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Distrital de las Artes

GESTIÓN JURÍDICA

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE MÍNIMAS CUANTÍAS

Código: 1AP-GJU-PD-02

Fecha: 10/06/2014

Versión: 3Página: 1 de 12

OBJETIVO: Definir el trámite aplicable para llevar a cabo un proceso de contratación, a través de la modalidad denominada mínimacuantía.ALCANCE: Inicia con la estructuración del plan de Adquisiciones y de Contratación anual, cronogramas contractuales, revisión deanálisis del sector, estudios previos, invitación pública hasta publicar respuestas, adendas, comunicaciones sobre habilitantes ycomunicación de aceptación de la oferta (contrato).RESPONSABLE (S): Oficina Asesora Jurídica.

NORMATIVIDAD:LEY 1150 DE 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993LEY 1450 DE 2011: Por medio de la cual se expide el plan nacional de desarrolloLEY 1474 DE 2011: Estatuto Anti corrupciónDECRETO LEY 019 DE 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámitesinnecesarios existentes en la Administración PúblicaDECRETO 1510 DE 2013: Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.SENTENCIA 25804 Sección III Sala de lo Contencioso Administrativo - Consejo de Estado, Consejero ponente Enrique Gil Botero,Acción de controversias contractuales.MANUAL DE CONTRATACIÓN DE IDARTES, actualización 2014.MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE IDARTES, actualización 2014.DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para la adquisición de bienes, serviciosy obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto.ADENDA: Documento a través del cual se modifica la invitación pública.CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Es el documento por el cual se separa de un determinado rubro delpresupuesto de la entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un procesodeterminado, y cuya función o propósito es el reservar recursos presupuéstales para la celebración de un contrato orientado a laejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyectoo programa no se puede llevar a cabo.CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - CRP: Es la afectación definitiva de la partida presupuesta! destinada alcumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza comoun requisito para el perfeccionamiento y legalización delcontrato.CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó y con quien se celebró un contrato, previa escogencia objetiva através del proceso de selección.

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Fecha: 10/06/2014


CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA: Es el documento mediante el cual la Entidad acepta expresa e incondicionalmente laoferta y por ello junto con con la propuesta es el contrato en la mínima cuantía la cual se publica en el SECOP y con base en ella seexpide el respectivo registro presupuesta!.ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soportepara la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventualcontratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. En la mínima cuantía losrequisitos de los estudios previos son: 1. La breve descripción de la necesidad que pretende satisfacer la contratación. 2. La descripcióndel objeto a contratar. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como elplazo de ejecución del mismo. 5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuesta! que respalda la contratación.GARANTÍAS: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los riesgos. En la mínima cuantía no son obligatoriasson la excepción y no la generalidad, motivo por el cual su exigencia debe justificarse en los estudios previos.INAPLICABILIDAD DE REGLAS DE OTRAS MODALIDADES DE SELECCIÓN: Está expresamente prohibido aplicar las reglas de lasotras modalidades de selección al proceso de mínima cuantía.INVITACIÓN PÚBLICA: Es considerado como el documento a través del cual se apertura el proceso y se invita a participar a losinteresados, la cual debe contener como mínimo el objeto, plazo de ejecución, forma de pago, causales de rechazo, cronograma delproceso, lugar físico o electrónico donde se reciben la ofertas y requisitos habilitantes.MÍNIMA CUANTÍA: Es una modalidad de selección de contratistas que se debe utilizar para la adquisición de bienes, servicios y obrasque no excedan del 10% de la menor cuantía.NO EXIGIBILIDAD DEL RUP: En los procesos de mínima cuantía está prohibida la exigencia del Registro Único de Proponentes.PROFESIONAL DESIGNADO: Funcionario de planta o contratista de las dependencias del IDARTES, a quien se le delegan las tareasde elaboración y seguimiento de los procesos contractuales.REQUERIMIENTO: El documento mediante el cual la entidad le exige a un proponente información adicional sobre: la propuestapresentada y/o documentos que certifican su capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional yfinanciera; para poder realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de propuestas. Esta información es requerida para desarrollarmás fácilmente el principio de selección objetiva.REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.COLOMBIA COMPRA EFICIENTE : Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011.

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Fecha: 10/06/2014

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan decompras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales debendiligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.PROCESO DE CONTRATACIÓN: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde laplaneación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recu-peración ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.RIESGO: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Procesode Contratación o en la ejecución de un Contrato.RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar enProcesos de Contratación deben estar inscritos.

No

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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

ESTRUCTURAR EL PLAN DEADQUISICIONES ANUALEstructurar el plan de adquisición de bienes,servicios en la entidad.

ESTABLECER CRONOGRAMASCONTRACTUALESEstablecer las fechas que materializan el plan deadquisiciones y contratación, de acuerdo con lasprioridades establecidas.

RESPONSABLEDEPENDENCIASubdirecciones

Gerencias Artísticas

Oficina Asesora dePlaneación

Oficina AsesoraJurídica

Subdirecciones


Oficina Asesora dePlaneación

CARGOSubdirectores

Gerentes

Jefe Oficina Asesorade Planeación

Jefe Oficina AsesoraJurídica

Subdirectores

Gerentes

Jefe Oficina Asesorade Planeación

PRODUCTO OREGISTRO

Plan deAdquisiciones

Cronog ramasContractuales

PUNTO DECONTROL

X

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ESTRUCTURAR EL ANÁLISIS DE SECTOREstructurar las necesidades a satisfacer para locual debe solicitar cotizaciones para estructurarel análisis de sector o utilizar las variablesnecesarias para indagar el mercado de losbienes o servicios para adquirir yconsecuentemente determinar el valor delpresupuesto oficial asignado.DILIGENCIAR LA SOLICITUD DEL PROCESOCONTRACTUAL Y ESTUDIOS PREVIOSDiligenciar el formato de solicitud del Procesocontractual y EstudiosPrevios.

RADICAR DOCUMENTACIÓN Y SOPORTESRadicar a través de ORFEO los siguientesdocumentos:a) Análisis de Sectorb) Certificado de Disponibilidad Presupuesta!c) Estudios previos y documentos soporte(Análisis de Conveniencia)d) Lista de Chequeo y foliación de losdocumentos.RECIBIR Y ASIGNAR LA SOLICITUD DEPROCESO CONTRACTUALRecibir a través de ORFEO la solicitud delproceso contractual con los soportes respectivos

RESPONSABLEDEPENDENCIAOficina Asesora

Jurídica

Subdireccionesy todas las áreas

Subdireccionesy todas las áreas

Subdireccionesy todas la áreas


CARGOJefe Oficina Asesora

Jurídica

Funcionario ocontratista asignado



Jefe OficinaAsesora Jurídica

PRODUCTO OREGISTRO

Cotizacionesoriginales

Análisis deSector

FormatoEstudios previos

Oficio Interno

Documentacióny soportes

SoportesORFEO

PUNTO DECONTROL

N.A.

X

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N.A.

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Distrital de

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No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREARESPONSABLE

DEPENDENCIA CARGOPRODUCTO O

REGISTROPUNTO DECONTROL

para que sea asignado al profesional de laOficina Asesora Jurídica.

¿LOS DOCUMENTOS ESTÁN COMPLETOS?Sí: Continúa con la siguiente actividad No 8No: Devuelve a la actividad No.6 para que elsolicitante subsane los faltantes.


Jefe OficinaAsesora Jurídica

N.A. N.A.

REVISAR DOCUMENTOSRevisar el análisis de sector, los estudios previosy el CDP y su conformidad con las normas querigen el Estatuto General de la ContrataciónPública, los Manuales y Circulares de la AgenciaNacional de Contratación Pública.


Abogado Designado N.A. N.A.

ELABORAR INVITACIÓN PUBLICAElaborar la invitación pública conforme a lasespecificaciones establecidas en el estudioprevio. Así mismo este documento debe sersuscrito por el Ordenador del Gasto.


Abogado designado

InvitaciónPública

Estudio Previo

10

REMITIR PARA PUBLICACIÓNRemitir por correo electrónico al auxiliaradministrativo de la Oficina Asesora Jurídica lainvitación pública, el análisis de sector y losestudios previos para que sean publicados en elSECOP y en Contratación a la vista.


Abogado designado

AuxiliarAdministrativo

CorreoElectrónico

PublicaciónSECOP

X

11 RECIBIR OBSERVACIONES A LA INVITACIÓNPÚBLICARecibir las observaciones que presenten los


AbogadoDesignado

CorreoElectrónico


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posibles oferentes a la invitación publica que fuepublicada.

Estas observaciones se reciben por correoelectrónico en contratación@ídartes.gov.co o porcorrespondencia (medio físico), dentro deltérmino establecido en la invitación pública.

ANALIZAR Y RESPONDER OBSERVACIONESAnalizar las observaciones presentadas por losposibles oferentes y se elaboran las respuestascorrespondientes.

PUBLICAR LAS RESPUESTASRemitir por correo electrónico al auxiliaradministrativo de la Oficina Asesora Jurídicapara que publique en el SECOP y enContratación a la Vista, las respuestas a lasobservaciones presentadas.ELABORAR ADENDASElaborar las adendas correspondientes cuandose requiera hacer modificaciones a la invitaciónpública, deben estar aprobadas por el Jefe dela Oficina Asesora Jurídica y firmadas por elOrdenador del Gasto.PUBLICAR ADENDASRemitir la (s) adenda (s) por correo electrónico alauxiliar administrativo de la Oficina AsesoraJurídica para que las publique en el portal único

RESPONSABLEDEPENDENCIA


Área Correspondiente

Oficina AsesoríaJurídica


Área Correspondiente


CARGO

Abogadodesignado

ProfesionalDesignado

Abogadodesignado


Abogadodesignado


AbogadoDesignado

Auxiliar

PRODUCTO 0REGISTRO

Documentos derespuestas

PublicaciónSECOP

Adendas

PublicaciónSECOP

Contratación a

PUNTO DECONTROL

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de contratación (SECOP) y en Contratación a laVista.

REALIZAR CIERRE DEL PROCESORealizar el cierre en la fecha y hora indicada enla invitación pública, en cuyo acto sólo debenrevisarse las ofertas económicas presentadas ydejar constancia de ello en el acta.

VERIFICAR REQUISITOS HABILITANTESVerificar los requisitos habilitantes de la ofertaque tenga el menor precio.

PUBLICACIÓN DE LA VERIFICACIÓN DEREQUISITOS HABILITANTES:Remitir el documento de verificación derequisitos habilitantes, por correo electrónico alauxiliar administrativo de la Oficina AsesoraJurídica para que lo publique, del cual se darátraslado a los proponentes por un término de un(1) día hábil para que los oferentes presentenobservaciones a la verificación de requisitoshabilitantes.RESPONDER OBSERVACIONESAnalizar las observaciones presentadas por losoferentes y se elabora la respuestacorrespondiente, que se publicará en el SECOP



Subdirecciones


Subdirecciones




Subdirecciones(s)

CARGO

Administrativo

AbogadoDesignado


Abogado Designado

Subdirectore(s)

Gerentes

AbogadoDesignado


AbogadoDesignado

Subdirectore(s)

PRODUCTO OREGISTRO

la vista

Acta de cierre

Informe deverificación de

requisitoshabilitantes

Jurídico

Publicación

Documento derespuesta

PUNTO DECONTROL

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X

X

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y en contratación a la vista.

¿SE ADJUDICA EL CONTRATO?Si: Pasa a la actividad No. 24No: Continúa con la siguiente actividad

ELABORAR COMUNICACIÓN MOTIVADA DEDECLARATORIA DESIERTAElaborar la comunicación de declaratoriadesierta por parte del abogado designado paraacompañar el proceso, la cual debe ser motivaday aprobada por el Jefe de la Oficina AsesoraJurídica y suscrita por el Ordenador del Gasto.

PUBLICACIÓN COMUNICACIÓN DEDECLARATORIA DESIERTARemitir al auxiliar administrativo de la OficinaAsesora Jurídica la comunicación de declaratoriadesierta para que la publique en el SECOP y enel Portal de Contratación a la Vista.

DEFINIR SI SE REINICIA EL PROCESO DE LOCONTRARIO FINALIZA EL PROCESODefinir si de acuerdo con las necesidades ycondiciones de la entidad es viable adelantar unnuevo proceso.



Subdireccione(s)


Subdirecciones


Oficina Asesora

Subdirecciones

CARGO

AbogadoDesignado

Subdirectore(s)

AbogadoDesignado

Subdirectores

AbogadoDesignado


Abogado designado

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PRODUCTO OREGISTROPublicaciónSECOP y

Contratación ala vista

N.A.

Comunicaciónde Declaratoria

Desierta

PublicaciónSECOP

PublicaciónPortal de

Contratación ala vista

N.A.

PUNTO DECONTROL

N.A.

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ELABORAR CARTA DE ACEPTACIÓN DE LAOFERTAElaborar por parte del abogado designado paraacompañar el proceso, la carta de aceptación dela oferta, la cual debe ser aprobada por el Jefede la Oficina Asesora Jurídica y suscrita por elOrdenador del Gasto.PUBLICACIÓN DE LA CARTA DEACEPTACIÓN DE LA OFERTARemitir al auxiliar administrativo de la OficinaAsesora Jurídica la carta de aceptación de laoferta para que la publique en el SECOP y en elPortal de Contratación a la Vista.FIN DEL PROCEDIMIENTO


Ofirina A^p^r»ra

.Incidirá

Subdirecciones

OficinaAsesora Jurídica

CARGO

AbogadoDesignado

Subdirectores

Jefe OficinaAsesoraJurídica

PRODUCTO OREGISTRO

Carta deAceptación de la

Oferta

el SECOPPublicación

contratación a la

PUNTO DECONTROL

X

X

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. La dependencia interesada en la contratación mediante la elaboración del análisis de sector y el estudio previo, establece lanecesidad de la contratación, verifica los precios de mercado y señala las obligaciones del contratista y del IDARTES, el plazo y elvalor del contrato en los estudios y documentos previos.

2. La invitación a ofertar remitida a los posibles oferente será elaborada por la Oficina Asesora Jurídica acorde con lo solicitado por ladependencia interesada, suscrita por el ordenador del gasto y publicada en la página Web de IDARTES, en ella se debe indicar:hora, fecha y lugar de presentación de ofertas. Adicionalmente en dicha invitación se deberán establecer claramente lascondiciones del contrato a celebrar como objeto, plazo, valor, forma de pago, obligaciones y demás información de interés para queel contratista elabore su oferta.

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3. Es importante conformar el Comité Asesor Evaluador integrado por funcionarios y/o contratistas de las áreas Jurídica, Financiera yel área involucrada. Igualmente se debe apoyar al abogado designado de la Oficina Asesora Jurídica con la participación de lasSubdirecciones, Gerente de las Artes y Gerente de Escenarios en la verificación de los requisitos habilitantes de las ofertas,respuesta de los oferentes que se publicarán en el SECOP, Contratación a la vista y cartas de aceptación de la oferta.

4. La remisión de correos electrónicos debe contener en los asuntos: el nombre del proceso y nombre de soportes.

5. Se anexarán todos los productos o registros, documentos a la carpeta de gestión del proceso, y harán parte de la evidencia de lagestión de la Oficina Asesora Jurídica. Así mismo los documentos adjuntos de los correos electrónicos se imprimirán y searchivarán en la carpeta de gestión.

6. Se requiere elaborar el análisis de sector y los estudios previos conforme a las instrucciones establecidas por la Oficina AsesoraJurídica.

7. Registro Único de Proponentes: Los oferentes en la selección de mínima cuantía no están obligados a acreditar que estáninscritos en el Registro Único de Proponentes - RUP - ni a presentar el certificado correspondiente. Las Entidades Estatales debenverificar directamente los requisitos habilitantes a que haya lugar.

8. Las Entidades Estatales no están obligadas a exigir garantías en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. Si la EntidadEstatal decide exigir garantías en los procesos de selección de mínima cuantía debe ser una consecuencia del Riesgo del Procesode Contratación y del sector económico al cual pertenecen los posibles oferentes.

9. Los términos del Proceso de Contratación de mínima cuantía son más cortos que los establecidos para las demás modalidades deselección. El término para presentar ofertas es de por lo menos un día hábil contado a partir de la publicación de la invitación ynaturalmente la invitación debe estar publicada por lo menos durante un día hábil.

10. Colombia Compra Eficiente recomienda que la publicación de los Documentos del Proceso se haga en el día hábil en el cual seadelanta la actuación respectiva para ser consistente con la extensión de los términos previstos para esta modalidad de selección.


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11. La Entidad Estatal puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de lasinconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta.

ANEXOS:

1. Lista de Chequeo de Mínimas Cuantías, Código: 1AP-GJU-F-01, Versión: 32. Formato Estudio de Sector, Código: 1AP-GJU-F-40, Versión: 13. Formato de Estudios Previos, Código: 1AP-GJU-F-07, Versión: 34. Formato "Solicitud de Cotización para estudio de Sector o de Mercado", Código 1AP-GJU-F-11, Versión: 45. Formato de Informe de Verificación de Requisitos habilitantes jurídicos, Código: 1AP-GJU-F-30, Versión: 26. Formato "Control de Trámite Contractual", Código: 1AP-GJU-F-36, Versión: 17. Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía - Colombia Compra Eficiente

HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión

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3

Fecha de EmisiónNoviembre 2011

Diciembre 201 2

Junio 2014

Cambios realizadosEmisión InicialSe inicia mejoras a la diagramación de los procedimientos conforme a la GUIA DE DISEÑODE DOCUMENTOS del SIG, mejoras en las actividades de contratación de mínimascuantías, política de operación, y estandarización de formatos y finalmente las reformas del2012 de las regulaciones, procedimientos y trámites necesarios en la AdministraciónPública del Decreto Ley 019 de 2012 y Decreto 734 de 2012.Se realiza actualización en la normatividad, en las definiciones, se ajustan algunos pasos yse elimina el formato Cronogramas Contractuales Código 1AP-GJU-F-31.


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pRnrFniwiiFNTO CONTRATACIÓN HF MÍNIMAS CUANTÍAN


Fecha: 10/06/2014


Revisó:

enny PeñaProfesional Universitario

Validó:

Sandra VeiezJefe Oficina/As

Aprobó:

LuTs FemarJefe Oficina Asesí

jía CastroPlaneación

Fecha Aprobación:


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