Overview of Reporting in GeneralOverview of Reporting in General Ledger

General Ledger provides you with a variety of reporting capabilities, including the Financial Statement Generator, online inquiries, and standard reports and listings.

The Financial Statement Generator enables you to build your own custom reports without  programming. You can define reports with complete control over the rows,

columns, contents, and calculations in your report.

You can define reports to report across ledgers in a ledger set. You can even havethe same report be reusable for different ledgers, ledger sets, or reportingcurrenciescurrencies.

You can perform online inquiries to search for detailed information quickly. Forexample, you can perform an online inquiry of your account balances or journalentries for a ledger. You can also review any of your financial statements,

i      li i   liaccounting reports, or listings online.

General Ledger's standard accounting reports and listings include trial balances,journals, general ledgers, account analysis reports, chart of account listings, andmore. You can set the runtime options for detail or summary information, sortp y ,sequence, and the selection of data you want to see on the report.

Overview of the FinancialOverview of the Financial Statement GeneratorFinancial Statement Generator (FSG) is a powerful report building tool for Oracle  General Ledger. With FSG, you can:

f l h dGenerate financial reports, such as income statements and balance sheets, based upon data in your general ledger across a ledger set or a ledger.G   i   li  fi i l    i h XML Generate presentation quality financial reports with XML Publisher so that you can have more control with report formatting options, including changing font characteristics  inserting graphical images or logos  and characteristics, inserting graphical images or logos, and adding colourDesign custom financial reports to meet specific business needsneeds.

Simple ReportsThe simplest reports consist of a few headings to describe the information in the report, followed by the report data, which is often p y ppresented in tabular form as a series of intersecting rows and columns. Therefore, simple reports are two dimensional in nature, similar to what you might create in a spreadsheet.

The rows and columns determine the values which appear in the body of a simple report, by virtue of the attributes those rows and columns p p ypossess. For example, consider a row whose attribute is the balance sheet account named “Cash" and a column whose attribute is “Oct. 2010." A report "cell" defined by the intersection of row "Inventory" and 

l “ ll h h b l f bcolumn “Oct 2010," will contain the Cash balance for October 2010

Rows and ColumnsWith FSG you use this fundamental row/column concept to build your own financial reports:D id   hi h    d  l   ill  k      Decide which rows and columns will make up your report.Define the rows and columns  then tell FSG what Define the rows and columns, then tell FSG what attributes those rows and columns have.Build a report using those rows and columns. Build a report using those rows and columns. 

d lRow Sets and Column SetsFSG further simplifies report building by allowing you to group multiple row or  column definitions into "sets." For example, suppose that you've just defined a simple report hi h   t   l   ith th   tt ib t  "Y  E d d which uses two columns with the attributes  Year Ended 

12/31/95" and "Year Ended 12/31/96." You realize that you might want to use these two columns for many other reports besides the one you've just defined  reports besides the one you ve just defined. 

With FSG, you can define and save a Column Set which consists of these two column definitions  Then  whenever consists of these two column definitions. Then, whenever you need a new report based on these two columns, you simply tell FSG to build a report using the column set. You can do the same thing with groups of row definitions, and g g p ,create Row Sets.

Defining Rows and Row Sets, andDefining Rows and Row Sets, and Assigning Accounts

Rows are subcomponents of row sets. They are defined when you create a new row set. 

Each row definition for a simple report includes, at a minimum:minimum:A sequence number to indicate its order in the row set.An account assignment (a ledger specification and a An account assignment (a ledger specification and a range of accounts) or a description. You use a description row to display a subheading immediately above  a group of related rows.

E l R S t D fi itiExample: Row Set Definition

In this example, the report lines generated by the row definition ith b 10 ill fi t th t f ll dwith sequence number  10  will appear first on the report, followed 

by the report lines for the row with sequence  20, then 30, then 40. The data for these report lines are derived from the Vision US ledger.

Display Typessp ay ypesWhen you make an account assignment to a row definition, you also specify one of  three display types for each y p y p y ypsegment of the account structure. The display type controls the level of detail FSG will show on your report for individual report lines:p

Expand: Your report will include one line for each value of the account segmentthe account segmentTotal: Your report will include only one line for that segment, which is the total of the amounts for all values of h    the account segment.Both: Your report will include both the expanded detail and the total

B i R t F ttiBasic Report FormattingIn a simple report, the standard column set you choose determines the basic data item  formatting, such as whether to display a currency symbol or how many decimal positions to include. Standard column sets also have predefined column headings.p gRow labels, as well as the column headings above the row labels, are inserted into your report by FSG automatically. The Report Title, which you specify when you define the report's row set  is also added automatically  along with the date/time the report is set, is also added automatically, along with the date/time the report is printed, page numbers, and the current period. Other formatting which you control for simple reports includes indenting, line skipping between rows, underline characters (for 

bt t l   d t t l )   d   b ksubtotals and totals), and page breaks.For more formatting options such as changing font characteristics, you can use XML Publisher to publish your FSG report with a designed layout and format. Use XML Publisher to apply a basic report template y pp y p playout and format to your FSG report.

Defining Reports

Defining a simple FSG report is quite easy once you've defined your rows and row setdefined your rows and row set.

You only have to give the report definition a name and ou o y ave to g ve t e epo t de t o a a e a doptional description, then assign your row set and a standard column set to it.

That's all there is to it. Once defined, you can generate the report at any time by telling FSG to run itp y y g

Column Definition Area

For each column definition, you enter four pieces of information; Sequence number  Name  Amount Type  and information; Sequence number, Name, Amount Type, and Period Offset. 

Unlike row sequence numbers, column sequence numbers do not control the order FSG displays report columns. 

Columns are  displayed on your reports in exactly the order they appear in the Column Set Builder window. 

You refer to a column's sequence number when you define calculations in another column

Column Definition Area…Other than format masks and relative headings, the most important thing to note about creating column headings  is the positioning of columns across the report. Two factors control this:columns across the report. Two factors control this:

Left Margin: This is the starting position of the leftmost column, to reserve space for FSG to print your report's row labels.Column Width: Each column has a specific number of print positions defined, known as the column width. The width must be large enough to hold all printable characters, including currency symbols, decimal points, and number separators.p p

There is also a margin area at the left to define the report areas above the row labels and to the left of the column headings, a ruler to help layout headings  and heading definitions for each column of the reportlayout headings, and heading definitions for each column of the report.

Format MasksA format mask defines how numbers are displayed in your reports. You can specify  numbers, decimal places, currency symbols, and other display characters. places, currency symbols, and other display characters. For example, if you use a format mask of $99,999,999, FSG will display the number 4234941 as $4,234,941.

The most important thing to remember when using format masks is to make sure you include enough format masks is to make sure you include enough space in your column definition to print all the numbers and special characters allowed by the format mask you usemask you use.

Column Headings

Headings can include any alphabetic or numeric h  Th     l  i l d   i l  h  characters. They may also include special characters, except for the ampersand symbol (&). 

FSG also provides a default heading option, which you can use as is or modify to build a custom heading.can use as is or modify to build a custom heading.

Column Definition Area...Column Definition Area...

Recall that most columns are defined using an amount type. General Ledger providesnumerous amount types, which define a period type and balance type. For example, theamount type QTD‐Actual specifies a quarterly period type and actual balances. Theamount type YTD‐Encumbrance specifies a yearly period type and encumbrance balances.

FSG uses the Period Offset to determine which specific periods' balances to include on areport. Period offsets are specified relative to the period you specify when you requestthat FSG run a report. For example, if you want a report of monthly cash balances forJanuary, 1996 through December, 1996, the period‐of‐interest is DEC‐1996. 

If one of your column definitions has a period offset of ‐6, FSG will display the cash b l  f  J   6 i  th t  lbalances for June, 1996 in that column

Relative HeadingsYou use FSG's Relative Headings feature to define dynamic headings whose content changes depending on some value you provide when you request the report.

You define relative headings by combining:An ampersand (&) ‐ Identifies the following token and number as a relative heading.gA token ‐ Representing period of interest (POI), constant period of interest (CPOI),constant day of interest (CDOI), budget (BUDGET), encumbrance (ENCUMBRANCE), or currency (CURRENCY). The most often used token is POI.A number ‐ For POI relative headings, the number is a period offset. 

For example, &POI‐10 indicates the tenth period before the period of interest. &POI+6or &POI6 indicates the sixth period following the period of interest. &POI+6or &POI6 indicates the sixth period following the period of interest. POI0 is the period of interest

CalculationsYou can create a row or column definition to calculate values which are then displayed on your report. This is especially useful for adding subtotals, totals, variances, and percentages to  our reports  You can also create nonpercentages to your reports. You can also create non‐displayed rows or columns to hold the results of intermediate calculations, that are used in other calculationscalculations.As with client‐based spreadsheet programs, you can use other rows or columns in your calculations. For example, you can define a calculated row which adds a range of otheryou can define a calculated row which adds a range of other

rows to arrive at a subtotal. Or, you can define a calculated column which subtracts one column from another to yield a variance column.

Content SetsBy assigning a content set to a report request, you can generate hundreds of similar reports in a single run. The content set controls how the numerous reports differ from  each other. 

For example, assume your organization has a ledger with 50 departments and that Department is one of your account segments. Also assume that you already have an FSG report for segments. Also assume that you already have an FSG report for travel expenses, which you run weekly. By using a content set with your existing report definition, you can print a travel expense report for each department, in one report request. You can then distribute the reports to the 50 department managers can then distribute the reports to the 50 department managers for review purposes.

Content sets are similar to row sets and actually work their magic Content sets are similar to row sets and actually work their magic by overriding the row set definition of an existing report. 

Report SetsYou will probably want to run many reports at the same time, perhaps in a specific sequential order. 

With FSG you define a report set to accomplish this. The report set definition includes a name and The report set definition includes a name and description, the name of each report to include in the set, and a sequence number for each report.q p

Once you've defined a report set, you can run all of the related reports with a single request.

Scheduling ReportsGeneral Ledger includes a program named Run Financial Statement Generator which you can use to run your FSG reports. run your FSG reports. The primary advantage to running FSG reports this way (rather than using the Run Financial Reports i d ) i   h       h d l          window) is that you can schedule reports to run on 

specific dates and at specific times. You can also specify how often you want the report You can also specify how often you want the report requests submitted. Once you set up scheduled report runs, the related reports will be processed automatically  without any further work on your partautomatically, without any further work on your part.

Ad Hoc ReportsWith FSG you can create ad hoc reports to meet special reporting needs where you don't want to create a permanent report definition  a permanent report definition. For example, you might get a request from your organization's Controller to produce a one‐time organization s Controller to produce a one time analysis report of  travel‐related expenses. When the ad hoc report is complete, you want to p p ydelete it.

Tips and Techniques for Using FSGThe Financial Statement Generator Report Building Process

Before you define a report in Financial Statement Generator, draft it on paper. This  will help you plan your report's format and content and save you time laterand content and save you time later.

Define row sets that specify the format and content of your report rows  Typical row sets include line items  accounts  and report rows. Typical row sets include line items, accounts, and calculation rows for totals.

Define column sets that specify the format and content of your Define column sets that specify the format and content of your report columns.

Typical column sets include headings, currency assignments, yp g , y g ,amount types, and calculation columns for totals.