Fall 2014 Curriculum WorkshopShelly Ellerby, Program Assistant

Office of the Registrar

Deadlines for curriculum portfolios to be submitted to the Depository:

September 26, 2014: Courses that need Guaranteed Transfer Pathway (GtP) approval from the CDHE(need to have LAC/PEC approval if applicable)

December 31, 2014: Course and Program Packages

March 2, 2015: Faculty and Narrative Packages

•PEC meeting schedule/deadlines:•http://www.unco.edu/cebs/faculty/schedule.html

•LAC meeting schedule:•Every other Tuesday, 3:30‐5:00pm

2015-2016 Catalog Deadlines

Curriculum Process Overview1) Faculty member/Originating Unit2) Unit Curriculum Committee3) Unit Chair/Director4) College Curriculum Committee5) College Dean6) Liberal Arts Council (LAC) if applicable7) Professional Education Council (PEC) if applicable**Curriculum Package is placed into the Depository on the Curriculum Website, and is 

then entered into the current Curriculum Tracker  for campus reference**

8) Academic Affairs Review 1) Undergraduate curriculum: AVP for Undergraduate Studies2) Graduate curriculum: Dean of the Graduate School

9) Board of Trustees/State level approval if applicable10) Office of the Registrar

1) Reviews and enters curriculum changes into Banner and the Catalogs

Curriculum Depository/Tracker

• Curriculum Tracker spreadsheets for the past several years are available on the curriculum website. 

Review Catalogs

• Links to the Review catalogs for the 2015‐16 are available on the curriculum website. 

• Review catalogs will be updated regularly throughout the curriculum season. 

• If your curriculum is marked as “In Catalog” under the “Catalog Status” column in the Curriculum Tracker, you should see the changes reflected in the Review Catalog.

• If you need a PDF of a particular program or page, use the “Print this page” option on the right‐side navigation to print directly to PDF

FormsPlease always download forms from the curriculum website to ensure that you 

are using the most current form available. • Curriculum forms

– Course Form: Used to create, change, or deactivate courses, and to propose new variable titles

– Program Form: Used for changes to the program requirement pages, including changes to the narrative sections such as admissions and program requirements

• Catalog forms– Narrative Form: Used for changes to the college narrative pages– Faculty Form: Used to add, change, or delete faculty listings

• Extended Campus forms– Extended Studies Course Form: Used to approve courses already in the catalog 

to be offered as a Professional Development Extended Studies course– Extended Studies Non‐Credit Course Form: Used to create, change, or 

deactivate non‐credit Extended Studies courses• Simple typo corrections do not require a curriculum form – just email Shelly with the 

correction

Course Numbers

• Designated university course numbers are available on the curriculum website under the Reference Documents tab –Course Numbering

• An Insight report is available to check if a specific course number has been used in the past 10 years– Insight>Production>University View>Course tab>CRS042 CRS TenYears

– You must use ALL CAPS for the course prefix– If you run the report and it says, “Your request did not return any output to display,” that means the course number has never been used, otherwise it will list all the years it was offered. 

Scheduling Type/Contact Ratio

• Scheduling Type is different than “Instructional Method” used in scheduling 

• The different Scheduling Type and corresponding minimum contact ratios are available on the curriculum website under Reference Documents – Instruction Course Types/Codes

Prerequisites

• A prerequisite is a course that must be satisfactorily completed before enrolling in another course

• If two or more courses are listed as prerequisites and one of the courses is a prerequisite to another prerequisite, it does not need to be included 

• The default minimum grade required for prerequisites is:– Undergraduate level: D‐– Graduate level: C – Other specific minimum grades can be approved through the 

curriculum process

• List out required prerequisites explicitly – avoid ambiguous terms such as “a social science course” or “an art history course”

Concurrent Prerequisites

• A concurrent prerequisite is a course that could be taken either concurrently with or completed before another course

• The course form would look like this:

• The course description would read:“Prerequisite or concurrent: MATH 132 .”

Co‐requisites

• A co‐requisite is a course that must be taken concurrently with another course

• Unlike prerequisites, the “or” relationship cannot be monitored in Banner for co‐requisites– “Co‐requisite: ART 101 or ART 201” CANNOT be entered or enforced in 

Banner.

• The “and” relationship can be monitored in Banner– “Co‐requisite: ART 101 and ART 201” CAN be enforced

Consent of Instructor

• The phrase “or consent of instructor” does not need to be listed after the required prerequisite(s) because it is implied that an instructor can override any prerequisite or registration restriction at their discretion. 

• Only use “consent of instructor” when every student must receive instructor consent in order to register– The Instructor Consent restriction can only be applied at the section 

level in SSASECT

Registration Restrictions

• “Majors Only”– Please clarify if you would like it to be restricted to all “majors” or just a specific emphasis, etc. 

– Also clarify if both undergraduate and graduate “majors” apply (e.g., Nursing B.S. and Nursing M.S. students)

– Feel free to contact Shelly if you have questions about what Banner can or cannot monitor through registration

Course Equivalencies

• Equivalent courses:– are essentially the same content with a different label.

– satisfy graduation requirements and prerequisites.– follow the same repeatability rules.– are eligible for grade replacement; non‐equivalent courses are not.

Course Repeatability• Most courses in the catalogs are not repeatable for credit 

(e.g., a student can only earn credit once for taking ENG 122), and the curriculum course form would look like this:

– Only courses that are not repeatable for credit are eligible for the Grade Replacement Policy

• Some courses are repeatable for credit, and there are several ways to limit the repeatability:– Subtitles– Credits– Times– Combinations of two or more of the above

Course Repeatability‐ Examples

• Repeatable, under different subtitles

• Repeatable, maximum of 12 credits

• Repeatable, may be taken three times

– “May be taken 3 times total” = 2 repeats

Grading Modes

• Grading Modes:– Standard Letter = A‐F, I, UW– Pass/Fail = S, U, I, UW– NR Standard Letter = A‐F, NR, UW– NR Pass/Fail = S, U, NR, UW

• If more than one grading mode is approved at the catalog level (e.g. many 513 Professional Renewal courses are S/U or letter graded):– The course will default to one Grade Mode, but can be switched at the section 

level in SSASECT– Only one grade mode may be assigned to a section (i.e., all students in the 

same section must be assigned grades under the same grade mode), and the grade mode must be listed on the class syllabus

NR Grading 

• NR = No Report – NR Standard Letter = A‐F, NR, UW– NR Pass/Fail = S, U, NR, UW

• NR grading is used when the coursework requires longer than a semester to complete (e.g. thesis, dissertation, proposals)

• The “NR” grade will be replaced by the appropriate grade when the work is completed

• A course must be approved to use NR grading through the curriculum review process

• Used fairly infrequently, especially with the new Incomplete policy

Course Coding Information

• Every code is required – especially for new courses• Current coding can be viewed in SCACRSE• The CIP code field on the course form does not have a drop‐

down menu because multiple CIP codes may be used for the same course prefix. You can browse/search CIP codes here. – It is very important that CIP codes are accurate – consult your College 

Dean with any questions

• Default codes are listed in drop‐down menus for the other required codes – edit as necessary

Variable Title Courses

• Submit a curriculum course form to offer new variable course titles 

• Variable title course forms only need signature from:– School Director/Department Chair and – College Dean 

• Use consistent Banner title formats for multiple sections of similar courses (e.g., Student Teaching, workshops, etc.)

Articulation Agreements and 60/60 Guides

• Each undergraduate degree program will either have a Statewide Articulation Agreement or a 60/60 Transfer Guide, and both can be accessed through the Office of the Registrar website. 

• There is a new section on the curriculum program form to address whether or not the proposed changes affect the Articulation Agreements or the 60/60 Guides.

• Changes to the Guides are fairly infrequent, but it is important to note when there are changes.

Course Fee Forms

• The course fee approval process is not part of the curriculum review process; however, the forms are submitted together to the Depository for convenience

• Forms are available on the Budget Office Websiteunder “Forms.” Click on “Budget Development Process Forms.”

Please contact me!

• If your department processes a significant number of course overrides during registration, please contact Shelly in the Registrar’s office to see if there might be a curriculum change that could make registration run more efficiently.

• If your department submits a significant number of Course Adjustment forms for graduation, please contact Stacy Sharp in the Registrar’s office.  There may be a curriculum change that could make things run smoother for everyone. 

• If you notice any errors in the catalog (big or small), please contact Shelly to correct.  

• If you have any suggestions to make the curriculum process more efficient or clear, please contact Shelly. 

Questions??? Concerns???