1

Getting Started Reflex Beheerder

Alles wat u moet weten om Reflex te gebruiken

Inhoudsopgave Getting Started Reflex Beheerder ................................................................................................................. 1

Over Reflex ................................................................................................................................................ 3

Enkele kenmerken van Reflex ................................................................................................................... 3

Volledig webbased ................................................................................................................................ 3

Eenvoudig in gebruik ............................................................................................................................. 3

Over dit document .................................................................................................................................... 4

Handige begrippen om te weten............................................................................................................... 4

Standaard navigatie ................................................................................................................................... 5

Meertalige omschrijvingen ........................................................................................................................ 5

Wat u zult leren ......................................................................................................................................... 5

Inloggen ......................................................................................................................................................... 6

Openingstijden/Beschikbaarheid toevoegen ................................................................................................ 6

Via Objecten .............................................................................................................................................. 6

via Beschikbaarheid objecten .................................................................................................................... 8

via Beschikbaarheid kalender .................................................................................................................. 10

Sluitingsdagen (niet beschikbare dagen/tijden).......................................................................................... 11

Agenda ......................................................................................................................................................... 12

Dagagenda ............................................................................................................................................... 12

2

Snel Reserveren ....................................................................................................................................... 22

Reservering wijzigen ................................................................................................................................ 23

Reservering uitbreiden (via Agenda) ....................................................................................................... 30

Reservering uitbreiden (via snel reserveren) .......................................................................................... 32

Reservering annuleren ............................................................................................................................ 32

Periodeagenda ........................................................................................................................................ 33

Herhaalreserveringen .............................................................................................................................. 38

Contacten .................................................................................................................................................... 40

Mijn gegevens ......................................................................................................................................... 40

Contactpersonen ..................................................................................................................................... 41

Overzichten ................................................................................................................................................. 47

Start ......................................................................................................................................................... 47

Reserveringen .......................................................................................................................................... 48

Rapporten ................................................................................................................................................ 49

3

Over Reflex

Samen met onze relaties zijn wij er in geslaagd een reserveringssysteem te ontwikkelen dat zeer veel functionaliteit biedt en toch heel eenvoudig is in gebruik.

Enkele kenmerken van Reflex

Volledig webbased

Uw administratie is direct klaar voor gebruik, er is geen installatie nodig. Reflex is volledig webbased. U hebt geen last van systeembeheer, back-ups en onderhoud. Het enige dat u nodig heeft is een internetverbinding.

Eenvoudig in gebruik

Ondanks de uitgebreide functionaliteit is Reflex erg gebruikersvriendelijk. Als u kunt werken met Word en Excel is Reflex geen probleem. . Voor meer Informatie: Online Helpdesk (Elementool): http://www.elementool.com/, Account: Reflex Reflex Handleidingen: www.reflexappointment.nl/help Reflex Service desk: +31 345 612 189

4

Over dit document

Dit document is bedoeld voor de Beheerder van Reflex die dagelijkse werkzaamheden in Reflex verricht, zoals het maken en wijzigen van reserveringen. Voor Applicatiebeheerder verwijzen wij u graag naar Getting Started Reflex Applicatiebeheerder en als u ook wilt dat uw klanten via uw site werken ook naar Getting Started Publieke Boekingsmodule.

Handige begrippen om te weten

Object Een reserveerbare entiteit zoals een gebouw, zaal, persoon etc.

Contacten

Een algemene voorstelling van personen die gebruik maakt van Reflex. Contact(Interne afnemer) Publiek (Externe afnemer) en Gebruiker (Medewerker?)

Openingstijd Geeft aan wanneer het Object in principe beschikbaar is om te reserveren.

Sluitingsperiode

Geeft aan wanneer alle Objecten gesloten zijn. Bijv. Kerst, Oud en Nieuw, Pasen etc. Reserveerentiteit

Geeft aan welke tijdseenheden gehuurd kunnen worden. Bijv. 15 minuten, 30 minuten of 45 minuten.

Activiteit Een aanduiding van de reden waarvoor een Object gereserveerd kan worden bijvoorbeeld Intake, Vergadering, Training, Demo etc. De activiteit is het antwoord op de vraag “Wat ga je doen?”

Eigenschap Een kenmerk dat je aan een Object kan toekennen zodat men bij het zoeken naar een geschikt Object gebruik kan maken van filters. Bijv. Groot, Klein, Binnen, Buiten etc. Alle zoek filters die een object aan voldoet zijn eigenschappen.

Extra Additionele diensten die bij het reserveren van een Object aangeboden kunnen worden. Bijv. Koffie, Thee, Lunch etc.

5

Standaard navigatie

De functionaliteiten van Reflex zijn opgedeeld in Categorieën

Overzichten

Agenda

Contacten

Configuratie Iedere categorie heeft een of meer groepen die weer onderverdeeld zijn in onderwerpen. Via een Microsoft Outlookachtige menustructuur vindt u linksonder altijd de categorieën en afhankelijk van de gekozen categorie vindt u linksboven steeds de relevante groepen en onderwerpen. Standaard functionaliteit Voor vrijwel ieder onderdeel van Reflex wordt de mogelijkheid geboden om een onderdeel toe te voegen (Nieuw), onderdelen te bewerken (Bewerk) en onderdelen te verwijderen (Verwijder). Bij het beheren van onderdelen biedt Reflex steeds de mogelijkheid om wijzigingen tussentijds op te slaan en door te gaan met hetzelfde onderdeel(Opslaan) of wijzigingen op te slaan en met een ander onderwerp of andere functionaliteit verder te gaan (Opslaan en sluiten).

Meertalige omschrijvingen

Vrijwel ieder onderdeel van Reflex dat extern getoond kan worden, kan in meerdere talen beschreven worden. De dialogen die u gebruikt om een onderdeel toe te voegen of bewerken hebben een tabblad genaamd Beschrijvingen waarin u het onderdeel in meerdere talen kunt beschrijven.

Wat u zult leren

In deze handleiding leren wij u de volgende zaken:

Inloggen

Reserveringen maken, wijzigen, annuleren

Rapporten draaien

6

Inloggen Start u Internet browser en typ in: cloud.reflexappointment.nl Uw login bestaat standaard uit Domein.Gebruikersnaam en een wachtwoord. U ziet het volgende inlogscherm:

Type uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en klik op Inloggen. De Start scherm met algemene reserveringsinformatie wordt getoond. De reserveringen voor vandaag wordt bij default getoond. Indien je alle reserveringen wilt inzien (heden en verleden) gebruik hiervoor de Reserveringen scherm OF klik op “Toon laatste transacties”. Indien een reservering is voorzien van commentaar in het veld Extra informatie, verschijnt er een gloeilamp bij de betreffende regel.

Openingstijden/Beschikbaarheid toevoegen

Via Objecten

Seleteer het Object (persoon/zaal/etc) waarvoor er beschikbaarheid opgevoerd moeten worden vanuit

het Objecten scherm. Selecteer de object en klik op “Bewerk”.

7

Klik op de tabblad “Openingstijden”.

NB: de Periodefilter laat alleen openingstijden zien die in het Zoek periode vallen (ingesteld in de

Configuratie/Algemene instellingen). Indien je denk dat er alreeds tijden is ingevuld, klik deze vinkje uit

om alle openingstijden (ook het verleden) te zien.

Als er nog geen openingstijden is ingevoerd, klik op de knop “Nieuw” om een openingstijd toe te

voegen.

8

Stap 1: Vul in de periode(start en einddatum) in – dat kan zijn voor een dag, maand of jaar waarvoor jij

beschikbaarheid wilt opvoeren.

Stap 2: geef aan de tijden en de dagen wat beschikbaar is in die periode

Stap 3: vink aan voor welke activiteiten (afspraaksoorten) er beschikbaarheid zijn

Klik op Opslaan en sluiten.

Mocht je bijvoorbeeld maandag, woensdag, vrijdag beschikbaar zijn van 9:00 -12:00 en op dinsdag van

10:00 – 13:00, maak meerdere openingstijden regels aan. Klik voor iedere aparte

tijdsblok/activiteit/dagen weer op “Nieuw” en maak een nieuwe regel aan.

Indien de bestaande openingstijden aangepast moeten worden, selecteer de betreffende regel en klik op

Bewerk. Verander de waardes en slaan op.

via Beschikbaarheid objecten

In het Objectconfiguratie menu is een nieuwe scherm toegevoegd: Beschikbaarheid objecten

9

In deze scherm is het mogelijk om “visueel” openingstijden toe te voegen voor 1 object.

Welke openingstijden als zijn aangemaakt, is ook te zien (de groene blokjes).

Er wordt altijd een complete dag getoond (24 uur) en een vaste periode (2 weken). Middels een scrollbar

(bovenkant grid) kan je eenvoudig getoonde tijd verschuiven, standaard staat deze ingesteld op het

midden van de dag.

Selecteer eerst het begindatum van de periode die jij wilt invoeren en klik op Zoeken. De 2 weken vanaf

dat datum wordt getoond.

Je vult de tijden één voor één in, door vakjes aan te klikken of je muis over meerdere vlakjes te slepen

(wanneer de muisknop is ingedrukt).

Na het maken van een selectie zie je de details in een popup, hier kan je de gegevens desgewenst nog

wijzigen. Je "favoriete" activiteiten staan voorgeselecteerd.

Wanneer je op bestaande openingstijd klikt (aangegeven in het groen) open eveneens een popup, met

daarin de details. Naast het aanbrengen van wijzigen is het ook mogelijk om de tijd te verwijderen.

10

via Beschikbaarheid kalender

De Beschikbaarheid scherm toont per object, per maand de beschikbaarheid. Zowel openingstijden als

gesloten/sluitingsdagen worden getoond.

De beschikbaarheid wordt per activiteit gegroepeerd met een kleur. Rood is gesloten.

Om een nieuwe openingstijd toe te voegen, gaat u met de cursor/muis op een leeg blokje staan.

Het blokje wordt nu geel. Klik op het blokje.

11

Een invul scherm voor openingstijden en sluitingsdagen wordt getoond.

Door bij Sluitingsperiode “Ja” aan te vinken, wordt een sluitingsdag aangemaakt.

Anders wordt een openingstijd aangemaakt.

Vul de gegevens in en sla op. De nieuwe openings- of sluitingstijd wordt nu ook in het Beschikbaarheid

scherm getoond.

Sluitingsdagen (niet beschikbare dagen/tijden) Specifieke sluitingsdagen die voor dat object gelden, kan toegevoegd worden aan een object (klik op

Nieuw).

12

Agenda Klik op de Agenda menu button links onder in het scherm.

Snel reserveren, Dagagenda, Periode Agenda en Herhaalreserveringen menus wordt getoond.

Klik op Dag Agenda.

Dagagenda

De agenda scherm heeft een aantal zoek en filter opties waarmee het juiste object, datum en tijd

gevonden kunnen worden voor het maken van een reservering.

Filter opties:

Datum – selecteert de betreffende datum waarop de reservering gemaakt moeten worden

Reserveerentiteit – bepaald de blokgrootte waarin de agenda gaan vertonen (bijvoorbeeld blokken van

’n halfuur of uur, etc.)

Activiteit – de activiteit waarvoor de reservering gemaakt worden, bijvoorbeeld een type behandeling,

een vergadering, etc.

Object – het specifieke object om te reserveren kan gekozen worden of door het op Alle te laten wordt

de beschikbaarheid van alle objecten getoond

Eigenschap(pen) - alle aangemaakte eigenschappen (filter opties) wordt getoond. Bijvoorbeeld in

bovenstaand scherm is een eigenschap bijvoorbeeld Aantal personen waarop gezocht kunnen worden.

Zoek opties:

Zoeken button – er wordt gezocht naar de opgegeven filter opties

Snel Zoeken button – bij Snel zoeken moet een specifieke Activiteit gekozen zijn. Snel Zoeken gaan

zoeken naar de volgende mogelijke beschikbare tijd(en) voor die Activiteit. Bij een volle Agenda en

meerdere activiteiten is deze een handige optie om de juiste tijd en object te vinden waar die Activiteit

geboekt kunnen worden.

Als de tijd die gevonden is niet voldoet (bijvoorbeeld die dag en tijd schikt de klant niet) kan er met de

button volgende (naast Snel Zoeken) naar de volgende beschikbare dag en tijd gegaan worden voor die

13

activiteit.

Klik op de blok(ken) dat men wil reserveren:

Een scherm met de selecties verschijnt rechts onder op het scherm.

14

Wanneer meerdere objecten geselecteerd is, verschijnt er meerdere regels in de Selectie scherm.

Per regel kan de gemaakte selectie ongedaan gemaakt worden door op de in iedere regel te

klikken.

Wanneer de button bovenaan in het selectie scherm geklik worden, vervalt alle gekozen objecten.

Contactpersoon zoeken/aanmaken en reservering vastleggen

Door op de Opslaan button te klikken in de Selectie scherm kan de reservering vastgelegd worden.

15

Een nieuw scherm verschijnt waar de contactpersoon gezocht kunnen worden (indien die al bestaat in

de klantenlijst) of een nieuwe contactpersoon aangemaakt kunnen worden.

Klik op Kies Contact – bovenaan in het scherm. Zoek naar een contactpersoon deur een aantal letters van

zijn Voornaam, Achternaam of email adres in te typen. Klik op de Zoeken button.

Een lijst van contactpersonen met soortgelijke namen verschijnen. Selecteer de juiste uit de lijst door er

16

op te klikken.

Als de contactpersoon nog niet in het systeem bestaat, klik op de knop Nieuw. Een wizard verschijnt

waar de contactpersoon aangemaakt kunnen worden. Doorloop alle schermen en vul de contactpersoon

17

zijn details in:

18

19

Vul vervolgens (indien gewenst) de Extra informatie en Opmerking veld in.

20

Extra informatie veld: Hierin kan aangegeven worden om wat voor type reservering het gaat. Of

bijvoorbeeld de naam van de vergadering/afspraak. De informatie wat in Extra informatie wordt ingevuld

verschijnt op de Agenda (in een tooltip als er over de reservering "gehangen" worden).

Ook kan de extra informatie in het email, bevestiging en rapportages vertoond worden.

De Opmerking veld wordt geopend door op "Stel in" te klikken.

De opmerking kan in het email, bevestiging en rapportages vertoond worden.

Tabblad Extras:

Als er Extra's gedefinieerd staat bij het Object, kan dat aan de reservering worden toegevoegd.

Extra's zijn bijvoorbeeld om koffie of thee te bestellen bij de gereserveerde vergaderzaal. Selecteer de

juiste Extra uit het lijst en voeg daar de hoeveelheid toe.

De tonen van extra’s is nu in 3 varianten mogelijk. De default view is zoals het nu huidiglijk eruit ziet –

zalen/objecten links in beeld en extra’s rechts boven naast elkaar.

Door te klikken op de icoon, verander de beeld.

In view 2 staat de extra’s links en de zalen/objecten rechts bovenaan naast elkaar.

21

Door nog een keer te klikken op komt view 3 in beeld, namelijk dat de extra’s in een lijst

formaat wordt getoond. Per extra is te zien voor welke zalen/objecten het is geboekt:

Klik op Opslaan en Sluiten om de reservering vast te leggen en de reservering in de Agenda te vertoon.

Aan de reservering wordt een nummer toegekend. Hiermee kan achteraf snel de reservering opgezocht

worden. Hang met de muis over de gemaakte reservering – het reserveringnummer en andere details

wordt in een tooltip getoond.

22

Snel Reserveren

Snel reserveren is een verkorte manier van reserveringen maken. Door te kiezen voor de juiste activiteit,

datum en tijd, wordt de beschikbaarheid in een maand kalender getoond.

Veldnamen kunnen herbenoemd worden – bijvoorbeeld Activiteit kan Afspraaksoort heten. Deze

verandering in veldnamen kan gedaan worden via de Publieke module instellingen, “Wijzig veldnamen”.

Hetzelfde “vertaling” per veldnaam wordt gebruikt voor zowel de Publiek module als de Snel reserveren

scherm.

23

Reservering wijzigen

Zoek de reservering op via de Agenda en dubbel klik op het Agenda blokje

OF typ het reserveringsnummer in – links op in het menu.

OF zoek een reservering op via de Start of Reserveringen scherm en dubbel klik.

Om de Status van een reserveringsregel aan te passen (van bijvoorbeeld In behandeling naar

Goedgekeurd, of van Goedgekeurd naar Geannuleerd) klik op het Status wijzigen button.

Selecteer een van de opvolgende statussen en klik op de Opslaan button eronder.

24

Om de inhoud (datum, tijd, object, etc) van een reserveringsregel aan te passen, selecteer eerst de

betreffende regel (bij 1 regel is het standaard al aangevinkt) en klik op “Reservering wijzigen”.

OF dubbelklik de regel

OF klik op het “pen-en-boekje” plaatje naast de datum.

De details van het reservering wordt geopend in het gedeelte onder de reserveringsregel.

Past (naar wens) de activiteit, duur, datum en object van de reservering aan en klik op “Opslaan” boven

in het scherm.

25

Wijzigen kan op een aantal manieren.

1) aanpassen van de Duur – of lengte van de reservering

2) aanpassing van de Datum – selecteer op het kalender of uit een lijst de datum

3) Selecteer de begintijd uit het lijst OF selecteer rechts op de tijdsbalk een begintijd

4) Wanneer er gewijzigd worden met “Behoud object” wordt alleen gezocht naar beschikbaarheid van

dat object wat vastgelegd is. Als dat niet uitmaak welke object vastgelegd worden (bijvoorbeeld Zaal1 is

net zo goed als Zaal2) dan kan Behoud object uitgevinkt worden en wordt naar alle beschikbare objecten

in die tijd gezocht.

Wanneer een tijd gekozen worden wat niet beschikbaar is, verschijnt er een melding.

De reserveringsregel opent naar beneden en kan aangepast worden.

Opslaan gaat via de hoofd Opslaan buttons aan het bovenkant van de scherm. Om een aanpassing niet

door te voeren, klik weereens op de kladblok-met-pen plaatje.

Extra informatie en Opmerking wijzigen:

Klik op het in de reserveringsregel. De Extra informatie en Opmerking velden wordt getoond en kan

aangepast worden. Verander de velden en klik op Stel in om het aan te pas. Of klik op Annuleer om het

zo te laten.

26

Extras/Catering:

Extras (denk aan koffie/thee/etc.) kan aangepast worden op de Extras tabblad.

De tonen van extra’s is in 3 varianten mogelijk. De default view is zalen/objecten links in beeld en extra’s

rechts boven naast elkaar.

Door te klikken op de icoon, verander de beeld.

In view 2 staat de extra’s links en de zalen/objecten rechts bovenaan naast elkaar.

27

Door nog een keer te klikken op komt view 3 in beeld, namelijk dat de extra’s in een lijst

formaat wordt getoond. Per extra is te zien voor welke zalen/objecten het is geboekt:

Door te klikken op het + kan een specfieke aantal per keer per zaal ingesteld worden.

Samenvatting:

De Samenvatting pagina geeft details over de reservering. Wie het aangemaakt heeft, gewijzigd heeft en

28

de datums en tijden.

De details van het Contactpersoon waarvoor de reservering is gemaakt kan ook nagekeken worden.

Klik op de Contact naam. Een scherm met Contact details wordt vertoond. Het contact gegevens kan hier

aangepast worden.

29

Klik op om de contactpersoon zijn gemaakte reserveringen te lijst.

NB: Deze lijst wordt niet in een pop-up vertoond, maar op het hoofdscherm. Doet de bovenliggende

pop-up schermen dus dicht.

30

Reservering uitbreiden (via Agenda)

Om een reservering uit te breiden, klik op Reservering uitbreiden. Hier is de 2 keuzes onder elkaar

zichtbaar. Selecteer de juiste regel en klik op Reservering uitbreiden (via agenda).

31

Je krijgt het bericht dat de reservering uitgebreid kunnen worden, de bestaande wijzigen scherm wordt

gesloten en de Dagagenda wordt weer getoond. Let op dat er Dagagenda(wijzigen) nu in staat.

Selecteer de nieuwe selectie die bij het bestaande reservering opgeslagen moeten worden. Dat kan voor

een ander tijd, een ander object of ander datum, etc. zijn.

Klik als laatste op reservering opslaan en sluiten. Dit nieuwe selectie wordt als extra regel bij de

bestaande reservering toegevoegd.

32

Reservering uitbreiden (via snel reserveren)

Reservering uitbreiden via snel reserveren is soortgelijk aan Reservering uitbreiden. Hier krijgt je alleen

de snel reserveren scherm te zien en geen Dagagenda. Selecteer de juiste opties en klik op Opslaan.

De gemaakte selectie wordt als extra regel toegevoegd aan een bestaande reserveringsnummer.

Reservering annuleren

Zoek de reservering op via Dagagenda/Start scherm/Reserveringen scherm

33

Selecteer de regel uit het reservering die geannuleerd moeten worden.

1. Klik op “Status wijzigen”

2. Selecteer de Geanulleerde status

3. Klik op Opslaan.

De reservering wordt niet meer in het Agenda getoond. Via de Reserveringen scherm is het nog wel

mogelijk om reserveringen met status Geannuleerd op te zoeken.

Periodeagenda

34

De Periodeagenda scherm is vergelijkbaar met de Dagagenda scherm, behalve dat er ook een einddatum

(Tot) en Frequentie opgegeven kunnen worden.

Zoeken knop – zoek naar de beschikbaarheid voor de opgegeven object. Als “alle” objecten is

aangegeven wordt naar het eerst beschikbare object gezocht. Na zoeken word de objectnaam in de lijst

getoond waarvoor de beschikbaarheid getoond worden.

Zoek op tijd – zoekt naar de specifieke tijd en welke object dan beschikbaar is. Links op het scherm (in de

agenda) wordt getoond welke object zijn beschikbaarheid getoond worden.

35

Zoek op tijd voor een specifiek object vertoon in de agenda wat beschikbaar is in die tijd voor dat object.

Indien dat object niet beschikbaar is, wordt een alternatief getoond – zien regel 1 beneden.

36

Om een aantal regels/dagen gelijktijdig te selecteren, klik op het uur of uren (bijvoorbeeld, op 10:00 om

1hr voor een aantal dagen te selecteren). Rechts in beeld verschijnt de selectie scherm. Het vastleggen

van gegevens gaat op hetzelfde manier als bij DagAgenda.

37

Met de knop kan in 1 keer voor alle regels van de blokreservering hetzelfde Extra

informatie en Opmerking ingesteld worden. Vul de velden in en klik op Stel in. Voor de reservering moet

nog een contactpersoon gekozen worden en vervolgens opgeslagen worden.

38

Herhaalreserveringen

De frequentie lijst wordt opgebouwd aan de hand van de gekozen Periode datum (start datum voor

herhaal reservering)

39

Een object dient ook gekozen te worden, anders wordt het eerste in het lijst gebruikt om mee te zoeken.

De beschikbare en niet beschikbare tijden wordt getoond in een ingeklapte lijst. Met de plus (+) kan de

lijst geopend worden.

De datums die niet geboekt moeten worden, kan uitgevinkt worden.

Als er alternatieven zijn wordt het in de lijst getoond. Selecteer een alternatief (indien gewenst) en stel

dat in in plaats van de gekozen object.

Als laatste moet het reservering opgeslagen worden. De reserveringsregels wordt dan getoond in het

bekende reservering opslaan scherm.

40

Contacten Contacten zijn de contactpersonen voor wie de reservering in Reflex vastgelegd worden.

Een gebruiker is degene die ingelogd hebben in Reflex Admin – om reserveringen te wijzigen, etc.

Mijn gegevens

Gebruikers gegevens (de ingelogde gebruiker op dat moment aan de Admin kant) kan ook aangepast

worden via Contacten. Zien menu optie Mijn gegevens.

Eigen login gegevens en details kunnen via dit scherm aangepast worden.

41

Contactpersonen kunnen via de Contacten scherm aangemaakt en onderhouden worden. Klik

links in het menu op Contacten.

Contacten kunnen in Groepen opgedeeld worden. Klik op Nieuwe groep om een klantgroep aan te

maken. Vul de gegevens in en klik op Opslaan en Sluiten. De nieuwe groep wordt in het scherm vertoond

met een + teken vooraan. Door op de + te klikken wordt de inhoud (personen) van de groep vertoond.

Om een nieuw Contactpersoon aan te maken, selecteer eerst de juiste groep en klik op Nieuw contact.

Een aantal in te vullen schermen (‘n wizard) wordt vertoond. Stapsgewijs wordt alle gegevens van die

contactpersoon dan ingevuld.

Velden die verplicht ingevuld moeten worden, wordt met een rood kader aangegeven.

Met Volgende wordt naar het volgende invul scherm gegaan.

42

43

Waar meerdere adressen mogelijk is, kan met Herhaal stap nog een ander type adres ingevuld worden.

Dat geld ook voor bijvoorbeeld telefoonnummers.

44

De contactpersoon is aangemaakt en verschijnt in de lijst onder de betreffende groep.

45

Een bestaande contactpersoon kan gezocht worden door bij Zoekcriteria een gedeelte van de naam of

email adres in te vullen en op Zoeken te klikken.

Die contactpersoon of personen wordt in dan in het scherm getoond –ook wordt getoond in welke

Groep ze zitten. De contactpersoon gegevens kan gewijzigd worden door er op te dubbelklikken.

46

Via verschillende tabbladen kan de gegevens aangepast worden.

Via Bekijk reserveringen wordt de klant zijn bestaande reserveringen getoond in een lijst.

47

Overzichten Klik linksonder op Overzichten en linksboven ziet u een menu van de Reflex Overzichten. Overzichten bestaan uit 3 schermen: Transactiehistorie (Start scherm), Reserveringen en Rapporten.

Start

De Start scherm met algemene reserveringsinformatie wordt getoond. De reserveringen voor vandaag wordt bij default getoond. Indien je alle reserveringen wilt inzien (heden en verleden) gebruik hiervoor de Reserveringen scherm OF klik op “Toon laatste transacties”. Indien een reservering is voorzien van commentaar in het veld Extra informatie, verschijnt er een gloeilamp bij de betreffende regel.

Reserveringen kunnen bewerkt worden vanuit de Start scherm. Dubbel klik op de betreffende regel.

48

Reserveringen

Reserveringen voor een periode, ’n contactpersoon en/of object kunnen via dit scherm opgezocht

worden. Door een regel te dubbelklik, wordt de reserveringsdetails geopend.

49

Rapporten

Klik linksboven op Rapporten en Reflex een scherm met bestaande rapporten.

Een aantal standaard rapportages wordt met Reflex geleverd, zoals: Contactlijst beheerders – vertoon welke gebruiker van Reflex aan welke object(en) gekoppeld is Dagoverzicht – een rapportage voor de Catering/Bodes. Hiermee kan de reserveringen van ’n dag getoond worden met de bijbehorende extra’s (bijvoorbeeld koffie/thee, etc.) Objectrooster (meerdere varianten) – de objectrooster vertoond welke objecten gereserveerd zijn, wanneer en door wie. De extra’s kan erbij vertoond worden (hangt af van welke variant gekozen is). Rooster per contact – deze rapportage vertoond welke contacten wat, wanneer heeft gereserveerd.

50

Rapportages worden gedraaid door er op te dubbelklikken. Een soortgelijk scherm met filter opties wordt getoond. Wanneer de filter opties zijn ingevuld, klik op een van de exporteer mogelijkheid om het rapport in het gewenste formaat te tonen: PDF, Excel, Word of CSV.

3 nieuwe rapporten zijn toegevoegd:

Bezettingsgraad per object

Stap 1: Selecteer de Activiteit waarvoor een Bezettingsgraad gedraaid moeten worden.

Stap 2: Selecteer de Object of objectengroep. Indien “Alle” geselecteerd is, wordt alleen objecten

getoond van type Activiteit die geselecteerd is.

NB: Activiteit “Alle” en Object “Alle” geeft waarschijnlijk geen goede Bezettingsgraad. Een object kan

namelijk meerdere Activiteiten bevat.

Stap 3: Selecteer de juiste periode.

Stap 4: Selecteer een van de formaten om het rapport in te openen.

51

Voorbeeld van PDF rapportage:

NB2: De bezetting word per object getoond. Er worden geen bezetting (optel som) van een objectgroep

of activiteit gedaan. Indien totalen gewenst is, selecteer de Excel optie om een optelling (handmatig) te

kunnen doen.

Adresgegevens

Stap 1: Selecteer de contactgroep en/of persoon uit de lijst met contacten.

Stap 2: Selecteer de type adresgegevens die opgehaald moeten worden uit de lijst.

NB: bij “Alle” wordt meerdere keren hetzelfde contactpersoon vertoond met per regel de type

contactgegevens.

Stap 3: Selecteer export optie Excel. Een Excel bestand wordt geopend met alle gegevens. Zien regel 1

voor de veldnamen.

Contactgegevens

52

Stap 1: Selecteer de contactgroep en/of persoon uit de lijst met contacten.

Stap 2: Selecteer export optie Excel. Een Excel bestand wordt geopend met alle gegevens. Zien regel 1

voor de veldnamen.