HCM Experience LoungeAPRIL 2016

Program

09.00 – 09.30 Ankomst og registrering

09.30 – 10.00 Velkommen og introduktion

10.00 – 10.30 KMD nyt – Herunder Cloud Payroll Thomas Reedtz Dinesen, KMD

10.30 – 11.00 Payroll Control Center Mads Eske Jessen, 2BM

11.00 – 11.45 Persondata i SAP og andre systemer Troels Lindgård, 2BM

11.45 – 12.15 HR nyheder – trend på arbejdsmarkedetIntroduktion til Fieldglass

Lene Rosenkvist Rendbæk, 2BM

12.15 – 13.00 Frokost & Netværk

KMD Cloud payroll

2BM ERFA ÅRHUS/KØBENHAVN

NYHEDER FRA KMD V/ PIA UHRENHOLDT

RefusionsløsningenNy version inkl. 4 timers reglen

• Hvis en lønmodtager er delvis uarbejdsdygtig, skal der være minimum 4 timers fravær i en kalenderuge, for at opretholde retten til dagpengerefusion

• Hvis der er minimum 4 timers fravær i en kalenderuge, skal der ikke startes på en ny arbejdsgiverperiode

• Alle typer sygdomsfravær (sygdom, delvis uarbejdsdygtig, arbejdsskade og §56) indgår i denne beregning. Dette betyder, at alt sygdomsfravær sammenlægges, indtil der er en uge, UDEN 4 timers fravær

• Bedre kvalitet og funktionalitet i den nye version

4

Refusionsløsningenigangværende udviklingsprojekter• Modtagelse af refusionsbeløbet fra NemRefusion

• Automatisk bogføring af modtaget refusionsbeløb fra NemRefusion

• Tæt samarbejde med Aarhus Kommune, NemRefusion og Kombit

5

6

KMD Cloud payroll

2BM ERFA ÅRHUS/KØBENHAVN

KMD CLOUD PAYROLL V/ THOMAS DINESEN

INTERNTKMD A/S

[VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION]

Sap SuccessFactors EmployeeCentral• The next-generation core HR system (HRIS) is designed for the

global enterprise workforce and delivered securely via the SAP SuccessFactors cloud, serving more than 27 million users in 30 countries.

• One global system of record: Our platform is effective-dated across geographies, cost centers and employee types.

• Complete workforce data: Combined HR and talent data delivers a richer, more comprehensive employee profile.

• Powerful analytics: Correlate workforce data with financials, CRM, and other data for actionable insights.

• Seamless integration: Easily connect with on-premises or cloud-based apps like ERP, time and attendance, and benefits.

• Continuous innovation: Cloud-delivered enhancements are provided 4x per year, with no additional cost or disruption.

8

INTERNTKMD A/S

[VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION]

Sap SuccessFactors Employeecentral payroll• SAP SuccessFactors Employee Central Payroll offers all the same

features and benefits as SAP's on-premise payroll solution, but it is delivered with the security, scale, and flexibility of the SuccessFactors cloud.

• Employee Central Payroll offers you:• A proven solution – Based on the world's leading-edge payroll

solution, it is currently used by thousands of organizations worldwide.

• Choice – Available for customers who want the benefits and convenience of cloud delivery but who also want the control of implementing and managing payroll in-house.

• Lower TCO – Realize the significant cost advantages of a cloud-based solution.

• KMD Nettoløn - in SuccessFactors is available as an option for SAP SuccessFactors Employee Central customers only.

9

INTERNTKMD A/S

[VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION]

Video Successfactor Cloud Payroll

10

Customer expressions

11

“What is the status on Cloud

Payroll?”

“We are willing to change contacts for our employee

if necessary!”

“Give us a standard

solution and we will fit in”

“Our payroll solution has become too expensive as

we have been tailoring it to our needs and still

continues to do that”

Please inform us on your progress.

“We need a best practice

solution”

Where do we come from?

12

KMD CloudPayroll OPUS Personale

_ SAP HCM

_ Reimbursement

Portal

Management reports (BI)

E-recruitment, ELA

P-mappe

Managed payroll process

…

On-prem/hosted Hosted

OPUS Personale

_ SAP HCM

KMD Nettoløn

_ Reimbursement

Hosted

SAP packages

KMD packages

INTERNTKMD A/S

[VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION]

Deployment - Various Configurations ofSAP HCM/KMD Nettoløn

13

SAP HCM with KMD Nettoløn

On-premise / Hosted / Cloud

SuccessFactors

HR Renewal/Fiori

SuccessFactorsOR

Cloud Payroll for large enterprise

14

SAP ERP

SF EC Payroll

PCCApps

HR Renewal

Nemkonto

E-boks

E-indkomst

Dansk Standard

Payroll cloud platform

DEDK NO

HANA Cloud Integration

(HCI)

Company plug and play at a fair price:• Revised SAP license policy • Local standard company template

External

Report

INTERNTKMD A/S

[VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION]

Cloud Payroll for large Enterprise

15

SP84 SP84 SP86SP85

6.00 6.04 6.086.04

SP85

6.04

SP86

6.08

Implementation

Minimal variance in customizations

Same SP

Scalable env.

Same SAP v

16

Payroll Control Center

Payroll Controll Center (PCC) - Konceptet

• Helt ny brugergrænseflade• Bliver standard i Employee Central Payroll• Reduktion i den tid det tager at afvikle lønkørslen• Løndata bliver “de-clusteret”

• Kan dermed rapporters som almindelige tabeller (SE16, SAP query)

Payroll Controll Center (PCC) - Konceptet

Process og rollebaseret – 2 roller:

• Payroll Process Manager (afvikler kørslen)• Responsible for the overall process• Ensures correctness and timeline• Triggers others to resolve issues• Signs off that all steps are executed correctly

• Payroll Process Administrator (Superbruger)• Receives worklist from payroll manager• System assists with findings and pointing out issues• Payroll admin evaluates, corrects and ensures error free tasks and payroll activities

”Gammel” vs PCC

Hvordan virker det• Find fejl før lønkørslen

• Manglende bankkonto• Ingen ferieordning• etc

• Find fejl i lønkørslen (også simuleringskørsler) istedet for først at finde dem ved efterfølgenderapportering

• Bruttoløn afviger mere end xx% I forhold til sidste kørsel• Nettoløn større end xx kr. • Negativ nettoløn• Etc

• Dette medfører at “mærkværdigheder/udsving” rapporteres i forkørslen istedet for vedefterfølgende rapportering

• “Mærkværdigheder/udsving kan gennemgås og markeres som værende “ok• PCC “husker” godkendte udsving. Disse skal således ikke godkendes igen efter næste forkørsel”• Mulighed for at køre produktivt på enkeltmedarbejder uden at låse hele afregningskredsen• SE16N (P2RX_xx eller P2RM_xxx)…løndata nemmere at tilgå..HUSK: tænk på sikkerheden

Payroll Process Manager – Process overblik Niv 1

For hver process kan en række informationer vises• Start/slut datoer• Hvor langt er vi nået• Hvad er status (Ok, fejl, advarsler)

Payroll Process Manager – Process overblik Niv.2 Process trin kan startes herfra

Payroll Process Manager – Process overblik Niv.3

• Højre side: Hvilke aktiviteter vil jeg se/arbejde med?• Venstre side: Hvad er status for denne aktivitet ?

Udføraktiviteten

Hvad er status?F.kes. Antal afviste

medarbejdere Bekræft at aktiviteten er

færdig

Payroll AdministratorWorklist

Folders and checks

Check detaljer

Tekniske forudsætninger

• HR renewal 2.0• EHP 7• Declustering Business function aktiveret• SAP NetWeaver 7.4 sp05• Et par SAP noter• SAP anbefaler HANA platform grundet større datamængder• KMD understøtter nu også de-clustering..

Demo

PERSONDATA I SAP OG ANDRE SYSTEMER

28

2BM HCM Lounge 13. april 2016

Agenda• Om 2BM - Compliance• Håndtering af persondata i SAP og andre systemer

1. Persondata definition, persondataloven, EU persondataforordningen

2. Metode for håndtering af persondata3. Logning af håndtering af persondata i SAP

• Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016

2BM Compliance mission• Være den førende leverandør af Data privacy løsninger til SAP for danske

SAP kunder.• Være den førende leverandør af SAP License management ydelser og

løsninger til danske SAP kunder.• Være leverandør af SAP access management ydelser primært SAP

autorisationer for understøttelse af data privacy og license management, samt 2BMs andre forretningsområder HR, Mobility og ERP.

Persondata definitioner(Persondataloven)

• Almindelige personoplysninger

• Semi følsomme personoplysninger• Strafferetslige forhold• Væsentlige sociale forhold• Rent private forhold

• Følsomme personoplysninger• Racemæssig eller etnisk baggrund • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige

tilhørsforhold • Oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Hjemmel for behandling af følsomme persondata Hvornår må man behandle?• Samtykke er nødvendigt (Samtykke kan foregå på forskellige måder)

• Frivilligt• Specifik• Informeret

• Afvejningsregler for specifikke behandlinger• 2) behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden persons vitale

interesser i tilfælde, hvor den pågældende ikke fysisk eller juridisk er i stand til at give sit samtykke,

• 3) behandlingen vedrører oplysninger, som er blevet offentliggjort af den registrerede, eller• 4) behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller

forsvares.

• Der er ingen afvejningsregel for følsomme personoplysninger

• Persondataloven §7 Behandling af oplysninger

God behandlingsskik – Hvordan må man behandle

• Udtrykkeligt angivne og saglige formål• Ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål• Fornøden ajourføring af oplysningerne• Må ikke opbevares på i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af

hensyn til de formål

Persondataloven § 5. Oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

34

35

Justeringer i den nye EU persondataforordning i forhold til persondataloven

• Sanktioner/Bødeniveau• Forhøjelse af generelt niveau hos dataansvarlige og databehandlere• Samtykke skal ikke kunne bruges i ansættelsessituationer• Anmeldelsespligt for følsomme oplysninger udgår, men virksomhederne skal selv

sikre korrekt håndtering• Databehandler får større ansvar• Sikkerhedsbrist – Information om disse. Er ikke eksplicit i nuværende lovgivning.

Men Datatilsynet ser at det er en del af god behandlingskik og er en del af ny persondataforordning.

• Retten til at blive glemt• Data privacy officer for offentlige institutioner og virksomheder med væsentlig

persondata håndtering

Persondata tilsyn i 2016 af Datatilsynet

37

• Planlagte tilsyn• Ved udvælgelse af emner for planlagte tilsyn skal der ifølge Datatilsynets tilsynsstrategi for 2016-2018 navnlig fokuseres på

behandlinger af personoplysninger, som på grund af deres omfang eller formål kan indebære en særlig risiko for at krænke de registreredes ret til databeskyttelse og privatliv, samt på behandlinger, som indebærer brug af ny teknologi.

• Ved udvælgelsen af såvel emner som de dataansvarlige, der skal indgå i de planlagte tilsyn, tager Datatilsynet bl.a. i betragtning, om der på et område er fremkommet oplysninger – herunder ved henvendelser fra borgere eller via medieomtale – der kunne tyde på et særligt behov for tilsyn.

• Emnerne for planlagte tilsyn i 2016• Datatilsynets tilsynsenhed fokuserer i 2016 på udvalgte emner hos en række dataansvarlige.• Kontrol af følgende emner vil gå igen på 30 tilsyn overfor offentlige myndigheder:• • Uddybende sikkerhedsregler,

• myndighedens eget tilsyn,• databehandleraftaler, og• myndighedens egen kontrol med databehandlere.

Hos 20 private dataansvarlige vil følgende emner gå igen:• • Iagttagelse af Datatilsynets vilkår,

• databehandleraftaler, og• virksomhedens egen kontrol med databehandlere.

• På alle tilsyn vil der blive anvendt oplysningsindsamling ved hjælp af spørgeskema.• Overfor mindst 5 dataansvarlige vil Datatilsynet endvidere følge op med egentlige tilsynsbesøg.

Følsomme persondata definition• Hvad er definitionen for følsomme persondata for virksomheden?

• Forudsætter om håndtering af persondata er korrekt.• Hvad skal logges• Hvilken brug skal overvåges

Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke oplysninger til dette.Datatilsynet.dk 06.05.2015

• Følsomme personoplysninger• Racemæssig eller etnisk baggrund • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold • Oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Overordnet metode til håndtering af følsomme persondata

1. Overblik over persondata i systemer og processer og hvilke data der er følsomme

2. Sikre procedurer og retningslinjer for håndtering af persondata er på plads

3. Sikre databehandleraftaler med relevante leverandører er plads4. Sikre tekniske foranstaltninger er på plads5. Sikre træning af personale 6. Sikre sikkerhedsorganisation er på plads

Overblik over persondata i systemer og processer Dataflowanalyse

40Privatkunder

Medarbejdere

CRM Marketingssystem

Web/CMS Email ERP

FilserverDokumentstyring

HR

Arkiv(Elektronisk og fysisk)

Jobansøgere

Kundeklubber

Mulige tekniske foranstaltninger• Autorisationskoncept– Styring af adgang i SAP og andre systemer• Logning – Overvågning af håndtering af persondata • Personal data perimeter protection - Styring af data ud af SAP og andre

systemer. (f.eks. download lister til xls) (Uddata)• Klassificering af følsomme persondata når det ankommer til

virksomhed(Inddata) – Dokument/datastyring• Sletning af følsomme persondata efter endt anvendelse (Uddata) –

Arkivering

Personfølsomme - følsomme persondata i SAP matrice

Nav

neda

ta

CPR

nr

Adre

sse

Helb

reds

oply

snin

ger

Stra

ffeat

test

Bort

visn

ing

Pers

onlig

heds

test

Fagf

oren

ings

tilhø

rsfo

rhol

d

Fam

ilieo

plys

ning

er

Tids

regi

stre

ring

Sygd

om

Løno

plys

ning

er

Sikk

erhe

dsgo

dken

delse

r

Soci

ale

prob

lem

er

NavnedataCPR nrAdresseHelbredsoplysningerStraffeattestBortvisningPersonlighedstestFagforeningstilhørsforholdFamilieoplysningerTidsregistreringSygdomLønoplysningerSikkerhedsgodkendelserSociale problemer

Logning - Brug af følsomme persondata i SAP 1/2

• Definering af logningskoncept baseret på persondatadefinition og andre krav.

• Implementering af logning med SAP standard værktøjer for logningskoncept.

• Implementering af sikkerhed omkring logning i SAP.

Logning - brug af følsomme persondata i SAP 2/2

• Logning aktiveres ved brug af Read Access Logging som er standard.• Det er SAP standard funktionalitet til at logge læsning af data i SAP

ABAP systemer.• Standard i følgende versioner pt.

• NW 7.30 SP11 Available as of 28.02.2014• NW 7.11 SP13 Available as of 07.02.2014• NW 7.02 SP15 Available as of 07.02.2014 • NW 7.01 SP15 Available as of 31.01.2014

Logning - Opsætning af logging i SAP • Transaktion: SRALMANAGER

Logning - Opsætning af logning i SAP1. Definer logging purpose2. Definer logging group3. Optag transaktion i SAP gui eller portal for definere logningsfelter4. Konfigurer felter til logning5. Logning af konfigurerede felter udføres

Monitorering af brug af følsomme persondata i SAP

• Opsætning af monitoreringsregler• Proces for behandling af hændelser• Abonnementsbaseret opdatering af persondata regler i forhold til

lovgivning og best practice.

Logning - Visning af logs i SAP

Monitoreringsregler for logning

Nav

neda

ta

CPR

nr

Adre

sse

Helb

reds

oply

snin

ger

Stra

ffeat

test

Bort

visn

ing

Pers

onlig

heds

test

Fagf

oren

ings

tilhø

rsfo

rhol

d

Fam

ilieo

plys

ning

er

Tids

regi

stre

ring

Sygd

om

Løno

plys

ning

er

Sikk

erhe

dsgo

dken

dels

er

Soci

ale

prob

lem

er

Ualmindeligt mange opslag X X X X X X X X X X X XAd hoc søgning X X X X X X X X X X X XBeskyttede medarbejdere/brugere X X X X X X X X X X X XOpslag på kollegaer X X X X X X X X X X X XUdtræk af lister X X X X X X X X X X X X

Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016

• Benchmark I gang• Deltagere modtager resultat af hvordan de er placeret I forhold til de andre

deltagere.• Kun for SAP kunder med flere end 2000 medarbejdere eller privatkunder I SAP.• Det er 10 kunder som allerede har deltaget og der er mulighed for 5-10 flere

deltagere.

1. Ikke startet2. Overblik over hvor persondata findes i systemer

3. Opdatering af procedurer og retningslinjer

4. Implementering

af tekniske foranstaltninger

5. Erklæring fra ekstern (Revision

/ advokat)Andet

Gennemsnit

Hvor langt er virksomheden kommet med implementering af EU persondata forordningen?

Kunde A

Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016

Områder der undersøges:• Organisering• Compliance• Business Case/omkostninger• Risiko/Strategisk• Compliance ambition• Systemer• Værktøjer

• Processer

• Planlægning• Viden

52

Foreløbige resultater

Projekter – Forventes der projekt om persondata• Hypotese: Det er forventet at over 100% vil have et projekt indenfor de næste

2 år.• Resultat: 100% planlægger projekt for håndtering af persondata op fra 33% I

2015

Organisering – Hvilken afdeling er snsvarlig for persondata• Hypotese: Det er forventet at IT og HR ansvarlig hos over 50%.• Resultat: 25% er det juridisk afdeling og I 35 % er det HR der er ansvarlige for

håndtering af persondata. IT er ansvarlig I 25% . I 15% er ansvaret fordeltmellem HR og IT.

Mulige næste skridt

• Benchmark persondata aktiviteter i forhold til andre SAP kunder• Analyse for håndtering af persondata

• Systemmæssig gennemgang af hver af relevante systemer og hvilke persondata disse indeholder, samt hvad det kan betragtes som personfølsomme data.

• Gennemgang af håndtering af persondata for hver af relevante systemer, baseret på 23 best practice tests fra revisionsbranchen.

• Mulighed for revisionserklæring for håndtering af persondata fra PWC eller andre revisionshuse.

54

Husk at Persondata findes mange steder

• I forhold til de øvrige emner, der blev drøftet på inspektionen, er det overordnet set Datatilsynets vurdering, at Faxe Kommunes svar på tilsynets spørgsmål er tilfredsstillende.

• Herudover finder Datatilsynet det meget beklageligt, at Faxe Kommune som opfølgning på inspektionen – ved almindelig ukrypteret e-mail af 28. januar 2016 – eftersendte tilsynet en logudskrift indeholdende en større mængde personnumre på borgere i Faxe Kommune.

https://www.datatilsynet.dk/afgoerelser/afgoerelsen/artikel/inspektion-i-faxe-kommune/ -12/4 2016

55

HR NyhederFleksibel arbejdsstyrke

Fleksibel arbejdsstyrke

Stigning i den fleksible arbejdsstyrke

Typer af fleksibel arbejdskraft• Tidsbegrænset ansættelser• Vikar• Eksterne Leverandør• Freelance

Arbejdsstyrkens sammensætning ændre sig. Hvert år hyrer flere og flere virksomhederekstern arbejdskraft og engagere servicevirksomheder til at møde deres resource behov. Freelance, midlertidige ansættelser, specialister and projektbaseret arbejdskraft stiger påglobal plan.

Fleksibel arbejdsstyrke - Danmark

Arbejdsmarkedets struktur

Nøgletal• En stigning i vikarbureauer og anden arbejdsformidlings omsætning 3 mia. kr. Fra

2012 til 2014• Produktion og byggeri har alene haft en stigning på 1,4 mia. Kr. i perioden.

Kilde: Danmarks statistik

Processer

FIELDGLASS – Eksterne Leverandør

Sammenhæng med øvrige SAP Produkter