guia metodologica historias institucionales

7/23/2019 Guia Metodologica Historias Institucionales

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GUA METODOLGICA

PARA LA INVESTIGACINDE HISTORIAS INSTITUCIONALES


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Fernando Mayorga GarcaDireccin acadmica

Juan Daniel Flrez PorrasAutor

Modelo de orientacin general

GUA METODOLGICAPARA LA INVESTIGACINDE HISTORIAS INSTITUCIONALES


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GUA METODOLGICAPARA LA INVESTIGACIN DE HISTORIAS INSTITUCIONALES

Clara Eugenia Lpez Obregn

Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. (Designada)

Yuri Chilln Reyes

Secretario General

Francisco Javier Osuna Currea

Director Archivo de Bogot

Hans Peter Knudsen Quevedo

Rector Colegio Mayor Universidad del Rosario

Alejandro Venegas FrancoVicerrector

Gabriel Hernndez Villarreal

Decano (e) Facultad de Jurisprudencia

Fernando Mayorga Garca

Profesor-Director Acadmico

Juan Daniel Flrez Porras

Autor

Germn Yances Pea

Direccin editorial

Andrea Ojeda Gonzlez

Correccin de textos

Juan Sebastin Guerrero Otero

Diagramacin y armada electrnica

Mnica Liliana Reyes Duarte

Diseo de portada

Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I

Impresin

ISBN: 978-958-717-111-2

Primera edicin

250 ejemplares

Impreso en Bogot - Colombia Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Colegio Mayor Universidad del Rosario

2011


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CONTENIDO

PRESENTACIN

INTRODUCCIN

PRIMERA PARTE: OBJETO DE ESTUDIO Y DEFINICINCONCEPTUAL DE HISTORIA INSTITUCIONAL

1. Objeto de estudio: el Estado

1.1 El problema histrico de la historia institucional: laorganizacin del Estado como objeto de estudio

1.2 El estudio de la historia institucional en la poca del Estadomonrquico hispnico

1.2.1 Derecho castellano y derecho indiano

1.3 El estudio de la historia institucional en la poca del EstadoRepublicano

1.3.1 La pirmide normativa: Estado de Derecho yordenamiento legal

2. Marco terico: Qu es la historia institucional?2.1 Estructura

2.2 Funcin

2.3 Evolucin

3. La historia institucional en el marco de la archivstica

4. La naturaleza jurdica de la historia institucional

5. Evolucin orgnica y funcional de las instituciones5.1 Creacin de organizaciones y entidades: competencias,atribuciones, funciones, transformaciones, reestructuraciones

5.2 Estructura orgnica: el organigrama

5.3 La periodizacin

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6. Campos o aspectos que comprende la historia institucional

7. Marco jurdico: relacin de actos administrativos y jurdicosde Colombia vigentes, y exposicin de normas tcnicasinternacionales de descripcin archivstica

SEGUNDA PARTE: METODOLOGA DE INVESTIGACIN ENHISTORIA INSTITUCIONAL

8. Reconstruccin de la historia institucional: fuentes,normatividad, estructuracin y anlisis

Anteproyecto de investigacin (plan de trabajo)

ACOPIO DE INFORMACIN

8.1 Fuentes primarias8.1.1 Fuentes legales8.1.2 Recopilacin de normatividad8.1.3 Modalidades de cambios institucionales

8.2 Fuentes institucionales8.2.1 Memoria institucional (compilacin de otras fuentesescritas)8.2.2 Consulta de documentos misionales del archivo de laentidad

8.2.3 Entrevistas

8.3 Fuentes secundarias8.3.1 Bibliografa misional especializada8.3.2 Bibliografa terica8.3.3 Bibliografa general

ESTRUCTURA

8.4 Periodizacin

8.5 Organigramas

8.6 Cuadros de clasificacin

REDACCIN Y PRESENTACIN FINAL

8.7 Redaccin

8.8 Anexos

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TERCERA PARTE: CONCLUSIONES

Recuperacin de la memoria institucional, organizacin yconservacin del patrimonio documental

Anlisis histrico del proceso de formacin del Estado y sus

organismos para la planeacin y toma de decisiones en laadministracin, formacin de ciudadanos, y como problemticahistrica para ser abordada desde la academia

GLOSARIO

BIBLIOGRAFA

ANEXOS

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PRESENTACIN

Este trabajo es resultado de la colaboracin interinstitucionaly acadmica entre la Alcalda Mayor de Bogot D.C. y la UniversidadColegio Mayor de Nuestra Seora del Rosario, formalizada a travs

de la suscripcin de un convenio de mutuo apoyo, cuyo saldo se hamaterializado en una serie de investigaciones de la que forma parteeste documento que hemos titulado: Gua metodolgica para lainvestigacin de historias institucionales, el cual articula otros dosproductos que la complementan, a saber: El patrimonio documentalde Bogot, siglos XVI XIX (Fernando Mayorga Garca, Juana M.Marn Leoz y Adelaida Sourdis Njera, 2011) y Catlogo de fuentesy bibliografa para la historia de Bogot(Fernando Mayorga Garcay Santiago Zuleta Ros, 4 tomos, 2011).

En este contexto acadmico, si el primer producto citado contieneel objeto sobre el cual se enfoca la historia institucional, es decir,la estructura del Estado a la luz de la relacin entre las institucionesy los archivos que configuran el patrimonio documental; elsegundo producto representa la materia prima para hacer este tipode investigaciones, sus fuentes documentales y compilacin deinformacin bibliogrfica. En este sentido, la Gua aporta el cmoproceder en el planteamiento de una investigacin en historiainstitucional, motivo por el cual se sugiere para quien la consulte,tener como referente estos productos como un todo, cuyo primerresultado de aplicacin es la Historia institucional de la Alcalda

Mayor de Bogot D.C. (3 tomos), la cual se elabor en el marcodel mismo proyecto interinstitucional y que sirvi como punto dereferencia para el plan metodolgico que presenta esta gua.

Desde esta perspectiva, la historia institucional es un elementofundamental en el desarrollo de los procesos de organizacin de losfondos documentales patrimoniales generados por la Administracinde Bogot y pertenecientes a la ciudadana. El desarrollo de este


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Gua metodolgica para la investigacin de historias institucionales

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instrumento investigativo y del conocimiento sobre las entidadesdistritales tuvo un inicio, con diversos enfoques, en los aos 2002y 2003.

La metodologa que hoy se presenta establece parmetros clarosen relacin con las fuentes, estructura del texto, identificacin delos principales hitos de las entidades, su produccin documental,estructura orgnica y funcional, y las principales formas derepresentarlas en organigramas y tablas. De esta forma, en

los procesos investigativos subsiguientes los resultados serncomparables en razn de contenidos homogneos, mtodosusados, estructura planteada, contexto definido y dems elementosconstitutivos de este tipo de historia.

Esta gua es, en consecuencia, una metodologa que desarrolla loselementos necesarios para la investigacin histrica institucional;el concepto que la relaciona con otras disciplinas sociales es elde institucin, pues alrededor de ste todas encuentran su raznde ser: la comprensin del Estado (evolucin histrica, estructuray organizacin) y la manifestacin de su existencia en el ejercicio

y monopolio del poder. Pretende ser un modelo de orientacingeneral para la elaboracin de historias institucionales, queaborda la pregunta y desarrolla la respuesta sobre qu es historiainstitucional, en el marco del anlisis jurdico de la evolucinhistrica del Estado; los pasos ms recomendables a seguir desdesu planteamiento hasta su concepcin final; establecer cul es suaplicacin y qu lneas de investigacin le abre el estudio de lahistoria.

La gua se presenta en tres partes: la primera es terica, y planteala historia institucional como un problema histrico, que dirige suatencin al anlisis de la organizacin del Estado y la estructuradel poder pblico, como objeto de estudio de la historia. Coneste fin se especifican las diferencias y similitudes del estudiode la historia institucional en la poca del Estado monrquicohispnico, frente al mismo estudio enfocado en la poca delEstado republicano (teniendo en cuenta que la atencin se centraen la historia institucional que se elabora para comprender laorganizacin administrativa del Estado colombiano desde una


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Presentacin

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perspectiva histrica). En esta parte, es fundamental la explicacinde la naturaleza jurdica de las instituciones, al tiempo que se definenlos campos o aspectos que comprende la historia institucional.

La segunda parte es metodolgica, y expone cada uno de lospasos que se recomienda seguir para emprender este tipo deinvestigacin, comenzando por el anteproyecto de investigacin,la recopilacin y anlisis de normatividad, como primer pasodirigido a la reconstruccin jurdica que ha modelado la existencia

de la institucin, la consulta de fuentes secundarias y el modo deabordarlas, pasando por la periodizacin, diseo de organigramas,redaccin y presentacin final. Este proceso metodolgico seestructura a partir de una matriz metodolgica que sintetiza cadauno de los pasos, anexa al final de la gua.

La tercera parte se ocupa de brindar opciones de aplicacinprcticas para la historia institucional, como es ofrecer una memoriainstitucional para la Administracin Pblica, con el fin de cualificar latoma de decisiones, fundamentar prximas reformas administrativasy darle un sustento histrico a las organizaciones pblicas a la hora

de adoptar reestructuraciones en el cumplimiento de sus funciones.A esto se suma la dimensin de la historia institucional comoinstrumento que puede contribuir a la organizacin de los archivosde las instituciones y la conservacin del patrimonio histrico. Seincluye un glosario de trminos, la bibliografa consultada y unosanexos que ilustran con ejemplos el proceso metodolgico queinvolucra la investigacin de la historia institucional.

A modo de conclusin, podra decirse que este trabajo estandarizalas diversas formas de hacer historia, al menos para la obtencinde resultados pares, comparables, basados en las mismas premisasy elaborados con los mismos criterios. De esta manera tambinse fortalece la funcin de investigar, consustancial a la misin dela Direccin Archivo de Bogot, que se ampla en virtud de laexpedicin del Decreto 212 de 2009.

Este trabajo est abierto a todas las consideraciones que sobre elmismo se puedan hacer. Sabemos que las ciencias cambian, quelos enfoques tienden a identificarse con unas pocas especficas,


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que las metodologas no siempre brindan los resultados que sepretenden y que la renovacin en estas materias es veloz. Por eso,establecer dilogos con diversas disciplinas y profesiones ser lagaranta de que este mtodo no se anquilose, no se vuelva ptreoni dogma. Es el dilogo con las diversas formas de pensar, analizar,ver y hacer la historia la que nos ir guiando por el camino de larenovacin del quehacer.

YURI CHILLN REYESSecretario General

Alcalda Mayor de Bogot D.C.


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INTRODUCCIN

Los lineamientos que traza este documento no sonpreceptivos, constituye una gua y/o un modelo de orientacin

general para la elaboracin de historias institucionales. Tieneen cuenta la organizacin del Estado y su estructura de podercomo objeto de investigacin histrica, la naturaleza jurdica delas instituciones y la historia de la administracin. No pretendeconstituirse en un manual definitivo, pues su objetivo generalesofrecer pautas y recomendaciones generales que sustenten desdela teora y la prctica una metodologa de investigacin de historiainstitucional. Adems, recoge los aportes realizados por otroscolegas investigadores y la metodologa que se lleva a cabo en lasdos principales entidades archivsticas del pas: el Archivo Generalde la Nacin y el Archivo de Bogot.

Parte de una constatacin: pese a que la historia institucional noha recibido impugnacin desde la teora de la administracin o elderecho, su concepcin terica en este campo tampoco ha sidomuy amplia ni suficientemente desarrollada, escasas excepcionesque confirman la regla1; su prctica en nuestro medio se vienerealizando sin haberse efectuado una reflexin suficiente sobresu definicin, y sin contar con pautas claras que establezcan sualcance y contenido, los requisitos mnimos que debe satisfacer,su modo de presentacin y los pasos que se deben seguir para su

elaboracin. La historia institucional aparece como requisito, masno como el fruto de una internalizacin sobre su importancia parala memoria de la Administracin y su utilidad a la hora de tomardecisiones administrativas. En este sentido se aboga por la historiainstitucional, pero no existe consenso, ni en la Administracin, ni

1 Ver cmo desde la teora archivstica se entiende la historia institucional, en: Elio Lodolini,Archivstica. principios y problemas. Madrid: Anabad, 1993. En especial los captulo 8 y9 que se titulan, respectivamente: Consecuencias: la reconstitucin del orden originarioconstituye el nico mtodo vlido de ordenacin del archivo; y Problemas de la aplicacindel principio de la organizacin de los papeles en la dinmica administrativa.


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en el medio acadmico, sobre qu es, cul es su objeto de estudio,cmo se hace y el para qu de su elaboracin.

Desde esta perspectiva, la presente gua ampla su definicinterica desde otras disciplinas de las ciencias sociales y de laadministracin, en especfico la historia como ciencia social y elderecho administrativo, con el fin de entender el estudio de lasinstituciones del Estado (sus rganos y funciones) en un marcoms profundo de comprensin, descripcin y anlisis, donde laperspectiva de investigacin sea histrica. Dicho de otro modo,

se trata de aprehender las instituciones como entes histricos queobedecen a unas necesidades especficas en un tiempo o periodosidentificables, para efectos de la administracin del Estado y lafuncionalidad del gobierno.

Ahora bien, en esta oportunidad, la atencin se centra en la historiainstitucional que se elabora para comprender la organizacinadministrativa del Estado colombiano. Esta gua se constituye enuna metodologa para la construccin de la historia institucionalque desarrolla los elementos metodolgicos de la investigacin

histrica; el concepto que la relaciona con otras disciplinas socialeses el de institucin, pues alrededor de ste todas encuentran su raznde ser: la comprensin del Estado (evolucin histrica, estructuray organizacin), y la manifestacin de su existencia: el ejercicioy monopolio del poder. En otras palabras, se busca entender lainstitucin en el marco de las ciencias sociales, analizando lasinstituciones (bajo la ptica sociolgica de Salvador Giner) comosistemas de normas que se crean para alcanzar un fin.

Por lo tanto, la historia institucional se entiende como el puntobisagra, desde el cual se puede establecer una alianza entra la

historia (historiografa) y las ciencias sociales en general2. Juntaspueden ir de la mano en el momento de comprender la evolucininstitucional del Estado y sus rganos, y organizar cuando sea elcaso, los archivos que por el ejercicio de sus funciones producenestos ltimos. Esta alianza se puede dilucidar con base en los

2 Juan Daniel Flrez Porras, La historia institucional como problema histrico: punto departida de la alianza entre la historia y la archivstica [ponencia al VI Encuentro deEstudiantes de Historia en la Universidad Nacional de Colombia, sede Medelln, en el PanelInterdisciplinario]. Medelln, 24 29 de Septiembre del 2007.


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Introduccin

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objetivos especficosde la reflexin actual, los cuales giran alrededorde definir: cul es su objeto de estudio, en el marco del anlisis dela evolucin histrica del Estado; qu es historia institucional; cmose hace, es decir, los pasos ms recomendables a seguir desde elmomento de su planteamiento hasta su concepcin final; establecercul es su aplicacin, en el ejercicio de la toma de decisiones porparte de la Administracin, y qu lneas de investigacin le abre alestudio de la historia; y por ltimo, como aporte a la conservacin delpatrimonio documental.

En resumen, esta gua busca ofrecer una matriz metodolgica deinvestigacin, desde la cual se puedan ofrecer variantes alrededor dela historia institucional, para alcanzar este objetivo se requiere:1. Racionalizacin, entendiendo por esto la clarificacin de su fin, y

los medios ms adecuados a emplear para llegar a ste.2. Simplificacin, alejada de pretensiones obtusas, sino en la

conduccin de los mejores elementos para su comprensin.3. Consenso, alrededor de lo que se entiende por historia institucional.4. Aplicacin, en aras de justificar la inversin que requiere de

recursos humanos y materiales.

De lo anterior se desprende el sentido de la Gua metodolgicapara la investigacin de historias institucionales, como es el deestablecer el objeto de estudio desde su naturaleza terica (jurdica);comenzando por la dimensin conceptual del trmino invocado,historia institucional; desarrollando el lenguaje metodolgico comoportavoz de esos conceptos; y finalizando por su aplicacin general,lo que justifica su planteamiento. Por esta razn, la gua se presentaen tres partes, que son consecuentes con el objetivo general de lamisma y buscan desarrollar sus objetivos especficos, con el nimo

de convertir este trabajo en un documento de discusin, que puedaser reformado con base en su pertinencia, pero al mismo tiempo, quecontribuya a ampliar y cualificar los horizontes de la materia que acontinuacin se desarrolla.

FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREADirector Archivo de Bogot


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PRIMERA PARTE

OBJETO DE ESTUDIO Y DEFINICINCONCEPTUAL DE HISTORIAINSTITUCIONAL

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1.1 El problema histrico de la historia institucional:la organizacin del Estado como objeto de estudio

El objeto de estudio de la historia institucional es el Estado. El anlisishistrico de su conformacin a lo largo del tiempo, el conocimiento de lasdistintas formas como ste se organiza y estructura para ejercer el poder. Porlo tanto, todas las diferencias de pocas o diversidad de organizaciones quepueden variar de Estado a Estado, giran alrededor de la monopolizacin oreparto del poder. Para este estudio es necesaria la perspectiva diacrnica queposibilita la historia, desde la cual se entiende la existencia de una pocadonde la monopolizacin del poder estuvo en cabeza de un solo gobernante:el rey, cuya figura ejerci el poder regio. Solo ms tarde, la idea de un poder

pblico ejercido por la soberana nacional, se materializ con la RevolucinFrancesa del siglo XVIII. Para la historia institucional es importante entender,que tanto en la primera etapa como en la segunda, la organizacin del Estadose conforma desde el orden jurdico.

De esta forma se entiende el tipo de institucionalidad que investiga la historiainstitucional, fundada en el derecho y en el ordenamiento jurdico para suestablecimiento y legitimacin, adscrita dentro del aparato del Estado, yque se enfoca en analizar su devenir histrico: sus funciones, formas, ytransformaciones. Es as como se entiende, que las diferentes instituciones hanaparecido en contextos histricos muy diversos y en razn a muchas causas: elcrecimiento y diversificacin de la poblacin, la consecucin y distribucin delos recursos econmicos, las necesidades de la guerra, las relaciones con otrospases, el orden social interno, los movimientos migratorios y las conquistas,las telecomunicaciones y nuevas tecnologas, la produccin de la tierra, laeducacin de la poblacin, las relaciones laborales, la seguridad social, lacultura, el medio ambiente, y la aparicin de nuevos problemas que exigencomo respuesta la accin organizada del Estado y de la sociedad, teniendocomo referente el orden legal vigente para cada poca.

1. OBJETO DE ESTUDIO:EL ESTADO


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Por lo tanto, la historia institucional analiza entidades que adems de serclasificadas por el derecho y organizadas por la administracin, se debenentender como productos del devenir histrico, de igual forma, comoentidades sociales que comportan sus propias realidades polticas y parmetros

culturales3

. La historia institucional que se define a rengln seguido, tiene comoobjeto de estudioel anlisis estructural, normativo, funcional e histrico delas organizaciones de las administraciones pblicas, las diferentes instanciaso unidades administrativas que en su conjunto conforman el Estado. Desdela disciplina de la teora de las organizaciones, cualquier Administracinpblica es una organizacin, pero tambin las entidades que forman parte dela misma, sean stas independientes (organismos descentralizados, empresaspblicas, sociedades de economa mixta), o dependientes del orden central(ministerios, departamentos administrativos, secretaras). Es decir, que si unaorganizacin como la Alcalda puede ser analizada como una institucinintegral, por estar conformada a su vez por diversas unidades administrativas;

stas de igual forma pueden ser objeto de estudio de manera independiente,como entidades propias, ya que poseen los elementos que caracterizan a unaorganizacin.De lo anterior se desprende la concepcin de la historia institucional comoproblema histrico. La primera constatacin para su planteamiento es que a pesarde la naturaleza jurdica de las instituciones, stas no resultan mecnicamentede la puesta en vigor de las normas. De ah que en un nivel profundo delanlisis histrico, la historia institucional puede proponerse, como otro de susfines, adems de reconstruir el marco jurdico de la entidad, situar el contexto

social en el que despliega sus estructuras orgnicas adoptadas a lo largo deltiempo y develar cmo desarrolla sus funciones, de acuerdo al ordenamientojurdico y a la vigencia de sus estructuras administrativas.

Desde esta perspectiva, las instituciones oficiales no slo pueden serestudiadas desde el punto de vista estrictamente jurdico, sino que adems,como agregado del enfoque histrico, la historia institucional puede ahondaren su funcionamiento de hecho, en cuanto a su lugar y significacin en lasociedad.4El contexto social, respecto al cual debe medir su alcance la historiainstitucional, desde el cual puede aclarar los factores que producen sus

3 Los progresos y las aportaciones de la Teora de la Organizacin durante las dos ltimas dcadas permitenapreciar que las organizaciones son algo ms que objetivos, estructuras, recursos humanos () b).mbitopoltico cultural, representa una forma novedosa de analizar las organizaciones pblicas como realidadespolticas donde diversos actores tienen sus propios objetivos que intentan alcanzar mediante estrategias quedisean en funcin de su capacidad de control de los recursos y de su inuencia en los procesos de toma dedecisiones. Actores intra organizativos (unidades, grupo, individuos) que tienen objetivos muy diversos y queluchan por dominar espacios compartidos, generndose lgicas de conicto. Adems, las organizacionesagrupan unos parmetros culturales especcos que representan unos mecanismos claramente perceptibles(costumbres, rituales, smbolos, etc.), pero difciles de denir (mitos, valores e ideologa), que facilitan laarticulacin y cohesin de los distintos miembros individuales y colectivos de una organizacin. CarlesRami, Teora de la organizacin y administracin pblica. Madrid: Tecnos; Barcelona: Universitat PompeuFabra, 2002, pp. 18 20

4 Maurice Duverger,Instituciones polticas y derecho constitucional. Barcelona: Editorial Ariel, 1984, p. 30.


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Primera parte

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cambios administrativos de estructura, provenientes de factores tanto internoscomo externos; el contexto poltico, que incide en las decisiones tomadasdesde arriba y que producen grandes reformas administrativas a la estructuradel Estado; el contexto econmico, que influye en los ciclos de prosperidad,

de auge en el contorno social, o de crisis y que pueden ser determinantespara la creacin o desaparicin de entidades administrativas; en general, eldenominado contexto histrico, sin el cual toda formacin jurdica, basada enel acopio exhaustivo de normatividad, puede resultar artificial y estril.

Porque las instituciones no son solamente formas o estructuras jurdicas,sino que adems interactan en el contexto social, con base en sus premisas

jurdicas, pero atendiendo a las influencias de las problemticas externas. SegnDuverger, las instituciones son adems representaciones colectivas, tanto enplural como en singular, pues aglutinan valoraciones de comportamiento social,y esta valoracin constituye un elemento esencial de su eficacia y legitimidad.

En otras palabras, una vez determinado su marco jurdico (tarea nada fcil porcierto, sobre todo para entidades cada vez ms alejadas en el tiempo), lo quede por s asegura un adecuado enfoque de anlisis institucional; a renglnseguido, el anlisis histrico se debe centrar en la efectividad de las normasque regularon la institucin: cundo entraron en vigor, desde qu instanciacomenzaron a ser aplicadas, cules fueron los proyectos que les antecedieron,medir los efectos reales que produjeron en el funcionamiento institucional ycomportamiento social, identificar los grupos sociales y polticos interesadosen legislar al respecto, y comprender los factores de cambio que explicanel desarrollo a lo largo del tiempo de una entidad, su evolucin orgnico -

funcional. En consecuencia, se trata de entender la historia institucional comoun problema histrico.

La segunda constatacin para plantear el enfoque problemtico de la historiainstitucional, tiene que ver con que lahistoriaen general, tal y como se ha escritoen nuestro pas recientemente, ha olvidado en parte lo institucional. Por unlado, la denominada historia oficial, que se ha ocupado de los grandes hroes,las campaas militares, las sucesiones de rgimen presidencial y las relacionesinternacionales; por el otro, la nueva historia,que ha orientado nuevos temascon nuevas preguntas, para abordar la historia social y econmica; y en unatercera tendencia, la historia que se viene escribiendo luego de la corriente

de la nueva historia, de carcter insular, que se ha ocupado de temticas, sinduda alguna interesantes, como la historia de las mentalidades, de la cultura,de las ciudades y regiones, la historia ambiental, entre otras tendencias, perode algn modo desconectadas entre s y sin encontrar un eje articulador quelas aglutine alrededor de una problemtica histrica comn.

Por historia institucionalentendemos el anlisis histrico de las institucionesque integran la organizacin administrativa del Estado (tanto en su conjunto


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como en las partes y rganos que lo integran), desde el orden jurdico quelas fundamenta. El estudio de la historia institucional permite comprenderla estructura administrativa en la que tiene lugar el entramado de losacontecimientos. Por otra parte, conocer el andamiaje administrativo en

el largo plazo, permite desde la administracin del poder, aprehender losprocesos de largo tiempo, como: la conformacin del Estado colonial, susfundamentos jurdicos, y el lento desmantelamiento en la conformacin delEstado Nacin republicano, las instituciones coloniales que hered y cmo lasadopt hasta crear un nuevo ordenamiento jurdico.

En este sentido, sin desconocer los aportes constantes que se vienen haciendo enesta materia, planteamos la historia institucional como un problema histrico,en el sentido de llenar vacos del conocimiento historiogrfico, sobre los cualesabundan muchos interrogantes pero pocas respuestas plausibles. La historiainstitucional es un problema histrico de investigacin, porque se preocupa

por avanzar en la reconstruccin histrica del Estado en sus diferentes etapas;se propone ahondar en la historia del derecho; y hace un llamado en aglutinarfuerzas acadmicas para entender en profundidad, el devenir y desarrollo delEstado colombiano. Para esto, busca completar las recopilaciones jurdicas,sistematizar las fuentes legales, elaborar catlogos bibliogrficos, clasificar yordenar las posibles fuentes de investigacin, proponer enfoques de anlisis,establecer una metodologa historiogrfica con nfasis en lo jurdico, y rescatardel olvido instituciones polticas, que como entes jurdicos tuvieron unprotagonismo inusitado en sus periodos de vigencia, y que tras su desaparicinse desconocen sus legados.

Resulta interesante abordar las instituciones desaparecidas en el pasadolejano, mxime si de stas se conservan vestigios materiales o documentales,pues suele ocurrir que muchas de sus funciones siguen teniendo vigencia,solo que encarnadas en cuerpos administrativos distintos, en rganos estatalesque obedecen a otras filosofas. Constatar su permanencia en el tiempo, lasinfluencias que ejercieron en su momento, o comprobar que sus mbitos decompetencia fueron plenamente superados por otras organizaciones estatales,es una tarea de investigacin interesante, especialmente cuando se constataque son muchos los vacos de conocimiento histrico detectados alrededor deltema, y variadas las instituciones que esperan ser conocidas en profundidad

por la historiografa de nuestro medio.

Como problema histrico ineludible, la historia institucional se orienta a llenarestos vacos sobre posibles temas de investigacin, que abordan un viejo tema:la conformacin del Estado, pero con nuevas preguntas sobre su evolucinorgnico funcional. Sin embargo, otro problema histrico que debe atenderla historia institucional, como toda investigacin historiogrfica, es el de evadirlos anacronismos. Es necesario evitar comprender las instituciones del pasado,


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y semejanza de la hispnica, la cual para la ordenacin de la constitucin ygobierno de las Indias, se convirti en el derecho indiano.

De lo anterior se desprende que, para emprender cualquier estudio de historia

institucional en la poca del Estado monrquico espaol, entre los siglos XVIy XVIII, en primer lugar se requiere conocer en profundidad el sistema legalde entonces, debido a que Espaa luego del descubrimiento y la conquista,traslad conceptual y fsicamente sus instituciones a Amrica. En definitiva,la ordenacin jurdica de las Indias se ajust a la estructura de la monarquahispnica, en una sociedad propia del Antiguo Rgimen, que era: estamental,porque los hombres no tenan en sta igualdad de derechos, sino que existanunos estamentos privilegiados (nobleza y clero), con una condicin jurdicasuperior al resto de la masa (tercer estamento); seorial, porque el factorsobre el cual erigan su dominio los estamentos privilegiados, era el poderde la tierra; y regida por una forma poltica donde el Estado era la monarqua

absoluta, caracterizada porque el derecho estaba legitimado polticamente, encuanto emanaba de la voluntad del soberano5.

1.2.1 Derecho castellano y derecho indiano

En esta etapa de la historia el sistema jurdico se asentaba en unapoblacin reconocida como sbditos del rey, no como ciudadanos sujetos dederecho. Por lo tanto, la funcin legislativa, abundantemente utilizada pararesolver los problemas indianos, era ejercida por los reyes con el asesoramientode diversos organismos, siendo el ms importante de stos el Consejo de Indias,

desde su creacin en 1524 hasta 1714 en que la iniciativa de las leyes pas amanos de los secretarios del despacho6. En general, se denominaban leyesatodas las disposiciones escritas emanadas de los organismos competentes.

El dominio y la organizacin del Nuevo Mundo exigan la implementacinde una tipologa administrativa e institucional a imagen y semejanza de lahispnica. As mismo, este orden reformulado se regira por una normatividadsujeta al derecho castellano, para la ordenacin de la constitucin y gobiernode las Indias. La incorporacin de las Indias a la monarqua se dio por la vacastellana. El carcter inicial de las Indias como bien ganancial personal delos monarcas hizo que, a su muerte, los nuevos territorios de la monarquase incorporasen a la Corona castellana, en igualdad jurdico poltica con elresto de los reinos y territorios de la misma.

Esta condicin jurdico administrativa de las Indias hizo que su aparatoadministrativo lo constituyesen dos mbitos sincronizados, el metropolitano

5 Francisco Toms y Valiente, Manual de historia del derecho espaol, 4. ed. Madrid: Tecnos, 1979. Ver:Captulo XXIII Revolucin Burguesa y Derecho: la bases del sistema, pp. 401 435.

6 Ver: Fernando Mayorga Garca, Estudios de derecho indiano. Bogot: Centro Editorial Universidad delRosario, 2003. En especial: Las Fuentes del Derecho Indiano, pp. 133 162


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Primera parte

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y el de los territorios ultramarinos. En ambos espacios la administracin seejerci por instituciones creadas para este objeto y por personas designadasdirectamente por el monarca. En el escenario peninsular, actuaban el Consejode Indias, la Casa de la Contratacin, la Junta de Guerra de Indias y la Cmara de

Indias. En el indiano, a pesar de las disposiciones iniciales, las particularidadese idiosincrasia indianas hicieron necesaria la creacin de instituciones propias:Gobernaciones, Reales Audiencias y Virreinatos7.

En un comienzo, el derecho de Castilla se trasplant integralmente a las indias,pero desde principios del siglo XVII por disposicin de Felipe III, se dispusoque las leyes castellanas puestas en vigencia slo rigieran en Amrica cuandofuesen autorizadas expresamente por el Consejo de Indias y despachadaspor Real Cdula. Lentamente las leyes dictadas especficamente para Indiascomenzaron a tener una vigencia preferente, pues al crecer stas, parte delderecho de Castilla pas a ser un derecho supletorio, llamado a llenar vacos

del indiano. Sin embargo, en materia de derecho privado, penal y procesal,donde la legislacin de indias era escasa, la funcin supletoria del derechocastellano fue importante y duradera.

En este contexto, la funcin del Consejo de Indias fue definitiva. Lascompetencias y funciones del Consejo eran de carcter universal; asesorabaal rey en todos los asuntos relativos a Amrica, despachaba toda la legislacinrelativa al Nuevo Mundo y adems, le correspondan, bajo la supervisinregia, los nombramientos de todos los cargos y empleos de la administracinultramarina. El Consejo de Indias no era tan slo una autoridad administrativa,

7 La estructuracin y ordenacin de la administracin territorial americana, puesta en marcha a partir dela segunda mitad del siglo XVI, respondi bsicamente a dos criterios. El primero, el orden jerrquico,distingua el gobierno ordinario, el correspondiente a los gobernadores de las provincias, del gobiernosuperior que, segn los territorios, lo ejercan los virreyes o los presidentes de las audiencias que, en amboscasos, contaban tambin con el ocio de gobernador. El segundo criterio, la naturaleza material, articulel organigrama administrativo sobre la distincin de los asuntos de gobierno, justicia, hacienda y guerra,resultado de la ampliacin de las materias de gobierno propia del Estado moderno. Por tanto, la conjuncinde ambos principios rectores fue la base de la creacin en Indias de las principales unidades territoriales,los virreinatos y los distritos audienciales, en las que se incardinaban varias provincias. Sin embargo, esteorganigrama indiano no reeja divisiones y subdivisiones jerarquizadas, sino estructuras distintas que sesuperponen: una provincia administrada por un gobernador, en lo judicial se integra en el distrito de unaaudiencia, en lo militar la rige un capitn general y en lo poltico un virrey. Adems, una misma personapoda ser la que acumulara los cargos de gobierno, justicia y guerra. En consecuencia, al tiempo que sediferenciaban competencias y se establecan diferentes rganos de gobierno, con el n de evitar conictos seconfera dos o ms ocios diferentes a la misma persona. A primera vista, esa acumulacin induce a pensar

en una confusin de funciones; sin embargo, la realidad indiana no fue as, ya que el individuo que contabacon una mltiple acumulacin de ocios, actuaba en cada materia en virtud de su cargo correspondiente.Por ejemplo, un gobernador, presidente de la audiencia y capitn general los ocios de hacienda no seacumularon a los de gobierno administraba su provincia como gobernador, diriga la audiencia en virtudde su presidencia y ordenaba todo lo relacionado con el ejrcito y la defensa de la mano de su ttulode capitn, porque sus acumuladas competencias se circunscriban a un mbito especco. Por tanto, laacumulacin de ocios supona que a la autoridad que los iba a desempear se le conferan tantos ttulosy nombramientos por separado como cargos acumulaba. Fernando Mayorga Garca, Adelaida SourdisNjera, & Juana M. Marn Leoz, La estructura del Estado y de la ciudad de Bogot en los siglos XVI, XVII,XVIII y XIX Esquema para la localizacin y organizacin de los archivos. Diseo de un marco estructural quepermita conocer la procedencia de los documentos pblicos de los siglos XVI, XVII, XVIII Y XIX y su ordennatural de produccin para localizar especialmente los relacionados con Bogot. Bogot: Universidad delRosario, 30 de abril del 2009, (en proceso de publicacin) pp. 8 9, 17.


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sino tambin el tribunal supremo de todas las causas civiles y penales indianas.Su organigrama lo completaban: el presidente, a la cabeza, y los consejeros,letrados formados en derecho y teologa.

Para la elaboracin de una historia institucional en el mbito del Estadomonrquico, es importante distinguir desde el punto de vista tcnico jurdico,cmo el vocabulario de la poca distingua muy diversas clases de normas

jurdicas. Dentro de la legislacin sancionada en Espaa se encuentran: leyesque en sentido estricto eran las disposiciones sancionadas a propuesta o con elacuerdo de las Cortes del reino, las que tenan alcance general y gran autoridad,pero que por la decadencia en que entraron las Cortes durante el siglo XVI,tuvieron poca importancia en el derecho indiano y an en el castellano; ensu reemplazo los reyes dictaronpragmticas sancionesque versaron tambinsobre materias muy generales y tuvieron la misma autoridad que las leyes.

Las dems disposiciones del monarca se distinguan entre s por su contenido ypor su forma, y eran producto del ejercicio normal de su autoridad legislativa.Entre stas encontramos: lasordenanzas,de carcter muy general, reglamentabaninstituciones como las ordenanzas del Consejo de Indias, las ordenanzas depoblacin, de los intendentes; las disposiciones dirigidas a un funcionario oa un organismo particular se denominaban instrucciones, cuyo objeto era elde sealar normas que deban aplicar; otras disposiciones emanadas de losreyes eran los nombramientos o ttulos, las mercedes (de tierras, de oficios,etc.), los privilegios, las declaraciones (destinadas a interpretar o modificarnormas anteriores), las sobrecartas(mediante stas el Rey insista en imponer

resoluciones aplicadas). Adems, por su forma y promulgacin se distinguanlasprovisiones reales, las reales cdulasy las cartas reales. Las primeras, ibanencabezadas con el nombre del monarca precedido del Don (Don Carlos,Don Felipe, etc.), y seguido de todos sus ttulos. Luego, se indicaba a quin oquines se dirigan, se exponan los motivos de la medida, la decisin tomada,la fecha y la firma (Yo el Rey). Tanto el Consejo de Indias como los virreyesy las Audiencias podan expedir provisiones reales con el nombre y los ttulosdel monarca, pero con las firmas de sus miembros. Las reales cdulas (lasms frecuentes y conocidas) slo tenan como encabezamiento la frmula ElRey, sin su nombre ni sus ttulos. Por ltimo, las cartas reales asuman unaforma epistolar, mediante la cual los reyes contestaban las consultas hechas

por las autoridades y a veces les indicaban la resolucin tomada. Durante elsiglo XVIII se agregaron los reales decretoselaborados en las secretaras deldespacho y firmados por el soberano; y las reales rdenesque slo suscribael secretario por mandato del rey.

Los otros organismos competentes tenan atribucin para expedir sus propiasnormas. Destacamos las del Consejo de Indias: las cdulas, de oficio y parte,de registro de gracias y nombramientos; las consultas, elemento clave de la


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resolucin real y del buen gobierno. Dedicados a los asuntos de mximo inters,tanto en pocas de paz como de guerra. Resueltos por los consejeros, bajo lasupervisin y revisin del monarca; los decretos, que en un principio eransimplemente notas marginales que aparecan junto al parecer del consejero,

pasan a ser documentos independientes en los que se transmite la decisinregia; los mandamientos, equivalentes a las cdulas de los virreyes, presidentes,gobernadores; la real orden, que se originaba al crearse la Secretara de Indiasy Marina, muy abundante en el siglo XVIII.

El derecho indiano se compona de: 1. Las normas sancionadas en Espaa pararegular el funcionamiento de los rganos gubernativos indianos all existentes;2. Las leyes expedidas en Espaa para resolver los problemas de Amricahispnica y Filipinas; 3. Las leyes y costumbres establecidas en Indias; 4. Lasinterpretaciones de todas las leyes hechas por los tribunales superiores (Consejode Indias y audiencias). Este derecho indiano no abarc desde un principio

todas las ramas del sistema jurdico, sino que sus normas se fueron sancionandoen la medida en que las cuestiones planteadas no podan resolverse mediantela aplicacin del derecho castellano, o cuando la especialidad de los asuntosobligaba a dictar reglas diferentes. El derecho indiano emanaba de mltiplesautoridades. Si bien el Rey era el supremo legislador y actuaba con previoasesoramiento de juntas especiales o de consejos permanentes, poda delegarla funcin legislativa en las autoridades locales por su conocimiento ms directoy preciso de los problemas. Entre estas autoridades locales, involucradas enla legislacin sancionada en las Indias, encontramos: Adelantados, Virreyes,Gobernadores, Intendentes, Visitadores, Jueces de Residencia, Corregidores y

Tenientes8

.

1.3 El estudio de la historia institucional en la poca del Estadorepublicano

El Estado que histricamente reemplaz al Estado monrquicohispnico, fue el Estado republicano, que en sus bases formales se cre comoEstado de Derecho. El tipo de sociedad estamental y seorial del AntiguoRgimen, donde las normas jurdicas emanaban de la voluntad del soberano,fue sustituido por el tipo de sociedad y Estado de Derecho, que en Europase desarroll como consecuencia de las revoluciones burguesas: inglesa de1688, norteamericana de 1776, pero fundamentalmente con la revolucinfrancesa de 1789, donde se profundiz el trnsito al Estado de Derecho. Conlas anteriores dos revoluciones, el poder real cedi paso a la nobleza y allegislador, mientras que con la francesa el paso fue cedido a la burguesa, anombre de una soberana nacional.

8 Para su caracterizacin, ver: Fernando Mayorga, Las Fuentes del Derecho Indiano. p., Cit., pp. 152 154.


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Con la denominada revolucin burguesa, se comenz a construir unasociedad donde se eliminaron de tajo los estamentos privilegiados, declarandoformalmente la igualdad jurdica de los hombres, reconocidos como ciudadanoslibres sujetos de derecho, y ya no en la condicin de sbditos como tena lugar

en el Antiguo Rgimen. En la nueva sociedad se implant la libre circulacinde bienes, la liberalizacin de la economa y la creacin de un mercado dembito nacional regido jurdicamente. Pero para nuestro tema de estudio dehistoria institucional, el principal aspecto fue que en la nueva sociedad, laMonarqua absoluta del Antiguo Rgimen fue sustituida por un Estado liberalregulado por una norma suprema, la Constitucin.

En esta nueva sociedad de individuos que va emergiendo desde finales delsiglo XVIII, con arreglo a la filosofa racionalista de la Ilustracin(Kant, Hegel),el liberalismo poltico (Rousseau, Montesquieu) y el liberalismo econmico(Smith, Ricardo), la clase emergente de la burguesa impuso su voluntad con

base en un nuevo orden jurdico, contenido en una Constitucin escrita yel establecimiento de unos cdigos. Estos dispositivos jurdicos consiguen sulegitimidad porque son emanados de la soberana nacional, la voluntad generalacuada por la burguesa. Frente al poder del soberano individual, el monarcaabsoluto que exista en el Antiguo Rgimen, se contrapone el poder de la Ley.El Estado de Derecho obedece a que toda su actuacin debe estar sometida alas leyes, al igual que su conformacin y organizacin. De ahora en adelante,en el Estado de Derecho, el Estado, como aparato de poder, no podr requerirninguna accin o imponer una omisin, tampoco mandar ni prohibir nada asus ciudadanos que no sea con base en un precepto legal. En consecuencia,

surge la pregunta, en el Estado de Derecho, Quin hace las leyes?:Haciendo uso de esa soberana, los ciudadanos de cada sociedad civil, esto es,de cada nacin, bien directamente todos ellos (hiptesis terica no realizableen la prctica) o bien por medio de representantes, se renen y deciden cmohan de organizarse polticamente, es decir, cmo han de constituirse en Estado.A esta utilizacin de la soberana para constituirse en Estado se llama poderconstituyente y a la ley en que se recoge la organizacin del Estado y losderechos de los ciudadanos se denomina Constitucin. Es evidente pues, queesta ley constitucional procede de la soberana nacional (en las Constitucionesms progresistas se habla de la soberana popular) expresada por medio dela voluntad general9.

De esta forma, los derechos ciudadanos burgueses de la propiedad, seguridady libertad, comienzan a estar enmarcados en los principales rasgos del Estadode derecho, como son el reconocimiento jurdico de los individuos libres,el principio de la legalidad, el nacimiento de la administracin pblica, yfundamentalmente la separacin de poderes, en los cuales se divide funcionaly orgnicamente el ejercicio de la soberana y el poder, que antes encarnaba

9 Francisco Toms y Valiente, Op., Cit., p. 422.


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en la cspide el monarca soberano. La divisin clsica propuesta porMontesquieu fue: Poder Legislativo, el que promulga y deroga las leyes; Poder

Judicial, para castigar los delitos y administrar justicia; y Poder Ejecutivo, enel cual se encuentra la fuerza organizada del Estado, en todo lo atinente a la

administracin, direccin, la seguridad y las relaciones exteriores.

De acuerdo con lo anterior, la historia institucional situada en esta etapahistrica, debe buscar sus fuentes de investigacin primarias jurdicas,fundamentalmente en la Constitucin, como ley suprema del ordenamiento

jurdico, y posteriormente acudir a las dems normas jurdicas que ladesarrollan segn la pirmide normativa, con base en las cuales los rganosy funciones del Estado, encuentran el sustento jurdico que reglamenta lasestructuras administrativas de las instituciones.

1.3.1 La pirmide normativa: Estado de Derecho y ordenamientolegal

En una acepcin ms amplia y moderna, por Estado de Derecho seentiende: aquel que tutela los derechos pblicos subjetivos de las personas,que somete todas las funciones estatales a la ley, y que establece controlesrecprocos entre los varios rganos o ramas estatales10. Sin embargo, parallegar a este grado de control jurdico, transcurrieron varios lustros para que ennuestro contexto, el Estado liberal adoptado tras el rompimiento con el ordencolonial espaol, llegara a convertirse en un Estado de Derecho. Es ms, desdela fundacin de la Repblica a comienzos del siglo XIX, y como proclamacin

de un nuevo orden producto de la Independencia en Colombia, el principalmecanismo de los libertadores y primeros legisladores fue la promulgacinde las constituciones, que para efectos de la organizacin del nuevo Estadorepublicano tuvieron hondas repercusiones, pero que para efectos de larealidad poltica y social, muchos de sus preceptos quedaron atrapados en unconglomerado de buenas intenciones desde lo formal.

Incluso muchas de las piezas institucionales del Antiguo Rgimen no fueronsustituidas inmediatamente, tal y como afirma Toms y Valiente para el casoespaol. Durante gran parte del siglo XIX, coexistieron entidades jurdicasde nuevo cuo, inspiradas en la ideologa liberal y en la bsqueda de losbeneficios econmicos del incipiente capitalismo para una reducida partede la poblacin, con otras entidades o funciones coloniales que seguanvigentes, propias del Antiguo Rgimen, y que por la precariedad del nuevoEstado no era posible abolir mecnicamente: parte de la legislacin, funcionesadministrativas, rgimen tributario, costumbres polticas, diferencias sociales,entre otras.

10 Gustavo Humberto Rodrguez, Op., Cit., p. 16.


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Teniendo en cuenta lo referenciado anteriormente, para la comprensin decualquier estudio de historia institucional que se enmarque en este periodovigente hasta nuestros das, debe partir de la siguiente premisa fundamental:en un Estado de Derecho el grado superior legal es la Constitucin. Desde un

principio la Constitucin represent la organizacin del Estado liberal-burgus,la ley suprema en la que, de manera total y sistemtica, se establecieron losderechos de los ciudadanos concebidos, al mismo tiempo, como fines ycomo lmites del poder del Estado, se regularon los rganos, el mbito de suscompetencias y las relaciones entre stos. Esa ley constitucional contra la cualnadie puede actuar, se vislumbr como ordenadora de la vida poltica pormedio de un complejo de normas racional y sistemtico. Su rango normativosuperior, traa implcito el hecho de que ninguna ley ordinaria poda contradecirprecepto constitucional alguno e implicaba, asimismo, que aqulla debadesarrollar positivamente los preceptos constitucionales.

Para la investigacin en historia institucional, resulta clave el estudio de laConstitucin vigente para cada etapa histrica o periodo institucional en elcual se enmarque la entidad objeto de estudio, ya que en estos textos legalesse encuentran, adems de las declaraciones de derechos, la organizacin delos poderes pblicos y la estructura fundamental del Estado. En este sentido, laConstitucin ocupa la cima en la jerarqua de las normas jurdicas; como LeyConstitucional, se constituye en un texto jurdico superior a los dems, que sederivan de ste y gracias a ste poseen validez. Todos los actos administrativosslo son vlidos si se adecan a las leyes, y stas a su vez slo son legtimassi se adecan a la Constitucin, que cumple as el papel de norma jurdica

fundamental en el sentido que le otorgaba Kelsen.

Lo anterior se explica dentro de la lgica normativa que se maneja en el Estadode Derecho, la cual se asemeja a una pirmide. Al interior de este esquema:

El superior rango normativo de la Constitucin trae consigo que ningunaley ordinaria pueda contradecir precepto alguno constitucional y asimismoimplica que las leyes ordinarias deben desarrollar positivamente los preceptosconstitucionales. De este modo, las normas se enlazan unas con otras, perono como las cerezas de un cesto, sino como los sucesivos enunciados de unteorema: es decir, por medio de la lgica deductiva y sistemtica. Por eso

suele emplearse la imagen geomtrica de la pirmide para aludir al sistemanormativo, cuya cspide, de la cual emanan todas las dems leyes generales,es la Constitucin.11

As pues, la pirmide normativa consiste en el escalonamiento de mayor amenor, desde la cspide constitucional hasta la base del desarrollo de suspreceptos, de todas las disposiciones jurdicas que se derivan del ordenconstitucional, donde la Constitucin, las leyes ordinarias y las disposiciones

11 Francisco Toms y Valiente, Op., Cit., p. 433.


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de gobierno, se enlazan unas a otras en un orden estructurado y lgico,conformando as el ordenamiento jurdico de un Estado. Este enlace oarticulacin de normas, que se da desde la Constitucin y se desarrolla atravs de leyes, aterriza en las disposiciones de gobierno que son normas de

carcter administrativo: Decretos, rdenes ministeriales, Circulares, Acuerdosmunicipales, entre otros, las cuales no proceden del poder legislativo, peroque son proferidas por los rganos del Poder Ejecutivo en el marco de sucompetencia, para el desarrollo de sus funciones administrativas. La condicinprincipal que deben guardar estas normas de rango inferior, es la de respetarla superior jerarqua de las leyes, de manera tal que nunca una disposicin degobierno, no solo no pueda entrar en contradiccin con la Constitucin, sinoque adems, ni siquiera pueda desconocer el precepto contenido en una leyordinaria promulgada por el Poder Legislativo, quedando reservado su papeltan solo para suplir vacos o desarrollar el contenido de las normas legales.

En esta pirmide normativa tras la Constitucin, cobra gran importancia elCdigo, considerada como una ley de contenido homogneo por razn de lamateria (derecho civil, penal, mercantil, procesal) que, de forma sistemtica yarticulada, expresa en un lenguaje preciso, la regulacin de todos los problemasrelacionados con la misma. A diferencia de una recopilacin, en la cual seacumulaban leyes antiguas y de reciente promulgacin, leyes fragmentadasy en otros casos reproducidas ntegramente, leyes civiles, penales, procesaleso mercantiles. Un Cdigo es, por el contrario, una ley elaborada por un sololegista, promulgado en un momento dado y cuyos preceptos pertenecen a unmismo acto legislativo.

En suma, desde su conformacin el constitucionalismo no fue sino la codificacindel derecho poltico (codificacin constitucional), al que debieron sumarselos Cdigos que contuvieran el resto de la organizacin jurdica de la sociedadburguesa en los mbitos del derecho privado, entendiendo por tal al civil,penal, mercantil y procesal. Ambos instrumentos jurdicos -Constituciny Cdigos- se utilizaron para eliminar particularidades y desigualdades:el conjunto de los Cdigos vigentes en un momento determinado forman,

junto con la Constitucin, el ordenamiento jurdico del pas, vlido para todoel mbito territorial del Estado y sustitutivo de cualquier rgimen jurdicoparticular preexistente.

En lneas generales, la jerarqua de las normas jurdicas depende del rango onivel ocupado por el rgano o entidad del orden pblico del cual emanan.Ahora bien, en derecho, entendido ste como una sistema jerrquico de normas,stas no se presentan aisladas unas de otras, sino que estn asociadas entre s(encadenadas secuencial y lgicamente), en torno de un tema comn que es lainstitucin. De acuerdo con esta premisa, tenemos que una investigacin dehistoria institucional debe tener en cuenta, para emprender la recopilacin de


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la normatividad (su ordenacin, lectura y anlisis), la clasificacin de la normajurdica y la estructura jerrquica de la norma en Colombia, que se presentade la siguiente forma:

1. La Constitucin: Norma constitucional y el bloque de constitucionalidad.

2. Leyes Ordinarias: Aprobadas por el Congreso (Senado y Cmara)sancionadas por el Presidente y publicadas en el Diario Oficial. No puedenser contrarias a los preceptos constitucionales.

3. Decretos: Emanados de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico. Segn el gradode la autoridad administrativa que los dicte toman diversa denominacin:

I. Decretos Presidenciales: Decretos Ordinarios: reglamentarios. Decreto Extraordinarios: (Decretos - Leyes) tambin se incluyen los

especiales. Decretos Legislativos: en estado de sitio; en estado de emergencia. Decretos Ejecutivos: referentes al nombramiento y remocin de

funcionarios.

II. Decretos Ministeriales

4. Ordenanzas: dictadas por las Asambleas Departamentales y decumplimiento exclusivo en la jurisdiccin del respectivo Departamento.

5. Decretos de Gobernadores: por encima de stos estn las OrdenanzasDepartamentales.

6. Acuerdos: dictados por la corporacin administrativa municipal llamadaConcejo.

7. Decretos de Alcaldes: por encima de stos estn los Acuerdos Municipales.

8. Resoluciones: segn la autoridad que las dicte, estn las Ejecutivas,Ministeriales, de Asambleas, de Gobernadores, de Alcaldes, de funcionarios.


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Definimos entonces la historia institucionalen trminos generales (nocircunscritos a un rea del conocimiento especfico) como el anlisis histricode las instituciones que integran la organizacin administrativa del Estado(tanto en su conjunto como en las partes y rganos que lo integran), desdeel orden jurdico que las fundamenta. El estudio de la historia institucionalse ocupa por comprender a las instituciones polticas en su funcinadministrativa, estructura, evolucin histrica y en su proceso de accin ointervencin en la sociedad. An cuando se apoya en diversas disciplinas parasu explicacin, especialmente el derecho (constitucional y administrativo), laAdministracin Pblica, la teora de las organizaciones y la poltica, el enfoquees fundamentalmente jurdico, y la metodologa empleada para su elaboracines la historiogrfica. De esta forma, su objetivoes el anlisis de las institucionesen el tiempo, donde el cambioes el objeto principal de anlisis.

Se entiende la institucin como un dato histrico socio poltico, a diferenciade otras reas del conocimiento (tal y como lo afirma Carles Rami para lateora de la organizacin), que consideran las instituciones como un dato dehecho, no problemtico, propias de la realidad social, dadas por s mismascomo si su existencia estuviera asegurada y fuese constante en el tiempo.

De la definicin anterior se deduce que el nfasis de la investigacin es elanlisis histrico que indaga por el factor de cambio, desde el cual surgenlas principales preguntas que se plantean como hiptesis de trabajo: cmoy por qu cambian las instituciones; qu aspectos cambian, qu elementos

permanecen y por qu, cules son los agentes de cambio, y qu fuerzas ointereses se resisten al mismo. Para la resolucin de estos interrogantes, lahistoria institucional que se plantea debe tener en cuenta varios factores, asaber: el entorno general que rodea a la institucin y hacia el que se dirige;los patrones internos de organizacin; el contexto general, socio poltico,econmico y cultural; las relaciones dinmicas que se establecen con otrasinstituciones; y el ciclo de vida administrativa de las mismas instituciones, suevolucin orgnico funcional.

2. MARCO TERICO:QU ES HISTORIA INSTITUCIONAL?


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Su alcancese define en la reconstruccin de la evolucin orgnico funcionalde las instituciones en un perodo determinado de su existencia, o desde sucreacin hasta el presente (cuando sea el caso, hasta el momento de liquidacin)motivo por el cual orienta su mirada al pasado de las instituciones con el fin de

establecer los orgenes legales, los antecedentes institucionales y el desarrollode sus funciones.

Su contenido, adems de realizar una descripcin pormenorizada de loscambios administrativos fundados en la normatividad, debe comprender elcontexto histrico; la naturaleza jurdica y/o tipo de entidad; la periodizacincon base en las reformas administrativas aplicadas; la descripcin defunciones, ocupaciones y actividades; las atribuciones y fuentes legales; laestructura interna que implica la reconstruccin de sus organigramas; lasrelaciones interinstitucionales, y en general todos los datos que contribuyan ala reconstruccin orgnico funcional de la institucin.

Ahora bien, si la atencin de la historia institucional se centra en la historiade la administracin y su marco jurdico (el efecto que sobre la ordenacindel Estado tiene una nueva legislacin administrativa y burocrtica), para surealizacin es necesario: en primer lugar, el acopio exhaustivo y sistemtico dedisposiciones legales (normatividad) que hay que hacer para su conocimiento.Para alcanzar este objetivo se debe tener en cuenta el tipo de Estado yestructura dentro del cual se encuentra inserta la entidad objeto de estudio. Sieste es un Estado propio del periodo monrquico, donde las normas emanandirectamente del rey sin ningn control externo, por encima de sus sbditos,

entonces hay que tener en cuenta el marco legal de la poca, para consultar:Provisiones Reales, Reales Cdulas, Cartas Reales, Pragmticas Sanciones,Reales rdenes, Cdulas, Consultas, Decretos, Mandamientos, entre otros.

Pero si hablamos de un Estado de derecho, habr que tener en cuenta lajerarqua de las leyes, que en nuestro ordenamiento jurdico se entiende comouna pirmide normativa escalonada, que comprende de mayor a menor:Constitucin Leyes ordinarias Decretos presidenciales Ordenanzas Decretos gobernador Acuerdos Decretos alcalde Resoluciones. Ensegundo lugar, con base en el anlisis de la normatividad, establecer los cambiosadministrativos, que a nivel de estructuras y funciones producen como efecto

la entrada en vigencia de actos jurdicos y administrativos, expedidos con elfin de regular las actividades y competencias de las instituciones pblicas delEstado. Por ltimo, se reconstruye la evolucin orgnico funcional de lainstitucin, aspecto que arroja como resultado la elaboracin de organigramas,lneas del tiempo, y otros instrumentos segn el grado de aplicacin.

Los anteriores aspectos enunciados tendrn lugar de ser desarrollados msadelante. Por el momento, es importante subrayar que todos stos conducen


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al cuerpo principal de esta gua, que es el mtodo de investigacin dehistoria institucional, punto en el cual se propone el mtodo de investigacinhistoriogrfica, que en lneas generales consiste en la recopilacin, crtica,consulta y anlisis de fuentes primarias y secundarias. Pero antes de pasar

a la segunda parte de la gua, se expondrn a continuacin aspectos queprofundizan, si se quiere, complejizan la definicin aportada de historiainstitucional. Segn sta, el estudio institucional integra tres componentes queconfiguran una institucin, a saber: el componente Estructural; el Funcional;y el Evolutivo.

Estos componentes se desarrollan en el marco de la historia de laadministracin, teniendo en cuenta siempre que la naturaleza terica dela historia institucional es jurdica, con base en la definicin conceptual deinstitucin como conjunto estructural de normas. La historia institucionalanaliza la evolucin orgnica y funcional de las instituciones, que adems del

marco jurdico, comprende el marco cronolgico: cuando las institucionesobjeto de estudio se ubican en un periodo de tiempo cada vez ms remoto,variar la intensidad de algunos elementos, para aplicar otros en consonanciacon las fuentes jurdicas que se dispongan.

Tenemos entonces que la historia institucional, de acuerdo con ladefinicin aportada anteriormente, puede abarcar las diversas dimensionesfundamentales que configuran una institucin poltica o incluso cualquierorganizacin administrativa, segn la Teora de las Organizaciones, a saber12:

a. Entornob. Objetivosc. Estructura administrativad. Recursos humanose. Recursos tecnolgicos, financieros y materialesf. Procesos administrativos

De todas stas, la historia institucional que plantea esta gua prioriza cuatrode las dimensiones sealadas (a, b, c y f), las cuales aborda e integra conbase en un estudio que describe los tres componentes que configuran unainstitucin:

Estructura - Funcin - Evolucin

Veamos entonces cada uno de ellos:

12 Tomado del planteamiento de la Teora de las Organizaciones, que expone de manera brillante CarlesRami, en la obra anteriormente citada. De aqu en adelante, cualquier referencia al tema de esta teora,proviene directamente de esta fuente.


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2.1 Estructura

Toda institucin se orienta a conseguir unos objetivos que obedecena su constitucin misional, para la que fue creada, al servicio de la sociedad.

Estos objetivos misionales justifican su creacin y condicionan sus actividades.Para el logro de stos, requiere de una organizacin coherente y vertebrada apartir de su columna organizacional, conformada por diversas dependenciaso unidades administrativas (departamentos, comits, oficinas, divisiones,direcciones, secciones, grupos), que articuladas alrededor de una jerarquaburocrtica, unidad de mando, circuitos de rdenes, ejecucin de actividadesy flujos de informacin, conforman una estructura administrativa13. Cadaunidad administrativa cumple unas funciones particulares, que se tramitan apartir de unas actividades coordinadas entre s, controladas por los mandosmedios y supervisadas por los jefes operativos, actividades que son ejecutadasdesde tareas muy concretas.

Por lo tanto, la estructura de una institucin est conformada por rganos, queson cada una de las unidades administrativas en que se dividen las entidadespblicas, y que se articulan con base en unas atribuciones y competenciasque les permiten cierta autonoma, dependiendo del grado de control quese ejerza. La articulacin de los distintos rganos, basndose en los criteriosde jerarqua y especializacin, configura la estructura orgnica o estructuraadministrativa. Y como cada una de sus unidades o dependencias cumple unafuncin, se denomina en su conjunto estructura orgnico funcional.

La estructura, materializada grficamente en un organigrama, es el esquemaformal a partir del cual se establece el estatuto jurdico de la institucin y sedisean sus polticas hacia el exterior; al interior, representa las relacioneslaborales, los procedimientos administrativos, los flujos de informacin,articulados a un conjunto de personas, factores materiales y funcionesorientados hacia el cumplimento de la misin institucional. En otras palabras,la estructura es la forma de ordenar las dimensiones y componentes queconfiguran el esqueleto de una institucin, a partir del que se distribuyen lasfunciones y competencias.

Una estructura administrativa contiene dos tipos bsicos de unidades

administrativas:

13 La organizacin burocrtica es un sistema organizativo basado en un conjunto de funciones formales,establecidas mediante reglas legales, racionales, escritas y exhaustivas. El poder de cada individuo esimpersonal y procede de la norma que crea el cargo. Los cargos estn ordenados jerrquicamente; cadapuesto inferior est bajo el control y la supervisin de un puesto superior. El desempeo de cada cargose basa en la preparacin especializada de su ocupante; para ello los miembros se seleccionan bajo elprincipio objetivo del mrito. Los integrantes de la organizacin no poseen la propiedad de los medios deproduccin; son profesionales, especialistas y asalariados; el desempeo de las ocupaciones de su puestorepresenta su actividad principal, y son nombrados por un superior jerrquico, perlndose una carreraprofesional dentro de la organizacin. Carles Rami, Op. Cit., p. 24


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Las unidades de lnea o de mando: son la mayora de unidades queconforman una estructura. Forman parte de la lnea jerrquica, lo que haceque manden o sean mandadas, y cumplen funciones dentro de su mbitode competencia y especializacin.

Las unidades de staffo asesoramiento: de existencia excepcional, cumplentareas de asesora, anlisis y estudios coyunturales, por lo que dependende unidades de mando especficas.

Dentro de estas unidades se encuentran las que prestan servicios sectoriales(orientacin vertical), tambin conocidas como misionales, que dirigen suactuacin o servicio hacia el exterior de la entidad; y las unidades que gestionanasuntos internos (horizontales), propios de los servicios comunes o de apoyo.Desde esta perspectiva, toda institucin plantea unos propsitos, orientadosa perseguir determinados objetivos estratgicos as como operativos, que

generan actividades cuya aplicacin se realiza a travs de tareas.

El andamiaje o esquema dentro del que se articula este proceso, correspondea la estructura de una institucin. Ahora bien, la estructura puede sufrir seriasdistorsiones a lo largo del tiempo, esta evolucin es uno de los alcancesprimordiales que debe rastrear toda historia institucional. Estas distorsionespueden explicar en gran parte los factores de cambio de una entidad, y lasreformas que se apliquen para subsanarlas, las medidas de tipo administrativoque reporta un estudio en el tiempo de cualquier institucin son:

Crecimiento desmedido de las estructuras Dispersin y duplicacin de funciones Fragmentacin horizontal de unidades administrativas Creacin sin control de rganos Dominio excesivo de servicios comunes o de apoyo sobre las tareas misionales

Toda estructura administrativa, como se ver ms adelante cuando analicemosel organigrama, se configura a partir de un esquema vertical o jerrquicoque comprende: un ncleo estratgico o de mando, que obedece al primernivel directivo, y toma las decisiones superiores; una lnea media, que seencuentra en un segundo o tercer nivel jerrquico, encargado de coordinar

el flujo de informacin entre las rdenes estratgicas y las actividades adesarrollar en cumplimiento de unas funciones; y un ncleo operativo que seencarga de ejecutar las tareas encomendadas. Es decir, la estructura ordenael movimiento pendular que va de las tareas ms polticas y directivas, a lastareas ms ejecutivas y operativas. Este movimiento puede variar, de acuerdoa circunstancias administrativas, de orden interno y externo, para lo cual laestructura se debe adaptar constantemente. Por lo tanto, la estructura cambia,as las funciones sean las mismas, y adeca diversos esquemas de estructura alo largo del tiempo.


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Son estas instantneas las que debe reconstruir la historia institucional,recoger las diferentes estructuras diseadas que se adaptan a los cambios, encumplimiento de una funcin.

2.2 Funcin

Segundo componente de toda institucin, la funcin a que hacemosreferencia en historia institucional tiene que ver con la funcin estatal, la queejerce el Estado en su conjunto o por parte de sus organismos, caracterizada por laasignacin constitucional de todos los poderes necesarios para el cumplimientode la ley. Esta funcin est ligada al proceso administrativo, entendiendo porste, una serie de actos intermedios o de trmites y formalidades que, cumplidospor y ante rganos que actan en funcin administrativa, tienen por finalidad

la preparacin y expedicin de actos por medio de los que se busca satisfacernecesidades individuales y colectivas, cumpliendo as con el cometido delEstado, todo esto dentro de un orden jurdico preestablecido y con arreglo almismo. Dentro de toda organizacin burocrtica encontramos un conjuntode funciones formales, establecidas mediante normas jurdicas que asignan atoda la institucin una funcin misional, que debe ser encauzada a travs decada una de sus dependencias, que a su vez, cumplen una o varias funcionesreguladas por actos administrativos. La funcin procede de la norma que creatanto la institucin como las dependencias y unidades administrativas que laconforman.

Por un lado, encontramos la funcin, que se dirige a dar solucin a lasproblemticas mediante actividades funcionales, es decir con responsabilidadescomo: las relaciones exteriores, defensa, hacienda, justicia, gobierno, salud,trabajo, entre otras, todas relacionadas con polticas generales; por otro lado,identificamos el rgano, es decir, la institucin que se encarga de agenciar unade estas grandes funciones. El conjunto de rganos que intervienen para ejercerdichas funciones se incorporan en una institucin jurdico administrativa,con competencias y atribuciones reguladas por la norma jurdica, objeto delderecho administrativo.

En otras palabras, la funcin administrativa es la forma de la actividad estatal,realizada por la administracin en ejercicio del poder administrador, para darcumplimiento o desarrollo a los cometidos y fines estatales. En este contexto,la historia institucional estudia estructuras administrativas (rganos), que poratribuciones jurdicas cumplen funciones (actividades administrativas) pormedio del anlisis histrico.

En este sentido, la historia institucional analiza las instituciones comodatos socio polticos, que se explican en el tiempo, cuya existencia tieneun desarrollo o evolucin a lo largo del mismo, durante el cual adquieren


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diferentes estructuras y funciones. Este anlisis es el que lleva consigo todainstitucin: su evolucin.

2.3 Evolucin

Tercer componente de una institucin, es el elemento fundamentaldesde el cual la historia institucional enlaza el estudio de las estructurasadministrativas de una institucin, y sus funciones, desde un anlisis histrico,que tiene como objetivo principal el seguimiento del desarrollo a travsdel tiempo de la misma. De esta forma, la historia institucional estudia laevolucin de las instituciones del Estado: sus antecedentes, creacin, desarrollo(crecimiento, variacin, decadencia), y su desaparicin.

En esta perspectiva, la evolucin de una institucin es el principal objetivode una historia institucional, reconstruyendo las distintas estructurasadministrativas que haya adoptado la entidad objeto de estudio, junto conla historia de su misin o funcin principal, y recorre las distintas funcionesadministrativas que haya adquirido a lo largo del tiempo. Como estos elementosse establecen desde la norma, es necesario recopilar todos los actos jurdicosy administrativos que hayan regulado la entidad en su componente estructuraly misional, con el fin de articularlos en una narracin que d cuenta de losprincipales cambios organizativos adoptados.

El enfoque histrico debe comprender el factor de cambio, que a diferencia

de otras ciencias o corrientes que estudian las instituciones, como la poltica,el derecho, la administracin pblica, su nivel de tratamiento en la historiainstitucional es mucho ms profundo, y estructura su metodologa deinvestigacin.

Se puede entender el cambio como respuesta al contexto social, la evolucinde los patrones culturales, las transformaciones generadas a partir de grandesreformas administrativas del Estado, y las dinmicas que esta circunstanciagenera con otras instituciones, o el cambio administrativo interno en cuanto asu ciclo vital de existencia como entidad estatal.

En general, el cambio es el objeto principal de anlisis de toda historiainstitucional y sus cuestionamientos se dirigen a dilucidar las lgicas de cambio(cmo y porqu cambian las instituciones), las resistencias o propuestas frenteal mismo (qu fuerzas sociales lo aceptan o rechazan) y los agentes que locausan (los actores sociales y polticos que conducen al cambio). Todo esto selogra entendiendo la evolucin de la institucin a partir del marco jurdico queen cada perodo la regula, teniendo en cuenta que es la va legal, mediante lacual las instituciones tramitan sus funciones, cambios y estructuras.


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As es como se presenta la investigacin de historia institucional: anlisishistrico de las instituciones del Estado, con base en la reconstruccin de suevolucin orgnico funcional, entendiendo:

Evolucin: Desarrollo en el tiempo, adopcin de distintas estructurasadministrativas y cumplimiento de diversas funciones.Orgnico: Estructura administrativa.Funcional: Forma de actividad estatal.

Lo anterior dentro del marco legal, cuya vigencia cambia sucesivamenteen el tiempo. Las distintas normas jurdicas y sus efectos dentro del aparatoadministrativo, es lo que tiene como principal referente una historiainstitucional.


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De todas las ciencias sociales, reas del conocimiento jurdico,metodologas de investigaciones interdisciplinarias, enfoques de laadministracin pblica, teora de las organizaciones y disciplinas afines a la

informacin y las tecnologas de la comunicacin; es la archivstica, comodisciplina de los archivos dentro de las ciencias de la documentacin, la quecontiene de manera explcita el estudio de la historia institucional (con estadenominacin textual), como algo constitutivo de su principio terico: el

principio de procedencia.

El principio de procedencia consiste en el respeto al origen de los fondos, oen otras palabras, el cuidado que se debe tener de no mezclar los documentosproducidos por distintas entidades. Este principio tiene doble valor; por un lado,el respeto al origen de los fondos, entendiendo el conjunto de documentosque deben ser tratados como una unidad (fondo), donde los archivos o fondosde archivos del mismo origen (entidad) jams deben mezclarse con los deotro; por otra parte, se establece por principio de procedencia el respeto a laestructura de aquellos fondos y al orden de los documentos en el interior delos mismos.

Se entiende que los documentos dentro de cada archivo o fondo de archivodeben mantener la clasificacin y el orden que la propia institucin les diooriginalmente, en su momento de creacin, y por lo tanto, deben reflejar laorganizacin interna (estructura administrativa) de cada institucin. Este ltimo,referente del principio de procedencia que en archivstica tambin se conoce

por la denominacin delprincipio de orden original, lo que hace referencia aque los documentos, en cualquier fondo documental acumulado, deben serreconducidos al orden primigenio al cual respondieron desde su creacin, yste no es otro que la estructura orgnica de la Entidad que los gestion.

Como muchos autores lo anotan, la documentacin desde que se produce,nace atada a la funcin especfica del ente o dependencia que la produjo,formando una cadena de trmite administrativo que cuando se rompe, dacomo resultado un fondo documental acumulado (documentos reunidos

3. LA HISTORIA INSTITUCIONALEN EL MARCO DE LA ARCHIVSTICA


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por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin un tratamientoarchivstico de su organizacin y conservacin). Lo que equivale a decir,que la documentacin producida por cada una de las diferentes unidadesadministrativas de una institucin, debe permanecer separada.

Segn Mara Paz Martn y Pozuelo Campillos14, son tres los elementosnecesarios para el enunciado terico del principio de procedencia:

1. Una institucin, como sujeto productor de documentos, marco dereferencia del principio de procedencia.

2. El documento de archivo, como producto que resulta de las actividadesde la institucin, en cumplimiento de sus funciones.

3. El archivo, al que se destinan los documentos.

Es la institucin -como sujeto productor de documentos- el primer elemento

que la archivstica moderna se propone analizar desde el punto de vista delprincipio de procedencia (promulgado por el archivero e historiador francsNatalys de Wailly en 1841 y retomado por el manual de los archiverosholandeses de 1898); la organizacin de archivos a nivel internacional serealizaba -en algunos casos- aplicando el principio de procedencia de manerainconsciente, sin existir su formulacin terica; pero en la mayora de los casos,los archivos se organizaban por criterios geogrficos, temticos, cronolgicos,entre otros, que no tenan en cuenta el rgano productor de los mismos: lainstitucin.

Cuando este principio terico se formula y lentamente se comienza a aplicar,incluyndolo lentamente en los reglamentos de archivos en Europa, escuando se habla de una archivstica moderna (disciplina para unos, cienciaen formacin para otros), que entiende cmo la organizacin de archivostiene como punto de partida el conocimiento en profundidad de la institucinque produce los documentos, y que a su vez deben ser conducidos al ordenoriginal que tuvieron en la instancia de su creacin, respetando la estructuraadministrativa de la entidad vigente en su momento.

Pero si la institucin en la archivstica tiene un lugar de privilegio dentro de laformulacin terica de sus principios, en la prctica, es la historia institucional

la estrategia clave para poner en ejecucin la organizacin de archivos con baseen el principio de estructura administrativa (archivo o fondo que se deriva delrgano y la funcin que cumple la institucin). Para entender esta afirmacin,es importante recordar que la moderna organizacin archivstica comprendetres etapas fundamentales, dentro del proceso amplio de organizacin dearchivos, que responden a la metodologa de reconducir los documentos al

14 Mara Paz Martn, & Pozuelo Campillos, La construccin terica en archivstica: El principio de procedencia.En: Boletn Ofcial del Estado. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid, 1996.


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orden original, respetando el principio de procedencia. Estas son: clasificacin,ordenacin y descripcin. Cada una de estas etapas obedece a un momento dela organizacin, concepto que las abarca, por lo que no se pueden confundirlos trminos ni los procedimientos a los que aluden.

La clasificacin, primer momento de la organizacin, consiste en separarpor grupos los documentos de acuerdo con la estructura administrativa de laentidad que los produjo (por divisiones, departamentos, oficinas, unidades);la ordenacin, segundo momento de la organizacin, se ocupa de reagruparla documentacin una vez clasificada, identificando series documentales, alas que se les aplica un criterio de ordenacin de acuerdo a sus caractersticasde tipo documental (cronolgico, alfabtico, numrico, alfanumrico);y la descripcin, tercer y ltimo momento de la organizacin, realiza unarepresentacin de la documentacin para su localizacin y acceso, que incluyeun resumen de su contenido, junto con la identificacin de datos intrnsecos

(ttulo, fecha, autor, tema, lugar), y extrnsecos (formato, soporte, estadode conservacin, localizacin), que de acuerdo al nivel de descripcin sepresentan en instrumentos de consulta (gua, inventario, catlogo). Dentro deestos momentos de la organizacin archivstica, la historia institucional se ubicaen la clasificacin, como la primera actividad de tipo intelectual que se debedesarrollar para organizar cualquier archivo (institucional, personal o familiar)gracias a que busca, primordialmente, poner en contexto administrativo losdocumentos producidos por una entidad.

Ahora bien, es importante subrayar que en archivstica se habla de conjuntos

de documentos, a diferencia de la bibliotecologa que se ocupa de piezasindividuales. Por lo tanto, entender el contexto administrativo en el cualsurgieron y se siguen produciendo, es clave para comprender las relacionesinterdependientes que se establecen entre los documentos, ya que una piezadocumental individual no nos dice nada de la entidad que la produjo. Laarchivstica acude a la historia institucional, para reconstruir la estructuraorganizacional de la entidad, conocer su evolucin en el tiempo, y aprehenderlas funciones de la misma que explican la produccin de los documentos,con el fin de clasificarlos de acuerdo a la estructura de la entidad que losorigin, y ubicarlos jerrquicamente en dependencias administrativas. Deeste punto se desprende la respuesta al interrogante sobre qu es historia

institucional para la archivstica: un instrumento de organizacin de archivos,que sirve para entender las relaciones existentes entre los documentos de unfondo documental, y reconstruir su orden originario con el fin de organizarloy especficamente clasificarlo.

De ah que se hable en historia institucionalde una reconstruccin orgnico-funcional de la entidad. Orgnico, en el sentido de tener en cuenta laestructura de la administracin, la jerarqua y dependencias de la entidad en


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particular, cuya documentacin ser objeto de organizacin; y funcional, puesse trata de rescatar las funciones que por sus actividades cumpli cada unade las dependencias, de las que se desprende la gestin administrativa o latransaccin de negocios, a travs de los documentos de archivo. Se plantea

una definicin desde la archivstica del tema que nos ocupa: la historiainstitucional es la reconstruccin orgnicofuncional de la institucin quedurante su existencia, en el cumplimiento de sus funciones, ha tenido queproducir y recibir documentos, conformndose el archivo del ente productor,es decir de la institucin misma. Como los documentos se producen en unorden secuencial, lgico y natural, stos se pueden organizar de acuerdo a laestructura de la institucin de donde proceden, y la visin de conjunto querequiere la organizacin archivstica slo la puede proveer precisamente, lahistoria institucional.

De esta forma, podemos comprender que la institucin en el marco de la

archivstica se concibe como elemento fundamental de la gnesis documentaly por lo tanto acude a la historia institucional, pues slo sta le provee laevolucin orgnico - funcional de la entidad productora de documentos, conel fin de organizar los archivos de acuerdo a la estructura administrativa de laentidad (lo

guia metodologica historias institucionales

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