Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

1

IT-Strategimodel

Business context

Business success

Business capabilities

IT contribution

Executive summary

Risks and issues

Detailed appendicies

IT principles

IT-governance

IT financial mgmt.

IT-services

Enterprise architecture

People

Metrics Sourcing

Demand Control Supply

”Hvordan vil vi

opnå succes ?”

”Hvordan vil vi sikre

beslutninger og

adfærd ?”

”Hvordan vil vi

udvikle IT-ydelser og

leveringsevne ?”

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

2

IT-strategi som dynamisk værktøj

Tilsigtetstrategi

Strategisk beslutning

Urealiseret

strategi

Urealiseret

strategi

Realiseret strategi

Ideer

Org

. filter

Tekn

. filter

› Flerårige handlingsplaner holder sjældent.

› Vi skal arbejde med kort tidshorisont og hyppige justeringer / evalueringer

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

3

Behovssøjlen

Business context

Business success

Business capabilities

IT contribution

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

4

Aktuel kontekst

› Aarhus Universitet er en organisation i vækst.

› Vi har en ambitiøs forretningsstrategi med en vision om at tilhøre eliten blandt

universiteter

› Udviklingen skal ske på et solidt etisk grundlag, baseret på de europæiske

universiteters magna charta om frihed og uafhængighed

› Universitetet er en selvejende statslig institution og er som sådan underlagt en

række nationale myndighedskrav.

› Universitetets aktiviteter er i stigende grad baseret på internationale projekter med

tilhørende krav om detailrapportering og –styring.

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

5

Forretningsmæssigt fokus for IT

› Afsæt i Universitetsstrategien. IT skal bidrage med understøttelse af kerneaktiviteter› Fremragende forskning

› Talentudvikling

› Rådgivning og videndeling

› Uddannelser i verdensklasse

› IT skal desuden bidrage med understøttelse af › Effektiv støtte og service

› Fysisk infrastruktur af høj kvalitet

› Fra brugerstyret IT-udvikling til forretningsdrevet IT-udvikling› Med ”forretningsdrevet” menes baseret på ledelsesmæssige prioriteringer af, hvad der tjener AU’s

kerneaktiviteter bedst. Ikke i ordets kommercielle betydning

› Ikke drevet af teknologiske muligheder

› Ikke drevet af slutbrugernes ønsker om ”nice to have” (men udviklet i dialog med dem)

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

6

Organisatorisk modenhed i forhold til at anvende IT til forretningsudvikling

› IT på Universitetet kommer fra et klassisk IT-teknisk fokus og en stærkt decentral

beslutningskultur. Organisationen har haft meget svært ved at prioritere

tværgående projekter på IT området.

› Der har traditionelt ikke eksisteret nogen klar rollefordeling mellem forretnings-

organisationen og IT-afdelingen. Udvikling har være brugerstyret frem for

forretningsdrevet.

› Der er iværksat en række tiltag til at gøre IT på AU forretningsstyret. Der er principiel

enighed, men organisationen skal se resultater for at have tillid til principperne

› De administrative forretningsgange er - malet med den brede pensel – ganske

manuelt baseret og præget af dobbeltarbejde. Der er potentiale for øget

digitalisering, men begrænset tradition for at høste rationaliseringseffekterne af

digitalisering gennem omlægning af gamle arbejdsprocesser

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

7

Organisatorisk modenhed i forhold til at anvende IT til forretningsudvikling (fortsat)

› Fælles IT-infrastruktur er under etablering, men den nødvendige harmonisering af

den fælles IT-platform til de tværgående administrative processer (budget- og

økonomi, studieadministration, HR og bygningsadministration) er ikke gennemført –

forventes afsluttet igennem perioden fra medio 2010 til ultimo 2011.

› Drift og service”vinduet” svarer til ”normal kontortid”. Der er et stigende ønske fra

forretningssiden om udvidet drift og support af visse services (mail, web,

remoteadgang og en række tekniske overvågninger), men ingen tradition for at

afsætte ressourcer til vagtordninger og lignende tiltag, der peger i retning af ”24:7-

drift”

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

8

IT-teknisk og systemmæssig modenhed› IT-teknisk infrastruktur (netværk, identitets og rettighedsstyring m.v.).

› Forandringsprojektets IT-spor igangsatte radikale ændringer, bl.a. ”transparent produktionsnet”

› Langvarig proces for hovedområderne at tilkoble deres netværk til nyt fælles fysisk net› System til identitetsstyring leveres februar 2010› Langvarig proces for hovedområderne at tilkoble deres brugerstyringsprocesser til ny

fælles løsning

› Drift af økonomibærende administrative applikationer relativt umoden› Funktionsadskillelse mellem drift og udvikling igangsat› Anvendelse af såkaldte ”Change Management-procedurer” for alle ændringer i

produktionsmiljøer igangsat› Dokumentation af produktionsløsninger igangsat› Lavt niveau for IT-sikkerhed

› Uhensigtsmæssig IT-arkitektur› Monolitisk model frem for modulær model› Delfi, PØS, selvbetjening, bygningsregister, enhedsregister og gammelt økonomisystem

sammenfiltret i stort ”edderkoppespind”. › Dekomponering og nedlukning af uaktuelle systemer en meget stor opgave› Implementering af integrationsplatform nødvendig og stor opgave

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

9

Figur 1: Systemlandskabet

Navision

3.60 Fælles

Navision

3.60 DJF

Navision

4.00 DMU

ARS DJF

Økonomi

SLS - løn

ARS DMU

PØS

8000c

UPS

ASB

UPS

DPU

HR

Scanjour

8000c

Scanjour

ASB

Captia

DJF

Dokument

styring

Captia DMU

CPR-register

SU

KOT

DK stat

Pure

8000c

Pure ASB

Forsknings

registrering

Pure DJF

Pure DPU

AULA

8000c

CampusNet

ASB

E-learning

Blackboard

DPU m.fl.FirstClass

Hum

Fælles AU

Statsbib.

ASB

Biblioteks

systemer

DPU

Fælles

Exchange

E-mail

Oracle

NAT/SAM

FirstClass

Hum

Exchange

DJF

Exchange

DMU

Exchange

DPU

Exchange

SUN

Exchange

ASBAU-EDW

BI værktøjer

DJF

System

DMU

System

Integrationsplatform

IDM hovedsystem

Identity

Management

Ledelsesinfo

Captia

DPU

Systemplatform, administrativ IT på AU

Lokal

brugerstyringPure HIH

AU Hovedsite

CMS

Decentrale

sites

Datamart

Targit

Fællesdrev

Fil servere

Delfi

8000c+DPU

Stads

ASB

Studie

administration

Stads

HIH

FUA UVA

CC

Studentmail

post.audk

Tids

registrering

Aarhus Universitet

2009.12.01

Rev. 1.05 / FB

Bygningsregister

lokalestyring

Syllabus

ASB m.fl.

filerDecentrale

systemer

Bygnings

register

AU - NET

Tlf PDAPrint & kopi

Brugere

WiFi

Foto

Word

Excel

Powerpoint

Outlook

m.fl.Citrix

PC/OS udrulning

System

Management

Asset management

8000c intranet

Intranet

Sharepoint-services

Søgemaskine

ASB

intra

DPU

intra

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

10

Figur 2: Modenhed, 1 trin af gangen

3

2

Best practiceStandardiseretHarmoniseretFragmenteret

Ø-drift netværk / infrastruktur

1

Ø-drift, brugeradministrationØ-drift, applikationerOverholdelse af DS484Fælles services på tværsCost effektiv drift

4

Modenhedstrappe for IT-driftsområdet, status primo 2010

Fælles drift af infrastruktur

Fælles brugeradministration

Fælles drift af økonomibærende applikationer

Fælles IT-indkøb

Ensartet drift af faglige applikationer

Proaktiv drift af infrastruktur

Udvikling styret af forretningen

Fælles drift videndelingssystemer

Procesdrevne forretningsgange (ITIL)

Fælles standarder

Service Level Agreements

IT-arkitektur strategi

Fælles drift studieunderstøttende systemer

= Realiseret= Planlagt / muligt indenfor 1 år= Ikke realiserbart pt.

IT-understøttelse af alle administrative processer

Fælles teknologiplatforme

Single Point of Contact support

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

11

IT’s bidrag, 5 fokusområder

› Levere basal IT-drift som ”vand ud af hanen”.› Kosteffektiv platform, der evner at opfange og supportere medarbejdernes behov, f.eks. i forhold til

eksternt samarbejde og mobilitet – også internationalt

› Facilitere tilrettelæggelse af undervisningen› Fx. ved at tilbyde velfungerende studenterportaler, selvbetjeningsløsninger, e-læringsværktøjer m.v.

› Tilbyde at afløfte VIP’ernes daglige administrative opgaver› Værktøjer, der forenkler og automatiserer administration indenfor forskning og formidling. Fx videomøder

fra PC’en eller forenklet udførelse af censur og bedømmelse eller mere brugervenlig PURE

› Løfte kvaliteten i sagsbehandling / myndighedsopgaver generelt› Understøtte en sammenhængende og effektiv administration med digitaliserede og sikre workflows,

› Fokus på datakvalitet og sikkerhed, herunder persondatalovgivning

› Understøtte AU’s branding og image, herunder styrke fusionsidentiteten› Møde kunderne, der hvor de er - på hjemmesiden. Transparens og videndeling på intranet

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

12

Styringssøjlen

IT principles

IT-governance

IT financial mgmt.

Metrics

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

13

IT-principper› IT skal skabe værdi for forretningens primære processer ved at digitalisere

standardiserbare end-to-end forretningsprocesser

› Model for screening og vurdering af nye projektforslag tages i anvendelse

› Digitalisering af processer forudsætter, at processerne er harmoniserede / ensartede

› Værdiskabelsen øges, hvis processer tænkes fra start til slut uanset, hvor i organisationen de løses

› Digitalisering med færrest mulige systemer› Præference for standardsystemer. Hvis der ikke findes standardsystemer foretrække universitetsfælles

løsninger. Hvis dette ikke findes, kan der laves egenudvikling – se evt. bilag om kendetegn ved

standardsystemer

› Systemplatform med 4-5 administrative hovedsystemer fra et begrænset antal hovedleverandører og

AU-intern integrationsplatform

› Vælges efter”best of breed” (bedst til aktuelle opgave) – ikke nogen ambition om ”best of suite” (samlet løsning til alle opgaver, fx som i systemet SAP)

› Hovedopgaven for intern udviklingsafdeling er integration mellem standardkomponenter

› Forretningsdreven transformation› Behov for skarp prioritering mellem ”nice to have” og ”need to have” som primært en ledelsesopgave.

Ikke primært en brugeropgave.

› Harmonisering af heterogene systemer vil i en overgangsfase medføre reduceret service for enkelte

brugere /områder.

› Ibrugtagning kan ske asynkront.

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

14

IT-principper (fortsat)

› IT skal bidrage til at effektivisere og rationalisere samt skabe serviceforbedringer i AU’s administrative støtteprocesser

› Standardisering, harmonisering, business cases, projektstyring

› Effektiv drift og support er ikke ”rocket science”. Lær af, hvordan andre organisationer har

skabt resultater.

› Teknologivalg v. standardsystemer.› Sondring mellem producent og implementeringspartner

› Producent: Krav om stor markedsandel indenfor sektoren og ”langtidsholdbarhed”

› Implementeringspartner: Skal kunne udskiftes. Krav om overholdelse af standarder og dokumentation.

› Kommercielt produkt eller open source-produkt.

› Vælges pr. projekt

› Fokus på ”Total Cost of Ownership” (TCO), Hvad koster det at anskaffe og holde løsning i stabil og

sikker drift over hele levetiden

› ”Service level agreements” og ydelseskataloger til styring og forventningsafstemning indenfor drift og support.

› Oppetid, fejlretningstid, åbningstid i support m.v.

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

15

Bilag: Kendetegn ved standardsystemer

› Med et standardsystem køber organisationen en langtidsholdsbar understøttelse

af forretningskritiske processer – og begrænser valgfriheden i forhold til at

tilrettelægge arbejdsgangene og afprøve nye strukturer.

› Et standardsystem er bl.a. kendetegnet ved, at det er:› Udviklet af ekstern leverandør med solidt domænekendskab

› Normalt fra en større, markedsledende leverandør med god likviditet

› Leverandøren er forpligtet til at modernisere systemet løbende (nye myndighedskrav + ny teknologi)

› Der findes et solidt marked, hvor mange kunder til sammen sikrer ressourcer til videreudvikling

› Kunden kan vælge forskellige varianter af arbejdsprocesser gennem konfigurering, men ikke udvikle

egne varianter eller ændre datamodeller

› Systemet er forberedt til integration med andre systemer gennem åbne standarder

› Specialudvikling til systemet skal normalt begrænses, så man ikke ”falder af” leverandørens road map

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

16

IT-styring og -governance

› IT-forum foreslås etableret med indstillingsret til rektorat.

› Universitetsdirektør som formand, 5-6 medlemmer med indsigt i såvel IT som

forretningsledelse og som har et tværgående fokus. Gerne 1-2 VIP’er. Studerende

repræsenteret indirekte via fx fokusgrupper

Input

rettigheder

Beslutnings-

kompetence

Input

rettigheder

Beslutnings-

kompetence

Input

rettigheder

Beslutnings-

kompetence

Input

rettigheder

Beslutnings-

kompetence

Input

rettigheder

Beslutnings-

kompetence

Rektorat

Fælles IT

Institutledere /

H.O. ledere

Admin. chefer +

FALK-kreds

IT-forum (nyt)

Brugere

Investering og

prioriteringIT-principper Infrastruktur Arkitektur

Forretningens

applikations behov

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

17

Styring og allokering af IT-budgetter

› Større tværgående systemanskaffelser sker igennem fælles IT-projekter med

eget budget, forslag til beløbsgrænse: >300.000 kr

› Mindre, lokale systemanskaffelser finansieres decentralt . AU-IT inddrages i

teknologivurdering

› For alle væsentlige applikationer udnævnes systemejer / dataejer. › Budget til licensvedligeholdelse, service og support hos systemejer

› Budget til drift kan ligge lokalt eller i AU- IT

› Budget til drift af fælles infrastruktur hos AU-IT.

› Undervejs i harmoniseringsprocesserne kan der forekomme undtagelser !

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

18

Kort om systemejerbegreb› Systemejer s opgaver:

› Sikre finansiering af anskaffelse og vedligeholdelse af system og licenser

› Godkende og prioritere versionsopgraderinger og systeminterne udviklingsopgaver

› Sikre indholdsmæssige support (superbrugere)

› Varetage opgaver i årshjul for IT-sikkerhed (dataklassifikation, risikoanalyse, beredskabsplan)

› Nedenstående skema illustrerer foreslået detaljeringsgrad

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

19

Projekt- og programstyring

› Principperne for styring og gennemførelse af AU’s fælles IT-projekter hviler på erfaringerne fra Det Administrative Forandringsprojekt.

› I praksis er projektmodellen en reduceret udgave af Prince2-modellen,

› Beslutningsgrundlag baseret på business cases

› Projektinitieringsdokumenter som startgrundlag

› Organisering med projektejer, styregruppe og projektgruppe(r)

› Projekt- og aktivitetsplaner, der synliggør faste milepæle / deadlines

› Implementering gennem risiko- og afvigelsesstyring

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

20

Figur 3: Porteføljestyring af IT-opgaver

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

21

Figur 4: AU-IT projektmodel

BeslutFormuler

overordnede

krav til IT-støtte

Undersøg

markedet

Opstil business

case

VælgAnskaffelsesforretning

Implementering Standard

Egenudvikling

Projektetablering

Drift

og

Vedl.

Integrations

projekt

Projektledelse og risikostyring

Definer overordnede mål for

(harmoniserede) to-be processer

AU udviklingsprojekt

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

22

Figur 5: Rollefordeling i typisk IT-projekt

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

23

Effektmålinger på udvalgte områder

› Forretningsdrevet IT betyder løbende dialog om ydelsernes kvalitet og effektivitet

› Ydelseskataloger, der beskriver de services og ydelser, der leveres

› Service Level Agreements, der beskriver den kvalitet, ydelserne leveres i.

› Organisationen er uerfaren med effektmålinger. To indikatorer anvendes i starten

› Brugertilfredshedsmålinger. Fx af tilfredsheden med AU-IT’s brugersupport

› Service Level rapportering (oppetid m.v.). Månedlige eller kvartalsvise statistikker, der

fortæller om oppetid og fejlretningstider for de store IT-systemer

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

24

Leverancesøjlen

IT-services

Enterprise architecture

People

Sourcing

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

25

Mål-arkitektur: SOA

› SOA = Service Orienteret Arkitektur

› En heterogen samling af løst koblede systemer › Standardsystemer – når der findes egnede på markedet

› Egenudviklede – til specifikke strategiske AU-behov

› Både centrale fællessystemer og specifikke systemer på hovedområderne

› Systemer kobles via en integrationsplatform› Giver overblik over integrationer (i dag er der fx 84 punkt til punkt integrationer med Delfi som den ene part).

› Støtter driftsovervågning

› Integrationsplatformen skal gennem anvendelse af en fælles koncern datamodel

bygge bro mellem de forskellige systemers begreber

› Mål-arkitekturen realiseres trinvist og forretningsdrevet

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

26

Mål for Infrastruktur

› Når vi ønsker (og er forpligtet til):› Basal IT-drift som ”vand ud af hanen”

› Maksimal automatisering og effektivisering af grundlæggende IT-drift

› Overholde kravene indenfor IT-sikkerhedsområdet

› At kunne stille efterspurgte services til rådighed for forskning og undervisning

› At imødekomme forventning af en ”grøn profil”, herunder energibesparelser

› Kræver det en infrastruktur, der er› Skalerbar og fleksibel

› Har høj oppetid og kan serviceres hurtigt

› Anvender standardiserede grænseflader og protokoller

› Kan håndtere stærkt stigende datamængder

› I stand til at adskille produktionsmiljøer og eksperimentelle / forskningsbaserede miljøer på

samme fysiske infrastruktur

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

27

Mål for Infrastruktur (fortsat)

› .. og som anskaffes og implementeres efter en række principper:

› Anvendelse af markedsledende og velafprøvede teknologier til produktionsmiljøer

› Udbredt anvendelse af virtualiseringsteknologier indenfor serverdrift

› Modulært baseret hardware til bl.a. netværk, storage og backup

› Valg af et mindre antal strategiske hardwareleverandører – men mere end én

› Beskyttelse af allerede afholdte investeringer

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

28

IT driftsydelser› Administrativ IT er mere end Navision, Delfi og PØS og netværk.

› Snitflade mellem administrativ og faglig IT lægges på det ”smalleste” sted

Fælles IT I spil Faglig IT

Infrastruktur

- Netværk & telefoni

- Identitetsstyring

- Integrationsplatform

- Licensaftaler

Økonomibærende syst.

- Navision, HR, Stads m.fl.

Fælles CMS

Kontorløsning (HUM , ADM)

- Standard PC m. Office

- Mail og kalendersystem

- Fil & print

Faglig IT for HUM

Forskningsnær IT

IT I laboratorier

Projekter med IT-indhold

Fælles fysiske datacentre

Kontorløsning øvrige H.O

Fælles admin. applikationer

- Intranet

- ESDH

- Learning Management

AU standard PC

Fælles backup & arkivering

Indkøb

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

29

Fra flere decentrale løsninger til fælles løsning

› Der vil findes både valgfrie og obligatoriske systemer.

› Valgfrie løsninger – fx drift i fysiske datacentre› AU’s fælles IT-afdeling opbygger skalerbare løsninger, der kan varetage fælles

driftsopgaver

› Hovedområderne kan, hvor det er økonomisk eller kompetencemæssigt fordelagtigt vælge

at ”flytte ind”.

› Obligatoriske systemer, fx administrative hovedsystemer.› Projektforløb omkring fx nyt HR-system eller STADS-studieadministrativt system sikre, at alle

væsentlige og blivende krav fra forretningen er implementeret i løsningen

› Implementering sker typisk gradvist, fx med ét hovedområde ad gangen.

› I migreringsfasen opretholdes ”sikker drift” af de eksisterende systemer.

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

30

IT supportydelser

› ”Single Point of Contact” som pejlemærke for teknisk hjælp

› Fælles telefonnummer, fælles sagsstyringssystem

› Spredt geografi, fysisk nærhed er væsentlig

› Fælles ledelse og retningslinier

› Systemejer har ansvar for indholdsmæssig / faglig support.

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

31

Organisering og kompetencer

› Gradvis etablering af koncernfælles IT-afdeling, efterhånden som

systemharmonisering skrider fremad

› Ansvar for løsning af driftsopgaver placeres entydigt, udførelse kan distribueres

internt og/eller eksternt

› Robust organisationsmodel – med geografisk tolerance› Medarbejdere i fælles IT-organisation på flere lokationer.

› Kompetenceniveau› Support: Højt serviceniveau, allround faglighed› Drift: Højt fagligt niveau, spidskomptence tilkøbes efter behov. › Udvikling: Højt fagligt niveau, spidskompetencer tilkøbes efter behov› Projektledelse / konsulenter: Højt fagligt niveau, Spidsbelastningskapacitet tilkøbes

› Skift i IT-organisationens kultur› Fra forskningsinspireret, eksperimentel driftskultur med ”quickfixes” til kultur præget af

standardiserede processer og planlagte. gennemtestede ændringer, Fra ”firefighters” til ”piloter”

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

32

Sourcing af IT-drift

› Præference for egen drift af systemer med bred brugerkreds – og hvor

kendskabet til forskningskulturen har betydning.› Behov for datacenterkonsolidering som ”værksted” for egen drift – drevet af sikkerhedshensyn,

økonomi og ”grøn it”

› AU-IT har kontraktmæssigt ansvar for drift af fælles administrative systemer› Interne kompetencecentre kan varetage drift af dele af platformen for hele AU, fx CMS hos

Naurvidenskab eller ESDH hos Jordbrugsvidenskab

› Partiel outsourcing / midlertidig outsourcing› Systemer uden kompliceret integration kan med fordel driftes eksternt

› Systemer, hvor AU ikke har tilstrækkelig kompetence kan driftes eksternt i interimperiode-

Marts 2010

AARHUS

UNIVERSITET

33

Principbeslutninger i Universitetsledelsen

› IT området er forretningsstyret. Ikke brugerdrevet eller teknologidrevet

› Standardsystemer foretrækkes, processerne de understøttes tænkes end-to-end,

uanset organisatoriske enheder

› Styringsmodel med IT-forum, der prioriterer større tværgående projekter

› Systemlandskabet skal forenkles. Harmoniseres og standardiseres

› Respekt for, at ting tager tid.