guia actualizada regimen simplificado

5/26/2018 Guia Actualizada Regimen Simplificado

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Gua Actualizada para el Rgimen

Simplificado

Tabla de ContenidoPg.

Introduccin............................................................

Generalidades...........................................................

Definicin de ComercianteActos Mercantiles....

Concepto de Empresa.

Presuncin del Ejercicio del Comercio..

Deberes del Comerciante

Inscripcin en el RUT a nivel general

Inscripcin en el RUT de los nuevos obligados.

El NIT...

Funcionalidad del RUT a nivel general.Una nueva visin en la obligacin de inscribirse en el

RUT.

Los Regimenes en el IVA

La Nueva Visin del Rgimen Simplificado en el IVA..

La Distincin de la Categora de los Bienes en el IVA

Retencin del impuesto sobre las ventas

Quines pertenecen al Rgimen Simplificado

El Significado del Art. 499 E.T

La nueva base para definir el rgimen del IVA.

Las Actividades Gravadas y no Gravadas

Clasificacin de las Actividades Econmicas.

Obligaciones del Rgimen Simplificado

Limitaciones del Rgimen Simplificado..

Sanciones al Rgimen Simplificado.

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Cambio de rgimen..

Excepcin al Art. 505 del Estatuto Tributario.

El Impuesto a las ventas y su relacin con el impuesto

de renta.

El impuesto de Renta..

Anlisis Normativo..

Otros Requisitos para ser declarante de Renta.

Clculo del Impuesto de Renta..

Excepcin para los no declarantes

El manejo de operaciones con el RUT..

La Contabilidad de los Comerciantes..

Operatividad del libro fiscal del registro de operaciones

Ilustracin sobre el registro de operaciones

en el libro fiscal

Registro del IVA en compras

Administracin del negocio..

Balance del negocio.

Factura o documento equivalente..

Documento equivalente y soporte de costos y deducciones.

Soporte de costos y deducciones (Art. 3 DR 3050/97)

La cuenta de cobro no es un documento equivalente.

Deber de conservar libros y documentos relacionados

con el negocio

El rgimen simplificado en industria y comercio..

Marco legal.



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Introduccin

Esta gua es la cuarta edicin de la Cmara de Comercio del Aburr Sur,

actualizada con las normas vigentes de acuerdo a los cambios establecidos

en la Ley 1111 de 2006 y sus decretos reglamentarios.

Est dirigida exclusivamente a los responsables del rgimen simplificado,

con el fin de proporcionarles la informacin necesaria en cuanto a las

normas que los regulan en materia contable y tributaria.

El impuesto a las ventas (IVA), se genera por las operaciones que las

personas naturales o jurdicas realizan dentro de una actividad econmica,

que puede ser produccin, compra y venta de bienes o prestacin de

servicios. La Ley ha clasificado a estas personas como responsables del

rgimen comn o del rgimen simplificado, siendo estos ltimos el objeto

de esta cartilla.

Debe quedar claro que una persona natural no siempre tiene que estar en

uno de los regimenes, para ello debe cumplir el presupuesto bsico de

vender productos o prestar servicios gravados con el IVA, si esto no ocurre

entonces simplemente no pertenece a ningn rgimen del IVA.

El panorama para los que pertenecen al rgimen simplificado subsiste en

la medida que sigan existiendo las personas naturales comerciantes o

prestadoras de servicios, de menores ingresos. Por la realidad del pas no

se puede desconocer este tipo de comercio y ms que marginarlo o

desconocerlo es necesario que se anime con polticas estatales que los

protejan, pero que tambin los alienten a pasar al lmite superior que es el

rgimen comn.



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Generalidades

Es bien importante iniciar el desarrollo de la cartilla desde la perspectiva

de lo que es y no es un comerciante, tal y conforme lo concibe el Cdigo de

Comercio Colombiano

Definicin de comerciante

El Cdigo de Comercio consagra esta definicin expresamente en el Art.

10: Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna delas actividades que la ley considera mercantiles.

La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por

medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.

Actos mercantiles

Entre las actividades que se consideran mercantiles de acuerdo con lo

estipulado en el Art. 20 del Cdigo de Comercio figuran la compra-venta de

bienes, el arrendamiento y subarrendamiento de bienes, el prstamo de

dinero, la prenda, el arrendamiento y administracin de establecimientos

de comercio, el corretaje, el transporte de personas o cosas y la

fabricacin, transformacin, manufactura y circulacin de bienes, las

empresas de espectculos pblicos y expendio de toda clase de bienes, las

empresas editoriales, litogrficas, informativas o de propaganda y las

dems destinadas a la prestacin de servicios, las empresas de obras y

construcciones. Estos son slo algunos ejemplos de la gran diversidad de

actos mercantiles existentes.



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Concepto de Empresa

De acuerdo al Art. 25 del Cdigo de Comercio, empresa es todo el conjunto

de bienes organizados para la produccin, comercializacin, suministro de

bienes o servicios. As, el concepto de empresa difiere del concepto de

persona; en realidad la persona es la propietaria de la empresa y la

empresa es la actividad o negocio que se desarrolla.

Presuncin del ejercicio del comercio

Segn lo dispuesto por el Art. 13 del Cdigo de Comercio, se presume que

se est ejerciendo el comercio cuando la persona est inscrita en el registro

mercantil, tenga establecimiento de comercio abierto, o se anuncie al

pblico como comerciante por cualquier medio.

Deberes del comerciante

Segn el Art. 19 del Cdigo de Comercio, son obligaciones de los

comerciantes: matricularse en el Registro Mercantil, inscribir en el registro

mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la

Ley exija esta formalidad, llevar contabilidad de sus negocios conforme a

las prescripciones legales (Decretos 2649 y 2650 de 1993); conservar la

correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o

actividades y abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Para el registro en la Cmara de Comercio, el comerciante debe consultar

el nombre que va a llevar el establecimiento, para efectos del control de

homonimia, que entr a regir a nivel nacional a partir del 02 de Enero del

2005; una vez aprobado el nombre debe diligenciar el formulario de

Registro nico Empresarial y adjuntar fotocopia de la Cdula, en el caso

de las personas naturales.



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Inscripcin en el R.U.T a nivel general

De conformidad con el Art. 79 de la Ley 788 de 2002, las Cmaras de

Comercio tienen la funcin de intermediar sin ningn costo, en la

expedicin del Nmero de Identificacin Tributaria NIT-, es as como al

momento de efectuar la inscripcin en el Registro Mercantil por primera

vez, el comerciante diligencia el Formato del Registro nico Tributario

RUT-. Adicionalmente debe inscribirse ante Industria y Comercio.

Es de aclarar que aquellos comerciantes que efectuaron su inscripcin en

el Registro Mercantil, antes de la citada norma, deben tramitar

directamente la obtencin del NIT, ante la Administracin de Impuestos y

Aduanas Nacionales (DIAN); as mismo, las personas que en algn

momento hubieren tramitado ante la DIAN el Registro nico Tributario -

RUT- solo tendrn que diligenciar el registro en la Cmara de Comercio

respectiva y en Industria y Comercio en la Secretara de Haciendacorrespondiente al Municipio donde est ejerciendo su actividad mercantil.

Cada Municipio tiene establecidas las tarifasdel impuesto de industria y

comercio para cada actividad econmica.

Inscripcin en el RUT de los nuevos obligados

Tratndose de nuevos obligados, la inscripcin deber efectuarse en forma

previa, en los siguientes casos:

- Al inicio de la actividad econmica.

- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.

- A la realizacin de operaciones en calidad de importador, exportador o

usuario aduanero.



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El NIT

El NIT es el Nmero de Identificacin Tributaria que asigna la DIAN por

una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT.

Funcionalidad del RUT a nivel general

De acuerdo al Art. 555-2 del Estatuto Tributario adicionado por la Ley

863/03, el RUT, administrado por la DIAN, constituye el nico mecanismopara identificar las personas y entidades que tengan la calidad de

contribuyentes y no contribuyentes, los responsables del IVA, los

retenedores, los exportadores y usuarios aduaneros y los dems sujetos de

obligaciones administradas por la DIAN, que requieran la inscripcin.

Una nueva visin en la obligacin de inscribirse en el RUT

La obligacin de inscribirse en el registro nacional de vendedores

establecida en el Art. 507 del Estatuto Tributario y todas las referencias

que se hagan a ste, como la que se hace en el Art. 2 del D.R. 522/03, se

entienden tcitamente derogadas por el Art. 555-2 del mismo estatuto, el

cual estableci que el RUT sustituye el registro nacional de vendedores y

de exportadores, que quedaron sin vigencia por efecto del D.R. 2788/04.

As como el Art. 507, el Art. 508 del Estatuto Tributario referido a la

obligacin que tenan los del rgimen simplificado de manifestar su calidad

ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, se encuentra

tcitamente derogado por el Art. 555-2.



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El Art. 555-2 mencionado, se expresa as:

A r t . 5 5 5 -2 . Ad i c i o n a d o . L . 8 6 3 / 2 0 0 3 , a r t . 1 9 . Reg i s t r o n i c o t r i b u t a r i o ,

RUT. El registro nico tributario, RUT, administrado por la Direccin de Impuestos

y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y

clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes

declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de

ingresos y patrimonio; los responsables del rgimen comn y los pertenecientes al

rgimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y

dems usuarios aduaneros, y los dems sujetos de obligaciones administradas por

la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales sta

requiera su inscripcin.

El registro nico tributario sustituye el registro de exportadores y el registro

nacional de vendedores, los cuales quedan eliminados con esta incorporacin. Al

efecto, todas las referencias legales a dichos registros se entendern respecto del

RUT.

Los mecanismos y trminos de implementacin del RUT, as como los

procedimientos de inscripcin, actualizacin, suspensin, cancelacin, grupos de

obligados, formas, lugares, plazos, convenios y dems condiciones, sern los que al

efecto reglamente el Gobierno Nacional.

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales prescribir el formulario de

inscripcin y actualizacin del registro nico tributario, RUT.

PAR. 1 - El nmero de identificacin tributaria, NIT, constituye el cdigo de

identificacin de los inscritos en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT sern

aplicables al RUT.

PAR. 2 - La inscripcin en el registro nico tributario, RUT, deber cumplirse en

forma previa al inicio de la actividad econmica ante las oficinas competentes de la



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DIAN, de las cmaras de comercio o de las dems entidades que sean facultadas

para el efecto.

Tratndose de personas naturales que por el ao anterior no hubieren estado

obligadas a declarar de acuerdo con los artculos 592, 593 y 594-1, y que en el

correspondiente ao gravable adquieren la calidad de declarantes, tendrn plazo

para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la

respectiva declaracin. Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de registrarse por

una calidad diferente a la de contribuyente del impuesto sobre la renta.

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales se abstendr de tramitar

operaciones de comercio exterior cuando cualquiera de los intervinientes no se

encuentre inscrito en el RUT, en la respectiva calidad de usuario aduanero.

PAR. TRANS.- Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes al

rgimen simplificado que a la fecha de entrada en vigencia de esta Ley no se

hubieren inscrito en el registro nico tributario, RUT, tendrn oportunidad de

inscribirse sin que haya lugar a la imposicin de sanciones, antes del vencimiento

de los plazos para la actualizacin del RUT que seale el reglamento.

Los regmenes en el IVA

El legislador ha clasificado los responsables del IVA en rgimen comn y

rgimen simplificado, cada uno de ellos tiene su propio manejo, sus

propias limitaciones y beneficios.

De lo que se trata en esta ocasin es del rgimen simplificado, cuyo

tratamiento es de una gran importancia en el mundo de los negocios, lo

que se demuestra con su vigencia, pese a las mltiples oportunidades en

que se ha tratado de eliminar.



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La nueva visin del rgimen simplificado en el IVA

El impuesto sobre las ventas, comnmente denominado impuesto al valor

agregado IVA, es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y

servicios. En Colombia se aplica en las diferentes etapas del ciclo

econmico como la produccin, importacin y distribucin.

El hecho generador de la obligacin tributaria lo constituye:

La venta de bienes corporales muebles, en el territorio nacional, que no

haya sido expresamente excluida.

La prestacin de servicios, salvo los excluidos.

La importacin de bienes corporales muebles que no hayan sido

excluidos expresamente, y

La circulacin, venta u operacin de juegos de suerte y azar, con

excepcin de las loteras.

La distincin de la categora de los bienes en el IVA

La norma del IVA se fundamenta en muchos elementos que son

importantes a la hora de definir situaciones, pero una de las cosas quellama la atencin por su relevancia en el mundo de los negocios, es la

distincin entre bienes gravados, exentos y excluidos.

Para ello se apela a lo conceptualizado por la DIAN:



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Bienes Gravados: Son aquellos que causan el impuesto y en tal sentido se les

aplica la tarifa general o una tarifa diferencial, segn sea el caso.

Bienes Exentos: Son aquellos que causan el impuesto, pero se encuentran

gravados a la tarifa 0 (cero); los productores de dichos bienes adquieren la calidad

de responsables.

Bienes Excluidos:Son aquellos que no causan el impuesto sobre las ventas por

expresa disposicin de la Ley.

La diferencia entre bienes exentos y excluidos bsicamente est determinada en

que los productores de bienes exentos y los exportadores, tienen la calidad de

responsables

los productores y comercializadores de bienes excluidos no son responsables del

IVA y no tienen derecho a solicitar impuestos descontables ni devoluciones.

(DIAN, Conc. Unif.1, junio 19/03, Tit. II, Cap. II)

Retencin del impuesto sobre las ventas

La retencin por concepto de IVA la efecta el comprador que tiene la

calidad de agente retenedor y es el 50% del valor del impuesto, salvo

cuando se trate de servicios gravados prestados por personas sin

residencia o domicilio en Colombia, en cuyo caso ser del 100%.

Cuando se trate de retencin a responsables del rgimen

simplificado, stas sern asumidas en su totalidad por el adquirente y

operan los siguientes topes:



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No se aplicar esta retencin a pagos o abonos en cuenta por

prestacin de servicios, cuando el valor individual sea inferior a 4 UVT

($84.000).

Tampoco se aplicar sobre la compra de bienes, cuando el valor

individual sea inferior a 27 UVT ($566.000).

Nota: Esta operacin no tiene ninguna incidencia sobre los vendedores o

prestadores de servicios que pertenecen al rgimen simplificado.

Las personas pertenecientes al rgimen comn cuando realicen compras

de bienes o servicios al rgimen simplificado deben realizar una

autorretencin, sin afectar la cuenta por pagar al rgimen simplificado.

Quienes pertenecen al rgimen simplificado?

La siguiente normatividad regula las actuaciones de los responsables delimpuesto a las ventas, inscritos en el rgimen simplificado, modificada en

algunos casos por la Ley 863 del 2003 y por la Ley 1111/06.

Art. 499 del Estatuto Tributario:

Mod i f i cad o . L . 863 /03 , a r t .14 . Qu i enes per t en ecen a es te rgim en. Al

rgimen simplificado del Impuesto Sobre las Ventas pertenecen las personas

naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los

agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, as como quienes

presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las

siguientes condiciones:

1. Mod i f i ca d o . L . 1 1 1 1 / 2 0 06 , a r t . 3 9 . Que en el ao anterior hubieren obtenidoingresos brutos totales provenientes de la actividad inferiores a cuatro mil



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(4.000) UVT. ($80.000.000 valor ao base 2006 Y $83.896.000 valor ao base

2007).

Nota: el requisito del patrimonio se derog con el Art. 39 de la Ley 1111/06

2. Que tengan mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o

negocio donde ejercen su actividad.

3. Inexequible. C. Const. Sent. C-1114, nov.9/2004.

Nota: El numeral 3fuedeclarado inexequible y estableca como requisito para

permanecer al rgimen simplificado, que el establecimiento de comercio no

estuviese ubicado en un centro comercial o almacn de cadena

4. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se

desarrollen actividades bajo franquicia, concesin, regala, autorizacin o

cualquier otro sistema que implique la explotacin de intangibles.

5. Que no sean usuarios aduaneros.

6. Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso

contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor

individual y superior a 3.300 UVT ($66.888.000 ao base 2006 y $69.214.000

ao base 2007).

7. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depsitos o inversiones

financieras durante el ao anterior o durante el respectivo ao no supere la

suma de 4.500 UVT ($89.183.000 ao base 2006 y $ 94.383.000 ao base

2007)

PAR.1- Para la celebracin de contratos de venta de bienes o de prestacin de

servicios gravados por cuanta individual y superior a sesenta millones de pesos

$60.000.000 (valor ao base 2004); ($66.888.000 valor ao base 2006); (3.300



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UVT), el responsable del Rgimen Simplificado deber inscribirse previamente en el

Rgimen Comn.

Nota: Para el ao base 2007 el valor es $ 69214.000, que equivalen a los 3.300

UVT multiplicados por el valor de la UVT en el 2007 que es 20.974, teniendo en

cuenta el procedimiento de aproximacin planteado en el Art. 868 del Estatuto

tributario.

PAR.2- Derogado. L. 1111/2006, art. 78.

Nota: El anterior pargrafo estableca el lmite del patrimonio en los agricultores y

ganaderos para permanecer en el rgimen simplificado. Al eliminarse en el

Numeral 1 del presente artculo, el patrimonio como requisito, era necesario

eliminar este pargrafo.

El significado del Art. 499 E.T

Sea lo primero decir que slo pertenecen al rgimen simplificado las

personas naturales, esto quiere decir, que las sociedades que realicen

actividades gravadas con el IVA, independiente del volumen, estarn

inmersas en el rgimen comn.

Segundo, para las actividades que realicen las personas naturales con

vocacin de pertenecer al rgimen simplificado, se debe analizar el

volumen de aquellas que sean gravadas con el IVA y comparar con el lmite

establecido para pertenecer al rgimen simplificado.

Tercero, para que una persona natural, que realice operaciones gravadas

con el IVA, pertenezca al rgimen simplificado debe cumplir la totalidad de

los requisitos vigentes del Art. 499 E.T.



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La DIAN en el concepto unificado 1, de Junio 19/03, Titulo IX, Capitulo II,

Num. 2.3, establece claramente la connotacin de los ingresos gravados en

los siguientes trminos:

I ng r esos que se t ienen en cu en t a p a r a p er t en ecer a l rgim en s im p l i f i ca do .

los ingresos que se deben tener en cuenta para determinar si se pertenece al

rgimen simplificado son aquellos provenientes de la actividad del responsable. As

entonces, atendiendo al hecho de que la calidad de responsables del rgimen

simplificado se concreta por la comercializacin de bienes y/o la prestacin de

servicios susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas, el monto

de ingresos del ao anterior, como referencia para pertenecer a este rgimen, es

nicamente el proveniente de las mismas operaciones.

En consecuencia, deben tomarse todos los ingresos provenientes de la actividad

econmica que est sujeta al impuesto sobre las ventas.

Ah ha quedado claro que los ingresos que se tienen en cuenta para definirla clasificacin en los regimenes, son los gravados. Por lo tanto si una

persona slo vende productos o presta servicios no gravados con el IVA no

pertenece a ningn rgimen.

Si vende productos o presta servicios gravados con el IVA, pero no supera

o iguala en el ao anterior, el tope de los 4.000 UVT, estar entonces en el

rgimen simplificado.

Pero si supera los topes de los 4.000 UVT, estar en el rgimen comn.

Esto quiere decir que una persona natural, en atencin al mandato

normativo, puede no pertenecer a ningn rgimen del IVA, pertenecer al

rgimen comn o al simplificado.



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En el caso de las sociedades, slo se puede pertenecer al rgimen comn o

no pertenecer a ningn rgimen.

Volviendo al concepto unificado, en concordancia con el Art. 499 del

Estatuto Tributario Num 1, los ingresos con que se establece el rgimen

correspondiente son los del ao anterior, como se aprecia a continuacin.

La nueva base para definir el rgimen del IVA

De acuerdo con la Ley 1111/06 Art. 39, la base que se tendr en cuentaen el 2007 son 4.000 UVT (ms adelante se explica el UVT).

El Num. 1 del Art. 499 del Estatuto Tributario dice exactamente que la

base son los ingresos del ao anterior.

Para revisar los requisitos en el 2007 se toma como base los ingresos

gravados del 2006, teniendo en cuenta que el valor de la UVT para ese aoera de $20.000 y por lo tanto el total de ingresos no poda superar los

$80000.000 (4.000 UVT x 20.000). La interpretacin que se hace sobre

tomar el valor del UVT tambin del ao anterior es de la DIAN en la

circular 17 de enero de 2007, la cual se encuentra ajustada a la Ley.

En esta forma la base del 2007 que servir para el clculo en el 2008 ser

$ 83.896.000 (4.000 UVT x 20.974), pues el valor del UVT para el 2007 es

de 20.974.

Las actividades gravadas y no gravadas

Cuando se tiene una o varias actividades econmicas, es decir en

cualquier circunstancia, se debe aplicar en forma exhaustiva el Num. 1

del Art. 499 del Estatuto Tributario.



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Ahora es posible que la persona natural realice una o varias actividades

econmicas entre gravadas y no gravadas, y por lo tanto la actividad o

actividades se deben clasificar, con el fin de definir el rgimen a que

pertenece la persona.

Clasificacin de las actividades econmicas

Como se ha expresado, se puede tener una o varias actividadeseconmicas, pero en todo caso se deben clasificar.

A continuacin se muestra un cuadro sobre la clasificacin y

determinacin del rgimen a que pertenece, cuando se tiene una sola

actividad econmica.

Ilustracin uno

La siguiente ilustracin permite identificar cuando una persona natural,

con una sola actividad econmica, de acuerdo a la calidad del ingreso se

puede ubicar como responsable del rgimen comn o del simplificado o

simplemente no pertenece a ningn rgimen.



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CASOS PRACTICOS BASE 2006: 4.000 UVT

Persona Natural Valor: $ 80000.000

INGRESOS REGIMEN

Actividad Uno $ Actividad Dos $ Total R.S R.C SIN

01 Salarios 150 No tiene 0 150 X

02 Arrend. Vivienda 120 No tiene 0 120 X

03 Venta Legumbres 100 No tiene 0 100 X

04 Servicios Mdicos 90 No tiene 0 90 X

05 Venta gravadas 95 No tiene 0 95 X

06 Servicios gravados 98 No tiene 0 98 X

07 Honorario Contador 100 No tiene 0 100 X

08 Venta repuestos 70 No tiene 0 70 X

09 Servicios gravados 65 No tiene 0 65 X

10 Honorario Contador 60 No tiene 0 60 X

R.S: rgimen simplificado R.C: rgimen comn SIN: sin rgimen

En el cuadro queda claro que la base para definir a que rgimen se

pertenece no es la totalidad de los ingresos, si no la totalidad de los

ingresos gravados con el IVA. Tambin queda claro que no siempre se

pertenece a un rgimen, pues quien slo realiza actividades no gravadas

no pertenece a ningn rgimen.

Cuando se desarrollan de manera simultanea ms de una actividad

econmica.

El concepto unificado de IVA 001 de la DIAN, numeral 2.3.1 dice:

Cua n t i f i c a c in d e l o s i ng r e sos cuan do e l r e sponsab l e desa r r o l l a d e ma ne r a

con j un t a a c t i v i d ad es de ven t a d e bi enes gr a vados y p r es t a c in de ser v i c i o s

d e i g u a l n a t u r a l e za .



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Cuando el responsable del rgimen simplificado desarrolle de manera conjunta

actividades de venta de bienes y prestacin de servicios gravados para efectos dedeterminar si pasa a ser del rgimen comn o contina en el simplificado, debern

analizarse de manera separada los ingresos que el responsable haya obtenido en

el desarrollo de cada actividad, de tal manera de que si en una de ellas (venta o

prestacin de servicios) supera la cuanta establecida en la Ley pasa a ser del

rgimen comn en la medida en que se estaran dando los supuestos legales para

pertenecer a este rgimen, no obstante que por la otra actividad no sobrepase los

topes legales. A partir de la iniciacin del perodo siguiente, deber cumplir con las

obligaciones propias de los responsables del rgimen comn.

Lo anterior por cuanto la calidad de responsable del impuesto sobre las ventas es

personal e indivisible y se es del rgimen comn en la medida en que se

desarrollen actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas y no se cumplan

los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado.

En este concepto la DIAN establece que han de examinarse todas las

actividades, pero para definir el rgimen al que se pertenece solo se tiene

en cuenta el total de las actividades gravadas, tal y conforme se puede

apreciar en el siguiente cuadro.

Ilustracin dos

Esta ilustracin se hace cuando la persona natural desarrolla ms de una

actividad.



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CASOS PRACTICOS BASE 2006: 4.000 UVT

Persona Natural Valor: $ 80000.000

INGRESOS REGIMEN

Actividad Uno $ Actividad Dos $ Total R.S R.C SIN

01 Salarios 120 Servicios no gravados 60 180 X

02 Salarios 120 Honorarios Contador 90 210 X

03 Salarios 120 Arrend. Local ccial 100 220 X

04 Vta. Bienes gravad. 70 Vta. Prod. agrcolas 100 170 X

05 Vta. Bienes gravad. 100 Vta. Drogas no Grav. 90 190 X

06 Servicios Mdicos 100 Vta. Bienes gravados 60 160 X

07 Servicios gravados 45 Venta apartamento 200 245 X

08 Venta repuestos 65 Vta Servicios Gravad. 70 135 X

09 Venta legumbres 100 Venta de leche 100 200 X

10 Salario 80 Arrend. Vivienda 90 170 X

R.S: rgimen simplificado R.C: rgimen comn SIN: sin rgimen

Es importante, al realizar el anlisis de las actividades, que se tenga

mucha claridad sobre lo que significa un bien o servicio gravado, la

exencin y la exclusin, as como la distincin entre ellas.

Obligaciones del rgimen simplificado

El Art. 506 del Estatuto Tributario, ha establecido las obligaciones del

rgimen simplificado en los siguientes trminos:

1) Inscribirse en el Registro nico Tributario

2) Ad i c i o n a do L . 8 63 / 2 0 03 , a r t . 1 5 . Entregar copia del documento en que

conste su inscripcin en el Rgimen Simplificado, en la primera venta o

prestacin de servicios que realice a adquirentes no pertenecientes al Rgimen

Simplificado, que as lo exijan.



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3) Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.

4) Ad i c i o n a do L . 8 63 / 2 0 03 , a r t . 1 5 . Exhibir en un lugar visible al pblico el

documento en que conste su inscripcin en el RUT, como perteneciente al

Rgimen Simplificado.

PAR- Estas obligaciones operarn a partir de la fecha que establezca el reglamento

a que se refiere el artculo 555-2.

Como se puede observar el Registro nico Tributario -RUT, constituye el

mecanismo para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades

que tengan la calidad de contribuyentes declarantes y no declarantes, a los

agentes retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios

aduaneros, y los dems sujetos de obligaciones administradas por la

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Sustituye el registro de exportadores y el registro nacional de vendedores.

Limitaciones del rgimen simplificado

El Art. 15 del Decreto Reglamentario 380 de 1996, establece las

limitaciones de la siguiente manera:

A losresponsables pertenecientes al rgimen simplificado no les est permitido:

a) Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten,suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren,

debern cumplir ntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al

rgimen comn;

b) Presentar declaracin de ventas. Si la presentaren, no producir efecto legal

alguno conforme al artculo 594-2 del Estatuto Tributario;



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22

c) Determinar el IVA a cargo y solicitar impuestos descontables

d) Calcular impuesto a las ventas en compras de bienes y servicios exentos o

excluidos del IVA.

Sanciones al rgimen simplificado

El artculo 658-3 del Estatuto tributario, adicionado por el artculo 49 de

la Ley 1111/06, establece las sanciones relativas al incumplimiento de la

obligacin de inscribirse en el RUT:

1. Sancin por no inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT, antes del inicio

de la actividad, por parte de quien est obligado a hacerlo.

Se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por

el trmino de un (1) da por cada mes o fraccin de mes de retraso en la

inscripcin, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la

inscripcin, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u

oficina.

2. Sancin por no exhibir en lugar visible al pblico la certificacin de la inscripcin

en el Registro nico Tributario RUT, por parte del responsable del rgimen

simplificado del IVA.

Se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por

el trmino de tres (3) das.

3. Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que

genera la actualizacin, por parte de las personas o entidades inscritas en el

Registro nico TributarioRUT.



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Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la

actualizacin de la informacin. Cuando la desactualizacin del RUT se refiera

a la direccin o a la actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2)UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin.

4. Sancin por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del

inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro nico Tributario -RUT- Se

impondr una multa equivalente a cien (100) UVT.

Cambio de rgimen

Al existir en el impuesto a las ventas dos regimenes que pueden

intercambiarse en un mismo contribuyente bajo ciertas circunstancias, es

necesario tener claros los lmites establecidos en la normatividad.

Un contribuyente puede iniciar el despliegue de su actividad econmica

sin realizar operaciones gravadas con el IVA, en cuanto a ingresos, y en tal

caso no pertenecer a ningn rgimen. En caso de realizar operaciones

gravadas sin superar los topes establecidos en la norma, podr pertenecer

al rgimen simplificado. Ah puede permanecer hasta que sobrepase los

presupuestos establecidos, en tal circunstancia quedar inmerso en el

rgimen comn.

Esta situacin no es esttica, se puede regresar al rgimen simplificado y

luego no pertenecer a ningn rgimen, tambin es posible pasar delrgimen comn a no pertenecer a ningn rgimen. Lo cierto del caso es

que la norma tiene previsto el juego entre los dos regimenes, en los

siguientes trminos:

1. El paso del rgimen simplificado al comn est determinado en el Art.

508-2 del Estatuto Tributario:



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Paso d el rgim en s im p l i f i ca do a l comn. El responsable del impuesto sobre

las ventas perteneciente al rgimen simplificado pasar a ser responsable delrgimen comn a partir de la iniciacin del perodo inmediatamente siguiente a

aquel en el cual deje de cumplir los requisitos establecidos en el artculo 499 de

este estatuto, salvo lo previsto en el pargrafo 1 de dicho artculo, en cuyo caso

deber inscribirse previamente a la celebracin del contrato correspondiente.

Adicionalmente en lo normativo se consideran que este paso se debe dar

en forma inmediata y as tambin ha sido considerado en el numeral 6 del

Art. 499 del Estatuto Tributario. Tal situacin se establece en el Art. 16 del

D.R.380/96

Ar t . 16 . Respon sab le de l r gi m en s im p l i f i ca do qu e d ebe pa sar a l rgi m en

comn. A partir de la fecha en que el responsable del rgimen simplificado incurra

en la situacin prevista en el literal a) del artculo anterior, esta obligado a cumplir

los deberes propios de los responsables del rgimen comn, sin perjuicio de lo

establecido en el artculo 508-1 del estatuto tributario.

2. El paso del rgimen comn al simplificado se establece en el Art. 505

del Estatuto Tributario, que dice:

Cam b io d e rgim en comn a s im p l i f i cad o . Los responsables sometidos al

rgimen comn, slo podrn acogerse al rgimen simplificado cuando demuestren

que en los tres (3) aos fiscales anteriores, se cumplieron por cada ao, las

condiciones establecidas en el artculo 499 del Estatuto Tributario.

Como se puede observar mientras el paso del rgimen simplificado al

comn es de manera inmediata, el paso de ste a aquel se demora como

mnimo tres aos, considerando que mientras se est en el rgimen comn

y se realicen operaciones gravadas con IVA se debe generar y pagar el



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impuesto, es decir, se debe seguir cumpliendo con las obligaciones

correspondientes a la calidad de responsable del rgimen comn.

Excepcin al Art. 505 del Estatuto Tributario

Como una excepcin al tiempo de los tres aos de permanencia en el

rgimen comn para pasar al rgimen simplificado, en el Art. 5 del DR.

567/07 se estableci que hasta el 31 de mayo de 2007, quienes hubiesen

quedado inmersos en el rgimen comn nicamente por el patrimonio

posedo, podan solicitar el cambio de rgimen sin atender el perodoestablecido de los tres aos. Quienes no lo lograron hacer en ese tiempo,

tendrn entonces que esperar los tres aos.

El impuesto a las ventas y su relacin con el impuesto a la renta

Las personas que pertenecen al rgimen simplificado deben considerar la

normatividad existente, para la aceptacin de costos y deducciones en elimpuesto de renta.

1. Es as como el Art. 502 del Estatuto Tributario, modificado por el Art.

24 de la Ley 223/95, establece el tratamiento que los del rgimen

simplificado deben dar al IVA que pagan, y lo hace de la siguiente

manera:

Imp uesto sob r e l a s ven ta s com o cost o o gas to en r en t a. Los responsables

del rgimen simplificado, podrn llevar el impuesto sobre las ventas que hubieren

pagado en la adquisicin de bienes y servicios como costo o gasto en su

declaracin de renta, cuando rena los requisitos para ser tratado como impuesto

descontable.



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2. El Art. 177-2 del Estatuto Tributario establece qu operaciones

gravadas con el IVA no se aceptan como costo o gasto. La primera

pregunta que surge al respecto es qu relacin tiene este artculo con

los responsables del rgimen simplificado.

Los lmites establecidos para permanecer en el rgimen simplificado deben

mantenerse, cuando esto no ocurre el responsable pasa a pertenecer al

rgimen comn.

Ar t . 177 -2 . Ad i c i o nad o . L . 86 3 /20 03 , a r t . 4. No acep t a c in de cos t o s y

gas tos . No son aceptados como costo o gasto los siguientes pagos por concepto de

operaciones gravadas con el IVA:

a) Los que se realicen a personas no inscritas en el rgimen comn del impuesto

sobre las ventas por contratos de valor individual y superior a sesenta millones

de pesos ($ 60.000.000) (valor ao base 2004) (3.300 UVT) en el

respectivo perodo gravable:

b) Los realizados a personas no inscritas en el rgimen comn del impuesto sobre

las ventas, efectuados con posterioridad al momento en que los contratos

superen un valor acumulado de sesenta millones de pesos ($ 60.000.000) (valor

ao base 2004) (3.300 UVT)en el respectivo perodo gravable.

c) Los realizados a persona naturales no inscritas en el rgimen comn, cuando no

conserven copia del documento en el cual conste la inscripcin del respectivo

vendedor o prestador de servicios en el rgimen simplificado

El impuesto de Renta

Las personas naturales pertenecientes al Rgimen Simplificado del

Impuesto a las Ventas, que superen los topes establecidos en la norma



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para ser declarantes de renta, debern hacerlo cumpliendo para ello con

todos los requisitos establecidos en la normatividad tributaria vigente.

Anlisis normativo

La DIAN, se ha manifestado en varios conceptos sobre la obligacin que

tienen los responsables de rgimen simplificado de presentar Declaracin

de Renta y Complementarios (Conceptos: 25702 de marzo 20 de 1997;

19806 de marzo 26 de 1998; 39683 de junio 2 de1998).

Las normas fiscales son concretas cuando sealan los parmetros segn

los cuales una persona natural est obligada a declarar impuesto de renta.

Lo primero es que divide las personas naturales en asalariados,

trabajadores independientes y otros de menores ingresos, lo segundo es

que los hace declarantes o no, dependiendo del nivel de ingresos,

patrimonio, consumos con tarjetas de crdito, otras compras y

consignaciones bancarias.

El Estatuto tributario, en los Art. 592, 593 y 594-1, establece de manera

clara cundo las personas naturales estn obligadas a declarar impuesto

de renta y complementarios.

Para el 2007, en todos los casos, cuando el patrimonio bruto del ltimo

da del ao gravable exceda los 4.500 UVT, que equivalen a $ 94383.000,

se es declarante.

Los asalariados y trabajadores independientes que en el ao gravable

hayan obtenido ingresos totales superiores a 3.300 UVT que equivalen a

$ 69214.000 y los otros de menores ingresos que durante el ao gravable

hayan obtenido ingresos brutos superiores a 1.400 UVT, que equivalen a

$ 29364.000, son declarantes del impuesto de renta y complementarios.



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DECLARANTES PERSONAS NATURALES (EN MILES)

AO 2006 AO 2007CONCEPTO

Patrim. Ingresos Patrim. UVT Ingresos UVT

Asalariado 89183 66888 94383 4.500 69214 3.300

Independiente 89183 66888 94383 4.500 69214 3.300

Otros- menores ingresos 89183 27870 94383 4.500 29364 1.400

Otros requisitos para ser declarante de renta

El Art. 22 de la Ley 863/03 que adicion el Art. 594-3 del Estatuto

Tributario, establece otros requisitos que hacen que una persona del

rgimen simplificado o que no pertenezca a ningn rgimen del IVA sea

declarante del impuesto a la renta, ellos son:

a) Que los consumos mediante tarjeta de crdito exceden a 2.800 UVT que

equivalen en el 2007 a $ 58727.000.

b) Que el total de compras y consumos excedan a 2.800 UVT, que

equivalen en el 2007 a $ 58727.000.

c) Que el valor acumulado de consignaciones bancarias, depsitos o

inversiones financieras exceda de 4.500 UVT, equivalentes en el 2007 a$ 94383.000.

Es necesario tener presente, en cuanto a los topes establecidos en la Ley,

que para ser declarante no es necesario cumplir todos o varios de los

requisitos, si se cumple uno solo de ellos se es declarante.



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Cuando el contribuyente est seguro de su obligacin de declarar, deber

realizar la depuracin de las bases gravables de acuerdo al Art. 26 del

Estatuto Tributario, del cual se extracta el siguiente esquema:

Ingresos brutos ordinarios y extraordinarios XXX

(-) Devoluciones, rebajas y descuentos ( XX)

(-) Ingresos no constitutivos de renta ( XX)

(=) Ingresos netos XXX

(-) Costos imputables a tales ingresos (XX)

(=) Renta bruta XXX

(-) Deducciones (XX)

(=) Renta Lquida XXX

Salvo las excepciones legales, la renta lquida es renta gravable y a ella se

aplican las tarifas establecidas en la Ley.

Calculo del impuesto de Renta

De acuerdo con el Art. 241 del Estatuto Tributario, modificado por el Art.

12 de la Ley 1111/06 aplicable para el ao 2007, el impuesto de las

personas naturales colombianas, de las sucesiones ilquidas de causantes

colombianos, de las personas naturales extranjeras residentes en el pas,

de sucesiones ilquidas de causantes extranjeros residentes en el pas y de

las asignaciones y donaciones modales, es el determinado en la siguiente

tabla:



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RANGOS EN UVT

DESDE HASTA

TARIFAMARGINAL

IMPUESTO

> 0 1..090 0% 0

>1.090 1.700 19%(Renta gravable o ganancia ocasionalgravable expresada en UVT menos 1.090UVT) x 19%

>1.700 4.100 28%(Renta gravable o ganancia ocasionalgravable expresada en UVT menos 1.700UVT) x 28% ms 116 UVT

>4.100 Enadelante

*33%(Renta gravable o ganancia ocasionalgravable expresada en UVT menos 4.100UVT) x 33% ms 788 UVT

* Nota: Para el ao gravable 2007 la tarifa de impuesto de renta es del 34%

y a partir del 2008 en adelante ser del 33%

Excepcin para los no declarantes

Conforme a lo dispuesto en los Art. 6 y 244 del Estatuto Tributario, para

los sujetos no obligados a presentar declaracin de renta, el valor de su

impuesto sobre la renta y de ganancias ocasionales es el que resulte de

sumar las retenciones en la fuente, por todo concepto, que deban aplicarse

a todos los pagos realizados al contribuyente durante el respectivo periodo

gravable.

Ilustracin

Si de acuerdo a los topes de ingreso y dems conceptos determinantes de

la obligacin de declarar, se concluye que una persona natural que presta

servicios de mantenimiento y reparacin de computadores no es



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declarante del impuesto de renta para el ao gravable 2007, la retencin

en la fuente por servicios que le practicaron sus clientes en esa vigencia,

constituir entonces su impuesto de renta y de ganancias ocasionales.

Basado en esto la persona natural podr solicitar y guardar los certificados

de retencin que expidieron sus clientes en el periodo gravable.

Con el fin de visualizar el clculo del impuesto de renta para las personas

naturales en el ao gravable 2007 y utilizando la tabla del Art. 241 del

Estatuto Tributario, se examinarn dos situaciones:

Primera

Despus de depurar la renta conforme al sistema ordinario del Art. 26 del

Estatuto Tributario, el contribuyente obtiene una renta lquida gravable de

18 millones de pesos. El valor de la UVT para 2007 es de $20.974.

En primer lugar debe convertirse la renta lquida gravable obtenida a UVT:

$18.000.000/$20.974 UVT = 858 UVT.

Observando la tabla, el impuesto a cargo para este contribuyente es de

cero (0), debido a que los UVT resultantes no superan el tope de 1.090

UVT.

Segunda

La depuracin de la renta segn el Art. 26 del Estatuto Tributario, arroja

una renta lquida gravable de 36 millones de pesos.

Como en el caso anterior Renta Lquida gravable en UVT es:

$36.000.000/$20.974 UVT = 1.716 UVT



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En la tabla, esta cantidad se ubica en el tercer rango, la aplicacin de la

frmula es la siguiente:

1.716 1.700 = (16 UVT x 28%) + 116 UVT

Realizando la operacin, el impuesto es: 4 UVT + 116 UVT = 120 UVT

Conversin del resultado a pesos: 120 UVT X $20.974 = $2.516.880

El valor anterior se aproxima a $ 2517.000, de acuerdo al Art. 50 de la Ley

1111/06, que modific el Art. 868 del Estatuto tributario.

Con las dos situaciones anteriores y considerando la tabla del impuesto

aplicable para 2007 en adelante, se observa que el contribuyente que

obtenga una renta lquida inferior a 1.090 UVT, no tendr impuesto a

cargo en la declaracin de renta y por lo tanto se tomar las retencionesque le efectuaron sus clientes en esa vigencia como el valor realmente

pagado por impuesto de Renta.

Adicionalmente se observa que los primeros 1.090 UVT, no son gravados

con el impuesto de renta como un beneficio del gobierno a las personas

naturales.

El manejo de operaciones con el UVT

Ha de entenderse como UVT a la Unidad de Valor Tributario, creada

mediante el Art. 50 de la Ley 1111/06 para unificar y facilitar el

cumplimiento de las obligaciones tributarias. Segn el anterior artculo, es

la medida de valor que permite ajustar las cifras contenidas en las

disposiciones relativas a impuestos administrados por la DIAN. Se



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reajustar anualmente en el ndice de precios al consumidor para ingresos

medios.

En adelante todas las cifras y valores absolutos aplicables a impuestos,

sanciones y asuntos previstos en las normas tributarias se expresarn en

UVT.

Para el 2006 el valor de la UVT se estim en $ 20.000 y para el 2007,

reajustado en el ndice de precios al consumidor, qued en $ 20.974.

Conversin:

El Art. 50 de la Ley 1111/06, establece las reglas de conversin de los

valores expresados en UVT a valores absolutos, en los siguientes trminos:

Cuando las cifras tributarias expresadas en UVT se conviertan en valores

absolutos se harn las siguientes aproximaciones.

a) Se prescindir de las fracciones de peso, tomando el nmero entero ms

prximo cuando el resultado sea de cien pesos ($100) o menos;

b) Se aproximar al mltiplo de cien ms cercano, si el resultado estuviere

entre cien pesos ($100) y diez mil pesos $10.000

c) Se aproximar al mltiplo de mil ms cercano, cuando el resultado fuere

superior a diez mil pesos ($10.000).



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Ejemplo:

0,001 UVT x 20.974 = 20,97 ~ 21

0,3 UVT x 20.974 = 6.292,20 ~ 6.300

40 UVT x 20.974 = 838.960 ~ 839.000

La Contabilidad en los comerciantes

Llevar contabilidad es una obligacin legal para los comerciantesestablecida en el Cdigo de Comercio en el Art. 19. Es adems una

herramienta eficaz que refleja la situacin financiera a travs de la

historia y permite a los empresarios, sin importar el tamao de su negocio,

estar organizados y tomar decisiones efectivas y oportunas en todas la

reas de la empresa, fundamentadas en los resultados econmicos reales,

sirvindole adems como medio de prueba ante terceros en caso de ser

necesario, por ejemplo, litigios o demandas.

Las ventajas que se pueden obtener al llevar la contabilidad de los

negocios son:

1. Mantener un registro permanente de los proveedores

2. Controlar los ingresos y gastos

3.Tener registro de todos los clientes para el cobro oportuno de la

cartera.

4. Proyectar credibilidad financiera

5. Obtener reconocimiento en el mercado

6. Conocer la rotacin de las mercancas

7. Proteger sus actos de la competencia desleal

8. Obtener crditos destinados al crecimiento del negocio



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Estas ventajas estn claramente determinadas en el Art. 3 del

D.R.2649/93 que establece los objetivos bsicos de la contabilidad:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, lasobligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios

que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el

periodo.

2 Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los

negocios.

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.6. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico.7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad

econmica de un ente represente para la comunidad.

Es importante tener en cuenta que la contabilidad es un requisito

estipulado para todos los comerciantes y en Colombia est regulada por

los Decretos 2649 y 2650 de 1993, los cuales contienen los Principios y

Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados y el Plan nico de

Cuentas para Comerciantes, respectivamente.

La Contabilidad del Rgimen Simplificado

Las personas naturales comerciantes que ejercen actividades de comercio

gravadas con el impuesto al valor agregado IVA, y que pertenecen al

rgimen simplificado deben cumplir con todas las obligaciones estipuladas

en el Cdigo de Comercio en el Art. 19, numeral 3. No obstante,

fiscalmente se cumple con esta obligacin al llevar en debida forma EL



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Libro Fiscal de OperacionesDiarias, de acuerdo a lo establecido en el Art. 616

del Estatuto Tributario. Esta ltima obligacin, tambin se aplica para los

dems responsables del rgimen simplificado, como los artesanos, los

agricultores y los ganaderos y es lo que se conoce con el nombre de

contabilidad simplificada.

El Art. 616 del Estatuto Tributario ha establecido la obligacin de llevar el

libro fiscal de operaciones diarias en los siguientes trminos:

Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo alrgimen simplificado, debern llevar un libro fiscal de operaciones diarias del

establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, est debidamente foliado

y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas.

Al finalizar cada mes debern, con base en las facturas que les hayan sido

expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisicin de bienes y servicios, as

como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.

Este libro fiscal deber reposar en el establecimiento de comercio y la no

presentacin del mismo al momento que lo requiera la administracin, o la

constatacin del atraso, dar lugar a la publicacin de las sanciones y

procedimientos contemplados en el Art. 652, pudindose establecer tales hechos

mediante el mtodo sealado en el articulo 653.

Segn el Oficio de la DIAN No. 015456 del 20 de febrero de 2006,

fiscalmente no existe la obligacin de llevar contabilidad para losresponsables del rgimen simplificado de acuerdo con el Art. 506 del

Estatuto Tributario, por eso se crea la obligacin de llevar Libro Fiscal

como un mecanismo sencillo para registrar las operaciones.

Adicionalmente expresa:

...cuando el responsable del rgimen simplificado opte por llevar contabilidad,

resulta inocua la tenencia del libro fiscal de registro de operaciones diarias en tanto



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que con los libros contables se cumple a cabalidad la finalidad perseguida por la

Ley cual es la de contar con un registro fiel de su actividad, y ms an si se

considera que al llevar contabilidad adquiere la obligacin de expedir factura con elcumplimiento de las formalidades legales. Por esta misma razn, cuando cese en

llevar contabilidad, deber proceder a diligenciar el libro fiscal de registro de

operaciones diarias en la forma prevista en el artculo 616 ibdem...

En sntesis, los responsables del rgimen simplificado estn obligados a

llevar el libro Fiscal de registro de operaciones diarias, donde se registran

las operaciones de ventas, los costos y los gastos realizados en el

desarrollo de su actividad.

Operatividad del Libro Fiscal de registro de operaciones

Se puede utilizar un libro o cuaderno de tres columnas, debidamente

foliado, el cual debe permanecer en el establecimiento de comercio y no

requiere registro alguno ante las autoridades u organismos de control y/o

fiscalizacin.

La informacin que debe contener este libro es la siguiente:

En la primera hoja, el nombre y apellidos, y el Nmero de Cdula o NIT

del responsable.

Luego se deben registrar:

Los ingresos y egresos diarios obtenidos por las operaciones realizadas,

en forma global o discriminada, as como el saldo.



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Totalizar al final de cada mes, el valor pagado en la adquisicin de

bienes y servicios, as como los ingresos obtenidos en desarrollo de su

actividad.

Es importante tener en cuenta que se debe conservar copia de los

documentos soporte de las operaciones registradas en el libro fiscal,

por un perodo mnimo de cinco (5) aos para efectos tributarios de

acuerdo al Art. 632 E.T. En cuanto a este tema, la Ley 962 de 2005 en

su Art. 46 expresa:

...El periodo de conservacin de informaciones y pruebas a que se refiere el

artculo 632 del Estatuto Tributario, ser por el plazo que transcurra hasta que

quede en firme la declaracin de renta que se soporta en los documentos all

enunciados.

Adicional a esto, la DIAN en la Circular No.118 de 2005 aclara que:

...En el caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes

de ingresos y patrimonio, que tengan el carcter de agentes retenedores y/o

responsables del IVA, el trmino de conservacin de los documentos,

informaciones y pruebas es de cinco (5) aos, de conformidad con lo previsto en

el artculo 632 del Estatuto Tributario.

Ilustracin sobre el registro de operaciones en el libro fiscal

El seor Antonio Jos Giraldo Cardona, tiene un negocio de comidas

rpidas y en enero de 2007 realiza las siguientes operaciones:



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Enero 2: Obtiene ingresos por servicios de $300.000 y venta de

productos $400.000

Enero 3: Obtiene ingresos por servicios de $500.000.

Enero 4: Paga arrendamiento por $350.000 y compra productos por

$700.000

Enero 7: Obtiene ingresos por servicios de $650.000

Enero 10: Obtiene ingresos por servicios de $450.000 y paga servicios

pblicos por $250.000

Enero 11: Paga aportes parafiscales, salud y pensin $180.000

Enero 15: Obtiene ingresos por servicios de $250.000 y paga nmina

por $400.000

Enero 21: Obtiene ingresos por servicios $ 350.000 y efecta compras

de contado por $800.000.

Enero 25: Obtiene ingresos por ventas de $500.000.

Enero 29: Ingresos por servicios de $300.000

Enero 30: Ingresos por servicios de $200.000 y paga nmina por

$400.000.



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LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS

Nombre: Antonio Jos Giraldo Ruiz

NIT.71.523.456-2 Enero 2007Pag.01

DIA DESCRIPCIN INGRESOS EGRESOS SALDO

1 0 0 0

2 Ingresos por servicios y ventas 700.000 0 700.000

3 Ingresos por servicios 500.000 0 1.200.000

4 Compras y pago de arriendo 0 1.050.000 150.000

5 0 0 150.000

6 0 0 150.000

7 Ingresos por servicios 650.000 0 800.000

8 0 0 800.000

9 0 0 800.000

10 Ing. servicios y gasto ser. pblicos 450.000 250.000 1.000.000

11 Gasto por aportes 0 180.000 820.000

12 0 0 820.000

13 0 0 820.000

14 0 0 820.000

15 Ingresos servicios y gasto nomina 250.000 400.000 670.000

16 0 0 670.000

17 0 0 670.000

18 0 0 670.000

19 0 0 670.000

20 0 0 670.000

21 Ingresos servicios y compras 350.000 800.000 220.000

22 0 0 220.000

23 0 0 220.000

24 0 0 220.000

25 Ingresos por ventas 500.000 0 720.000

26 0 0 720.000

27 0 0 720.000

28 0 0 720.000

29 Ingresos servicios 300.000 0 1.020.000

30 Ingresos servicios y gasto nomina 200.000 400.000 820.000

31 0 0 820.000

TOTAL ENERO 2007 3.900.000 3.080.000 820.000



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Notas finales:

Si una persona responsable del rgimen simplificado lleva la contabilidad

de acuerdo a las normas vigentes, no esta obligado a diligenciar y

conservar el libro fiscal.

El responsable del rgimen simplificado no es agente retenedor del IVA ni

del impuesto de renta, es decir, no har retencin en la fuente a otros

comerciantes; pero al rgimen simplificado si le pueden retener por

concepto de renta cuando venda o preste sus servicios a una persona o

entidad responsable de hacer la retencin.

Registro del IVA en compras

En caso de que un responsable del Rgimen Simplificado lleve contabilidad

de acuerdo al Decreto 2649 de 1993, es decir no lleva el Libro Fiscal de

registro de operaciones diarias y le hace una compra a un responsable

del Rgimen Comn, en este caso procede hacer un registro contable por

esa compra tal y conforme lo hara otro contribuyente, as:

Ilustracin:

El responsable del rgimen simplificado compra suministros de papelera a

una persona jurdica del rgimen comn por un valor de $500.000 pesos

con un IVA a la tarifa general (16%) de $ 80.000



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Registro

La persona del rgimen simplificado har el siguiente registro contable:

Cuenta Dbito Crdito

Gastos tiles, papelera. 580.000

Cuentas por Pagar 580.000

Se identifica claramente que los $80.000 de IVA en esta operacin son

llevados como mayor valor del gasto.

Los responsables del Rgimen Simplificado, de acuerdo al Art. 502 del

Estatuto Tributario, podrn llevar el impuesto sobre las ventas que

hubieren pagado en la adquisicin de bienes y servicios como costo o gasto

en su declaracin de renta, cuando estos renan los requisitos para ser

tratado como impuesto descontable.

Administracin del negocio

Quien administra un negocio clasificado dentro del Rgimen Simplificado,

no se preocupar por pagar un profesional que lleve su Contabilidad, lo

cual constituye un aparente ahorro, y a la vez se torna en un subsidio que

otorga el gobierno. Pero si se trasciende en las herramientas que ofrece la

informacin contable para realizar una adecuada gestin financiera de los

recursos del negocio, sera otra la posicin que adoptara el administradorfrente a la idea de poseer los registros contables de todas sus operaciones.

La contabilidad permite identificar, clasificar, medir, registrar y revelar los

hechos financieros, econmicos y sociales que se presentan en un negocio,

con el fin de que el propietario pueda realizar mejor las funciones de

seguimiento, control y toma de decisiones.



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Por considerarlo apto y acorde a las circunstancias de toda pequea

empresa, es pertinente conceptualizar sobre algunos trminos que se

manejan en el diario trajinar de los negocios.

Compra

Es la adquisicin de un bien o servicio para utilizarlo dentro de las

actividades propias del negocio.

Gasto

Es toda erogacin necesaria y voluntaria que contribuye a la generacin de

los ingresos en el cual el beneficio ya se obtuvo.

Costo

Es el sacrificio econmico necesario para adquirir un bien o servicio en el

cual el beneficio est por obtenerse.

Prdida

Es la expiracin involuntaria del costo de un bien en el cual no se obtiene

ningn beneficio.

Endeudamiento

Obtencin de recursos de terceros por medio de crditos para financiar

una actividad y aumentar la capacidad operativa.



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Solvencia

Capacidad de pago de un negocio para responder por su pasivo exigible.

Es igualmente la ausencia de deudas o la capacidad de cumplirlas en los

montos y plazos establecidos.

Ganancia

Es el sinnimo contable de utilidad. Es el resultado de la diferencia

positiva de comparar los ingresos frente a los costos y los gastos.

Iliquidez:

Falta suficiente de dinero en caja para asegurar las actividades

econmicas normales.

Balance del negocio

Por exigencia de los rganos competentes en materia financiera, todo

negocio y su propietario debern estar registrados ante la Cmara de

Comercio de la respectiva jurisdiccin y presentar un Balance General del

mismo, si quiere acceder a crditos o prstamos dentro del sector

financiero.

Para la persona natural del Rgimen Simplificado que no lleva

Contabilidad, es bastante dispendioso realizar este reporte, pues deber

hacer un inventario de sus bienes y derechos, sumar las obligaciones que

tiene a la fecha para hallar el patrimonio, que depende de los aportes que

se hayan realizado y de estimar las utilidades obtenidas. Se observa que

slo una contabilidad llevada en debida forma, permite obtener en forma



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gil el Balance General, que hace parte de los cinco Estados Financieros

Bsicos conforme al Art. 22 del Decreto 2649 de 1993.

Si bien el libro fiscal se considera una contabilidad simplificada, sus

registros y la forma de llevarlos no permite obtener un Balance General,

debido a que lo registrado son las operaciones diarias de contado, que slo

reflejan un simple movimiento de caja.

Composicin del Balance General

Son elementos del balance general los activos los pasivos, el patrimonio y

las cuentas de orden:

Activos

Contablemente representa los bienes que posee la entidad para desarrollar

su objeto social.

Pasivos

Son las obligaciones que posee la entidad con terceros, cuya finalidad es

servir de fuente de financiacin para la adquisicin de bienes y servicios

que permitan desarrollar la actividad.

Patrimonio

En trminos contables, refleja los derechos del propietario frente a los

activos del negocio. Es una fuente de financiacin interna para la

adquisicin de bienes y servicios, porque est representado por los aportes

realizados del propietario y las utilidades obtenidas en el negocio.



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Cuentas de orden

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias que pueden

generar derechos u obligaciones futuras o que sirven para establecer

medidas de control al interior del ente.

Es pertinente que los tres primeros elementos iniciales, a saber activo,

pasivo y patrimonio, se combinen para formar lo que es conocido como

Ecuacin Contable, y que puede representarse as:

Activo = pasivo + patrimonio

Patrimonio = activo pasivo

Las cuentas de orden en tanto, deben registrar aquellas situaciones que el

limitante de la partida doble no alcanza a reflejar como las contingencias,

las medidas de control y las diferencias entre lo contable y fiscal en

materia de declaraciones tributarias.

Cada negocio de acuerdo a su actividad posee una estructura financiera

que depende en gran parte de estos elementos. Es decir, comparando dos

negocios de la misma actividad y tamao, es diferente la estructura

financiera de quien se constituy con capital propio, a la de aquel que se

cre con capital ajeno (va endeudamiento).

Factura o documento equivalente

Por mandato del Art. 616-2 del Estatuto Tributario y del literal c) del Art.

2 del Decreto 1001 de 1997, los responsables del rgimen simplificado no

estn obligados a facturar, y si optan por hacerlo, debern cumplir los



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requisitos sealados en el Art. 617 del Estatuto Tributario, excepto la

autorizacin de numeracin.

Para efectos de control de las ventas, cada comerciante o prestador de

servicios definir qu documentos requiere (tirillas de registradora, factura

de venta con el lleno de todos los requisitos) porque al momento de

celebrar negociaciones con los responsables del rgimen comn, ser ste

quien elabore el Documento Equivalente a la Factura, en el caso que la

persona del rgimen simplificado no facture, puesto que no est obligado.

Documento equivalente y soporte de costos y deducciones

(Tomado de la circular N 12 de junio 11 de 2004, de Javier E. Garca Restrepo)

En cuanto al documento soporte en las transacciones con el rgimen

simplificado es necesario tener en cuenta que existen dos documentos: Elsoporte de costos y gastosestablecido en el Art. 3 del D.R. 3050/97 y el

documento equivalenteestablecido en el D.R. 522/03 Art. 3.

Soporte de costos y deducciones (Art. 3D.R. 3050/97)

Este documento debe ser utilizado como soporte de costos y deducciones

cuando el adquirente no sea del Rgimen Comn y el proveedor o

prestador de servicios no est obligado a expedir factura o documento

equivalente. Puede ser expedido por el vendedor o por el adquirente.

Lo primero es saber que no estn obligados a pertenecer al Rgimen

Comn, las personas que cumplan con los requisitos para pertenecer al

Rgimen Simplificado y las personas que no realicen operaciones gravadas

con el impuesto a las ventas, por ejemplo que presten servicios de



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medicina humana, transporte pblico terrestre, venta de productos

agrcolas, etc.

Lo segundo es saber que el Rgimen Simplificado no est obligado a

expedir factura o documento equivalente.

Requisitos del soporte de costos y gastos:

1. Apellidos y nombres o razn social y NIT de la persona o entidad beneficiariadel pago o abono.

2. Fecha de la transaccin.3. Concepto.4. Valor de operacin5. La discriminacin del impuesto generado en la operacin, para el caso del

impuesto sobre las ventas descontable.

Documento equivalente a la factura (D.R. 522/03 Art. 3)

Este documento debe ser utilizado por los responsables del Rgimen

Comn por la adquisicin bienes o servicios de personas naturales no

comerciantes o del Rgimen Simplificado; debe ser expedido por el

adquirente.

Aqu es necesario saber quien no es comerciante; para eso se acude al

Cdigo de Comercio Art. 10 donde se establece quin tiene la calidad decomerciante.

Requisitos del documento equivalente a la factura:

1. Apellidos, nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.2. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.3. Nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva.



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4. Fecha de la operacin.5. Concepto.6. Valor de la operacin.7. Discriminacin del impuesto asumido por el adquiriente en la operacin.

Conclusin:

Es importante como punto de partida tener claro que el soporte de costos

y gastos(D.R. 3050/97 Art. 3), debe ser expedido por el adquirente que

no pertenece al Rgimen Comn y el documento equivalente (D.R. 522/03Art. 3) debe ser expedido por responsables del Rgimen Comn.

Existe una excepcin en el caso de las transacciones con entidades del

sector bancario, que no est obligado a facturar; el documento que debe

elaborar quien recibe servicio es el soporte de costos y gastos

independiente que sea o no del rgimen comn (DIAN concepto 39628 julio

9/03).

A continuacin se presentan dos formatos que pueden servir de referencia

para la elaboracin del Soporte de costos y gastosy del Documento

equivalente.



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SOPORTE DE COSTOS, GASTOS E IMPUESTOS DESCONTABLESEn cumplimiento del Art. 771-2 E.T. y D.R. 3050/97 Art. 3

Fecha: No. XX

Beneficiario Adquirente

Nombre: Nombre:

NIT: NIT:

Direccin: Direccin:Telfono: Telfono:

Cdigo Descripcin V/R Unitario V/R Total

Total

Firma:



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DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURAEn cumplimiento del D.R. 522/03 Art. 3

Fecha: No. XX

Beneficiario Adquirente

Nombre: Nombre:

NIT: NIT:

Direccin: Direccin:Telfono: Telfono:

Cdigo Descripcin V/R Unitario V/R Total

Total

Total impuesto asumido:

Firma Vendedor:

Nota

Estos formatos contienen los requisitos exigidos por la Ley y adicionalmente se proponen

otros datos que son necesarios para la presentacin de medios magnticos (en el caso de

los obligados a presentar estos informes) y para el control interno como es el caso de la

firma.



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La cuenta de cobro no es un documento equivalente

La DIAN a travs del concepto N 20798 de Marzo 10/97 ha expresado la

opinin que tiene sobre las cuentas de cobro:

En materia tributaria, la cuenta de cobro no se considera como factura ni

documento equivalente o sustitutivo de la misma...

La Ley 962 de julio 8 de 2005 en su Art. 18 tambin se pronunci sobre la

cuenta de cobro, dejando claro que este documento queda abolido como

soporte de ingresos, costos y gastos:

Artculo 18. Supresin de las cuentas de cobro. El artculo 19 del Decreto-ley 2150

de 1995, quedar as:

"Artculo 19. Supresin de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones

contractuales contradas por las entidades pblicas, o las privadas que cumplanfunciones pblicas o administren recursos pblicos, no se requerir de la

presentacin de cuentas de cobro por parte del contratista.

Las rdenes de compra de elementos o las de prestacin de servicios, que se

encuentren acompaadas de la oferta o cotizacin presentada por el oferente y

aceptada por el funcionario competente, no requerirn de la firma de aceptacin del

proponente.

Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de la expedicin de la factura o cualquier

otro documento equivalente cuando los Tratados Internacionales o las Leyes as lo

exijan.



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Por lo tanto a partir de la mencionada fecha, la no aceptacin de la cuenta

de cobro como documento equivalente, ya no es el sentir de la DIAN a

travs de un concepto, sino una Ley de aplicacin Nacional y de obligatorio

cumplimiento.

Es necesario entonces acudir de manera definitiva al documento

equivalente establecido en el D.R. 522/03 o en su defecto al documento

soporte del D.R. 3050/97.

Deber de conservar libros y documentos relacionados con el negocio

La superintendencia de Sociedades en el concepto No. 220-000434 del 3

de enero de 2006 se pronunci acerca del tiempo que deben conservarse

los libros y documentos relacionados con el negocio. En este concepto la

Superintendencia expone que aunque el Decreto Reglamentario 2649 de

1993 en su Art. 134 dispone que pueden destruirse despus de veinte (20)

aos de conservarse o despus de (10) si se garantiza su reproduccinexacta por un medio tcnico, la Ley 962 de 2005 en su Art. 28 derog el

Art. 134 del Decreto 2649 de 1993 y racionaliza el deber de conservar los

libros y papeles de comercio a diez (10) aos, dejando a libre arbitrio el

formato en que deben preservarse.

Rgimen simplificado en el impuesto de industria y comercio

El impuesto de industria y comercio es de orden territorial, cuyo sujeto

activo es el municipio donde se realiza la actividad gravada y los sujetos

pasivos son las personas naturales, jurdicas o sociedades de hecho que

realicen el hecho generador de la obligacin tributaria.

El Art. 338 de la Constitucin Nacional expresa:



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En tiempo de paz, solamente el congreso, las asambleas departamentales y los

concejos distritales podrn imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La Ley,

las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos ypasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.

La Ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen

las tarifas de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como

recuperacin de los costos de los servicios que les presten o participacin en los

beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el mtodo para definir tales

costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la Ley, las

ordenanzas o los acuerdos.

Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base

sea el resultado de hechos ocurridos durante un perodo determinado, no pueden

aplicarse sino a partir el perodo comience despus de iniciar la vigencia de la

respectiva Ley, ordenanza o acuerdo..

De acuerdo con lo anterior, los impuestos territoriales slo pueden crearse

por Ley, es decir, los municipios deben actuar en concordancia con la

norma nacional y no pueden sobrepasarla. En otras palabras ningn ente

territorial, llmese municipio o departamento, o cualquier otro organismo

puede crear impuestos, ese hecho slo esta reservado a la Ley.

Marco legal

En todo lo que tiene que ver con los impuestos, sobretodo, es necesariosoportar la dinmica social con las normas que establecen cada

tratamiento especfico. Por ese motivo se plantear el marco legal

correspondiente.

En cuanto a impuestos territoriales, como el de industria y comercio, hay

que partir de la norma nacional, toda vez que la creacin de los impuestos,



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en Colombia, slo le corresponde al Congreso de la Repblica y en casos

excepcionales al Presidente.

Ley 14 de 1.983. Por la cual se fortalecen los fiscos de las entidades

territoriales y se dictan otras disposiciones.

Art. 32. El impuesto de industria y comercio recaer, en cuanto a materia

imponible, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que

se ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales directa o

indirectamente por personas naturales, jurdicas o por sociedades de hecho, ya

sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados,

con establecimientos de comercio o sin ellos.

Art. 33.El impuesto de industria y comercio se liquidar sobre el promedio mensual

de ingresos brutos del ao inmediatamente anterior, expresados en moneda

nacional y obtenidos por las personas y sociedades de hecho indicadas en el

artculo anterior, con exclusin de: devoluciones-ingresos provenientes de ventas de

activos fijos y de exportaciones-recaudo de impuestos de aquellos productos cuyoprecio est regulado por el Estado y percepcin de subsidios.

Sobre la base gravable definida en este artculo se aplicar la tarifa que

determinen los concejos municipales dentro de los siguientes lmites:

1. Del Dos al siete por mil (2-7 x 1.000) mensual p

guia actualizada regimen simplificado

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cambio de rgimen

impuesto de renta

gua actualizada

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ventas iva

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