacorrespondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita.

Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionardistintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puedeelegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en elicono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee.

Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso,seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. Tambiénpuede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionandoMis colas de trabajos. La opciónMostrar descendientes permite ver todas las colas detrabajos anidadas en las categorías.

Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro delista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuarioestarán disponibles para su selección.

Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:1. Desplácese hastaMonitor de colas de trabajos.

2. Haga clic enMis categorías.

3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregarcon el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página.

4. Haga clic en Aceptar .


Colas de trabajos

Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va atrabajar:Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de losprocesadores o grupos asociados a sus colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento.

1. AbraMonitor de colas de trabajos.Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos yseleccionar una cola de trabajos.


3. Seleccione el usuario o grupo.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo.El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene.

Para controlar y actualizar colas de trabajos activas:1. Siga uno de estos procedimientos:

• En el panel de árbol, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos .• Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de

colas de trabajos .2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.

Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (dondenúmero es el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado,

página 134• Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 134• Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 135• Suspender una tarea de cola de trabajos, página 135• Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 136• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 128• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 128• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página

129• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 131


Colas de trabajos

Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a unusuario determinado

Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hacecoincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevoejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá quetenga lugar la reasignación.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden asignar una tarea deuna cola de trabajos a un usuario determinado.

Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.


4. Seleccione una de las siguientes opciones:• Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija

Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar• Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas >

Administración de colas de trabajos > ReasignarSugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.


Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos deun usuario

Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otroquitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a lacola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden quitar la asignaciónde una tarea de cola de trabajos de un usuario.

Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.



Colas de trabajos

3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.

4. SeleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.

Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos

Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de unacola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidadesde la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas sepueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesariaspara la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región oriental ypréstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región oriental, región sur y préstamo"jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente.

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden mover una tarea deuna cola de trabajos a otra cola de trabajos.

Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de latarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos deun usuario, página 134.

Para mover una tarea de una cola a otra:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.



4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola.

5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas.


Suspender una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden suspender una tareay especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. la aplicación reanuda latarea de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.



Colas de trabajos


4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tareaautomáticamente.

Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol de queue_admin o queue_manager pueden eliminar la suspensiónde una tarea de cola de trabajos suspendida.

Para quitar la suspensión de una tarea:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.


3. Seleccione una o más tareas suspendidas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitarsuspensión.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

Permitir que los procesadores seleccionen tareas de la cola

Los procesadores a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadoresde colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con lasque pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los procesadorescon el rol queue_advance_processor tienen el nodo Cola de trabajos adicional en elárbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas comoBandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola detrabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según suconjunto de habilidades.

Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente enTask Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que elsistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga,debe cambiar la etiqueta <openTaskManager>true</openTaskManager> en el archivopullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener la tarea, perodeberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos.


Colas de trabajos

Consulte Seleccionar tareas de la cola, página 91 para obtener más información sobrecómo extraen los procesadores las tareas de las colas.

Crear calendarios empresarialesLos procesadores de varias regiones o las unidades empresariales de su organización sepueden ajustar a horas y programas de trabajo diferentes. Para habilitar temporizadoresde flujo de trabajo para utilizar las horas de trabajo reales y días festivos, puede crearcalendarios de empresa personalizados que reflejen estos diferentes programas detrabajo. Todos los temporizadores que utilicen días y horas de trabajo utilizarán elcalendario empresarial asociado a la plantilla de proceso.

Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios basadosen programas de trabajo regionales, vacaciones específicas del país u otras limitacionestemporales exclusivas. Un diseñador de procesos puede utilizar la aplicación ProcessBuilder para seleccionar un calendario específico para un proceso entero o una actividadespecífica. De este modo, los temporizadores se calculan según las horas de trabajo reales.

Al crear un calendario nuevo, puede seleccionar uno ya existente y utilizarlo como basepara crear otro calendario y hacer las modificaciones necesarias al nuevo.

También puede crear periodos de tiempo diferentes en un calendario para facilitar laadministración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para2008 y 2009. El calendario puede tener dos periodos de tiempo diferentes en la fichaPeriodos: un periodo de tiempo en 2008 y otro en 2009. Se puede editar cada periodo detiempo por separado y puede tener sus propias horas de inicio y fin, días laborables yno laborables.

Nota: Si edita un calendario que se está utilizando en un flujo de trabajo en ejecucióno pausa, las fechas de caducidad del temporizador se recalculan según el calendariomodificado.

Para crear un nuevo calendario:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.

Aparece la página Calendarios con una lista de calendarios existentes en elrepositorio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario empresarial.

3. Para basar el nuevo calendario en uno ya existente, seleccione el nombre delcalendario de la lista Calendario base.El valor predeterminado es Ninguno.Si se está utilizando el calendario en un proceso, el sistema muestra el nombre delproceso en la lista Procesos.


Colas de trabajos

4. Escriba un nombre y una descripción del calendario.

5. Haga clic en Siguiente para que aparezca la página Periodos donde va a crearperiodos de tiempo separados.

6. Escriba un nombre para el grupo.

7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento.

8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días quecorresponden a la categoría de días laborables.Seleccione Utilizar el mismo tiempo para todos los días marcados para establecerun tiempo para uno de los días laborables y utilizarlo para los días seleccionados.

9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo del control decalendario emergente y haga clic en Agregar.La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha,selecciónela en la lista y haga clic en el enlace para editar o eliminar.

10. Haga clic en Siguiente para que aparezca la ficha Detalles y la lista de eventosasociados con el calendario.En la ficha Detalles, puede agregar, editar y eliminar eventos.

11. Haga clic en Siguiente para ver la ficha Permisos.Utilice esta ficha para gestionar los permisos del calendario empresarial. Crearo editar un conjunto de permisos, página 285 ofrece detalles sobre los conjuntosde permisos.

12. Haga clic en Terminar.El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar.

Para eliminar un calendario:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.

Aparece la página Calendarios con una lista de calendarios existentes en elrepositorio.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el calendario y seleccione Eliminar.

Nota: El sistema no eliminará un calendario si se hace referencia a él en algunadefinición de procesos.


Capítulo 8Ciclos de vida


• Ver ciclos de vida, página 139• Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 140• Quitar ciclos de vida de archivos, página 141• Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 141• Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 141• Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 141• Reanudar archivos suspendidos, página 142

Ver ciclos de vidaTodos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia deestados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente,a la aprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursoshumanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para queel archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina elestado del archivo en cada punto del proceso.

Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra laspropiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puedeasignar el ciclo de vida a través de las propiedades.

También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar elarchivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción demenú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estadodel ciclo de vida inicial para el archivo.

Puede avanzar manualmente un archivo a través de su ciclo de vida seleccionandoel archivo y utilizando la opción de menú Promover o Digital Asset Manager puedeavanzar un archivo a través de su ciclo de vida basado automáticamente en condiciones


Ciclos de vida

especificadas en la definición del ciclo de vida. También puede devolver un archivo a unestado del ciclo de vida anterior.

Consulte Tabla 10, página 140 para obtener las descripciones de los estados de ciclode vida.

Tabla 10. Estados del ciclo de vida comunes

Estado Descripción

Trabajo en curso El archivo está en modo borrador orevisión.

En prueba El archivo esta completo y preparadopara realizar pruebas. De formapredeterminada, no puede editar ningúnarchivo que esté en este estado.

Asignar un ciclo de vida a un archivoPara asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.

3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente:

a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.

b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar elestado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que deseacolocar el archivo.

c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar unconjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo devida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivosegún se mueve a través de su ciclo de vida.

d. Haga clic en Aceptar.Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos losarchivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado aarchivos ya creados a partir de la plantilla.


Ciclos de vida

Quitar ciclos de vida de archivosPara quitar un ciclo de vida de un archivo:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Quitar.

Promover archivos al siguiente estado del ciclode vida

Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.

3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados.

Devolver archivos al estado anterior del ciclo devida

Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Suspender archivos del estado actual del ciclode vida

La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.


Ciclos de vida

Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.

3. Haga clic en Suspender.

Reanudar archivos suspendidosPara reanudar un archivo suspendido:1. Desplácese al archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar.

3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado.

4. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 9Colaborar con otros usuarios


• Información general de Documentum Collaborative Services (DCS), página 143• Usar el editor de texto enriquecido, página 146• Trabajar con discusiones, página 147• Trabajar con notas, página 150• Trabajar con carpetas contextuales y archivadores, página 151• Trabajar con calendarios, página 153• Trabajar con tablas de datos, página 160• Trabajar con salas, página 165• Gestionar pertenencias a salas, página 173• Administrar usuarios sin la función de administrador, página 176

Información general de Documentum CollaborativeServices (DCS)

Documentum Collaborative Services (DCS) apoya y mejora el modo en que los grupostrabajan juntos en relación con el contenido (como documentos y archivos de mediosenriquecidos) y procesos (ciclos de vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataformaDocumentum permite acceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de formarápida y fácil, DCS refuerza y mejora la calidad del trabajo en equipo que se exige enestos intercambios de información. Con DCS, el repositorio de la empresa se convierte enun lugar para trabajar, no solamente donde se coloca el trabajo.

Nota: los miembros de un repositorio utilizan DCS en el contexto de las aplicacionesWDK, como Digital Asset Manager. DCS es compatible con las mismas plataformasy entornos que las aplicaciones.


Colaborar con otros usuarios

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en formato electrónico que permiten unacolaboración informal o espontánea en torno a elementos individuales del repositorio.Por ejemplo, el equipo de producción de un sitio Web puede organizar hilos de discusiónpara compartir observaciones sobre un contenido concreto antes de su publicación. Losequipos de desarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas,debatir los problemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar,eliminar y responder a los comentarios en las discusiones. La mayor parte de los objetosen Digital Asset Manager pueden tener discusiones asociadas a ellos.

Notas

Las notas son documentos simples que ocupan poco espacio y pueden tener discusionesincorporadas y poseer contenido en texto enriquecido. La utilización de notas permiteevitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación para llevar a cabocolaboraciones basadas en texto.

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas y los archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorios estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales ydiscusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresarel contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha informacióncontextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc.Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, sonfáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todaslas descripciones y discusiones del repositorio.

Calendarios

Los calendarios DCS permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos.Como los calendarios admiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambiode datos de calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos decolaboración distribuidos.



Tablas de datos

Las tablas de datos de DCS son una manera conveniente de crear y gestionar coleccionesestructuradas de datos similares como listas de problemas, tareas, hitos y contactos. Lainformación de una tabla de datos se organiza como una serie de entradas (o registros, ofilas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, quedescribe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos.

Editor de texto enriquecido

El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, incluirle imágenes ehipervínculos y comprobar la ortografía. El editor de texto enriquecido está disponible alcrear, editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y al escribir descripcionesopcionales para objetos del contenedor de su repositorio, incluidos carpetas, calendarios,tablas de datos y salas.

Salas

Con DCS, el repositorio puede incluir espacios de trabajo virtuales, denominados salas,donde el grupo puede interactuar. Las salas tienen miembros (un conjunto definido deusuarios de repositorios), y la pertenencia está asociada a los procesos y el contenido deuna sala. Los objetos que pertenecen a una sala (creados, copiados o desplazados haciaella) disponen de conjuntos de permisos controlados por la sala, y los usuarios queno sean miembros no pueden acceder a ellos. Tales objetos son gobernados por la sala.Puede estructurar las salas según las funciones de organización asociadas a programas,proyectos o procesos empresariales.

Administradores de usuarios

Los proyectos de colaboración comprometen a veces a los usuarios de repositorio quetrabajan con usuarios externos como clientes, interventores o proveedores. Los usuariosexternos no tienen normalmente las cuentas de usuario administradas centralmente en elrepositorio, como hacen los usuarios de LDAP, por ejemplo. Tales grupos mixtos realizana menudo el trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse de pertenecer ala misma sala de DCS. Para tratar estos casos, DCS permite a los administradores delsistema delegar algunas tareas de gestión del usuario a los usuarios no administradoresasignándoles el rol de administrador de usuarios. Los administradores de usuarios



pueden crear nuevos usuarios, ocultar ciertos usuarios de listas de usuarios delrepositorio y restringir el acceso de los usuarios a áreas de contenido específico.

Las funciones de administrador de usuarios afectan a todos los contextos que admiteDCS, incluidas las aplicaciones WDK.

Usar el editor de texto enriquecidoEl editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que se utiliza para creary editar texto enriquecido en descripciones de comentarios, notas y carpetas. Incluyecontroles de formato de texto estándar (como fuente, tamaño, negrita, alineación detexto, etc.), así como herramientas para comprobar la ortografía, crear hipervínculos enlínea y agregar gráficos al texto.

Para agregar contenido al editor de texto enriquecido, escriba, pegue o arrastre y coloqueuna selección de texto enriquecido de otra aplicación de cliente, de otro editor de textoenriquecido o dentro del mismo editor (esta selección puede incluir imágenes).

Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega enéste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente.En general, el editor muestra cualquier contenido HTML reconocido por el exploradorWeb. Por ejemplo, una selección de un explorador Web que contenga una tabla HTMLaparecerá como tal al pegarla en el editor de texto enriquecido. En este caso, puede editarel texto dentro de las celdas de la tabla, pero no la tabla en sí.

El icono da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer,eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, hay disponibles opcionesadicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos.

Para agregar gráficos, haga clic en . Se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen, elcual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp, .gif, .jpeg o .pnga la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición.

Para crear hipervínculos, haga clic en . Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace.Defina el título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlace enuna nueva ventana.

En Microsoft Windows, con el corrector ortográfico de Microsoft Word instalado, haga

clic en para revisar la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento).Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta, ésta seseleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogo Comprobarortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiar con la alternativasugerida en el cuadro Por. Puede editar el texto en el cuadro Por o seleccionar unapalabra de la lista. Los comandos ortográficos son los siguientes:



• Cambiar

Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadro A.• Cambiar todo

Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.• Omitir

No cambia la palabra seleccionada.• Omitir todo

Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.• Agregar al diccionario

Agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizado para comprobar la ortografía.

Trabajar con discusionesUna discusión se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serie consecutivade comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezcla de ambas.

Las discusiones están normalmente relacionadas con los objetos padre (documentos oarchivos de medios enriquecidos). Si Digital Asset Manager dispone de una página parael padre (una carpeta o nota), la discusión está normalmente incrustada en dicha página.En caso contrario, la discusión tiene su propia página independiente.

A diferencia de otros elementos de repositorio, no se puede retirar una discusión ni crearversiones de ella y tampoco pueden existir varias copias de una discusión. Una discusiónrelacionada con un objeto padre no se puede seleccionar ni editar y sus propiedadesno están accesibles.

Cuando se registra una nueva versión de un objeto padre, ésta comparte la mismadiscusión que la versión inmediatamente anterior (ramificada, menor o mayor). Lasprimeras versiones tienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiareste comportamiento predeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunesa cada nueva versión menor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevasdiscusiones), o que ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versióncuenta con su propia discusión). Las versiones de un objeto pueden proporcionar unaespecie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de lasdiscusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores deversión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios.

Se accede a una discusión del mismo modo que al padre principal de la misma, que esla versión ACTUAL o bien la más reciente. Normalmente, puede editar y borrar sólolos comentarios que usted crea.



Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos loscomentarios (y las respuestas a los comentarios, etc.) así como su fecha de creaciónoriginal, autor y conjunto de permisos.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de las listas (identificada por el icono), los objetos que tienen comentarios de discusión aparecen indicados por uno de los

iconos de discusión siguientes:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elijaMostrar> Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leero ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuandose agreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objetoal que está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir ala ficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla deverificaciónMostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios quedispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de ladiscusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).



• Seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no

aparece el botón de agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objetopadre es inferior al de RELACIONAR.)

3. Con el editor de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio) y el cuerpo(opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margenizquierdo que el último comentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario. Sus observaciones aparecen debajo del comentario al que se responde.

Si no hay un icono para responder al comentario, puede que el permiso que tengapara el objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, esnecesario al menos el permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

Eliminar comentarios

Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondientey el permiso RELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribeun comentario.

Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de suspermisos al respecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todoslos comentarios en su discusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismoscomentarios.

Aunque no puede borrar explícitamente una discusión, la eliminación de todos suspadres borrará también la discusión misma.



Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido delas discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que loscomentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestranel objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado debúsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos.

Trabajar con notasUna nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sinnecesidad de utilizar otras aplicaciones.

Las notas ( ) aparecen en Digital Asset Manager únicamente donde se muestrandocumentos. Pueden tener discusiones incrustadas si se marca la opciónMostrardiscusión en las propiedades de la nota.

Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni decopias. Puede editar, mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlasni exportarlas.

Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar búsquedasavanzadas, página 63) y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject (dm_sysobject)o Note (dmc_notepage).

Para crear una nota:1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Nota.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre (obligatorio)

El nombre de la nueva nota ha de ser distinto a todos los nombres de los demásobjetos del mismo contenedor.

• Nota

Con el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota (opcional).Este campo se puede editar después de haber creado la nota.



• Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas(si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota. O bien, paracerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.

Para editar el cuerpo de una nota:1. Seleccione Archivo > Editar.

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

Para editar el nombre de una nota:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic con el botón derecho en la nota y seleccione Propiedades en el menúde acceso directo.

• Seleccione la nota y seleccioneMostrar > Propiedades > Información.Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

2. Edite el nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar.

Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota esdiferente al de los documentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminarson las siguientes:• Enlaces

Se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada ydesactivada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada deforma predeterminada).

• Nota

Se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminadasi la nota tiene sólo una ubicación).

Trabajar con carpetas contextuales y archivadoresLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas.



Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención delusuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas en unárbol de comentarios y ayudan a capturar y conservar el flujo de información relacionadacon el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Para crear una carpeta contextual nueva:1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.


El nombre de la nueva carpeta.• Tipo

El tipo de carpeta.• Descripción

En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción queaparecerá debajo de la ruta de exploración en la página de la carpeta (opcional).

• Para suscribirse a la carpeta, marque la opción Suscribirse a esta carpeta (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta. O bien,para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar.



Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la opciónMostrar discusión en laficha Información del cuadro de propiedades de la carpeta.

Trabajar con calendariosLos calendarios permiten organizar, supervisar y programar eventos.

Los permisos de los calendarios y sus eventos son similares a los permisos de lascarpetas y sus hijos. Aunque sea posible suscribirse a los calendarios, éstos no disponende versiones ni de copias. Puede editar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero noregistrarlos ni retirarlos.

Se puede agregar un calendario al Portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo ocopiarlo del mismo modo que una carpeta. La copia de un calendario incluye las copiasde todos los descendientes del original (anexos, eventos, sus anexos correspondientes).Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en loscalendarios. Los eventos, sin embargo, se pueden copiar en cualquier ubicación decarpeta (o subtipo de carpeta).

En Digital Asset Manager, los calendarios de DCS sólo muestran todos los eventosdel calendario abierto en la vista de lista detallada. Los usuarios pueden cambiar laspreferencias de esta vista de lista de la forma habitual.

La descripción de calendario es una propiedad que se especifica cuando se crea elcalendario. Si se edita el calendario y se modifica o elimina contenido del campo dedescripción, se mostrará después la descripción modificada.

Las columnas de la vista de lista del calendario son las siguientes:

• Evento

El nombre del evento.• Icono de anexo Se muestra si hay disponibles anexos en el evento. Aunque en DCS

no se pueden agregar anexos a un evento, se pueden agregar a través de otrasaplicaciones. Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en laque se muestra una lista de los anexos.

• Icono de tipo de excepción Indica excepciones independientes o eventos repetidoscon excepciones.

• Inicio

La fecha y hora de inicio del evento.• Terminar

La fecha y hora de finalización del evento.



• Ubicación

La ubicación del evento.

Crear calendarios y eventosPara crear un calendario:1. Desplácese a la ubicación del calendario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario.


El nombre del nuevo calendario ha de ser distinto a todos los nombres de losdemás objetos del mismo contenedor.

• Descripción

Con el editor de texto enriquecido, cree una descripción que aparecerá debajo dela ruta de exploración de la página del calendario (opcional).

• Para suscribirse al calendario, marque la opción Suscribirse a este calendario (sifuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario. O bien,para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la opciónMostrar discusión enla ficha Información del cuadro de propiedades del calendario.

Para crear un evento de calendario:1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario.

3. En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtenerdescripciones de los campos, consulte Tabla 11, página 155.



Tabla 11. Eventos de calendario

Campo Descripción

Nombre (obligatorio) El nombre del nuevo evento. Si estámarcada la opción Enviar correocuando termine, este texto aparecerá enel campo Asunto: del encabezado delcorreo electrónico sobre el evento.

Fecha de inicio (obligatorio) Seleccione una fecha para el inicio delevento.

Hora de inicio (obligatorio si no estáseleccionada Todo el día

Indique la hora en la que desea que seinicie el evento.

Todo el día Active esta casilla de verificación si elevento se desarrolla durante todo el día.

Fecha de finalización (obligatorio) Seleccione la fecha en la que desea quefinalice el evento.

Fecha de finalización (obligatorio si noestá seleccionada Todo el día)

Indique la hora en la que desea quefinalice el evento.

Organizador (obligatorio) Seleccione el nombre del usuario queorganiza el evento si es distinto delusuario (predeterminado) que lo hacreado. Si está marcada la opciónEnviar correo cuando termine, esteusuario aparecerá en el campo CC: delencabezado del correo electrónico sobreel evento.

Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuariosque asistirán al evento. Si está marcadala opción Enviar correo cuandotermine, ésta es la lista de destinatariosque aparecerá en el campo Para: delencabezado del correo electrónico sobreel evento.

Ubicación Especifique la ubicación del evento.



Campo Descripción

Notas Mediante el editor de texto enriquecido,especifique la información sobre elevento (opcional). Si está marcada laopción Enviar correo cuando termine,éste es el texto que aparecerá despuésdel texto predeterminado en el cuerpodel mensaje de correo electrónico quese enviará a los destinatarios. El textopredeterminado del correo electrónicoes el siguiente:

You are invited to the

following meeting: Topic:

meeting name Date: recurrence

pattern or start date, time,

duration Location: location

To view the event, point

your browser to: event drl

Or open this event in your

desktop calendar: ICS inline

attachment

Enviar correo cuando termine Active esta casilla de verificación sidesea enviar avisos de correo electrónicoa los asistentes acerca del evento.

4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de lasección Especificar propiedades de eventos repetidosmás adelante en este capítulo.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento. Siestá marcada la opción Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar,DCS envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuariosespecificados en la Lista de asistentes. Si hace clic en Cancelar, se cierra el cuadro dediálogo sin crear ningún evento ni enviar ningún correo electrónico.

Especificar propiedades de eventos repetidos

Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duracióndeterminada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogode propiedades del evento de calendario.

Elija entre las siguientes opciones para un patrón de frecuencia de un evento repetido:



• Ninguno (predeterminado)

El evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste.• Diariamente

el evento se repite todos los días o Días alternos (si está marcada la opción).• Semanalmente

El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestran acontinuación.

— Semanas alternas (opcional)

El evento se repite semanas alternas los Días seleccionados.

— Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente)

Seleccione uno o más días de la semana en los que tiene lugar el evento. Laconfiguración predeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha deinicio.

• Mensualmente

El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran acontinuación.

— Misma fecha

El evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 delmes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo:

— Día 17

— Día 30 o último día del mes

— Mismo día de semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de iniciocae el 28 o una fecha posterior)

El evento se repite con un patrón similar a los ejemplos que se muestran acontinuación.

— El primer y tercer miércoles

— El segundo y cuarto viernes

— Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se iniciael evento es uno de los últimos siete días del mes).

Por ejemplo:

— Último martes del mes

— Último viernes del mes• Anualmente

El evento se repite una vez por año en la misma fecha.



Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva laconfiguración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para laduración de un evento repetido:• Repeticiones

Especifique el número de veces que tiene lugar el evento.• Fecha de finalización

Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. La configuraciónpredeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº deveces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene esedía, la fecha es el último día del mes.

• Siempre

El evento no tiene un número finito de veces ni fecha de finalización.Si está seleccionada la opción Enviar correo cuando termine al especificar laspropiedades del evento repetido, el correo electrónico de notificación que se envía a losparticipantes del evento incluye una descripción de la repetición en el campo Fecha. Acontinuación se muestran algunos ejemplos de estas descripciones:• Diariamente, 5 veces• Días alternos, 5 veces• Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007• Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre• Anualmente, 5 veces

Ver y editar calendarios y eventos

Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean.

Al igual que puede editar varios objetos a la vez, también puede editar varios eventos a lavez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Informacióny Permiso.

En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas:• Al editar un evento repetido, se edita siempre toda la serie.• Al editar una excepción en un evento repetido, sólo se modifica la excepción.DCS no puede crear excepciones en eventos repetidos pero puedemostrar las excepcionesque crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar con DCS.

Si visualiza o edita un evento de calendario y selecciona la opción Enviar correo cuandotermine, DCS enviará un correo electrónico a los participantes del evento al hacer clic enTerminar, donde les notificará de los cambios que haya realizado.



Eliminar calendarios y eventos

Al eliminar un calendario, elija si desea eliminar sólo el calendario seleccionado, o bienéste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta).

Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar de Digital AssetManager. Si elimina un evento repetido, debe confirmar la eliminación de todas lasexcepciones. Si elimina una excepción, sólo se eliminará la excepción seleccionada.

Calendarios en los resultados de búsqueda

Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios dediscusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogoBúsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista detipos de objeto en los que puede buscar.

También puede buscar todas las propiedades de un calendario.

Exportar e importar con calendarios

DCS permite exportar eventos como archivos .ics, en formato iCal. El comando Exportarestá disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abre uno.Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario.

Al importar un evento, DCS controla sus propiedades de una de las siguientes maneras:

• Usar

Si DCS admite una propiedad, se utiliza de la manera indicada a continuación.

— sin cambio: DCS mantiene el valor original si se admite. Ejemplo: Duración.

— cambiar formato: DCS puede cambiar el formato de un valor por un equivalente.Ejemplo: una hora de inicio se puede expresar en más de una zona horaria.

— convertir: DCS puede convertir un valor demasiado complejo o no compatible.Ejemplo: se quitan segundos de los tiempos y duraciones.

• Mover

Si DCS no admite una propiedad, pero sí una similar, el valor de la primera se muevea la última. Ejemplo: un comentario se mueve y combina con una descripción.

• Caché

Si DCS no admite una propiedad, pero su presencia es benigna, DCS la conserva encaso de que se exporte el evento. Ejemplo: libre/ocupado.



• Descartar

Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de DCS, se descarta.Ejemplo: Anexos.

La importación de un evento previamente exportado actualizará el evento original si semodificó el evento exportado antes de volver a importarse.

Trabajar con tablas de datosLos usuarios de repositorios pueden crear tablas de datos en cualquier ubicación en laque tengan el permiso ESCRIBIR.

Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puedeeditar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas, retirarlasni exportarlas.

Para ver una entrada de tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Mostrar o Archivo> Editar o bien haga clic en su nombre. De este modo, se abrirá el cuadro de diálogo depropiedades de la entrada en el que se mostrarán todos sus campos.

En la vista de resumen de una tabla de datos, las entradas se muestran en filas. Cadafila se divide en campos, o columnas, de tipos de datos determinados como nombre,dirección y número de teléfono, según el esquema de la tabla.

Puede copiar, mover y pegar las tablas de datos. Cuando copia una tabla de datos conentradas, las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historialvacío.

Las entradas de la tabla de datos pueden copiarse y pegarse entre tablas y dentro de lamisma tabla.

Todos los campos de las tablas se indican para las búsquedas de texto completo. En elcuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen la tabla y la entrada en la lista detipos de objeto que puede buscar.

Crear tablas de datos y entradasPara crear una tabla de datos:1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. O copie una tabla de datos

del portapapeles, importe una tabla de datos o haga lo siguiente para crear unadesde el principio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos.




El nombre de la nueva tabla de datos.• Descripción (opcional): mediante el editor de texto enriquecido, cree una

descripción opcional que aparecerá debajo de la ruta de exploración de la páginade la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado latabla de datos.

Para suscribirse a la tabla de datos, active la opción Suscribirse a esta tabla de datos;si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción.

4. Haga clic en Siguiente o haga clic en la ficha Campos para crear los campos (ocolumnas) de la tabla de datos. Una entrada de tabla de datos está compuesta delos campos que constituyen una fila. Cada campo tiene un nombre y un tipo dedatos; uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Inicialmente, DCSproporciona tres campos de texto sin formato para una nueva tabla. Puede editar,agregar o eliminar campos según corresponda.Para cada campo, elija la configuración como sigue:• Nombre de entrada

Con el botón de opción seleccionado, este campo actúa como el nombre de unaentrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos,se abre la entrada. El nombre de la entrada aparece en la parte superior delcuadro de diálogo de propiedades de entrada. Los siguientes tipos de campose pueden designar como el campo de nombre de entrada: texto sin formato,número, autonumeración, fecha o campo de miembro. No puede modificar(editar) ni eliminar el campo Nombre de entrada una vez que se ha creado latabla.

• Nombre (obligatorio)

Especifica la etiqueta del nombre para el campo. Por ejemplo, Nombre, Fecha,Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres delongitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres decampo ha sido designado como el nombre de la entrada.

• Tipo de datos de campo

El tipo de los datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como sedescribe en Tabla 12, página 162. No puede modificar (editar) el tipo de datos deun campo una vez que se ha creado la tabla.

Para agregar un campo, haga clic en agregar; para eliminar un campo, haga clicen quitar.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos.



5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la tabla de datos.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la tabla de datos, haga clic enCancelar.

Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la opciónMostrardiscusión en la ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la tablade datos.

Tabla 12. Tipos de campos de la tabla de datos

Tipo de campo Descripción

texto simple Para campos que muestran el texto sin elformato especial. Se edita un campo detexto sin formato mediante un cuadro detexto estándar.

texto con formato Para campos que muestran el texto conestilos de fuente como negrita y cursiva,así como los gráficos e hiperenlaces. Seedita un campo de texto con formatoutilizando el RTE.

fecha Para campos que muestran las fechasdel calendario. Se edita un campo defecha utilizando un cuadro de texto conun selector de fechas proporcionadopara elegir una fecha. Al crear una tablay definir un campo de fecha, puede(opcionalmente) seleccionar una casillade verificación que especifique el campocomo una fecha de vencimiento.

número Para campos que muestran los dígitosfijos y los caracteres relacionados, comosímbolos demoneda, comas y separadoresdecimales. Se edita un campo de númeromediante un cuadro de texto.

autonumeración Valores numéricos que DCS creaautomáticamente, según la secuenciaen la que se crea la entrada. Una tablade datos sólo puede tener un campo deautonumeración.

sí/no Para campos que muestran valores vacíos,sí o no.




luz de tránsito Para campos que muestran valores vacíos,rojos, amarillos o verdes, que indican elestado global de las entradas.

lista de opciones Para campos que muestran unsubconjunto de valores predefinidos.Especifique los valores de las opcionesen el cuadro de texto (por ejemplo:opción 1, opción 2, opción 3 sin lascomas, y cada una en su propia línea).Una lista de opciones debe tener por lomenos una opción, cada opción debe serúnica en la lista y ninguna línea puedeestar en blanco.

La lista de opciones se puede modificar,reordenar o eliminar sin afectar a lasentradas de tabla existentes. El ordende líneas determina el orden en elque aparecen las opciones en la listadesplegable cuando los usuarios crean oeditan una entrada.

Para permitir que los usuarios de lastablas de datos elijan más de un valorpara este campo, seleccione la casillade verificación marcada con Permitiropciones múltiples. Al editar un campode lista de opciones que sólo permite unaopción, se selecciona el valor de una listadesplegable de opciones predefinidas.Al editar un campo que permite variasopciones, se utiliza el selector de opcionespara seleccionar de un conjunto de valorespredefinidos.




miembro Para campos que muestran los nombresde los usuarios. Se edita un campode miembros utilizando el selector demiembros para seleccionar del conjuntode miembros disponible. Los miembrospueden ser usuarios o grupos. Elija si sepueden seleccionar varios usuarios paraeste campo o sólo de una lista de usuariosespecificados.

discusión Para anexar una discusión a la entrada.Las discusiones no aparecen en la vista deentrada, pero se pueden ver si seleccionaMostrar > Discusión de una entrada. Unatabla de datos sólo puede tener un campode discusión.

Para crear una entrada de la tabla de datos:1. Desplácese hasta la tabla de datos (o créela) en la que desea crear una entrada.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Entrada.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada.

3. En la ficha Crear, introduzca los datos para cada uno de los tipos de campo.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada. O bien,para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la entrada, haga clic en Cancelar.

Ver tablas de datos y entradas

Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientossiguientes:

• Seleccione Archivo > Editar.• SeleccioneMostrar > Propiedades.• Haga clic con el botón derecho en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades.Al editar una tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles:

• Información: ficha Información estándar• Campos: permite la edición de campos de tabla de datos• Permisos: ficha Permisos estándar



Cuando edite una tabla de datos puede agregar y eliminar campos, pero no puedecambiar el tipo de datos de los campos existentes. Puede modificar las opciones dealgunos tipos de campos, pero no puede cambiar ni eliminar el campo de nombre dela entrada. Puede cambiar las opciones de las listas de opciones y los miembros delos campos de miembro. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha devencimiento o un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólopermita una única opción.

Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de losprocedimientos siguientes:

• Selecciónela y elija Archivo > Editar.• Haga doble clic en su nombre.Al editar una entrada de tabla de datos, las fichas siguientes están disponibles:

• Información: ficha Información estándar• Permisos: ficha Permisos estándar• Historial: ficha Historial estándar para una entrada de tabla de datos

Importar y exportar con tablas de datos

Los usuarios con permisos para agregar las entradas a una tabla pueden importar lasentradas de un archivo abriendo la tabla y eligiendo el comando Archivo > Importar. Elcomando Importar abre el cuadro de diálogo Importar. Al importar las entradas, DCSdeja solos sus valores aun cuando están en conflicto.

Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comandoExportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar.

Trabajar con salasUna sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementos estárestringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esa sala.Los objetos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina susconjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder adichos objetos.

Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear yadministrar una sala en Digital Asset Manager, sin depender de un administradordel sistema. Los creadores y propietarios de la sala, así como los administradores deusuarios determinan la lista de miembros de la sala.



Nota: la creación y administración de salas están disponibles sólo en aplicacionesbasadas en WDK, como Digital Asset Manager.

Visitar salas

Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Digital Asset Manager.

Para abrir la página de inicio de una sala de la que es miembro:

1. En una lista de elementos, haga clic en el icono ( ) de la sala.La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción desuscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho conanterioridad).

2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar.Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título está formado por las palabras página principal seguidas del nombre de lasala.

• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje debienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala.)

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unacarpeta de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina Anuncios.

Enlazar a salas

Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte delrepositorio que permita enlaces.



Acerca de los objetos controlados por salas

Si una sala controla un objeto, la sala gobierna su conjunto de permisos y sólo puedenacceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar vinculadocon otras ubicaciones, los únicos usuarios que pueden acceder a dicho objeto sonmiembros de la sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creadoo se haya importado a ella, excepto otra sala.

Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpetacontrolada), se aplican al objeto los permisos predeterminados de la sala. Si se cambiael conjunto de permisos de la sala, todos los conjuntos de permisos de los objetoscontrolados cambiarán en consonancia.

En la columna opcional Sala de una lista (se indica mediante el icono ), los objetos quepertenecen a las salas se distinguen por uno de los siguientes iconos, que representansus indicadores de control:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (noaparecerá ningún icono en la columna Sala).

Si muestra todas las versiones en una carpeta, cada versión de un objeto visible disponede sus propios indicadores de control, ya que es posible que versiones distintaspertenezcan a salas distintas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas.

Quitar el control de los objetos de una sala

Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control.También, una opción de sala puede limitar la eliminación de control a los propietarios.

Cuando un objeto no está controlado, adquiere el conjunto de permisos predeterminadopara el repositorio, a menos que no esté controlado desde una carpeta controlada y elconjunto de permisos predeterminado sea CARPETA, en cuyo caso adquiere el conjuntode permisos predeterminado para el usuario.

La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes:

• Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en elexterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos.



• Usar el comando Archivo > Quitar de la sala.• Copiar un objeto controlado a una carpeta no controlada.• Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de

trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala.Si copia entradas entre diferentes tablas de datos controladas, DCS cambiaautomáticamente el control sobre las copias para que coincidan con el conjunto depermisos de la sala de control.

Crear salas

Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Paracrear una sala, debe:

• Tener el rol Crear sala en el repositorio.• Tener permiso para crear objetos en la ubicación seleccionada.Al crear una sala, se convertirá en su propietario.

Para crear una sala:1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:• Haga clic en Nueva sala.• Seleccione Archivo > Nuevo > Sala.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala.


El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el de otros objetosdel mismo archivador.

• Mensaje de bienvenida

Con el editor de texto enriquecido, cree un mensaje opcional que aparecerádebajo de la ruta de exploración de la página principal de la sala.

• Para suscribirse a la sala, active la opción Suscribirse a esta sala (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala.

4. Elija los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o una vezcreada la sala.



• La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles normales de DigitalAsset Manager para elegir usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitarmiembros de este rol más adelante. Como creador de la sala, se convierteautomáticamente en propietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.

5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• Derechos para quitar el control

Decida quién puede quitar la relación de control que la sala tiene sobre losobjetos que pertenecen a ella, ya sean sólo los propietarios de la sala o cualquierade sus miembros (colaboradores y propietarios).

• Encabezado de la sala

Decida si desea que la sala tenga un gráfico de identificación que aparezca enla parte superior de las páginas de la misma. Para especificar un encabezadopersonalizado, marque la casilla de verificación Utilizar titular personalizado.Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura nosupere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic enTerminar.

Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala,desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic enAceptar para que el cambio tenga efecto.

• Descriptores de acceso para objetos recién agregados

Defina los permisos para agregar a un objeto cuando éste lo controla la sala. Lospermisos que se concederán a cada grupo local se muestran en un gráfico. Cadafila de dicho gráfico incluye el nombre y la configuración actual de un grupo, conun botón Editar con el que se abre un cuadro de diálogo de edición. El gráficomuestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores y Propietarios.La opción predeterminada de Colaboradores es RELACIONAR, Ejecutarprocedimiento, Cambiar ubicación. La opción predeterminada de Propietarioses ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación. Después de crearuna sala, si se crean grupos de nivel de sala adicionales, también se incluirán enel gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos.

El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clicen Editar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisosde acceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controlesusuales para definir permisos.

6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala. O bien, paracerrar el cuadro de diálogo sin crear la sala, haga clic en Cancelar.



Editar las propiedades de una sala

Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de las propiedades dela sala. Los miembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la misma puedeneditar un subconjunto de propiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólolos propietarios de la sala pueden cambiarle su nombre.

Para editar las propiedades de una sala:1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione la sala y elijaMostrar > Propiedades > Información.• Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades en la página principal de la sala.Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que seapliquen a la sala. Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia seaplican inmediatamente (no será necesario hacer clic primero en Aceptar).

Pertenencia a salas

Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorioque están incluidos en la lista de miembros de la sala.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• Colaborador el rol suele otorgar el permiso RELACIONAR sobre objetos de la sala.La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.

• Propietario el rol permite la gestión de la lista de miembros y suele otorgar elpermiso ELIMINAR sobre objetos de la sala. Los creadores de salas son propietariosde éstas de forma predeterminada.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), elrol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala.Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadoresde especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.



Figura 3. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, perosólo los propietarios y los administradores de usuarios de una sala pueden gestionar lapertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:1. Siga uno de estos procedimientos:

• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes:

• Nombre

El nombre del grupo o miembro.• Rol

Distingue propietarios de colaboradores.• Estado

Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio.



• Descripción

Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos.• Grupo

Visible cuando está marcada la casilla de verificación Mostrar grupos. Si unmiembro no se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupoque le otorga la pertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólose mostrará el primero por orden alfabético.)

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir haciaatrás hacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembrosdel grupo.

Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botónpara crear nuevos usuarios.

Copiar salas

Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiaruna carpeta.

Al copiar una sala, la nueva sala incluirá copias de todo lo accesible desde el original.La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. No obstante, elnombre del propietario es el grupo Propietarios de la copia, no el del original. Los rolesy grupos locales de la copia son duplicados de los del original, salvo el miembro quecrea la copia, cuyo rol es el de propietario.

Mover o enlazar a una sala

Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda moveruna carpeta.

Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicacióndel repositorio que permita los enlaces.

Eliminar salas

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, si bien los usuariosque no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permisopara ELIMINAR.



Elija una de estas opciones:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada)• Eliminar la sala, incluida la lista de miembros y grupos locales, así como todos

los enlaces a la misma

En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas lasversiones.

Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre:

• Eliminar la sala, la lista de miembros y los grupos locales (opción predeterminada).

Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquieraenlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica también que la sala deja detener control alguno.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetasy objetos

En este caso, debe decidir entre:

— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opciónpredeterminada).

Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetosenlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la páginaprincipal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquierade dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que sepueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (nisiquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos.

— Eliminar todas las versiones de los objetos enlazadosSi está eliminando varios objetos, el cuadro de diálogo para la eliminación dispone devarias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite.

Gestionar pertenencias a salasLos propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinan lapertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Losadministradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios para una sala.

Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta. Enviar unainvitación es una manera de personalizar la introducción de miembros a una sala yproporcionarles una manera conveniente de llegar allí (haciendo clic en un vínculoincluido automáticamente).



Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar paralocalizar y seleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregara la lista de miembros de la sala. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguientede asignar un rol a los miembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar volveráa la ficha Pertenencia).

3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario) quedesea para los nuevos miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelvaa la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar volverá al cuadro de diálogo de laselección de miembros.)

Para invitar a miembros a una sala:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar.

2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o ccpara seleccionar los miembros de la sala que desea invitar.

3. En el cuerpo de la invitación, especifique el mensaje que desea enviar. El mensajeincluye inicialmente un enlace a la ubicación de las salas.

4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados, o haga clicen Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el correo electrónico.

Para quitar miembros de una sala:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la

ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamentelos miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la salaque desee quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para eliminar los miembros de la lista de miembros de la sala.Se mostrará la ficha Propiedades: Pertenencia. Los miembros que se quitan de unasala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma.

Tenga en cuenta que los miembros de la sala siguen siendo miembros del repositorioaunque se eliminen de una sala.

Para cambiar los roles de los miembros locales1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar paralocalizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar



los roles. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un nuevo rol a losmiembros seleccionados. (Si hace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia).

3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol (Colaborador o Propietario)que desea para los miembros. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver ala ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de laselección de miembros).

Para crear un grupo local nuevo:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para

abrir la ficha Crear nuevo grupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminadode ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetoscontrolados.

Para editar las propiedades de un grupo local:1. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en de la fila donde está el nombre del grupo para abrir la fichaInformación.

3. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clicen Aceptar para implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo

cuya pertenencia desea modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la salaque desee agregar al grupo.

4. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.



Para quitar un grupo local de una sala:1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la

ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamentelos miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la listade miembros de la sala.

3. Con los grupos seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para eliminar los grupos de la lista de miembros de la sala.Volverá a la ficha Propiedades: Pertenencia. Los miembros que se quitan de unasala se eliminarán también de todos los grupos locales de la misma.

Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, el grupo tambiénse elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros de sala, quepermanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados de una sala.

Cuando se quita un grupo local de una sala, se vacía su lista de miembros y el grupodeja de aparecer en listas y selectores de miembros. También deja de aparecer en lalista utilizada para definir descriptores de acceso de la ficha Propiedades de la sala:Opciones, en Descriptores de acceso para objetos recién agregados. Se mantiene encualquier conjunto de permisos en el que ya se encuentre, pero su nombre muestra quese ha "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala, lo que garantizasu seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no sepueden quitar y por tanto no aparecen en el cuadro de diálogo de eliminación.

Administrar usuarios sin la función de administradorLos administradores de usuarios pueden realizar una gran variedad de tareas deadministración sin tener que ser administradores del sistema. Concretamente, losadministradores de usuarios pueden:

• Buscar usuarios y grupos

Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo del árbol del repositoriodenominado Administración, que contiene un enlace a Administración de usuarios queenlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles.

• Crear nuevos usuarios

En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, losadministradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permitecrear nuevos usuarios.



• Modificar usuarios

Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en la listao evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en elselector de usuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuariosal contenido.

El administrador del sistema gestiona el rol de administrador de usuarios(dce_user_manager) como cualquier otro. El acceso al rol se realiza a través deAdministración> Administración de usuarios > Roles. Los administradores puedenagregar o eliminar miembros y grupos, así como asignar el rol a otros grupos.

Crear nuevos usuarios

Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorioen el área Administración o en la sala de la que sea propietario.

Para crear un nuevo usuario:1. Abra el cuadro de diálogoNuevo usuario de una de las siguientes maneras:

• Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios.Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.

• Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la fichaPropiedades: Pertenencia de la sala y haga clic en el enlaceMiembros en lapágina principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala de la formahabitual. Haga clic en el botón Nuevo usuario.

En el cuadro de diálogo Nuevo usuario aparecen todos los controles habituales,que se desactivan para los administradores de usuarios, salvo que se indique eneste procedimiento.

2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.

3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y losadministradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que elusuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio.No hay autenticación externa.

4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifray almacena en el repositorio.

5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña.

6. Escriba una descripción en el campoDescripción para el nuevo usuario (opcional).

7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico. Éstaes la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas deflujo de trabajo y eventos registrados.



8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistemaoperativo del usuario. Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario.

9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial.

10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros delrepositorio, marque la casilla de verificación No está en la lista. Si no lo hace, elnombre del usuario aparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurrenormalmente. Si precisa más información sobre este parámetro, consulte Ocultarusuarios de la lista más adelante en este capítulo.

11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadoreso salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en elrepositorio. Si precisa más información sobre este parámetro, consulte Carpetasrestringidas más adelante en este capítulo.Nota: para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, ábrala,seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedoresde la lista, haga clic en Borrar.

12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario:• Elegir carpeta existente

Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivador o saladistinta de la carpeta predeterminada /Temp.

• Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario

Ésta es la selección predeterminada.13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno.

Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración.

14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y losadministradores de usuarios no podrán cambiarla.

15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario.

Modificar usuarios

El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que eladministrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguienque, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando unadministrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario,éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios.)

El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la listade roles del repositorio para que DCS detecte qué usuarios podrán los administradoresde usuarios modificar.



Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedadesde usuario de la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controlesque pueden editar los administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevousuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario,con estas especificaciones:• La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una

tarea en el servidor.• Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada

enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los camposContraseña y Comprobar contraseña.

• La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetaspara las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estascarpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puedeaparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador deusuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector decarpetas.

Ocultar usuarios de la lista (ocultación de miembros)

El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales dela lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicoslugares donde aparece su nombre son:• listas de usuarios del área Administración• La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva

sala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios.• Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario• Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como

una entrada al conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de unobjeto, un campo de miembro en una tabla de datos de DCS o una asignación deejecutante en un flujo rápido.

• Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow ManagerLos usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como [noestá en la lista] después del nombre, salvo en las listas de las salas.

DCS crea un grupo para los usuarios ocultos en la raíz de la lista de usuariosdel repositorio denominado dce_hidden_users. Este grupo está visible para losadministradores y administradores de usuarios en el área Administración y se espera quelos administradores se abstengan de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripcióndel grupo indica que está administrado por DCS y la lista de hijos no se debe modificardirectamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, DCS lo utilizará en lugar decrear uno nuevo y si no puede encontrar un grupo con el nombre correcto, creará uno.



Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver loshijos, pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo.

Nota: la ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuariooculto no se verá afectado. La ocultación se aplica cuando el administrador de usuariosguarda el cuadro de diálogo.

Carpetas restringidas

Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso alcontenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Sila lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas yarchivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichascarpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta.

La restricción de carpetas no se aplica nunca a:

• Salas a las que pertenece el usuario• archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como

/System, /Templates y /Resources


Capítulo 10Formularios


• Introducir datos en formularios, página 181• Formato de texto en un formulario, página 182• Crear nuevos formularios, página 184• Bloquear una instancia de formulario, página 184• Compatibilidad con AJAX, página 185

Introducir datos en formulariosLos formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. Laapertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea.Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o comocampos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan comocontenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, eltamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3.

2. Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar.

3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones adicionales, consulteFormato de texto en un formulario, página 182.

4. Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer.

5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o enEnviar.

6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí.


Formularios

Formato de texto en un formularioPara dar formato al texto en un formulario, utilice los botones descritos en la Tabla 13,página 182. Es posible que algunos de los botones no aparezcan.

Tabla 13. Formato de texto en un formulario

Button Descripción

Mueve el texto seleccionado alPortapapeles y lo elimina de la ubicaciónactual.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para mover texto alPortapapeles, presione Ctrl-X.

Copia el texto seleccionado en elPortapapeles.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para copiar texto,presione Ctrl-C.

Pega el texto del Portapapeles en laubicación seleccionada.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para pegar texto,presione Ctrl-V.

Cambia a negrita el texto seleccionado.

Cambia a cursiva el texto seleccionado.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea el bloque de texto actual con elmargen izquierdo.

Centra el bloque de texto actual.


Formularios

Button Descripción

Alinea el bloque de texto actual con elmargen derecho.

Alinea el bloque de texto actual con losmárgenes izquierdo y derecho.

Aplica sangría al bloque de texto actual.

Quita la sangría del bloque de texto actual.

Asigna al texto seleccionado un formatode subíndice.

Asigna al texto seleccionado un formatode superíndice.

Asigna al texto seleccionado un formatode lista numerada.

Asigna al texto seleccionado un formatode lista con viñetas.

Cambia el color del texto seleccionado.

Cambia el color de fondo del textoseleccionado.

Deshace la acción anterior.

• La opción de deshacer no se aplica a lasacciones realizadas a través del menúdel botón derecho.

• La opción de deshacer no se aplica a loscambios realizados en tablas.

• Es posible que algunos navegadores nopermitan deshacer la modificación delcolor de fondo.

Restaura la acción que se había deshecho.

Inserta una imagen.

Convierte el texto seleccionado en unhipervínculo.


Formularios

Button Descripción

Inserta una tabla del Portapapeles. Latabla puede estar en formato HTML, RTFo Microsoft Word.

Revisa la ortografía.

Muestra el origen HTML del texto.

Crear nuevos formulariosAl crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los camposdel formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMCDocumentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tenerasignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp.

Para crear un formulario:1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Formulario.

3. En el campoNombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar paracrear el formulario.


6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios,página 181.

Bloquear una instancia de formularioDigital Asset Manager bloquea automáticamente una instancia de formulario cuando seedita. Cuando la instancia de formulario está bloqueada, los demás usuarios verán unicono de candado en la instancia de formulario; pueden ver el formulario en modo desólo lectura hasta que lo envíe o cancele la instancia de formulario.

Por ejemplo, usuario1 se desplaza a la ubicación de la instancia de formulario A en DigitalAsset Manager y hace clic con el botón derecho en la instancia de formulario y selecciona


Formularios

Editar. De este modo, usuario2 verá un icono de candado en la instancia de formularioA; usuario2 sólo puede abrir la instancia de formulario en modo de sólo lectura.

Puede desbloquear una instancia de formulario bloqueada de una de las formassiguientes:

• Oculte, cancele, cierre, envíe, reenvíe o rechace la instancia de formulario• Cierre el flujo de trabajoAl guardar una instancia de formulario, el contenido del formulario se guardará; elbloqueo de la instancia de formulario no se liberará.

Compatibilidad con AJAXForms Builder amplía la compatibilidad con AJAX (JavaScript y XML asincrónicos) paraaumentar la capacidad de uso y la velocidad de las instancias de formulario. Al agregar,o actualizar, el contenido del formulario, Digital Asset Manager no actualizará todoel formulario. Digital Asset Manager actualizará o volverá a cargar sólo controles deformulario dependientes. El formulario entero sólo se actualizará al guardarlo o enviarlo.

Por ejemplo, suponga una instancia de formulario de solicitud de vacaciones que tiene lossiguientes controles: ID de empleado, nombre y una tabla con el período de vacaciones;en este formulario, el control de nombre depende del control de ID de empleado.Si escribe o actualiza un ID de empleado, Digital Asset Manager sólo actualizará elcontrol de nombre dependiente con el nombre de empleado correspondiente. Si agregacontenido a la tabla, o elimina contenido de ella, la aplicación de visualización clientesólo actualizará el contenido de la tabla y no el formulario completo.

La funcionalidad AJAX está disponible en las situaciones siguientes, aunque no selimita a ellas:

• Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada, se actualizan los valoresde los controles dependientes.

• Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada que se utiliza enuna fórmula de cálculo, los valores de los controles dependientes se calculan denuevo automáticamente y los valores actualizados se muestran en los controlescorrespondientes.

• Cuando el usuario quita un anexo de un formulario, los valores de controlesdependientes se actualizan.

• Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una tabla que utilizaun adaptador de origen de datos, se actualiza el contenido de la tabla.

• Cuando el usuario cambia el valor de un control de entrada en una columna de tabla,se actualizan los valores de los controles dependientes de la tabla.


Formularios

• Cualquier mensaje de error, como por ejemplo cuando el usuario introduce un valorno válido para el cálculo, se muestra sin actualizar todo el formulario.


Capítulo 11Registros

Un registro consta de información registrada que es la evidencia de las operaciones de la organización.

Un registro es formal o informal. Los registros formales se crean explícitamente al rellenar metadatosde formulario y asignarlos a un plan de archivos formal. Los registros informales se crean cuando unarchivo se arrastra y coloca en una carpeta gestionada de retención.


• Declarar un elemento como un registro formal, página 187• Enlazar un registro, página 193• Crear una relación del registro, página 194• Ver una relación de registros, página 195• Quitar una relación del registro, página 195• Realizar solicitudes de biblioteca, página 195

Declarar un elemento como un registro formalPara declarar un elemento como un registro formal:1. Desplácese hasta el documento que se va a declarar como un registro formal y

selecciónelo.

2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal.La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la quese muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registroo registros individuales de los documentos seleccionados.

3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarardocumentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tienevarios documentos seleccionados.

4. Haga clic en Seleccionar para el plan de archivos obligatorio y active la casilla deverificación de un plan de archivos, archivador o carpeta válidos. El icono para un


Registros

plan, archivador o carpeta válidos está resaltado. Las opciones válidas podrían estartambién "enterradas" en un contenedor no válido. Por ejemplo, una carpeta válidapodría estar "enterrada" en un archivador no válido.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado.La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formalse actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedadesadicionales. Las propiedades adicionales son:• Tipo, obligatorio• Plantilla de formulario, obligatorio• Desenlazar documentos de origen, opcional• Ocultar opciones, opcional

6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario.El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear,los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 osimplemente los registros formales normales.El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valorseleccionado para Tipo.

7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos deorigen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazarquitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vezdeclarado como registro formal.

8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla deformulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita,para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulte Introducir valores en elformulario aplicable al declarar registros formales, página 188.La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el númerode documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registrosindividuales.

9. Haga clic en Terminar cuando termine de rellenar el formulario aplicable. Al hacerclic en Cancelar, se anula todo el proceso.

Introducir valores en el formulario aplicable al declararregistros formales

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Introducir valores para registros formales normales, página 189• Introducir valores para registros formales Capítulo 2, página 189


Registros

• Introducción de valores para registros formales Capítulo 4, página 190

Introducir valores para registros formales normales

Consulte Tabla 14, página 189 para obtener una explicación de las propiedades comunespara registros formales normales.

Tabla 14. Propiedades comunes para registros formales normales

Propiedad Descripción

Nombre Nombre del documento que se va adeclarar.

Asunto Se puede utilizar el tema principal tratadoen un documento.

Autores El autor del documento que va a declararun registro formal.

Palabras clave El valor que escriba para este campo sepuede utilizar para facilitar la búsqueda.Los metadatos de un formulario asociadosa un registro concreto se pueden utilizarpara palabras clave.

Introducir valores para registros formales Capítulo 2

Se pueden elegir dos formularios para declarar registros Capítulo 2: uno para declarardocumentos que no sean correo electrónico como registros formales y otro para declararcorreo electrónico como registros formales:

• Registro DoD 5015 Ch2• Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2

No utilice Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 para declarar registros decorreo electrónico desde Digital Asset Manager. Este formulario se ha diseñadopara utilizarlo al declarar registros de correo electrónico mediante RM OutlookActivator.

Consulte la Tabla 15, página 190 para obtener descripciones de las propiedades quepuedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad.


Registros

Tabla 15. Propiedades comunes para registros formales Capítulo 2


Asunto Se puede utilizar el tema principal tratadoen un documento.

Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico ypapel, por ejemplo).

Formato de aplicación Formato basado en la aplicación utilizadapara crear el documento que se va adeclarar como un registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documentoque se va a declarar.

Fecha de recepción Fecha en que recibió el documento.

Destinatarios principales Nombre principal de la persona que hacreado el documento.

Otros destinatarios Nombre de las personas responsables ala que se pueden plantear preguntas si esnecesario.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.

Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel deseguridad necesario para tener accesoal registro por parte de los miembrosdel grupo vinculado a un determinadomarcador de atributo.

Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridadproporcionada por el valor seleccionadopara el nombre de proyecto. Se podríarealizar para restringir aún más el accesoa un subconjunto de los miembros en elgrupo mayor.

Introducción de valores para registros formales Capítulo 4

Los registros formales Capítulo 4 se crean como registros clasificados o no clasificados,con la única diferencia de su nivel de seguridad y un nivel de seguridad mayor que cero


Registros

los convierte en clasificados. Un nivel o clasificación de seguridad cero se representamediante una clasificación de Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría unregistro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hastaSin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir decategoría un nivel para clasificar un registro no clasificado.

El formulario permite:

• Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificadosmanual o automáticamentesegún el origen del que derivan

• Cambiar la configuración de clasificación para subir o bajar de categoría el registro• Programar trabajos de descenso de categoría• Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros

clasificados• Identificar los revisores si es necesarioConsulte la Tabla 16, página 191 para obtener descripciones de las propiedades quepuedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad.

Tabla 16. Propiedades comunes para registros formales Capítulo 4


Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico ypapel, por ejemplo).

Formato Formato basado en la aplicación utilizadapara crear el documento que se va adeclarar como un registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documentoque se va a declarar.

Derivado de Origen que se utilizará como plantillapara completar el formulario.

Agencia clasificadora Nombre de la agencia clasificatoria alcrear un registro clasificado.

Clasificado por Medio por el que se especifica un usuarioválido para este valor.


Registros


Desclasificar encendido Desencadenador necesario para iniciarla desclasificación de los registrosclasificados. Los registros clasificados sedeben desclasificar en algún punto en eltiempo. Entre los desencadenadores seincluye un valor vacío como el valor quese debe seleccionar para los registros noclasificados cuando la Clasificación actualespecifica Sin marcadores.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.

Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel deseguridad necesario para tener accesoal registro por parte de los miembrosdel grupo vinculado a un determinadomarcador de atributo.

Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridadproporcionada por el valor seleccionadopara el nombre de proyecto. Se podríarealizar para restringir aún más el accesoa un subconjunto de los miembros en elgrupo mayor.

Bajar de categoría por Desencadenador que se utilizará parainiciar el descenso de categoría. Aunquehay 3 desencadenadores (Fecha, Evento yFecha y evento) en la lista, en la lista se dejaen blanco un cuarto elemento para realizarun descenso de categoría manual.

Bajar de categoría por fecha Fecha de descenso de categoría si eldesencadenador incluye una fecha.

Bajar de categoría por evento Evento por el que se realizará el descensode categoría si el desencadenador incluyeun evento.


Registros


Nivel de descenso de categoría de destino Nivel de seguridad al que se realizaráel descenso de categoría. El registroformal se desclasifica (se convierte en unregistro no clasificado sin seguridad) siselecciona Sin marcadores, que equivale auna clasificación de "0" (cero). Cualquiernivel mayor que cero mantiene el registroclasificado.

Instrucciones para bajar de categoría Instrucciones para bajar de categoría.

Revisado por Fecha y hora en que se completó larevisión, si se ha efectuado.

Razones para clasificación Razón para crear un registro clasificado sino se especifica una guía de clasificaciónpara Derivado de o si se selecciona unapero no tiene un valor especificado pararellenar automáticamente este campo.

Categoría de exención Categoría de exención si no se especificauna guía de clasificación para Derivadode o si se selecciona una pero no tieneun valor especificado para rellenarautomáticamente este campo. Se impide(detiene) la desclasificación de unregistro clasificado en función del valorseleccionado para este campo.

Categoría de exención (ampliada) Categoría de exención para el valorcuando el valor especificado paraDerivado de sea distinto de Guías declasificación.

Enlazar un registroEnlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otracarpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de unacarpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todaslas ubicaciones.

Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpetagestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpetagestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una política


Registros

seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionadapor una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debepermitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir a unvalor mayor de "1".

Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo:1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo.


3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la quedesee enlazar el registro.

4. Seleccione Editar > Enlazar aquí.

Crear una relación del registroCree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro ocon otro documento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse deque cualquier información adicional que no esté disponible en un registro se explique enun registro relacionado.

Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registroseleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijopuede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que seael padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo yrelacionándolos con otros registros como crea conveniente.

Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para crear una relación de registros:1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.

2. Seleccione Registros > Crear relación de registros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documentoincluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.

4. Seleccione el tipo de relación.



Registros

Ver una relación de registrosPuede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para ver una relación de registro:1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

Quitar una relación del registroPuede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para quitar una relación de registros:1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

3. Seleccione el elemento apropiado.

4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros.


Realizar solicitudes de bibliotecaSi su organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, podrá realizarsolicitudes para reservar uno o varios objetos físicos para préstamo. El administradorde biblioteca decide lo que obtiene cada uno, independientemente de la solicitud quellegara en primer lugar.

Para obtener más información sobre las solicitudes de biblioteca y Physical RecordsManager, consulte la documentación de Retention Policy Services Administrator yRecords Manager Administrator de EMC Documentum.

Para realizar una solicitud de biblioteca:1. Desplácese a un objeto físico para reservarlo.

El contenido de un contenedor como una caja o carpeta se identifica en el manifiestode una solicitud de biblioteca una vez creada dicha solicitud. La creación deuna solicitud de biblioteca, por ejemplo, incluye la carpeta y el documento en el


Registros

manifiesto si dichos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sóloidentifica el contenedor si no tiene contenido.

2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitudde biblioteca.Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetosfísicos a la vez.

3. Complete los campos según resulte adecuado.La Tabla 17, página 196 describe las propiedades que pueden necesitar explicaciónadicional, aparte de sus nombres de propiedad:

Tabla 17. Solicitudes de biblioteca


Fecha solicitada La recepción o envío de los elementossolicitados está previsto en el plazo de30 días a partir del día de la solicitud.Puede cambiar el valor predeterminadosegún sea necesario. El administradorde biblioteca puede cumplir o nola fecha solicitada. Aunque puederealizar una solicitud de biblioteca, eladministrador de biblioteca decidirá sipuede disponer de uno o varios de losobjeto solicitados.

Preferencia de notificación Seleccione los medios preferidosde comunicación. El sistema no loutiliza aunque se ha diseñado para lacomunicación directa del administradorde biblioteca.

Opciones de envío Independientemente del botón deopción seleccionado para la opción deenvío, también puede seleccionar lacasilla de verificación para enviar todoslos elementos solicitados a la vez ylimitar la solicitud a un solo préstamo.

4. Haga clic en Terminar.Para ver las solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay seleccionado ningúnelemento en el panel de contenido y haga clic en Ver > Mis solicitudes.

Nota: las solicitudes de biblioteca se eliminan del sistema mediante un trabajo. Paraobtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca, consulte la Guía


Registros

del usuario de Records Manager Administrator o la Guía del usuario de Retention PolicyServices Administrator.


Registros


Capítulo 12Documentos virtuales


• Información general sobre los documentos virtuales, página 199• Crear documentos virtuales, página 200• Ver la estructura de un documento virtual, página 200• Ver el contenido de documentos virtuales, página 201• Agregar descendientes a documentos virtuales, página 202• Reordenar los descendientes en un documento virtual, página 204• Quitar descendientes de documentos virtuales, página 205• Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre, página

206• Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 207• Crear un archivo de documentos virtuales, página 207• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 208• Definir las preferencias de documentos virtuales, página 209

Información general sobre los documentosvirtuales

Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. Eldocumento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos enél, descendientes o hijos.

Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documentovirtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será unarchivo aparte anidado en el documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentosvirtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.


Documentos virtuales

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documentopadre o retirar el documento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura deldocumento o su contenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM)se abre para mostrar los descendientes del documento virtual.

Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo.Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja decálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes.

Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Losdocumentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que nocontengan descendientes.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Crear documentos virtualesPara crear un documento virtual, convierta un documento simple en un documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregardescendientes.

Para crear un documento virtual:1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual.

3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentosvirtuales, página 202.

Ver la estructura de un documento virtualAl visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM)se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitaro cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, esposible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante losprocedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio.

Para ver la estructura de un documento virtual:1. Desplácese al documento virtual.

2. Seleccione el documento virtual.



3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual.

4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estosprocedimientos:• Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+)

situado junto al documento virtual.

Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signomás (+) para ver sus descendientes.

• Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elijaVisualización > Expandir selección.

5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y laestructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos.Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización> Mostrar documento virtual.

Ver el contenido de documentos virtualesAl ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicaciónde edición.

Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado enXML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólolectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM)muestra automáticamente la estructura del documento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Mostrar.Digital Asset Manager realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómoestán establecidas sus opciones de apertura en sus preferencias de documentosvirtuales, como se explica en Definir las preferencias de documentos virtuales,página 209.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Si Digital Asset Manager muestra el contenido del documento, omita el resto

de este procedimiento.• Si Digital Asset Manager solicita seleccionar entre el contenido y la estructura,

elija Abrir el contenido del documento y haga clic en Aceptar.



• Si Digital Asset Manager muestra la estructura del documento a través deVDM (en lugar de mostrar su contenido a través de una aplicación de edición),seleccione el nombre del documento dentro del encabezado de VDM y, acontinuación, seleccione de nuevo Archivo > Mostrar.

Agregar descendientes a documentos virtualesPara agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documentopadre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Para seleccionar ahora al descendiente, desplácese hasta él y agréguelo alportapapeles.

• Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivocomo el descendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormenteen este procedimiento.

2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa másinstrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de undocumento virtual, página 200.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para utilizar a un descendiente de su portapapeles, seleccione Herramientas >>

Documento Virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccioneal descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccioneHerramientas> Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccioneal descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.

• Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccioneHerramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevodocumento.

Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará. Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistemalo convierte automáticamente en un documento virtual.

4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree elnuevo archivo mediante el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. Encaso contrario, omita este paso.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:



a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre.

Para agregar un descendiente con la operación de arrastrar y colocar:1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración.

2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese al archivo que seagregará.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre el archivo desde Paso 2 y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; alcolocar el archivo, sitúe el puntero del ratón en una posición alta, baja o media sobreun descendiente existente, tal como se describe en Tabla 18, página 204.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí.El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicaciónespecífica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como últimodescendiente del documento. Si el archivo que actuará como padre no es undocumento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en un documentovirtual.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará.





d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.



Tabla 18. Situar el puntero del ratón al arrastrar y colocar en un documento virtual

Puntero del ratón Resultado

Coloque el puntero del ratón en unaposición alta sobre el archivo de destino,tal y como se muestra a continuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va antes del archivo dedestino en el orden de descendientes.

Coloque el puntero del ratón en unaposición media sobre el archivo dedestino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en undescendiente del archivo de destino. Siel archivo de destino es un documentosimple, Digital Asset Manager lo convierteen un documento virtual.

Coloque el puntero del ratón en unaposición baja sobre el destino, tal y comose muestra a continuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va después del archivode destino en el orden de descendientes.

Reordenar los descendientes en un documentovirtual

Para mover a un descendiente dentro de una ubicación de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver

la estructura de un documento virtual, página 200.

2. Seleccione el documento padre.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos.

4. Seleccione el descendiente.

5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar.



7. Haga clic en Aceptar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará.

8. Seleccione el documento padre.

9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Para mover a un descendiente a cualquier ubicación de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver


2. En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese al descendiente.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre el descendiente y colóquelo en la ubicación adecuada en el padre; al colocarel descendiente, sitúe el puntero en una posición alta, media o baja sobre otrodescendiente, tal como se describe en Tabla 18, página 204.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará.






Quitar descendientes de documentos virtualesAl quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retiraráautomáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implicaeliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documentovirtual.



Para quitar un descendiente de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver


2. Seleccione los descendientes que va a quitar.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará.






Especificar que una versión determinada de undescendiente siempre se utilice siempre

Puede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilicecuando se abre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtualsiempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una reglade enlace que especifique que se usa otra versión.

Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En laspreferencias generales, se puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostraráu omitirá los enlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales,página 209.

Para especificar que una versión determinada de un descendiente siemprese utilice:1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y

selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documentovirtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página200.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Digital Asset Manager loretirará.

3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.









Establecer etiquetas de versión para documentosvirtuales

Para establecer una etiqueta de versión para un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión.

3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual,marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes.


Crear un archivo de documentos virtualesEl archivado de un documento virtual se conoce como instantánea.

Para ver una lista de instantáneas creadas para un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Instantáneas.

Para crear una instantánea:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea.

3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba un nombre para la instantánea.

b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.



c. Seleccione el tipo de instantánea.

d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opciónInmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada.Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada deldocumento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarsesin crear una nueva versión.

4. En la ficha Información, defina la información según corresponda. Si precisainstrucciones, consulte Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades, página32.

5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema deesta guía que trata esas funciones.


Para inmovilizar o liberar una instantánea:1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela.

2. Seleccione una de las siguientes opciones:• Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea.

Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versióninmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente.Cualquier cambio realizado por un usuario en el documento o en undescendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento odescendiente.

• Herramientas > Documento virtual > Liberar instantánea.

Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento ylos descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendienteforma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas lasinstantáneas para poder editar el descendiente.

Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtualno tiene descendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:1. Desplácese al documento virtual.



2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. ConsulteQuitar descendientes de documentos virtuales, página 205.

3. Seleccione el documento virtual.

4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple.

Definir las preferencias de documentos virtualesPara definir las preferencias de documentos virtuales:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y complete los campos de la Tabla 19,página 209.

Tabla 19. Preferencias de documento virtual


Opciones de apertura Permite seleccionar lo que sucederácuando abra un documento virtualal hacer clic en su nombre. Estapreferencia no se aplica si el documentovirtual ya se encuentra abierto enVirtual Document Manager (VDM):

• Ver estructura: Cuando haga clic enel nombre del documento virtual,aparecerá el primer nivel de archivosanidados.

• Ver contenido: Cuando haga clic enel nombre del documento virtual,aparecerá una copia de sólo lecturadel contenido.

• Preguntarme siempre: Cuando hagaclic en el nombre del documentovirtual, se le solicitará que elija sidesea mostrar la estructura o elcontenido de sólo lectura.

Si el documento virtual notiene contenido, VDM muestraautomáticamente la estructura deldocumento virtual, con independenciade esta preferencia.




Enlaces Seleccione si desea que VDM muestrelos enlaces rotos. Un enlace estará rotosi VDM no puede encontrar la versióndel componente especificada por laregla de enlace de ese componente.

Copiar Permite seleccionar qué acción sedebe realizar cuando se copie undocumento virtual en el Portapapeles.Puede seleccionar una de las opcionessiguientes:

• Sólo raíz: Copia el contenido y laspropiedades únicamente del archivopadre.

• Raíz y descendientes: Copiael archivo padre y todos losdescendientes anidados en él,incluidos los descendientes de losdescendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientesexistentes: Copia el archivopadre y se crean referencias a losdescendientes.

• Preguntar siempre: Solicita alusuario que seleccione lo que deseacopiar.

Retirar Seleccione lo que sucederá cuandointente retirar un elemento que habloqueado otro usuario:

• Descargar como sólo lectura:Descarga una copia del elementocomo sólo lectura.

• Preguntar siempre: Solicita alusuario que seleccione si deseadescargar como sólo lectura.


Capítulo 13Guiones gráficos y vista previa activa

En este capítulo se describe lo siguiente:

• Información general sobre guiones gráficos, página 213• Ver guiones gráficos de documentos, página 214• Uso de la vista previa activa, página 214• Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa, página 215Los siguientes temas están relacionados:

• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 234• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 224• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 224

Información general sobre guiones gráficosUn guión gráfico consta de una serie de miniaturas o imágenes de bajo ancho de banda ybaja resolución que muestran el contenido de un archivo de vídeo o de un documento devarias páginas (presentaciones de Microsoft PowerPoint y archivos Adobe PDF). Cadaminiatura o imagen se tratará como una copia del archivo original.

Digital Asset Manager puede generar automáticamente guiones gráficos al importaro registrar un archivo si su sistema ha sido configurado con un producto auxiliar deDocumentum que pueda producir guiones gráficos.

Puede ver el guión gráfico de un archivo en la ficha Guión gráfico de la páginaPropiedades del archivo. Los guiones gráficos de vídeo también están disponibles en laficha Guión gráfico de la página Detalles de vídeo, si está disponible.

En el caso de las presentaciones de PowerPoint, el guión gráfico muestra las diapositivasde la presentación como una secuencia de miniaturas.

En el caso de los archivos PDF, el guión gráfico muestra las páginas del PDF como unasecuencia de miniaturas.


Guiones gráficos y vista previa activa

En el caso de los vídeos, el guión gráfico se muestra como una secuencia de imágenesdel vídeo.

Ver guiones gráficos de documentosLos guiones gráficos de documentos se generan automáticamente al importar o registrararchivos PDF de Acrobat y archivos de presentación de Microsoft PowerPoint, en funciónde la configuración del sistema.

Los guiones gráficos de PDF y PowerPoint constan de una miniatura de baja resoluciónque representa cada página o diapositiva del archivo. Además de ver las miniaturas en elguión gráfico, estas miniaturas se almacenan como objetos distintos al objeto principal.Esto significa que cada diapositiva o página es una copia independiente del archivoprincipal y se puede volver a usar y a modificar como cualquier otra copia.

Para ver un guión gráfico ilustrado para documentos de varias páginas1. Desplácese y resalte un documento de varias páginas aplicable.

2. Seleccione el icono Propiedades oMostrar > Propiedades > Guión gráfico.

Uso de la vista previa activaLa vista previa activa le permite ver cada página de un guión gráfico de un documento.La vista previa activa le permite previsualizar y trabajar con cada página del documento.A la vista previa activa se puede acceder mediante el cuadro de diálogo de propiedadesdel documento.

La vista previa activa está dividida en dos paneles:• Panel selector de páginas• Panel visor de páginasEl panel selector de páginas aparece en la parte izquierda del visor y contiene lasminiaturas de cada página del documento. Si se hace clic en una miniatura en el panelselector de páginas, se mostrará una imagen de mayor resolución (JPG) de la página enel panel visor de páginas.

Los controles de navegación de la parte superior ( ) le permitenmoverse a áreas diferentes del documento.• Haga clic en las flechas para desplazarse hacia adelante y hacia atrás en el documento.• Escriba un número de página para saltar a una página específica.



Puede cambiar el número de miniaturas que mostrará a la vez el panel selector depáginas mediante la lista desplegable. Use el botón para desplazarse hacia abajo( ) en el panel selector de páginas para desplazarseal siguiente grupo de páginas. Haga clic en el botón para desplazarse hacia arriba( ) en el panel selector de páginas para desplazarse alanterior grupo de páginas.

Cada página del documento que seleccione se almacena en un historial de selección. Siselecciona los botones y , podrá avanzar o retroceder por el historial de selecciónde forma parecida a como se hace en el historial de un explorador Web.

El panel de selección se puede ocultar si necesita que el panel visor de página sea másgrande, como, por ejemplo, para ver páginas en modo horizontal. Haga clic en los iconosocultar ( ) y mostrar ( ) para activar o desactivar el panel selector de páginas.Cuando vea una miniatura en el panel visor de páginas, haga clic en los iconos deamplificación para acercar ( ) y alejar ( ) la visualización de la página activa.

Donde proceda, el visor del guión gráfico será la vista predeterminada para los guionesgráficos.

Para ver la vista previa activa1. Desplácese y seleccione un documento de varias páginas aplicable.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades.

3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa.Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panelselector de páginas y en el panel visor de páginas.

Anular miniaturas de documento desde la vistaprevia activa

En los documentos con guiones gráficos que se pueden visualizar en el visor del guióngráfico, puede seleccionar una página o diapositiva alternativa como la miniatura deldocumento para que se muestre en las páginas de lista. Por ejemplo, si su presentacióntiene un logotipo genérico de empresa como primera página, puede seleccionar lasegunda página como la representación en miniatura de la presentación. De esta forma,la presentación se puede identificar en una lista de documentos.

Para anular una miniatura de documento en la vista previa activa:1. Desplácese y seleccione un documento de varias páginas aplicable.



2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades.

3. Si la vista previa activa no se ha activado, haga clic en la ficha Vista previa activa.Se abrirá la vista previa activa, mostrando el guión gráfico del documento en el panelselector de páginas y en el panel visor de páginas.

4. En el panel selector de páginas, seleccione la diapositiva o página que desee usarcomo miniatura del documento.

5. Haga clic en el icono .

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Ver un guión gráfico de vídeoEn el caso de archivos de vídeo, el guión gráfico ofrece dos vistas, la vista de páginay la vista de zoom:

• Vista de página: Los guiones gráficos se ordenan en páginas y, a continuación, estaspáginas se apilan. El usuario hojea las páginas para ver todo el guión gráfico.LaFigura 4, página 216 muestra el concepto de la vista de página.

Figura 4. vista de página



• Vista de zoom: Los guiones gráficos se apilan en orden y, a continuación, sepresentan en una única página. Cada fotograma mostrado representa un rango deguiones gráficos. Puede ver la secuencia completa al máximo nivel y aumentar lavisualización rápidamente (como en la tabla de contenido de un DVD).La Figura 5,página 217 muestra el concepto de la vista de zoom.

Figura 5. vista de zoom

— Para acercar una sección de las miniaturas, haga clic en el icono de nivelsiguiente ( ).

Por ejemplo, si selecciona la miniatura 46, la segunda página mostrará lasminiaturas 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 y 53. Puede desplazarse por los distintosniveles de las miniaturas del guión gráfico.

— Para alejarse, haga clic en .

— Para volver a alejarse hasta el nivel más alto, haga clic en .

Una barra de estado indica el lugar del vídeo donde se encuentra la sección que está

viendo en este momento:Para ambas vistas, la información de código de tiempo de SMPTE (Sociedad deingenieros de televisión y películas) aparece como un identificador para cada miniaturasi existe el código de tiempo y el sistema lo puede calcular.

En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeo sustituye alcuadro de diálogo Propiedades. Cualquier acción para ver las propiedades de vídeo abreautomáticamente los detalles del vídeo. Si precisa más información sobre detalles devídeo, consulte Capítulo 14, Detalles de vídeo.

Nota: Los detalles de vídeo no están disponibles para los archivos de vídeo importadosa un sistema sin la capacidad de detalle de vídeo. Entre estos sistemas se incluyenlos anteriores a la versión 5.3 y aquellos que no cumplen con otros requisitos deDocumentum. Para obtener más información, póngase en contacto con su administradordel sistema.

Para ver un guión gráfico de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.



2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.

3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que laficha Guión gráfico esté activa.

4. Seleccione Vista de página o Vista de zoom.

5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guióngráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica la posición de la sección que está viendo:

Reproducir un vídeo del guión gráficoEs posible reproducir un vídeo a partir del guión gráfico del vídeo si el archivo estáguardado en un almacén de archivos de transmisión. La reproducción del vídeo empiezaen el fotograma que se elija. Por ejemplo, si el guión gráfico de un vídeo que dura unminuto contiene 15 fotogramas y cada uno representa 4 segundos, al seleccionar elsegundo fotograma del guión gráfico, la reproducción del vídeo comenzará desde elcuarto segundo. Si selecciona el primer fotograma del guión gráfico, el vídeo comenzarádesde el principio.

Si tiene dificultades al reproducir vídeos desde el guión gráfico, puede establecer laspreferencias de formato para utilizar una aplicación específica y abrir un tipo de archivo.Consulte Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 42 para obtenerinstrucciones sobre la configuración de preferencias de formato. Es posible que tambiéntenga que configurar las opciones del navegador para el tratamiento de los tipos dearchivo. Consulte la ayuda del navegador para obtener más instrucciones.

Para reproducir un vídeo a partir del guión gráfico:1. Desplácese hasta el archivo de vídeo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Guión gráfico.

3. Si se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo, asegúrese de que laficha Guión gráfico esté activa.

4. Seleccione Vista de página o Vista de zoom.

5. Si ha elegido la vista de zoom, puede acercarse a una sección concreta del guióngráfico haciendo clic en la flecha hacia abajo:Una barra de estado indica la posición de la sección que está viendo:

6. Seleccione uno de los fotogramas del guión gráfico.



Si el guión gráfico se abre por la pantalla Detalles de vídeo, el reproductor de vídeoincrustado reproducirá el vídeo empezando por el fotograma que se ha seleccionado.Si el guión gráfico se abre desde el cuadro de diálogo habitual Propiedades, seabrirá la aplicación apropiada y reproducirá el vídeo empezando por el fotogramaque se ha seleccionado.


Capítulo 14Detalles de vídeo


• Información general sobre detalles de vídeo, página 221• Editar detalles de vídeo, página 222• Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo, página 223• Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo, página 224• Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo, página 224• Ver subclips de vídeo, página 225• Crear subclips de vídeo, página 225• Editar subclips de vídeo, página 227• Eliminar subclips de vídeo, página 228• Ver pistas de texto de vídeo, página 228• Crear pistas de texto, página 229• Editar pistas de texto, página 230• Eliminar pistas de texto, página 231

Información general sobre detalles de vídeoEn una pantalla especial de Detalles de vídeo aparecerá toda la información sobrelos archivos de vídeo que se hayan importado al repositorio mediante Digital AssetManager. En el caso de los archivos de vídeo aplicables, la pantalla Detalles de vídeosustituye a las habituales páginas de Propiedades. En este caso, al seleccionar el iconoPropiedades de un vídeo se muestran sus detalles.

Detalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza parareproducir la copia predeterminada del vídeo, así como para definir posiciones inicialesy finales utilizadas para crear subclips del vídeo. Si el reproductor de vídeo está


Detalles de vídeo

desactivado o si la copia predeterminada no es reproducible, el reproductor muestrauna representación en miniatura del vídeo.

Nota: La disponibilidad de los detalles de vídeo depende de los otros productos deDocumentum instalados en el sistema Documentum y configurados para el repositorio.Sin estos productos, no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos de vídeoimportados. Para obtener ayuda, póngase en contacto con su administrador del sistema.

Editar detalles de vídeoTodos los archivos de vídeo (principales y subclips) tendrán algunos metadatosdisponibles en Detalles de vídeo, como los códigos de tiempo iniciales y finales. Además,los metadatos y propiedades de vídeo se pueden extraer, en función de los atributospersonalizados y el formato de vídeo.

El cuadro de diálogo Detalles de vídeo contiene fichas que proporcionan acceso a todoslos metadatos y propiedades del vídeo. Entre ellas se incluyen las siguientes:• Información: información que se suele incluir para todos los tipos de objetos, como

su nombre, título, palabras clave, autores, información de bloqueo, información deversión y tamaño de archivo.

• Información ampliada: información sobre la norma de vídeo, velocidad de cuadrosy códigos de tiempo. Asimismo, permite editar la información de los códigos detiempo para los subclips.

• Permisos: información normal sobre permisos de objeto.• Historial: información normal sobre el historial del objeto.• Guión gráfico: serie de imágenes en miniatura que representan el contenido de un

archivo de vídeo.• Pistas de texto: descripciones de texto para segmentos de un archivo de vídeo, como,

por ejemplo, transcripciones y subtítulos.• Subclips: segmentos de un archivo de vídeo seleccionados por el usuario que son

tratados como objetos relacionados. Esta ficha sólo está disponible para los archivosde vídeo principales, no para los subclips de vídeo.

Para editar detalles de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Detalles de vídeo.Se abrirá la pantalla Detalles de vídeo en otra ventana.

3. Seleccione una ficha para ver los metadatos y las propiedades del vídeo.

4. Edite las propiedades según se necesite y, a continuación, haga clic en Guardar paraguardar y cerrar el archivo, o en Cerrar para cerrar el archivo sin los cambios.


Detalles de vídeo

Reproducir un vídeo desde detalles de vídeoDetalles de vídeo muestra un reproductor de vídeo incrustado que se utiliza parareproducir la copia predeterminada del objeto de vídeo. Puede reproducir la copiapredeterminada de un vídeo desde Detalles de vídeo si el archivo está guardado enun almacén de archivos de transmisión.

Los controles de la pantalla Detalles de vídeo permiten reproducir, pausar, avanzar,retroceder y detener el vídeo en cualquier momento. También hay controles de volumen.

Si rellena los camposMarcar y Desmarcar situados bajo el reproductor de vídeo, podráreproducir un segmento específico del vídeo.

Si está viendo un vídeo principal, puede reproducirlo con el reproductor de vídeoincrustado, o bien reproducir un subclip desde la ficha Subclips. Si está viendo unsubclip, la pantalla Detalles de vídeo proporciona las opciones siguientes para elegir:• Reproducir el segmento de vídeo en el reproductor de vídeo incrustado.• Reproducir el vídeo principal en una pantalla separada de Detalles de vídeo.Si el reproductor de vídeo está desactivado o si la copia predeterminada no esreproducible, el reproductor muestra sólo una representación en miniatura del vídeo.

Para reproducir un vídeo desde la pantalla Detalles de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Utilice los controles del reproductor de vídeo incrustado para reproducir el vídeo.Si está viendo un subclip de vídeo, puede hacer clic en el enlace Ver vídeo principalpara reproducir el vídeo principal. El enlace abrirá la pantalla Detalles de vídeo delvídeo principal en una ventana nueva del explorador.

Para establecer los tiempos de las marcas iniciales y finales desde la pantallaDetalles de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Siga uno de estos procedimientos para rellenar los camposMarcar y Desmarcarsituados bajo el reproductor de vídeo:• Utilice los controles para reproducir el vídeo. Mientras el vídeo se reproduce,

haga clic enMarcar y Desmarcar para establecer los tiempos de la marca inicialy final, respectivamente. También puede introducir los tiempos manualmenteen los camposMarcar y Desmarcar.


Detalles de vídeo

• Seleccione la ficha Guión gráfico y una vista del guión gráfico, ya sea Vistade página o Vista de zoom. Seleccione las miniaturas que desee que inicieny finalicen el segmento. Haga clic en la opción Marcar y Desmarcar de laminiatura correspondiente.

Los camposMarcar y Desmarcar del panel del reproductor de vídeo se rellenan conlos tiempos seleccionados. Ahora puede utilizar los controles del reproductor devídeo para ver el segmento seleccionado del vídeo.

Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeoUn guión gráfico de un vídeo puede contener fotogramas redundantes o que no aportanningún valor al guión gráfico. Puede desplazarse por un guión gráfico de vídeo y borrardichos fotogramas. Esto disminuirá el tamaño del guión gráfico y facilitará el examen detodo el vídeo.

Para eliminar fotogramas del guión gráfico de un vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar los fotogramas que desea eliminar delguión gráfico.

5. Seleccione uno o más fotogramas.

6. Haga clic en Eliminar fotogramas.El guión gráfico se actualiza y los fotogramas seleccionados se quitan.

Configurar la miniatura predeterminada desde unguión gráfico de vídeo

De forma predeterminada, la imagen en miniatura que representa a un vídeo se genera apartir del primer fotograma del vídeo. Esta miniatura no suele ser representativa delvídeo. En muchos casos, puede tratarse de un fotograma en negro o contener el logotipodel estudio, distribuidor o realizador del vídeo. Con el guión gráfico puede seleccionarotra miniatura predeterminada que sea más representativa del contenido del vídeo.

Los usuarios deben tener al menos el permiso Escribir sobre el vídeo para reemplazar laminiatura de un objeto.


Detalles de vídeo

Para anular la miniatura predeterminada de un vídeo1. Desplácese hasta el archivo de vídeo.


3. Seleccione la ficha Guión gráfico.

4. Desplácese por el guión gráfico para buscar el fotograma que desea seleccionarcomo miniatura del vídeo.

5. Seleccione un fotograma.

6. Haga clic en Definir miniatura.La pantalla Detalles de vídeo se actualiza y el fotograma seleccionado aparece comola nueva miniatura predeterminada del vídeo.

Ver subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Una vez creados, los subclips son objetos normales del repositorio con los que se puederealizar cualquier acción habitual. Aparecen como subclips de un vídeo puesto quetienen relación con el vídeo principal. Esto significa que cuando ve las propiedades deun subclip, aparece una nueva pantalla Detalles de vídeo en la que se muestra toda lainformación específica de dicho subclip.

Para ver subclips de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

Crear subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecen


Detalles de vídeo

todos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo, es decir, todos los subclipsdel vídeo creados por usuarios.

Esta ficha es también el lugar donde se crean nuevos subclips. Una vez creados, lossubclips son objetos normales del repositorio con los que se puede realizar cualquieracción habitual.

Con los camposMarcar yDesmarcar del panel del reproductor de vídeo se crean nuevossubclips, con todas sus propiedades y copias.

Para crear un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para crear un subclip de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.



a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Subclip.

b. Seleccione la ficha Subclips y haga clic en Nuevo.Se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo subclip.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre, tipo y formato del nuevo subclip. La ubicaciónde repositorio predeterminada para el subclip es la del vídeo principal. Si deseacambiar la ubicación del subclip, haga clic en Examinar y busque una nuevaubicación.Utilice el reproductor de vídeo incrustado para localizar o introducir manualmentelos tiempos de la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar). Para ver el segmentoseleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeo. Los tiempos de la marcainicial y final se muestran en los campos Código de tiempo de entrada y Código detiempo de salida de la pantalla Crear nuevo subclip.

5. En la ficha Información, introduzca la información apropiada. Si el enlace Editaraparece junto a una propiedad, haga clic en Editar e introduzca los valoresen la página que aparezca para definir los valores de dicha propiedad. Losvalores se introducen escribiéndolos en el cuadro Introducir nuevo valor o bienseleccionándolos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, haciendo clicen Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic en Subir oBajar. Los valores se pueden eliminar seleccionándolos y haciendo clic en Eliminar.

6. En la ficha Permisos, introduzca los permisos apropiados.

7. Haga clic en Terminar.El nuevo subclip aparecerá en la lista de subclips.


Detalles de vídeo

Editar subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo mediantecódigos de tiempo iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeoaparecen todos los objetos de vídeo derivados del vídeo principal de todos los subclipsde vídeo. Además, los subclips tienen su propia pantalla Detalles de vídeo.

Para editar un subclip, debe abrir su pantalla Detalles de vídeo. En esta pantalla podráeditar las propiedades y las pistas de texto de un subclip. También puede editar loscódigos de tiempo de inicio y final del subclip. Esto significa que podrá ampliar orecortar un subclip en función de los códigos de tiempo originales del vídeo principal. Sidecide cambiar los códigos de tiempo inicial y final del subclip, se creará una versióndel mismo. Las versiones anteriores del subclip (con distintos códigos de tiempo inicialy final) permanecerán en el repositorio.

Para editar un subclip, debe tener al menos el permiso Relacionar sobre el vídeo.

Para editar un subclip de vídeo1. Desplácese hasta un subclip de vídeo y selecciónelo.


3. Edite las propiedades de cualquiera de las fichas de Detalles de vídeo, como laspistas de texto.

4. Para cambiar los códigos de tiempo inicial y final del subclip, siga este procedimiento:

a. Seleccione la ficha Información ampliada.

b. Haga clic en el enlace Editar códigos de tiempo.Se abrirá el Editor de códigos de tiempo para subclips.

c. Utilice el reproductor de vídeo incrustado del vídeo principal para localizar losnuevos tiempos de la marca inicial (Marcar) y final (Desmarcar).

d. Introduzca manualmente los nuevos tiempos de la marca inicial (Marcar) y final(Desmarcar) en los campos del Editor de códigos de tiempo para subclips.Para ver el segmento seleccionado, utilice los controles del reproductor de vídeodel Editor de códigos de tiempo para subclips.

5. Cuando esté satisfecho con los nuevos tiempos de marca inicial (Marcar) y final(Desmarcar), haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Detalles de vídeo del subclip, haga clic en Guardar.Se guarda el subclip. Si ha asignado nuevos códigos de tiempo al subclip, éste seguardará como una nueva versión.


Detalles de vídeo

Eliminar subclips de vídeoPara crear subclips es necesario seleccionar segmentos de un archivo de vídeo marcandotiempos iniciales y finales. En la ficha Subclips de la pantalla Detalles de vídeo aparecentodos los objetos de vídeo derivados del objeto de vídeo principal. Los usuarios creanmanualmente todos los subclips.

La ficha Subclips es también el lugar donde se eliminan los subclips.

Para eliminar un subclip de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


3. Seleccione la ficha Subclips.Se muestran todos los subclips del vídeo.

4. Seleccione el subclip que desea eliminar.


a. Haga clic en Archivo > Eliminar subclips.

b. Haga clic en Eliminar.Se elimina el subclip.

Ver pistas de texto de vídeoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos de un archivo devídeo. Algunos ejemplos de las pistas de texto que pueden estar disponibles son:• Subtítulos• Voz a texto• Reconocimiento de voz• Transcripciones• Tipo de toma• Anotaciones• Descripción de escenaEn su sistema puede haber otros tipos de pistas de texto disponibles.

Si los archivos de vídeo contienen pistas de texto, éstas se pueden ver en la ficha Pistasde texto de la pantalla Detalles de vídeo. En la ficha Pistas de texto, un filtro desplegablecontiene sólo los tipos de pistas de texto disponibles para el vídeo.


Detalles de vídeo

Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, junto con losdatos de la pista de texto.

Las pistas de texto se pueden almacenar tanto en el vídeo principal como en los subclips.La pantalla Detalles de vídeo de un subclip muestra las pistas de texto asignadas alpropio subclip o a su vídeo principal, dentro de los límites marcados por el códigode tiempo inicial y final del subclip. En el caso de los subclips, las pistas de texto sealmacenan de forma predeterminada en el documento del subclip. En el caso de losvídeos principales, las pistas de texto siempre se almacenan en el documento de vídeoprincipal. Al crear una pista de texto, puede elegir si desea almacenarla en el documentode vídeo principal, de modo que esté accesible para todos los vídeos que contengan elcódigo de tiempo inicial y final de la pista de texto.

Para ver las pistas de texto de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Detalles de vídeo.Se abre la pantalla Detalles de vídeo del archivo de vídeo.

3. Seleccione la ficha Pistas de texto.

4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en la lista Clasificación.Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación.

Crear pistas de textoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de unarchivo de vídeo.

Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detallesde vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, juntocon los datos de la pista de texto.

Las pistas de texto se pueden crear tanto para el vídeo principal como para los subclips.En el caso de los subclips, las pistas de texto se almacenan de forma predeterminada enel documento del subclip. Al crear una pista de texto para un subclip, puede almacenarlaen el documento de vídeo principal, de modo que esté accesible para todos los vídeosque contengan el código de tiempo inicial y final de la pista de texto.

Si el sistema se ha configurado para ello, podrá utilizar el siguiente procedimiento paraagregar manualmente una pista de texto a cualquier vídeo con detalles de vídeo.

Para crear una pista de texto de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.


Detalles de vídeo



a. Haga clic en Archivo > Nuevo > Pista de texto.

b. Seleccione la ficha Pistas de texto y haga clic en Nuevo.Aparecerá la pantalla Detalles de pista.

4. En el campo Categoría, introduzca una categoría para la pista de texto. Por ejemplo,Subtítulos.

5. En el campo Texto, escriba el texto de la pista de texto.

6. En los campos Inicio y Terminar, introduzca los códigos de tiempo de inicio y fin,respectivamente.

7. Si la pista de texto que está creando pertenece a un subclip, hay una opción paratransferirla al vídeo principal.Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista detexto al vídeo principal.

8. Haga clic en Aceptar.La pantalla Detalles de pista se cierra y aparece la nueva pista de texto en la fichaPistas de texto bajo la categoría elegida.

Editar pistas de textoLas pistas de texto contienen descripciones de texto para segmentos específicos de unarchivo de vídeo.

Todas las pistas de texto se pueden consultar en la ficha Pistas de texto de los Detallesde vídeo. Para cada pista de texto se muestra el código de tiempo inicial y final, juntocon los datos de la pista de texto.

Puede editar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para editar una pista de texto de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.



4. Seleccione un tipo de pista de texto disponible en el cuadro de lista Clasificación.


Detalles de vídeo

Se muestran todas las pistas de texto de la clasificación.

5. Seleccione la pista de texto y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Detalles de pista.

6. Edite los campos Categoría, Texto, Inicio o Terminar.

7. Si la pista de texto editada pertenece a un subclip, hay una opción para transferirlaal vídeo principal.Seleccione Asignar en el documento de vídeo principal si desea asignar la pista detexto al vídeo principal.

8. Haga clic en Aceptar.La pantalla Detalles de pista se cierra y la pista de texto aparece en la categoríaelegida, con su nueva información.

Eliminar pistas de textoPuede eliminar una pista de texto mediante el siguiente procedimiento.

Para eliminar una pista de texto de vídeo1. Desplácese hasta un archivo de vídeo y selecciónelo.



4. Utilice el filtro para localizar pistas de texto específicas que desee eliminar.

5. Seleccione las pistas de texto que desea eliminar y haga clic en Eliminar o enArchivo> Eliminar pistas de texto.

6. Haga clic en Guardar.La lista Pistas de texto se actualizará y las pistas de texto seleccionadas no volverán aaparecer.


Detalles de vídeo


Capítulo 15Agregado de PowerPoint


• Vista general de agregado de PowerPoint, página 233• Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 234• Ver el agregado de PowerPoint, página 235• Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 235• Buscar presentaciones y diapositivas, página 236• Crear una presentación de PowerPoint, página 238• Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 239• Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint, página 239.

Vista general de agregado de PowerPointCuando los archivos de PowerPoint se importan al sistema de Documentum, unproducto Content Transformation Services procesa los archivos y genera una copia enformato JPG de cada diapositiva de la presentación. A continuación, cada diapositiva setratará como un objeto de copia independiente en el repositorio. Esto permite trabajarcon las diapositivas de una en una y añadirlas al agregado de PowerPoint.

El agregado de PowerPoint es una zona que permite reunir diapositivas de una o máspresentaciones de PowerPoint en el repositorio y reagruparlas en nuevas presentaciones.Puede agregar, quitar y ordenar diapositivas desde varias presentaciones de PowerPointhasta que reúna las que desee en el agregado. A continuación, puede generar una nuevapresentación de PowerPoint a partir de las diapositivas que haya reunido en el agregadode PowerPoint, creando así un nuevo objeto de PowerPoint en el repositorio.

Precaución: La disponibilidad del guión gráfico y del agregado de PowerPointdepende de que se hayan instalado otros productos de EMC Documentum enDocumentum System y de que se hayan configurado para el repositorio. Sin la


Agregado de PowerPoint

presencia de estos productos, no se generarán guiones gráficos para archivosde presentaciones de PowerPoint importados ni estará disponible la función deagregado de PowerPoint. Póngase en contacto con el administrador del sistema siprecisa información sobre la disponibilidad de guiones gráficos y del agregado dePowerPoint en su instalación de Digital Asset Manager.

Para crear una nueva presentación de PowerPoint a partir de diapositivas del repositorio,es necesario seguir este procedimiento por este orden:

1. Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint, página 234

2. Ver el agregado de PowerPoint, página 235

3. Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, página 235

4. Buscar presentaciones y diapositivas, página 236

5. Crear una presentación de PowerPoint, página 238

6. Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, página 239

Añadir diapositivas al agregado de PowerPointPuede seleccionar qué diapositivas agregar viendo el guión gráfico de PowerPoint, o bienagregar a la vez todas las diapositivas de una presentación de PowerPoint seleccionandola presentación completa.

Cuando se añade una diapositiva al agregado de PowerPoint, la información que laacompaña procede de la presentación original de la que proviene la diapositiva.

Nota: Sólo es posible tener una copia de una diapositiva dada en el agregado dePowerPoint. Por ejemplo, si selecciona añadir al agregado de PowerPoint dospresentaciones que contengan la misma diapositiva, esa diapositiva sólo se agregaráuna vez.

Para añadir diapositivas de una presentación al agregado de PowerPoint1. Seleccione una o varias presentaciones y elija Editar > Añadir al agregado de

PowerPoint.

Nota: Si selecciona un único artículo, haga clic en el icono ( ) al lado de él.

Para añadir una selección de diapositivas de una presentación al agregadode PowerPoint1. Siga uno de estos procedimientos:

• Seleccione el icono de Propiedades de la presentación.



• Seleccione la presentación y seleccione Ver > Propiedades > Guión gráfico.• Seleccione una presentación principal y seleccione Ver > Relaciones.

2. Seleccione las diapositivas que desea agregar y seleccione Editar > Añadir alagregado de PowerPoint.

Ver el agregado de PowerPointEl agregado de PowerPoint se puede ver en cualquier momento, incluso si está vacío. Estopermite utilizar la función de búsqueda del agregado de PowerPoint. Para obtener másinformación acerca de la búsqueda de presentaciones y diapositivas de PowerPoint desdeel agregado de PowerPoint, consulte Buscar presentaciones y diapositivas, página 236.

Puede ordenar las diapositivas de acuerdo con una serie de criterios. La ordenación seaplica a todas las diapositivas del agregado de PowerPoint, no sólo a las que se muestrenen la página actual.

Para ver el agregado de PowerPoint1. Siga uno de estos procedimientos:

• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Ver

agregado de PowerPoint:2. Si lo desea, para ordenar las diapositivas, elija una de estas opciones:

• Título de diapositiva: se ordenan por el nombre de la diapositiva.• Presentación original: se ordenan por el nombre de la presentación original

de la diapositiva.• Propietario: se ordenan por el nombre del propietario.• Modificado: se ordenan por la fecha de modificación, de forma ascendente.

Quitar diapositivas del agregado de PowerPointSe pueden quitar diapositivas del agregado de PowerPoint, la zona para colocardiapositivas de PowerPoint. Esta operación no quita una diapositiva del repositorio.

Para quitar diapositivas del agregado de PowerPoint1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:

• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.



• En un guión gráfico de PowerPoint, haga clic en el icono Ver agregado dePowerPoint:

2. Seleccione las diapositivas que desea quitar del Agregado.

3. Haga clic en Quitar.

Buscar presentaciones y diapositivasAhora puede utilizar la función Buscar más del agregado de PowerPoint para buscarpresentaciones y diapositivas con el fin de añadirlas al agregado de PowerPoint.

Nota: Los objetos de diapositiva que no residan en las ubicaciones elegidas puedenaparecer en los resultados de la búsqueda. Una búsqueda de PowerPoint devuelvecualquier elemento que cumpla con los criterios de la búsqueda en cualquiera de lasubicaciones especificadas, además de cualquier diapositiva relacionada con esos objetosde PowerPoint sin importar dónde se encuentren ubicados. Por ejemplo, se crea unacarpeta en la carpeta Cabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/ con el nombredel usuario. Todos los objetos de las diapositivas que cree (es decir, las diapositivasde las presentaciones que importe) se almacenarán en esta carpeta. Estos objetos dediapositivas mantienen una relación con el objeto padre de PowerPoint.

Al buscar presentaciones y diapositivas tiene la opción de buscar:

• Una lista de repositorios y ubicaciones: Permite definir varios repositorios, variasubicaciones externas, o una combinación de ambos, como ubicaciones de búsqueda.

• Sólo en la ubicación actual: Con esta opción se busca en el repositorio y el archivadoro carpeta que estaba viendo antes de abrir la Búsqueda avanzada o el agregadode PowerPoint.

Para buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint:1. Abra la página Búsqueda avanzadamediante uno de estos procedimientos:

• En el agregado de PowerPoint, haga clic en Buscar más.• En la página principal de Digital Asset Manager, haga clic en la flecha junto al

botón Buscar y seleccione Avanzada.Se abrirá la página Búsqueda avanzada.

2. Si la ficha PowerPoint aún no está activa, haga clic en ella.

3. En la sección Buscar, seleccione el botón de opción correspondiente al tipo deelemento de PowerPoint que desea buscar: presentaciones, diapositivas o ambas.

4. En el campo Contiene, escriba todas las palabras que puedan contener laspresentaciones y/o diapositivas.



5. En la sección Ubicaciones, seleccione Sólo en la ubicación actual, o para especificarubicaciones de búsqueda, haga lo siguiente:

a. Haga clic en Editar.Aparece la pantalla Cambiar orígenes de búsqueda.

b. Active Repositorios disponibles y seleccione los repositorios, archivadores ocarpetas que desea agregar haciendo clic en la flecha derecha. Introduzca sunombre de usuario y la contraseña si se le solicitan.

Nota: Para iniciar sesión automáticamente, seleccione ¿Recordar credencialesla próxima vez?

c. Para guardar los repositorios, archivadores y carpetas elegidos en los que deseebuscar, de forma que siempre estén seleccionados de forma predeterminada paralas búsquedas de PowerPoint, marque la casilla de verificación Definir comoorígenes predeterminados.

d. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Cambiar orígenes de búsqueda.

6. En la sección Tipo de objeto, seleccione un tipo de objeto que se buscará en la listadesplegable.

7. Para incluir propiedades específicas en la búsqueda, introdúzcalas en la secciónPropiedades de la siguiente manera:

a. Para realizar una búsqueda basada en un valor de propiedad, seleccione unapropiedad en la primera lista.

b. En la segunda lista desplegable, seleccione un operador, el cual determina larelación con el valor de búsqueda.

c. En los campos restantes, introduzca los valores de búsqueda.Por ejemplo, para encontrar todas las presentaciones creadas por Juan Santos,puede especificar que la propiedad Autores es Juan Santos, o contiene Santos oempieza por Juan.

d. Para realizar una búsqueda basada en propiedades adicionales, haga clic enAgregar otra propiedad y repita estas instrucciones. Para quitar una propiedadde los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar, situado junto a la propiedadque desee quitar.

8. Para restringir la búsqueda por la fecha en que se realizó una acción específica, llevea cabo lo siguiente en la presentación o diapositiva:

a. En la primera lista desplegable, seleccione un calificador de búsqueda, porejemplo Creado o Modificado.

b. Seleccione el botón de opción para una de las siguientes acciones:• Para seleccionar un intervalo de fechas.• Para especificar un intervalo seleccionándolo en un calendario.



9. En la sección Tamaño, seleccione un rango del tamaño de archivo por el que buscaren la lista desplegable.

10. La sección Adicional permite seleccionar opciones adicionales para encontrarobjetos ocultos o todas las versiones, o bien para incluir las propiedades modificadasrecientemente.Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso de lectura oescritura para esos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tengapermiso de visualización. Para buscar todas las versiones de un archivo, seleccioneBuscar todas las versiones.

11. Cuando haya definido todos los criterios, haga clic en Buscar.Aparecerán los resultados de la búsqueda de PowerPoint.

Crear una presentación de PowerPointAl crear una presentación, se puede seleccionar una plantilla que defina el aspecto yestilo de la presentación. Para obtener información sobre cómo agregar plantillas dePowerPoint a su repositorio, consulte Agregar una plantilla para utilizar en el agregadode PowerPoint, página 239. Si no selecciona ninguna plantilla, las diapositivas de lanueva presentación aparecerán con un fondo vacío y sin un formato específico. Tenga encuenta que algunas plantillas pueden cambiar el formato de las diapositivas para queencajen con el fondo de la plantilla, no se salgan de la página, etc. En este caso, puede sernecesario editar la nueva presentación mediante Microsoft PowerPoint.

El orden de las diapositivas en la nueva presentación será el orden en que se añadieronal agregado de PowerPoint. Puede cambiar la secuencia de diapositivas con MicrosoftPowerPoint una vez se haya creado el nuevo archivo de presentación.

Nota: Las nuevas presentaciones sólo se pueden crear utilizando todas las diapositivasen el agregado de PowerPoint.

Para crear una presentación nueva1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:

• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el iconoVer agregado de PowerPoint:

.• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.

2. Si se requiere, seleccione una plantilla en la lista Plantilla.Al seleccionar una plantilla aparecerá una miniatura que la representa.

3. Haga clic en Crear.



Aparecerá la pantalla Crear.

4. Seleccione el tipo de documento para la nueva presentación en el campo Tipo. Eltipo predeterminado es Documento (dm_document).

5. En el campo Nombre, escriba el nombre de la nueva presentación de PowerPoint.Es necesario.

6. Introduzca los valores para Asunto, Palabras clave y Autores si procede. Tambiénpuede editar el conjunto de permisos y aplicar un ciclo de vida.

7. Elija el destino de la nueva presentación. Las fichas Todo, Suscripciones yUtilizadosrecientemente corresponden a los nodos del repositorio. Si no selecciona ningunaubicación, la presentación se guarda en el archivador inicial.

8. Haga clic en Aceptar.Digital Asset Manager crea la nueva presentación de PowerPoint.

Borrar todas las diapositivas del agregado dePowerPoint

Si no borra el contenido del agregado de PowerPoint, éste permanecerá en las sesionesposteriores.

Para borrar el contenido del agregado de PowerPoint1. Abra el agregado de PowerPoint siguiendo uno de estos procedimientos:

• En un guión gráfico o vista previa activa de PowerPoint, haga clic en el icono Veragregado de PowerPoint:

• SeleccioneMostrar > Agregado de PowerPoint.2. Haga clic en Borrar agregado.

Agregar una plantilla para utilizar en el agregadode PowerPoint

Los administradores del sistema o los usuarios con acceso de administración del sistemason los encargados de agregar al sistema plantillas de PowerPoint para que las utilicenlos usuarios al crear presentaciones mediante el agregado de PowerPoint.

Si precisa información más detallada acerca del agregado de PowerPoint y el momentoen que se aplica una plantilla a una presentación nueva, consulte Crear una presentaciónde PowerPoint, página 238.



Para importar una plantilla y utilizarla en el agregado de PowerPoint1. Abra el archivador System en el repositorio.

2. Desplácese a Cabinets\System\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Seleccione Archivo > Importar.Aparecerá la ventana Importar: selección de archivo.

4. Haga clic en Agregar archivos.Aparece la ventana Seleccionar archivos.

5. Desplácese hasta el archivo de plantilla de PowerPoint (.pot) que desee importar yselecciónelo.El archivo se muestra en la ventana Archivos seleccionados.

6. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la ventana Importar: definición de objeto en la lista Archivosseleccionados. Ahora puede cambiar el nombre de documento, el tipo o el formato.

7. Realice cualquier cambio en el nombre, tipo o formato de documento escribiendo elNombre y utilizando los menús Tipo y Formato respectivamente.

Precaución: En el caso de las plantillas de PowerPoint que agregue aquí, eltipo de documento siempre debe ser dm_document o uno de sus subtipos. Elformato siempre debe ser el de plantilla de Microsoft Office PowerPoint.

8. Haga clic en Terminar.Si no se ha desplazado por todas las ventanas de definición de objetos (de cadadocumento), aparecerá un mensaje advirtiéndole de que, si desea aplicar cambiosindividuales a los demás archivos, debe revisar los archivos pertinentes mediantelos botones apropiados de la pantalla.La nueva plantilla de PowerPoint se importa a la carpeta de plantillas.


Capítulo 16Anotaciones en PDF

Este capítulo consta de las siguientes secciones:

• Información general de anotaciones en PDF, página 241• Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 242• Agregar comentarios a documentos PDF, página 242• Ver los comentarios de documentos PDF, página 243

Información general de anotaciones en PDFSi su organización ha instalado EMC Documentum PDF Annotation Service, podráalmacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se puedenver e introducir directamente comentarios en los PDF desde Digital Asset Manager.

Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear unaversión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nuevaversión.

Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otrousuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, acontinuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0.

Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Digital Asset Manager demodo que abra los Servicios de anotación en PDF al ver un PDF.


Anotaciones en PDF

Configurar los Servicios de anotación en PDF paraque se abran al ver un PDF

Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran alver un PDF:1. Haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document).

4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf).

5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario.

6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos(como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en Paso 4. En sulugar, seleccione el formato adecuado.

Agregar comentarios a documentos PDFPara agregar comentarios a un documento PDF:1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Mostrar.Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese deque la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisamás información, consulte la documentación de Acrobat.

4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send andReceive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe.Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF deAcrobat.


Anotaciones en PDF

Ver los comentarios de documentos PDFPara ver los comentarios de un documento PDF:1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Mostrar.Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de IE, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opciónIniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.


Anotaciones en PDF


Capítulo 17Relaciones

Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones, DigitalAsset Manager puede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas paratener acceso a determinados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Porejemplo, si varios revisores han escrito notas en un documento y cada anotación tiene una relacióncon el documento original, el usuario puede acceder a las anotaciones viendo las relaciones deldocumento.

Para ver las relaciones de un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. ElijaMostrar > Relaciones.

Para crear una relación entre dos elementos:1. Desplácese hasta el elemento que será el padre y selecciónelo.

2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación.

3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogode selección, página 21.


5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar ycolocar:1. Desplácese a uno de los elementos.

2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del exploradoradicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación,desplácese hasta el otro elemento.


Relaciones

3. Arrastre y coloque el elemento hijo en el elemento padre.

4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Para quitar una relación entre dos elementos:1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo.

2. ElijaMostrar > Relaciones.

3. Seleccione la relación que va a quitar.

4. Haga clic en Archivo > Quitar relación.



Capítulo 18Copias y transformaciones


• Información general sobre copias y transformaciones, página 247• Ver copias, página 248• Importar copias, página 249• Definir una copia predeterminada para un objeto, página 249• Ver la copia predeterminada, página 250• Anular la miniatura predeterminada de un objeto, página 250• Restablecer copias, página 251• Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 252• Crear copias mediante transformaciones, página 252• Crear objetos relacionados mediante transformaciones, página 254• Reemplazar un archivo mediante transformaciones, página 255• Crear una nueva versión mediante transformaciones, página 256• Crear un paquete mediante transformaciones, página 257• Ver las propiedades de la transformación guardada, página 258

Información general sobre copias ytransformaciones

Una copia es una versión alternativa de un archivo o un archivo alternativo que estáasociado a un archivo original. Por ejemplo, puede ser una copia de una imagen con unformato diferente o con una resolución distinta.

Si un archivo tiene varias copias, Digital Asset Manager designará una de ellas comola principal, que aparecerá en las listas de archivos. Puede ver todas las copias de unarchivo haciendo clic en el icono de copias o seleccionandoMostrar > Copias.


Copias y transformaciones

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de DigitalAsset Manager.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar lasdistintas copias de un archivo con el mismo formato, a cada copia se le debe dar durantela creación una descripción en el campo Descripción de la copia.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea unaversión del objeto, las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, DigitalAsset Manager puede generar nuevas copias automáticamente al registrar y crearversiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copiasmediante transformaciones, página 252 si precisa más información sobre la actualizaciónautomática de copias al crear versiones.

También puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDFautomáticamente en cada estado de ciclo de vida. Para más información, consulte suguía de administración basada en WDK.

Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo de un aspectoo formato a otro. Las transformaciones permiten transformar automáticamente elaspecto y formato de un archivo existente para crear una copia nueva del objeto oun nuevo objeto que esté relacionado con el original. Las transformaciones permitenalmacenar un archivo en varios formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplosde transformación se incluyen las operaciones de cambio de tamaño, volteo, recortey corrección de colores. Es posible que también pueda transformar un archivo a unformato distinto.

Al transformar un archivo se elige una tarea de transformación predefinida o un perfilde transformación y, a continuación, se introducen los parámetros de transformacióncorrespondientes. Los perfiles de transformación disponibles para un archivo concretodependen del formato del archivo y de los productos de EMC Documentum instalados yconfigurados para el repositorio.

Nota: Algunas funciones de copia y de transformación sólo están disponibles enrepositorios que se configuran con productos Content Transformation Services de EMCDocumentum. Sin la presencia de estos productos, es posible que algunas funciones decopia y de transformación descritas en esta guía no estén disponibles.

Ver copiasTodos los archivos de Digital Asset Manager tienen una página de copias,independientemente de si tienen varias copias primarias.



Para ver las copias de un archivo1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo.


• En la línea del archivo, haga clic en .• Seleccione Ver > Copias.

Importar copiasPuede importar un archivo desde fuera del repositorio para usarlo como una copianueva en un objeto de repositorio existente.

Para importar un archivo como una copia nueva1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Importar copia.

3. En el campo Archivo para importar, busque el archivo que desee importar.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si no estáseleccionado automáticamente.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar estecampo para distinguir entre varias copias con el mismo formato.

6. Haga clic en Aceptar.El archivo se importa como una copia de la copia principal.

Definir una copia predeterminada para un objetoDe forma predeterminada, se utiliza el archivo primario de un objeto del repositoriocuando se elige ver el objeto. No obstante, puede seleccionar una copia alternativa de unarchivo como la copia predeterminada. Esto deja una copia diferente a la copia primariapara la vista previa del archivo. Por ejemplo, para un archivo de imagen grande y deresolución alta, puede definir una imagen menor y de resolución baja como la copiapredeterminada. Con los objetos de vídeo, se puede tomar una pequeña parte del vídeo(subclip) y definirla como la predeterminada, permitiendo obtener una vista previa deuna sección breve del vídeo en lugar del archivo principal completo.

Puede seleccionar cualquier copia de un archivo como la copia predeterminada.



Un archivo sólo puede tener una copia predeterminada. El icono aparece junto a lacopia predeterminada. Los objetos de vídeo con una copia predeterminada que se puedetransmitir se indican con el icono .

Sólo los usuarios con permiso Leer como mínimo podrán seleccionar una copia de vistaprevia.

Para definir la copia predeterminada1. Desplácese al archivo.


• En la línea del archivo, haga clic en .• Seleccione Ver > Copias.

3. Seleccione la copia que desea establecer como la copia predeterminada.

4. Haga clic con el botón derecho y seleccione Definir como vista previa en el menúcontextual.

Ver la copia predeterminadaLa copia predeterminada (si se ha definido alguna) se indica mediante el icono . Si unobjeto de vídeo tiene un vídeo que se puede transmitir como la copia predeterminada,se indica mediante el icono .

Para ver la copia predeterminada, haga clic en el icono correspondiente. Se abrirá laaplicación correspondiente y se mostrará o reproducirá la copia predeterminada.

Si tiene dificultades al reproducir la copia predeterminada de un elemento (audioo vídeo), puede establecer las preferencias de formato para utilizar una aplicaciónespecífica y abrir un tipo de archivo. Consulte Cambiar el formato asociado a un tipo dearchivo, página 42 para obtener instrucciones sobre la configuración de preferencias deformato. Es posible que también tenga que configurar las opciones del navegador parael tratamiento de los tipos de archivo. Consulte la ayuda del navegador para obtenermás instrucciones.

Anular la miniatura predeterminada de un objetoSi se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas para los archivos nuevosal importarlos o crearlos por primera vez en el repositorio. (Las miniaturas nuevaspueden tardar algún tiempo en aparecer). Si no se puede generar una miniatura de baja



resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo, utilizandoel icono de formato de archivo estándar.

Si no se puede enviar ninguna miniatura al navegador o no se puede cargar en él,Digital Asset Manager muestra un icono para representar la miniatura “rota”. Sepuede configurar el icono utilizado para indicar una miniatura rota, pero de formapredeterminada aparece como un icono de documento roto ( ).

Para anular la miniatura predeterminada de un archivo con un guión gráfico, consulteAnular miniaturas de documento desde la vista previa activa, página 215.

Para anular la miniatura predeterminada1. Seleccione un archivo y seleccioneMostrar > Propiedades > Información.

2. Desplácese a la propiedadMiniatura.

3. Haga clic en Reemplazar.

4. Seleccione una copia de miniatura alternativa o importe un nuevo archivo que seutilizará como la copia predeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.Se actualiza la miniatura del archivo.

Restablecer copiasEl restablecimiento de copias permite volver a pasar un objeto por todo el proceso deimportación. Esto significa que si las copias previstas no se pueden generar copiasdurante el registro, o si se ha creado una versión de un objeto, tiene la opción deregenerar copias predeterminadas del archivo actual. Se incluyen miniaturas, copias debaja resolución y cualquier tipo de guión gráfico, si procede.

El archivo original y cualquier copia que se haya generado manualmente durante lavida de un archivo, permanecerán intactos, a menos que la copia se haya definido paratransformarse cada vez que se cree una versión del objeto. Si éste es el caso, se volveráa realizar la transformación y se agregará como una copia al objeto, sustituyendo a lacopia anterior.

Nota: Los productos de Content Transformation deben estar instalados y configuradospara el repositorio para generar copias al importar.

Para restablecer las copias de un objeto1. Desplácese hasta el archivo para el que desee restablecer las copias y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Restablecer copias.



Transformar documentos al formato PDF o HTMLDigital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad de transformación de documentos enformatos PDF o HTML. Cuando se selecciona un documento para transformarloal formato PDF o HTML, la solicitud se envía a una cola en la que espera a que laprocese el producto Content Transformation Services. Se utilizarán los parámetrospredeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completael procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en lalista de copias del objeto.

Puede ver el estado de las solicitudes de transformación en el nodo Transformacionesdel árbol de navegación. También aparece un indicador junto a los archivos que tienensolicitudes de transformación:• Un indicador amarillo ( ) indica que el archivo tiene una solicitud de

transformación pendiente.

• Un indicador verde ( ) indica que se está procesando actualmente una solicitudde transformación.

• Un indicador rojo ( ) indica que ha fallado una solicitud de transformación.Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum quetenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML conopciones. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 252 y Crear objetosrelacionados mediante transformaciones, página 254 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML1. Desplácese hasta el documento que desee transformar a PDF o HTML y selecciónelo.

Nota: Puede transformar un archivo principal u otra copia.

2. SeleccioneHerramientas > Transformar > Copia PDF oHerramientas > Transformar> Copia HTML.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Crear copias mediante transformacionesDigital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos y crearnuevas copias.






• Un indicador rojo ( ) indica que ha fallado una solicitud de transformación.

Nota: No todas las funciones que se mencionan en el siguiente procedimiento estándisponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posibleaplicar transformaciones. Consulte Información general sobre copias y transformaciones,página 247 para obtener más información sobre copias y transformaciones.

Para crear una copia nueva mediante transformación:1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y

selecciónelo.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia.

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos

3. Aparecerá el asistente de transformación.

a. En la pantalla Seleccionar transformación, seleccione un perfil detransformación y haga clic en Siguiente.

b. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.

c. En la ficha Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic enSiguiente.Aparecerá la pantalla Definición de copia.

d. Introduzca un nombre para la copia en el campo Nombre de la copia.Si para cualquiera de los archivos seleccionados existe ya una copia de estearchivo en el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creandoasignándole a la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción dela copia.

Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato ydescripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Paramantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic en No. Si seleccionaNo, tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependeráde que haya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si



la descripción crea conflictos con una descripción existente para una copia conel mismo nombre y formato.

Seleccione Guardar transformación si desea que esta transformación se realiceautomáticamente cada vez que se cree una versión del archivo principal.Seleccione Definir como predeterminado si desea establecer esta copia como lapredeterminada para el objeto.

e. Haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Crear objetos relacionados mediantetransformaciones

Digital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos y crearnuevos objetos relacionados.






Para crear un nuevo objeto relacionado mediante transformación:1. Desplácese al archivo que desea transformar para crear un nuevo objeto relacionado

y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.Aparecerá el asistente de transformación.



3. En la pantalla Seleccionar transformación, seleccione un perfil de transformación yhaga clic en Siguiente.

4. Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.

5. En la fichaGuardar como, seleccioneCrear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente.

6. En la ficha Nueva definición de objeto puede introducir las propiedades del nuevoobjeto. El único atributo obligatorio es el nombre del objeto. Siga este procedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo objeto. El nombre de archivo padre seintroduce de forma predeterminada.

b. Introduzca un título para el objeto.

c. Seleccione un tipo de objeto.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativopara el objeto. Se utiliza el conjunto de permisos del objeto padre de formapredeterminada.

e. Haga clic en Editar para aplicar un ciclo de vida al objeto.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre

La opción se selecciona de manera predeterminada. El nuevo objeto secolocará en la misma ubicación de archivador o carpeta que el objeto original.

• Nueva ubicación

Para ello, es necesario seleccionar una nueva ubicación.g. Seleccione Guardar transformación si desea realizar esta transformación cada

vez que se cree una versión del objeto principal.

7. Haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada parasu procesamiento.

Reemplazar un archivo mediante transformacionesDigital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos yutilizar los resultados para reemplazar el archivo original.








Para reemplazar un archivo mediante transformaciones:1. Desplácese al archivo que desea transformar y reemplazar, y selecciónelo.





5. En la ficha Guardar como, seleccione Sobrescribir origen.


Crear una nueva versión mediantetransformaciones

Digital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar un archivo yutilizarlo como la nueva versión de dicho archivo.








Para crear una nueva versión de un objeto mediante transformaciones:1. Desplácese al archivo que desea transformar para crear una nueva versión del objeto

y selecciónelo.





5. En la ficha Guardar como, seleccione Origen de la versión.


Crear un paquete mediante transformacionesDigital Asset Manager utiliza productos Content Transformation Services de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad necesaria para transformar archivos ycomprimirlos en un archivo zip. Esta función es útil para archivos muy grandes. Elarchivo se incluirá en un archivo zip al terminar la transformación y residirá en la listade copias del objeto.








Para crear un paquete mediante transformaciones:1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un paquete nuevo y

selecciónelo.





5. En la dicha Guardar como, seleccione Nuevo paquete.


Ver las propiedades de la transformación guardadaLas propiedades de las transformaciones de un objeto aparecen siempre que se hayaconfigurado la realización de una transformación cada vez que se cree una versión delobjeto. Esta opción se puede definir al crear una copia nueva o un nuevo objeto a travésde la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con eldocumento de origen. Al crear una versión del documento de origen, la transformación



se aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que latransformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiadopara su procesamiento.

La página Propiedades de transformación muestra todas las transformaciones guardadasque se aplicarán a un documento cada vez que se cree una versión del mismo.Puede utilizar también la página Propiedades de transformación para eliminar unatransformación guardada de un objeto y para aplicar una transformación guardadasin esperar una nueva versión del objeto.

Para ver las propiedades de la transformación:1. Desplácese hasta un elemento con propiedades de transformación.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Transformación.Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformaciónseleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento, indicandoel nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato desalida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado.

3. Haga clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre para mostrarlos parámetros de la transformación. Dichos parámetros se pueden utilizar paradiferenciar las distintas transformaciones guardadas para un objeto que utilizan elmismo perfil de transformación.


Capítulo 19Colecciones

En este capítulo se describe lo siguiente:• Información general sobre colecciones, página 261• Agregar contenido a colecciones, página 262• Crear nuevas colecciones, página 263• Ver el contenido de una colección, página 264• Ordenar el contenido de una colección, página 264• Reproducir el contenido de un depósito de vídeo, página 265• Copiar copias a otras colecciones, página 265• Agregar colecciones a Colecciones favoritas, página 266• Quitar colecciones de Colecciones favoritas, página 266• Seleccionar y crear copias alternativas en una colección, página 267• Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de una colección, página 269• Descargar colecciones, página 271• Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 271• Ver las descargas activas, página 273• Ver colecciones en otros productos de Documentum, página 274

Información general sobre coleccionesLas colecciones son áreas de contención para el contenido que haya encontrado mediantela exploración o mediante búsquedas. Permiten revisar el contenido de una colección,quitar artículos y acotar los elementos elegidos.

Se pueden examinar todos los elementos de una colección descargando la copia primaria.No resulta práctico descargar individualmente la colección completa, tiene la opción dedescargar la colección completa como un archivo comprimido. También puede realizartransformaciones en una colección antes de descargarla.


Colecciones

Las colecciones se pueden elaborar específicamente para la creación de vídeo. Losdepósitos de vídeo se han diseñado para el procesamiento de contenido basado en eltiempo. Sin embargo, el contenido de un depósito de vídeo no está restringido a vídeos.Puede utilizar el depósito de video para construir materiales y componentes basadosen el tiempo como archivos de texto, XML, audio e imágenes. El depósito de vídeoincluye un reproductor de vista previa que inicia y reproduce su contenido. Los archivosque no se pueden reproducir (por ejemplo, los de texto) se omiten. El reproductorpredeterminado es QuickTime.

Los subclips de vídeo se pueden agregar a una colección de depósito de vídeo. Comono presentan contenido de vídeo real sino sólo una referencia al contenido del padre,este último es el que se utiliza siempre cuando se reproduzca o se descargue el depósitode vídeo.

Las colecciones se pueden agregar al nodo Colecciones favoritas para que pueda teneracceso a ellas con mayor facilidad y rapidez.

Todas las colecciones siguen el modelo de seguridad de Documentum como los demásobjetos de Documentum.

Nota: Una colección es diferente del portapapeles de Documentum. Las coleccionescontienen copias específicas que haya elegido para examinarlas más adelante, mientrasque el portapapeles puede contener la referencia a un objeto completo. Las coleccionestambién permiten llevar a cabo transformaciones en las copias seleccionadas dentro de lacolección y descargarla en otra ubicación.

Nota: La disponibilidad de la funcionalidad de archivos de vídeo depende de los otrosproductos de Documentum instalados en el sistema y configurados para el repositorio.Sin estos productos, no se extraen ni generan detalles de vídeo para los archivos devídeo importados. Para obtener ayuda, póngase en contacto con el administrador delsistema si precisa información sobre la disponibilidad de la funcionalidad para vídeo ensu instalación de Digital Asset Manager.

Agregar contenido a coleccionesEl contenido se puede seleccionar y agregar a una colección desde cualquier lugar dentrodel repositorio. Cuando elija agregar contenido a una colección, se le ofrecerá unaselección de colecciones en el repositorio en los que tiene el acceso adecuado.

Normalmente, a la colección se agrega la copia primaria de un objeto del repositorio. Siselecciona una copia específica de una lista de copias, sólo se agregarán a la colección lascopias específicas.

Nota: Los elementos no se pueden agregar a una colección cuando ésta está bloqueadapor otro usuario.


Colecciones

Para agregar contenido a una colección1. Desplácese a los elementos en una lista de archivos o de copias y seleccione uno

o varios.

2. Seleccione Colección > Agregar a la colección.

3. En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle loselementos y haga clic en Aceptar.

Crear nuevas coleccionesDe manera predeterminada, cualquier usuario tiene la capacidad para crear unacolección nueva siempre que tenga permiso para crear elementos nuevos en la ubicaciónactual. Los usuarios administradores pueden restringir la creación de colecciones adeterminados usuarios, grupos o roles. Si no puede crear una colección nueva utilizandoel procedimiento siguiente, póngase en contacto con el administrador del sistema parasolicitar acceso a esta función.

Para crear una colección nueva1. Desplácese al repositorio en el que desee crear la colección o a los elementos en

una lista de objetos o de copias.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Colección.Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva colección: Crear.

3. En la ficha Crear, introduzca los siguientes valores:• Nombre: nombre de la colección nueva.• Tipo: tipo de colección. Seleccione Colección estándar o Depósito de vídeo.

Es posible que haya varios subtipos disponibles para cada tipo de colección.4. Haga clic enMostrar opciones para ampliar la lista de opciones.

5. Seleccione Agregar a mis colecciones favoritas si desea agregar la nueva colección asus colecciones favoritas de manera automática. La opción se selecciona de manerapredeterminada.

6. Seleccione Suscribirse a esta colección si desea agregar la nueva colección a sussuscripciones.

7. Seleccione la ficha Información e introduzca las propiedades que considerenecesarias.

8. Seleccione la ficha Permisos y modifique los permisos de la colección. Puede optarpor compartir la colección con otros usuarios y grupos.



Colecciones

La nueva colección se agregará al repositorio dentro de la carpeta actual.

Ver el contenido de una colecciónLas colecciones funcionan de forma similar al resto de objetos de Documentum. Unavez que se encuentre la colección, selecciónela para verla. El contenido de la colecciónaparecerá en la lista de archivos. Desde aquí puede gestionar el contenido de la coleccióno descargar el contenido. Si lo desea, puede utilizar la opción de menú Colección > Vercolección para buscar una colección en el repositorio.

La vista de la colección contiene una lista de copias. El mismo objeto puede aparecer másde una vez en la lista, lo que permite especificar más de una copia de cada objeto.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad.El icono contendrá uno de los siguientes indicadores, en función de su disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que la copia seleccionada existe en el repositorio y que

está disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que la copia seleccionada no existe aún en el repositorio.

El formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que la copia seleccionada no existe en el repositorio y que el

sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar solicitudes de transformación.

Ordenar el contenido de una colecciónSe puede ordenar el contenido de una colección para almacenarla o reproducirla, igualque en una colección de depósito de vídeo.

Cuando cambia la composición de la colección (es decir, cuando se agregan o quitanelementos), el orden del contenido se ajusta en consecuencia. Se agregan nuevoselementos al final de la colección y la eliminación de elementos hace que los demássuban a una posición más alta de la colección.

Cuando un usuario entra en la pantalla Reordenar elementos de colección, la colecciónse bloquea para que nadie más pueda cambiar su estructura.

Nota: El contenido de una colección no se puede ordenar cuando ésta está bloqueadapor otro usuario.


Colecciones

Para ordenar el contenido de una colección1. Desplácese a una colección y selecciónela.

2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos.

3. Seleccione Colección > Ordenar > Reordenar elementos.Aparecerá el cuadro de diálogo Reordenar elementos de colección.

4. Haga clic en los botones Arriba y Abajo para mover el contenido de la colección.


6. Seleccione Colección > Ordenar > Ver orden.Se establecerá el orden predeterminado de la colección y se actualizará la vista.

Nota: Si utiliza el atributo de columna como mecanismo para ordenar una colección,puede restaurar el orden predeterminado de la colección en la vista.

Reproducir el contenido de un depósito de vídeoEl contenido de un depósito de vídeo se puede enviar como lista de reproducción aun reproductor de transmisión estándar (QuickTime) que lo reproduce en el ordenespecificado en la colección. El contenido basado en el tiempo que no se puede transmitirse omite. Si hay alguna imagen en el depósito de vídeo, éstas se pueden incluir en lalista de reproducción como imágenes fijas.

Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo, éste debe poder transmitirse.Asimismo, se debe instalar un servidor de transmisión en el sistema de Documentum.

Para reproducir el contenido de un depósito de vídeo1. Desplácese hasta el depósito de vídeo que desee ver y selecciónelo.

2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos.

3. Seleccione Colección > Reproducir vista previa.Se abrirá un reproductor QuickTime en el que se reproducirá el contenido de vídeo ycualquier imagen en el orden seleccionado.

Copiar copias a otras coleccionesLas copias de objetos de una colección se pueden copiar en otras colecciones utilizandoel mismo procedimiento que se emplea con otras copias de objeto. Del mismo modo,puede agregar el mismo objeto a la colección actual más de una vez.


Colecciones

Para copiar una copia en otra colección1. Desplácese a una colección y selecciónela.

2. Seleccione Colección > Agregar a la colección.

3. En la pantalla Elegir una colección, seleccione una colección para agregarle loselementos y haga clic en Aceptar.

Agregar colecciones a Colecciones favoritasPara ayudarle a buscar con rapidez colecciones que utiliza con frecuencia, puedeseleccionar cualquier colección a la que tiene acceso de lectura y agregarla a suscolecciones favoritas.

Las colecciones que cree se pueden agregar automáticamente al nodo Coleccionesfavoritos tras su creación mediante la casilla de verificación del cuadro de diálogoNueva colección: Crear.

De forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas porrepositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite.

Para agregar una colección a sus colecciones favoritas desde una lista dearchivos1. Desplácese hasta una o más colecciones y selecciónelas.

2. Seleccione Colección> Agregar colecciones a favoritos.

Quitar colecciones de Colecciones favoritasDe forma predeterminada, cada usuario tiene un límite de 100 colecciones favoritas porrepositorio. El administrador del sistema puede configurar este límite.

Puede quitar una colección de sus colecciones favoritas si ha terminado de trabajar conella. Esto no quita ni elimina la colección del repositorio. Solamente quita la colección desu nodo Colecciones favoritas de acceso rápido.

Para quitar una colección de las colecciones favoritas1. Seleccione el nodo Colecciones favoritas para ver todas sus colecciones favoritas.

2. Seleccione una o más colecciones.

3. Seleccione Colección > Quitar colecciones de favoritos.


Colecciones

Seleccionar y crear copias alternativas en unacolección

Una vez haya agregado una copia de objeto a una colección, puede cambiar la copiadel objeto que está realmente incluida en la colección. Por ejemplo, si ha seleccionadouna copia en formato GIF de una imagen, pero en su lugar prefiere tener la copia de laimagen en formato JPEG, puede seleccionar el formato JPEG mediante el asistente deSeleccionar formato o a través de la página Copias si ya existe una copia JPEG.

Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio

y que está disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el

repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que el formato seleccionado no existe en el repositorio y que

el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una coleccióncreará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no esposible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediantetransformaciones, página 254.

Para seleccionar los formatos de varios elementos en una colección, consulte Seleccionary crear copias alternativas para varios elementos de una colección, página 269.

Para seleccionar o crear una copia alternativa de un elemento en una colección1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Seleccione un elemento de la colección y haga clic en Seleccionar formato.Aparece el asistente de Seleccionar formato con una lista de todos los formatos detransformación que son posible para el formato de copia actual.

3. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formatomostrando los resultados de la selección delformato seleccionado.• Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se

mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para

dicho elemento se muestra en amarillo ( ).


Colecciones

• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevara cabo una transformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ).

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si el formato seleccionado tiene un estado de color verde ( ), haga clic en

Aceptar y volverá a la vista de la colección en la que se actualizará el estado delelemento o se mostrará el formato nuevo de la copia.

• Si el formato seleccionado tiene un estado de color amarillo ( ), haga clicen Siguiente y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación alformato de copia seleccionado.

• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado

Aparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formatoseleccionado, en la ficha Seleccionar transformación se muestran el archivoseleccionado y las transformaciones disponibles para ese archivo.

5. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.Puede aparecer la pantalla Detalles de la transformación si hay detalles que sepueden introducir o que son necesarios para la transformación seleccionada.

6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.Aparecerá la ficha Definición de copia.

7. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en elcampo Descripción de la copia y haga clic en Terminar.

Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato ydescripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Paramantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic enNo. Si seleccionaNo,tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de quehaya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripcióncrea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre yformato.

Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestrael nuevo formato de copia.

Para seleccionar una copia alternativa de un elemento en una colecciónmediante una lista de copias1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Seleccione el icono de copias ( ) para un elemento de la colección.


Colecciones

Se mostrará una lista con todas las copias que actualmente pertenecen al objetoprimario. Esto limita la selección de formato a los formatos de copia que existanactualmente.

3. Seleccione el formato de copia que desee en la colección y haga clic en Aceptar.La colección se actualiza con la copia seleccionada.

Seleccionar y crear copias alternativas para varioselementos de una colección

Puede seleccionar un formato alternativo para varias copias de una colección. Si elformato que desea no existe en el repositorio, puede cambiarlas a otro formato medianteel asistente de transformación.

Por ejemplo si su colección consta de tres imágenes BMP, dos imágenes TIFF y cuatro GIF,puede seleccionar todas las imágenes y hacer que estén disponibles en el formato JPEG.• Si ya existe una copia en el formato seleccionado, estará disponible automáticamente.• Si una copia no existe aún en el formato seleccionado, puede iniciar una solicitud de

transformación que se enviará al servidor hasta que sea procesada.Cada elemento de una colección tiene un icono, que indica su estado de disponibilidad:• La viñeta verde ( ) indica que el contenido seleccionado existe en el repositorio

y que está disponible.• La viñeta amarilla ( ) indica que el formato seleccionado no existe aún en el

repositorio. El formato estará disponible pendiente de una transformación.• La viñeta roja ( ) indica que el formato seleccionado no existe en el repositorio y que

el sistema no es capaz de llevar a cabo una transformación.Cuando vea una colección tras agregarle contenido, el indicador de estado deberíaaparecer en verde para todos los elementos. Los indicadores de estado pueden cambiarúnicamente tras realizar acciones como la solicitud de transformaciones.

Nota: Cualquier transformación que se solicite desde el interior de una coleccióncreará únicamente copias de los elementos. La creación de un objeto nuevo no esposible. Para crear un objeto relacionado, consulte Crear objetos relacionados mediantetransformaciones, página 254.

Para seleccionar una copia alternativa de varios elementos en una colección1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Seleccione varios elementos y haga clic en Seleccionar formato.Aparecerá el asistente de Seleccionar formato con los elementos seleccionados y losformatos posibles para los formatos actuales.


Colecciones

3. Seleccione el formato de copia alternativo que desee en la colección para loselementos seleccionados y haga clic en Siguiente.Aparece la página Confirmar formatomostrando los resultados de la selección delformato seleccionado.• Si el elemento ya tiene una copia de ese formato, el estado de dicho elemento se

mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para

dicho elemento se muestra en amarillo ( ).• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar

a cabo una transformación, el estado de ese elemento se muestra en rojo ( ).4. Siga uno de estos procedimientos:

• Si el formato seleccionado tiene un estado de color verde ( ), haga clic enAceptar y volverá a la vista de la colección en la que se actualizará el estado delelemento o se mostrará el formato nuevo de la copia.

• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguientey diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre la copiaseleccionada.

• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado.

Aparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formatoseleccionado, en la ficha Seleccionar transformación se muestran los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles que se pueden aplicar a todosesos archivos.


6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.Aparecerá la pantalla Definición de copia.

7. Si existe ya una copia de este archivo en el mismo formato, podrá diferenciar lanueva copia que está creando asignándole a la copia un identificador exclusivo en elcampo Descripción de la copia y haga clic en Terminar.

Nota: Si se le advierte de que ya existe un archivo con el mismo formato ydescripción, puede sobrescribir el archivo existente haciendo clic en Sí. Paramantener tanto el nuevo archivo como el existente, haga clic enNo. Si seleccionaNo,tendrá que retroceder e introducir una descripción única. Esto dependerá de quehaya introducido una Descripción de la copia en el paso anterior o si la descripcióncrea conflictos con una descripción existente para una copia con el mismo nombre yformato.


Colecciones

Volverá a la vista Colección en la que se actualiza el estado del elemento o se muestrael nuevo formato de copia.

Descargar coleccionesUna descarga permite descargar toda la colección como archivos individuales o comoun archivo zip (en formato de Windows o de Macintosh).

Precaución: Sólo puede descargar una colección si todos sus elementos tienen unestado de color verde ( ), que indica que están disponibles en el repositorio. Paraseleccionar copias alternativas de elementos en la colección para descargarlas,consulte Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como), página 271.

Para descargar una colección1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccioneColección > Descargar.

3. Seleccione un formato para descargar la colección y haga clic en Aceptar.

4. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos.

5. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guardan los archivos de colección o archivo zip en la ubicación seleccionada.

Descargar colecciones con transformaciones(Descargar como)

La función Descargar como le permite combinar una descarga de colección con unasolicitud de transformación, para que de esta forma pueda especificar el formato deseadode los archivos que desea descargar en el equipo.

La colección de Descargar como se almacena en una colección temporal de maneraautomática cuando elige transformar los elementos. Las colecciones temporalesevitan que resulte afectada la colección original con cambios requeridos para lastransformaciones solicitadas.

Las colecciones temporales están disponibles en la carpeta Descargas activas. Puedecomprobar el estado de una colección si vuelve a mostrarla en cualquier momento. Lacolección temporal recibe automáticamente el nombre de la colección con el prefijoDescarga de: antes del nombre. Por ejemplo, si descarga una colección denominada


Colecciones

Fotografías de aerolíneas, el nombre de la colección temporal sería Descarga de:Fotografías de aerolíneas.

Para descargar una colección con transformaciones1. Desplácese a la colección y examine su contenido.

2. Marque la casilla de verificación de la colección en la lista de archivos y seleccioneDescargar como.Aparecerá el asistente de Descargar como con los elementos seleccionados y losformatos posibles para los formatos actuales.

3. Seleccione el formato que desee para el contenido de la colección y haga clic en elenlace Siguiente.Aparece la página Confirmar formato mostrando la disponibilidad de la seleccióndel formato seleccionado.• Si los elementos ya tienen una copia de ese formato, el estado de dichos elementos

se mostrará en verde ( ). Estos elementos estarán disponibles inmediatamente.• Si es posible una transformación para el formato seleccionado, el estado para

dichos elementos se muestra en amarillo ( ).• Si el formato seleccionado no existe en el repositorio y el sistema no puede llevar

a cabo una transformación para el elemento, el estado del mismo se muestra enrojo ( ).

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si todos los elementos tienen un estado de color verde ( ), haga clic enDescargar

y diríjase al Paso 10.• Si hay elementos con un estado de color amarillo ( ), haga clic en Siguiente

y diríjase al paso siguiente para realizar una transformación sobre el formatoseleccionado.

• Haga clic en el enlaceQuitar junto a un resumen de estado para quitar el formatoseleccionado.

Aparecerá el asistente de transformación.Si hay disponibles varias transformaciones que permitan obtener el formatoseleccionado, en la ficha Seleccionar transformación se muestran los archivosseleccionados y las transformaciones disponibles que se pueden aplicar a todosesos archivos.


6. Introduzca cualquier información necesaria para definir los parámetros de latransformación y haga clic en Siguiente.Puede aparecer la ficha Definición de copia.


Colecciones

7. Si para cualquiera de los archivos seleccionados existe ya una copia de este archivoen el mismo formato, podrá diferenciar la nueva copia que está creando asignándolea la copia un identificador exclusivo en el campo Descripción de la copia. Hagaclic en Siguiente.Se mostrará un aviso indicando que se ha enviado la solicitud de transformación alservidor.

8. Haga clic en Terminar.Pasará automáticamente a la página Descarga activa donde puede ver el estado de lastransformaciones. Puede volver a la página Descarga activa en cualquier momentomediante el menú Colección. Cuando se completen todas las transformaciones(Descarga activa tenga un estado de color verde ), la colección estará lista paradescargarse.

Nota: La selección Descarga activa es una colección temporal. Una coleccióntemporal permite evitar que los cambios requeridos para la descarga afecten a lacolección original.

9. Cuando esté listo para descargar la colección, marque la casilla de verificación de lacolección en la lista de archivos y haga clic en Descargar.

10. Seleccione un formato para descargar la colección.

11. Marque la casilla de verificación si desea eliminar la colección de la descarga activa(colección temporal) cuando se haya descargado correctamente. La opción seselecciona de manera predeterminada.


13. Seleccione un nombre y ubicación para el archivo o archivos en el cuadro de diálogoGuardar como.

14. Haga clic en Aceptar o en Guardar.Se guarda la colección en la ubicación seleccionada.

Ver las descargas activasAl realizar una operación Descargar como, se pueden crear descargas activas. Sondescargas en las que las transformaciones no están disponibles o pendientes dealgunos elementos de la colección. Las descargas activas se guardan como coleccionestemporales. Las colecciones temporales evitan que resulte afectada la colección originalcon cambios requeridos para las transformaciones solicitadas.

A las descargas activas se les asigna el nombre de la colección con el formato seleccionadoy se les antepone Descarga de:. Por ejemplo, si descarga una colección denominada


Colecciones

Fotografías de aerolíneas y la transforma en archivos PICT, el nombre de la coleccióntemporal sería Descarga de: Fotografías de aerolíneas.

Para ver las descargas activas1. Siga uno de estos procedimientos:

• Seleccione el nodo Colecciones favoritas y elija el enlace Descargas activas.• Seleccione Colección > Ver descargas activas.

Ver colecciones en otros productos deDocumentum

Las colecciones se pueden ver en otras aplicaciones de Documentum, como Webtop.Sin embargo, la funcionalidad de las colecciones sólo está disponible en Digital AssetManager. Esto quiere decir que las colecciones aparecerán igual que cualquier otroobjeto de Documentum en aplicaciones que no sean Digital Asset Manager.


Capítulo 20Programación


• Información general sobre programaciones, página 275• Crear una programación, página 276• Edición de una programación existente, página 276• Editar reglas de programación, página 277• Reglas de programación, página 277• Quitar una programación de un elemento, página 280• Eliminar una programación, página 280• Programación de Webtop Express, página 281

Información general sobre programacionesUna programación determina las selecciones o acciones disponibles en situacionesconcretas. La creación de una programación ofrece una forma de reducir las opciones depantalla para las opciones que sean relevantes para la tarea del usuario en la situaciónconcreta.

Una programación se asigna a un elemento determinado o a un conjunto de elementos.Por ejemplo, se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios.O se podría asignar una programación a un determinado grupo de usuarios cuando secombina con una ubicación de carpeta concreta. El elemento o conjunto de elementosse denomina alcance de la programación. El alcance asignado a cada programacióndebe ser único.

Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las seleccioneso las acciones disponibles en un área funcional específica. Por ejemplo, una reglapuede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto deautocompletar disponible. Para obtener una lista de las áreas funcionales para las quepuede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 277:


Programación

Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivosque se han creado en la carpeta, sino también a los archivos que se importan a la carpeta.Por ejemplo, después de importar un archivo a una carpeta que permita sólo la aplicaciónde Ciclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a dicho archivo.

Las reglas de programación no descienden a las subcarpetas.

El orden de predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es elsiguiente: una programación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, unaprogramación para un usuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible quevaríen en las instalaciones personalizadas.

Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración / Programación.

Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionarseguridad.

Crear una programaciónPara crear una nueva programación:1. Desplácese hasta Administración / Programación.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación.

3. Introduzca un nombre para la programación.

4. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva.Para utilizar una programación existente como plantilla para la nueva, haga clic enSeleccionar situado junto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione laprogramación existente y haga clic en Aceptar.

5. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, hagaclic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y hagaclic en Aceptar.

6. Seleccione si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o sólo al actual.


8. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 277.

Edición de una programación existentePara editar una programación:1. Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación.


Programación

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 277.

Editar reglas de programaciónEn este procedimiento se supone que ha abierto una programación, creando una nueva oeditando una existente.

Para editar las reglas de programación:1. En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para

obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página 277.

2. En el cuadro de lista Disponible, siga uno de estos procedimientos:• Para la regla Acciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la

flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar accionesadicionales, utilice los campos sobre la lista.

• Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escribalos valores que estarán disponibles como atributos automáticos para dichapropiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar.

• Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarándisponibles cuando un usuario inicie la sesión y, en el campo La secciónempezará en, seleccione el nodo que será el primero que se abrirá cuando elusuario inicie sesión en un repositorio.

• Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso yhaga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado.Para mostrar valores adicionales, utilice los campos sobre la lista.

Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen enla parte inferior de la página.

3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso 1.


Reglas de programaciónConsulte la Tabla 20, página 278 para obtener una explicación de las funciones quese pueden asignar a una programación.


Programación

Tabla 20. Reglas de programación

Regla de programación Descripción

Permisos Los conjuntos de permisos que se puedenasignar a un elemento.

Formatos Los formatos de archivo que se puedenasignar a archivos nuevos, importadoso registrados. Puede que también hayadisponibles formatos adicionales basadosen la extensión del archivo.

Tipos Los tipos de objetos de repositorio quese pueden asignar a archivos nuevos oimportados.

Todos los elementos de un repositoriotienen un tipo de objeto asociado. Eltipo de objeto define las característicasdel elemento. Por ejemplo, hay un tipode objeto para documentos, otro paracarpetas y un tercero para mensajesde correo electrónico. La organizaciónpuede crear, además, tipos de objetopersonalizados.

Grupos Los filtros disponibles para restringir lalista de usuarios o grupos de una lista deselección para un conjunto de permisos oflujo rápido.

Flujos de trabajo Las plantillas disponibles para iniciar unnuevo flujo de trabajo.

Ciclos de vida Los ciclos de vida disponibles paraasignar al archivo. Tenga en cuenta quecuando un usuario asigna un ciclo vitala un archivo, la lista de ciclos vitalesdisponibles quizás se limite más por eltipo de objeto de archivo.


Programación


Plantillas Las plantillas disponibles para crearnuevos archivos. Tenga en cuentaque cuando un usuario selecciona unaplantilla para crear un nuevo archivo,la lista de plantillas quizás se limite máspor el tipo y formato del archivo que elusuario va a crear.

Acciones Los elementos de menú, botones deherramientas, enlaces de acciones ybotones de acciones disponibles.

Atributo Los valores predeterminados de unapropiedad cuando se crea o enlaza unarchivo. Esta configuración sigue estasreglas:

• Si una propiedad tiene un único valorque ya está definido, el valor existenteno se sustituye.

• Si la propiedad tiene varios valores, seagrega el valor especificado.

• Si el diccionario de datos no permite elvalor, éste no se define.Si el conjuntode valores de atributo automático dejade estar sincronizado con el diccionariode datos, el usuario verá el conjunto devalores del diccionario de datos.

• Si esta configuración se aplica a unacarpeta, se aplica a todos los archivosimportados a ésta. Cuando se modificauna programación, los cambios sólo seaplican a los elementos recién creados.

• Si esta configuración se aplica a unusuario, rol o grupo, se aplica a todoslos archivos creados por ese usuario ousuarios de ese rol o grupo.

• No pueden tener valores deprogramación: el atributo object_name,el atributo a_content_type y losatributos de sólo lectura. Si un atributoes de sólo lectura debido al ciclo de viday el estado actuales de un elemento,


Programación


no se establecerá el valor de atributoautomático.

• Los atributos de programación selimitan estos tipos: cadena, entero ydoble.

• Para la importación, si todos losvalores de atributo obligatorios estánestablecidos mediante la programaciónde atributo automático, la importaciónes silenciosa después de que el usuarioseleccione los archivos para importar.

Exploración Los nodos del repositorio disponibles.Esto sólo se aplica cuando la programaciónestá asignada a un usuario, grupo o rol. Alseleccionar esta regla, se eligen los nodosde repositorio disponibles y también sedesigna el nodo que será el primero enabrirse cuando un usuario inicie sesión.

Quitar una programación de un elementoPara quitar una programación de un elemento:1. Desplácese hasta Administración / Programación y seleccione la programación.

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Haga clic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento al que se aplica laprogramación.

4. En el cuadro de diálogo de selección, quite el elemento seleccionándolo y haciendoclic en la flecha Quitar.

Eliminar una programaciónAl eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan.

Para eliminar una programación:1. Desplácese hasta Administración / Programación.


Programación

2. Seleccione la programación.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.

4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda.

5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar.

Programación de Webtop ExpressWebtop incluye la programación Webtop Express, que rige el acceso del repositorio parausuarios a los que se les asigna el rol express_user. La programación Webtop Expressestá destinada a usuarios que necesitan únicamente acceso limitado a los repositorios.Tabla 21, página 281 describe el acceso que concede la programación Webtop Express.

Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator pueden editarla programación Webtop Express. Para editar la programación Webtop Express, utilice elprocedimiento habitual para editar una programación.

Tabla 21. Exprese las capacidades del usuario

Programación Valores

Formatos Ninguno | Texto | PDF | todos losformatos de MS Office

Tipos dm_document | dm_folder

Plantillas Muestra las plantillas que corresponden alos formatos

Acciones Documento: transferencia de contenidos,suscripciones, correo electrónico,flujo rápido, propiedades, accionesdel portapapeles, crear, eliminarExcluido: relaciones, exportar a CSV,favoritos, notificaciones, ciclo de viday acciones del documento virtual,herramientas (la mayoría); nueva plantillade flujo de trabajo, espacio, forma,archivador

Ubicaciones Archivador Inicial | Archivadores |Suscripciones | Archivos recientes


Programación

Programación Valores

| Bandeja de entrada (Búsquedas,Categorías y Administración, no)


Capítulo 21Conjuntos de permisos


• Información general sobre los conjuntos de permisos, página 283• Permisos básicos, página 284• Permisos extendidos, página 284• Crear o editar un conjunto de permisos, página 285• Editar permisos, página 286

Información general sobre los conjuntos depermisos

Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determinaquién puede acceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y gruposque tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjuntopodría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daríapermisos adicionales para editarlo y eliminarlo.

El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupopermisos básicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisosbásicos, página 284 y Permisos extendidos, página 284.

Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que seasignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, Digital Asset Manager asignaautomáticamente el conjunto de permisos especificado como predeterminado en laspropiedades de usuario.

Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración / Seguridad.


Conjuntos de permisos

Permisos básicosAl agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupouno de los niveles de permiso descritos en la Tabla 22, página 284.

Tabla 22. Permisos básicos

Nivel de permiso Permisos

Ninguna No se permite acceder al elemento.

Examinar El usuario puede ver las propiedades perono el contenido del elemento.

Leer El usuario puede ver el contenido y laspropiedades del elemento.

Relacionar El usuario puede agregar anotaciones alelemento.

Versión El usuario puede modificar el contenidodel elemento, además de registrar unanueva versión de éste (con un nuevonúmero de versión). Sin embargo, nopuede sobrescribir versiones existentes delelemento ni modificar sus propiedades.

Escribir El usuario puede editar las propiedadesdel elemento y registrarlo manteniendo lamisma versión.

Eliminar El usuario puede eliminar artículos.

Permisos extendidosEs posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de unconjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen enla Tabla 23, página 285.



Tabla 23. Permisos extendidos

Permiso extendido Descripción

Ejecutar procedimiento El usuario puede cambiar al propietariode un elemento y puede ejecutarprocedimientos externos sobredeterminados tipos de elemento.

Cambiar ubicación El usuario puede mover el elemento.

Cambiar estado El usuario puede cambiar el estado delciclo de vida del elemento.

Cambiar permiso El usuario puede modificar los permisosdel elemento.

Cambiar propiedad El usuario puede cambiar el propietariodel elemento.

Extendido Eliminar El usuario puede eliminar el elemento.

Crear o editar un conjunto de permisosPara crear o editar un conjunto de permisos:1. Desplácese hasta Administración / Seguridad.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo

conjunto de permisos.• Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y

selecciónelo. A continuación, seleccioneMostrar > Propiedades > Información.3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos.

4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionarpropietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Usar cuadros de diálogo de selección, página 21.

5. En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones:• Normal

El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea.Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo,pueden crear un conjunto de permisos normal.



• Público

El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio.Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto depermisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario,un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar oeliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es elpropietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto depermisos del sistema.

6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el usuario dm_ownery el grupo dm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietariodel conjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene todos losusuarios del repositorio.

7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 286.

Editar permisosPara editar los permisos:1. Si ya ha accedido a la ficha Permisos, diríjase a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha

Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elijaMostrar >Propiedades > Permisos.Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si seleccionavarios elementos y eligeMostrar > Propiedades > Permisos. La ficha Permisosmuestra sólo los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados.

2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija elconjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 21.

3. Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisosadicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar,seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar los permisos para usuarios o grupos, seleccione los usuarios o losgrupos y haga clic en Editar.

c. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso para el usuario o elgrupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos, consulte Permisosbásicos, página 284.



d. En la lista Permisos extendidos, seleccione cualquier permiso extendido paraasignarlo al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisosextendidos, consulte Permisos extendidos, página 284.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado un solo usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel atodos los restantes.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente alsiguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso c. Si Siguiente no estádisponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar,haga clic en Terminar.

f. Para hacer más cambios en los niveles de permiso, repita de Paso a a Paso e.

g. Para eliminar usuarios o grupos del conjunto de permisos, seleccione losusuarios o los grupos y haga clic en Quitar.

4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde estáhabilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones oRestricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar,seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.Si aparece algún conflicto de validación, siga uno de estos procedimientos:• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.c. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar

al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos,consulte Permisos básicos, página 284.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que deseadenegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisosextendidos, consulte Permisos extendidos, página 284.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará las mismasrestricciones a todos los restantes.



• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará restricciones diferentesal siguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso c. Si Siguiente no estádisponible, ha establecido las restricciones para todas sus elecciones. En sulugar, haga clic en Terminar.

f. Para hacer más cambios a restricciones, repita estos pasos secundarios.

g. Para eliminar las restricciones asignadas a usuarios o grupos, seleccione losusuarios o los grupos, y haga clic en Quitar.

5. Para editar grupos requeridos o conjuntos de grupos requeridos en los repositoriosque tienen la opción Trusted Content Services los Servicios activada, haga losiguiente en el área Permisos avanzados:

a. En el área Grupos requeridos o Conjuntos de grupos requeridos, siga uno deestos procedimientos:• Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios

o los grupos y haga clic en Aceptar.• Para editar los usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y

haga clic en Editar.• Para eliminar usuarios o grupos, seleccione los usuarios o los grupos y haga

clic en Quitar. Pasar a Paso e.b. En la lista Permisos Básicos, seleccione el nivel de permiso que desea denegar

al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisos básicos,consulte Permisos básicos, página 284.

c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que deseadenegar al usuario o al grupo. Para obtener una descripción de los permisosextendidos, consulte Permisos extendidos, página 284.

d. Siga uno de estos procedimientos:• Si realizó una de las siguientes acciones, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero aplicará el mismo nivel atodos los restantes.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y aplicará un nivel diferente alsiguiente, haga clic en Siguiente y regrese a Paso b. Si Siguiente no estádisponible, ha establecido los niveles para todas sus elecciones. En su lugar,haga clic en Terminar.

e. Para hacer más cambios en los grupos requeridos o conjuntos de gruposrequeridos, repita estos pasos secundarios.

6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos:• Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.



• Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha.


Capítulo 22Usuarios, grupos y roles


• Usuarios, página 291• Grupos, página 300• Roles, página 304

UsuariosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Localizar a un usuario, página 291• Crear o editar un usuario, página 292• Propiedades de usuario, página 292• Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada,

página 295• Activar o desactivar usuarios, página 297• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 298• Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 298• Reasignar elementos de un usuario a otro, página 298• Eliminar un usuario, página 299• Ver registros de administración de usuarios, página 299

Localizar a un usuarioPara localizar a un usuario:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.


Usuarios, grupos y roles

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic enMostrar todos los usuarios.• En uno o más campos de búsqueda, escriba información sobre el usuario y, a

continuación, haga clic en Buscar.Aparecerá una lista de usuarios.Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic en Másopciones.

3. Localice el usuario en la lista utilizando la navegación estándar de Digital AssetManager. Para obtener más instrucciones, consulte Explorar repositorios, página 18.

Crear o editar un usuario

Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios.

• Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberátener una cuenta en el host del servidor.

• Si crea usuarios que se gestionarán mediante un servidor LDAP, las propiedadesuser_name y user_login_name del objeto dm_user deben tener valores non-nullúnicos y la propiedad user_address del objeto dm_user debe un valor non-null.

Para crear o editar a un usuario:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.• Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione

Mostrar > Propiedades > Información. Para ver instrucciones sobre cómolocalizar a un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 291.

3. Escriba los valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de laspropiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 292.


Propiedades de usuario

Consulte la Tabla 24, página 293 para obtener descripciones de las propiedades deusuario que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo.



Tabla 24. Propiedades de usuario

Campo Descripción

Estado Determina si el usuario puede conectarsecon el repositorio. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio. Unusuario inactivo no puede.

Nombre Determina el nombre del usuario cuandoaparece en el archivador inicial delusuario y en los elementos que el usuariocrea o modifica.

Nombre de inicio de sesión del usuario Determina el nombre con el que el usuarioinicia sesión en el repositorio.

Origen de usuario Origen de autenticación. SeleccioneNinguno si el usuario se autentica en undominio de Windows o el usuario tieneuna cuenta en el host de Content Server yes autenticado por el sistema operativo.

Dirección de correo electrónico Dirección a la que se enviarán lasnotificaciones correspondientes a tareasde flujo de trabajo y eventos registrados.

Nombre del SO de usuario El nombre de inicio de sesión paraautenticar al usuario en un sistemaoperativo o en un servidor ServidorLDAP.

Dominio de Windows Establece el dominio de Windows delusuario, que se utilizará si el repositorioestá en un host de Windows o en un hostde Unix con un mapa de dominio para laautenticación de dominios de Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Restringir acceso de carpeta a Restringe el acceso del repositorio delusuario a las ubicaciones del repositoriodeterminadas.

Carpeta predeterminada Ubicación predeterminada paraalmacenar los elementos que crea elusuario.

Grupo predeterminado Grupo asignado a los elementos que creael usuario.



Campo Descripción

Conjunto de permisos predeterminado Conjunto de permisos asignado a loselementos que crea el usuario.

Nombre de base de datos Nombre del usuario en un RDBMS. Seutiliza si el usuario es propietario delrepositorio o registra las tablas RDBMS.

Privilegios Este campo autoriza al usuario a realizarciertas actividades.

Al establecer esta opción, si otorgaprivilegios de superusuario a unusuario después de instalar o actualizarun repositorio, o bien tras ejecutarmanualmente la secuencia de comandostoolset.ebs, agregue dicho usuariomanualmente al grupo denominadoadmingroup.

Si revoca los privilegios de superusuariode un usuario, quítelo del grupoadmingroup.

Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado delusuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica que el usuario no está disponiblepara recibir las tareas de flujo de trabajo.

Propagar cambio a los miembros Si está creando un usuario global, estopropaga sus cambios a los miembrosde la federación de repositorios. Unusuario global es un usuario que seencuentra en todos los miembros de unafederación de repositorios y cuyos valoresde propiedades son los mismos en todoslos repositorios. Los usuarios globalesse gestionan a través del repositoriocontrolador. Los usuarios globalestambién pueden tener propiedadeslocales, que pueden modificarse en unrepositorio local.



Campo Descripción

Para obtener más información sobreusuarios globales, consulte la Guía delusuario de Documentum Administrator.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Permite al usuario más intentos de iniciode sesión que el límite establecido en elobjeto Configuración del repositorio.

Importar usuarios a partir de la información contenida enun archivo de entrada

Para importar un usuario a partir de la información contenida en un archivo deentrada:1. Averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los

usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el hostdel servidor antes de crear los usuarios.

2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para crear nuevos usuarios,página 295.

3. En Digital Asset Manager, siga este procedimiento:

a. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.

b. Haga clic en Archivo > Importar usuario.

c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione laubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios.

d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos losusuarios que va a importar. Los valores especificados en el archivo de entradaanulan los valores especificados en esta página. Para obtener una explicación delas propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 292.

e. Haga clic en Terminar.

Archivo de entrada para crear nuevos usuarios

Importe usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada.



Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para autenticación de usuario, losusuarios no necesitan tener cuentas de sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en elrepositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá queasignar la contraseña manualmente.

Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user.A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinacionesattribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios.Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 25, página 296 cuando seimporta el archivo.

Tabla 25. Valores predeterminados para nuevos usuarios

Argumento Predeterminada

user_login_name username

privilegios 0 (ninguno)

carpeta /nombre de usuario

grupo docu

client_capability 1

Cada combinación de attribute_name:attribute_value debe estar en una nueva línea. Porejemplo:object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo comoun archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteresextendidos no se importarán.

Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son:user_nameuser_os_nameuser_os_domain



user_login_nameuser_login_domainuser_passworduser_addressuser_db_nameuser_group_nameuser_privileges (set to integer value)default_folderuser_db_namedescriptionacl_domainacl_nameuser_source (set to integer value)home_docbaseuser_state (set to integer value)client_capability (set to integer value)globally_managed (set to T or F)alias_set_id (set to an object ID)workflow_disabled (set to T or F)user_xprivileges (set to integer value)failed_auth_attempt (set to integer value)

Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo(attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo.

Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea(object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true[verdadero]) o F (de false [falso]). Ya no se emplean true, false, 1 o 0.

Cualquier conjunto de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name debeexistir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las ACL debenrepresentar conjuntos de permisos del sistema y no conjuntos de permisos privados.

Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes deejecutar el archivo para importar los usuarios.

Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.

Activar o desactivar usuariosPara activar o desactivar usuarios:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un

usuario, página 291.


3. Para activar un usuario, haga clic en Activo.

4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo.




Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es donde el usuario recibe las tareas y notificaciones de la bandejade entrada.

Para cambiar el repositorio inicial de un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un


2. Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial.

3. Seleccione el nuevo repositorio inicial.

4. Seleccione cuándo ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.


Ver los grupos a los que pertenece un usuarioPara ver los grupos a los que pertenece un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un


2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

Reasignar elementos de un usuario a otro

Este procedimiento es útil si va a eliminar un usuario del repositorio y desea reasignarlos archivos y objetos del usuario a otro usuario.

Para reasignar elementos de un usuario a otro:1. Busque y seleccione el usuario. Para ver instrucciones sobre cómo localizar a un

usuario, consulte Localizar a un usuario, página 291.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario.

3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignarelementos. Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo deselección, página 21.

4. Complete los campos restantes:



• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Seleccione si los elementos se reasignan inmediatamente.• Objetos retirados

Seleccione si se desbloquearán los elementos que el usuario anterior habíabloqueado.


Eliminar un usuario

EMC Documentum recomienda convertir los usuarios en inactivos en lugar deeliminarlos del repositorio.

Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina lasreferencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos depermisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar una de las siguientesacciones:

• Reasignar los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos deun usuario a otro, página 298.

• Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, elnuevo usuario hereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecenal usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.

Ver registros de administración de usuariosPara ver los registros del usuario:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Usuarios.

2. Seleccione una de las siguientes opciones:• Mostrar > Registros de reasignación• Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial



GruposUn grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede serpropietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, elpropietario del grupo es el usuario que lo creó.

Para buscar grupos, desplácese a Administración / Administración de usuarios /Grupos.

Para abrir un grupo, haga doble clic en él.


• Crear o editar un grupo, página 300• Propiedades de grupo, página 301• Agregar o quitar miembros de un grupo, página 303• Reasignar elementos de un grupo a otro, página 304• Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 304• Eliminar un grupo, página 304

Crear o editar un grupo

Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla26, página 300.

Tabla 26. Privilegios para crear o modificar grupos

Privilegio Descripción

Crear grupo Puede crear un grupo con usted mismocomo propietario.

Puede modificar los grupos a los quepertenece.

Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo.

Superusuario Puede crear un grupo y asignar unusuario diferente como propietario.

Para crear o editar un grupo:1. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Grupos.




• Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo.• Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione

Mostrar > Propiedades > Información.

Para ver instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página300.

3. Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicaciónde las propiedades de grupo, consulte Propiedades de grupo, página 301.


Propiedades de grupo

Consulte la Tabla 27, página 301 para obtener descripciones de los campos que puedannecesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo.

Tabla 27. Propiedades de grupo

Campo Descripción

Nombre Nombre del grupo. El nombre debeestar formado por caracteres que seancompatibles con la página de códigos delSO del servidor de Content Server.

Sala inicial de grupo Disponible en repositorios con losservicios de colaboración habilitados.Si selecciona una sala, el grupo seconsiderará como privado en la sala.

Clase Distingue entre grupos y roles. SeleccioneGrupo.

El servidor no aplica el valor de estapropiedad ni la define con otro valor queno sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del grupo.Ésta es normalmente la dirección decorreo electrónico del propietario delgrupo. Si no se introduce ningún valoren este campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupocomo su dirección de correo electrónico.



Campo Descripción

Propietario Propietario del grupo. El usuario queselecciona tiene el privilegio Crear grupo.Si es un superusuario, podrá seleccionarel propietario. De lo contrario, podrádefinir este campo como un grupo del quees miembro.

Administrador Administrador del grupo. Eladministrador puede modificar elgrupo. Si el valor es nulo, sólo unsuperusuario y el propietario del grupopodrán modificar el grupo.

Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo.

Grupo global Si está conectado al repositoriocontrolador de una federación, estoconvierte el grupo en un grupo global.

Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado.En caso contrario, el grupo es público.De forma predeterminada, los gruposcreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Grupo dinámico Convierte al grupo en un grupo dinámico.Un grupo dinámico es un grupo formadopor miembros potenciales, cualquiera delos cuales puede convertirse en miembroreal en tiempo de ejecución.

La opción predeterminada de pertenenciaa un grupo dinámico es Tratar usuarioscomo no miembros. Esto significaque en tiempo de ejecución, losmiembros potenciales no se conviertenautomáticamente en miembros reales.

Sin embargo, en tiempo de ejecución,la aplicación desde la que un usuarioaccede al repositorio puede solicitar queel usuario se convierta en miembro real.

Puede utilizar los grupos dinámicos paramodificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define un



Campo Descripción

grupo dinámico denominado AdmIngen.El comportamiento predeterminado depertenencia es asumir que los usuarios noson miembros del grupo. El grupo tieneprivilegios para cambiar la pertenenciay los permisos. Si un usuario del grupoaccede al repositorio desde una aplicaciónsegura, dicha aplicación puede emitiruna llamada de sesión para agregarlo algrupo. Si el usuario accede al repositoriodesde fuera del servidor de seguridad odesde una aplicación no aprobada, nose emite ninguna llamada de sesión yContent Server no trata al usuario comoun miembro del grupo. El usuario nopuede ejercer los permisos para cambiarla pertenencia o los permisos del grupo.

Agregar o quitar miembros de un grupoPara agregar o quitar miembros:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y haga doble

clic en el grupo.

2. Para agregar a miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadrosde diálogo de selección, página 21.


3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.



Reasignar elementos de un grupo a otroPara reasignar elementos de un grupo a otro:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione

el grupo.

2. Seleccione Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos.Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección,página 21.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre




Ver los grupos a los que pertenece un grupoPara ver los grupos a los que pertenece un grupo:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione

el grupo.


Eliminar un grupo

EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos losmiembros del grupo y manténgalo en el repositorio.

RolesUn rol es un grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unasdeterminadas obligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente.

Para buscar roles, desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles.



Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en lade roles.

Para abrir un rol, haga doble clic en él.


• Crear o editar un rol, página 305• Propiedades de rol, página 305• Agregar o quitar miembros de un rol, página 307• Reasignar elementos de un rol a otro, página 307• Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 308• Eliminar un rol, página 308

Crear o editar un rol

Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero noen la de roles.

Para crear o editar un rol:1. Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Roles.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol.• Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo, y después seleccione

Mostrar > Propiedades > Información.3. Escriba los valores para definir el rol. Para obtener una explicación de las

propiedades, consulte Propiedades de rol, página 305.


Propiedades de rol

Consulte la Tabla 28, página 306 para obtener descripciones de los campos que puedannecesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de campo.



Tabla 28. Propiedades de rol

Campo Descripción

Clase Seleccione Rol. Esto permite a susaplicaciones distinguir entre los grupos ylos roles. El servidor no aplica el valor deesta propiedad ni la define con otro valorque no sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico delpropietario del rol. Si no se introduceningún valor, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.

Propietario El propietario puede modificar el rol.

Administrador Usuario o grupo, además de unsuperusuario o el propietario del rol, quepuede modificar el rol. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario delrol podrán modificar el rol.

Grupo privado Crea el rol como un rol privado. Encaso contrario, el rol es un rol público.De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rolaparecerá en la lista de grupos, pero no enla de roles.

Grupo dinámico Crea el rol como un grupo dinámico.Para obtener más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Propiedadesde grupo, página 301.



Agregar o quitar miembros de un rolPara agregar o quitar miembros:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y haga doble

clic en el rol.

2. Para agregar a miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para obtener más información, consulte Usar cuadrosde diálogo de selección, página 21.


3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

Reasignar elementos de un rol a otroPara reasignar elementos de un rol a otro:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione

el rol.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos.Para obtener más información, consulte Usar cuadros de diálogo de selección,página 21.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre






Ver los grupos a los que pertenece un rolPara ver los grupos a los que pertenece un rol:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione

el rol.


Eliminar un rol

EMC Documentum no recomienda eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembrosdel rol y manténgalo en el repositorio.


Capítulo 23Editorial Publishing

Digital Asset Manager proporciona funciones que son necesarias para la solución Editorial Publishing.En los siguientes temas se describe Editorial Publishing y la parte de la solución que se incluyeen Digital Asset Manager.• Información general sobre Editorial Publishing, página 309• Configuración de Editorial Publishing, página 314• Trabajar con publicaciones, página 339

Información general sobre Editorial PublishingLa funcionalidad de publicación editorial que se ofrece en Digital Asset Manager esun componente clave de toda la solución Editorial Publishing. Digital Asset Managerproporciona la interfaz necesaria para configurar y administrar los flujos de trabajo quese utilizan con Editorial Publishing. El flujo de trabajo editorial es el proceso medianteel que las organizaciones crean contenido para sus publicaciones como, por ejemplo,libros y revistas.

El proceso de publicación puede comenzar con los colaboradores de contenido (porejemplo, fotógrafos, investigadores, autores). El contenido de colaboración, una vez en elrepositorio, puede entrar en un flujo de trabajo editorial incluyéndose en un númerode una publicación.

El flujo de trabajo editorial es paralelo e iterativo; implica una serie de usuariosfundamentales como, por ejemplo, editores de imagen, editores de diseño, editores decontenido, revisores, directores de arte y editores generales. Cada rol es responsable delas tareas con determinados tipos de contenido en fases concretas del flujo de trabajo.Por último, el flujo de trabajo finaliza con una publicación terminada que se encuentralista para impresión.

Toda la solución Editorial Publishing requiere una serie de productos de otros fabricantesy EMC Documentum. Por ejemplo, es necesario disponer de Documentum ContentServices for WoodWing, que se integra con WoodWing Smart Connection.


Editorial Publishing

Editorial Publishing se explicará más detalladamente en los siguientes temas:• Paletas de Smart Connection, página 310• Vista del archivador Publicaciones, página 310• Nodo Elementos de publicación, página 311• Bandeja de entrada, página 311• Configuración de Editorial Publishing, página 311• Roles del flujo de trabajo editorial, página 312• Seguridad y permisos requeridos, página 312

Paletas de Smart Connection

Con la solución completa Editorial Publishing, los usuarios de Adobe InDesign e InCopytienen acceso a los repositorios configurados de Documentum a través de las paletasde Smart Connection. Con Smart Connection es posible examinar los elementos depublicación, buscar contenido en función de los metadatos, ver la bandeja de entrada ydesplazar el contenido a través del flujo de trabajo de Editorial Publishing. Consulte ladocumentación, incluida en la instalación de WoodWing Smart Connection, para obtenermás detalles sobre la funcionalidad de Smart Connection.

Vista del archivador Publicaciones

El contenido que conforma una publicación se almacena en el archivador Publicacionesdel repositorio de Documentum. Este archivador se puede examinar del mismo modoque cualquier otro archivador del repositorio. El archivador se organiza en una jerarquíadonde coincide la organización de la Publicación, Número/Edición y Sección/Capítulo delas publicaciones. Puede enlazar contenidos y carpetas en el archivador Publicaciones aotras ubicaciones en el repositorio.

Figura 6. Archivador Publicaciones expandido



Nodo Elementos de publicación

Digital Asset Manager incluye un nodo especial denominado Elementos de publicación.Este nodo permite consultar con rapidez el contenido que pertenece a determinadaspublicaciones. El nodo Elementos de publicación se puede expandir para mostrartodas las publicaciones del repositorio. A su vez, todas las publicaciones se puedenexpandir para mostrar los números/ediciones y las secciones/capítulos que incluyen. Alhacer clic en uno de estos nodos, aparece todo el contenido asociado a la publicaciónespecificada, número o sección.

Figura 7. Nodo Elementos de publicación expandido

Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada de Digital Asset Manager se utiliza para distribuir tareas a losusuarios. A medida que el contenido se desplaza a través del flujo de trabajo de EditorialPublishing, al usuario se le asignan las tareas que es necesario realizar en la publicación.Consulte Capítulo 4, Bandeja de entrada para obtener más información sobre la Bandejade entrada y su función en las tareas del flujo de trabajo.

Configuración de Editorial Publishing

Los usuarios que dispongan de permisos de cliente de administrador del sistema puedeacceder al nodoAdministración en Digital Asset Manager. Este nodo proporciona accesoal mantenimiento de usuarios y grupos, así como a la información de configuración delas publicaciones del repositorio.



Roles del flujo de trabajo editorial

Los tipos de usuarios que intervienen en un flujo de trabajo editorial pueden variar en laorganización. A continuación se muestran algunos ejemplos de roles que se incluyen enel flujo de trabajo.

Administradores — Se encargan de la administración del sistema y de la configuraciónde los flujos de trabajo y las publicaciones editoriales. Entre sus tareas se incluye lacreación de grupos de trabajo, nuevas publicaciones y definición de flujos de trabajo.Estos usuarios suelen emplear Digital Asset Manager.

Editores de diseño — Se dedican al diseño de una publicación y utilizan asiduamenteAdobe InDesign. Entre sus tareas se incluye la creación del diseño completo de lapublicación (por ejemplo, colores, fuentes, imágenes, aspecto y estilo), búsqueda ysituación de imágenes en el diseño, comunicación con los editores de contenido yparticipación en el proceso de revisión. Estos usuarios suelen utilizar Adobe InDesign yla paleta de WoodWing Smart Connection.

Editores de contenido — Son responsables del contenido textual de una publicación.Se dedican a escribir y enviar artículos, así como a editar los envíos de otros, trabajanen comunicación con los editores de diseño y participan en el proceso de revisión.Suelen utilizar Adobe InCopy (con la paleta de WoodWing Smart Connection) y otrasherramientas de edición como Microsoft Word. Los usuarios de Microsoft Word tambiénemplean File Share Services de Documentum para editar artículos en el repositorio.

Editores de imagen — Se encargan de la creación y modificación del contenido gráficode imágenes. Suelen utilizar Adobe Photoshop e Illustrator para crear y modificarimágenes. Pueden utilizar File Share Services de Documentum para enlazar con elrepositorio y Digital Asset Manager para gestionar sus imágenes.

Editores generales — Son responsables de la gestión y seguimiento de una publicación(por ejemplo, un libro o un número de una revista). Deben crear un número paracomenzar el flujo de trabajo editorial, asignar tareas (por ejemplo, artículos y diseños),realizar un seguimiento del progreso y el estado, así como participar en el proceso derevisión. Estos usuarios suelen emplear Digital Asset Manager.

Seguridad y permisos requeridos

Digital Asset Manager requiere un nivel aumentado de permiso para que los usuariospuedan acceder a la administración de Editorial Publishing. Para garantizar que losusuarios que deben gestionar una publicación dispongan del acceso correcto, los camposque se incluyen a continuación se deben configurar del siguiente modo:



• Privilegios se define como Administrador del sistema.• Capacidad de cliente se define como Administrador del sistema.En la siguiente tabla se resumen los permisos de seguridad que son necesarios paratodas las funciones de Editorial Publishing:

Tabla 29. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función

Función Seguridad necesaria

Acceso al nodo Administración El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema.

Crear/Modificar una plantilla de flujo detrabajo

El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema y como mínimo de permiso deescritura en la plantilla de flujo de trabajo.

Crear/Modificar un tipo de objeto El usuario debe contar con una capacidadde cliente de Superusuario y con elprivilegio de Crear tipo.

Crear/Modificar un estado del flujo detrabajo

El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema.

Crear/Eliminar tipos de ejecutantes El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema.

Asignar usuarios o grupos a tipos deejecutantes

El campo Privilegios del usuario debeincluir uno de los siguientes puntos:• Privilegio Crear grupo.• Establecerse como Administrador del

sistema.• Definirse como Superusuario.

Crear/Modificar una plantilla depublicación

El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema y acceso de escritura alarchivador Publicaciones.

Crear/Modificar una plantilla depublicación

El usuario debe disponer de unacapacidad de cliente de Administradordel sistema y acceso de escritura a lapublicación.



Configuración de Editorial PublishingPara acceder a la configuración de Editorial Publishing, el nodo Administración seexpande en Digital Asset Manager. Figura 8, página 314 muestra el nodo Administraciónexpandido con Publishing Manager.

Figura 8. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing

Desde aquí, seleccione el nodo Publishing Manager para acceder a los siguientes valoresde configuración de todo el repositorio:• Estados: definiciones comunes de estados de flujo de trabajo (por ejemplo, hitos) y

atributos predeterminados para dichos estados.• Plantillas de flujo de trabajo: definiciones comunes para flujos de trabajo. Se

incluyen las actividades que se realizan, quién las lleva a cabo y el orden en el quesuceden.

• Tipos de objeto: definiciones de metadatos.• Tipos de ejecutantes: definiciones comunes de roles que se realizan en los grupos

de trabajo.Además de la configuración de todo el repositorio en el nodo Publishing Manager, lacarpeta Publicaciones incluye la configuración de todas las publicaciones del repositorio.Asimismo, el nodo Configuración predeterminada del sistema proporciona acceso a laconfiguración predeterminada que hereda cada publicación.

La información de configuración es jerárquica; cada nivel de contenido hereda laconfiguración del nivel anterior a no ser que se sustituya específicamente. Un valor deconfiguración se determina en el siguiente orden:

1. Configuración de la sección del número.



2. Configuración de la sección de la publicación.

3. Configuración del número.

4. Configuración de la publicación.

5. Configuración predeterminada del sistema.

En las siguientes secciones se explica cada nodo utilizado en la configuración de EditorialPublishing:• Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 315• Tipos de objeto, página 325• Estados de flujo de trabajo, página 327• Plantillas de flujo de trabajo, página 329• Tipos de ejecutantes, página 336

Configuración del nivel de sección, publicación y sistema

A la pantalla de configuración de Editorial Publishing se accede de tres maneras:• Seleccionando el nodo Configuración predeterminada del sistema para tener acceso

a la configuración predeterminada de todo el sistema.• Seleccionando el nombre de la publicación en la carpeta Publishing Manager >

Publicaciones para acceder a la configuración de toda la publicación.• Seleccionando el nombre del número o sección en Publishing Manager >

Publicaciones > Secciones o la carpeta Ediciones para acceder a la configuracióndel número o sección.

En las siguientes secciones se explica cada componente en el nivel de sección, publicacióno sistema:• Configuración del nivel de sistema, página 316• Configuración del nivel de publicación, página 316• Configuración del nivel de sección, página 317• Configurar tipos de elementos, página 318• Configurar la visibilidad de metadatos, página 320• Configurar flujos de trabajo, página 321• Configurar tipos de ejecutantes, página 323• Configurar plantillas, página 324



Configuración del nivel de sistema

Para acceder a la configuración del nivel de sistema, seleccione el nodo Configuraciónpredeterminada del sistema en Administración > Publishing Manager. La pantallaConfiguración del sistema (Figura 9, página 316) dispone de 5 vistas, que se puedenalternar utilizando un campo:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el sistema se

utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación.• Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en

distintas fases del proceso.• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el

sistema se deben utilizar para los elementos de publicación.• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada

rol en el grupo de trabajo.• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para

los nuevos elementos de publicación.Figura 9. Pantalla Configuración del sistema

Configuración del nivel de publicación

La configuración de la publicación se gestiona mediante la carpeta Publicaciones enAdministración > Publishing Manager. Al hacer clic en un nodo de una publicación en lajerarquía de árbol, aparece la pantalla Configuración de publicación (Figura 10, página317). La pantalla Configuración de publicación tiene cinco vistas:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por la publicación se

utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación.• Visibilidad de metadatos: determina qué campos de metadatos se mostrarán en

distintas fases del proceso.



• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por lapublicación se deben utilizar para los elementos de publicación.

• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cadarol en el grupo de trabajo.

• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas paralos nuevos elementos de publicación.

De forma predeterminada, las publicaciones heredan sus valores de configuración delnivel de configuración del sistema. No obstante, en el nivel de publicación, cualquiervalor de configuración se puede sustituir para una publicación determinada. El sistemaespecifica qué valores de configuración se heredan del nivel de configuración del sistemaindicando (predeterminada del sistema) junto a la configuración.

Figura 10. Pantalla Configuración de publicación

Configuración del nivel de sección

Las secciones de la publicación se gestionan mediante carpetas en cada publicación enAdministración > Publishing Manager > Publicaciones. Al hacer clic en una sección deuna publicación, aparece la pantalla Configuración de sección (Figura 11, página 318).La pantalla Configuración de sección tiene cuatro vistas:• Tipos de elementos: identifica qué tipos de objeto definidos por el número o sección

se utilizarán para distintos tipos de elementos de publicación.• Flujos de trabajo: selecciona qué plantillas de flujo de trabajo definidas por el

número o sección se deben utilizar para los elementos de publicación.• Tipos de ejecutantes: identifica qué usuarios o grupos de usuarios realizarán cada

rol en el grupo de trabajo.• Plantillas: selecciona qué objetos del repositorio se utilizarán como plantillas para

los nuevos elementos de publicación.



De forma predeterminada, la configuración de estas pantallas se hereda del nivel depublicación. No obstante, en el nivel de sección, cualquier valor de configuraciónse puede sustituir para una sección determinada. El sistema especifica qué valoresde configuración se heredan del nivel Configuración de publicación indicando(predeterminada de la publicación) junto a la configuración.

Figura 11. Pantalla Configuración de sección

Configurar tipos de elementos

La vista Tipos de elementos (Figura 12, página 319) está disponible en las pantallasConfiguración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección.identifica qué tipos de objeto definidos por el sistema se utilizarán para distintos tiposde elementos de publicación. Editorial Publishing tiene cinco tipos predefinidos deelemento:• Artículos• Diseños• Imágenes• Plantillas de artículo• Plantillas de diseño



Figura 12. Vista de Tipos de elementos

Cuando se crea un nuevo elemento, el sistema utiliza automáticamente el tipo de objetoadecuado para ese tipo de elemento.

Por ejemplo, en la sección de deportes de una revista, puede que el equipo editorialdesee realizar un seguimiento de determinados metadatos del artículo como, porejemplo, deporte, equipos y lugar del encuentro. En primer lugar, el director deoperaciones podría crear un tipo de objeto denominado Artículo de deportes que contaracon los campos de metadatos adecuados (deporte, equipo y lugar del encuentro).Posteriormente, el director asignaría el tipo de objeto al tipo de elemento Artículo para lasección de deportes.

Precaución: Una vez configurada la vista Tipos de elementos, puede que seanecesario configurar la vista Visibilidad de metadatos. Al seleccionar distintostipos de objetos para los elementos, cambiarán los campos de metadatos que seencuentran disponibles en la vista Visibilidad de metadatos.

Para seleccionar un tipo de objeto para un tipo de elemento determinado:1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú

desplegable.

2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.

3. Seleccione uno de los tipos de objeto existentes.


Para quitar una selección de tipo de objeto y devolver a la configuración elvalor predeterminado:1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de elementos en el menú

desplegable.



2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Usarpredeterminada.Los tipos de objeto predeterminados se restaurarán para el tipo de elemento.

Configurar la visibilidad de metadatos

La vista Visibilidad de metadatos (Figura 13, página 320) está disponible en las pantallasConfiguración del sistema y Configuración de publicación. Determina qué campos demetadatos se mostrarán en distintos cuadros de diálogo en Adobe InDesign e InCopy.

La visibilidad de metadatos se debe configurar una vez que se haya configurado la vistaTipos de elementos, ya que al seleccionar diferentes tipos de objeto para los elementos,cambiarán los campos de metadatos que se encuentran disponibles en la vista Visibilidadde metadatos.

Figura 13. Vista de Visibilidad de metadatos

Para configurar la visibilidad de metadatos, para cada tipo de elemento:1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación,

seleccione Visibilidad de metadatos en el menú desplegable.

2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable; por ejemplo, Artículo.

3. Seleccione un cuadro de diálogo de WoodWing de los que estén disponibles (porejemplo, Crear) y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar metadatos, donde se incluyen todos los campos demetadatos disponibles para el cuadro de diálogo concreto.

4. Para cada atributo de metadatos que desee modificar, seleccione el atributo encuestión y haga clic en Editar.



Aparecerá la pantalla Editar atributo.

5. Elija la configuración apropiada para el atributo en el cuadro de diálogo deWoodWing:

a. Visible: si se define este valor, el atributo se mostrará en el cuadro de diálogo.

b. Editable: si se establece este valor, los usuarios podrán editar el campo enel cuadro de diálogo.

c. Obligatorio: si se establece este campo, será necesario proporcionar un valorantes de que se cierre el cuadro de diálogo.

Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la visibilidad del atributo.

6. Una vez haya finalizado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios de todos loscampos de metadatos que se muestran para el cuadro de diálogo.Junto al cuadro de diálogo de WoodWing seleccionado aparecerá una lista deatributos visibles.

Para restaurar la visibilidad de metadatos predeterminada, para cada tipo deelemento:1. En la pantalla Configuración del sistema o Configuración de publicación,

seleccione Visibilidad de metadatos en el menú desplegable.

2. Seleccione Tipo de elemento en el menú desplegable, por ejemplo, Artículo, y hagaclic en Usar predeterminada.Los valores predeterminados se restauran en el Tipo de elemento.

Configurar flujos de trabajo

La vista Flujos de trabajo (Figura 14, página 322) está disponible en las pantallasConfiguración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección.La vista Flujos de trabajo se utiliza para seleccionar qué plantillas de flujo de trabajodefinidas por el sistema se deben emplear para los elementos de publicación.



Figura 14. Vista de Flujos de trabajo

Para asignar plantillas de flujo de trabajo a un tipo de elemento:1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú

desplegable.

2. Seleccione un Tipo de elemento en la lista desplegable.

3. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar asignación de flujo de trabajo.

4. Elija una de las plantillas de flujo de trabajo existentes del menú Flujo de trabajo.La tabla se rellena con información de resumen sobre el flujo de trabajo.

5. (Opcional) Modifique cualquier valor predeterminado de Plantilla de flujo detrabajo o Estado:

a. Seleccione el Estado que desee modificar y haga clic en Editar.Aparecerán los detalles sobre el estado.

b. Edite el color que se vaya a utilizar para el estado en ese contexto depublicación/sección y flujo de trabajo concreto, haciendo clic en el selector decolor.

c. Seleccione la casilla de verificación Crear PDF para tener un PDF del diseño paraque se cree siempre que el contenido entre en este estado.

d. Para modificar los permisos que tendrán los distintos miembros del grupo detrabajo:• Seleccione el Tipo de ejecutante y haga clic en Editar.• Elija el permiso adecuado en la lista desplegable.• Haga clic en Aceptar para volver a la pantalla anterior.

e. Haga clic en Aceptar para guardar los detalles del estado y volver a la pantallaanterior.



6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración del flujo de trabajo y cierre lapantalla Editar asignación de flujo de trabajo.

Para quitar una selección de asignación de flujo de trabajo y devolver a laconfiguración el valor predeterminado:1. En una pantalla de configuración, seleccione Flujos de trabajo en el menú

desplegable.

2. Marque la casilla de verificación del tipo de elemento, por ejemplo, Artículo, y hagaclic en Usar predeterminada.Los flujos de trabajo predeterminados se restaurarán en el tipo de elemento.

Configurar tipos de ejecutantes

Los tipos de ejecutantes son plantillas que identifican qué usuarios o grupos de usuariosrealizarán cada rol en un flujo de trabajo editorial.

La vista Tipos de ejecutantes (Figura 15, página 323) está disponible en las pantallasConfiguración del sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección.

Figura 15. Vista de Tipos de ejecutantes

Para asignar tipos de ejecutantes:1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutables en el menú

desplegable.

2. Seleccione un tipo de ejecutante.

3. Haga clic en Editar.



Aparecerá la pantalla Editar tipo de ejecutante.

4. Haga clic en Editar ejecutantes para seleccionar los ejecutantes (usuario o grupos deusuarios) que desee que pertenezcan a este tipo de ejecutante.Aparecerá la pantalla Editar usuario o grupo.

a. Examine los usuarios y grupos disponibles, marque cualquier usuario o grupo yhaga clic en la flecha para desplazarlos al panel derecho.El grupo y los usuarios seleccionados se agregarán a la lista de ejecutantesseleccionados.

b. Una vez haya seleccionado todos los usuarios y grupos para agregar al tipode ejecutante, haga clic en Aceptar.

5. Si desea que todos los usuarios y grupos de este tipo de ejecutante tengan lacapacidad de volver a un estado de flujo de trabajo, seleccione Revertir privilegiode estado.

6. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones de tipo de ejecutante y cierre lapantalla Editar tipo de ejecutante.

Para utilizar tipos de ejecutante predeterminados:1. En una pantalla de configuración, seleccione Tipos de ejecutables en el menú

desplegable.

2. Seleccione un tipo de ejecutante.

3. Haga clic en Usar predeterminada.El tipo de ejecutante seleccionado volverá a los ejecutantes predeterminados.

Configurar plantillas

Las plantillas de publicación son objetos de repositorio que se pueden utilizar paranuevos elementos de publicación. Se puede asociar una plantilla (archivo de documentoestándar) a cada tipo de elemento (por ejemplo, Artículo, Diseño e Imagen). Estasplantillas se utilizan cada vez que se crea un nuevo elemento.

La vista Plantillas (Figura 16, página 325) está disponible en las pantallas Configuracióndel sistema, Configuración de publicación y Configuración de sección.



Figura 16. Vista de Plantillas

Para configurar plantillas para cada tipo de elemento:1. En la pantalla Configuración del sistema, Configuración de publicación o

Configuración de sección, seleccione Plantillas en el menú desplegable.

2. Seleccione un de tipo de elemento (por ejemplo, Artículo) y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Seleccionar documento.

3. En la pantalla Seleccionar documento, seleccione un objeto de repositorio parautilizar como plantilla para el tipo de elemento.

4. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Tipos de objeto

Cada parte del contenido que se almacena en Documentum es de un determinado tipode objeto. Los tipos de objeto se utilizan para declarar qué conjunto de metadatos sepuede aplicar a diferentes objetos de contenido.

Para las publicaciones, el tipo de objeto predeterminado de todo el contenido de unapublicación se denomina eps_element. Este tipo de objeto declara determinados camposde metadatos para elementos de publicación como, por ejemplo:• Publicación• Sección• Tipo de elementoSegún su criterio, puede agregar campos de metadatos a la definición básica de un tipode objeto eps_element. O bien, puede crear tipos de objetos especializados basados eneps_element.



Por ejemplo, puede definir un tipo de objeto denominado sports_article que agreguecampos de metadatos adicionales como:• Deporte• Equipos• Lugar del encuentro• Fecha del encuentroUna vez definido, sports_article se puede utilizar como tipo de objeto predeterminadopara los artículos de la sección de deportes de una publicación. Los tipos de objeto sedefinen en el nivel de todo el sistema, pero el modo en que se utilizan en publicaciones ysecciones determinadas se define en la pantalla Tipos de elementos a la que se accedemediante el nodo Configuración predeterminada del sistema o la carpeta Publicaciones.Consulte Configurar tipos de elementos, página 318 para obtener más informaciónsobre la selección de un tipo de objeto para tipos de elementos en el nivel del sistema,publicación, sección o número.

Crear tipos de objeto.

El siguiente procedimiento permite crear nuevos tipos de objeto que se pueden utilizarpara las publicaciones.

Para crear un tipo de objeto para su uso en publicaciones:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.

2. Haga clic en el nodo Publishing Manager para expandirlo.

3. Haga clic en Tipos de objeto.Aparecerá la pantalla Tipos de objeto.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Agregar nuevo tipo de objeto.

5. Introduzca los campos necesarios:• Nombre: indique el nombre del nuevo tipo de objeto.

Precaución: No utilice espacios en el nombre de tipo de objeto.• Supertipo: seleccione un tipo existente desde el que desee agregar nuevos

campos de metadatos. El nuevo tipo que se cree dispondrá de todos los camposde metadatos existentes del supertipo, así como los nuevos campos que hayaoptado por agregar.

• Etiqueta: indique el nombre del tipo de objeto tal y como desee que se muestre.6. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva definición del tipo.



Editar tipos de objeto

El siguiente procedimiento permite editar los tipos de objeto que se pueden utilizar paralas publicaciones.

Para editar los tipos de objeto utilizados en publicaciones:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en Tipos de objeto.Aparecerá la pantalla Tipos de objeto.

4. Seleccione un tipo de objeto existente que desee modificar y haga clic en Editar.Aparecerá la pantalla Editar tipo de objeto.

5. Para agregar un nuevo campo de metadatos:

a. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Agregar atributo.

b. Introduzca la información necesaria y haga clic en Aceptar.

Estados de flujo de trabajo

Si una publicación ha entrado en un flujo de trabajo, permanecerá en un estado durantecada fase. En cada fase, a los grupos o a un grupo diferente de usuarios se les asignauna tarea para la publicación. Los estados más comunes pueden ser Listo para revisión,Ajuste de copia o Ubicado. Por ejemplo, si un elemento de un artículo ha entrado en elestado Primer borrador, se suele asignar a un autor para que se complete el primerborrador del artículo. Cuando el autor haya finalizado el primer borrador, el artículopuede continuar con el siguiente estado, una primera revisión, donde puede ser revisadopor un editor de contenido.

Los estados se definen en el nivel del sistema, por lo que se les puede hacer referenciaen las plantillas de flujo de trabajo. Los valores predeterminados del sistema se puedensustituir en el nivel de publicación.

A cada estado se le puede asignar un color diferente para poder identificar con facilidadel estado actual de todos los elementos de una publicación. Asimismo, se puede crearuna copia en PDF de un elemento durante cada fase. Esto puede resultar útil cuandoun elemento entra en una fase de revisión y el revisor puede que no disponga de laaplicación original que se utilizó para crear el elemento (por ejemplo, Adobe InDesign).

Al crear un estado de flujo de trabajo para su uso en Editorial Publishing, se puedendefinir los permisos de acceso predeterminados para el contenido en un estado.



Si se selecciona Mostrar permisos, aparecerá la tabla de permisos para el contenido en elestado. En esta tabla se define el nivel de acceso que se debe otorgar a los usuarios (enfunción de su tipo de ejecutante) para el contenido cuando se encuentren en este estado.

Al seleccionar el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante, si desea queel sistema conserve algún permiso existente para un ejecutante cuando entre en elnuevo estado, seleccione Predeterminado como permiso en la tabla de permisos. Si seselecciona esta opción, los permisos de acceso existentes para el usuario se mantendráncuando el contenido pase al nuevo estado.

Nota: Se recomienda planificar los flujos de trabajo y los estados antes de introducirlosen el sistema.

Crear un estado de flujo de trabajo

En el siguiente procedimiento se explica cómo crear un estado de flujo de trabajo parasu uso en Editorial Publishing.

Para crear un estado de flujo de trabajo:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en Estados.Aparecerá la pantalla Estados.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear estado.

5. Introduzca la información que se solicita:

a. Estado: indique un nombre para el estado.

b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en eseestado.

c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Parael contenido en este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado deuna actividad cuenta al menos con este nivel de permiso.

d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuandose entre en este estado.

e. Haga clic enMostrar permisos.Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado.Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Crear estado.



Editar un estado existente

Para editar un estado de flujo de trabajo:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en Estados.Aparecerá la pantalla Estados.

4. Seleccione un estado de flujo de trabajo y haga clic en Editar.Aparecerá el cuadro de diálogo Editar estado.

5. Edite la información necesaria para el estado:

a. Estado: edite el nombre del estado.

b. Color: color predeterminado que se utilizará al mostrar el contenido en eseestado.

c. Permisos de los ejecutantes asignados: seleccione un permiso de usuario. Parael contenido en este estado, el sistema garantiza que el ejecutante asignado deuna actividad cuenta al menos con este nivel de permiso.

d. Crear PDF: seleccione si se debe crear una copia en PDF del contenido cuandose entre en este estado.

e. Haga clic enMostrar permisos.Aparecerá la tabla de permisos para el contenido en este estado.Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada tipo de ejecutante.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla Editar estado.

Plantillas de flujo de trabajo

Las plantillas de flujo de trabajo se utilizan para definir la secuencia de actividadesen la que se mueve el contenido y las personas que llevan a cabo cada una de estasactividades. Estas plantillas se definen en el nivel del sistema y se pueden reutilizar endiversas aplicaciones. Las plantillas de flujo de trabajo se pueden volver a utilizar envarias aplicaciones, ya que identifican a los ejecutantes de la actividad utilizando tiposde ejecutantes en lugar de nombrar a usuarios concretos.

En Digital Asset Manager, las plantillas de flujo de trabajo se pueden definir utilizando outilizando Documentum Business Process Manager.

El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado se puede emplear para crearplantillas sencillas y lineales. Por otra parte, Business Process Manager puede crear



plantillas que utilicen funciones avanzadas como, por ejemplo, actividades paralelas,ramas condicionales, actividades de flujo de trabajo automáticas o que utilicen lascapacidades de Business Process Services.

Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizandoel editor de plantillas incorporado

El editor de plantillas de flujo de trabajo incorporado hace referencia a los estados y tiposde ejecutantes del sistema. Antes de definir la plantilla de flujo de trabajo, es necesarioestablecer los estados y tipos de ejecutantes que se utilizarán en la plantilla.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo utilizando el editor incorporado:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en Plantillas de flujo de trabajo.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.

5. Introduzca la información necesaria:

a. Indique el nombre del flujo de trabajo.

b. Seleccione un estado de flujo de trabajo.

c. Seleccione un tipo de ejecutante.

d. Haga clic en Agregar.

e. Repita para todos los estados que desee agregar a la plantilla de flujo de trabajo.

f. Haga clic en Aceptar.Se cerrará la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.

La nueva plantilla aparecerá en la lista de plantillas de flujo de trabajo.

Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizandoBusiness Process Manager

Las plantillas de flujo de trabajo avanzadas se pueden crear utilizando Business ProcessManager (BPM) de Documentum. Para obtener instrucciones detalladas sobre la creaciónde plantillas, consulte la ayuda de Business Process Manager.



Un ejemplo que muestra una sencilla plantilla de Editorial Publishing que tiene tresestados (actividades) se muestra enFigura 17, página 331.

Figura 17. Ejemplo de plantilla con tres estados

• El estado Borrador se asigna al ejecutante Autor desde el conjunto de aliasEPS_DocApp. Este estado cuenta con un enlace directo al estado Revisar y otroenlace de vuelta al estado Aprobar.

• El estado Revisar se asigna al ejecutante Revisor desde el conjunto de aliasEPS_DocApp. Este estado cuenta con un enlace directo al estado Aprobar y otroenlace de vuelta al estado Borrador.

• El estado Aprobar se asigna al ejecutante Aprobador desde el conjunto de aliasEPS_DocApp. Este estado dispone de dos vínculos de vuelta; uno al estado Revisary otro al estado Borrador.

En el siguiente procedimiento se explica cómo crear esta plantilla de flujo de trabajo paraEditorial Publishing utilizando Business Process Manager.

Nota: La actividad automática utilizada en todas las plantillas de flujo de trabajode Editorial Publishing es una actividad personalizada que se denomina Actividadpersonalizada. El configurador EPS instala esta actividad en la carpeta \System\EPS enun repositorio determinado. Esta actividad automática y personalizada se debe emplearpara crear los estados Borrador, Revisar y Aprobar.

Precaución: En un flujo de trabajo de Editorial Publishing se debe asignar comomínimo el permiso Relacionar a todos los usuarios que puedan ver o participaren el flujo.

Para crear una plantilla de flujo de trabajo con Business Process Manager:1. Cree Actividad de inicio: el primer estado de la plantilla debe ser una actividad

manual denominada Actividad de inicio.

2. Cree Actividad final: el último estado de la plantilla debe ser una actividadautomática denominada Actividad final.



3. Cree el estado Borrador: para cada estado genérico como, por ejemplo, Borrador,la plantilla de flujo de trabajo tendrá dos actividades: una actividad automáticadenominada Borrador automático y otra manual llamada Borrador.

4. Cree el estado Revisar: para este estado, se dispondrá de una actividad automáticadenominada Revisión automática y otra manual llamada Revisar.

5. Cree el estado Aprobar: para este estado, se dispondrá de una actividad automáticadenominada Aprobación automática y otra manual llamada Aprobar.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en Figura 18, página 332.

Figura 18. Plantilla de flujo de trabajo con los estados Actividad de inicio, Actividad final, Borrador,Revisar y Aprobar

6. Con las líneas de flujo incluidas que conectan Iniciar con Actividad de inicio,Actividad de inicio con Borrador automático, Borrador automático con Borrador,Borrador con Revisión automática, Revisión automática con Revisar, Revisarcon Aprobación automática, Aprobación automática con Aprobar, Aprobar conActividad final y Actividad final con Terminar.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en Figura 19, página 333.



Figura 19. Plantilla de flujo de trabajo conectada con el inicio de conexiones

7. En Digital Asset Manager con Editorial Publishing, el usuario puede ir a cualquierestado (actividad) desde una actividad concreta. Para gestionar esta funcionalidad,las plantillas de flujo de trabajo proporcionan rutas de flujo de vuelta. Con laslíneas de flujo de vuelta incluidas que conectan Actividad de inicio con Revisiónautomática, Actividad de inicio con Aprobación automática, Borrador conAprobación automática, Revisar con Borrador automático, Aprobar con Borradorautomático y Aprobar con Revisión automática.En esta fase, la plantilla de flujo de trabajo aparecerá como en Figura 20, página 334.



Figura 20. Plantilla de flujo de trabajo rutas de flujo de vuelta

8. Con Activity Inspector, edite Actividad de inicio:

a. En la ficha Ejecutante, seleccione el alias Iniciador como ejecutante manual.

b. En la ficha Transición:

i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividadsiguiente.

ii. Seleccione una actividad.

iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío,seleccione Iniciar todas las actividades seleccionadas.

9. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático,Revisión automática, Aprobación automática y Actividad final:

a. Seleccione EPSWorkflowMethod (Método de flujo de trabajo EPS) para Ejecutareste método automáticamente.

b. Seleccione No para ¿Desea guardar los resultados de la ejecución?.

c. Seleccione Continuar ejecución en las opciones de “si el método falla”.

10. Con Activity Inspector, edite las actividades automáticas: Borrador automático,Revisión automática Y Aprobación automática.



a. Haga clic en la etiqueta EPS.

b. Para Seleccionar un estado de flujo de trabajo para esta actividad, seleccione elestado correcto en el menú desplegable.

11. Con Activity Inspector, edite las actividades manuales: Borrador, Revisar y Aprobar:

a. En la ficha Ejecutante, seleccione el ejecutante. Estas actividades se deben definirmanualmente para el alias correcto en un conjunto de alias EPS_DocApp. Porejemplo, si desea asignar el alias Autor en el conjunto de alias EPS_DocApp:

i. Haga clic en Seleccionar ejecutante.Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.

ii. Para la opción Seleccionar ejecutantes, seleccione Un solo usuario del grupo.

iii. Para la opción Definir ejecutantes, seleccione Definir un alias de ejecutantey haga clic en Siguiente.

iv. Para la opción Elija un conjunto de alias, seleccione el conjunto de aliasespecífico EPS_DocApp y, a continuación, haga clic en Siguiente.

v. Para el alias de ejecutante, seleccione el alias que desee asignar a este estadoy haga clic en Terminar.

b. En la ficha Transición:

i. Seleccione la opción Permitir que el ejecutante seleccione la actividadsiguiente.

ii. Seleccione una actividad.

iii. Para la opción Si se seleccionan las actividades de rechazo y reenvío,seleccione Iniciar todas las actividades seleccionadas.

12. Seleccione Paquetes:

a. Haga clic con el botón derecho en cualquier flujo y seleccione Propiedades deproceso.

b. Seleccione la ficha Paquetes.

c. Haga clic en Agregar.

d. Seleccione Tipo de documento (dmc_eps_element).

e. Seleccione la versión ACTUAL.La ficha Paquetes debe aparecer como en Figura 21, página 336.



Figura 21. Paquetes (ficha)

13. Guarde la plantilla de flujo de trabajo en la carpeta \System\EPS. No marque laopción de creación de carpeta.

14. Valide la plantilla de flujo de trabajo.

15. Haga clic en Instalar. La plantilla de flujo de trabajo debe estar lista para utilizarseen Digital Asset Manager para Editorial Publishing.

Tipos de ejecutantes

El nodo Tipos de ejecutantes permite crear una lista de nombres de tipos de ejecutantesque se puede utilizar al asignar plantillas de tipo de ejecutante al sistema, unapublicación o una sección. Una plantilla de tipos de ejecutantes identifica qué usuarios ogrupos de usuarios realizarán cada rol en un flujo de trabajo editorial.



Para obtener una lista de todos los tipos de ejecutantes del sistema, seleccioneAdministración > Publishing Manager > Tipos de ejecutantes.

Crear un tipo de ejecutante

Para crear un nuevo tipo de ejecutante:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en Tipos de ejecutantes.

4. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear plantilla de flujo de trabajo.

5. Haga clic en Agregar.Aparecerá la pantalla Crear tipo de ejecutante.

6. Indique un nombre para el nuevo tipo de ejecutante; por ejemplo, Autor.

7. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo tipo de ejecutante y cierre la pantallaCrear tipo de ejecutante.

Validar la configuración de publicación

Puede validar la configuración de la publicación en cualquier momento y cualquierpantalla de configuración (consulte Figura 22, página 337).La validación también sepuede llevar a cabo al crear un número en la pantalla Nuevo número: Crear (consulteFigura 23, página 338).

Figura 22. Enlace de validación en la pantalla de configuración



Figura 23. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear

Con la validación se comprueba que:• Hay al menos una sección en la publicación.• Todos los tipos de elementos (artículos, diseños, imágenes) se han asignado a un

flujo de trabajo.• Todos los tipos de ejecutantes utilizados en los flujos de trabajo configurados

disponen de usuarios o grupos válidos asignados.• No se definen plantillas de elementos para artículos y diseños.• El calendario se ha configurado con fines de semana y vacaciones.Con la validación se crea un informe (consulte Figura 24, página 339) que le notificalos valores que faltan en las categorías Plantilla, Flujo de trabajo, Tipo de ejecutanteo Calendario. Junto a cada tipo o calendario que no se haya configurado, se incluyeel enlace Configurar. Al seleccionar el enlace, se abre la pantalla Editar que permiteconfigurar de forma inmediata el tipo o calendario.



Figura 24. Informe de validación de configuración

Para validar la configuración de publicación:1. En una pantalla de configuración, haga clic en Validar configuración, o bien, en la

pantalla Nuevo número: Crear, haga clic en Validar configuración de publicación.La pantalla del informe de validación de configuración muestra qué tipos no sehan configurado.

2. Haga clic en Configurar junto a las opciones que desee configurar.La pantalla Configuración se abrirá en la opción seleccionada.

3. Configure el tipo o calendario y haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Trabajar con publicacionesUna vez configurados todos los componentes de Editorial Publishing, puede comenzar acrear publicaciones.

En las siguientes secciones se explica cómo crear y gestionar una publicación:



• Crear una publicación, página 340• Crear una sección en una publicación, página 341• Crear un número de una publicación, página 342• Agregar un elemento a un número de publicación, página 343• Eliminar una publicación, número o sección, página 343

Crear una publicación

El proceso de creación significa realmente crear una plantilla de publicación. La plantillaincluye toda la información necesaria para crear una instancia de la publicación, quesuele ser un libro o número. La plantilla de publicación incluye información sobre:• Secciones de la publicación.• Qué plantillas de flujo de trabajo se deben utilizar.• Qué usuarios forman el grupo de trabajo de la publicación.• Permisos con los que deben contar los usuarios durante el proceso de flujo de trabajo.• Plantillas de diseño y artículo que se deben emplear.• Qué tipos de objeto (y, por lo tanto, metadatos) se deben utilizar para realizar un

seguimiento del contenido.

Para crear una publicación:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.


3. Haga clic en el nodo de la carpeta Publicaciones.En el panel derecho aparecerá una lista de publicaciones.

4. Seleccione Archivo > Nuevo > Publicación del menú.Aparecerá la pantalla Nueva publicación: Crear.

5. Indique el nombre de la publicación y haga clic en Siguiente.

6. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información y hagaclic en Siguiente.

Nota: Las secciones de una publicación se pueden introducir en la fichaInformación. Para expandir los atributos de la publicación, seleccioneMostrartodas las propiedades. Desplácese al atributo Nombres de sección y haga clic enEditar. Indique los nombres de sección tal y como desee y haga clic en Aceptar paravolver a la pantalla Nueva publicación: Crear: Consulte Crear una sección en unapublicación, página 341 para obtener más información sobre la creación de secciones.



7. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios dela publicación. Consulte Capítulo 21, Conjuntos de permisos para obtener másinformación sobre los permisos. Todos los usuarios que trabajen en la publicacióndeben poder leerla. Los usuarios que necesiten crear una sección en la publicacióno configurarla deben disponer de acceso de escritura.

Nota: De forma predeterminada, las secciones heredan los mismos permisos que lapublicación. La mayoría de los colaboradores requerirá permisos de escritura en lassecciones, por lo que es conveniente que todos los usuarios necesarios se definan conpermiso de escritura en la publicación cuando ésta se cree.

Puede cambiar los permisos de la publicación, desplácese al archivadorPublicaciones, busque la carpeta de la publicación y modifique los permisos tal ycomo lo haría en una carpeta normal.

Nota: Únicamente conceda acceso a los usuarios que realmente lo necesiten. Elacceso a demasiadas publicaciones puede afectar negativamente al rendimiento delusuario final cuando se trabaje con Adobe InCopy e InDesign.

8. Haga clic en Terminar.La publicación aparece en la carpeta Publicaciones.

9. Para configurar la publicación, haga clic en el nombre de la nueva publicación enla jerarquía de árbol. Consulte Configuración del nivel de sección, publicación ysistema, página 315 si necesita más información.

10. Una vez creada la carpeta de publicación en el archivador Publicaciones, despláceseal archivador y defina la seguridad en la carpeta de publicación adecuada. Todoslos colaboradores necesitarán el permiso de escritura en las carpetas de secciónde la publicación.

Crear una sección en una publicación

La creación de secciones para una publicación implica que se están creando las seccionesque aparecerán en todos los números de dicha publicación.

Para crear una sección en una publicación:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.



4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones.

5. Haga clic en la carpeta Secciones.



6. Haga clic en Agregar/Quitar.Aparecerá la pantalla Editar secciones.

7. Indique un nombre para una sección y haga clic en Agregar.La sección se agregará a la lista de secciones en el panel derecho.

8. Introduzca secciones adicionales, según sea necesario. Una vez introducidas todaslas secciones, haga clic en Aceptar.La pantalla Editar secciones se cerrará y las nuevas secciones aparecerán en lacarpeta Secciones de la publicación.

9. Configure los valores de cada sección haciendo clic en el nombre de la nueva sección.Consulte Configuración del nivel de sección, publicación y sistema, página 315 paraobtener más información sobre la configuración de valores de una sección.

Crear un número de una publicación

La creación de un número de una publicación permite comenzar el proceso de introducirun número en un flujo de trabajo editorial. Por ejemplo, un número puede ser unaedición específica de un libro o un número de una revista.

Para crear un número de una publicación:1. Haga clic en el nodo Administración para ampliarlo.



4. Expanda una publicación para ver sus carpetas Secciones y Ediciones.

5. Haga clic en la carpeta Ediciones.

6. Seleccione Archivo > Nuevo > Edición en el menú o haga clic en el enlace Crearnueva edición.Aparecerá la pantalla Nueva edición: Crear.

7. Indique el nombre del número (por ejemplo, la fecha de publicación del número ouna edición especial de la publicación) y haga clic en Siguiente.

8. Introduzca información de la publicación adicional en la ficha Información y hagaclic en Siguiente.

Nota: Para expandir los atributos del número, seleccione Mostrar todas laspropiedades.



9. En la ficha Permisos, defina los permisos que deben tener los demás usuarios delnúmero. Consulte Capítulo 21, Conjuntos de permisos para obtener más informaciónsobre los permisos. Todos los usuarios que trabajen en el número deben poder leerlo.

10. Haga clic en Terminar.El número aparecerá en la carpeta Ediciones de la publicación.

Agregar un elemento a un número de publicación

Tras crear un número para una publicación, es posible agregar elementos a dicho número.

Para agregar un elemento a un número de publicación:1. Haga clic en el nodo Elementos de publicación para expandirlo.

2. Expanda una publicación para ver sus números.

3. Expanda un número para ver sus secciones.Los elementos actuales de la sección se muestran a la derecha.

4. Seleccione Archivo > Nuevo > Elemento del menú.Aparecerá la pantalla Crear elemento de publicación.

5. Indique el nombre del nuevo elemento.

6. Seleccione Tipo de elemento en la lista desplegable.

7. Haga clic en Aceptar.La pantalla Crear elemento de publicación se cerrará y la lista de elementos seactualizará con el nuevo elemento.

Eliminar una publicación, número o sección

Puede eliminar una publicación, número o sección de un número que se haya creadoutilizando las configuraciones de la publicación.

Precaución: Con la eliminación de una publicación, número o sección se puedeeliminar todo el contenido (elementos) asociado a dichos componentes. Si nodesea eliminar el contenido, seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada alrealizar la eliminación.



Para eliminar una publicación, número o sección:1. Expanda el archivador Publicaciones para ver una lista de todas las publicaciones,

números y secciones. Seleccione la publicación, número o sección que desee eliminar.

2. Seleccione Archivo>Eliminar.

3. Para eliminar todo el contenido asociado a la publicación, número o sección,seleccione Eliminar la carpeta seleccionada, además de todas las subcarpetas yobjetos.

4. Para eliminar la configuración de la publicación, número o sección y mantener elcontenido, seleccione Eliminar sólo la carpeta seleccionada.

5. Presione Aceptar.


Capítulo 24Perfiles de Content TransformationServices


• Creación de nuevos perfiles de transformación, página 345• Edición de perfiles de transformación, página 352Los usuarios con acceso de Administrador tendrán un sub-nodo CTS en el nodo Administración delárbol de navegación. El sub-nodo CTS contiene la hoja Perfiles que muestra todos los perfiles detransformación instalados en el repositorio. El Editor de perfiles de Content Transformation Servicesle permite crear y modificar los perfiles de transformación.

Para obtener más información sobre cómo modificar los perfiles de Content Transformation Services,consulte la Guía de modificación de perfiles de Content Transformation Services de EMC Documentum.

Para obtener más información sobre cómo desarrollar sus propios complementos de ContentTransformation Services, incluidos perfiles de transformación y archivos de línea de comandos,consulte la Guía de desarrollo de productos de Content Transformation Services de EMC Documentum.

Creación de nuevos perfiles de transformaciónEl Editor de perfiles de CTS le permite crear nuevas transformaciones utilizando losperfiles de transformación instalados en el repositorio por sus productos de ContentTransformation. Puede construir nuevos perfiles de transformación utilizando un perfilexistente como plantilla para un nuevo perfil, encadenando varios perfiles y poniéndolosen secuencia.

Todos perfiles de transformación se crean como objetos dm_media_profile en elrepositorio. El Asistente de transformación y el Editor de perfiles recuperan todos losobjetos dm_media_profile del repositorio cuando los invoca un usuario.



Perfiles de Content Transformation Services

• Utilización de una transformación para crear un nuevo perfil de transformación,página 346

• Encadenamiento de perfiles de transformación, página 348• Creación de un perfil de transformación en secuencia, página 350

Utilización de una transformación para crear un nuevo perfilde transformación

Un perfil de transformación existente puede utilizarse como plantilla para crear unnuevo perfil de transformación. A continuación puede modificar el perfil existente paracrear un nuevo perfil que realice una transformación similar, pero quizás con parámetrosligeramente diferentes.

Para crear una nueva transformación utilizando un perfil existente1. Desplácese a Administración/CTS/Perfiles.

2. Seleccione un perfil de transformación en la lista Perfiles que quiere utilizar comouna base para el nuevo perfil.

3. Seleccione Herramientas > Crear perfil> De existentes.Aparece el Editor de perfiles.

4. En la ficha Información:

a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado seintroduce de forma predeterminada. Puede modificar este nombre o introduciruno nuevo. Se requiere este campo.

b. Introduzca una etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en elAsistente de transformación. Se requiere este campo.

c. Escriba una descripción para el perfil. La descripción se verá en el Asistentede transformación.

d. Seleccione los productos que desea que puedan utilizar el perfil.

e. Introduzca una ubicación en el repositorio donde quiere que el perfil se guarde.La carpeta Perfiles (//System/Media Server/Perfiles) se introduce de formapredeterminada. Si hace clic en Examinar, puede colocar los nuevos perfiles encualquier ubicación del repositorio.

f. Seleccione Sistema si desea que el nuevo perfil sea un perfil de sistema.Los perfiles de sistema no son visibles para los usuarios en el Asistente detransformación, pero pueden utilizarse internamente por los productos deContent Transformation Services.



Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y nodesea utilizar. Si desea que el sistema invoque el perfil, debe realizar unaconfiguración adicional. Consulte la Guía de modificación de perfiles de ContentTransformation Services de EMC Documentum o la Guía de desarrollo de ContentTransformation Services de EMC Documentum para obtener más información sobreperfiles de sistema.


6. En la ficha Formatos:• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destino

para el nuevo perfil. Estos son los formatos de archivo originales que el perfilaceptará para la transformación y los formatos de destino a los que puedentransformarse esos archivos.

Haga clic en Aceptar.• Seleccione un formato original y de destino y haga clic en Eliminar para

eliminarlos del nuevo perfil.7. Haga clic en Siguiente.

8. En la ficha Parámetros, seleccione un parámetro del perfil y haga clic en Configurar.En el cuadro de diálogo Configurar el parámetro del perfil:

a. Introduzca una etiqueta para el parámetro. Esta etiqueta aparecerá en elAsistente de transformación.

b. Seleccione Usar configuración predeterminada para habilitar las opciones Valorpredeterminado y Oculto.

c. Introduzca un Valor predeterminado para el parámetro si desea uno. Estevalor aparecerá para el parámetro cuando el usuario vea los parámetros parala transformación.

d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en elAsistente de transformación.


9. Haga clic en Siguiente.Aparece la ficha Resumen, que proporciona una revisión de los elementos que seseleccionaron y definieron en las pantallas anteriores.

10. Haga clic en Finalizar para guardar el nuevo perfil.



Encadenamiento de perfiles de transformación

Un perfil de transformación encadenado contiene múltiples perfiles internos quese invocan en etapas. Las transformaciones ocurren de una en una, y se necesita elresultado de una transformación para la próxima transformación. El resultado de unperfil encadenado es un archivo de salida.

Para encadenar varios perfiles de transformación1. Desplácese a Administración/CTS/Perfiles.

2. Seleccione uno o más perfiles de transformación en las listas de Perfiles que deseeencadenar juntos.

3. Seleccione Herramientas> Crear perfil> Encadenar.Aparece el Editor de Crear perfil de cadena.


a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado seintroduce de forma predeterminada. Puede modificar este nombre o introduciruno nuevo. Se requiere este campo.

b. Introduzca una etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en elAsistente de transformación. Se requiere este campo.




f. Seleccione Sistema si desea que el nuevo perfil sea un perfil de sistema.Los perfiles de sistema no son visibles para los usuarios en el Asistente detransformación, pero pueden utilizarse internamente por los productos deContent Transformation Services.Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y nodesea utilizar. Si desea que el sistema invoque el perfil, debe realizar unaconfiguración adicional. Consulte la Guía de modificación de perfiles de ContentTransformation Services de EMC Documentum o la Guía de desarrollo de ContentTransformation Services de EMC Documentum para obtener más información sobreperfiles de sistema.




6. En la ficha Perfiles internos: selección seleccione los perfiles existentes que deseaencadenar para crear el nuevo perfil. Cualquier perfil que haya seleccionado antesde iniciar el editor de perfiles ya está incluido en la lista Perfiles seleccionados.Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas paracambiar el orden en que se realizan los perfiles internos dentro del nuevo perfil.


8. En la ficha Perfiles internos: detalles, cada perfil seleccionado en la pantalla Perfilesinternos: selección se muestra con los parámetros actuales del perfil. La fichaPerfiles internos: detalles le permite configurar algunos parámetros para cadaperfil. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.

9. En el cuadro de diálogo Configurar perfil interno:

a. La ubicación del perfil se muestra en el campo Ruta.

b. Seleccione un formato de salida para este perfil específico. El próximo perfil dela cadena utilizará este archivo de salida, si procede.

c. La opción Esperar al finalizar no está disponible, ya que todos los perfilesencadenados se configuran automáticamente para esperar que cada perfil dentrode ellos termine su transformación antes de que pueda empezar la siguiente.



11. En la ficha Formatos:• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destino

para el nuevo perfil. Estos son los formatos de archivo originales que el perfilaceptará para la transformación y los formatos de destino a los que puedentransformarse esos archivos.



13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfilpara completar la transformación. Esto incluye todos los parámetros de todos losperfiles internos. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.

14. En el cuadro de diálogo Configurar el parámetro del perfil:






d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en elAsistente de transformación. Si el parámetro está oculto como una asignaciónde token interno, el conjunto de valores predeterminado para este parámetropasa a ser el valor literal.




Creación de un perfil de transformación en secuencia

Los perfiles en secuencia especifican una lista de los perfiles que se ejecutan en paralelo.Para cada perfil interno en la secuencia de perfiles puede especificar si el siguienteperfil debe esperar a la terminación satisfactoria de la tarea anterior. Si no hay ningunaespecificación, los perfiles se pueden ejecutar tan pronto como los subprocesos de tareasestén disponibles para procesarlos. Esto significa que cada perfil no tiene que estarcompleto antes de que empiece el siguiente.

Para crear un perfil de transformación en secuencia1. Desplácese a Administración/CTS/Perfiles.

2. Seleccione uno o más perfiles de transformación en las listas de Perfiles que deseecolocar juntos en secuencia.

3. Seleccione Herramientas > Crear perfil > Paralelo.Aparece el Editor Crear perfil de secuencia.


a. Introduzca un nombre para el nuevo perfil. El nombre del perfil seleccionado seintroduce de forma predeterminada. Puede modificar este nombre o introduciruno nuevo. Es posible que el nombre del perfil no contenga ningún espacio ocaracteres especiales. Se requiere este campo.

b. Introduzca una Etiqueta para el nuevo perfil. Este es el valor que se verá en elAsistente de transformación. Se requiere este campo.






f. Seleccione Sistema si desea que el nuevo perfil sea un perfil de sistema.Los perfiles de sistema no son visibles para los usuarios en el Asistente detransformación, pero pueden utilizarse internamente por los productos deContent Transformation Services.Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y nodesea utilizar. Si desea que el sistema invoque el perfil, debe realizar unaconfiguración adicional. Consulte la Guía de modificación de perfiles de ContentTransformation Services de EMC Documentum o la Guía de desarrollo de ContentTransformation Services de EMC Documentum para obtener más información sobreperfiles de sistema.


6. En la ficha Perfiles internos: selección seleccione los perfiles existentes que deseaencadenar para crear el nuevo perfil. Cualquier perfil que haya seleccionado antesde iniciar el editor de perfiles ya está incluido en la lista Perfiles seleccionados.Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas paracambiar el orden en que se realizan los perfiles internos dentro del nuevo perfil (siescoge tener una espera de perfil para el perfil interno anterior antes de realizarla transformación).


8. En la ficha Perfiles internos: detalles, cada perfil seleccionado en la pantalla Perfilesinternos: selección se muestra con los parámetros actuales del perfil. La fichaPerfiles internos: detalles le permite configurar algunos parámetros para cadaperfil. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.




c. Seleccione Esperar al finalizar si el siguiente perfil en la cadena debe esperar queeste perfil termine su transformación antes de que pueda empezar la siguiente,por lo general utilizando su salida.



11. En la ficha Formatos:



• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destinopara el nuevo perfil. Estos son los formatos de archivo originales que el perfilaceptará para la transformación y los formatos de destino a los que puedentransformarse esos archivos.



13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfilpara completar la transformación. Esto incluye todos los parámetros de todos losperfiles internos. Seleccione un parámetro de perfil y haga clic en Configurar.





d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en elAsistente de transformación. Si el parámetro está oculto como una asignaciónde token interno, el conjunto de valores predeterminado para este parámetropasa a ser el valor literal.




Edición de perfiles de transformaciónPuede editar perfiles de transformación para personalizar sus propiedades y parámetros.Puede editar los perfiles instalados por EMC así como cualquier perfil personalizadoque pueda haber creado.



Para editar un parámetro del perfil de transformación1. Desplácese a Administración/CTS/Perfiles.

2. Seleccione un perfil de transformación en la lista Perfiles que quiere utilizar comouna base para el nuevo perfil.

3. Seleccione Herramientas > Editar perfil.Aparecerá la pantalla Editar perfil.

Nota: Mientras edita un perfil, se retira del repositorio y está inaccesible para losusuarios.


a. Edite el Nombre del perfil. Se requiere este campo.

b. Edite la Etiqueta del perfil. Este es el valor que se verá en el Asistente detransformación. Se requiere este campo.

c. Edite la Descripción del perfil. La descripción se verá en el Asistente detransformación.


e. La ubicación del perfil en el repositorio mostrado.

f. Seleccione Sistema si desea que el perfil sea un perfil de sistema. Los perfiles desistema no son visibles para los usuarios en el Asistente de transformación, peropueden utilizarse internamente por los productos de Content TransformationServices.Puede utilizar este mercado para los perfiles en los que está trabajando y nodesea utilizar. Si desea que el sistema invoque el perfil, debe realizar unaconfiguración adicional. Consulte la Guía de modificación de perfiles de ContentTransformation Services de EMC Documentum o la Guía de desarrollo de ContentTransformation Services de EMC Documentum para obtener más información sobreperfiles de sistema.


6. El perfil puede incluir la ficha Perfiles internos: selección si es un perfil encadenadoo en secuencia. Seleccione los perfiles existentes que desea encadenar para el perfil.Los perfiles actualmente incluidos se incluyen en la lista Perfiles seleccionados.Seleccione un perfil en la lista Perfiles seleccionados y utilice las flechas paracambiar el orden en el que los perfiles internos se realizan dentro del perfil (siescoge tener una espera del perfil para el perfil interno anterior antes de realizarla transformación).


8. El perfil puede incluir la ficha Perfiles internos: detalles si es un perfil encadenadoo en secuencia. Cada perfil seleccionado en la pantalla Perfiles internos: selección



se muestra con los parámetros actuales del perfil. La ficha Perfiles internos: detallesle permite configurar parámetros para cada perfil. Seleccione un parámetro de perfily haga clic en Configurar.




c. Seleccione Esperar al finalizar si el siguiente perfil en la cadena debe esperar queeste perfil termine su transformación antes de que pueda empezar la siguiente,por lo general utilizando su salida.



11. En la ficha Formatos:• Haga clic en Agregar para agregar otro par de formato original y de destino para

el perfil. Estos son los formatos de archivo originales que el perfil aceptará parala transformación y los formatos de destino a los que pueden transformarseesos archivos.



13. La ficha Parámetros le permite configurar los parámetros requeridos por el perfilpara completar la transformación. Seleccione un parámetro de perfil y haga clicen Configurar.





d. Seleccione Oculto si no desea que este parámetro sea visible para usuario en elAsistente de transformación.





Aparece la ficha Resumen, que proporciona una revisión de los elementos que seseleccionaron y definieron en las pantallas anteriores.

16. Haga clic en Finalizar para guardar el perfil.El perfil se registra de nuevo en el repositorio y se le asigna una versiónautomáticamente.


Apéndice AAccesos directos del teclado para lossistemas operativos Microsoft Windowsy Mac

Puede utilizar accesos directos del teclado para seleccionar los menús y botones utilizando elteclado en lugar de utilizar el ratón.La Tabla 30, página 357 describe los accesos directos del tecladopredeterminados. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas.

Tabla 30. Accesos directos del teclado

AcciónAcceso directo de MicrosoftWindows Acceso directo de Mac OS

Crear un nuevo documento Mayús-N Mayús-N

Retirar O O

Editar E E

Registrar I I

Mostrar V V

Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir

Ver propiedades P P

Importar Mayús-I Mayús-I

Exportar Mayús-E Mayús-E

Guardar como A A

Buscar Mayús-x Mayús-x

Suscribir U U

Agregar al Portapapeles Mayús-C Mayús-A


Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac


Copiar aquí Mayús-V Mayús-C

Mover aquí Mayús-M Mayús-M

Enlazar aquí Mayús-L Mayús-L

Eliminar Eliminar Eliminar

Iniciar un flujo rápido Q Q

Aplicar un ciclo de vida a undocumento

L L

Enviar un documento a supróximo estado del ciclo devida

R R

Devolver un documento alestado anterior del ciclo de vida

D D

Declarar un registro Mayús-R Mayús-R

Crear una discusión Mayús-U Mayús-U

Convertir un documentosencillo en un documentovirtual

Mayús-T Mayús-V

Correo electrónico M M

Seleccionar todos los elementosen la página

Ctrl-A Comando-A

Seleccionar el siguienteelemento

Flecha derecha Flecha derecha

Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda

Seleccionar el elemento dearriba

Flecha arriba Flecha arriba

Seleccionar el elemento deabajo

Flecha abajo Flecha abajo

Ir al campo o al botón siguiente Tabulador Tabulador

Ir al campo o al botón anterior Mayús-Tab Mayús-Tab




Ayuda Mayús-H Mayús-H

Cerrar sesión Mayús-O Mayús-O


Índice

Aaccesos directos

a elementos en otros repositorios, 50archivos recientemente utilizados, 41enlaces, 48suscripciones, 53teclas de acceso rápido del

teclado, 357Administración de colas de trabajos, 118,

124 a 126, 132 a 136Administradores de usuarios

carpetas restringidas, 180crear nuevo usuario, 177en DCS, 176modificar usuarios, 178ocultar usuarios de la lista, 179

Adobe InCopy, 310Adobe InDesign, 310Advanced Document Transformation

Services, 247agentes de conexión

seleccionar, 17Agregado, consulte Agregado de

PowerPointAgregado de PowerPoint

agregar diapositiva, 234agregar plantillas para utilizar en, 239aplicar plantilla, 238borrar, 239buscar presentaciones y

diapositivas, 236crear nueva presentación, 238eliminar diapositivas, 235, 239información general, 233ordenar diapositivas, 235ver, 233, 235

agregadosver, 207

Consulte también instantáneasagregar

diapositivas al agregado dePowerPoint, 234

pistas de texto de vídeo, 230 a 231un elemento a una publicación, 343

alertasen la Bandeja de entrada, 84

Consulte también notificacionesanular

miniatura del documento., 215archivador inicial, 18archivadores

crear, 31historiales, 33properties, 31

archivo csvexportar a, 54

archivo de Excelexportar a, 54

archivosanexar, 85, 106anular selección, 19arrastrar y colocar, 24cancelar retiradas, 40ciclos de vida, 30, 36, 44, 140ciclos de vida estados, 140copiar, 47copiar de forma local, 45copias, 247 a 248crear, 29desbloquear, 40devolver al estado anterior, 141documentos virtuales, 199editar, 34eliminar, 46, 106enlaces virtuales, 41enlazar a otros repositorios, 50enlazar a varias ubicaciones, 49enviar a flujos de trabajo, 105enviar para revisión, 105exportar, 45 a 46


Índice

historiales, 33importar, 43, 45programación, 275promover, 141properties, 31quitar ciclos de vida, 141reemplazar, 40retirar o registrar, 34 a 35seleccionar, 18tareas comunes, 29transformar, 247ver, 41ver ubicaciones, 51versiones, 38

archivos anexoseliminar, 106en tareas, 84ver, 85

archivos bloqueadosconfigurar preferencias para, 210cuando se retira un documento

virtual, 210información general, 33mantener bloqueo al registrar, 38ordenar por, 19, 41ver, 41

arrastrar y colocaractivar, 23para agregar descendientes, 203para crear una relación, 245para exportar, 46para importar, 45para mover descendientes, 205para realizar las acciones, 24Para registrar desde un archivo, 40para suscribirse a elementos, 53

Asignación de políticas de colas detrabajos (página), 127

asíncronastransformaciones, 247

atributo automáticoprogramación, 280

atributosautomáticas, 280

atributos de habilidad, 118Aumentar prioridad, 123autocompletar

aceptar una sugerencia, 24borrar caché, 24configurar, 24

BBandeja de entrada

abrir elementos, 84administrar tareas, 89colas de trabajos, 90 a 91columnas mostradas, 19disponible para tareas, 88información general, 83mostrar al inicio, 23no disponible para tareas, 88obtener tarea siguiente, 90tareas comunes, 83usada en flujos de trabajo de Editorial

Publishing, 311ver, 84

barra de estadomensajes en, 25

bloquear, instancia de formulario, 184bloqueo de instancia de formulario, 184borrar

Agregado de PowerPoint, 239Borrar agregado (botón), 239botón derecho

para realizar las acciones, 25buscando

presentaciones y diapositivas dePowerPoint, 236

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas, 66

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas, 66

Business Process Managercrear una plantilla de flujo de trabajo

para Editorial Publishing, 330búsquedas

búsquedas avanzadas, 63búsquedas simples, 57 a 58configuración, 72controlar, 68 a 69copiar, 77editar, 63, 77elementos que se pueden buscar, 74estado, 68 a 69experiencia, 72exportar resultados, 54guardadas búsquedas, 75 a 77información general, 57operadores, 58, 66plantillas de búsqueda, 78 a 80


Índice

preferencias, 81repositorio indexado, 74resaltar los resultados, 68resultados, 68 a 69, 71, 76resultados agrupados, 68, 81resultados externos, 71últimos resultados, 71, 76

búsquedas avanzadasen ejecución, 63

búsquedas simplesen ejecución, 57 a 58

Ccalendarios

crear, 154crear eventos, 154eventos repetidos, 156exportar e importar, 159

Calendarios, 137 a 138carpetas

anular selección, 19arrastrar y colocar, 24contextual, 151copiar, 47crear, 30eliminar, 46enlazar a varias ubicaciones, 49historiales, 33mostrar al inicio, 23programación, 275properties, 31seleccionar, 18ver ubicaciones, 51

carpetas contextualescrear, 152información general, 151

categoríasbuscando, 63categorías de cola de trabajos, 124,

132copiar, 47eliminar, 46enlazar a varias ubicaciones, 49enviar elementos a, 20explorar, 20

categorías de cola, consulte categorías decola de trabajos

categorías de cola de trabajoscrear, 124

definir, 124eliminar, 124

ciclos de vidaaplicar, 30, 140asignar, 30, 36, 44, 140devolver al estado anterior, 141eliminar, 141estados, 140filtrar por, 19información general, 139promover, 141reanudar, 142suspender, 141tareas comunes, 139

clústeresbúsquedas resultados, 68, 81

coincidencia de asignación de trabajoagregar filtros a una cola, 119configurar, 116definir filtros, 118definir habilidades en la plantilla de

proceso, 117perfiles de procesador, 131

colas, consulte colas de trabajoscolas de trabajos

actualizar, 133agregar grupos, 128agregar usuarios, 128asignar tareas, 134categorías, 124configurar notificaciones, 123configurar prioridades, 123controlar, 132crear, 116, 120, 125definir, 125directivas, 120eliminar, 126eliminar un grupo, 128eliminar un usuario, 128gestionar la bandeja de entrada, 89grupos, 128, 131información general, 113modificar, 133mover categorías, 126mover tareas a colas nuevas, 135obtener tarea siguiente, 90políticas de colas, 120quitar asignación de tareas, 134quitar suspensión de tareas, 136realizar tareas, 89


Índice

reanudar tareas suspendidas, 136reasignar tareas, 134 a 135roles, 114seleccionar tareas, 91suspender tareas, 135usuarios, 128, 131ver, 132

colecciónOrdenar el contenido de, 264

coleccionesagregar a colecciones favoritas, 263,

266agregar contenido a, 262copiar copias a otras colecciones, 265crear, 263descargar, 271descargar con transformaciones, 271información general, 261quitar de colecciones favoritas, 266seleccionar copias alternativas, 267seleccionar copias alternativas para

varios elementos, 269ver contenido de, 264ver en otros productos de

Documentum, 274ver las descargas activas, 273

Colecciones favoritas, consulte coleccionescolecciones temporales, consulte descargas

activascolor

aplicar al fondo, 183aplicar al texto, 183

color de fondo, 183columnas

en listas, 19 a 20mostrar, 19

comentariosagregar en discusiones, 148buscar, 150editar en discusiones, 149eliminar en discusiones, 149responder en discusiones, 149

Compatibilidad con AJAX, 185comprobar ortografía, 184configurar

Editorial Publishing, 311preferencias, 22

Consulte también preferenciasconjuntos de alias, 127

en ciclos de vida, 140

conjuntos de grupos requeridosen conjuntos de permisos, 288

conjuntos de permisoscrear, 285localizar, 283permisos básicos, 284permisos extendidos, 284tareas comunes, 283

Consulte también permisosconsultas

consultas de búsqueda, 69contenido

en documento virtual, 201tareas comunes, 29

Consulte también archivosContent Transformation Services

perfiles, 345contraseñas

cambiar, 16control de calidad, 123Control de calidad porcentual, 123copias, 247

asociadas con una versión, 247crear, 252definir una predeterminada, 249importar, 249información general, 247primarias, 247restablecer, 251ver, 248ver la predeterminada, 250

copias predeterminadasconfigurar, 249ver, 250

copias primarias, 247correo electrónico

enviar enlaces, 52crear

copias, 252nueva versión mediante

transformaciones, 256nuevos objetos mediante

transformaciones, 254pistas de texto de vídeo, 229subclips de vídeo, 225un número, 342una publicación, 340una sección, 341

Crear, 238crear estados de flujo de trabajo


Índice

para Editorial Publishing, 328crear plantillas de flujo de trabajo

para Editorial Publishing, 330usar Business Process Manager, 330

crear un paquetemediante transformación, 257mediante transformaciones, 257

crear un tipo de ejecutantepara Editorial Publishing, 337

crear versiones de un archivomediante transformación, 256

credencialeseliminar, 23guardar, 16, 23ver, 23

credenciales guardadasconfigurar, 16, 23eliminar, 23ver, 23

CTS, consulte Content TransformationServices

cuadros de diálogo de selecciónutilizar, 21

DDefinir como vista previa (opción), 249depósito de vídeo, consulte colecciones

reproducir el contenido de, 265derechos, consulte derechos de propiedad

intelectualderechos de propiedad intelectual, 93

agregar documentos de soporte, 96asignar, 98buscar archivos con derechos, 100editar documentos de soporte, 96gestionar, 94información general, 93plantilla de derechos, 95revisar, 99separar, 100solicitar la revisión de, 102utilizar archivos, 101ver el uso, 97ver el uso del archivo, 100

Descargar comorealizar, 271

descargas activasver, 273

descendientes

agregar, 202 a 203eliminar, 205en documentos virtuales, 199localizar, 200reordenar, 204 a 205ver, 200

detallesflujos de trabajo, 108

detalles de vídeoeditar, 222eliminar fotogramas de un guión

gráfico, 224información general, 221reproducir vídeos, 223

diapositivaañadir al agregado de

PowerPoint, 234buscar en el agregado de

PowerPoint, 236eliminar del agregado de

PowerPoint, 235, 239ordenar, 235

direcciones URLcrear enlaces, 183

directivas, consulte políticas de anulaciónde colas de trabajos, consulte políticasde colas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 127directorio de visualización

ubicación predeterminada, 41directorios

retirada, 33discusiones

agregar comentarios, 148buscar comentarios, 150editar comentarios, 149eliminar comentarios, 149información general, 147responder a comentarios, 149

disponiblepara tareas, 88

dm_owneren conjunto de permisos, 286

dm_worlden conjunto de permisos, 286

Document Transformation Services, 247documentos

tareas comunes, 29Consulte también archivos


Índice

transformar a HTML, 252transformar a PDF, 252

documentos hijoen documentos virtuales, 199

Consulte también descendientesdocumentos padre

de documentos virtuales, 199Consulte también documentos

virtualesDocumentos PDF

agregar comentarios, 242anotar, 241configurar los servicios de

anotaciones, 242mostrar comentarios, 243

documentos simplesconvertir a, 208

documentos virtualesagregar descendientes, 202 a 203contenido, 201convertir a documentos simples, 208crear, 200eliminar descendientes, 205estructura, 200etiquetas de versión, 207fijar en versiones, 206información general, 199instantáneas, 207 a 208mostrar enlaces rotos, 210mover descendientes, 204 a 205preferencias, 209reordenar descendientes, 204 a 205tareas comunes, 199ver el contenido, 201ver estructura, 200

Documentum Collaborative Services(DCS)información general, 143tareas comunes, 143

dominiosiniciar sesión, 16

Eeditar

detalles de vídeo, 222subclips de vídeo, 227

editar estados de flujo de trabajopara Editorial Publishing, 329

Editor de texto enriquecido

en DCS, 146Editorial Publishing

acceder a la configuración, 314acerca de plantillas de flujo de

trabajo, 329acerca de tipos de ejecutantes, 336administración, 309agregar un elemento a un número de

publicación, 343configuración, 311configuración del nivel de

publicación, 316configuración del nivel de sección, 317configuración del nivel de

sistema, 316configurar flujos de trabajo, 321configurar la visibilidad de

metadatos, 320configurar plantillas, 324configurar tipos de ejecutantes, 323configurar tipos de elementos, 318crear estados de flujo de trabajo, 328crear plantillas de flujo de trabajo, 330crear tipos de objeto., 326crear un número para una

publicación, 342crear un tipo de ejecutante, 337crear una publicación, 340crear una sección para una

publicación, 341editar estados de flujo de trabajo, 329editar tipos de objeto, 327eliminar una publicación, número o

sección, 343información general, 309Información general sobre estados de

flujo de trabajo, 327modelo de configuración, 314Nodo Elementos de publicación, 311permisos de acceso para estados de

flujo de trabajo, 327permisos requeridos, 312roles de flujo de trabajo, 312seguridad necesaria, 312tipos de objeto, 325usar la bandeja de entrada, 311vista del archivador, 310

El rol Colaboradoren DCS, 170

El rol Propietario


Índice

en DCS, 170elemento

agregar a una publicación, 343Elementos de publicación

nodos, 311elementos relacionados

crear mediante transformaciones, 254eliminar, 46transformaciones, 247

eliminardiapositivas del agregado de

PowerPoint, 235, 239fotogramas de un guión gráfico de

detalles de vídeo, 224subclips de vídeo, 228un número de una publicación, 343una publicación, 343una sección en una publicación, 343

Eliminar (permiso), 284Empieza por (campo)

en listas, 19En prueba, 140enlaces

a otros repositorios, 50a varias ubicaciones, 49crear, 51, 183eliminar, 46en correos electrónicos, 52suscripciones, 53tareas comunes, 48ver las ubicaciones de, 51

enlaces virtualesver, 41

enlaces Weben correos electrónicos, 52enviar, 52

Escribir (permiso), 284estado

operaciones en segundo plano, 26estados de flujo de trabajo

en Editorial Publishing, 327Estoy disponible

seleccionar, 88estructura

de documento virtual, 200, 202 a 205documentos virtuales, 204 a 205

etiquetas de versiónagregar, 207

eventos de auditoríaen flujos de trabajo, 108

Examinar (permiso), 284

Ffavoritos

agregar un documento o carpeta derepositorio, 51

archivos recientemente utilizados, 41repositorios, 18suscripciones, 53

federacionesusuarios, 295

Ficha Generalen preferencias, 22

filtrosen colas de trabajos, 91, 116, 118 a 119en cuadro de diálogo de selección, 21en listas, 19

filtros coincidentesasignar a una cola, 119habilitar varias habilidades, 119

filtros de coincidencia de asignación detrabajoagregar a una cola, 119eliminar de una cola, 120

flujo de trabajo editorialexplicado, 309roles, 312

flujos de trabajoanexar archivos, 106completar tareas, 85completar tareas fallidas, 111configuración para publicaciones

editoriales, 321crear plantillas de flujo de trabajo, 112definir permisos para estados en

Editorial Publishing, 327detalles, 108eventos de auditoría, 108información general, 105informes, 111 a 112Informes de flujo de trabajo, 108iniciar, 105mandar correo electrónico a los

participantes, 110Mis flujos de trabajo, 108para editorial publishing, 309parar, 109pausar, 109reanudar, 109


Índice

rechazar tareas, 87supervisor, 111tareas fallidas, 110terminar tareas, 85ver, 108volver a intentar tareas fallidas, 110

flujos rápidosenviar, 107

formatospreferencias, 42 a 43

formatos de archivoasociar con tipos de objeto, 42preferencias, 42

Consulte también formatosrestablecer las asociaciones

predeterminadas, 43formatos de archivo LDIF, 295formularios

crear, 184introducir datos en, 181tareas comunes, 181texto con formato, 182

Ggrupo

privado, 302público, 302

gruposagregar a una cola de trabajo, 128agregar usuarios, 303crear, 300dinámicos, 303, 306editar, 300eliminar, 304en colas de trabajos, 128, 131información general, 300localizar, 300programación, 275quitar usuarios, 303reasignar elementos, 304usuarios, 298

grupos dinámicosinformación general, 303, 306

grupos requeridosen conjuntos de permisos, 288

guión gráficoagregar diapositivas al agregado de

PowerPoint, 234

eliminar fotogramas de, 224información general, 213obtener vista previa de vídeos, 218usar para configurar miniatura

predeterminada para vídeo, 224ver PDF, 214ver presentaciones de

PowerPoint, 214ver vídeo, 216vista de página, 216vista de zoom, 216

HHabilidades para coincidencia de

asignación de trabajo, 131historiales

de elementos del repositorio, 33HTML

copias, 247transformar a, 252ver enlaces, 41

Iidiomas

filtrar por, 19seleccionar al iniciar sesión, 16

importarcopias, 249

información de habilidad de la cola detrabajos, 118

información de repositorioexportar, 54

información generalEditorial Publishing, 309

informesflujos de trabajo, 111 a 112

informes de flujo de trabajo, 115Informes de flujo de trabajo

utilizar, 111informes históricos

flujos de trabajo, 112instantáneas

crear, 207etiquetas de versión, 207inmovilizar, 208liberar, 208ver, 207


Índice

LLDAP

cambiar contraseña, 16creación de usuarios, 292 a 293, 296

Leer (permiso), 284lista de miembros de una sala

abrir, 171listas de habilidades de la cola de trabajos,

consulte coincidencia de asignación detrabajo

listas numeradas, 183listas ordenadas, 183

Mmarcadores

agregar un documento o carpeta derepositorio, 51

suscripciones, 53Media Transformation Services

extraer detalles de vídeo, 221generar guiones gráficos, 213

mensajesver, 25

menúsabrir haciendo clic con el botón

derecho, 25metadatos

exportar, 54Mi Documentum

acceder, 26carpeta, 26

migas de paninformación general, 18

Consulte también ruta deexploración

Miniaturaver, 25

miniatura predeterminadaconfigurar para vídeo, 224

miniaturasanular, 215anular la predeterminada, 250configurar opciones predeterminadas

para vídeo, 224ver, 19

Mis archivoscolumnas, 19mostrar al inicio, 23ver, 41

Mis colas de trabajos, 132Mis flujos de trabajo

ver, 108modo de accesibilidad

seleccionar, 16, 24modo sin conexión

acceder, 26Monitor de colas de trabajos, 114, 128 a

129, 131 a 133seleccionar vistas, 132

Mostrar más, 32muestra

clic en nombres de archivo, 41columnas, 19 a 20Empieza por (campo), 19explorar, 18, 21filtrar, 19, 21nombres de archivo, 41ordenar, 19ver, 18 a 19

NNinguno (permiso), 284niveles de acceso

información general, 283 a 284niveles de prioridad, 123no disponible

para tareas, 88No estoy disponible en estos momentos

seleccionar, 88notas

buscar, 150crear, 150editar, 151eliminar, 151

notificacionesconfigurar, 53en colas de trabajos, 123información general, 83

nueva ventanaabrir, 24

númerocrear, 342

Oobjetos controlados

información general, 167objetos ocultos


Índice

en búsquedas, 66mostrar, 24

Obtener tareaactivar, 136utilizar, 91

Obtener tarea siguiente, 90Obtener tarea siguiente

automáticamente, 91obtener vista previa

vídeos de un guión gráfico, 218olantilla

agregar plantillas para utilizar en elagregado de PowerPoint, 239

aplicar a presentación dePowerPoint, 238

Opción Agregar repositorioIniciar sesión en repositorios

nuevos, 17Opción Últimos resultados

en búsquedas, 72operaciones en segundo plano

ver estado, 26operadores de comparación, 118origen HTML, 184

PPDF

ver guiones gráficos, 214ver la vista previa activa, 214

perfil de habilidad, consulte coincidenciade asignación de trabajo

perfil de procesador, 116, 130perfiles

creación, 345creación utilizando un perfil

existente, 346editar, 352encadenar, 348para Content Transformation

Services, 345para transformaciones, 345secuencia, 350

perfiles de documentos, consulte políticasde anulación de colas de trabajos

perfiles de procesador, consulte perfiles deprocesador de asignación de trabajo

perfiles de procesador de asignación detrabajoagregar habilidades, 129

cambiar habilidades, 130eliminar habilidades, 131

permisosconfigurar, 286crear conjunto de permisos, 285editar, 285 a 286gestionar, 283información general, 283localizar, 283permisos básicos, 284permisos extendidos, 284requerida para Editorial

Publishing, 312tareas comunes, 283

Consulte también conjuntos depermisos

ver, 285 a 286permisos básicos

información general, 284permisos de acceso para estados de flujo

de trabajodefinir para Editorial Publishing, 327

permisos extendidosinformación general, 284

pertenencia a salasacerca de, 170agregar miembros, 174agregar miembros a un grupo

local, 175cambiar roles locales, 174crear grupo local, 175editar propiedades del grupo

local, 175eliminar grupos locales de una

sala, 176eliminar miembros, 174gestionar, 173invitar miembros, 174

pistas de textoagregar para vídeo, 230 a 231crear para vídeo, 229ver vídeo, 228

plantilla de proceso, 117plantillas

ciclos de vida, 30, 36, 44, 140configuración para publicaciones

editoriales, 324plantillas de búsqueda, 78 a 80quitar ciclos de vida, 141

plantillas de búsqueda


Índice

copiar, 80crear, 78editar, 79en ejecución, 78modificar, 79

plantillas de flujo de trabajopara Editorial Publishing, 329

plantillas de PowerPointagregar al sistema para utilizar en el

agregado, 239políticas de anulación, consulte políticas de

anulación de colas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 127políticas de colas, 118, 122, 127

Consulte también colas de trabajospolíticas de colas de trabajos

anular, 127configurar controles de calidad, 123configurar las prioridades de forma

dinámica, 123configurar prioridades, 123configurar umbrales, 123crear, 122eliminar, 124información general, 120modificar, 122

portapapelesagregar a, 48quitar de, 48ver, 48

preferenciasacceder, 22búsquedas, 81columnas mostradas, 19configurar, 22documentos virtuales, 209general, 22

Presentaciones de PowerPointbuscar en el agregado de

PowerPoint, 236crear, 238ver guiones gráficos, 214ver la vista previa activa, 214

Prioridad inicial, 123Prioridad máxima, 123prioridades dinámicas, 123privilegios

superusuario, 294usuario, 294

privilegios para crear grupos, 115procesadores de colas

gestionar, 128procesadores de colas avanzados, 91procesadores de colas de trabajos, consulte

procesadores de colashabilitar extracción selectiva, 136

Process_report_admin, 115programación

atributo automático, 280crear, 276editar, 276 a 277eliminar, 280información general, 275tareas comunes, 275tipos, 278ver, 275Webtop Express, 281

propertiesconfigurar, 31ver, 31ver para transformaciones

guardadas, 258Propiedades de la cola de trabajos

(página), 119, 125, 129Protocolo ligero de acceso a directorios

cambiar contraseña, 16Consulte también LDAP

Publicacióncrear, 340

Publicacionesarchivadores, 310

QQueue_admin, 115Queue_advance_processor, 115Queue_manager, 115Queue_processor, 115

Rreemplazar un archivo

mediante transformación, 255mediante transformaciones, 255

registrogenerar copias, 247generar versiones, 38información general, 33registrar, 35


Índice

Registrar desde archivo, 38tareas comunes, 33

registrosdeclaración de registros formales, 187enlazar, 193quitar relación, 195relaciones de registro, 194 a 195tareas comunes, 187usuario, 299

reglas de enlaceespecificar, 206mostrar enlaces rotos, 210

Regulatory Publishing TransformationServices, 247

Relacionar (permiso), 284relaciones

crear, 245eliminar, 246tareas comunes, 245

Consulte también relacionesver, 245

repositoriosagregar, 17cambiar, 17cerrar sesión, 17credenciales guardadas, 16, 23examinar, 21explorar, 18favoritos, 18grupos, 300información general, 15iniciar sesión, 15, 17iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 16modo de accesibilidad, 16, 24nombres, 17varios, 16 a 18, 41

reproducirvídeos de detalles de vídeo, 223

resaltaren los resultados de la búsqueda, 68

Restablecer, 24, 181Restaurar valores predeterminados

en ficha Formatos, 43restricciones

en conjuntos de permisos, 287restricciones de acceso

en conjuntos de permisos, 287resultados

búsquedas, 68 a 69, 71, 76

orígenes externos, 71retirada

cancelar, 40directorio, 33información general, 33retirar archivos, 34ubicación, 33ver archivos retirados, 41ver retirados recientemente, 41

revisionestareas comunes, 83usar flujos rápidos, 107utilizar flujos de trabajo, 105

rolusuario exprés, 17, 281

rolesagregar usuarios, 307crear, 305editar, 305eliminar, 308en colas de trabajos, 114información general, 304localizar, 304 a 305Process_report_admin, 115programación, 275properties, 305Queue_admin, 115Queue_advance_processor, 115Queue_manager, 115Queue_processor, 115quitar usuarios, 307reasignar, 307

roles de usuarioen flujos de trabajo editorial, 312

RTEen DCS, 146

Consulte también Editor de textoenriquecido

ruta de exploracióninformación general, 18, 21

Ssalas

copiar, 172crear, 168editar propiedades de, 170eliminar, 172grupos locales, 170información general, 165


Índice

mover, 172objetos controlados, 167pertenencia, 170roles locales, 170Sala inicial de grupo, 301visitar, 166

Secciónconfiguración para Editorial

Publishing, 317crear, 341

seguridadrequerida para Editorial

Publishing, 312tareas comunes, 283

Consulte también permisossesiones

cerrar sesión, 17iniciar sesión, 15, 17modo de accesibilidad, 16, 24

sitioshistoriales, 33properties, 31

Smart Connection, 310software (versiones)

ver, 26subclip

agregar a un depósito de vídeo, 262subclips

crear, 225editar, 227eliminar, 228ver vídeo, 225

subíndice, 183superíndice, 183superusuario

privilegios, 294supervisores

cambiar, 111suscripciones

cancelar, 53cancelar suscripciones, 53columnas mostradas, 19crear, 53mostrar al inicio, 23suscribir, 53suscribir a otros usuarios, 53ver, 53

Ttablas, 184tablas de datos

crear, 160crear entradas, 164editar, 164importar y exportar, 165información general, 160

tareasabrir, 84aceptar, 86anexar archivos, 85automáticas, 110colas de trabajos, 89, 132completar, 85delegar, 87error, 110información general, 83, 105quitar suspensión, 89realizar, 84reasignar, 87rechazar, 87repetir, 88seleccionar, 90suspender, 89

tareas automáticascompletar, 111en flujos de trabajo, 105error, 110

tareas de la cola de trabajosasignar, 134mover, 135quitar asignación, 134quitar suspensión, 136reanudar, 136reasignar, 134suspender, 135

taxonomíasexplorar, 20

Consulte también categoríasteclado

accesos directos, 357teclas de acceso rápido, 357

teclas de acceso rápidoinformación general, 357

textocrear enlaces de, 183dar formato, 182

tipos de ejecutantes


Índice

configuración para publicacioneseditoriales, 323

para Editorial Publishing, 336tipos de elementos

configuración para publicacioneseditoriales, 318

tipos de objetoasociar con formatos de archivo, 42 a

43crear para publicaciones

editoriales, 326definidos, 42editar para publicaciones

editoriales, 327en programaciones, 278en publicaciones editoriales, 325

trabajo dm_QmPriorityAging, 123trabajo

dm_QmThresholdNotificiation, 123Trabajo en curso, 140trabajos

en acceso directos, 50trabajo dm_QmPriorityAging, 123

traduccionesfiltrar por, 19

transformaciónperfiles, 345

transformaciones, 247creación de un nuevo perfil, 345 a 346crear nueva versión, 256crear nuevas copias, 252crear nuevos objetos, 254crear un paquete, 257edición de perfiles, 352encadenar perfiles, 348información general, 247perfiles, 247properties, 258reemplazar un archivo, 255resultados, 247, 254 a 257secuenciar perfiles, 350ver guardadas, 258

transformaciones guardadaseliminar, 258

transformardocumento a HTML, 252documento a PDF, 252

Uubicaciones

iniciar sesión, 16ver, 51

umbrales, 123usuario exprés

rol, 17, 281usuarios

activo, 293, 297agregar a conjuntos de permisos, 285

a 286agregar a un grupo, 303agregar a un rol, 307agregar a una cola de trabajo, 128asignar tareas, 134crear, 292, 295editar, 292eliminar, 299en colas de trabajos, 128, 131estado, 297global, 295grupos, 298importar, 295inactive, 293, 297información general, 291localizar, 291privilegios, 294programación, 275properties, 292reasignar elementos, 298reasignar tareas, 134registros, 299supervisar a los usuarios de la

cola, 133usuarios activos, 130usuarios bloqueados

crear, 293usuarios globales

propagar, 295utilizar

Vista previa activa, 214

Vvalor para utilizar en la comparación, 118VDM

información general, 200Consulte también documentos

virtualesventanas


Índice

abrir nueva, 24ver

Agregado de PowerPoint, 233, 235Guión gráfico de presentaciones de

PowerPoint, 214guión gráfico de vídeo, 216guión gráfico en PDF, 214pistas de texto de vídeo, 228subclips de vídeo, 225

ver en modo de sólo lecturade archivos, 41

Versión (permiso), 284versión actual

convertir, 38 a 39información general, 39

versión de softwarever, 26

versionescopiar, 247eliminar, 46eliminar una transformación

guardada, 258guardar nuevo, 35transformaciones guardadas, 258ver, 38versión actual, 38 a 39

vídeoagregar pistas de texto, 230 a 231configurar miniatura

predeterminada, 224crear pistas de texto, 229crear subclips, 225editar detalles, 222editar subclips, 227

eliminar fotogramas de un guióngráfico de detalles de vídeo, 224

eliminar subclips, 228obtener vista previa desde el guión

gráfico, 218reproducir de detalles de vídeo, 223ver guiones gráficos, 216ver pistas de texto, 228ver subclips, 225

Virtual Document Managerinformación general, 200

Consulte también documentosvirtuales

visibilidad de metadatosconfiguración para publicaciones

editoriales, 320Vista de cuadro de lista, 25Vista de lista, 25vista de página, 216vista de zoom, 216Vista previa activa

utilizar, 214

WWDK

mostrar versión, 27Web Development Kit

mostrar versión, 27Webtop Express

programación, 281WoodWing Smart Connection, 310Workflow Manager

abrir, 112


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