gestión documental - evento de gobierno 2013

Gestión Documental

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• Somos una compañía internacional de servicios de consultoría, líder en ManagementConsulting, Information Management, Business Application & Technology y ManagedServices.

• Nuestra casa matriz está en México, con subsidiarias en Brasil, Colombia, Perú, Chile yEstados Unidos. Contamos con cerca de 1.200 profesionales - 400 de ellos en Chile - conproyectos en los principales países de América y prestamos servicios a 150 de las 500mayores empresas de Latinoamérica del ranking Fortune (ver www.grupointellego.com).

• Mantenemos alianzas estratégicas formales con los principales proveedores de soluciones ytecnologías TI, entre los que destacan Oracle, SAP e IBM, con consultores certificados enestas plataformas tecnológicas, lo que nos permite capitalizar nuestro conocimiento yexperiencia de industria.

• Ayudamos a agregar valor en la gestión de empresas en distintas industrias, como lafinanciera, de servicios, de consumo, de manufactura, minería y salud, entre otras. Desdehace más de 15 años entregamos un servicio de excelencia a nuestros clientes, que apuntaa buscar las mejores estrategias y herramientas para acelerar su desarrollo, ayudándolos aincrementar su contribución a sus distintos grupos de interés.

• Como consultores, contamos con un amplio conocimiento del mercado y un sólido equipode expertos en todas las áreas, que nos permite responder con prontitud y eficiencia a losrequerimientos y necesidades de nuestros clientes.

Breve Historia

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Visión

Nuestro Sueño al 2015:Ser una de las principales consultoras del país.


Misión

Ayudar a nuestros clientes a cumplir su visión, aportando valor diferenciador a su negocio.Apoyándolos en la mejora de sus empresas, a través de diseño e implementación deestrategias, optimizando sus procesos de negocio, la gestión efectiva del talento y el usoeficiente de tecnologías y soluciones de información de clase mundial.


Valor agregado a nuestros clientes

+300Clientes de diferentes

industrias se han beneficiado de

nuestras soluciones

+1200Colaboradores a nivel

regional con experiencia en tecnologías y

metodologías líderes en el

mercado

#1en servicios de

Information Management y

Business Intelligence en México en el

2010*

*IDC IT Services Tracker 2010 – Intellego Markets

Neutralidadtecnológica

Recomendamos las soluciones que más se

ajusten a las necesidades de

nuestros clientes

Equipo Ejecutivo

con amplia experiencia en las empresas líderes

de la industria de Tecnologías de la

Información

ReconocimientosIntellego es una de las

500 empresas más importantes de México y

pertenece a la comunidad de empresas

Endeavor

Intellego en el Mundo

Gestión Documental


La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas para administrar losdocumentos de una organización.

La gestión documental está relacionada con los siguientes aspectos de los documentos:• El contenido• La tipificación • La catalogación• La seguridad• Las relaciones entre documentos.• Los ciclos de vida y la lógica de negocio

Los gestores documentales, como herramientas de administración de documentos van apermitir:

• El almacenamiento de la documentación.• El acceso y presentación de la información y el contenido de los documentos.• La automatización de los procesos y eventos relacionados con un documento.• La trazabilidad.

La Gestión Documental

¿Qué es un gestor documental?


• Porque permite aflorar el conocimiento y la información contenida en los documentos sacándola de los cajones dejándola disponible para la organización.

• Porque permite pasar de buscar a encontrar documentos, ahorrando tiempos de proceso y mejorando la oportunidad de la información.

• Porque permite disminuir costos operacionales, derivado de la mejora en los tiempos de proceso y del propio ahorro en papel.

• Porque participa en la preservación del medio ambiente.


¿Por qué un gestor documental?


• Como complemento a un sistema de gestión de registros de información, que adicionalmenteadministre documentos relacionados a las acciones o hechos relacionados con la lógica denegocio. Por ejemplo la administración de los documentos manejados por un sistema derecursos humanos.

• Para departamentos donde se reciben y derivan grandes cantidades de documentos, como unsistema centralizado de ingreso y disponibilización de los documentos. Por ejemplo una oficinade partes.

• Como base de conocimientos. Por ejemplo un departamento de atención al cliente para laadministración de los procedimientos.

• Como entorno colaborativo para la comunicación interna y con terceros. Por ejemplo lagestión de proyectos.

• Como solución para la disponibilización del histórico de documentos en papel.

• Como repositorio para el almacenamiento de archivos multimedia, voz, video, imágenes.


¿Qué soluciones aporta un gestor documental?


Los gestores documentales mantienen un esquema de operación similar al siguiente:

Presentación

Servicios

Repositorio

BBDDRepositorio Motor de

indexación

WEB FS API WS API REST

Contenido Búsqueda

Transformación

Flujos de trabajo

Versionamiento


¿Cómo opera un gestor documental?



Herramientas de gestión documental en el mercado



Alfresco y el cuadrante Gartner


• Alfresco fue fundado en 2005 por John Newton, cofundador de DocumentumyJohn Powell, ex COO de Bussiness Object. Entre sus inversionistas se incluyeronSAP, Accel Partners y Mayfield Fund. El staff técnico original estaba compuestopor ingenieros provenientes de Documentum y Oracle. Mientras que el productoinicial de Alfresco Inc. estaba enfocado inicialmente en la gestión dedocumentos, en mayo de 2006 se anunció la intención de expandirlo hastaabarcar la gestión de contenido web tras contratar personal técnico y directivode Interwoven. En 2007, Alfresco contrató al principal ingeniero de ventas deVignete.

• Desde el principio los objetivos de Alfresco fueron desarrollar una herramientade gestión documental basada en Open Source que compitiera en costos con losgigantes del mercado. Para ello Alfresco crea su versión Community, que va apermitir a las organizaciones y personal relacionado con las tecnologías de lainformación, descargar y probar un producto sin limitaciones funcionales.


Alfresco / Breve reseña histórica


Las características generales de la plataforma Alfresco son:

• Gestión documental.• Gestión de contenidos WEB.• Gestión de registros.• Control de versiones.• Gestión de imágenes.• Flujos de trabajo basados en jBPM y Activity.• Acceso al repositorio vía CIFS/WEBDAV/FTP.• Implementación de un ambiente colaborativo.• Búsquedas basadas en el motor Lucene.• Soporte multiidioma.• Soporte multiplataforma.• Arquitectura descentralizada.• APIs.• Basada en WEB.• Soporte clustering y replicación.


Alfresco. Características generales


Las principales fortalezas de la plataforma frente a sus competidores son:

• Bajo costo. Gracias a una versión Community totalmente funcional.• Open Source.• Flexible y escalable.• APIs ampliamente documentadas.• Alto Rendimiento y bajo consumo de recursos.• Gran capacidad de integración con otros sistemas.


Alfresco: Características generales


• Alfresco puede ser implementado en los siguientes SO:• Linux.• Unix.• Windows.• MacOS.

• El instalador de Alfresco puede ser autosuficiente e instala todos los módulos y componentesrequeridos por el sistema.

• Los requerimientos de recursos hardware, dependerán del uso previsto para la plataforma ysus servicios, sirviendo como referencia las siguientes configuraciones para Linux:

• Los requerimientos en un host Windows serían:


Alfresco. Requerimientos e implementación


Según Servicios Según tecnología


Alfresco: Arquitectura de la plataforma


Las funcionalidades de Alfresco están presentes en sus dos versiones por igual, sin limitaciones ni restricciones. Las diferencias entre ambas son:


Alfresco: Community vs Enterprise


• Consultoría sobre gestión documental.

• Desarrollo de soluciones de gestión documental.

• Instalación de plataformas de gestión documental.

• Soporte y mantenimiento de plataformas instaladas.

• Capacitación e inducción en gestión documental, administración de plataformas de gestióndocumental, desarrollo y personalización de herramientas de gestión documental.


Offering de servicios


• Servicio Civil. Intranet y biblioteca de documentos basada en Alfresco.

• Servicio de evaluación ambiental. E-Kardex

• Fundación Imagen de Chile. Gestión documental para documentos administrativos y repositorio deobjetos audiovisuales.

• Isapre Colmena. Digitalización y disponibilización de licencia médicas.

• DGAC. Digitalización y migración del histórico físico y digital.

• Plataforma de talleres. Gestión de los documentos de siniestros.

• DAEM Vallenar. Digitalización del histórico en papel.

• SAFP. Inducción para la habilitación de un repositorio documental + migración del histórico.

• Principal. Sistema de publicación de información financiera y Sistema de pago de liquidaciones.

• UTA. Sistema de oficina de partes.


Casos reales de soluciones de gestión documental

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