FINANCIAL 2000    

INSTRUCTIONS FOR ENTERING  

PURCHASE REQUISITIONS  

AND  

WAREHOUSE ORDERS      

Per Ed Code, only the School Board of Trustees has the authority to obligate District funds.  Victor Elementary’s Board delegates its authority to make purchases on its behalf through an annual resolution which authorizes the Superintendent, Assistant Superintendent of Admin Services, Director of Fiscal Services and the Purchasing Manager to obligate district funds through Purchase Orders or contracts.  

• Purchase Orders must be obtained prior to initiating a purchase.  If a purchase has been initiated without obtaining a purchase order, the Board has not authorized the purchase and District funds have not been obligated to make payment for the purchase.  The person who placed the order without authorization has entered into an agreement for which they or their site supervisor are personally responsible for paying for the purchase. 

 • A Purchase Requisition number is not the same as a Purchase Order number.  A requisition is a request to 

make a purchase, and the number is an internal number only.  A Requisition Number cannot be used in place of a Purchase Order number. 

 If a purchase has been made without obtaining a purchase order prior to making the purchase, the employee will have to pay for the purchase and submit a reimbursement form signed by the site supervisor to request reimbursement from the District for their purchase.  If an invoice is received dated prior to the date the purchase order number was given, the purchase order will be cancelled and the site supervisor will be asked to pay the debt and submit a request for reimbursement.  The Purchasing process is a multi‐step process.  A requisition is submitted to Purchasing.  Purchasing then creates, prints and signs a purchase order.  Purchasing then places the order by fax for the site.  This process is very slow and inefficient in some districts as many require Board approval before making a purchase and are forced to wait until the next scheduled Board meeting before proceeding.  VESD understands there are circumstances where a purchase needs to be made immediately and has created systems to make purchasing as efficient as possible.  A system has been put in place that allows purchases to be made with the use of a verbal purchase order number only.  Purchasing has the authority to give a verbal purchase order number to employees over the phone so that an order can be placed immediately.    The reason this system is possible is the Board has entrusted us to follow the procedures that have been put in place.  The potential consequences for not following these procedures are: 

• County auditors or our independent auditors could include a recommendation to the Board for purchasing procedures to be changed if they feel procedures are not being followed and controls over the purchasing process are not tight enough to prevent fraud or abuse.   

• The Board could lose trust and not delegate this authority to district employees.     These procedures must be followed at all times to ensure that the district will be able to continue with the purchasing procedures we have in place.  These current procedures allow us to do what is best for the District, sites and departments, employees and students in the most efficient manner possible.   

LOGGING INTO FINANCIAL 2000    Double‐click the Financial 2000 color wheel icon –  

    Keep Caps Lock OFF while entering User ID and Password  The District should be 57 and should always default to that number Click OK 

   

ENTERING A REQUISITION   Check that the fiscal year is correct in the lower right‐hand corner The fiscal year can be changed by going to File/Set Fiscal Year and following the prompts Double click the Purchasing icon 

   Click on the REQ tab 

               

Click on New Requisitions  

   Right Click anywhere in the large box to the right, select ADD  

  

 There are three tabs at the top: Requisition tab, Vendor tab, and Shipping tab Click on the Shipping tab DO NOT CLICK THE “OK” BUTTON ON THIS TAB  

   

The Shipping defaults to WHSE because most items are shipped directly to the District Warehouse  

     Click the Down Arrow button to the right of Ship To for other selections  Select Pick Up if someone is going to the store to pick up the items (that lets the Warehouse know to not expect a shipment from this Requisition)  Select your school site if the Requisition is for a magazine order or a copier that will be delivered and set up at your site                        

Click on the Vendor tab Enter the vendor number if known (must include all six digits and the two digits after the dash)  

    Click the TAB key on the keyboard All of the vendor information will automatically fill in  

     

OR,   

Enter a portion of the vendor’s name Click the TAB button  

    The system will fill in the vendor information of the next vendor in alphabetical order This will work with filling in the vendor’s phone number, address, etc.  

    

 OR,  

Click the Search button and look up all vendors with whatever criteria is entered in the Search screen  

     Scroll through the list of vendors Click on the selected vendor line to highlight it, Click Select  

 

The system will return to the Vendor Screen with all of the vendor information entered 

  You must tell the Purchasing Department what action needs to be taken with this PO, if any, by using the drop down box titled “Confirmation Code” To fax, select FAX and update the Fax number, if needed To email, select EMAIL and enter the address under additional instructions (the E‐mail box itself does not currently transfer to the printed PO) If No action is required, select No Action DO NOT CLICK THE “OK” BUTTON ON THIS TAB 

  

Click on the Requisition screen (the original screen) Fill in all of the necessary fields, click SAVE  

                        

Click the Item/Accounting button to enter the items being ordered and the account number(s) to be charged  

  The Item/Accounting screen is divided into two sections   Items ordered are entered in the top section; account number(s) are entered in the bottom section  To enter items: Click the top, yellow ADD button  The Item # is the Vendor’s stock number and is not a required field  Click on Description A new screen will open, the information that can be entered here is limitless Enter a complete description for the vendor Click OK 

               

Enter the quantity of items being ordered  The Unit of Measure defaults to Each To select another Unit of Measure, click the Down Arrow and scroll through the selections  Enter the unit cost of the items Click the TAB key  The system will figure the total cost for that line, including California Sales Tax If the requisition is for a service and should not include tax, click on the Down Arrow, next to the % of tax Select NTx Hit the TAB key again and the system will recalculate the total for the line, excluding California Sales Tax 

 After all items to be ordered have been listed, go to the bottom of the screen and fill in the shipping charge  There are two ways to enter the shipping charge: 

1. Put in a percentage, or 2. Put in the actual dollar amount of the shipping 

• You can also choose between whether the vendor is calculating tax on the S&H for both of the options above 

If you don’t know what the shipping will be, 5% is a good estimate (Accounts Payable will pay the amount of shipping listed on the vendor’s packing slip, regardless of what amount is added to the requisition)  Click the Tab key The system will add the shipping to the item totals at the top  

 

To add the account number(s)  Click the bottom, yellow ADD button  There are three ways to attach the account number(s) to this requisition 

1. Fill in all 26 digits (do not enter dashes) 2. Click on the down arrow to the right, scroll through all account numbers available, and click on the 

account number you want to use, or 3. Click on the Search Accounts button (the easiest way) 

 

   

a. Enter a portion of the account number such as the object number and click Search b. Scroll through the account numbers c. Select an account number to highlight it d. Click Select 

  

The system will return to the Item/Accounting screen and will list the account number 

  If the appropriate account number is not available in Financial 2000, contact the Purchasing Department and ask them to set up the account number  If charging only one account number to the total requisition, there are three ways this can be done: 

1. Enter the exact amount in the Dollars $ space 2. Enter 100% in the Percentage space, or 3. Click on the Distribute Evenly tab (the easiest method) 

   

If charging to multiple account numbers on one requisition, click the yellow ADD under Accounting Lines Add account number as shown above, repeat if needed for multiple account lines  You can fill in the percentage of the items that need to be charged to each account number, OR  You can fill in the dollar amount that needs to be charged to each account number, OR 

   You can change the Accounting Method to “Charge per Item” by clicking on the dot beside Charge per Item 

 

A Warning Box will pop up   Click Yes     Highlight each item line on top, one at a time Either enter the: 

1. Quantity in the account line 2. Percentage in the account line 3. Dollar amount in the account line 

 

                

 The last item to complete on this screen is the Description Box  This is where you will tell the Business Office what criteria in your Site Plan or the LCAP this purchase aligns to or which students will benefit from this purchase, for example: 

• “LCAP LI1” • “Low Income” 

 This description should align to the function code used (i.e., Low Income = 1051)   

  

Click OK              

 

ADDING ATTACHMENTS TO A REQUISITION   When entering a requisition, scanned documents can be attached using the “Attachments” button 

o ANYTHING REFERENCED ON A PURCHASE ORDER MUST BE INCLUDED WITH THE PURCHASE ORDER BEFORE IT CAN BE PROCESSED, for example: 

o “As per quote XXXXXX” requires a quote o “Email to vendor with contract” requires a contract 

 

                 

The attachments must first be scanned and saved to the shared drive K:/  o When naming the document, include the Req # or PO #  o If you do not currently have access to drive K:/, please submit a work ticket to Tech 

 

  

     

   

In the requisition, select the button called “Attachments”  

 

 A pop up box will appear Select  INSERT 

         

Look in Computer for the K:/ drive Select the attachment and click OPEN 

 

   

The attachment(s) will show in the pop up box Select OK 

 

   

 

 1.  Click SAVE at the bottom of the Requisition screen 2.  Click OK at the bottom of the Requisition screen  

 A pop up will indicate the Requisition was saved successfully Click OK  

                      

Click on the requisition to highlight it Right click, select Send for Approval  

  A window will pop up to enter information Click OK to send the requisition on its approval path 

   Another window will pop up to show the approval path of the requisition  

  Click Apply to complete the process  The Requisition has been sent to the Supervisor for approval             

The requisition can be viewed in the Requisitions in Process box To do so, click Requisitions in Process  

   Click on a requisition to highlight it Right Click, make a selection to View the requisition, View Approval Path, or Print Requisition  

   

VERBAL PURCHASE ORDERS  Who can give out an EPO or a verbal PO?  In this order: 

 Purchasing  Kathy Mallard  Denise Gleason  

District Office Receptionists  Vickie Varner  Rhonda Heathcoat  

Anyone in the Business Office 

   When sites request a verbal PO, it will always be entered as an EPO and will be available in the requestor’s workflow under “New Requisitions” for editing (unless the system is unavailable)  To complete the requisition:  highlight, right click, select edit  

      

  

If the system is down, the requestor will be given a verbal PO and will need to reference the verbal PO in the first line of the requisition  

   

    

       

First line = Verbal PO info Second line = description for first row of item(s)

SEARCH FOR AND VIEW A REQUISITION  A requisition can be viewed later through a Search  From the Requisition Workflow screen, right click anywhere in the large box to the right Select Search  

     Select any category shown to search on, such as: 

1. Requisition number 2. Vendor number 3. Vendor Name 4. Location (site name) 5. Who it was entered by 6. Using a portion of the account number 

     Once search criteria is entered, click OK      

The system will pull all requisitions meeting the criteria entered  

  

Click on a requisition to highlight it Right click, select one of the following actions: 

1. View the details of the requisition 2. View the approval path 3. Duplicate the requisition 4. Print the requisition 

 

    

 

ENTERING A REQUISITION FOR A CONFERENCE  

The Auditors require that each Conference Purchase Order lists:  WHO                                                  WHAT                                                  WHEN                                                 WHERE     For conference registration, enter all necessary information under the Item Description 

  

Change the Tax Rate to NTx The Unit of Measure can be changed to Pers (for persons) 

   After entering a Requisition for a conference and sending it for approval, the Conference Registration form must be submitted as back‐up 

• The Conference Requisition cannot be processed without the Registration form   

The Auditors require that each Hotel Purchase Order lists:  WHO                                                  WHAT                                                  WHEN                                                 WHERE     For hotel, enter all necessary information under the Item Description Also include the hotel rate, sales tax, and any other taxes 

  Hotels typically will not accept a Purchase Order to register a room, a Requisition must be entered so a check can be processed  After entering a Requisition for a hotel and sending it for approval, the Hotel Invoice and hotel confirmation showing the daily rate and taxes must be submitted as back‐up

 • The Hotel Requisition cannot be processed without these items          

Please use the checklist and forms on the following pages for assistance when registering for conferences  Note:  Check for most recent (and user friendly) Excel forms at vesd.net/offices/fiscal‐services/   

ITEM: REQUIREMENTS: SUBMIT: COMPLETED:* Must have a P.O. in place prior to registration * Submit a copy of the conference

- Must reflectl Who?, What?, When?, and Where? registration to the Business Office and Purchasing as- If you cannot wait for the normal requisition back-up for the Purchase order process, please call the Purchasing Department to acquire a verbal P.O. before registering- Enter the requisition into F2000, even if a verbal P.O. was acquired

* To request a check, enter a requisition into F2000 * Submit completed Hotel Invoice- Note on the P.O. that you will need to carry a form to the Business Office and Purchasing check - Include a copy of the conference- Download the most current Hotel Invoice form registration from the VESD website: http://vesd.net/offices/fiscal-services/ Select "Hotel Invoice"

* If the conference is less than two weeks away OR if * Submit completed American Expressthe hotel will not accept a P.O.: receipt form to the Business Office- Contact your Principal/Supervisor to use their - Include receipt for payment/ American Express card hotel accommodation- Download the most current American Express - Include a copy of the conference receipt form from the VESD website: registration http://vesd.net/office/fiscal-services/ Select "American Express Receipt Form"

* Requires an overnight stay * Submit completed Meal Advance* Form must be submitted prior to the conference; form to the Business Office meal advances take approximately two weeks to - Include a copy of the conference process registration

- Download the most current Meal Advance form - Include a copy of the hotel from the VESD website: confirmation http://vesd.net/offices/fiscal-services/ Select "Meal Advance Form"

* Contact your Principal/Supervisor to use their American * Submit completed American Express Express Card receipt form to the Business Office

- Download the most current American Express - Include receipt for payment form from the VESD website: - Include a copy of the conference http://vesd.net/office/fiscal-services/ registration Select "American Express Receipt Form" - Include a copy of the hotel

confirmation* Use your personal credit card and submit for * Submit completed Reimbursement form reimbursement to the Business Office

- Download the most current Employee - Include receipt for payment Reimbursement form from the VESD website: - Include a copy of the conference http://vesd.net/office/fiscal-services/ registration Select "Reimbursement Form" - Include a copy of the hotel

confirmation* Submitted AFTER the conference as a reimbursement * Submit completed Mileage and Expense for mileage/parking Claim form to the Business Office

- Download the most current Mileage Reimbursement - Include receipt for payment form from the VESD website: - Include mapped route w/mileage (such http://vesd.net/office/fiscal-services/ as MapQuest or Google maps) Select "Mileage & Expense Claim Form" - Include a copy of the conference

registration- Include a copy of the hotel confirmation

(2) HOTEL ACCOMMODATIONS

CONFERENCE CHECKLIST

(4)FLIGHT ARRANGEMENTS (if

applicable)

***Be sure to make multiple copies of the conference registration and hotel confirmation and submit as noted below***

(5)MILEAGE/PARKING REIMBURSEMENT

(1) REGISTER FOR CONFERENCE

(3) MEAL ADVANCE

HOTEL NAME: PO NUMBER:

BILL TO: Victor Elementary School District15579 8th Street

ARRIVAL DATE: DEPARTURE DATE:

ROOM RATE: * TAX(%): = NIGHTLY RATE:

NUMBER OF NIGHTS STAYING:

NUMBER OF ROOMS REQUIRED:

MINUS DEDUCTIONS (Deposits, Discount,etc):

NEED CHECK FOR THE AMOUNT:

SITE AUTHORIZED SIGNATURE: _____________________________________

CONFERENCE INFORMATION

NAME OF CONFERENCE:

DATES OF CONFERENCE:

CONFERENCE LOCATION:

rev. 09/19/07

Hotel confirmation must be attached

CONFIRMATION NUMBER(S):

#VALUE!

HOTEL INVOICE

Victorville, CA 92395

ROOM RESERVATIONS FOR:

CONFERENCE NAME: DATE(S):

ADDRESS:

(will autofill when lower section is completed)

PRINTED NAME:

SIGNATURE: DATE:

Date Total $ 37.50 50.00$ Please be sure to attach conference

registration and hotel confirmation Maximum paid on a travel day = 75% of $50 = $37.50 Full day at workshop/conference = $50 maximum

Total $ -

***************************************************************

I approve the above meal advance as per Board Policy BP 4133.

Site Authorized Signature Date:

D.O. Authorized Signature Date:

FUND RES YEAR GOAL FUNCTION OBJECT SCHL MGMT Amount01 0 520001 0 5200

rev 02/08/11

ACCOUNT NUMBER

Meal Reimbursement

Traveling on this day? Y/N

AMOUNT ADVANCED:

VICTOR ELEMENTARY SCHOOL DISTRICTMEAL ADVANCE

-$

CITY: INCLUSIVE DATES:

FROM- MILEAGE @ DAILYTO # of MILES $0.560 LODGING TAXI PARKING PURPOSE $AMOUNT

MILEAGE TOTAL NON-MILEAGE TOTAL

I hereby certify that the foregoing is an accurate record of expenses incurred in the performance of assigned duties for the Victor Elementary School District.

Signature of Claimant: Date:

Site Authorized Signature: Date:

D.O. Authorized Signature: Date:

FUND RES YEAR GOAL FUNC OBJECT SCHOOL MGMT Amount $01 0 5200 conference / workshop01 0 5210 in-district mileage01 0 5220 out of district mileage

Revised 04/03/14 NOTE: All mileage reimbursements must be broken out between 5210 + 5220Expense Claim

DATE(s)TOTAL

(excluding mileage)

MISC.

TOTAL CLAIM:

VICTOR ELEMENTARY SCHOOL DISTRICTMILEAGE & EXPENSE CLAIM

Claims as of 01/01/14

NAME AND TITLE OF CLAIMANT:

MEETING / CONFERENCE NAME Or REASON FOR CLAIM:

Account number

NOTE: Please submit all original forms and receiptsOTHER - ITEMIZED

DUPLICATING A REQUISITION  

Example:  This method can be beneficial when multiple teachers want to shop at the same place, but need their own Purchase Order  Set up the first requisition  After all information has been entered, click OK to return to the Requisition Workflow Screen Click on the requisition to highlight it Right click, select Duplicate  

     A pop up will appear confirming the Duplicate requisition, click OK  

           

There will now be two Requisitions in the Workflow box Double click on the second Requisition to open it and make any changes needed  

  

   A Requisition can be duplicated as many times as is needed 

              

CREATING AN ANNUAL REQUISITION   

This method is beneficial for requisitions that repeat year after year  Process a requisition as normal Click Annual Requisitions at the top of the New Requisitions Entry screen   

  At the end of the fiscal year, Purchasing will roll over all annual requisitions    The new requisition will be in the new year awaiting for approval at the site   The requisition may need updating prior to approval due to changes in pricing, tax rates, account codes, etc. OR,  The requisition can be deleted from the new year if it is no longer needed       

          

PROCESSING A STORES REQUISITION  

 Create a requisition as normal At the Type of Requisition click the down arrow and select Stores Requisition  

     A window will pop up indicating the switch to Stores Click OK  

    A new tab will now be available titled Warehouse  Go to this tab, highlight and click on WAREHOUSE WAREHOUSE in the first dropdown  

 

Go to the Shipping screen, select your site number in the Ship To dropdown  

    Enter all information in the New Requisition Screen Click Save Click Item/Accounting  

        

Click the top, yellow Add to add a line  There are multiple ways to enter the Warehouse Stock Number:  

1. Enter the six digit stock number in the Stock Number box, then click Enter, OR 2. Click on the down arrow next to Stock Number and scroll through the stock numbers, OR 

  

3.  Right click in the grey area to the right and select Search Stock Catalog 

  A list of all of the items with their stock number, Unit of Measure, and the quantity available in the Warehouse will be shown  Highlight the item to order Click Select         

The system will return to the Item/Accounting screen Enter the quantity of the item being ordered  

    If ordering multiple items from the Warehouse, click on the top, yellow Add to add a new line Right click in the grey area and click on Search Stock Catalog  Add any number of items at once by holding down the Control Key while selecting multiple items Once all desired items are highlighted click Select  

    

Add the quantity of each item selected  

    Add an account line Click on Distribute Evenly so that all of the lines are accounted for Click OK 

       

ENTERING A STORES REQUISITION WITH MULTIPLE ACCOUNTS 

   Highlight a Line Item in the top box Select the account code line in the bottom box  Enter the number of items from that line to the account number line it is to be charged to  

        

   

APPROVING A REQUISITION  

The number of requisitions that need approval will show just to the right of “For Approval” Click For Approval to view the requisitions 

   It is best to view each requisition before approval Click on the first requisition to highlight it Right click, select Summary Detail Approve      

.    A box will appear showing the details of the requisition to be approved 

 

The following actions can be taken from this screen:  

1. Click on Check Balance to see how the requisition will affect the site budget 2. Click on Approve to send the requisition to Purchasing for processing 3. Click on Reject to send the requisition back for changes 4. Click on Skip to go on to the other requisitions in order 5. Click on Cancel to not take current action and exit from approvals 

 Changes can also be made to the requisition when it is sitting in the For Approval box  

  NOTE:     To approve a requisition without viewing the detail, select Quick Approve at the first menu     However, it is recommended that all P.O.’s are reviewed for accuracy prior to approval  

 

VIEWING THE BUDGET USING ACCOUNTS LOOKUP 

 Accounts Lookup is available in the web version of F2000 at https://f2knat.sbcss.k12.ca.us/Financial2000/default.aspx  Copy the address and paste into Internet Explorer, log in  Double‐click the Accounts Lookup icon   

  Search for accounts using any number of the search fields Click on Submit  

 

 All accounts meeting the search criteria will be listed with the beginning balance, expenditures, and current balance 

     The detail of any account can be viewed by clicking on the account number 

 

 

VIEWING THE BUDGET USING EDUREPORTS 3.0 

 EduReports 3.0 is available in the web version of F2000 at https://f2knat.sbcss.k12.ca.us/Financial2000/default.aspx  Copy the address and paste into Internet Explorer, log in  Double‐click the EduReports 3.0 icon   

  Click on General Ledger Reports  

 

   

Click on Financial Activity Report  

  For Year‐to‐Date budget information, leave the From / To: date set to “7/1/20xx..today’s date” If looking at multiple resources, objects, etc., set Sort to desired level(s)  Enter report criteria as desired Click Go 

 

The requested search criteria will display  Any of the following can be done from this screen: 

1. Click on House icon to return to original screen 2. Click on Refresh icon to go back to the previous search screen 3. Click on Green check mark to create a report 4. Click on appropriate icon to save to pdf, excel or a csv file 5. Click on any blue hyperlink to see the detail of that item  

 

 Do not be afraid to look around and try running reports in different ways Access is limited to what you have authority to view  EduReports 3.0 is view‐only, so no harm can be done by experimenting with different search criteria