informatia documentata

8/16/2019 Informatia documentata

1/6

Ghid referitor la cerintele pentru

Informatia Documentata ale ISO9001:2015

Introducere

Doua dintre cele mai importante obiective ale reviziei seriei de standarde ISO 9000 sunt:

a) dezvoltarea unui set de standarde simplificate care vor fi aplicabile atat organizatiilor

mici cat si celor medii si mari, si

b) volumul si gradul de detaliere a documentatiei ceruta sa fie mai adecvata rezultatelordorite ale activitatilor organizatiei.

ISO 9001:01! Sisteme de management al calitatii " #erinte a atins aceste obiective si scopul

acestui g$id additional este de e%plica intentia noului standard in ceea ce priveste informatiile

documentate.

ISO 9001:01! permite unei organizatii fle%ibilitate in modul in care alege sa isi documenteze

sistemul de management al calitatii &S'#). (cest lucru permite fiecarei organizatii sa

determine volumul adecvat de informatii documentate de care are nevoie pentru a demonstra

planificarea eficace, operarea si controlul proceselor sale si implementarea si imbunatatirea

continua a eficacitatii sistemului sau de management al calitatii.

Este accentuat faptul ca ISO 9001 cere (si intotdeauna a cerut) un “Sistem de

management al calitatii documentat”, si nu “un sistem de documente”.

Ce este informatia documentata? – Denitii si

referinte

ermenul Informatie documentata a fost introdus ca parte a (ne%ei S* +ig$ *level Structure

&+S*) si este un termen comun pentru Standardele pentru Sisteme de 'anagement &SS').

Deifinitia termenului informatii documentate poate fi gasita in ISO 9000:01! clauza .-.

Informatiile documentate poate fi folosita pentru a comunica un mesa, pentru a oferi dovezi

ca ceea ce a fost planificat a fost efectuat, sau pentru a impartasi cunostinte.

'ai os sunt prezentate cateva dintre obiectivele principale ale informatiilor documentate ale

unei organizatii care fie a implementat sau nu un S'# formal:

a) #omunicarea informatiei

Instrument pentru transmitere si comunicare. ipul si volumul informatiilor documentate va

depinde de natura proceselor si produselor organizatiei/ gradul de formalizare al sistemelor de

1


2/6

comunicare si nivelul abilitatilor de comunicare in cadrul organizatiei, si de cultura

organizationala.

b) Dovezi ale conformitatii

urnizarea de dovezi ca cee ace a fost planificat a fost efectuat.

c) Impartirea cunostintelor

d) Diseminarea si pastrarea e%perientelor organizatiei. n e%emplu tipic ar fi o specificatiete$nica, care poate fi utilizata ca baza pentru proiectarea si dezvoltarea unui nou produs sau

serviciu.

O lista a celor mai folositi termeni si definitii referitori la informatia documentata este

prezentata in (ne%a ( a standardului ISO 9001:01!.

rebuie sa subliniem faptul ca, in conformitate cu clauza 2.!.. din ISO 9001:01! #ontrolul

informatiilor documentate, documentele pot fi in orice format sau pe orice support, si in

definitia pentru 3document4 din clauza .-.! din ISO 9000:01! se dau urmatoarele e%emple:

• $artie

• magnetic

• disc electronic sau optic

• fotografie

• modele &ale unor produse)

ISO 9001:2015 Cerintele de documentatie

#lauza 5.5. din ISO 9001:01! " Sisteme de management al calitatii si procesele sale cere

unei organizatii sa 3mentina informatii documentate in masura necesara pentru a spriini

functionarea proceselor si rpastreze informatii documentate in masura in care este necesar

pentru a avea incredere ca procesele sunt desfasurate asa cum au fost planificate4.

#lauza 2.!.1 6eneralitati e%plica faptul ca documentatia sistemului de management al

calitatii trebuie sa includa:

a) informatiile documentate cerute de ISO 9001:01!/

b) informatiile documentate determinate de organizatie ca fiind necesare pentru eficacitatea

sistemului de management al calitatii.

7ota care apare dupa aceasta #lauza clarifica ca masura in care informatiile documentate ale

S'# pot diferi de la o organizatie la alta se datoreaza urmatorilor factori:

a) marimea organizatiei si tipul sau de activitati, procese, produse si servicii/

b) comple%itatea proceselor si interactiunea acestora/

c) competenta persoanelor.

oate informatiile documentate care sunt parte a S'# vor fi controlate in conformitate cu

clauza 2.!. Informatii documentate.

2


3/6

Ghid pentru Clau!a "#5 din ISO 9001:2015

rmatoarele comentarii intentioneaza sa aute utilizatorii standardului ISO 9001:01! in

intelegerea intentiei cerintelor generale aferente informatiilor documentate ale Standardului

International. Informatiile documentate se pot referi la:

a) Informatii documentate necesar sa fie mentinute de catre organizatie in scopul stabiliriiS'# &documente de nivel inalt transversal). (cestea includ:

• Domeniul de aplicare al sistemului de management al calitatii &clauza 5.).

• Informatii documentate necesare pentru a spriini functionarea proceselor &clauza 5.5).

• 8olitica in domeniul calitatii &clauza !.).

• Obiectivele in domeniul calitatii &clauza .).

(ceasta informatie documentata este subiectul cerintelor clauzei 2.!.

b) Informatii documentate mentinute de catre organizatie in scopul comunicarii informatiei

necesare pentru ca organizatia sa functioneze &nivel inferior, documente specifice). ezi 5.5.

Desi ISO 9001:01! nu cere in mod specific niciunul dintre cele mentionate, e%emple de

documente care pot adauga valoare unui S'# pot include:

• Organigrame

•

+arti ale proceselor, diagrame flu% si ;sau descrieri ale proceselor

• 8roceduri

• Instructiuni de lucru si;sau de control &tesatare)

• Specificatii

• Documente care contin comunicari interne

• 8rogramari de productie

• *iste de furnizori aprobate

• 8lanuri de inspectii si incercari

• 8lanuri ale calitatii

• 'anuale ale calitatii

• 8lanuri strategice

3


4/6

• ormulare

Daca e%ista, toate aceaste informatii documentate sunt de asemenea subiectul cerintelor

clauzei 2.!.

c) Informatii documentate care trebuie sa fie pastrate de catre organizatie in scopulfurnizarii de dovezi ale rezultatelor obtinute &inregistrari). (cestea includ:

• Informatii documentate in masura in care este necesar pentru a avea incredere ca

procesele sunt efectuate conform planificarii &clauza 5.5).

• Dovezi ale adecvarii pentru utilizare a resurselor de monitorizare si masurare &clauza

2.1.!.1).

• Dovezi ale referintelor folosite pentru calibrarea resurselor de monitorizare si

masurare &atunci cand nu e%ista standarde nationale sau internationale) &clauza 2.1.!..).

• Dovezi ale competentelor persoanei &persoanelor) care lucreaza sub controlul

organizatiei care influenteaza performanta si eficacitatea S'S &clauza 2.).

•


5/6

• Inregistrari ale eliberarii de produse sau servicii pentru livrare catre client incluzand

criteriile de acceptabilitate si trasabilitatea referitoare la persoana &persoanele) care da aceasta

autorizate &clauza -.).

• Inregistrari ale neconformitatilor produselor si sau serviciilor furnizate, actiunilor

intreprinse, derogarilor obtinute si identificarea autoritatii care decide actiunea in concordanta

cu neconformitatea &clause -.2).

•


6/6

procesele.

Or$ani!atiile care doresc sa adopte un S%C

e&istent8entru organizatiile care au in present un S'# urmatoarele comentarii se doresc a fi de autor

pentru intelegerea sc$imbarilor survenite in informatiile documentate care pot fi solicitate sau

facilitate de tranzitia la ISO 9001:01!:

O organizatie cu un S'# e%istent nu trebuie sa isi rescrie toate informatiile documentate

pentru a indeplini cerintele din ISO 9001:01!. (cest lucru este in mod special adevarat daca

o organizatie si"a structurat S'#"ul pe baza modului in care opereaza in mod efectiv, folosind

o abordare bazata pe proces.

O organizatie poate fi capabila sa efectueze o simplificare si;sau consolidare a informatiilor

documentate e%istente pentru a"si simplifica S'#"ul.

Demonstrarea conformitatii cu ISO 9001:2015

8entru organizatiile care isi doresc sa demonstreze conformitatea cu cerintele din ISO

9001:01!, in scopul certificarii;inregistrarii, contractual, sau pentru alte motive, este

important sa isi aminteasca nevoia de a furniza dovezi ale eficacitatii implementarii S'#.

• Organizatiile pot fi capabile sa demonstreze conformitatea fara a fi nevoie de o

informatie documentata e%tinsa.

• 8entru a pretinde conformitatea cu ISO 9001:01!, o organizatie trebuie sa fie

capabila sa furnizeze dovezi obiective ale eficacitatii proceselor sale si ale sistemului sau de

management al calitatii. #lauza .-.. din ISO 9001:01! defineste 3dovada obiectiva4 ca

fiind 3date care spriina e%istenta sau veridicitatea a ceva4 si noteaza ca 3dovada obiectiva

poate fi obtinuta prin observatie, masurare, incercare sau prin alte miloace3.

• Dovada obiectiva nu depinde in mod necesar de e%istenta informatiei documentate,

e%ceptand situatia in care acest lucru este mentionat in mod specific in ISO 9001:01!. In

anumite cazuri, &de e%emplu, in clauza -.1 &e) 8lanificare si controlul operational, depinde de

organizatie sa determine ce informatii documentate sunt necesare pentru a furniza aceastadovada obiectiva.

• Daca organizatia nu are nicio infomatie documentata specifica pentru o anumita

activitate, si acest lucru nu este cerut de standard, este acceptabil ca aceasta activitate sa fie

efectuata folosind ca baza clauza relevanta din ISO 9001:01!. In aceste situatii, atat

auditurile interne cat si cele e%terne pot folosi te%tul ISO 9001:01! in scopul evaluarii

conformitatii.

6

informatia documentata

Documents