My presentation today addresses the design liability associated with fire protection systems.Specifically, we are going to look at the design liability when dealing with design/build type projects.The origins of this talk came from a request by a contractor’s association in their efforts to learn more about their level of exposure when asked to “design” projects.Also the contractors wanted to know their level of exposure if they hire architects and engineers to work for them with design/build projectsengineers to work for them with design/build projects. Architects and engineers may not be as aware of the reverse exposure that they may be agreeing to when becoming involved with design/build projects.  You may be surprised with what you hear when I review how design/build project work in NY.  NY is different than any other state in the union with the way design/build is regulated. 

1

[Paraphrase bullet points]I am going to limit this talk strictly to design professional and contractor liability.  It is not the intent of this talk to give an all encompassing breakdown of liabilities.Liabilities associated with CEO’s will be specific to their level of involvement.There may be times that CEO’s will not have any involvement and other times that the level of involvement is much greater.  

2

[read question then click to show the picture]Unlike many other building systems, we know that a fire protection system doesn’t work usually at the worst time.  Decreasing the possibility of failures associated with incorrect design or poor quality installation is key. 

3

Questions – You don’t have to raise your hands, I just want you to think to yourself if these are yes or no answers.I am grounded in reality.  I know what goes on out there. 

4

Why am I asking about insurance? NY addresses insurance requirements for design professionals and contractors.Insurance can become an important part of why a contract is awarded or not.  The regulations of design/build affect the application of insurance and quality of care.  

5

There is a reason I am going to give my resume now which will make sense later.  A little about me:

6

7

A quick overview of contract delivery options.The most common you hear about is the design/bid/build which is the more traditional approach.And the design/build which has been seen on the rise in the last decade. 

8

With the design/bid/build delivery, the owner has two main contracts.  One with the design professionalsAnd one with the contractors

9

Design/build is different.  In general the owner has one contract with a design/build entity.  That entity can take many forms lead by GC’s, construction managers, design professionals, ect..THE DESIGN DELAGATION PROCESS BECOMES VERY IMPORTANT. 

10

There are also design building options that have emerged. 

Delegated Design: This is common practice with connections involving structural steel, concrete, building curtain walls, and the design of fire protection systems. Although the actual design of these connections or systems may be performed by subcontractors, suppliers or manufacturers, the contractor may be vicariously liable for the design — thus creating a professional liability exposure to the contractor.

11

Design Assist: A contractor may be called upon to assist the project architect or engineer in reducing the cost of the project through value engineering or constructability evaluations. Although any changes that are adopted should be accepted and approved by the project’s designers, the fact that the contractor by providing input from their own staff who may often be licensed professionals, may expose the contractor to allegations of professional liability if the adopted changes prove to be unsatisfactory. 

12

[Read down the slide bullets]

One thing to note, even though that all 50 states have passed statutes, NY is the only state that has very unique qualifiers which we will go over later.  

This is important, because when design professionals and contractors from other states come into NY to work, they typically are not aware at all of the special regulations that NY imposesimposes.  

13

[Read slide]These numbers are based country wide, not just NY. NY actually has lower number of design/build projects from the national average.  

14

According to Construction Industry Institute the reason that owners go with a design/build option is because [read bullets]These are very generalized numbers.They may be applicable to an office building.However, they would not be applicable to a hospital.  

15

They start with the bid process, where engineers provide uncompensated design direction for contractors on their team to bid on.Then if awarded the engineers work for the design/build team, not the owner.  Code compliant design may be generated but the best valued designs can be overlooked if they cost more.  This creates a problem, especially if the owner asks why the performance is not up to what they were expecting, even if the owner never gave direction on the level of performance.  The other problem is that meeting the minimum requirements of code may not alwaysThe other problem is that meeting the minimum requirements of code may not always provide the level of protection that the owner wants.Design/build has been called a way of designing the engineer out of construction projects.  We will address some of the additional problems later in the presentation. 

16

[read slide]

17

The quote from a lawyer I found very interesting.We are going to overview the legal aspects of design responsibility in NY.  This will be a quick overview with the intent to make sure that you know that design responsibility is defined by law, not the contractor, owner, or design professional.  

18

When considering the legal aspects of design delegation

There are 3 categories of info that needs to be in the design delegation process.  

These are defined by LAW which needs to be addressed by the design professional.

19

The practice of engineering is defined by SED

To practice engineering you need to be licensed

This includes practice of fire protection engineering.

(Go slow over the words that are underlined.) 

20

The Board of Regents has set the design delegation standard, 

which determines the line of authority based on expertise. 

what it says is … [paraphrase the slide]

21

The FPE is responsible even if it has a review mark by an Architect.

22

We can delegate work through non licensed professionals if it is considered ancillary. 

Is fire protection systems ancillary? …

The answer is NO

Next few slides will address.

23

In order to define the intent of ancillary we looked to PIE

They were licensed by the Board of Regents 25 years ago

The mission has been to clarify the engineering profession.

To define it . . . 

The thing to note is that FPE is not listed as ancillary.

Recognizes that Engineers have professional assistants. 

24

Per NCEES to implement a design, PE does the following

25

PIE = Professional Institute of Engineers

NSPE = National Society of Professional Engineers

26

Who does what piece of work?

I am going to focus more on the RA and PE involvement of delegation.  

27

We have established that FPE is not ancillary, therefore the PE must

For all new construction a PE must establish engineering precedent.  

28

With existing buildings a PE is required except when engineering precedent has already been established and will be followed.  

In general if the Existing Building Code refers back to the Building Code then need to establish EP.

Anything new requires a PE

29

An ET may not always be part of the process. 

30

Contractor is responsible to the building owner. 

One thing to note is FC 902.2.1 – we will get into the requirements of this section in the next few slides. 

Not in Mechanical Code or Plumbing Code

FP work is different than HVAC and PlumbingFP work is different than HVAC and Plumbing.

31

The fire protection system design requirements are dictated by …

32

Speaking specifically to the design/build contract delivery in New York State. 

33

[Read question then click to have answer appear]

34

The act permit design‐build on infrastructure projects for the first time in the state’s history.

The act actually sunset at the end of 2014.  

At this time the governor may include to have a permanent design/build provision in upcoming state budget proposals, but it is not a front burner issue in 2017.  

35

Remember I asked Was there a law passed in New York that addressed the design‐build process for the private sector?

The answer is No.

Hence how is it being done? 

36

The contract called for the contractor to furnish the services of a licensed professional engineer as part of the overall package of architectural, engineering, and construction services. 

In the Charlebois case in which the engineer of record is separate from the contractor and is called out and given specific design responsibilities in the design‐build contractor’s contract with the owner, is one that may work in New York and may withstand scrutiny in other statesother states. 

37

The Board of Regents governs the way a design professional can delegate work.  We went over it quickly earlier in the presentation. The important thing to note is that it is governed.And that it also prohibits design professionals from sharing fees for professional service.  

38

SED’s Practice Guidelines since 2002 state that an entity not authorized to provide licensed design services, such as a general contractor, cannot subcontract with, or employ, a design professional in order to provide licensed services to a third party client.

Hull, S. (2014, June 20). Should I Be My Own General Contractor? Retrieved September 8, 2015.

39

This means that an engineer can provide services to a contractor as long as those services are not also for the engineer’s client.  

40

[read slide]

41

This is what is boils down to at this time until there is either a law passed or some other type of case law that changes the current implementation of design/build in NY. 

42

A design‐build contract in New York probably should be drafted to require the contractor to engage a licensed engineer to perform services for which the license is required under New York Law.  On the basis of case law discussed above, a design‐build contract in New York probably should not require a contractor to provide design services, even if design services are subcontracted to a licensed engineer. 

43

Applicable Law or RegulationThe New York State Education Department – Office of the Professions, which regulates the conduct of licensed professional engineers, requires that the professional engineering services be provided directly from the professional to the client (project owner) without any unlicensed third party between the client and the professional.

44

45

Breaking the law happens – and sometimes they get caught. 16 felonies for forging an PE stamp6 counts of second degree forgery6 counts of offering false instrument and filing in the first degreeOne count of criminal possession of a forgery deviceMade a duplicate of a stamp and used it on plansGhent, Kinderhook and Chatham

46

47

48

Rubber stamping is prohibited not just by law but also by the code of ethics for engineers.  The code of ethics clearly defines how engineers are to practice their trade.  

49

class E felonies 2‐5 years in prison

50

These are crimes, chargeable as up to E felonies and subject to criminal proceedings (N.Y. Educ.Law § 6514).

51

Why talk about insurance?  Insurance is impacted by the contract process.  The contract process in NY is regulated.The question comes, if design/build is addressed by case law, then how are people protected? 

52

[Read slide]

53

[Read slide]

54

[Read slide]

55

Liabilities of design professionals and contractors have a different basis.  

Hence a difference in types of insurance.  

56

57

Engineer’s professional liability really covers mistakes in preparing plans and the results of those mistakes in the construction. 

58

[Read slide]

59

60

61

62

63

Economic loss such as delay for a CO because a design and code requirement was not met. 

64

The lack of legislation in NY for the design‐build process = holes in protection

There is a very limited knowledge of these holes among the design professionals and contracts. 

The actually implementation of the design delegation process and who can design what, becomes key.

It starts with educated CEO’s.  

65

The ski condo case was a result of a failure of the sprinkler system which resulted in several hundred thousand dollars of water damage.  It started with the incorrect application of the design delegation process.Then the contractor actually designed the system.Then the contractor paid an engineer not educated or trained in fire protection to stamp the plans. 

66

[Read slide]

67

[Read slide]

68

[Read slide]

69

70

71

72