facultad de ciencias econÓmicas carrera de...
TRANSCRIPT
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASCARRERA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASCARRERA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
Centro Universitario“Vladimir Ilich Lenin”
Las Tunas
Centro Universitario“Vladimir Ilich Lenin”
Las Tunas
Tema: Propuesta de un programa de Auditoria de Gestion para la Administración de los Recursos Humanos en la Empresa de Materiales de la Construcción de Las Tunas.
Tema: Propuesta de un programa de Auditoria de Gestion para la Administración de los Recursos Humanos en la Empresa de Materiales de la Construcción de Las Tunas.
Autoras: Yelania Hernández Cutiño.Arlenys Adis Portillo Alvarez.
Autoras: Yelania Hernández Cutiño.Arlenys Adis Portillo Alvarez.
Tutora: MsC Maria del Carmen Padrón.Tutora: MsC Maria del Carmen Padrón.
Julio de 2007“Año 49 de la Revolución”
Julio de 2007“Año 49 de la Revolución”
“...Trabajar en el sentido interno de perfeccionamiento, de aumento de los
conocimientos, de aumento de la comprensión del mundo que nos rodea.
Inquirir y averiguar y conocer bien el porqué de las cosas y plantearse
siempre los grandes problemas de la humanidad como problemas
propios...”
Ernesto Che Guevara de la Serna.
Dedicatoria:
A mi madre: Por apoyarme en todo momento, y ser partefundamental de lo que soy. A mi padre: Por ser la persona que con su apoyo hizo posible larealización de mis estudios, y preparación profesional. A la revolución cubana: Por darme la posibilidad, de haberestudiado en un país donde la educación es fundamental. Yelania. A Dios: Por haberme guiado espiritualmente. A mi madre: Por estar siempre conmigo ya que sin ella no hubiesepodido llegar a ser una profesional. A mi padre: Por su apoyo. A mis hermanos: Que estuvieron en todo momento conmigo. Arlenys Adis.
Resumen:
El presente trabajo fue realizado en la empresa Materiales de la Construcción, el cual
se encuentra ubicado en la Avenida Camilo Cienfuegos #223 en Las Tunas, la cual
produce, transporta y comercializa áridos y otros materiales para la construcción,
además de brindar servicios de mantenimiento y montajes a instalaciones y equipos
tecnológicos industriales de producción de materiales de la construcción.
El trabajo titulado Propuesta de un programa de Auditoria de Gestión en la
administración de los recursos humanos en la empresa Materiales de la Construcción
de Las Tunas responde a la necesidad de integrar la auditoria de gestión a un sistema
de control que permita el incremento del grado de economía, eficiencia y eficacia de
todos los procesos de la administración de los recursos humanos.
Para poder llegar a un mejor entendimiento del trabajo este se dividió en tres capítulos:
Capítulo 1: Consideraciones generales de la auditoria de gestión, donde hacemos
referencia al ambiente contemporáneo de la auditoria de gestión.
Capítulo 2: Caracterización de la empresa. Procedimientos de la investigación, en este
se expone la caracterización de la empresa así como la de la dirección de recursos
humanos y se propone el programa de auditoria a aplicar.
Capítulo 3: Resultados obtenidos en la auditoria a través de un informe final, en el
informe final se exponen los resultados de la aplicación del programa propuesto,
aplicado en la etapa preliminar de la auditoria, lo que permite detectar las principales
deficiencias que afectan la gestión de la administración de los recursos humanos en la
empresa.
Además de llegar a conclusiones y recomendaciones.
Este trabajo permitirá a la empresa contar con un instrumento que le va a facilitar la
gestión de la administración de los recursos humanos, donde se profundizan las causas
que pueden afectar la misma y tomar las medidas necesarias para su erradicación.
Summary:
The present work was carried out in the Material Company of the Construction, which is
located in the Avenue Camilo Cienfuegos #223 in Las Tunas, which takes place,
transports and it markets arid and other materials for the construction, besides offering
maintenance services and assemblies to facilities and industrial technological teams of
production of materials of the construction.
The work titled Proposal of a program of Audit of Administration in the administration of
the human resources in the Material company of the Construction of Las Tunas
responds to the necessity of integrating the administration audit to a control system that
allows the increment of the grade of economy, efficiency and effectiveness of all the
processes of the administration of the human resources.
To be able to arrive to a better understanding of the work this it was divided in three
chapters:
Chapter 1: General considerations of the administration audit, where we make reference
to the contemporary atmosphere of the administration audit.
Chapter 2: Characterization of the company. Procedures of the investigation, in this the
characterization of the company is exposed as well as that of the address of human
resources and it intends the audit program to apply.
Chapter 3: Results obtained in the audit through a final report, in the final report the
results of the application of the proposed program are exposed, applied in the
preliminary stage of the audit, what allows to detect the main deficiencies that affect the
administration of the administration of the human resources in the company.
Besides arriving to conclusions and recommendations.
This work will allow to the company to have an instrument that will facilitate him the
administration of the administration of the human resources, where the causes are
deepened that can affect the same one and to take the necessary measures for its
eradication.
Índice: Resumen Introducción ………………………………………………………………….. 1 Capitulo I. Consideraciones Generales de la auditoria de gestión....... 4
1.1 Ambiente Contemporáneo de la Auditoria……………………… 4 1.2 Concepto de la Auditoria de Gestión……………………………. 5 1.3 Procedimientos y Técnicas de Auditoria de Gestión…………... 13 1.4 Etapas para la realización de la Auditoria de Gestión………… 15 1.5 Beneficios de la Auditoria de Gestión…………………………… 20 1.6 Objetivos de la Auditoria de Gestión…………………………….. 21 2. Conceptos y alcance de la administración de
Recursos Humanos……………………………………………….. 23 2.1 Actividad a realizar para mantener una buena Gestión de los Recursos Humanos…………………………….... 24
Capitulo II. Caracterización de la Empresa. Procedimientos de Investigación a utilizar…………………. 26 2.1 Caracterización de la Empresa Materiales de la Construcción de Las Tunas………………………………………... 26
2.2 Características de los Recursos Humanos en la Empresa……. 30 2.3 Estado actual de la Gestion de los Recursos Humanos en la Empresa………………………………………………………………. 32 2.4 Procedimientos de Investigación………………………………….. 33 2.5 Programa de Auditoria……………………………………………… 37 Capitulo III. Resultados obtenidos en la auditoria a través del Informe Final……………………………………………………….... 42 Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografía. Anexos.
Introducción: El campo de los negocios está cambiando a velocidad vertiginosamente acelerada. Los
directores deben tomar decisiones en un entorno cambiante en el que ya no es posible
apreciar soluciones y donde se enfrentan innumerables contradicciones.
A partir de los años 90, comienza una etapa de redefinición de mercados, clientes y
productos; por ser una etapa de incertidumbre, en los que ya no se comercializan
productos, sino conceptos. Pero con las circunstancias permanentemente cambiantes
las empresas solo mantendrán su competitividad SI SABEN ADAPTARSE AL CAMBIO.
Cuba no es una excepción ante estas nuevas condiciones, impuestas tal vez, no por la
misma situación que atraviesa el resto del mundo, pero por la misma etapa y la
influencia de estas condiciones de crisis económica que nos ha tocado vivir, después
del derrumbe del campo socialista y por la misma necesidad, impuesta por esta propia
crisis, de abrir la economía al mercado internacional, insertándola en ese mundo
competitivo y cambiante y a la vez de perfeccionar la economía interna.
Se ha considerado oportuno dirigir este trabajo hacia un tipo de auditoria que permita
determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos
financieros y de esta forma fortalecer el control económico y administrativo en las
entidades así como lograr la máxima transparencia y calidad en su información
económico-financiera.
Es evidente que las propias transformaciones que registra la economía cubana en la
impostergable búsqueda de un modelo de eficiencia en el sistema empresarial obligan
necesariamente a los directivos de las empresas a buscar nuevas formas de dirección y
a prescindir de la contabilidad como herramienta de control y análisis en la toma de
decisiones.
Al respecto nuestro Comandante en Jefe planteaba: “Del mismo modo es necesario que
nosotros perfeccionemos nuestras técnicas de dirección y de gestión en todos los
campos; en una ciencia que se desarrolla, ¡nosotros tenemos que adquirir esos
conocimientos, desarrollarlos y aplicarlos “.
El proyecto de investigación que se desarrolla en la Empresa Materiales de la
Construcción de Las Tunas para implementar un sistema de Control de Gestión en
todos los procesos dentro de la empresa incluye la Auditoria de Gestión como parte de
ese sistema y es por esto que se propone el trabajo titulado Propuesta de un
programa de auditoria para evaluar la gestión en la administración de los
recursos humanos de la empresa Materiales de la Construcción.
La Empresa de Materiales de la Construcción de Las Tunas se encuentra en el
perfeccionamiento empresarial lo que le ha permitido desarrollar un proceso de
mejora continua de manera planificada y organizada y se convierte en un
factor excepcional para desarrollar la Gestión de los Recursos Humanos con
enfoques cualitativamente superiores.
Fue escogida la dirección de Recursos Humanos para desarrollar un programa
de Auditoria de gestión con el objetivo de evaluar la administración de los
recursos humanos de la empresa. Como los procedimientos existentes para la
realización de auditorias de gestión se adecuan para las diferentes entidades,
se necesita crear un programa para poder realizar esta auditoria en la dirección
de Recursos Humanos de la Empresa Materiales de la Construcción para
evaluar el grado de cumplimiento de la economía, la eficiencia y la eficacia con
que se planifican y controlan los recursos.
Aunque esta empresa muestra significativos avances en la Gestión de sus
Recursos Humanos aún presenta insuficiencia por lo que definimos el
siguiente problema: No existe un programa de auditoria que permita evaluar el
grado de cumplimiento de la economía, eficiencia y eficacia en la dirección de
recursos humanos
En consecuencia el objetivo general que se pretende alcanzar con el trabajo
se ha definido de la siguiente forma:
Proponer un programa de auditoria de gestión para evaluar, el grado de
economía, eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos.
La hipótesis que se pretende validar queda redactada de la siguiente forma:
Si se aplica el programa de auditoria de gestión propuesto para la
administración de los recursos humanos que contenga aspectos de
planificación, organización y control de esta área, es posible entonces que
podrán detectarse los aspectos negativos que inciden en la gestión de los
recursos humanos de la empresa.
En el estudio realizado para evaluar la gestión de la empresa y proponer el
programa de auditoria, fue necesario la utilización del método científico
fundamental del análisis: el Materialismo Dialéctico como método universal del
conocimiento y la Economía Política Marxista-Leninista que pone de manifiesto
el contenido de las leyes económicas que actúan objetivamente en la sociedad.
Además del método de análisis y síntesis en la caracterización del objeto de
estudio.
Para desarrollar el trabajo se utilizaron diferentes procedimientos de auditoria
como entrevistas y encuestas a los integrantes de la dirección de recursos
humanos, a directivos del área, la empresa y las unidades empresariales de
base, se realizaron comparaciones, revisión de documentos e indagaciones
entre otras.
Realizar el trabajo ha requerido estudiar, analizar y consultar una extensa
bibliografía sobre control de gestión y auditoria de gestión de diversos autores
con criterios, enfoques y pensamientos económicos y políticos diferentes.
Adecuar todo lo aprendido a la condiciones de una empresa cubana, ha sido
posible a través del análisis de las características específicas en que operan
las mismas, bajo los principios de una economía socialista cubana.
El aporte de este trabajo es que el programa propuesto puede aplicarse en la
entidad objeto de la investigación y en otras entidades del territorio, teniendo
presente las características de cada una y se podrá contar con una herramienta
más para elevar el nivel de eficiencia de las empresas.
Capitulo 1: Consideraciones de la auditoria de gestión. 1.1 Ambiente contemporáneo de la Auditoria de Gestión. En un inicio la auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de las
Empresas de asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de
las transacciones como servicio al dueño del capital invertido.
La creciente complejidad de los fenómenos económicos, la dinámica de los
métodos y sistemas de administración de gestión de las empresas, su expansión
y dimensión, ha motivado que la auditoría esté en constante evolución ya que la
alta gerencia de las mismas estará obligada a centrar su atención en aquellos
problemas de mayor importancia y por lo tanto crece la dependencia de estos
hacia los resultados presentados por los auditores para conocer en detalle el
funcionamiento de las actividades de su entidad.
En Cuba, luego de la implantación de un nuevo sistema de Dirección de la
Economía en la segunda mitad de los años 70 vuelve a cobrar auge el trabajo de
los auditores. En los últimos años y con la aparición de las Empresas mixtas se
ha ampliado el campo de acción de los auditores1
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la
calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera
una organización. Mediante la auditoria de gestión se pueden conocer los
problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de
la empresa. Es importante valorar la importancia de los problemas, encontrar
sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.
La globalización está obligando a cada vez más empresas a evaluar no
solamente los factores internos de la misma, sino también los externos:
factores económicos, políticos, comerciales, ambientales, etc., por los cuales
se ven afectadas. Este análisis y evaluación de factores tanto internos como
externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad
de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.
En Cuba la Auditoría de Gestión comienza a tener auge a principios de los
años 90 como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la
práctica productiva a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones hacia
un mundo hasta ese momento poco explorado en el país y en el que se ha 1 http://www.gestiópolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/ahaa.htm/.Publicación enviada por Leticia Ferrando Alonso y otros autores.
hecho necesario actuar, se han promovido de entonces a acá talleres y otras
vías de divulgación e impulsar esta labor y en el año 2006 se aprueba la
resolución 026 que es una guía metodológica para la realización de las
auditorias de gestión.
Aún son insuficientes las Auditorias de Gestión que se ejecutan. Algunas de las
causas fundamentales por las que los directivos de las empresas no reconocen
en esta auditoría una aliada en el logro de los objetivos económicos, sociales y
ambientales que ellos deben cumplir.
Es imprescindible que se conozcan las ventajas que proporciona este nuevo
tipo de auditoría, al poner al descubierto las fallas que producen efectos
negativos en la gestión de las entidades, permitiendo la corrección de éstas y
por ende, elevar el grado de economía, eficiencia y eficacia2
1.2 Conceptos generales de Auditoria de Gestión. Hoy en día la auditoría sigue evolucionando hacia una orientación que, además
de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras
a través de la presentación de recomendaciones constructivas tendentes a
aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad. A este nuevo enfoque
se le ha denominado, entre otros, Auditoría de Gestión.
En el ámbito internacional se le han concedido diferentes denominaciones
análogas a la Auditoría de Gestión, pero en esencia los objetivos que se
persiguen en todos los casos son coincidentes, siendo las más conocidas las
siguientes: Auditoría de las tres E´, Auditoría operacional, Auditoría operativa,
Auditoría de desempeño, entre otras3
Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición
de Auditoria de gestión. Veamos algunas de éstas:
Eduardo Hevia Vázquez la define como: ¨ Un examen realizado por auditores y
según las técnicas y métodos de auditoría del conjunto o de parte de las áreas,
2 Consultor electrónico. Guía metodológica para la realización de Auditoria de Gestión. Oficina Nacional de Auditoria, 1998. 3 Consultor electrónico. Guía metodológica para la realización de Auditoria de Gestión. Oficina Nacional de Auditoria, 1998.
funciones o actividades de una organización, comprobando la eficiencia y
adecuación de su sistema de control interno4
Norbeck: “La Auditoria de gestión es una técnica de control relativamente
nueva que proporciona a la gerencia un método para evaluar la efectividad de
los procedimientos operativos y los controles internos”.
William P. Leonard: “La Auditoria de gestión puede definirse como un examen
completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa,
institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus
métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos
humanos y materiales”.
E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes,
procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar
los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro
de esas mejoras”.
Chapman y Alonso: “Es una función técnica, realizada por un experto en la
materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos,
encaminados a permitirle emitir un juicio técnico”.
Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y
completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los
niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación
individual de los integrantes de la institución.
Auditoria de Gestión: Consiste en el examen y evaluación que se realiza en
una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la
planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las
disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de
los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas (según Res. 44/90
y decreto ley 159 / 1995).
Si se mide el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia se indica que:
4 Hevia Vázquez, Eduardo. Concepto Moderno de la Auditoria Interna. España, 1999.
Economía. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que
se emplean en una actividad con la calidad apropiada.
Eficiencia: La relación que existe entre el producto (en término de bienes,
servicios u otros resultados) y los recursos empleados en su producción.
Eficacia: El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto
deseado de una actividad y su efecto real.
La auditoría es un proceso sistemático de obtener evidencias y tiene que existir
un conjunto de procedimientos lógicos que sigue el auditor para recopilar la
información, estas evidencias se obtienen, se evalúan de manera objetiva, las
evidencias examinadas por el auditor consisten en una amplia variedad de
información y datos que apoyen los informes elaborados.
De acuerdo con lo anterior, la administración debe ser capaz de lograr que los
demás hagan lo que tienen que hacer, lo que consigue que el servicio se
obtenga con eficacia y que llegue oportunamente al cliente para lo cual
administra todos los recursos disponibles con economía y eficacia y hace que
otros realicen el trabajo necesario.
La Auditoria de Gestión diagnostica el estado actual del negocio y las fallas
que se puedan presentar, hace la función de médico general.
El concepto dado sobre el tema por los autores Cook y Winkle, dice que:
“La auditoría operacional es un amplio examen y una evaluación de las
operaciones del negocio con el fin de informar a la administración si las
diversas operaciones se llevan a cabo o no de manera que cumplan con las
políticas establecidas dirigidas hacia los objetivos de la administración. En la
auditoría está incluida la evaluación del uso eficiente de los recursos tanto
humanos como físicos, así como una evaluación de varios procedimientos de
operación. La auditoría también debe incluir recomendaciones de soluciones a
problemas y métodos para aumentar la eficiencia de las utilidades."5
Joaquín Rodríguez Valencia plantea que :¨ La Auditoría de Gestión se define
como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función
o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal
especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la
5 Jhon W. Cook y Gary M. Winkle, 1987, edición 3ra. Editorial Mcgraw.Hiw, Buenos Aires-Argentina.
administración que sus objetivos se cumplan y determinar qué condiciones
pueden mejorarse.6
Según Thierauf la auditoría de gestión ¨ tiene que ver con la evaluación de la
forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando
las funciones generales de planeación, organización, dirección y control, y
logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por
la organización.7
De acuerdo al manual de procedimientos de empresas y sociedades del estado
que aparece disponible en el sitio http: //www.respondanet.com: ¨ Es el examen
de planes, programas, proyectos y operaciones de una organización o entidad,
a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización
de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que
los responsables cumplen con las normas jurídicas en cada caso.8
El Instituto Of. Internacional Auditors expresó en su Statement Of.
Responsabilities de 1947, que la Auditoría de gestión tiene que ver con la
evolución de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos,
desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización y
control, logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos
trazados por la organización.
Según las diferentes resoluciones y documentos emitidos por el Ministerio de
Auditoria y Control y el Ministerio de Finanzas y precios como el Decreto ley
159 / 1995 y la Resolución 026 del año 2006 del Ministerio de Auditoria y
control la Auditoria de Gestión u Operacional se define como: “El examen y
evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía,
eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y
comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de
verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y
materias examinadas”.9
6 http://www.veauca.edu.co.htm/. 7 Thierauf.Auditoria Administrativa con cuestionarios de trabajo. Editorial del MES. 8 Manual de Procedimientos de Auditoria de Gestión de Empresas y sociedades del estado. 9 Resolución 026 del 2006 del Ministerio de Auditoria y Control. Guía metodologica de Auditoria de Gestión.
La auditoría de gestión a valoración de las autoras, teniendo en cuenta los
criterios anteriores es un examen objetivo y profesional de evidencias,
realizado con el fin de ofrecer una evaluación independiente sobre el
rendimiento de una administración, entidad, programa o actividad
gubernamental, así como hacer recomendaciones que contribuyan a mejorar la
efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos, con el objetivo de
facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar
acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público, para que de
esta forma la entidad pueda planificar y controlar los recursos de que dispone
con mayor economía, eficiencia y eficacia
Teniendo en cuenta que los elementos básicos principales, según lo planteado
en la definición anterior, son la economía, la eficiencia y la eficacia podemos
decir que:
Economía: El concepto de economía evalúa si los resultados se están
obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los
términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos
humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos
sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al
más bajo costo.
Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que respecto a los
Activos Fijos, los Inventarios y la Fuerza de trabajo que:
• No se compre, gaste y pague más de lo necesario. Para conocer si la
entidad cumple con lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar si entre
otros aspectos, se invierten racionalmente los recursos, a saber si:
• Utiliza las materias primas adecuadas, según los parámetros técnicos y
de calidad.
• Ahorra estos recursos o los pierde por falta de control o por deficientes
condiciones de almacenaje y de trabajo.
• Utiliza la fuerza de trabajo adecuada y necesaria.
• Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.
El análisis de los componentes del costo total también puede brindar
información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e
indebidos.
Eficiencia: Se refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los
recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el
máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del
mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada.
El objetivo es incrementar la productividad.
Equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien.
Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el
insumo de un resultado dado.
Entre otros debe lograr:
• Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la
producción o los servicios se ajusten a las mismas.
• Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el
servicio prestado sean los mínimos.
• Que las normas de trabajo sean correctas,
• Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas,
• Que se cumplan los parámetros técnico productivo, en el proceso de
producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida, y
• Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea
la necesaria y conveniente para la actividad.
Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra
influenciada no solo por la cantidad de producción, sino también por la calidad
y otras características del producto o el servicio prestado.
El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la
utilización de los recursos humanos y materiales en el desempeño d e las
actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles de
acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó el
trabajo.
Eficacia: Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que
puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es
fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación
detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer
en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los
desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá
medirse la eficacia.
Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la
entidad por lo que debe comprobarse:
• Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y
calidad esperada,
• Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y
hacer comparaciones con periodos anteriores para determinar progresos o
retrocesos.
La interrelación de estos elementos (Economía, Eficiencia, Eficacia), debe incidir
sobre el criterio del auditor en cuanto a la costeabilidad, o sea la obtención de los
efectos deseados al menor costo, ya que la auditoría de gestión no constituye un
simple análisis económico de la Entidad, sino que responde a un análisis más
profundo, al no limitarse sólo a mostrar cifras o explicaciones. Esta debe
comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas antieconómicas,
ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y
el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento.
Según lo expresado en la resolución económica del V Congreso del Partido
Comunista de Cuba es de necesidad vital lograr la economía, eficiencia y eficacia
de nuestras empresas, ya que:
Economía: Insumos correctos al menor costo.
Eficiencia: Resultados que brindan efectos deseados.
Eficacia: Insumos que produzcan los mejores resultados al menor costo.10
10 PCC. Resolución Económica del v Congreso del PCC. La Habana 8-10 de octubre de 1997.Editora Política-1998
Por eso es muy importante que el auditor comprenda claramente el significado de
los términos de Economía, Eficiencia y Eficacia, así como el alcance de los
mismos, en cuanto a la planificación, uso y control de los recursos humanos,
financieros y materiales de que dispone la Entidad, pues sólo así el auditor
estará en condiciones de preparar un programa encaminado a medir su
comportamiento y a valorar su interrelación.
Estos tres elementos deben relacionarse entre sí, al ser expuestos los
resultados de la entidad en el informe final del auditor.
La auditoría de gestión es un recurso auxiliar vital en el análisis de las
situaciones presente y futura de la empresa, la misma apunta al futuro, ayuda a
la dirección de una empresa a alcanzar los objetivos y a adaptarse a los
cambios del entorno. Este tipo de auditoría permite que una empresa adapte
sus recursos humanos principales a las condiciones cambiantes del entorno de
los negocios.
La auditoria financiera hace indicaciones y proporciona consejos para la base
de una buena o mala administración, pero no lo suficiente para demostrar
cuales fueron las causas de esas decisiones, si tales o cuales debieron
evitarse y si los resultados fueron los más convenientes según las
características de la empresa. Por eso paralelamente al progreso de las
técnicas y procedimientos administrativos se hace necesario crear una
herramienta proporcional que propicie una revisión mediante la cual se preste
servicio a la administración. A dicha herramienta se le llama Auditoria de
Gestión, es decir, revisar y evaluar las políticas, decisiones, procedimientos y
objetivos que emanan del factor humano en todos sus niveles. En resumen, se
pueden identificar los aspectos que se revisan mediante la Auditoria de
Gestión, así como la información y los fines que persigue dicha auditoria y se
detallan a continuación:
EXAMINA
1. Objetivos-Planes, Políticas, Métodos, Normas, etc.
2. Estructura Organizativa de la empresa.
3. Uso de los recursos físicos y humanos
I NFORMA
Sobre la eficiencia o ineficiencia de la actuación administrativa con el objetivo
de medir el logro de los objetivos estratégicos.
FINES
1. Aumento de la calidad
2. Resaltar oportunidades.
3. Eliminar desperdicios y pérdidas.
4. Observar la realización de los controles.
5. Asegurarse de que las políticas y procedimiento sean bien empleados
6. Vigilar el cumplimiento de objetivos y planes de la empresa.
7. Estudiar con amplio sentido de colaboración nuevas ideas e innovaciones
que conduzcan a la excelencia administrativa.
En conclusión, la Auditoria de Gestión ayuda a la administración a disminuir
costos y aumentar utilidades, a aprovechar mejor los recursos humanos y
materiales para lograr los objetivos para los cuales fue creada la empresa.
1.3 Procedimientos y técnicas de Auditoria de Gestión. Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en
una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de
acuerdo con las circunstancias de manera que los procedimientos podemos
definirlos como la descripción de los actos que el auditor realizará en el
cumplimiento del programa de la auditoría que está ejecutando.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que
utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión;
en cambio las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas
realizadas por el auditor como parte del examen.
Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:
Técnicas de
Verificación
ocular
Técnicas de
verificación
oral
Técnicas de
verificación
escrita
Técnicas de
verificación
documental
Técnicas de
verificación
física
Comparación Indagación Análisis Comprobación Inspección
Observación Entrevista Confirmación Computación
Encuesta Tabulación Rastreo
Conciliación Revisión
selectiva
A continuación explicaremos brevemente las más utilizadas en el presente
trabajo.
Técnicas de verificación ocular
Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre
dos o más elementos.
Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan
las operaciones.
Técnicas de verificación oral
Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante
averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de
la entidad.
Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o
personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener
mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes
serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado
acerca del propósito y puntos a ser abordados.
Técnicas de verificación escrita y documental
Analizar, es la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o
proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con
los criterios normativos y técnicos existentes.
Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto
de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las
operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los
documentos que las justifican.
Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los
datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas,
actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente
asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a
cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar
una análisis profundo.
Técnicas de verificación física
Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y
valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación
de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la
constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.
La utilización de los procedimientos de muestreo es una de las razones básicas
de por que el informe del auditor se ve como expresión de una opinión y no
como certificación absoluta del tema que se analiza.
En la determinación del tamaño y extensión de la muestra y demás pruebas a
realizar en el transcurso del trabajo, influye notablemente la apreciación que
capte el auditor sobre la confiabilidad del control interno que tiene establecido
la entidad.
1.4 Etapas para la realización de la auditoria de gestión. Para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco
etapas generales, que te enunciamos a continuación.
1. Exploración y examen preliminar.
2. Planeamiento.
3. Ejecución.
4. Informe.
5. Seguimiento.
Exploración y Examen preliminar.
Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el
posterior trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como:
hacia que área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo,
es decir crear las condiciones que permitan establecer los elementos de control
de la calidad.
Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la Auditoria, se debe realizar
en la entidad.
Un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el
funcionamiento en su conjunto.
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable - Financiero y
Administrativo teniendo en cuenta:
Si los sistemas de información son oportunos y dinámicos.
Si se cumplen los principios del Control Interno.
Recursos humanos:
- Estructura organizativa y funciones.
- Cantidad de trabajadores por categoría ocupacional con
sus respectivas calificaciones.
- Formación, desarrollo y entrenamiento.
- Nivel de protección e higiene del trabajo.
- Existencias de normas de trabajo.
Realizar entrevistas que se consideran necesarias con
dirigentes, técnicos, trabajadores incluidos las organizaciones políticas y de
masas.
Planeamiento.
El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y
alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a
aplicarse y la definición de los recursos que se considera necesarios para
garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad,
los sistemas y sus correspondientes controles claves.
El proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga
sus objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización
cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad,
eficiencia y economía en los programas o actividades gubernamentales, dado
que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, el
planeamiento pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y
alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de
horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en
el uso de los recursos destinados para la auditoría.
El análisis de los elementos obtenidos en la exploración deben
conducir a:
Definir los aspectos que deben ser objeto de
comprobación, por las expectativas que dio la
exploración, así como determinar las áreas, funciones y
materias críticas.
Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
Definir las formas o medios de comprobación que se van
a utilizar.
Definición de los objetivos específicos de la Auditoria.
Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran,
atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su
complejidad.
Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con
los
objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E.
Estos deberán confeccionarse por los auditores actuantes, revisarse por
el jefe de la Auditoria y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.
Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoria,
así
como su presupuesto.
La fase de planeamiento de la auditoría de gestión comprende dos etapas:
1. Revisión General
- Comprensión de la entidad por examinar.
- Análisis preliminar en la entidad.
- Formulación del plan de revisión estratégica.
La etapa de revisión general se inicia con la comprensión de la entidad,
programa o actividad por examinar. El equipo de auditoría debe adquirir un
efectivo conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado,
identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos
asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe
revisar elementos diversos como sigue:
a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones del programa sobre el
desarrollo de sus actividades.
b) normas de administración financiera y requisitos estipulados en la ley de
presupuesto.
c) información sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes
anteriores.
d) documentación sobre la entidad o programa en el archivo permanente de la
Contraloría General de la República o el órgano de auditoría interna.
2. Revisión Estratégica
- Ejecución del plan.
- Aplicación de pruebas preliminares criterios de auditoría.
- Identificación de los asuntos más importantes.
- Formulación del informe de revisión estratégica.
La etapa de revisión estratégica se enfatiza el conocimiento y comprensión de
la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la recopilación de
información u observación física de sus operaciones. Esta tarea implica el
análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos tales como:
ambiente interno de control, factores externos e internos, áreas generales de
revisión y fuentes de criterio de auditoría.
Ejecución.
Verificar toda la información obtenida verbalmente.
Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes,
teniendo
en cuenta:
Que las pruebas determinen las causas y condiciones
que originan los incumplimientos y las desviaciones.
Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el
precio del incumplimiento.
Que las pruebas pueden ser externas si se considera
necesario.
Prestar especial atención a que la Auditoria sirva de instrumento para
coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarse
sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.
El jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión del
trabajo.
El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de
la
unidad de Auditoria.
Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo
en
cuenta: Condición, Criterio, Efecto y Causa.
Informe.
La exposición del Informe de Auditoria debe expresar de forma concreta, clara
y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por
los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.
No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente:
Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán
los específicos que fueron definidos en la segunda etapa
"Planeamiento".
Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del
incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias,
prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general. Se
reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que
incidieron en el grado de cumplimiento de las tres "E" y su interrelación.
Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las
regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable,
deberá
cuantificarse.
Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no
comprometiéndose la Auditoria con situaciones futuras que se puedan
Producir en la entidad.
Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que
componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios
económicos) así como un resumen de responsabilidades.
Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa
y concisa que motive la lectura.
Seguimiento.
Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres E que se
observe, realizar una comprobación entre uno y dos años, que permita
conocer hasta que punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos
mostrados y las recomendaciones dadas en cualquiera de las circunstancias,
es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del
mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus desaciertos.
1.5 Beneficios de la auditoria de gestión.
• Los problemas administrativos y las dificultades operacionales pueden
detectarse antes de que suceda por lo que le permite a la organización evitar
mayores costos a causa de las deficiencias detectadas.
• Representa otra herramienta administrativa para auxiliar a la
organización en el cumplimiento de los objetivos deseados ya que una de las
causas del fracaso en los negocios se debe a una pobre administración.
• Le permite a la empresa recomendar ciertas medidas para mejorar la
situación presente.
• Descarga a la dirección de obligaciones importantes dedicándose a
asuntos no delegables.
• Extiende la función auditora a toda la empresa.
• Asegura información detallada y objetiva.
• Habitúa a los empleados trabajar con orden y métodos.
• Obliga a la empresa a replantear situaciones en una fuente continua y
saludable de nuevas ideas y aplicaciones.
1.6 Objetivos de la auditoria de gestión. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente
tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder
evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento
de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la
organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y
receptiva a la organización.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un
sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
Objetivos específicos.
• Determinar el grado en que se están logrando los resultados o
beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o
actividad pertinente.
• Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de
manera eficiente y económica.
• Determinar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes
y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.
• Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o
programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y
operaciones.
• Revisar y evaluar la economía y eficiencia con que se han utilizado los
recursos humanos, materiales y financieros.
• Determinar silos objetivos y metas propuestas han sido logrados.
• Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la
administración de éstos por parte del ente.
• Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la
administración del la entidad que se encuentra a disposición de los organismos
del estado y de la comunidad en general.
• Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos
tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia,
desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.
• Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias
aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes,
normas y procedimientos establecidos.
• Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y
evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes
adquiridos.
• Los recursos humanos de una empresa están integrados
cuantitativamente por el conjunto de los individuos que ocupan los diferentes
niveles de su estructura organizativa y cualitativamente, por el conjunto de sus
conocimientos, habilidades, salud física y mental, su ideología y sus
motivaciones. El inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa
garantiza o pone en peligro su futuro desarrollo; el capital financiero y los
demás recursos materiales poco significan estando ausentes los recursos
humanos necesarios para producir la riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda empresa.
2- Concepto y alcance de la administración de recursos humanos.
La Administración de Recursos Humanos es el conjunto de actividades
encaminados a planear y reclutar el personal necesario a la empresa;
establecer los bases de remuneración más adecuadas; manejar con efectividad
las relaciones entre empresa y empleados y de éstos entre sí, entrenar y
desarrollar al personal y cuidar que éste cuente con los servicios requeridos
para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción
de sus necesidades como individuos.
Para efectos de este boletín la Administración de Recursos Humanos abarca,
por lo menos las siguientes actividades:
1. Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados,
promociones y despido.
2. Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de
empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos
correspondientes a cada categoría; el señalamiento de los procedimientos de
evaluación .para la determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.
3. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de
comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa;
la negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promoción de lo disciplina necesaria al buen y eficiente
funcionamiento de la empresa y la continua investigación de fallas e
implantación de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.
4. Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y
las necesidades de capacitación y desarrollo del personal, establecer y vigilar
programas de desarrollo tendentes a que el personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su
capacitación técnica.
5. Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, facilidades de trabajo
al personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad
industrial, así como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
6. Vigilancia del régimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de
las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del
personal (en boletín por separado se trotará en detalle de la Auditoria
Operacional del régimen fiscal de una empresa).
La importancia de la Administración de Recursos Humanos como una de las
actividades administrativas básicas está señalada por la necesidad de contar
con el número de personas adecuadamente calificadas para lograr
eficientemente las metas de una empresa. En la práctica administrativa, esta
actividad ha recibido distintos denominaciones; algunas de ellas son:
Administración de Personal, Relaciones Industriales o simplemente Recursos
Humanos, pero en cualquier caso, con menor o mayor énfasis los
departamentos encargados de planearla, dirigirla y controlarla cubren las sub.-
actividades que se señalan más adelante al explicarse su concepto y alcance.
La gestión de recursos humanos / personas es clave para la competitividad de
las empresas. En los próximos años, la competitividad va a estar directamente
relacionada con la capacidad que las organizaciones tengan para atraer y
retener talento y con su capacidad para aprovechar las nuevas tecnologías
para alcanzar estos objetivos.
Esta necesidad es debida a que en el escenario económico actual, las
personas son el principal activo de las empresas, siendo un importante
elemento diferencial para el desarrollo y ejecución de las estrategias de la
empresa
2.1 Actividades a realizar para mantener una buena gestión de los
recursos humanos.
1-Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y
despidos.
2- Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de
empleados y obreros o conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos
correspondientes a cada categoría; el señalamiento de los procedimientos de
evaluación para la determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.
3- Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de
comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa; la
negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento
de la empresa y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos
que mejoren la eficiencia del personal.
4- Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y
las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar
programas de desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su
capacitación técnica.
5- Servicio a empleados, que involucran servicios médicos, facilidades de trabajo
al personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad
industrial, así como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
6- Vigilancia del régimen legal, actividad tendiente a cuidar del cumplimiento de
las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del
personal (en boletín por separado se tratará en detalle de la Auditoria
Operacional del régimen fiscal de una empresa).
CAPITULO # 2: Caracterización de la Empresa. Procedimientos de la Investigación.
2.1 Caracterización de la Empresa Materiales de la Construcción Las Tunas.
La Empresa de Materiales de Construcción de Las Tunas está ubicada en la
Avenida Camilo Cienfuegos N° 223 en la ciudad de Las Tunas, se subordina al
Grupo Empresarial Industrial de la Construcción del Ministerio de la
Construcción. Posee un grupo de centros de producción fundamentalmente en
el municipio Las Tunas, además en los municipios de Puerto Padre, Majibacoa
y Colombia.
Fue fundada en junio de 1966, y creada por Resolución No. 58/81 del Ministerio
de la Construcción como Empresa de Materiales de la Construcción No 2 de
Las Tunas y por Resolución No. 123/2002 emitida por el Ministerio de la
Construcción en su apartado sexto fue cambiada la denominación de la entidad
por Empresa de Materiales de Construcción Las Tunas, la misma cuenta con la
siguiente misión:
Misión:
“Proporcionar el desarrollo constructivo con materiales de calidad, basados en
la excelencia, innovación y experiencia”.
La empresa tiene como Visión:
Somos líderes en la producción de materiales de la construcción en el territorio,
nos distinguimos por aplicar y desarrollar progresivamente un sistema de
gestión de la calidad que satisface la expectativa de los clientes y nos permita
mantener una posición de competitividad en unión de lograr la excelencia.
Contamos con directivos y trabajadores motivados, con alto desempeño y
sentido de pertenencia, con tendencia de asumir la responsabilidad en el
cumplimiento de sus funciones como vía para llegar a la auto dirección de los
procesos.
Objeto Social
1. Producir, transportar y comercializar de forma mayorista áridos incluyendo
la arena sílice y otros materiales provenientes de la cantera, pinturas, yeso,
cal y sus derivados, sistema y productos de arcilla y barro, elementos de
hormigón, terrazo, aditivos, repellos texturizados, monocapas, cemento
cola, mezcla deshidratada, losetas hidráulicas, elementos de hierro fundido
y bronce, productos para la industria del vidrio y la cerámica, productos
refractarios, hormigones hidráulicos, recubrimientos e impermeabilizantes,
incluyendo su aplicación; carpintería de madera, incluyendo su montaje y
ofrecer servicios de posventa, todos ellos en moneda nacional y divisa.
2. Brindar servicios de mantenimiento y montaje a instalaciones y equipos
tecnológicos industriales de producción de materiales de construcción; de
laboratorio para ensayos de materiales de construcción, de alquiler de
equipos de construcción, complementarios y transporte especializado, de
transportación de carga general; de diagnóstico, reparación y
mantenimiento a equipos de transporte automotor, construcción y
complementarios, así como sus agregados; de alquiler de almacenes, de
parqueo; de alquiler de locales, servicios científico-técnicos y ejecución de
proyectos de I+D e innovaciones tecnológicas, así como de asistencia
técnica, consultoría y asesoría en actividades de producción de materiales
de construcción; servicios especializados de voladura, incluyendo su
proyecto; producir y comercializar de forma minorista excedentes de
productos agropecuarios procedentes del autoconsumo a sus trabajadores
y de almacenamiento y expendio de combustible y lubricantes, este último
solo a entidades del sistema del Ministerio de la Construcción, todos ellos
en moneda nacional.
La empresa trabaja en tres ramas fundamentales: cantera, hormigón y
cerámica roja, produciendo materiales como: áridos, elementos de pared, de
piso, de techo y carpintería de madera.
Estas producciones permiten responder a las necesidades de la provincia en
materia de construcción y reparaciones de obras para los programas que lleva
a cabo el país.
La Empresa cuenta con una Oficina Central con 4 sub.-Direcciones a las que se
subordinan 5 Establecimiento, 3 de ellas dedicadas a la producción de materiales para la
construcción y 2 dedicadas a la prestación de servicios de aseguramiento, reparación y
mantenimientos a equipos tecnológicos y no tecnológicos.
Relación de las Unidades Empresariales de Bases.
Combinado de Hormigón y Carpintería “Guillermo Tejas”: se ocupa de
organizar la producción de elementos de piso y carpintería.
Cantera “José Rodríguez”: se dedica a la producción de piedra triturada de
diferentes granulometrías, arena artificial, así como bloques de 10, 15, 20 y
bovedillas de tecnología cubanas.
Combinado de Cerámica y Arena “Cristino Barreda”: se dedica a la
producción de los diferentes elementos de barro, como son los de pared y
techo (ladrillos macizos, tejas criollas y losas para azotea) arena calcárea,
caolín crudo y arcillas caoliníticas.
Unidad Básica de Aseguramientos: se ocupa en lo fundamental de asegurar
los recursos materiales necesarios para el proceso productivo incluidos el
almacenamiento y conservación de los mismos, la correcta explotación del
transporte, así como un conjunto de servicios necesarios para el
aseguramiento de la producción.
Unidad Básica de Equipos: función fundamental garantizar y dirigir la
política de explotación, mantenimiento y reparación del equipamiento
tecnológico y no tecnológico, así como la supervisión y control de estas
actividades. Igualmente garantiza la recuperación y fabricación de piezas de
La estructura organizativa de la empresa es plana (Anexo1), existiendo tres
niveles entre el Director y el Jefe más cercano a la producción, dos niveles
funcionales y uno ejecutivo. Posee flexibilidad y unidad de mando permitiendo
el cumplimiento de los objetivos y misión de la organización.
La empresa cuenta con un total de 533 trabajadores, de ellos 110 (21%) son
mujeres y el resto, 423 son hombres que representan el 79%, los que se
encuentran distribuidos por los Establecimientos teniendo en cuenta la
categoría ocupacional a la que pertenecen. En el Combinado de Hormigón y
Carpintería se encuentra la mayor cantidad de trabajadores (129), el que a su
vez es el mayor productor de la empresa.
El 61% de la fuerza de trabajo (328 trabajadores) son obreros, el 39% restante
representa a los trabajadores que no están vinculados directamente a la
producción, de ellos 27 son dirigentes para el 5%, 70 pertenecen a la categoría
de técnicos,19 son administrativos y la mayor proporción lo ocupa el personal
de servicio con 89 trabajadores. (Anexo 2)
A fines del año 2000 se comienza un proceso de cambios y transformaciones
en los métodos y estilos de dirección, estructuras, descentralización de
recursos y funciones, capacitación y preparación de los trabajadores,
lográndose una dirección participativa donde se prioriza la vinculación de los
resultados individuales y organizacionales, sobre la base de la confianza
mutua, comunicación abierta y cooperación. Se comienza aplicar el método
OVAR de dirección, el que permite darle seguimiento a los objetivos propuestos
por la organización.
La cultura de la organización está encaminada a la flexibilidad, innovación,
orientación al grupo, con predominio del liderazgo visionario y la motivación,
orientada a asimilar el cambio como elemento clave de la competitividad. En
consecuencia con estos análisis quedaron definidos para la organización los
siguientes valores: visión al futuro, innovación, trabajo en equipo, autonomía,
liderazgo, motivación, adaptabilidad con el cambio y competitividad, que los
directivos han identificado para influir positivamente en la mente de las
personas, y así alcanzar un mejor desempeño.
Todo esto le permitió a la empresa comenzar el proceso para insertarse en el
perfeccionamiento empresarial y en el mes de diciembre del año 2004, reciben
el aval sobre el estado de la contabilidad y en enero del 2005 la autorización de
Carlos Lage de continuar el proceso y elaborar el expediente. También permitió
la preparación del personal para la aplicación de la Resolución 297 sobre el
Control Interno y en la implantación de los Sistemas de Calidad por áreas.
El 14 de agosto del 2006, se recibe el acuerdo del Comité Ejecutivo del
Consejo de Ministro (CECM), de comenzar la aplicación del expediente de
Perfeccionamiento. A partir de esa fecha la empresa esta cumpliendo el
cronograma de implantación de las medidas técnico-organizativas y salariales,
lo cual está en espera del correspondiente Dictamen para su aplicación.
2.2 Características de los Recursos Humanos en la Empresa.
Antes de hacer referencia a la caracterización de recursos humanos en la
empresa, hay que partir del hecho de que el carácter centralizado que durante
muchos años ha vivido la economía cubana hizo su impacto en la empresa y
en particular en el área de recursos humanos. Ejemplo es la exigencia de un
conjunto de leyes, resoluciones y metodologías que regulan la actividad. Estos
mecanismos han tenido como objetivo fundamental proteger al trabajador y
rectorar la actividad por parte de determinados organismos, en especial por el
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).
Sin embargo, el efecto no ha sido del todo positivo. Esta situación ha
condicionado por ejemplo, que muchas de las funciones que le competen a
esta área se han estado desempeñando de forma centralizada total o
parcialmente en los niveles superiores, a nivel de rama o sector, o incluso a
escala nacional, por organismos centrales. Esto ha limitado las posibilidades en
el ámbito empresarial de tomar decisiones, y también de crear las habilidades
prácticas en los procesos de gestión que le competen a los especialistas de
esta área. La función que se ha estado realizando, por lo general, no va más
allá de ser puramente administrativa y de control sobre la persona,
considerándolas como un recurso más que existe en la organización.
Todo esto incide negativamente en el desempeño de la empresa en cuanto a la
Gestión de Recursos Humanos (GRH), por tanto, en la efectividad de su
funcionamiento y su impacto en toda la organización.
Es importante señalar que esta área dentro de la organización está llamada a
trazar políticas, técnicas, herramientas y estrategia que le permitan a la
Dirección General no sólo gestionar este recurso tan significativo en el logro de
la eficiencia y eficacia empresarial, sino también en el propio proceso de
dirección.
La empresa Materiales de la Construcción Las Tunas, tiene elaborada la
estrategia de Recursos Humanos y definidas las políticas de esa área para lo
cual cuenta con un sub.-director y técnicos que atienden a nivel de empresa las
siguientes actividades:
Organización del Trabajo y Salario.
Recursos Laborales.
Protección e Higiene del Trabajo.
Cuadros.
Capacitación.
En cada establecimiento de Producción y Servicios tienen un técnico en
Gestión de Recursos Humanos que atiende las actividades señaladas
anteriormente, excepto cuadros.
El Objetivo Estratégico del área de Recursos Humanos de la empresa es el
siguiente:
Elevar la eficiencia de los Recursos Humanos mediante una mejor gestión
de la misma.
Misión y visión del área de Recursos Humanos de la Empresa
Misión.
Planificar, organizar y controlar, las acciones de la Gestión de los Recursos
Humanos, dirigidas a dotar de conocimientos, motivación, condiciones de
seguridad y salud del trabajo, así como, su uso racional, para garantizar una
mayor eficiencia en la explotación de la fuerza de trabajo de la Entidad.
Visión.
Contamos con los trabajadores necesarios, con conocimientos, alto sentido de
pertenencia y con excelentes condiciones de seguridad y salud del trabajo,
para el cumplimiento de las metas trazadas por la Organización.
Políticas Generales de la Subdirección de Recursos Humanos en la empresa.
1. Contar con trabajadores capaces de realizar sus funciones con la calidad
requerida.
2. Crear un clima laboral donde reúne la satisfacción laboral y el sentido de
pertenencia de nuestros trabajadores.
3. Crear las condiciones que permitan atenuar los factores del medio laboral
que atentan contra la seguridad y salud de nuestros trabajadores.
4. Elevar los resultados de eficiencia, eficacia y efectividad de la Gestión de los
Recursos Humanos respecto a otros periodos.
5. Elevar la disciplina, la honradez, la exigencia y el control de los Recursos de
la Organización.
2.3 Estado Actual de la Gestión de Recursos Humanos en la empresa.
A pesar de que en la empresa la Gestión de Recursos Humanos está en
función de garantizar el aumento de la efectividad y la eficiencia en la que se
valora la significación de los recursos humanos y el aprovechamiento óptimo de
sus potencialidades, no se han logrado que los elementos que la constituyen se
integren en un sistema coherente como partes interrelacionadas e
interdependientes que permita darle un enfoque integrador y dinámico a la
gestión.
Tomando como base las informaciones obtenidas en la investigación acerca de
la Gestión de Recursos Humanos en la empresa se pudo conocer que:
En el proceso de reclutamiento, no se explotan todos los canales de
comunicación que posibiliten crear una cantera. Para seleccionar el
personal adecuado a las exigencias de la organización.
El análisis que realiza el Comité de Ingreso para la posterior selección del
candidato se aplican de manera efectiva..
El proceso de incorporación al puesto de trabajo se realiza de manera
efectiva, cumpliéndose lo establecido.
La evaluación del desempeño se efectúa semestral para el caso de los
obreros, servicios y administrativos mediante el Reglamento elaborado por
la empresa, y en el caso de los técnicos es anual según lo establecido en la
Resolución No.6/98 del MTSS.
En las evaluaciones que se realizan todavía existen trabajadores que están
inconformes.
La actividad de capacitación, se comporta de manera satisfactoria en la
empresa puesto de que no se limitan solamente a capacitar aquellos
trabajadores que presentan dificultades, sino que se tienen en cuenta el
desarrollo del resto de los trabajadores.
La actividad de compensación salarial muestra niveles aceptables en la
organización, en la empresa se ha comprobado que existe una correcta
política salarial que garantiza que los sueldos y salarios de los empleados
están en correspondencia con su desempeño, aunque existan trabajadores
como los de mosaico y cerámica que están inconformes con el salario que
reciben.
Se efectúa una gestión de seguridad y salud al trabajador pero aún faltan
completar condiciones que permitan mejorar el funcionamiento de esta
actividad.
No se cuenta con los medios de trabajo necesarios para que los
trabajadores directos a la producción realicen su trabajo.
2.4 Procedimiento de Investigación.
La metodología utilizada en la investigación se apoyó en una secuencia de
pasos lógicos permitiendo que el contenido tratado quedara detallado de una
manera más comprensible.
Primer paso: Recopilación bibliográfica.
Se realizó una amplia revisión de la literatura que aborda la temática de los
recursos humanos, encontrándose dentro de ella libros de texto, revistas,
documentos, tesis de grado y de maestrías y la visita a sitios de Internet. Todo
esto posibilitó posteriormente la confección del marco teórico referencial y
pertrecharnos de los conocimientos necesarios para enfrentar el proceso de
investigación.
Segundo paso: Familiarización con la entidad.
Este paso fue muy importante realizarlo porque permitió conocer las
características fundamentales de la empresa y comprender, aunque fuera de
modo general, aspectos prácticos relacionados con los recursos humanos de la
entidad, que nos sirvieron para la confección del programa de auditoria que se
propone con este trabajo de diploma. Además en este momento se
establecieron las relaciones necesarias con los trabajadores, los cuales
garantizaron su compromiso y apoyo para la realización del trabajo. Se designó
al subdirector de RR.HH como colaborador directo de la investigación,
mostrándose muy interesado en la realización del mismo. También se conoció
que se desarrolla un proyecto de investigación aprobado por el CITMA, con el
objetivo de implantar un sistema de Control de Gestión, que permita
incrementar el grado de economía, eficiencia y eficacia de todos los procesos
dentro de la empresa, siendo el área de recursos humanos uno de los
integrantes de este sistema.
Tercer paso: Estudio preliminar.
Este paso fue indispensable para conocer las funciones y actividades que se
realizan en el área de Recursos Humanos. Con base en él se pudo definir la
estrategia de investigación. Para obtener la información deseada fue necesario
revisar y estudiar el diagnóstico que realizó la empresa para elaborar el
expediente de Perfeccionamiento Empresarial, de forma tal, que permitiera
encontrar los principales señalamientos en esta actividad, brindara información
acerca de cómo se encontraba organizada esta área, y la composición de los
mismos. Se observó el sistema de trabajo y se intercambió constantemente con
el subdirector de recursos humanos y sus especialistas. Ello sirvió para
conocer el comportamiento del actual Sistema de Gestión de Recursos
Humanos de la empresa. Se conoció que se realizan actividades de Recursos
Humanos que necesitan ser formalizadas de manera que permita integrarlas
como un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes entre los
cuales debe existir unidad de propósito.
Cuarto paso: Propuesta para realizar el programa.
Programa de Auditoria.
Como ya se ha analizado anteriormente el programa de auditoría es el conjunto
de procedimiento y acciones que el auditor debe realizar con el fin de alcanzar
los objetivos trazados, lograr evidencias suficientes y competentes con un
mínimo de error.
Es difícil, por no decir imposible, que se pueda confeccionar un programa que
satisfaga todas las expectativas, pues es muy importante la buena preparación
del auditor y los procedimientos que deben seguirse no son siempre los
mismos, ya que dependerán de las circunstancias particulares de cada entidad.
Sobre esto Montgomery plantea lo siguiente:
“Nada puede hacer más daño a los que se dedican a este estudio que el
empleo exclusivo de reglas condensadas de trabajo; todos aquellos que
ejercen su profesión atendiéndose a programas que han sido formulados por
otras personas son culpables de negligencias, si permiten que unas reglas
inmutables anulen toda su independencia de criterio. Sin embargo, no hay
inconvenientes en que se emplee un resumen de los procedimientos que hay
que seguir en casi todas las auditorias, siempre que el resumen se base en los
principios fundamentales de la auditoría y se ponga en práctica sobre esa
base”.
El presente trabajo coincide con este criterio, la realidad es que se hace
necesario elaborar un programa que sirva de guía general en el desarrollo del
trabajo de los auditores y que éste sea ajustable.
El esquema típico de un programa de auditoría incluye lo siguiente:
Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
Objetivos de Auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a
realizar.
Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de
organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo
determinado.
Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se
necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para
pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
Aspectos a tener en cuenta en la confección del programa de auditoría de
gestión.
1.- Planes y Objetivos: Examinar y discutir con la dirección el estado actual de
los planes y objetivos.
2.- Organización.
a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.
b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de
organización de la empresa, (si es que la hay).
c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de
una buena organización, funcionamiento y departamentalización.
3. Políticas y Prácticas: Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de
requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y
prácticas.
4.- Reglamentos: Determinar si la empresa se preocupa de cumplir con los
reglamentos locales y estatales.
5.- Sistemas y Procedimientos: Estudiar los sistemas y procedimientos para
ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a
examen e idear métodos para lograr mejorías.
6.- Controles: Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.
7.- Operaciones: Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos
necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr
mejores resultados.
8.- Personal: Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al
trabajo en el área sujeta a evaluación.
9.- Equipo Físico y su Disposición: Determinar su podrían llevarse a cabo
mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del
mismo.
10.- Informe: Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar
en él los remedios convenientes.
Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en el las
medidas convenientes.
El programa permite:
1. La organización adecuada del trabajo.
2. Facilita la sustitución de auditores.
3. Evita las interrupciones en el trabajo por falta del jefe de auditoria.
4. Ayuda en la preparación del informe.
5. Estudia y evalúa el sistema de control interno.
6. Emite una opinión mediante dictamen sobre la razonabilidad y
fiabilidad.
2.5 Programa de auditoria.
• Cultura Organizacional.
1- Verificar si la estructura de la empresa tiene en cuenta las metas y objetivos
generales y específicos de la entidad.
2- Verificar si la estructura del área de recursos humanos responde a las
necesidades de la empresa o al cumplimiento de sus objetivos.
3-Verificar si el ambiente de trabajo es favorable para los trabajadores del área.
4- Verificar si los métodos utilizados por la administración son efectivos.
5- Verificar si existe una verdadera interacción directivos – subordinados.
6- Verificar si los sistemas de estimulación son creativos e incentivan el
desarrollo e los trabajadores.
7- Verificar la existencia del manual de organización y funciones (establece las
responsabilidades, acciones, cargos y deberes).
8- Verificar que este completo el diseño de cada puesto de trabajo.
9- Verificar los procedimientos de la actividad de recursos humanos en el
expediente perfeccionamiento empresarial.
• Reclutamiento y selección.
1- Verificar si son compatibles las necesidades de recursos humanos con los
objetivos y metas trazados en la entidad.
2- Verificar si la plantilla aprobada existente se corresponde con las
necesidades de desarrollo de la entidad y del área auditada.
3- Verificar si existe un programa de selección y evaluación del nuevo personal
a contratar.
4- Verificar los procedimientos de reclutamiento y selección del personal y si
estos son efectivos.
5- Verificar las fuentes de reclutamiento.
6- Verificar si los métodos de selección son los adecuados.
7- Verificar si la información que reciben los candidatos es la necesaria para
motivarlos.
8- Verificar si existe una adecuada orientación para el nuevo empleado.
9- Verificar si la instrumentación, ejecución y control de su política de cuadro es
la adecuada.
• Capacitación y desarrollo.
1- Verificar la existencia de planes de capacitación de los recursos humanos a
corto, mediano y largo plazo.
2- Verificar si los planes de capacitación responden a los objetivos de la
entidad.
3- Verificar el control de la ejecución de los planes de capacitación.
4- Verificar los métodos de capacitación existentes y su efectividad; que
incluye la motivación.
• Evaluación del desempeño. 1- Verificar si los trabajadores del área conocen sus responsabilidades,
contenido de su puesto de trabajo y sus derechos.
2- Verificar la periodicidad con que se valoran los resultados de cada
trabajador.
3- Verificar los criterios que se tienen en cada una de las evaluaciones.
4- Verificar si los métodos o procedimientos para evaluar son efectivos.
5- Verificar si los trabajadores se ven recompensados por su desempeño en
cada puesto de trabajo.
6- Verificar si se aplica algún sistema de incentivo y reconocimiento de acuerdo
a las limitaciones establecidas y en correspondencia con los resultados
colectivos e individuales.
7- Verificar si son reconocidos sus derechos referidos al salario y a la seguridad
social, así como las vacaciones y de más derechos contemplados en la ley.
8- Verificar que el salario que reciben los trabajadores es el adecuado por el
trabajo que realiza.
• Protección e Higiene del Trabajo. 1- Verificar si existen condiciones de seguridad e higiénicas adecuadas en los
puestos y áreas de trabajo.
2- Verificar si se contempla la protección necesaria y requerida para evitar
accidentes y enfermedades profesionales.
3- Verificar si se cuenta con los medios necesarios de protección al trabajador.
4- Verificar si se cumplen los requerimientos legales establecidos para la
protección de la mujer, los jóvenes trabajadores y los trabajadores con
discapacidad.
5- Verificar si existen planes de rehabilitación integral física, psíquica y laboral
de los recursos humanos.
6- Comprobar si existe asignación de ropa y calzado a los trabajadores y de
ser así, los métodos para su distribución.
7- Verificar si existe un plan de distribución de productos de aseo personal y los
métodos que se utilizan para su entrega y la frecuencia de la misma.
• Control y evaluación de objetivos. 1- Verificar la existencia del comité de control.
2- Verificar como se relaciona el comité de control con la empresa.
3- Verificar la frecuencia de las auditorias a la actividad de recursos humanos.
4- Verificar la existencia de un plan de auditoria interna para el área de
recursos humanos.
5- Verificar si la estructura del área de recursos humanos permite alcanzar los
objetivos propuestos por la entidad.
6- Verificar si los controles existentes permiten alcanzar las metas.
7- Verificar como se evalúa y controla la capacitación en el área de recursos
humanos.
8- Verificar si existen controles internos adecuados para la separación de
funciones en los procesos dentro del área de recursos humanos.
9- Verificar el cumplimiento de leyes y regulaciones.
Procedimientos y métodos utilizados en la realización de la auditoria de gestión.
En la realización del trabajo de auditoría se aplicaron diversas técnicas para
recolectar la evidencia necesaria que permitiera llegar a conclusiones acerca
de la gestión en el área de recursos humanos, entre ellas se pueden detallar a
continuación las siguientes:
Técnicas de verificación ocular
Comparación, se observó la similitud o diferencia existente entre los diferentes
establecimientos y a su vez entre ellos y la dirección de la empresa.
Observación, Se realizó un examen ocular en todo momento para comprobar
como se ejecutaron las operaciones.
Técnicas de verificación oral
Indagación, Se obtuvo información verbal sobre los aspectos a verificar
mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios
responsables de la entidad y el resto de los trabajadores.
Las Entrevistas, fueron efectuadas al personal de la entidad auditada y la
dirección de recursos humanos..
Técnicas de verificación escrita y documental
Analizar, Se evaluó crítica, objetiva y minuciosamente los elementos o partes
que conforman la actividad de recursos humanos, con el fin de establecer su
naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos
existentes.
Comprobación, se aplicó este tipo de técnica, con el objeto de verificar la
existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas
por la entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.
Técnicas de verificación física
Inspección, se realizó el examen físico y ocular de documentos, con el objeto
de establecer su existencia y autenticidad.
CAPITULO # 3: Resultados obtenidos en la auditoria a través del informe final.
INFORME DE AUDITORIA Las Tunas, 15 de mayo del 2007.
¨ Año 49 de la Revolución¨
Orden de Trabajo No. 02/ 2007.
Entidad auditada: Dirección de Recursos Humanos de la empresa de
Materiales de la Construcción.
Ubicada en: Avenida Camilo Cienfuegos No. 223.
Código: 126.0.01302
Subordinación: Ministerio de la Construcción.
Tipo de auditoría: Auditoría de Gestión.
Fecha de inicio. 02-02-2007
Fecha de terminación.30-5-2007
Auditores ejecutantes: Yelania Hernández Cutiño.
Arlenys Adis Portillo Alvarez.
INFORME 3.1 Introducción: El presente trabajo de Auditoria de Gestión se llevó a cabo en la dirección de
recursos humanos de la Empresa de Materiales de la Construcción de Las
Tunas. A través del mismo se revisó el expediente de perfeccionamiento
empresarial, los manuales de procedimiento, el reglamento laboral y se
revisaron en el balance los datos correspondientes al primer trimestre del año
2007 y se establecieron comparaciones con igual periodo del año 2006 cuando
se entendió necesario. Se revisó el control interno.
La empresa tiene como objeto social producir, transportar y comercializar
áridos y otros materiales para la construcción, productos para la industria del
vidrio y la cerámica.
Además brinda servicios de mantenimiento y montaje a instalaciones y equipos
tecnológicos industriales de producción de materiales de construcción.
Fue escogida la dirección de recursos humanos de la empresa para realizar
este trabajo por ser la encargada de llevar a cabo el control de la gestión para
la administración de estos recursos en la empresa.
Esta área cuenta con una plantilla de 7 trabajadores de ellos 2 mujeres, y 5
hombres dentro de ellos 1 es graduado universitario y los otros 6 son
técnicos.
La dirección de recursos humanos, se subordina a la dirección de la empresa y
tiene dentro de sus funciones organizar y controlar la actividad de recursos
humanos de la empresa y para esto tiene como objetivo fundamental:
Elevar la eficiencia de los Recursos Humanos mediante una mejor gestión de la
misma.
Como parte del trabajo se establecieron los objetivos de la auditoria a esta
área y son:
• Evaluar el grado de economía, en el cumplimiento de los objetivos de la
dirección de recursos humanos.
• Medir la eficiencia interna de la función de la dirección de recursos
humanos en cuanto se refiere a los procedimientos, políticas y normas
que debe llevar a cabo la dirección.
• Evaluar la eficacia del departamento a la hora de brindar orientación y
control de los recursos humanos a toda la organización incluidas sus
diversas dependencias operativas.
El trabajo se realizó de acuerdo con las normas de auditoria generalmente
aceptadas estableciendo elemento de control de la calidad, siendo asesorados
por especialistas del MAC y otros profesionales experimentados del territorio,
además de consultar bibliografía actualizada sobre el tema, lo que permitió
cumplir los objetivos propuestos en el trabajo a través de asesoramiento y
consulta de varios especialistas que permitieron desarrollar el trabajo con el
rigor y calidad requerida.
Se tuvieron en cuenta las diferentes resoluciones y documentos emitidos por el
Ministerio de Auditoría y Control para la realización de esta auditoria de
gestión, además de las regulaciones emitidas por el organismo central al cual
pertenece la empresa. Se tuvo presente la Resolución 026/06 del Ministerio de
Auditoría y Control con la guía metodológica para la realización de auditorias
de gestión y la Resolución 100/2004 referente a las normas de auditorias
aplicables, además se realizo un análisis de los procedimientos emitidos en el
año anterior. Se confeccionó un programa de auditoria de acuerdo a los
requerimientos exigidos luego del examen preliminar efectuado.
Se confeccionó y aplicó el programa de Auditoria de Gestión de acuerdo a los
objetivos trazados. Se verificó el cumplimiento de las legislaciones vigentes, los
principios de control interno, las normas cubanas de contabilidad, así como la
gestión económica en la planificación control y uso de los recursos financieros
de la entidad auditada.
El trabajo se llevó a cabo a través de pruebas detalladas abarcando el periodo
de auditoria hasta marzo del 2007 y comparándolo con igual período del año
anterior.
3.2 Conclusiones.
Luego del examen realizado y teniendo en cuenta las deficiencias detectadas
en el transcurso de la auditoria se determina que en dirección de recursos
humanos y se cumplen de manera asequible los objetivos propuestos en la
planeación estratégica contenida en el expediente de perfeccionamiento
empresarial y la economía, la eficiencia y la eficacia presentan un grado de
deterioro parcial ya que presentan pequeñas deficiencias. A continuación se
detallan las principales conclusiones:
1. La comunicación entre la oficina central y las unidades empresariales de
base no es suficiente.
2. Los trabajadores de la dirección de recursos humanos se encuentran
con exceso del contenido de trabajo o el personal existente no es
suficiente para alcanzar el mismo.
3. La capacidad informática es insuficiente para llevar los controles
necesarios.
4. Existe insatisfacción acerca de los indicadores que miden el desempeño.
5. Los indicadores que miden el desempeño no siempre son objetivos.
6. Las condiciones de higiene no son las más adecuadas en algunas
unidades.
7. Existe en los establecimientos inconformidad con el salario.
8. Se realizaron pagos de salario indebido.
9. Existen insatisfacciones acerca de las normas establecidas, ya que las
instalaciones técnicas de que depende el cumplimiento de los mismos
no son suficientes y además son obsoletos.
10. Los medios de protección individual en poder de los trabajadores son
insuficientes.
11. Los medios de protección existentes no siempre son utilizados
correctamente.
12. Los medios de trabajo son insuficiente.
-La economía se puede ver afectada por la insuficiencia de los medios de
protección individual existentes, ya que esto puede propiciar la ocurrencia de
accidentes de trabajo. La economía se afecta por el incremento de los gastos,
principalmente los de salario.
La empresa aumentó sus gastos de salario en el primer trimestre del 2007 con
respecto a igual período del 2006. El gasto en el primer trimestre del 2007 fue
de $735.9 y en el 2006 de $ 642.3 MP lo que indica un crecimiento de $
93.6MP mas que el año 2006, algo que afecta la economía de la empresa
debido al aumento de gastos por concepto de salario. Se pudo constatar la
contratación de 5 trabajadores en la unidad empresarial de base de mosaico
sin tener la autorización de la dirección de recursos humanos de la entidad.
-La eficiencia se ve afectada por la deficiente utilización de los medios de
protección existentes y por la insuficiencia de la capacidad informática instalada
en la dirección de recursos humanos. Además las condiciones de higiene en
mal estado pueden afectar la eficiencia de la producción en las áreas
afectadas.
La eficiencia se puede ver afectada cuando la estructura del área no es la más
adecuada, pero a pesar de que existen inquietudes por el contenido de trabajo
esta dirección cumple con sus objetivos, pero el exceso del mismo puede
afectar la calidad en el cumplimiento de los objetivos y que no se cumplan las
metas trazadas por la empresa en la planeacion estratégica.
A pesar de la inconformidad que existe en algunas unidades con respecto a las
normas y los medios de trabajo esto no afecta la eficiencia. Todos los
trabajadores conocen a plenitud la labor que realizan, algo que no afecta a la
empresa.
- La eficacia se puede ver afectada al existir problemas en la comunicación
entre la oficina central de la dirección de recursos humanos y las unidades
empresariales de base, ya que esto puede obstaculizar el cumplimiento de los
objetivos propuestos, también en lo que respecta a los indicadores que miden
el desempeño, que no siempre son objetivos. Los trabajadores directos a la
producción no cuentan con los medios de trabajo necesario, sin embargo la
producción mercantil en el 2007 fue superior al 2006, además de contar con la
calidad requerida, cumplen con el objetivo de ser socialmente útil. Las ventas
tuvieron un incremento en el primer trimestre del 2007 con respecto al 2006 en
$ 106.5 MP.
A continuación se detallan de una forma más amplia los resultados obtenidos
mediante la aplicación del programa propuesto.
3.3 Resultados.
De acuerdo a las verificaciones realizadas a la dirección de recursos humanos
de la empresa Materiales de la Construcción, se apreció de modo general que
aunque la empresa día a día se va perfeccionando más aún quedan pequeños
detalles que deberá erradicar en el tiempo que la dirección se lo proponga,
estos pequeños detalles que aún faltan inciden de manera parcial en el grado
de Economía, Eficiencia y Eficacia relacionados con los recursos humanos; ya
que fueron detectados algunos aspectos que presentan un grado de deterioro
parcial y que pueden incidir negativamente en la gestión de dicha empresa.
Al aplicar el programa propuesto se obtienen los resultados que se detallan a
continuación:
Cultura Organizacional:
1. Existen deficiencia en la comunicación entre las unidades empresariales
de base y la dirección de recursos humanos. Esto se puede apreciar por las
encuestas realizadas, ya que existen muchos aspectos que los trabajadores de
las unidades desconocen y se expresan de forma negativa acerca de los
mismos y con una detallada información se podría resolver esa situación.
2. Dentro de la dirección de recursos humanos se encuentran bien definidas las
responsabilidades y funciones de todo el personal y se detallan en la plantilla
de cargos del área de recursos humanos, además el personal que labora en
esta dirección posee calificación y preparación para enfrentar las tareas
asignadas, pero a pesar de eso, bajo su responsabilidad recae un elevado
contenido de trabajo lo que no impide hasta el momento que ellos cumplan con
sus objetivos y metas, pero con el tiempo se puede revertir y causar daños al
logro de sus objetivos
Reclutamiento, selección e incorporación: 1. A pesar de que las fuentes de reclutamiento utilizadas por la empresa le
permite captar posibles candidatos podrían explotar otras fuentes de
reclutamiento.
2. Se detectó en la unidad de mosaico, que se realizó la contratación de 5
trabajadores sin la autorización de la dirección de recursos humanos de la
entidad.
Capacitación y desarrollo:
1. Un porciento elevado de los trabajadores encuestados respondieron que
los cursos de superación solo a veces responden a las necesidades y
desarrollo de la empresa pero a la vez, se contradicen al plantear que estos
cursos los ayudan a superarse profesionalmente, y al entrevistarnos con el
director de recursos humanos este aclara que no existe limitantes entre los
trabajadores que necesitan el curso y quien no, puesto de que todos se
superan para cuando se necesite y no tener que esperar que llegue el
momento para buscarles el curso de superación o capacitación, en este
punto podemos ver como los trabajadores no están claros de la importancia
que tienen estos cursos a los que están vinculados, y de los cuales también
depende el desarrollo de la empresa.
Evaluación del desempeño: 1. A pesar de la periodicidad con que se valoran los resultados de los
trabajadores el 61,5% de los encuestados plantean que los métodos de
evaluación solo a veces muestran una descripción confiable y certera de su
desempeño, de ahí que las evaluaciones no siempre cumplan con su
propósito, por lo que se hace necesario que se discuta con los trabajadores los
indicadores, y los puntos que se tienen en cuenta para evaluarlos.
Salario, protección e higiene del trabajo: 1. En la unidad de mosaicos los trabajadores directos muestran
inconformidad con relación a las normas de producción, factor que determina
el salario, pero analizando el salario de esta unidad, este se encuentra por
encima de la media de las demás unidades, estas normas de las cuales ellos
plantean que es alta, están establecidas por el organismo superior, a pesar de
estar inconformes los trabajadores de esta unidad cumplen y se esfuerzan para
llegar a su norma.
2. En las encuestas realizadas en cerámica los trabajadores se mostraban
insatisfechos con la retribución del pago del sobrecumplimiento productivo,
debido a que en ocasiones este se ve afectado por problemas que no depende
de ellos. Los problemas que impiden el pago del sobrecumplimiento no solo no
dependen de los trabajadores sino que la dirección de la empresa no está
facultada a realizar las transformaciones que se necesitan para que este
problema se revierta, la situación está dada debido a que mientras tanto el
producto no salga terminado del horno no se ve como un sobrecumplimiento y
se necesita de una gran inversión tanto para introducir nuevos hornos como
para mejorar la tecnología y esto solo lo puede asignar el ministerio , siempre
teniendo en cuenta la situación por la que atraviesa nuestro país.
3. En la unidad de mosaico además de las barreduras y polvo que aparecen
en ese lugar se comprobó la situación que presentan las tuberías del agua que
se encuentran dentro del local, lo que provoca un estancamiento del mismo
que se hace cada vez peor afectando a los trabajadores que se encuentran en
esta área, esto constituye más bien un problema de negligencia y gestión por
parte de la administración de esta unidad.
4. Los escasos medios de protección con los que cuentan los trabajadores
directos a la producción no se le da el uso correcto constituyendo esto un
problema que puede afectar la salud de los trabajadores y provocar hechos
extraordinarios tales como (accidente de trabajo y enfermedad profesional).
5. Los trabajadores no cuentan con los medios de trabajo necesarios para
realizar su actividad, su insatisfacción se hace mayor debido a que tienen que
recurrir a medios de trabajo casi rudimentarios por llamarlo así, lo que hace su
trabajo mas pesado, la falta de estos medios en muchos casos se debe a la
gestión que realizan la administración de cada unidad y junto con ella la
dirección de recursos humanos de la empresa.
Control y evaluación de objetivos:
1. Las capacidades informática instalada en la dirección de recursos
humanos es insuficiente, lo que impide a los trabajadores un mayor desarrollo
de su trabajo.
Después de haber encontrado las deficiencias consideramos la auditoria de
ACEPTABLE.
3.4 Recomendaciones. A partir de los análisis realizados en la auditoria para expresar los resultados
anteriores se recomienda a la dirección de la entidad y de la dirección de
recursos humanos:
• La empresa debe trazarse estrategias que amplíen el nivel de
comunicación entre la dirección y las unidades empresariales de base.
• Se analice la estructura del departamento para lograr una eficiente
distribución del trabajo que permita que todos los integrantes del mismo
le disminuyan la excesiva carga del mismo o la posibilidad de
incrementar la estructura.
• Analizar la manera de que el servicio informático de la dirección de
recursos humanos se incremente, para facilitarle el control.
• Tratar de emplear otras fuentes de reclutamiento, ejemplo (prensa,
radio y televisión).
• Analizar la posibilidad de utilizar un mural en las unidades empresariales
de base donde se informe acerca de los cursos de capacitación y sus
objetivos.
• Que se les haga entender a los trabajadores que los cursos de una
manera u otra los ayudan a desarrollarse tanto profesionalmente así
como así como también se tiene en cuenta el desarrollo de la empresa
en perfeccionamiento empresarial.
• La dirección de recursos humanos debe reunirse con los trabajadores
por área, donde se analice cuales son los factores que ellos consideran
que impiden que las evaluaciones no cumplan con su propósito.
• La dirección de recursos humanos de la entidad podría explicarle a los
trabajadores de mosaico, si es que no lo han hecho, que las normas no
las establecen ellos, y que su salario está sobre la media del salario de
las demás unidades.
• Deben realizarse las gestiones para que el problema de las tuberías se
solucione en la unidad de mosaico.
• Adoptar medidas con los trabajadores que contando con los medios de
protección no los utilizan de forma correcta.
• La dirección de la entidad debe gestionar los medios de trabajo mínimos
para los trabajadores de la producción.
• Se debe llevar un control de estos medios de trabajo, y designar un local
y una persona para su cuidado.
• Discutir con los trabajadores los indicadores que miden el desempeño.
Los hallazgos desarrollados en el transcurso de la auditoria fueron puestos en
conocimiento de las personas interesadas y discutidos previamente antes de la
presentación del informe de auditoria.
De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada
debe informar al grupo de auditoria dentro de los 20 días siguientes a su
recepción, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 322/2003.
La entidad dispone de un término no mayor de 30 días naturales a partir de la
fecha de recepción del informe para la entrega del plan de medidas elaborado
para resolver las deficiencias que se exponen en el informe según lo establece
la Resolución 103/2004 del Ministerio de Auditoría y Control y para presentar el
Anexo No. 9 conteniendo las medidas disciplinarias a aplicar a los
responsables de las deficiencias detectadas según lo establecido en la
Resolución 40/03 del Ministerio de Auditoria y Control.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto ley 159 de la auditoria, en el consejo
de dirección de la empresa se debe discutir el resultado de esta auditoria y el
director de la entidad será el máximo responsable de adoptar y hacer cumplir
el plan de medidas que permita erradicar las deficiencias consignadas en este
informe.
Además, la entidad debe informar en un término no mayor de 180 días
naturales a partir de la fecha de terminación de la auditoría, la situación que
presentan las deficiencias detectadas.
Hacemos constar nuestro agradecimiento a los dirigentes y trabajadores de la
dirección de recursos humanos y de la empresa en general por la colaboración
y atención prestada durante el desarrollo de la auditoría.
Auditores.
Yelania Hernández Cutiño.
Arlenys Adis Portillo Alvarez
Papel de Trabajo OT 2/07
Fecha 4/07
PT 1
Auditoras YAHP
Hoja 1/10
Modelo de Encuesta Empresa de Materiales de la Construcción.
Objetivo: Aplicación de Encuesta para comprobar la evaluación del
desempeño.
Encuesta # 1.
Compañero.
Con la intención de mejorar el desempeño de su organización, se está
desarrollando una investigación sobre el subsistema de formación y desarrollo
de los Recursos Humanos para comprobar la evaluación del desempeño. Por
ello necesitamos de cooperación, por lo que pedimos responda las siguientes
preguntas con la mayor sinceridad posible.
No es necesario que refleje su nombre.
Respuestas. 5- Si 4- Frecuente 3- A veces 2- Rara vez 1- No.
1- La evaluación del desempeño individual se basa en el diseño de cargo o
puesto de trabajo.
2- Conoce usted cuales son los indicadores que se utilizan para evaluar su
desempeño.
3- Se valora sistemáticamente los resultados de cada trabajador.
4- Los métodos de evaluación brindan una descripción confiable del
desempeño del trabajador.
5- Cree usted que las evaluaciones que se realizan cumplen con su
propósito.
6- De ser positivo cree usted que cumplen el objetivo para el cual fueron
creadas.
7- Se les comunica a los trabajadores las opiniones sobre su desempeño.
Papel de Trabajo
OT 2/07
Fecha 4/07
PT 2
Auditoras YAHP
Hoja 2/10
Modelo de Encuesta Empresa de Materiales de la Construcción.
Objetivo: Aplicación de Encuesta sobre salario, higiene y seguridad del trabajo.
Encuesta # 2.
Compañero.
Con la intención de mejorar el desempeño de su organización, se está
desarrollando una investigación sobre el subsistema de formación y desarrollo
de los Recursos Humanos. Por ello necesitamos de su cooperación, por lo que
pedimos responda las siguientes preguntas con la mayor sinceridad posible. En
cuanto a compensación salarial, higiene y seguridad del trabajo.
No es necesario que refleje su nombre.
Respuestas. 5- Si 4- Frecuente 3- A veces 2- Rara vez 1- No.
1- Se siente reconocido y estimulado por la actividad que desempeña.
2- Son reconocidos sus derechos referidos al salario y a la seguridad
social, vacaciones y demás derechos contemplados en la ley.
3- Considera que el salario que recibe es el adecuado para el trabajo que
realiza.
4- Se corresponde con su nivel profesional.
5- Se corresponde con la exigencia de la labor que realiza.
6- Existen las condiciones de higiene y seguridad del trabajo.
7- Cree usted que las condiciones higiénicas sanitarias que existen son las
adecuadas.
Papel de Trabajo.
OT 2/07
Fecha 4/07
PT 3
Auditoras YAHP
Hoja 3/10
Modelo de Encuesta. Empresa de Materiales de la Construcción.
Objetivo: Aplicación de Encuesta para el reclutamiento, selección e
incorporación.
Encuesta # 3.
Compañero.
Con la intención de mejorar el desempeño de su organización, se está
desarrollando una investigación sobre el subsistema de formación y desarrollo
de los Recursos Humanos. Por ello necesitamos de su cooperación, por lo que
pedimos responda las siguientes preguntas con la mayor sinceridad posible.
No es necesario que refleje su nombre.
Respuestas. Marque con una [x]
Reclutamiento: Para optar por la plaza que ocupa actualmente.
- Se enteró por un amigo.
- Se presentó personalmente buscando trabajo.
- Se presentó por la radio, prensa, televisión .etc.
- Se enteró por la dirección municipal del trabajo.
- Se enteró por la divulgación interna de la propia empresa.
Selección: Al ocupar la plaza actual.
- Fue sometido a un proceso selectivo entre varios aspirantes
- Fue sometido a un proceso de oposición.
- Fue vinculado sin un análisis previo.
- Fue aceptado por recomendación.
Incorporación: Al comenzar a trabajar en la empresa.
- Se entrevistó formalmente con el especialista principal del departamento.
- Le dieron a conocer sus deberes, derechos y obligaciones como
trabajador.
- Le manifestaron los beneficios que recibiría.
- Le presentaron formalmente ante el colectivo.
- Ninguna de las acciones anteriores.
Papel de Trabajo. Modelo de Encuesta. Empresa de Materiales de la Construcción.
Objetivo: Aplicación de Encuesta para capacitación y
desarrollo.
OT 2/07
Fecha 4/07
PT 4
Auditoras YAHP
Hoja 4/10
Encuesta # 4.
Compañero.
Con la intención de mejorar el desempeño de su organización, se está
desarrollando una investigación sobre el subsistema de formación y desarrollo
de los Recursos Humanos y con ello verificar la posibilidad de la capacitación y
desarrollo. Por ello necesitamos de su cooperación, por lo que pedimos
responda las siguientes preguntas con la mayor sinceridad posible.
No es necesario que refleje su nombre.
Respuestas. 5- Si 4- Frecuente 3- A veces 2- Rara vez 1- No.
1- Existe un plan de formación y desarrollo de los trabajadores.
2- El plan de formación y desarrollo se corresponde con los objetivos del
área y de la empresa.
3- Los cursos de superación se corresponden con sus necesidades
individuales de capacitación y aprendizaje.
4- Cree usted que los planes de capacitación y desarrollo lo ayudan a
superarse profesionalmente.
5- Los cursos de superación responden a las necesidades y desarrollo de
la empresa.
6- Cuales son las vías por las que se conocen los cursos. Menciónelas.
7- Existe un plan de preparación para la reserva de cuadro de cada cargo
del área.
8- Existen estrategias y acciones específicas para garantizar en los
cuadros la preparación básica.
OT 2/07
Fecha 4/07
PT 5
Auditoras YAHP
Hoja 5/10
Papel de trabajo. Resultados de las encuestas aplicada. Empresa de Materiales de la Construcción.
Encuesta # 1 Evaluación del Desempeño.
Preguntas 5 4 3 2 1
#-1 100 - - - -
#-2 53.8 38.5 7.7 - -
#-3 38.5 38.5 23 - -
#-4 15.4 15.4 61.5 7.7 -
#-5 23.1 7.7 61.5 7.7 -
#-6 23.1 - 69.2 - 7.7
#-7 15.4 38.5 30.8 7.7 7.7
Encuesta #2 Compensación Salarial Higiene y Seguridad del Trabajo.
Preguntas 5 4 3 2 1
#-1 62 - 8 - 30
#-2 77 - 23 - -
#-3 38.46 - 15.39 - 46.15
#-4 15.4 7.7 - - 76.9
#-5 30.7 7.7 15.4 7.7 38.5
#-6 15.4 - 30.7 15.4 38.5
#-7 15.4 38.5 30.8 7.7 7.7
Papel de Trabajo. Resultados de las encuestas aplicadas.
OT 2/07
Fecha /4/07
PT 6
Auditoras YAHP
Hoja 6/10
Empresa de Materiales de la Construcción.
Encuesta #3Reclutaminto, Selección. Preguntas: Reclutamiento.
#-1 Se presentó personalmente. 46% #-2 Ministerio de trabajo y seguridad social. 23% #-3 Divulgación interna de la propia empresa. 31% #-4 Se enteró por la radio, prensa o televisión. 0 #-5 Se enteró por un amigo. 23.1 Preguntas: Reclutamiento.
#-1 Se presentó personalmente. 46% #-2 Ministerio de trabajo y seguridad social. 23% #-3 Divulgación interna de la propia empresa. 31% #-4 Se enteró por la radio, prensa o televisión. 0 #-5 Se enteró por un amigo. 23.1
Encuesta#4: Capacitación. % Pregunta. 5 4 3 2 1
#-1 75 16.7 8.3 - - #-2 66.7 25 8.3 - - #-3 42 25 33 - - #-4 75 17 8 - - #-5 38 - 45 17 - #-6 92 8 - - - #-7 59 25 8 - 8
Papel de Trabajo. Hoja de Análisis. Empresa de Materiales de la Construcción.
OT 2/07
Fecha 5/07
PT 7
Auditoras YAHP
Hoja 5/7
Objetivo: Análisis de los resultados de las encuestas.
Encuesta 1: Evaluación del desempeño
En los resultados obtenidos se encontró que tanto los trabajadores de la oficina
central como los de las unidades empresarial de base plantean que conocen
que la evaluación del desempeño individual se basa en el diseño de cargo o
puesto de trabajo y conocen con exactitud cuales son los indicadores que se
utilizan para medir su desempeño, pero a pesar de esto el 61.5% de los
encuestados aunque conocen los indicadores y saben en que se basan para
medir la evaluación de su desempeño , este por ciento de trabajadores dicen
que no siempre estos indicadores brindan una descripción confiable y certera
de su desempeño , coincidiendo además en que las evaluaciones que se
realizan solo a veces cumplen con su propósito(el 69.2 % respondió a veces).
Encuesta 2: Compensación salarial, higiene y seguridad del trabajo.
En esta en cuesta los trabajadores que trabajan directo a la producción fueron
los que se mostraron más inconformes en cuanto al salario que reciben
planteando que se requiere de mucho esfuerzo físico para cumplir con su
trabajo.
Para medir las condiciones de higiene la encuesta arrojó lo que en realidad es,
pues en la oficina central existen condiciones aceptables de higiene. En las
unidades el que sobresale es mosaico, aunque allí es abundante el polvo, las
barreduras y la humedad en nuestra visita se pudo comprobar las graves
roturas que sufren las tuberías de agua dentro de la fábrica factor que
incrementa la humedad y el estancamiento algo que afecta a los trabajadores.
OT 2/07
Fecha 5/07
PT 8
Auditoras YAHP
Hoja 6/7
Papel de Trabajo. Hoja de Análisis. Empresa de Materiales de la Construcción.
Objetivos: Análisis de los resultados de las encuestas.
Encuesta 3: Reclutamiento, selección e incorporación.
En las encuestas se pudo comprobar que las fuentes de reclutamiento usadas
por la empresa le son efectivas.
La empresa utiliza las siguientes fuentes de reclutamientos.
1- A nivel de empresa.
2- El ministerio de trabajo.
3- La bolsa laboral.
Para la selección así como para otras la oficina central lleva a cabo una serie
de procedimientos que se encuentran en la Resolución 12/98 del ministerio de
trabajo específicamente en el capitulo 3 por donde la empresa se guía para
llevar a cabo cualquiera de estas actividades. Además de existir un comité de
experto que junto al director se encarga de llevar a cabo un proceso de
investigación para llegar a decidir si el posible candidato es o no el adecuado,
así también ocurre en los establecimientos.
Para la incorporación se llevan a cabo tanto para la oficina central como para
los establecimientos una serie de pasos que durante los primeros días de
trabajo se le informa al trabajador sus deberes, derechos, obligaciones,
beneficios así como presentarlo formalmente frente al colectivo del cual
formara parte.
Encuesta 4: Capacitación y desarrollo.
Se comprobó que existe un plan de capacitación que a su vez se corresponde
con los objetivos de una empresa en perfeccionamiento, que es la no
existencia de personal imprescindible y los trabajadores reciben cursos para
elevar su preparación aunque directamente no trabajen en esa área. Además
de que los cursos de capacitación contribuyen a desarrollarse
profesionalmente.
Papel de Trabajo.
OT 2/07
Fecha /4/07
PT 9
Auditoras YAHP
Hoja 9/10
Indicadores Trabajo - Salario.
Empresa de Materiales de la Construcción Las Tunas.
INDICADORES
U/M
Real 2006
Real 2007
Var %
1- Producción Mercantil. MP 1280.4 1515.7 235.3 106
2- Promedio de trabajadores. MP 591 618 27 104.6
3- Fondo de salario. MP 642.3 735.9 93.6 90.9
4- Salario indirecto. MP 892.7 341.7 49 116.75
5- Salario directo. MP 349.6 390.2 40.6 111.61
6- Productividad del trabajo. MP 1192.5 1580.5 388.2 132.5
7- Salario medio. MP 1086.8 1190.7 103.9 109.56
8- Gastos de salario por
producción mercantil.
MP 0.501 0.485 0.016 96.79
9- Total horas hombre
trabajadas.
MP 303694 313455 9761 103.21
10- Total de trabajadores. MP 514 507 7 98.63
OT 2/07
Fecha /4/07
PT 10
Auditoras YAHP
Hoja 10/10
Papel de Trabajo Hoja de Análisis Empresa de Materiales de la Construcción Las Tunas.
Objetivo: Análisis de los indicadores.
Producción Mercantil: Cuando analizamos los resultados que muestra la tabla
podemos observar que lo alcanzado en el primer trimestre del 2007 es superior
a lo logrado en el 2006 en $ 253.3 MP. Se logra producir un 6 % por encima
del primer trimestre del 2006, obteniéndose una producción mercantil en igual
periodo del 2007 de $ 1515.7 MP
Promedio de Trabajadores: Este indicador en el 2007 fue superior con 27
trabajadores más para un 104.6 %.
Fondo de salario: Este depende de la calidad y cantidad de trabajos realizados
por los trabajadores. En el 2007 se logró un aumento del fondo en $ 93.6 MP,
motivado por el aumento de la productividad del trabajo indicador que fue
superior con respecto al 2006 en $ 388.2 MP, es por ello que podemos afirmar
que hubo un aumento absoluto del fondo de salario.
Salarios directos e indirectos: Los salarios directos fueron superiores en el
primer trimestre del 2007 con respecto a igual periodo del 2006 en una
cantidad de $ 40.6 MP. Comportándose de igual manera los salarios indirectos
los cuales también fueron superiores en el primer trimestre del 2007 en $ 49.0
MP. Datos que demuestran el aumento del fondo del salario en el primer
trimestre del 2007.
Productividad del trabajo: Este indicador es el que caracteriza la eficiencia en
la utilización del trabajo vivo, con respecto al 2006 existió un aumento en el
2007 de la productividad del trabajo debido al aumento de la producción.
CONCLUSIONES:
Este Trabajo de Diploma pretende constituirse como una ayuda para la
empresa, y especialmente para la Dirección de Recursos Humanos, al
establecer la estructura básica, sobre la cual debe basarse la gestión de la
administración de los recursos humanos.
El informe presentado en la empresa Materiales de la Construcción constituye
una valiosa herramienta de trabajo y toma de decisiones para proyectar y
mejorar el trabajo de la dirección de recursos humanos, pues expone las
deficiencias que afectan el grado de economía, eficiencia y eficacia.
Las recomendaciones expuestas en el informe deben servir a la entidad para
iniciar un proceso de mejora en la actividad de la administración de los
recursos humanos
La realización del trabajo permitió brindar procedimientos metodológicos para
la ejecución de Auditorias de Gestión así como el programa que en el se
expone, el cual constituye un aporte a la materia tratada y para la realización
de posteriores auditorias.
Facilitó el desarrollo de habilidades que se adquirieron durante los estudios y la
vinculación de diferentes asignaturas estudiadas a lo largo de la carrera, lo que
posibilitó la práctica de los conocimientos obtenidos y adquirir otros que se
logran en el quehacer diario.
RECOMENDACIONES:
Proponer a los directivos de Recursos Humanos el programa diseñado para
su aprobación y para su inmediata implementación.
Se ejecuten auditorias de gestión que permitan continuar con el control de
la economía, eficiencia y eficacia de los recursos.
Considerar el informe como una herramienta importante en la dirección de
los recursos humanos.
Trabajar sobre la base de las deficiencias detectadas que se muestran en el
informe.
Bibliografía.
1- Administración.. Segunda Edición. Quinta Parte P- 224.
2- Agüero Martínez, Caridad. Diseño de un Sistema de Gestión de
Recursos Humanos para la Empresa Cárnica Las Tunas. Tesis en opción
al título de Master en Dirección de Empresa. Las Tunas 2004.
3- Alhama Belamic, R./Alonso Arrastía, F/ Cuevas Cañizares, Rafael.
Perfeccionamiento Empresarial. Realidades y Retos. Economía. Editorial
de Ciencias Sociales. La Habana 2001. p-4
4- Barranco, Francisco J. Planificación Estratégica de Recursos Humanos.
Del Marketing Interno a la Planificación. Editorial Pirámide. Madrid. 1993
p – 342.
5- Bauzá Velázquez, Heriberto/ Eugenio Bello Fernández. Diplomado en
Gestión Empresarial. Marzo 2003.
6- Bustillo, Carlos. La Gestión de Recursos Humano y la Motivación de
las personas. Capital Humano (España). 73: 17-28, 1994
7- Castillo Triana, Idalina. Impacto de los Recursos Humanos en el
desarrollo competitivo/ Idalina Castillo Triana. Revista Economía y
Desarrollo.129(2):64-78, Julio-Diciembre, 2000.
8- Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos Humanos Editorial
Mc´Graw-Hill. México.1993 p – 568
9- Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. Parte l y II
(s.e). (s.n) P-120,121,125 – 140.
10- Cuesta Santos, Armando Tecnología de gestión de recursos humanos.
La Habana. Editorial Academia. 181 p. (1997).
11- Cuesta Santos, Armando. Gestión por Competencias. La Habana:
Editorial Academia, 2001.
12- Cuesta Santos, Armando. Tecnología de Gestión de Recursos Humanos.
Editorial Academia. 2005.
13- Díaz Monjiolti, Ela . La Gestión de Recursos Humanos en el
perfeccionamiento de la Empresa cubana actual/ Ela Díaz Monjiolti.
Revista Economía y desarrollo 210(1): 120, Enero-Junio, 2003.
14- Gestión de Recursos Humanos. En: Enciclopedia Microsoft® Encarta®
2002. © 1993-2001 Microsoft Corporation.
15- Harper y Lynch. Manuales de Recursos Humanos. Editorial Gaceta de
los Negocios. España. 234 p. (1991)
16- Medina peña, Yadira. Diseño Estratégico de un Sistema de Gestión de
Recursos Humanos en el CIGET de Las Tunas. Trabajo de diploma.
Centro Universitario Las Tunas. 2003.
17- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 27/2006.
Reglamento General sobre la Organización del Salario.
18- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 28/2006.
Reglamento sobre Implantación de los nuevos Calificadores de
Ocupaciones y Cargos de amplio perfil.
19- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 29/2006.
Reglamento para la Planificación, Organización, Ejecución y Control del
Trabajo de la Capacitación y Desarrollo de los Recursos Humanos, en
las Entidades Laborales.
20- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 8/2005.
Reglamento de las Relaciones Laborales
21- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución No.15/2000 Cargos
de Confiabilidad
22- Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución No.16/2000 MTSS
Cargos de Funcionarios.
23- Ortueta, R. Técnicas de dirección de personal/ : Quinta Edición. 1991 p –
206.
24- Pérez Martínez, Yamisleydis. Diseño de un Sistema de Gestión de
Recursos Humanos en la Empresa Cerámica Las Tunas. Trabajo de
diploma. Centro Universitario Las Tunas. 2004.
25- Programa de Preparación Económica Para Cuadros. Control Interno II
/José Carlos del Toro Ríos..[et al.]. – La Habana, Cuba,2005. – p 53,54.-
58
SITIOS EN INTERNET
26- Administración de Recursos Humanos [en línea] marzo 2007.Disponible
en:
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh1/admónrrhh/ri/ht
m , consulta (15 de marzo de 2007).
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/te capren.htm consulta ( 15 de
marzo del 2007 )
http://www.monografias.com/trabajos17/antecedentes-recursos-
humanos/antecedentes-recursos-humanos.shtml consulta (15 de marzo del
2007)
27- Aspectos importantes en la gerencia de recursos humanos.[en línea] (20
de marzo 2007)
http://www.monografias.com/trabajos14/recurhummanip/recurhummanip.shtml
http://www.monografias.com/trabajos10/asim/asim.shtml
28-Gestión de Recursos Humanos: Desarrollo Actual y Futuro en Cuba. [en
línea]( 8 de mayo 2007).Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/57/gesrhcuba.htm
29-Gestión pos Competencias. [en línea] (8 de mayo 2007). Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos10/asim/asim.shtml
30-La Bidireccionalidad en la gestión de los Recursos Humanos[en línea]
mayo 2007.Disponible en:
http://www.rrhhmagazine.com/conektia04/art1rh.htm
ANEXO # 1:
Estructura Organizativa General: DIRECCIÓN
Director Adjunto
Dirección de Desarrollo
Dirección en Gestión de
los Recursos Humanos
Dirección de Contabilidad y
Finanzas
Unidades Empresariales de Base
Combinado de Cerámica
y Arena “Cristino Barreda”
Combinado de Hormigón y Carpintería
“Guillermo Tejas”
Combinado de Áridos
“José Rodríguez”
Unidad BásicaAseguramient
ANEXO # 2: Estructura Organizativa de la Dirección de la Empresa:
DIRECCIÓN GENERAL
Director Adju
Dirección de Contabilidad y
Finanzas
Grupo de Desarrollo Grupo de
Finanzas
Dirección de Desarrollo
Dirección en Gestión de los
Recursos Humanos
Grupo de AsesoramientControl labora
Salarial
Grupo de Contabilidad
Y Costo
Anexo No. 3 Esquema Organizativo de los Subsistemas que conforGestión de Recursos Humanos en la Empresa de Materiales de Con
Evaluación del Desempeño
Planificación Descripción y Análisis del puesto de trabajo
Reclutamiento. Selección
Capacitación.
SSuubbssiisstteemmaa ddee PPrroovviissiióónn
yy EEmmpplleeoo
SSuubbssiisstteemmaa ddee EEvvaalluuaacciióónn ddeell
DDeesseemmppeeññoo
SSuubbssiisstteemmaa ddee
CCaappaacciittaacciióónn
SSuubbssiisstteemmaa ddee
CCoonnttrrooll
SSuubbssiisstteemmddee
MMaanntteenniimmiiee
Anexo # 4: Modelo de Evaluación del Desempeño.
Modelo para la Evaluación del Desempeño.
Centro: Área: Periodo:
Puntos No.
Nombre
y
Apellidos
Cargo
Total (A) (B) (C) (D) (E)
Firma
Evaluado
Firma
Evaluador
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Instructivo 1. Se pondrá el número de orden.
2. Se plasmará el Nombre y Apellidos del trabajador.
3. Se plasmará el Cargo u ocupación que desempeña el trabajador a
evaluar.
4. Se plasmará el promedio de la puntuación de los 5 indicadores
evaluados.
5. Se plasmará la puntuación del indicador Resultados del trabajo.
6. Se plasmará la puntuación del indicador Calidad del Trabajo.
7. Se plasmará la puntuación del indicador Superación Profesional.
8. Se plasmará la puntuación del indicador Disciplina Laboral.
9. Se plasmará la puntuación del indicador Mantenimiento y conservación
de equipos, medios de trabajo y medio de producción individual.
10. Firma del evaluado.
11. Firma del evaluador.
Anexo # 5: Indicadores a medir en la Evaluación del Desempeño. Indicadores Cuantía Otorgado
(A) Resultados del trabajo. (1) Tuvo problemas en el cumplimiento del plan del mes. 0 (2) Cumplió algunas fases del trabajo. 1 (3) Cumplió el trabajo con muchos señalamientos. 2 (4) Cumplió el trabajo con pocos señalamientos. 3 (5) Cumplió el trabajo completo sin señalamientos. 4 (6) Cumplió el trabajo con dominio perfecto de todas las fases. 5 (B) Calidad del Trabajo. (1) Trabajo prácticamente inútil. Muchos errores 0 (2) Trabajo con errores y le toma mucho tiempo para hacer correcciones.
1
(3) Trabajo ocasionalmente con errores. Descuidado. 2 (4)Cuidadoso. Solamente requiere del tiempo necesario para las correcciones.
3
(5) Muy cuidadoso. No presenta errores. 4 (6) Profesional. Alto grado de exactitud en trabajo. 5 (C) Superación Profesional. (1) Participa en cursos de capacitación por imposición de la administración.
0
(2) Poco interés por los cursos de capacitación. 1 (3) Se mantiene en permanente expectativa por los cursos de capacitación
2
(4) Participa en los proyectos de la ANIR, eventos, talleres. 3 (5) Obtención de premios en eventos, FORUM, etc. A nivel de empresa.
4
(6) Obtención de premios a nivel de organismo, provincia y país.
5
(D) Disciplina Laboral. (1) Insubordinado, no tolera la actividad y no cumple lo legislado en materia laboral.
0
(2) Problemas de disciplina más de 3 llegadas tardes y/o más de 3 ausencias. No cumple con la jornada laboral.
1
(3) Problemas de disciplina, de 2-3 llegadas tardes, 2-3 ausencias. No cumple con la jornada laboral.
2
(4) Problemas de disciplina, 1llegada tarde y 1 ausencia. Cumple moderadamente la jornada laboral.
3
(5) Cumple lo establecido. Buen aprovechamiento de la jornada laboral.
4
(6) Excelente comportamiento del régimen disciplinario y aprovechamiento de la jornada laboral.
5
(E) Mantenimiento y conservación de equipos, medios de trabajo y medio de producción individual.
(1) Descuidado con el mantenimiento y conservación del equipo.
0
(2) Se preocupa superficialmente y se le efectúan llamados de atención por el cuidado y mantenimiento del equipo.
1
(3) Se preocupa por el mantenimiento del equipo, pero en ocasiones se le llama la atención.
2
(4) Se preocupa por el mantenimiento del equipo. 3
(5) Se preocupa en gran medida por el mantenimiento del equipo.
4
(6) Alto grado de preocupación por el mantenimiento de sus medios de trabajo y medios de producción individual, así como por el de sus compañeros.
5
Anexo No. 6 Indicadores de Trabajo y Salario.
Valor Agregado Productividad del Trabajo / Valor Agregado = Promedio de Trabajadores Valor Agregado = Producción Bruta – (Gastos Materiales) – (Servicios Recibidos) Producción Mercantil = Producción Terminada – Insumos
Fondo de Salario Coeficiente de Salario por peso de Valor Agregado Bruto (Kp / Va) = Valor Agregado
Salario Medio Correlación de Salario Medio Productividad = productividad
Fondo de Salario Salario Medio = Promedio de Trabajadores