Fiscal Year 2018‐19 Budget Update 

Presented by:Tom Ciesynski, Chief Financial OfficerMike Schroeder, Budget Director

August 19, 2017

Attachment A

Building a BudgetTakes All These Elements 

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Budget Update• Very Early Start to Fiscal Year 2018‐19 Budget Process

• Still Closing Fiscal Year 2016‐17

• Fiscal Year 2017‐18 Overview

• EXTREMELY TENTATIVE BUDGET STATUS For Fiscal Year 2018‐19

• New Budget Process from Government Finance Officer’s Association (GFOA)

• Best Practices in School Budgeting Will Align Resources With Strategic Plan and Student Achievement Goals

• Budget Timeline

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Budget Update Fiscal Year 2016‐17• Need $15 million in savings to help balance Fiscal Year 2017‐18 budget

• Still making final adjustment to close books

• Full fledged audit work to start in first week of September

• Identified initial $10 million in savings (Other Post Employment Benefits (OPEB), textbooks, utilities, fuel, contingency, computer refresh, bus purchases)

• Additional $5 million appears attainable

• Moved $2 million of qualifying costs to E‐Rate fund

• Total use of FY17 savings = $17 million

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Budget Update Fiscal Year 2017‐18

• Budget Deficit for Fiscal Year 2017‐18 was $40.5 million

• Extensive review of departments and programs

• Early recommendations identified $30 million in offsets before impacting instructional programs or class size increases

• Board directed identification of across the board percentage reductions to balance remaining deficit

• Equity, safety and legal issues were identified as part of this process

• Many of the across the board reductions were very similar to original recommendations

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Budget Update Fiscal Year 2017‐18

• Therefore, final recommendations to balance the budget were:

• Reduce School Within A School, Alternative Education and Small School teacher allocations

• Reduce Deans for Title Schools

• Reduce English Language Learner teacher allocations

• Increase class size for kindergarten above existing ratio

• Increase class size for grades 4‐12 by 2 students

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Budget Update Fiscal Year 2017‐18 To Be Determined

• Savings from Fiscal Year 2016‐17 (audit in progress)

• We are just starting our new school year

• Impact of actual enrollment

• Settling of new employees versus prior year employees (turnover)

• Funding for other State categorical grants

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Budget Update Fiscal Year 2018‐19

• Extremely early in the budget process

• Estimate is based on current available data but data will be updated

• Therefore – EXTREMELY TENTATIVE PROJECTION

• Use of savings

• Base funding is still a problem

• Mandated cost increases

• Other potential factors

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FY19 Preliminary Estimated Budget DeficitGeneral Fund (in Millions)

Ad Valorem + 3.0% $  3.2LSST +5.0% $ 9.6Gov’t Services Tax +4.0% $  0.6State Distributive School Account ($ 6.1)

Total New Revenue $  7.3Salary Rollup Cost ($  8.2)Health Insurance ($  4.8)Employee Relations FY18 (FY19 offset by Turnover/Vacancy) ($ 4.0)

Net Structural Deficit Before Other Factors ($  9.7)Use of Fund Balance ($ 16.0)Textbooks, TIF 4 grant, Property Insurance ($  2.4)Other Factors (Other Revenues, FY18 Savings, OPEB, Enrollment, E‐Rate,Property lawsuit, State categorical funding, etc..) ??

Total Preliminary Estimate ($22 ‐ $28 M)

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Impacts of Base Funding• WCSD has faced budget deficits since 2008• Base funding, whereby local and state increases in resources 

are less than ongoing costs for employee merit, health insurance and cost of living increases, is a major cause

• WCSD needs a sustainable budget now with:– Thorough examination of resources and best use to balance the 

structural deficit while meeting strategic plan objectives– Making our own sustainable adjustments in our budget through 

expenditure management– Future endeavors to increase and enhance resources– Getting away from using short term fixes and savings which are not 

sustainable

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Fund Balance Concerns• With the loss of tools to balance budgets, school districts have 

been required to appropriate reserves to balance budgets, our rainy day funds being depleted.

• Best practices would have fund balances that exceed 10%, we now have districts falling well below this level which leads to: – Being put on watch lists with State if not fixed.  – Lowers Bond Ratings costing taxpayers higher interest rates.

• Restoring fund balances is very difficult the longer it takes to do so.

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ADDRESSING THE BUDGET DEFICIT

• The District must file a balanced final budget• Most of the tools and savings used to balance prior year 

deficits are gone• Difficult decisions now need to be made• Proactive measures have been implemented to address the 

challenge• Financial Review Committee• Ongoing review to identify more savings opportunities• Prioritizing all the pieces to balance the budget 

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Budget Approach

o Formula Driven ‐ Our enrollment determines thestaffing at our schools (the largest part of ourbudget), including teachers, principals, counselorsand support staff. Staffing guidelines provideadditional resources based on student needs.

o Incremental ‐ We use the prior year as a baseline orstarting point for building the next year’s budget.

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Budget Approach (continued)

o Outcome based – Simply stated, this is the work weare doing with the initiatives in our Strategic Plan toimprove student outcomes.

o Site Based ‐ Our schools and departments controltheir operating (non‐personnel) budgets.

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Budget Approach (continued)

o Best Practices In School Budgeting (New) –Government Finance Officers Association (GFOA) process to best align resources with student achievement goals through a partnership between instructional leaders, finance and stakeholders through preparing and planning, setting instructional priorities, paying for priorities, implementing the plan and ensuring sustainability. 

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BEST PRACTICES IN SCHOOL BUDGETING

Presented by:Tom Ciesynski, Chief Financial OfficerMike Schroeder, Budget Director

FY19 Budget Timeline• Nevada Revised Statutes (NRS) Requires:

– Tentative Budget to be approved on or before April 15, 2018

– A Hearing the Tentative Budget no sooner than the third Monday in May and no later than the last day of May (May 22, 2018)

– Final Budget adopted on or before June 8, 2017 (There is no Board meeting schedule after May 22 and before June 8 so the budget would have to be approved on May 22, 2018)

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FY19 Budget Timeline• Much earlier start to process• Makes projections EXTREMELY TENTATIVE• Many opportunities for Board input• Continuous Leadership Team input• September Board Budget Work Session• Continuous work aligning budget to strategic plan• Continuous accumulation of budget data• Requests for budget reductions• February Board Budget Work Session• Resolution of Budget Deficit• Refer to attachment

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FY18‐19 Budget TimelineAugust thru February 

• Board Strategic Plan Work Session (8/19/17)

• Board Budget Work Session (Sep)

• Continuous accumulation of budget data, work on aligning budget to strategic plan, etc.

Feb ‐ April 2018

• Board Budget Work Session (Feb)

• Ongoing discussions to balance budget and obtain public input

April 10

• Last Opportunity for Board Approval of Tentative Budget (due April 15)

May 22

• Public Hearing on Tentative Budget

• Last Opportunity for Board Approval of Final Budget (due June 8)

A u g u s t 2 0 1 7 t h r u M a y 2 0 1 8

Workshop and Town Hall Meeting

Continued Budget Review, Alignment with Priorities and Initiatives, Ongoing Review and Prioritization of Budget Offsets

Department of Taxation Final Revenue Projections

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File Tentative and Final Budgets

THANK YOU!

Questions??

WCSD ‐ Board of TrusteesStrategic Plan Work Session

August 19, 2017

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