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Erfolgreiches Lesson Learnedaus ProjektenJoachim KohlJ&M Management Consulting AG

25.04.2013


1 Wer ist J&M?

2 Integration von Lessons Learned in PRINCE2

3 Gestaltung eines Lessons Learned Workshops

4 Lessons Learned in der Organisation


Zahlen und Fakten auf einen Blick

J&M StandorteJ&M Projekt-Standorte

J&M Umsatz

J&M Management Consulting

1997 gegründet

482 Klienten

40 Länder

320 Mitarbeiter

17 Standorte

26 Nationalitäten

1,2 Mrd € Operational Value*

24 28 29 3550

2007 2008 2009 2010 2011

In Mio €

* Der von 2007-2011 durch J&M Management Consulting generierte Operational Value. Akkumulierter Umsatz multipliziert mit dem Return on Consulting Faktor 7 aller gemessenen J&M Projekte


Transforming Supply Chains and Delivering Operational Value

ChangeManagementManagementof Change

KundeLieferant

Innovation & Product Lifecycle Management

Supply ChainManagement

Supply Chain & Operations

Finanzen & Controlling

Vertrieb & Marketing

Service & Ersatzteil Mgmt

Pro-duktion

Lager-haltung Logistik Distri-

bution

Auftrags-Mgmt Planung Qualitäts-

MgmtInstand-haltung

Einkauf & Beschaffung

Management of Change

Prozesse & Organisation

PerformanceManagement

IT & Enabling Technologies

Strategische Ausrichtung


Joachim Kohl ist zertifizierter PRINCE2 Trainer und verantwortlich für den PRINCE2-Einsatz bei J&M

Hintergrund Professional Experience Geschichte und politische Wissenschaft

an der Universität Mannheim Betriebswirt und Informatiker

10 Jahre Consulting bei CSC Ploenzke 3 Jahre Vertrieb bei SI Software

Innovation 6 Jahre u.a.

Projektmanangemententwicklung bei J&M Management Consulting

Main Focus Industries Projektmanagement Projektmanagemententwicklung und -

coaching Vertriebs- und Vertragsmanagement Business Warehousing

Aerospace Pharmaceuticals Automotive IT Services


1 Wer ist J&M?





Ohne Lernen aus Erfahrung ist Ihr Projekt kein PRINCE2-Projekt

PRINCE2 Prinzip:Lernen aus Erfahrung

Ein Projekt, das sich nicht an die sieben Grundprinzipien hält, ist kein PRINCE2 Projekt


Lernen aus Erfahrung ist integraler Bestandteil in allen PRINCE2 Projektprozessen

Vor demProjekt

Initiierungs-Phase

Ausführungs-phasen

Letzte Phase

Lenken

Managen

Liefern

Lenken eines Projektes

Vor-bereiten

eines Projektes

Initiieren eines Projektes

Managen des Phasenübergangs

Steuern einer Phase

Abschließen eines Projektes

Managen der Produktlieferung

Managen der Produktlieferung

Managen des Phasenübergangs

Steuern einer Phase


Ein kontinuierlicher Lernprozess ist Grundlage einer nachhaltigen Veränderung

Prozess AktivitätenVorbereiten eines Projektes Sammeln von Erfahrungen aus Vorprojekten

Initiieren eines Projektes Aufsetzen des Erfahrungsprotokolls und des Verfahrens

Steuern einer Phase Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen

Managen der Produktlieferung Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen im Status

Managen des Phasenübergangs Aufbereiten der Phasenerfahrungen (evtl. Workshop)

Lenken Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen auf Leitungsebene

Abschließen eines Projektes Aufbereiten und Weitergeben der Projekterfahrungen (Workshop)

PRINCE2: “Jeder Projektbeteiligte ist dafür verantwortlich, Erfahrungen zu sammeln, stattdarauf zu warten, dass andere sie ihm zur Verfügung stellen”


1 Wer ist J&M?



- Voraussetzungen



Nur in einer teamorientierten und fehlertoleranten Kultur kann Lessons Learned seine Kraft ausspielen

Kleine Checkliste zur Bewertung der Kulturbasis für Lessons Learned:1. Gibt es ein Arbeitszeitkontingent zur thematischen und persönlichen

Weiterentwicklung für die Mitarbeiter, abseits der Trainings?2. Gibt es teamorientierte Themenentwicklungsgremien3. Ist der Führungsstil eher partizipativ oder eher autoritär?4. Gibt es Feedbackgespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskraft?5. Gibt es erfolgsabhängige Vergütungskomponenten bei Projektmanagern und

Vertriebsbeauftragten?6. Gibt es ein Projektcontrolling?7. Sind die Projektverantwortlichen bereit, Budget für Lessons Learned in ihrem

Projekt einzuplanen?8. Gibt es Systeme zur Aufnahme und Abbildung der Lessons Learned Ergebnisse?

Lessons Learned sollten auf jeden Fall bei einem besonders guten oder besonders schlechten Projekt durchgeführt werden.


1 Wer ist J&M?



- Vorbereitung



Die Zielrichtung entscheidet über einen offenen oder geschlossenen Lessons Learned Workshop

Vor dem Aufsetzen eines Workshops sollten Sie wissen ob Sie einen breiten Erfahrungsschatz erarbeiten wollen oder auf einen spezifischen Aspekt fokussieren wollen (z.B. Projektmanagement,

Zusammenarbeit im Team, technische Inhalte)Beide Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile:

Ein Lessons Learned Workshop sollte durch Fokusinterviews vorbereitet werden.

Offener Workshop Geschlossener Workshop

Vorteil

Es können auch bisher unbekannte Aspekte behandelt werden.

Die Teilnehmer entscheiden über die Prioritäten des Workshops

Tiefere Analyse eines Aspektes im Rahmen des gegebenen Zeitkontingentes

Bei engem Zeitbudget schnelle Ergebnisse

Nachteil

Aspekte geringerer Priorität könnten im Zeitkontingent nicht behandelt werden.

Teilnehmer, die diese Aspekte aufgebracht haben könnten sich nicht wichtig genommen fühlen

Die wirklich wichtigen Aspekte werde nicht erkannt.

Nicht alle Teilnehmer werden abgeholt


Fokus-Interviews mobilisieren die Teilnehmer und sie helfen, die richtigen Themen für den Workshop auszuwählen

Fokus-Interviews werden für Workshops mit mehr als drei Teilnehmern empfohlen

Der Interviewte entscheidet ob ein genanntes Thema für den Workshop geeignet ist oder ob es vertraulich behandelt werden sollte

Zunächst sollte eine rein intuitive Einschätzung des Interviewten zu relevanten Themen abgefragt werden. Dies kann bspw. in Form von Schulnoten erfolgen. Starke Abweichungen zwischen den Interviewten deuten auf Konflikte hin.

Weitere Fragen dienen der Vertiefung: „Wenn du an das Projekt denkst, was empfindest du?“ „Was genau meinst du damit? Gib ein Beispiel“ Wenn du mehr Zeit gehabt hättest, was wäre passiert? Was wirst du das nächste Mal genauso machen? Was wirst du das nächste Mal definitiv anders machen?

Tip: Nicht “Warum…” fragen, sondern “wie…” vermeidet Rechtfertigungshaltung


Ein Lessons Learned Workshop benötigt eine gute Vorbereitung

Lessons Learned Workshops sollten in einer strukturierten Form organisiert werden. Diese Struktur sollte jedoch eine Atmosphäre des Vertrauens und der Kreativität unterstützen.

Bei gemeinsamen Workshops zwischen Projektteam und Kunden muss verstärkt auf die spezifische Vertrauensbasis und „NO GOs“ geachtet werden.

Die folgenden Beschreibungen fokussieren sich auf offene Workshops in einer vertrauensvollen Umgebung

Lessons Learned Workshops benötigen Ziele, Eine Agenda, Regeln und Einen neutralen Moderator dessen Rolle sich darauf beschränken sollte, die Teilnehmer

durch den Workshop zu leiten und sicher zu stellen, dass die Struktur und die Regeln berücksichtigt werden


Beispielhafte Agenda

Die Agendapunkte werden im Folgenden erläutert.

Agenda item Time

(Arrival of participants) Ca. 15 min

Introduction 15 min

Collection of topics & priorisation 30 + 15 min

Analysis of topics & development of recommendations >120 min

Closure 15 min

Diese Agenda wurde für einen Workshop mit fünf Teilnehmern erstellt Der Agendapunkt „Ankunft der Teilnehmer“ sollte zeitlich flexibel gestaltet sein

Approximative overall workshop time: 3,5 hours


1 Wer ist J&M?



- Durchführung



Holen Sie am Anfang des Workshops die Emotionen und Erwartungen der Teilnehmer ab

Die Teilnehmer füllen direkt beim Eintreffen einzeln das Brown Paper

Dieser Teil sollte ca. 15 Minuten benötigen


Geben Sie einen Überblick über den Workshop

1. Der Moderator sollte die Teilnehmer darüber informieren Warum der Workshop durchgeführt wird Wer der Initiator ist Welche Vorarbeiten statt gefunden haben (z. B. Fokus-

Interviews) Welchen speziellen Fokus der Workshop evtl. hat

Vorsicht: Einführende Worte können die Eingangsatmosphäre und den Ablauf des Workshops negativ beeinflussen oder in eine ungewollte Richtung manipulieren

Die folgenden 4 Flipcharts benötigen ca. 15 Minuten


Rollen und Ziele sollten zu Anfang abgestimmt werden

Der Moderator informiert über Rollen und Ziele Moderator: Leitet den Workshop Stellt die Einhaltung der Regeln sicher Hinterfragt Aussagen Hilft bei der Strukturierung der Informationen Erstellt die Workshop Dokumentation (Fotoprotokoll) Beteiligt sich nicht an der Diskussion Teilnehmer: Sie sind die Experten, die die Dinge beurteilen

und Ihre Sichtweisen austauschen.

Die Ziele müssen von allen Teilnehmern verstanden werden und Zustimmung finden


Stimmen sie die Agenda ab

Erzielen Sie Übereinstimmung zu den Zeitbudgets für die Agendapunkte Themenspeicher: Es geht keine Idee verloren. Auch Themen

die nicht behandelt werden können, werden im Themenspeicher (Brown Paper, Flipchart) aufgenommen Follow Up: Am Ende des Workshops wird vereinbart, wie mit

den nicht behandelten Themen weiter vorgegangen wird

Ein Fotoprotokoll hilft, den Dokumentationsaufwand zu minimieren


Vereinbaren Sie Workshopregeln

Der Moderator präsentiert die Regeln Wir arbeiten zielorientiert Nur einer spricht “Ich”-Statements Was habe ich erfahren? Welche Auswirkung hatte das aus meiner Sicht? Was würde mir zukünftig helfen? Keine Schuldzuweisungen, persönliche Attacken oder

Rechtfertigungen Keine “War Stories” Was gesagt wird, bleibt in diesem Raum Nur die Handlungsempfehlungen werden weiter gegeben Handies und Notebooks werden nicht benötigtHolen Sie die Zustimmung zu den Regeln ein und hängen Sie sie an die Wand

Zielorientierung bedeutet die Sicht nach vorne und nicht nach hinten


Erzeugen sie ein gemeinsames Problemverständnis

1. Der Moderator stellt die Fragen, die aus den Focus-Interviews abgeleitet wurden. Sie sollten auf der Flipchart präsent sein Tipps für die post-its: Nur eine Idee je post-it Große Schrift mit dickem Stift Schreiben Sie Ihre Initialen auf das post-it. Das hilft bei

Rückfragen Nachdem alle post-its geschrieben wurden, stellen die

Teilnehmer ihre Beiträge nach einander dem Auditorium kurz vor Keine Diskussion, nur Verständnisfragen sind erlaubt.

2. Der Teilnehmer gruppiert seine post-its zu passenden post-itsauf der Wand

3. Der Moderator beendet diese Gruppierungen, fasst zusammen und holt die Zustimmung der Teilnehmer zu den Ergebnissen ein

Der Moderator sollte die Zeit und/oder die Anzahl der post-its je Teilnehmer begrenzen. Rechnen Sie mit ca. 6 Minuten pro Teilnehmer


Ermitteln Sie die Bearbeitungsreihenfolge der Themen

Jeder Teilnehmer erhält die Hälfte der Anzahl Themengruppen in Klebepunkten zur freien Verteilung der Punkte auf die Themen

Die Anzahl der Punkte je Themengruppe bestimmt die Reihenfolge der Bearbeitung

Die Teilnehmer entscheiden ob alle Themen mit einer Bearbeitungszeit versehen werden sollen oder im Gesamtrahmen nach Reihenfolge gearbeitet werden soll

Für nicht bearbeitete Themen sollten Verantwortliche gefunden werden, die die Themen nach dem Workshop adressieren werden

Zeit: 10-15 Minuten


Analysieren sie die Themen und entwickeln sie Handlungsempfehlungen

Dieser Prozess wird durch den Moderator geführt1. Lassen Sie für jede eingangs geschriebene Karte entscheiden ob sie ein Problem, eine Auswirkung,

Ursache oder Empfehlung beschreibt und ordnen Sie sie auf dem Brown Paper zu.2. Erarbeiten Sie die fehlenden Felder auf dem Weg von der Ursache zur Empfehlung durch kritisches

Hinterfragen3. Lassen Sie Verantwortliche für die Handlungsempfehlungen festlegenTips: Die Initialen auf den Karten helfen bei der Adressierung des Problems durch den Betroffenen („Was hat

Ihrer Meinung nach zu diesem Problem geführt?“) Es ist wichtig, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer ihre persönliche Wahrnehmung schildern Zu jedem Punkt sollte eine Handlungsempfehlung für die Zukunft erarbeitet werden

Dieser Agendapunkt benötigt mindestens 120 Minuten


1 Wer ist J&M?



- Abschluss



Zum Abschluss des Workshops sollte jeder Teilnehmer inspiriert werden, Erarbeitetes sofort umzusetzen

1. Bitten Sie alle Teilnehmer ein konkretes Beispiel zu nennen, was sie im nächsten Projekt anders machen werden oder als „Best Practice“ einbringen werden. Haken sie nach, wenn die Antwort zu vage ist. Schreiben Sie die Antwort auf ein post-it und übergeben Sie es dem Teilnehmer zur Nachverfolgung

2. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen (insbesondere die Verantwortlichkeiten)

3. Regen sie ein Folgemeeting oder –telefonat nach einer bestimmten Zeit an, um das bis dahin Umgesetzte zu überprüfen und beenden Sie den Workshop

Zeit: 10-15 Minuten


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Projekt-initiierung

Projektende

Ein zentral betreutes Lessons Learned erhöht die Effizienz und Effektivität

Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3

Project Support OfficeProjektmanagement

Lessons Learned

Fach-CommunitiesInhalte

Lessons Learned

Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 ...

...

LösungenTemplatesSolutions

Q&A

Die Erkenntnisse des Lessons Learned sollten gleich in die direkte Verbesserung der Prozesse, Tools und Techniken fließen (LL Reports werden eher selten gelesen)


Value Chain Champions

J&M Management ConsultingWilly-Brandt-Platz 5 68161 Mannheimwww.jnm.com

Olaf HufenPhone +49 621 124 769 0Fax +49 621 124 769 20Mobile +49 174 347 09 53Mail [email protected]

Joachim KohlPhone +49 621 124 769 0Fax +49 621 124 769 20Mobile +49 172 744 55 69Mail [email protected]

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