Commission europenne EuropeAid Office de Coopration Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes financs par le Fonds europen de dveloppement (FED) et le budget gnral lUnion europenne (BUDGET)(approche projet) Version 2.0 Dcembre 2009 Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)2TABLE DES MATIERES 1.INTRODUCTION.................................................................................................................... 5 1.1.Cadre juridique et documentaire pour le FED ............................................................................... 7 1.2.Cadre juridique et documentaire pour le BUDGET....................................................................... 8 2.CONTEXTEPARTICULIERDESOPRATIONSDCENTRALISESETDES DEVIS-PROGRAMMES EXCUTER CONFORMMENT AUX PROCDURES NONCES DANS LE PRSENT GUIDE PRATIQUE..................................................... 9 2.1.Contexte particulier pour le FED..................................................................................................... 9 2.1.1.Gestion decentralisee...................................................................................................................... 9 2.1.2.Execution en regie (operations decentralisees)............................................................................. 10 2.1.3.Types d`operations decentralisees................................................................................................ 10 2.2.Contexte particulier pour le BUDGET.......................................................................................... 12 2.2.1.Encadrement................................................................................................................................. 12 2.2.2.Types d`operations decentralisees................................................................................................ 13 2.2.3.Cas pour lesquels le present guide pratique s`applique................................................................ 15 2.3.Plafonds en-dessous desquels les paiements peuvent tre dcentraliss...................................... 16 2.4.Devis-programme............................................................................................................................. 17 2.4.1.DeIinition ..................................................................................................................................... 17 2.4.2.Principales caracteristiques .......................................................................................................... 17 2.5.Rle et responsabilits des intervenants......................................................................................... 19 2.5.1.Le Regisseur................................................................................................................................. 22 2.5.2.Le Comptable ............................................................................................................................... 23 2.5.3.Le Comite de pilotage .................................................................................................................. 24 3.APPROBATIONETMISEENUVREDESOPRATIONSDCENTRALISES EXCUTERCONFORMMENTAUXPROCDURESNONCESDANSLE PRSENT GUIDE PRATIQUE............................................................................................ 25 3.1.Rgle date + 3 annes ................................................................................................................. 25 3.2.Convention de financement............................................................................................................. 26 3.3.Etablissement du devis-programme ............................................................................................... 28 3.3.1.Types d`engagements (regie - speciIiques) dans CRIS................................................................ 28 3.3.2.Types de depenses autorisees ....................................................................................................... 30 3.3.3.Types de devis-programmes......................................................................................................... 31 3.3.4.Duree des devis-programmes ....................................................................................................... 32 3.3.5.Sources de Iinancement des devis-programmes ........................................................................... 33 3.3.6.Contenu du devis-programme ...................................................................................................... 35 3.3.7.Compte(s) bancaire(s) .................................................................................................................. 38 3.3.8.Caisse ........................................................................................................................................... 41 3.3.9.Determination du montant de la dotation initiale (avance /preIinancement)................................ 41 3.3.10.Devis-programme de demarrage .................................................................................................. 42 3.4.Approbation et signature du devis-programme ............................................................................ 43 3.4.1.Circuit d`approbation du devis-programme ................................................................................. 43 3.4.2.Delai d`approbation du devis-programme.................................................................................... 44 3.5.Utilisation des imprvus et modifications du devis-programme.................................................. 46 3.5.1.Utilisation des imprevus............................................................................................................... 46 3.5.2.Reallocation du budget (amenagement interne) ........................................................................... 46 3.5.3.ModiIications du devis-programme ............................................................................................. 47 Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)34.EXCUTION DES DEVIS-PROGRAMMES..................................................................... 49 4.1.Excution financire de la partie rgie du budget du devis-programme .................................... 49 4.1.1.Versement de la dotation initiale (avance/preIinancement) ......................................................... 49 4.1.2.Reapprovisionnements du(des) compte(s) bancaire(s) devis-programme ou projet ......... 52 4.1.3.Documents constitutiIs des memoires des depenses .................................................................... 53 4.1.4.Montant verse - apurement de l`avance/du preIinancement ......................................................... 57 4.1.5.Clture d`un devis-programme..................................................................................................... 58 4.1.6.Comptabilite................................................................................................................................. 60 4.1.7.VeriIication des depenses par un auditeur externe ....................................................................... 61 4.1.8.Conservation des pieces justiIicatives .......................................................................................... 62 4.1.9.Gestion du personnel .................................................................................................................... 62 4.1.10.TransIert du materiel et des equipements en Iin d`execution du projet ou programme................ 63 4.2.Passation, octroi et excution des marchs publics et des subventions prvus dans le devis-programme ....................................................................................................................................... 64 4.2.1.Passation des marches publics...................................................................................................... 64 4.2.2.Execution des marches publics..................................................................................................... 68 4.2.3.Octroi des subventions ................................................................................................................. 68 4.2.4.Execution des subventions ........................................................................................................... 70 4.2.5.Fin du delai d`execution des contrats ........................................................................................... 70 4.3.Rapports dexcution....................................................................................................................... 70 ANNEXES Annexe 1 :DiagrammerecapitulatiIpresentanttouteslespossibilitesdedecentralisationdes proceduresdepassationdesmarchesetd`octroidessubventionsainsiquedes paiements (BUDGET uniquement) Annexe 2 :ElementsspeciIiquesaincluredanslaconvention de delegation avecl`organismede droit public ou l`entite de droit prive investie d`une mission de service public du(des) paysbeneIiciaire(s)responsabledel`executionIinanciereduprojetouprogramme (operations decentralisees indirectes publiques) Annexe 3 :ElementsspeciIiquesaincluredanslestermesdereIerenceannexesaucontratde services avec l`entite de droit prive responsable de l`execution Iinanciere du projet ou programme (operations decentralisees indirectes priveesFED uniquement) Annexe 4 :Comptabilisation dans CRIS (BUDGET uniquement) Annexe 5 :Exemple de presentation d`un devis-programme de croisiere Annexe 6 :Exemple de presentation d`un devis-programme de demarrageAnnexe 7 :Reglesrelativesal`utilisationdesmonnaiespourl`etablissementdesdevis-programmes,l`ouverturedu(des)compte(s)bancaire(s) devis-programme etla tenue de la comptabilite Annexe 8 :ModeledegarantieIinancierepourleversementd`uneavance/unpreIinancement dans le contexte de l`execution de la partie regie du budget d`un devis-programme par uneentitededroitprive(operationsdecentraliseesindirectespriveesFED uniquement) Annexe 9 :Exemple non exhaustiI de documents constitutiIs des dossiers de reapprovisionnement Annexe 10 :Exemple non exhaustiI de documents constitutiIs des memoires des depenses Annexe 11 :Listed`exemplesdepiecesjustiIicativespartypededepensesaincluredansles dossiers de paiement (memoires des depenses) Annexe 12 :Exempled`enchanementdesdevis-programmes,desmemoiresdesdepenses,des reapprovisionnements et des cltures Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)4Annexe 13 :Tableaux recapitulatiIs des principales regles de passation, d`octroi et d`execution des marches et subventions Annexe 14 :Tableau recapitulatiI des pouvoirs delegues par le representant concerne du(des) pays beneIiciaire(s)/l`Ordonnateurnational(ouregional)danslecontextedesprocedures de passation des marches et d`octroi des subventions Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)51.Introduction Leprsentguidepratiquecontientetexpliquelesrglesetprocdures appliquer,encasdeprojetsetprogrammesexcutsengestiondcentralise partielle sous la responsabilit dEuropeAid Office de Coopration (AIDCO) et des dlgations de la Commission europenne dans les pays bnficiaires, : ! lensemble des devis-programmes financs par les ressources des 10me et 9me Fonds europens de dveloppement (FED) ; !auxdevis-programmesfinancsparlebudgetgnraldelUnion europenne(BUDGET),lorsquelescritrespralableslagestion dcentralisenesontpasentirementremplismaislexcutiondes paiements jusqu certains plafonds est nanmoins dcentralise.1 Leprsentguidepratiquesappliqueauxprojetsetprogrammes conusselon letypedaideappel approcheprojet 2et,enaucuncas,auxprojetset programmes dappui budgtaire et dappui aux programmes sectoriels. Lesrglesetprocduresnoncesdansleprsentguidepratiqueremplacent lensemble des notes et instructions prcdemment diffuses en la matire. Conformmentlanotedinstructionsrelativeauxdrogationsetaccords pralables, toute exception aux rgles nonces dans le prsent guide pratique doit tre approuve pralablement par le Directeur gographique concern. Laplupartdesprojetsetprogrammespourlesquelsilestrecouruauxdevis-programmessontmisenuvresouslaresponsabilitdesdlgationsdela Commissioneuropennedanslespaysbnficiaires.Danscescas,lamention Chefdedlgation dansleprsentguidepratiqueinclutgalementles autresordonnateurssubdlgusauseindesdlgations3enfonctiondes pouvoirs dlgus par chaque Chef de dlgation. Lorsquecesprojetsetprogrammessontdirectementmisenuvresousla responsabilit du Sige, la mention Chef de dlgation dans le prsent guide pratique est comprendre comme lordonnateur subdlgu comptent au sein dAIDCO. 1 Voir section 2.2.3. du present guide pratique. 2 Il convient de se reIerer au chapitre 3 du guide lignes directrices pour la gestion du cycle du projet . Pour rappel, un projet est une serie d`activites a executer pendant un delai donne et avec un budget Iixe en vue de produire des resultats et atteindre des objectiIs clairement identiIies. 3 Y compris les delegations regionalisees qui dependent de chaque delegation regionale. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)6!PourleBUDGET,lerecoursauxdevis-programmesestnecessairelorsquela Commission europeenne assure l`execution Iinanciere des ressources du budget generalengestiondecentraliseeaveclespaysbeneIiciairesconIormementa l`article56duReglementIinancierapplicableaubudgetgeneraldel`Union europeenne,ycomprislorsquelespaysbeneIiciairesdisposentdansleurs services ou entites a participation publique d`un personnel de gestion qualiIie qui executelesactivitesdirectementenregieadministrativeconIormementa l`article 236.2. des Modalites d`execution du Reglement Iinancier applicable au budget general de l`Union europeenne. Lesrglesetprocduresnoncesdansleprsentguidepratique sappliquentauxdevis-programmesrelatifsauxprojetsetprogrammes financspartirdu1/1/2007.Pourlesdevis-programmesrelatifsaux projetsetprogrammesquiontdbutavantcettedate,cesrgleset procdures sappliquent galement, dans la mesure o elles ne contredisent pas les dispositions des conventions de financement correspondantes. !Pour le FED, le recours aux devis-programmes est necessaire lorsque les projets et programmes sont executes en regie. Cette mise en ouvre est autorisee dans les cas suivants : -LorsquelaCommissioneuropeenneassurel`executionIinancieredes ressourcesdu FED en gestion decentralisee partielle avec les Etats ACP danslesconditionsprevuesal`AccorddepartenariatACP-UEeten application notamment du partage des responsabilites prevu a l`article 57 de ce dernier et aux articles 34, 35 et 36 de son annexe IV ; -Exceptionnellement,encasdesubstitutiontemporairedel`Ordonnateur national(ouregional)parl`OrdonnateurdeleguedelaCommission europeenne.4 Lesrglesetprocduresnoncesdansleprsentguidepratique sappliquentgalementauxdevis-programmesrelatifsauxprojetset programmes en cours dexcution financs par des FED antrieurs au 9me FED,danslamesureoellesnecontredisentpaslesdispositionsdes conventions de financement correspondantes. Elless`appliquentegalementmutatismutandisauxdevis-programmesrelatiIs aux projets et programmes tous ACP (Secretariat du Groupe des Etats ACP, CDE, CTA, etc.). 4 VoirCOM(2002)290/3correspondantaucompterendusuccinctdelareuniondesCabinets/Services du 4 juin 2002 dans le contexte de la procedure d'adoption de la proposition de reglement du Conseil de l`UE portant Reglement Iinancier applicable au 9eme FED. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)7Le present guide pratique est complementaire au guide des procedures Iinancieres du 10emeFED,auguidedesproceduresIinancieresdu9emeFED,auguideIinancier applicableauxactionsexterieuresIinanceesparlebudgetgeneraldel`Union europeenneainsiqu`auguidepratiquedesprocedurescontractuellesdanslecadre desactionsexterieuresdel`UE,disponiblesdans Guides sous Finances& Contrats du site intranet d`AIDCO et sous Collaborer avec nous et Procedures & documents du site internet d`AIDCO. 1.1.Cadre juridique et documentaire pour le FED Lecadrejuridiqueetdocumentairequiorganiselexcutiondesprojetset programmesengestiondcentralisepartielle,impliquantltablissement et lexcution de devis-programmes, et financs par les ressources du 10me FED se presente comme suit : !L`AccorddepartenariatACP-UEsignele23juin2000aCotonou5tel quereviseparl`AccordsigneaLuxembourgle25juin20056,plus particulierementl`article24( Executionenregie )desonannexeIV ( Procedures de mise en ouvre et de gestion ) ; !LeReglementIinancierapplicableau10emeFEDadoptele18Ievrier 20087parleConseildel`UE,notammentletitreVIconsacreaux operations en regie ; !Le present guide pratique. Lecadrejuridiqueetdocumentairequiorganiselexcutiondesprojetset programmesengestiondcentralisepartielle,impliquantltablissement etlexcutiondedevis-programmes,etfinancsparlesressourcesdu9me FED se presente comme suit : !L`AccorddepartenariatACP-UEsignele23juin2000aCotonoutel quereviseparl`AccordsigneaLuxembourgle25juin2005,plus particulierementl`article24( Executionenregie )desonannexeIV ( Procedures de mise en ouvre et de gestion ) ; !Le Reglement Iinancier applicable au 9eme FED adopte le 27 mars 20038 et modiIie le 19 mars 20079 par le Conseil de l`UE, notamment le titre V consacre aux operations en regie ; !Le present guide pratique. 5 Journal oIIiciel de l`Union europeenne (JOUE) L 317 du 15.12.2000. 6 JOUE L 209 du 11.8.2005. 7 JOUE L 78 du 19.3.2008. 8 JOUE L 83 du 1.4.2003. 9 JOUE L 82 du.23.3.2007. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)8 Lecadrejuridiqueetdocumentairequiorganiselexcutiondesprojetset programmesengestiondcentralisepartielle,impliquantltablissement et lexcution de devis-programmes, et financs par les ressources des 8me et 7me FED se presente de la maniere suivante : !LaquatriemeConventionACP-UEdeLometellequereviseepar l`AccordsigneaMauricele4novembre199510,plusparticulierement l`article299inclusdanslechapitre5( Proceduresdemiseen ouvre ) ; !Le present guide pratique. 1.2.Cadre juridique et documentaire pour le BUDGET Lecadrejuridiqueetdocumentairequiorganiselexcutiondesprojetset programmesengestiondcentralisepartielle,impliquantltablissement et lexcution de devis-programmes, et financs par le BUDGET se presente comme suit : !LeReglementIinancierapplicableaubudgetgeneraldel`Union europeenne adopte le 25 juin 200211 et modiIie le 13 decembre 2006 et le 17decembre200712parleConseildel`UEainsiquelesModalites d`execution de ce Reglement Iinancier adoptees le 23 decembre 200213 etmodiIieesrespectivementle20juillet2005,le7aot2006etle23 avril 200714 par la Commission europeenne ; !Le present guide pratique. 10 JOUE L 156 du 29.5.1998. 11 JOUE L 248 du 16.9.2002 (reglement n 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002). 12 JOUEL390du30.12.2006(reglementn1995/2006duConseildu13decembre2006)etL343du 27.12.2007 (reglement n 1525/2007 du Conseil du 17 decembre 2007). 13 JOUE L 357 du 31.12.2002 (reglement n 2342/2002 de la Commission du 23 decembre 2002). 14 JOUEL201du2.8.2005(reglementn1261/2005delaCommissiondu20juillet2005),L227du 19.8.2006(reglementn1248/2006delaCommissiondu7aot2006)etL111du28.4.2007 (reglement n 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007). Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)92.Contexteparticulierdesoprationsdcentralisesetdes devis-programmes excuter conformment aux procdures nonces dans le prsent guide pratique 2.1.Contexte particulier pour le FED 2.1.1.Gestion dcentralise Dans la plupart des cas, la Commission europeenne assure l`execution IinancieredesressourcesduFEDengestiondecentraliseeavecles EtatsACPdanslesconditionsprevuesal`AccordrevisedeCotonou, enapplicationnotammentdupartagedesresponsabilitesprevua l`article57decedernier(consacreauxlignesdirectricesdela cooperation pour le Iinancement du developpement) et aux articles 34, 35 et 36 de son annexe IV (relatiIs aux agents charges de la gestion et de l`execution des ressources du FED). En gestion dcentralise, des tches dexcution financire sont dlgues par la Commission europenne aux Etats ACP. De maniere generale, les contrats sont conclus par les representants des Etats ACP tandis que les paiements correspondants sont executes par la Commission europeenne (gestion decentralisee partielle minimale). Enfonctiondesplafonds15indiqusdansleprsentguide pratique,lespaiementspeuventtreexcutsparles reprsentants16desEtatsACPconditionquelesrgleset procduresdcritesdansceguidepratiquesoientrespectes (gestion dcentralise partielle). LamiseenouvreparlesEtatsACPdesactionsIinanceesparles ressourcesduFEDdoitparailleurstresoumiseaucontrledela Commissioneuropeenne.Cedernierpeuts`exercerparune approbation a priori (contrle ex ante), par un contrle ex post ou selon une procedure mixte. De maniere generale, la Commission europeenne exerce un contrle ex antedetouteslesetapesimportantesrelativesauxprocedures contractuelles.DanslescasdeIinisdanslepresentguidepratique,la Commissioneuropeennepeutexerceruncontrleexpostdes procedures de passation des marches ainsi que des paiements. 15 Voir chapitre 2.3. du present guide pratique. 16 Personnes physiques ou morales (voir section 2.1.2. du present guide pratique). Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)102.1.2.Excution en rgie (oprations dcentralises) L`annexeIVdel`AccordrevisedeCotonouencadrel`executiondes projets et programmes en regie de la maniere suivante17 : En cas d`operations en regie, les programmes et projets sont executes enregieadministrativeparlesagencesoulesservicespublicsoua participationpubliquedel`Etatou desEtatsACPconcernesouparla personne morale responsable de leur execution. LaCommunautecontribueauxdepensesdesservicesconcernespar l`octroi des equipements et/ou materiels manquants et/ou de ressources luipermettantderecruterlepersonnelsupplementairenecessairetel quedesexpertsressortissantsdel`EtatACPconcerneoud`unautre Etat ACP. La participation de la Communaute ne concerne que la prise enchargedemoyenscomplementairesetdedepensesd`execution, temporaires, limitees aux seuls besoins de l`action consideree. Lesdevis-programmesquimettentenouvrelesoperationsenregie doivent respecter les regles communautaires, procedures et documents standarddeIinisparlaCommission, telsqu`envigueuraumomentde l`approbation des devis-programmes concernes. 2.1.3.Types doprations dcentralises Ilconvientdedistinguerlestroistypesd`operationsdecentralisees suivants : !Oprations dcentralises directes Encasd`operationsdecentraliseesdirectes,destches d`execution Iinanciere des projets et programmes, conIiees par la Commission europeenne aux autorites de l`Etat ou des Etats ACP beneIiciaires,sonteIIectueesdirectementdanslesservices publics de cet Etat ou ces Etats. Parailleurs,larealisationdel`ensembleoud`unepartiedes activitesprevuesdanscesprojetsetprogrammes(tches d`executionoperationnelles)peutegalementtreeIIectuee directementparlesservicespublicsdel`EtatoudesEtatsACP concernes (regie administrative). 17 Accord revise de Cotonou, annexe IV, article 24. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)11 La gestion financire dune opration dcentralise directe se faitpardescomptesbancairesgrspar2personnes(un RgisseuretunComptable)quisontnommespar lOrdonnateur national (ou rgional) avec laccord pralable du Chef de dlgation.18 !Oprations dcentralises indirectes publiques Encasd`operationsdecentraliseesindirectespubliques,l`Etatou lesEtatsACPbeneIiciairesconIientdestchesd`execution Iinancieredesprojetsetprogrammes,delegueesparla Commissioneuropeenne,adesorganismesdedroitpublic19ou des entites de droit prive investies d`une mission de service public decetEtatoucesEtats.Cesorganismesouentitesdel`Etatou desEtatsACPconcernessontneanmoinsjuridiquementdistincts de ce dernier ou ces derniers. Dans ce cas, "L`organisme ou entite concerne se charge de l`execution Iinanciereduprojetouprogrammealaplacede l`Ordonnateurnational(ouregional).Lestchesainsi delegueespeuventinclurelepouvoirdeconcluredes contrats ainsi que la gestion de ces contrats, incluant leur executionIinanciere,etlamatrisedel`ouvrageaunom et pour le compte de l`Etat ou des Etats ACP concernes. "L`Etat ou les Etats ACP concernes concluent auparavant une convention de delegation avec l`organisme ou entite concerne. Laconventiondedlgationaveclorganismeouentit responsabledelexcutionfinancireduprojetou programmedoit,pralablementsasignature,tre approuve par le Chef de dlgation. !Oprations dcentralises indirectes prives En cas d`operations decentralisees indirectes privees, l`Etat ou les EtatsACPbeneIiciairesconIientdestchesd`execution 18 L`approbationdecesnominationspeutseIaireauplustardaumomentdel`approbationetdela signaturedudevis-programmededemarrage(oudupremierdevis-programmedecroisierelorsqu`il n`estpasprevud`etablirundevis-programmededemarrage)parleCheIdedelegation(voirsections 3.3.10. et 3.4.1. du present guide pratique). 19 Ces organismes doivent avoir une personnalite juridique propre, c`est-a-dire la capacite d`encourir des droits et obligations, y compris signer les contrats en leur nom propre. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)12Iinancieredesprojetsetprogrammes,delegueesparla Commissioneuropeenne,adesentitesdedroitprive juridiquement distinctes de l`Etat ou des Etats ACP concernes. Dans ce cas, "L`entite concernee se charge de l`execution Iinanciere du projet ou programme a la place de l`Ordonnateur national (ou regional). Les tches ainsi deleguees peuvent inclure le pouvoir de conclure des contrats ainsi que la gestion de cescontrats,incluantleurexecutionIinanciere,etla matrise de l`ouvrage au nom et pour le compte de l`Etat ou des Etats ACP concernes. "L`Etat ou les Etats ACP concernes concluent auparavant un marche de services avec l`entite concernee. En cas de financement par les ressources du FED, le march de services avec lentit responsable de lexcution financire duprojetouprogrammedoittreattribuconformment auxdispositionsduguidepratiquedesprocdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Le march de services avec lentit concerne ne peut jamais tre conclu par la Commission europenne au nom et pour le compte de lEtat ou des Etats ACP concerns.20 2.2.Contexte particulier pour le BUDGET 2.2.1.Encadrement ConIormementauReglementIinancier21,laCommissioneuropeenne peutdeciderdeconIierauxautoritesdespaystiersbeneIiciairesla gestiondecertainesactionsapresavoirconstatequelespaystiers beneIiciairessontenmesured`appliquer,alagestiondesIondsde l`Union europeenne, les criteres suivants, en tout ou en partie, selon le degre de decentralisation convenu : !Desproceduresdepassationdesmarchesetd`octroides subventionstransparentes,nondiscriminatoiresetempchanttout conIlit d`interts ; 20 Excepteetsinecessaire,encasdesubstitutiontemporaire del`Ordonnateur national(ouregional) par l`Ordonnateur delegue de la Commission europeenne. 21 Voir Reglement Iinancier BUDGET, article 56. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)13!Un systeme de contrle interne eIIicace et eIIicient, portant sur la gestiondesoperationsetprevoyantuneseparationeIIectivedes Ionctionsd`ordonnateuretdecomptableoudesIonctions equivalentes ; !Unsystemecomptablepermettantdes`assurerdelabonne utilisationdesIondsdel`UnioneuropeenneetdereIletercette utilisation dans les comptes de l`Union europeenne ; !Unauditexterneexerceparuneinstitutionnationaledecontrle externe independante ; !Une publication annuelle a posteriori d`inIormations relatives aux beneIiciaires des Ionds de l`Union europeenne. Il est admis que : !Lorsque les exigences ci-dessus ne sont pas entierement remplies, un certain degre de decentralisation peut neanmoins tre decide, a conditionquelaCommissioneuropeenneassurel`existenced`un encadrement et d`un systeme de contrles appropries ; !DiIIerentestchespeuventtredelegueesselondiIIerentsdegres de decentralisation dans le cadre d`un mme projet ou programme. Unaperudesimplicationsoprationnellesdelagestion dcentraliseestdonndansleguidefinancierapplicableaux actionsextrieuresfinancesparlebudgetgnraldelUnion europenne.22 2.2.2.Types doprations dcentralises Ilconvientdedistinguerlesdeuxtypesd`operationsdecentralisees suivants : !Oprations dcentralises directes Encasd`operationsdecentraliseesdirectes,destches d`execution Iinanciere des projets et programmes, conIiees par la Commissioneuropeenneauxautoritesdu(des)pays beneIiciaire(s),sonteIIectueesdirectementdanslesservices publics de ce(s) pays. Parailleurs,larealisationdel`ensembleoud`unepartiedes activitesprevuesdanscesprojetsetprogrammes(tches d`executionoperationnelles)peutegalementtreeIIectuee 22 Ce guide est un document interne des services de la Commission europeenne. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)14directementparlesservicespublicsdu(des)paysbeneIiciaire(s) concerne(s) (regie administrative). La gestion financire dune opration dcentralise directe se faitpardescomptesbancairesgrspar2personnes(un RgisseuretunComptable)quisontnommesparle reprsentantconcerndu(des)paysbnficiaire(s)avec laccord pralable du Chef de dlgation.23 !Oprations dcentralises indirectes publiques En cas d`operations decentralisees indirectes publiques, le(s) pays beneIiciaire(s)conIie(nt)destchesd`executionIinancieredes projets et programmes, deleguees par la Commission europeenne, adesorganismesdedroitpublic24oudesentitesdedroitprive investiesd`unemissiondeservicepublicdece(s)pays.Ces organismesouentitesdu(des)paysbeneIiciaire(s)concerne(s) sont neanmoins juridiquement distincts de ce(s) dernier(s). Dans ce cas, "L`organisme ou entite concerne se charge de l`execution Iinanciereduprojetouprogrammealaplacedu representantconcernedu(des)paysbeneIiciaire(s).Les tchesainsidelegueespeuventinclurelepouvoirde conclure des contrats ainsi que la gestion de ces contrats, incluantleurexecutionIinanciere,etlamatrisede l`ouvrageaunometpourlecomptedu(des)pays beneIiciaire(s) concerne(s). "Le(s)paysbeneIiciaire(s)concerne(s)conclue(nt) auparavantuneconventiondedelegationavec l`organisme ou entite concerne. Laconventiondedlgationaveclorganismeouentit responsabledelexcutionfinancireduprojetou programmedoit,pralablementsasignature,tre approuve par le Chef de dlgation. 23 L`approbationdecesnominationspeutseIaireauplustardaumomentdel`approbationetdela signaturedudevis-programmededemarrage(oudupremierdevis-programmedecroisierelorsqu`il n`estpasprevud`etablirundevis-programmededemarrage)parleCheIdedelegation(voirsections 3.3.10. et 3.4.1. du present guide pratique). 24 Ces organismes doivent avoir une personnalite juridique propre, c`est-a-dire la capacite d`encourir des droits et obligations, y compris signer les contrats en leur nom propre. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)15ContrairementauFED,destchesdexcutionfinancirene peuvent pas tre confies des entits de droit priv sauf si elles sont investies dune mission de service public. 2.2.3.Cas pour lesquels le prsent guide pratique sapplique Lescaspourlesquelsleprsentguidepratiquesappliquesont misenvidencedanslediagrammercapitulatifprsentci-aprs ainsi qu lannexe 1 du prsent guide pratique. Comme indiqu dans ce diagramme, le prsent guide pratique est dapplicationdanslescasolaCommissioneuropenneassure lexcutionfinanciredubudgetgnraldelUnioneuropenne en gestion dcentralise partielle avec les pays tiers bnficiaires. Il nest cependant pas obligatoire dans les cas suivants : !lorsquelexcutiondespaiementsnestpasconfieaux autorits du(des) pays bnficiaire(s) ; !lorsquelespaiementsdontlexcutionestconfieaux autorits du(des) pays bnficiaire(s) se rapportent des marchsetdessubventionsdontlesmontantsdpassent lesplafonds25indiqusdansleprsentguidepratique (gestion dcentralise substantielle)26; !lorsquetouslescritrespralableslagestion dcentralise sont remplis (gestion dcentralise totale). 25 Voir chapitre 2.3. du present guide pratique. 26 Dans ce cas, la veriIication au prealable de lapplication des criteres de decentralisation est obligatoire. Guide pratique des procedures applicables aux devis-programmesapproche projet (version 2.0)16 2.3.Plafondsen-dessousdesquelslespaiementspeuventtre dcentraliss En Ionction des plaIonds autorises, les paiements peuvent tre executes par les representants27despaysbeneIiciairesaconditionquelesreglesetprocedures decrites dans ce guide pratique soient respectees. Ces plaIonds ont ete Iixes en Ionctiondumontantdesmarchespublicsetdessubventionsauxquelsles paiements se rapportent (en equivalent d`EUR) : Marches de services Marches de Iournitures Marches de travaux Subventions 200.000 150.000 300.000! 100.000 27 Personnesphysiques,organismesdedroitpublic,entitesdedroitpriveinvestiesd`unemissionde service public ou entites de droit prive (FED uniquement). !"#$%&'()*#+"%&$%,&'(-./$"(%,&.-0*().*"%11%,&$)0,&1%&.)$(%&$%,&).*#-0,&%2*/(#%"(%,&$%&1345&6&)''1#+"%(&%*&$%7#,8'(-9()::%,&6&/*);1#(