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Gerencia de Proyectos

Néstor CruzConsultor Rational - PPM

IBM Software Group | Rational software

Agenda

� Conceptos básicos de Gerencia de Proyectos

� Estrategia de implementación de prácticas de Gestión de Portafolios y Proyectos (PPM)

� Solución IBM Rational para PPM

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Gerencia de Proyectos

Conceptos básicos

Néstor CruzConsultor Rational -PPM


Que es un proyecto?

Fuente: Project Management Institute – PMBOK Guide


Que es la Gestión (Dirección) de proyectos?



Implicaciones de la Gestión de proyectos…


� Identificar requisitos aplicables al proyecto

� Atender las necesidades y expectativas de los interesados mientras se ejecuta el proyecto

� Equilibrar y gestionar aspectos del proyecto como:

�Alcance

�Calidad

�Presupuesto

�Recursos

�Riesgos


Cual es el ciclo de vida de un proyecto?


�Inicio

�Planificación

�Ejecución

�Seguimiento y Control

�Cierre


Cual es la distribución típica de costos y recursos durante el ciclo de vida de un proyecto?



Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento PMBOK (4 al 8)



Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento PMBOK (9 al 12)



“Project Management Institute” – www.pmi.org


PMI Membership

Review and Submit Qualifications to take the test

Test Day

Pass

Week 1 Week 3-Week 7 Week 10 Week 15 Week 20 Week 24

Read the PMBOK

Join a Study Group

Review Study Notes

Consider taking course / Self

Study

Consider Take course / Self

Study

Self Study/ Memorization

Camino sugerido para la certificación como PMP (4 – 6 Meses)

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Estrategia de implementación de prácticas de Gestión de Portafolios y Proyectos



Objetivo

Presentar una estrategia para abordar la introducción

de Metodologías y procesos de gerencia de proyectos en una Organización


Contenido

� Estrategia de implementación de prácticas de Gestión de Portafolios y Proyectos

� Entorno Actual

� Visión y estrategia para la Gestión de Proyectos

� Propuesta de Valor


Las iniciativas de optimización y mejora en la gestión de proyectos son motivadas por una problemática común a muchas organizaciones

No todos los proyectos están alineados con los objetivos estratégicos de la Organización

No todos los proyectos están alineados con los objetivos estratégicos de la Organización

En algunos casos existen inconsistencias en la definición del alcance, y fallas en la estructuración de proyectos

En algunos casos existen inconsistencias en la definición del alcance, y fallas en la estructuración de proyectos

Hay un control parcial de la gestión del proyecto, excesivos cambios en el alcance, falta de coordinación

entre las áreas y planificación de actividades

Hay un control parcial de la gestión del proyecto, excesivos cambios en el alcance, falta de coordinación

entre las áreas y planificación de actividades

Los estándares de reporte de la gestión de proyectos no son aplicados en todos los proyectos, y no se cuenta con

una visión integral del desempeño

Los estándares de reporte de la gestión de proyectos no son aplicados en todos los proyectos, y no se cuenta con

una visión integral del desempeño

Existen diferentes metodologías al interior de las áreas, múltiples formatos y las herramientas se utilizan

parcialmente

Existen diferentes metodologías al interior de las áreas, múltiples formatos y las herramientas se utilizan

parcialmente

Proyectos que no aportan a resultados

del negocio

Retrasos cuestan valiosos recursos a la

Organización

Decisiones ejecutivas con base en info.

incompleta

Riesgos y alta probabilidad de

fracaso o re-trabajo

Dificultad para intercambio y

reutilización de info.


Contenido


� Entorno Actual




Con base en las necesidades identificadas, el enfoque se basa en crear mecanismos que apoyen la gestión y control de proyectos estratégicos

Necesidad de Negocio:

Controlar los proyectos estratégicos, asegurando el apoyo a los objetivos del negocio, empleando los recursos y

presupuesto existentes

Establecer / consolidar un Área para el control de la gestión de proyectos estratégicos, que aporte valor al negocio, a través de conocimientos, procesos y metodológía en Gerencia de Proyectos

Propuesta


A partir de un enfoque Gerencial, cada proyecto de la Organización debe estar alineado con las metas del Plan Estratégico del Negocio

�Los objetivos y metas de los proyectos deben sustentarse en objetivos estratégicos específicos

�Proyectos no alineados con el negocio deben ser reevaluados, y eventualmente asignar sus recursos a otros proyectos que estén orientados a cumplir metas claves

Plan

Estratégico

Programa 1

Programa 4

Programa 3

Proyectos

Proyectos

Proyectos

Programa 2

Programa 5

Programa 6

Proyectos

Proyectos

Proyectos

Horizonte de ejecución


La metodología se introduce según de las necesidades de la Organización, con foco en las áreas de mayor relevancia e impacto

Gestión de la

Integración del

Proyecto

Gestión del

Alcance del

Proyecto

Gestión del

Cronograma del

Proyecto

Gestión de

Costos del

Proyecto

Gestión de

Calidad del

Proyecto

Gestión de

RRHH del

Proyecto

Gestión de

Comunicaciones

del Proyecto

Gestión de

Riesgos del

Proyecto

Gestión de

Adquisiciones

del Proyecto


Gestión del

Cronograma del

Proyecto

Gestión de

Costos

del Proyecto

Gestión de

Riesgos del

Proyecto

Gestión del

Alcance del

Proyecto��

�

�

Ejemplo de selección de áreas foco


Según la experiencia, la visibilidad a nivel ejecutivo y la entrega de resultados tangibles y concretos son factores críticos de éxito en estas iniciativas

� Visibilidad a nivel ejecutivo (Venta Interna) – Reporte periódico de estatus

del portafolio de proyectos – Comunicación – Resultados

� Soporte metodológico (Implantación gradual – Foco inicial en áreas críticas

del PMI, proyectos estrátegicos y Unidades de negocio claves)

� Introducción gradual de las metodologías y herramientas de Gerencia

(Gestión del Cambio)� Personal de la Oficina

� Nivel Ejecutivo

� Líderes de proyectos

� Equipos del proyecto

� Establecimiento de formatos y procesos operativos sencillos e intuitivos

Factores Críticos de Éxito


Contenido


� Entorno Actual




El enfoque metodológico para estas iniciativas se basa en un proyecto de consultoría de 3 fases, seguidas de un período de operación gradual

Evaluación Situación Actual

ImplementaciónOperación / Consolidación

Diseño Modelo Objetivo

Fases típicas para la ejecución de estas iniciativas

1/2 a 1 mes Continuo…1 a 2 meses Según alcance

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Optimizando la ejecución de proyectos, desde la idea hasta su ejecución

Solución IBM Rational PPM



Agenda

� Antecedentes

� Descripción de la Solución y Propuesta de Valor

� Hacer las inversiones correctas - Rational Focal Point

� Optimizar la ejecución - Project Conductor & Rational Team Concert

� Medir el rendimiento - Rational Focal Point & Rational Insight

� Conclusión


Desafíos de la entrega efectiva de proyectosUna historia de sobrecostos, desviaciones del plan y problemas de calidad

“Líderes del Negocio y CIOs están bajo presión para convertir a sus equipos en catalizadores para el cambio. Sin embargo, el cambio afecta su capacidad para

ejecutar.

Los equipos se están reorientando para focalizarse en ROI y resultados de negociocuantificados y para mitigar riesgo y reducir costos.”

– IBM CIO Survey, 2008

Crecimiento con foco en resultados de negocio

“Sólo 22% de los ejecutivos creen que TI estáintegrada adecuadamente con el negocio”

“49% del presupuesto sufredesviaciones 62% falla en el

cumplimiento del plan”

“34% de los proyectos de SW se ejecutancon éxito, costando $300B anualmente”

30% del costo de proyectos se debe a retrabajo y pobre ejecución de

requerimientos”

“50% de los proyectos tercerizadosno cumplen con las expectativas”


Como se gestionan y desarrollan los proyectos en la actualidad?

Cambiando la visión…Tool A

Tool CTool B

Tool E Tool F

Tool D

La importanciade la colabora

ción


Surge la Plataforma Rational Jazz

Tool A Tool B Tool C Tool D Tool E Tool F

Events &Services

Team Collaboration Services

• Existe una integración simple, reusable, basada en middleware, basada en SOA:• Plataforma uniforme y abierta (código abierto)• Integrable con sistemas de IBM y no-IBM.

Tool A’


29

Jazz es…

� Escalable, extensible plataforma de colaboración

� Comunidad en Jazz.net, donde se puede ver la evolución de los productos basados en Jazz

� Arquitectura de integración, habilitando productos Rational y de otros fabricantes

Jazz una plataforma abierta con un conjunto común de servicios

c

Existing Rational Offerings

New Rational/ IBM Offerings

Business PartnerOfferings

Product & Project

Management

Compliance&

Security

Collaborative Lifecycle

Management 3rd-PartyJazz

Capabilities

FutureIBM

Capabilities

Storage

Collaboration

QueryDiscovery

Administration: Users, projects, process

Best Practice Processes

Presentation:Mashups

Design&

Development

Business Planning

& Alignment

YourExisting

Capabilities


30

Ejecución orientada al Negocio

Orientar la organización al consenso en las prioridades y mejorar la productividad

Colaboración

Mejorar continuamente mediante la medición de progresos contra los resultados de negocio

deseados

ReporteMenores costos, mejorar la

calidad mediante la automatización de flujos de

trabajo basados en información de tiempo real

Automatización


Agenda

� Antecedentes





� Conclusión


32

La situación: ¿Como optimizar el desarrollo de sistemas?

Las organizaciones actuales se enfrentan a presiones cada vez mayores para entregar rápidamente proyectos de alta calidad alineados con los objetivos de negocio.

�Ofrecer más con los mismos recursos o incluso menos

�Trabajar en equipos que son cada vez más distribuidos geográficamente

�Adherirse a las normas de organización, sin tener los procesos definidos ni documentados


Cómo hacer el proyecto correcto para la necesidad correcta en el tiempo correcto

Captura de Idea automatizada

• Automatizar las actividades tácticas, como la captura de ideas, y garantizar la coherencia a la evaluación y los procesos de aprobación

Selección Basada en Valor

• Mantener el foco de las decisiones sobre la creación de valor para sus clientes y su negocio

Visibilidad de inversión de productos

• Gestionar y controlar su cartera de productos como inversiones


“Hacer lo correcto”

“Medir contra los objetivosdel negocio

Planear

Ejecutar

Medir

Mejorar

IBM Rational - Gestión de Portafolios y Proyectos

Alinear lasinversionescon los

objetivos de negocio

Administrar y optimizar la ejecución

Medir el rendimiento del team y los

resultados del proyecto

“Realizar lasinversionescorrectas”


“Ejecutar lo correcto”

“Ejecutarcorrectamente”

“Mediralineado con objetivos de negocio”

IBM Rational - Solución modular, flexible e integrada

Integrated Software & Product Lifecycle Management Platform

Best Practice Processes and Guidance

Portfolio Management

Project Management

Performance Management

� Rational Focal Point

� Rational Project Conductor

� Rational Team Concert

� Rational Insight


Visión Global de la solución PPM

Rational Focal Point Rational Project Conductor Rational Team Concert

Rational Insight

Capturar Idea

Desarrollo del Business Case

Analizar y Prioritizar

Define Recursos

Baseline

Autorizado

Crear Projectos Generar lasunidades de trabajo

Realización y control del trabajo

Asignaciónde Recursos

Reportes

Monitoreo de Proyecto

AprobaciónTiempos

RevisiónPortfolio

�Tiempos�Foco Negocio�Estimaciones

Trabajo reflejado en la vista de los PM

Proyectos actuales


Rational Focal Point

�Soporte a la toma de decisiones, prioritización

�Manejo de scorecards

�Gestión de escenarios

�Facilita alineación con los objetivos estratégicos.

Rational Project Conductor

�Planificación y definición de proyectos

�Planificación y definición del trabajo a diferentes niveles de granularidad

�Gestión de los recursos (financieros, skills, disponibilidad)

�Administración y gestión de riesgos

Rational Insight

�Data warehouse diseñado especificamengte para software y sistemas

�Reportes automáticos “out of the box” basados en las mejores prácticas

�Reportes desde las fuentes operativas

Visión Global de la solución PPM - Funcionalidad


Agenda

� Antecedentes





� Conclusión


Rational Focal Point: Align investments with business priorities

�Focus on what matters most in driving business results� Alignment with direction and strategy to deliver real business value

�Organize work around value� Perform cost/benefit and trade-off analysis to make informed investment decisions

� Identify and sequence activities and deliverables by the value they deliver

� Quickly align and adjust roadmaps to changing market needs and business value

�Gather all inputs into one place with consistency in process� Capture market inputs, business needs and demands, customer feedback in one

place to make sure the best ideas become reality

� Define and enact role-based workflows

�Manage risk and increase confidence� Integrates with third-party estimation software to reduce early risk

� Capture current data from the execution environment to continually monitor progress against objectives

Companies that are best-in-class in portfolio management are 4 times more likely to achieve margin premiums of 75% or higher*

Focus on customer value to drive success and product profitability

COST / BENEFIT


Agenda

� Antecedentes





� Conclusión


Scope, Tasksand Time

Skills

Financials

Rational Project Conductor: Manage and optimize project execution

� Reduce delays and mistakes with real-time in -context” collaboration�Built on the open Jazz architecture and Rational Team Concert, integrating the entire application lifecycle for transparent andseamless status across the disciplines

� IBM software as a service for lower cost of ownership, ease of deployment and faster time to market

� Integrates project management and change management for a “single source of truth” on work performed

� Manage and reduce project risks�Monitor financial estimates, costs, and benefits

�Match the right resources with the right roles at the right time� Identify and mitigate risks with actionable and trackable work items

�Enact governance with role-based process awareness

� Execute efficiently with dynamic and informed decision-making�Real-time, proactive, and focused measurement of progress based on actual team work products

�Leverages best practices and the IBM integrated software & IBM application lifecycle management platform

Integrated project

management

Resources

Enable collaborative and process-driven execution to overcome the issues that cause a significant number of projects to fail


Agenda

� Antecedentes





� Conclusión


Rational Insight: Measure and manage software delivery performance

�Measure, monitor, and analyze performance at project, portfolio,

and business levels�Access data across the entire application lifecycle through the open Jazz architecture

�Built-in library of metrics and dashboards with guidance based on industry best practices

� Inform decisions and drill into issues�Holistic view across the organization�Alerts and automated analysis focuses owner to take timely action on root causes

�Take action on relevant data�Proven BI-backbone automates collection and analysis to improve lifecycle productivity 10-15%

�“Development intelligence” tailored to software and systems delivery

Deliver performance and predictability with integrated lifecycle intelligence

Control Settings

ResultsBetter

Real-time information in a

single view across projects, products and geographies


Agenda

� Antecedentes





� Conclusión


IBM Rational – Diferenciadores de la solución

Solución modular, flexible, abierta e integrada

ALM y Jazz

� Soluciones probadas e integradas que cubren el ciclo de vida de desarrollo

� Potenciar el poder de Jazz, habilitando colaboración entre las disciplinas

Escalable/Extendible

� Escalable y extendible incluyendo integraciones con SW líder de industriaherramientas de estimación y soporte a múltiples ambientes

Metodologías

� Soporte simultáneo a metodologías tradicionales, ágiles o híbridas para mayor flexibilidad

Mejora de Procesos

� Benchmarks que aseguran el progreso hacia objetivos de negocio usando el “Measured Capability Improvement Framework”

Entrega de Software & Sistemas

� Soluciones integradasoptimizadas para entregade SW y sistemas


46

Muchas Gracias !!!

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