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Estados Contables Básicos
Ajustes al balance
Profesora Silvia Umaño
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Ajustes al balance
Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque,
generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y
saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general).
El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y
obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los datos
para su confección se obtienen en base a la realidad y no de los registros contables.
Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres primeros meses
de cada año.
Las clases de ajustes que existen son:
1. Arqueo de fondos y valores
2. Inventario de mercaderías
3. Depuración de deudores
4. Amortización de bienes de uso
5. Gastos pendientes de pago
6. Gastos pagados por adelantados
7. Ingresos pendientes de cobro
8. Ingresos cobrados por adelantado
9. Omisión de gastos bancarios
10. Documentos protestados o en gestión judicial.
ARQUEO DE FONDOS Y VALORES
Es el recuento de dinero, cheques y giros a nuestro favor, existentes en caja. El
arqueo de la cuenta “Caja” puede indicar una diferencia mayor o menor que el saldo
contable.
1) Saldo Real (arqueo) > Saldo Contable.
$3500 > $3300
Fecha F° Detalle F° Debe Haber
Caja (A+) 200
Sobrante de Caja (I+) 200
Según arqueo realizado a la fecha
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2) Saldo Real (arqueo) < Saldo Contable.
$3300 < $3500
Fecha F° Detalle F° Debe Haber
Faltante de Caja (E+) 200
Caja (A-) 200
Según arqueo realizado a la fecha
3) Saldo Real (arqueo) = Saldo Contable.
No se realiza ajuste (Registración).
ARQUEO DE CAJA CON IMPUTACIÓN DE GASTOS.
Normalmente el cajero de cualquier organización entrega dinero de la caja a personas
autorizadas para abonar diferentes gastos (en el caso de que no haya Fondo Fijo).
Dichos gastos estarán pagados en efectivo, pero no siempre registrados
contablemente. Si no están contabilizados en la caja registradora se encontrara el
dinero y los comprobantes de los gastos. En consecuencia, si al momento de
efectuarse el arqueo se presenta esta situación la empresa deberá registrar 2
hechos:
1) El resultado del arqueo (faltante o sobrante de caja).
2) Los gastos abonados y aun no contabilizados.
Caso Práctico
1) Arqueo con Faltante de Caja.
a- al 31/12… el mayor de la cuenta Caja tiene SD de $1100. Realizado el arqueo a esa
fecha, encontramos en la caja lo siguiente:
- Factura paga de Telefónica de Argentina $177,45.
- Ticket por viáticos $88,55.
- Efectivo $700,00.
- Total $966,00.
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¿Cómo debemos proceder para determinar el resultado del arqueo?
- Comparar el Saldo Contable con el Total encontrado (comprobantes + efectivo)
Saldo Real (arqueo) < Saldo Contable.
$966 < $1100
La realidad nos indica que sólo hay $966, en consecuencia “Faltan $134”. El resultado
del arqueo es un Faltante de Caja de $134.
Aclaración: en el asiento debemos registrar el faltante y los gastos efectuados no
contabilizados.
Fecha F° Detalle F° Debe Haber
Faltante de Caja (E+) 134.00
Servicios (E+) 177.45
Viáticos (E+) 88.55
Caja (A-) 400.00
Según arqueo realizado a la fecha
El mayor actualizado será el siguiente:
CAJA
D H
Saldo contable 1100 Por Arqueo y Gtos. 400
Total 1100 Total 400
SALDO DEUDOR $700
Este es el dinero que
había realmente en
Caja según el dato
del arqueo.
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2) Arqueo con Sobrante de Caja.
b- Al 31/12… el mayor de la cuenta Caja tiene SD de $1100. Realizado el arqueo a esa
fecha, encontramos en la caja lo siguiente:
- Factura paga de Telefónica de Argentina $177,45.
- Ticket por viáticos $88,55.
- Efectivo $968,00.
- Total $1234,00.
Comparamos el Saldo Contable con el Total encontrado (comprobantes + efectivo)
Saldo Real (arqueo) > Saldo Contable.
$1234 < $1100
La realidad nos indica que sólo $1234, y en consecuencia “Sobran $134”. El resultado
del arqueo es un Sobrante de Caja de $134.
Fecha F° Detalle F° Debe Haber
Servicios (E+) 177.45
Viáticos (E+) 88.55
Sobrante de Caja (I+) 134.00
Caja (A-) 132.00
Según arqueo realizado a la fecha
El mayor actualizado será el siguiente:
CAJA
D H
Saldo contable 1100 Por Arqueo y Gtos. 132
Total 1100 Total 132
SALDO DEUDOR $968
Este es el dinero que
había realmente en
Caja según el dato
del arqueo.
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INVENTARIO DE MERCADERIAS
Concepto: es el recuento y valuación de las mercaderías a la fecha de cierre
del balance.
El inventario de mercaderías no siempre coincide con los saldos contables. Esto
puede deberse a la existencia de roturas, extravíos, etc., que no fueron
contabilizados o por diferencias en la valuación de las mismas.
Ejemplo:
1) Saldo Contable mayor que el Saldo Real:
9500 > 9300.
DETALLE DEBE HABER
Faltante de
Mercaderías
200
Mercaderías 200
2) Saldo Contable menor que el Saldo Real:
9300 < 9500.
DETALLE DEBE HABER
Mercaderías 200
Sobrante de
Mercaderías
200
REGISTRACIÓN Y CÁLCULO DEL COSTO DE MERCADERÍAS.
Si durante el ejercicio económico no se contabilizó la salida de mercaderías (no
se registró el costo en el momento de la venta), se deberá efectuar el
siguiente asiento de Ajuste.
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Ejemplo: La empresa “Mitre” S.C., inició su actividad con $5000 en
mercaderías durante el ejercicio, compró mercaderías por $1500 y el
inventario final (general) es de $3500.
CMV = EXISTENCIA INICIAL + COMPRAS – EXISTENCIA FINAL
CMV = 5000 + 1500 – 3500
CMV = 3000
DETALLE DEBE HABER
CMV 3000
Mercaderías 3000
En el caso que las compras de mercaderías realizadas por la empresa se
hubieran contabilizado en la cuenta de movimiento “Compras” en lugar de
“Mercaderías”, registraremos antes del costo el siguiente asiento de ajuste:
DETALLE DEBE HABER
Mercaderías 1500
Compras 1500
DEPURACIÓN DE DEUDORES.
Concepto: se llama así a la tarea de analizar los saldos individuales de cada
deudor con el motivo de dejar en la cuenta “Deudores por Ventas” o “Deudores
Varios”, sólo aquellos que pagan regularmente y sacar de ella a los clientes que
no están en esa situación.
De este análisis pueden surgir cuatro clases de deudores:
1- Deudores Varios o por Ventas: los que tienen su pago al día.
2- Deudores Morosos: aquellos que están atrasados en el pago, pero se
estima que pagarán.
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3- Deudores en Gestión: son los que se les ha iniciado juicio para el cobro
de sus deudas.
4- Deudores Incobrables: se consideran así a quienes por determinados
motivos se estima que no pagaran y se dan por perdidos.
Ejemplo: La depuración de la cuenta “Deudores por Ventas” nos permite
comprobar la existencia de:
a) Deudores atrasados en sus pagos $230.
b) Deudores que se les ha iniciado juicio $140.
c) Deudores que se estima que no pagarán $100.
DETALLE DEBE HABER
Deudores Morosos 230
Deudores en Gestión 140
Deudores Incobrables 100
Deudores por Ventas 470
CRÉDITOS DOCUMENTADOS NO COBRADOS A SU VENCIMIENTO
Concepto: se llaman así a los documentos a cobrar que no han sido abonados por
los clientes a su fecha de vencimiento y cuyo cobro debe iniciarse mediante el
protesto y/o juicio ejecutivo.
CRÉDITOS A COBRAR VENCIDOS.
Concepto: son pagarés en cartera no cobrados a si vencimiento.
Ejemplo: hay pagarés vencidos por $400.
DETALLE DEBE HABER
Doc. a Cobrar Vencidos 400
Doc.a Cobrar 400
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DOCUMENTOS A COBRAR EN GESTIÓN JUDICIAL.
Concepto: son pagarés en cartera a los que se inició juicio ejecutivo para
intentar su cobro.
Ejemplo a): del análisis de la cuenta Documentos a cobrar surge que se inició el
cobro de un documento por vía judicial de $180.
DETALLE DEBE HABER
Doc.a Cobrar en Gestión 180
Doc.a Cobrar 180
Ejemplo b): se inicia el juicio ejecutivo por la cobranza de un documento de
$100, ya registrado como vencido.
DETALLE DEBE HABER
Doc.a Cobrar en Gestión 100
Doc.a Cobrar Vencidos 100
OMISIÓN DE GASTOS BANCARIOS
Concepto: son aquellos gastos bancarios (gastos de mantenimiento de cuenta,
intereses, sellados, etc.) que la empresa omitió en su registración contable.
Ejemplo: la empresa omitió registrar una Nota de Débito Nº 438 del Banco Río
por $90, que corresponde a gastos de mantenimiento de cuenta.
DETALLE DEBE HABER
Gastos Bancarios 90
Banco Río c/c 90
AMORTIZACIÓN DE BIENES DE USO
Concepto: Los bienes de uso son aquellos destinados al uso exclusivo de la
empresa y no a la venta ya que son necesarios para llevar a cabo su fin y
prestar un buen servicio a sus clientes.
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Ejemplo: Rodados; Muebles y Útiles; Inmuebles; Instalaciones; Maquinarias,
etc.
Al ser utilizados, estos bienes sufren un desgaste, que sin duda alguna
disminuye su valor. En consecuencia, esta merma año tras año, es cada vez
mayor y debe registrarse contablemente. Este desgaste se conoce con el
nombre de “depreciación”, “desvalorización” o “amortización”. El porcentaje de
amortización dependerá de la cantidad de años de vida útil que tenga el “Bien
de uso”. Los porcentajes máximos de Amortización anual son establecidos por
la AFIP, los más frecuentes son:
CONCEPTO VIDA ÚTIL PORCENTAJE
Muebles y Útiles 10 años. 10%
Instalaciones 10 años 10%
Maquinarias 10 años 10%
Rodados 5 años 20%
Equipos de computación 5 años 20%
Inmuebles(valor
edificado)
50 años 2%
Ejemplo de amortización: se amortizan los siguientes Bienes de Uso de la
empresa “Castro Hnos. & Cía.” S.C.
Bien de Uso Valor de
compra o de
Costo
Vida útil Porcentaje
anual
Amortización
anual
Rodados $18000 5 años 20% $3600
Muebles y
Útiles
$12000 10 años 10% $1200
Totales $4800
DETALLE DEBE HABER
Amortizaciones 4800
Amort. Ac. Rodados 3600
Amort. Ac. Muebles y U. 1200
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PRINCIPIO O CRITERIO DE LO DEVENGADO
Concepto: significa que se adquirió un derecho/ obligación a percibir/ abonar
un importe determinado por un trabajo, servicio u otro motivo sin importar si
se cobró/ pagó o está pendiente de cobro/ pago. Es importante recordar que
todo derecho de una parte significa en otra una obligación.
Cuando se adquiere un derecho que represente un aumento del patrimonio o se
contrae una obligación que corresponda a una disminución del mismo, a pesar de
que no se haya efectivizado (cobrado o pagado), es necesario registrar estas
operaciones, por las siguientes razones:
1) las pérdidas o ganancias deben afectar el ejercicio que corresponde sin
importar el momento en que se cobren o paguen.
2) En el caso de no registrarse los asientos correspondientes, se está
ocultando un Activo o un Pasivo.
El objeto de los asientos de ajustes, que se realizan durante todo el año y en
especial en la época de cierre del Balance General, es que cada ejercicio
económico muestre únicamente los ingresos y egresos que le corresponden.
De acuerdo con este principio o criterio, realizaremos el siguiente cuadro:
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GANANCIAS
1) Ganancias Cobradas y Devengadas:
30/9….. Cobramos alquileres del mes de Septiembre por $1400, en efectivo,
según Recibo Nº 226.
DETALLE DEBE HABER
Caja 1400
Alquileres ganados 1400
2) Ganancias Cobradas y no Devengadas:
01/10…. Cobramos el alquiler del mes de octubre por $1800, en efectivo,
según Recibo Nº 240.
DETALLE DEBE HABER
Caja 1800
Alquileres Cob.x Adel. 1800
31/10…. Al producirse el devengamiento del alquiler del mes de octubre.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres Cob.x Adel. 1800
Alquileres Ganados 1800
3) Ganancias Devengadas y Pendientes de Cobro:
30/9 … Todavía no cobramos alquileres que corresponden al mes de
septiembre por $1500.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres a Cobrar 1500
Alquileres Ganados 1500
10/10…. Supongamos que se cobra el alquiler del mes de septiembre en
efectivo y que se encontraba pendiente su cobro hasta la fecha según
operación anterior (Recibo Nº 321).
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DETALLE DEBE HABER
Caja 1500
Alquileres a Cobrar 1500
PÉRDIDAS.
1) Pérdidas Pagadas y Devengadas:
30-9… Pagamos alquileres del mes de septiembre por $2000, en efectivo,
según Recibo Nº 177.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres Perdidos 2000
Caja 2000
2) Pérdidas Pagadas y no Devengadas:
01/10…. Pagamos el alquiler del mes de Octubre por $2600 en efectivo,
según Recibo Nº 489.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres Pag.x Adel. 2600
Caja 2600
31/10…. Al producirse el devengamiento (finaliza el mes) de los alquileres
pagados en la operación anterior.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres Perdidos 2600
Alquileres Pag.x Adel. 2600
3) Pérdidas Devengadas y Pendientes de Pago:
31/10…. Todavía no pagamos alquileres que corresponden al mes de octubre
por $1900.
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DETALLE DEBE HABER
Alquileres Perdidos 1900
Alquileres a Pagar 1900
20/11…. Supongamos que se paga el alquiler del mes de octubre en efectivo
por $1900, que se encontraba pendiente de pago hasta la fecha según la
operación anterior, según Recibo Nº 715.
DETALLE DEBE HABER
Alquileres a Pagar 1900
Caja 1900
GASTOS PENDIENTES DE PAGO.
Concepto: son aquellos gastos producidos durante el ejercicio económico que
finaliza y aún no han sido pagados.
Estos gastos deben ser contabilizados, porque las pérdidas y las ganancias
deben incidir en el resultado del ejercicio en que se producen, si no se realiza
el ajuste, serán considerados pérdidas en el ejercicio siguiente, al pagarlos.
Ejemplo:
1) Al cierre del ejercicio se encuentran impagos los siguientes gastos:
Impuestos $270.
Sueldos $1900.
DETALLE DEBE HABER
Impuestos 270
Sueldos y Jornales 1900
Impuestos a Pagar 270
Sueldos a Pagar 1900
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2) En el próximo ejercicio supongamos que se efectúa el pago en efectivo de
estos gastos, se realizará el siguiente asiento:
DETALLE DEBE HABER
Impuestos a Pagar 270
Sueldos a Pagar 1900
Caja 2170
INGRESOS PENDIENTES DE COBRO.
Concepto: son aquellas ganancias que se han producido durante el ejercicio
económico que finaliza y aún no se han cobrado.
Estos ingresos deben ser contabilizados, porque las pérdidas y las ganancias
deben incidir en el resultado del ejercicio en que se originan, si no se realiza el
ajuste, serán consideradas ganancias en el ejercicio siguiente, al cobrarlos.
Ejemplo:
1) La empresa “Diarcon” S.A. al 31/12, ganó comisiones durante el mes de
diciembre que aún no se cobraron por $240. DETALLE DEBE HABER
Comisiones a Cobrar 240
Comisiones Ganadas 240
2) En el próximo ejercicio, cuando se cobren realmente las comisiones del
ejercicio anterior, se realizará el siguiente asiento: DETALLE DEBE HABER
Caja 240
Comisiones a Cobrar 240
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PLANILLA DE TRABAJO (PREBALANCE).