estandares servicios portuarios maritimos complementarios

World BASC Organization

Business Alliance for Secure Commerce (BASC)

Estndares de Seguridad

SERVICIOS PORTUARIOS Y MARITIMOS

COMPLEMENTARIOS

Contiene Criterios Mnimos de Seguridad C-TPAT

Versin: 04-2012

Aprobado: Julio 16 de 2012

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1 Derechos Reservados Prohibida su reproduccin

Se catalogan como empresas de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios, aquellas que presten servicios a los barcos o naves de carga o pasajeros, a terminales portuarias martimas o fluviales o instalaciones portuarias de cualquier indole, instalaciones costa afuera, instalaciones flotantes, mono boyas, etc., sea con equipos o vehculos terrestres o con equipos, elementos o artefactos flotantes, tales como: Servicio de abastecimiento de combustible y agua, servicio de amarre y desamarre de naves, servicio de avituallamiento, proveedura o aprovisionamiento, astilleros, reparaciones o mantenimientos a bordo o en tierra, servicio o suministro de equipos, gruas o cargadores, servicio de buceo, ingeniera, reparacin e inspeccines subacuticas, servicio de practicaje, servicio de recoleccin de residuos, aceites y aguas de sentina, servicio de remolque y apoyo para atraque y desatraque, servicio de lanchas y transporte de insumos, vituallas, personas y pilotos prcticos y en general toda actividad de servicios portuarios diferente a transportadores martimos de carga o pasajero entre puertos, instalaciones o terminales portuarias para carga y/o pasajeros, almacenadoras, operadores portuarios estibadores y empresas de vigilancia y seguridad, que en razn a su actividad, efectuarn una completa evaluacin de sus prcticas de prevencin y proteccin basadas en los siguientes requisitos BASC. Cuando la empresa no controle un proceso especfico o elemento dentro del servicio que presta, tales como: contratistas independientes, suministro de personal, equipos o transporte terrestre o acutico suministrado, suministro de provisiones, insumos y repuestos, etc., la empresa de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios, trabajar con estos Asociados de Negocios para asegurar que las medidas de proteccin pertinentes estn implementadas y difundidas en oficinas, instalaciones, vehculos, embarcaciones y procesos tanto administrativos como operativos, basados en una Evaluacin de Riesgos y Amenazas. Estos criterios mnimos de prevencin y proteccin, se presentan como las bases fundamentales a ser utilizadas por las empresas de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios para establecer prcticas de proteccin eficaces que optimicen el rendimiento del transporte martimo, la cadena de suministro y las actividades o servicios relacionadas con ellas y mitiguen el riesgo de prdida, robo, asalto, contrabando o que pudiesen introducir elementos peligrosos o ilcitos a instalaciones y naves, como explosivos, armas o drogas, que puedan afectar la seguridad de la cadena de suministro mundial. BASC reconoce la complejidad de las actividades relacionadas que sirven de soporte al transporte martimo y a las cadenas de suministro, de las prcticas de proteccin internacionales, y apoya la implementacin y aplicacin de medidas de prevencin y proteccin basadas en el riesgo1. Por lo tanto, el Sistema de Gestin en Control y Seguridad (SGCS) BASC brinda flexibilidad y permite adaptar los planes de prevencin y proteccin basado en el modelo organizacional de BASC.

1Las empresas de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios aplicarn un modelo de gestin del riesgo para sus operaciones,

basado en su modelo empresarial (es decir, tipos de clientes, cargos crticos a ocupar, ubicacin, certificacin BASC, posible amenaza terrorista, dispositivos de seguridad, incidentes previos de seguridad, etc.).





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Las medidas de prevencin y proteccin apropiadas, tal como se indican en este documento, sern implementadas y mantenidas por las empresas de servicios portuarios complementarios, basados en el riesgo definido para cada situacin.





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1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIO Con el objeto de implementar los estndares de seguridad BASC, el trmino Asociado de Negocio incluye clientes, proveedores y terceros que la empresa de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios voluntariamente y por su propia iniciativa, vincula dentro de sus operaciones, obligaciones y servicios. 1.1. Procedimientos de Seguridad 1.1.1. Deben existir procedimientos documentados para evaluar a los Asociados de Negocio ms all de los requisitos financieros, incluyendo indicadores de seguridad que identifiquen factores o prcticas especficas cuya presencia activara una inspeccin adicional por parte de la empresa de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios. Para la seleccin de proveedores crticos de servicio, insumos y elementos, los procedimientos deben inlcuir requisitos internos como la solidez financiera, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales de seguridad y la habilidad para identificar y corregir deficiencias.

1.1.2. Debe contar con la documentacin que indique si el Asociado de Negocio est o no certificado por BASC, (por ejemplo, autenticidad del certificado, nmero y vigencia), cuando sea elegible para certificarse.

1.1.3. Debera verificar la situacin de participacin del Asociado de Negocio actual o futuro que haya obtenido una certificacin en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad aduanera extranjera.

1.1.4. Debe incentivar a los clientes y proveedores no certificados BASC, para que implementen el Sistema de Gestin en Control y Seguridad (SGCS) BASC en caso que sean elegibles para ello.

1.1.5. Debe asegurar que los proveedores criticos no certificados BASC que contrate, se comprometan a seguir los requisitos de seguridad BASC mediante acuerdos escritos de seguridad.

1.1.6. Debe verificar peridicamente los procedimientos de seguridad que ha implementado el Asociado de Negocio no certificado BASC, basado en un proceso documentado de gestin de riesgos. 1.1.7. Debera establecer criterios de verificacin para el ingreso de nuevos socios (accionistas). 1.2. Prevencin del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo

Debe aplicar en su proceso de seleccin y de evaluacin de Asociados de Negocio, y nuevos socios (accionistas), que contenga criterios de prevencin contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo tales como:





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a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad de la empresa y sus socios)

b) Antecedentes legales, penales, financieros. c) Monitoreo de sus operaciones (actividad econmica, origen de sus ingresos caractersticas

de sus operaciones otros clientes, cumplimiento de contratos, antigedad en el mercado) d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifique operaciones

sospechosas.

Debe contemplar como mnimo los siguientes factores para la identificacin de operaciones sospechosas:

a) Origen y destino de la operacin de comercio internacional b) Frecuencia de las operaciones c) Valor y tipo de mercancas d) Modalidad de la operacin de transporte e) Forma de pago de la transaccin f) Inconsistencias en la informacin proporcionada por el Asociado de Negocio g) Requerimientos que no son normales o que salen de lo establecido

Nota: Para el reporte de la operacin sospechosa no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal, o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. Este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cada pas. 2. SEGURIDAD DE EQUIPOS, EMBARCACIONES Y MEDIOS DE TRANSPORTE Deben implementar medidas para mantener la integridad de los equipos, embarcaciones, remolcadores y medios de transporte con los que realizan sus operaciones y prestan sus servicios, para evitar que sean utilizados para cometer actos ilcitos tales como terrorismo, narcotrfico, contrabando, entre otros. 2.1. Procedimientos de Inspeccin de equipos

2.1.1. Debe tener capacitado al personal responsable de los equipos, capitanes, conductores u operadores, para inspeccionar los equipos y unidades para identificar compartimientos falsos u ocultos y elementos y sustancias sospechosas. La capacitacin en inspeccin de equipos debe adoptarse como parte del programa de capacitacin de la empresa.

2.1.2. Debe realizar inspecciones sistemticas de los equipos antes de ser utilizados y al retonar despus de prestar el servicio o haber sido sometido a reparacin o mantenimiento. Dicha inspeccin debe ser documentada y basada en el riesgo.

2.1.3. Debe disponer de un responsable de la seguridad que realice inspecciones aleatorias de los equipos y unidades despus que lo haya hecho el operador, capitn o responsable del mismo.





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2.2. reas de Permanencia de los Equipos Deben definir reas seguras para la permanencia de las unidades y equipos mientras no los estn utilizando o en operacin (fondeados, atracados a muelle, estacionados o almacenados), segn sea del caso, las circunstancias y caractersticas de las unidades y equipos de servicio, para prevenir accesos y/o manipulacin no autorizada de las mismas.

Para el caso de las embarcaciones, deben adoptar medidas para evitar dejar sin tripulacin o vigilancia las reas crticas (puente de mando, cuarto de mquinas, depsitos o reas de almacenamiento). 2.3. Rastreo - Trazabilidad Deben disponer de registros actualizados de los movimientos y desplazamientos realizados por los equipos de transporte, embarcaciones y remolcadores. El sistema de registro preferiblemente debera ser telemtrico o remoto (Telemetra GPS - AIS), que permita su seguimiento y localizacin en tiempo real. 3. CONTROLES DE ACCESO FSICO Deben establecer controles en los puntos de acceso y salida las empresas de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios, para prevenir entradas y salidas de personas y elementos no autorizados, mantener control de los tripulantes, visitantes, contratistas y proveedores en todos los puntos con acceso restringido en sus instalaciones, unidades y equipos de transporte y servicio. 3.1. Empleados 3.1.1. Debe existir un sistema de identificacin de empleados con el objetivo de controlar el acceso.

3.1.2. Deben tener acceso solo a aquellas reas donde desempean sus funciones.

3.1.3. Debe la organizacin establecer, documentar y mantener procedimientos para la entrega, evolucin y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, identificacin de empleados, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).

3.1.4. Deben tener acceso solo los tripulantes, personal y proveedores de insumos y servicios o transitar por las reas permitidas de las naves y de las instalaciones portuarias, propias o de terceros, durante sus desplazamientos para abordar o desabordar la embarcacin, prestar un servicio o en un evento que requiera su permanencia en tierra.

3.1.5. Deben exhibir los trabajadores, tripulantes o terceros el carn o identificacin temporal en un lugar visible, bajo las normas de seguirdad industrial vigentes dentro de las instalaciones y equipos donde permanezcan mas de 50 trabajadores o tripulantes sean propios, suministrados o





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de terceros. 3.2. Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio 3.2.1. Deben presentar una identificacin vigente con fotografa al momento de ingresar a la instalacin.

3.2.2. Debe la organizacin mantener un diario electrnico o manual con el registro de todos los visitantes y proveedores, incluyendo el nombre, propsito de su visita y confirmacin de su identidad.

3.2.3. Deben existir procedimientos para controlar la entrega, devolucin y cambio de carns de identificacin de los visitantes.

3.2.4. Deben exhibir en un lugar visible su identificacin temporal.

3.2.5. Debenran ser acompaados por un funcionario durante su permanencia en la organizacin. 3.3. Requisas - Verificacin de Correos y Paquetes 3.3.1. Todos los individuos, vehculos que entren o salgan, asi como las embarcaciones que arriben o zarpen de la empresa de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios, pueden ser revisados por el personal responsable de la seguridad y deben ser conscientes que estn sujetos a requisa. El procedimiento para requisar debe estar en concordancia con las leyes locales.

3.3.2. Debera ser examinado peridicamente todo correo y paquetes recibidos, antes de ser distribuidos. 3.4. Identificacin y Retiro de Personas No Autorizadas La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para identificar, enfrentar y dirigirse a intrusos, personas no autorizadas / no identificadas que sean encontradas al interior de las instalaciones, embarcaciones o equipos. Si son encontrados individuos que aparentan ser polizones, las autoridades competentes tienen que ser notificadas inmediatamente. 4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO 4.1. Verificacin Preliminar al Empleo 4.1.1. Debe existir un procedimiento documentado para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo.

4.1.2. Debe existir procedimientos para verificar la informacin y referencias laborales indicadas





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en la solicitud de empleo.

4.1.3. Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y subcontratados que incluya datos personales de mayor relevancia de acuerdo a lo que permita la ley. 4.2. Verificacin e Investigacin de Antecedentes 4.2.1. Debe verificar e investigar los antecedentes personales de los candidatos con posibilidades de empleo.

4.2.2. Debe actualizar los datos bsicos de los empleados como mnimo una vez al ao y verificarlos peridicamente conforme a la criticidad del cargo.

4.2.3. Debe mantener registros actualizados de afiliacin a instituciones de seguridad social y dems registros legales de orden laboral.

4.2.4. Debera realizar pruebas al personal de reas crticas para detectar consumo de alcohol, drogas y otras adicciones, antes de la contratacin, cuando haya sospecha justificable y aleatoriamente en un perodo mximo de dos aos.

4.2.5. Debe contar con un programa de concientizacin sobre adicciones al alcohol, drogas, juego, entre otros, que incluya avisos visibles y material de lectura.

4.2.6. Debe realizar una visita al domicilio del personal que ocupar las posiciones crticas o que afecta a la seguridad, antes de que ocupe el cargo y actualizarla cada dos aos.

4.2.7. Debe disponer de un archivo fotogrfico actualizado del personal e incluir un registro de huellas dactilares y firma. 4.3. Procedimientos de Terminacin de Vinculacin Laboral 4.3.1. Debe establecer procedimientos documentados para retirar la identificacin y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados desvinculados de la organizacin.

4.3.2. Debe controlar el suministro, manejo, entrega y devolucin de uniformes. 5. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD 5.1. Aseguramiento de los Procesos Relevantes a los Servicios que Prestan 5.1.1. Debe existir una poltica de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos de la organizacin.





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5.1.2. Debe existir procedimientos por escrito que permitan la identificacin de factores o prcticas especficas que puedan evidenciar que el servicio que se prestar implica mayor riesgo.

5.1.3. Debe considerar el factor de riesgo que implica el zarpe o desplazamiento a puerto extranjero, para evitar la introduccin de elementos y sustancias ilcitas o de contrabando (drogas, armas, explosivos, etc.) y personas no autorizadas (polizones) que comprometan la seguridad de la tripulacin o del personal que desarrolla la actividad, debindose coordinar con las autoridades locales la respectiva inspeccin y elaboracin del acta.

5.1.4. Debe tener procedimientos establecidos para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relacionados a la adquisicion, transporte, recibo, manejo, almacenaje y entrega de insumos, elementos, provisiones y vituallas.

5.1.5. Deberan contar con estructuras de seguridad que tengan sistemas cierre a los que se les pueda instalar sellos y candados a los vehculos y unidades de transporte utilizadas para el servicio de aprovisionamiento de naves.

5.1.6. Debe implementar procedimientos de seguridad que restrinjan el acceso a equipos, embarcaciones y vehculos para evitar que le sean introducidos personas o elementos no autorizados o de contrabando durante los desplazamientos o la prestacin del servicio.

5.1.7. Deben contar con sistemas y procedimientos documentados que permitan a los capitanes, patrones de las embarcaciones o jefes de la actividad o servicio, realizar la verificacin de equipajes y efectos personales, materiales e insumos que vayan a ser embarcados o utilizados para la prestacin del servicio, adicional a un proceso de control y manejo sobre estos una vez abordo o durante su utilizacin acorde con las legislaciones locales, federales o estatales.

5.1.8. Deben notificar oportunamente a las autoridades apropiadas si se detectan anomalas o actividades ilegales o sospechosas.

5.2. Procedimientos para la Documentacin e Informacin 5.2.1. Debe establecer procedimientos para garantizar que toda la informacin utilizada para la prestacin de los servicios, adquirir o despachar elementos, provisiones, insumos o vituallas, sea legible, completa, exacta y que est protegida contra los cambios, prdidas o introduccin de informacin errnea.

5.2.2. Deben tomar medidas de proteccin de la informacin y documentacin crtica para asegurar que la informacin recibida de los Asociados de Negocio se le de manejo restrigido y sea utilizada en forma correcta.

5.2.3. Deben existir procedimientos sobre entrega y archivo de la informacin critica.





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5.3. Recepcin y Despacho de Insumos, Provisiones y Vituallas 5.3.1. Debe describir con exactitud en documentos de pedido o despacho, la informacin de los elementos, insumos y vituallas que se reciban o despachen, indicando cantidad, peso, etiquetas, marcas.

5.3.2. Debe comparar los elementos, insumos y vituallas, frente a las rdenes de pedido o de despacho.

5.3.3. Deben verificar y registrar la identidad de las personas que entregan o reciben los suministros y de los vehculos en que fueron transportados.

5.3.4. Debe establecer un procedimiento para la trazabilidad oportuna de los insumos.

5.3.5. Debera existir un registro fotogrfico o flmico antes, durante y despus del proceso de despacho / cargue y recepcin / descargue.

5.3.6. Deben controlar, conforme a las regulaciones legales, las sustancias precursoras que utilicen o manejen en sus actividades.

5.3.7. Deben investigarse todos los casos de faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalas. 6. SEGURIDAD FSICA Deben establecer un procedimiento documentado y verificable para prevenir que personal no autorizado acceda a las instalaciones, equipos de la empresa, a los buques e instalaciones portuarias durante la operacin o prestacin del servicio. La aplicacin de los criterios de seguridad fsica pueden integrarse con las regulaciones del Cdigo de Proteccin de Buques e instalaciones Portuarias - PBIP (ISPS).

Las empresas de Servicios Portuarios y Maritimos Complementarios deben incorporar los siguientes criterios de seguridad. 6.1. Seguridad del Permetro/Cercado

6.1.1. Deben implementar sistemas de seguridad perimtrica para proteger las reas crticas de la instalacin de la empresa mediante cerramientos con muros o mallas; las reas donde no sea posible, como el lado de agua de muelles donde se ubican las embarcaciones, se debe controlar con medidas tales como vigilancia, circuito cerrado de televisin, etc.

6.1.2. Deben ser inspeccionadas todas las cercas para verificar su integridad e identificar daos.





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6.2. Puertas y Casetas 6.2.1. Deben ser controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehculos y de personal.

6.2.2. Debe mantenerse al mnimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para entradas y salidas. 6.3. Estacionamientos de Vehculos y Atraque de Embarcaciones Las reas o zonas para el estacionamiento de vehculos y atraque de embarcaciones privadas, de propiedad de los funcionarios, tripulaciones, contratistas, proveedores o visitantes, deberan ser controladas y estar alejadas de las reas crticas. 6.4. Estructura de los Edificios 6.4.1. Las edificaciones donde se desarrollen actividades y operaciones crticas, en lo posible deben construirse con materiales que resistan la entrada forzada o ilegal.

6.4.2. Deben realizarse inspecciones y reparaciones peridicas para mantener la integridad de las estructuras. 6.5. Control de Cerraduras y Llaves 6.5.1. Deben contar con mecanismos de cierre y estar debidamente controladas las ventanas, puertas, escotillas, cercas interiores y exteriores de zonas y reas crticas.

6.5.2. Deben mantener un control sobre las llaves y claves de acceso entregadas, tanto de edificaciones como de equipos y vehculos crticos. Los edificios de oficinas deben tener horarios de acceso limitados. 6.6. Iluminacin Deben contar con iluminacin adecuada dentro y fuera de la instalacin, incluso en las siguientes reas:

Entradas y salidas de la empresa y embarcaciones Barreras perimetrales y reas de muelles Areas de estacionamiento Embarcacines en el muelle o en fondeo

6.7. Sistemas de Alarmas y Videocmaras de Vigilancia 6.7.1. Debe considerarse el uso de elementos de seguridad electrnica en su evaluacin de riesgos.





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6.7.2. Debera utilizar sistemas de alarmas y cmaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones y embarcaciones, para prevenir el acceso no autorizado a las reas crticas. 6.8. Otros Criterios de Seguridad 6.8.1. Debe tener la empresa un Jefe o responsable da la seguridad, con funciones debidamente documentadas.

6.8.2. Debe disponer de un plano con la ubicacin de las reas sensibles de la instalacin o embarcacin.

6.8.3. Deben estar controladas y separadas las reas de lockers de empleados de las reas de almacenamiento y operacin de carga o insumos.

6.8.4. Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado de preferencia certificado BASC.

6.8.5. Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicacin oportuna con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras.

6.8.6. Debe garantizar una accin de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al da.

6.8.7. Debe establecer procedimientos documentados y dispositivos de alerta, accin y evacuacin en caso de amenaza o falla en las medidas de proteccin. 7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN 7.1. Proteccin con Contrasea 7.1.1. Debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio perodico de la contrasea para los sistemas automatizados.

7.1.2. Debe establecer polticas, procedimientos y normas de tecnologa de informacin utilizadas en la organizacin, las cuales deben darse a conocer mediante capacitacin. 7.2. Responsabilidad 7.2.1. El control de la documentacin y la informacin en los equipos de cmputo, debe incluir proteccin contra el acceso no autorizado. 7.2.2. Debe establecer un sistema para identificar el abuso de los sistemas informticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulacin indebida o la alteracin de los datos del negocio.





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7.2.3. Deben estar sujetos a apropiadas medidas diciplinarias los infractores del sistema de seguridad de tecnologas de la informacin. 7.2.4. Debe considerar en su evaluacin de riesgos, contar con una copia de respaldo fuera de sus instalaciones. Debera disponer de copias de respaldo de la informacin sensible de la organizacin. 7.3. Proteccin a los Sistemas y Datos

7.3.1. Deben ser instalados y mantenidos en los sistemas de computacin susceptible a la infiltracin software anti virus y anti- spam.

7.3.2. Debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger la propiedad intelectual.

8. ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENCIA SOBRE AMENAZAS 8.1. Debe contar con un programa de capacitacin a fin de que todo el personal sepa reconocer

y reportar amenazas y vulnerabilidades sobre actividades ilcitas, tales como actos de terrorismo y contrabando, en los servicios que prestan y actividades que desarrollan.

8.2. Deben ser conscientes de los procedimientos que la organizacin ha puesto en marcha para

considerar una situacin y como reportarla.

8.3. Debe brindar capacitacin adicional a los empleados que laboran en procesos y reas crticas, recepcin, despacho de insumos y correspondencia.

8.4. Para implantar el SGCS BASC, el personal que labora en la organizacin debe estar

capacitado, a fin de permitir que las personas adquieran habilidades para el control y seguridad de los procesos.

8.5. Deberan ofrecer incentivos por la participacin activa de los empleados en estos

programas.

Este documento fue aprobado por World BASC Organization el 16 de julio de 2012.

Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio, electrnico o mecnico incluyendo el fotocopiado y microfilmacin, sin permiso

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