global trends in the design and implementation of financial management information systems -...

Conferencia de invierno del ICGFM

Tendencias globales en el diseño y la implementación de Sistemas de Información de Gestión Financiera

Cem Dener

5 al 7 de diciembre de 2011Washington, DC

Contenidos

• Terminología relacionada con los Sistemas de Información de

Gestión Financiera (FMIS, por sus siglas en inglés)

• Estudio de los FMIS: 25 años de experiencia del Banco Mundial

en lo que funciona y lo que no funciona

Conclusiones clave del estudio y prerrequisitos para los

FMIS

Metodología sugerida para el diseño y la implementación

de los FMIS

• Estado actual de los proyectos del Tesoro/FMIS (T/F)

• Tendencias en los proyectos de FMIS

Transición hacia soluciones integradas de FMIS

Integración de los sistemas presupuestarios y del tesoro

Ampliación de la capacidad de los FMIS para unidades de

gastos (portales web)

Mejora de la transparencia: divulgación de información en

la Web

• Comunidad de práctica de los FMIS

Diciembre de 2011 2Tendencias en el diseño y la implementación de los FMIS


B

O

O

T

¿Qué son los FMIS?

Gestión de activos/invent.

Adquisición/Compras

Gestión de autoriz. de

presup.

Entrega de fondos

Gestión de pagos y cobros

EfectivoGestión

Gestión de deudas y ayuda

Informes fiscales y revisión del presup.

Auditoría y evaluación

Preparación de presup.

Desarrollo y rev. de políticas

Cálc. de nóminaGestión de RH

Portal webPublicar/vigilar

Inversiones públicas

Impuestos y aduana

FMIS: F = B + T (+ O)

Sistema central del Tesoro

(Ejecución del presupuesto)

Libro mayorContabilidad

Operaciones

diarias



Contenidos






FMIS


de los FMIS








la Web



Estudio de los FMIS

Sistemas de Información

de Gestión Financiera

25 años de experiencia del Banco Mundial en lo que

funciona y lo que no

Abril de 2011

Objetivo

Junto con el desarrollo de una nueva base de

datos de FMIS del Banco Mundial en 2010,

este estudio del Banco Mundial busca

identificar tendencias en el diseño y la

implementación de soluciones de FMIS en

proyectos financiados por dicha entidad (1984-

2010) y compartir los logros, desafíos y

lecciones observadas/informadas aprendidas

junto a las partes interesadas.

Base de datos de FMIS (2011)


Proyectos del Tesoro/FMIS (T/F) financiados por el Banco Mundial

(1984-2011)

Base de datos de FMIS


59 proyectos T/F completados a noviembre de

2011

32 activosProyectos del

T/FProm. proy.

impl. 6,8 años

53 de 59 proy. completados (90 %) dieron como

resultado soluciones

operativas de T/F

Proyectos del Tesoro/FMIS financiados por el BM (1986-2011)

Cant

. acu

mul

ativa

de

proy

ecto

s de

FM

IS

Iniciados Aprobados Completados En progr. Año

Conclusiones clave del estudio de los FMIS

La participación política y la propiedad de las cosas del prestatario.

El éxito depende de una adecuada preparación.

Las prioridades de los FMIS y la secuenciación deberían abordarse cuidadosamente.

Es fundamental enfocarse en el desarrollo de capacidad institucional desde el inicio del proceso.

La implementación de FMIS es lo suficientemente compleja como para merecer un proyecto exclusivo.

El tipo de solución de FMIS influye en la implementación.

Es importante la presencia de un experto en TIC en el equipo del Banco Mundial.

La cantidad total y la complejidad de los paquetes de adquisición influyen sobre la duración de un proyecto.

Los proyectos de FMIS realizan desembolsos tardíos debido a los grandes contratos de TIC que se completan en etapas posteriores.

Se deben identificar claramente los riesgos relacionados con las TIC durante la preparación del proyecto.

Conclusiones clave


Prerrequisitos de los FMIS

Prerrequisitos para las soluciones de TIC de los FMIS

Aspectos funcionales

•Mejora de la clasificación presupuestaria (segmentos clave para clasificaciones organizacionales, funcionales, económicas y de fuentes de financiamiento, códigos de programas/proyectos/actividades)

•Desarrollo de un plan contable unificado, integrado con la clasificación (económica) del presupuesto

•Mejora de las operaciones de las Cuentas Únicas del Tesoro (TSA, por sus siglas en inglés) (avanzando hacia TSA centralizadas)

•Desarrollo de mecanismos de vigilancia y control de los compromisos

•Establecimiento de funciones de gestión de efectivo

Aspectos técnicos

•Establecimiento de una red de comunicación nacional segura

•Preparación de centros de sistemas/información

Recursos humanos

•Presencia de un equipo central de especialistas en TIC dentro de organizaciones de GFP


Metodol. de desarrollo de FMIS Años > 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• Asesoramiento para reformas de la GFP

• Eval. de habilidades y rec. de TIC existentes

1. Identif. de necesidades de reforma de la GFP del gob. (¿Qué? ¿Por qué?)

• Evaluación de las cap. y prácticas de GFP

• Asist. en el desarrollo de cap. para la GFP

• Especificaciones técnicas [ docs ICB ]

• Desarrollo de una Estrat. de TIC/Gob. Electr.• Diseño del sistema

2. Desarrollo de soluciones personalizadas (¿Cómo? ¿Dónde? ¿Cuándo?)

• Desarrollo de una Estrat. de reforma de la GFP

• Diseño conceptual

3. Fortalecimiento de la cap. e implement. de proyectos (¿Quién?) • Grupo Gestión de Proy. (PMG) y

Unidad de Impl. de Proy. (PIU)

• Coordinación con otros donantes

Preparación

• Asistencia en la creación de cap.técnica• Coordinación con otras iniciativas de gob. electrónico

• Adquisición de soluciones de TIC [ ICB ]• Implementación de FMIS:

• Vigilancia y evaluación

• Creación de capacidad y gestión del cambio

Garantía

• Establecimiento de una red nacional

Implementación

Los FMIS tienen éxito

Aprobación

VueloSolo

Apoyo ymantenimien

toPostgaran

tía

A pesar de los avances en la tecnología, el

diseño y la implementación de FMIS

pueden llevar como mínimo 6 a 7 años.

Imágenes: jscreationzs / FreeDigitalPhotos.net

Metodología sugerida




Contenidos• Terminología relacionada con los Sistemas de Información de





FMIS


de los FMIS








la Web


Cronología de los proyectos de FMIS - I


Estado del proyecto: C=Cerrado; A=Activo; P=En cartera Duración total en años Estado del Tesoro/FMIS: 1= Operacional; 2= Oper. (Piloto); 3=En progreso; 4=En cartera 0= No implementado

Proyectos de FMIS (1984-2010)


Software de aplicación de Tesoro/FMIS

SSA de FMIS en proyectos operac. (49/55) SSA de FMIS en proy. activos (32) SSA de FMIS en proy. op+activ. (81/87)

Soluciones de Software de Aplic. T/F (Op. + activ)

(*) SSA no diseñado/adquirido aún

Cant

. de

proy

ecto

s

Cant

. de

proy

ecto

s

Cant

. de

proy

ecto

s



Duración

El éxito depende de una adecuada preparación...

Duración total proyectos completadosPeríodo de extensión proyectos completados

Duración preparac. en proyec. compl.+activ.

Dur

ació

n (a

ños)

Dur

ació

n (m

eses

)

Ext.

pro

ye (a

ños)

Cant. de proyectos

Cant. de proyectosCant. de proyectos



Costo total de las Soluciones de TIC en los proyectos del Tesoro/FMIS

Costo TIC de FMIS ($m) comp. Con Usuarios: Evolución I

Costo TIC de FMIS ($m) comp. Con Usuarios: Evolución II

Cost

o TI

C de

FM

IS ($

m)

Cost

o TI

C de

FM

IS ($

m)



Costo por usuario de TIC de FMIS para COTS y LDSWDurante la preparación de los proyectos,

se debe realizar cuidadosamente una estimación del costo de las soluciones de TIC de FMIS en función de:

una evaluación detallada de los "parámetros de diseño" clave (usuarios, nodos, puntos de referencia del rendimiento de los servidores, conectividad de red, etc.) y

"requisitos del sistema" básicos (funcionalidad del software de aplicación de FMIS, estimaciones de volumen de trabajo, almacenamiento de información y necesidades de procesamiento de las transacciones, etc.).

Ante la ausencia de tales parámetros de diseño y requisitos de sistema, no es posible tener una estimación de costos realista durante la preparación del proyecto. Esto ha conducido a la aceptación de márgenes de error relativamente amplios para las soluciones de TIC de FMIS, lo que genera costos de TIC mucho más altos que las tasas de mercado como consecuencia de esta incertidumbre inicial.

Costo total de las Soluciones de TIC en los proyectos del Tesoro/FMIS

Costo TIC de FMIS/Usuarios comp. con usuarios

Cost

o TI

C de

FM

IS/U

suar

ios

($K/

usua

rios

)



Costo de los proyectos del Tesoro/FMIS

Costo de las soluciones de TIC de FMIS en porc. op. Costo real/estimado de los proy. completados

Costo (valor actual) de las soluciones TIC de FMIS op.

Cost

o de

las

TIC

de F

MIS

($m

)

Cost

o re

al/e

stim

ado

(%)

Cost

o ($

m) v

alor

act

ual

Cant. de proyectos

Cant. de proyectos Cant. de proyectos

Variaciones regionales


Proyectos de FMIS (1984-2010) - Observaciones Parece tener cuatro enfoques regionales de diseño e implementación de T/F

diferentes:

1. LAC : Comenzar centralmente, expandirse gradualmente; primero T, luego

F; principalmente LDSW

2. ECA : Nacional; primero T, luego F; COTS+LDSW híbrido; especialista de TIC

en TT

3. AFR, MNA : Principalmente para el gob. central; mayormente F; basado en

COTS

4. EAP, SAR : Nacional; mayormente T; basado en COTS

89% de T/F operacionales completados (29 completos + 19 piloto impl)

La Región de Bajo Costo (LCR) es la región con más experiencia en el diseño y

la implementación de FMIS

Diseño e implementación de proyectos del Tesoro/FMIS: Enfoque regional



Contenidos






FMIS


de los FMIS








la Web


Transición hacia FMIS integrados

Tendencias:

• El proceso de automatización de la GFP comienza con un sistema central del Tesoro, en general

• Después de la operación exitosa de un sistema de Tesoro nacional durante varios años, el próximo paso natural es la integración de los sistemas presupuestarios y del tesoro

• P + T incluye las interfaces necesarias para el intercambio de información con sistemas externos de información de los ministerios correspondientes, el banco central (y los bancos privados), las agencias de recaudación de ingresos, las agencias de seguridad social, etc.

• Los otros (O) módulos/sistemas de GFP se desarrollan o se incluyen mediante interfases en estos sistemas centrales para crear una solución de FMIS integrada.

Posibles opciones para el desarrollo de FMIS integrados:

1. Ampliación gradual de los módulos de FMIS en torno a un Sistema del Tesoro central

2. Integración de sistemas de información de GFP existentes desarrollados internamente

3. Introducción de una escala completa de FMIS integrados

P + T (+ O) = FMIS


T TransaccionesP PlanesC ContratosC CuentasI InformesI InterfazTSA Cuenta Única del Tesoro

Unidades de Gastos

Oficinas locales de finanzas, autoridades

públicas, municipalidades, instituciones públicas

FMIS integrados

Ministerio de Finanzas

Continuidad comercial Ctr + Depósito de información

[ Ctr de inform. del Min. Fin. ]

Depart. de TI del Min. Fin.

I

I

IFondo de

Propiedad Estatal

Adquisiciones públicas

Internet e Intranet

FMISPortal web

Usuarios externos

Finan.

Informes

T, P

T, C

T,P,C,C

Depto Princ.de Admin. Pública

Auditoría Interna I P, I

Cálc. de nómina

Gestión activ./invent.

Ministerios y departamentos P, I

Auditoría Informes

Informes

Gestión de la deuda

Formulac. presup.

FMISCentro principal del

sistema[ Ctr de inform. del Tes.]

I Servicio al clienteT, P

IAdministración

impositivaT, P


• Pagos/cobros• Libro mayor• Compras/Compr.• Gestión

efectivo/fondos• Inf. Finan.

Pron. macroeconóm.

BD FMIS@ MSC

BD FMIS@ BCC

Instituto de estadísticasI P, IGestión RH/BD pers.

Banco Central TSA

Regional Depto. Tesoro

Div. de Distr. Tes.

I

Otras agencias/deptos

del gob.

T

Inf. financieros


Un modelo integrado de FMIS


¿Por qué? Los sistemas de Presupuesto (preparación) y Tesoro (ejecución) se

integran primero para:

• garantizar la gestión diaria eficaz de las operaciones presup./del tesoro

• mejorar la vigilancia del rendimiento presup. y la gestión del efectivo/compr.

• producir registros contables confiables e informes coherentes, oportunos

• mejorar la transparencia/rendición de cuentas (portales web para publicar result.)

¿Cómo? Los desafíos técnicos y operacionales de la integración de P + T se

pueden reducir:

• integrando las soluciones de software de aplicación y las bases de datos relacionadas

• operando un centro y una red de datos compartidos (servidores, red, servicios, etc.)

• armonizando la clasificación presup./plan contable para todos los niveles presup.

• garantizando acceso seguro a todas las instituciones presup. (niveles central y local) para la planificación, ejecución, vigilancia e informe

P + T = FMIS


FMIS integrados = colaboración + comunicación Cuando los FMIS y demás sistemas de información sobre GFP

comparten la misma base de datos central para registrar e informar todas las transacciones financieras diarias y ofrecen resultados consolidados confiables para apoyar las decisiones, la vigilancia del rendimiento y la publicación en la Web, pueden denominarse FMIS "integrados" (o IFMIS).

Los FMIS integrados deberían ser accesibles para todas las partes interesadas a fin de posibilitar una colaboración, coordinación y comunicación efectivas.

FMIS integrados


M. de Fin.

Ministerios correspondientes (centrales)

Unidades de gastos (nacionales)

FMIS integra

dos

Apoyo para las operaciones de las Unidades de gastos

Las Unidades de gastos (SU) generalmente cumplen las siguientes funciones de GFP, las cuales pueden respaldarse mediante soluciones centralizadas de FMIS basadas en la Web:

Preparación de presup. Ejecución del presupuesto Contabilidad y elab. de informes Gestión de activos/inventario HRMIS/nómina Adquisición Vigilancia del rendimiento Otras operaciones específicas por sector

Existen dos maneras comunes de apoyar las operaciones de las SU mediante una solución centralizada de FMIS basada en la Web: Acceso al portal web (conexión segura mediante Internet o una red

interna) Acceso directo (mediante una red interna segura) <<< costoso y

más difícil

Los portales web también pueden usarse para facilitar la comunicación entre las SU y los ministerios correspondientes/agencias a las cuales están subordinadas.

Ampliación de los FMIS


Modos de operación de los SU:• Manual• Soluciones de software

independientes• Aplicaciones específicas de los

ministerios• Conexión a FMIS centralizados

(generalmente mediante un portal web)

Terminales de usuarios

Centro de sistemas

Servidor de base de datos

Servidores de aplic.

Usuarios

Servidor web

MódulosFMIS

Po

rta

l w

eb

COTS personalizadas

LDSW

Interno/externo

FMIS

Módulos de software

desarrollados a nivel local

BD COTS Organizaciones de GFP

(Unidades de los Min. de Fin., Oficinas del Tesoro,

ministerios correspondientes)

Unidades de gastos, direcciones de finanzas

locales, autoridades públicas locales,

municipalidades, etc.

Acceso interno

Acceso externo

BD LDSW

LDSW: Software desarrollado a nivel local

COTS : Software comercial estándar

VPN

Internet

1 2 3

Interfaces

BD FMIS integrad

os



Solución de FMIS basada en la Web

¿Cómo ofrecer acceso seguro a las Unidades de gastos?

El portal web es la opción más popular para brindar a las Unidades de gastos acceso seguro y con una buena relación costo-beneficio, con adecuados controles internos:

controles generales de sistema (control financiero y contable, auditoría)

controles a nivel de transacciones (procesamiento adecuado, registro preciso y trazabilidad confiable de auditoría)

controles de acceso de usuario (autenticación de todos los usuarios mediante ID/contraseña, clave de ficha/seguridad u otros medios)

Los portales web generalmente se diseñan para brindar acceso libre a una cantidad ilimitada de usuarios de SU para operaciones de GFP (mayormente basadas en sistemas de gestión de contenidos de fuente abierta o aplicaciones similares).

En general, se puede definir la cantidad ilimitada de usuarios de FMIS con roles y responsabilidades específicas. Sin embargo, solo una cantidad específica de usuarios del sistema podrá usar simultáneamente (al mismo tiempo) el sistema de módulos de FMIS basados en la web. La cantidad total de usuarios simultáneos puede incrementarse ampliando la capacidad de los servidores centrales y las conexiones de red.

Ampliación de los FMIS


Uso eficaz de las TIC en proyectos de FMISAlgunos de los instrumentos que pueden usarse en proyectos de FMIS para mejorar la confiabilidad, la relación costo-beneficio y el aprovechamiento de los sistemas de información incluyen:

Uso de Sistemas de Pago Electrónico (EPS) para todos los pagos del gobierno

Beneficios de la firma digital/electrónica para todas las transacciones financieras

Gestión de registros electrónicos

Publicación mensual en la web de los resultados y el rendimiento de la ejecución del presupuesto (uso eficaz de los portales web)

Concentración en la interoperabilidad y la reutilización de los sistemas de información

Desarrollo de FMIS y gestión de proyectos basada en los estándares de la industria

Uso de Software de Fuente Abierta Free/Libre (FLOSS) en aplicaciones de GFP

Tendencias en las TIC de los FMIS


Divulgación de información


Publicación de resultados de los Sistemas del Tesoro/FMIS

Cerca del 75% de los países (42 de 53) incluidos en la base de datos de los FMIS publican regularmente en la Web los resultados de la ejecución del presupuesto. 32 de 42 resultados publicados están disponibles en inglés también.

De los 42 resultados publicados, 39 informes web son estáticos (presentación de resultados mediante archivos producidos a partir de la BD).

Solo 3 sitios web ofrecen vínculos dinámicos a la BD para que los usuarios realicen consultas interactivas.

La mayoría de los resultados se publican como planes presupuestarios consolidados en comparación con la realidad. Los detalles de los gastos y las actualizaciones mensuales dinámicas de las BD de los FMIS no están visibles aún.

Se preparará un sitio web que presente el estado de la divulgación de información basado en las bases de datos del Tesoro/FMIS, el cual se actualizará regularmente para compartir las tendencias.

Conclusiones


Conclusiones Los FMIS son un sistema complejo, que evoluciona

constantemente y se amplía paralelamente a los cambios en las necesidades de GFP y los avances en la tecnología. El liderazgo, la colaboración y la innovación son importantes.

Es muy importante aclarar los "parámetros de diseño" clave e identificar "qué solución se ajusta a cada problema en qué situación" en las primeras etapas del diseño del proyecto/sistema.

Existe un creciente interés en el desarrollo de plataformas nuevas que puedan personalizarse sobre la base de software de fuente abierta y otras soluciones innovadoras para cumplir con los requisitos principales de FMIS a un costo razonable.

Es importante desarrollar estándares y formatos comunes de publicación en la web (p. ej. iniciativa abierta de información) a fin de mejorar la rendición de cuentas y la transparencia en el ámbito de la GFP.

La mejora del intercambio de conocimiento y el aprendizaje entre los países que participan en el desarrollo de FMIS es crucial (comunidades de práctica/plataformas de aprendizaje entre pares en varias regiones).



Contenidos• Terminología relacionada con los Sistemas de Información de


• Estudio de los FMIS: 25 años de experiencia del Banco Mundial en

lo que funciona y lo que no funciona

Conclusiones clave del estudio y prerrequisitos para los FMIS

Metodología sugerida para el diseño y la implementación de los

FMIS







Mejora de la transparencia: divulgación de información en la

Web


Sitio web de la Com. de Práct. de los FMIShttps://

eTeam.worldbank.org/FMIS

¿Qué son las Comunidades de Práctica de los FMIS?


Comunidad de práctica de los FMIS

Establecida en septiembre de 2010, como una plataforma para el

intercambio de información, buenas prácticas y experiencia obtenida

en el diseño e implementación de soluciones de FMIS, principalmente con los

países clientes, los equipos de proyecto y los socios de desarrollo.

La Comunidad de Práctica de los FMIS también se concentra en el

desarrollo y la diseminación de productos de conocimiento de

vanguardia, así como en la creación de una plataforma de debate para

ayudar a mejorar la calidad y el rendimiento de las actividades

continuas de FMIS.

Comunidad de Práctica de los FMIS está abierta a todos los

especialistas y funcionarios de países interesados y socios de

desarrollo que deseen comunicarse y colaborar para la mejora de las

prácticas de Gestión Financiera Pública (GFP) a través de soluciones

de FMIS.

Productos de conocimiento


Com. de Práct. de los FMIS: Productos de conocim.

La Base de datos de los FMIS contiene un completo conjunto de

información operacional y calificaciones de rendimiento para beneficio de los

equipos de trabajo, así como los países clientes que participan en proyecto

del Tesoro/FMIS (95 proyectos de 54 países en diciembre de 2011).

Un estudio de los FMIS (1984-2010) presenta la experiencia del Banco

Mundial con los FMIS para compartir los logros y desafíos observados y

brindar orientación para mejorar el rendimiento de futuros proyectos. Las

conclusiones de este informe se basan principalmente en una base de datos

integral de 55 proyectos completados y 32 proyectos activos del Tesoro/FMIS

en 51 países (en agosto de 2010).

El Cartógrafo de información sobre los FMIS se encuentra a disposición

en Google Maps para presentar información clave sobre proyectos de los FMIS

mediante un mapa personalizado interactivo del mundo.

Eventos de las Com. de Práct. de los FMIS


Cartógrafo de información de los FMIS

Cartógrafo de información de los FMIS en Google Maps


Cartógrafo de información de los FMIS

www.worldbank.org/publicsector

Gracias

https://eteam.worldbank.org/FMIS

http://www.worldbank.org/publicsector

http://www.worldbank.org/publicsector

https://eteam.worldbank.org/FMIS

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