GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Manual de Almacén -ADESCA-

2020

MANUAL DE ALMACÉN

Actualizado

Fecha

Firma

Jennifer Lorena González Solares

Septiembre 2020

Revisado

Cargo

Firma

Jennifer Lorena González Solares

Directora Administrativa Financiera

Blanca Silvia Osorio Gómez

Jefe de Contabilidad

Visto Bueno

Cargo

Firma

Licda. Yasmyn Leticia García Sazo de Lima

Directora Ejecutiva

Aprobado

Acuerdo No.

Fecha

Consejo de Administración

26-2020

14 de octubre de 2020

Consejo de Administración

Nombre

Cargo

Firma

Julia Elisa Matilde Vela Leal

Presidente

Lázaro Alberto Orantes Lucas

Vicepresidente

Ethel Marina Batres Moreno

Secretaria

Delia Quiñonez Castillo

Vocal Segunda

Julio Roberto Taracena Enríquez

Vocal Tercero

Carlos Humberto Morales Cornejo

Vocal Cuarto

APORTE PARA LA DESCENTRALIZACIÓN CULTURAL –ADESCA-

7ª. Avenida 11-67, Esquina, Zona 1

Oficinas 109-110 1er Nivel

Teléfonos: 2221-1380 y 2221-0556

Guatemala, septiembre -2020

ÍNDICE1.INTRODUCCIÓN42.OBJETIVOS DEL MANUAL52.1General52.2Específicos53.ALCANCE54.CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL55.BASE LEGAL APLICABLE66.PROCEDIMIENTOS76.1Ingreso y Egreso de Almacén77.ANEXOS107.1Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario107.2Requisición de Almacén117.3Tarjetas de Kardex128.SIMBOLOGÍA DIAGRAMA FLUJO13

INTRODUCCIÓN

El Aporte para la Descentralización Cultural -ADESCA-, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de Creación del Aporte para la Descentralización Cultural, Decreto 95-96, procede a actualizar el Manual de Almacén, con el propósito de que constituya una guía a los funcionarios y personal del ADESCA, responsables del manejo de almacén.

El presente manual contiene objetivos, alcance, base legal, identificación y descripción de procedimientos, así como los responsables en cada etapa, las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas que deben utilizarse, con la finalidad de llevar un uso adecuado del manejo, control, administración y ejecución adecuada de los materiales y/o suministros.

El manual incluye glosario de siglas y simbología de los diagramas de flujo por procedimiento, para visualizar en forma gráfica el proceso secuencial y sus responsables, así como anexos para facilitar la interpretación de quién lo utiliza.

Es importante indicar que este manual será una herramienta eficaz para los funcionarios y personal de ADESCA para ejercer adecuadamente las actividades.

OBJETIVOS DEL MANUAL

General

Dotar de un instrumento administrativo con lineamientos que permitan al personal encargado del proceso de ingreso, almacenamiento, custodia, provisión y control de los materiales y/o suministros, para alcanzar un eficiente y razonable uso de los recursos de la institución.

Específicos

1. Establecer las etapas para la provisión de los bienes y/o suministros necesarios a las diferentes direcciones del ADESCA, para el cumplimiento de funciones.

2. Resguardar de manera eficiente los materiales y/o suministros ingresados en el Almacén.

ALCANCE

Que el personal responsable de realizar el ingreso, almacenamiento, custodia, provisión y control de los materiales y/o suministros cuente con un instrumento administrativo que le permita desarrollar las labores de acuerdo al marco legal que establece su competencia, con el propósito de velar por el correcto manejo de los materiales y/o suministros.

CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

Tiene aplicación y uso específico para el Encargado de Almacén, Departamento de Contabilidad, Dirección Administrativa Financiera y demás personal relacionado con el proceso de almacenamiento de materiales y/o suministros.

BASE LEGAL APLICABLE

a) Ley de Creación del Aporte para la Descentralización Cultural -ADESCA- Decreto Número 95-96.

b) Reglamento de la Ley de la Entidad Aporte para la Descentralización Cultural Acuerdo Gubernativo No. 854-2003 y sus Reformas contenido en el Acuerdo Gubernativo No. 286-2013.

c) Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Decreto No. 31-2002 y sus reformas Decreto No. 13-2013.

d) Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso de la Republica y sus reformas.

e) Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus Reformas.

f) Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

PROCEDIMIENTOS

Ingreso y Egreso de Almacén

-ADESCA-

No. 1

Ingreso y Egreso de Almacén

Objetivo: Realizar los ingresos y egresos al Almacén de conformidad a las compras de baja cuantía, compra directa, cotización o licitación,

Normas específicas: Artículo 3 de la Ley de ADESCA Decreto No. 95-96 y Artículo 24 de su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 854-2003 y sus reformas 286-2013.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Paso No.

Responsable

Descripción

INICIO

1

Encargado de Almacén /

Encargado de Inventario

Recibe factura, procede a verificar:

a) Si insumos, materiales o suministros, procede a la verificación física de lo entregado por el proveedor cantidad, calidad de acuerdo a lo cotizado, autorizado y facturado sea correcta.

b) Si se trata de mobiliario y equipo, verifica el encargado de inventarios las características que lo identifican: serie, modelo, color, marca, entre otras.

2

Encargado de Almacén

Procede a elaborar la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H, de los materiales, suministros, insumos y/o mobiliario y equipos adquiridos y opera la Tarjeta de Kardex.

3

Encargado de Almacén

Traslada Constancia de Ingreso a Almacén Forma 1-H.

a) Cuando se trate de bienes inventariables al Encargado de Inventarios,

b) Si materiales, suministros o insumos, continúa proceso

4

Director Administrativo Financiero

Recibe constancia de ingreso al Almacén Forma 1H, revisa, firma y traslada

5

Encargado de Compras

Recibe constancia firmada, y completa expediente.

6

Solicitante

Elabora la requisición de bienes y/o servicios con las firmas respectivas y traslada.

7

Encargado de Almacén

Realiza la entrega de bienes, suministros, materiales e insumos de acuerdo a la requisición de almacén; la cual será autorizada por la Dirección Administrativa Financiera.

8

Encargado de Almacén

Registra los ingresos y egresos en Tarjeta Kardex para control de existencias

FIN

FLUJOGRAMA

ANEXOS

Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario

Requisición de Almacén

Tarjetas de Kardex

SIMBOLOGÍA DIAGRAMA FLUJO

Aporte para la Descentralización Cultural –ADESCA-, www.adesca.org.gt

3

Diagrama Flujo: Ingreso y Egreso del AlmacénEncargado de AlmacénEncargado de InventarioSolicitanteEncargado de ComprasDirector Administrativo FinancieroIniciarb) Si mobiliario y equipo, verifica las características: serie, modelo, color marca, entre otrasa) Si insumos, materiales y suministros procede a verificación física de lo entregado por el proveedor cantidad, calidad de acuerdo a lo cotizado, autorizado y facturado, sea correcto. Procede a elaborar Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H, de los materiales, suministros, insumos y/o mobiliario y equipos adquiridos y opera la Tarjeta de KardexFININSUMOSRecibe factura y procede a verificarACTIVOSTraslada constancia de ingreso a Almacén forma 1HElabora requisición de bienes y/o servicios con las firmas respectivas y trasladaRealiza entrega de bienes, suministros, materiales e insumos de acuerdo requisición, autorizada Dirección Administrativa FinancieraRegistra los ingresos y egresos en Tarjeta Kardex para control de existenciasInventarioRecibe constancia ingreso Forma 1HRecibe constancia de ingreso al Almacén Forma 1H, revisa, firma y trasladaInsumosRecibe constancias y completa expediente

Diagrama Flujo: Ingreso y Egreso del AlmacénEncargado de AlmacénEncargado de InventarioSolicitanteEncargado de ComprasDirector Administrativo Financiero

Iniciarb) Si mobiliario y equipo, verifica las características: serie, modelo, color marca, entre otrasa) Si insumos, materiales y suministros procede a verificación física de lo entregado por el proveedor cantidad, calidad de acuerdo a lo cotizado, autorizado y facturado, sea correcto.Procede a elaborar Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario Forma 1-H, de los materiales, suministros, insumos y/o mobiliario y equipos adquiridos y opera la Tarjeta de KardexFININSUMOSRecibe factura y procede a verificarACTIVOSTraslada constancia de ingreso a Almacén forma 1HElabora requisición de bienes y/o servicios con las firmas respectivas y trasladaRealiza entrega de bienes, suministros, materiales e insumos de acuerdo requisición, autorizada Dirección Administrativa FinancieraRegistra los ingresos y egresos en Tarjeta Kardex para control de existenciasInventarioRecibe constancia ingreso Forma 1HRecibe constancia de ingreso al Almacén Forma 1H, revisa, firma y trasladaInsumosRecibe constancias y completa expediente

SÍMBOLOS DIAGRAMA FLUJOProcesosConectoresAccionesINICIO DECISIÓNPROCESOFINALSUB-PROCESOALMACENAMIENTO DATOSCONECTOR PÁGINADOCUMENTOS GENERADOSCONECTORPROCESO MIXTOARCHIVO DOCUMENTOS

SÍMBOLOS DIAGRAMA FLUJOProcesosConectoresAcciones

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