hoe bi studentbehoud faciliteert op de open universiteit
DESCRIPTION
De Open Universiteit heeft een op SAS gebaseerde BI architectuur. Recente toevoegingen zijn het Studentdossier en een (e-mail) campaign management systeem. De presentatie legt uit hoe hiermee studentbehoud wordt ondersteund.TRANSCRIPT
![Page 1: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/1.jpg)
Event driven management van
studentrelatiesHoe business intelligence studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit
Jeroen Liefhebber – BI architect/consultant
![Page 2: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
1. Inleiding
2. De OU en de problematiek van studentbehoud
3. Convergentie van interventies
4. Profilering en signalering
5. BI architectuurschets
6. Automatische interventies
7. Handmatige interventies obv Studentdossier
8. Afsluiting
![Page 3: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/3.jpg)
Inleiding
Relatie tot themalijnen:- CRM- Logistiek- Innovatie en ontwikkeling- Architectuur en standaarden- IdM en beveiliging
![Page 4: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/4.jpg)
Inleiding
Studentbehoud is een kwestie van observeren en interveniëren.
Bottom-line: laat systemen voor je observeren en zorg dat je de interventies op lijn krijgt met je strategische doelstellingen.
![Page 5: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/5.jpg)
De OU en de problematiek van studentbehoud
Kenmerkend voor de OU:׀ 300+ cursussen׀ 7 bachelor, 14 master opleidingen׀ 7 faculteiten׀ 2 onderzoeksinstituten (Celstec, Ruud de Moor)׀ Open Hogeschool׀ gedurende 2009: 27.000+ ingeschrevenen׀ 16 studiecentra in Nederland, 6 in België
![Page 6: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/6.jpg)
De OU en de problematiek van studentbehoud
Kenmerkend voor de OU:׀ Studenten kennen vrijheid van tijd, plaats en tempo׀ Cursusgewijze inschrijving׀ Onderwijsdiensten zijn facultatief׀ Onderwijs is (grotendeels) gedigitaliseerd׀ Materiaal komt in toenemende mate vrij beschikbaar׀ Van aanbodgestuurd naar vraaggestuurd onderwijs
![Page 7: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/7.jpg)
Learningobjects
OUNL BAMA opleidingen
Contractopleidingen
competenties
Onderwijscomponenten
onderwijsontwikkeling
Vrije/individuele
assemblage
Vaste
ass
embla
ge
Wettelijke
assemblage
Assemblage op maat
BAMAstudenten
Kennisverwervers
vast / aanbodgestuurd
flexibel /vraaggestuurd
Competentiezoekers
Contract-partners
On
de
rwijs
-te
ch
no
log
isc
h o
nd
erzo
ek
Va
kin
ho
ud
elijk
o
nd
erzo
ek
Le
erv
raa
gin
form
ati
e
Ex
tern
e /
3rd
pa
rty
c
om
po
ne
nte
n
Scholers
Business architectuur OU
Toekomstige waardeketen onderwijs
![Page 8: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/8.jpg)
Learningobjects
OUNL BAMA opleidingen
Contractopleidingen
competenties
Onderwijscomponenten
onderwijsontwikkeling
Vrije/individuele
assemblage
Vaste
ass
embla
ge
Wettelijke
assemblage
Assemblage op maat
BAMAstudenten
Kennisverwerversvast
flexibel
Competentiezoekers
Contract-partners
On
de
rwijs
-te
ch
no
log
isc
h o
nd
erzo
ek
Va
kin
ho
ud
elijk
o
nd
erzo
ek
Le
erv
raa
gin
form
ati
e
Ex
tern
e /
3rd
pa
rty
L
ea
rnin
g o
bje
cts Scholers
Flexibilisering / vraagsturing
Atomisering/decompositie
Repository ontwikkeling
Competentiegericht onderwijs – LLL
Business architectuur OU
Strategische ontwikkelingen
![Page 9: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/9.jpg)
De OU en de problematiek van studentbehoud
׀ Uit het gedrag van studenten moeten wij afleiden of ze (serieus) voor een diploma gaan.
׀ Studenten kunnen stilletjes de virtuele campus betreden, maar deze ook weer in alle stilte verlaten.
׀ Als ze vertrekken weten we niet (goed) of ze hun persoonlijke doelstellingen hebben gehaald.
׀ Er zijn onvoldoende personele resources om alle studenten vanaf hun eerste cursus bij de hand te nemen.
׀ Het is nogal een opgave om naast je baan een bachelor van ruim 170 studiepunten af te ronden.
׀ Wij moeten concurreren met baan, gezin, etc.
![Page 10: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/10.jpg)
Onderwijsadv.
Convergentie van interventies
Het op afstand coachen van studenten op weg naar hun diploma vergt het plegen van gelijksoortige interventies op gelijktijdige momenten door alle betrokken partijen binnen de instelling.
Call center
Voorlichting
Mentor
Inhoudelijkebegeleiders
Intake
Studiecentrum
![Page 11: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/11.jpg)
Convergentie van interventies
Doe je dat niet dan:׀ hindert een interventie wellicht de student en bereik je het
tegenovergestelde׀ ervaart de student niet met één instelling te maken te hebben die
hem/haar kent en kan helpen׀ behoud je misschien wel de verkeerde studenten
![Page 12: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/12.jpg)
Convergentie van interventies
Voorbeeld (ongelijke timing):
Faculteiten die qua personele resources relatief verschillend zijn interveniëren op verschillende momenten.
Voorbeeld (ongelijke interventies):
Faculteit A voert intake gesprekken met het doel studiecontracten te sluiten. Faculteit B voert intake gesprekken met het doel om meer zicht te krijgen op de intenties van de student.
![Page 13: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/13.jpg)
Profilering en signalering
Een gelijksoortige interventie vereist de beschikbaarheid van een profiel van de student.
Wat is nu een goede student?
Een grote kans van slagen voor een diploma heeft
Veel koopt, weinig doet
Met een minimum aan coaching dehele opleiding doorloopt en afsluit
met een diploma Gedurende zijn hele leven zijn competentievragen
door de OU laat makelen naar het passende onderwijs
onderwijsinnovatie
bekostiging
inkomsten
vraagsturing
kosten
![Page 14: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/14.jpg)
Profilering en signalering
Het interveniëren op gelijktijdige momenten vereist de beschikbaarheid van een signaleringsmechanisme op de individuele studieprocessen.
6 weken na instroom
absent? geslaagd?tweemaal gezakt?
8 mnd inactief?
uitval?
Signaleringsmechanisme = events + sensoren
![Page 15: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/15.jpg)
Profilering en signalering
Verschillende soorten van events:׀ harde proces events (in relatie tot inschrijven, tentamineren, etc.)׀ harde gedrag events (in relatie tot studietempo, stapelen, etc.)׀ zachte events (in relatie tot intenties)
Verschillende leveranciers van gegevens:׀ onderwijsadministraties׀ logistieke administraties׀ leeromgevingen׀ ondersteunende omgevingen zoals studieplanner, studiecoach,
contactadministraties
![Page 16: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/16.jpg)
Profilering en signalering
De OU heeft gekozen voor het centrale Data Warehouse als leverancier van events omdat:
׀ Veel events zijn complex dat wil zeggen kunnen pas worden geïdentificeerd nadat gegevens uit verschillende omgevingen zijn bijeengevoegd.
׀ De implementatie van een laag van sensoren direct op de administratieve systemen zou teveel business logic op een te laag niveau in de architectuur betekenen.
׀ Interventies hoeven niet per direct plaats te vinden. Bij voorkeur meestal zelfs niet.
![Page 17: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/17.jpg)
metadatametadatametadatametadata
metadatametadata
metadatametadata
metadatametadata
metadatametadatametadatametadata
metadatametadatametadatametadata
metadatametadata
BI architectuurschets OU
Adhoc en stand.rapporten
Adhoc en stand.rapportenStudentdossierStudentdossier
Online studiepadOnline studiepad
StumisOnline(OLAP)
StumisOnline(OLAP)
Study EventSystem
Study EventSystemStudieplannerStudieplanner
Voorraadprognoses
Voorraadprognoses
Campagne evaluatie
Campagne evaluatie
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
VirtueelInformatieloket
VirtueelInformatieloket
Data Warehouse
Data WarehouseODSODS
ETL
ETL
Warehouse domeinBron domein
SPILSPIL
SRSSRS
EnfinityEnfinity
WervisWervis
….….
![Page 18: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/18.jpg)
BI architectuur
Belangrijkste uitgangspunten/principes:
׀ content-onafhankelijke applicaties en gegevens laadprocessen > op metadata gebaseerde frameworks
׀ self-service׀ functioneel en applicatiebeheer door en bij de business׀ basic starten, meer functionaliteit/complexiteit door snel
opeenvolgende tussenreleases
![Page 19: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/19.jpg)
BI architectuur
Eisen aan de BI architectuur door event driven relatiemanagement:
׀ meer procesoriëntatie׀ hoog detailniveau׀ hoge verversingsgraad van gegevens׀ exploitatie instrumentarium / marketing automation toolset
![Page 20: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/20.jpg)
BI architectuur
Belangrijkste eisen aan de toolset:׀ intern, geen online diensten׀ e-mailcampagnes naar studenten, signaleringslijsten naar
medewerkers (m.n. begeleiders en mentoren)׀ beschikbaarstelling profiel van de student in verschillende
verschijningsvormen aan verschillende doelgroepen׀ incorporeren van “sensoren” op het DWH
Daarom gekozen voor zelfbouw van:׀ het Study Event System voor het uitvoeren van automatische
interventies׀ het Studentdossier ten behoeve van het ondersteunen van
handmatige interventies
![Page 21: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/21.jpg)
Automatische interventies
Het definieren van een automatische interventie in het Study Event System
![Page 22: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/22.jpg)
Automatische interventies
Status:
׀ Bijna 200 events gedefinieerd׀ Inclusief eenmalige acties׀ 80% via direct mail, 20% via signaleringslijsten׀ 100.000 – 200.000 mails per maand link׀ 3,9 mln e-mails sinds de implementatie van versie 1.0
Heeft het allemaal zin? Wat zijn de effecten?
![Page 23: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/23.jpg)
Handmatige interventies obv Studentdossier
Het generieke proces achter de handmatige interventie
![Page 24: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/24.jpg)
Handmatige interventies obv Studentdossier
׀ presenteert eenduidige context׀ geeft eenduidige signalenmodulaire opbouw׀׀ op metadata gebaseerd׀ gegevens uit DWH׀ wanneer nodig live koppelingen
met administratieve systemen׀ nu nog lokale
authenticatie/autorisatie, straks via IdM
![Page 25: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/25.jpg)
Handmatige interventies obv Studentdossier
Toekomst studentdossier
![Page 26: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/26.jpg)
Handmatige interventies obv Studentdossier
Centrale contactadministratie
׀ Gebouwd door IT ׀ Super lightweight׀ Nu handmatige registratie door medewerkers׀ Straks automatische afvang/registratie op de Exchange server׀ Of het gaat lukken…..?
![Page 27: Hoe BI studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit](https://reader033.vdocument.in/reader033/viewer/2022061205/5480d9e5b4795983578b47fe/html5/thumbnails/27.jpg)
Afsluiting
Studentbehoud is een kwestie van observeren en interveniëren.
Bottom-line: laat systemen voor je observeren en zorg dat je de interventies op lijn krijgt met je strategische doelstellingen.
Ofwel ook: spreek eenduidige studentprofielen af die aansluiten bij je strategische doelen en bepaal interventietactieken.