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PR28

脱ファイルサーバーは、本当にできるのか!?

ファイルサーバーの Office 365 移行と

その後の運用までのベストプラクティス解説

益子滋

AvePoint Japan株式会社

ストラテジックアドバイザー

ファイルサーバーの Office 365 移行とその後の運用までのベストプラクティス解説2018年11月6日

AvePoint Japan 株式会社

益子滋

Microsoft

Tech Summit 2018

PR 28

©AvePoint, Inc. All rights reserved. Confidential and proprietary information of AvePoint, Inc.

アジェンダ3

◼ 会社紹介

◼ ファイルサーバー移行の背景

◼ クラウドストレージの進化

◼ 移行の進め方

◼ 事例

◼ 移行ツール

◼ クラウドストレージ運用ベストプラクティス


Office 365をはじめとしたマイクロソフト製品・サービスを有効活用するための製品開発と販売、導入支援サービス、ソリューション開発をグローバルで展開

Microsoft Global Partner of the Year 受賞歴

2014年：Public Safety and National Security

2015年：Collaboration and Content

2016年：Technology for Good Citizenship

2017年：Public Sector: Microsoft CityNext

2018年：Partner Award for Industry – Government

会社紹介4

クラウドハイブリッドオンプレミス対応展開方法:

移行運用管理データ保護ソリューション／製品:

AvePoint のグローバル拠点（13ヶ国27拠点）

Offices

R&D Centers

Headquarters

コンサル・設計導入・構築ソリューション開発サービス:


数字で見る5

2,441移行プロジェクト実績

8Petabyte

移行プロジェクトのデータ総量

16,000グローバルのお客様数

70%

Fortune 500の

AvePoint 採用企業

Notes Domino

パブリックフォルダファイルサーバー


ファイルサーバー移行の背景

データ量の増大セキュリティ・ガバナンス

働き方改革コスト削減

6


ファイルサーバーに蓄積する「ダークデータ」7

用途または保管の必要性が不明なデータ

利用中のデータ

保管する必要のあるデータ✓ ストレージコスト増加

✓ 生産性低下

✓ セキュリティリスク増加

✓ 管理コスト増加


“これまで“ をオフィスに例えると・・・

全員がアクセスできる書庫個人の机の引き出し

ファイルサーバーマイドキュメントメール

社内便・宅配便

8


ファイルサーバーは、多種多様な用途で利用されている

資料作成・一時保管編集・共同作業報告・連絡・周知保管・蓄積情報収集

全社

部署間・クロスチーム

部署内

社外(顧客、海外法人等)

イントラで検索

9

マイドキュメント

ファイルサーバーに保管

メールで連絡

イントラで通知

メールで連絡メールを検索

メールボックスに保管


メールで連絡

イントラを検索

ファイルサーバーを検索

メールボックスを検索

ファイルサーバーを検索

イントラに保管


メールにファイル添付

相手先シーン

ファイルサーバーファイルサーバーに保管





メールボックスに保管



イントラに保管

クラウドストレージを利用しても、

どこに何を保存すればよいのか悩むことになり、

▼

結局、今まで通りのやり方を変えたくなく、

▼

働き方が変わらない


コラボレーションツールの位置付けをシンプルに

資料作成・一時保管編集・共同作業報告・連絡・周知保管・蓄積情報収集

全社

部署間・クロスチーム

部署内

社外(顧客、海外法人等)

10

相手先シーン

脱ファイルサーバー（脱マイドキュメント）により、コラボレーションツールの位置づけをシンプルに


Office アプリケーションメール、スケジュール、連絡先

チャット、ビデオ会議組織用ストレージ

ワークスペース個人用ストレージ

クラウドストレージの進化 11

1大容量ストレージ

✓ 無制限*E3等

✓ 10 GB × ユーザー数

2使いやすさ

✓ ファイルオンデマンド

✓ コラボレーションスペース

3サービス拡張

✓ 外部共有機能強化

✓ 監査ログ強化

✓ Multi Geo 対応* SharePointは2019年予定

✓ 高速移行APIの公開


“これから” をオフィスに例えると・・・ 12


移行の進め方 13


例）AvePoint のアセスメントツールの場合

◼ フォルダ数、アイテム数

◼ ファイル名、ファイル拡張子

◼ データサイズ

◼ 所有者権限

◼ アクセス権限設定

◼ アクセス状況

アセスメントで分かる事 14


移行対象の絞り込み（断捨離）15

新しい住居に引っ越し

(クラウドに移行)

廃棄処分

(一定期間後、削除)貸倉庫に一時保存

(自分たちで引っ越し)

(アーカイブとして保存)

残す捨てる保留


移行対象外ファイルの絞り込み16

絞り込み条件絞り込みの理由

1未アクセス＆

陳腐化

✓ [アクセス日時] から【 n年】経過したファイル

✓ [更新日] から【 n年】経過したファイル

✓ 移行しても使われない可能性が高い

✓ 古いファイルが使われ続けるリスク

2 重複ファイル ✓ [ファイル名]、[ファイルサイズ] が重複したファイル ✓ 検索精度がよくならない

3 多重管理ファイル

✓ メールアイテム、インストールプログラム

✓ システムから出力されているレポート

✓ [ファイル名] が同じまたは、一部が異なるファイル

✓ 移行しなくても困らない

✓ 検索精度がよくならない

4 拡張子✓ クラウドストレージでの利用が難しいファイル

(マクロ、PSTなど)✓ 移行しても、混乱を招く恐れがある


移行リスクと対応策の17

制限事項主な対応策

システム上のリスク*1

禁則文字 • “ * : < > ? / ¥ | 等• 移行ツール*2 による文字の置き換え

• ユーザー自身によるファイル名の変換

ファイル名とパスの長さ • 400文字未満• 移行ツール*2 によるファイル名の置き換え

• ユーザー自身によるファイル名の変換

ファイル数• 1ライブラリあたり 3,000万

• 1リストビューあたり 5,000件

• ユーザー自身によるフォルダやファイル整理

• 移行ツール*2 によるコンテンツ分割移行

業務上のリスク

アクセス権設定• アクセス権未設定

• 古いグループの継続使用

• ユーザー自身による権限設定の見直し

• 移行後の見直しと一括変更*3

社内文書規定 • 機密文書の保存先• ユーザー自身による保存先の変更

• 移行後の見直しと一括変更*3

*1 参考サイト：https://support.office.com/ja-jp/article/64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa*2 AvePoint DocAve を前提に記載*3 AvePoint Online Service を前提に記載

https://support.office.com/ja-jp/article/64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa


事例：① 概要18

業種／従業員数製造業／約4,000名

ファイルサーバー容量 50 TB（20,000,000ファイル以上）

移行目的

支店・工場の統廃合

◼ コスト削減：資産／運用のスリム化

◼ 働き方改革：本社現場間の情報共有、現場の情報活用促進

◼ セキュリティ向上：機密文書の適切な保管、ポリシー違反の自動検知

データ移行方針

✓ クラウドへのデータ移行完了後は、ファイルサーバーの利用を停止する

✓ データ移行は必要最低限のデータに絞って移行する

✓ データ移行は、ビックバン移行ではなく、部署ごとの段階的移行とする

✓ 業務への影響（ネットワーク）を最小化するため、移行処理は夜間に実行

✓ データ移行期間中であっても、ファイルサーバーの利用を継続する


事例：② 移行対象の絞り込み

資産分類絞り込み条件

移行対象データ✓ 過去3年以内で作成、アクセス、編集されている

✓ 移行対象外データのうち、ユーザー部門から移行の申請があったファイル

アーカイブ対象データ✓ 作成日が、3年よりも古いデータで、過去3～7年で更新・アクセスされていない

✓ 移行対象外データのうち、ユーザー部門からアーカイブの申請があったファイル

移行対象外データ

✓ 7年間アクセスされていない

✓ 大容量ビデオファイルの重複コピー、社内イベントの画像ファイル

✓ 文書の過去バージョン（例：○○○○○○のコピー.docx）

✓ システム（SAP等）から出力される定期レポートで、On-Demandで再度出力可能な文書

19

本事例では、ファイルサーバーにあった 50 TB の移行対象データを 27 TB に削減

（ファイル数は、約6割を削減）


事例：③ 主なプロジェクトタスク20

◼

✓

✓

◼

◼

◼

✓

✓

◼

◼

◼ 12ヶ月後にファイルサーバー

を停止

◼

✓

✓

✓

✓

◼


◼ AvePoint DocAve 移行ソリューション

➢ 2016年 Microsoftが公開した High Speed Migration API を使った高速データ移行に対応(従来のCSOMと比べ、5倍以上スループットが速く、スロットリング対策も考慮されている)

➢ 移行対象データ：ファイル、アクセス権、更新日、作成者、更新者

➢ 移行対象システム：ファイルサーバー、オンプレミス SharePoint（サイトやWebパーツも含む）

◼ 処理速度の目安

➢ 1ジョブ毎、約20GB/1h, 例えば、処理する Agent サーバーが 3台で、並列ジョブを実施した場合、20 GB/1h x 3ジョブ x 3台 = 180GB/1h x 12h ➡ 約 2 TB/ 1日

※ 処理速度は、ファイルサーバーのI/O、ネットワークの状況、マイグレーションのオプションなどによって、差異が発生します。

データ移行ツール (High Speed Migration) 21

DocAve Manager

DocAve Agent

ファイルサーバー

Microsoftから無償で提供されるストレージを利用

Azure Blob Storage


ファイルサーバー連携ソリューション 22

ファイルサーバー


クラウドストレージ運用ベストプラクティス23

資料作成・編集・検索

保管・廃棄

活用

共有・公開

統制

!ガバナンスリスク管理

セキュリティーコンプライアンスサイト・グループ作成

http://www.avepoint.com/about/contact-us/


クラウドストレージ活用の鍵は運用設計

「データ」は、移行しても、「課題」は移行しない！

運用設計を怠るとクラウドストレージは、使いづらく、セキュリティーリスクを抱えた情報共有基盤に

なってしまいます。

情報共有の効率を上げるためにはポリシーを決め、しっかりと運用方針を定義することが重要です。

24

運用設計を行った場合運用設計を行わなかった場合

部門サイトプロジェクトサイトアーカイブ・削除サイト

結局、使われなくなった

何がどこにあるか分からない

古いデータやアクセス権が

野ざらし

運用項目の明確What

役割定義Who

実施方法How

自動化・集中管理

サイトやグループの乱立


クラウドストレージ活用の鍵は運用設計 25

ライフサイクル管理

(有効期限、ストレージ容量)

コンテンツマネジメント

(監査や構成変更)

プロビジョニング (払い出し)

これだけは決めておきたい運用設計

作成監査活用

全体管理

廃棄

０．共通本運用要件定義の登場人物

定常運用ワークフロー

問い合わせワークフロー

変更管理ワークフロー

障害対応ワークフロー

１．サイトコレクションレベル運用１-１．サイトコレクション作成

１-２．サイトコレクション削除

１-３．サイトコレクション管理者変更

１-４．サイトコレクション設定変更

２．サイトレベル運用２-１．サイト作成

２-２．サイト削除

２-３．サイト管理者変更

２-４．サイト設定変更

２-５．サブサイト作成

２-６．サブサイト削除

２-７．サブサイト管理者変更

２-８．サブサイト設定変更

３．権限運用３-１．権限設定（登録・削除・変更）

３-2．権限棚卸

４．コンテンツレベル運用４-１．コンテンツ移動

４-２．コンテンツアーカイブ・削除

４-３．コンテンツバックアップ・リストア

５．リスト・ライブラリ運用５-１．リストライブラリ作成・設定

６．グローバル管理６-１．ユーザープロファイルサービス運用

６-２．検索サービス運用

６-３．セキュリティ・監査運用

６-４．利用状況可視化

６-５．用語ストア運用

６-６．グローバル管理者管理

６-７．SharePoint Online管理者管理

６-８．外部共有管理

SharePoint Online 運用要件定義目次SharePoint/Teams 運用要件定義目次


これだけは決めておきたい運用設計26

検討事項選択肢ベストプラクティス（弊社案）

サイト/グループの作成は誰が行うか□

□

☑

└ 申請者・承認者

└ 申請・承認ルール

└ 実施方法

サイト/グループの

テンプレート・名前付け規則

□

□

☑

└ 用途別テンプレート・ネーミングルール

└ 実施方法

サイト/グループの管理者□

□

☑

└ 管理者の条件、役割、人数、引継ぎ

外部ユーザーの参加を許可させるか

□

□

□

☑

└ 利用ルール：招待できるドメインなど

└ 承認方法、承認者、有効期限

└ 実施方法

❶ プロビジョニング（払い出し）編




ファイル共有ストレージの容量制限□

□

☑

└ 容量制限ルール（用途別・リージョン別）

└ モニタリング・アラートルール

└ アクションルール

└ 継続／削除／アーカイブ

└ 実施方法

サイト/チームのライフサイクル□

□

☑

└ 有効期限ルール（用途別・リージョン別）

└ モニタリング・アラートルール

└ アクションルール

└ 継続／削除／アーカイブ

└ 実施方法

❷ ライフサイクル管理編


利用イメージ 28

プロビジョニング（払い出し）、ライフサイクル管理編

承認

Office 365のラウンチャーから、

申請画面へ

ルールに応じた

必要事項に情報を入力し、申請申請

全てのサイトコレクションやTeamsを一覧表示＆監視＆アラート

アラート




定期的な権限の棚卸/変更□

□

☑

└ 棚卸し頻度（用途別）

└ 棚卸し実施者、変更フロー

└ 実施方法

組織改編対応□

□

☑

└ サイト・ライブラリ・グループ見直し

└ 見直しに伴う、構成変更

└ 実施方法

バックアップ対応□

□

☑

└ バックアップ対象

└ 申請ルール、リストア実施者

└ 実施方法

❸ コンテンツマネジメント編


利用イメージ 30

定期的な権限の棚卸/変更


運用のカギは、自動化と集中管理31

自動化と集中管理


まとめ 32

生産性の高い「デジタルワークプレース」

を一緒に作っていきましょう！


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