FORMAL LETTERS

Different from personal letters, in writing formal letters usually there are some standards that have to be followed.

SettingSettingA. Ukuran kertas

Pada umumnya ukuran kertas yang digunakan untuk surat formal adalah ukuran A4 atau 210 mm x 297 mm.

B. Batas-batas standar umum• Top margin (batas atas) : 4,8 cm• Bottom margin : 2 cm• Right margin (batas kanan) : 2,5 cm• Left margin (batas kiri) : 2,41 cm• Header : 1,69 cm• Footer : 1,25 cm• Indentation (Tab) left : 0,5 cm (kiri)• Spacing before-after/ spasi: 5 mm• Orientation : portrait

Elemen-Elemen Dasar Surat Elemen-Elemen Dasar Surat FormalFormal

• Letterhead/Sender’s address (alamat pengirim)• Place and date (tempat dan tanggal)• Addressee/ Receiver address (alamat penerima)• Salutation (salam pembuka)• Letter body (isi surat)• The complementary closure (salam penutup)• Signature (tanda tangan)• Enclosures (lampiran-lampiran)• CC or Carbon Copy (tembusan)• Post Script (PS) dan Nota Bene (NB)

Letterhead/Sender’s address Letterhead/Sender’s address (alamat pengirim)(alamat pengirim)

• Alamat pengirim haruslah jelas, lengkap dan ditulis baik pada amplop maupun pada kertas surat. Hal ini untuk mengantisipasi surat terpisah dari amplopnya, dengan demikian jika amplopnya hilang maka alamat akan tetap ada pada kertas surat. Alamat pengirim dapat ditulis pada bagian kiri atas.

• Dalam surat formal modern, kecuali dari pengirim pribadi, surat-surat dari lembaga atau organisasi biasanya ditulis pada atas kertas yang berkop surat. Kop surat mencantumkan nama dan lambang lembaga atau organisasi dan alamat lengkap sehingga dalam surat yang berkop surat alamat tidak ditulis ulang.

Place and date Place and date (tempat dan tanggal)(tempat dan tanggal)

• Tempat dan tanggal dimana surat ditulis ditulis pada bagian kiri atas surat (Block atau American Styles) atau ditulis pada bagian kanan atas surat (British Style) dibawah alamat pengirim atau kop surat.

• British Style

Jakarta, 17 August 2005

Jakarta, August 17, 2005

• American styleJakarta, 17th August, 2005

Jakarta, August 17th,2005

Addressee/ Receiver address Addressee/ Receiver address (alamat penerima)(alamat penerima)

Dalam surat formal, nama dan alamat penerima ada baiknya ditulis pada bagian kiri atas, dibawah tanggal dan diatas salam pembuka.

To:Mr. Nick Harlington (dapat juga ditulis Nick Harlington Esq.)71 Davinchi AvenueMiami, Florida 33129U.S.A

Penggunaan Mr. atau Esq. dapat dituliskan hanya jika nama bersangkutan tidak memiliki gelar, baik akademis maupun jabatan. Adapun untuk nama yang memiliki gelar cukup menuliskan gelar berikut nama.•Dr. Bernington Hill•Prof. Mauren Lenox•Alex Wallis, M.A.

Salutation (salam Salutation (salam pembuka)pembuka)

Salam pembuka ditulis sesudah nama dan alamat penerima surat. Istilah “Dengan hormat,” bisa ditulis sebagai berikut:

• Dear Sir, Singular, British English

• Dear Sirs, Plural, British English

Letter body (isi surat)Letter body (isi surat)

Ada dua cara penulisan isi surat, yaitu:

• Indented style (British Style) Dalam indented style, setiap baris pertama

dalam satu alinea, tulisan dibuat menjorok kedalam, yaitu dengan menggunakan tabulasi.

• Blocked style (American style) Dalam blocked style, setiap baris dalam

alinea sejajar. Tidak ada satupun baris tulisan yang awal penulisannya menjorok ke dalam.

The complementary closure The complementary closure (salam penutup)(salam penutup)

Salam penutup merupakan ungkapan penghormatan terhadap pihak penerima surat. Letak salam penutup tepat diatas tanda tangan.

• Sincerely, • Sincerely Yours, • Faithfully, • Yours Faithfully, • Cordially,

• Cordially Yours,• Respectfully, • Respectfully Yours,• Regards, • Best Regards, • Truly,• Truly Yours,

Model / StyleModel / Style

• Full-blocked style

• Semi-block style

• Indented style