guía del usuario - abogacia

Guía del usuario

Versión 4.0.1

Fecha de publicación: Enero de 2005

Copyright © 2005 Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. Xerox ®, The Document Company®, la X digital y DocuShare® son marcas comerciales de Xerox Corporation. Todos los demás signos o marcas pertenecen a sus respectivas empresas y se reconocen como tales. Las especificaciones son precisas en el momento de la publicación. Especificaciones sujetas a cambio sin previo aviso.

DocuShare User Guide iii

Contenido

Capítulo 1 Primeros pasos¿Qué es DocuShare? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–2Acceder a DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–3Desplazarse por el sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–4Administrar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–5

Asignar propiedades a objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–6Controlar el acceso a los objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–6

Uso de Mi DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–7Ver nuevo contenido en el sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–8Iniciar y terminar la sesión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–9Aplicaciones de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1–10

Capítulo 2 Usuarios y gruposAcerca de las cuentas de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–2Cuentas de usuario de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–3

Crear una cuenta de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–3Visualizar las propiedades de cuenta de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–4Cambiar las propiedades de cuenta de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–4Cambiar la clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–5Cambiar el nombre de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–5Cambiar el dominio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–6Eliminar una cuenta de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–6

Cuentas de grupo de DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–7Crear un grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–7Ver propiedades de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–8Cambiar propiedades de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–8Cambiar los miembros de un grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–9Cambiar el propietario de un grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–10Cambiar el dominio de un grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–11Enviar correo a los miembros del grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–11Eliminar un grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–12

Buscar y enumerar cuentas de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2–13

Capítulo 3 Colecciones de DocuShareAcerca de las colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–2Agregar una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–3Ver y cambiar propiedades de la colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–4Cambiar la ubicación de una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–5Editar varios objetos en una colección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–7Eliminar una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–8Restaurar una colección eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3–9

Contenido

iv Release 4.0.1

Capítulo 4 Documentos de DocuShareAcerca de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–2Agregar un documento a una colección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–3Ver y cambiar propiedades de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–4Cambiar la ubicación de un documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–5Ver un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–7

Ver la reproducción HTML de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–8Editar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–9Agregar una nueva versión de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–11Administrar versiones de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–12

Ver versiones de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–12Cambiar la versión preferida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–12Ver las reproducciones de una versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–13Ver y cambiar propiedades de versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–13

Bloquear un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–14Desbloquear un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–15Descargar un documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–16Eliminar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–17Restaurar un documento eliminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–18

Capítulo 5 Permisos de accesoAcerca de los permisos de acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–2Ver los permisos de acceso de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–3Cambiar los permisos de acceso de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–4Cambiar el propietario de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–5Aplicar permisos a los objetos de un contenedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–6Aplicar permisos a un documento y sus versiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5–7

Capítulo 6 Calendarios de DocuShareAcerca de los calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–2

Vista de mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–2Vista de semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–2Vista de día . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–2

Agregar un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–3Cambiar la vista de calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–4Ver y cambiar propiedades de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–5Cambiar la ubicación de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–6Eliminar un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–8Restaurar un calendario eliminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–9Agregar un evento a un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–10Ver y cambiar propiedades de evento de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–11Eliminar un evento de calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–12Cambiar la ubicación de un evento de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–13

Contenido

DocuShare User Guide v

Capítulo 7 Discusiones de DocuShareAcerca de las discusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–2Agregar una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–3Ver y cambiar propiedades de la discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–4Cambiar la ubicación de una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–5Eliminar una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–7Restaurar una discusión eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–8Agregar un tema a una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–9

Agregar respuestas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–9Ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . .7–10Eliminar un tema o respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–11Cambiar la ubicación de un tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–12Ver y eliminar temas caducados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–13

Capítulo 8 Direcciones URL de DocuShareAcerca de las direcciones URL de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–2Agregar una dirección URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–3Ver y cambiar propiedades de URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–4Cambiar la ubicación de una URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–5Eliminar una dirección URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–7Restaurar una dirección URL eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8–8

Capítulo 9 Suscripciones de DocuShareAcerca de las suscripciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–2Agregar una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–3Ver suscripciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–4Ver y cambiar propiedades de suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–5Crear una lista de destinatarios para una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–6Eliminar una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–7Restaurar una suscripción eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9–8

Capítulo 10 Búsquedas de DocuShareAcerca de las búsquedas de DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–2Buscar objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–3

Opciones de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–3Ejecutar una búsqueda avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–4Utilizar caracteres reservados en una búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–7Guardar una consulta de búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–8Cambiar las propiedades de consultas guardadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–9Cambiar la ubicación de una consulta guardada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–10Eliminar una consulta guardada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–12Restaurar una consulta guardada eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10–13

Contenido

vi Release 4.0.1

Capítulo 11 Mi DocuShareAcerca de Mi DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–2Administrar los favoritos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–3Utilizar la colección personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–4Utilizar el calendario personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–5Ver el historial de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–6Ver las tareas de enrutamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11–6

Capítulo 12 Enrutar documentosAcerca del enrutamiento de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–2Enrutar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–3

Enrutar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–3Enrutar un documento antes de agregarlo a una colección . . . . . . . . . . . . . .12–5Agregar documentos a la hoja de enrutamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–7

Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignado . . . . . . . . .12–8Ver el progreso de los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–10Publicar una nueva versión del documento enrutado . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–11

Ver las tareas que tiene asignadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–12Aprobar o rechazar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–12Revisar un documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–13Confirmar la recepción de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–14Eliminar un documento enviado con fines informativos. . . . . . . . . . . . . . . . .12–14

Ver las tareas eliminadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12–15Ver las tareas de enrutamiento actuales de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . .12–16

Capítulo 13 Escanear documentosAcerca del escaneado de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13–2Escanear un documento en un WorkCentre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13–3Guardar un documento escaneado en una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13–4

Capítulo 14 Archivar contenidoAcerca de archivar contenido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14–2Archivar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14–3

Archivar contenido automáticamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14–3Archivar contenido manualmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14–3

Restaurar contenido archivado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14–5

Capítulo 15 Preguntas frecuentesRespuestas a preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15–2

Apéndice A Carpetas de WebDAVUso de carpetas WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A–2

Títulos de documento en carpetas WebDAV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A–2

Índice

Guía del usuario de DocuShare 1–1

Primeros pasos

• ¿Qué es DocuShare? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–2

• Acceder a DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–3

• Desplazarse por el sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–4

• Administrar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–5

• Uso de Mi DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–7

• Ver nuevo contenido en el sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–8

• Iniciar y terminar la sesión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–9

• Aplicaciones de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–10

¿Qué es DocuShare? Primeros pasos

1–2 Versión 4.0.1

¿Qué es DocuShare?DocuShare es una aplicación de administración de contenido basado en Web que permite utilizar el explorador de Web para almacenar, ver, editar y compartir información con otros usuarios a través de Internet. Cualquier usuario con acceso a su sitio de DocuShare puede descargar y cargar documentos, crear y administrar depósitos denominados colecciones, así como crear calendarios, discusiones y otros objetos del sitio.

Con DocuShare puede:

• Crear y mantener su propia cuenta y espacio de trabajo sin la intervención de un administrador Web o administrador del sitio.

• Crear colecciones en las que se almacenarán documentos, en su formato original, y otros tipos de objeto.

• Controlar el acceso de usuario a colecciones, documentos y otros objetos del sitio.

• Configurar suscripciones para objetos con el fin de recibir notificación de cualquier cambio, adición o eliminación.

• Mantener varias versiones de un documento, realizar el seguimiento de su historial de revisiones y bloquear un documento para impedir la edición simultánea.

• Ver nuevo contenido en el sitio.

• Buscar objetos y contenido en el sitio.

• Automatizar las tareas de enrutamiento de documentos.

Primeros pasos Acceder a DocuShare


Acceder a DocuShareA DocuShare se accede mediante un explorador de Web, como Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator. Cuando se conecta al sitio de DocuShare, la página principal de DocuShare es la primera que aparece. Desde la página principal puede acceder al contenido del sitio y utilizar los vínculos de desplazamiento para acceder a las funciones de DocuShare.

Cuando accede a DocuShare por primera vez, es un invitado. Para agregar contenido al sitio, debe disponer de una cuenta de usuario y haber iniciado la sesión. Consulte Usuarios y grupos para obtener más información.

Aunque el administrador puede personalizar la página principal del sitio y los distintos exploradores pueden mostrar los elementos del sitio de forma diferente, la página principal debe ser similar a la del ejemplo mostrado a continuación.

La página principal de DocuShare contiene las siguientes funciones:

• Las colecciones de nivel superior del sitio, que contienen todo el contenido del sitio.

• Área de inicio de sesión.

• Menú Novedades, que se puede utilizar para ver el contenido que se ha agregado o cambiado.

• Ayuda sobre cómo empezar a utilizar DocuShare.

• Vínculos a información relacionada.

• Vínculos de desplazamiento a otras páginas de DocuShare: Principal, Mapa de contenido, Novedades, Usuarios y grupos, Ayuda.

• Área de búsqueda que se utiliza para buscar objetos en una colección o en el sitio.

Desplazarse por el sitio Primeros pasos


Desplazarse por el sitioLa barra de desplazamiento de la parte superior de la página principal proporciona vínculos a otras páginas de DocuShare. Estos vínculos también aparecen en la parte superior de todas las páginas.

• Principal: vuelve a la página principal.

• Mapa de contenido: muestra los objetos del sitio basándose en su ubicación actual.

• Novedades: lista los objetos nuevos y cambiados del sitio.

• Usuarios y grupos: proporciona enlaces a las funciones de lista, búsqueda y creación de cuentas de usuario y de grupos.

• Ayuda: proporciona acceso a las guías del usuario, tutoriales y descargas de software.

• Nombre de usuario: muestra las propiedades de su cuenta de usuario. El nombre de usuario se muestra después de iniciar la sesión en DocuShare.

• Terminar sesión: termina la sesión de DocuShare. El vínculo aparece después de iniciar la sesión.

• Mi DocuShare: muestra su página principal personal que incluye los favoritos y una colección y un calendario personales. El vínculo aparece después de iniciar la sesión.

• Mis tareas: muestra las tareas de enrutamiento que le han asignado y las que ha asignado usted. El vínculo aparece después de iniciar la sesión.

• Avanzadas: proporciona funciones de búsqueda avanzadas.

Además, la mayoría de las páginas de DocuShare incluyen indicaciones de ruta que puede utilizar para desplazarse por el sitio. Las indicaciones de ruta proporcionan una ruta desde la página principal a su ubicación actual o bien enumeran las últimas páginas que ha visitado. Puede hacer clic en cualquier enlace de la indicación de ruta para ir a la página. En el caso de los objetos que aparecen en varias ubicaciones, se muestran varias indicaciones de ruta al hacer clic en el triángulo situado debajo de Ubicación.

Las indicaciones de ruta de una colección abierta se muestran a continuación.

Ubicación: Principal > Colección de nivel superior inicial D > Lista Mi colección

Primeros pasos Administrar contenido


Administrar contenidoEl sitio de DocuShare consta de colecciones y objetos. Una colección es como una carpeta; se utiliza para almacenar otras colecciones y objetos. Los objetos pueden ser documentos, calendarios, discusiones y direcciones URL, y pueden aparecer en varias colecciones.

Puede crear las colecciones que desee en el sitio de DocuShare. Como creador de la colección, es el propietario del objeto y puede controlar el tipo de acceso que tienen los usuarios a ella. También puede asignar varias propiedades a la colección, lo que permite proporcionar información sobre la misma a otros usuarios y personalizarla.

La figura siguiente muestra el contenido de una colección denominada Formación. La colección contiene varios objetos: otras colecciones, un documento, una URL a otro sitio Web y un calendario.

Cada objeto de DocuShare se identifica mediante un icono.La Tabla 1–1 muestra los iconos de DocuShare actuales.

Tabla 1–1: Iconos de DocuShare

Objeto de DocuShare y su icono

Usuario: usuario de DocuShare registrado.

Grupo: uno o varios usuarios o grupos de DocuShare, o ambos.

Colección: contenedor para almacenar objetos de DocuShare.

Documento: documento almacenado en el sitio de DocuShare. El icono puede variar en función del tipo de archivo del documento.

Discusión: foro en línea en el que se pueden publicar temas.

Tema: artículo publicado en unaa discusión.

Administrar contenido Primeros pasos


Asignar propiedades a objetosCada objeto de DocuShare tiene un conjunto asignado de propiedades. Por ejemplo, las propiedades de todos los objetos incluyen un título, una descripción y un propietario. Cada objeto tiene un número de propiedades específicas. Por ejemplo, la propiedad de orden de clasificación es única de las colecciones y los documentos que tienen una propiedad de máximo de versiones. El administrador de DocuShare también puede crear propiedades personalizadas para utilizarlas en el sitio. Las propiedades permiten buscar objetos.

Controlar el acceso a los objetosPuede controlar el nivel de acceso que tienen los usuarios y grupos a los objetos de DocuShare asignando permisos. Una colección y los objetos que contiene pueden tener los mismos permisos, o cada objeto de una colección puede tener permisos propios. DocuShare permite asignar estos permisos de acceso a usuarios y grupos:

• Lector permite al usuario o grupo leer el contenido del objeto y ver sus propiedades asociadas y permisos.

• Escritor permite al usuario o grupo editar las propiedades del objeto y agregar nuevos objetos, incluyendo nuevas versiones de documentos.

• Administrador permite que el usuario o el grupo eliminen el objeto y cambien los permisos de acceso y el propietario del objeto.

El administrador de DocuShare tiene permisos de acceso total a todos los objetos del sitio.

Consulte Permisos de acceso para ver una explicación sobre cómo asignar permisos a objetos de DocuShare.

Calendario: calendario mensual o semanal en línea.

Evento: entrada de calendario.

Mensaje de correo: mensaje de correo electrónico.

Consulta guardada: términos de consulta de búsqueda guardados que se pueden utilizar para una búsqueda.

Suscripción: notificación después de que se produzca un cambio en un objeto de DocuShare especificado.

URL: dirección de Internet de una página Web.

Tabla 1–1: Iconos de DocuShare

Objeto de DocuShare y su icono

Primeros pasos Uso de Mi DocuShare


Uso de Mi DocuShareMi DocuShare es una página principal personalizada que permite mantener los objetos preferidos en una única ubicación, almacenar objetos en una colección personal, ver el historial de exploración y las tareas de enrutamiento y administrar los eventos de varios calendarios favoritos. Después de iniciar la sesión en DocuShare, Mi DocuShare está accesible desde la página principal del sitio y en la barra de desplazamiento. Para obtener información acerca de cómo configurar y usar Mi DocuShare, consulte Mi DocuShare.

Ver nuevo contenido en el sitio Primeros pasos


Ver nuevo contenido en el sitioDesde cualquier página puede mostrar una lista del contenido que se ha agregado o cambiado en el sitio. Esto permite encontrar rápidamente cualquier objeto o contenido nuevo o cambiado recientemente que pueda resultarle de interés.

Para buscar las novedades:

1. Lleve a cabo una de las siguientes opciones:

• En la página principal, seleccione el período de tiempo que desee en Novedades. Haga clic en Ir.

• En la barra de desplazamiento, haga clic en Novedades.

DocuShare muestra la lista del contenido que se ha agregado o cambiado.

2. Para cambiar la consulta de búsqueda utilizada para mostrar la lista del contenido nuevo o cambiado, haga clic en el botón Precisar consulta.

Aparece la página Precisar la búsqueda.

3. Cambie alguna de las propiedades de búsqueda y haga clic en el botón Buscar. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de la propiedad o consulte Ejecutar una búsqueda avanzada en la página 10–4.

NOTA: Si es un usuario invitado y hace clic en Novedades en la barra de desplazamiento, DocuShare enumera el contenido que se ha agregado o cambiado durante las últimas 24 horas. Si es un usuario que ha iniciado la sesión y hace clic en Novedades en la barra de desplazamiento, DocuShare enumera el contenido que se ha agregado o cambiado desde la última vez que hizo clic en Novedades.

Primeros pasos Iniciar y terminar la sesión


Iniciar y terminar la sesiónSi no ha iniciado la sesión en DocuShare, tiene acceso de invitado a los objetos del sitio. Como invitado puede examinar y ver contenido, a menos que tenga restringido el acceso. Al iniciar la sesión puede agregar objetos al sitio y editar el contenido.

Para iniciar la sesión en DocuShare:

1. Acceda a la página principal de DocuShare.

2. En el área Inicio de sesión, introduzca su nombre de usuario registrado y clave en los campos.

La clave diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

3. Si aparece el campo Dominio, seleccione el nombre de dominio.

NOTA: El campo Dominio aparece si el sitio utiliza el complemento LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, Protocolo ligero de acceso a directorios).

4. Si aparece la casilla de verificación conservar inicio de sesión para el futuro, haga clic en ella si desea permanecer conectado a DocuShare después de cerrar y volver a abrir el explorador.

NOTA: La casilla de verificación conservar inicio de sesión para el futuro aparece si el administrador ha configurado el sitio para utilizar una función denominada inicio de sesión persistente. Para que DocuShare guarde la clave, no se debe activar la opción No guardar las páginas cifradas en el disco de Internet Explorer. Puede comprobar la configuración de la opción seleccionando Opciones de Internet en el menú Herramientas y, a continuación, haciendo clic en la ficha Opciones avanzadas.

5. Haga clic en Ir.

El nombre de usuario aparece en la barra de desplazamiento, indicando que ha iniciado la sesión.

Para terminar la sesión de DocuShare:


• Si el inicio de sesión persistente no está activado o no ha seleccionado la casilla de verificación conservar inicio de sesión para el futuro, cierre la ventana del explorador.

• Si ha seleccionado la casilla de verificación conservar inicio de sesión para el futuro, haga clic en el vínculo Terminar sesión en la barra de desplazamiento.

Aplicaciones de DocuShare Primeros pasos

1–10 Versión 4.0.1

Aplicaciones de DocuShareDocuShare proporciona varias aplicaciones para ampliar su funcionalidad.

DocuShare Windows Client: una aplicación basada en Windows que integra perfectamente las funciones de administración de documentos de DocuShare en el entorno de escritorio de Windows. Desde el escritorio de Windows se puede acceder fácilmente al contenido de DocuShare, arrastrar y colocar documentos entre las colecciones de DocuShare y las unidades locales y de red, así como abrir, editar y guardar documentos de DocuShare desde varias aplicaciones.

Esta aplicación se incluye con DocuShare. Para descargarla, acceda a la página Ayuda y haga clic en la ficha Descargas.

DocuShare Outlook Client: una aplicación basada en Windows que le permite administrar y compartir información dentro de Microsoft Outlook. Los servidores de DocuShare asignados y las colecciones aparecen como carpetas de correo en la lista de carpetas de la Bandeja de entrada. Abra una carpeta y desplácese por el contenido de una colección, abra documentos para editarlos y guarde nuevas versiones de documentos. Puede archivar y compartir mensajes de correo y datos adjuntos fácilmente arrastrándolos y colocándolos en una colección. Cuando necesite encontrar información rápidamente, puede realizar búsquedas por palabras clave.

Esta aplicación se debe adquirir por separado.

DocuShare Interact: un editor fácil de utilizar que permite que varios usuarios colaboren en un proyecto a través de la Web. Un autor de páginas de Interact crea una página de Interact para una tarea o proyecto específico. Mediante un explorador de Web, usted y los otros usuarios pueden agregar, revisar y compartir contenido de páginas. Las páginas de Interact se pueden utilizar para cualquier tarea que requiera un esfuerzo de colaboración o deba aprovechar dicho esfuerzo, como la administración de tareas de proyecto, creación conjunta de un documento, y asignación y seguimiento de elementos de acción.

Esta aplicación se debe adquirir por separado.


Usuarios y grupos

• Acerca de las cuentas de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–2

• Cuentas de usuario de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–3

• Cuentas de grupo de DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–7

• Buscar y enumerar cuentas de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–13

Acerca de las cuentas de DocuShare Usuarios y grupos


Acerca de las cuentas de DocuShareDe forma prefijada, DocuShare es un sitio mantenido por una comunidad, lo que permite a cualquier usuario crear cuentas de usuario y grupo. Según las necesidades del sitio, el administrador de DocuShare puede restringir la creación de cuentas a los usuarios que hayan iniciado la sesión o a un administrador.

Además, si el sitio utiliza el complemento de LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, Protocolo ligero de acceso a directorios) para administrar las cuentas de usuario, el administrador crea las cuentas en lugar del usuario. Para averiguar cómo está configurado el sitio, consulte al administrador de DocuShare.

Usuarios y grupos Cuentas de usuario de DocuShare


Cuentas de usuario de DocuShareAl acceder por primera vez a DocuShare o hasta que inicia la sesión, se le considera un usuario invitado. Como tal, puede explorar todo el contenido sin restricciones o público. Para agregar documentos y editar contenido, debe disponer de una cuenta de usuario de DocuShare.

Crear una cuenta de usuarioSi el sitio permite que los usuarios invitados creen cuentas, puede crear una cuenta de usuario. Si la creación de cuentas está restringida, es necesario que un administrador cree una cuenta de usuario en su lugar.

Para crear una cuenta de usuario:

1. En la barra de desplazamiento, haga clic en Usuarios y grupos.

2. Haga clic en la ficha Agregar usuario.

3. En la página Agregar usuario, introduzca la siguiente información:

Nombre de usuario: el nombre de usuario que desea utilizar para iniciar una sesión en DocuShare. Al crear objetos, el nombre de usuario se especifica como el propietario del objeto

Clave: la clave que desea utilizar para iniciar una sesión en DocuShare. En la clave se distinguen mayúsculas y minúsculas y se debe escribir tal como se especifica al iniciar la sesión.

Confirmación de clave: la misma clave que escribió en el campo Clave.

Dominio: organización u otra entidad del sitio de DocuShare. Este campo aparece si el sitio utiliza el complemento de LDAP. El menú sólo lista los dominios internos.

Apellido: su apellido. Los usuarios se listan en el sitio de DocuShare por nombre y apellido.

4. Introduzca la información opcional que desee. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de cada propiedad.

NOTA: Si el administrador ha creado propiedades personalizadas, también se muestran en la página. Consulte al administrador para obtener información sobre las propiedades personalizadas.

5. Haga clic en Aplicar.

Aparece la página Propiedades de la cuenta de usuario.

Si DocuShare no ha podido crear una nueva cuenta, aparece una página de mensaje describiendo el problema.

Cuentas de usuario de DocuShare Usuarios y grupos


Visualizar las propiedades de cuenta de usuarioPuede ver las propiedades de cualquier cuenta de usuario de DocuShare. Para ver las propiedades, no necesita haber iniciado la sesión en DocuShare.

Para ver las propiedades de cuenta de un usuario:


2. En la página Lista, seleccione Usuarios en el campo Mostrar.


• Para buscar una cuenta de usuario específica, introduzca parte del nombre, apellido o nombre de usuario del usuario en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todas las cuentas de usuario, haga clic en Mostrar todo.

4. En la lista que se muestra, haga clic en el nombre del usuario cuyas propiedades desea ver.

Aparece la página Propiedades, donde se muestran las propiedades del usuario. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de cada propiedad.

Cambiar las propiedades de cuenta de usuarioDebe haber iniciado la sesión como el usuario cuyas propiedades desea cambiar. Puede ver, pero no cambiar, las propiedades de otro usuario.

Para cambiar las propiedades de cuenta de usuario:

1. En la barra de desplazamiento, haga clic en su nombre de usuario.

Aparece la página Propiedades.

2. Haga clic en la ficha Editar.

3. Cambie las propiedades que desee. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de cada propiedad.


Aparece la página Propiedades, donde se muestran las nuevas propiedades.

Usuarios y grupos Cuentas de usuario de DocuShare


Cambiar la claveDebe haber iniciado la sesión como el usuario cuya clave desea cambiar. No puede cambiar la clave de otro usuario.

NOTA: Si el sitio utiliza el complemento de LDAP, no puede cambiar la clave. El administrador debe cambiar la clave en el servidor de LDAP.

Para cambiar la clave actual:



2. Haga clic en la ficha Cambiar clave.

3. Introduzca la clave actual en el campo Clave anterior.

4. Introduzca la clave nueva en el campo Clave nueva.

5. Introduzca la clave nueva en el campo Confirmación de clave nueva.


Cambiar el nombre de usuarioDebe haber iniciado la sesión como el usuario cuyo nombre desea cambiar. No puede cambiar el nombre de otro usuario.

NOTA: Si el sitio utiliza el complemento de LDAP, no puede cambiar el nombre de usuario. El administrador debe cambiar el nombre de usuario en el servidor de LDAP.

Para cambiar el nombre de usuario:



2. Haga clic en la ficha Cambiar nombre de usuario.

3. Introduzca la clave actual en el campo Clave.

4. Introduzca un nuevo nombre de usuario en el campo Nombre de usuario.


Aparece la página Propiedades, donde se muestra el nuevo nombre de usuario. El nuevo nombre también aparece en la barra de desplazamiento.

Cuentas de usuario de DocuShare Usuarios y grupos


Cambiar el dominioSi el sitio utiliza el complemento de LDAP, puede cambiar el dominio por uno interno en el servidor de DocuShare. Debe haber iniciado la sesión como el usuario cuyo dominio desea cambiar; no puede cambiar el dominio de otro usuario.

Para cambiar el dominio actual:



2. Haga clic en la ficha Cambiar dominio.

3. Seleccione un dominio nuevo en el menú Dominio.


Eliminar una cuenta de usuarioSólo el administrador puede eliminar una cuenta de usuario existente. Póngase en contacto con el administrador si desea eliminar su cuenta de usuario. Si tiene varias cuentas de usuario, el administrador puede combinarlas en una sola.

Usuarios y grupos Cuentas de grupo de DocuShare


Cuentas de grupo de DocuShareUn grupo consta de varios usuarios o grupos de DocuShare, o ambos. Cuando el sitio incluye grupos, puede administrar más fácilmente el acceso a colecciones y objetos asignando permisos al grupo en vez de hacerlo a cada usuario.

Crear un grupoEl administrador de DocuShare puede optar por permitir que los usuarios que han iniciado la sesión creen cuentas de grupo o tener la creación de cuentas de grupo bajo control administrativo. Si después de iniciar la sesión en DocuShare no aparece la ficha Agregar grupo en la página Registro de usuarios y grupos, significa que un administrador tendrá que crearle un grupo.

Para crear un grupo:


2. Haga clic en la ficha Agregar grupo.

3. En el campo Título, introduzca el nombre del grupo. El nombre puede contener espacios y signos de puntuación, y puede ser idéntico a otro nombre de grupo.

4. En el campo Dominio, seleccione un nombre de dominio. Este campo aparece si el sitio utiliza el complemento de LDAP. Sin embargo, el menú sólo lista los dominios internos.




Aparece la página Cambiar los miembros.

7. En el campo Mostrar seleccione el tipo de cuenta que desea mostrar en el campo Usuarios/grupos posibles.


• Para buscar una cuenta específica, introduzca parte del nombre, apellido o nombre de usuario del usuario o el título del grupo en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todas las cuentas, haga clic en Mostrar todo.

• Para mostrar las cuentas favoritas, haga clic en Mostrar favoritas.

9. En el campo Usuarios/grupos posibles, seleccione las cuentas que se agregarán al grupo y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Cuentas de grupo de DocuShare Usuarios y grupos


10. En el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione las cuentas que desea eliminar del grupo y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

11. Haga clic en Actualizar.

Los miembros del grupo se muestran en la página Miembros.

Ver propiedades de grupoPuede ver las propiedades de cualquier grupo de DocuShare. Para ver las propiedades, no necesita haber iniciado la sesión en DocuShare.

Para ver las propiedades de un grupo:


2. En la página Lista, seleccione Grupos en el campo Mostrar.


• Para buscar una cuenta de grupo específica, introduzca parte del título del grupo en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todas las cuentas de grupo, haga clic en Mostrar todo.

4. En la lista que se muestra, haga clic en el nombre del grupo cuyas propiedades desea ver.

Aparece la página Propiedades del grupo. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de cada propiedad.

Cambiar propiedades de grupoSegún el ajuste Cambiar los miembros, el propietario del grupo o un miembro del grupo que haya iniciado la sesión puede cambiar las propiedades de un grupo.

Para cambiar las propiedades de un grupo:






4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo cuyas propiedades desea ver.

Aparece la página Propiedades del grupo.






Cambiar los miembros de un grupoSegún el ajuste Cambiar los miembros, el propietario del grupo o un miembro del grupo que haya iniciado la sesión puede agregar o eliminar miembros del grupo.

Para cambiar los miembros de un grupo:






4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo cuyos miembros desea ver.


5. Haga clic en la ficha Miembros.

La página Miembros muestra los miembros del grupo actuales.

6. Para cambiar los miembros del grupo, haga clic en el botón Cambiar los miembros.






9. En el campo Usuarios/grupos posibles, seleccione las cuentas que se agregarán al grupo y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

10. En el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione las cuentas que desea eliminar del grupo y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).


Los miembros del grupo se muestran en la página Miembros.


2–10 Versión 4.0.1

Cambiar el propietario de un grupoSólo el propietario del grupo que haya iniciado la sesión puede cambiar su propietario. Después de cambiar el propietario del grupo por otro usuario, ya no podrá cambiar los miembros y las propiedades del grupo, a menos que Cambiar los miembros esté definido en Miembros.

Para cambiar el propietario de un grupo existente:






4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo cuyo propietario desea ver.



6. Haga clic en Cambiar propietario.

Aparece la página Cambiar propietario.





8. Seleccione un nombre de usuario en el campo Nuevo propietario.

9. En el campo Agregar propietario al grupo, haga clic en Sí para agregar el nuevo propietario al grupo.

10. Haga clic en Actualizar propietario.




Cambiar el dominio de un grupoSi el sitio utiliza el complemento de LDAP, puede cambiar el dominio de un grupo por otro interno en el servidor de DocuShare. Debe ser el propietario del grupo que haya iniciado la sesión para cambiar su dominio.

NOTA: Al cambiar el dominio del grupo no se cambia el dominio de un miembro del grupo, si se utiliza uno.

Para cambiar el dominio de un grupo:




• Para buscar una cuenta de grupo específica, introduzca cualquier parte del título del grupo en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.


4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo cuyo dominio desea ver.


5. Haga clic en la ficha Cambiar dominio.

6. Seleccione un dominio nuevo en el menú Dominio.


Enviar correo a los miembros del grupoPara establecer comunicación fácilmente con un grupo de DocuShare, puede enviar un mensaje de correo electrónico a los miembros del grupo. El mensaje se envía a cada miembro cuyas propiedades de usuario incluyan una dirección de correo electrónico. Para enviar correo electrónico, el explorador de Web debe estar configurado correctamente con un cliente de correo, como Microsoft Outlook o Netscape Communicator.

Para enviar correo electrónico a los miembros de un grupo:






4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo al que desee enviar un mensaje de correo electrónico.



2–12 Versión 4.0.1

5. Haga clic en la ficha Enviar correo a.

6. Para escribir el mensaje, haga clic en el vínculo aquí.

El explorador inicia una ventana de mensaje sin título con la dirección de correo electrónico de cada miembro del grupo introducida en el campo Para.

7. Redacte el mensaje y haga clic en Enviar para enviar por correo electrónico el mensaje a los miembros del grupo.

Eliminar un grupoPuede eliminar un grupo si es el propietario del grupo que ha iniciado la sesión.

Para eliminar un grupo:




• Para buscar una cuenta de grupo específica, introduzca cualquier parte del título del grupo en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.


4. En la lista que se muestra, haga clic en el grupo que desea eliminar.


5. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Eliminar.

Aparece la página Confirmar eliminación.

6. Haga clic en Eliminar para eliminar el grupo del sitio.

Si no desea eliminar el grupo, haga clic en Cancelar.

Usuarios y grupos Buscar y enumerar cuentas de DocuShare


Buscar y enumerar cuentas de DocuShareEn la página Lista puede buscar rápidamente en el registro de usuarios y grupos para determinar si un usuario o grupo tiene una cuenta en el sitio de DocuShare. También puede enumerar todas las cuentas de usuario y grupo registradas en el sitio.

Para buscar un usuario o grupo:


2. En la página Lista, seleccione el tipo de cuenta que desea buscar en el campo Mostrar.

3. En el campo Buscar, introduzca un nombre completo o parte del mismo.

4. Haga clic en Ir.

Se muestran los resultados de búsqueda, listando los usuarios y grupos que coinciden con el texto de búsqueda.

Para enumerar las cuentas del sitio:

1. En la página Lista, seleccione el tipo de cuenta que desea enumerar en el campo Mostrar.

2. Haga clic en Mostrar todo.

Se muestra la lista de todas las cuentas registradas.

Buscar y enumerar cuentas de DocuShare Usuarios y grupos

2–14 Versión 4.0.1


Colecciones de DocuShare

• Acerca de las colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–2

• Agregar una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–3

• Ver y cambiar propiedades de la colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–4

• Cambiar la ubicación de una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–5

• Editar varios objetos en una colección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–7

• Eliminar una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–8

• Restaurar una colección eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–9

Acerca de las colecciones Colecciones de DocuShare


Acerca de las coleccionesEl sitio de DocuShare consta de varios depósitos, denominados colecciones, en los que se almacenan documentos y otros objetos. El administrador determina el conjunto inicial de colecciones que aparecen en la página principal de DocuShare. Como usuario registrado, puede agregar colecciones al sitio de DocuShare.

Colecciones de DocuShare Agregar una colección


Agregar una colecciónPuede agregar una colección a otra si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura a la colección existente.

Para agregar una colección:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregarla y ábrala.

Se abre la página de la colección mostrando todos los objetos de ella.

2. En el menú Agregar seleccione Colección.

Aparece la página Agregar colección.

3. En el campo Título, introduzca el nombre de la colección. El nombre debe ser breve, pero descriptivo, y puede contener espacios y signos de puntuación.




Aparece la página Propiedades de la colección, mostrando información sobre la nueva colección.

6. Puede hacer clic en el nombre de la colección mostrado en las indicaciones de ruta de Ubicación para abrirla.

Para cambiar los permisos de acceso de la colección, consulte el Permisos de acceso.

Ver y cambiar propiedades de la colección Colecciones de DocuShare


Ver y cambiar propiedades de la colecciónNo necesita haber iniciado la sesión en DocuShare para ver las propiedades de una colección. Sin embargo, sólo el propietario de una colección que haya iniciado sesión o un usuario con acceso de escritura a la colección que haya iniciado sesión puede cambiar las propiedades.

Para ver y cambiar las propiedades de una colección:

1. Busque la colección cuyas propiedades desea ver y cambiar.


• Si la colección está abierta, haga clic en el enlace Editar propiedades que hay en la esquina superior derecha de la ventana.

• Si la colección no está abierta (puede ver su título en una colección), haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la colección.

La página Propiedades de la colección muestra las propiedades de sólo lectura.





Colecciones de DocuShare Cambiar la ubicación de una colección


Cambiar la ubicación de una colecciónPuede mover una colección a otra ubicación o hacer que la colección aparezca en varias ubicaciones del sitio. Aunque una colección puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de ella, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de una colección, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura a la colección actual y a la nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar una colección a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7.

Para cambiar la ubicación de una colección:

1. Abra la colección que contiene la colección cuya ubicación desea cambiar.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la colección. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la colección. En la página Propiedades de la colección, haga clic en la ficha Ubicaciones.

Aparece la página Cambiar ubicación.

3. En el campo Ordenar por, seleccione Título para mostrar las posibles ubicaciones en orden alfabético o seleccione Identificador para mostrar dichas ubicaciones en orden numérico.


• Para buscar colecciones específicas, introduzca una o varias palabras en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todas las colecciones, haga clic en Mostrar todo.

• Para mostrar las colecciones favoritas, haga clic en Mostrar Favoritas.

5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca la colección y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca la colección y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Cambiar la ubicación de una colección Colecciones de DocuShare


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, la colección se quedará huérfana, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.

7. Haga clic en Actualizar ubicaciones.

Aparece la página Propiedades de la colección, mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora la colección.

Colecciones de DocuShare Editar varios objetos en una colección


Editar varios objetos en una colecciónAl visualizar una colección abierta, puede utilizar el menú Editar seleccionado para llevar a cabo una serie de tareas en uno o varios objetos. Por ejemplo, puede agregar varios objetos de colección a sus favoritos, así como copiar y pegar objetos entre colecciones.

Para editar varios objetos de colección:

1. Desplácese a la colección y ábrala.


• Para editar algunos objetos, haga clic en la casilla de verificación situada junto a los objetos que desee.

• Para editar todos los objetos, haga clic en la casilla de verificación de la izquierda del encabezado de la columna Tipo.

3. En el menú Editar seleccionado, seleccione uno de los siguientes comandos:

• Agregar a favoritos: agregar el objeto a los Favoritos de Mi DocuShare.

• Copiar: copiar el objeto al portapapeles.

• Pegar: pegar el objeto del portapapeles. Seleccione el comando tras haber copiado uno o varios objetos al portapapeles.

• Eliminar: eliminar el objeto del sitio.

• Cambiar nombre: cambia el título del objeto.

• Cambiar ubicación: agregar el objeto a otra ubicación.

• Cambiar propietario: cambiar el propietario del objeto.

Aparece una ventana de confirmación.

4. Haga clic en Confirmar para continuar. En función del comando que seleccione, pueden aparecer otras páginas adicionales.

NOTA: Al utilizar el comando Cambiar ubicación, si un objeto aparece en varias colecciones, sólo la colección actual se lista en el campo Ubicaciones seleccionadas.

Eliminar una colección Colecciones de DocuShare


Eliminar una colecciónPuede eliminar una colección del sitio de DocuShare si es el propietario de la colección que ha iniciado la sesión o si tiene acceso de administrador a ella. Si la colección contiene otros objetos, puede optar entre eliminar únicamente la colección o ésta y su contenido. Para eliminar la colección y su contenido, debe ser el propietario de los objetos de la colección o tener permiso de acceso de administrador a ellos.

NOTA: Si elimina una colección, pero no su contenido, y los objetos no se encuentran en otra colección, se quedan huérfanos. No se puede acceder a los objetos huérfanos desde una colección. El administrador puede cambiar la ubicación de los objetos huérfanos en una colección para que pueda volver a acceder a ellos.

Para eliminar una colección:

1. Desplácese a la colección que desea eliminar.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la colección. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la colección. En la página Propiedades de la colección, haga clic en el botón Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede a la colección, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. Realice una de las siguientes acciones en el menú Para colecciones, eliminar:

• Seleccione Colección y contenido para eliminar la colección y todos sus objetos.

• Seleccione Sólo colección para eliminar la colección, pero no su contenido.

4. Haga clic en Eliminar para eliminar la colección del sitio.

Si no desea eliminar la colección, haga clic en Cancelar.

Colecciones de DocuShare Restaurar una colección eliminada


Restaurar una colección eliminadaSi elimina una colección accidentalmente, el administrador puede restaurarla si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar una colección eliminada.

Restaurar una colección eliminada Colecciones de DocuShare

3–10 Versión 4.0.1


Documentos de DocuShare

• Acerca de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–2

• Agregar un documento a una colección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–3

• Ver y cambiar propiedades de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–4

• Cambiar la ubicación de un documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–5

• Ver un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–7

• Editar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–9

• Agregar una nueva versión de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4–11

• Administrar versiones de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–12

• Desbloquear un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–15

• Administrar versiones de documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–12

• Descargar un documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–16

• Eliminar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–17

• Restaurar un documento eliminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4–18

Acerca de los documentos Documentos de DocuShare


Acerca de los documentosMediante DocuShare puede almacenar, acceder y administrar documentos creados en varios formatos conocidos. Los documentos se agregan a DocuShare cargándolos desde su PC o una unidad de red en una colección del sitio. Con los documentos almacenados en una colección de DocuShare, los usuarios conectados a la red pueden utilizar su explorador para buscar, ver, editar y descargar un documento.

Para la administración de documentos, DocuShare admite el control de versiones mediante sus funciones de retirada y registro. De forma prefijada, DocuShare guarda cuatro versiones de un documento; puede cambiar el número de versiones que guarda DocuShare en cada documento. Además, puede cambiar la versión preferida de un documento, que es la versión que se abre cuando el usuario visualiza, retira y enruta el documento de una colección. De forma prefijada, la versión preferida de un documento es su versión más reciente.

Documentos de DocuShare Agregar un documento a una colección


Agregar un documento a una colecciónLos documentos se agregan a una colección cargándolos desde una carpeta de la unidad local o de red. La operación de carga copia el documento en la colección. Cuando el documento se encuentra en una colección, está disponible para que otros usuarios lo vean o trabajen de forma colaborativa.

Para agregar un documento a una colección, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura a la colección.

Para agregar un documento a una colección:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregarlo y ábrala.

2. En el menú Agregar seleccione Documento.

Aparece la página Agregar documento.

3. Introduzca la siguiente información:

Nombre de archivo: la ruta completa y el nombre de archivo del documento que desea cargar. Puede hacer clic en el botón Examinar para desplazarse al documento y seleccionarlo.

Si introduce la ruta y el nombre de archivo de un documento que no aparece en la unidad, DocuShare carga un documento vacío.

Título: el título del documento. El título debe ser breve, pero descriptivo, y puede contener espacios y signos de puntuación.

Máximo de versiones: el número máximo de versiones que se guardarán. Cuando se guarda una versión nueva de un documento en DocuShare, se elimina la versión más antigua, a no ser que se trate de la versión preferida.


5. Haga clic en Aplicar para cargar el documento en la colección.

Aparece la página Propiedades del documento, mostrando información sobre el nuevo documento. Si ha elegido enrutar el documento, aparece una hoja de enrutamiento. Para obtener información sobre cómo utilizar la hoja de enrutamiento, consulte el Enrutar documentos.

NOTA: DocuShare identifica cada objeto del sitio con un identificador único (por ejemplo, Document-37). Por lo tanto, puede cargar un documento que tenga el mismo nombre que otro almacenado en una colección.

Ver y cambiar propiedades de documento Documentos de DocuShare


Ver y cambiar propiedades de documentoCualquier usuario puede ver las propiedades de un documento. Puede cambiar las propiedades de un documento si es el propietario del documento o un usuario con acceso de escritura a él que haya iniciado la sesión.

Para ver y cambiar las propiedades de un documento:

1. Abra la colección que contiene el documento cuyas propiedades desea ver y cambiar.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento.

La página Propiedades del documento muestra las propiedades de sólo lectura.





Documentos de DocuShare Cambiar la ubicación de un documento


Cambiar la ubicación de un documentoPuede mover un documento a otra ubicación o hacer que el documento aparezca en varias colecciones del sitio. Al mover un documento no es necesario eliminarlo y, a continuación, volver a cargarlo. Aunque un documento puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de él, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de un documento, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto al documento como a la colección nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar un documento a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7.

Para cambiar la ubicación de un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea mover y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del documento. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento. En la página Propiedades del documento, haga clic en la ficha Ubicaciones.




• Para buscar colecciones específicas, introduzca una o varias palabras en el campo Buscar y haga clic en Ir.



5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca el documento y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca el documento y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Cambiar la ubicación de un documento Documentos de DocuShare


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, el documento se quedará huérfano, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.


Aparece la página Propiedades mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora el documento.

Documentos de DocuShare Ver un documento


Ver un documentoDocuShare proporciona un depósito para los documentos; el explorador controla cómo se muestra un documento. Por diseño, los exploradores pueden administrar varios tipos de documentos y archivos, como HTML, GIF y JPEG. Sin embargo, en el caso de algunos documentos, como Microsoft Word o Excel, el explorador inicia una aplicación auxiliar (visor) para ejecutar o mostrar el documento fuera o dentro de la ventana del explorador. Para reproducir archivos multimedia, el explorador utiliza un complemento que abre el archivo en la ventana del explorador.

El explorador está preconfigurado para utilizar aplicaciones auxiliares y complementos específicos. Por lo general, si trata de abrir un documento o archivo que no reconoce el explorador, éste muestra una ventana que le ayuda a encontrar la aplicación que se utilizará para dicho tipo de archivo.

A no ser que un documento esté restringido, puede ver el contenido de cualquier documento del sitio.

Para ver el contenido de un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea ver y ábrala.

2. Haga clic en el título del documento.

3. Para volver a la página de la colección, realice una de las siguientes acciones:

• Si el documento se ha abierto en una ventana independiente, seleccione Salir en el menú Archivo.

• Si el documento se ha abierto en la ventana del explorador, haga clic en el botón Atrás del mismo.

NOTA: Si hace clic en la X de la parte superior derecha del explorador o selecciona Cerrar en el menú Archivo, se cierra el explorador y se pierde la conexión al sitio de DocuShare.

Ver un documento Documentos de DocuShare


Ver la reproducción HTML de un documentoDocuShare proporciona una función de conversión HTML que permite ver los tipos de documento admitidos en formato HTML. Gracias a esta función no es necesario configurar el explorador para mostrar determinados tipos de documento. Si aparece un icono Ver a la derecha del título del documento, puede ver una reproducción HTML del mismo.

NOTA: La función de conversión HTML no puede convertir documentos que contienen información codificada.

Para ver una reproducción HTML del documento:

1. Abra la colección que contiene el documento que desea ver.

2. Haga clic en el icono Ver que aparece a la derecha del título del documento.

DocuShare convierte el documento a HTML y lo muestra.

3. Haga clic en el botón Atrás para volver a la página de la colección.

Documentos de DocuShare Editar un documento


Editar un documentoDocuShare admite el ciclo de desarrollo completo de un documento, lo que permite que los usuarios colaboren en un proyecto. La retirada y registro de documentos garantiza que sólo un usuario cada vez edita un documento. El control de versiones mantiene un determinado número de versiones del documento especificado por el usuario.

Para editar un documento y crear una nueva versión, debe ser el propietario del documento o un usuario con acceso de escritura a él que haya iniciado la sesión. Además, la propiedad Agregar versiones del documento debe estar establecida en Permitido (valor prefijado).

NOTA: Si DocuShare Windows Client está instalado en el equipo y la propiedad Identificar la retirada desde el explorador de Web está activada en la ventana Propiedades de DocuShare Client, se muestra el asistente de registro de DocuShare Client una vez haya editado y guardado el documento. Cuando utilice esta función, asegúrese de que la URL de DocuShare en el explorador es la misma que la dirección del servidor en Windows Client. Para comprobar la dirección del servidor, haga clic con el botón derecho del mouse (ratón) en el nombre del servidor y seleccione Propiedades.

Para editar un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea editar y ábrala.

2. Haga clic en el icono Retirar que aparece a la derecha del título del documento.

El documento se abre en la ventana del explorador o aparece una ventana que permite abrir o descargar el documento. Cuando se retira el documento, se bloquea, con lo que se impide que otros usuarios lo editen.

3. Edite el archivo.


• Si el documento se ha abierto en el explorador, haga clic en el botón Atrás. Haga clic en Sí para guardar las modificaciones.

• Si el documento se ha abierto en su editor nativo, seleccione Guardar como en el menú Archivo.

5. En la ventana Guardar como, guarde el documento en una ubicación de la unidad local.

No cambie el nombre del documento.

6. En la página de la colección, haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento.

Aparece la página Propiedades del documento.

7. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Nueva versión.

8. En la página Agregar versión, haga clic en el botón Examinar.

9. Desplácese a la ubicación de la unidad local donde guardó el documento editado, selecciónelo y haga clic en Abrir.

Editar un documento Documentos de DocuShare

4–10 Versión 4.0.1

La ruta al documento aparece en el campo Nombre de archivo.

10. En el campo Título, puede cambiar el título del documento. De forma prefijada, a la versión nueva se le asigna el título original del documento.

11. Si lo desea, introduzca comentarios en el campo Comentarios de la versión.

12. Para Desbloquear documento, haga clic en No si no desea desbloquear el documento después de agregar la nueva versión.

13. Cuando la versión preferida es una versión del documento distinta a la más reciente, puede hacer clic en Sí en el campo Convertir ésta en versión preferida para establecer esa versión como la preferida. En caso contrario, haga clic en No para no cambiar la versión preferida.


Documentos de DocuShare Agregar una nueva versión de un documento


Agregar una nueva versión de un documentoPuede agregar una nueva versión de un documento cargando un documento desde una carpeta de la unidad local o de red. Para agregar una nueva versión, debe ser el propietario del documento que haya iniciado la sesión o tener acceso de escritura a él. Además, la propiedad Agregar versiones del documento debe estar establecida en Permitido (valor prefijado).

Para agregar una nueva versión de un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea actualizar con una nueva versión y ábrala.



3. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Nueva versión.


5. Desplácese a la ubicación de la unidad local que contiene el documento que desea agregar como una nueva versión, selecciónelo y haga clic en Abrir.


6. En el campo Título, puede cambiar el título del documento. De forma prefijada, a la versión nueva se le asigna el título original del documento.

7. Si lo desea, introduzca comentarios en el campo Comentarios de la versión.

8. Si la versión anterior del documento estaba bloqueada, aparece el campo Desbloquear documento. Haga clic en No si no desea desbloquear el documento después de agregar la nueva versión.

9. Cuando la versión preferida es una versión del documento distinta a la más reciente, puede hacer clic en Sí en el campo Convertir ésta en versión preferida para establecer esa versión como la preferida. En caso contrario, haga clic en No para no cambiar la versión preferida.


Administrar versiones de documento Documentos de DocuShare

4–12 Versión 4.0.1

Administrar versiones de documentoLa función de control de versiones de DocuShare permite mantener un registro del historial de un documento. En cada versión que guarda DocuShare, puede ver el contenido, la fecha y la hora en que se agregó la versión a la colección, el usuario que la agregó y los comentarios de los usuarios. También puede ver y editar las propiedades y los permisos de cada versión, así como enrutar determinadas versiones.

De forma prefijada, DocuShare guarda cuatro versiones de un documento. Puede cambiar el valor prefijado modificando la propiedad Máximo de versiones del documento. Consulte Ver y cambiar propiedades de documento en la página 4–4.

Ver versiones de documentoPara ver el historial de versiones de un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento cuyo historial de versiones desea ver y ábrala.



3. Haga clic en la ficha Historial de versiones.

La página muestra todas las versiones guardadas del documento.

4. Para ver una versión específica del documento, haga clic en su tipo o en el número de versión.

5. Para volver a la página Historial de versiones, realice una de las siguientes acciones:



Cambiar la versión preferidaDe forma prefijada, la versión preferida de un documento es la versión más reciente. Cuando hay más de una versión de un documento, se puede cambiar la versión preferida de un documento. Es la versión de un documento que se abre cuando el usuario visualiza, retira y enruta el documento de una colección. No obstante, los usuarios pueden enrutar una versión de documento específica en la página Historial de versiones del documento.

DocuShare guarda siempre la versión preferida, indistintamente del número Máximo de versiones especificado.

Para cambiar la versión preferida de un documento:

1. Muestre la página Historial de versiones de un documento.

2. Haga clic en Cambiar versión preferida.

Documentos de DocuShare Administrar versiones de documento


Al lado de cada versión se muestran botones de opción y aparece la opción Usar versión más reciente.


• Para seleccionar una de las versiones existentes como versión preferida, haga clic en el botón de opción que hay junto a la versión que desea.

• Para que la versión preferida sea siempre la versión más reciente del documento, haga clic en el botón de opción que hay junto a Usar versión más reciente.


Ver las reproducciones de una versiónCada versión de un documento puede constar de varias reproducciones. Una reproducción es el formato con el que se muestra la versión, como Microsoft Word, Adobe PDF o HTML y puede estar compuesta por archivos de contenido. Por ejemplo, una reproducción HTML de una determinada versión del documento consistiría del archivo HTML y varios archivos de imagen si la reproducción contenía gráficos.

Para ver las reproducciones de una versión:


2. Para ver las reproducciones de versión, haga clic en Mostrar reproducciones.

Se muestran las reproducciones de la versión y si una reproducción tuviera archivos de contenido, se muestran esos archivos.

3. Puede hacer clic en una reproducción o en un archivo de contenido para verlo.

4. Haga clic en Ocultar reproducciones para no ver las reproducciones.

Ver y cambiar propiedades de versiónCualquier usuario puede ver las propiedades de una versión. Puede cambiar las propiedades de una versión si es el propietario de la versión o un usuario con acceso de escritura a ella que haya iniciado la sesión.

Para ver y cambiar las propiedades de una versión:


2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la versión.

La página Propiedades de la versión muestra las propiedades de sólo lectura.




Para cambiar los permisos de acceso de la versión, consulte Permisos de acceso.

Bloquear un documento Documentos de DocuShare

4–14 Versión 4.0.1

Bloquear un documentoSi es el propietario del documento o un usuario con acceso de escritura a él que haya iniciado la sesión, puede bloquearlo para evitar que otros usuarios lo editen.

Para bloquear un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea bloquear y ábrala.



3. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Bloquear.

En la página Ver, la propiedad Bloqueado por muestra su nombre como el usuario que ha bloqueado el documento.

4. Vuelva a la colección que contiene el documento haciendo clic en el título de colección que se muestra detrás de Aparece en. El icono Bloqueado aparece a la derecha del título del documento.

Los usuarios pueden ver el documento, pero no pueden retirarlo para su edición.

Documentos de DocuShare Desbloquear un documento


Desbloquear un documentoSi no desea agregar una nueva versión de un documento a una colección, puede desbloquear un documento bloqueado. Para desbloquear un documento y permitir que los usuarios lo editen, debe ser el propietario del documento o un usuario con acceso de escritura a él que haya iniciado la sesión. Un documento está bloqueado si aparece un icono Bloqueado a la derecha del título del documento.

Para desbloquear un documento bloqueado:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea desbloquear y ábrala.



3. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Desbloquear.

En la página Ver, la propiedad Bloqueado por no muestra un nombre de usuario.

4. Vuelva a la colección que contiene el documento haciendo clic en el título de colección que se muestra detrás de Aparece en. El icono Retirar aparece a la derecha del título del documento.

Los usuarios ya pueden retirar el documento para editarlo.

Descargar un documento Documentos de DocuShare

4–16 Versión 4.0.1

Descargar un documentoPuede descargar un documento desde una colección de DocuShare en su PC. La operación de descarga copia el documento y conserva el documento original en la colección.

Para descargar un documento:

1. Desplácese a la colección que contiene el documento que desea descargar y ábrala.

2. Haga clic en el documento que desea descargar.

El documento se abre.

3. En el menú Archivo, seleccione Guardar como.

4. Seleccione una ubicación de su PC donde desee guardar el documento.

5. Haga clic en Guardar.

Se descarga una copia del documento en su PC.

6. Para volver a la página de la colección, realice una de las siguientes acciones:



Documentos de DocuShare Eliminar un documento


Eliminar un documentoPuede eliminar un documento de una colección si es el propietario del documento o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Para eliminar un documento:

1. Abra la colección que contiene el documento que desea eliminar.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del documento. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento. En la página Propiedades del documento, haga clic en el botón Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede al documento, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. Haga clic en Eliminar para eliminar el documento del sitio.

Si no desea eliminar el documento, haga clic en Cancelar.

Restaurar un documento eliminado Documentos de DocuShare

4–18 Versión 4.0.1

Restaurar un documento eliminadoSi elimina un documento accidentalmente, el administrador puede restaurarlo si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar un documento eliminado.


Permisos de acceso

• Acerca de los permisos de acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–2

• Ver los permisos de acceso de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–3

• Cambiar los permisos de acceso de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–4

• Cambiar el propietario de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–5

• Aplicar permisos a los objetos de un contenedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–6

• Aplicar permisos a un documento y sus versiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5–7

Acerca de los permisos de acceso Permisos de acceso


Acerca de los permisos de accesoCada objeto de DocuShare cuenta con un conjunto de permisos asociados que se denomina lista de acceso. Los permisos son los derechos de acceso que un conjunto definido de usuarios y grupos tiene para ver, eliminar o cambiar un objeto de DocuShare. El propietario del objeto o cualquier usuario con acceso de administrador al objeto puede asignar y modificar los permisos.

Como propietario de los objetos de DocuShare que agrega al sitio, puede controlar el tipo de acceso que los usuarios y grupos tienen a dichos objetos. Cuando agrega un objeto a una colección, se definen los permisos iniciales del objeto. Puede cambiar en cualquier momento los usuarios y grupos que tienen acceso al objeto y el tipo de acceso que tiene cada usuario o grupo.

DocuShare proporciona los siguientes permisos de acceso que puede asignar a usuarios y grupos:

• Lector permite al usuario o grupo leer el contenido del objeto y ver sus propiedades asociadas y permisos.

• Escritor permite al usuario o grupo editar las propiedades del objeto y agregar nuevos objetos, incluyendo nuevas versiones de documentos.

• Administrador permite que el usuario o el grupo eliminen el objeto y cambien los permisos de acceso y el propietario del objeto.

Asimismo, puede controlar quién puede ver un objeto en una lista de resultados de búsqueda.

Permisos de acceso Ver los permisos de acceso de un objeto


Ver los permisos de acceso de un objetoComo usuario invitado o usuario con acceso de lectura a un objeto, puede ver los permisos de acceso del objeto.

Para ver los permisos de acceso de un objeto:

1. Busque el objeto cuyos permisos desea ver.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del objeto.

Aparece la página Propiedades del objeto.

3. Haga clic en la ficha Permisos.

La página Permisos muestra la lista de acceso del objeto, que incluye al propietario del objeto, al administrador del sitio y tres grupos de DocuShare:

Administradores de contenido: usuarios registrados que tienen permisos de acceso total a todos los objetos del sitio de DocuShare.

Todos los usuarios y el invitado: todos los usuarios de DocuShare registrados y el usuario invitado.

Todos los usuarios excepto el invitado: todos los usuarios de DocuShare registrados.

Cambiar los permisos de acceso de un objeto Permisos de acceso


Cambiar los permisos de acceso de un objetoPuede cambiar los permisos de acceso de un documento si es el propietario del objeto o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Para cambiar los permisos de acceso de un objeto:

1. Busque el objeto cuyos permisos desea cambiar.




Aparece la página Permisos del objeto.

4. En Búsqueda disponible para, haga clic en Cualquiera para permitir que los invitados y usuarios vean el objeto en una lista de resultados de búsqueda. Haga clic en Sólo lista de acceso para permitir que sólo las cuentas incluidas en la lista de acceso del objeto lo vean en una lista de resultados de búsqueda.

5. Si desea cambiar la lista de usuarios y grupos que tienen acceso al objeto, haga clic en el botón Cambiar lista de acceso.

Aparece la página Cambiar lista de acceso.






8. En el campo Usuarios/grupos posibles, seleccione las cuentas que se agregarán a la lista de acceso y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

9. En el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione las cuentas que desea eliminar de la lista de acceso y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

10. Haga clic en Actualizar lista de acceso.

Aparece la página Permisos, mostrando la nueva lista de acceso.

11. Active las casillas de permiso que desea para cada usuario y grupo mostrado en la lista de acceso.


Permisos de acceso Cambiar el propietario de un objeto


Cambiar el propietario de un objetoEl propietario prefijado de un objeto es el que lo creó inicialmente. Puede cambiar el propietario de un objeto si es el propietario del objeto o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

NOTA: Cuando se cambia el propietario de un contenedor o documento, sólo se cambia el propietario de ese objeto; los propietarios de los objetos del contenedor o de las versiones de documento no cambian.

Para cambiar el propietario de un objeto:

1. Busque el objeto cuyo propietario desea cambiar.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda del título del objeto. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar propietario. En la página de confirmación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del objeto. Haga clic en la ficha Permisos y, a continuación, en el botón Cambiar propietario.

Aparece la página Cambiar propietario.




• Para mostrar las cuentas de usuario favoritas, haga clic en Mostrar favoritas.

4. Seleccione un nombre de usuario en el campo Nuevo propietario.

5. Haga clic en Actualizar propietario.

Aparece la página Permisos del objeto, mostrando el nombre del nuevo propietario en la parte superior de la lista de acceso. El nuevo propietario tiene los permisos Lector, Escritor y Administrador.

El nombre del propietario anterior permanece en la lista de acceso.

Aplicar permisos a los objetos de un contenedor Permisos de acceso


Aplicar permisos a los objetos de un contenedorCuando se cambian los permisos de acceso de una colección, un calendario o una discusión que incluye objetos, se puede elegir el modo en que se aplican los permisos del contenedor a su contenido. Puede elegir entre aplicar todos los permisos o sólo los permisos cambiados al contenedor o a éste y su contenido.

Puede cambiar los permisos de un contenedor si es el propietario del contenedor o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Para aplicar el permiso de acceso de un contenedor a sus objetos:

1. Busque el contenedor cuyos permisos desea cambiar.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del contenedor.

Aparece la página Propiedades del contenedor, donde se muestran las propiedades actuales.


Aparece la página Permisos del contenedor.

4. Realice los cambios que desee en la lista de acceso.

5. En Opciones, seleccione una de las siguientes:

• Aplicar todos los permisos a: asigna todos los permisos de acceso.

• Aplicar sólo los cambios a: asigna sólo los permisos de acceso cambiados.

6. Seleccione una de las siguientes opciones:

• Sólo este contenedor: aplica los permisos sólo al contenedor. Los permisos de los objetos del contenedor no se cambian.

• Este contenedor y sus objetos, incluidos los mismos objetos que aparecen en otros contenedores: aplica los permisos al contenedor y sus objetos. Los permisos de los mismos objetos que aparecen en otros contenedores también se cambian.

• Este contenedor y sus objetos, excluidos los mismos objetos que aparecen en otros contenedores: aplica los permisos al contenedor y sus objetos. Los permisos de los mismos objetos que aparecen en otros contenedores no se cambian.


Permisos de acceso Aplicar permisos a un documento y sus versiones


Aplicar permisos a un documento y sus versionesPuesto que cada versión de un documento tiene su propia lista de acceso, cuando se cambian los permisos de acceso de un documento, se puede elegir cómo aplicar los cambios en las versiones del documento. Puede cambiar los permisos de acceso de un documento si es el propietario del documento o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Para aplicar el permiso de acceso de un documento a sus versiones:

1. Busque el documento cuyos permisos desea cambiar.


Aparece la página Propiedades de ese documento y muestra las propiedades actuales.


Aparece la página Permisos del documento.

4. Realice los cambios que desee en la lista de acceso.

5. En Aplicar todos los permisos a, seleccione una de las siguientes opciones:

• Este documento y sus versiones: asigna los permisos cambiados al documento y a todas sus versiones.

• Sólo este documento: asigna los permisos cambiados sólo al documento. El documento y sus versiones tendrán permisos de acceso distintos.


Aplicar permisos a un documento y sus versiones Permisos de acceso



Calendarios de DocuShare

• Acerca de los calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–2

• Agregar un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–3

• Cambiar la vista de calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–4

• Ver y cambiar propiedades de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–5

• Cambiar la ubicación de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–6

• Eliminar un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–8

• Restaurar un calendario eliminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–9

• Agregar un evento a un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–10

• Ver y cambiar propiedades de evento de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6–11

• Eliminar un evento de calendario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–12

• Cambiar la ubicación de un evento de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6–13

Acerca de los calendarios Calendarios de DocuShare


Acerca de los calendariosPuede agregar un calendario a una colección para realizar un seguimiento de las citas, reuniones y otras actividades. Si usted y un grupo de colaboradores son responsables de un proyecto, puede compartir un calendario para administrar las tareas y las programaciones.

Las entradas que se agregan a un calendario se denominan eventos. Un evento se puede producir todo el día o durante un período de tiempo específico. Asimismo, un evento se puede producir una vez o repetidamente, como una reunión de personal semanal o un curso.

Puede mostrar un calendario en vista de mes, semana o día.

Vista de mesLa vista de mes muestra un mes completo con el día actual resaltado. En el mes actual puede hacer clic en un vínculo al mes anterior y el siguiente. También puede mostrar calendarios de años anteriores y siguientes.

La hora de inicio y el título de cada evento de calendario se muestra en la fecha a que se agregó.

Vista de semanaLa vista de semana muestra una semana completa con el día actual resaltado. En la semana actual puede hacer clic en un vínculo a la semana anterior y la siguiente. También puede mostrar calendarios de años anteriores y siguientes.

La duración, el título y el propietario de cada evento se muestra en la fecha a que se agregó.

Vista de díaLa vista de día muestra el día actual. En el día actual puede hacer clic en un vínculo al día anterior y al siguiente. También puede mostrar un día de otro mes o año.

La vista de día muestra la duración, el título y el propietario de cada evento agregado a la fecha.

Calendarios de DocuShare Agregar un calendario


Agregar un calendarioPuede agregar un calendario a una colección si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura a la colección.

Para agregar un calendario a una colección:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregar un calendario y ábrala.


2. En el menú Agregar seleccione Calendario.

Aparece la página Agregar calendario.

3. En el campo Título, introduzca el nombre del calendario. El nombre debe ser breve, pero descriptivo, y puede contener espacios y signos de puntuación.




Aparece la página Propiedades del calendario, mostrando información sobre el nuevo calendario.

6. Puede hacer clic en el nombre del calendario mostrado en las indicaciones de ruta de Ubicación para abrir el calendario.

Para cambiar los permisos de acceso del calendario, consulte el Permisos de acceso.

Cambiar la vista de calendario Calendarios de DocuShare


Cambiar la vista de calendarioAl visualizar un calendario, puede cambiar a cualquiera de las tres vistas.

Para cambiar la vista de calendario:

1. Desplácese al calendario y ábralo.

2. En el menú Ver, seleccione Vista de mes, Vista de semana o Vista de día.

Calendarios de DocuShare Ver y cambiar propiedades de calendario


Ver y cambiar propiedades de calendarioNo necesita haber iniciado la sesión en DocuShare para ver las propiedades de un calendario. Sin embargo, sólo el propietario de un calendario que haya iniciado sesión o un usuario con acceso de escritura al calendario que haya iniciado sesión puede cambiar las propiedades.

Para ver y cambiar las propiedades de un calendario:

1. Busque el calendario cuyas propiedades desea ver y cambiar.


• Si el calendario está abierto, haga clic en el enlace Editar propiedades que hay en la esquina superior derecha de la ventana.

• Si el calendario no está abierto (puede ver su título en una colección), haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del calendario.

La página Propiedades del calendario muestra las propiedades de sólo lectura.





Cambiar la ubicación de un calendario Calendarios de DocuShare


Cambiar la ubicación de un calendarioPuede mover un calendario a otra ubicación o hacer que el calendario aparezca en varias colecciones del sitio. Aunque un calendario puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de él, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de un calendario, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto al calendario como a la colección nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar un calendario a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7

Para cambiar la ubicación de un calendario:

1. Desplácese a la colección que contiene el calendario cuya ubicación desea cambiar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del calendario. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del calendario. En la página Propiedades del calendario, haga clic en la ficha Ubicaciones.







5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca el calendario y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca el calendario y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Calendarios de DocuShare Cambiar la ubicación de un calendario


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, el calendario se quedará huérfano, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.


Aparece la página Propiedades del calendario, mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora el calendario.

Eliminar un calendario Calendarios de DocuShare


Eliminar un calendarioPuede eliminar un calendario si es el propietario del mismo o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión. Cuando se elimina un calendario también se eliminan todos sus eventos.

Para eliminar un calendario:

1. Desplácese a la colección que contiene el calendario que desea eliminar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del calendario. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del calendario. En la página Propiedades del calendario, haga clic en el botón Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede al calendario, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. Haga clic en Eliminar para eliminar el calendario del sitio.

Si no desea eliminar el calendario, haga clic en Cancelar.

Calendarios de DocuShare Restaurar un calendario eliminado


Restaurar un calendario eliminadoSi elimina un calendario accidentalmente, el administrador puede restaurarlo si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar un calendario eliminado.

Agregar un evento a un calendario Calendarios de DocuShare

6–10 Versión 4.0.1

Agregar un evento a un calendarioPuede agregar un evento a un calendario si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura al calendario. Puede definir el evento de modo que se produzca periódicamente, como cada lunes o quincenalmente.

Para agregar un evento de calendario:

1. Abra el calendario al que desee agregar un evento.

2. En el menú Agregar seleccione Evento.

Aparece la página Agregar evento.

3. En el campo Título, introduzca el nombre del evento.

4. Si lo desea, introduzca una descripción del evento en el campo Descripción.

5. En el campo Fecha, seleccione la fecha en que se producirá el evento.

6. En Hora, seleccione una de las siguientes opciones:

• Seleccione Sin hora si el evento se va a producir todo el día.

• Seleccione las horas de inicio y finalización si el evento se va a producir durante un período de tiempo específico. Asegúrese de seleccionar a.m. o p.m. según resulte adecuado.

7. Si el evento se va a producir periódicamente, seleccione la frecuencia de Repetir y el número de veces.

8. En Permisos iniciales, seleccione una de las siguientes opciones:

• Igual que el contenedor asigna los permisos de acceso del contenedor al objeto.

• Igual que el contenedor, excepto con la escritura restringida al propietario asigna los usuarios que tienen acceso de lectura al contenedor con acceso de lectura al objeto. Es el único usuario con acceso de escritura al objeto.

• Restringido al propietario asigna permisos de acceso completo únicamente a usted, el propietario del objeto.

9. Haga clic en Aplicar para agregar el evento al calendario.

Aparece la página Propiedades del evento, mostrando información sobre el nuevo evento.

10. Puede hacer clic en el nombre del calendario mostrado en las indicaciones de ruta de Ubicación para abrir el calendario.

El evento que ha agregado aparece en el calendario.

Para cambiar los permisos de acceso del evento, consulte el Permisos de acceso.

Calendarios de DocuShare Ver y cambiar propiedades de evento de calendario


Ver y cambiar propiedades de evento de calendarioPuede ver y cambiar las propiedades de un evento de calendario, como el título o la hora. Si el evento es repetitivo, el cambio se realiza en cada evento de la serie. Para cambiar las propiedades, debe ser el propietario del evento o un usuario con acceso de escritura a él que haya iniciado la sesión.

Para ver y cambiar las propiedades de un evento de calendario:

1. Desplácese al calendario que contiene el evento que desea ver y cambiar y ábralo.

2. Haga clic en el título del evento.

La página Propiedades del evento muestra las propiedades de sólo lectura.




Eliminar un evento de calendario Calendarios de DocuShare

6–12 Versión 4.0.1

Eliminar un evento de calendarioPuede eliminar un evento de calendario si es el propietario del evento o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión. Sin embargo, si el evento pertenece a una serie periódica, sólo necesita tener acceso de escritura al evento para borrarlo.

Para eliminar un evento de calendario:

1. Desplácese al calendario que contiene el evento que desea eliminar y ábralo.


Aparece la página Propiedades del evento.

3. En la parte inferior de la página, haga clic en el botón Eliminar.

4. En el menú Confirmar eliminación, realice una de las siguientes acciones:

• Si el evento se produce una sola vez, haga clic en el botón Eliminar.

• Si el evento se produce varias veces, haga clic en el botón Eliminar todos los eventos de esta serie; haga clic en el botón Eliminar sólo este evento para eliminar el evento de la fecha seleccionada.

NOTA: El administrador puede restaurar un evento individual no repetitivo eliminado o una serie de eventos periódicos eliminada. Sin embargo, el administrador no puede restaurar un evento individual eliminado de una serie de eventos periódicos.

Calendarios de DocuShare Cambiar la ubicación de un evento de calendario


Cambiar la ubicación de un evento de calendarioPuede mover un evento a otro calendario o hacer que aparezca en varios calendarios. Para mover un evento, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto al evento como al calendario nuevo.

Aunque un evento puede aparecer en varios calendarios, sólo hay una copia de él, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de un evento de calendario:

1. Desplácese al calendario que contiene el evento que desea mover y ábralo.


Aparece la página Propiedades del evento.

3. Haga clic en la ficha Ubicaciones.

Aparece la página Ubicaciones, mostrando las ubicaciones actuales del evento.



• Para buscar calendarios específicos, introduzca una o varias palabras en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todos los calendarios, haga clic en Mostrar todo.

• Para mostrar los calendarios favoritos, haga clic en Mostrar favoritos.

6. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione los calendarios en los que desea que aparezca el evento y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varios calendarios, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

7. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione los calendarios en los que no desea que aparezca el evento y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varios calendarios, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

NOTA: Asegúrese de que aparece un calendario como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, el evento se quedará huérfano, lo que significa que no aparecerá en ningún calendario.


Cambiar la ubicación de un evento de calendario Calendarios de DocuShare

6–14 Versión 4.0.1


Discusiones de DocuShare

• Acerca de las discusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–2

• Agregar una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–3

• Ver y cambiar propiedades de la discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–4

• Cambiar la ubicación de una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–5

• Eliminar una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–7

• Restaurar una discusión eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–8

• Agregar un tema a una discusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–9

• Ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuesta . . . . . . . . . . . . . 7–10

• Eliminar un tema o respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7–11

• Cambiar la ubicación de un tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–12

• Ver y eliminar temas caducados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7–13

Acerca de las discusiones Discusiones de DocuShare


Acerca de las discusionesPara facilitar el intercambio de ideas en línea, DocuShare admite subprocesos de discusiones. Puede agregar un contenedor a una colección llamada discusión en la cual los usuarios agregan temas para que otros los lean y respondan. A medida que los usuarios responden a un tema, sus respuestas se enlazan o encadenan secuencialmente al tema original. Los usuarios pueden leer o responder a cualquiera de los temas o a las respuestas de una línea de discusión.

Discusiones de DocuShare Agregar una discusión


Agregar una discusiónPuede agregar una discusión a una colección si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura a la colección.

Para agregar una discusión a una colección:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregar una discusión y ábrala.


2. En el menú Agregar seleccione Discusión.

Aparece la página Agregar discusión.

3. En el campo Título, introduzca el nombre de la discusión. El nombre debe ser breve, pero descriptivo, y puede contener espacios y signos de puntuación.

4. En el campo Los temas caducan en, seleccione el período de tiempo que se conservarán los temas y los subprocesos del mensaje en la discusión después de agregarlos.

Cuando un tema es más antiguo que la duración seleccionada, ya no aparece en la discusión. Puede ver y eliminar temas caducados en la página Ver caducados de la discusión.




Aparece la página Propiedades de la discusión, mostrando información sobre la nueva discusión.

7. Puede hacer clic en el nombre de la discusión mostrado en las indicaciones de ruta de Ubicación para abrir la discusión.

Para cambiar los permisos de acceso de la discusión, consulte Permisos de acceso.

Ver y cambiar propiedades de la discusión Discusiones de DocuShare


Ver y cambiar propiedades de la discusiónNo necesita haber iniciado la sesión en DocuShare para ver las propiedades de una discusión. Sin embargo, sólo el propietario de una discusión o un usuario con acceso de escritura a la discusión que haya iniciado sesión puede cambiar las propiedades.

Para ver y cambiar las propiedades de una discusión:

1. Busque la discusión cuyas propiedades desea ver y cambiar.


• Si la discusión está abierta, haga clic en el enlace Editar propiedades que hay en la esquina superior derecha de la ventana.

• Si la discusión no está abierta (puede ver su título en una colección), haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la discusión.

La página Propiedades de la discusión muestra las propiedades de sólo lectura.





Discusiones de DocuShare Cambiar la ubicación de una discusión


Cambiar la ubicación de una discusiónPuede mover una discusión a otra colección o hacer que la discusión aparezca en varias colecciones del sitio. Aunque una discusión puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de ella, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de una discusión, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto a la discusión como a la colección nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar una colección a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7.

Para cambiar la ubicación de una discusión:

1. Desplácese a la colección que contiene la discusión cuya ubicación desea cambiar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda del título de la discusión. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la discusión. Haga clic en la ficha Ubicaciones.






• Para mostrar las colecciones favoritas, haga clic en Mostrar favoritas.

5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca la discusión y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca la discusión y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Cambiar la ubicación de una discusión Discusiones de DocuShare


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, la discusión se quedará huérfana, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.


Aparece la página Propiedades de la discusión, mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora la discusión.

Discusiones de DocuShare Eliminar una discusión


Eliminar una discusiónPuede eliminar una discusión del sitio de DocuShare si es el propietario de la discusión que ha iniciado la sesión o si tiene acceso de administrador a ella. Cuando se elimina una discusión, también se eliminan todos sus temas actuales y caducados.

Para eliminar una discusión:

1. Desplácese a la colección que contiene la discusión que desea eliminar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la discusión. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la discusión. En la página Propiedades de la discusión, haga clic en el botón Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede a la discusión, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. Haga clic en Eliminar para eliminar la discusión del sitio.

Si no desea eliminar la discusión, haga clic en Cancelar.

Restaurar una discusión eliminada Discusiones de DocuShare


Restaurar una discusión eliminadaSi elimina una discusión accidentalmente, el administrador puede restaurarla si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar una discusión eliminada.

Discusiones de DocuShare Agregar un tema a una discusión


Agregar un tema a una discusiónEl tema es el primer mensaje que se agrega a una discusión e inicia la conversación en línea. Los usuarios pueden responder al tema o a determinadas respuestas. De forma prefijada, las respuestas están sangradas, hecho que aporta una visualización jerárquica de la discusión.

Puede agregar un tema a una discusión si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura a la misma.

Para agregar un tema:

1. Abra la discusión a la que desee agregar un tema.

2. Haga clic en el botón Agregar tema.

NOTA: Si el administrador ha creado un tema personalizado, éste aparece en el menú Agregar.

3. En el campo Título, introduzca el nombre del tema.

4. En el campo Descripción, introduzca el mensaje del tema. La descripción aparece debajo del título en una discusión. Puede incluir etiquetas HTML en la descripción del tema.

5. Haga clic en Enviar.

El tema aparece en la discusión.

Para cambiar los permisos de acceso del tema, consulte Permisos de acceso.

Agregar respuestasPuede agregar una respuesta si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura al tema o a la respuesta.

Para agregar una respuesta:

1. Desplácese a la discusión y ábrala.

2. Busque el tema o la respuesta a la que desea responder.

3. Haga clic en el botón Responder.

4. Introduzca un título y una descripción.

5. Si desea incluir el mensaje anterior y el nombre del usuario que lo agregó, haga clic en Citar el envío.

6. Haga clic en Enviar.

Ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuesta Discusiones de DocuShare

7–10 Versión 4.0.1

Ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuestaCualquier usuario puede ver las propiedades de un tema o respuesta. Puede cambiar las propiedades de un tema o respuesta si ha iniciado la sesión en DocuShare y tiene acceso de escritura al objeto.

Para ver y cambiar las propiedades de un tema o una respuesta:

1. Desplácese a la discusión que contiene el tema o la respuesta que desea cambiar y ábrala.


La página Propiedades del objeto muestra las propiedades de sólo lectura.




Discusiones de DocuShare Eliminar un tema o respuesta


Eliminar un tema o respuestaPuede eliminar un tema o respuesta si tiene acceso de administrador a él o es el propietario del objeto. También debe haber iniciado la sesión en DocuShare. Cuando se elimina un tema o respuesta, también se eliminan todos los subprocesos del mensaje.

Para eliminar un tema o respuesta:

1. Desplácese a la discusión que contiene el tema o la respuesta que desea eliminar y ábrala.


• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del objeto. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en el botón Eliminar.

• Seleccione la casilla de verificación que aparece junto al título del objeto. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede al tema o respuesta, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. En la página Confirmar eliminación, haga clic en el botón Eliminar.

Si no desea eliminar el objeto, haga clic en Cancelar.

Cambiar la ubicación de un tema Discusiones de DocuShare

7–12 Versión 4.0.1

Cambiar la ubicación de un temaPuede mover un tema y su subproceso de mensajes a otra discusión o hacer que aparezca en varias discusiones. Para mover un tema, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto al tema como a la discusión nueva.

Aunque un tema puede aparecer en varias discusiones, sólo hay una copia de ella, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de un tema:

1. Desplácese a la discusión que contiene el tema que desea mover y ábrala.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del tema.

Aparece la página Propiedades del tema.

3. Haga clic en la ficha Ubicaciones.

Aparece la página Ubicaciones, mostrando las ubicaciones actuales del tema.



• Para buscar discusiones específicas, introduzca una o varias palabras en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

• Para mostrar todas las discusiones, haga clic en Mostrar todo.

• Para mostrar las discusiones favoritas, haga clic en Mostrar favoritas.

6. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las discusiones en las que desea que aparezca el tema y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias discusiones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

7. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las discusiones en las que no desea que aparezca el tema y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias discusiones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

NOTA: Asegúrese de que aparece una discusión como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, el tema se quedará huérfano, lo que significa que no aparecerá en ninguna discusión.


Discusiones de DocuShare Ver y eliminar temas caducados


Ver y eliminar temas caducadosSi define una caducidad para los temas agregados a una discusión, puede ver y eliminar los temas caducados. Para eliminar temas caducados, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de administrador a los temas.

Para ver y eliminar temas caducados:

1. Desplácese a la colección que contiene la discusión cuyos temas caducados desea ver y ábrala.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la discusión.

Aparece la página Propiedades de la discusión.

3. Haga clic en la ficha Ver caducados.

La página muestra todos los temas caducados que ya no aparecen en la discusión.


• Seleccione los temas individuales que desea eliminar.

• Haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todos los temas.

5. Haga clic en Eliminar seleccionado.

Ver y eliminar temas caducados Discusiones de DocuShare

7–14 Versión 4.0.1


Direcciones URL de DocuShare

• Acerca de las direcciones URL de DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–2

• Agregar una dirección URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–3

• Ver y cambiar propiedades de URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–4

• Cambiar la ubicación de una URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–5

• Eliminar una dirección URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–7

• Restaurar una dirección URL eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8–8

Acerca de las direcciones URL de DocuShare Direcciones URL de DocuShare


Acerca de las direcciones URL de DocuShareUna dirección URL de DocuShare es un enlace a una página Web. Agregar una dirección URL a una colección permite compartir fácilmente páginas Web útiles e interesantes con otros usuarios e invitados de DocuShare.

Direcciones URL de DocuShare Agregar una dirección URL


Agregar una dirección URLPuede agregar una dirección URL a una colección de DocuShare si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura a la colección.

Para agregar una dirección URL a una colección:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregar una dirección URL y ábrala.


2. En el menú Agregar seleccione URL.

Aparece la página Agregar URL.

3. En el campo URL, introduzca la dirección de Internet de la página Web (por ejemplo, http://docushare.xerox.com).

Al ver la página Web en un explorador, puede copiar la dirección URL del campo Dirección o Ubicación y pegarla en el campo URL.

4. En el campo Título, introduzca el nombre de la dirección URL. El nombre debe ser breve, pero descriptivo, y puede contener espacios y signos de puntuación.



Aparece la página Propiedades de la dirección URL, mostrando información sobre la nueva dirección URL.

7. Puede hacer clic en el nombre de la colección mostrado en las indicaciones de ruta de Ubicación para ver el objeto de dirección URL.

Para cambiar los permisos de acceso de la dirección URL, consulte el Permisos de acceso.

Ver y cambiar propiedades de URL Direcciones URL de DocuShare


Ver y cambiar propiedades de URLNo necesita haber iniciado la sesión en DocuShare para ver las propiedades de una URL. Sin embargo, sólo el propietario de una dirección URL o un usuario con acceso de escritura a ella puede cambiar sus propiedades.

Para ver y cambiar las propiedades de una URL:

1. Desplácese a la colección que contiene la dirección URL cuyas propiedades desea ver y cambiar, y ábrala.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la dirección URL.

La página Propiedades de la URL muestra las propiedades de sólo lectura.





Direcciones URL de DocuShare Cambiar la ubicación de una URL


Cambiar la ubicación de una URLPuede mover una dirección URL a otra ubicación o hacer que la dirección URL aparezca en varias colecciones del sitio. Aunque una dirección URL puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de ella, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de una URL, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto a la URL como a la colección nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar una URL a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7.

Para cambiar la ubicación de una dirección URL:

1. Desplácese a la colección que contiene la dirección URL cuya ubicación desea cambiar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda del título de la dirección URL. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la dirección URL. Haga clic en la ficha Ubicaciones.







5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca la dirección URL y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca la dirección URL y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Cambiar la ubicación de una URL Direcciones URL de DocuShare


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, la dirección URL se quedará huérfana, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.


Aparece la página Propiedades de la dirección URL, mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora la dirección URL.

Direcciones URL de DocuShare Eliminar una dirección URL


Eliminar una dirección URLPuede eliminar una dirección URL de una colección si es el propietario de la dirección URL o un usuario con acceso de administrador a ella que haya iniciado la sesión.

Para eliminar una dirección URL:

1. Desplácese a la colección que contiene la dirección URL que desea eliminar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la dirección URL. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la dirección URL. En la página Propiedades de la dirección URL, haga clic en el botón Eliminar.


NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede a la dirección URL, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede eliminarlo.

3. Haga clic en Eliminar para eliminar la dirección URL del sitio.

Si no desea eliminar la dirección URL, haga clic en Cancelar.

Restaurar una dirección URL eliminada Direcciones URL de DocuShare


Restaurar una dirección URL eliminadaSi elimina una dirección URL accidentalmente, el administrador puede restaurarla si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar una dirección URL eliminada.


Suscripciones de DocuShare

• Acerca de las suscripciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–2

• Agregar una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–3

• Ver suscripciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–4

• Ver y cambiar propiedades de suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–5

• Crear una lista de destinatarios para una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–6

• Eliminar una suscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–7

• Restaurar una suscripción eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9–8

Acerca de las suscripciones Suscripciones de DocuShare


Acerca de las suscripcionesUna suscripción permite recibir notificación de un cambio en un objeto de DocuShare. Puede agregar una suscripción por cada objeto del sitio. Por ejemplo, puede agregar una suscripción a un documento para que DocuShare le notifique cuando se agregue una nueva versión del mismo a una colección. Podría agregar una suscripción a una colección para saber cuándo se agrega nuevo contenido a ella.

DocuShare le notifica por correo electrónico cuando se produce un cambio. Puede elegir entre recibir notificación inmediata o recibir un informe de resumen diaria o semanalmente.

Puede agregar una suscripción para cualquiera de los siguientes cambios en un objeto:

Cualquier cambio: cualquier cambio en un objeto.

Algo agregado: se agrega un nuevo objeto a una colección, calendario o discusión.

Nueva versión de documento agregada: se agrega una versión de un documento a una colección.

Algo eliminado: el objeto se elimina.

Propiedades editadas: se cambian las propiedades del objeto.

Permisos editados: se cambian los permisos del objeto.

Cambio de propiedad: se cambia el propietario del objeto.

Ubicación editada: se cambia la ubicación del objeto.

Documento bloqueado o retirado: se bloquea o retira el documento.

Documento desbloqueado: se desbloquea el documento después de haber sido bloqueado, pero no se ha agregado una nueva versión del mismo.

NOTA: Para utilizar las suscripciones de DocuShare, el administrador debe configurar el servidor con una puerta de enlace de correo SMTP para el correo saliente. Las propiedades de cuenta de usuario deben incluir una dirección de correo electrónico.

Suscripciones de DocuShare Agregar una suscripción


Agregar una suscripciónPuede agregar una suscripción a una colección si ha iniciado la sesión y tiene acceso de escritura al objeto. Si el objeto es una colección, puede elegir cómo se aplicará la suscripción a la colección y todos sus objetos. Si el objeto es un calendario o una discusión, la suscripción se aplica al contenedor y todos sus objetos.

Para agregar una suscripción:

1. Desplácese al objeto al que desea agregar una suscripción.



3. Haga clic en la ficha Suscripciones.

4. En el campo Eventos de interés, seleccione uno o varios eventos. Para seleccionar varios eventos, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

5. En el campo Período, seleccione uno de los siguientes períodos de tiempo:

• Inmediato proporciona notificación inmediatamente después de que se produzca el evento.

• Diariamente proporciona una notificación en un informe de resumen diario.

• Semanalmente proporciona una notificación en un informe de resumen semanal.

6. En el campo Incluir actividad de destinatario, seleccione Sí para notificar al usuario cuya acción provocó la notificación de suscripción. De lo contrario, seleccione No.

7. En el campo Remitente, seleccione el nombre de usuario que aparece en el mensaje de correo electrónico en el campo De: Administrador o Propietario.



La suscripción no aparece como objeto en una colección. Las suscripciones aparecen en la página Suscripciones del objeto.

Ver suscripciones Suscripciones de DocuShare


Ver suscripcionesDebe haber iniciado la sesión en DocuShare y tener acceso de lectura al objeto para ver sus suscripciones.

Para ver las suscripciones de un objeto:

1. Desplácese al objeto cuyas suscripciones desea ver.




Se muestra una lista de las suscripciones actuales del objeto.

Suscripciones de DocuShare Ver y cambiar propiedades de suscripción


Ver y cambiar propiedades de suscripciónDebe haber iniciado la sesión y tener acceso de lectura al objeto para ver sus propiedades de suscripción. Para cambiar las propiedades de suscripción debe ser el propietario de una suscripción o un usuario con acceso de escritura a ella que haya iniciado la sesión.

Para ver y cambiar las propiedades de suscripción de un objeto:

1. Desplácese al objeto cuyas propiedades de suscripción desea ver y cambiar.





4. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha de la suscripción que desea cambiar.

La página Propiedades de la suscripción muestra las propiedades de sólo lectura.




Crear una lista de destinatarios para una suscripción Suscripciones de DocuShare


Crear una lista de destinatarios para una suscripciónPuede crear una lista de destinatarios para una suscripción con el fin de que DocuShare notifique a los otros usuarios cuando se produzca un cambio en un objeto. Por ejemplo, puede desear que sus colaboradores sepan cuándo se agrega una nueva versión de un documento a una colección o cuándo se mueve un objeto a otra ubicación.

Para crear una lista de destinatarios debe ser el propietario de una suscripción o un usuario con acceso de escritura a ella que haya iniciado la sesión.

Para crear una lista de destinatarios para una suscripción:

1. Desplácese al objeto que tiene la suscripción para la que desea crear una lista de destinatarios.





4. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha de la suscripción que desea cambiar.

Aparece la página Propiedades de la suscripción.

5. Haga clic en la ficha Destinatarios.

6. Haga clic en Cambiar destinatarios.






9. En el campo Usuarios/grupos posibles, seleccione las cuentas que se agregarán a la lista de destinatarios y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

10. En el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione las cuentas que desea eliminar de la lista de destinatarios y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).


Suscripciones de DocuShare Eliminar una suscripción


Eliminar una suscripciónPuede eliminar una suscripción si es el propietario de una suscripción o un usuario con acceso de administrador a ella que haya iniciado la sesión.

Para eliminar una suscripción:

1. Desplácese al objeto cuya suscripción desea eliminar.





4. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha de la suscripción que desea eliminar.

Aparece la página Propiedades de la suscripción.

5. Haga clic en el botón Eliminar.


6. Haga clic en Eliminar.

Restaurar una suscripción eliminada Suscripciones de DocuShare


Restaurar una suscripción eliminadaSi elimina una suscripción accidentalmente, el administrador puede restaurarla si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar una suscripción eliminada.


Búsquedas de DocuShare

• Acerca de las búsquedas de DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–2

• Buscar objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–3

• Ejecutar una búsqueda avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–4

• Utilizar caracteres reservados en una búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–7

• Guardar una consulta de búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–8

• Cambiar las propiedades de consultas guardadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–9

• Cambiar la ubicación de una consulta guardada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–10

• Eliminar una consulta guardada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–12

• Restaurar una consulta guardada eliminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10–13

Acerca de las búsquedas de DocuShare Búsquedas de DocuShare

10–2 Versión 4.0.1

Acerca de las búsquedas de DocuShareLas funciones de búsqueda de DocuShare permiten encontrar rápidamente objetos del sitio. Puede realizar búsquedas de palabras simples para que DocuShare busque los objetos que contienen el texto que especifique. También puede combinar varios términos de búsqueda para buscar objetos específicos, como todos los documentos creados por un usuario que contengan la palabra DocuShare en el título. Al buscar objetos, puede buscar en todas las colecciones del sitio o en una colección individual.

Cuando se agrega un objeto a una colección, DocuShare indiza y almacena en una base de datos las propiedades del objeto (también denominadas metadatos) y, si el objeto es un documento, su contenido. Una búsqueda comprueba si en la base de datos existen objetos que coincidan con los términos de búsqueda. Además, DocuShare utiliza un proceso denominado flexión para buscar objetos que contienen variaciones de la palabra que especifique. Por ejemplo, la búsqueda de la palabra montaña encontraría las palabras montañas y montañismo.

Búsquedas de DocuShare Buscar objetos


Buscar objetosEn la página principal o en cualquier página de colección puede buscar objetos y contenido. No necesita haber iniciado la sesión en DocuShare para ejecutar una búsqueda.

Para ejecutar una búsqueda rápida:

1. En la página principal o en una página de colección, introduzca una o varias palabras en el campo Buscar.Si desea que DocuShare busque una frase exacta o una frase que incluya un operador de búsqueda, enciérrela entre comillas (por ejemplo, “guerra y paz”).

2. Si ejecuta la búsqueda desde una página de colección, realice una de las siguientes acciones:• Haga clic en Esta colección para buscar únicamente en la colección actual.• Haga clic en En todo el sitio para buscar en todas las colecciones.

3. Haga clic en Ir.DocuShare muestra los resultados de búsqueda. En el caso de documentos, DocuShare proporciona un fragmento del documento con el término de búsqueda resaltado o bien muestra la síntesis del documento si el término de búsqueda no se encuentra en el contenido. Puede hacer clic en el botón Mostrar/Ocultar detalles para controlar la visualización.

Opciones de búsquedaCuando ejecute una búsqueda rápida, puede especificar varias opciones para limitar la búsqueda y controlar cómo se mostrarán los resultados de búsqueda.

Para ejecutar una búsqueda rápida usando opciones de búsqueda:

1. Introduzca las palabras de búsqueda en el campo Buscar y, si aparece el campo En, seleccione el alcance de la búsqueda.

2. Haga clic en el triángulo pequeño junto al botón Ir y especifique la siguiente información o parte de ella:

Buscar texto contenido en: especifica la ubicación de las palabras que se buscan. Cualquier texto busca en el contenido y en las propiedades del objeto.

Última modificación: limita la búsqueda a los objetos cambiados por última vez dentro de un período específico.

Tipos de objeto: especifica el tipo de los objetos en los que se buscará.

Tipos de documento: busca todos los tipos de documento o un tipo determinado. Los tipos de objeto deben establecerse en Todos los tipos de objeto o Sólo documentos.

Máximo de resultados: el número máximo de objetos que se mostrarán en la lista de resultados de búsqueda. DocuShare ordena los resultados mostrando en primer lugar los objetos más relevantes.

Ordenar resultados: el orden en el que se mostrarán los resultados de búsqueda.

3. Haga clic en Buscar.DocuShare muestra los resultados de búsqueda.

Ejecutar una búsqueda avanzada Búsquedas de DocuShare

10–4 Versión 4.0.1

Ejecutar una búsqueda avanzadaEn la página Búsqueda avanzada, puede limitar más la búsqueda combinando términos de búsqueda, especificando intervalos y buscando objetos y documentos específicos.

Para ejecutar una búsqueda avanzada:

1. En la página principal o en una página de colección, haga clic en el vínculo Avanzadas.

2. Si ejecuta la búsqueda desde una colección, seleccione el alcance de la búsqueda en el campo Buscar dentro de.

3. En el campo Máximo de resultados, seleccione el número máximo de objetos que se mostrarán en la lista de resultados de búsqueda. DocuShare ordena los resultados mostrando en primer lugar los objetos más relevantes.

4. En el campo Ordenar resultados, seleccione el orden con el que se mostrarán los resultados.

5. En Buscar texto contenido en, introduzca el término de búsqueda. Cree un término de búsqueda seleccionando dónde deben encontrarse las palabras buscadas, seleccionando un operador y después introduciendo la palabra o las palabras buscadas. Si desea que DocuShare busque una frase exacta o una frase que incluya un operador de búsqueda, enciérrela entre comillas (por ejemplo, “guerra y paz”).

Puede hacer clic en + agregar término de búsqueda para crear otro término de búsqueda mediante un operador lógico. Consulte la Tabla 10–1 para obtener una descripción de cada operador lógico.

NOTA: Para obtener información acerca de cómo utilizar comodines y caracteres no alfanuméricos en un término de búsqueda, consulte Utilizar caracteres reservados en una búsqueda en la página 10–7.

6. En Limitar la búsqueda a intervalo de fechas, introduzca el intervalo de fechas que se utilizará al buscar objetos. Cree un intervalo de fechas seleccionando opciones en los menús e indicando una fecha.

Haga clic en + agregar intervalo de fechas para crear un segundo intervalo de fechas.

7. En Buscar resultados con el intervalo numérico, introduzca el intervalo numérico que utilizará al buscar objetos cuyas propiedades tengan valores numéricos.

Puede hacer clic en + agregar intervalo numérico para crear un segundo intervalo numérico.

NOTA: Este campo aparece si un objeto tiene una propiedad numérica en la que se puede buscar.

Búsquedas de DocuShare Ejecutar una búsqueda avanzada


8. En Tipos de objeto para buscar, realice una de las siguientes acciones:

• Para buscar en todos los objetos del sitio, haga clic en Buscar todos los tipos de objeto.

• Para buscar sólo objetos específicos, haga clic en Limitar la búsqueda a los tipos de objeto seleccionados y seleccione los objetos para buscar en la lista.

9. Si busca todos los tipos de objeto o sólo documentos, en Tipos de documento para buscar, realice una de las siguientes acciones:

• Para buscar en todos los tipos de documento, haga clic en Buscar todos los tipos de documento.

• Para buscar sólo documentos específicos, haga clic en Limitar la búsqueda a los tipos de documento seleccionados y seleccione los tipos de documento para buscar en la lista. Cada tipo de documento viene especificado por su tipo MIME.

10. Haga clic en el botón Buscar.

DocuShare muestra los resultados de búsqueda. En el caso de documentos, DocuShare proporciona un fragmento del documento con el término de búsqueda resaltado o bien muestra la síntesis del documento si el término de búsqueda no se encuentra en el contenido. Puede hacer clic en el botón Mostrar/Ocultar detalles para controlar la visualización.

Tabla 10–1: Operadores lógicos

Operador lógico Significado

Y Busca objetos que contienen todos los términos de búsqueda.

Por ejemplo: buscar objetos donde “Título contiene Formación Y Resumen contiene Producto básico”.

La búsqueda sólo devolvería los objetos que contengan la palabra "Formación" en el título y la frase "Producto básico" en el resumen.

O Busca objetos que contienen uno de los términos de búsqueda.

Por ejemplo: buscar objetos donde “Título contiene Avanzado O Resumen contiene Administrador”.

La búsqueda devolvería objetos que tuvieran la palabra "Avanzado" en el título o la palabra "Administrador" en el resumen, o bien la palabra "Avanzado" en el título y la palabra "Administrador" en el resumen.

Ejecutar una búsqueda avanzada Búsquedas de DocuShare

10–6 Versión 4.0.1

Acumular Busca objetos que contienen al menos uno de los términos de búsqueda y clasifica los resultados por orden de relevancia, mostrando en primer lugar los objetos que contengan el mayor número de términos de búsqueda.

Por ejemplo: buscar objetos donde “Título contiene Avanzado Acumular Resumen contiene Administrador”.

La búsqueda primero devolvería objetos que tengan Avanzado en el título y Administrador en el resumen, después objetos que sólo contengan uno de los términos de búsqueda (tanto Avanzado en el título como Administrador en el resumen).

Y no Busca objetos que contienen un término de búsqueda y no el otro.

Por ejemplo: buscar objetos donde “Título contiene Tecnología Y no Título contiene Marketing”.

La búsqueda sólo devolvería los objetos donde Tecnología estuviera en el título, pero no devolvería objetos si Marketing también estuviera en el título.

Tabla 10–1: Operadores lógicos

Operador lógico Significado

Búsquedas de DocuShare Utilizar caracteres reservados en una búsqueda


Utilizar caracteres reservados en una búsquedaPuede utilizar estos caracteres comodín al construir una búsqueda:

Signo de interrogación ?: especifica un carácter alfanumérico. Por ejemplo: ?an pan, san, han, tan, etc.

Asterisco *: especifica cualquier número de caracteres alfanuméricos. Por ejemplo: corp* devuelve corporativo, corporación, corporal, corpulento, etc.

NOTA: Para buscar objetos que incluyan un carácter comodín, seleccione el nombre de propiedad específico, utilice el operador igual y anteponga dos barras diagonales inversas (\\) al carácter. Por ejemplo, para buscar un documento denominado *LéamePrimero, introduzca: Título es igual a \\*LéamePrimero.

Para buscar objetos que incluyan caracteres no alfanuméricos, como el signo de arroba (@) y el signo igual (=), o caracteres no alfanuméricos y caracteres comodín, seleccione el nombre específico de la propiedad, utilice el operador igual y encierre el texto de búsqueda entre comillas simples.

Ejemplo: Para buscar [email protected], introduzca:

Dirección de correo electrónico (usuario) es igual a ‘[email protected]’

Ejemplo: Para buscar jmoreno@*, introduzca:

Dirección de correo electrónico (usuario) es igual a ‘jmoreno@*’

NOTA: Tres caracteres no alfanuméricos, como el signo &, el guión (-) y el guión bajo (_), se consideran caracteres alfanuméricos y no requieren tratamiento especial. Por ejemplo, para buscar mi_documento.doc, introduzca mi_documento.doc.

Guardar una consulta de búsqueda Búsquedas de DocuShare

10–8 Versión 4.0.1

Guardar una consulta de búsquedaUna consulta de búsqueda guardada consta de un conjunto definido de términos de búsqueda. Puede guardar una consulta en una colección para volver a utilizarla o compartirla con otros usuarios. Puede guardar una consulta de búsqueda después de ejecutar una búsqueda o puede definir una consulta de búsqueda y guardarla.

Para guardar una consulta de búsqueda, debe haber iniciado la sesión.

Para guardar la consulta utilizada en una búsqueda:

1. Defina los términos de búsqueda y ejecute una búsqueda.

Se muestran los resultados de búsqueda.

2. En el menú Agregar seleccione Consulta guardada.

Aparece la página Agregar consulta guardada.

3. En el campo Título, introduzca el título de la consulta guardada.


5. Haga clic en Guardar búsqueda.

Aparece la página Propiedades de la consulta. Tiene que agregar la consulta guardada a una colección.





7. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca la consulta guardada y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

8. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca la consulta guardada y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).


DocuShare agrega la consulta de búsqueda a la colección. Al hacer clic en la consulta guardada, DocuShare ejecuta la búsqueda utilizando los términos de búsqueda guardados y muestra los resultados.

Búsquedas de DocuShare Cambiar las propiedades de consultas guardadas


Cambiar las propiedades de consultas guardadasPuede cambiar las propiedades y los términos de búsqueda de una consulta guardada si es el propietario de la consulta o un usuario con acceso de escritura a ella que haya iniciado la sesión.

Para cambiar las propiedades de una consulta guardada:

1. Abra la colección que contiene la consulta guardada cuyas propiedades desea cambiar.

2. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la consulta guardada.

La página Propiedades de la consulta guardada muestra las propiedades de sólo lectura.


4. Cambie las propiedades que desee.


6. Haga clic en la ficha Editar consulta.

7. Cambie los términos de búsqueda que desee.


DocuShare guarda los cambios efectuados en la consulta guardada.

Cambiar la ubicación de una consulta guardada Búsquedas de DocuShare

10–10 Versión 4.0.1

Cambiar la ubicación de una consulta guardadaPuede mover una consulta guardada a otra ubicación o hacer que la consulta guardada aparezca en varias colecciones del sitio. Aunque una consulta guardada puede aparecer en varias colecciones, sólo hay una copia de ella, lo que ahorra espacio en el sitio de DocuShare.

Para cambiar la ubicación de una consulta guardada, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura tanto a la consulta guardada como a la colección nueva.

NOTA: También puede utilizar los comandos Copiar y Pegar para copiar una consulta guardada a otra colección. Consulte Editar varios objetos en una colección en la página 3–7.

Para cambiar la ubicación de una consulta guardada:

1. Desplácese a la colección que contiene la consulta guardada cuya ubicación desea cambiar y ábrala.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece a la izquierda del título de la consulta guardada. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la consulta guardada. Haga clic en la ficha Ubicaciones.






5. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione las colecciones en las que desea que aparezca la consulta guardada y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

6. En el campo Ubicaciones seleccionadas, seleccione las colecciones en las que no desea que aparezca la consulta guardada y haga clic en el botón Eliminar. Para seleccionar varias colecciones, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

Búsquedas de DocuShare Cambiar la ubicación de una consulta guardada


NOTA: Asegúrese de que aparece una colección como mínimo en el campo Ubicaciones seleccionadas. De lo contrario, la consulta guardada se quedará huérfana, lo que significa que no aparecerá en ninguna colección.


Aparece la página Propiedades de la consulta guardada, mostrando los títulos de las colecciones en las que aparece ahora la consulta guardada.

Eliminar una consulta guardada Búsquedas de DocuShare

10–12 Versión 4.0.1

Eliminar una consulta guardadaPuede eliminar una consulta guardada si es el propietario de la consulta o un usuario con acceso de administrador a ella que haya iniciada la sesión.

Para eliminar una consulta guardada:

1. Abra la colección que contiene la consulta guardada que desea eliminar.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la consulta guardada. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título de la consulta guardada. En la página Propiedades de la consulta guardada, haga clic en el botón Eliminar.


3. Haga clic en Eliminar para eliminar la consulta guardada del sitio.

Si no desea eliminar la consulta guardada, haga clic en Cancelar.

Búsquedas de DocuShare Restaurar una consulta guardada eliminada


Restaurar una consulta guardada eliminadaSi elimina una consulta guardada accidentalmente, el administrador puede restaurarla si la papelera está activada en el sitio. La papelera contiene los objetos eliminados hasta que el administrador suprime o restaura su contenido. Consulte al administrador para restaurar una consulta guardada eliminada.

Restaurar una consulta guardada eliminada Búsquedas de DocuShare

10–14 Versión 4.0.1


Mi DocuShare

• Acerca de Mi DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–2

• Administrar los favoritos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–3

• Utilizar la colección personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–4

• Utilizar el calendario personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–5

• Ver el historial de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–6

• Ver las tareas de enrutamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11–6

Acerca de Mi DocuShare Mi DocuShare

11–2 Versión 4.0.1

Acerca de Mi DocuShareMi DocuShare permite administrar fácilmente el contenido personal desde una sola página. Sus objetos favoritos, la colección personal, los calendarios favoritos, el historial de exploración y las tareas de enrutamiento: todo está accesible desde Mi DocuShare.

Después de iniciar la sesión en DocuShare, Mi DocuShare aparece en la página principal del sitio y en la barra de desplazamiento. La figura siguiente muestra una página de Mi DocuShare.

Mi DocuShare Administrar los favoritos


Administrar los favoritosPara acceder cómodamente a los objetos que se usan con frecuencia desde una misma ubicación, puede agregarlos a sus favoritos. Cualquier objeto que se agregue como favorito es un enlace al objeto original, no una copia. Si el objeto original se elimina, ya no aparecerá en los favoritos.

Para agregar un objeto a los favoritos:

1. Desplácese al objeto que desea agregar a los favoritos.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del objeto. En el menú Editar seleccionado, seleccione Agregar a favoritos. En la página Confirmar agregar a favoritos, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del objeto. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en Agregar a favoritos.

3. En la barra de desplazamiento, haga clic en Mi DocuShare.

El objeto que agregó aparece debajo de Favoritos. El menú Ver permite mostrar un tipo de objeto favorito, por ejemplo, los documentos favoritos. Puede hacer clic en el encabezado Favoritos para mostrar los favoritos en una lista de colecciones. En esta vista puede utilizar las funciones estándar para colecciones.

Para eliminar un objeto de los favoritos:

1. Abra Mi DocuShare.

2. Haga clic en el encabezado Favoritos.

3. En el menú Editar seleccionado, seleccione Eliminar favorito.

4. En la página Confirmar eliminar de favoritos, haga clic en Confirmar.

El objeto ya no aparece en los favoritos. No obstante, el objeto continúa apareciendo en sus ubicaciones originales.

Utilizar la colección personal Mi DocuShare

11–4 Versión 4.0.1

Utilizar la colección personalSu colección personal de Mi DocuShare es un depósito privado de sus objetos. De forma prefijada, sólo usted y un grupo de administradores denominado administradores de contenido tienen acceso completo a la colección.

Para agregar un objeto a su colección personal:


2. Haga clic en el encabezado Colección personal.

3. En el menú Agregar, seleccione el tipo de objeto que desea agregar.

4. En la página Agregar, introduzca la información necesaria y haga clic en Aplicar.


El objeto que agregó aparece debajo de Colección personal. El menú Ver permite mostrar un tipo de objeto, por ejemplo, documentos.

Para ver la colección personal en una página completa:


2. Haga clic en el encabezado Colección personal.

El objeto se muestra en una lista de colecciones. En esta vista puede utilizar las funciones estándar para colecciones, como agregar objetos nuevos y cambiar las propiedades de la colección.

NOTA: Cuando se hace clic en el botón Eliminar de la página Propiedades de la colección, puede eliminar la colección y, si lo desea, su contenido. No obstante, la próxima vez que acceda a Mi DocuShare, aparecerá su colección personal.

Mi DocuShare Utilizar el calendario personal


Utilizar el calendario personalEl calendario personal es una combinación de todos los calendarios favoritos. Ello permite fusionar los eventos de distintos calendarios en un calendario maestro. Por ejemplo, puede agregar calendarios individuales de vacaciones a los favoritos para crear un único calendario de vacaciones de todo un grupo.

Para crear un calendario personal:

1. Desplácese al calendario que desea agregar a los favoritos.


• Haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título del calendario. En el menú Editar seleccionado, seleccione Agregar a favoritos. En la página Confirmar agregar a favoritos, haga clic en Confirmar.

• Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del calendario. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en Agregar a favoritos.

3. Repita los pasos 1 y 2 para agregar otros calendarios a los favoritos.


El calendario personal único aparece debajo de Calendarios favoritos.

5. Mediante el menú Ver, puede alternar entre las vistas diaria y semanal del calendario.

Ver el historial de exploración Mi DocuShare

11–6 Versión 4.0.1

Ver el historial de exploraciónDebajo del encabezado Historial, puede ver las veinte páginas más recientes de DocuShare visitadas mientras tenía iniciada la sesión en DocuShare. Cada página está enlazada, lo que le permite hacer clic e ir a esa página. El historial de exploración se reinicia cada vez que inicie sesión en DocuShare.

Ver las tareas de enrutamientoTodas las tareas de enrutamiento que tiene asignadas se enumeran debajo del encabezado Tareas. Ello le proporciona una visión rápida de las tareas a las que debe responder. Puede hacer clic en una tarea para abrir su ventana.

Además, si hace clic en el encabezado Tareas, se muestra la ventana Mis tareas. En esta ventana, puede ver tanto las tareas que tiene asignadas como las tareas asignadas por usted, así como el historial de las tareas de enrutamiento. Para obtener más información sobre el enrutamiento de documentos, consulte Enrutar documentos.


Enrutar documentos

• Acerca del enrutamiento de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–2

• Enrutar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–3

• Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignado . . . . . 12–8

• Ver las tareas que tiene asignadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–12

• Ver las tareas eliminadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12–15

• Ver las tareas de enrutamiento actuales de un documento . . . . . . . . . . . . . 12–16

Acerca del enrutamiento de documentos Enrutar documentos

12–2 Versión 4.0.1

Acerca del enrutamiento de documentosDurante el ciclo de desarrollo de un documento, a menudo se necesitan comentarios de otros usuarios, recibir la aprobación del contenido del documento o simplemente compartir la información del mismo. DocuShare permite automatizar el enrutamiento de documentos a usuarios y solicitar una acción específica después de que los usuarios los reciban.

En un formulario denominado Hoja de enrutamiento, se indican los usuarios a los que se debe enviar el documento, el tipo de acción que se desea que tomen y un mensaje que describe la tarea de documento. A continuación, se envía la hoja de enrutamiento; DocuShare notifica la tarea de documento a los usuarios especificados. Mientras una tarea está en progreso, puede supervisar su estado.

Enrutar documentos Enrutar un documento


Enrutar un documentoPuede enrutar un documento almacenado en una colección del sitio o decidir enrutarlo cuando se agregue a una colección. Además, puede enrutar una versión de documento por separado. En la hoja de enrutamiento adjunta al documento, puede solicitar a los usuarios que lo aprueben, lo revisen y proporcionen modificaciones o que confirmen la recepción del documento; también puede aportar el documento únicamente para fines informativos.

Cuando se crea una tarea de enrutamiento, se puede definir un solo paso de enrutamiento o varios pasos secuenciales. Un solo paso de enrutamiento consiste en un tipo de acción, como enviar un documento a los usuarios para que lo aprueben. Una tarea de enrutamiento de varios pasos permite automatizar el proceso de un documento. Por ejemplo, puede crear una tarea de enrutamiento para enviar un documento a un grupo de usuarios para que lo revisen y comenten antes de enviar el documento revisado para su aprobación.

Enrutar un documentoPuede enrutar un documento almacenado en una colección o decidir enrutarlo inmediatamente después de agregarlo a una colección.

Para enrutar un documento:


• Busque el documento o la versión del documento que desea enrutar. Haga clic en el icono Enrutar que aparece a la derecha del título del documento. Si el documento está bloqueado, no aparece el icono Enrutar.

• En una colección, seleccione Documento en el menú Agregar. Introduzca la información necesaria y haga clic en Publicar y, a continuación, enrutar el documento antes de hacer clic en Aplicar.

Aparece la ventana Enrutar documentos.

2. Si desea utilizar una hoja de enrutamiento guardada, lleve a cabo una de las siguientes opciones y después vaya al paso 17:

• Haga clic en una de las hojas de enrutamiento guardadas y haga clic en Cargar.

• Haga clic en Todas las hojas de enrutamiento guardadas para mostrar las hojas de enrutamiento públicas guardadas por cualquier usuario del sitio. Seleccione una hoja de enrutamiento.

3. En Acción de enrutamiento, seleccione una de las siguientes opciones:

• Aprobar o rechazar: pide a los usuarios que aprueben o rechacen el documento.

• Revisar y realizar cambios: permite que los usuarios aporten comentarios y proporcionen una versión revisada del documento. Haga clic en Compartir cambios con destinatarios si desea que cada destinatario vea los cambios del destinatario anterior.

Enrutar un documento Enrutar documentos

12–4 Versión 4.0.1

• Confirmar la recepción: proporciona el documento a los usuarios con fines informativos y solicita que los usuarios confirmen la recepción del documento.

• Información: proporciona el documento a los usuarios únicamente para fines informativos.

4. En función de la acción de enrutamiento que haya seleccionado, elija una de las siguientes órdenes de enrutamiento:

• En orden: enruta el documento a los usuarios en el orden con el que se enumeran en el campo Usuarios/grupos seleccionados. Si un usuario no aprueba el documento, no se enruta a los usuarios siguientes.

• Al mismo tiempo - Respuesta única: enruta el documento a todos los usuarios a la vez y sólo se precisa la respuesta de uno de los usuarios para concluir la tarea de enrutamiento.

• Al mismo tiempo - Respuesta a todos: enruta el documento a todos los usuarios a la vez y todos deben responder para concluir la tarea de enrutamiento.

• Al mismo tiempo - Respuesta a la mayoría: enruta el documento a todos los usuarios a la vez y más de la mitad de los usuarios deben responder para concluir la tarea de enrutamiento.

5. En Mensaje realice lo siguiente:

• En el campo Asunto introduzca un tema breve que aparecerá en la notificación o correo electrónico que recibirá el usuario.

• En el campo Comentarios introduzca un mensaje.

6. Haga clic en Siguiente para acceder a la página Agregar destinatarios.


8. Para buscar una cuenta específica, introduzca parte del nombre, apellido o nombre de usuario del usuario o el título del grupo en el campo Buscar. Haga clic en el botón Ir.

9. En el campo Usuarios/grupos posibles, seleccione las cuentas que se agregarán a la lista de destinatarios y haga clic en el botón Agregar. Para seleccionar varias cuentas, utilice la tecla CTRL (Windows) o la tecla Comando (Macintosh).

10. En el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione las cuentas que desea eliminar de la lista de destinatarios y haga clic en el botón Eliminar.

11. Para mostrar los miembros de un grupo, seleccione el grupo en el campo Usuarios/grupos seleccionados y haga clic en Mostrar miembros del grupo. Los miembros del grupo reemplazan el título del grupo y la tarea de enrutamiento se envía a cada usuario y no al grupo.

12. Para volver a ordenar a los destinatarios en el campo Usuarios/grupos seleccionados, seleccione una cuenta y realice una de las siguientes acciones:

• Para colocar un destinatario antes que otro, haga clic en Subir.

• Para colocar un destinatario después que otro, haga clic en Bajar.



13. Haga clic en Siguiente para acceder a la página Elegir derivación de problemas y notificación.

14. En Derivación de problemas, seleccione una de las siguientes opciones:

• Si no se ha terminado el: especifica una fecha de terminación para la tarea de enrutamiento. Introduzca una fecha en el campo o haga clic en el icono Calendario y seleccione una fecha.

• Entonces derivar problema: si la tarea de enrutamiento no se ha terminado en la fecha especificada, seleccione el tipo de acción que se emprenderá.

15. En Notificarme, seleccione una de las siguientes opciones:

• De la derivación de problemas: le notifica la acción de derivación de problemas.

• Del progreso de la tarea: le notifica sobre el estado de enrutamiento después de cada acción de usuario.

• Cuando la tarea esté terminada: le notifica cuando ha terminado cada paso de enrutamiento.

Para comprobar las notificaciones, haga clic en el enlace Mis tareas de la barra de desplazamiento y seleccione Tareas asignadas a mí.

16. Haga clic en Hecho para acceder a la página Resumen de enrutamiento.

17. Revise la información de enrutamiento de la tarea y después realice una de las siguientes acciones:

• Haga clic en Enviar para iniciar la tarea de enrutamiento.

• Haga clic en Atrás para cambiar cualquier información de la tarea de enrutamiento.

• Haga clic en Agregar paso para agregar otro paso a la tarea de enrutamiento.

NOTA: Antes de enviar la tarea de enrutamiento, puede guardar la hoja de enrutamiento. Haga clic en Guardar hoja de enrutamiento. Introduzca un nombre para la hoja de enrutamiento y mantenga seleccionado Guardar como privada si no desea compartir la hoja de enrutamiento con otros usuarios. Después haga clic en Aceptar.

Enrutar un documento antes de agregarlo a una colecciónCuando se enruta un documento desde la página Agregar documento, se puede elegir enrutarlo antes de agregarlo a la colección. Cuando se termine la tarea de enrutamiento, debe publicar el documento para agregarlo a la colección. Para obtener información sobre cómo publicar el documento, consulte Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignado en la página 12–8.

Para enrutar un nuevo documento:

1. Desplácese a la colección a la que desea agregar un documento y ábrala.

2. En el menú Agregar seleccione Documento.

Enrutar un documento Enrutar documentos

12–6 Versión 4.0.1

Aparece la página Agregar documento.

3. Introduzca la información necesaria y la opcional.

4. En Enrutamiento de documentos, seleccione Enrutar el documento y publicarlo más adelante.

5. Haga clic en el botón Aplicar.

Aparece la ventana Enrutar documentos.

6. Siga los pasos del 2 al 17 en Enrutar un documento en la página 12–3.

NOTA: Si el tipo de tarea de enrutamiento necesita agregar un destinatario a la lista de acceso, DocuShare mostrará dos mensajes en la página Resumen de enrutamiento: un mensaje se refiere al documento y el otro, a la versión del documento.



Agregar documentos a la hoja de enrutamientoAntes de enviar una hoja de enrutamiento, puede incluir documentos adicionales que se enrutarán. Puede agregar un documento desde una colección y desde la página Agregar documento.

Para agregar un documento a una hoja de enrutamiento:


• Desplácese a la colección que contiene otro documento que desee enrutar y haga clic en el icono Enrutar del documento.

• En la ventana Agregar documento, introduzca el nombre de archivo y el título, y, a continuación, seleccione Enrutar el documento y publicarlo más tarde o Publicar y, a continuación, enrutar el documento.

2. En la ventana de confirmación, haga clic en Aceptar.

El documento que ha agregado aparece en la página Resumen de enrutamiento de la hoja de enrutamiento. En la página Resumen de enrutamiento, puede eliminar un documento de la hoja de enrutamiento seleccionándolo y haciendo clic en el botón Eliminar.

Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignadoEnrutar documentos

12–8 Versión 4.0.1

Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignadoPuede comprobar el estado de las tareas de enrutamiento terminadas y pendientes que ha asignado a otros usuarios. Una vez terminada una tarea, puede eliminarla, mantener un registro de ella o publicar el documento para agregarlo a la colección.

Para comprobar el estado de una tarea de enrutamiento:


• En la barra de desplazamiento, haga clic en Mis tareas.

• En la barra de desplazamiento, haga clic en Mi DocuShare. A continuación, haga clic en Tareas.

Aparece la ventana Mis tareas.

2. En el menú Mostrar, seleccione Tareas asignadas por mí.

La página lista las tareas de enrutamiento, en Descripción, la fecha en que empezó y el estado. Tabla 12–1 describe la información de estado.

Tabla 12–1: Estado de tarea

Estado Descripción

Aprobado La tarea de un solo paso o uno de los pasos de la tarea de varios pasos está terminada y los destinatarios aprobaron los documentos.

No aprobado La tarea de un solo paso o uno de los pasos de la tarea de varios pasos está terminada y los destinatarios no aprobaron los documentos.

Revisado La tarea de un solo paso o uno de los pasos de la tarea de varios pasos está terminada y los destinatarios revisaron los documentos.

Aceptado La tarea de un solo paso o uno de los pasos de la tarea de varios pasos está terminada y los destinatarios confirmaron la recepción de los documentos.

Entregado La tarea de un solo paso o uno de los pasos de la tarea de varios pasos está terminada y los destinatarios recibieron los documentos para su información.

Todos los pasos terminados

La tarea de varios pasos está terminada.

Iniciado La tarea está pendiente. Actualmente se está enrutando a todos los destinatarios al mismo tiempo para aprobación, revisión o confirmación.

Nombre de usuario La tarea está pendiente. Actualmente se está enrutando a todos los destinatarios en orden; el usuario cuyo nombre se muestra ha recibido el documento pero no ha emprendido acción alguna.

Enrutar documentosComprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignado


3. Para ver más información sobre la tarea, haga clic en su descripción.

Aparece la ventana Información sobre enrutamiento, que muestra el estado de cada usuario asignado a la tarea.


• Para ver los comentarios de un destinatario individual, haga clic en el nombre del usuario.

• Para ver todos los comentarios de los destinatarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios de usuario. Si lo desea, puede guardar los comentarios en un archivo de texto.

Cierre la ventana después de ver los comentarios.

5. Para ver los cambios que ha realizado el usuario en el documento, haga clic en su título.

6. Cierre el documento después de ver los cambios. A continuación, cierre la ventana Respuesta a enrutamiento.

7. Si la tarea está terminada, realice una de las siguientes acciones:

• Para mover una tarea de la lista Tareas asignadas por mí a Tareas eliminadas, haga clic en Eliminar este trabajo.

• Para terminar la tarea más adelante, haga clic en Conservar para más adelante. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas por mí.

• Para publicar un documento que no se ha agregado a una colección (la palabra Sin publicar aparece después del título del documento), haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en el botón Publicar esta versión.

Paso # La tarea está pendiente y se encuentra en un determinado paso de una tarea de varios pasos.

Paso #: nombre de usuario

La tarea está pendiente y se encuentra en un determinado paso de una tarea de varios pasos. Actualmente se está enrutando a todos los destinatarios en orden; el usuario cuyo nombre se muestra ha recibido el documento pero no ha emprendido acción alguna.

Vencido Para una tarea de un solo paso o uno de los pasos de una tarea de varios pasos que ha vencido; la palabra Vencido aparece después de la descripción de la tarea.

Terminado La tarea se ha parado porque no puede continuar. Esto puede ocurrir cuando en Cancelar tarea se ha definido Entonces derivar problema o cuando se elimina un documento o usuario del sitio.

Tabla 12–1: Estado de tarea

Estado Descripción

Comprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignadoEnrutar documentos

12–10 Versión 4.0.1

Ver el progreso de los informesSi decide recibir notificación sobre el progreso, terminación o estado de vencimiento de una tarea en la hoja de enrutamiento, puede ver las notificaciones en la ventana Tareas de enrutamiento.

Para ver el informe de progreso de una tarea:





2. En el menú Mostrar, seleccione Tareas asignadas a mí.

La página lista las tareas de enrutamiento, en Descripción, la fecha en que se asignó la tarea y el tipo de informe.La Tabla 12–2 describe los tipos de informe.

3. Para ver el informe de progreso de una tarea, haga clic en su descripción.

Aparece la ventana Respuesta a enrutamiento, que incluye el documento enrutado y muestra los comentarios del usuario.

4. Para ver los cambios que ha realizado el usuario en el documento, haga clic en su título.

Puede guardar el documento revisado del usuario como una nueva versión del documento enrutado. Consulte la sección Publicar una nueva versión del documento enrutado en la página 12–11.

5. Cierre el documento después de ver los cambios.

6. En la ventana Respuesta a enrutamiento, realice una de las siguientes acciones:

• Para programar una nueva fecha de vencimiento para una tarea vencida, introduzca una nueva fecha en el campo Fecha de vencimiento y haga clic en el botón Aceptado.

• Para confirmar la revisión del informe, haga clic en el botón Aceptado.

• Para revisar el informe más adelante, haga clic en el botón Aceptar más tarde.

Tabla 12–2: Tipo de informe

Tipo Descripción

Respuesta El destinatario respondió a la tarea.

Terminación La tarea está terminada.

Vencido La tarea sigue en curso después de la fecha de terminación.

Terminación La tarea se ha parado porque no puede continuar. Esto se puede producir cuando un documento o usuario se elimina del sitio.

Enrutar documentosComprobar el estado de las tareas de enrutamiento que ha asignado


Publicar una nueva versión del documento enrutadoSi enrutó un documento para revisión, puede guardar un documento que un destinatario haya cambiado como una nueva versión de su documento enrutado. En la ventana Para su revisión, aparece la palabra Nuevo después del título de un documento que ha cambiado un destinatario.

Para publicar una nueva versión del documento enrutado:

1. En la ventana Mis tareas, seleccione Tareas asignadas por mí.

2. En Descripción, haga clic en la tarea que incluye el documento cambiado.

3. En la ventana Informe sobre enrutamiento para revisión, haga clic en el nombre del destinatario que proporcionó el documento cambiado.

4. Haga clic en el título del documento para abrirlo.

5. Guarde el documento en una ubicación de su PC y, a continuación, cierre la ventana de documento.

6. En la ventana Informe sobre enrutamiento para revisión, haga clic en el botón Cerrar.


8. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en el botón Publicar nueva versión.


10. Desplácese a la ubicación de la unidad local donde guardó el documento en el paso 5, selecciónelo y haga clic en Abrir.


11. Si lo desea, cambie el título del documento y agregue un comentario para la versión.


13. Si la versión preferida es una versión del documento distinta a la más reciente, se le preguntará si desea establecer esa versión como la preferida. Haga clic en Sí para cambiar la versión preferida; si no, haga clic en No.

Para obtener más información sobre versiones de documento y la versión preferida, consulte Administrar versiones de documento en la página 4–12.

14. Haga clic en el enlace Informe sobre enrutamiento para revisión en la ruta Ubicación.

15. En la ventana Informe sobre enrutamiento para revisión, realice una de las siguientes acciones:

• Para mover la tarea de la lista Tareas asignadas por mí a Tareas eliminadas, haga clic en Eliminar este trabajo.

• Para eliminar la tarea más adelante, haga clic en Conservar para más adelante. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas por mí.

Ver las tareas que tiene asignadas Enrutar documentos

12–12 Versión 4.0.1

Ver las tareas que tiene asignadasLas tareas que tiene asignadas se muestran en la ventana Mis tareas o en Mi DocuShare. Si elige recibir un mensaje de correo electrónico cuando se le asigne una nueva tarea, el mensaje incluye una dirección URL a dicha tarea.

NOTA: Para recibir un mensaje de correo electrónico cuando se le asigne una nueva tarea, la propiedad de cuenta de usuario Notificación de tarea de enrutamiento debe estar definida en Correo electrónico y su dirección de correo electrónico debe aparecer en el campo Dirección de correo electrónico.

Para ver las tareas que tiene asignadas:


• En la barra de desplazamiento, haga clic en Mis tareas. En el menú Mostrar, seleccione Tareas asignadas a mí. Cualquier tarea marcada como Solicitud es una tarea que se le ha asignado.

• En la barra de desplazamiento, haga clic en Mi DocuShare. Las tareas que tiene asignadas se muestran en Tareas.

2. Haga clic en una tarea para verla.

Aparece una ventana mostrando la tarea. En las siguientes secciones se describe cómo responder a las tareas de enrutamiento.

Aprobar o rechazar un documento1. En la ventana Para su aprobación, haga clic en el título del documento.

El documento se abre en su editor nativo o aparece una ventana que permite descargarlo.

NOTA: Si la versión del documento que se le ha enviado no es la más reciente, se incluye un enlace de la Última versión publicada. Puede hacer clic en el enlace para ver la versión más reciente del documento.

2. Revise el documento.

3. Cuando haya terminado la revisión, cierre el documento.

4. Puede repetir los pasos del 1 al 3 por cada documento enrutado.

5. En el campo Comentarios introduzca un mensaje opcional.

6. Haga clic en Guardar como privada si no desea que otros destinatarios vean sus comentarios.

Enrutar documentos Ver las tareas que tiene asignadas



• Para terminar la tarea y aprobar el documento, haga clic en el botón Aprobado. La tarea se elimina de la lista Tareas asignadas a mí.

• Para terminar la tarea sin aprobar el documento, haga clic en el botón No aprobado. La tarea se elimina de la lista Tareas asignadas a mí.

• Para no terminar la tarea en este momento, haga clic en el botón Responder más adelante. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas a mí.

Revisar un documento1. En la ventana Para su revisión, haga clic en el título del documento.



2. Revise el documento y realice los cambios que desee.3. Cierre el documento y, si ha efectuado cambios, guárdelo en una ubicación de su

PC.4. Si ha cambiado el documento, haga lo siguiente:

a. Haga clic en el icono Propiedades que aparece a la derecha del título del documento.

b. En la parte inferior de la página Propiedades, haga clic en el botón Agregar versión de borrador.

c. En la página Agregar versión, haga clic en el botón Examinar.d. Desplácese al documento que ha cambiado y selecciónelo; a continuación,

haga clic en Abrir.e. Si lo desea, cambie el título del documento y agregue un comentario para la

versión.f. En la página Agregar versión, haga clic en Aplicar.g. Si la versión preferida es una versión del documento distinta a la más

reciente, se le preguntará si desea establecer esa versión como la preferida. Haga clic en Sí para cambiar la versión preferida; si no, haga clic en No.

h. En la página Propiedades, haga clic en el vínculo Para su revisión de la ruta de Ubicación.

5. Puede repetir los pasos del 1 al 4 por cada documento enrutado.6. En el campo Comentarios introduzca un mensaje opcional.7. Haga clic en Guardar como privada si no desea que otros destinatarios vean

sus comentarios.8. Lleve a cabo una de las siguientes opciones:

• Para terminar la tarea y eliminarla de la lista Tareas asignadas a mí, haga clic en el botón Revisado.

• Para no terminar la tarea en este momento, haga clic en el botón Revisar más adelante. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas a mí.

Ver las tareas que tiene asignadas Enrutar documentos

12–14 Versión 4.0.1

Confirmar la recepción de un documento1. En la ventana Para su confirmación, haga clic en el título del documento.



2. Cuando haya terminado de ver el documento, ciérrelo.



• Para terminar la tarea y eliminarla de la lista Tareas asignadas a mí, haga clic en el botón Aceptado.

• Para no terminar la tarea en este momento, haga clic en el botón Aceptar más tarde. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas a mí.

Eliminar un documento enviado con fines informativos1. En la ventana Para su información, haga clic en el título del documento.



2. Cuando haya terminado de ver el documento, ciérrelo.



• Para terminar la tarea y eliminarla de la lista Tareas asignadas a mí, haga clic en el botón Eliminar.

• Para no terminar la tarea en este momento, haga clic en el botón Eliminar más adelante. La tarea permanece en la lista Tareas asignadas a mí.

Enrutar documentos Ver las tareas eliminadas


Ver las tareas eliminadasDespués de haber eliminado una tarea terminada que había asignado mediante el botón Eliminar este trabajo, DocuShare guarda la tarea en Tareas eliminadas. Esto le proporciona un registro de las tareas de enrutamiento terminadas que ha asignado.

Para ver las tareas eliminadas:





2. En el menú Mostrar, seleccione Tareas eliminadas.

Se muestran las tareas de enrutamiento eliminadas.

Ver las tareas de enrutamiento actuales de un documento Enrutar documentos

12–16 Versión 4.0.1

Ver las tareas de enrutamiento actuales de un documentoEl propietario de la tarea de enrutamiento y cada destinatario pueden ver el estado de enrutamiento de un documento o de cualquiera de sus versiones en la página Propiedades del documento.

Para ver las tareas de enrutamiento de un documento:


• Abra la colección que contiene el documento cuyas tareas desea ver.

• Abra un informe de enrutamiento o una ventana de solicitud que contenga el documento cuyas tareas desea ver.



3. Haga clic en la ficha Enrutamiento.

Se muestran las tareas y su estado.


Escanear documentos

• Acerca del escaneado de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13–2

• Escanear un documento en un WorkCentre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13–3

• Guardar un documento escaneado en una colección . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13–4

Acerca del escaneado de documentos Escanear documentos

13–2 Versión 4.0.1

Acerca del escaneado de documentosSi tiene acceso a un Xerox WorkCentre con la función Escanear en archivo activada, puede escanear documentos en DocuShare. WorkCentre convierte los documentos impresos al formato TIFF y almacena los documentos digitales en una colección temporal del servidor de DocuShare. Puede guardar los documentos escaneados en una colección permanente del sitio.

Escanear documentos Escanear un documento en un WorkCentre


Escanear un documento en un WorkCentreEl administrador de WorkCentre debe configurar una plantilla de escaneado para poder escanear documentos en DocuShare. Al configurar una plantilla de escaneado, el administrador puede optar por guardar cada página de documento en un archivo TIFF o guardar todas las páginas de documento en un único archivo TIFF. Consulte al administrador para averiguar la plantilla que debe utilizar y si se necesita una clave.

NOTA: Según el modelo de WorkCentre que utilice, los pasos para escanear un documento pueden ser distintos. DocuShare no admite escanear imágenes en color en un WorkCentre Pro 40 mediante compresión JPEG (JPEG-in-TIFF).

Para escanear un documento:

1. Coloque un documento en la superficie de cristal o en el alimentador de documentos.

2. Pulse el botón Funciones.

3. En la pantalla táctil, pulse la ficha Escanear.

4. Pulse Escanear en archivo.

5. Seleccione una plantilla de escaneado.

6. Si la plantilla necesita una clave, haga lo siguiente:

a. Pulse Funciones agregadas.b. Pulse Configuraciones de archivado.c. Pulse Nombre de inicio de sesión/Clave.d. Pulse Clave.e. Escriba la clave y pulse Guardar.f. Pulse Guardar.

7. Pulse el botón Iniciar.

WorkCentre escanea el documento y, a continuación, lo envía a una colección de escaneado temporal en el servidor de DocuShare. Este documento se almacena en esta colección durante un período de tiempo determinado. Puede comprobar el período de tiempo haciendo clic en Escaneados de WorkCentre en la página principal de DocuShare. Para conservar el documento, necesita guardarlo en una colección permanente.

Guardar un documento escaneado en una colección Escanear documentos

13–4 Versión 4.0.1

Guardar un documento escaneado en una colecciónPara guardar un documento escaneado en una colección, debe haber iniciado la sesión y tener acceso de escritura a la colección.

Para guardar un documento escaneado en una colección:

1. Acceda a la página principal de DocuShare.

2. En Vínculos relacionados, haga clic en Escaneados de WorkCentre.

3. Si aparece el campo Código de acceso, introduzca la clave que introdujo en WorkCentre para escanear el documento y, a continuación, haga clic en Introducir código de acceso.

4. Busque el documento escaneado.


Si no desea guardar el documento en una colección, haga clic en Eliminar para eliminar el documento del depósito de escaneado temporal.

6. Si desea girar el documento, seleccione los grados en el menú Girar imagen y haga clic en Ir.

7. En el menú Tipo de documento, seleccione el tipo de documento con el que guardar el documento escaneado.

El menú contendrá otros tipos además de Documento si el administrador ha creado documentos personalizados en el sitio.

8. Si el administrador ha especificado una colección prefijada en la que guardar los documentos escaneados, su título aparecerá en el campo Destino. Lleve a cabo una de las siguientes opciones:

• Si desea usar la colección prefijada, vaya al paso 13.

• Si desea cambiar la colección, haga clic en Seleccionar. Aparece la página Seleccionar destino.

9. En el campo Ordenar por, seleccione Nombre para mostrar las colecciones en orden alfabético o seleccione Identificador para mostrar las colecciones en orden numérico.





• Para mostrar su colección personal, haga clic en Mostrar colección personal.

11. En el campo Ubicaciones posibles, seleccione la colección en la que desea guardar el documento.


13. En el campo Título, introduzca el título del documento.

Escanear documentos Guardar un documento escaneado en una colección


14. Introduzca la información adicional que desee. Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripción de cada propiedad.


El documento se guarda en la colección que ha especificado.

NOTA: Es posible que el administrador le haya dado acceso a una colección denominada Depósito de escaneado temporal. De forma alternativa, puede abrir esta colección para mover o eliminar el documento escaneado.

Guardar un documento escaneado en una colección Escanear documentos

13–6 Versión 4.0.1


Archivar contenido

• Acerca de archivar contenido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14–2

• Archivar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14–3

• Restaurar contenido archivado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14–5

Acerca de archivar contenido Archivar contenido

14–2 Versión 4.0.1

Acerca de archivar contenidoEl servidor de archivo de DocuShare permite a su organización aumentar convenientemente la capacidad de almacenamiento de documentos al tiempo que proporciona una ubicación segura para el contenido archivado. Si el sitio incluye un servidor de archivo, puede mover el contenido de las colecciones a un servidor secundario. Cuando necesite recuperar el contenido archivado, puede buscar el objeto y, si fuera preciso, restaurarlo en una colección.

Consulte al administrador de DocuShare para saber si el sitio utiliza un servidor de archivo.

Archivar contenido Archivar contenido


Archivar contenidoPuede archivar documentos, páginas de Interact y mensajes de correo con datos adjuntos. Cuando se archiva un documento, también se archivan todas sus versiones. Para archivar rápidamente el contenido de una colección, puede seleccionar la colección y archivarla. No obstante, sólo se archivan los documentos, las páginas de Interact y los mensajes de correo de la colección y sus subcolecciones; la colección no se archiva y permanece en el servidor de DocuShare.

Hay dos maneras de archivar el contenido: especificar una fecha en la que los objetos se archivarán automáticamente o seleccionar los objetos que desee archivar y utilizar el comando Archivar. Una vez se ha archivado un objeto, éste conserva sus propiedades, lista de acceso y ubicación anterior en el servidor de DocuShare.

Puede archivar un objeto si es el propietario del mismo o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Archivar contenido automáticamenteDe forma prefijada, DocuShare utiliza la propiedad Fecha de caducidad del objeto para archivar el contenido automáticamente. El administrador de DocuShare puede especificar una propiedad de fecha distinta para utilizarla para archivar, de modo que consulte con él la propiedad que debe utilizar.

Para archivar contenido automáticamente:

1. Busque el objeto (documento, página de Interact, mensaje de correo) que desea archivar.



4. En el campo de fecha correspondiente, introduzca la fecha en la que desea que se archive el objeto.


DocuShare archiva el objeto en la fecha especificada.

Archivar contenido manualmentePara archivar contenido manualmente:


• Desplácese a la colección que contiene los objetos que desea archivar y ábrala.

• Ejecute una búsqueda para encontrar los objetos que desea archivar.

• Desplácese a la colección que contiene los objetos que desea archivar.


• Para archivar objetos en una colección abierta o desde una búsqueda, haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de cada objeto.

• Para archivar el contenido de una colección, haga clic en la casilla de verificación que aparece junto al título de la colección.

Archivar contenido Archivar contenido

14–4 Versión 4.0.1

3. En el menú Editar seleccionado, seleccione Archivar.

Aparece la página Confirmar mover a archivo.

NOTA: Si aparece un signo menos en la casilla de verificación que antecede al objeto, significa que no tiene acceso de administrador al objeto y que no puede archivarlo.

4. Haga clic en el botón Confirmar para mover los objetos al servidor de archivo.

Si no desea archivar los objetos, haga clic en Cancelar.

Archivar contenido Restaurar contenido archivado


Restaurar contenido archivadoPuede restaurar cualquier objeto que haya movido al servidor de archivo a su ubicación anterior en DocuShare. Si la colección de DocuShare en la que se encontraba el objeto se ha eliminado, puede agregar el objeto a otra colección tras restaurarlo. Los objetos se restauran con sus propiedades asociadas y su lista de acceso. No obstante, si un usuario que anteriormente aparecía en la lista de acceso del objeto se ha eliminado del sitio de DocuShare, dicho usuario no aparecerá en la lista de acceso del objeto restaurado. Por otro lado, si está restaurando un objeto que era propiedad de otro usuario cuya cuenta de DocuShare se ha eliminado, usted se convertirá en el nuevo propietario.

Puede restaurar un objeto si es el propietario del mismo o un usuario con acceso de administrador a él que haya iniciado la sesión.

Para restaurar un objeto archivado:

1. En la página principal o en una página de colección, haga clic en el vínculo Avanzadas.

Se muestra la página Búsqueda avanzada.

2. Si ejecuta la búsqueda desde una colección, seleccione el alcance de la búsqueda en el campo Buscar dentro de.

NOTA: El alcance de la búsqueda que seleccione se utilizará en el servidor de archivo. Cuando se archiva un objeto, éste conserva su ruta de ubicación original. Si conoce algún fragmento de la ruta de ubicación del objeto, puede limitar el alcance de la búsqueda para acelerar el proceso.

3. En el campo Servidor de búsqueda, seleccione Servidor de archivo.

4. Especifique los términos de búsqueda y las opciones que desee.

5. Haga clic en Buscar.

Se muestra la página Resultados de búsqueda. Se muestran las palabras Aparecido en seguidas del nombre de la colección debajo de cada objeto cuya colección existe en DocuShare. Si Aparecido en y el nombre de la colección no se muestran, es que la colección del objeto se ha eliminado. Puede restaurar el objeto como huérfano y después agregarlo a otra colección.

6. Seleccione los objetos que va a restaurar.

7. En el menú Editar seleccionado, seleccione Restaurar.

8. En la página Confirmar restaurar desde archivo, haga clic en Confirmar.

Se muestra la página Resultados de restaurar archivo.

Restaurar contenido archivado Archivar contenido

14–6 Versión 4.0.1

9. Si el objeto es huérfano, realice la siguiente acción:

a. Haga clic en la casilla de verificación que le precede.b. En el menú Editar seleccionado, seleccione Cambiar ubicación.c. En la página Confirmar cambio de ubicación, haga clic en Confirmar.d. Utilice la página Cambiar ubicación para cambiar la ubicación del objeto

huérfano.Se muestra la página Resultados de restaurar archivo que enumera la nueva colección en la que aparece el objeto debajo del título del objeto.


Preguntas frecuentes

• Respuestas a preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15–2

Respuestas a preguntas frecuentes Preguntas frecuentes

15–2 Versión 4.0.1

Respuestas a preguntas frecuentes En esta sección se proporcionan respuestas a algunas preguntas frecuentes acerca de DocuShare.

Tabla 15–1: Preguntas frecuentes

Problema Solución

¿Por qué no puedo crear una cuenta en DocuShare?

Es posible que el administrador haya restringido la creación de cuentas a los usuarios registrados o a un administrador. Consulte al administrador de DocuShare.

¿Por qué no puedo iniciar la sesión en DocuShare?

Asegúrese de que utiliza un explorador que admite el inicio de sesión en un sistema. Consulte al administrador de DocuShare para saber qué exploradores admiten el inicio de sesión. Asimismo, asegúrese de que el explorador está definido para aceptar cookies.

Este problema también se puede producir cuando el explorador no está definido para actualizar la página con cada visita. En este caso, sí que ha iniciado la sesión, pero está viendo una página que no está actualizada.

He olvidado mi nombre de usuario de DocuShare. ¿Qué debo hacer?

En la barra de desplazamiento, haga clic en el vínculo Usuarios y grupos. En la página Lista, haga clic en Mostrar todo para mostrar todos los usuarios del sitio. Busque su nombre y después haga clic en él. El campo Nombre de usuario de la página Propiedades muestra su nombre de usuario.

He olvidado mi clave de DocuShare. ¿Qué debo hacer?

No cree otra cuenta de usuario. Póngase en contacto con el administrador de DocuShare, que puede definir otra clave.

¿Por qué un objeto recientemente agregado no se muestra cuando lo busco?

Tras agregar un objeto al sitio, espere unos segundos antes de buscarlo, puesto que DocuShare necesita terminar la indización del objeto y de sus propiedades.

¿Por qué DocuShare encuentra objetos que contienen un valor de propiedad que yo no he especificado?

Cuando se asigna a una propiedad varios valores separados por comas, DocuShare considera la coma como un espacio. Por ello, DocuShare encontrará objetos que contienen valores de propiedad adyacentes.

Por ejemplo, si el valor de la propiedad Autor de un documento es Susana Miguel, Alonso Casas, DocuShare encontrará el documento si se busca por Autor o Cualquier parte contiene Susana Miguel, Alonso Casas o Miguel Alonso.

Preguntas frecuentes Respuestas a preguntas frecuentes


¿Por qué Netscape Navigator se bloquea cuando intento cargar un documento en DocuShare?

Compruebe si el documento está abierto en su aplicación asociada (por ejemplo, Word o PowerPoint). Si es así, cierre el documento y vuelva a intentar la carga (se trata de un posible error en la interacción Netscape-Windows).

¿Por qué no puedo ver un documento que he cargado en DocuShare? Durante la carga no tuve ningún problema.

Compruebe los ajustes proxy del explorador. No debe utilizar un servidor proxy para acceder al servidor de DocuShare.

He cargado un documento en DocuShare, pero aparece un mensaje indicando que la aplicación tiene un índice no válido o no puede abrir la colección. ¿Qué debo hacer?

Si vuelve a la colección a la que se ha agregado el documento, debe comprobar que se ha cargado correctamente. Si es así, el problema está en el paso de indización de búsqueda que se realiza después de haber cargado el documento. El documento está almacenado pero no indizado. Informe del problema al administrador.

Cuando hago clic en el título de un documento en DocuShare, aparece un mensaje similar al siguiente: "Tipo de archivo desconocido: ha iniciado la descarga de un archivo del tipo application/....". ¿Qué debo hacer?

Asegúrese de que el explorador está configurado para utilizar una aplicación auxiliar para ver este tipo de documento.

Uso Internet Explorer. Cuando hago clic en un documento PDF en DocuShare, sólo aparece una página en blanco. ¿Por qué no se abre el archivo?

Se trata de un problema de interacción conocido entre Internet Explorer y los archivos de Acrobat (PDF). Póngase en contacto con el administrador para obtener ayuda.

¿Por qué la página no se muestra correctamente después de haber agregado etiquetas HTML a las propiedades del objeto?

DocuShare permite agregar etiquetas HTML en las propiedades basadas en texto, como la descripción o el resumen de un objeto. Debe limitar el uso de HTML a comandos de formato simple, como cambios de fuente y listas. La inclusión de comandos de encabezado como <HTML>, <HEAD> o <BODY> es muy probable que interfieran con los propios comandos HTML de DocuShare, por lo que la página se queda en blanco o tiene un formato deficiente. Asimismo debe evitar el uso de etiquetas en las propiedades Título y Resumen que afecte al diseño vertical, como IMG y directivas de lista, ya que estas dos propiedades se muestran en contextos que adoptan cadenas simples.


Problema Solución


15–4 Versión 4.0.1

¿Qué debo hacer si no encuentro un objeto o documento?

DocuShare proporciona varias funciones de búsqueda para ayudarle a encontrar objetos rápidamente. Consulte Búsquedas de DocuShare para obtener información sobre cómo ejecutar una búsqueda.

He iniciado una sesión en DocuShare y cuando intento acceder a un objeto, aparece el mensaje "No autorizado”. ¿Qué debo hacer?

Póngase en contacto con el creador del objeto, que puede darle acceso.

He eliminado accidentalmente una colección sin eliminar los objetos que contenía. Ahora no puedo encontrarlos. ¿Qué debo hacer?

Cuando se elimina una colección, pero no su contenido, y los objetos no se encuentran en otra colección, se quedan huérfanos. No se puede acceder a los objetos huérfanos desde una colección. Sin embargo, los objetos continúan almacenados en el sitio. El administrador puede cambiar la ubicación de los objetos huérfanos en una colección para que pueda volver a acceder a ellos. O bien puede acceder a un objeto huérfano si conoce su dirección única (por ejemplo, http://sales.acme.com/docushare/dsweb/Get/Document-128).

Después de mover una colección a una ubicación nueva, ¿por qué no puedo encontrarla ni en la ubicación nueva ni en la anterior?

Ha dejado huérfana la colección accidentalmente, lo que significa que no puede acceder a ella desde otra colección. Esta colección aún sigue almacenada en DocuShare. El administrador puede recuperar la colección huérfana cambiando su ubicación a otra colección. O bien puede acceder a la colección si conoce su dirección única (por ejemplo, http://sales.acme.com/docushare/dsweb/Get/Collection-12).

He eliminado un objeto de una colección. ¿Por qué continúo viéndolo cuando me desplazo a la página de la colección?

Si ha utilizado el botón Atrás, Favoritos o Marcadores del explorador para desplazarse, es posible que haya accedido a una versión en caché de la página de la colección. Haga clic en el botón Actualizar o Recargar del explorador para mostrar la versión más reciente de la página.

He iniciado la sesión en DocuShare, me he desplazado al sitio y, a continuación, he utilizado el botón Atrás de mi explorador varias veces. ¿Por qué ahora aparezco como invitado en la sesión?

Ha accedido a una versión en caché de la página. Haga clic en el botón Actualizar o Recargar del explorador para mostrar la versión más reciente de la página. Su nombre de usuario debe aparecer en la barra de desplazamiento.


Problema Solución

Preguntas frecuentes Respuestas a preguntas frecuentes


Utilizo Netscape Navigator para acceder a DocuShare. Después de girar una imagen escaneada, ¿por qué no aparece girada?

Es necesario que cambie el ajuste de caché del explorador. Abra la ventana Preferencias y haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Caché. En Comparar la página en caché con la página en la red, seleccione Cada vez que visualice la página.

¿Por qué cambiar los permisos de una colección y sus objetos puede tardar más de lo previsto o agotar el tiempo de espera?

El tiempo necesario para cambiar los permisos de una colección y sus objetos depende del número de objetos de la colección, incluidas todas las colecciones anidadas y su contenido. Al cambiar los permisos de la colección, DocuShare debe examinar la lista de acceso de cada objeto y fusionar los cambios o bien reemplazar la lista de acceso. Es importante tener en cuenta que aunque el explorador agote el tiempo de espera, DocuShare continúa procesando y terminará el cambio de permisos.

Un método alternativo es que el administrador utilice una utilidad de línea de comandos para cambiar los permisos de una colección que contenga un gran número de objetos.


Problema Solución


15–6 Versión 4.0.1

Guía del usuario de DocuShare A–1

Carpetas de WebDAV

• Uso de carpetas WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A–2

Uso de carpetas WebDAV

A–2 Versión 4.0

Uso de carpetas WebDAVDocuShare admite el protocolo WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning, Creación y control de versiones distribuidas en Web), que permite el acceso a colecciones y documentos de DocuShare mediante una carpeta compatible con WebDAV. No necesita tener instalado el software de cliente en su PC. Si es usuario de Windows 2000 o XP, sólo tiene que acceder a Mis sitios de red para agregar un servidor de DocuShare como un sitio de red. Si utiliza un Macintosh con OS X, sólo tiene que seleccionar Conectar a servidor para agregar la URL a un servidor de DocuShare.

NOTA: Tanto en Windows como en OS X, debe añadir /webdav a la URL del servidor de WebDAV. Cuando se le pida iniciar la sesión, utilice su nombre de usuario y clave de DocuShare.

Títulos de documento en carpetas WebDAVEl administrador de DocuShare controla cómo se muestran los títulos de documento en las colecciones. Por ejemplo, un título puede tener una extensión de archivo como sufijo. Si tiene alguna duda acerca de cómo se muestran los títulos de documento, consulte al administrador.

Guía del usuario de DocuShare Índice–1

Índice

Aadministrador, permiso de acceso 1–6, 5–2Administradores de contenido 5–3Agregar a favoritos (menú Editar seleccionado) 3–7agregar objetos

calendarios 6–3colecciones 3–3cuentas de grupo 2–7 to 2–8cuentas de usuario 2–3discusiones 7–3documentos 4–3eventos a calendarios 6–10suscripciones 9–3temas a discusiones 7–9URL 8–3

aplicaciones cliente de DocuShareDocuShare Outlook Client 1–10DocuShare Windows Client 1–10

archivar contenidoacerca de 14–3automáticamente 14–3manualmente 14–3 to 14–4

archivo TIFF, crear mediante escaneado 13–3asterisco, utilizar en búsquedas 10–7

B Índice

Índice–2 Versión 4.0.1

Bbarra de desplazamiento 1–4bloquear un documento 4–14booleanos, Consulte operadores lógicosbuscar objetos 10–3 to 10–5

buscar cuentas de usuario y grupo 2–13

combinar términos de búsqueda 10–4 to 10–5

ejecutar una búsqueda de palabras 10–3

mediante opciones de búsqueda 10–3Búsqueda disponible para, definición 5–4búsquedas 10–2

Consulte también consulta guardadaejecutar 10–3 to 10–5guardar 10–8utilizar caracteres no alfanuméricos

10–7utilizar comodines 10–7

Ccalendario

consulte también calendario personalacerca de 6–2agregar a colección 6–3aplicar permisos a contenido 5–6cambiar lista de acceso 5–5cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 6–5cambiar su ubicación 6–6cambiar su vista 6–4eliminar 6–8restaurar después de eliminar 6–9ver propiedades 6–5

calendario personal 11–5crear 11–5

Cambiar nombre (menú Editar seleccionado) 3–7

cambiar propiedadescalendario 6–5colección 3–4consulta guardada 10–9cuenta de grupo 2–8cuenta de usuario 2–4discusión 7–4

documento 4–4evento 6–11respuesta 7–10suscripción 9–5tema 7–10URL 8–4versión 4–13

Cambiar propietario (menú Editar seleccionado) 3–7

cambiar ubicacióncalendario 6–6colección 3–5consulta guardada 10–10discusión 7–5documento 4–5evento 6–13tema 7–12URL 8–5

Cambiar ubicación (menú Editar seleccionado) 3–7

caracteres no al 10–7caracteres reservados, utilizar en

búsquedas 10–7cargar un documento 4–3carpeta WebDAV, utilizar con DocuShare

A–2clave, cambiar 2–5colección 3–2

Consulte también colección personalacerca de 1–5agregar 3–3agregar documento a 4–3aplicar permisos a contenido 5–6cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 3–4cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 3–5editar varios objetos en 3–7eliminar 3–8restaurar después de eliminar 3–9ver propiedades 3–4

colección de escaneado temporalcomprobar cuánto tiempo se

almacenan los documentos escaneados 13–3

mover documento escanea 13–4colección personal 11–4

agregar objetos a 11–4

Índice D


comentarios de versión, agregar 4–9, 4–11comodines, utilizar en búsquedas 10–7conservar inicio de sesión para el futuro 1–

9consulta guardada

agregar a colección 10–8cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 10–9cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 10–10restaurar después de eliminar 10–13

Copiar (menú Editar seleccionado) 3–7crear

cuenta de grupo 2–7 to 2–8cuenta de usuario 2–3

cuenta de grupobuscar 2–13cambiar dominio 2–11cambiar miembros de grupo 2–9cambiar propiedades 2–8cambiar propietario de grupo 2–10crear 2–7 to 2–8eliminar 2–12enviar correo electrónico a miembros

2–11ver lista de 2–13ver propiedades 2–8

cuenta de usuariobuscar 2–13cambiar clave 2–5cambiar dominio 2–5cambiar nombre de usuario 2–5cambiar propiedades 2–4crear 2–3eliminar 2–5ver lista de 2–13ver propiedades 2–4

cuentas, Consulte cuenta de grupo, cuenta de usuario

Ddesbloquear un documento 4–15descargar un documento 4–16desplazarse por DocuShare 1–4discusión

acerca de 7–2

agregar a una colección 7–3aplicar permisos a contenido 5–6cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 7–4cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 7–5configurar fecha de caducidad para

temas 7–3eliminar 7–7restaurar después de eliminar 7–8ver propiedades 7–4

documentoacerca de 4–2agregar a colección 4–3agregar una nueva versión del

existente 4–11aplicar permisos a versiones 5–7archivar 14–3 to 14–4bloquear 4–14cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 4–4cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 4–5desbloquear 4–15descargar 4–16editar 4–9eliminar 4–17enrutar a usuarios 12–3 to 12–6escanear en un WorkCentre 13–3guardar documento escaneado en una

colección 13–4registrar una nueva versión 4–9restaurar de Servidor de archivo 14–5restaurar después de eliminar 4–18retirar 4–9ver 4–7ver en formato HTML 4–8ver propiedades 4–4ver su historial de versiones 4–12ver tareas de enrutamiento en curso

12–16documento enrutado

aprobar 12–12confirmar la recepción de 12–14eliminar después de enviarlo con fines

informativos 12–14publicar una nueva versión de 12–11rechazar 12–12revisar 12–13

documento escaneadocomprobar período de tiempo en

colección temporal 13–3

E Índice


guardar en una colección 13–4recibir URL después de guardar 13–4

DocuShare 1–2acceder 1–3desplazarse 1–4iconos 1–5iniciar sesión 1–9Preguntas frecuentes 15–2 to 15–5terminar sesión 1–9y carpetas WebDAV A–2

DocuShare Interact 1–10DocuShare Outlook Client 1–10DocuShare Windows Client 1–10dominio

cambiar para grupo 2–11cambiar para usuario 2–5

Eeditar un documento 4–9eliminar

calendario 6–8colección 3–8consulta guardada 10–12cuenta de grupo 2–12cuenta de usuario 2–5discusión 7–7documento 4–17evento 6–12respuesta 7–11suscripción 9–7tareas de enrutamiento terminadas

que ha asignado 12–9tema 7–11temas caducados 7–13URL 8–7

Eliminar (menú Editar seleccionado) 3–7enlace Advanced 1–4enlace Ayuda 1–4enlace Mapa de contenido 1–4enlace Principal 1–4enlace Terminar sesión 1–4enlace Usuarios y grupos 1–4enrutar un documento

a usuarios 12–3 to 12–6acerca de 12–2incluir documentos adicionales 12–7

orden de enrutamiento 12–4tipos de tareas de enrutamiento 12–3utilizar una hoja de enrutamiento

guardada 12–3escanear documentos

acerca de 13–2en un WorkCentre 13–3

escritura, permiso de acceso 1–6, 5–2evento

consulte también evento periódicoagregar a calendario 6–10cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 6–11cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 6–13eliminar 6–12ver propiedades 6–11

evento de calendario, Consulte eventoevento periódico

agregar a calendario 6–10eliminar serie de 6–12

Ffavoritos

agregar objetos a 11–3eliminar objetos de 11–3ver 11–3

flexión 10–2flujo de trabajo, Consulte enrutar un

documentoformato HTML, ver un documento en 4–8fragmento (documento), mostrar y ocultar

en resultados de búsqueda 10–3, 10–5

Gguardar

consulta guardada 10–8documento escaneado en una

colección 13–4una hoja de enrutamiento 12–5

Hhistorial de exploración, ver 11–6

Índice I


historial de versiones, ver 4–12hoja de enrutamiento 12–2

guardar 12–5volver a utilizar 12–3

hoja de enrutamiento guardada, utilizar 12–3

Iiconos, para objetos 1–5indicaciones de ruta, para desplazamiento

1–4informes de progreso, ver 12–10iniciar sesión 1–9

LLDAP (Protocolo ligero de acceso a

directorios)cambiar clave de usuario 2–5cambiar dominio de grupo 2–11cambiar dominio de usuario 2–6cambiar nombre de usuario 2–5y cuentas de usuario 2–2

lectura, permiso de acceso 1–6, 5–2lista de acceso 5–2lista de destinatarios

cambiar para enrutamiento de documentos 12–4

crear para suscripción 9–6

Mmensaje de correo electrónico

enviar a un grupo 2–11recibir cuando se asigna una tarea de

enrutamiento 12–12menú Editar seleccionado 3–7Mi DocuShare

acerca de 1–7, 11–2enlace 1–4ver calendario personal 11–5ver colección personal 11–4ver el historial de exploración 11–6ver favoritos 11–3ver tareas de enrutamiento 11–6

miembroscambiar para grupo 2–9enviar correo electrónico a grupo 2–11

Mis tareasenlace 1–4utilizar para comprobar las tareas que

ha asignado 12–8utilizar para ver informes de progreso

12–10, 12–15utilizar para ver las tareas que tiene

asignadas 12–12

Nnombre de usuario, cambiar 2–5Novedades

enlace 1–4utilizar 1–8

Oobjetos

consulte también calendario, colección, discusión, documento, evento, cuenta de grupo, consulta guardada, tema, URL, cuenta de usuario

acerca de 1–5buscar 10–3 to 10–5cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propietario 5–5editar varios en una colección 3–7iconos 1–5

objetos de DocuShare, Consulte objetosobjetos, propiedades 1–6operadores lógicos

tipos 10–5utilizar en búsquedas 10–4 to 10–5

Ppágina principal 1–3

funciones 1–3Pegar (menú Editar seleccionado) 3–7permisos de acceso 1–6, 5–2

Consulte también permisos iniciales,

R Índice


configurar para objetosaplicar a contenedor 5–6aplicar a versiones de documento 5–7cambiar 5–4ver 5–3y administrador de DocuShare 1–6

permisos iniciales, configurar para objetos 6–10

permisos, Consulte permisos de accesoplantilla de escaneado 13–3Preguntas frecuentes 15–2 to 15–5preguntas frecuentes, Consulte Preguntas

frecuentespropiedades de objeto 1–6propietario

cambiar para grupo 2–10cambiar para objeto 5–5

Rregistrar un documento editado 4–9reproducción

ver en HTML 4–8ver para versiones 4–13

respuestaagregar a tema 7–9cambiar propiedades 7–10eliminar 7–11ver propiedades 7–10

restaurar contenido archivado 14–5restaurar objetos eliminados 3–9, 4–18, 6–

9, 7–8, 8–8, 9–8, 10–13retirar un documento 4–9

SServidor de archivo 14–2

archivar contenido en 14–3 to 14–4restaurar contenido de 14–5

Servidor de archivo de DocuShare 14–2signo de interrogación, utilizar en

búsquedas 10–7síntesis (documento), mostrar y ocultar en

resultados de búsqueda 10–3, 10–5suscripción

acerca de 9–2agregar 9–3cambiar propiedades 9–5crear una lista de destinatarios para 9–

6eliminar 9–7eventos de interés 9–2períodos de tiempo de notificación 9–3requisitos de uso 9–2restaurar eliminada 9–8ver 9–4ver propiedades 9–5

Ttareas de enrutamiento

comprobar el estado de las tareas 12–8 to 12–9

eliminar terminadas 12–9ver las eliminadas 12–15ver las tareas que tiene asignadas 11–

6, 12–12ver para documento 12–16

tareas eliminadas, ver 12–15tareas, Consulte tareas de enrutamientotema

agregar a discusión 7–9cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 7–10cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 7–12eliminar 7–11eliminar caducados 7–13responder a 7–9ver caducados 7–13ver propiedades 7–10

tema caducadoeliminar 7–13ver 7–13

terminar sesión 1–9Todos los usuarios excepto el invitado 5–3Todos los usuarios y el invitado 5–3

UURL

acerca de 8–2agregar a colección 8–3

Índice V


cambiar permisos de acceso 5–4cambiar propiedades 8–4cambiar propietario 5–5cambiar su ubicación 8–5eliminar 8–7restaurar después de eliminar 8–8ver propiedades 8–4

usuario invitado 2–3ver novedades en DocuShare 1–8

Vver

historial de versiones del documento 4–12

informes de progreso de las tareas de enrutamiento 12–10

nuevo contenido 1–8permisos de acceso 5–3reproducciones de versión 4–13temas caducados 7–13un documento 4–7un documento en formato HTML 4–8

ver propiedadescalendario 6–5colección 3–4cuenta de grupo 2–8cuenta de usuario 2–4discusión 7–4documento 4–4evento 6–11respuesta 7–10suscripción 9–5tema 7–10URL 8–4

versión preferidacambiar 4–12definida 4–12y máximo de versiones 4–3

versión, documentoagregar un documento editado 4–9agregar un nuevo documento 4–11cambiar propiedades 4–13cambiar versión preferida 4–12especificar máximas que se guardarán

4–3publicar documento enrutado 12–11ver 4–12ver propiedades 4–13ver reproducciones 4–13

vista de calendariocambiar 6–4vista de día 6–2vista de mes 6–2vista de semana 6–2

vista de día, calendario 6–2vista de mes, calendario 6–2vista de semana, calendario 6–2

WWorkCentre, y escanear documentos 13–3

guía del usuario - abogacia

Documents