evaluasi sistem pengendalian intern pembelian … fileand receiving, taking notes in a journal, to...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA

PT. BATIK DANAR HADI

DIVISI GARMENT

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

FATCHAN RAFIF RIFANDA

F3309048

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA

PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

Fatchan Rafif Rifanda

F3309048

PT. Batik Danar Hadi Garment Division is a service company engaged in the garment. The company is a company that serves large sewing batik from PT. Batik Danar Hadi. The company is only a servant to make a purchase indirect materials. This Purchase of inderect materials by the company is important to production of the company. Therefore also required a good system of internal control in executing a purchase transaction for the purchase of a system of good material. Evaluation by the author is to compare the system of internal control purchases made by the company's internal control system based on existing theories. From the evaluation results by the author it is known that there are some differences from existing theories. This raises a number of weaknesses in internal control that has been done so far. Although the system is run by the company was able to run smoothly, but in terms of internal control material purchasing company is still lacking. Author suggest to separate the functions of purchasing and receiving, taking notes in a journal, to control for the purchase and inspection of purchase to increase healthy practices in the internal control system.

Keywords: indirect materials, evaluations system, internal system control.


commit to user

iii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir dengan judul Evaluasi Pengendalian Intern Pembelian

Bahan Pembantu pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment telah disetujui oleh

Dosen Pembimbing untuk diujikan guna mencapai derajat Ahli Madya Program

Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Surakarta, 29 Mei 2012

Disetujui dan diterima oleh

Pembimbing

Arif Lukman Santoso, S.E., MM., Ak.

NIP. 198005232005011003


commit to user

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir

Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta guna melengkapi tugas-

tugas dan memenuhi syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi

Keuangan.

Nama : Fatchan Rafif Rifanda

NIM : F3309048

Judul Tugas Akhir : Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan

Pembantu pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

Surakarta, 13 Juni 2012

Tim Penguji Tugas Akhir

1. Anas Wibawa, S.E., M.Si., Ak. ( )

Dosen Penguji

2. Arif Lukman Santoso, S.E., MM., Ak. ( )

Dosen Pembimbing


commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

"Maha Suci Engkau, tidak ada yang kami ketahui selain dari apa yang Telah Engkau ajarkan kepada Kami; Sesungguhnya Engkaulah yang

Maha mengetahui lagi Maha Bijaksana".

(Al-Baqoroh : 32)

Dibalik Semua Kesulitan Pasti ada Kemudahan, Dibalik Semua Kegagalan Pasti ada Hikmah, Semua Merupakan Kehendak-Nya, dan

Kehendak-Nya lah yang Terbaik untuk Kita.

Seorang Sahabat adalah Orang yang Menjawab apabila Kita Panggil, dan Sering Menjawab Sebelum Kita Panggil, karna Sahabat adalah

Sumber Kebahagiaan disaat Kita Merasa Tidak Bahagia.

Penulis persembahkan kepada:

1. Allah SWT

2. Ayah dan Ibu tercinta

3. Sahabat-sahabatku dan teman-temanku

4. Almamaterku

5. Seluruh Pembaca


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang

telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh

gelar Ahli Madya Jurusan Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak maka penulisan Tugas

Akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan yang baik ini,

penulis mengucapan terima kasih pada :

11.. Allah SWT, yang telah memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya

kepada penulis.

22.. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.

33.. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku ketua program studi

Diploma Akuntansi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.

44.. Bapak Arif Lukman Santoso, S.E, MM, Ak selaku dosen pembimbing

yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas

Akhir ini.

55.. Segenap Dosen dan Staf Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah memberikan ilmu dan bantuannya kepada penulis.


commit to user

vii

66.. Bapak Drs. Darmodjo Roespandji selaku Manager Keuangan dan

Akuntansi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah

memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk melakukan

penelitian pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

77.. Ibu Partinah, Ibu Rini, Ibu Sri Utami, Ibu Sudi Hartati, Bapak Suparno,

Bapak Rudi, Ibu Santi dan karyawan lain di PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment yang telah banyak membantu penulis selama proses

penelitian.

88.. Kedua orang tua yang selalu memberikan kasih sayang, semangat,

dukungan, doa serta kepercayaan kepada penulis.

99.. Adikku Daega yang selalu memberikan dukungan semangat kepada

penulis.

1100.. Rahma yang selalu memberikan perhatian dan semangat kepada

penulis, semoga cita-cita kita bisa terwujud.

1111.. Sahabat-sahabat dekatku (Logam, Kaendah, Gunawan, Iqbal, Icha,

Chivita, Lusi, Ipan, Mas Iok, Lulita, Ratih, Falakhul), terima kasih atas

dukungan, doa, serta bantuannya. Sukses selalu untuk kalian semua.

1122.. Leon, Kunti, Yoga, Bintara, Riko, yang telah memberikan kemudahan

fasilitas bagi penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir ini. Terima

kasih untuk kalian semua.

1133.. Bapak Joko selaku pemilik CV. Primagraha yang juga telah

memberikan fasilitas kepada penulis selama proses penulisan Tugas

Akhir ini.


commit to user

viii

1144.. Teman-teman seperjuangan di DIII Akuntansi 2009, terima kasih atas

bantuan dan dukungannya. Sukses untuk masa depan kalian.

1155.. Semua pihak yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini namun

tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa penulisan

ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan karena keterbatasan

pengetahuan dan kurangnya pengalaman, maka penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan

Tugas Akhir ini.

Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang

membutuhkan.

Surakarta, 28 Mei 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................. Error! Bookmark not defined.

ABSTRAK……………………………………………………………..................Error! Bookmark not defined.

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .... Error! Bookmark not defined.

HALAMAN PENGESAHAN................................ Error! Bookmark not defined.

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ........................................... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL .................................................. Error! Bookmark not defined.

DAFTAR GAMBAR ............................................. Error! Bookmark not defined.

DAFTAR LAMPIRAN .......................................... Error! Bookmark not defined.

BAB Error! Bookmark not defined. PENDAHULUANError! Bookmark not defined.

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

1. SEJARAH PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT…………………………………………Error! Bookmark not defined.

2. STRUKTUR ORGANISASI PT. BATIK DANAR HADI………………………………………………Error! Bookmark not defined.

3. FASILITAS KERJA……………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

4. BAHAN – BAHAN PRODUKSI DAN PERALATAN………………………………………………Error! Bookmark not defined.

5. ETOS KERJA PERUSAHAAN…………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

B. LATAR BELAKANG MASALAH………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.


commit to user

x

C. PERUMUSAN MASALAH…………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

D. TUJUAN PENELITIAN………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

E. MANFAAT PENELITIAN………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ..... Error! Bookmark not defined.

A. LANDASAN TEORI………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

1. PENGERTIAN SISTEM………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

2. SISTEM AKUNTANSI………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

3. PENGERTIAN BAHAN PEMBANTU…………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

4. SISTEM PENGENDALIAN INTERN …………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

5. SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN …………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

B. SISTEM PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT ……………………………………………………………………………………………………….Error! Bookmark not defined.

1. UNIT ORGANISASI DAN BAGIAN-BAGIAN YANG TERKAIT ……………………………..Error! Bookmark not defined.

2. DISKRIPSI TUGAS DAN WEWENANG…………………………………………………………….Error! Bookmark not defined.

3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN……………………………………………………………………..Error! Bookmark not defined.


commit to user

xi

4. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN…………………………………………………..Error! Bookmark not defined.

5. PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU…………………………………………………Error! Bookmark not defined.

6. BAGAN ALIR DOKUMEN (FLOW CHART) …………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT…………………………………Error! Bookmark not defined.

1. SISTEM PEMBELIAN………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

2. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN INTERN ………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

III TEMUAN.......................................................... Error! Bookmark not defined.

A. KELEBIHAN………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

B. KELEMAHAN………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

IV PENUTUP ........................................................ Error! Bookmark not defined.

A. KESIMPULAN………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

B. SARAN………………………………………………………………………………………Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

1.1 Fasilita Kerja PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ................................. 11

1.2 Alat-alat yang Digunakan dalam Proses Produksi PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment ……………………………………………………………12


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi GamentError! Bookmark not defined.

Gambar I.2 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment departemen Produksi Rok ................................... Error! Bookmark not defined.

Gambar I.3 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment departemen Produksi Hem .................................. Error! Bookmark not defined.

Gambar II.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ............... Error! Bookmark not defined.


commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir

2. Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang

3. Daftar Karyawan Bulanan PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

4. Daftar Karyawan Borongan dan Harian Tetap PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment

5. Bon Sementara

6. Nota Kas Keluar

7. Surat Penyerahan Barang

8. Bukti Kas Keluar

9. Situasi Kas Harian

10. Cash Flow


commit to user

ii

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA

PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

Fatchan Rafif Rifanda

F3309048

PT. Batik Danar Hadi Garment Division is a service company engaged in the garment. The company is a company that serves large sewing batik from PT. Batik Danar Hadi. The company is only a servant to make a purchase indirect materials. This Purchase of inderect materials by the company is important to production of the company. Therefore also required a good system of internal control in executing a purchase transaction for the purchase of a system of good material. Evaluation by the author is to compare the system of internal control purchases made by the company's internal control system based on existing theories. From the evaluation results by the author it is known that there are some differences from existing theories. This raises a number of weaknesses in internal control that has been done so far. Although the system is run by the company was able to run smoothly, but in terms of internal control material purchasing company is still lacking. Author suggest to separate the functions of purchasing and receiving, taking notes in a journal, to control for the purchase and inspection of purchase to increase healthy practices in the internal control system.

Keywords: indirect materials, evaluations system, internal system control.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. SEJARAH PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

Perusahaan batik ini, sebelum dinamakan PT. Batik DANAR

HADI pada mulanya didirikan oleh Bapak Wongso Dinomo pada tahun

1957.Semula merupakan perusahaan yang berbentuk perseorangan dan

dikelola secara turun-temurun dan merupakan perusahaan keluarga. Pada

saat itu sistem yang dipakai masih sistem barter dengan perusahaan lain,

yang antara lain Bapak Wongso Dinomo bekerja sama dengan Bapak Hadi

Priyono dan hubungan ini bersifat langgeng yaitu dengan pernikahan putra

mereka Bapak R.H. Santoso dengan Ibu Danarsih, yang kemudian

perusahaan keduanya bergabung dan dikelola oleh Bapak R.H. Santoso

pada tahun 1967. Lokasi peruahaan berada di Jl. Dr. Radjiman 164

Surakarta, dimana dengan berkembangnya perusahaan akhirnya menjadi

Kantor Pusat yang dipertahankan sampai sekarang. Dahulu perusahaan ini

merupakan usaha home industri dimana perusahaan menyediakan bahan

baku dan pengelolaannya, sedangkan para buruh pabrik mengerjakan di

rumah masing – masing karena sebagian besar buruh berasal dari sekitar

lokasi perusahaan.

Pada awalnya produk utama perusahaan batik ini adalah batik

tulis yang saat itu sangat laris dalam pemasarannya. Untuk memennuhi


commit to user

2

permintaan yang terus menerus meningkat, maka disamping memproduksi

batik tulis juga memproduksi batik kombinasi 2 (dua) yaitu kombinasi

antara batik cap dengan batik tulis. Namun setelah dua dasawarsa berjalan,

perusahaan batik ini mengalami kemerosotan, hal ini dikarenakan sulitnya

mendapatkan mori yang merupakan bahan baku industri batik, disamping

berkembang pesatnya industri tekstil dan konveksi yang menjadi pesaing.

Dengan alasan inilah perusahaan memberanikan diri menciptakan mutu

dan warna modern yang menyimpang dari motif dan warna tradisional,

yaitu dengan batik printing meskipun batik tulis tidak ditinggalkan, hanya

mendapat porsi kecil untuk memenuhi pesanan khusus. Sedangkan produk

utama saat itu adalah batik printing.

Dalam perkembangannya, berkat keuletan, pengalaman dan jiwa

wiraswasta pimpinan perusahaan, baik dalam hal mendesain produk

maupun dalam mengelola perusahaan, maka perusahaan mengalami

perkembangan besar, bahkan untuk selanjutnya dari batik printing dibuat

menjadi busana jadi, yaitu busana pria dan busana wanita dengan berbagai

mode dan corak yang digemari konsumen.

Dalam usaha pemanfaatan kain – kain yang tidak terpakai atau

sisa proses produksi, di produksi juga mainan anak – anak, sepatu dan tas

yang tentu saja menambah macam hasil produksi perusahaan ini. Pada

tahun 1980 industri batik ini berkembang dan semakin kuat eksistensinya

setelah memperoleh ijin industri dengan nomor 503/230/3534/IX/1980 dan

melihat perkembangan perusahaan yang semakin pesat, maka pimpinan


commit to user

3

perusahaan memutuskan untuk membuka rumah batik, dan karena

kompleksnya permasalahan yang dihadapi perusahaan ini, maka

perusahaan yang semula merupakan perusahaan keluarga, pada tahun 1984

menjadi perusahaan yang berbadan hukum dengan memperoleh izin resmi

dari pemerintah, dan kemudian diberi nama “PT. Batik DANAR HADI”

berdasarkan Akta Notaris Nomor 17, tanggal 11 Desember 1984 dan Akta

Perubahan No. 10 tanggal 3 Juli 1985 oleh Notaris Maria Theresia Budi

Santoso, SH. Adapun nama “DANAR HADI” diambil dari nama

pemiliknya yaitu ibu Danarsih dan ayahnya yaitu bapak Hadi Priyono.

Perkembangan PT. Batik DANAR HADI yang begitu pesat

ternyata tidak mengabaikan para pengrajin yang ada di Solo dan

sekitarnya. Para pengrajin tersebut dijadikan anak angkat dengan tujuan

agar mereka tidak punah. Selain itu keberadaan para pengrajin tersebut

dapat mendukung eksistensi dari PT. Batik DANAR HADI.

Dengan semakin berkembangnya usaha, sejak tahun 1981 PT.

Batik Danar Hadi melakukan perluasan secara integral baik ke arah hulu

mapun hilir, dengan mendirikan beberapa unit usaha :

1) PT Kusumahadi Santosa, 1981, suatu industri pertenunan dan

finishing dengan permesinan moderen di daerah Karang Anyar,

Surakarta. Kapasitas weaving ± 3,2 juta yard/bulan, finishing ± 1,5

juta yard/bulan, printing ± 1 juta yard/bulan.


commit to user

4

2) PT Kusumaputra Santosa, 1990, industri pemintalan integral dengan

mesin-mesin super canggih di lokasi yang berdekatan dengan PT

Kusumahadi Santosa. Kapasitas spinning 2500 bal/bulan.

3) PT Kusumaputri Santosa, 1995, industri garmen sebagai

pengembangan integral dari unit usaha garmen yang sudah ada.

Kapasitas produksi kemeja ± 25.000 potong/bulan, gaun ± 20.000

potong/bulan.

4) Sentra Pasar Batik Danadi, 1977, untuk menjangkau dan melayani

distribusi ke pasar menengah yang lebih luas.

PT. Batik DANAR HADI merupakan PT tertutup dimana saham

– sahamnya tidak diperjual belikan kepada pihak luar.Adapun persero –

persero atau pemilik saham adalah masih satu keluarga ditambah kerabat

dekat bapak R.H Santoso. Pemilik saham tersebut adalah bapak R.H.

Santoso, ibu Hj. Danarsih Santoso, Diah Kusumasari, Diana Kusumasari,

Dian Kusumahadi, Dewanto Kusumawibowo, ibu Dra. Mariam

Sampoerno dan bapak Suhendro, Bsc.

Untuk lebih mengoptimalkan produk busana jadi yang semula

dengan sistem home industri, yaitu perusahaan hanya menyediakan bahan

sedangkan produksi dikerjakan di rumah oleh masing – masing karyawan,

dengan sambil mempekerjakan langsung beberapa karyawan dengan status

lepas, maka pada bulan Maret 1987 perusahaan merintis pendirian unit

usaha tersendiri dibidang produksi busana jadi yang selanjutnya disebut

Departemen Konveksi dan berkedudukan / berlokasi terpisah dengan


commit to user

5

Kantor Pusat PT. Batik DANAR HADI, yaitu di Jl. Bedoyo No. 2

Kemlayan Solo. Departemen ini bertanggungjawab langsung ke PT. Batik

DANAR HADI, mulai dari perencanaan, proses produksi dan pembiayaan

produksinya. Departemen Konveksi bertanggungjawab atas proses

produksi pakaian / busana jadi untuk menyediakan kebutuhan RB (Rumah

Batik) dan TL (Toko Luar) yang dimiliki, maupun pihak / konsumen luar

lain yang menginginkan produk Danar Hadi.

Dalam perkembangan lebih lanjut, pada akhir tahun 1995 dengan

tujuan untuk meningkatkan profesionalitas dalam pengelolaannya,

Departemen Konveksi yang kemudian dirubah sebutannya menjadi Divisi

Garment mempunyai hak otonomi yang sama dengan Departemen

sebelumnya.

1) Filosofi Perusahaan

Menyadari adanya kesempatan luas yang telah kami peroleh di

dalam menjalankan kegiatan usaha maka disamping menjalankan usaha

tersebut kami juga ingin meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan

masyarakat Indonesia dengan berperan aktif di dalam menciptakan

lapangan kerja dan menggali dan mengembangkan potensi SDM dan

SDA, di samping usaha melestarikan tradisi dan kebudayaan Jawa pada

khususnya dan Indonesia pada umumnya untuk membangun masa

depan yang lebih baik.


commit to user

6

2) Visi Perusahaan

Dalam menghadapi era persaingan ketat di bidang batik baik di

dalam maupun di luar negeri, maka kerja keras dan disiplin yang tinggi

dari seluruh jajaran organisasi PT. Batik DANAR HADI Divisi

Garment dan meningkatkan kualitas SDM nya sehingga terlatih untuk

memproduksi barang yang bermutu tinggi, pelayanan serta

meningkatkan daya saing perusahaan untuk menjamin dan

meningkatkan mutu perusahaan saat ini.

PT. Batik DANAR HADI Divisi Garment sedang menerapkan

system manajemen mutu ISO 9002.Para mitra usaha dan pelanggan

merupakan perhatian utama kami di dalam menjalankan usaha dan

berusaha meningkatkan system dan prosedur kerja sehingga kebutuhan

dan keinginan para mitra usaha dan pelanggan dalam mutu selalu

terjamin dan terpenuhi.

3) Kebijakan Mutu

a. Selalu terdepan dalam mengembangkan mutu (menghasilkan produk

dengan kualitas prima) komposisi warna dan design produk

dibanding pesaing lainnya.

b. Cepat tanggap terhadap keinginan dan harapan para pelanggan dan

mitra usaha.

c. Menjual produk dengan harga bersaing serta untuk dapat memenuhi

bahkan lebih dalam memberikan pelayanan yang professional sesuai

dengan kontrak yang disetujui.


commit to user

7

4) Sasaran Mutu

a. Produktivitas minimal sama dengan tahun sebelumnya.

b. Mengurangi ketidaksesuaian produk hingga 10% dibandingkan

dengan jumlah produksi.

c. Menurunkan keluhan pelanggan dan mitra usaha semaksimal

mungkin.

d. Meningkatkan produktivitas kerja 10% di banding produktivitas

tahun sebelumnya.

2. STRUKTUR ORGANISASI PT. BATIK DANAR HADI

Pada dasarnya tujuan suatu organisasi mempunyai struktur

organisasi adalah agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang

diharapkan. Dengan adanya struktur organisasi menunjukkan adanya

kejelasan mengenai tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh

masing-masing bagian yang ada dalam organisasi, pengawasan kerja dan

juga pendelegasian wewenang.Dibuatnya struktur organisasi juga

bertujuan untuk menciptakan hubungan-hubungan yang sedemikian rupa

yang dapat mengurangi dan mencegah timbulnya keretakan dan

kesimpangsiuran.

Untuk mencapai tujuan diatas, hubungan kerja sama antara

pimpinan dan bawahan harus terjalin dengan baik atau dengan kata lain

adanya organisasi yang kuat antara pimpinan dan bawahan.


commit to user

8

Seksi Umum Personalia

Manager Umum Personalia

Ass. Manager Umum Personalia

Seksi Gudang Produksi

Seksi Akuntansi Keuangan

GENERAL MANAGER

Manager Produksi Manager Akuntansi Keuangan

MANAGING DIRECTOR

Ass. Manager Akuntansi Keuangan

Seksi PPC



a. DIVISI GARMENT

Gambar I.1 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Gament


commit to user

9

Subsi. Potong

Subsi. Pres Krah

DEPT. PRODUKSI ROK

Seksi potong & Persiapan sanggan

Unit Produksi Exlusif & S.O

Seksi potong & Persiapan sanggan

Seksi Transit & Packing

SEKSI PPC Subsi. Gudang Bahan

BakuSubsi. Gudang Bahan Pembantu/Logistik

Subsi. Jahit

Subsi.

Subsi. Jahit

Subsi. Finishing

Subsi. Transit

Subsi. Pack-

b. DIVISI GARMENT Departemen Produksi Rok

Gambar I.2 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment departemen Produksi Rok


commit to user

10

Subsi. Seleksi Subsi. Transit

c. DIVISI GARMENT Departemen Produksi Hem

Gambar I.3 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment departemen Produksi Hem

Subsi. Potong

Subsi. Pres

Subsi. Jahit

Subsi.

Seksi potong &Pres Kerah

Unit Produksi Seksi Seleksi&Finish

ing

Seksi Transit & Packing

DEPT. PRODUKSI HEM

SEKSI PPC

Subsi. Gudang Bahan BakuSubsi. Gudang Bahan Pembantu/Logistik

Subsi Follow up

Order

Subsi Potong & Sampel

Subsi Jahit

Seksi Finishing&

Packing

Unit Produksi Export


commit to user

11

3. FASILITAS KERJA

Dalam suatu proses produksi peralatan merupakan hal yang

sangat penting bagi tercapainya tujuan yang diharapkan. Adapun fasilitas

kerja yang digunakan dalam proses produksi PT. Batik Danar Hadi Divisi

Garment adalah:

Tabel I.1 Fasilita Kerja PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

No. Nama Alat Keterangan

1 Bagian Potong Alat yang digunakan adalah meja panjang, kapur, paku, penggaris, gunting listrik, gunting biasa, dan pola.

2 Bagian Pres Alat yang digunakan adalah meja, gunting, pola, krah, setrika, alat pres.

3 Bagian Jahit Alat yang digunakan adalah mesin jahit, gunting biasa.

4 Bagian Finishing Alat yang digunakan adalah alat lubang kancing, jarum, mesin obras, gunting kecil

5 Bagian Transit Alat yang digunakan adalah alat tembak, alat pemberi kode.

4. BAHAN – BAHAN PRODUKSI DAN PERALATAN

Dalam hal ini PT. Batik Danar Hadi merencanakan produksi

meliputi bahan yang digunakan, sebagai berikut :

· Sutra

· Georgette

· Shantung

· Cotton


commit to user

12

· Sifon Nasiji

· Printing

· Tulis

Daftar alat – alat yang digunakan dalam proses produksi PT. Batik Danar

Hadi adalah :

Tabel I.2 Alat-alat yang Digunakan dalam Proses Produksi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

No. Nama Alat Kegunaan 1 Mesin Jahit Mesin untuk menjahit 2 Meja Potong Tempat lembar kain yang akan dipotong 3 Penggaris Sebagai alat pengukur 4 Gunting Listrik Memotong kain yang akan dippotong 5 Meja Pres Krah Sebagai tempat alas menempelkan kain kras

dengan cara disetrika 6 Alat Lubang Kancing Alat untuk lubang kancing 7 Mesin Obras Mesin untuk mengobras pakaian jadi 8 Alat Tembak art Alat untuk member label harga pakaian 9 Alat Pemberi Kode Alat untuk member kode pada produk

pakaian jadi 10 Alat Pasang Kancing Alat untuk memasang kancing 11 Mesin Bordir Alat untuk membordir 12 Mesin Kansai 13 Mesin Double stik Mesin yang digunakan untuk membuat alat

stikan 14 Meja Seleksi Meja untuk menyeleksi barang yang sudah

jadi 15 Setrika Alat untuk menyetrika


commit to user

13

5. ETOS KERJA PERUSAHAAN

“Membangun Sumber Daya Profesional “

“Sinergi Seni Tradisional & Manajemen Modern”

Meski kini telah memasuki abad industri, batik tetaplah berakar

pada seni tradisional yang adiluhung sehingga elemen kreativitas setiap

individu - dalam hal ini pengrajin batik, menentukan kualitas tiap-tiap

helainya. Sejak awal, Batik Danar Hadi menyadari pentingnya

membangun suatu etos kerja yang profesional agar dapat konsisten

melahirkan karya batik yang unggul.

Memberikan yang tebaik itulah frase paling tepat untuk

mengambarkan sikap tiap insan yang terlibat dalam segenap jajaran

kegiatan Batik Danar Hadi. Dari garis terdepan yang berhadapan langsung

dengan konsumen sampai garis belakang yang merencanakan produksi di

atas lembar-lembar desai dari jajaran pelaksana paling bawah di ujung-

ujung ranting kegiatan sampai jajaran pengambil keputusan yang paling

tinggi di kantor pusat.

Memberikan yang terbaik bagi dunia batik bukanlah sebuah

jargon semata, sikap mental ini sudah menjadi jalan hidup sejak karya

hasta ini masih berada di palungan seni budayanya ratusan tahun yang

lalu.Batik sangat terkait dengan mutu, bahwa sudah terintegrasi ke dalam

sejak para saudagar yang merangkap peran sebagai produsen batik

menghidangkan karya seni itu dalam tata gelar yang khas. Dibuka lembar


commit to user

14

demi lembar, diteliti dan diselisik mulai dari motif, garis rancang, latar,

isen dan ukel, sampai kepada ragam rona dan kepekatannya hingga ke

lapisan kain.

Dalam nafas, tradisi, dan semangat itulah Batik Danar Hadi

beranjak, bergerak, serta berkembang.Dan sejalan dengan bergaulnya

waktu, elemen positif tersebut telah merasuk menjadi suatu sikap teguh

dalam berkarya pada setiap jajaran.Sebuah budaya berusaha yang dengan

amat mudah telah ditransformasikan dalam manajemen modern sebagai

Kebijakan Mutu Batik Danar Hadi.Semua usaha ini dijalani agar selalu

terdepan dalam mengembangkan mutu, komposisi warna dan desain

produk yang didukung oleh sumber daya manusia yang terampil dan

berwawasan kebudayaan.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Dewasa ini dunia perokomian semakin berkembang, sehingga

semakin banyak perusahaan bermunculan terutama di Negara-negara yang

sedang berkembang.Salah satunya adalah Indonesia.Perkembangan usaha

tersebut tidak hanya pada satu jenis usaha saja, melainkan semua jenis usaha,

usaha jasa, dagang, hingga perusahaan manufaktur.

Banyak perusahaan jasa di Indonesia khususnya bersaing untuk dapat

menguasai pasar Indonesia.Perusahaan jasa yang mengandalkan

pelayanannya ini berlomba-lomba agar dapat memberikan pelayanan dan

kepuasan bagi masyarakat Indonesia, selain untuk mendapatkan keuntungan

usaha tentunya.


commit to user

15

Semua tujuan itu hanya dapat dicapai jika perusahaan mampu

mengefektifkan fungsi dari semua bagian yang ada dalam perusahaan dengan

baik.Dengan demikian, setiap bagian yang ada dalam perusahaan harus

didukung sistem informasi akuntansi yang tepat dan terencana agar

menghasilkan kinerja yang baik dan lancar.

Dengan adanya koordinasi yang baik dalam setiap bagian (organisasi)

perusahaan, maka dalam menghadapi persaingan usaha ini perusahaan akan

mampu bertahan serta mampu mncapai rencana dan tujuan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan yang baik harus menerapkan sistem

akuntansi yang dijalankan dengan baik dan benar.

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, laporan yang

dikoordinasikan sedemikian rupa unutk menyediakan informasi keuangan

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan

(Mulyadi, 2001).

Dengan sistem akuntansi yang berjalan dan berfungsi dengan baik,

maka perusahaan akan dapat meningkatkan mutu dan kualitas produk yang

dihasilkannya, sehingga ini akan lebih memudahkan perusahaan dalam

mencapai tujuannya.

Dalam pelaksanaan sistem akuntansi ini diperlukan adanya sebuah

sistem lain yang berfungsi untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang

telah dibuat oleh manajemen. Sistem tersebut adalah sistem pengendalian

intern.


commit to user

16

Menurut Mulyadi (2001: 163), sistem pengendalian intern meliputi

struktur organisasi, metode, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen.

Sistem pengendalian intern merupakan salah satu alat yang digunakan

oleh pihak manajemen untuk mengawasi jalannya perusahaan. Pengendalian

intern ini penting ditujukan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek

ketelitian data akuntasi, mendorong efisiensi, dan meningkatkan dipatuhinya

kebijakan manajemen. Dengan adanya sistem pengendalian intern yang baik,

maka sistem akuntansi yang baik akan terbentuk pula.

Terdapat beberapa prinsip pengendalian intern, yaitu: (a) struktur

organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas; (b)

terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya;

(c) adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi; (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan

tanggungjawabnya.

Dari hal tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

akuntansi berkaitan erat dengan sistem sistem pengendalian intern.Dengan

adanya sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan aktivitas

pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat terlindungi dan

informasi yang dihasilkan akurat dan andal.Disamping itu, kegiatan

perusahaan dapat berjalan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.


commit to user

17

PT. Batik Danar Hadi Divisi Garment merupakan perusahaan jasa

yang bergerak di bidang garment. Perusahaan ini merupakan perusahaan jahit

besar yang melayani penjahitan batik dari PT. Batik Danar Hadi. Meskipun

bergerak dibidang jasa, namun perusahaan ini membutuhkan banyak sekali

bahan pembantu. Bahan pembantu ini digunakan untuk kelancaran produksi

jahit yang dihasilkan oleh perusahaan.

Meskipun PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini bergerak dibidang

garment yang kegiatan utamanya melakukan penjahitan dan pembuatan batik

jadi, namun perusahaan ini tidak melakukan pembelian bahan baku.

Perusahaan ini hanya sebatas melakukan pembelian pada bahan pembantunya

saja. Hal ini dikarenakan semua bahan baku di stok langsung dari PT. Batik

Danar Hadi.

Dari hal tersebut dapat dikatakan bahwa pembelian yang cukup vital

dari PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini adalah pembelian bahan

pembantu. Pembelian bahan pembantu dalam PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment tersebut menggantikan posisi pembelian bahan baku dalam

perusahaan-perusahaan manufaktur pada umumnya.

Pembelian bahan pembantu berkualitas baik yang dilakukan oleh PT.

Batik Danar Hadi divisi Garment dan juga pemakaian bahan pembantu yang

benar, akan menunjang kelancaran proses produksi sehingga produk yang

dihasilkan akan berkualitas baik pula. Pemilihan bahan pembatu yang baik

dan tepat sesuai dengan kain yang tersedia merupakan hal yang harus


commit to user

18

dilakukan, sehingga dapat menjamin kualitas hasil, proses produksi bahwa

perusahaan tersebut mampu membuat hasil produksi yang efektif.

Sistem pembelian untuk pengadaan bahan pembantu merupakan salah

satu sistem yang diterapkan di PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.Sistem

ini dirancang untuk menangani transaksi pengadaan bahan pembantu.Sistem

ini memerlukan perhatian khusus karena pengadaan bahan pembantu

merupakan salah satu kegiatan yang harus perusahaan lakukan guna

melancarkan kegiatan utama perusahaan, serta menentukan jalannya kegiatan

perusahaan.Oleh karena itu, tidak hanya sistem yang harus dilaksanakan

dengan baik oleh perusahaan, melainkan juga harus melaksanakan

pengendalian intern dari sistem tersebut.

Dengan begitu pentingnya perlakuan bahan pembantu dalam PT.

Batik Danar Hadi divisi Garment ini, maka perlu adanya pengendalian intern

dalam sistem pembelian bahan pembantu yang dilakukan oleh

perusahaan.Mengingat sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan

adalah pembelian bahan pembantu, maka semakin penting bagi perusahaan

untuk melakukan pengendalian intern dalam pelaksanaan pembelian bahan

pembantu.Hal ini disebabkan karena semakin besar pula resiko-resiko yang

harus perusahaan tanggung apabila ketidakbaikan dalam sistem pembelian

bahan pembantu yang perusahaan jalankan.

Dari uraian latar belakang diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

pengendalian intern perusahaan dalam melaksanakan sistem akuntansi

pembelian bahan pembantu sangatlah penting. Oleh karena itu, dalam


commit to user

19

melakukan penulisan tugas akhir ini penulis mengambil judul: “EVALUASI

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN

PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT”.

C. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan, maka

perumusan masalah yang penulis ambil adalah:

1. Bagaimanakah sistem pembelian bahan pembantu pada PT. Batik Danar

Hadi divisi Garment jika dibandingkan dengan teori tentang sistem

pengendalian intern?

2. Apakah dari sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu yang

dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut terdapat

kelemahan?

D. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikemukakan di atas,

maka tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pembelian bahan pembantu

yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dan

dibandingkan dengan teori-teori mengenai sistem pengendalian intern.


commit to user

20

2. Untuk mengetahui kekuatan ataupun kelemahan sistem pengendalian

intern pembelian bahan pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

baik dari hasil pengamatan maupun berdasarkan teori yang telah ada.

E. MANFAAT PENELITIAN

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berbagai piha

sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

Bagi penulis penelitian ini sebagai sarana dan media untuk menerapkan

ilmu yang telah penulis peroleh dibangku kuliah.Penelitian ini juga

sebagai sarana belajar yang lebih mendalam bagi penulis, terutama dalam

hal sistem pengendalian intern.Selain itu penulis dapat termotivasi dalam

meningkatkan ilmu akuntansinya. Penelitian ini juga sebagai syarat

kelulusan program DIII.

2. Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan penelitian ini dapat dipakai sebagai masukan untuk lebih

meningkatkan sistem akuntansi yang telah perusahaan tetapkan dan

jalankan selama ini. Penelitian ini juga sebagai alat untuk melakukan

pertimbangan-pertimbangan yang dapat digunakan untuk menanggulangi

kelemahan-kelemahan pada sistem pembelian bahan baku, demi

kelangsungan dan kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.


commit to user

21

3. Bagi Pembaca

Bagi pembaca hasil penelitian ini dapat menambah wawasan dan

pengetahuan serta berguna bagi penelitian sejenis di masa yang akan

datang.


commit to user

22

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. LANDASAN TEORI

1. PENGERTIAN SISTEM

Menurut Mulyadi (2001:15) sistem adalah suatu jaringan

prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan.

Pendapat lain mengatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, disusun sesuai dengan

suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

fungsi utama perusahaan (Bodnar, 1998).

Sedangkan Romney dan Steinbart (2003:2) sistem adalah jaringan

yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

merupakan serangkaian unsure suatu kegiatan dan prosedur yang saling

berhubungan dan berinteraksi antara satu dengan lainnya, yang disusun

dengan skema untuk mencapai tujuan tertentu sebuah perusahaan.

2. SISTEM AKUNTANSI

Menurut Mulyadi (2001:3) yang dimaksud dengan sistem

akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan keuangan yang

dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan


commit to user

23

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan

perusahaan.

Sedangkan menurut Steller dalam Baridwan (1990:4) yang

dimaksud dengan sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-

catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah

data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk

menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan

oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain

yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-

lembaga pemerintah untuk menilai operasi.

Dari pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa yang

dimaksud dengan sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan,

prosedur, dan alat yang digunakan untuk menyediakan informasi keuangan

perusahaan yang diperlukan oleh pemakai laporan keuangan perusahaan

sebagai salah satu alat untuk menilai operasi perusahaan.

Dari definisi yang telah dikemukakan di atas, maka unsure suatu

sistem akuntansi pokok adalah:

1) Formulir

Formuli rmerupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah

dokumen. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan

transaksi direkam pertamaka linya sekaligus sebagai dasar pencatatan

dalam catatan.


commit to user

24

2) Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan

data lainnya. Sumber pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir atau

dokumen. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya

diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi

yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

3) Buku Besar

Buku besar (general Ledger) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini

disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan.

4) Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar

diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu.

Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang

merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam

buku besar.

5) Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang

dapat berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang

ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,


commit to user

25

laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang

akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

Sedangkan tujuan umum dalam pengembangan sistem akuntansi

menurut Mulyadi (2008: 19) adalah :

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang

sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun

struktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,

yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi

akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

3. PENGERTIAN BAHAN PEMBANTU

Bahan pembantu atau sering juga disebut dengan bahan penolong

merupakan bahan yang tidak menjadi bagian produk jadi atau bahan yang

meskipun menjadi bagian produk jadi tetapi nilainya relative kecil bila

dibandingkan dengan harga pokok produk tersebut (Mulyadi, 1990:56).

Menurut Sri Hanggana (2009: 19) bahan pembantu mempunyai

peranan yang sama penting dengan bahan baku. Bahan pembantu

merupakan bahan selain bahan baku yang tidak mempunyai nilai, atau


commit to user

26

bernilai sangat kecil, meskipun menjadi bagian integral dalam produk jadi,

dan menjadi pembentuk utama produk jadi.

Dari kedua pendapat diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa

yang dimaksud dengan bahan pembantu adalah bahan yang mempunyai

nilai yang relativ kecil yang kegunaannya penting bagi pembuatan suatu

produk untuk melengkapi kegunaan atau fungsi utama dari bahan baku.

4. SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Menurut Mulyadi (2001:164) sistem pengendalian intern meliputi

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk

menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Tujuan pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah:

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sistem pengendalian intern mempunyai unsur-unsur pokok, yaitu:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka dari pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk

untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.


commit to user

27

Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi

didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari

fungsi akuntansi. Fungsi operasi merupakan fungsi yang memiliki

wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan

biaya.

Dalam suatu organisasi harus dibuat sistem yang mengatur

pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap

transaksi. Formulir merupakan salah satu media yang digunakan untuk

merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi

terlaksananya transaksi dalam organisasi. Dengan adanya otorisasi

maka akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat

dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang baik dapat dipercaya

bagi proses akuntansi.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Dalam pelaksanaannya pembagian tanggung jawab fungsional

dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan


commit to user

28

tidakakan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk

menjamin praktik yang sehat.

Menurut Mulyadi (2001: 167) cara yang umumnya ditempuh

oleh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit)

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan

dari orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation).

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya.

g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.

Dari empat unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur

mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang

paling penting. Jika perusahan memiliki karyawan yang kompeten dan

jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas

minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung

jawaban keuangan yang dapat diandalkan.


commit to user

29

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat

dipercaya, berbagai cara yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut:

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh

pekerjaannya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannnya.

Dengan merancang sistem pengendalian intern dalam sistem

pembelian seperti yang diuraikan diatas, transaksi pembelian yang

mengubah utang, persediaan, atau biaya akan dicatat dan disajikan

dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi, karena dilaksanakan oleh

berbagai fungsi yang saling mengadakan pengecekan intern dan

didasarkan atas dokumen sumber (bukti kas keluar) dan dokumen

pendukung yang dihasilkan melalui sistem otorissi seperti yang telah

diuraikan di atas. Sistem pengendalian intern tersebut menjamin:

a. Barang dan jasa yang dibeli adalah yang diperlukan oleh

perusahaan, yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan

pembelian dari fungsi gudang atau pemakai.

b. Barang yang diterima adalah barang yang dipesan, yang dibuktikan

dengan adanya surat order pembelian yang diotorisasi oleh kepala

fungsi pembelian.

c. Utang yang dicatat adalah kewajiban perusahaan atas barang atau

jasa yang dibeli dan diterima oleh perusahaan, yang dibuktikan


commit to user

30

dengan bukti kas keluar yang dilampiri oleh laporan penerimaan

barang yang ditandatangani oleh kepala fungsi penerimaan, faktur

dari pemasok, dan surat order pembelian.

5. SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Menurut Anorga dalam tulisan Anindita (2011) yang dimaksud

dengan pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang

atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau

tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.

Menurut Mulyadi (2008:299) yang dimaksud dengan sistem

akuntansi pembelian adalah pengadaan barang yang diperlukan oleh

perusahaan, dengan digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan

pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam

negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok dari

luar negeri.

Dari dua pendapat di atas, yang dimaksud sistem pembelian

adalah jaringan prosedur pembelian yang mengatur cara-cara dalam

melaksanakan semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan

perusahaan.

Sedangkan yang dimaksud dengan sistem pembelian bahan

pembantu adalah jaringan prosedur yang mengatur cara-cara dalam

melaksanakan semua pengadaan bahan pembantu / penolong produksi

untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai alat untuk memperlancar

proses produksi perusahaan.


commit to user

31

Menurut Mulyadi (2001: 299-300) fungsi-fungsi yang terkait

dengan transaksi pembelian antara lain adalah sebagaiberikut:

1) Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan

permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di

gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih

dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang telah dipilih.

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan.

4) Fungsi Akuntansi

Dalam sistem pembelian ini fungsi akuntansi bertugas untuk

mencatat utang yang timbul dari hasil pembelian kredit perusahaan ,

dan mencatat persediaan barang yang diterima dari hasil pembelian

barang tersebut.


commit to user

32

Menurut Mulyadi (2001: 301) secara garis besar prosedur sistem

akuntansi pembelian adalah:

1) Prosedur Permintaan Pembelian

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

3) Prosedur order pembelian

4) Prosedur penerimaan barang

5) Prosedur pencatatan utang

6) Prosedur distribusi pembelian.

Sedangkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam

sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 303) adalah:

1) Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

point).

2) Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

3) Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

4) Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

5) Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

6) Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

Dokumen-dokumen yang sering digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian barang adalah:

1) Surat permintaan pembelian.

2) Surat permintaan penawaran harga.


commit to user

33

3) Surat order pembelian.

4) Laporan penerimaan barang.

5) Surat perubahan order.

6) Bukti kas keluar.

Dalam sumber yang sama (Mulyadi, 2001: 308), catatan

akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain:

1) Register bukti kas keluar

2) Jurnal pembelian

3) Kartu utang

4) Kartu persediaan.

Seperti telah dibahas dalam sistem pengendalian intern di atas,

unsur pengendalian intern harus ada dalam sistem akuntansi pembelian.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian yang

seharusnya ada ini dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian

intern akuntansi seperti menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban

perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar),

menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

Unsur-unsur pengendalian intern tersebut dijelaskan oleh Mulyadi

(2001: 312) sebagai berikut:

1) Organisasi

a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.


commit to user

34

Pemisahan kedua fungsi ini untuk menciptakan pengecekan

intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.Fungsi pembelian

berkewajiban untuk melakukan pembelian kepada penjual yang

dapat dipercaya, sedangkan fungsi penerimaan lah yang melakukan

penerimaan barang dari hasil pembelian yang telah dilakukan.

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko

diterimanya barang yang:

a) Tidak dipesan oleh perusahaan.

b) Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutunya tidak sesuai dengan

yang dipesan.

c) Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat

order pembelian.

b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang

melakukan pencatatan utang dan persediaan harus dipisahkan dari

fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.Hal ini

dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin

ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

Pemisahan kedua fungsi ini akan mengakibatkan penyerahan

masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam

bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan


commit to user

35

barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan

keandalannya.

d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut.

Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern

tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal

check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang

satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi

lain.

2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk

barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai

barang, untuk barang yang langsung pakai.

Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian

tersebut diujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi

gudang atau fungsi pemakai barang pada formulir surat permintaan

pembelian, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan

dalam permintaan pembelian kepada fungsi pembelian merupakan

barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat

yang lebih tinggi.


commit to user

36

Surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan

timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.

Otorisasi pesanan pembelian ini biasanya berada di tangan fungsi

pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang.

Otorisasi ini berfungsi sebagai bukti telah diterimanya barang

dari pemasok.Dengan demikian fungsi akuntansi dapat segera

mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian dan

bertambahnya barang.

d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang

lebih tinggi.

Hal ini sebagai bentuk pertanggung jawaban dalam

melakukan pengeluaran kas, dan akibat dari bertambahnya

persediaan barang dan timbulnya kewajiban sebagai akibat transaksi

pembelian.

e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,

dan faktur dari pemasok.

f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar

(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3) Praktik yang Sehat


commit to user

37

a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi gudang.

b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika

fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian.

f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima

dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang

tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order

pembelian.

g. Terdapat pegecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut

diproses untuk dibayar.

h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembatu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar.

i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai.


commit to user

38

j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

B. SISTEM PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR

HADI DIVISI GARMENT

1. UNIT ORGANISASI DAN BAGIAN-BAGIAN YANG TERKAIT

Unit-unit organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang

terkait dengan transaksi pembelian bahan pembantu ini antara lain:

1) Departemen Produksi

2) Seksi PPC

a. Subsi. Gudang Bahan Pembantu/Logistik

b. Bagian Pembelian

3) Seksi Akuntansi

2. DISKRIPSI TUGAS DAN WEWENANG

Dari unit organisasi dan bagian-bagian yang terkait dengan sistem

pembelian bahan pembantu di atas, memiliki tugas yang dan wewenang

yang berbeda-beda dalam sistem pembelian ini. Diskripsi tugas dan

wewenang yang dimiliki oleh setiap bagian dari organisasi terebut adalah

sebagai berikut:

1) Departemen Produksi

Dalam sistem pembelian bahan pembantu ini departemen

produksi melakukan pengajuan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk

produksi setiap harinya kepada bagian pembelian. Bahan-bahan yang


commit to user

39

diajukan oleh bagian produksi ini merupakan bahan pembantu yang

dibutuhkan untuk produksi pakaian yang akan dihasilkan setiap harinya.

2) Seksi PPC

Seksi PPC merupakan seksi persiapan produksi yang dimiliki

perusahaan.Seksi ini mempunyai dua bagian yang berkaitan dengan

sistem pembelian bahan pembantu. Bagian tersebut adalah:

a. Subsi. Gudang Bahan Pembantu/Logistik

Bagian ini bertugas untuk memberikan persetujuan dalam

pengajuan pembelian bahan pembantu yang diajukan oleh bagian

pembelian.

b. Bagian Pembelian

Bagian pembelian memiliki tanggung jawab dalam

pelaksanaan pembelian bahan pembantu secara keseluruhan.Selain

melakukan pembelian bagian pembelian juga harus mencatat

pembelian dan mengumpulkan faktur dan bukti transaksi pembelian.

3) Seksi Akuntansi

Seksi akuntansi dalam sistem pembelian bahan pembantu ini

bertugas untuk memberikan otorisasi kepada pengeluaran kas yang

diajukan oleh bagian pembelian.Selain itu seksi akuntansi juga bertugas

untuk mencatat transaksi pembelian bahan pembantu yang dilakukan ke

dalam situasi kas harian dan cash flow.

3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN


commit to user

40

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian

bahan pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai

berikut:

1) Bon Sementara

Bon sementara digunakan untuk mencatat pengajuan bahan

pembantu yang akan dibeli.

2) Nota Kas Keluar

Nota kas keluar digunakan untuk melakukan pencatatan

pengeluaran kas sementara yang digunakan untuk pembelian bahan

pembantu.

3) Surat Penyerahan Barang

Surat penyerahan barang digunakan untuk merekap nota

pembelian sesuai dengan kategori masing-masing, yaitu untuk kategori

rok dan kategori hem.Kategori rok untuk mencatat pembelian bahan

pembantu yang digunakan untuk produksi rok. Sementara itu kategori

hem untuk mencatat pembelian bahan pembantu yang digunakan untuk

produksi hem.

4) Nota Pembelian

Nota pembelian merupakan bukti transaksi pembelian bahan

pembantu yang telah dilakukan.

5) Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar ini digunakan untuk bukti pengeluaran kas

yang telah dilakukan oleh bagian akuntansi.Dalam sistem akuntansi


commit to user

41

pembelian ini bukti kas keluar berfungsi sebagai pencatatan kas keluar

yang digunakan untuk pembelian bahan pembantu yang dilakukan.

6) Situasi Kas Harian

Situasi kas harian digunakan untuk pencatatan pengeluaran dan

pemasukan kas perusahaan dengan periode harian.

4. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian bahan pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah

sebagai berikut:

1) Buku Ispidisi

Buku Ispidisi digunakan oleh perusahaan untuk melakukan

pencatatan pembelian bahan pembantu.Buku ini untuk membantu

perekapan bahan pembantu yang dibeli berdasarkan nota yang

diperoleh oleh perusahaan.

2) Laporan Aliran Kas (Cash Flow)

Cash flow merupakan laporan keuangan yang dibuat oleh

perusahaan untuk menggambarkan pergerakan kas yang dilakukan

oleh perusahaan selama periode tertentu.

5. PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU

Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

bahan pembantu yang dilaksanakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment adalah sebagai berikut:


commit to user

42

1) Departemen Produksi mengajukan permohonan bahan pembantu yang

dibutuhkan kepada bagian pembelian.

2) Bagian pembelian mencatat pengajuan dari departemen produksi ke

dalam Bon Sementara (2 lembar).

3) Bagian pembelian mengajukan permohonan pembelian bahan

pembantu dari Departemen produksi ke bagian PPC bag Gudang

Bahan Pembantu untuk mendapatkan otorisasi dan persetujuan

pembelian.

4) Gudang bahan pembantu memberikan otorisasi dalam bon sementara

yang diajukan oleh bagian pembelian.

5) Bagian pembelian mengajukan Bon Sementara kepada Seksi Akutansi

untuk mendapatkan kas yang akan digunakan untuk melakukan

pembelian bahan pembantu.

6) Seksi Akuntansi mengotorisasi Bon Sementara yang diajukan oleh

fungsi pembelian dan membuat Nota Kas Keluar (2 lembar) dengan

jumlah kas sesuai dengan jumlah yang diajukan oleh bagian

pembelian sebagai bukti pemberian kas kepada bagian pembelian.

Seksi akuntansi mendapat Bon Sementara lembar kedua yang telah

dibuat oleh bagian pembelian.

7) Bagian pembelian melakukan pembelian bahan pembantu dengan kas

yang telah diperoleh dari seksi akuntansi sesuai dengan pengajuan

yang telah dilakukan oleh departemen produksi.


commit to user

43

8) Bagian pembelian mencatat pembelian yang dilakukan berdasarkan

nota yang didapatkan ke dalam Surat Penyerahan Barang (4 lembar).

Pencatatan ke dalam Surat Penyerahan Barang ini dikategorikan

menjadi dua, yaitu kategori Rok dan kategori Hem.

9) Bagian pembelian juga mencatat pembelian ke dalam buku Ispidisi

sesuai dengan nota yang telah diterima dari hasil pembelian bahan

pembantu.

10) Bagian pembelian menandatangani Surat Penyerahan Barang yang

dibuat, dan mengajukannya ke seksi akuntansi untuk mendapatkan

otoriasi.

11) Bagian pembelian menyerahkan Surat Penyerahan Barang lembar 2 ke

Bagian Gudang Bahan Pembantu untuk diarsipkan. Lembar 1 dan 3

Surat Penyerahan Barang, serta nota pembelian diserahkan ke seksi

akuntansi. Lembar 4 diarsipkan oleh bagian pembelian.

12) Seksi akuntansi membuat bukti kas keluar sesuai dengan kategori

masing-masing, sesuai dengan nota yang diterima dari fungsi

pembelian sebagai bukti pembelian bahan pembantu.

13) Dengan dasar Nota pembelian bahan pembantu, surat penyerahan

barang, bon sementara, dan bukti kas keluar, maka seksi akuntansi

membuat buku Situasi Kas Harian (2 lembar).

14) Bukti-bukti pembelian dan buku situasi kas harian diarsipkan. Seksi

akuntansi kemudian membuat laporan berdasarkan dokumen dan

catatan yang telah diterima ke dalam cash flow harian.


commit to user

44

6. BAGAN ALIR DOKUMEN (FLOW CHART)

Bagan Alir dokumen dari sistem pembelian bahan pembantu

yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah:

Departemen Produksi

Gambar II.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Pembantu

PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

Mulai

Mengajukan permintaan

bahan pembantu

secara lisan

2


commit to user

45

Bagian Pembelian

Catatan:

SP : Surat Penerimaan Barang

BS : Bon Sementara

BSOPPC: Bon Sementara telah Otorisasi PPC

BSOPPCAk : Bon Semenrata telah otorisasi PPC dan Akuntansi

SPB : Surat Penyerahan Barang

Mencatat Pengajuan pembelian

2 BS 1

Mengajukan otorisasi

permintaan

Mengajukan otorisasi

permintaan pembelian &

permintaan kas

2 BSOPPC 1

2 BSOPPC 1

2 4

3

5

8

Mencatat pembelian

Buku Ispidisi

T

7

4

3

2

SPB 1

Melakukan transaksi

pembelian

Menerima faktur dari pemasok

6 6

Nota Kas 2 Keluar

BSOPPC AK 1

8

Faktur


commit to user

46


PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (lanjutan)

PPC bagian Gudang bahan Pembantu

Catatan: BS : Bon Sementara BSOPPC: Bon Sementara telah Otorisasi PPC SPB : Surat Penyerahan Barang



Otorisasi permintaan pembelian

2 BS 1

2 BSOPPC 1

4

3 7

Menerima Surat

Penyerahan Barang

SPB 2

T

SPB 2


commit to user

47

Seksi Akuntansi

Catatan: BSOPPC: Bon Sementara telah Otorisasi PPC BSOPPCAK: Bon Sementara telah Otorisasi PPC & Akt SPB : Surat Penyerahan Barang BKK: Bukti Kas Keluar Beserta Kas SKH : Situasi Kas Harian



5

2 BSOPPC 1

Mengumpulkan dokumen dan melakukan pencocokan

Membuat Bukti

pengeluaran kas

Membuat laporan

pengeluaran kas

Cash Flow

T

2 SKH 1

2

BKK 1

Otorisasi permintaan

pembelian dan kas

Membuat pengeluaran kas

sementara

2 BSOPPC AK 1

2 Nota 1 Kas Keluar

6

6

8

8

8 8 8 8

3 SPB 1

BSOPPC AK 2

Faktur Nota Kas 1 keluar

BSOPPCAK

Faktur

3 SPB 1

Nota Kas 1 keluar


commit to user

48

C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU PADA PT. BATIK DANAR HADI

DIVISI GARMENT

1. SISTEM PEMBELIAN

Dari penjelasan sistem pembelian PT. Batik Danar Hadi divisi

garment di atas maka dapat dilakukan perbandingan dengan teori yang

sudah ada. Pernbandingan tersebut antara lain:

1) Unit Organisasi terkait

Dari unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment, perusahaan ini hanya melibatkan 3 unit organisasi yaitu

Departement Produksi, Seksi PPC, dan Seksi Akuntansi. Seksi PPC

sendiri dibantu oleh dua bagian yaitu bagian Pembelian dan Subsi

Gudang Bahan Pembantu/Logistik.Bagian pembelian ini yang

melakukan semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh PT. Batik

Danar Hadi divisi Garment.

Menurut teori yang telah penulis jabarkan, unit organisasi yang

dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini sangat berbeda

dari teori.Perusahaan lebih memilih untuk tidak menggunakan fungsi

yang terpisah dalam melakukan pembelian bahan pembantu.Hal ini

ditunjukan dengan tidak adanya fungsi penerimaan yang dimiliki

perusahaan.Tidak adanya fungsi penerimaan dalam perusahaan ini

dikarenakan pembelian bahan pembantu yang dilakukan secara tunai,


commit to user

49

sehingga bagian pembelian yang melakukan pembelian ini langsung

membawa sendiri bahan pembantu yang dibeli.

Bagian pembelian langsung menerima nota pembelian dan

membuat pencatatan sendiri terkait dengan pembelian yang dilakukan.

2) Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment ini adalah dengan menggunakan Bon Sementara, Nota kas

keluar sementara, Surat penyerahan barang, nota pembelian dan Bukti

kas keluar.Bon Sementara dan Surat penyerahan barang dibuat oleh

bagian pembelian, sementara nota kas keluar sementara dan bukti kas

keluar dibuat oleh Seksi Akuntansi.

Berdasarkan teori yang telah penulis jabarkan di atas, dokumen

yang digunakan juga berbeda. Perbedaan seperti surat order pembelian,

surat penawaran harga, laporan penerimaan barang karena perusahaan

tidak menggunakan sistem kredit, melainkan menggunakan sistem

pembelian tunai. Dengan menggunakan dokumen-dokumen seperti Bon

Sementara, Nota kas keluar sementara, Surat penyerahan barang, nota

pembelian dan Bukti kas keluar sudah sangat mewakili setiap prosedur

yang dijalankan oleh perusahaan tersebut. Dokumen ini selalu dibuat

dalam sistem pembelian yang perusahaan lakukan, sehingga apabila ada

dokumen yang tidak dibuat maka sistem tersebut tidak dapat berjalan.


commit to user

50

3) Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment adalah Buku Ispidisi, Buku Situasi Kas Harian, dan

Laporan Arus Kas (Cash Flow). Buku Ispidisi dibuat oleh bagian

pembelian, sementara buku situasi kas harian dan laporan cash flow

dibuat oleh seksi akuntansi.

Catatan akuntansi yang dibuat oleh PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment ini memiliki beberapa perbedaan dengan yang ada

dalam teori. Dalam teori disebutkan catatan yang digunakan dalam

sistem pembelian antara lain buku register kas, jurnal pembelian, kartu

utang, dan kartu persediaan. Perbedaan ini juga dikarenakan selain

sistem pembelian secara tunai yang dijalankan perusahaan juga karena

pembelian yang dilakukan perusahaan bukan merupakan pembelian

bahan baku. Meskipun demikian perusahaan tidak melakukan

pencatatan dalam jurnal, melainkan melakukan pencatatan langsung

dalam situasi kas harian dan cash flow harian.

Dalam teori disebutkan bahwa pembelian dicatat dalam kartu

persediaan, namun dalam prakteknya PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment tidak melakukan pencatatan dalam kartu persediaan. Hal ini

dikarenakan perusahaan tidak melakukan pembelian bahan baku

melainkan melakukan pembelian bahan pembantu. Pencatatan tetap

perusahaan lakukan, tidak dengan kartu persediaan melainkan

menggunakan buku ekspidisi. Buku ini mempunyai fungsi yang sama


commit to user

51

dengan kartu persediaan yaitu mencatat bahan yang diterima oleh

perusahaan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa meskipun berbeda

dengan teori yang telah ada, namun catatan akuntansi yang digunakan

oleh PT. Batik Danar Hadi ini sudah sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

2. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN INTERN

1) Struktur Organisasi

Dalam teori struktur organisasi menunjukan rerangka

pembagian tanggung jawab yang diberikan perusahaan. Prinsip yang

mendasari pembagian tanggun jawab fungsional tersebut menurut teori

adalah pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi

akuntansi, serta suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari

awal sampai sampai akhir.

Dari pelaksanaan sistem pembelian yang dilakukan oleh PT.

Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut dapat dilihat bahwa prinsip

yang pertama yaitu pemisahan fungsi operasi dan penerimaan dengan

fungsi akuntansi sudah dilaksanakan sesuai dengan yang dikemukakan

dalam teori. Pembelian dilakukan oleh fungsi pembelian sedangkan

fungsi akuntansi hanya bertugas mencatat transaksi yang terjadi

berdasarkan bukti-bukti yang diterima dari fungsi pembelian.

Fungsi pembelian melaksanakan sistem pembelian bahan

pembantu dari awal hingga akhir hampir secara keseluruhan. Hal ini


commit to user

52

bertentangan dengan prinsip yang kedua yang menyatakan bahwa suatu

fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai

akhir. Dapat dilihat dalam sistem yang dijalankan oleh perusahaan

bahwa pembelian dan pencatatan barang yang diterima semua

dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pembelian. Hal ini

menunjukan ketidak sesuaian antara teori yang ada dengan praktik yang

dilaksanakan.

2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Adanya pembagian wewenang dalam struktur organisasi untuk

otorisasi akan melancarkan terjadinya transaksi. Media untuk otorisasi

tersebut adalah dokumen. Dengan adanya otorisasi pada dokumen maka

pembukuan yang dilakukan menjadi lebih terpercaya.

Dalam transaksi pembelian bahan pembantu yang dilakukan

PT. Batik Danar hadi divisi garment telah ada pembagian wewenang

untuk melakukan otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang

digunakan. Otorisasi dokumen tersebut antara lain adalah otorisasi

terhadap pengajuan yang dilakukan oleh bagian pembelian kepada

Subsi. Bagian Gudang Bahan Pembantu/Logistik. Otorisasi ini

dilakukan dengan media Bon Sementara yang dibuat oleh bagian

pembelian.

Selain otorisasi pengajuan pembelian bahan tersebut, juga

terdapat otorisasi lain hubungannya dengan pembelian bahan pembantu.

Otorisasi terhadap permintaan kas yang diajukan oleh bagian


commit to user

53

pembeliandalam bon sementara diotorisasi oleh seksi akuntansi. Setelah

terjadinya transaksi pembelian seksi akuntansi kembali mengotorisasi

buku ispidisi dan nota pembelian, serta bukti-bukti pembelian lainnya.

Dari pembagian wewenang untuk otorisasi tersebut perusahaan

sudah menjalankan pengendalian intern terhadap sistem otorisasi

dokumen dan prosedur pencatatan seperti yang telah diuraikan dalam

teori.

3) Praktik yang Sehat

Dengan adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem

wewenang dan tanggung jawab fungsional maka sistem yang disusun

oleh perusahaan akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perlu

diadakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat tersebut.

Cara yang telah ditempuh oleh PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment yang telah sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori

adalah: Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh pemakainya. Dokumen ini adalah bon

sementara, surat penyerahan barang dan bukti kas keluar. Semua

formulir/dokumen tersebut menggunakan nomor urut cetak.


commit to user

54

BAB III

TEMUAN

Dari evaluasi yang telah penulis lakukan di atas, maka dapat di temukan

beberapa perbedaan antara teori yang ada dengan sistem yang dijalankan oleh PT.

Batik Danar Hadi divisi Garment. Perbedaan tersebut penulis temukan sebagai

suatu kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut penulis

golongkan berdasarkan dengan evaluasi yang telah penulis lakukan dan

berdasarkan teori yang telah ada.

A. KELEBIHAN

Dari evaluasi sistem pembelian bahan pembantu yang telah penulis

lakukan di atas, kelebihan yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi

Garment dalam menjalankan sistemnya dibandingkan dengan teori yang

sudah ada dan menurut penulis adalah:

1. Penggunaan dokumen dalam setiap pengajuan menunjukan bahwa adanya

pertanggungjawaban yang dilakukan terhadap setiap prosedur yang

dijalankan.

2. Penggunaan dokumen bernomor urut cetak menunjukan adanya praktik

yang sehat yang diterapkan oleh perusahaan dalam hal penggunaan

dokumen.


commit to user

55

3. Pembelian bahan pembantu yang dilakukan harus diotorisasi oleh Subsi.

Gudang Bahan Pembantu/Logistik dan seksi akuntansi. Hal ini

menunjukan adanya pembagian wewenang dan pembagian tanggung

jawab fungsional yang baik oleh perusahaan, sehingga pembelian yang

dilakukan oleh bagian pembelian dapat sesuai dengan kebutuhan. Selain

itu otorisasi terhadap dokumen juga menunjukan bahwa dokumen sebagai

sumber pencatatan pada situasi kas harian dapat terpercaya kebenarannya.

B. KELEMAHAN

Selain kelebihan yang dimiliki oleh sistem yang diterapkan PT.

Batik Danar Hadi divisi Garment perusahaan juga memiliki kelemahan-

kelemahan dalam menjalankan sistemnya. Kelemahan-kelemahan yang dapat

penulis temukan dalam sistem yang telah dijalankan oleh perusahaan

dibandingkan dengan teori yang sudah ada dan menurut penulis adalah:

1. Tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi

penerimaan. Penerimaan nota pembelian/bukti pembelian juga langsung

oleh bagian pembelian yang melakukan pembelian. Dalam hal ini bisa saja

terjadi hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan seperti ketidak cocokan

antara jumlah barang dengan yang barang yang diminta, penyalahgunaan

nota, dan sebagainya. Hal ini dapat terjadi karena tidak adanya pemisahaan

fungsi antara bagian pembelian dengan penerimaan barang.

2. Sistem pembelian yang dilakukan perusahaan dilaksanakan oleh bagian

pembelian saja. Tidak ada pembagian tanggungjawab fungsional dalam


commit to user

56

melaksanakan sistem secara jelas. Bagian pembelian melaksanakan hampir

semua sistem yang dijalankan, mulai dari pembuatan beberapa dokumen,

pengajuan otorisasi, pembelian bahan pembantu, pembayaran pembelian,

penerimaan pembelian, sampai dengan pencatatan pembelian.

3. Pengajuan bahan pembantu yang dilakukan oleh bagian produksi tidak

menggunakan dokumen, sehingga tidak ada bukti nyata secara tertulis

dalam pengajuan pembelian bahan pembantu dari departemen produksi ke

bagian pembelian.

4. Tidak ada pencatatan dokumen ke dalam jurnal, pembuatan catatan harian

langsung dilakukan dalam bentuk situasi kas harian dan cash flow. Hal ini

selain tidak sesuai dengan teori yang ada juga mengakibatkan sumber

pencatatan cash flow menjadi kurang dapat terpercaya meskipun sudah ada

situasi cash harian sebagai sumber pencatatan. Namun apabila dilakukan

pencatatan dalam jurnal maka pembelian dari periode-peridoe sebelumnya

dapat ditelusur dengan lebih mudah dan dapat menjadi bahan

pertimbangan bagi manajemen dalam melakukan kebijakan dan

pengendalian intern perusahaan kedepannya.

5. Praktik yang sehat yang dijalankan oleh perusahaan hanya penggunaan

dokumen bernomor urut tercetak, sementara unsur praktik yang sehat

lainnya masih belum dilaksanakan.


commit to user

57

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari temuan pada bab III di atas, maka dapat diambil kesimpulan

sebagai berikut:

1. PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah perusahaan yang bergerak

dibidang jasa jahit. Pembelian yang dilakukan perusahaan adalah

pembelian bahan pembantu. Perusahaan tidak melakukan pembelian bahan

baku, hal ini dikarenakan bahan baku yang digunakan sebagai bahan

utama didapat dari PT. Batik Danar Hadi yang merupakan perusahaan

pusat. Perusahaan melakukan pembelian bahan pembantu dengan sistem

tunai. Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian perusahaan ini adalah

departemen produksi, bagian pembelian, Subsi. Gudang bahan pembantu,

dan seksi akuntansi. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan oleh

perusahaan antara lain adalah bon sementara, nota kas keluar, nota

pembelian, surat penyerahan barang, bukti kas keluar, buku ispidisi, situasi

kas harian, dan cash flow. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan

oleh perusahaan berbeda dengan dokumen dan catatan akuntansi yang

diuraikan dalam teori. Hal ini dikarenakan salah satunya karena sistem

pembelian yang dilakukan perusahaan adalah menggunakan sistem tunai.

Pembelian langsung dilakukan oleh bagian pembelian sendiri. Bagian

pembelian melakukan pengajuan kepada seksi akuntansi untuk


commit to user

58

mendapatkan kas dan digunakan untuk melakukan pembelian bahan

pembantu. Semua dokumen menjadi sumber pencatatan bagian pembelian

ke dalam buku ispidisi. Setelah melakukan pencatatan pembelian yang

dilakukan, bagian pembelian menyerahkan bukti transaksi ke seksi

akuntansi. Seksi akuntansi selanjutnya membuat situasi kas harian dan

cash flow sebagai bentuk pertanggung jawaban dan laporan kegiatan

pembelian yang dilakukan perusahaan dalam satu hari. Sistem tersebut

berbeda dengan yang terdapat dalam teori. Meskipun dengan sistem tunai

tapi perusahaan tidak memisahkan fungsi pembelian dengan fungsi

penerimaan. Bagian pembelian melakukan pembelian dan langsung

menerima barang yang dibelinya. Sementara dari seksi akuntansi juga

berbeda dengan yang diuraikan dalam teori. Dalam praktiknya perusahaan

tidak melakukan pencatatan transaksi dalam jurnal seperti yang ada dalam

teori. Dari penjelasan tersebut dapat penulis simpulkan bahwa sistem

pembelian bahan pembantu yang dijalankan oleh PT. Batik Danar Hadi

divisi Garment dengan sistem pembelian yang dijabarkan dalam teori

memiliki perbedaan.

2. Dari hasil pengamatan dan perbandingan yang penulis lakukan dengan

teori yang ada, PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dalam menjalankan

sistem pembelian bahan baku ini mempunyai berberapa kelebihan dan

kelemahan. Kelebihan sistem yang dijalankan oleh perusahaan ini antara

lain adalah penggunaan dokumen dalam setiap pengajuan yang dilakukan,

penggunaan dokumen bernomor urut tercetak, dan adanya otorisasi dari


commit to user

59

setiap unit yang terkait dengan pembelian bahan pembantu. Sedangkan

kelemahan-kelemahan dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan

antara lain tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan

fungsi pembelian, sistem pembelian hampir semuanya dilaksanakan oleh

satu bagian yaitu bagian pembelian, tidak ada dokumen atau bukti tertulis

yang digunakan saat pengajuan bahan pembantu oleh departemen

produksi, serta tidak adanya pencatatan transaksi ke dalam jurnal.

B. SARAN

Setelah penulis melakukan evaluasi terhadap sistem pembelian

bahan pembantu PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, dan menemukan

kelemahan serta kelebihan dari sistem pembelian bahan pembantu perusahaan

tersebut, maka penulis memberikan saran:

1. Menambah fungsi penerimaan untuk memisahkan fungsi pembelian

dengan fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar ada pengendalian

antara barang yang dibeli dengan barang yang diterima, dan agar ada

control barang yang dibeli. Dengan adanya pemisahan fungsi ini maka

akan terjadi pengendalian intern yang lebih baik lagi. Selain itu hal ini

dapat menghilangkan salah satu kekurangan perusahaan dalam unsur

pengendalian intern, yaitu memisahkan fungsi penerimaan dan fungsi

pembelian.

2. Perbaikan dalam sistem pembelian dengan melakukan pesanan dan

pembelian secara kredit untuk bahan pembantu yang bersifat besar.


commit to user

60

Pembelian kredit juga digunakan untuk bahan pembantu yang sifatnya

digunakan secara terus menerus. Hal ini dimaksudkan untuk lebih

menghemat tenaga dan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Dengan

pembelian kredit dalam jumlah yang cukup besar maka perusahaan tidak

perlu lagi membeli barang tersebut setiap harinya, karena perusahaan

memiliki stok barang tersebut dalam gudang.

3. Melakukan pencatatan ke dalam jurnal. Pencatatan ini dimaksudkan agar

perusahaan dapat menelususr kembali pembelian bahan pembantu yang

dilakukan dengan lebih mudah. Pembuatan jurnal ini juga akan

mempermudah perusahaan dalam control pembelian yang dilakukan

bagian pembelian dan sebagai sumber informasi bagi perusahaan untuk

mengambil keputusan tentang kebijakan perusahaan yang berkaitan

dengan pembelian bahan pembantu dimasa yang akan dating.

4. Perusahaan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang dibeli oleh

bagian pembelian. Selain itu perusahaan juga perlu meningkatkan control

terhadap pembelian yang dilakukan. Pengecekan yang dilakukan misalnya

dalam hal harga, faktur/nota, kuantitas barang, kualitas barang, dan

sebagainya. Hal ini agar dapat meningkatkan praktik yang sehat dalam

pelaksanaan transaksi pembelian bahan pembantu yang dilakukan oleh

perusahaan.

evaluasi sistem pengendalian intern pembelian … fileand receiving, taking notes in a journal, to...

Documents