folleto gestion expedientes

8/6/2019 folleto gestion expedientes

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Gestin de Expedientesen los Registros Civiles Municipales

GESRCM


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ndiceManual Gestin de Expedientespara Registros Civiles Municipales

Antes de usar el manual

1. Introduccin

2. Estructura del manual

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Los usuarios de Gestin de Expedientes

Tema 1: Roles de usuario

Unidad 1: Roles de Usuario

Tema 2: Qu debo conocer como usuario?Unidad 1:

Cmo acceder?

Qu necesito? Requerimientos tcnicos

Cmo entrar? Ruta y claves

Unidad 2: Tipos de pantallas

Unidad 3: Elementos de Pantalla

Tema 1. Cmo Gestionar Asuntos?

Unidad 1: Expedientes

Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Tareas y procedimientos

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Introduccin

El Registro Civil, por sus funciones, se define como centro de recogida de hechos registrales.

ElArchivo en los Registros Civiles se identifica como un proceso de soporte, cuyo correctofuncionamiento resulta vital para el buen ejercicio del resto de procesos.

Los Archivos de los Registros Civiles almacenan:

Los Libros Registrales (los Libros antiguos en formato tradicional y los

ms modernos de Hojas mviles).

Los Expedientes tramitados en los propios Registros ordenados en cajas.

Los Libros Diarios de registro.

Los agentes implicados en los Archivos son el personal de los Registros Civiles Municipales

(en adelante RRCCMM). Como norma general, esta tarea se lleva a cabo por personal con

categora de Agente Judicial.

Cada vez que hay que incluir nuevos expedientes en el archivo, es elAgente Judicial encargado

de su gestin quien arma las cajas, las clasifica y finalmente las ubica en el archivo de manera

ordenada en funcin de la numeracin asignada previamente.

MANUAL DE GESTIN DE EXPEDIENTES PARA LOS REGISTROS CIVILES MUNICIPALES


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Hasta el momento, las actividades como el registro de expedientes, la bsqueda de expedientes,

la realizacin de estadsticas, la creacin de plantillas o consultar el estado de un expediente

se realizaba de forma manual.

Considerando esta problemtica, resultaba imprescindible afrontar

la necesidad de desarrollar e implantar una herramienta de

gestin de expedientes que facilite la tramitacin diaria de los

mismos en formato electrnico (expediente digital o electrnico).

La aplicacin de Gestin de Expedientes ya es una realidad. Esta nueva aplicacin agiliza

la tramitacin de los expedientes facilitando la realizacin de las tareas diarias realizadas por

los agentes implicados en el Registro Civil Municipal.

Este manual nace con una doble finalidad: conocer el funcionamiento de la aplicacin de Gestin


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Estructura del Manual

La finalidad de este manual es que aprendas a utilizar la aplicacin Gestin de Expedientes

para los Registros Civiles Municipales, que de ahora en adelante vas a utilizar en tu puesto

de trabajo.

Este manual no pretende ser un simple documento informativo. Su funcin principal es ser un

instrumento de enseanza que fomente tu aprendizaje de manera activa y participativa. Por

este motivo, lo ideal sera que tuvieses la posibilidad de observar y explorar la aplicacin deGestin de Expedientes a la vez que vas mirando este material.

La finalidad de este apartado es que comprendas cmo est estructurado este manual.

De esta forma podrs tener una idea de qu es lo que vas a ver en l y durante el proceso de

aprendizaje sabrs en todo momento dnde te encuentras.

Bloques de Contenido

Este manual se divide principalmente en dos grandes bloques de contenido:

Los usuarios de Gestin de Expedientes.



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MANUAL 'GESTIN DE EXPEDIENTES'

ANTES DE USAR EL MANUALIntroduccin, estructura e

iconos que debemos identificaren el manual

LOS USUARIOS DE GESTIN DEEXPEDIENTES

Tipos de usuarios y aspectosbsicos que debemos conocer

CMO UTILIZAR GESTIN DEEXPEDIENTES?

Principales tareas yprocedimientospara los diferentes

usuarios de la aplicacin

CALIFICADOR

REGISTRADOR


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Bloque ILos usuarios de Gestin

de Expedientes


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Tema 1: Roles de usuario

La aplicacin de Gestin de Expedientes permite realizar numerosas tareas a travs de diversos

procedimientos comunes a todos los Registros Civiles Municipales.

Sin embargo, no todos los trabajadores realizan las mismas tareas a travs de la aplicacin ya

que, dependiendo del puesto de trabajo y su responsabilidad, podrn desarrollar unas funciones

u otras.

Para facilitar los procesos, en Gestin de Expedientes existen actualmente tres perfiles de

usuarios:

El registrador

El calificador

El registrador-calificador

Durante el desarrollo de este tema conoceremos ms a fondo estos perfiles de usuario con la

finalidad de que puedas reconocer cul es el tuyo.


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Unidad 1: Roles de usuario

El 20 de febrero de 2011, Luis G. L. acude al Registro

Civil de Toledo junto con su pareja Silvia G. R. para

solicitar una autorizacin de matrimonio.

Alfredo, trabajador del Registro Civil atiende la peticin

de Luis y Silvia, solicitando la documentacin necesaria

para realizar las actividades precisas (entre ellas elregistro

del asunto) de una autorizacin de matrimonio.

Quin es Alfredo? Qu rol ocupa en la aplicacin

de Gestin de Expedientes?



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TAREAS DEL REGISTRADOR

Gestin de asuntos

Expedientes

Alta

Modificacin

Consulta

Consulta por Asunto

Escritos

Registrar Escrito

Modificar Escrito

Envo Asuntos

Envos

Envo de Escritos

Informes

Carpetilla

Utilidades

Cambio de Contrasea

TAREAS DEL CALIFICADOR

Gestin de asuntos

Expedientes

Modificacin

Consulta

Consulta por Asunto

Envos

Envo de Escritos

Tramitacin

Tramitacin guiada

Aceptar Escritos

Informes

Carpetilla

Utilidades

Cambio de Contrasea


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En este tema encontraremos todos los elementos que necesitamos conocer para acceder y

realizar un buen uso de la aplicacin Gestin de Expedientes.

Este tema nos permitir familiarizarnos con los diferentes elementos de la aplicacin,

preparndonos as para la realizacin de las tareas y el desarrollo de procedimientos que veremos

ms adelante.

Las siguientes unidades son de gran utilidad por lo que vamos a prestar especial atencin!

En este tema conoceremos

Tema 2: Qu debemos conocer como usuariosde Gestin de Expedientes?


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1. Qu necesitamos? Requerimientos tcnicos

Para un adecuado funcionamiento de Gestin de Expedientes, es necesario que el puesto

del usuario est dotado de un equipamiento informtico compuesto por:

Un ordenador personal con:

Sistema Operativo: Windows XP Service Pack 2 o superior.

Navegador Internet Explorer 6 Service Pack 2 que debe estar configurado

UNIDAD 1: Cmo acceder?

Rosa es una nueva trabajadora del Registro Civil de Toledo. Va a comenzar a trabajar con el

programa de Gestin de Expedientes y no sabe cul es el equipamiento informtico adecuado

para trabajar con esta novedosa herramienta para ella.

Qu equipamiento tcnico necesita Rosa para empezar a trabajar? Qu requisitos

deber tener su ordenador para no tener dificultades de acceso? Necesita claves de

acceso a la aplicacin? Ayuda a Rosa!


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2. Cmo entrar? Ruta y claves

A continuacin vamos a conocer cules son los pasos a seguir para acceder a la aplicacin

de Gestin de Expedientes:

1. En primer lugar, debemos entrar en el navegador Internet Explorer.

2. A continuacin debemos introducir la URL o direccin de accesoa la aplicacin que

previamente nos ha proporcionado el Ministerio de Justicia.3. En la pantalla del ordenador aparece la ventana de acceso a Gestin de Expedientes con

dos campos de texto: usuario y clave. En estos campos debemos introducir nuestro usuario

y clave que nos identifica como usuarios del Registro Civil Municipal y que previamente nos

habrn facilitado desde el Ministerio.



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UNIDAD 2: Tipos de pantallas

Diego es nuevo en el Registro Civil de Barcelona. Despus de haber seguido todos los pasos

para acceder, por fin se encuentra dentro de la aplicacin de Gestin de Expedientes. Est

un poco desconcertado porque es la primera vez que utiliza la aplicacin y todas las pantallas

son nuevas para l

Podras ayudarle a conocer las diferentes pantallas que se va a encontrar?

En esta unidad conoceremos los diferentes tipos de pantallas que podemos encontrar mientras

interactuamos con la aplicacin de Gestin de Expedientes.

TIPOS DE PANTALLAS:

Pantallas con opciones de men.Pantallas con listados.

Pantallas de Introduccin de datos.

Ventanas de alerta.


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1. Pantallas con opciones de men

La primera pantalla que encontramos cuando accedemos con nuestro usuario y clave a la

aplicacin de Gestin de Expedientes es una pantalla de este tipo.

Como vemos en la imagen, es una pantalla principal con diferentes

pestaas cuya denominacin vara en funcin del contenido de las mismas.

En la pantalla principal de opciones de men encontramos las siguientes pestaas:

Si pulsamos en cualquiera de las pestaas mencionadas, se abre un men desplegable donde

se encuentran los diferentes procesos que podemos realizar con la aplicacin.

Gestin de Asuntos.Envos.Tramitacin.Informes.Utilidades.

Dependiendodelr

olque

tengameaparecen

unas

pestaasuotras


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Por otro lado, sobre los logos que aparecen en las pestaas, aparecen diferentes opciones de

men que nos facilitarn el trabajo en la aplicacin:

Ayuda: permite consultar la documentacin o manual de uso de la aplicacin de Gestin

de Expedientes.

CAU (Centro de Atencin al Usuario): pulsando esta opcin activamos el correo electrnico

para enviar dudas o realizar consultas al Centro de Atencin al usuario.

Inicio: este enlace nos devolver a la pantalla inicial de la aplicacin donde tenemos que

volver a introducir tanto el usuario como la clave.

Salir: permite salir de la aplicacin.

2. Pantallas con listados

En estas pantallas podemos encontrar diferentes tipos de tablas donde se muestran de manera

resumida los asuntos (mostrados en filas) y sus principales campos (mostrados en columnas).


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3. Pantallas de introduccin de datos

Este tipo de pantallas muestra un formulario con varios campos para que podamos introducir

datos en la aplicacin.

Al pie del formulario encontramos distintos enlaces que permiten ejecutar acciones concretas.



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4. Ventanas de alerta

Durante el proceso de introduccin de datos y en otros

momentos como en las consultas o a la hora de imprimir,

pueden aparecer avisos de alerta, informacin o

confirmacin referentes al proceso que estamos realizando

en ese momento.

Cuando nos aparece el aviso en una pantalla de Introduccin de Datos, la aplicacin avisa

de los errores sealndolos en color rojo. Tambin ocurre cuando no se rellenan campos

considerados como obligatorios.

?


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En esta unidad conoceremos los principales elementos de la aplicacin de Gestin de Expedientes

con la finalidad tanto de familiarizarnos con ellos, como aprender a sacarles el mximo partido a

la hora de trabajar con la aplicacin.

UNIDAD 3: Elementos de la aplicacinde Gestin de Expedientes

TIPOS DE ELEMENTOS:

Botones

Iconos

Laura es nueva en el Registro Civil. Est familiarizndose con la aplicacin Gestin de

Expedientes para comenzar a trabajar en breve. Le surgen dudas acerca de algunos elementos

novedosos para ella que aparecen en la aplicacin.

Sabras explicarle cul es su significado??

Accin Descripcin


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Iconos

Iconos Descripcin

Este icono permite realizar una bsqueda asistida de informacin.Lo encontraremos a la derecha del campo sobre el que aparecer lainformacin seleccionada.

Debemos pulsar este icono si deseamos acceder al calendario para seleccionar

una fecha concreta. Con carcter general lo encontraremos situado a laderecha de todos los campos de entrada tipo fecha.

Podemos utilizar este icono para ver el documento asociado.

Este icono acompaa a la informacin que la aplicacin considera interesante.

Este icono indica la existencia de un ttulo cuya pgina asociada se estvisualizando.

Este icono indica la existencia de un grupo de datos a travs de undesplegable.

Este icono tiene asignadas tres funcionalidades distintas:Aparece cuando no hay desplegable.Acompaa a las etiquetas de datos editables.Precede a los distintos enlaces que permiten la navegacin entre pginas.

Acompaa al enlace que permite retroceder al siguiente conjunto de resultados.


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Bloque IICmo utilizar Gestin deExpedientes?Tareas y Procedimientos


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Tema 1: Cmo gestionar asuntos?

A partir de este tema conoceremos las tareas bsicas que podemos realizar con la aplicacin de Gestinde Expedientes para los Registros Civiles Municipales.

Comenzaremos con las actividades que podemos realizar a travs de la pestaa Gestin de Asuntos.

Veremos lo fcil que es realizar altas y modificaciones de expedientes, consultar expedientes que ya seencuentran registrados, as como enviarlos. Tambin vamos a aprender cmo realizar y modificar escritosasociados a expedientes.

Para ello, vamos a leer atentamente este tema y observar con detenimiento las imgenes de la aplicacin.No debemos olvidar consultar el Recuerda que, al final de cada unidad, ser til para recordar el

contenido.

En este tema aprenderemos a realizar


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Rubn G. T. acude al Registro Civil de Valladolid para realizar una solicitud de cambio de nombre.

Para ello presenta:

Una solicitud formal dirigida al Registro Civil.

Una certificacin literal de la inscripcin de nacimiento.

Partida de Bautismo.

Dos testigos.

Patricia, trabajadora del Registro Civil, proceder a tramitar la peticin de Rubn a travs de la

nueva aplicacin de Gestin de Expedientes.

Qu debe hacer Patricia para tramitar la solicitud de Rubn? Cules son los pasos quedebe seguir a travs de la aplicacin?

UNIDAD 1: Expedientes


1. Realiza un Alta

Realizar unAlta es registrar los expedientes y asientos en vas de calificacin que se solicitanen los Registros Civiles para su gestin y tramitacin posterior.

Para realizar los registros, en primer lugar debemos seleccionar la pestaa Gestin de Asuntosdel men principal, despus pulsamos sobre la opcin Expedientes y finalmente seleccionamosla opcinAlta.


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En este formulario tenemos que introducir datos relativos a tres apartados diferentes:

A. Datos bsicos del asunto.B. Personas asociadas.C. Datos adicionales del asunto.

A continuacin vamos a ver los datos que debemos introducir en cada uno de estos apartados.

A. DATOS BSICOS DEL ASUNTO

Los datos que debemos introducir en este apartado son:


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B. PERSONAS ASOCIADAS

En este apartado debemos aadir las personas asociadas y la informacin de lasmismas.

Para aadir una persona debemos pulsar en el enlaceAadir persona y aparece unnuevo formulario llamado Datos del Interviniente con los campos que debemos rellenar.

Las personas asociadas se clasifican segn el tipo de relacin en:

Promotores: son aquellas personas que realizan la solicitud pero que no tienenninguna implicacin en ella (por ejemplo un padre que solicita en el Registro unCertificado para que su hija se case).

Interesados: son aquellas personas que s estn implicadas en la solicitud que


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Cmo aadimos personas asociadas?

Una vez hemos pulsado en el enlace Aadir persona y aparece el formulario para introducir los datos,debemos seguir estos pasos:

Introducimos los datos generales solicitados:

Tipo de relacin: Promotor, Interesado o De Oficio.Tipo Persona: Persona o Entidad.Tipo id con su Nmero de Documento (DNI, Permiso de Residencia, Pasaporte, NIV,NIE, Indocumentado).Nombre y Apellidos.

Podemos aadir Otros Datos como el pas, provincia, fecha y lugar de nacimiento, el sexo,el estado civil, etc.

A continuacin y antes de pulsar sobre el enlace Grabar, tenemos que introducir el domicilio de losinteresados. Para ello seguimos estos pasos:

Una vez hayamos introducidos losdatos del Interviniente debemos

pulsar el botn Grabar.


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Tenemos que saber que un expediente puede tener asociado una o varias personas y una personao una entidad puede tener registrados uno o varios domicilios, pero slo uno de ellos quedar reflejadocomo el domicilio actual.

Una vez que terminemos de introducir los datos, debemos pulsar el enlace Grabar.

Al pulsar sobre el enlace grabar en esta pantalla regresamos de nuevo a la pantalla de Datos delinterviniente donde aparecen ya los datos del domicilio que hemos introducido. Para finalizar tenemosque acabar de rellenar los datos del interviniente, si fuese necesario, y una vez cumplimentados todos,pulsamos en el enlace Grabar.


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C. DATOS ADICIONALES DEL ASUNTO

En este apartado cumplimentamos datos adicionales del asunto como:

Otros: Publicidad Restringida, Va de la Solicitud o Fecha del Hecho.Datos Registro Civil:Tomo, Pgina y Vuelta.

Una vez cumplimentados todos los datos del formulario del expediente, pulsamos el enlace Grabar.De este modo se validan todos los datos y si el resultado es satisfactorio se guarda la solicitud.

Estos datos slo serellenan en caso deser una Marginal.


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Una vez hemos guardado los datos del Expediente, aparece una nueva ventana con eljustificantedel registro para su impresin.

Como podemos comprobar en la imagen, en dicho justificante aparecen varios enlaces que permiten

efectuar diferentes acciones:

Justificante y Carpetilla: si pulsamos sobre este enlace obtenemos undocumento en pdf que contiene un justificante del registro del expediente, unduplicado de este justificante y una portada de carpetilla para el registro delmismo en papel.


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2. Realiza una Modificacin

Para realizar modificaciones debemos seleccionar, a travs de la pestaa Gestin de Asuntos, laopcin Modificacin.

A continuacin, se muestra un formulario de Modificacin de asunto que permite buscar losexpedientes que queremos modificar mediante la introduccin de distintos criterios de bsqueda.

Los criterios de bsqueda posibles son:

N de Asunto: introducimos aqu el nmero del asunto o un intervalo de numeracin entre elque se puede encontrar el expediente que estamos buscando. La ltima casilla es para introducirel ao y este dato es obligatorio.

Fecha de Registro: podemos incluir la fecha de inicio y la fecha fin del registro.

Va Solicitud: podemos especificar la va utilizada para realizar la solicitud: correo electrnico


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La relacin de asuntos aparece en una tabla que muestra los asuntos en filas y la informacin sobrelos mismos en columnas. La primera columna muestra un enlace al N de Asunto y la ltima muestrados enlaces,Ver y Modificar.

A continuacin vamos a conocer mejor estos enlaces.

MODIFICAR

Pulsamos en este enlace para poder modificar el expediente; al pulsar en el enlace aparece elformulario de Modificacin de Asunto en el que vemos todos los datos relativos al mismo.


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1. Podemos modificar datos en cualquiera de los apartados del formulario. Aqu debemos saber que:

a. Si modificamos la Unidad de reparto (unidad que realiza el estudio del expediente), cuandopulsemos en Grabar aparecer un mensaje de advertencia de cambio de Unidad Funcionalde Reparto.

b. Si fuese necesario modificar los datos de los intervinientes podemos hacerlo pulsando sobreel enlace Modificar del apartado Personas asociadas:

Cuando pulsamos aparece de nuevo el formulario con los datos de los intervinientes para podercambiarlos.

IMPORTANTE!!En el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional / Unidad deReparto Definida.


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2. De nuevo en este formulario de modificacin, el siguiente paso depender del tipo de asunto y elestado del mismo. En general, podemos realizar dos acciones:

2.1. Grabar: en estos casos el asunto tiene un estado que slo permite grabar las modificacionesrealizadas. Por tanto, una vez llegamos a este paso en el que hemos realizado las modificacionesoportunas, slo tenemos que pulsar en el enlace Grabar ubicado al final del formulario.

2.2. Grabar y enviar: en estas situaciones el asunto tiene un estado que es necesario cambiarpara enviar a tramitacin. Por ello, desde esta pantalla podemos generar la actividad paracambiar el estado y, posteriormente, grabar y enviar el asunto a tramitar.

En este ltimo caso, los pasos que debemos seguir son:

Seleccionar un interviniente en el apartado de Personas Asociadas: para seleccionarlo bastacon hacer clic en el checkbox de la izquierda.

Luego vamos al apartado de Datos adicionales del asunto y a la derecha encontramos un mendesplegable con las distintas actividades que podemos realizar. Desplegamos el men yseleccionamos aquella actividad que queremos realizar.

Una vez hemos seleccionado el interviniente y la actividad pulsamos sobre el enlace Generar.


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Este documento se genera con una plantilla y texto de acuerdo a la actividad seleccionada;sin embargo, algunas partes de la informacin del documento debemos rellenarlas nosotros.Para ello, aparece automticamente un generador de campos de texto que nos ayuda a rellenarla informacin que falta.

Este generador de campos de texto nos va indicando las distintas opciones que podemos irrellenando por lo que slo tenemos que seleccionar aquella que nos interesa y pulsar en aceptar.De esta manera iremos rellenando toda la informacin que falta en el documento.

Una vez hemos introducido toda la informacin, EDDOC muestra el siguiente mensaje de


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A continuacin aceptamos el mensaje que desaparece y en la pantalla nos queda el programaMicrosoft Word. Ahora debemos pulsar en la pestaa Complementos que se encuentra en

la parte superior, y una vez en esta pestaa pulsamos en Guardar y Salir.


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VER N DE ASUNTO

Si pulsamos en estos enlaces se abre una nueva ventana en la que visualizamos el Expediente.


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En el histrico de acontecimientos, si un acontecimiento tiene asociado un documento, vemos unicono como este en la columna Doc. Al pulsar dicho icono se lanza EDDOC y podemos ver eldocumento asociado a dicho asunto; este documento puede modificarse, aunque NO se recomiendahacerlo.


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Para realizar ALTAS de registros:

1. Seleccionamos la pestaa Gestin de Asuntos del menprincipal accediendo a continuacin a las opciones de Expedientes

y luegoAltas.

2. Introducimos los datos necesarios para dar de alta el

expediente en el formulario.

3. Una vez cumplimentado el formulario, pulsamos el enlace

Grabar de la ventana del formulario del expediente.

Para MODIFICAR registros:

1. Seleccionamos, a travs de Gestin de Asuntos, la opcin

Modificacin de Asunto.

2.- Buscamos el expediente a travs del formulario multicriterio.

RECUERDA:


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Patricia, trabajadora del Registro Civil de Valladolid, necesita consultar el historial de asuntos de

un Expediente. Para ello, su compaera le comenta que puede realizarlo a travs de la aplicacin

Gestin de Expedientes.

Qu pasos crees que dar Patricia para realizar la Consulta?

UNIDAD 2: Consultas


Cmo realizar Consultas por Asuntos?

A travs de la pestaa Gestin de Asuntos podemos acceder a la opcin Consulta por Asunto.

Tras seleccionar la opcin, la aplicacin muestra un formulario de bsqueda de criterios mltiplesque permite encontrar un asunto ya registrado.

Los criterios de bsqueda que podemos utilizar son:


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Una vez introducidos los datos, pulsamos sobre el enlace Buscar que se encuentra en la parteinferior derecha de la ventana.

Aparece entonces un listado de aquellos asuntos que cumplen los criterios de bsquedaintroducidos.

A partir de esta pantalla podemos:

A. Modificar asuntos: para ello pulsamos sobre el enlace Modificar de la ltima columna. Acontinuacin la aplicacin muestra el formulario de Modificacin de Asunto (ver apartado ModificarAsuntos de la Unidad 1).


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Si pulsamos el enlaceVer en el apartado Personas Asociadas, visualizamos los datos de dichapersona.

Si seleccionamos el enlace Ficha de Tramitacin (situado en la parte inferior derecha del apartado


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En el histrico de acontecimientos, si un acontecimiento tiene asociado un documento, vemosun icono como ste en la columna Doc. Al pulsar dicho icono se lanza EDDOC y podemos verel documento asociado a dicho asunto; este documento puede modificarse (aunque NO serecomienda modificarlo) ya que es similar a un documento de Word.


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Para realizar consultas:

1. Debemos acceder a la opcin Consulta de Asunto a travs de

Gestin de Asuntos.

2. Una vez dentro, la aplicacin muestra un formulario de bsqueda de

criterios mltiples que nos permite encontrar un expediente ya registrado.

3. Pulsando Modificar podemos realizar cualquier modificacin sobre

el Expediente encontrado.

4. Pulsando sobre en N de Asunto podemos consultar los datos del

expediente seleccionado:

Si pulsamos sobre la opcinVer en el apartado PersonasAsociadas, podemos ver los datos completos de la persona

asociada al expediente.

Si pulsamos sobre la opcin Ficha de Tramitacin visualizamos

el historial de tramitacin del expediente seleccionado.

RECUERDA:


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Patricia, trabajadora del Registro Civil, quiere registrar un comunicado para un expediente. Va a

realizarlo a travs de la aplicacin Gestin de Expedientes pero no sabe hacerlo.

Puedes ayudar a Patricia a realizar los pasos para

efectuar dicho registro?

UNIDAD 3: Escritos

1. Registrar Escritos

A travs de la opcin Gestin de Asuntos, podemos registrar escritos seleccionando la opcin Escritosy luego Registrar Escrito.

Una vez que hemos pulsado, aparece un formulario con diferentes apartados relacionados con elregistro del escrito.


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Remitente: introducimos aqu la persona o entidad que presenta el escrito.

Descripcin: espacio donde introducimos una breve descripcin del contenido o alcance delescrito.

N de copias: apartado donde queda registrado el nmero de copias del escrito recibidas. El valorpor defecto para este campo es 1.

Urgente: en este espacio debemos indicar el carcter del escrito. Por defecto, los escritos nosern urgentes.

Registro Civil: seleccionamos el Registro Civil al que va asociado el escrito.

Procedimiento: identificamos aqu el tipo y nmero de expediente. En este apartado quedaregistrado el procedimiento del rgano destino al que se refiere el escrito recibido. Si no se conoce

el nmero de procedimiento al que va asociado dicho escrito se puede realizar la bsquedautilizando el icono disponible al lado del campo N.

Asunto: en el asunto debemos indicar el tipo de asunto y el N.R.G. o Nmero del Registro Generaldel escrito.

N. I. G.: introducimos en este campo el Nmero de Identificacin General.

Para poder registrar un escrito es necesario que indiquemos el registro civil y el expediente al que

IMPORTANTE!!

En el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional / Unidad deReparto Definida por lo que este campo viene automticamente definido con dicha Unidad.


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2. Modificar Escritos

Esta funcionalidad permite modificar escritos ya registrados a travs de la opcin Modificar Escrito dela pestaa Gestin de Asuntos.

Una vez pulsamos en esta opcin aparece un formulario de Seleccin de escritos que permite buscarel escrito a modificar mediante la introduccin de distintos criterios de bsqueda.

Los criterios de bsqueda que podemos introducir son:

N registro: introducimos aqu el nmero del registro.

Fecha de entrada: aqu podemos buscar desde y hasta la fecha de entrada.

rgano destino: seleccionamos aqu el rgano destino utilizando el men desplegable. Actualmente,en el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional /Unidad de Reparto


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Una vez hemos pulsado en Buscar, la aplicacin realiza la bsqueda y muestra una relacin de todoslos escritos de entrada que renen los criterios de bsqueda introducidos en el formulario anterior.

La relacin de escritos se muestra en una tabla con filas y columnas que muestra distinta informacinacerca de cada escrito. En la primera columna se muestra el N.G.R. de cada escrito, este dato es unenlace que permite acceder el escrito correspondiente.

Pulsamos en este enlace, N.G.R., y entonces se muestra en pantalla el registro correspondiente donde

ya podemos ver y modificar los datos que necesitemos cambiar.


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Para REGISTRAR escritos:

1. Seleccionamos las opciones Escritos y Registrar Escritos en la

pestaa Gestin de Asuntos.

2.- Se muestra entonces un formulario en el que debemos rellenar

distintos apartados relacionados con el registro. Los campos Registro

Civil y el expediente al que ir asociado son de carcter obligatorio.

3.- Una vez que hayamos cumplimentado el formulario, para asociar

el escrito con el expediente indicado, debemos pulsar el enlace Guardar.

Para MODIFICAR escritos:

1.- Accedemos a las opciones Escritos y Modificar Escritos a travs

de la pestaa Gestin de Asuntos.

2.- Aparece entonces un formulario de Seleccin de Escritos en el que

debemos introducir distintos criterios de bsqueda y pulsar el botn

B

RECUERDA:


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Patricia, trabajadora del Registro Civil, necesita enviar a su compaero Juan (tramitador del mismo

Registro) un asunto que acaba de modificar.

Sabras ayudar a Patricia a hacerlo?

UNIDAD 4: Envo de Asuntos


Cmo realizar Envos de Asuntos?

Para enviar asuntos pulsamos en las pestaa Gestin de Asuntos y luego en la opcin Envo deAsuntos.

Aparece entonces un formulario de Bsqueda para envo de Asuntos en el que debemos introducirdistintos parmetros de bsqueda.


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F. Registro: intervalo de fechas en las cuales se registr el expediente.

Usuario Creacin: seleccionamos, a travs del men desplegable, el usuario que ha registradoel expediente.

Unidad funcional: seleccionamos, a travs del men desplegable, la unidad funcional. Actualmenteel men no est activo puesto que slo existe una unidad funcional.

Unidad de reparto: seleccionamos, a travs del desplegable, la unidad de reparto del asunto.Existe una nica opcin porque actualmente slo existe una unidad de reparto.

Tipologa y Seccin: utilizando los mens desplegables seleccionamos tipo y seccin de losasuntos que estamos buscando.

Precalificacin:seleccionamos, utilizando los mens desplegables, el procedimiento principalo marginal.

Una vez introducidos los datos, pulsamos en el enlace Buscar situado en la parte inferior derecha dela pantalla y la aplicacin muestra una relacin de todos los asuntos a enviar que cumplen los datosintroducidos en los criterios de bsqueda.

Podemos seleccionar un expediente o varios para enviar a la vez a travs del checkbox queaparece al inicio de cada fila de los diferentes expedientes.

Para seleccionar todos los asuntos de una sola vez marcaremos el checkbox que se encuentra en lacabecera del listado de resultados.


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Para finalizar pulsamos en el botnAceptar y volvemos a la aplicacin desde donde podemos iniciarun nuevo procedimiento.

1. Pulsamos sobre la pestaa Gestin de Asuntos y posteriormenteen la opcin Envo de Asuntos.

2. Aparece entonces un formulario de Bsqueda para envo de Asunto,

introducimos los datos relativos al asunto que estamos buscando y

pulsamos en Buscar.

3. Se muestra a continuacin una relacin deAsuntos a enviar donde

debemos seleccionar un asunto o varios para enviar. Podemos

seleccionar el asunto a travs del checkbox que aparece al inicio de

cada fila.

RECUERDA:


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Tema 2: Cmo realizar envos?

La finalidad de este tema es conocer cmo realizar Envos de Escritos.

Para empezar vamos a leer el caso prctico que encontramos al inicio del tema ya que nos

ayudar a situarnos en un contexto real.

A continuacin vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin

que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a

recordar el contenido al final de cada unidad.

En este tema aprenderemos a


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Cmo realizar envos de escritos?Para realizar envos de escritos debemos seleccionar la pestaa Envos y se desplegar la opcin Envode Escritos sobre la que debemos pulsar.

Aparece entonces un formulario de Bsqueda para Envos de Escritos, donde podemos filtrar losescritos utilizando distintos criterios.

UNIDAD 1: Realiza Envos de Escritos


Patricia, trabajadora del Registro Civil, necesita enviar a su compaero Juan (tramitador del

mismo Registro) un Escrito que acaba de registrar.

Sabras ayudar a Patricia a enviar dicho escrito?

Cuandoenvoun

escrito

estesemandaala

unidadfuncionalde

tramitacin


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Una vez cumplimentados los datos en el formulario pulsamos en el enlace Buscar.

Se muestra entonces un listado de escritos que renen los requisitos de bsqueda que hemos introducidoen el formulario.

Podemos seleccionar uno o varios escritos para enviarlos a la vez, marcando el checkbox que seencuentra al inicio de cada fila. Para seleccionar todos los escritos de una sola vez, debemosmarcar el checkbox que se encuentra en la cabecera del listado de resultados.

Una vez seleccionados los escritos deseados slo debemos pulsar el botn Enviar y a continuacin semuestra un mensaje de alerta confirmando que se han enviado los elementos seleccionados.

Si queremos consultar los detalles del escrito, podemos hacerlo a travs delenlace Ver o Libro Diario Escrito.


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Para realizar envos:

1. Accedemos desde la aplicacin a la pestaa Envos y pulsamos enEnvo de Escritos.

2. Aparece un formulario de Bsqueda para envo de Escritos, donde

podremos filtrar los escritos. Cumplimentado el formulario pulsamos

en Buscar.

3. Se muestra un listado de escritos que renen los requisitos que

hemos introducido en el formulario de bsqueda. Debemos seleccionar

los escritos deseados utilizando el checkbox que hay en la columna de

la izquierda.

5. Una vez seleccionados los escritos deseados slo debemos pulsar

el botn Enviar.

RECUERDA:


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Tema 3: Realiza tramitaciones

En este tema conoceremos el proceso necesario para realizar Tramitaciones.

El caso prctico que encontramos al inicio del tema nos ayudar a situarnos en un contexto real.

Posteriormente vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin

que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar

el contenido al final de cada unidad.


Realizar una Tramitacin Guiada.


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Tramitacin Guiada

Para empezar pulsamos en la pestaa Tramitacin para acceder a la opcin Tramitacin, sta

se despliega y aparece una nueva opcin de Tramitacin Guiada que utilizaremos para tramitar

procedimientos.

Aparece entonces un formulario de Tramitacin de Procedimientos donde podemos realizar

UNIDAD 1: Tramitacin Guiada


Raquel, tramitadora del Registro Civil de Burgos, realiza normalmente trmites guiados

a travs de Gestin de Expedientes.

Sabes cmo lo hace?


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A continuacin la aplicacin muestra un listado deAsuntos encontrados que renen los requisitos debsqueda que hemos introducido en el formulario.

Si pulsamos sobre el enlace N de Asunto, podemos visualizar la consulta del expediente (Para msdetalles revisar el apartado Consulta por Asunto del Tema 1).

Una vez hemos encontrado el asunto deseado, pulsamos en el enlace Tramitar que se encuentra en laltima columna de cada asunto. Automticamente aparece una pantalla como est:


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En los dos primeros apartados slo podremos visualizar la informacin, mientras que es en el ltimo,Trmites, en el que debemos completar la informacin y as continuar con la tramitacin.

Los campos que debemos completar son:

1. Trmite: seleccionamos un Tipo de Trmite utilizando para ello el men desplegable.

2. Actividades: seleccionamos una actividad utilizando tambin el men desplegable. Las actividadesestn relacionadas con los trmites por lo que en funcin del tipo de trmite las actividades serndistintas.

Una vez hemos completado esta informacin pulsa sobre el enlaceTramitar situado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Automticamente y si procede, la aplicacin lanza EDDOC (mdulo decomposicin/edicin de documentos) que genera un documento Word,y al mismo tiempo cambia el estado. Parav

isualizarelcambio

deEstadodebesalirde

lapantallayvolv

era

entrar


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Para conocer este proceso de generacin de documentos consulta el apartado 2. 'Realiza una modificacin'del 'Tema 1. Cmo gestionar asuntos?' de este mismo manual.

Los pasos para realizar una Tramitacin Guiada son:

1. Pulsamos sobre la pestaa Tramitacin del men principal, luego

pulsamos en las opciones Tramitacin y Tramitacin Guiada.

2. Filtramos el asunto que deseamos tramitar a travs de los criterios

de bsqueda.

3. Seleccionamos el asunto que deseamos tramitar (podemos consultar

los datos entrando a travs del enlace del N de Asunto).

4. Seleccionamos el Tipo de Trmite y el Tipo de Actividad.

5. Pulsamos en Tramitar para que automticamente cambie la fase y

el estado y la aplicacin lance el documento correspondiente.

RECUERDA:


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Aceptar Escritos

Pulsamos sobre la pestaa Tramitacin del men principal para acceder a la opcinAceptar Escritos.

Aparece entonces un formulario de Bsqueda para Aceptacin de Escritos que nos permite buscarlos escritos rellenando los diferentes parmetros de bsqueda.

Los parmetros de bsqueda de escritos son:

UNIDAD 2: Aceptar Escritos


Juan, una vez recibido un escrito de su compaera Patricia, lo valora y decide aceptarlo.

Cmo aceptar el escrito? Qu pasos tiene que efectuar? Ayuda a Juan!


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Una vez introducidos los datos en los campos correspondientes pulsamos en Buscar para realizar elfiltrado de escritos.

Entonces la aplicacin muestra el listado de escritos a aceptar en el que se encuentran todos aquellosescritos que cumplen los criterios de bsqueda introducidos.

Si pulsamos en el enlace del Libro Diario Escrito o en el botn Ver podemos visualizar el escrito


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RECUERDA:

Los pasos para Aceptar un Escrito son:

1. En primer lugar accedemos a la pestaa Tramitacin del men

principal de la aplicacin, pulsando a continuacin en la opcinAceptar

Escritos.

2. A continuacin debemos filtrar, a travs del formulario, el escrito que

deseamos aceptar.

3. Del listado que muestra la aplicacin seleccionamos los escritos quevamos a aceptar.

4. Una vez seleccionados pulsamos el botnAceptar y aparece el

mensaje de confirmacin de escritos enviados.


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Tema 4: Los informes

En este tema veremos cmo obtener Carpetillas para los Expedientes.

Para empezar vamos a leer el caso prctico que encontramos al inicio del tema ya que nos ayudar asituarnos en un contexto real.

A continuacin vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin queacompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar elcontenido al final de cada unidad.


Elaborar Carpetillas.


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A travs de la pestaa Informes del men principal de la aplicacin, podemos obtener una cartula

identificativa del expediente con los datos bsicos registrados.

Para acceder a los expedientes pulsamos en la opcin Carpetilla.

Aparece entonces un formulario de Informe de Carpetilla mediante el que podemos buscar los escritosutilizando los siguientes criterios:

Tipologa: utilizamos el men desplegable para seleccionar el tipo de asunto: 'Expediente' o 'Asiento en vas de calif.'N Asunto: introducimos aqu un rango de nmeros y el ao de los asuntos. El campo del ao es obligatorio

UNIDAD 1: Cmo elaborar carpetillas?


Silvia quiere preparar una carpetilla para archivar la documentacin de un Expediente. Para ello debe

imprimir una cartula a travs del Gestor de Expedientes.

Sabras explicarle cmo hacerlo?


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Puede darse el caso de que aparezcan varias cartulas de diferentes expedientes que cumplan loscriterios de bsqueda. Para ver la cartula deseada, debemos navegar por las pginas del documentopdf. Una vez encontrada, podemos iniciar el mdulo de impresin teniendo en cuenta el nmerode la pgina que queremos imprimir.

Los pasos para generar una carpetilla son:

1 P l l t I f d l i i l l i

RECUERDA:


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Tema 5: Utilidades

En este tema conoceremos las posibilidades de la pestaa Utilidades de la aplicacin Gestin deExpedientes.

El caso prctico que encontramos al inicio del tema nos ayudar a situarnos en un contexto real.

Posteriormente vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin queacompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar elcontenido al final de cada unidad.


Cambiar la contrasea.


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Debemos tener en cuenta que:La nueva contrasea no puede ser igual a la anterior, ni estar vaca, ni coincidir con el nombre de usuario.La longitud de la contrasea debe tener un mnimo de 3 caracteres.


Una vez introducidos los datos de la nueva contrasea no debemos olvidar pulsar en el botn Guardarsituado en la parte inferior derecha de la pantalla. Cuando pulsamos en este botn se genera una pantallaque nos informa si la contrasea se ha cambiado correctamente.

RECUERDA:


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folleto gestion expedientes

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