The opinions expressed in this presentation are those of the speaker. The International Society and International Foundation disclaim responsibility for views expressed and statements made by the program speakers.

Enhancing the Employee Experience in Your Health Care Plan

Christine Sebranek, CEBSBenefit ManagerChildren’s Hospital of WisconsinMilwaukee, Wisconsin

11A-1

Agenda Introduction Why It Matters—Some Research and Facts My Story

Measure Teach and Inform Involve and Engage Make it Easy

Questions

11A-2

Welcome!

Source:  www.innovationexcellence.com

11A-3

Who Majored in Benefits in College?

Source:  www.zazzle.com

11A-4

See Things Differently . . . Here’s to the crazy ones—the misfits, the rebels, the troublemakers, the round pegs in the square holes. The ones who see things differently—they’re not fond of rules. You can quote them, disagree with them, glorify or vilify them, but the only thing you can’t do is ignore them because they change things. They push the human race forward, and while some may see them as the crazy ones, we see genius, because the ones who are crazy enough to think that they can change the world, are the ones who do.  —Steve Jobs

11A-5

In The Good Old Days!

Source:  http://www.trs.state.tx.us/anniversary/anniversary_1980.html

11A-6

Our Audience Today 77 million millennials 77 million baby boomers 50 million Generation X.

11A-7

Source:  World At Work

Why It MattersForty‐two percent of the respondents indicated that their organization’s total rewards strategies had a positive effect on employee engagement

11A-8

Enhancing the ExperienceIf employees feel a partnership with the health plan “our plan” not “your plan” they will perceive the plan as a positive reward for the work they do leading to better engagement and higher performance.

11A-9

Why It Matters Employees who believe that their employer doesn't care about them tend to become disengaged from the company's mission and goals, and the resulting lower morale and decreased productivity can have a negative impact on the bottom line.Health Care Tsunami (Dean Halverson and Wayne Glowac, 2008)

11A-10

Employees Give What They Receive   “Studies show very clearly that when employees like their jobs, customers get better service and are more satisfied.” —Alexander Kjerulf, author of Happy Hour is 9 to 5. 

Stores that invested in employee happiness saw a marked improvement in repeat customers and reports of brand satisfaction over stores that focused primarily on the bottom line. –Study by 2011 University of Missouri of a European franchise

11A-11

Why It Matters

11A-12

Communicating the Why When upper management plans and communicates effectively with all employees and explains the reasoning behind the change, employees are much more likely to buy into it. 

Changes that are mandated with little communication, on the other hand, are often poorly received, since employees may feel that the change is being “shoved down their throats.” 

Source:  Peter Barron Stark | December 22nd, 2009 | Leading Change

11A-13

Changing the FiltersThere is nothing either good or bad but thinking makes it so.William Shakespeare

11A-14

Some Facts A company’s benefits program is one of the largest investments it makes in employees. 

Employers spend upward of $1.4 trillion annually on benefits programs

Source:  Colonial Life

11A-15

Health plan members list coverage, benefits, and provider choice as the top factors in whether they are satisfied with their health plans, but an insurer’s member outreach underlies those top issues and is a direct link to health plan satisfaction, according to J.D. Power and Associates’ 2009 National Health Insurance Plan Study.

11A-16

Benefits are a vital business strategy for attracting and retaining quality workers who can help companies grow and compete in the marketplaceSource:  Colonial Life

Some Facts

11A-17

Facts About Employees Higher costs have moved more financial risk to employees

Employees have now become a critical audience in the benefits process, which makes the enrollment experience more important than ever

Source:  Colonial Life

11A-18

Facts About Employees One‐third of employees tune out during open enrollment

Only 42% of employers are very satisfied with their level of engagement during open enrollment 

Source: MetLife’s Annual Employee Benefits Trends Study

11A-19

Facts About Employees 54% of engaged employees indicate that it would be very helpful if open enrollment materials reflected their needs and life stages. 

74% would value personalized benefits information that was geared toward their age group. 

11A-20

Facts About Employees Busy employees have little patience or tolerance for complexity and confusion when it comes to enrollment. 

58% of respondents described their enrollment process as simple and straightforward, 

11A-21

Facts About Employees Nearly half of employees prefer online enrollment, though it’s offered to just 35% of the employees surveyed. 

43% of engaged employees enrolled online vs. just 24% through paper‐based materials. 

11A-22

Facts About Employees Employees are used to shopping online for other necessary products and services. 

They’re more likely to engage if their experience mirrors the ones online shopping experiences to which they have become accustomed.

Perhaps gamification isn’t far behind . . .

11A-23

Facts About Employees Only about half of engaged employees surveyed described their benefits materials as easy to understand. 

Be upfront and explicit about any significant changes and enhancements to the benefits package, as well as added costs. 

11A-24

Facts About Employees Employees need to be reminded about the value of their benefits throughout the year and not just at annual enrollment

Annual enrollment focus on the present, while other times of year should be reserved for previewing future issues, such as health care reform developments. 

Use a variety of methods, including social media and blogging, to expand upon more formal communications.

11A-25

Facts About Employees Soliciting employee opinion helps them take ownership and delivers results. 

Input can help employers better understand and appreciate employee preferences, which can improve communications and generate higher levels of employee engagement at enrollment

11A-26

It Isn’t Going Away According to a 2014 study by AON Hewitt, the vast majority of employers will continue to offer workers health insurance coverage in the coming years, but many will alter the way they deliver those benefits

Roughly 70% of companies surveyed indicated that they expect to continue to provide a benefits package that gives workers some choice

11A-27

Plus We Don’t Have This Ad Budget

11A-28

Children’s Hospital of Wisconsin 

11A-29

My Open Enrollment Story It takes a village and a multiyear plan!

11A-30

Measure Gather Data:  

At CHW, employees and providers complete an employee commitment survey each year.  One question asked is “I am satisfied with my benefits”  Our score is statistically higher than other like peers.

11A-31

Engagement Critical to Our Success Our mission and vision is to have the healthiest kids in the country

Kids Deserve the Best

11A-32

Inform and Teach of the Need for Change 88% of employees incur less than $500 in health care costs per year, even though they may be contributing $100 or more per month to the group health premium.

Health Care Tsunami (Dean Halverson and Wayne Glowac, 2008),

11A-33

Inform and Teach Employees' perception of the value of their benefits is 80% psychological and 20% rational. 

HNI "Employee Engagement and Employee Benefits,”

11A-34

Inform and Teach Why the health plans are changing What is the business landscape in which we operate  How the changes tie into our strategy and mission

11A-35

Inform and TeachLast year we not only  measured engagement but we: Identified what employee liked  Helped employees see the big picture,  Weren’t afraid to tell the truth, 

11A-36

Teach If the member understands the plan very well, they understand what’s covered and what’s not and [they] understand how to use those services.”

We offer tools to compare plans using one’s own demographic and claim information

Access to vendor tools too

11A-37

Involve and Engage Engage in the process early and think about having a multi‐year plan

Meet with key leaders individually to get their support Meet with employees Build in tools and resources  Give time for the filters to change

11A-38

Make Enrollment Easy Online Easy to use comparison and transparency tools Consider some of the vendors that offer communication tools 

11A-39

Log in with assigned user name and password provided by your employer.

11A-40

You can review your personalized bottom line costs to make an informed choice after considering deductibles/coinsurance/copays, premium deductions, HSA 

account contributions & other incentives.

11A-41

Key Takeaway High engagement hinges on feeling that you matter and are rewarded by your employer 

Measure how employees feel about their “employment experience”

Teach and inform Involve and engage Make it easy

11A-42

Questions?

11A-43