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??????????????????????????????????????????????????????????????????????Repositoriosdigitales:unconcepto,múltiplesvisiones–AdelaAlòs-Moner

G.3.Repositoriosdigitales:unconcepto,múltiplesvisionesPorAdelaAlòs-Moner

29junio2009

Alòs-Moner,Adela.“Repositoriosdigitales:unconcepto,múltiplesvisiones”.AnuarioThinkEPI,2010,v.4,pp.205-210

Resumen:Sepresentandatossobreelcrecimientodel“universodigital”yseofreceunavisiónglobalsobrecómoabordanloscontenidosdigitalesdistintasorganiza-ciones: empresas, administraciones públicas, archivos, centros de documentación,bibliotecas y museos. Se plantean los aspectos clave a tener en cuenta para unacorrectagestióndelosmismos.

Palabrasclave:Repositoriosdigitales,Contenidosdigitales,Gestióndocumental,Políticadocumental,Universodigital.

Title:Digitalrepositories:oneconcept,multiplevisions

Abstract:Dataonthegrowthofthe“digitaluniverse”arepresentedandaglobalvisionofhowdifferentorganizations–companies,governments,archives,librariesandmuseums–approachandmanagedigitalcontent.Keyissuestobeconsidered

forpropermanagementofdigitalrepositoriesareproposed.

Keywords:Digitalrepositories,Digitalcontent,Documentsmanagement,Digitaluniverse

¿Quésonlosrepositoriosdigitales?

DESDEHACEUNOSAÑOSsehanconver-tido en un tema recurrente. Pero, ¿qué seentiendepor“repositoriodigital”?

Para empezar, podríamos decir que es unatraducción literal –no muy acertada– de digitalrepositories, según comentó Eva Méndez, delaUniversidadCarlos III, en las11as JornadasdeFesabid,celebradasenZaragoza.

Encualquiercasoelconceptoesmuyamplio:cualquier contenido digital –una imagen, undocumento Word o Excel, un documento digi-talizado, un libro electrónico, una página html,etc.–puedeformarpartedel“repositoriodigital”delaorganización.Esdecir,esunconceptoquevamuchomásalláde ladigitalizacióndedocu-mentos.

Crecimientoyfuturodel“universodigital”

Segúnunestudio1,en2007eluniversodigitalerade282exabytes;esdecir,282milmillonesdeGB(exa=1018),yen2011serádiezvecesmayor.Elmismoinformeindicaqueen2007porprimeravezlacantidaddeinformacióncreadahasupera-doladisponibleensistemasdealmacenamiento,yconcluyeafirmandoquenotodalainformaciónquesecreaysetransmitesealmacenaráen2011:

seestimaquelamitadnotendráalmacenamientopermanente.

“Esnecesarioelaborarunmapadelosdistintoscontenidosdigitalesligadosa

losprocesosdelaorganización”

No hay suficiente consciencia de esta reali-dad,nideladurapredicciónquerealizóMiquelTérmens,de laUniversitatdeBarcelona,en lasmismasJornadas,cuandomanifestóqueentreel90%y95%de loquehoy seestádigitalizandoseperderá.

Situaciónsegúnlossectores

Laspreocupacioneso los interesessecentranen aspectos distintos según la organización. Acontinuación comentaremos las característicasmássobresalientesdelosrepositoriosenempre-sas,Administraciónpúblicaybibliotecas,centrosdedocumentaciónymuseos:

Repositoriosdigitalesenlasempresas

Abarcan desde los discos duros de almacena-

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miento de los documentos que se reciben o segeneran,hastalasaplicacionescorporativas:ERPs,CRMs,gestoresdocumentales,etc.Gestionarconeficienciaestoscontenidosseconvierteenuntemacrucialparalapropiasupervivencia.Elenfoquesecentraenlalocalizaciónrápidadelosdocumentosquesenecesitan,porejemploparaunaauditoríaoparalafirmadeuncontrato,enelseguimientocomercialdelasofertasoenseguimientoderesul-tados. Es necesario resaltar la importancia de laconfidencialidady,enconsecuencia, la criticidadenlagestióndelosaccesos.

Los proyectos que están llevando a cabo lasempresaspreocupadasporuna correctagestiónde los repositoriosdigitales tienen comoobjeti-vos:

a) poder localizarconrapidezundetermina-dodocumentooinformacióndentrodelamismaempresa,paramejorarlaeficiencia;

b) simplificarlosprocesos,conlareduccióndecostesqueconlleva;

c) identificarclaramentelosperfilesdelasper-sonasquepuedenaccederaunosdeterminadoscontenidos.

Sibiensonrequerimientoscomunesconotrosentornos, en este caso los dos conceptos queaparecenconmás fuerza son losdeeficienciaycoste.

Las soluciones varían bastante entre unaempresauotra,yaque losaspectosculturalesyel liderazgosondoselementosclavepara llevarunproyectodeestetipoadelante.

En cualquier caso es necesario elaborar unmapadelosdistintoscontenidosdigitalesligadosalosprocesosdelaorganización.

Apartirdelmapaesposibleordenar–oclasifi-car–loscontenidos,estableceralgúntipodetaxo-

nomía corporativa o decuadro de clasificación,identificar perfiles deusuariosqueagilicenlastareas de los informáti-cos cuando tienen quedarpermisosdeaccesoydefinirelciclodevidadelos distintos contenidosdigitalesidentificados.

Unasolucióndeestetipo debe ir necesa-riamente ligada a unafuerte implicaciónde ladirecciónyaunaforma-ción del personal de laempresa.

Repositoriosdigitalesen la Administraciónpública

La preocupación se sitúa hoy en acelerar elcumplimientodelaLey11/2007deaccesoelectró-nicodelosciudadanosalosserviciospúblicos2.

Estaley,quereconoceensuarticulo6–entrelosderechosdelosciudadanos–losde“conocerpormedioselectrónicoselestadodetramitaciónde los procedimientos en los que sean parteinteresada” o a “obtener copias electrónicas delos documentos electrónicos que formen partede procedimientos en los que tengan condiciónde interesado”y“a la conservaciónen formatoelectrónico por las administraciones públicas delosdocumentoselectrónicosqueformenpartedeunexpediente”,yadebeaplicarseapartirdel31dediciembrede2009,aunquelamismaleyindica:“enelámbitode lascomunidadesautónomas…siempre que lo permitan sus disponibilidadespresupuestarias”.

Las administraciones públicas se están plan-teando desde el acceso por los ciudadanos adocumentose informes,hasta laparte sindudamáscompleja,latramitaciónelectrónica:

¿Cómoestálomío?¿Cómogarantizarlaautenticidadyfiabilidad

deldocumento,cómotenerlaseguridaddequenohasidomodificado?

¿Qué circuito debe seguir el documento yquién es el responsable de validar su autentici-dad?

¿Cómoasegurarque,encasodereclamaciónjudicial,sepodrárecuperarun“original”autén-tico?

Afortunadamente, en muchas administracio-nes públicas hay profesionales que han gestio-nadolosarchivosenloqueconciernealadocu-mentaciónenpapel.Ennumerososcasosmuchosdeellosestánhoyteniendounroldecisivoenla

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Figura1.DublinCoreMetadataInitiative,http://dublincore.org/

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puestaenmarchade lae-administraciónyparaadecuarsealaLey.

Sihaceunosdiezaños,conlasprimeraswebseintranetsdelasadministracionesyasehablabade “romper silos”, la Ley 11/2007 obliga a elloyaqueenunmismotrámiteestánnormalmenteimplicados varias áreas o departamentos. Portanto los cambios son en gran medida tambiénorganizativos.

“Sehatendidoasolicitarenpliegosdeconcursosdeterminadosformatos,

MetsoPremisporejemplo,cuandoeltemanoesdeformatossinode

políticasdepreservación”

Muchas administraciones han iniciado imple-mentacionesdegestoresdocumentales,pensan-doqueerasuficienteunsoftwareparalagestióndelosexpedienteselectrónicos;despuéshanteni-doquereplantearselosdesarrollosrealizadosalconstatarlaimportanciade aspectos conceptua-lesydeorganización.

Aunque hay algu-nas diferencias en losproyectos que se estánllevando a cabo en laadministración, éstosvarían poco. Los queestán dando mejoresresultados son aquellosen los que el liderazgodel proyecto está enmanosdeladirecciónolagerenciaydondetra-bajan equipos de infor-máticos, archiveros y/odocumentalistas, segúnloscasos.

La experiencia acu-muladaenlaconfecciónde cuadros de clasifica-ción funcionales y enlos calendarios de con-servación y eliminaciónadquiereaquíunagranrelevancia. A estos dosconceptos se añade elde los metadatos –des-criptivos, administra-tivos, de preservación,etc.–indispensablessiseimplementa un gestordocumental.

Haymuchoaúnporhaceryquedaunimpor-tante aspecto por resolver –el asociado a laseguridad,validezlegalyalarecuperaciónrápi-da del expediente pertinente entre millones decontenidos–. Si bien este es un aspecto que enotrospaísescomoEstadosUnidosyJapónyahanimplementadoenbancos,centrossanitariosyenalgunasadministracionespúblicas,suentradaenEspañaesaúnmuyrecienteypasaránmeses–oaños–hastaqueseanunarealidad.

Repositoriosdigitalesenlasbibliotecas,cen-trosdedocumentaciónymuseos

Muchasbibliotecasycentrosdedocumentaci-óncentrangranpartedesuinterésopreocupa-ciónen ladigitalizacióndedocumentos:prensalocal,grabados,incunables,etc.

Suobjetivoesdoble:preservarestosconteni-dosyfacilitarsuacceso.Elusodelosmetadatos–DublinCore,Mets,etc.–apareceaquícomounanecesidadperosuaplicaciónhoyporhoynoestásuficientementeclara.Porunapartesehatendi-doasolicitarenpliegosdeconcursosdetermina-dosformatos,MetsoPremisporejemplo,cuando

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Figura2.Preservationmetadatamaintenanceactivity (Premis),http://www.loc.gov/standards/premis/

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el tema no es de formatos sino de políticas depreservación y de sostenibilidad de las mismas,enmuchoscasosnodefinidas.

Enesteámbitodelasbibliotecasycentrosdedocumentaciónesdondehaymásriesgoparaelmantenimientoylasostenibilidaddelosproyec-tos:dificultadesdefinanciación,pérdidadeper-sonalespecializado,etc.

Ademásdelossectoresreferidos,nopodemosdejardecitarlosmuseosyfundaciones.Muchosdeellosestánllevandoacaboimportantesprocesosde digitalización de sus fondos con el objetivosobretododedaraconocersupatrimonioy,conello,potenciar lasvisitasasuwebyasucentroporpartederesidentesyturistas.

Resumen

A modo de resumen, en todas las organiza-cionesesnecesario:

– Realizar una tarea previa de planificaciónquecontempleelmantenimientoylasostenibili-daddelosrepositoriosdigitalesquesedebenose

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quierenconservardeformapermanente,consudimensionamientoamedio-largoplazo.Éstosfor-manpartedelamemoriacorporativaycontienenunconocimientoquedebemospreservarparalasgeneracionesfuturas.

– Tenerclaramentedefinidosloscontenidosdi-gitalesaeliminarporlacomplejidadyelcostequerepresentalamigracióndeformatosenunfuturo.

– Entenderque,másalládelasherramientas(ERPs,gestoresdocumentales,etc.),esindispensa-bletenerunsistemadegestióndelosrepositoriosdigitales sólidoqueenglobeaspectoscomounapolítica corporativa definida, responsabilidadesasignadas,calendariosdeconservaciónydeelimi-nación,ymanualesdeprocedimientos.

Notas:

1. http://www.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf

2. Ley11/2007,de22de junio,deaccesoelectrónicodelosciudadanosalosServiciosPúblicos,BOEnúmero150de23/6/2007.

Informesanuales

Gestióndecontenidosparasitioswebexternos

Powers, Stephen; Walters, Tim; et al. TheForrester wave: web content management forexternalsites,Q22009,1June2009,18pp.

Comprarelinforme:http://www.forrester.com/rb/Research/wave%26trade%3B_web_content_management_for_external_sites%2C/q/id/48024/t/2

Precio:1.749UD$

Forresterevaluólos10principalesvendedoresdegestoresdecontenidosweb(WCM)aplicandounos 115 criterios, y encontró que SDL Tridion

continúa su lideraz-go por producir unprogramaquepermi-te a las webs de lasorganizaciones ofre-cer experiencias decliente persuasivas.SDLTridion,asícomootros líderes comoInterwovenyFatWire,suministran herra-mientasquepermitenno sólo lagestióndecontenidos,sinotam-

bién lapresentaciónselectivadecontenidos,asícomolarealizacióndeanálisis,ylaoptimizacióndelconsumo.

Otras empresas fuertes como Open Text yOracle venden soluciones sólidas WCM que secomplementanmuybien(yseintegrancon)otros

SDLTridion,InterwovenyFatWirelideranelmercado,mientrasqueMicrosofthaceincursiones

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productosensusrespectivasofertasdegestióndecontenidosempresariales (ECM).Vignette yDaySoftwareofrecenfuncionalidadcasialaparconloslíderes,perosequedancortosenlaestrategia.Microsoft a duras penas se gana estar en estacategoría de los fuertes gracias a la mejoradafuncionalidad de SharePoint. Entre los conten-dientesestánIBM,cuyobásicoWCMseintegraensuWebSpherePortal,yEMC,queestáaplicandounaestrategiadecontenidounificado.

Tendenciasenlagestióndeinformación

Mancini,John.8Secretsofaneffectivecon-tentorrecordsimplementation,2009,36pp.

Descargarellibro(448KB)http://www.aiim.org/8thingshttp://www.aiim.org/forms/downloads/8thingsebook--infomgmt--ebook--landscape.pdf

Informesanuales

Mancini,John.8Reasonsyouneedastrategyformanaginginformation–beforeit’stoolate,2009,44pp.

Descargarellibro(1,55MB)http://www.aiim.org/8thingshttp://www.aiim.org/forms/downloads/8things%20ebook--info%20mgmt--ebook--landscape.pdf

Encuestaglobalsobreinteligenciademercado

GIAWhitepaper4/2009.Globalmarketintelli-gencesurvey2009.Whitepaper,2009,19pp.

Descargarelinforme(1,4MB).Esgratuitoperohayqueregistrarse:http://www.globalintelligence.com/insights-analysis/

En esta época de recesión, conocer las opor-

tunidadesylasamenazasesmásimportantequenuncaparalasupervivenciadelasempresas.

EnlaencuestadeGIA,lasprincipalesoportu-nidadesdenegocioquelasempresasencuestadasenumeranson:

Conocerlascomprasyadquisicionesdeempre-sas de su sector, cuotas de mercado, expansiónennuevosmercadosgeográficosoconotrospro-ductos,búsquedademodelosdenegocioinnova-dores, detectar nuevas demandas de productosyservicioscreadasaraízdelacrisis,ybúsquedade socios”. Huelga decir que la captura de estainformaciónrequieremuchosesfuerzosdeinteli-genciadelmercado.

Delmismomodo,lascompañíasindicaronquelasamenazasmásimportantesson:

Erosióndeprecios,excesodecapacidad,nue-vos competidores en el mercado, modelos denegocio emergentes, consolidación o fragmen-taciónde la cadenadevalor, limitadavisióndelas tendencias actuales, lentitud en la toma dedecisiones, y comportamiento cambiante de losclientes.Unavezmás,sinlosesfuerzosdeinteli-genciademercadodirigidosaobjetivos concre-tos,esdifícilmoverse.

Realmente la recesión nos hace un favor alos profesionales de la inteligencia competitiva–siempre que no se ponga todo en suspenso–.Comoconsultores,hemosdescubiertoquelarece-sióneslomejorquenoshaocurridoenmuchasempresas.Hasidoahoracuandomuchasdeellassehan‘despertado’yseconcentranrealmenteenhallar informaciónparasusupervivenciaacortoplazo.

Apesardelarecesión,lasempresasinvier-teneninteligencia

Enlosmomentosdifícileslamayoríadeempre-sas mantienen sus esfuerzos para conocer losmercados,einclusolosamplían.Sinembargodelosdatosdelestudionosededuceningúncambiosignificativoenelpersonalquerealizatalesestu-dios pues, al mismo tiempo los presupuestos sehanreducido.LosprofesionalesdelaIC,sinduda,sentiránelaumentodepresiónporsumayorcar-

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gadetrabajoyporlospresupuestoscadavezmásreducidos, pero la situación también puede servista en positivo: muchos de los departamentosde inteligencia nunca habían gozado de tantaatención de la alta dirección como durante larecesiónactual.

[...]Los esfuerzos actuales se centran en el corto

plazo,peronodebeserolvidadoellargoplazo.No se pueden tomar buenas decisiones tácticassinunavisióndeloquelaempresaquiereseralargo plazo. Por lo tanto, independientementedelascondicioneseconómicasactuales,lasorga-nizaciones–ysupersonaldeinteligenciademer-cado–notienenqueperderdevistalosobjetivosmás lejanos y las correspondientes necesidadesdeinformación.

Productividad,competitividadeinnovaciónenEspaña:comparacióninternacionalporsectores

LaiaCastany1yRamonXifré-Oliva2.Produc-tividad, competitividade innovaciónenEspaña:comparacióninternacionalporsectores.Madrid:FundaciónCotecparalainnovacióntecnológica,mayode2009,79pp.

1. Universitat de Barcelona, AQR-IREA GrupdeRecerca

2. ESCI,UniversitatPompeuFabraNotadeprensa:

http://www.cotec.es/upload/actualidad/fichero_900_1918_1_3.pdf

Descargarelinforme(631KB):http://www.cotec.es/upload/actualidad/fichero_900_1920_1_4.pdf

Eldocumentodestacaelimportantepapeldelainnovaciónenlasmejorasdeproductividad.

La convergencia de España con Europa y losEUAdependeestrechamentedelaumentodesuintensidadtecnológica,comofactor transforma-dordelossectoresproductivosespañoles.

Hayalgunossectoresclavequemerecenaten-ciónprioritaria:losservicios(conunimportantísi-modéficitdeproductividad),ybienesdeequipo(quesepuedenconsiderar“estratégicos”,porsucapacidad de arrastre en inversión innovadoraparaelrestodeltejidoproductivo).

Sumario

ProductividaddeltrabajoEvolución comparativa de la productividad

en España, Perspectiva agregada, Comparativainternacional por sectores, Incrementos en pro-ductividadycambiosenlaestructuraproductiva,Análisisshift-share,BajaproductividadenEspaña

sectorasector,Posiblesescenariosparalaecono-míaespañolaCompetitividadexterior

Competitividadsectorialcomparada,DestinosdelasexportacionesespañolasIntensidaddelgastoempresarialenI+D

EvolucióncomparadadelaintensidadenI+Den España, Diferencias en I+D sector a sector,Descomposiciónde lasdiferenciasen intensidaden I+D, Diferencias en intensidad y diferenciasestructurales.

Cotecesunafundacióndeorigenempresarialque tiene como misión “contribuir al desarrollodel país mediante el fomento de la innovacióntecnológicaenlaempresayenlasociedadespa-ñolas”.

Libroblancodelcomercioelectrónico

Libro blanco del comercio electrónico. GuíaPráctica de Comercio Electrónico para pymes.Madrid:Aecem-Fecemd,2009,77pp.

Aecem (Aso-ciación Españo-la de ComercioElectrónico yMarketingRela-cional) y Fece-md (FederaciónEspañola deComercio Elec-trónico y Mar-ketingDirecto),con el apoyodelPlanAvanzadelMºdeIndus-tria, Turismo yComercio.h t t p : / / w w w .aecem.org

Descargarelinforme(2,97MB):http://www.libroblanco.aecem.org/

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Reúne datos cuantitativos (estadísticas, aná-lisis y proyecciones), así como asuntos legales,ejemplos, referenciasyherramientasdeutilidadpara cualquier empresa que esté o quiera estarpresente en comercio electrónico. Se puedenencontrar,además,lavisióndeprofesionalesdelsectorquevivendeformadirectaypersonalloséxitosydificultadesde laventaonlineentodassusfacetas.

Informesanuales