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CCOOMMPPUUTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA IIIIII [Guía del Participante]

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COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA III

Guía del Participante

© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI

Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima Perú.

Teléfono: (0051-1) 533-4503

E mail: [email protected]

SEGUNDA EDICIÓN

Enero 2011

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI.

Material auto instructivo, destinado a la capacitación del SENATI a nivel nacional.

Lima, Enero 2011

EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMÓÓDDUULLOO

CCOOMMPPUUTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA IIIIII

ESTRUCTURA DEL MÓDULO

UNIDAD TEMÁTICA 01: “INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2007”

• Introducción a Microsoft Excel 2007

• Edición de celdas

• Formato de celdas

“CREACIÓN DE FÓRMULAS” • Creación de fórmulas

• Crear, definir y aplicar referencias a celdas

UNIDAD TEMÁTICA 02: “FUNCIONES – GRÁFICOS ESTADÍSTICOS”

• Aplicar funciones matemáticas y estadísticas

• Aplicar funciones lógicas

“GRÁFICOS E IMPRESIÓN” • Definir y crear gráficos estadísticos

• Impresión de Hojas de Cálculo

ÍÍNNDDIICCEE GGEENNEERRAALL

Introducción a Microsoft Excel 2007 ....................................................... 1 MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................................................................................... 2

¿Qué es Excel? ................................................................................................................... 2 INICIAR EXCEL ........................................................................................................................... 2 CONCEPTOS GENERALES ............................................................................................................ 4

Libro:.................................................................................................................................... 4 Hoja de Cálculo: .................................................................................................................. 4 Columnas ............................................................................................................................ 5 Filas ..................................................................................................................................... 7 Celda ................................................................................................................................... 8 Rango: ................................................................................................................................. 9

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO ..................................................................................................... 10 Botón de Microsoft Office .................................................................................................. 11 Barra de herramientas de acceso rápido .......................................................................... 11 Barra de Título ................................................................................................................... 12 Cinta de Opciones ............................................................................................................. 12 Cuadro de nombres ........................................................................................................... 12 Barra de fórmulas .............................................................................................................. 13 Pestañas de hojas ............................................................................................................. 13 Vistas de hoja de cálculo................................................................................................... 13 Control deslizante Zoom ................................................................................................... 13 Fichas Emergentes ............................................................................................................. 1

TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ........................................................................................... 14 GUARDAR UN LIBRO ................................................................................................................. 14 CERRAR UN LIBRO .................................................................................................................... 16 ABRIR UN LIBRO ....................................................................................................................... 16 CREACIÓN DE UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO ............................................................................. 16 SALIR DE EXCEL ...................................................................................................................... 17

Edición de Celdas ......................................................................................... 18 TIPOS DE DATOS ...................................................................................................................... 19 INSERCIÓN Y SUPRIMIR ............................................................................................................ 21

Técnicas para introducir datos .......................................................................................... 21 Validar el ingreso de datos ................................................................................................ 21 Autorrellenar ...................................................................................................................... 22 Rellenar Series .................................................................................................................. 23 Autocompletar ................................................................................................................... 24 Insertar Filas ...................................................................................................................... 24 Insertar Columnas ............................................................................................................. 25 Insertar Celdas .................................................................................................................. 26

ELIMINAR ................................................................................................................................. 27 Eliminar filas ...................................................................................................................... 27 Eliminar Columnas ............................................................................................................ 27 Eliminar Celdas. ................................................................................................................ 28

HERRAMIENTAS EDICIÓN: COPIAR, CORTAR, PEGAR, DESHACER, REHACER ................................ 28

Copiar ................................................................................................................................ 28 Cortar................................................................................................................................. 28 Pegar ................................................................................................................................. 28 Opciones de Pegado ......................................................................................................... 29 Múltiples objetos en el portapapeles. ................................................................................ 30

Creación de Fórmulas ................................................................................. 31 LOS OPERADORES ................................................................................................................... 32 TIPOS DE OPERADORES ........................................................................................................... 32 FÓRMULAS .............................................................................................................................. 34

Calcular Porcentajes ......................................................................................................... 36 Errores numéricos frecuentes ........................................................................................... 37

Formato de celdas ........................................................................................ 38 FORMATO A CELDA: ALINEACIÓN, FUENTE, NÚMERO, BORDES Y SOMBREADO. ............................ 39

Uso de la cinta de opciones para la aplicación de formato ............................................... 39 Aplicar formato de Fuente ................................................................................................. 39 Ejemplo del uso de opciones de Formato de Fuente ....................................................... 41 Aplicar Bordes, Color de Relleno y Color de Fuente ........................................................ 41 Dibujar bordes en Excel .................................................................................................... 41 Dibujar cuadrícula de borde .............................................................................................. 42 Cambiar el Color y estilo de borde .................................................................................... 43 Borrar Bordes .................................................................................................................... 44 Uso de la Ficha Fuente ..................................................................................................... 44 Ficha Bordes ..................................................................................................................... 45 Ficha Relleno .................................................................................................................... 46 Aplicar Alineación .............................................................................................................. 47 Uso de la Ficha Alineación ................................................................................................ 48 Ajuste de texto ................................................................................................................... 49 Combinar y centrar celdas ............................................................................................... 50 Aplicar Formato de número ............................................................................................... 51 Ejemplos de formatos aplicados ....................................................................................... 51 Configuración Regional ..................................................................................................... 52 Uso de la Ficha Número.................................................................................................... 52

Algoritmo ........................................................................................................ 54 ¿QUÉ ES UN ALGORITMO?........................................................................................................ 55 CARACTERÍSTICAS DE LOS ALGORITMOS ................................................................................... 56 TIPOS DE ALGORITMOS ............................................................................................................ 56

Crear, definir y aplicar referencias a celdas ....................................... 59 REFERENCIA RELATIVA ............................................................................................................. 60 REFERENCIA ABSOLUTA ........................................................................................................... 60 NOMBRES DE RANGOS .............................................................................................................. 63

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas .................................................................... 63 Crear fórmulas que usen rangos con nombre .................................................................. 63

SENATI virtu@l 1

ntorno

nuevo libro de trabajo

• alir de Excel

Capítulo 1

Introducción a Microsoft Excel 2007

Objetivos del Capítulo:

• Identificar los elementos que componen el entorno de trabajo en Microsoft Office Excel 2007.

• Identificar las formas de desplazamiento y manipulación de la hoja de cálculo.

• Identificar los tipos de información que se ingresa a la hoja de cálculo.

• Manejar la gestión de archivos. En este capítulo trataremos:

• ¿Qué es Excel?

• Iniciar Excel

• Conceptos generales:

• Descripción del e

• Guardar un libro

• Cerrar un libro

• Abrir un libro

• Creación de un

S

Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel

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Microsoft Excel 2007

los resultados de forma automática (con el uso de formulas

a diferentes tipos de are aplicativos para crear documentos (Word), aplicaciones de cálculo ases de datos (Access), presentaciones (PowerPoint).

Iniciar

Se puede acceder a tra ramas de uso frecuente o

¿Qué es Excel? Excel es un software aplicativo de cálculo; en Excel se pueden crear tablas con aplicaciones que calculen simples o complejas), diseños con formatos, análisis de datos y gráficos que evalúan la información ingresada.

Excel es parte del paquete integrado Microsoft Office que combinde softw(Excel), b

Excel

Menú Inicio vés del menú Inicio y la lista de prog

mediante el grupo de programas Microsoft Office


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Cuadro de ejecutar programas … otra alternativa rápida es a través del cuadro Ejecutar del menú Inicio:


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Conceptos generales

Libro: El documento que se genera en Excel se denomina libro, Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco con una extensión XLS para versiones anteriores a Excel 2007 y XLSX para Excel 2007. Al momento de ingresar a Excel o al abrir un nuevo libro aparecerán por defecto 3 hojas de cálculo, la hoja activa (Hoja 1) se muestra en la parte inferior izquierda en negrita y con fondo blanco.

Hoja de Cálculo: Es la hoja que usa Excel para presentar y manipular datos. Se muestra a modo de una hoja con cuadrículas o rejillas donde se pueden realizar cálculos. La hoja de cálculo está compuesta de celdas organizadas en Columnas y Filas.


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Columnas Una columna es un conjunto de celdas organizadas de forma vertical. Excel asigna a cada columna una letra para identificarla. Así tenemos columnas reconocidas por letras desde la A hasta XFD. Existen 16,384 columnas.

Qué hacer…. a. Para señalar una columna mueve el puntero del mouse sobre la letra de la

columna y haz clic con el botón izquierdo.

b. Para activar el menú contextual de las columnas ubica el puntero del mouse sobre la letra de la columna y haz clic con el botón derecho del mouse. Las opciones que se presentan se utilizan para el tratamiento de columnas.


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c. Para señalar varias columnas se mantiene pulsado el botón izquierdo del mouse y se señalan las columnas deseadas.

d. Para señalar columnas discontinuas se pulsa la tecla CONTROL y se señalan

las columnas deseadas.

e. Otras formas de desplazarse por las columnas pueden ser pulsando:

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento a la derecha para ir a la última columna de Excel XFD.

- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento a la derecha para ir a la última columna de Excel XFD.

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la primera columna de Excel A.

- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la primera columna de Excel A.

- La tecla Alt y la tecla Av PAg para desplazarte a la siguiente página de columnas.

- La tecla Alt y la tecla Re PAg para desplazarte a la página anterior de columnas.


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Filas Una fila es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se representan por números. Así, tenemos filas de la 1 a la 1’048,576.

Qué hacer….

a. Para señalar una fila ubica el puntero del mouse en el número de la fila y haz clic con el botón izquierdo.

b. Para activar el menú contextual de las filas ubicar el puntero del mouse sobre el número la fila y haz clic con el botón derecho del mouse. Las opciones que se presentan se utilizan para el tratamiento de filas.

c. Las opciones para señalar varias filas y filas discontinuas son similares a las de las columnas con el cambio de señalar el(los) numero(s) de filas deseada(s).

d. Otras formas de desplazarse por las filas pueden ser pulsando:


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- La tecla Control y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de Excel 1048576.

- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de Excel 1048576.

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de Excel 1.

- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de Excel 1.

- La tecla Av PAg para desplazarte a la siguiente página de filas. - La tecla Re PAg para desplazarte a la página anterior de filas. - La tecla INICIO para ir al inicio de la fila

Celda Se conoce como la unidad mínima de información de una hoja de cálculo representada por un contorno remarcado. En cada una de las celdas se pueden ingresar diferentes tipos de información como: textos, valores, fechas y fórmulas.

La intersección entre una columna y una fila se denomina DIRECCIÓN DE CELDA. Las celdas son denotadas por la columna y la fila en la que se encuentran, como: A20, AB340, BZ210.


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Para desplazarse por las celdas se pueden hacer de las siguientes formas:

- Utilizando las flechas de desplazamiento para ir a las celdas de arriba, abajo. Izquierda y derecha.

- Pulsando las techas Shift y la tecla Tab simultáneamente para ir una celda a la izquierda

- Pulsa la tecla F5 para indicar la dirección de celda donde quieres ir - Mueve el puntero del mouse sobre la celda donde quieres ir y haz clic

izquierdo para elegir la celda.

Rango: Conjunto de celdas continuas, como: B3:B10. Se lee desde la celda B3 hasta la celda B10.

Para señalar un rango se debe ubicar en la celda que marca el inicio al rango y señalar todas las celdas deseadas manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse.


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Descripción del entorno A partir de esta versión se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados que ayuda a simplificar enormemente el trabajo en esta aplicación. Ahora se podrá utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y características de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades. Cada ficha presenta además una gran cantidad de información descriptiva sobre el uso apropiado de cada herramienta.


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PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL 2007

Botón de Microsoft Office Se centra principalmente en la administración de archivos; operaciones que permiten trabajar directamente con los documentos.

1

Barra de herramientas de acceso rápido Esta barra muestra los comandos de mayor uso. Por defecto muestra algunos botones pero es fácil agregarle otros. Haz clic en el menú desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y clic sobre el comando que desee activar por ejemplo Abrir..

2


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Barra de Título La barra de título nos tendrá informado acerca del nombre del documento que se está trabajando. Generalmente comparten una misma banda junto con la barra de acceso rápido.

Cinta de Opciones En la interfaz de usuario de Office, los comandos se encuentra organizados en grupos llamadas Fichas. Cada ficha muestra una cinta de opciones donde se encuentran los comandos más importantes que ayudan al desarrollo de las aplicaciones.

Fichas.- Su creación se orienta a trabajar con tareas.

Comando.- Realizan una tarea específica.

Grupo de opciones.- Separa a la ficha en sub tareas.

Indicador de cuadro de diálogo.- Los indicadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Indicador de cuadro de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.

Cuadro de nombres Permite mostrar la ubicación de la celda activa o el nombre del rango creado. También permite asignar un nombre a una celda o grupo de celdas

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4

1

2

3

4

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Barra de fórmulas En esta zona se escriben o editan las fórmulas o funciones.

Pestañas de hojas Excel muestra tres hojas de cálculo independientes donde se pueden desarrollar diferentes aplicaciones.

Vistas de hoja de cálculo Permite utilizar tres formas diferentes de visualizar la hoja de cálculo: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.

Control deslizante Zoom

Este selector permite controlar fácilmente el control de visualización de la hoja de cálculo, acercándolo y alejándolo.

Fichas Emergentes

En algunas opciones de Excel se activan las denominadas fichas emergentes con la finalidad de poder activar otras opciones adicionales a la acción elegida.

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7

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10

Ficha Emergente

9


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TRATAMIENTO DE ARCHIVOS

Guardar un libro 1. Crear un nuevo Libro

Clic en el Botón de Office , comando. 2. Escribir un texto

3. Guardar el archivo a. Haz clic en el Botón de Office b. Luego haga clic en el comando Guardar o

CTRL + G c. Selecciona la carpeta donde se desea

guardar el archivo, en este caso Mis documentos.

d. Ahora escribe el nombre del archivo a guardar: Libro de prueba 01

e. Clic en Guardar

Escriba aquí: Libro de Prueba


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Se puede guardar con contraseña a un libro para brindar seguridad a los datos almacenados en él.

Procedimiento: 1. En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en el botón Herramientas y

en la lista de opciones del menú desglosable elija Opciones generales

2. Se mostrará la ventana Opciones Generales donde podrá ingresar una

contraseña de apertura y otra contraseña para escritura.

La Contraseña de Apertura es aquella que permite que cada vez que quiera abrir el archivo le solicitará que primero escriba la contraseña respectiva. La Contraseña de Escritura le permitirá autorizar o no el poder modificar el contenido del archivo original, la persona que abra el archivo sin indicar la contraseña de escritura solamente podrá utilizar el archivo en la modalidad Solo Lectura.

3. Una vez escrita la contraseña requerida haz clic en el botón Aceptar.

4. Pedirá ingresar nuevamenete otra vez la contraseña anteriormente para la modalidad requerida y elegir Aceptat.


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Cerrar un libro Para cerrar un archivo creado o esté abierto se puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

1. Hacer clic en la opción CERRAR que se muestra tras hacer clic en el Botón de Office.

2. O también puede utilizar la combinación de teclas CTRL+F4.

3. También puede hacer clic en el botón Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntará si desea guardar los cambios que ha realizado, sólo si no han guardado previamente.

Para cerrar todo el programa (MS Excel 2007) puede hacer clic en el botón Cerrar ubicada a la derecha de la Barra de Título, también puede pulsar la combinación de teclas ALT + F4.

Abrir un libro

1. Para abrir un libro haz clic en el Botón de Office

2. Luego clic en el comando Abrir.

3. Abre la carpeta donde esta almacenado el archivo.

4. Doble clic sobre el nombre del archivo que se va abrir.

Creación de un nuevo libro de Trabajo Se puede crear nuevos libros a través de los siguientes métodos:

1. Por medio del Botón de Office


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2. Por medio de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido (es necesario

incluir a la lista la opción Nuevo).

3. Utilizando la combinación de teclas CTRL+N

4. Utilizando Plantillas existentes. En este caso puede hacer uso del Botón de Office y el botón Nuevo, en la ventana Nuevo Libro se puede elegir entre Plantillas instaladas en su PC o iniciar un nuevo libro a partir de otro ya existente, o también utilizar las plantillas existentes en Microsoft Office OnLine, para lo que debe tener conexión a Internet.

Salir de Excel

1. Haga clic en el Botón de Office 2. Luego haga clic en el comando

(Nota: si aún no ha guardado el documento se preguntará si desea guardarlo)

Capítulo III: Creación de formulas

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Capítulo 2

Edición de Celdas


• Diferenciar los tipos de datos que se requieren en Excel.

• Discriminar la estructura de una fórmula y una función.

• Reconocer las herramientas de edición para copiar, cortar y pegar.

• Conocer técnicas para introducir información, relleno automático y series.

• Manejar opciones adiciones en el proceso de copiar y pegar.

En este capítulo trataremos:

• Tipos de datos

• Inserción y Suprimir

• Herramientas edición: Copiar, cortar, pegar, Deshacer, Rehacer


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Ti

5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % y el símbolo de

e

an

pos de datos 1. Valores constantes

a. Números.- Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,moneda indicado en Configuración Regional y de Idioma del Panel de Control.

• Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo, éste tiene que ir precedido por el signo (-).

• Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

• Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

• El carácter E ó e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

• Excel asigna formato Moneda al número si se digita el símbolo dmoneda indicado en Configuración regional y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

• Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

• Si se introduce fracciones tales co 9, se debe escribirprimero un cero y un espacio que no se confund

mo 1/4, 6/8 en blanco para

con números de fecha. Así: y se obtiene 1/8.

b

l año, sin embargo s fechas que no estén comprendidas entre dicho

cesario introducir el año completo.

4:30

/12/99 14:30

c

res especiales combinados que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 32,767 caracteres de texto.

. Fechas.- Para introducir una fecha u hora, sólo se tiene que escribir de la forma en que se desee que aparezca.

• Las fechas y las horas son en realidad números y por eso aparecen alineados a la derecha en la celda.

• Si la fecha introducida comprende entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario escribir los dos últimos dígitos depara aquellarango, es ne

Ejemplos: 1/12/99 1-12-99

2:30 PM 1

1

. Texto

• Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracte


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• Si un texto no cabe en la celda se puede utilizar todas las celdas adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se mostrará sólo en la celda donde se escribió.

• El texto aparece por defecto alineado a la izquierda en la celda.

d. Lógico

• Incluye los valores: VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado especial. Se emplean en funciones lógicas y condicionales.

2. Fórmulas Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, raíz, redondear, producto, suma, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Ejemplo:

=(543+78)/2 +raiz(9)

3. Funciones Una función es una fórmula especial escrita con anticipación, incorporada de fábrica en Microsoft Excel, acepta uno o varios valores, realiza cálculos y devuelve un resultado. Posteriormente se extenderá este tema.

Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

EJEMPLOS DE TIPOS DE DATOS


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Insertar y Eliminar

Técnicas para introducir datos Excel dispone de diversas técnicas para la introducción de datos en una hoja de cálculo. A continuación se resumen dichas técnicas:

Método Acción

Inserción directa Digite directamente en la celda seleccionada o en la barra de fórmulas y pulse ENTER. Puede ingresar números, fechas, texto, valores lógicos, fórmulas y funciones.

Autorrellenar Introduzca el primer valor de una serie que el programa reconozca y utilice el controlador de relleno para completar la serie. (Se examinará más adelante)

Rellenar serie Introduzca los dos primeros valores de una serie y utilice el controlador de relleno para completarla. (Se examinará más adelante)

Autocompletar Escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente. (Se examinará más adelante)

Elegir de la lista Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre una celda aparece el menú contextual, luego clic en Elegir de la lista desplegable. Aparecerá una lista con los valores de la columna de la celda. (Se examinará más adelante)

CTRL+ENTRAR Seleccione un rango de celdas que deban contener los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y ENTER. (Se examinará más adelante)

Validar el ingreso de datos

Con la tecla ENTER

Se valida el dato introducido en la celda y se selecciona la siguiente celda hacia abajo.

Con las teclas de Movimiento

Se valida el dato introducido en la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA se seleccionará la celda contigua hacia la derecha.


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Con la barra de fórmulas

Al hacer clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas se valida el dato en la celda y la misma celda sigue seleccionada.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla ESC o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas y la celda seguirá con el valor que tenía.

Al pulsar ENTER el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este comportamiento, logrando por ejemplo que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la derecha, para ello realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y luego, del menú elija el botón Opciones de Excel

2. Elija la opción Avanzadas y elija de la lista la dirección Derecha.

Autorrellenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el controlador de relleno de la celda en cuestión.

Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorrelleno. Así, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales.


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Así, por ejemplo, escriba en alguna celda 9-11-2001; al arrastrar esa fecha se podrán realizar diversas acciones sobre ella, tal como se aprecia a continuación:

Fecha Fecha Fecha Fecha09-Nov 09-Nov 09-Nov 09-Nov-0110-Nov 12-Nov 09-Dic 09-Nov-0211-Nov 13-Nov 09-Ene 09-Nov-0312-Nov 14-Nov 09-Feb 09-Nov-0413-Nov 15-Nov 09-Mar 09-Nov-0514-Nov 16-Nov 09-Abr 09-Nov-0615-Nov 19-Nov 09-May 09-Nov-07

En las columnas se ha elegido: Rellenar días, días de la semana, meses y años.

Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si se escribe un texto en una celda y se usa el controlador de relleno se copiará el contenido. Si se escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará una serie.

Para generar una serie:

1. Haga clic en la celda A3.

1. Lleve el puntero al controlador de relleno.

2. Cuando vea el símbolo realice un arrastre

Después del arrastre…

Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR...


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Después del arrastre…

Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente.

En el gráfico de abajo, en una lista de Áreas, al pulsar la letra C en la celda A5, Excel autocompletará el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe líneas más arriba (A3).

Uso de Autocompletar

Insertar

Insertar Filas

Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las 1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo se la fila insertada se desplazarán una posición más de fila.

Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no perder información.


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1. Para insertar una fila haz clic en una celda de cualquier fila. 2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas elegir

la lista desplegable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

3. Además, aparece la etiqueta: Opciones de Inserción. 4. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el

formato de la fila superior.

Insertar Columnas

Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas a las 16,384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posición más de columna.


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Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje que en el caso de filas (visto anteriormente).

Ahora, se pide insertar una columna entre las columnas Apellido y Especialidad.

1. Haz clic sobre alguna celda de la columna que desea insertar. 2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas la lista

desplegable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

Insertar Celdas

Otra posibilidad es la de Insertar celdas. Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la derecha o a la parte inferior.

1) Haga clic en Aceptar y observará el siguiente resultado:

Observe que el cuadro Insertar celdas, también se pueden insertar filas y columnas, eligiendo las opciones:

Insertar Toda una fila o Insertar Toda una columna.


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Eliminar En estos ejemplos, veremos como eliminar filas y columnas de una tabla. Podrá también eliminar celdas, desplazando las celdas hacia la izquierda o arriba.

En ninguno de los casos la eliminación de celdas, filas o columnas significan que restemos del total de filas y columnas con los que cuenta una hoja de cálculo ya que estos siempre se mantendrán.

Eliminar filas

La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.

Otro método:

1. Seleccione la fila que desea eliminar.

2. Clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el menú

contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Columnas

La eliminación de columnas no quitará ninguna de las 16,384 existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.


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Otro método:

1. Seleccione la columna que desea eliminar 2. Clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el

menú contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Celdas.

Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba.

Herramientas edición: Copiar, Cortar, Pegar

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, el portapapeles de Office permite coleccionar hasta 24 objetos copiados o cortados.

Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de la ficha Inicio

Copiar 1. Seleccione un rango de celdas. 2. Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse

CTRL + C.

Cortar 1. Seleccione un rango de celdas. 2. Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse

CTRL + X.

Pegar 1. Haga clic en la celda donde desea pegar. 2. Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse

CTRL + V. Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en el imagen del portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen:


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Opciones de Pegado Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, se puede vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas.

Ejemplo: Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

1,250.00 1,456.00 3,201.00

Luego, realice las siguientes acciones:

3. Seleccione la celda y luego cópielas. 4. En otra celda elija Pegar

Se muestra una etiqueta con las siguientes opciones

En la siguiente figura observe algunas opciones elegidas:

En la columna D Se ha elegido Mantener formato de origen.

En la columna F Vincular celdas (en realidad en las celdas muestran los números copiados, pero en la barra de fórmulas notará una referencia similar a mostrado en este ejemplo)

En la columna H Coincidir con formato de destino

Vincular celdas permite tener los valores actualizados de acuerdo al origen de los datos. Si los valores del origen cambian, las celdas vinculadas mostraran dichos cambios.


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Múltiples objetos en el portapapeles. El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos en forma simultánea. Así, se puede ir coleccionando objetos entre distintos libros y luego pegarlos rápidamente. Para usar el portapapeles, debe realizar lo siguiente:

1. Haga clic en el botón de ampliar opciones ubicado a la derecha del título de la sección Portapapeles de la ficha Inicio.

2. Se mostrará inmediatamente el panel Portapapeles de MS office.

3. Ahora, cada vez que se copie un elemento, este pasa al panel. Puede copiar

imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc. 4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic en la

flecha del elemento y seleccione Pegar


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Capítulo 3

Creación de Fórmulas


• Identificar los tipos de operadores que permiten elaboran la formulas.

• Reconocer la jerarquía de los operadores.

• Conocer la estructura de una fórmula, estableciendo las direcciones de celdas correctas para el desarrollo de la aplicación.


• Los operadores

• Tipos de operadores:

• Jerarquía de los Operadores

• Fórmulas


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Los Operadores Un operador es un símbolo matemático que indica que va a ser ejecutada una operación específica sobre varios operandos que pueden ser números, funciones, constantes.

Tipos de Operadores Los operadores se clasifican en:

1. Operadores Matemáticos.- Son aquellos que ejecutan las operaciones

matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.

Jerarquía en los operadores matemáticos Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). El orden en que se ejecutan las operaciones depende de la jerarquía o de la manera en que se agrupan a través de paréntesis.

Por ejemplo: la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma (jerarquía de operadores). La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación le suma 5, dando como resultado 11.

=5 + 2 * 3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5 + 2) * 3 Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación.

Operador aritmético Significa que Ejemplo Resultado

( ) Paréntesis Agrupación =(4*3+2) 14

^ (acento circunflejo) Exponente =3^2 9

% (porcentaje) Porcentaje =20%*10 2

* (asterisco) Multiplicación =3*3 9

/ (barra oblicua) División =3/3 1

+ (signo más) Suma =3+3 6

- (signo menos) Resta =3–1 2


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• La multiplicación y la división tienen la misma jerarquía, le siguen la suma y la resta.

• Cuando hay varios operadores con la misma jerarquía en una fórmula se resuelve de izquierda a derecha.

• Pueden realizarse fórmulas utilizando valores literales como los números: 1, 2, 3, etc. o celdas tales como: B1, C5, D2, etc., o incluso una mezcla de ellos.

2. Operadores Relacionales.- Son llamados también binarios lógicos y de

comparación. Devuelven un resultado V (Verdadero) ó F (Falso). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Los operadores relacionales son:

Operador Relacional

Significa que Ejemplo Resultado

> Mayor = 4 + 3 > 3 - 2 Verdadero

< Menor = 7 < 15 -1 Falso

= Igual 5 * 1 = 2+ 3 Verdadero

>= Mayor Igual = 4+4 >= 2 * 2 Falso

<= Menor Igual = 5 + 4 <= 3+2 Verdadero

<> Diferente = 3+3 <> 4+5 Verdadero

3. Operadores Lógicos.- Son aquellos que sirven para combinar resultados lógicos utilizados frecuentemente en las funciones condicionales de Excel. Su resultado puede ser verdadero, falso o nulo. Los operadores más utilizados son:

Operador Relacional

Significa que Ejemplo Resultado

Y Conjunción = Y(4 > 3, 3< 2) Falso

O Disyunción = O(7< 15,1=-1) Verdadero

NO Negación =NO(5 > 1) Falso

En el caso de estos tipos de operadores se van a ver más adelante.


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Fórmulas Son elementos que se ingresan en una celda y que permiten obtener resultados a partir de un conjunto de datos. Es importante establecer correctamente cada uno de los miembros de la fórmula para que el resultado obtenido sea el adecuado

Estructura de una fórmula:

=: Necesario para iniciar toda formula

Referencias de celda: Representan a las direcciones de celdas, valores (fijas o variables).

Operador: Establece el tipo de operación a realizar (matemático, relacional o lógico)

Como ejemplo para escribir fórmulas, tomemos el siguiente caso:

= Referencia de celda Operador Referencia de celda

Enunciado: Una empresa de artículos de automotriz desea automatizar el proceso de facturación. Tiene ya registrados los materiales, precio y cantidad a vender. Se requiere generar una factura electrónica donde se pueda obtener los resultados de forma automatizada.

¿Qué Hacer? - Obtener Total producto que es la multiplicación de Unidades por

Precio Sugerido - Copiar la formula generada a las siguientes celdas de Total producto - Calcular el Sub Total que es la suma de Total producto - Calcular el IGV que es el Sub Total multiplicado por 19% - Total Factura es la suma del Sub Total + IGV

¿Cómo lo realizo en Excel? 1. Ingreso a Excel y escribimos los siguientes datos:


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2. Hallaremos el Total producto: su fórmula es multiplicar Unidades por el Precio Sugerido:

- Hacemos clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda D4 y escriba la siguiente fórmula: = B4 * C4 y pulse ENTER.

3. Ahora, se debemos copiar la fórmula en las siguientes celdas de Total

producto, para ello nos ubicamos la celda activa en D4 y desplazar el puntero del mouse sobre la esquina inferior derecha de dicha celda, donde aparecerá

una cruz ( + ) se presiona y desplaza el mouse hasta la celda D8 como se muestra en la gráfica.

4. Debemos calcular el Sub Total que es la suma de Total producto, para ello nos ubicamos en la celda D9 y escribimos la siguiente fórmula:

=D4+D5+D6+D7+D8


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Calcular Porcentajes Para calcular porcentajes en Excel, se escribe la cantidad del porcentaje seguido del símbolo (%) acompañado de la operación que se desea realizar. En nuestro caso, se pide calcular el IGV (19%) Subtotal.

5. Nos ubicarnos en la celda D10 y escribimos la siguiente fórmula = D9 * 19%. Así estamos obteniendo el 19% del Sub Total.

6. Calculamos el Total Factura que es la suma del Sub Total más el IGV, nos

ubicamos en la celda D11 y escribimos la siguiente fórmula: = D9 + D10 y obtenemos el monto total de la factura a pagar.


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Errores numéricos frecuentes Puede que al introducir una fórmula nos muestra distintos mensajes de error que son frecuentes. En la tabla que se muestra a continuación se presentan los errores numéricos frecuentes que podemos generar al escribir la formula:

#Mensaje Descripción o causa Ejemplo

################### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa

-01/03/2010

** Considerando que la celda tiene el formato Fecha

#¡VALOR! Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto. Por ejemplo al sumar una celda que contenga texto, con otra que contenga un número.

=A1+B1

** Considerando que en A1 hay un valor y B1 un texto

#¡NUM! Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función.

=9999^9999

#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.

=5/0

#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

=13+carlos

#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Ocurre con frecuencia cuando se eliminan datos y éstos eran utilizados en fórmulas existentes en otras partes de la hoja de cálculo.

=#¡REF!+A2

** En el caso de #¡REF! se debe a que la celda ha sido eliminada

#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. El operador de intersección es el espacio entre referencias.

=A2:D2 J1:J10


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Capítulo 4

Formato de celdas


• Conocer y aplicar las diferentes herramientas para asignar formato a los datos.

• Mejorar la presentación de las aplicaciones usando diversos estilos.


• Formato a celda: Alineación, Fuente, Número, Bordes y sombreado.

Capítulo IV: Formato de celdas

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Formato a celda: Alineación, Fuente, Número, Bordes y sombreado.

Muchas de las opciones de formato a utilizar en MS Excel son aplicables de forma similar a lo ya realizado en MS Word, con la única diferencia de que en MS Excel esto se puede aplicar también a la CELDA o grupo de celdas seleccionadas (puede ser también a toda una fila, columna o incluso a toda la hoja de cálculo).

Una vez que las tablas son definidas e implementadas es necesario que posean un formato y diseño adecuado para su presentación e impresión. Así, se puede aplicar diseños pre-elaborados a sus tablas o incluso usar diseños personalizados.

Uso de la cinta de opciones para la aplicación de formato MS Excel cuenta con hasta cinco secciones en la ficha INICIO de la cinta de opciones para poder aplicar el formato requerido en la Hoja de cálculo, los cuales son Fuente, Alineación, Número, Estilos y Celdas

Aplicar formato de Fuente Para ello debe utilizar la sección Fuente de la ficha Inicio en la cinta de opciones, que contiene las siguientes opciones:

Formatos de números y de

moneda

Formatos de texto, alineación y sombreados


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Botones de la sección Fuente

Botón Acción

Fuente. Modifica el tipo de fuente al presentar el texto.

Tamaño de la Fuente. Por defecto 10 puntos

Negrita. Activa o desactiva el formato de Negrita.

Cursiva. Activa o desactiva el formato de Cursiva.

Subrayado. Activa o desactiva el formato de Subrayado.

Aumentar el tamaño de la fuente

Disminuir el tamaño de la fuente

Bordes. Permite asignar o quitar bordes a la celda.

Color de relleno. Permite colorear el fondo de las celdas seleccionadas.

Color de fuente. Permite cambiar el color del texto o dato de la celda.


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Ejemplo del uso de opciones de Formato de Fuente

Aplicar Bordes, Color de Relleno y Color de Fuente Para desplegar las opciones de modificación de borde, color de relleno y color de fuente de sus celdas o rangos seleccionados, se debe hacer clic en las flechas de cada uno de los botones nombrados y elegir el diseño a aplicar.

Opciones de los botones Bordes, Color de relleno y color de Fuente

Dibujar bordes en Excel MS Excel permite simplificar el trabajo de aplicar bordes a la celda o grupo de celdas de una Hoja de Cálculo, para ello utiliza la herramienta para Dibujar Bordes que dibuja directamente sobre las celdas de su hoja de cálculo, es similar a Word. Las opciones incluyen cambiar el color de la línea, el ancho de la línea y el estilo.

Para dibujar bordes realice lo siguiente:

1) En la ficha Inicio, despliegue las opciones del botón Borde en la sección Fuente.

2) Note que en la parte inferior del menú que se despliega se muestran las opciones para Dibujar Bordes.


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3) Elija la opción Dibujar Bordes e inmediatamente el puntero del mouse

se mostrará en forma de un lápiz con el cual puede dibujar los bordes que necesite. Puede cambiar el color de la línea, estilo de la línea o incluso borrar los bordes que no requiera.

4) Para dejar de dibujar bordes vuelva a hacer clic en el botón Bordes de

la sección Fuente en la ficha Inicio

Dibujar cuadrícula de borde Si se desea puede agregar una cuadrícula a la hoja de cálculo realice los mismos pasos que para el caso de Dibujar bordes, sólo que se debe seleccionar del menú la opción Dibujar cuadrícula de borde.

A continuación arrastre el mouse en la parte de la hoja de cálculo donde desea crear la cuadrícula.


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Cambiar el Color y estilo de borde 1. El menú que se despliega al hacer clic en el botón Bordes de la sección

Fuente en la Cinta de opciones muestra la opción Color de Línea y en la lista de la parte derecha elija el color que requiera.

2. También elija de la lista la opción Estilo de línea y elija de las opciones

mostradas a la derecha el estilo que requiera.

3. Luego, dibuje los bordes en la Hoja de cálculo.


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Borrar Bordes Así como dispone de una herramienta para dibujar bordes a sus celdas, también se dispone de la opción que permite borrar dichos bordes.

1) El menú que se despliega al hacer clic en el botón Bordes de la sección Fuente en la Cinta de Opciones elija la opción Borrar borde.

2) Luego, realice un arrastre sobre los bordes a borrar.

Uso de la Ficha Fuente A través de este separador se cambia el tipo, estilo y tamaño de las fuentes usadas en sus celdas. Adicionalmente de los estilos clásicos (negrita, cursiva, subrayado) se puede elegir el tipo de subrayado, efectos de Tachado, Subíndice, Superíndice, etc.

Para acceder a la ficha Fuente se hace clic en la flecha ubicada en la esquina inferior izquierda de la sección Fuente en la Ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

Tras lo cual se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente:


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Ficha Bordes Aplique bordes personalizados, modifique el estilo, color y grosor a sus líneas, tal como se muestra en la siguiente figura:

Ejemplos de bordes aplicados. El borde del contorno es doble y el interior es simple. Además observe el borde oblicuo de la celda del Nivel.

Además de aplicar Bordes a sus celdas, podemos también elegir Estilos de línea y Color de las mismas.

Para diseñar bordes realice lo siguiente:

1) Seleccione las celdas que se desean aplicar el formato.

2) Elija la opción Más bordes que se encuentra en la ficha Inicio, sección Fuente y comando Más bordes.

3) Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha

Bordes.


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Ficha Relleno Puede asignar de forma especial el relleno y las tramas a la celda o grupo de celdas seleccionadas. Las tramas se refieren al diseño del fondo de sus celdas, creando efectos como:

La primera celda tiene un color de relleno, mientras que la segunda tiene trama.

Aplique un color de relleno y un tramado a su celda o rango seleccionado para resaltar el contenido de las celdas.

Para aplicar sombreados y tramas realice lo siguiente:

1) Seleccione las celdas que desean aplicar el formato.

2) Active el cuadro de diálogo Formato de celdas y luego diríjase a la ficha Relleno.

3) Elija el color de fondo, color de trama y estilo de trama que requiera.


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Aplicar Alineación Las opciones de alineación permiten ubicar el contenido de la celda en una ubicación específica de la misma, es decir, centrado horizontalmente, alineado a la izquierda, alineado a la derecha, arriba, abajo, centrado verticalmente, etc.

Estas operaciones de alineación se pueden realizar rápidamente por medio de la sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Los botones que presenta son los siguientes:

Botón Acción

Alinear en la parte superior. Ubica texto en la parte superior de la celda.

Alinear en el medio. Ubica el texto para que esté centrado entre la parte superior e inferior de la celda

Alinear en la parte inferior. Ubica texto en la parte inferior de la celda.

Alinea el contenido a la izquierda de la celda

Alinea el contenido a centro de la celda

Alinea el contenido a la derecha de la celda

Orientación. Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical.

Disminuye la sangría aplicada a una celda

Aumenta la sangría al contenido de la celda

Ajustar texto. Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.

Combinar y Centrar. Permite combinar un grupo de celdas en uno solo y centra el contenido.


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Uso de la Ficha Alineación Adicionalmente al uso de la sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de opciones, también puede hacer uso del cuadro de diálogo Formato de Celdas y la ficha Alineación a la que puede acceder utilizando el botón de flecha ubicado en la esquina inferior izquierda de la sección alineación.

Se muestra el cuadro de diálogo Formato de Celdas con la ficha Alineación activada.

En la siguiente imagen, se observan distintos tipos de alineación horizontal y vertical, así como de orientación aplicados a sus celdas:

Ejemplos de alineación Vertical (inferior, Centro y superior) y de

Orientación: Vertical, 90º, 45º y -90º


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Las operaciones de orientación también se pueden realizar de forma inmediata por medio del botón Orientación ubicada en la sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Ajuste de texto Es posible lograr que el contenido desbordante de una celda pueda distribuirse dentro de la misma celda en múltiples líneas de texto.

Para ello se hace clic en el botón Ajustar texto de la sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de opciones y podrá lograr lo siguiente:

Si se desea eliminar el ajuste de texto sólo bastará con volver a hacer clic en el mismo botón Ajustar texto.


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Combinar y centrar celdas La combinación de celdas permitirá unir dos o más celdas en una sola, para ello se

debe utilizar el botón Combinar y Centrar de la sección Alineación en la ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

En el siguiente ejemplo note que se ha seleccionado el rango de celdas A1:C1 para poder ser combinadas

Tras aplicar Combinar y centrar se consigue lo siguiente:

Si se combina más de una celda con contenido como se muestra en la siguiente figura:

Entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Note que indica claramente que si Acepta continuará con la combinación y solamente se mantendrán los datos del extremo superior izquierdo del rango de celdas seleccionadas. En este ejemplo el resultado sería el siguiente:


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Aplicar Formato de número A los datos numéricos también se les puede aplicar el formato apropiado para su presentación. Dentro de los datos numéricos también están incluidos los datos de fecha y hora.

Para aplicar formatos al número utilice la sección Número en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Los botones de opciones que se presentan son los siguientes:

Botón Acción

Formato de número. Le permite elegir de una lista predeterminada la manera en que se mostrarán los datos en una celda.

Estilo moneda

Estilo porcentual

Estilo millares

Aumentar decimales / Disminuir decimales

Ejemplos de formatos aplicados

Número Formato Aplicado Resultado2360 Moneda 2.360,00S/. 2360 Euro 2.360,00€ 0,18 Porcentaje 18%1971 Millares 1.971,00 250 Aumentar Decimales 250,00

3,1416 Aumentar Decimales 3,141592,9 Disminuir Decimales 3

3,1416 Disminuir Decimales 3,14


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Configuración Regional Debido al tratamiento que se les da a los números, Excel posee un conjunto de botones y opciones relacionadas directamente con el formato y presentación de los números de su hoja de cálculo. Sin embargo estas dependen de la configuración del Sistema operativo.

Por lo que deberá revisar en el Panel de Control de Windows Vista la opción Reloj, Idioma y Región

Y debe elegir la opción Cambiar formato de fecha, hora o número a fin de establecer la forma de presentación de números decimales, símbolo monetario, fechas, etc.

Adicionalmente a la Configuración Regional desde Windows Vista, también se puede especificar de manera particular desde MS Excel la forma en que serán utilizados los separadores de decimales y de miles. Para ello se debe utilizar la ventana de Opciones de Excel Avanzadas Opciones de edición, que se encuentra en el Botón de Office, desactive la casilla Usar separadores del sistema para que MS Excel ya no herede las características de Windows Vista a fin de que Ud. pueda especificar los que requiera.

Uso de la Ficha Número También puede acceder a la Ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas haciendo uso de la flecha ubicada al extremo inferior derecho de la sección Número.


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Se mostrará inmediatamente el cuadro de diálogo Formato de Celdas con la ficha Número activa.

Para efectos de manejo, Excel organiza los distintos formatos que se aplican en Categorías. Así, si se desea aplicar un formato de moneda a sus celdas, Excel tiene una categoría Moneda que muestra distintos estilos de moneda, símbolos, decimales, etc.

Se pueden aplicar formatos como en el siguiente ejemplo:

Factura Fecha de Pago Monto1005 12-Nov 89601006 17-Nov 56301007 24-Nov 48521008 26-Nov 63211009 30-Nov 36111010 1-Dic 5230

Datos ingresados sin formatos.

Al aplicar formato de números, podrá lograr una apariencia como la figura:

La misma tabla de la figura anterior con formatos aplicados.


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Capítulo 5

Algoritmo


• Conocer el proceso de elaborar algoritmos para el desarrollo de las aplicaciones en Excel.

• Identificar el modelo adecuado de algoritmo que se va a usar para explicar con detalles el proceso de la aplicación.


• ¿Qué es un algoritmo?

• Características de los algoritmos

• Tipos de Algortimos

Capítulo V: Algoritmo

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¿Qué e

ediante pasos sucesivos que idad.

s significativo y se procede a desarrollar los pasos utilizando el lenguaje natural y común de las personas.

s un Algoritmo? Un Algoritmo es un conjunto preescrito de instrucciones o reglas bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mno generen dudas a quien deba realizar dicha activ Todo algoritmo tiene un inicio o entrada, siguiendo pasos sucesivos se llega a un final o estado final donde se obtiene una solución.

En nuestra vida se utiliza frecuentemente para resolver problemas uno de los ejemplos claros es el CUADERNO DE INFORME debido a que dentro de él se define el proceso má

Ejemplo: Tarea más significativa: Cambiar una llanta de un auto Descripción del proce

Inicio.

las llantas. s.

esto. los.

Apretar los tornillos. Bajar la gata.

Fin.

so

Traer la gata. Levantar el coche con la gata. Aflojar tornillos deSacar los tornillos de las llantaQuitar la llanta. Poner la llanta de repuPoner los tornil


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Características de los Algoritmos

sigue un algoritmo dos veces, se debe obtener el

e debe terminar en algún momento; o

- a definición de un algoritmo debe definir tres partes: Entrada, Proceso y Salida.

e llanta citado anteriormente se tendrá:

y realizar el cambio de la llanta. - Salida: Cambio de llanta.

lgoritmos dependiendo el tipo de proceso que se realice

- Debe ser preciso e indicar el orden de realización de cada paso. - Debe estar definido. Si se

mismo resultado cada vez. - Debe ser finito. Si se sigue un algoritmo s

sea, debe tener un numero finito de pasos. L

En el algoritmo de cambio d

- Entrada: Gata y llanta. - Proceso: levantar el coche

Tipos de Algoritmos Existen diversos tipos de asiendo los más conocidos:

1. Diagrama de Flujo.- Los diagramas de flujo son descripciones gráficas de algoritmos; usan símbolos conectados con flechas para indicar la secuencia de instrucciones y están regidos por normas

s a personas jenas a la computación.

ISO.

Los diagramas de flujo son usados para representar algoritmos pequeños, ya que abarcan mucho espacio y su construcción es laboriosa. Por su facilidad de lectura son usados como introducción a los algoritmos, descripción de un lenguaje y descripción de procesoa

2. Pseudocódigo.- El pseudocódigo es una descripción de un algoritmo que emplea una mezcla de lenguaje natural con algunas palabras sintácticas propias de lenguajes de programación, como asignaciones, ciclos y condicionales, aunque no está regido por ningún estándar. Es utilizado para

escribir algoritmos.

o para que su implementación se pueda hacer irectamente a partir de él.

d El pseudocódigo facilitan el entendimiento de un algoritmo, y por lo tanto puede omitir detalles irrelevantes que son necesarios en una implementación. Diferentes programadores suelen utilizar convenciones distintas, que pueden estar basadas en la sintaxis de lenguajes de programación concretos. Sin embargo, el pseudocódigo en general es comprensible sin necesidad de conocer o utilizar un entorno de programación específico, y es a la vez suficientemente estructuradd


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3. Estructura determinística ó secuencial.- La estructura secuencial es aquella en la que una acción sigue a otra en secuencia. Las operaciones se suceden de tal modo que la salida de una es la entrada de la siguiente y así sucesivamente hasta el fin del proceso.

Ejemplo: Elabora el proceso en Excel para determinar lo siguiente: “Una compañía comercializadora de aceites requiere envasar 461,380.59 litros de aceite de oliva en barriles de 60 cm de diámetro y 92 cm de alto. Las disposiciones de seguridad establecen que en cada barril deben dejarse 10 cm entre su borde superior y el líquido envasado. ¿Qué volumen disponible tiene cada barril? ¿Cuántos barriles se necesitan para envasar todo el aceite? ¿Qué hacer?

- Analizar el problema y seleccionar una estrategia de solución.

- Calcular la capacidad total y la utilizada por cada barril.

- Cuantificar los barriles que se necesitan para envasar la totalidad del aceite.

1er Paso: Desarrollo del algortimo

INICIO

‐ Conocer la fórmula para obtener el volumen de un barril (cilindro) PixR2xH ‐ Conocer el radio que se va a usar diámetro / 2 ‐ Generar la tabla de datos ‐ Ingresar los valores para R (radio del barril), H (altura del barril) para la capacidad total del barril y la capacidad que no se va utilizar del barril.

‐ Ingresar la constante de litros a envasar ‐ Obtener el valor PI

‐ Calcular R2 cuya fórmula es R=R*R ‐ Calcular el Volumen del barril cuya fórmula es Pi x R2 x h

‐ Calcular la capacidad en litros cuya formula es = Volumen / 1000 ‐ Calcular la capacidad utilizada =Capacidad total – Capacidad no utilizada

‐ Calcular el total barriles cuya formula es = Litros a envasar / capacidad

FIN


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2do Paso: Generar la plantilla en Excel

Cantidad de barrilles para envasado r h Pi r2 volumen en cm3 Capacidad en litros Capacidad total 30 92 capacidad no utilizada 30 10 capacidad utilizada Litros a envasar 461380.59 total barriles

3er Paso: Desarrollar los Cálculos necesarios


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Capítulo 6

Crear, definir y aplicar referencias a celdas


• Identificar qué es una referencia.

• Conocer y diferenciar los tipos de referencias.

• Reconocer la referencia relativa en la construcción de fórmulas y sus resultados al momento de copiar fórmulas.

• Reconocer la referencia absoluta en la construcción de fórmulas y los errores frecuentes que se presentan al momento de copiar fórmulas.

• Reconocer la forma correcta de convertir una celda en absoluta.

Identificar qué es un nombre d• e rango y su importancia n la elaboración de fórmulas.

mos:

• Nombres de rangos

e

En este capítulo tratare

• Referencia relativa

• Referencia absoluta

Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

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Referencia relativa Denominado también como referencia variable, es una fórmula que se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si se copia la fórmula en otras celdas (filas o columnas) la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda D5 que contiene la formula =A5+B5+C5 a la celda D6, se ajusta automáticamente en función a las filas siguientes, es decir que la fórmula sería: =A6+B6+C6. Lo mismo ocurre si se copia la fórmula en la celda D7, la formula varía a =A7+B7+C7.

Como vemos en el ejemplo si copiamos la fórmula que contiene la referencia de celda relativa a las demás celdas la dirección de celda varía en posición a las filas.

Referencia absoluta Llamada también referencia constante siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Para lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha celda con el formato de $Columna$Fila. Por ejemplo, $B$10 ó $G$5 son consideradas referencias absolutas.

Veamos un ejemplo:

1) Escribe la siguiente información:

2) En el caso de la fórmula para calcular el Total S/. se debe multiplicar el Total S/. por el Tipo de cambio. La fórmula propuesta es…

o de la fórmula para calcular el Total S/. se debe multiplicar el Total S/. por el Tipo de cambio. La fórmula propuesta es…


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= B6 * C3 3) Si copia dicha fórmula a las demás filas se genera un error….

Al copiar la fórmula se muestran valores errados.

4) Al copiar la fórmula la dirección de las celdas cambian ya que la referencia es relativa.

Las referencias relativas cambian

Vea como la referencia a la celda C3 (Tipo de cambio) se modificó a C3, C4, C5, etc. Como observa, la celda C3 deberá conservar la misma dirección, ya que todos los Totales S/. se deben multiplicar por la misma celda.

Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula utilice una referencia absoluta. Para ello se debe ubicar en el modo de edición al inicio de la dirección de celda a convertir a constante y pulsar la tecla F4 o de lo contrario anteponer el símbolo $ (dólar) en la fila y la columna. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C3, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación

= B6 * $C$3 Al copiar la fórmula a las demas filas, todas las fórmulas conservan la referencia de la celda $C$3. Observe la figura de la siguiente página:


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Las referencias Absolutas no cambian

Veamos otro ejemplo, en la hoja Proyección se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3)

Hoja Proyección.

La fórmula para calcular el incremento en Febrero será:

= B6 + (B6 * $C$3) Copie la fórmula y observe el resultado. Su tabla debe quedar como:

Hoja Proyección resuelta.

Al usar referencias se podrá realizar un análisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. Así podrá simular y probar diversos porcentajes de crecimiento.


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Recuerda que otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la fórmula en manera normal y sobre el nombre de la celda que desea usar como referencia absoluta pulse la tecla F4. Esta tecla de función inserta los símbolos $ al nombre de la celda.

Nombres de rangos Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y pueden ser usados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja del libro o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de rango son A5:A20 ó B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A5:A5.

Así las siguientes fórmulas podrían ser validas:

=Neto * 10% = Monto + Retención.

Para la creación, modificación y administración de los nombres de celdas puede utilizar la sección Nombres definidos en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones.

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas En los siguientes ejercicios se detallará las formas de crear nombres de Rango. Los nombres de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco.

Crear fórmulas que usen rangos con nombre Al definir nombres de rango, es posible usar dichos nombres en fórmulas y funciones. Así por ejemplo, se pide calcular el Costo (suma del valor de Material más el valor del Break).

Usaremos los nombres de rango definidos, así por ejemplo en la celda F5 se escribirá la siguiente fórmula:


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=Material + Break Note que mientras escribe se irán mostrando unas etiquetas que indican que dichos nombres son reconocidos por Excel

Tras presionar la tecla ENTER se verá el siguiente resultado

Otro ejemplo: se pide calcular los Ingresos (el producto de los participantes por el Ticket). Así, la fórmula será:

= Participantes * Ticket Al usar nombres de rango no es necesario indicar la referencia relativa o absoluta, por defecto los rangos son definidos como referencias absolutas. Pruebe esto copiando la fórmula de los ingresos las demás filas.

[guía del participante] -...

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