guide complet - microsoft access 2010.pdf

ACCESS2010

Copyright 2010 Micro Application20-22, rue des Petits-Htels75010 Paris

1re dition - Mai 2010

Auteur MOSAIQUE Informatique, SARL

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ISBN : 978-2-300-029264

ISSN : 1950-0289

MICRO APPLICATION Support technique :20-22, rue des Petits-Htels galement disponible sur75010 PARIS www.microapp.comTl. : 01 53 34 20 20Fax : 01 53 34 20 00http://www.microapp.com

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2926

Avant-proposDestine aussi bien aux dbutants quaux utilisateurs initis, la col-lection Guide Complet repose sur une mthode essentiellement pra-tique. Les explications, donnes dans un langage clair et prcis,sappuient sur de courts exemples. En fin de chaque chapitre, dcou-vrez, en fonction du sujet, des exercices, une check-list ou une sriede FAQ pour rpondre vos questions.Vous trouverez dans cette collection les principaux thmes de luni-vers informatique : matriel, bureautique, programmation, nouvel-les technologies...

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mise en page.

Il sagit dinformations supplmentaires relatives au sujet trait.

Met laccent sur un point important, souvent dordre technique quil nefaut ngliger aucun prix.

Propose conseils et trucs pratiques.

Donne en quelques lignes la dfinition dun terme technique ou duneabrviation.

Chapitre 1 Concepts et manipulations de base 91.1. Introduction .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111.2. Base de donnes, dfinition .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Lorganisation des donnes en sujets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Lidentifiant unique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Les relations permanentes et lintgrit rfrentielle . . . . . . . . . . . . . . 20De nombreux objets hirarchiss .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.3. Analyser le problme .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261.4. Crer une base de donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Crer une base de donnes vide .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Crer une base de donnes partir dun modle .. . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1.5. Fermer une base de donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371.6. Ouvrir une base de donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Choisir un mode douverture de la base .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391.7. Dcouvrir linterface dAccess 2010 .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Connatre les composants essentiels de linterface .. . . . . . . . . . . . . . . 40Connatre les actions proposes dans la barre doutils Accsrapide et dans le Ruban .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Changer lemplacement de la barre doutils Accs rapide .. . . . . . . 42Modifier le contenu de la barre doutils Accs rapide .. . . . . . . . . . . . . 43Dcouvrir le Volet de navigation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Masquer ou afficher le Volet de navigation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45La Barre dtat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Manipuler les objets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Utiliser laide dAccess 2010 .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1.8. Crer une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Crer une table en mode Cration .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Fermer et enregistrer une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

1.9. Autres mthodes pour crer des tables .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Crer une table en entrant des donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Crer une table en important des donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

1.10. Cas pratiques .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Analyser rapidement les donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Crer la base de donnes initiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Crer la table Auteurs en entrant des donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Crer les tables Contacts et Livres en mode Cration .. . . . . . . . . . . . . 79

Chapitre 2 Manipuler les donnes 852.1. Le mode Feuille de donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Ouvrir une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Ajouter un enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Modifier des donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Raliser des slections .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Se dplacer dans les enregistrements au moyen des boutonsde dplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Supprimer un enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Dfinir la largeur des colonnes et la hauteur des lignes .. . . . . . . . . . 99Ajouter un champ la structure dune table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

4

Dplacer un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Renommer un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Supprimer un champ dans une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Modifier la mise en forme des caractres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Masquer des colonnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Afficher des colonnes masques .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Imprimer des donnes dune table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2.2. Rechercher des donnes dans une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1142.3. Remplacer des donnes dans une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1182.4. Trier et filtrer les donnes dune table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Effectuer un tri simple .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Effectuer un tri avanc .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Appliquer des filtres courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Filtrer par slection .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Filtrer par formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Appliquer un filtre avanc .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

2.5. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Saisir des donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Rechercher et remplacer un type de livre .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Trier des livres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Filtrer des livres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Chapitre 3 Construire une structure de table optimale 1553.1. Manipuler les champs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Afficher la structure dune table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Ajouter un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Slectionner des champs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Dplacer un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Supprimer un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

3.2. Exploiter les proprits des champs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164La proprit Taille du champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165La proprit Nouvelles valeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167La proprit Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168La proprit Dcimales .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176La proprit Lgende .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177La proprit Valeur par dfaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177La proprit Null interdit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

3.3. Appliquer des masques de saisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Utiliser lAssistant Masque de saisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Crer un masque de saisie personnalis .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

3.4. Utiliser les listes de choix .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Faciliter la saisie avec des listes de valeurs constantes .. . . . . . . . . 186Faciliter la saisie avec des listes de valeurs provenantdune table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

3.5. Appliquer des rgles de validation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Appliquer une rgle de validation sur un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . 197Appliquer une rgle de validation sur une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . 202

3.6. Indexer les donnes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Crer un index sur un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

SO

MM

AIR

E

5

Crer un index sur plusieurs champs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Supprimer un index .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

3.7. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Optimiser la table Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Optimiser la table Livres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217

Chapitre 4 Contrler la cohrence des donnes 2294.1. Comprendre lutilit des relations et de lintgrit rfrentielle . 2314.2. Dfinir une cl primaire dans une table .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Dfinir une cl primaire sur un champ .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Dfinir une cl primaire sur plusieurs champs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Supprimer une cl primaire .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

4.3. Dfinir les relations entre les tables .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Construire des relations un plusieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Construire des relations plusieurs plusieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Construire des relations un un .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Modifier une relation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Supprimer une relation .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

4.4. Appliquer des rgles dintgrit rfrentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Comprendre lutilit des rgles dintgrit rfrentielle . . . . . . . . . 256Appliquer lintgrit rfrentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259Appliquer lintgrit rfrentielle en cascade .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

4.5. Imprimer les relations .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2644.6. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Dfinir des relations un plusieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Dfinir des relations plusieurs plusieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Dfinir des relations un un .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Quelques oprations annexes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Chapitre 5 Extraire des donnes 2915.1. Comprendre le rle des requtes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2935.2. Les requtes de slection .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

Quelques rudiments de SQL .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Travailler en mode Cration .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Crer une requte trie .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Crer une requte sur plusieurs tables .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Crer une requte utilisant des critres .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319Crer une requte utilisant des oprations .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Dfinir des formats dans une requte .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Utiliser les jointures dune requte .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

5.3. Utiliser lAssistant Requte .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Crer une requte simple avec lAssistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Crer une requte sur les doublons .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337Crer une requte sur la non-correspondance entre des tables . 340

5.4. Crer des requtes action .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342Crer une requte action de type cration de table .. . . . . . . . . . . . . . 342Crer une requte action de type ajout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Crer une requte action de type suppression .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Crer une requte action de type mise jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

6

5.5. Ajouter des paramtres dans les requtes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3505.6. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Crer des requtes de slection en mode SQL .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353Crer des requtes en mode Cration .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358Crer une requte action .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369Utiliser un paramtre dans la requte .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370Crer une liste de choix avec requte .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372

Chapitre 6 Amliorer la saisie 3796.1. Comprendre le rle des formulaires .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3816.2. Le modle conceptuel des objets des formulaires .. . . . . . . . . . . . . . . 3826.3. Crer des formulaires simples .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Utiliser lAssistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383Crer un formulaire sans lAssistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387Manipuler des donnes dans un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395Modifier les objets du formulaire en mode Cration .. . . . . . . . . . . . 403

6.4. Crer des formulaires imbriqus .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Crer un formulaire et un sous-formulaire simultanment laide de lAssistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Crer un sous-formulaire dans un formulaire existant . . . . . . . . . . . 427

6.5. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430Raliser un carnet dadresses avec lAssistant Formulaire . . . . . . 430Modifier des objets du formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Raliser le formulaire de saisie dune facture .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436Insrer un calcul dans un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

Chapitre 7 Restituer les donnes 4497.1. Crer des tats simples .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Utiliser les Assistants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Crer un tat sans lAssistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459Visualiser les donnes de ltat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Modifier un tat en mode Cration .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469

7.2. Crer des tats avancs .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4827.3. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Raliser un tat du carnet dadresses avec lAssistant . . . . . . . . . . . 486Raliser ltat des factures .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487

Chapitre 8 Automatiser les traitements 5018.1. Crer une macrocommande .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503

Modifier une macro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Excuter une macro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508Utiliser une macro .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509

8.2. Crer des modules en Visual Basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5098.3. Crer des graphiques .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5128.4. Crer des tableaux croiss dynamiques .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5168.5. Consulter les donnes dans un navigateur Internet . . . . . . . . . . . . . . 5228.6. Dmarrer automatiquement lapplication .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526

7

8.7. Cas pratique .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Crer une macro affichant un message de bienvenue .. . . . . . . . . . 529Crer une macro excutant plusieurs actions .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Utiliser une macro lance par un vnementdans un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Utiliser une macro dans un bouton de commande .. . . . . . . . . . . . . . 533

Chapitre 9 Glossaire 537B .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .539C .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .539D .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .540E .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .540F .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .540G .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .541I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .541L .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542M ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542N .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .543O .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .543P .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .543R .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .543S .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .544T .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .544U .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .544V .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .545

Chapitre 10 Index 547

8

CH

AP

ITR

E1

CONCEPTSET MANIPULATIONSDE BASEIntroduction .................................................................................................................... 11Base de donnes, dfinition ................................................................................... 15Analyser le problme ................................................................................................ 26Crer une base de donnes .................................................................................... 30Fermer une base de donnes ................................................................................ 37Ouvrir une base de donnes .................................................................................. 37Dcouvrir linterface dAccess 2010 .................................................................... 40Crer une table ............................................................................................................. 57Autres mthodes pour crer des tables ............................................................ 65Cas pratiques ................................................................................................................. 74

9

Dans ce premier chapitre, vous allez dcouvrir les concepts fdra-teurs dAccess 2010.

1.1. Introduction"Je gre ma base de donnes sur Excel"

Il est encore frquent dentendre cette phrase, un non-sens puisqueExcel nest pas un systme de gestion de bases de donnes mais untableur. Cette confusion trouve son origine dans le fait que les inter-faces des deux logiciels sont similaires, lorsque les donnes sontprsentes en tableau.

Figure 1.1 : La prsentation dedonnes dans une feuille de calculExcel

Figure 1.2 : La prsentation des donnes en mode Feuille de donnes sur Access nest pas sansrappeler celle dExcel

111.1. Introduction

La ressemblance sarrte l. Le tableur se caractrise par sa sou-plesse et sa rapidit de mise en uvre, alors que le systme degestion de bases de donnes permet avant tout dassurer la coh-rence dune grande quantit dinformations, indpendamment deleur prsentation : tables, relations, intgrit rfrentielle sont autantde puissants outils spcifiques aux bases de donnes que vousdcouvrirez bientt dans cet ouvrage permettant dassurer uncontrle permanent de la cohrence des informations quelles ren-ferment.

Bien sr, comme Excel, Access vous permet de saisir des informa-tions, de les consulter lcran et de les imprimer. De plus, le logicielest capable deffectuer des traitements, des synthses de donnes etil est interfaable avec le Web. Toutefois, comme tout systme degestion de base de donnes, la caractristique majeure dAccess, quile diffrencie des autres familles dapplications, est son aptitude optimiser lorganisation des donnes quil renferme. Lutilisationdun SGBDR est donc envisager lorsque la quantit de donnes enregistrer est importante et que les traitements de ces donnessont nombreux et sophistiqus.

SGBDRSigle signifiant "systme de gestion de bases de donnes relationnelles".

Access entre dans cette catgorie de logiciels.

Figure 1.3 : Les relations entre tables reprsentent un outil puissant doptimisation de la cohrencedes donnes

12 1. Concepts et manipulations de base

Si vous souhaitez, par exemple, dvelopper rapidement et facile-ment le systme de facturation de votre entreprise, grer les albumsde votre discothque ou les livres de votre bibliothque ou encoreadministrer les comptes et les mots de passe des abonns en lignede votre site web, Access est fait pour vous.

RADSigle signifiant Rapid Application Development et dsignant les logiciels

permettant les dveloppements rapides dapplications. Access 2010 entredans cette catgorie de programmes.

Access et ExcelChaque logiciel dispose de spcificits propres ; vous devez avoir recours

lun ou lautre en fonction de la situation traiter. Ainsi le manque descurit dExcel, en ce qui concerne la cohrence des donnes, est-il large-ment compens par une grande souplesse en matire de calculs complexesou de ralisation de graphiques. linverse, Access demande au dveloppeurune grande rigueur, du temps et des connaissances, tribu quil devra payercomme prix du contrle de cohrence permanent quexerce Access sur lesdonnes. Choisissez donc le tableur si vous travaillez seul sur des donnesnon optimises ou encore si vous avez besoin dobtenir rapidement des

Figure 1.4 : Access dispose de nombreux outils de synthse et de prsentation des donnes (ici, unformulaire avanc faisant appel aux donnes de plusieurs tables)

131.1. Introduction

rsultats lors de simulations, par exemple. En revanche, prfrez Accesssi votre travail est de type collaboratif, si la quantit dinformations est

grande et si les traitements sont nombreux, rptitifs et normaliss.

Les autres SGBDRAccess est certainement le SGBDR le plus rpandu, mais il trouve ses

limites lorsque les applications deviennent trs importantes ou ncessitentlcriture dune grande quantit de code de programmation. Des SGBDR telsquOracle ou SQL Server lui sont alors prfrs, mme sils ncessitent untemps de mise en uvre beaucoup plus important.

Les diffrentes versions dAccessDepuis 1992, anne de son lancement, Microsoft a mis sur le march de

nombreuses versions du logiciel : Access 2, Access 95, Access 97, Ac-cess 2000, Access XP, Access 2003, Access 2007 et enfin Access 2010, la mou-ture de loin la plus sophistique et la plus puissante du programme.

Produit ayant pleinement atteint sa maturit, la version 2010 dAc-cess est donc la dernire en date avoir t commercialise parMicrosoft. Access est le SGBDR le plus utilis ce jour ; statut mritsi lon dresse la liste impressionnante et non exhaustive des traite-ments que le logiciel sait effectuer. Rcupration de donnes issuesde sources htrognes, exportations vers la majorit des autresapplications, utilisations nombreuses sur Internet et en intranet,interfaage natif avec SQL Server, langage de programmation lattention des dveloppeurs ou encore bibliothque de commandesmacros pour les novices : ce ne sont que quelques exemples signi-ficatifs.

Configuration matrielle ncessaireAccess est un logiciel assez gourmand en ressources matrielles. Pour

utiliser le programme dans des conditions de confort ralistes, la configurationmatrielle ncessaire pourra tre un ordinateur compatible PC, avec 2 Go Mode mmoire vive et quelques gigaoctets despace libre sur le disque dur.


1.2. Base de donnes, dfinitionPour tre raliste, il convient de prciser que la mise en uvre dunSGBD requiert un investissement de temps non ngligeable (le d-veloppement de la structure dune base de donnes et des objets quilentourent comme les formulaires, les requtes, ou les tats de-mande de nombreux jours de travail). Dans quel cas doit-on utiliserun SGBDR et quelles sont les caractristiques dune base de donnesrelationnelle ?

Lorganisation des donnes en sujetsUn SGBDR optimise la manire dont les informations sont stockesen vitant les redondances. En effet, plutt que denregistrer toutesles donnes dans un seul fichier, comme ce serait le cas dans unclasseur dExcel, Access 2010 fractionne linformation et regroupeles donnes appartenant un mme centre dintrt (ou sujet) dansdes fichiers virtuels : les tables.

RedondanceCe terme, couramment utilis par les informaticiens, est synonyme de

rptition.

Les tables, fichiers de donnes virtuels dAccessAccess utilise un fichier unique et indissociable, portant lextension .accdb,

et regroupant lensemble des objets de la base de donnes, dont les tables. Ilnest donc pas possible den isoler une et de la copier individuellement dansun dossier du disque dur. Il nest donc pas faux de parler de "fichiers virtuels"pour dsigner les tables, dans la mesure o, si une table ne peut tremanipule indpendamment de lapplication qui la renferme en tant quefichier, il est en revanche parfaitement possible de la modifier depuis Access,aprs avoir ouvert la base de donnes qui la contient.

Certains SGDBR nont pas recours un fichier unique mais des fichiersspars. Il est alors possible disoler une table et de la copier indpendam-ment.

Lexemple qui suit permet dillustrer ces propos quelque peu thori-ques. Imaginez que votre travail consiste constituer un fichier depersonnes, des tudiants inscrits en universit, par exemple. Laquantit de donnes rpertorier est importante et les rubriques

151.2. Base de donnes, dfinition

telles que le nom, le prnom ou encore ladresse de chacun dentreeux sont nombreuses.

Chaque tudiant est inscrit un cours optionnel, dispens par desenseignants spcifiques (bien sr, lnonc du problme est rduit iciau minimum). Le tableau suivant vous montre comment les informa-tions seraient stockes dans un fichier Excel :

Tableau 1.1 : Prsentation des donnes dans un fichier unique

Nom Prnom Adresse Codepostal

Ville Matireoptionnelle

Nom delensei-gnant

TACQUE Rachel 65 ter, rue delglise

54000 NANCY Allemand Solange

THOUVENT Franois 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM conomie Npal

COSSELIN Jol 240, rue du Chne 29000 BREST Histoire delart

Gentil

ACHONE Lucie 135, rue Victor-Hugo

36018 CHTEAU-ROUX

Espagnol Mullerio

CZARD Valrie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX conomie Npal

MULLER Pierre 16, rue de la Cte 44800 SAINT-HERBLAIN

Commerceinternatio-nal

Bernardo

THOUVENIN Graldine 22, rue Georges-Clemenceau

69006 LYON Histoire delart

Gentil

DUPONT Denise 9, rue des rables 75010 PARIS Espagnol Muller

MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS Histoire delArt

Gentil

MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES conomie Npal

SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS Commerceinternatio-nal

Bernardo

DUPONT Julie 292 bis, rue duMoulin

54140 JARVILLE Espagnol Mullerio

COSSELIN Pascale 1, alle des Lilas 57000 METZ Allemand Solange

(voir Figure 1.5)

En fait, le tableur napporte ici aucun avantage significatif la gestionde linformation, par rapport un fichier manuel. Voyez maintenantcomment Access traite le problme. Vous allez voir les failles de cettepremire solution ou, plus exactement, les redondances dinforma-tions


Rien dire en ce qui concerne les donnes personnelles des tu-diants : nom, prnom, adresse, code postal ou encore la ville. Cesinformations sont uniques et spcifiques chaque individu. Ellesdoivent donc tre saisies dans leur intgralit. Il nexiste aucunmoyen de droger cette saisie (sous peine de perdre des informa-tions). Il nen va pas de mme pour les rubriques Matire optionnelleet Nom de lenseignant qui, comme vous pouvez le constater dans letableau, sont rptes autant de fois quil existe dtudiants inscritsau cours dispens par lenseignant. Ces rptitions dune mmeinformation napportent rien. Puisquune matire et le nom de len-seignant qui la dispense sont uniques, il ne sert rien de les rpter.Bien au contraire, cette redondance des informations est caractris-tique dun manque doptimisation de la manire dont les donnessont enregistres et gnre des alas : perte de temps, risques defautes dorthographe, place gche inutilement sont les principaux.

Lun des concepts majeurs, que doit garder lesprit tout dve-loppeur dune base de donnes, est de ncrire quune fois uneinformation donne, mme si celle-ci est utilise par plusieurs "fi-ches" (une ligne dinformation dans cet exemple). Pour cela, il se doitde regrouper les donnes en "sujets". Cette mthode, applique lexemple qui prcde, donne le rsultat suivant :

Figure 1.5 : Les donnes enregistres dans une feuille de calcul dExcel


Tableau 1.2 : Le premier sujet est celui de lidentit de ltudiant

Nom Prnom Adresse Code postal Ville

TACQUE Rachel 65 ter, rue de lglise 54000 NANCY

THOUVENT Franois 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM

COSSELIN Jol 240, rue du Chne 29000 BREST

ACHONE Lucie 135, rue Victor-Hugo 36018 CHTEAUROUX

CZARD Valrie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX

MULLER Pierre 16, rue de la Cte 44800 SAINT-HERBLAIN

THOUVENIN Graldine 22, rue Georges-Clemenceau 69006 LYON

DUPONT Denise 9, rue des rables 75010 PARIS

MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS

MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES

SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS

DUPONT Julie 292 bis, rue du Moulin 54140 JARVILLE

COSSELIN Pascale 1, alle des Lilas 57000 METZ

Tableau 1.3 : Le deuxime sujet est celui de la matire et de son enseignant

Matire optionnelle Nom de lenseignant

Allemand Solange

Commerce international Bernardo

conomie Npal

Espagnol Mullerio

Histoire de lart Gentil

Il nexiste plus maintenant de rptition. La mthodologie employepour le stockage de linformation est optimale et les inconvnientsde la premire mthode disparaissent : temps de saisie limit auminimum, orthographe unique pour une ligne, optimisation de les-pace de stockage.

Lidentifiant uniqueIl nest pas possible darrter ici le modle conceptuel prsentprcdemment car il est encore imparfait. Certes, les redondancesdinformations sont vites mais quel prix. Les cours optionnels (etles noms des enseignants correspondants) ne sont plus rattachs


aux tudiants, si bien quil devient impossible de savoir quellematire ceux-ci sont inscrits. La base de donnes est inutilisable enltat.

Il faut donc trouver un moyen, fiable, de relier les deux sujets. Lasolution consiste recourir un identifiant unique, appel "cl pri-maire", affect chaque matire et report sur la liste des tudiants.Voyez cette mthode applique notre exemple :

Tableau 1.4 : La rubrique ajoute permet de rpertorier lidentifiant de la matire optionnelle

Nom Prnom Adresse Codepostal

Ville Numro de la ma-tire optionnelle

TACQUE Rachel 65 ter, rue de lglise 54000 NANCY 1

THOUVENT Franois 1, rue Gambetta 67890 HIRSHEIM 3

COSSELIN Jol 240, rue du Chne 29000 BREST 5

ACHONE Lucie 135, rue Victor-Hugo 36018 CHTEAUROUX 4

CZARD Valrie 120, rue de Villers 33100 BORDEAUX 3

MULLER Pierre 16, rue de la Cte 44800 SAINT HERBLAIN 2

THOUVENIN Graldine 22, rue Georges-Clemenceau

69006 LYON 5

DUPONT Denise 9, rue des rables 75010 PARIS 4

MULLER Maryse 98, rue Pasteur 62300 LENS 5

MARCHAND Jean 5 bis, rue Blondot 56330 RENNES 3

SCHLESSER Tom 17, rue Hortensia 75015 PARIS 2

DUPONT Julie 292 bis, rue du Moulin 54140 JARVILLE 4

COSSELIN Pascale 1, alle des Lilas 57000 METZ 1

Tableau 1.5 : Un identifiant unique est affect chaque matire optionnelle

Numro Matire optionnelle Nom de lenseignant

1 Allemand Solange

2 Commerce international Bernardo

3 conomie Npal

4 Espagnol Mullerio

5 Histoire de lArt Gentil

Cette modification est suffisante pour redonner leur cohrence auxdonnes : il est maintenant possible de connatre la matire option-nelle et lenseignant attachs un tudiant. La quantit dinforma-


tions enregistres a, certes, un peu augment (il faut enregistrer lesidentifiants uniques dans chaque table), mais le volume de stockageutilis reste infrieur celui quil tait initialement. Il le serait encoreplus si la table des matires optionnelles renfermait beaucoup plusde rubriques : on parle alors de "champs".

Terminologie des bases de donnes relationnellesIl existe une terminologie consacre au dveloppement de bases de donnes.

Ainsi, pour dsigner des sujets (les tudiants par exemple), des fiches (le troi-sime tudiant par exemple) et des rubriques (le prnom par exemple), il estdusage dutiliser respectivement les termes "tables, enregistrements" ou"lignes" et "champs" ou "colonnes".

Le gain de place nest pas le seul avantage de cette organisation desdonnes : une modification du nom de lenseignant affect unematire ne sera effectue quune fois (alors quelle aurait d treritre autant de fois que le nom tait utilis si les informationstaient stockes dans une table unique, comme ctait le cas initia-lement).

Les relations permanentes et lintgritrfrentielle

Imaginez maintenant que lune des matires optionnelles ensei-gne dans la facult soit supprime et que les tudiants inscrits ces cours doivent tre rays des listes car ils sont automatique-ment inscrits dans un autre tablissement universitaire dispen-sant ces cours.

Pour loprateur ou lopratrice de saisie missionn pour raliserla mise jour des fichiers, la tche est considrable puisquil luifaut, dune part, supprimer lenregistrement correspondant lamatire de la table des matires optionnelles, mais aussi et sur-tout supprimer de la table des tudiants ceux dentre eux quitaient inscrits au cours dans lesquels la matire supprime taitdispense.

Access permet dtablir une relation permanente entre les deuxtables et dy associer une trs puissante fonctionnalit, nomme"intgrit rfrentielle", dont le rle est dassurer une mise jouren cascade des enregistrements dune table en fonction des mo-difications effectues dans une autre. Dans cet exemple, tous les


enregistrements faisant rfrence la matire optionnelle suppri-me seraient automatiquement effacs dans la table des tu-diants.

De nombreux objets hirarchissUne base de donnes Access est un objet conteneur de toute lappli-cation.

Il convient de dfinir les notions dobjets conteneurs et dobjetscontenus car il est fait rfrence en permanence ces notions dansAccess (de mme que dans la plupart des langages de programma-tion actuels qui sont dits orients objets). La plupart des lmentsutiliss se nomment des "objets" et fonctionnent selon le principedes poupes russes : un objet conteneur contient des sous-objetsconteneurs qui contiennent eux-mmes encore des sous-objetsconteneurs ou des objets contenus. Ce schma permet de dsignernimporte quel lment dune application en "traversant" les objetsqui lui sont hirarchiquement infrieurs ; le terme consacr estDOM (Data Object Model).

Le DOM est une mthode trs efficace pour dsigner sans ambi-gut un objet, une de ses caractristiques ou proprits, ouencore une action associe un vnement (on parle alors de"mthode").

Cette description du modle objet peu paratre quelque peu abs-conse, voici donc une transposition de ce que pourrait tre leDOM sur des tres humains Lanalogie permettra de mieuxfixer les ides. Imaginez que la langue DOM soit parle dans lelangage usuel. Vous ne direz plus alors : "Jai mal loreille

Figure 1.6 : Lapplication delintgrit rfrentielle sousAccess est unefonctionnalit trs puissante


gauche", mais : "Jai Corps.Tte.Oreille.Douleur = Vrai". Droutante,cette syntaxe a le mrite dtre claire puisque, dans lobjet conteneurCorps, vous trouvez le sous-objet conteneur Tte, qui lui-mmecontient lobjet Oreille dont la proprit Douleur est gale la valeurboolenne Vrai.

ObjetLe concept dobjet est omniprsent dans Access. Chaque bote de dialo-

gue, chaque liste ou chaque bouton est un objet. Certains dentre eux sontdes objets conteneurs, dautres des objets contenus. Lobjet conteneur le plusvaste est lobjet Base de donnes qui contient toute lapplication.

Lobjet conteneur Base de donnes contient plusieurs grandes fa-milles dobjets sous-conteneurs. Les principaux sont cits dans cequi suit.

Les tables

Les tables, qui ont dj t prsentes, sont les objets conteneursprincipaux dAccess. Elles renferment linformation structure enenregistrements, eux-mmes diviss en champs.

Les requtes

Ces puissants objets permettent dextraire et de modifier des infor-mations contenues dans les tables.

Figure 1.7 : Une table visualise depuis linterface dAccess 2010


Les formulairesLes formulaires autorisent la prsentation lcran des informationscontenues dans les tables ou dans les requtes des fins de consul-tation ou de modification. Sans eux, les donnes peuvent toutefoistre obtenues dans un mode brut par le mode Feuille de donnes,mais ce dernier est peu convivial et ne peut tre utilis commeinterface de saisie des informations dans une application finalise (lemode Feuille de donnes nest utilis que pour tester lapplicationpendant le dveloppement).

Figure 1.8 : Une requte dAccess

Figure 1.9 : Un formulaire dAccess


Les tatsLes tats sont utiliss pour restituer un rsultat final, synthse delinformation renferme dans les tables (une facture imprime ouconsulte lcran par exemple).

Les macrosLes macros (ou macrocommandes) permettent, sans connaissanceparticulire en matire de programmation, dautomatiser des tchessimples.

Figure 1.10 : Un tatdAccess 2010

Figure 1.11 : Une macrocommandedAccess


Les modulesPlus puissants que les macrocommandes, ces objets sont des pro-grammes crits en langage Visual Basic. Ils permettent deffectuertous les traitements. Il est cependant ncessaire, pour y avoir re-cours, de disposer dune connaissance approfondie en matire deprogrammation.

Rsum des termes utiliss sur AccessUne base de donnes contient les familles dobjets suivantes : les tables,

les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules.

Une table contient des enregistrements (ou lignes) qui contiennent deschamps (ou colonnes) qui contiennent des donnes.

Figure 1.12 : Le code dun module, en Visual Basic

Figure 1.13 : Les principales familles dobjets dune base de donnes Access


1.3. Analyser le problmeBien entendu, vous tes probablement impatient de crer votrepremire table sur Access 2010. Les sections suivantes de ce chapi-tre vont satisfaire vos attentes. Mais profitons encore de cette intro-duction pour rpter quune table suffit rarement, pour ne pas direjamais, comme conteneur dune application, mme primitive. En fait,le seul cas de figure qui se satisfasse dune table unique est celuidune simple liste (un carnet dadresses par exemple), ce qui,avouons-le, constitue un pitre exercice de style pour un SGBDRaussi sophistiqu que celui qui est le sujet de ce livre.

Lexemple simple dcrit dans la section prcdente a dj mis envidence laspect nfaste des redondances dinformations dans unetable. Ce constat doit tre lev au niveau de dogme pour toutdveloppeur dune base de donnes qui se respecte.

Cette affirmation est certes plus facile noncer qu mettre enpratique car chaque dveloppement est guid par une problmati-que spcifique quil convient danalyser. Aussi, avant de se lancerdans le dveloppement dune base de donnes, qui dbute forc-ment par la cration des tables puisque celles-ci constituent le noyaudu systme mis en uvre, il est conseill de prendre le tempsncessaire la rflexion. Vos deux outils sont le papier et le crayon,tout simplement. Pensez que les quelques heures investies initiale-ment et pendant lesquelles vous questionnerez les utilisateurs, ob-serverez leurs habitudes et anticiperez leurs besoins vous serontrestitues au centuple lorsque vos formulaires et vos tats sappuie-ront sur une structure saine et optimale constitue de tables bienconstruites. Pensez, linverse, que des tables mal structures repr-senteront un boulet quil vous faudra traner tout au long du tempsde vie de lapplication et qui vous imposera un assemblage de"rustines", sources derreurs et gnratrices de temps perdu.

Le premier principe, quil vous faut appliquer, car il vous guideradans votre analyse, est le "regroupement par sujets". Pour lecomprendre et le matriser, vous allez tudier un nouvel exemplethorique. Vous dcouvrirez ensuite comment mettre en pratiquevotre analyse. Voici votre objectif : grer une collection de dis-ques.


Regroupement par sujetsPendant lanalyse du problme, les informations doivent tre runies par

sujets. Les sujets dtermins permettent ensuite de crer facilement lestables qui en dcoulent.

SujetUn sujet est un type dinformation, fractionn en plusieurs parties distinc-

tes (les champs) et dcrivant intgralement et uniquement le type concern (ilne doit manquer aucun champ ncessaire la description et, linverse, lesujet ne doit pas renfermer de champ extrieur au type dinformation quildcrit).

Si vous agissez dans la prcipitation, vous risquez de commettre uneerreur frquente, la mme que celle qui a t constate dans lexempleprcdent, cest--dire crer une table unique dans laquelle chaquechamp correspond lune des informations stocker. Inutile de prci-ser que la mthode est mauvaise car elle est synonyme, une foisencore, de redondances dinformations, de perte de temps, de risquesderreurs et de place gaspille, pour ne citer que les maux les plusflagrants. En outre, les "dgts" seront plus importants que prcdem-ment car lapplication ncessite de stocker plus dinformations.

Pas de prcipitation, donc. ce stade, un simple papier et un crayonsont les seuls instruments ncessaires. Commencez par dresser la liste(volontairement simplifie) de toutes les informations enregistrer :

j le titre du disque ;

j le nom de lartiste ;j le prnom de lartiste ;j le nom de lditeur ;j ladresse de lditeur ;j le code postal de lditeur ;j la ville de lditeur ;j le pays de lditeur ;j la date de sortie du disque ;j le type de disque (CD-ROM, DVD, vinyle) ;j le thme musical (blues, classique, jazz, mtal, pop, rap, rock,

rythm and blues, varit, soul) ;j le prix du disque.

271.3. Analyser le problme

Indpendance des champsLors de la construction dune table, veillez crer un champ pour chaque

donne enregistrer. Ainsi, le nom et le prnom tant des informationsdistinctes, il est indispensable de leur affecter chacun un champ dans la tablequi les enregistrera. Si vous nappliquez pas cette rgle lmentaire, lestraitements ultrieurs des donnes sen trouveront alourdis, voire impossi-bles. Imaginez, par exemple, que vous nayez rserv quun seul champ pourstocker la fois le code postal et la ville. Il vous serait alors trs difficiledeffectuer un classement des enregistrements selon cette dernire.

Imaginons que vous vous lanciez prcipitamment dans la crationdune table unique, qui contiendrait autant de champs quil existedlments sur cette liste. Ds le dbut de la saisie, vous serezconfront au problme de redondance de certaines informations. Eneffet, il est rare quun auteur compose un seul disque et, si plusieursuvres dun mme auteur doivent tre enregistres, il deviendrancessaire de rpter autant de fois la saisie de son nom et de sonprnom que le fichier contiendra de disques de cet artiste. Cetteerreur sera alors sanctionne par :

j une perte de temps non ngligeable lors de la saisie ;

j une occupation inutile de lespace libre de votre disque dur ;j une baisse des performances lors des traitements (le parcours

dun fichier volumineux est plus long que celui dun petit fichier) ;j une augmentation des risques derreurs (les informations tant

enregistres plusieurs fois, une erreur de saisie est probable) ;j limpossibilit de corriger une information relative un artiste (un

changement de nom la suite dun mariage par exemple) sansdevoir rpter la correction sur tous les enregistrements des dis-ques de cet artiste.

Une fois encore, la ncessit de regrouper les informations parsujets simpose. Une information donne ne doit tre enregistrequune fois dans son sujet. Linformation finale (les renseignementsrelatifs un disque donn dans cet exemple) sera reconstitue enliant les sujets entre eux au moyen de relations, dont le principe etles mcanismes seront dcrits plus loin.

Dans cet exemple, la liste des informations peut tre fractionne entrois sujets :

j les informations relatives au disque ;

j les informations relatives lartiste ;


j les informations relatives lditeur.

Chacun de ces sujets ncessite la cration dune table.

Dterminer les sujetsCette opration devient naturelle avec lexprience car les mmes sch-

mas reviennent toujours, indpendamment du domaine dapplication. Unebonne mthode consiste lister, sur papier, toutes les informations stocker(comme cela a t fait prcdemment). Inutile de chercher ce stade tablirun ordre. Il est par contre important de ne rien oublier. Dterminez ensuite lepremier sujet, affectez-lui une marque dindex (le chiffre 1 ou la lettre A parexemple) et indexez tous les lments de la liste qui lui correspondent (ceslments deviendront des champs lorsque la table correspondante seracre). Faites de mme pour les autres sujets. Une fois chaque sujet prcis-ment dcrit, il ne vous restera qu ordonner les informations (mettre le codepostal avant la ville par exemple). Cet ordonnancement a pour seul but devous permettre une meilleure apprhension du contenu de la table. Uneerreur ce stade nest toutefois pas gravissime car il vous est toujourspossible de prsenter les donnes dans lordre de votre choix dans lesformulaires ou les tats rcapitulatifs.

Le rsultat obtenu est le suivant :

Tableau 1.6 : La liste des sujets

Sujet Numro dindex du sujet

Disques 1

Artistes 2

Maisons ddition de disques 3

Tableau 1.7 : Les informations enregistrer et leurs sujets

Donnes stocker Sujet auquel la donne est affecte

Titre du disque 1

Nom de lartiste 2

Prnom de lartiste 2

Nom de lditeur 3

Adresse de lditeur 3

Code postal de lditeur 3

Ville de lditeur 3

Pays de lditeur 3

Date de sortie du disque 1

Type de disque 1

291.3. Analyser le problme

Tableau 1.7 : Les informations enregistrer et leurs sujets

Donnes stocker Sujet auquel la donne est affecte

Thme musical 1

Prix 1

Cl primaireLe numro dindex du sujet est nomm "cl primaire". Il sagit dun iden-

tifiant unique, affect chacun des enregistrements du sujet et permettant delidentifier.

Dsormais, en cas derreur sur le nom dun artiste, son orthographene sera corrige quune fois au sein du sujet Artistes mis en relationavec le sujet Disques.

Une telle analyse initiale du problme vous permettra de construireun "conteneur" optimal des donnes. Mettons fin pendant quelquespages la thorie pour dcouvrir comment construire sur Ac-cess 2010 les tables correspondant aux sujets que vous venez dedfinir. Mais avant cela, il vous faut crer la base de donnes, conte-neur de toute lapplication.

1.4. Crer une base de donnesLa procdure de cration dune base de donnes est trs simple. Ellesapparente celle utilise sur la plupart des logiciels bureautiquestels que Word ou Excel. Gardez toutefois lesprit quune base dedonnes, mme si Access lenregistre sous la forme dun fichierunique (portant lextension .accdb), renferme de nombreux objets detypes diffrents, dont les tables constituent le pivot central.

Commencez par lancer Access 2010 en cliquant sur le bouton dmar-rer, puis sur le menu Tous les programmes/Microsoft Office/MicrosoftOffice Access 2010.

Lcran louverture dAccess 2010Lorsque Access 2010 est dmarr, un premier cran est affich. Il propose

les principales fonctionnalits de cration dune base de donnes (une basevide ou constitue partir dun modle) ou douverture dune base existante(cre prcdemment sous Access). Ct cran nest pas affich si le fichierdune base de donnes existante est directement ouvert (par un double-clic


depuis lExplorateur de fichiers de Windows, par exemple) : la base estdans ce cas automatiquement ouverte dans Access.

Il existe plusieurs mthodes pour crer une base de donnes, lapremire consistant gnrer une base de donnes vide.

Crer une base de donnes vide1 Cliquez sur longlet Fichier situ en haut et gauche de la

fentre dAccess 2010.

2 Dans le menu affich, cliquez sur Nouveau.

3 A la rubrique Modles disponibles, choisissez Base de donnes vide.Dans la zone Nom de fichier, saisissez le nom de la base de don-nes crer puis cliquez sur le bouton Crer.

Figure 1.14 : Lcran affich audmarrage dAccess 2010

Figure 1.15 : Le menu affich par longlet Fichier

311.4. Crer une base de donnes

4 Access 2010 vous propose par dfaut denregistrer le fichierdans le dossier Documents. Pour modifier cet emplacement, cli-quez sur licne Cherchez un emplacement pour votre base de don-nes, symbolis par un dossier ouvert, droite de la zone Nom defichier.

5 Dans la bote de dialogue Fichier Nouvelle base de donnes, choi-sissez le dossier denregistrement de la base de donnes et cliquezsur le bouton OK.

Figure 1.16 : La cration dune base de donnes vide

Figure 1.17 : Lenregistrement de la base de donnes dans le dossier choisi


Cration dun nouveau dossier lors de lenregistrement dun fichier

Pour crer rapidement un dossier lors de lenregistre-ment du fichier, utilisez le bouton Nouveau dossier.

Les noms de fichiersComme les autres logiciels Microsoft, Access 2010 propose le dossier

Documents par dfaut comme espace denregistrement. Il est prfrable dene pas enregistrer tous vos fichiers dans ce dossier car leur nombre va trsvite augmenter. Utilisez plutt la mthode consistant crer un dossier partype dapplication.

Choisissez des noms de fichiers significatifs : vitez les noms du type Base dedonnes1.accdb car ils ne donnent pas dindication sur le contenu du fichieret prfrez des noms comme Facturation.accdb ou Disques.accdb.

Extensions des fichiers Access 2010Conservez lextension .accdb pour vos fichiers de bases de donnes

Access 2010, sinon les fichiers ne seront plus reconnus par lapplication(accdb est labrviation de Access Data Base).

Lextension .accdb se substitue, depuis la version 2007 dAccess, lancienneextension .mdb, employe par Microsoft pour les fichiers de bases de don-nes Access, jusqu la version 2003.

Il existe deux autres extensions caractristiques dAccess 2010 : lexten-sion .accde, qui remplace lancienne extension .mde et caractrise les fi-chiers qui peuvent uniquement tre excuts (sans possibilit de modifica-tion) ainsi que lextension .accdt, utilise pour les modles de bases dedonnes Access.

6 De retour dans le volet Base de donnes vide, cliquez sur le boutonCrer.

Dans la fentre dAccess apparat celle de la base de donnes. Accesspropose lutilisateur de crer immdiatement une table pour ysaisir des donnes, en mode Feuille de donnes.


Modifier le dossier denregistrement par dfaut

Pour redfinir le dossier denregistrementpar dfaut de vos bases de donnes, cliquez

sur longlet Fichier puis sur le bouton Options.

Cliquez ensuite sur longlet Gnral dans la bote de dialogue OptionsAccess. Saisissez le chemin du nouveau dossier dans la zone Dossier de basede donnes par dfaut de la rubrique Cration de bases de donnes.

Format denregistrement de la base de donnesLe format denregistrement Access 2007 est propos par dfaut (format de

la version prcdente dAccess). Il vous permet de bnficier de toutes lesfonctionnalits offertes par cette nouvelle version du logiciel. Il vous esttoutefois possible, pour des raisons de compatibilit, dutiliser des formatsdenregistrement antrieurs des bases de donnes. Cliquez pour ce faire sur

Figure 1.18 : la cration dune nouvelle base de donnes, la cration immdiate dune premiretable est propose

Figure 1.19 : Le choix du dossier denregistrement par dfaut


la flche de la liste Format de fichier par dfaut pour la base de donnesvierge de longlet Gnral de la bote de dialogue Options Access.

Crer une base de donnes partir dun modleAccess 2010 offre de nombreux modles de bases prconstruites,copis lors de linstallation du logiciel sur le disque dur de lordina-teur ou disponibles en ligne, sur le site Internet de Microsoft, et dontles objets peuvent tre utiliss en ltat ou modifis. Cest un gain detemps apprciable pour le dveloppeur qui y trouve un thme pro-che de celui de sa future application ; cette fonction reprsentegalement un outil pdagogique non ngligeable puisque les objetsgnrs peuvent y tre tudis.

Access 2010 offre plusieurs catgories de modles.

1 Cliquez sur longlet Fichier.

Le mode BackstageCe nouveau terme dsigne, sous Office 2010, les fonctionnalits accessibles

depuis longlet Fichier (ouvertures et enregistrements de bases de donnes,raccourcis vers les fichiers rcemment utiliss, impressions, options, ).

2 Dans la partie gauche de la fentre, cliquez sur Nouveau.

3 la rubrique Modles disponibles, cliquez sur Exemples de modles.

Utiliser les modles en ligneLa rubrique Modles Office.com propose, dans sa partie infrieure, des

liens permettant daccder des catgories de modles, depuis le site Inter-net de Microsoft.

4 Cliquez sur le nom du modle utiliser (Base de donnes Contactssur le Web, par exemple), symbolis par une icne dans le volet.

Figure 1.20 : Le choix du format denregistrement de la base de donnes


5 Dans la zone Nom de fichier, en bas et droite de la fentre,saisissez le nom affecter la nouvelle base de donnes puiscliquez sur le bouton Crer.

Modles tlchargs partir dOffice OnlineSi le modle utilis est tlcharg depuis Office Online, il nest pas prsent

sur lordinateur et doit tre tlcharg avant de pouvoir tre utilis. Le boutonTlcharger se substitue alors au bouton Crer.

Figure 1.21 : Le choix dun modle

Figure 1.22 : La saisie du nom de la nouvelle base de donnes

Figure 1.23 : La nouvelle base de donnes, cre selon le modle choisi, est ouverte dans la fentredAccess 2010


1.5. Fermer une base de donnesComme tout fichier, une base de donnes doit tre ferme la fin deson utilisation. Lopration comprend videmment une phase den-registrement automatique des donnes dans un fichier sur le disquedur afin de permettre leur rutilisation ultrieure.

Pour fermer la base de donnes en cours dutilisation, cliquez surlonglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes, dans le voletaffich.

1.6. Ouvrir une base de donnesIl existe plusieurs mthodes pour ouvrir une base de donnes. Laplus conviviale, si la base a t rcemment utilise, est la suivante :

1 Depuis le mode Backstage, accessible par longlet Fichier, cliquezsur lun des liens pointant vers lune des dernires bases dedonnes utilises.

2 Ces liens, pointant vers les bases de donnes rcemment ouver-tes, sont galement proposs depuis longlet Fichier, lorsque lebouton Rcent est cliqu.

Figure 1.24 : La fermeture de la base de donnes

Figure 1.25 : Louverture dune base de donnes rcemmentutilise

371.6. Ouvrir une base de donnes

3 Si le nom de la base de donnes ouvrir nest pas affich dans laliste des dernires bases utilises, cliquez sur le bouton Ouvrir,aprs avoir cliqu longlet Fichier (ou utilisez la combinaison detouches [Ctrl]+[O]).

La bote de dialogue Ouvrir apparat.

4 Dans la bote de dialogue, cliquez sur le lecteur ou sur le dossierqui contient la base de donnes ouvrir. Slectionnez la base dedonnes, puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez di-rectement sur le nom de la base de donnes ouvrir.

Figure 1.26 : Les liens proposslorsque le bouton Rcent estcliqu

Figure 1.27 : Louverture de labase de donnes


La recherche dune base de donnesPour retrouver rapidement une base de donnes, alors que la bote de

dialogue Ouvrir est affiche, cliquez sur le dossier ou sur le lecteur de lordi-nateur susceptible de renfermer la base de donnes (un disque dur ou unlecteur de CD, par exemple). Dans la zone Rechercher, saisissez tout ou partiedu nom de la base de donnes recherche.

Choisir un mode douverture de la baseAccess 2010 dispose de plusieurs modes douverture dune base dedonnes. Par dfaut, lorsque le bouton Ouvrir de la bote de dialogueOuvrir est activ, la base est ouverte en mode daccs partag. Celasignifie que tous les utilisateurs peuvent lire et crire simultanmentdans la base.

Pour ouvrir la base de donnes en lecture seule afin de la consultersans la modifier, cliquez sur la flche du bouton Ouvrir et choisissezOuvrir en lecture seule.

Si vous souhaitez ouvrir la base de donnes en mode Exclusif,choisissez Ouvrir en exclusif parmi les options proposes sur la listedu bouton Ouvrir (les autres utilisateurs ne pourront pas, dans ce cas,ouvrir la base pendant votre utilisation de celle-ci).

Si vous choisissez la dernire option propose dans la liste dubouton Ouvrir, intitule Ouvrir en mode lecture seule exclusif, vousdisposerez des mmes fonctionnalits que dans loption prcdente,mais, de plus, seule la consultation vous sera permise (vous nepourrez pas modifier la base).

Compatibilit avec dautres formats de bases de donnesLe bouton Microsoft Access de la bote de dialogue Ouvrir autorise louver-

ture de fichiers enregistrs dans des formats diffrents du format ACCDB(mdb, dBASE, Excel, Exchange, Paradox, Sharepoint, etc.). Un Assistantconstruit alors les tables Access correspondantes et cre un lien dynamiqueavec le fichier source.

Figure 1.28 : Louverture dune base de donnes enlecture seule

391.6. Ouvrir une base de donnes

1.7. Dcouvrir linterface dAccess 2010Avant daller plus loin dans lutilisation du logiciel, dcouvrez soninterface.

Connatre les composants essentiels de linterfaceLes principaux composants de linterface dAccess 2010 sont lessuivants :

j la Barre de titre, en haut de la fentre dAccess 2010, et danslaquelle le nom de la base de donnes ouverte est indiqu ;

j le Ruban. Cette zone, affiche en haut de la fentre dAccess,renferme plusieurs catgories dlments de contrle du pro-gramme. Parmi ceux-ci, citons les onglets de commandes, per-mettant dinteragir sur le logiciel. Certains de ces onglets sont ditscontextuels car leurs contenus varient en fonction de laction encours de ralisation. Le Ruban affiche galement des galeries(zones daperus permettant dapprcier le futur rsultat, aprsapplication dun traitement) ;

Figure 1.29 : De nombreuxformats de bases de donnespeuvent tre ouverts

Figure 1.30 : Le Ruban dAccess 2010


La personnalisation du Ruban, une nouveaut dAccess 2010Il vous est dsormais possible de personnaliser laspect du Ruban de

linterface dAccess (ajouter ou supprimer des onglets et les boutons quilsrenferment).

Pour ce faire, cliquez sur Fichier/Options ou oprez un clic droit dans leRuban et choisissez Personnaliser le Ruban dans le menu contextuel quiapparat. La bote de dialogue Options Access, qui est alors affiche, vouspermet de choisir les lments affichs dans le Ruban ainsi que leursemplacements.

j la barre doutils Accs rapide,qui regroupe les commandes lesplus frquemment utilises, ac-cessibles par de simples clics sur des boutons ;

j le volet Tous les objets Access, qui permet daccder aux objetsconstituant la base de donnes.

Figure 1.31 : La personnalisation du Ruban depuis la bote de dialogue Options Access

Figure 1.32 : La barredoutils Accs rapide

Figure 1.33 : Le volet Tous les objets Access

411.7. Dcouvrir linterface dAccess 2010

Connatre les actions proposes dans la barredoutils Accs rapide et dans le Ruban

Pour connatre la signification des boutons proposs dans la barredoutils Accs rapide et dans le Ruban, survolez-les avec le pointeurde la souris sans cliquer. Aprs une seconde environ dimmobilit dupointeur sur un bouton, une petite zone de texte, nomme "info-bulle", est affiche et donne une description succincte de lactionofferte par le bouton survol.

Changer lemplacement de la barre doutils Accsrapide

La barre doutils Accs rapide renferme un bouton, nommPersonnaliser la barre doutils Accs rapide, permettant de modifierlemplacement de la barre doutils et son contenu.

Pour modifier la position de la barre doutils dans linterface, cliquezsur le bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapide et choisissezAfficher en dessous du ruban ou Afficher au-dessus du ruban dans lemenu qui est alors dvelopp, en fonction de la position que voussouhaitez affecter la barre doutils.

Figure 1.34 : Une infobulle est affiche lors du survol dunbouton du Ruban

Figure 1.35 : Le bouton Personnaliser la barre doutilsAccs rapide


Modifier le contenu de la barre doutils Accsrapide

Pour modifier le contenu de la barre doutils (cest--dire les boutonsquelle contient) :

1 Cliquez sur le bouton Personnaliser la barre doutils Accs rapideet choisissez Autres commandes.

La bote de dialogue Options Access apparat alors et la rubriqueBarre doutils Accs rapide y est affiche.

2 Choisissez la catgorie de commandes (Onglet Fichier, OngletAperu avant impression, Onglet Accueil, etc.) dans la liste drou-lante de la zone Choisir les commandes dans les catgories suivantespuis cliquez sur la commande devant tre ajoute la barredoutils, dans la liste prsente sous cette zone.

3 Cliquez sur le bouton Ajouter pour placer la commande slection-ne dans la barre doutils (la commande est alors affiche dans lacolonne de droite).

linverse, le bouton Supprimer permet de retirer une commande dela barre doutils, aprs que celle-ci a t slectionne dans la colonnede droite.

4 Cliquez sur le bouton OK de la bote de dialogue Options Access.

Figure 1.36 : La rubriquePersonnaliser la barre doutilsAccs rapide de la bote dedialogue Options Access


Autre mthode daccs la personnalisation de la barre doutils Accs rapideLa rubrique Personnaliser la barre doutils Accs rapide de la bote de

dialogue Options Access est galement accessible par un clic sur longletFichier puis sur le bouton Options dans le menu affich. Dans la bote dedialogue Options Access, cliquez sur Barre doutils Accs rapide.

Dcouvrir le Volet de navigationLe Volet de navigation affich sur la gauche de la fentre dAc-cess 2010 lorsquune base de donnes a t ouverte, les objets quicomposent la base de donnes, rangs selon certaines catgories.

Modifier la taille du Volet de navigationPour modifier la largeur du Volet de navigation, il vous suffit de cliquer sur

son bord droit, nomm Barre de redimensionnement, de maintenir le boutonde la souris enfonc et de glisser la double flche qui apparat vers la droiteou vers la gauche.

Si la taille du volet a t rduite son maximum, il naffiche plus les catgo-ries dobjets (seule la mention Volet de navigation est affiche verticalement gauche de la fentre dAccess).

Pour redonner au volet sa taille initiale, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer labarre de redimensionnement prsent en haut du Volet de navigation.

Figure 1.37 : Le redimensionnement duVolet de navigation


Autre mthode de modification de la taille du Volet de navigationPour modifier la taille du Volet de navigation, il vous est galement possi-

ble dutiliser la touche [F11] ou de double-cliquer sur la Barre de redimension-nement place droite du volet.

Masquer ou afficher le Volet de navigationVous pouvez choisir de rendre visible ou non le Volet de navigationen cliquant sur longlet Fichier puis sur le bouton Options qui est alorsaffich et enfin en choisissant Base de donnes active dans la bote dedialogue Options Access. Dcochez ou cochez alors la case Afficher levolet de navigation la rubrique Navigation. Cette option sera dans cecas active au prochain dmarrage du logiciel.

Figure 1.38 : Le bouton Ouvrir/Fermer labarre de redimensionnement


La Barre dtatLa Barre dtat est situe en bas de la fentre dAccess 2010. Son rleest dafficher des informations spcifiques laction en cours. Ellerenferme galement diffrents boutons utiles pour passer dun modedaffichage un autre.

Masquer ou afficher la Barre dtatVous pouvez choisir de rendre visible ou non la Barre dtat en cliquant sur

longlet Fichier puis sur le bouton Options qui est alors affich. Cliquezensuite sur Base de donnes active puis dcochez ou cochez la case Afficherla barre dtat la rubrique Options de lapplication.

Figure 1.39 : Loption daffichage du volet de navigation

Figure 1.40 : Loption daffichage de la Barre dtat


Manipuler les objetsDuplication, suppression, changement de nom ou encore de descrip-tion sont des oprations qui seffectuent de faon identique surchacune des familles dobjets dAccess 2010.

Les diffrents classements dobjets proposs dansle Volet de navigationLe Volet de navigation propose, dans sa partie suprieure droite, unbouton permettant de modifier les critres daffichage des objets dela base de donnes (tous les objets, tables, formulaires, requtes,etc.) sous forme de catgories ou de groupes.

Dvelopper ou rduire un groupe dobjetsPour faire apparatre la liste des objets dun groupe dans le Volet denavigation, cliquez sur la double flche dirige vers le bas, droitedu nom du groupe. linverse, cliquez sur la double flche dirigevers le haut, droite du nom du groupe, pour masquer la liste desobjets quil renferme.

Figure 1.41 : Les critres daffichage des objets de la basede donnes, dans le Volet de navigation

Figure 1.42 : Les groupes contenus dans le Volet denavigation peuvent tre dvelopps ou rduits volont


Autre mthode de rduction ou de dveloppement dun groupeDans le Volet de navigation, un groupe peut galement tre dvelopp ou

rduit par un double-clic sur son nom ou par un clic droit sur le groupe.Choisissez ensuite Rduire le groupe ou Dvelopper le groupe dans le menucontextuel qui apparat. Les actions de rduction ou de dveloppement peu-vent galement tre appliques lensemble des groupes par les menusDvelopper tout et Rduire tout prsents dans le menu contextuel.

Afficher les objetsLa prsentation des objets de la base de donnes est modifiableselon votre convenance. Vous pouvez ainsi personnaliser cet l-ment de linterface en ayant recours des icnes ou des listes plusou moins dtailles. Des options daffichage vous sont proposes.

j Laffichage utilisant des icnes. Cliquez du bouton droit sous laliste des objets prsents dans le Volet de navigation ou sur ungroupe dobjets. Dans le menu contextuel qui apparat, choisissezAfficher par/Icne.

Figure 1.43 : Le menu contextuel offre uneautre mthode pour rduire ou dvelopperles groupes

Figure 1.44 : Le choix dunaffichage utilisant de grandesicnes


j Laffichage en liste. Cliquez du bouton droit sous la liste des objetsprsents dans le Volet de navigation ou sur un groupe dobjets.Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Afficher par/Liste.

j Laffichage dtaill. Cliquez du bouton droit sous la liste des objetsprsents dans le Volet de navigation ou sur un groupe dobjets.Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Afficher par/D-tails.

Figure 1.45 : Le choix dun affichage utilisant des listes

Figure 1.46 : Le choix dun affichage dtaill


Trier les objetsPour chacun des affichages dcrits prcdemment, lordre de prsentation

des objets de chaque groupe peut tre modifi par un clic droit sous la listedes objets prsents dans le Volet de navigation ou sur un groupe dobjets.Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Ordre de tri puis un critrede tri des objets (tri croissant, tri dcroissant, nom, type, date de cration,date de modification).

Renommer un objetPour renommer un objet de la base de donnes :

1 Dans le Volet de navigation, cliquez du bouton droit sur lun desobjets appartenant un groupe (une table, par exemple).

2 Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Renommer.

Figure 1.47 : Le choixde lordre de prsentationdes objets

Figure 1.48 : Le menu contextuel permetde renommer lobjet


Utilisation de la touche F2Cette touche, lorsquelle est active, permet galement de renommer

lobjet slectionn.

Le nom de lobjet apparat en surbrillance.

3 Saisissez un nouveau nom. Validez en utilisant la touche [].

Annuler le changement du nom de lobjetPour annuler une modification du nom dun objet, utilisez la combinaison

des touches [Ctrl]+[Z].

Dupliquer un objetLa copie est une opration trs utile lorsque, par exemple, voussouhaitez raliser une sauvegarde dun objet avant une modificationdlicate ou si vous dsirez crer un objet proche de celui qui estcopi (en modifiant uniquement les caractristiques spcifiques dunouvel objet afin de le personnaliser).

Voici, titre dexemple, le mode opratoire permettant de dupliquerune table dans une base de donnes :

1 Aprs avoir vrifi que la table est ferme et dvelopp le groupedobjets Tables, dans le Volet de navigation, cliquez du boutondroit sur lune des tables de la base de donnes ouverte.

2 Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Copier.

3 Cliquez du bouton droit dans le Volet de navigation et choisissezColler dans le menu contextuel qui apparat.

Oprer la duplication au moyen des touches du clavierLopration de Copier/Coller peut galement tre effectue en utilisant les

touches [Ctrl]+[C] (pour effectuer le Copier) sur lobjet qui doit tre dupliqupuis les touches [Ctrl]+[V] (pour raliser le Coller).

La bote de dialogue Coller la table sous est affiche.

4 Dans la bote de dialogue, saisissez le nom de la nouvelle tabledans la zone Nom de la table.


5 Si lobjet en cours de duplication est une table, la bote de dialogueColler la table sous affiche des options spcifiques. Cochez lune decelles-ci, en fonction de laction souhaite :

Pour utiliser uniquement la structure de la table copier, cliquezsur loption Structure seulement sous la rubrique Options.

Pour rcuprer la structure et les donnes de la table copier,cliquez sur loption Structure et donnes sous la rubrique Op-tions.

Cochez la troisime option, Ajouter les donnes une table, poureffectuer une copie des donnes dans la table mentionne dansla zone Nom de la table. La table de destination doit exister etpossder la mme structure que la table copie.

Supprimer un objetVoyez maintenant comment supprimer un objet dans une base dedonnes. Voici, titre dexemple, le mode opratoire permettant desupprimer une table dans une base de donnes :

1 Aprs avoir vrifi que la table est ferme et dvelopp le groupedobjets Tables, dans le Volet de navigation, cliquez du boutondroit sur lune des tables de la base de donnes ouverte.

2 Dans le menu contextuel qui apparat, choisissez Supprimer.

Autres mthodes de suppression dun objetPour supprimer lobjet slectionn dans le Volet de navigation, il vous est

galement possible dutiliser la touche [Suppr].

Vous pouvez galement utiliser le bouton Supprimer, propos dans le groupeEnregistrements de longlet Accueil du Ruban. Si le bouton napparat pasdans le Ruban, vous devrez le rendre visible en cliquant sur le groupeEnregistrements de celui-ci.

Figure 1.49 : Les options de duplication dune table

Figure 1.50 : Le bouton Supprimer propos dans le Ruban


La bote de dialogue Microsoft Office Access est affiche.

3 Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton Oui.

Annuler la suppression dun objetSi un objet a t supprim malencontreusement, utilisez la combinaison

des touches [Ctrl]+[Z] ou encore le bouton Annuler de la barre doutils Accsrapide.

Saisir la description dun objetLa description, qui peut tre fort utile quand la quantit dobjetscontenus dans la base augmente, est visible uniquement si laffi-chage dtaill des objets est activ (par un clic droit sous la liste desobjets prsents dans le Volet de navigation ou sur un groupe dob-jets puis en choisissant Afficher par/Dtails dans le menu contextuelqui apparat).

1 Dans le Volet de navigation, cliquez du bouton droit sur lobjet puischoisissez Proprits dans le menu contextuel qui apparat.

La bote de dialogue Proprits de lobjet saffiche.

2 Dans la bote de dialogue Proprits, saisissez le texte de la des-cription dans la zone Description. Cliquez sur le bouton OK.

Figure 1.51 : La confirmation de la suppression de lobjet

Figure 1.52 : La saisie de la description,dans la bote de dialogue des propritsde lobjet


Le texte saisi dans la description saffiche dans le Volet de navigation,sous le nom de lobjet, aprs les zones Cr le et Modifi le.

Masquer un objet de la base de donnesLa case cocher Masqu dans ce groupe de la bote de dialogueProprits de lobjet slectionn permet de masquer ce dernier (ilnapparat plus alors parmi les autres objets de la fentre de la basede donnes).

Deux modes daffichage des objets masqus soffrent vous. Lors-que le premier est activ, les objets concerns ne figurent plus dansle Volet de navigation. Le second mode affiche les objets dsactivssous la forme dicnes transparentes.

Pour activer lun ou lautre de ces modes :

1 Cliquez du bouton droit sur la barre de titre du Volet de navigation.

2 Choisissez le menu Options de navigation dans le menu contextuelqui apparat.

3 Dcochez ou cochez la case Afficher les objets masqus de la rubri-que Afficher les options dans la bote de dialogue Options daffi-chage.

Figure 1.53 : Laccs aux Options de navigation

Figure 1.54 : Le paramtrage dumode daffichage des objetsmasqus


Utiliser laide dAccess 2010Comme tous les logiciels Microsoft, Access 2010 dispose dune aideintgre qui peut se rvler fort utile. Procdez ainsi :

Cliquez sur le bouton Aide sur Microsoft Office Access, symbolis parun point dinterrogation plac en haut et droite de la fentredAccess 2010 (ou appuyez sur la touche [F1] du clavier).

La fentre Access Aide est affiche.

La fentre daide prsente diffrentes parties, permettant daccderde plusieurs manires aux sources de documentation proposes parle logiciel.

Figure 1.55 : Le bouton Aide sur Microsoft Office Access

Figure 1.56 : La fentre dAide


j Le volet Table des matires, plac dans la partie gauche de lafentre, prsente de nombreux chapitres ordonns selon une pro-gression pdagogique correspondant celle dun utilisateur d-couvrant le logiciel. Lorsquon clique sur le titre de lun de ceschapitres, les sous-chapitres qui le composent sont dvelopps endessous. Lorsquon clique sur les sous-chapitres, les informationsleur correspondant sont affiches dans la partie droite de la fen-tre daide.

Afficher et masquer la table des matires

Lors de la lecture dune page daide, il peut tre utile de masquertemporairement la table des matires, afin de disposer dune surface

plus importante lcran. Utilisez pour ce faire le bouton Masquer la tabledes matires, plac dans la barre doutils de la fentre daide (ce bouton senomme Afficher la table des matires lorsque la table des matires estmasque).

j Une zone de recherche, place en haut et gauche de la fentredaide, permet lutilisateur de saisir un ou plusieurs mots clscaractristiques de sa recherche. Lorsquon clique ensuite sur lebouton Rechercher, les rsultats de la recherche sont affichs dansla partie droite de la fentre, sous la forme de liens.

j Initialement, la barre doutils de la fentre daide renferme lesboutons Prcdent, Avant, Arrter, Actualiser, Accueil, Imprimer,Modifier la taille de la police, Masquer/Afficher la table des matires,Ne pas placer sur le dessus/Maintenir sur le dessus, qui facilitent lanavigation et lutilisation de laide.

Figure 1.57 : Une recherche de documentation, lance depuis la zone de recherche


1.8. Crer une tableUne base de donnes Access contient toujours au moins une tabledont le rle est, rappelons-le, de permettre lenregistrement struc-tur des informations (une table correspond un sujet de lanalyse).Rappelons encore le schma structurel de toutes les tables : unetable contient des enregistrements (ou lignes) qui contiennent deschamps (ou colonnes) dans lesquels sont stockes les donnes.

Il existe plusieurs types de champs permettant denregistrer desdonnes de types diffrents. Ainsi, un champ utilis pour enregistrerle prnom dune personne nest pas de mme type que celui danslequel un prix est stock, et une date fait appel un troisime type dechamp.

Les caractristiques de la table ne se limitent pas aux types affectsaux champs. Il est en effet possible daller beaucoup plus loin enappliquant des rgles de validation qui empchent la saisie de don-nes aberrantes (une date de naissance postrieure la date du jour,par exemple).

Crer une table en mode CrationComme sont nom lindique, le mode Cration permet de "crer",cest--dire de dfinir un objet. Il ne sapplique pas seulement auxtables : il est employ pour la construction des formulaires, des tatset des requtes par exemple. Une fois lobjet cr, il peut tre ex-cut (le terme gnralement usit sur Access est "ouvrir").

Vous allez donc maintenant crer votre premire table. Elle seramodlise sur le sujet des disques.

La cration de la structure dune table est une tape obligatoire avantla saisie des donnes. La table tant un "rceptacle" dinformations,vous allez dfinir les champs qui collecteront les renseignements demanire structure.

Bien quAccess dispose dun mode permettant de crer une table enentrant des donnes qui permet de se dispenser de ltape de cra-tion de la structure de la table, il est conseill de ne

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