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Subject: Guía de BSFactura

Date: 16/09/2015 Version: 2015

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GUÍA DE

BSFACTURA


Date: 16/09/2015 Version2015



CONTENIDO

1.¿Cómo registrarse en BS Factura? ............................................................................................. 3

2.¿Cómo creamos y enviamos facturas?...................................................................................... 4

2.1 Envío de facturas de forma individual ................................................................................. 4

2.2 ¿Cómo enviar factura masivamente? .................................................................................... 9

2.2.1 Creación fichero CSV ................................................................................................................ 9

2.2.2 Cómo importar el fichero en la plataforma de e-billing ...........................................17

3.¿Cómo consultar nuestras facturas? .......................................................................................21

Anexo Cómo habilitamos la macro para poder utilizarla? .................................................23


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1.¿CÓMO REGISTRARSE EN BS FACTURA?

Para poder utilizar facturación electrónica primero debemos activar nuestra

cuenta con cuatro sencillos pasos que se detallan en el siguiente gráfico:

Una vez hemos validado y fiscales podemos empezar a enviar facturas con

formato electrónico.


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2.¿CÓMO CREAMOS Y ENVIAMOS FACTURAS?

Disponemos de dos opciones para enviar las facturas:

De manera individual

Masivamente

Recomendación: Es mejor emitir una factura por reserva para facilitar

la contabilización, cuadre y pago de las mismas.

2.1 ENVÍO DE FACTURAS DE FORMA INDIVIDUAL

Podemos acceder al módulo para enviar facturas de forma individual de dos

maneras diferentes:

I) Acceso directo: “Inicio “ -> “Carga de Facturas Individuales”


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II) Acceso menú: Directamente pestaña “Facturas”

Cuando cliquemos en alguna de estas dos opciones nos aparecerá el formulario a

rellenar para crear nuestra factura:

Para crear y enviar una factura manual seguiremos estos tres sencillos pasos:

1. Rellenaremos los datos de la cabecera

2. Registraremos el detalle de la factura

3. Revisaremos y enviaremos la factura

PASO 1: Rellenar los datos de la cabecera

En este apartado seleccionaremos los datos de la empresa emisora (informados

automáticamente) y receptora.

Es importante que la sociedad que debe recibir la factura sea la correcta

para no retrasar la contabilización y el pago de la misma.


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Debemos identificar la factura mediante la siguiente sección:

Los campos a rellenar son:

- Tipo de Factura: Elegiremos entre “Factura Original” o “Factura

rectificativa”

- Número de la factura: Se debe indicar el número de la factura. (NO se

pueden duplicar números de facturas por año contable)

- Número de factura a rectificar / abonar: Se activará si hemos

seleccionado “Factura Rectificativa” en “Tipo de Factura” e indicaremos el

número de la Factura Original que estamos rectificando o abonando.

- Fecha de la factura: Es importante tener en cuenta que la fecha de la

factura nunca puede ser anterior a la fecha de salida del servicio que se está

facturando.

- Divisa: Elegiremos la moneda correspondiente

- Importes de servicios sin impuestos incluidos: Seleccionaremos esta

opción si nuestras tarifas NO tienen los impuestos incluidos.

- Importes de servicios con impuestos incluidos: Seleccionaremos esta

opción si nuestras tarifas SÍ tienen los impuestos incluidos.


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PASO 2: Introducir detalle de la factura

Ahora rellenaremos los servicios que están incluidos en nuestra factura:

Los datos a rellenar son:

- Descripción servicio: Indicaremos el tipo de servicio que queremos

facturar (Acomodación, Alojamiento, desayuno…)

- Voucher/Reserva: Número de reserva enviada desde Hotelbeds. En la

primera casilla pondremos el código de oficina, en la segunda el número de

reserva y en la tercera el dígito control que no es obligatorio (Ejemplo:

)

- Reserva conectividad: Esta opción sólo nos aplicará y se activará si

trabajamos en conectividad con Hotelbeds, es decir, si las reservas se

integran directamente en nuestro sistema. Existen diferentes estructuras y

el portal está preparado para cada una de ellas.

- Localizador emisor: Campo opcional donde indicaremos el nº de reserva

que de nuestro sistema.

- Nombre del cliente: Nombre del titular de la reserva

- Fecha inicio: Fecha en la que comienza el servicio

- Número de noches: Indicaremos el número de noches del servicio

- Número de unidades: Número de habitaciones o personas del el servicio

- Precio unitario: Informar el precio por habitación o persona del servicio


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- Tipo de impuesto: Elegiremos el impuesto del servicio

- % Impuesto: Indicaremos el porcentaje del impuesto a aplicar

- Tipo de descuento: Indicaremos el tipo de descuento (Ejemplo: Early

Booking, Larga estancia…)% o importe del descuento: Indicaremos el %

del descuento a aplicar o la cifra exacta

Cuando tengamos todos estos campos rellenados clicaremos sobre el botón

y aceptamos el siguiente mensaje informativo:

Al aceptar el mensaje, el servicio aparece en la parte derecha de la pantalla

¿Qué debo hacer si tengo más de una reserva, tarifa o % de impuesto?

Debemos introducir más líneas en la factura, repitiendo el proceso. No hay límite

de líneas.

A medida que vayamos introduciendo los servicios, la plataforma calcula los

impuestos y los totales de la factura para que se rellenen el menor de campos

posible:


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o Impuestos de la Factura:

o Totales de la factura:

PASO 3: Revisar y enviar la factura

Una vez revisados todos los datos introducidos podemos enviar la factura clicando

sobre el botón

Utilizaremos la opción si queremos borrar la factura en curso

2.2 ¿CÓMO ENVIAR FACTURA MASIVAMENTE?

Para poder enviar varias facturas al mismo tiempo debemos:

a) Crear un fichero CSV con una estructura específica

b) Importarlo en la plataforma de facturación electrónica

2.2.1 Creación fichero CSV

Para crear el fichero tenemos dos opciones:

a) Utilizar la “Macro” disponible en la Supplier Finance Web (Opción

recomendada)

b) Utilizar la “Macro” disponible en la plataforma de e-billing

¿Qué es un fichero CSV? Es un tipo de documento que se crea mediante

Microsoft Excel. Permite crear ficheros con la estructura y el formato determinado

que requiere la plataforma de facturación electrónica/e-billing


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2.2.1.1MACRO MEDIANTE LA SUPPLIER FINANCE WEB (OPCIÓN RECOMENDADA)

Una vez dentro de la Supplier Finance Web (www.ecobill.net), accederemos al

apartado “Facturación Electrónica” y después clicaremos a la pestaña “Macro”

En esta sección disponemos de una herramienta que le va a permitir crear el

fichero CSV sin errores

En la parte superior izquierda encontramos las siguientes opciones pre-

configuradas que determinarán el formato del fichero CSV.

El “Separador de decimal” y el “Formato de fecha” cambian en base a la

configuración regional de nuestro ordenador. Hay que indicar los valores que

tengamos predeterminados en nuestra computadora.

Activaremos la “Reserva B2B” en caso de que trabajemos con conectividad,

es decir, que las reservas se integren en nuestro sistema de forma automática.

Pasos para rellenar la macro

1. Clicaremos en el botón situado a la parte inferior izquierda de la pantalla

para crear una nueva línea.

Nos aparecerá la segunda línea en gris y la primera siempre quedará en tono

rosado.

http://www.ecobill.net/


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La cabecera de las columnas nos indica la información requerida para crear las

facturas:

- Tipo de Factura: Nos situamos sobre la primera casilla y elegimos entre FR

(Factura Rectificativa) o F (Factura Original/Debito).

- Nº Factura/Fact. Rectificativa: Indicaremos el número de la factura original o

de la rectificativa

- Ref. Factura: Este campo sólo lo rellenaremos en el caso que estemos cargando

una factura rectificativa. Aquí indicaríamos el número de la factura que

estamos rectificando. Si no es el caso lo dejaremos en blanco

- Fecha Factura: Hay que tener en cuenta que siempre tiene que ser igual o

posterior al check out.

- Número de reserva: Localizador de la reserva que estamos facturando

- Descripción: Tipo de servicio facturado

- Nombre del cliente: Indicaremos el nombre del titular del servicio

- Fecha Inicio: Fecha inicio del servicio facturado. Se nos despliega un

calendario

- Nº de noches: Número de noches de la duración del servicio

- Nº habs. o personas: Se puede facturar por número de habitaciones o persona

que figuran el servicio ofrecido

- Precio Unidad: Precio de la prestación (TAX incluido y sin indicar la moneda)

- Moneda: Indicar la moneda del servicio

- Tasa%: Indicamos el porcentaje de impuestos a aplicar


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- Tipo de impuesto: Elegiremos el impuesto del servicio

- Total: Nos aparecerá el total de la línea. Se calcula automáticamente

2. Repetiremos el proceso tantas reservas, tarifas o % de tengamos clicando

en el botón

Si una vez rellenado todos estos campos, deseamos eliminar la factura debemos

clicar sobre el icono que aparece al final de la línea.

También se puede importar masivamente la información directamente

desde un Excel 97-2003

Rellenaremos en el Excel la misma información con la misma estructura y lo

guardaremos en un Excel 97-2013


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Después lo subiremos a la plataforma clicando en el icono

La información está preparada para ser guardada en un fichero formato .csv

3. Guardaremos el archivo en nuestro ordenador clicando en el icono de

guardado: para subir el fichero a la plataforma de facturación

electrónica/e-billing (Ver apartado “2.2.2 Cómo importar el fichero en la plataforma de

e-billing”)

2.2.1.2 MACRO PORTAL E-BILING Para utilizar la macro primero debemos descargar la última versión del portal de

facturación electrónica/e-blling, en la pestaña “Documentación” -> Macro de

creación de fichero para la carga masiva de facturas

Una vez guardada la macro en nuestro PC debemos habilitarla. Es un paso que sólo

se debe hacer la primera vez que la utilicemos. (Ver cómo en: Anexo 1)

A partir de este momento ya podemos utilizarla siguiendo los siguientes pasos:

a) Abrir el documento: Al abrir el documento encontraremos una línea en

azul a modo de ejemplo


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b) Registrar nuestras facturas: Rellenando los campos que se nos solicita:

Si las facturas contienen reservas de conectividad, primero clicaremos en

el check box correspondiente que encontramos justo encima de las

columnas a rellenar

La cabecera de las columnas nos indica la información requerida para crear las

facturas:

- Tipo de Factura: No situamos sobre la primera casilla y elegimos entre FR

(Factura rectificativa) o F (Factura original/Debito)

- Nº Factura/Cargo: Indicaremos el número de la factura original o de la

rectificativa

- Nº Factura Rectificativa: Este campo sólo lo rellenaremos en el caso que

estemos cargando una factura rectificativa. Aquí indicaríamos el número de la

factura que estamos rectificando. Si no es el caso lo dejaremos en blanco

- Fecha Factura: Hay que tener en cuenta que siempre tiene que ser igual o

posterior al check out.

- Número reserva: Localizador de la reserva que estamos facturando

- Descripción: Tipo de servicio facturado

- Nombre cliente: Indicaremos el nombre del titular del servicio

- Fecha entrada: Fecha inicio del servicio facturado.

- Número de noches: Número de noches de la duración del servicio

- Habitación /persona: Se puede facturar por número de habitaciones o

persona que figuran el servicio ofrecido

- Precio Unidad: Precio por unidad

- Moneda: Indicar moneda a utilizar Indicar la moneda del servicio


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- Tax: Indicamos el porcentaje de impuestos a aplicar

- Tipo Tax: Seleccionar el tipo de impuesto a aplicar

- Total Línea: Nos aparecerá el total de la línea. Se calcula automáticamente

Validación de datos: Clicar en icono que verificará si el formato de los datos es el correcto.

En caso de que hubiera errores de formato aparecerán marcados en rojo y

si nos posicionamos encima de la celda aparecerá un mensaje explicativo.

Ver ejemplos:

Los errores se modificarán directamente en la propia celda, cambiando el dato en concreto, tal como sigue en el ejemplo:

Una vez corregido los errores, clicaremos en el icono para que revise

de nuevo el contenido.

Hay que tener en cuenta que la primera línea que está en azul es de ejemplo

y no la podemos eliminar


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c) Guardar fichero: Cuando ya no hay errores en el fichero, al clicar en

aparecerá ventana para guardar el documento bajo el formato

adecuado (CSV coma delimited)

El fichero será guardado con el formato CSV

Es importante tener en cuenta que si el fichero CSV se abre una vez creado, el

formato de fecha puede cambiar, lo que ocasionará errores al tratar de

importarlo en e-billing

Si una vez creado necesita abrir el documento se tiene que abrir con “Bloc de

Notas” tal como muestra el pantallazo:


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2.2.2 Cómo importar el fichero en la plataforma de e-billing

Tras guardar el CSV nos vamos al portal de e-billing, en la pestaña “Ficheros”

aparecerá la siguiente pantalla:

Informaremos de los siguientes campos:

- Emisor: Sociedad que emite la factura. Viene informado automáticamente

- Receptor: Seleccionaremos del desplegable la sociedad que debe recibir el

servicio.

- Fichero: Clicando en examinar, seleccionaremos el fichero que hemos

guardado en nuestro PC.


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- Email: Campo opcional donde indicaremos el email al cual deseamos recibir

los resultado de la importación del fichero.

Al clicar en el sistema verifica la información del fichero CSV que

acabamos de cargar:

La siguiente pantalla nos indicará que el fichero se ha subido correctamente.

3.1 FACTURAS RECHAZADAS

Si al subirse el fichero, la plataforma detecta que hubiera algún error en formato

nos lo indicaría de la siguiente manera:


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Y nos indicará el error que ha encontrada para que lo corrijamos en el fichero y lo

volvamos a subir

Los errores se almacenan en “Facturas” -> “Facturas Rechazadas” donde

podemos distinguir entre dos tipos de rechazas:

Regla de negocio Interna: Es cuando el dígito de control de la reserva (La

tercera parte de la reserva: ) no es correcta. En

este caso se trata de un error solucionable.


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Clicando en la opción en el número que aparece en la columna “Número de

Errores” aparecerá el mensaje explicativo:

Para modificar y enviar la factura debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar factura a modificar mediante el icono: situado al principio de la

línea.

2. Clicar en

3. En la siguiente pantalla clicar en “Líneas de factura” -> “Línea 1” ->

“Bono”para revisar y modificar el voucher/Reserva o la de Conectividad en

caso de que trabajemos con este tipo de reservas + “Enviar”


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¿Qué hacer si tengo más de una línea? Si tenemos más de una línea,

aparecerá reflejado en la pantalla como Línea 2, Línea 3 y así consecutivamente.

Repetiremos el mismo proceso en cada una de ellas ante de enviar la factura.

Duplicada: Facturas cuyo número de factura ya existe en el portal porque

ha sido enviado con anterioridad y no se acepta la duplicidad. En este caso

se trata de un error no solucionable.

3.¿CÓMO CONSULTAR NUESTRAS FACTURAS?

Al enviar nuestras, por carga individual o por carga masiva, las facturas pasan a la

pestaña “Facturas” –> “Pendiente de firma” tal y como se informa en el mensaje

que aparece:

Podemos acceder mediante el menú:


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Cada hora se firman las facturas digitalmente y pasan a las podemos

localizar en: “Facturas” -> “Emitidas”

Podemos exportar los resultados si seleccionamos las facturas a exportar

(una a una o mediante la opción: ) y seleccionando el formato

mediante la opción descargas:


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ANEXO CÓMO HABILITAMOS LA MACRO PARA PODER UTILIZARLA?

Microsoft Excel 2003

Al abrir el fichero, aparecerá un mensaje automático de seguridad indicando que

el documento está deshabilitado hasta que configuremos la seguridad.

Para configurar la seguridad de la macro debemos ir a “Herramientas”, “Macro”

y luego a “Seguridad”


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Es esta pantalla de “seguridad, deberemos seleccionar el nivel: “Bajo” + Aceptar

De esta manera ya hemos habilitado la macro y podremos empezar a utilizarla.

Excel 2007/2010

Cuando abrimos el fichero aparece una barra de “advertencia de seguridad”.

Para configurar el nivel de seguridad de las macros se debemos seleccionar

“Opciones de Excel”


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Aparecerá una ventana, seleccionaremos “Seguridad de confianza” y luego

“Configuración del centro de confianza”

Aquí debemos clicar en “Configuración de macros” y luego “Habilitar todas las

macros” + Aceptar

De esta manera ya hemos habilitado la macro y podremos empezar a utilizarla.

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