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International Federation of Library Associations and Institutions Directrices para planificar la digitalizacin de colecciones de libros impresos antiguos y manuscritos

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Elaboradas por la Seccin de Libros Raros y Manuscritos de la IFLA Septiembre de 2014 Aprobadas por el Comit Profesional de la IFLA Spanish translation / Traduccin al espaol Traduccin de Adelaida Caro Martn y Pilar Egoscozbal Carrasco (Biblioteca Nacional de Espaa, Departamento de Manuscritos, Incunables y Raros) Noviembre de 2014 Este texto es una traduccin al espaol del documento Guidelines for Planning the Digitization of Rare Book and Manuscript Collections, por lo que podra presentar diferencias con el original. Los fines de la presente traduccin son exclusivamente divulgativos.

International Federation of Library Associations and Institutions, 2014.

Directrices para planificar la digitalizacin de colecciones de libros impresos antiguos y manuscritos


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2014, International Federation of Library Associations and Institutions. Esta obra est bajo una licencia Creative Commons Atribucin 3.0 (Unported). Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/license/by/3.0 IFLA P.O. Box 95312 2509 CH Den Haag Netherlands www.ifla.org


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ndice

ndice ............................................................................................................................................................ 3

Introduccin y alcance ............................................................................................................................... 4

1 Diseo del proyecto .......................................................................................................................... 7

2 Seleccin de originales....................................................................................................................... 9

3 Procedimiento para la creacin de la coleccin ........................................................................... 10

4 Metadatos .......................................................................................................................................... 14

5 Presentacin ...................................................................................................................................... 16

6 Difusin, promocin y reutilizacin de las copias digitales ....................................................... 17

7 Evaluacin......................................................................................................................................... 17

8 Preservacin a largo plazo de la coleccin digital ....................................................................... 18

9 Recapitulacin de las recomendaciones ........................................................................................ 18

Bibliografa ................................................................................................................................................. 19


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Introduccin y alcance Introduccin La digitalizacin de colecciones bibliotecarias est transformando las vas de acceso a la informacin y la orientacin del trabajo investigador. Las bibliotecas tienen la responsabilidad de garantizar el acceso global a sus colecciones digitales: el pblico lo demanda y los acadmicos tienen puestas en l sus expectativas. Internet ha derribado las barreras tradicionales que impedan dicho acceso, provocadas por la distancia geogrfica, las circunstancias econmicas, las fronteras polticas y las distintas idiosincrasias culturales. Los investigadores estn desarrollando nuevos campos de bsqueda, a menudo estimulados por la capacidad de las nuevas tecnologas de yuxtaponer recursos de investigacin procedentes de distintas fuentes y disciplinas, as como de manipular textos e imgenes digitales mediante nuevos procedimientos. La digitalizacin transforma la posibilidad de descubrir y acceder a las colecciones especiales y de libros impresos antiguos en mayor medida que a la coleccin general de la biblioteca. Al hacerse accesibles, estas colecciones se convierten en un recurso fundamental. Sin la digitalizacin, las colecciones especiales y de impresos antiguos permanecen ocultas y continan siendo unas desconocidas. A pesar de que numerosas bibliotecas cuentan con sus propios procedimientos para la participacin en proyectos de digitalizacin masiva, las necesidades de los materiales no impresos, nicos y raros exigen una consideracin especial y diferentes modos de actuacin. Uno de los propsitos de estas directrices es atender estas necesidades. Estas directrices estn destinadas a cualquiera que est implicado en la planificacin de un proyecto de digitalizacin de materiales raros y nicos, incluidos los responsables que proponen dichos proyectos, los bibliotecarios y los investigadores que los planifican y ejecutan, as como las organizaciones que los financian y que se plantean apoyar la digitalizacin de colecciones especiales. Alcance La digitalizacin ha cambiado profundamente nuestra visin de las colecciones, los servicios y la planificacin estratgica de las bibliotecas. En consecuencia, durante los ltimos quince aos han proliferado diferentes tipos de directrices para la digitalizacin: internacionales, nacionales, locales e institucionales. Todas ellas son el reflejo de un conjunto de buenas prcticas en constante evolucin. Algunas intentan abarcar todos los aspectos1, frente a otras ms escuetas que remiten a otros recursos2. Las hay tambin que se centran en los estndares de capturas digitales para medios especficos3, mientras que otras apelan a la necesidad de programas de preservacin digital ms consistentes4. Cada documento tiende a mejorar los anteriores, ms que a sustituirlos por completo. El Grupo de Trabajo que ha elaborado estas directrices ha revisado los estudios previos e intentado elaborar un documento complementario que aborde las necesidades especficas que ataen a los proyectos de planificacin de digitalizacin de colecciones especiales y de libros impresos antiguos.


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Las presentes directrices no se centran en los aspectos tecnolgicos, los mtodos especficos de captura digital o la preservacin digital; ms bien, se detienen en la planificacin conceptual y en la colaboracin con los usuarios potenciales, con el objeto de alcanzar los fines previstos y resultados perdurables. Estn escritas desde la perspectiva de los responsables de colecciones especiales, curadores e investigadores, para los cuales el objeto fsico es un artefacto dotado de un testimonio histrico intrnseco, al mismo tiempo que de un contenido intelectual. Asimismo, intentan anticiparse a las necesidades de los usuarios que actualmente llevan a cabo investigaciones basadas en la digitalizacin, que requieren anlisis a texto completo o agregaciones de big data o macrodatos. Ayudarn tambin a los profesionales y a aquellos que no lo sean a crear colecciones digitales perdurables y adaptables, que podrn reutilizarse y continuarn siendo valiosas para la investigacin en el futuro. Se hace hincapi en la creacin y descubrimiento de colecciones digitalizadas ms que en los objetos individuales. La digitalizacin de colecciones de libros raros y nicos suele ser compleja, ya que es importante mantener las relaciones fsicas, intelectuales y contextuales, tanto entre de las distintas partes de un objeto fsico como entre las partes de la coleccin considerada como un todo. Mantener estas relaciones de cara al usuario implica, a menudo, utilizar metadatos especiales, as como distintas plataformas para su recuperacin y utilizacin. Adems, el usuario debe disponer de la informacin contextual y de los metadatos suficientes que le permitan evaluar la autenticidad y fiabilidad de la versin digital. Conseguir presentar una coleccin completa dentro de un contexto, al tiempo que se conserva la autenticidad y se deja constancia del objeto fsico, exige una planificacin y conceptualizacin cuidadosas, una preparacin previa, la ejecucin de numerosas actividades relacionadas con la puesta en marcha del procedimiento y la colaboracin entre distintas unidades bibliotecarias. Las prcticas para la digitalizacin de partes de un objeto completo para usos especiales, la utilizacin del anlisis espectral avanzado necesario para los estudios de conservacin o la investigacin en el plano tecnolgico no son objeto de estas directrices. Tampoco tratan de orientar la reproduccin digital para la preservacin a largo plazo, que requiere informacin mucho ms detallada sobre tcnicas de imagen, formatos de archivo, resolucin ptica y equipamiento especial. Principios profesionales, fundamentos generales y resultados deseables Durante el proceso de elaboracin de estas directrices por la Seccin de Libros Raros y Manuscritos, sus miembros coincidieron en una serie de principios profesionales y resultados deseables que conformaron el texto definitivo. Se detallan a continuacin, como principios generales que deben orientar la toma de decisiones:

Continuar defendiendo la obligacin de la biblioteca de preservar y proporcionar acceso a los materiales originales.

Proporcionar acceso global y gratuito a los recursos de investigacin y, siempre que se pueda, facilitar a los usuarios la posibilidad de descargar objetos y colecciones digitalizadas.

Ser receptivo a las necesidades de los acadmicos; fomentar el dilogo con estos y con los dems usuarios; invitarles a participar en el proceso de planificacin.

Esforzarse por alcanzar resultados viables, acceso abierto, una mejor preservacin y revalorizar las colecciones, siempre que sea posible.


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Tomar como modelo las mejores y ms recientes prcticas, as como los proyectos que hayan cumplido con xito sus objetivos. Introducir el control de calidad en todas las fases del proyecto, desde la planificacin inicial hasta la evaluacin final.

Preservar tanto la estructura como el contexto del documento original cuyo ejemplar se ha digitalizado y mantener el enlace al registro del catlogo.

Administrar las peticiones a demanda de manera que se aadan al corpus creciente de colecciones digitalizadas de acceso libre.

Aprovechar los proyectos de digitalizacin para proporcionar acceso a colecciones que han estado ocultas en el pasado.

Agradecimientos La Seccin de Libros Raros y Manuscritos de la IFLA agradece encarecidamente las contribuciones del Grupo de Trabajo encargado de elaborar las directrices durante ms de tres aos y las de las dems personas que han contribuido a perfeccionar y a mejorar los diversos borradores. Estas directrices se consideraron una tarea estratgica prioritaria en el encuentro celebrado en Gotemburgo, en agosto de 2010. Isabel Garca-Monge (Espaa), que presida el Grupo de Trabajo, organiz otro en Madrid, en abril de 2011, durante el cual el grupo redact un primer borrador. Posteriormente, se elabor un segundo borrador en enero de 2012, gestado tras una jornada completa de trabajo en el congreso de Puerto Rico, en agosto de 2011. Y un tercero, despus del encuentro de Amberes, en febrero de 2012. El Grupo de Trabajo organiz una sesin abierta de conferencias de dos horas en Singapur, en agosto de 2013, para presentar dicho borrador y solicitar la opinin de los asistentes. Ms de doscientas personas acudieron a la sesin y participaron en una animada discusin de cuarenta y cinco minutos que dio como resultado un intercambio de opiniones muy positivo. Nos hubiera gustado contar tambin con las de los miembros, no pertenecientes al Grupo, de otras regiones geogrficas, pero no respondieron a nuestra invitacin a revisar el texto. Reconocemos que los puntos de vista de todas las regiones son esenciales para obtener una perspectiva equilibrada de la planificacin de proyectos de digitalizacin. Incitamos al envo de contribuciones desde otras partes del mundo, que incluiremos en futuras ediciones. A continuacin, se enumeran los miembros del Grupo de Trabajo (un asterisco (*) identifica a los miembros del Comit Permanente de Libros Raros y Manuscritos):

Isabel Garca-Monge, presidente (Espaa)*

Ivan Boserup (Dinamarca)

Anne Eidsfeldt (Noruega)*

Pilar Egoscozbal Carrasco(Espaa)*

Claudia Fabian (Alemania)*

David Farneth (Estados Unidos)*


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Sirkka Havu (Finlandia)*

Wolfgang-Valentin Ikas (Alemania)

Raphale Mouren (Francia)*

Angela Nuovo (Italia)*

Krister stlund (Suecia)*

Edwin C. Schroeder (Estados Unidos)*

Garrelt Verhoeven (Pases Bajos)*

Marina Venier (Italia)*

Otras personas que han participado, ledo o aportado comentarios a los diversos borradores, son:

Jan Bos (Pases Bajos)*

Mark Dimunation (Estados Unidos)*

Joanna Escobedo (Espaa)

Cristina Guilln Bermejo (Espaa)

Pilar Moreno Garca (Espaa)*

Alexander Samarin (Federacin de Rusia/Rusia?)*

Carolin Schreiber (Alemania)

Winston Tabb (Estados Unidos)*

Marta Torres Santo Domingo (Espaa)

Olga Vega (Cuba)

1 Diseo del proyecto La consideracin minuciosa de algunas cuestiones fundamentales facilitar el diseo e implementacin de proyectos y contribuir a garantizar su xito. Un proyecto de digitalizacin puede dar lugar a diferentes productos y servicios, por lo que es necesario considerar los recursos disponibles y definir claramente las metas y los resultados en la fase inicial. Esto facilitar su apoyo y financiacin y, en su etapa final, proporcionar indicadores importantes para su evaluacin. Es fundamental, por tanto, partir de las siguientes cuestiones bsicas a la hora de elegir el proyecto que se va a llevar a cabo: Cul es la concepcin del proyecto? Cules son sus metas y objetivos? Quines son sus destinatarios? Cmo van estos a hacer uso de l?


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Su finalidad es proporcionar acceso general a los investigadores o satisfacer las necesidades de una agenda especfica de investigacin? Se digitaliza para facilitar el acceso, la preservacin o ambas cosas? Cmo encaja el proyecto dentro de los objetivos globales de la institucin? Los bibliotecarios valoran la construccin de colecciones completas a largo plazo; los acadmicos y dems usuarios desean herramientas de acceso a la medida de sus necesidades inmediatas; los administradores buscan proyectos que aumenten la visibilidad y la importancia de la institucin. Por lo tanto, la planificacin inicial debe tener presente las necesidades de todas las partes interesadas. Quin debe estar implicado en la planificacin? Es esencial trabajar en equipo para que el proyecto cumpla sus objetivos. La mayora de los proyectos que han triunfado incluyen en el proceso de planificacin a acadmicos, usuarios, administradores, personal bibliotecario (catalogadores, curadores, conservadores) y expertos en nuevas tecnologas. El proceso de digitalizacin afecta a varios departamentos dentro de la biblioteca y es importante incluir a todos en la toma de decisiones, que repercutirn en su trabajo a partir de ese momento. Existe la posibilidad de financiacin externa? Numerosos proyectos de digitalizacin reciben financiacin o cumplen sus objetivos gracias a la colaboracin con otras instituciones. Las fuentes externas de financiacin pueden tener sus propios criterios para seleccionar las colecciones que se quieren digitalizar. Se debe estar seguro de que el proyecto est en la lnea de las prioridades de todos los participantes. Qu nivel de complejidad es el deseable? Qu nivel de complejidad puede alcanzarse? Es probable que el desarrollo de un proyecto ambicioso exija que deba acometerse en distintas fases. Si es as, hay que centrarse en la construccin de recursos de calidad, slidos y lo ms importante usables. Posteriormente, a menudo contando con la comunidad de usuarios, dicho proyecto ser susceptible de mejora. Qu se quiere digitalizar y por qu? Seleccionar los materiales para digitalizar suele representar la parte ms difcil del proceso, especialmente si existe una gran demanda y recursos limitados (vase el captulo 2). Estn los materiales sujetos a derechos de autor? Si es as, habr que tenerlos en consideracin (vase el captulo 2). Quin va a llevar a cabo la digitalizacin? La propia institucin o un proveedor de servicios externo? Cuenta la institucin con espacio, presupuesto, equipamiento y expertos? Qu puede aportar un proveedor externo? Las respuestas a estas preguntas dependern de las posibilidades de la institucin y de la naturaleza del proyecto. Las ventajas de la digitalizacin interna pueden incluir la adquisicin de la experiencia y la infraestructura necesarias para afrontar proyectos futuros, el menor riesgo o dao al que se sometern los materiales originales (deben tenerse en cuenta su valor y los asuntos relativos al seguro) y un mayor control sobre la calidad de las imgenes y la transferencia de datos. Por otra parte, la utilizacin de servicios externos puede proporcionar equipos mejores y


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de ms calidad, menor coste y/o un plazo ms rpido de ejecucin con resultados garantizados que permita al personal de la institucin realizar otras tareas. Recordemos que la externalizacin siempre exige que el personal interno dedique una parte considerable de su tiempo a gestionar el proyecto. Cul es el formato final del proyecto? Se dispone de los medios para lograrlo? Es importante prever si el formato final del proyecto va a cumplir por completo las expectativas. Para llevarlo a cabo con xito hay que determinar si se dispone del equipo, software, instalaciones, personal cualificado y financiacin necesarios. Se cuenta con algn componente basado en las redes sociales, tales como la transcripcin colaborativa o el perfeccionamiento de los metadatos? Los proyectos de digitalizacin estn pensados para llegar a un pblico amplio, por lo que este pblico debe tenerse en cuenta en la fase de diseo. Pensemos en cmo podramos perfeccionarlo gracias a las contribuciones futuras de acadmicos y de otro tipo de usuarios. Cmo se incorporar el control de calidad en todas las fases del proyecto? El control de calidad no se limita a la creacin de imgenes digitales; antes bien, debe tenerse en cuenta e incorporarse en cada una de las fases del proyecto. El conjunto de parmetros de calidad incluyen la alta calidad de la resolucin ptica de las imgenes, el que los metadatos sean completos y fiables (incluidos los enlaces), la fidelidad al original y la facilidad de uso.

2 Seleccin de originales La seleccin de originales es una tarea esencial en el desarrollo de una coleccin digital y recae fundamentalmente en bibliotecarios especializados en este tipo de fondos. Estos deben estudiar y comprobar las colecciones, obras, ediciones y ejemplares, teniendo en cuenta el alcance de la nueva coleccin digital. Tambin deben tenerse en cuenta aspectos como la cronologa, geografa, autor, materia, formato, poseedor, etc. Las siguientes preguntas pueden ayudar a determinar el alcance del proyecto y contribuir al proceso de seleccin:

Queremos digitalizar documentos nicos de distinta tipologa, como, por ejemplo, tesoros?

Queremos digitalizar una coleccin existente?

Queremos crear una nueva coleccin virtual? Por ejemplo, una coleccin de documentos procedentes de distintas instituciones que tengan algo en comn, como su procedencia.

El diseo de la nueva coleccin digital estar determinado, en esta fase, por los objetivos de la institucin, sus funciones y los usuarios a los que se dirige. Como las colecciones y los proyectos digitales aumentan con el tiempo, es til considerar el desarrollo futuro y la interaccin con otras colecciones de la misma o de diferentes instituciones.


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Los manuscritos y la mayora de los libros pertenecientes al periodo de la imprenta manual son ejemplares nicos; los libros impresos, adems, pueden presentar variaciones significativas dentro de la misma edicin. Algunos ejemplares tendrn un inters especfico por el hecho de llevar un sello, anotaciones manuscritas o un exlibris. El nmero de ediciones y ejemplares de la misma obra que se van a digitalizar debe decidirse teniendo en cuenta los objetivos de la institucin y del proyecto, sus usuarios y los recursos disponibles. Se debe seleccionar para su digitalizacin, como mnimo, el mejor ejemplar fsico de que se disponga. La seleccin debe incluir una revisin fsica del material, pues su condicin influir en el proceso de digitalizacin. Es esencial la comunicacin entre el personal que selecciona y el que realiza las dems tareas. La digitalizacin a demanda es otra manera de desarrollar un contenido digital, pero no puede considerarse la base de una coleccin. Siempre es preferible digitalizar una coleccin que tenga entidad intelectual antes que una parte de esta. De igual manera, un documento o libro entero antes que un captulo o una pgina. La digitalizacin de partes de documentos destinadas a un uso puntual no es el objetivo de estas directrices. Derechos de autor La digitalizacin, difusin y reutilizacin de colecciones depende de la propiedad intelectual y de aspectos relacionados con el contenido que afectan a la privacidad, y las leyes que regulan estos aspectos varan significativamente en los distintos pases. Cuando una institucin adquiere nuevas colecciones fsicas, debe identificar qu documentos pertenecen al dominio pblico y cules no. Los materiales sujetos a derechos de autor pueden tambin digitalizarse si estn sujetos a disposiciones y acuerdos determinados. Los derechos de propiedad intelectual y las condiciones de uso son tambin muy importantes en los proyectos que se desarrollan mediante acuerdos con colaboradores y terceras partes: estos deben discutirse y acordarse por anticipado y por escrito antes del comienzo del proyecto. Adems, un objeto digitalizado puede considerarse en s mismo una nueva edicin. Por lo tanto, se debe establecer claramente la disponibilidad y las condiciones de uso de cada uno de los objetos y colecciones digitalizadas de cara a los usuarios.

3 Procedimiento para la creacin de la coleccin En el proceso de creacin de una coleccin digital pueden distinguirse varias fases o pasos. Es posible que cada institucin organice estas actividades de manera ligeramente distinta, aunque la base del proceso siga siendo la misma. Todos los procedimientos deben documentarse adecuadamente. Si el diseo general del proyecto y las tareas de los participantes estn claramente definidos y son conocidos por todos, pueden prevenirse errores y confusiones. Paso 1: Examinar y preparar los materiales para su digitalizacin: condicin fsica y metadatos existentes Los materiales que se van a digitalizar se trasladarn, por lo general, desde su ubicacin permanente en el depsito, debiendo realizarse un seguimiento lo ms estrecho posible. Un


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conservador evaluar los materiales frgiles para minimizar el posible dao fsico durante el proceso de digitalizacin. Los tcnicos encargados del escaneado deben recibir una formacin adecuada que garantice una manipulacin segura de los materiales y deben estar capacitados para advertir al supervisor de que un documento puede sufrir deterioro a causa del proceso de digitalizacin. Todos los documentos se examinarn al comienzo y al final del proceso. Los bibliotecarios evaluarn si los metadatos bibliogrficos con los que se cuenta son apropiados para permitir que el usuario acceda a la informacin. Los metadatos bibliogrficos deben formar parte de un sistema que permita realizar la bsqueda y enlazar a la copia digital y viceversa. La catalogacin es una parte esencial de la creacin de la coleccin y debe incluir decisiones sobre el protocolo, el nivel y detalle de la descripcin y el lenguaje o lenguajes de codificacin. Como mnimo, se contar con una descripcin en la lengua del catlogo principal; las traducciones a otras lenguas pueden aadirse si se participa en proyectos nacionales e internacionales y para proporcionar un acceso ms amplio a los materiales. Otras herramientas o protocolos multilinges pueden tambin mejorar el acceso a los registros. Debe calcularse la extensin y profundidad de las descripciones, teniendo en cuenta el pblico y el tipo de difusin previstos, que influirn en la decisin tomada. Si no se dispone de metadatos apropiados, estos se crearn antes de que comience la digitalizacin (una exposicin ms detallada sobre los metadatos se encuentra en el captulo 4). Adems, las diversas partes fsicas del objeto deben documentarse mediante unos metadatos estructurales adecuados, cotejndose dicho objeto con estos para cerciorarse de que todas las partes estn en orden. Si es necesario, deben foliarse los documentos. Los manuscritos deben cotejarse con la foliacin. En el caso de los archivos, el orden de las carpetillas en las cajas y de los documentos dentro de las carpetillas debe cotejarse con el inventario o con cualquier otra fuente. Se indicarn claramente los documentos excluidos de la digitalizacin. Paso 2: El proceso de digitalizacin Eleccin del equipo Se escoger un equipo destinado a la captura de imgenes que se adapte a las necesidades de los ejemplares que van a ser digitalizados y se adecue a los objetivos del proyecto. Por ejemplo, se recomienda el uso de cmaras digitales de alta resolucin para manuscritos medievales y otros materiales en los que los investigadores necesiten consultar detalles de muy pequeo tamao. Por su parte, un escner de sobremesa puede adecuarse especialmente a colecciones de fotografas modernas. Y los escneres especialmente diseados para libros pueden emplearse con una amplia variedad de libros impresos. Siempre que sea posible se seguir el mismo procedimiento con todo el documento completo para garantizar as un resultado uniforme. Es necesario tener en cuenta, adems, que parte de los equipos automticos diseados para ser empleados en proyectos de digitalizacin masiva podran no ser apropiados para digitalizar materiales raros y frgiles que corren el riesgo de sufrir daos en el proceso. Calidad de la imagen Aspectos tales como la resolucin, profundidad de color e iluminacin elegidas se decidirn basndose en estndares especficos que estn ampliamente aceptados para el tipo de material en cuestin, as como en los requisitos que se hayan establecido para los archivos mster de preservacin y para las formas de presentacin y uso previstas para los objetos digitales. Otros


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elementos relativos a la calidad de la imagen que ser necesario tener en cuenta incluyen saturacin del color, brillo, integridad de la imagen y ausencia de halos y otros defectos pticos. En el caso de que determinados documentos anexos que acompaen al material en cuestin se digitalicen con un equipo diferente, las imgenes debern insertarse posteriormente en el punto de la secuencia que les corresponda. Al planificar la resolucin de captura que va a adoptarse ser necesario calcular tanto el espacio de almacenamiento que se necesitar como el tiempo de descarga estimado para los usuarios. Las instituciones que deseen realizar una nica digitalizacin de sus colecciones teniendo en cuenta las necesidades presentes y previendo las futuras deberan considerar realizar copias digitales que estn 1,5 veces por encima del formato final establecido en la actualidad, ya que, cuanto ms alta sea la calidad de las imgenes, ms usos podrn drsele al archivo en el futuro. Fidelidad al original En los procesos de digitalizacin de materiales raros y nicos es importante conservar y recrear tanto como sea posible el aspecto del documento original, para lo cual debera digitalizarse este al completo, y no nicamente su contenido intelectual. Por ello es necesario fotografiar los rectos y versos de las pginas completas (incluyendo lo que sobrepasa los lmites del texto) y tener la precaucin de no cortar imgenes que puedan encontrarse en los mrgenes. Los volmenes encuadernados debern digitalizarse completos, incluidas las hojas de guarda, las hojas en blanco y las encuadernaciones (estas ltimas con las tapas anterior y posterior, el lomo y los cantos). Al margen de cul sea el formato de salida elegido, deber reproducirse siempre la obra completa. Elementos especiales como las marcas de agua, por otra parte, se digitalizan con frecuencia mediante un procedimiento distinto y se insertan posteriormente al final de la secuencia o en un archivo independiente. Para garantizar que el usuario pueda acceder al tamao original del documento deber incluirse una escala lineal en la imagen. La orientacin de las pginas de un volumen encuadernado no deber alterarse al procesar las imgenes o al hacer girar el documento. Durante el proceso de captura de imgenes suele preferirse el escaneado de pginas individuales de un libro, ya que resulta ms cmodo para obras con encuadernaciones muy apretadas y facilita la presentacin de pginas con un software de pasapginas digital. No obstante, en ocasiones ser necesario escanear las pginas enfrentadas, de cara a la presentacin del contenido o bien para para mantener la orientacin y coherencia de la copia digital; sin embargo, este sistema puede provocar, en estadios posteriores del proceso, problemas de indizacin. Debera introducirse una lmina de papel o cartn tras las hojas deterioradas y en las pginas translcidas deberan emplearse fondos blancos o beige para minimizar el riesgo de traspaso de texto de una hoja a otra. Algunas instituciones emplean el color negro para determinados tipos de documentos, aunque en general no se recomienda este mtodo, ya que tiende a reducir el contraste de la imagen. La mayor parte de las instituciones optan por emplear el mismo tipo de fondo para todos los materiales incluidos en un mismo proyecto. El color es uno de los elementos ms importantes y complejos cuando se trata de recrear el aspecto original del documento digitalizado. Al menos una pgina o imagen procedente de cada documento debera contener una carta de color que ayude a calibrarlo en la versin digital. Todos los equipos empleados en un proyecto deberan calibrarse de acuerdo con el mismo


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estndar (por ejemplo, el sistema CIR-Lab) y recalibrarse de manera peridica, al igual que el hardware empleado para la presentacin y consulta del material. Aspectos relativos a la conservacin Dado que es inevitable que surjan conflictos entre los requisitos de calidad de la imagen y los relativos a la conservacin de los originales, estos deberan resolverse antes de comenzar las labores de digitalizacin. Buena parte de los materiales especiales, como es el caso de los manuscritos, son objetos nicos, en ocasiones de valor incalculable. Sin embargo, una vez digitalizados, la existencia de la copia digital puede ayudar a la preservacin del original al poder servirse esta al usuario. Los archivos digitales pueden tambin emplearse para crear microfilmes de conservacin para originales frgiles. Los aspectos relativos a la conservacin que deberan considerarse en todos los proyectos de digitalizacin (y especialmente en aquellos externalizados) incluyen:

Disponibilidad de restauradores expertos a los que consultar cualquier duda, antes y durante el proceso de digitalizacin.

Control de las condiciones ambientales y de seguridad durante la digitalizacin y el transporte de los originales.

Uso de equipamiento especial (humidificadores, atriles, etc.) que contribuya a minimizar posibles daos.

Instrucciones y formacin especfica para los operadores de los escneres en puntos tales como el ngulo apropiado de apertura de los libros y el modo correcto de manipular documentos frgiles.

Buena parte de los restauradores se opone al uso de placas de cristal para que el original no se curve durante la captura, al considerar muchos de ellos que el riesgo de daar las pginas o lomos es demasiado alto. Otros, sin embargo, aceptan la prctica. Los dispositivos de escaneado manual de libros de ltima generacin se estn desarrollando de tal modo que se minimice la presin ejercida por las placas de cristal. Por otra parte, desencuadernar los volmenes a la hora de realizar una reproduccin de cualquier tipo no se considera ya un procedimiento aconsejable. Todos los originales debern ser devueltos a su depsito habitual a la mayor brevedad posible, despus de haber sido revisados para localizar posibles prdidas o daos. La circulacin de los ejemplares se har un seguimiento y documentar en todo momento. Paso 3: Procesamiento de imgenes y carga en el gestor Las imgenes pasarn por un proceso de control de calidad posterior a la captura para asegurar la precisin e integridad del producto final, siempre con la ayuda de monitores calibrados a tal fin. Aquellas que no alcancen los estndares de calidad establecidos para el proyecto se digitalizarn nuevamente y sern sustituidas y, en caso de faltar alguna, se obtendr a posteriori y se insertar en el punto de la secuencia correspondiente. Los metadatos estructurales debern revisarse nuevamente, si fuera necesario. El nico tipo de tratamiento de la imagen que debera realizarse en este estadio es la correccin del color. En este sentido, las instituciones deberan contar con una poltica al respecto que establezca si est permitido realizar correcciones de color o en qu casos. En esta poltica debera


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incluirse informacin sobre la forma de comunicar al usuario la manipulacin del color que se haya llevado a cabo tras la captura de la imagen. Los nombres dados a los archivos deberan estar estandarizados de acuerdo con la poltica de cada institucin. Algunas han desarrollado polticas al respecto destinadas a realizar asociaciones entre el archivo digital y la institucin en s y/o el objeto fsico de del que es copia. Cada documento digitalizado debera contar con un identificador permanente. Determinados proyectos podran tambin emplear procedimientos adicionales destinados a garantizar el acceso y la usabilidad de los materiales tales como procesadores OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento ptico de Caracteres), marcado del texto y/o inclusin de coordenadas geoespaciales. Las marcas de agua institucionales dificultan y previenen el uso ilcito de imgenes. En caso de aadirse a la imagen digital, no deberan interferir con la parte principal de esta. Las imgenes debern transferirse a servidores para su carga en el gestor de objetos digitales. En el momento oportuno los archivos mster de preservacin se trasladarn a un repositorio digital permanente, eliminndose de las estaciones de trabajo y de cualquier otro dispositivo de almacenamiento temporal. Estas directrices no abarcan la carga en el gestor (el proceso llevado a cabo para transferir imgenes digitales y metadatos a sistemas de gestin y recuperacin de objetos digitales), dado que se trata de procesos que dependen de la tecnologa disponible en cada caso, la infraestructura con que se cuente y/o los requisitos informticos especficos de los repositorios digitales.

4 Metadatos La comunidad bibliotecaria ha utilizado histricamente metadatos bibliogrficos (en forma de catalogacin) as como otras formas de metadatos estructurales y administrativos para gestionar sus colecciones y garantizar el acceso a las mismas. Y, en la actualidad, est creando modelos que no solo permitan acceder a los objetos digitales, sino que aporten al mismo tiempo la informacin necesaria para garantizar una preservacin a largo plazo y para facilitar el acceso a los mismos a travs de sistemas de recuperacin distribuida. El presente captulo describe cuatro tipos de metadatos cuyo uso se ajusta a las colecciones digitales. Metadatos bibliogrficos o descriptivos Los metadatos bibliogrficos describen el objeto fsico que ha sido digitalizado, incluyendo informacin sobre su contenido intelectual. Todos los materiales que se seleccionen para ser digitalizados deberan contar con este tipo de informacin antes de su digitalizacin. Y, una vez digitalizados, debern establecerse enlaces desde los registros bibliogrficos del catlogo a la versin digital y viceversa. Estos registros debern responder respondern a estndares internacionales y pueden tener un nivel mnimo de descripcin o ser noticias bibliogrficas completas. Tal y como se ha adelantado, deber tambin incluirse la descripcin fsica ms o menos detallada de cada ejemplar o fondo.


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Cada documento digital deber estar enlazado a un registro del catlogo en lnea (en ocasiones puede tratarse simplemente de una catalogacin a nivel de coleccin) que posteriormente podr ser identificado y/o recolectado por otros sistemas. Si se considera conveniente o necesario, el objeto digital resultante tambin podr contar con su propia descripcin en el catlogo. Metadatos estructurales Cuando se trata de estudiar objetos complejos, como son los manuscritos medievales, archivos, correspondencia o lbumes fotogrficos, el usuario debera poder recrear (o reconstruir) el ejemplar fsico al que corresponden las imgenes digitales de cada una de las pginas que est consultando. En este sentido, aquellas bibliotecas que estn digitalizando manuscritos medievales y otros objetos similares, deberan ser cuidadosas a la hora de aportar colaciones exhaustivas y otras formas de metadatos estructurales. Los usuarios deberan ser capaces de, como mnimo, determinar la secuencia original de las pginas o imgenes, para lo cual debern consignarse las foliaciones nuevas y antiguas, y, en caso de no existir estas, el ejemplar deber foliarse antes de ser digitalizado. Debera darse en cada caso el nmero total de pginas, as como indicaciones de recto y verso. Otros elementos de especial importancia que deben researse incluyen esquemas de numeracin, divisiones textuales, citas relevantes e ilustraciones. Metadatos de imgenes o tcnicos Los metadatos de imgenes, ocasionalmente llamados tcnicos, suelen capturarse de modo automtico con la cmara o escner y aparecen en la cabecera de cada archivo. Deben incluir:

Altura y anchura en pxeles Muestreo Compresin Resolucin Tamao en bytes Informacin relativa a la produccin, como marca y modelo de la cmara o escner

utilizados Fecha de creacin de la imagen

En caso de que la imagen haya sido manipulada, esta informacin debe incluirse y estar a disposicin del usuario. Metadatos administrativos Muchas bibliotecas necesitan, adems, metadatos administrativos que faciliten la gestin del acceso a los archivos digitales. Los metadatos administrativos podran incluir el nombre del fotgrafo, de los propietarios de la imagen o del documento original, informacin relativa al copyright y crditos. Este tipo de metadatos pueden tambin incluir informacin sobre ejemplares de una coleccin que no han sido digitalizados y por qu, sobre determinadas decisiones adoptadas durante el proceso de digitalizacin y sobre la manipulacin rutinaria de imgenes que se haya llevado a cabo de modo uniforme con toda la coleccin.


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5 Presentacin Lo que los usuarios esperan de una copia digital es un libre acceso a la misma, una fcil localizacin de las obras a travs de motores de bsqueda comunes, una interaccin sencilla y una presentacin a travs de los buscadores y programas aadidos habituales, diversas opciones de visualizacin (que incluyan presentacin a doble pgina y posibilidades de agrandar la imagen), existencia de marcadores (principalmente para la recuperacin posterior del texto deseado), posibilidad de realizar anotaciones, de imprimir los documentos, descargarlos, volver a utilizarlos y combinarlos. Los formatos de presentacin deben permitir una bsqueda fcil en los documentos, as como su descarga y un uso sencillo de los mismos. Los archivos destinados a su visualizacin suelen crearse a partir de los archivos mster de preservacin, dependiendo su presentacin y formato de los objetivos de cada proyecto; por ejemplo, los archivos en TIFF o JPEG 2000 resultan apropiados cuando se prev que el usuario necesitar agrandar el documento hasta alcanzar un alto nivel de detalle. Los archivos mster de preservacin de alta resolucin en TIFF tienden a reservarse para ser archivados y no suelen destinarse a la visualizacin, ya que son demasiado pesados para que puedan mostrarse rpidamente y manejarse con facilidad, mientras que JPEG y PDF, ms ligeros, son formatos de presentacin muy habituales (vase el captulo 8 para lo relativo a conservacin a largo plazo de colecciones digitales). Se debe siempre informar al usuario de los casos en que los formatos de presentacin han sido manipulados de algn modo (por ejemplo, recortndolos). Productos derivados de la digitalizacin, como pueden ser ediciones ficticias o reconstruidas en caso de ejemplares incompletos, deberan indicarse claramente como tales. Los usuarios siempre deberan poder discernir con facilidad en qu punto del documento o coleccin se encuentran en cada momento, as como tener la posibilidad de regresar fcilmente a puntos clave del documento (portada, inicio de captulos, colofn, etc.). Como mnimo, debe intentarse recrear la experiencia de la lectura del original y, si es posible, puede irse ms all mediante prestaciones adicionales. Cualquier restriccin relativa a derechos de autor y otras condiciones de uso debe mostrarse claramente al usuario. Puede considerarse la posibilidad de utilizar un modelo estandarizado para transmitir esta informacin, as como una licencia de Creative Commons5. Para garantizar el acceso permanente a cada recurso se recomienda el uso de un Identificador Permanente (PI por sus siglas en ingls) como pueden ser PURL (Persistent Uniform Resource Locator), URN (Uniform Resource Name), DOI (Digital Object Identifier) o Handle. La existencia de un Identificador Permanente no solo facilita el acceso a la obra en caso de que se efecten cambios en la URL que conduce a cada documento independiente, sino que proporciona adems un buen mtodo de citacin y futura verificacin del documento. Tambin tendr una importancia esencial en un futuro entorno de datos enlazados.

6 Difusin, promocin y reutilizacin de las copias digitales El catlogo general deber contar con descripciones bibliogrficas de los ejemplares digitalizados y con registros bibliogrficos de los archivos digitalizados (en caso de que se haya decidido crear


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estos ltimos) enlazados a los archivos en s. Estas descripciones debern archivarse igualmente en el gestor de objetos digitales y desde all poder enlazarse al catlogo general. La mayor parte de las bibliotecas y de los proyectos subvencionados estn obligados a proporcionar un acceso global a sus colecciones digitales que suele incluir la distribucin de metadatos, enlaces y, en ocasiones, incluso de las mismas imgenes. Una posible forma de incrementar el acceso y visibilidad de las colecciones es mediante el uso de portales y otros agregadores que pueden ser de carcter internacional, nacional o temtico6. Muchas bibliotecas, adems, publicitan sus colecciones digitales a travs de blogs y redes sociales, para as llegar a organizaciones y asociaciones que podran estar interesadas en ellas. Antes de compartir sus contenidos con servicios y agregadores externos, las bibliotecas deben revisar cuidadosamente sus condiciones de participacin y los derechos legales de las imgenes para asegurarse de que no entran en conflicto con sus propias polticas bibliotecarias u otros acuerdos de colaboracin vigentes. Muchas colecciones digitales forman parte de proyectos de investigacin ms amplios, por lo que las bibliotecas pueden, adems, aportar anotaciones, comentarios y otros tipos de informacin contextual de importancia para dotar a estas colecciones de un valor aadido y hacerlas ms accesibles. En este contexto, los modernos gestores destinados a la distribucin de contenidos digitales cuentan con la tecnologa necesaria para facilitar las labores de transcripcin, anotacin y anlisis de las imgenes.

7 Evaluacin La mayora de las bibliotecas desea evaluar el xito de los mtodos de digitalizacin que ha empleado, as como la difusin e impacto de sus proyectos y programas de digitalizacin, por lo que diversas organizaciones han desarrollado herramientas para facilitar estos procesos de evaluacin. En este sentido, las estadsticas relativas a la produccin y uso de las copias digitales pueden constituir un buen punto de partida para una evaluacin cuantitativa que tenga en cuenta aspectos como los siguientes: nmero de libros/objetos digitalizados, nmero de visitas realizadas al portal, nmero de veces que un objeto digital ha sido visualizado y/o descargado, nmero de veces que ha sido citado o enlazado, etc. Sin embargo, de mayor importancia (y ms difcil de llevar a cabo) es el anlisis cualitativo, ya que con frecuencia requiere la participacin de los usuarios. Para ello pueden plantearse las siguientes cuestiones:

Qu grado de fidelidad presenta la copia con respecto al original? Es la imagen un sustituto vlido del original, o deber el usuario consultar este ltimo para cumplir sus objetivos?

Es legible y de uso amigable?

En qu medida satisface la tecnologa aplicada las necesidades del investigador?

Cmo est utilizndose el recurso y por quin?


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Cmo est utilizndose el recurso en el nuevo entorno virtual y readaptndose al mismo?

Qu impacto ha tenido su existencia sobre el uso de la coleccin fsica?

8 Preservacin a largo plazo de la coleccin digital Cada institucin debera establecer una estrategia destinada a la preservacin a largo plazo de sus colecciones digitales, especialmente si se tiene en cuenta el costo de los procesos de digitalizacin, la inversin en personal y el posible dao causado a materiales raros y nicos. La preservacin puede llevarse a cabo dentro de la misma institucin, mediante subcontratas a proveedores especializados o bien mediante consorcios. Existen unos requisitos generales para los repositorios seguros de archivos digitales (Trusted Digital Repositories o TDRs), pero las bibliotecas no siempre son capaces de alcanzarlos por sus propios medios7. Una biblioteca debera, como mnimo, mantener sus colecciones digitales en alta resolucin en servidores distribuidos y contar con los procesos y sistemas necesarios para supervisar la integridad de los archivos digitales con el paso del tiempo. Otra estrategia de preservacin bastante extendida consiste en almacenar mltiples copias en localizaciones geogrficamente dispersas. Debera existir un procedimiento que permitiera evaluar con regularidad la necesidad de migrar las colecciones o emular la futura funcionalidad del software.

9 Recapitulacin de las recomendaciones

Planeemos los proyectos cuidadosamente, considerando sus metas y objetivos, las restricciones en materia de propiedad intelectual, la financiacin y las posibilidades de cada institucin. Deberan tomar parte en el proyecto tanto bibliotecarios como informticos, restauradores, investigadores y administradores.

Anticipmonos a las necesidades de la comunidad acadmica as como a las metodologas de investigacin digital, que pueden incluir big data o macrodatos, agregacin de recursos, anlisis detallado de la imagen, visualizacin de datos, representacin geoespacial, redes sociales, etc.

Aprovechemos los proyectos de digitalizacin para garantizar el acceso a colecciones tradicionalmente poco visibles e intentemos unirlas virtualmente a materiales relacionados con ellas que puedan encontrarse en otras instituciones.

Digitalicemos siempre entidades intelectuales completas y no partes de ellas, asegurndonos de que la versin digital conserva el aspecto del documento original y destacando el valor de su estudio como artefacto histrico. Preservemos tanto la estructura como el contexto del documento original digitalizado, ofreciendo siempre un enlace al registro catalogrfico.

No expurguemos nunca la coleccin original tras su digitalizacin: la consulta de una copia digital nunca podr aportar toda la informacin que puede obtenerse trabajando con la coleccin fsica.


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Ofrezcamos imgenes en color en alta resolucin que incluyan, adems, informacin tcnica sobre las propias imgenes, sobre posibles restricciones relativas a propiedad intelectual, una escala lineal y una carta de color, posibilidad de agrandar la imagen y, de ser posible, la opcin de buscar en el texto, transcripciones completas o parciales del texto y coordenadas geoespaciales. Utilicemos identificadores permanentes.

Proporcionemos tantos metadatos descriptivos, estructurales, tcnicos y administrativos como sea posible. Incluyamos un enlace a la descripcin del documento fsico en el repositorio permanente en que se archive el mster de preservacin.

Documentemos la creacin de una coleccin digital tal y como lo haramos con una coleccin fsica, asegurndonos de que los usuarios tienen acceso a esta informacin.

Ofrezcamos un acceso gratuito y global a los recursos necesarios para la investigacin y garanticemos que los usuarios podrn descargar los objetos digitales, colecciones y metadatos de un modo en que puedan consultarse con facilidad, agregarse y exportarse a plataformas de publicacin y bsqueda de objetos digitales.

Presentemos las colecciones digitales en portales externos a nuestra institucin y en servicios de agregacin.

Evaluemos y documentemos los resultados del proyecto.

Garanticemos la conservacin a largo plazo de las colecciones digitales.

Bibliografa Los recursos en lnea fueron consultados el 22 de junio de 2014, salvo en los casos en que se indique lo contrario. 1. Algunas directrices que ofrecen una visin ms exhaustiva del tema:

Detusche Forschungsgemeinschaft (febrero 2013). DFG Practical Guidelines on Digitisation. Consultado en: http://www.dfg.de/formulare/12_151/ (ingls) Bibliothque nationale de France, Bayerische Staatsbibliothek, Universitat de Valncia, Herzog August Bibliothek Wolfenbttel y Bibliothque Royale de Belgique. Project Europeana Regia. Puede accederse a los tres documentos que siguen en: http://www.europeanaregia.eu/en/project-europeana-regia/project-documentation

Attractive Guidelines for Users (2009) State of the Art in Image Processing (2011) Quality Management [in the field of medieval manuscripts and other prestigious objects] (2011)

IFLA y UNESCO (marzo 2002). Guidelines for Digitization Projects: For Collections and Holdings in the Public Domain, Particularly Those Held by Libraries and Archives. Consultado en: http://portal.unesco.org/en/ev.phpURL_ID=7315&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html


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2. Otros acercamientos menos exhaustivos al tema:

Kavi-oli, A. (agosto 2001). Selected Literature in the Field of Digitization. Consultado en: http://www.ictparliament.org/sites/default/files/2011_training_puerto_rico-alenka_kavcic_-selected_literature_in_the_field_of_digitization.pdf UNESCO (en curso). Fundamental Principles of Digitization of Documentary Heritage [en sus propias palabras, la finalidad de este texto es reunir en un nico documento la informacin bsica necesaria para comprender los requisitos de un proceso de digitalizacin]. Consultado en: http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_for_web.pdf

3. Algunas pautas centradas en el proceso de captura y medios especficos:

American Library Association, Association for Library Collections and Technical Services, Preservation and Reformatting Section (junio 2013). Minimum Digitization Capture Recommendations. Consultado en: http://www.ala.org/alcts/resources/preserv/minimum-digitization-capture-recommendations Federal Agencies Digitization Initiative Still Image Working Group (agosto 2010). Technical Guidelines of Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files for the Following Originals: Manuscripts, Books, Graphic Illustrations, Artwork, Maps, Plans, Photographs, Aerial Photographs, and Objects and Artifacts. Consultado en: http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI_Still_Image-Tech_Guidelines_2010-08-24.pdf

4. La aplicacin de medidas en materia de preservacin digital es un asunto impostergable, como se observa en la siguiente declaracin de la UNESCO:

UNESCO y University of British Columbia (26-28 septiembre 2012). UNESCO/UBC Vancouver Declaration: The Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation, 26-28. Consultado en: http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/unesco_ubc_vancouver_declaration_en.pdf

5. La IFLA emplea en la actualidad licencias del tipo Creative Commons para sus publicaciones:

Creative Commons (s.d.). Consultado el 27 de junio de 2014 en la pgina web de Creative Commons, http://creativecommons.org/

6. Los agregadores y portales estn proliferando. Dos proyectos de alcance internacional son Europeana (http://www.europeana.eu/) e Internet Archive (https://archive.org/). Algunos ejemplos de proyectos de alcance nacional seran Gallica en Francia (http://gallica.bnf.fr/), Trove en Australia (http://trove.nla.gov.au/) y la Digital Public Library of America en Estados Unidos (http://dp.la).

7. El Primary Trustworthy Digital Repository Authorisation Body (ISO-PTAB por sus siglas en ingls) desempea un papel central en la formacin de auditores y gestores de repositorios digitales. Existen tres importantes normas ISO relacionados con la preservacin digital:


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Organizacin Internacional de Estandarizacin (ISO 14721:2012). Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model [modelo de referencia sobre qu condiciones debe cumplir un archivo para garantizar la preservacin a largo plazo del contenido digital]. Consultado en: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_ics/catalogue_detail_ics.htm?csnumber=57284 Organizacin Internacional de Estandarizacin. (ISO 16363:2012). Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories [expone un conjunto amplio de indicadores basados en Sistemas de Informacin de Archivos Abiertos (OAIS por sus siglas en ingls) relativos a las funciones y caractersticas de un archivo]. Consultado en: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=56510 Organizacin Internacional de Estandarizacin. (ISO 16919, de prxima publicacin). Space data and information transfer systems - Requirements for bodies providing audit and certification of candidate trustworthy digital repositories. Consultado en: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=57950

ifla directrices para planificar la digitalizacion de colecciones de libros antiguos impresos y...

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