expenses report template.xls

SETTLEMENT EXPENSES REPORT

JOB TITLEDEPARTMENTNAME SHOOT LOCATIONReport Periode

R----> Rent B--->Buy

CASH INBILL NUMBER DATE

# 1 06/05/13# 2 07/05/13

CASH OUTBILL NUMBER DATE

1 06/05/132 07/05/133 08/05/13

4 06/05/135 07/05/136 08/05/13

7 06/05/138 07/05/139 08/05/13

10 06/05/1311 07/05/1312 08/05/13

13 06/05/1314 07/05/1315 08/05/1316 08/05/13

17 06/05/1318 07/05/1319 08/05/13

20 06/05/13

21 07/05/1322 08/05/13

NOTE :

Format ini merupakan pelengkap dari FORM Settlement.Format template Ini dapat dikembangkan / ditambahkan kolom sesuai keperluanPengelompokan pengeluaran disesuaikan dengan keadaan departemen yang bersangkutan, selain yang sudah bersifat umum misalnya meal,transport dllSelalu lampirkan bukti transaksi asli baik itu di kelompok cash in maupun cash out, tanpa bukti ,transaksi dianggap tidak adaBukti transaksi ditempel rapi dan diberi nomor urut sesuai yang ada dalam laporanSetiap Serah terima uang antar crew / departemen penulisan di kas bon / bukti kas selain ada keterangan dari Syzygy , ditulis juga nama pemberinyaBukti kas,Kas Bon hendaknya dibuat rangkap dua SEMUA PENGELUARAN SEWA MOHON MEMAKAI FORM PAYMENT REQUEST BUKAN MASUK DALAM EXPENSES REPORT

PENTING :

***Setiap report disertai soft copy dalam format EXCEL ( dikirim dg media flash disk,cd,email )

***Report diserahkan setiap sebelum pengajuan Cash Advance Baru***Semua crew / dept yang mengambil cash advance wajib membuat laporan kecuali disepakati lain, misal pekerjaan borongan dsb. Pekerjaan borongan perlu melampirkan item dan detil pekerjaannya.

BATAS CLAIM ATAU DUE TO EMPLOYEE MAXIMAL RP 6,000,000.-

SETTLEMENT EXPENSES REPORT

: UMMP: PRODUCTION: ELZA HIDAYAT: RECCEE JAKARTA: 06-10 MAY 2013

DESCRIPTION

SYZYGY - MBAK WIWIT by TransferSYZYGY - MBAK WIWIT by Cash

TOTAL CASH ADVANCE

DESCRIPTION

FOOD & BEVERAGESLUNCH FOR ELZA, MARCELLA, WIWITSNACK : MINERAL WATERDINNER FOR ELZA & WIWIT

TOTAL FOOD & BEVERAGES

TELECOMMUNICATIONTOP UP MOBILE CREDIT FOR ELZANEW SIM CARD INCLUDED TOP UP MOBILE CREDIT FOR MARCELLATOP UP MOBILE CREDIT FOR WIWIT

TOTAL TELECOMMUNICATION

TRANSPORTTAXI FOR ELZATAXI MOTORCYLE (OJEK) FOR MARCELLATAXI FOR WIWIT

TOTAL TRANSPORT

PRODUCTION OFFICE SUPPLIESPRINTER INCLUDED INK BL & CLSTATIONARIES: PAPERS, PEN, BOARDPRINT & COPY DOCUMENT FOR BOOKLET RECCEE GUIDE 06 MAY 2013

TOTAL PRODUCTION OFFICE SUPPLIES*EXPENSES INI HANYA UNTUK PRODUCTION DEPARTMENTSEMUA KEBUTUHAN OFFICE SUPPLIES DEPARTEMEN LAIN BOLEH DI REQUEST KE PRODUKSI APPROVAL MBAK ELZA

PRODUCTION SHOOTING/ON SET SUPPLIESTAPE, DUCK, DUST OFFICEPORTTER 5 PERSONS @ RP 20,000.-COOL BOX

TOTAL PRODUCTION SUPPLIES FOR SHOOT*NAMA TOKO JELAS BERIKUT ALAMAT DAN NOMOR TELEPON

GASOLINE, TOLL & PARKINGGASOLINE - PRODUCTION CAR B 1234 SYZ 06-10 MAY 2013TOLL - PRODUCTION CAR B 1234 SYZ 06-10 MAY 2013PARKING - PRODUCTION CAR B 1234 SYZ 06-10 MAY 2013

TOTAL GASOLINE, TOLL & PARKING*SEMUA EXPENSES INI WAJIB BERUPA PRINT

ART/SET BUILDER/CONSTRUCTIONS/PROPS/WARDROBEMATERIALS : NAILS, CEMENT, ETC.

TOTAL MATERIALS*NAMA TOKO JELAS BERIKUT ALAMAT DAN NOMOR TELEPON*EXPENSES KHUSUS ART DEPARTMENT

PERMITSPERMIT TO SECURITY FOR TAKING PICTURES AT BMKG BUILDING & DIAMOND BUILDINGENTRY TICKETS TO MONAS FOR 20 PERSONS @RP 7,000.-

TOTAL PERMIT

TOTAL EXPENSES

CASH ADVANCE

DUE TO COMPANYDUE TO EMPLOYEE

Format ini merupakan pelengkap dari FORM Settlement.Format template Ini dapat dikembangkan / ditambahkan kolom sesuai keperluanPengelompokan pengeluaran disesuaikan dengan keadaan departemen yang bersangkutan, selain yang sudah bersifat umum misalnya meal,transport dllSelalu lampirkan bukti transaksi asli baik itu di kelompok cash in maupun cash out, tanpa bukti ,transaksi dianggap tidak adaBukti transaksi ditempel rapi dan diberi nomor urut sesuai yang ada dalam laporanSetiap Serah terima uang antar crew / departemen penulisan di kas bon / bukti kas selain ada keterangan dari Syzygy , ditulis juga nama pemberinyaBukti kas,Kas Bon hendaknya dibuat rangkap dua SEMUA PENGELUARAN SEWA MOHON MEMAKAI FORM PAYMENT REQUEST BUKAN MASUK DALAM EXPENSES REPORT


***Report diserahkan setiap sebelum pengajuan Cash Advance Baru***Semua crew / dept yang mengambil cash advance wajib membuat laporan kecuali disepakati lain, misal pekerjaan borongan dsb. Pekerjaan borongan perlu melampirkan item dan detil pekerjaannya.


VENDOR R B Amount GRAND TOTAL

Elza 5,000,000Elza 5,000,000

10,000,000

VENDOR R B Amount GRAND TOTAL

RM. MINANG V 25,000ALFAMART V 6,000

SATE KEMANG V 35,00066,000

TELKOMSEL V 50,000TELKOMSEL V 50,000TELKOMSEL V 50,000

150,000

EXPRESS 36,000BANG BENNY 27,000SILVER BRID 123,500

186,500

OFFICE 2000 V 2,567,890OFFICE 2000 V 567,000

KANAYA V 890,0004,024,890

SEMUA KEBUTUHAN OFFICE SUPPLIES DEPARTEMEN LAIN BOLEH DI REQUEST KE PRODUKSI APPROVAL MBAK ELZA

ACE HARDWARE V 3,567,780HERO V 200,000

POYAN V 100,000ACE HARDWARE V 356,000

4,223,780

PERTAMINA V 150,000JASA MARGA V 27,000

MANDARIN ORIENTAL HOTEL V 3,000180,000

RUMAH KITA V 3,157,9803,157,980

CECEP V 200,000 ADMIN MONAS V 140,000

340,000

12,329,150

10,000,000

-2,329,150

Pengelompokan pengeluaran disesuaikan dengan keadaan departemen yang bersangkutan, selain yang sudah bersifat umum misalnya meal,transport dllSelalu lampirkan bukti transaksi asli baik itu di kelompok cash in maupun cash out, tanpa bukti ,transaksi dianggap tidak ada

Setiap Serah terima uang antar crew / departemen penulisan di kas bon / bukti kas selain ada keterangan dari Syzygy , ditulis juga nama pemberinya

SEMUA PENGELUARAN SEWA MOHON MEMAKAI FORM PAYMENT REQUEST BUKAN MASUK DALAM EXPENSES REPORT


***Semua crew / dept yang mengambil cash advance wajib membuat laporan kecuali disepakati lain, misal pekerjaan borongan dsb. Pekerjaan borongan perlu melampirkan item dan detil pekerjaannya.


CONTOH LAPORAN YANG KURANG LENGKAP

EXPS Report Recce Semarang - Jogja

Tgl : 19 - 26 November 2008

CASH ADV Rp5,395,000

NO DISCRIPTION AMOUNT

1 Tiket Masuk Karaton (tgl : 19/11/08) Rp105,000

2 Soft Drink & Coll Box (Carrefour) Rp574,8003 sof Drink Rp378,875

4 Meals Crew In Airport (Tgl : 19/11/08) Rp85,0005 Battery Alkaline Rp37,5006 Soffel (Anti Nyamuk) Rp14,0507 Berocca Rp32,5108 Voucher Simpati Rp200,0009 Taxi & Tol (Tgl 19/11/08) To : Airport Rp66,000

10 Taxi & Tol (Tgl 26/11/08) To : Airport Rp81,00011 Sew Mobil Van Tgl 24-26/11/08 (3 Hari) Rp1,050,00012 Accomodation Tgl 19-23/11/08 Rp940,000

13 Accomodation Tgl 23-26/11/08 Rp690,00014 Meals Tgl 24 - 26/1108 Rp539,10015 Battery Alkaline Rp23,70016 BBM Tgl 24-26/11/08 Rp300,000

TOTAL Rp5,117,535 BALANCE Rp277,465

EXPS Report Recce Semarang - Jogja

Kolom tanggal tdk ada, hanay no urutKeterangan belum dikelompokkan

Diisi judul lap, misal Petty cash report,Transportatin report Jogja dstDiisi deptnya, misal Location,PU,Unit, Production Asst ,art,dstNama pembuat / penanggunga jawab laporanTulis lokasi dimana biaya tersebut dikeluarkanTulis tanggal periode laporan , periode dibuat secara berkesinambungan

Head Laporan harus jelas

Advc ditulis sesuai tanggal ambil dan tulis dr siapa

Diisi sesuai no bill yg ditempel

Contoh laporan yang sudah dikelompokkan,pengelompokan sesuaikan

dg jenis pengeluaran di departemen masing2, dan ket pengeluaran ditulis jelas

Tulis Nama dan tandatangan pembuat laporan dan lengkapi yng lain

CONTOH LAPORAN LENGKAP

EXPENSES REPORT

Diisi judul lap, misal Petty cash report,Transportatin report Jogja dst REPORT TITLEDiisi deptnya, misal Location,PU,Unit, Production Asst ,art,dst DEPARTMENTNama pembuat / penanggunga jawab laporan NAME Tulis lokasi dimana biaya tersebut dikeluarkan SHOOT LOCATIONTulis tanggal periode laporan , periode dibuat secara berkesinambungan Report Periode

R----> Rent B--->Buy

CASH INBill Num Date

1 06192 0621

Advc ditulis sesuai tanggal ambil dan tulis dr siapa 3

TANGGAL transaksi dr tanggal muda

CASH OUTBill Num Date

Diisi sesuai no bill yg ditempel

1 06192 06193 06204 0620

5 0621

6 0621

7 06198 06209 0621

10 0620

11 061912 0620

13 062014 0621

15 061916 0619

17 0620

Tulis Nama dan tandatangan pembuat laporan dan lengkapi yng lain

Jakarta, 3 Juli 2010REPORT BY

Name : Nardi Basuki

For Finance use onlyDetails checked and posted by :

Date :

NOTE :

1Format template Ini dapat dikembangkan / ditambahkan kolom sesuai keperluan2Pengelompokan pengeluaran disesuaikan dengan keadaan departemen yang bersangkutan, selain yang sudah bersifat umum misalnya meal,transport dll3Selalu lampirkan bukti transaksi asli baik itu di kelompok cash in maupun cash out, tanpa bukti ,transaksi dianggap tidak ada4Bukti transaksi ditempel rapi dan diberi nomor urut sesuai yang ada dalam laporan5Setiap Serah terima uang antar crew / departemen penulisan di kas bon / bukti kas selain ada keterangan dari Syzygy , ditulis juga nama pemberinya6Bukti kas,Kas Bon hendaknya dibuat rangkap dua 7Jika pembayaran dilakukan untuk beberapa nama , selain dilampirkan tanda terima kwitansi juga dibuat daftar excelnya ( Misal pembayaran perdiem untuk beberapa orang, extra talent untuk beberapa orang dst )

PENTING :

***Setiap report disertai soft copy dalam format EXCEL ( dikirim dg media flash disk,cd,email )***Report diserahkan setiap …. minggu sekali

EXPENSES REPORT

EXPS Report Recce DEPOKLOCATIONAGUSKemang, Sawangan, Gedung ATgl : 19 - 26 Juni 2010

Description Vendor

Cash Advance 1 from Syzygy ( Emma)Cash Advance 2 From Syzygy ( Wiwit )dst……..

Total Advance

Description Vendor R B

CRAFT SERVICESOFT DRINKS & ICE CUBE GIANTSNACKS ALFAMARTF&B CREW - PRODUCTION MEETING RM. PADANG JAYAF&B CREW - RECCE MICKEYMART

Berocca INDOMART

F&B CREW - MEETING LOCATION RM. ENDANG BOK

TOOLS/PRODUCTIONS SUPPORT/STATIONARYBattery Alkaline v

Battery Alkaline TB. TERUS TERANG v

COMUNICATIONTOP UP TELKOMSEL

TRANSPORTATIONTAXI FROM AIRPORT TO KEMANG BLUE BIRDTOL TO SAWANGAN JASA MARGA

MOTORCYCLE TAXI PAIJOGASOLINE 0619 - 0621 SPBU

EQUIPMENTRED HEAD (0619-0621) UD. WIWIEK vCAMERA (0619-0621) ELANG PERKASA FILM v

CAR RENTALCAR RENTAL (0617-0621) UD. RODA MUTER

TOTAL EXPENSES

BALANCE RETURN / ( CLAIM )

Details checked and posted by :

Format template Ini dapat dikembangkan / ditambahkan kolom sesuai keperluanPengelompokan pengeluaran disesuaikan dengan keadaan departemen yang bersangkutan, selain yang sudah bersifat umum misalnya meal,transport dll

Selalu lampirkan bukti transaksi asli baik itu di kelompok cash in maupun cash out, tanpa bukti ,transaksi dianggap tidak adaBukti transaksi ditempel rapi dan diberi nomor urut sesuai yang ada dalam laporan

Setiap Serah terima uang antar crew / departemen penulisan di kas bon / bukti kas selain ada keterangan dari Syzygy , ditulis juga nama pemberinyaBukti kas,Kas Bon hendaknya dibuat rangkap dua

Jika pembayaran dilakukan untuk beberapa nama , selain dilampirkan tanda terima kwitansi juga dibuat daftar excelnya ( Misal pembayaran perdiem untuk beberapa orang, extra talent untuk beberapa orang dst )

***Setiap report disertai soft copy dalam format EXCEL ( dikirim dg media flash disk,cd,email )***Report diserahkan setiap …. minggu sekali

EXPENSES REPORT

Amount

- 2,395,000 3,000,000

5,395,000

Amount

574,800 378,875 85,000 14,050

32,510 539,100

1,624,335

37,500 105,000 23,700 166,200

200,000 200,000

66,000 81,000

20,000 300,000 467,000

940,000 690,000 1,630,000

4,087,535

1,307,465

APPROVED BY

Name

Jika pembayaran dilakukan untuk beberapa nama , selain dilampirkan tanda terima kwitansi juga dibuat daftar excelnya ( Misal pembayaran perdiem untuk beberapa orang, extra talent untuk beberapa orang dst )

expenses report template.xls

Documents