guide de fonctionnement du comité de club

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Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ

Introduction :Les fonctions et responsabilités du comité

Le comité est le corps administratif du club. Il est composé du président, duVice-Président, du secrétaire, du trésorier et de tous les autres dirigeantsprévus par le règlement intérieur du club.

Les affaires administratives du club doivent se conduire pendant les réunionsdu Comité et non lors des réunions du club.Le comité doit donc se réunir régulièrement dans un lieu et à une heureconvenant parfaitement à la discussion des affaires du club.

Le comité doit présenter un compte-rendu sur toutes les actions et leschangements de procédures approuvés pendant ses réunions.Chaque rapport émis par le Comité doit être soumis à discussion en réunionaussitôt que possible.

• Le président et le comité du club

La manière dont le président travaille avec le comité révèle ses capacités dedirigeant du club.

Lors de ses réunions, le comité traitera des affaires courantes relevant de sacompétence. Il peut cependant jouer le rôle du groupe de réflexion au cours deréunions supplémentaires pour :1. Passer en revue le programme et les choix adoptés par le club, afin dedéterminer s'ils sont scrupuleusement respéctés.2. Rechercher de nouveaux moyens de promouvoir le Rotaract3. Analyser la conjoncture locale et évaluer dans quelle mesure le club remplitsa mission.



• Le budget du club

Le Comité veille à ce que le club n'entreprenne pas d'activités au dessus de sesmoyens financiers. Il s'assure que les programmes du club ne nuisent pas auxresponsabilités administratives, au recrutement des membres et à la collecte defonds.

Un budget équilibré et une vérification des comptes constituent les meilleuresgaranties contre les problèmes d'ordre financier.

C'est au comité du club qu'il revient d'agir en tant que commission du budgetou des finances ; et il serait bon, dès sa première réunion, qu'il établisse unbudget fixant des allocations suffisantes pour chaque commission et chaqueactivité.Dans ce contexte, il est impératif que toute dépense ne figurant pas dans lebudget ou dépassant les limites prévues soit, même dans les cas d'urgence,soumise au comité.

Tout paiement doit être effectué uniquement par le trésorier du club.

• Travail avec les commissions

Le Comité maintient l'équilibre des activités afin que le club puisse continuerde progresser.

Le comité doit aider du mieux possible les commissions du club tout enévitant d'empiéter sur leur travail.Un service qui est toujours apprécié des commissions : être tenue au courant.



La Fonction de Secrétaire

Une des décisions délicates du Président est le choix de son secrétaire. Eneffet, le rôle de cette personne est primordial pour le Club : un bon secrétairefera toujours un bon Club ; un mauvais secrétaire risque de faire un mauvaisclub.

Le secrétaire du club s'occupe des communications avec les membres et lepublic, des documents et des notes prises lors des réunions du club, du comitéet des assemblées.Il fournira à son homologue du Rotary Club parrain les informationsnécessaires au sujet des anciens Rotaractiens qui pourraient devenir Rotariens.Il est à la fois la mémoire du Président, un garant de la discipline du Club, etl'interface entre le bureau et les membres.

• Avant la prise des fonction

Une fois par an, lorsque le nouveau secrétaire prend ses fonctions, lesecrétaire passe en revue les dossiers avec ce dernier, lui montre la manièred'écrire les compte-rendus des réunions et la manière de s'occuper de lacorrespondance du club. Le secrétaire entrant doit se familiariser avec lesdirectives concernant les rapports réguliers du club. Il doit organiser le fichierdu club et assurer le suivi matériel des besoins. Il prépare aussipériodiquement des rapports pour le Représentant Rotaract de District.



• Transmission des archives et des biens du club

Les archives complètes du club comportent la charte, les statuts et lerèglement intérieur du club, l'historique du club, les compte-rendus de chaqueréunion du club et du comité, les rapports des assemblées et la liste desmembres du club avec leurs coordonnées.Si ces archives ne sont pas complètes, le secrétaire devrait faire son possiblepour trouver les documents manquants, qui auront une grande valeur pour leclub dans le futur.

• Répartition des responsabilités avec le président

Le sécrétaire et le président forment une équipe. Le travail de l'un complétantcelui de l'autre pour assurer le plus de succès possible aux actions du club.Ce travail d'équipe commence au moment des élections et il se poursuitpendant toute la durée du mandat.Les obligations du secrétaire sont en étroite relation avec celles du président.Il est donc souhaitable qu'il y ait dès le début un accord complet en ce quiconcerne la répartition des fonctions. L'entente entre le Président et lesecrétaire doit être parfaite, et une confiance mutuelle doit s'intaurer.



• Responsabilité lors des réunions

Le secrétaire aide le président à préparer un ordre du jour pour les réunions etlui rappelle les points qu'il doit porter à l'attention des participants.

Il peut collaborer avec le responsable du protocole à veiller à ce que tout soitprèt pour la réunion. Il prend note des membres présents, excusés, desvisiteurs et des invités. Il rédige un compte rendu succinct des réunions qu'ilenvoie à tous les membres. Un exemplaire de tous les compte-rendus devraitfigurer dans les archives du club.

• En bref

Le poste de secrétaire du club Rotaract de par sa nature même demande unepersonne qui est organisée et qui prète attention aux détails. Certains clubsnomment deux secrétaires pour partager cette lourde tâche. Il est importantque le secrétaire sache communiquer efficacement car il représente le clubdans ses contacts avec le public, avec les autres club Rotaract aussi bien auniveau du district qu'au niveau national et international et avec le RotaryParrain. Il peut pour cela être aidé par la nomination d'un chargé decommunication.

Les qualités nécessaires pour faire un bon secrétaire : l'écoute, la rigueur,l'impartialité et une facilité à communiquer.

Le secrétariat amène à développer son sens des relations humaines et sesqualités d'analyse et de synthèse. Il permet d'approfondir sa connaissance duClub, de ses membres, et ouvre la porte à la prise de la Présidence.



La Fonction de Trésorier

Le rôle et les responsabilités du trésorier

Le Trésorier est le dépositaire et le gestionnaire de tous les fonds du club. Ilencaisse de l'argent et fait face aux dépenses. Il participe en outre àl'établissement du budget et doit mener toutes les opérations financièresrelevant de sa compétence.

Le trésorier a un rôle de garant des avoirs du club et doit soumettreannuellement, et à chaque fois que le comité en fera la demande, un rapportfinancier au club.

Le trésorier est le mieux placé pour savoir s'il est raisonnable ou non d'engagerune dépense. Il est impératif qu'il soit consulté à cette occasion.

Le trésorier doit effectuer, avec le président, toutes les opérations bancaires.Ce qui signifie qu'il doit disposer de la signature sur le compte du club et d'unchéquier. Dans la pratique le trésorier dispose d'une procuration que leprésident lui octroie.

Il arrive qu'en dehors des attributions susmentionnées le trésorier ait égalementà traiter de questions juridiques relatives aux associations.

Les cotisations des membres

Les Rotaractiens doivent payer à titre individuel, une cotisation annuelle à leurclub pour couvrir ses frais de fonctionnement.



Les membres du club sont en droit d'être informés des raisons motivant leurspaiements. Ils doivent savoir que le club a pour obligation de verser descotisations au Rotary International ainsi qu'à d'autres structures du Rotaract. Ilpeut en outre avoir à payer une redevance annuelle à leur district pour couvrirles frais administratifs du Représentant Rotaract de District.

De plus, comme il est clairement spécifié dans les lignes de conduite du

Rotaract, le club peut souscrire par le paiement d'une cotisation àl'abonnement à des services complémentaires offerts par les GroupesMultidistrict d'information. Attention, même si elle est fortement conseillée àun club, la cotisation à un G.M.I. est facultative.

La méthode la plus fréquemment appliquée pour la perception des cotisationsde club consiste à adresser des appels de cotisations aux membres. Cetteinitiative peut être du ressort du secrétaire du club. Cette démarche est àaccomplir, selon la procédure en cours dans le club, mensuellement,trimestriellement, ou juste une fois pas an.

Une fois les paiements effectués, le trésorier doit délivrer un accusé derécéption de ces versements. Il revient au secrétaire du club de signer et dedistribuer les cartes de membres aux Rotaractiens à jour de cotisation.(Ces cartes de membres peuvent être commandées auprès de la boutiqueRotaract France ou auprès du Rotary International.)

Une ou feux fois dans l'année, il incombe au trésorier de rédiger et dedistribuer aux membres un bilan de la situation financière du club, mettant enévidence aussi bien les recettes que les dépenses.



L'élaboration du budget

Le budget a pour but de guider le club dans la réalisation de ses activitéshumanitaires, professionnelles et de camaraderie. Un budget protège contretoutes les dépenses intempestives décidées par des commissions ou sonprésident ; il permet au club de rester dans les limites de ses possibilités.

Il est important que le comité établisse ou fasse établir une estimation desrecettes et des dépenses de l'année. Il est impératif de s'en tenir à cesprévisions, à moins naturellement qu'il n'en soit décidé autrement par lecomitéLes idées développées ci-après devraient être prises en considération lors de lapréparation du budget :

• Se garder d'une surestimation des rentrées de fonds et d'une sous-estimationdes débours.

• Faire preuve de prudence dans l'octroi des allocations destinées aux activitésdu club.

• Etablir le budget de manière à conclure l'exercice financier sur un bilanpositif. La meilleure garantie à cet égard est de soumettre, à des datesrégulières, des rapports sur la gestion du club.

Parmis les dépenses, il conviendra de prévoir les postes suivants :

Le bureau du secrétaire. Les dépenses à anticiper concernant les fraisd'impression, le papier à lettres, les frais d'affranchissement, de téléphone etde télécopies, les badges, les insignes, les cartes de membres et les diversesfournitures de bureau.

Les commissions. Il est vivement conseillé de fixer le montant à allouer àchaque commission et de le notifier à son responsable.



Le Rotary International. Les clubs Rotaract doivent payer une cotisationannuelle s'élevant à 20 dollars au Rotary International avant le 30 Septembre.Cette cotisation est obligatoire. Tout club Rotaract qui n'acquittera pas sacotisation sera dissout.En France, vous pouvez régler cette cotisation par l'intermédiaire de laCoordination Nationale Rotaract France. Il est important de noter que leRotary International ne fournit pas de reçus. En cas de contestation, comme cefut déjà le cas, il demeure le maître d'oeuvre. La Coordination NationaleRotaract France vous retourne contre votre cotisation un reçu attestant qu'ellea bien reçu votre règlement et qu'elle vous couvre en cas de litiges.

Les cotisation de district. Cette cotisation vise à permettre au ReprésentantRotaract de District de couvrir ses frais administratifs. Le montant de cettecotatisation doit être voté par l'ensemble des clubs du district aprèsprésentation par le RRD d'un budget.

La Cotisation des G.M.I. (Groupe Multidistrict d'Information). De par leurfonction, les G.M.I. diffusent de l'information et facilitent la communicationentre les clubs Rotaract.Les fonds nécessaires à la mise en place des activités du groupe sont obtenusuniquement de manière bénévole.La cotisation de la Coordination Nationale Rotaract France est de 40 F parmembre. La cotisation d'ERIC (Centre d'information Européen du Rotaract)regroupe l'abonnement du club ou d'un ou plusieurs membres au MagazineEuropéen du Rotaract. Elle s'élève à 140 F. Cette cotisation peut être régléedirectement auprès d'ERIC par carte de crédit VISA/Mastercard ou via laCoordination Nationale qui fera suivre.

Les conventions Rotaract. Le club devrait envoyer tous les ans au moins unreprésentant aux conventions Nationales, Européennes ou Internationales.Certains Rotaract clubs, qui reçoivent une aide financière de leur club parrain,participent financièrement au frais de déplacement.



Frais divers. La rubrique des frais divers peut comprendre des dépenses tellesque : fannions, frais bancaires, contribution à la fondation Rotary, cadeauxaux dirigenants sortants, documentation destinée aux nouveaux membres,annuaires, commandes à la Boutique Rotaract France, etc...

Imprévus. Il serait bienvenu de diposer d'un fonds de secours pour couvrircertaines dépenses exceptionnelles susceptibles d'être autorisées par le comité.

Comptabilité des fonds destinés aux actions et projets. Les cotisations perçuessur les membres ne doivent servir qu'à couvrir les frais de fonctionnement duclub. Le club doit réunir, indépendamment de ces cotisations, les fondsdestinés à financer les activités et actions du club.Le club va avoir souvent recours à des collectes publiques pour réunir lessommes nécessaires à la réalisation de ses projets. Il est impératif dans ce casde prévoir un poste spécial pour chaque projet et de faire ressortir lors del'édition du compte de résultat du club.

La gestion de la trésorie d'un club demande des connaissances de base enmatière juridique comptable. Nous vous recommandons vivement la lecture duGuide de la Trésorie de Nicolas Champs, (Trésorier Rotaract France 1994/96)ainsi que de l'utilisation du progiciel informatique qu'il a crée à cette effet.



La Fonction de Responsable du Protocole

Il incombe au responsable du protocole de veiller au bon déroulement de laréunion afin qu'elle produise une impression favorable sur les visiteurs et lesinvités. Il doit se mobiliser afin de prévenir tout incident qui pourrait porteratteinte à la réputation des Rotaract clubs.

C'est donc au responsable du protocole qu'il revient de prendre soin desaspects techniques de la réunion et de superviser avec discrétion sondéroulement.

La position qu'il occupe est déterminante pour le succès des réunionshebdomadaires. En effet, la nature même de ses attributions permet auprésident du club de tenir le rôle qui lui est dévolu. C'est également del'efficacité de son action que dépend la réalisation du programme prévu. Lacompétence dont il fera preuve aura une influence certaine sur l'assiduité.

Quelques aspects des attributions

La première tâche du Responsable du Protocole est de demander au présidentdu club et au secrétaire de définir le soutien qu'ils attendent de lui à chaqueréunion. C'est avec leur collaboration qu'il pourra assurer la partie techniquedes réunions du club pendant toute l'année.

Le Responsable du Protocole doit arriver aux réunions 15 à 20 minutes àl'avance afin de contrôler les préparatifs, c'est à dire de vérifier la dispositiondes tables et des sièges et de s'assurer que tout est en place.

Des efforts particuliers doivent être accomplis pour accueillir les visiteurs etles aider à s'intégrer au sein du club.



Il incombe au Responsable du Protocole de veiller aux détails pratiques, telsque la rapidité du service lors d'un dîner, l'attention accordée aux intervenants,l'arrivée discrète des retardataires, les départs prématurés, l'achèvement de laréunion, etc.

Le Responsable du Protocole doit rester constamment à l'écoute desparticipants afin d'aller au devant de leurs besoins et de déceler les problèmes.C'est de cette manière qu'il pourra découvrir les différents aspects dufonctionnement du club et qu'il sera à même de les améliorer.



La gestion des réunions

Une grande partie des activités du Rotaract se font au cours de réunions. Ondistingue quatre types de réunions :

• La réunion de commission qui sert à coordonner et mettre en place lesprojets qui se rattachent à cette commission.

• La réunion de comité qui sert à étudier les dossiers touffus pour ensuite lesprésenter au club

• La réunion statutaire qui sert à conduire les activités du club

• L'assemblée du club est une réunion où tous les dirigeants et membres duclub passent en revue le programme et les activités du club.

Une bonne réunion encourage les membres à s'engager pleinement dans lesactivités du club. Les réunions qui sont trop longues, mal organisées,inintéressantes et à des heures impossibles engendreront la désaffection desmembres.La préparation minutieuse d'une réunion est la base d'une bonnecommunication dans un Club



• l'ordre du jour

Selon les statuts, la mise au point de l'ordre du jour est du ressort du Président(club ou commission). Cependant, cette tâche doit être partagée: le secrétairedoit rappeler au Président les thèmes à aborder, les questions encore eninstance, ..., et le Président doit impérativement communiquer l'ordre du jourdéfinitif à son secrétaire. Les précédents comptes-rendus doivent logiquementservir à l'établir. Surtout, l'ordre du jour doit être communiqué longtemps àl'avance aux membres ou au bureau, afin que ces derniers puissent y réfléchiravant d'arriver en réunion, et ne pas se trouver devant un fait accompli.C'est le rôle de la convocation.

• la convocation

Elle doit comporter impérativement:- le type de réunion concernée (club, commission, comité, assemblée)- la date exacte- l'heure précise- le lieu précis- l'ordre du jour détaillé, avec les temps de parole (si nécessaires)

En fonction de la difficulté de gérer le Club, un coupon réponse est parfoisnécessaire. Dans ce cas, une relance téléphonique est difficilement évitable.Quoiqu'il en soit, battez-vous en permanence pour que les membres répondentaux convocations dans les délais. Une convocation doit parvenir à sondestinataire une quinzaine de jours avant la réunion, avec un délai de réponsede huit jours maximum.

• la feuille de présence

Au début ou en cours de réunion, le secrétaire doit faire passer une feuille deprésence ou d'émargement, que signeront les membres présents.



La réunion statutaire

Comme le stipule les statuts du Rotaract, le club doit se réunir au minimumdeux fois par mois, en un lieu et selon un horaire convenant à tous lesmembres. La réunion statutaire est donc un moment important dans la vie duclub.

Les suggestions suivantes devraient être adaptées aux besoins du club. Il estessentiel que le comité prépare minutieusement les réunions statutaires.Chaque club le fait différemment suivant son esprit et ses habitudes. Il s'agitde rendre les réunions attractives afin de motiver les membres à venir à toutesles réunions, à intéresser les nouveaux et leur donner envie de s'intégrer.

Le comité doit veiller à ce que toute les réunions s'articulent autour d'un ordredu jour respectant un équilibre entre les quatre domaines d'action.

Même si chaque réunion doit suivre un ordre du jour précis, il est important deménager des moments pour la camaraderie.

En effet parmi les participants, il y a des points communs qui les amènent àéchanger des sensations. Ces échanges importants au niveau de la relationentre personnes sont le fondement du climat de la réunion. S'ils n'ont pas lieuavant, ils se déroulent au cours de la réunion risquant de la perturber.

De plus tous les participants ne se connaissent pas systèmatiquement. Leprésident et les membres du comité peuvent donc profiter de cet instant deprologue à la réunion pour procéder aux présentations si elles ne concernentque quelques personnes.

La réunion débute par différentes annonces, on présente les visiteurs(Rotariens et Rotaractiens) et on annonce les invités.La présentation des invités doit permettre leur intégration immédiate dans legroupe de membres potentiels. Une des solutions est de procéder à un tour de



table où chacun se présente rapidement et ainsi l'invité se sent déjà rattaché augroupe.

La réunion ne doit pas être le lieu où l'on organise les actions en cours. Uneréunion de club doit servir à faire la synthèse du travail des commissions. C'estle moment où les présidents de commission font leur rapport sur le travaileffectué et sur le travail à faire. Ensuite chacun peut s'exprimer sur ce rapport.

Afin de motiver les membres à venir aux réunions, il n'est pas inutiled'apporter un plus à cette réunion. On peut envisager de faire des conférences,des visites d'entreprises, de musée... ou aussi pourquoi pas une réunion àthème.

Schéma type de la réunion statutaire :

1. OuverturePrésentation des visiteurs et des invités

2. Temps réservé au président• Rappels• Questions administratives (limiter au strict nécessaire)• Nouveaux membres• Félicitations• Anniversaires• Distinctions• Information Rotaractienne et Rotarienne• Annonces• Evénements spéciaux

3. Programme• Rapport des commissions• Conférencier• Questions diverses• Fin de la réunion



Les assemblées du club

Un assemblée de club est une réunion où tous les dirigeants et membres duclub passent en revue le programme et les activités du club. La fréquence deces assemblées aura une importante répercussion sur la vie et le succès de cedernier.

• Fonction de l'assemblée du club

Le comité est le corps administratif du club et l'assemblée est l'organeconsultatif et planificateur.

Des assemblées de club tenues régulièrement permettront au président decoordonner et de diriger les travaux des commissions, de contrôler l'exécutiondes projets approuvés et de stimuler la réalisation des activités suggérées lorsde discussions informelles.

De nombreux clubs tiennent des assemblées mensuelles. L'expérience atoutefois prouvé qu'il était plus efficace d'en tenir six durant l'année.

• Idées et sujets à aborder durant les assemblées de club

La lecture des rapports des principaux responsables pourra servir de point dedépart à la discussion. Prévoir la présentation de rapports soit par les quatremembres du comité responsables des domaines d'action, soit par chaqueparticipant à l'assemblée.

Il n'est pas inutile de rappeler aux participants qu'il n'appartient pas àl'assemblée du club de faire le travail des commissions, mais de débattre dansle cadre d'un forum des sujets concernant la marche du club en général, parexemple son programme.



• Elargissez la conception du Rotaract

Un intérêt accru pour les affaires du district et du Rotaract en général est lacondition fondamentale pour découvrir le mouvement sous tous ses aspects.

Les assemblées peuvent être l'occasion également pour le club de débattre desujets se référant à la gestion du district Rotaract ou à des thèmes liés àl'action des structures multidistrict du Rotaract.



Les 9 règles d'or pour une réunion efficace

L'activité Rotaractienne se compose de nombreuses réunions de travail pourpréparer, coordonner et faire le bilan des activités du club.Que ce soit pour la réunion statutaire, l'assemblée générale du club, la réunionde comité ou la réunion d'une commission de travail, il est important depréparer suffisament les réunions afin de pas faire perdre du temps auxparticipants.

Voici donc 9 règles simples qui permettrent d'assurer le succès des réunions :

1. Quel ordre du jour ?Le diffuser à J-3 et le rappeler en début de réunion

2. Qui participe ?Clarifier le rôle de chacun dans la réunion. qui est l'animateur ?

3. Quel objectif ?Informer, décider, répartir les tâches

4. Quelle durée ?Respecter l'horaire de début et de fin de réunion

5. Comment travailler ?Méthode de travail : tour de table, brainstorming, Métaplan, etc..

6. Comment décider ?Préparation : recueil des avis, choix multicritères, par consensusLa décision prise engage tous les participants

7. Quel est le bilan de la réunion ?Objectifs atteints, décisions prises

8. Qui va faire quoi ?Répartition des tâches et calendrier

9. Le compte-rendu ?A diffuser rapidementL'idéal : rédaction et distribution en fin de réunion

Si votre temps est précieux, préparez-vous à en gagner !



Le compte-rendu

• la prise de note

Lors d'une réunion, le rôle du secrétaire est surtout d'ÉCOUTER et deNOTER les "minutes" de la réunion, c'est à dire toutes les informations, idées,questions, réponses, suggestions, ... qui sont avancées, SANS PRENDREPOSITION. De ce fait, le secrétaire participe peu à la discussion. Ce n'est paspour autant qu'il doive se taire. Au contraire, quand la discussion déborde ducadre de l'ordre du jour, il est souhaitable qu'il intervienne pour recadrer ledébat. Pour faciliter la prise de notes, un petit truc facile: préparer une feuillepour chaque thème devant être abordé; Si l'ordre du jour a été correctementétabli et communiqué, ces thèmes sont connus à l'avance; il ne reste qu'àprévoir une feuille pour les questions diverses. Ce truc facilite grandement larédaction, puisque toutes les idées fortes sont normalement regroupées.

• la rédaction

Le compte-rendu doit rappeler dès l'entête le type, la date et le lieu de laréunion, ainsi que la liste des présents (d'où l'importance d'une feuille deprésence), des excusés (d'où l'importance d'une relance téléphonique), et desabsents. Les absents étant très souvent les plus contestataires, cette listepermet de leur rappeler qu'ils n'avaient qu'à assister à la réunion en question ...Le compte-rendu doit retracer le plus exactement possible le contenu de laréunion, tout en regroupant les thèmes. N'hésitez pas à préparer votre planavant d'écrire: si vous utilisez le truc précédent, cette tâche devrait être simple.Pour en faciliter la lecture, évitez l'utilisation d'abréviations, de contractionsde mots (souvent personnelles), et prenez, le temps de dactylographier ledocument. Quand vous êtes amenés à citer une personne, utilisez son nom etson prénom. Et si cette personne est en mesure de fournir des renseignements,rajoutez son adresse et son numéro de téléphone. Lorsque quelqu'un du groupes'est engagé à faire quelque chose (prendre un contact, vérifier une



information, ... ), notez-le très précisément sur le compte-rendu, avec le délaiprévu. Et dès que le délai approche, utilisez cette information dans l'ordre dujour.

Une touche d'humour dans la rédaction ou la présentation de votre compte-rendu ne nuira jamais. Éventuellement, votre compte-rendu peut prendre laforme d'un bulletin ou d'un journal interne, selon la densité des informations.Le dernier article de votre document devrait indiquer les dates, heures et lieusde la prochaine réunion. Vous pouvez également demander à votre Présidentde désigner un secrétaire de séance pour vous soulager dans votre tâche. Maiscela ne vous empêche en rien de participer à la rédaction du compte-rendu ...

• l'envoi

Vous pouvez à loisir distribuer ou poster votre compte-rendu.. Mais ne laissezjamais passer plus de huit jours entre la date de la réunion et la date d'envoi ducompte-rendu. C'est le secret d'une bonne communication interne car larapidité d'action contribue à conserver la mémoire de la réunion aussi bienpour le secrétaire (cela facilite la rédaction du compte-rendu) que pour lelecteur, qui peut alors réagir rapidement si besoin. De plus, un compte-rendutardif est rarement lu, donc inutile.

• I'archivage

A chacun sa méthode de classement.Sachez simplement que la conservation des compte-rendus constitue lamémoire du Club, peut permettre d'éviter de rééditer des erreurs passés, et quevotre Rotary parrain est en droit de vous les réclamer.



Suggestions de Calendrier annuelpour les membres du comité

oo Mars - avril - mai - Juin (avant d'entrer en fonction)• Etude du classeur Voici le Rotaract• Réunion avec le président-élu• Réunion avec le comité sortant• Assister aux réunions de formation• Assister aux réunions du comité, si invité• Aider le futur président à préparer son programme

oo Juillet - Août• Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre en chargeles possessions du club.• Etablir la liste des membres pour l'annuaire Rotaract France

oo Septembre - Octobre• Voter le budget du club et vérifier les paiements de cotisations• S'inscrire et participer à la Convention Nationale des clubs Rotaract etInteract de France

oo Janvier - Février• Evaluer les actions du club en collaboration avec le président et préparer lecompte-rendu des activités du premier semestre.• Procéder à l'élection des futurs dirigeants du club

oo Mars - Avril• Mettre en place les activités de la Semaine mondiale du Rotaract• Préparer et soumettre au Rotary International les rapports suivants- Rapport annuel du Rotaract- Formulaires de Certificat de reconnaissance du Rotary pour projets Rotaract- Formulaire de participation à la Semaine mondiale du Rotaract• Commencer à informer les futurs membres du comité des différents aspectsde leur tâches.

oo Juin• Aider le président à préparer la réunion de passation des pouvoirs

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