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INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Tuluá como ente de control del nivel territorial, en lo referente a la aplicación de las normas de Control interno, debe ceñirse a los lineamientos del Articulo 3 de la Ley 87 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones que contemplen, adicionen o modifiquen, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, establecido a través del Decreto 1599 de 2005, fue adoptado dentro del Sistema Integrado de Gestión SIGECOT adoptado mediante la Resolución 021 del 30 de Julio de 2013. En cuanto a la constitución del Comité Coordinador de Control Interno de la Contraloria Municipal de Tuluá, se evidencia que en mediante el Artículo Sexto de la Resolución de 021 de 2013, se crean los diferentes grupos de trabajo del Sistema Integrado de Gestión los cuales deben desempeñar roles de la siguiente manera:

• ALTA DIRECCIÓN (Contralor Municipal) • REPRESENTANTE DE LA DIRECCION (Secretario General) • COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

(Secretario General, Jefe Asesor Jurídico y de Procesos, Auditor I y II y Jefe de oficina Asesora de Control Interno)

• LÍDERES DE PROCESOS • SERVIDOR(ES) PÚBLICO(S) ENCARGADO(S) DE PQRS

La entidad dentro de su estructura organizacional cuenta con una oficina Asesora de Control interno a cargo de un funcionario de nivel Asesor denominado Jefe Asesor de Control Interno Codigo115-01 del cual se destacan entre otras las siguientes funciones:

• Realizar una evaluación objetiva a la efectividad de las políticas de los riesgos institucionales y a las acciones implementadas, para asegurar su administración apropiada, de igual manera emitir recomendaciones para su respectivo fortalecimiento y adecuada aplicación.

• Brindar de manera permanente asesoría y acompañamiento a los servidores

públicos de la entidad, para lograr una comunicación efectiva entre los diferentes actores de los procesos que permitan generar compromisos que conduzcan al buen funcionamiento de la institución y la resolución de problemas de manera cooperada y concertada.

• Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de Autocontrol que

contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional y en el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos.

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De acuerdo con lo anteriormente mencionado se puede evidenciar que la Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con una estructura adecuada en lo referente a implementación y operatividad del Modelo Estándar de Control Interno.

ANALISIS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MODULO 1: CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO. 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un Código de Ética adoptado mediante Resolución Reglamentaría No.055-2013 del 23 de Septiembre de 2013, el cual es el documento que se encuentra publicado en la página Web de la entidad, es importante resaltar que durante el segundo semestre de la vigencia 2016 se realizaron actividades para la construcción participativa de un nuevo documento que contiene los principios éticos de la entidad, enmarca los deberes y obligaciones de los servidores públicos en cumplimiento de sus funciones el cual se encuentra a la espera de su aprobación y publicación definitiva. La entidad cuenta con un Comité de Ética creado por medio de la resolución Reglamentaria 058 de Octubre 04 de 2013 y modificado posteriormente por medio de la Resolución 100-33.041 del 14 de Abril de 2016, dicho comité se conforma por los siguientes funcionarios:

• Contralor Municipal • Jefe de la oficina Asesora Jurídica y de Procesos • Jefe de la oficina Asesora de Control Interno • Secretaría General • Auditores I y II

Durante la vigencia auditada no se evidenciaron actas de reunión de este organismo para la definición de políticas del Programa de Gestión Ética de la Contraloría Municipal. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con una política clara en cuanto a desarrollo del talento humano, se evidencia la observancia de las normas vigentes en materia de manejo de personal tales como los Decreto 1785 y 2484 de 2014, por medio de los cuales se reglamentó el contenido de los manuales específicos de funciones y de competencias laborales determinando las disciplinas académicas que se exigirán para el desempeño cada cargo y se establecen las funciones y los requisitos generales para

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los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional. 1.1.2.1 Manual de Funciones y Competencias laborales Se evidencia la existencia de un Manual Especifico de funciones y de competencias laborales, para los empleos que conforman la planta de personal de la Contraloría Municipal de Tuluá, de conformidad a la naturaleza de sus funciones, responsabilidades y requisitos exigidos para su desempeño, en el cual están diferenciados claramente los niveles Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial, el manual especifico de funciones y competencias se encuentra ajustado los lineamientos de la Ley 13 de 1994, El Decreto 785 de 2005, el Artículo 9 del Decreto 2539 de 2005, los Decretos Ley 770 y 785 de 2005 y la Ley 909 de 2004; sin embargo de acuerdo con la naturaleza de la entidad es importante realizar una revisión ya que pueden existir funciones que por variación en la normatividad requieran de actualización. 1.1.2.2 Reglamento Interno de Trabajo La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo adoptado mediante Resolución Reglamentaria 049-2013 del 19 de Septiembre de 2013, en dicho documento se describen con claridad los derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y diferentes situaciones administrativas de los servidores públicos de la entidad, dicho documento se encuentra acorde con la Ley 136 de 1994, la Ley 734 de 2002 y la Ley 909 de 2004 y constituye una herramienta funcional para el desarrollo de las labores propias de la entidad; de acuerdo con la información recolectada durante el proceso de auditoría interna, la alta dirección estudia la realización de una actualización a dicho reglamento con el fin de adaptarlo a las nuevas necesidades de la entidad. 1.1.2.3 Planta de Cargos La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con Quince (15) Cargos relacionados a continuación:

NUMERO

DE CARGOS DENOMINACION CODIGO GRADO NIVEL

1 CONTRALOR MUNICIPAL 010 01 DIRECTIVO

1 SECRETARIA GENERAL 073 01 DIRECTIVO

1 JEFE ASESOR JURIDICO Y DE PROCESOS 115 01 DIRECTIVO

1 JEFE ASESOR DE CONTROL INTERNO 115 01 DIRECTIVO

2 AUDITOR 036 01 DIRECTIVO

1 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 PROFESIONAL

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2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 PROFESIONAL

4 TECNICO ADMINISTRATIVO 367 01 TECNICO

2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01 ASISTENCIAL

Fuente: Contraloría Municipal de Tuluá 1.1.2.4 Personal contratista Hasta el mes de Octubre de 2016 la Contraloría Municipal de Tuluá ha contado Ocho (8) contratistas de apoyo a la gestión en diferentes áreas distribuidos de la siguiente manera: CONTRATISTA AREA

1 FRANCIA HELENA GONZALEZ CANO GESTION DOCUMENTAL

2 HECTOR FABIO SABOGAL VILLEGAS SERVICIOS GENERALES

3 JUAN DAVID ARIAS GRISALES ASESORIA JURIDICA CONTRATACION

4 CLARA ELISA DELGADO CALPA RESPONSABILIDAD FISCAL

5 LUISA FERNANDA GARCIA PARTICIPACION CIUDADANA

6 PHANOR ARBALDO CRUZ LOZANO ASESORIA JURIDICA

7 ANGELA MARIA RUIZ MENA UNIDAD DE FISCALIZACION

8 LORENA VARGAS VALENCIA RESPONSABILIDAD FISCAL

Fuente: Contraloría Municipal de Tuluá 1.1.2.5 Plan Institucional de Bienestar, formación y capacitación La entidad cuenta con un plan anual de bienestar y capacitación para la vigencia 2016, acorde con los lineamientos del Decreto-Ley 157 de 1998 y el Articulo 3 de la Ley 909 de 2004 dicho plan está dirigido a otorgar los incentivos tanto pecuniarios como no pecuniarios y tiene como objetivo crear un ambiente laboral propicio al interior de las entidades, así como reconocer el desempeño de los servidores públicos en niveles de excelencia y de los equipos de trabajo. 1.1.2.6 Incapacidades médicas De acuerdo con la información suministrada por la oficina de talento humano, la Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un procedimiento claro para el trámite de las incapacidades, se evidencian también seguimientos al pago de las mismas y se pueden encontrar registros adecuados de este tipo de novedades en las hojas de vida de los funcionarios, garantizando la trazabilidad del procedimiento.

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1.1.2.7 Hojas de Vida personal de Planta Se procedió a realizar una revisión aleatoria de 3 Hojas de Vida de servidores de la entidad y se logró evidenciar que dichos expedientes cumplen con los lineamientos de la Circular AGN 004 de 2003, es decir que cuentan con foliación, la organización de los documentos corresponde al principio de orden original desde el punto de vista de las normas de archivo y de la misma manera cumple con la trazabilidad necesaria y existencia de soportes legales. 1.1.2.8 Programa de Inducción y Re-inducción Durante la vigencia 2016 se realizaron actividades de inducción y re-inducción en temas de control fiscal realizadas para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Tuluá, se evidencia que para el desarrollo de dichas actividades se ha tenido en cuenta el diagnostico de necesidades de capacitación realizado mediante encuesta a los funcionarios. 1.1.2.9 Pago de viáticos Se verificó el procedimiento de pago de viáticos, se evidencia la existencia previa de un Acto administrativo que autorice el pago de los mismos, se encontraron los respectivos cumplidos y se puede determinar que se cumple con los lineamientos de la Resolución 100.33.024 , es este acto administrativo se encuentran debidamente reglamentados el reconocimiento de viáticos, permisos y comisiones dejando claras cada una de estas situaciones administrativas en concordancia con lo preceptuado en el Decreto Ley 1042 de 1970; la entidad tiene plenamente definidas las Tarifas de viáticos de manera que coincidan con la Tabla de Valores aprobada por el DAFP para tal fin durante la vigencia 2016 (Decreto 231 del 12 de febrero de 2016) 1.1.2.10 Nómina, Seguridad Social y aportes parafiscales Se evidencia un registro adecuado en las nóminas de la entidad dando cumplimiento a los principios legales de manejo de personal, descuentos de nómina, aportes parafiscales y novedades, el procesamiento de la misma se realiza mediante un Software especializado y según la información revisada de manera aleatoria esta metodología ofrece una respuesta optima a las necesidades de la entidad en el manejo de las diferentes situaciones administrativas que se presentan, de la misma forma se evidencia un proceso de pago de nómina con diferentes puntos de control ya que se inicia en la oficina de talento humano, se corroboran datos por parte del profesional universitario a cargo de contabilidad y posteriormente se realiza la dispersión de nómina en la Secretaría General, garantizando un óptimo manejo de filtros de control.

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1.1.2.11 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un acorde con los requisitos del Decreto 1072 de 2015, dicho sistema está debidamente documentado y define claramente su alcance, objetivos, estrategias para la seguridad y salud en el trabajo, manejo de la administradora de riesgos laborales y las estrategias de evaluación del sistema, lo que constituye una herramienta de gestión adecuada para los objetivos de desarrollo del Talento Humano. 1.1.2.12 Operatividad COPASST Se evidencia la existencia del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y la operatividad del mismo, se observan cuatro (4) actas de reuniones ordinarias correspondientes a los días 10 de Junio de 2016, 13 de Julio de 2016, 10 de Agosto de 2016 y 19 de Septiembre de 2016, de la misma forma se encuentra registrada la realización de un curso práctico de Manejo y Uso de extintores dictado a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Tuluá. 1.1.2.13 Código de Buen Gobierno En la página Web de la Contraloría Municipal de Tuluá se encuentra el código del buen gobierno este documento contiene la orientación estratégica de la Contraloría Municipal, sus principios, sus valores, la definición de las Políticas de estilo de dirección, Gerencia Pública, Gestión Humana, Gestión Administrativa, Políticas de desarrollo integral del talento humano, Políticas de información y comunicación y los métodos de administración del código de buen gobierno de los comités para las buenas practicas; este documento se orienta hacia la autorregulación y el compromiso de la entidad de desarrollar sus actividades en el marco de la Constitución, la Ley y normas vigentes; sin embargo no se evidencian registros de la socialización del mismo, ni un acto administrativo de adopción del mismo. 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO. 1.2.1 Planes Programas y Proyectos La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un Plan Estratégico para el periodo 2016-2019 adoptado mediante la Resolución 100-33.035 del 30 de Marzo de 2016, dicho documento se denomina “Control, Participación y Resultados” cuenta con descripción de las Generalidades, Un componente de Direccionamiento Estratégico, Un componente Financiero y Un Componente de Seguimiento, Evaluación y Control; El Plan Estratégico en su conjunto está enfocado a la consecución de tres (3) Objetivos institucionales que son:

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1. Ejercer un control fiscal efectivo para la mejora de la gestión pública municipal, 2. Fortalecer la participación ciudadana, a través del ejercicio del control fiscal participativo y 3. Fortalecer la capacidad institucional para el alcance de los resultados. Estos objetivos institucionales se desarrollan mediante dieciocho (18) estrategias encaminadas al adecuado ejercicio del control fiscal, de la misma manera se resaltan valores éticos de integridad, transparencia, confiabilidad, imparcialidad y responsabilidad social. Es importante recordar que los lineamientos de la Ley 152 de 1994, que establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración de los Planes de Desarrollo y su equivalente en algunas entidades denominados Planes Estratégicos son de común uso en el desarrollo de los esquemas estratégicos de muchas Contralorías Territoriales, por lo cual es conveniente velar por la utilización de las herramientas de gestión que contempla dicha normatividad; de la misma manera en la que la Constitución Nacional en sus Artículos 343 y 346 refiere la existencia de un sistema de evaluación para la gestión de las entidades públicas, por lo que exige fijar objetivos y metas en sus planes de desarrollo, planes de inversión y presupuestos e informar a sus comunidades sobre avances y resultados alcanzados. Plan de Acción 2016 Se evidencia la publicación del Plan de Acción de la vigencia 2016 en la página web de la Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 74 de la ley 1474 de 2011, Sin embargo no se evidencia la existencia del acto administrativo de adopción del mismo. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con la caracterización adecuada de sus procesos los cuales se dividen en: PLANEACIÓN Y GESTIÓN: en el que se encuentran todas las actividades relacionadas con Planeación Estratégica, Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal, Logística, Jurídica, Financiera y Talento Humano. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se encuentran las actividades relacionadas con Gestión Documental, Participación Ciudadana, Comunicación Pública y TIC´S

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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: En el cual se pueden enmarcar las actividades de control tales como auditorías internas y seguimiento a planes de mejoramiento. Todos los procesos caracterizados se encuentran publicados en la página web y fueron aprobados por se encuentran debidamente aprobados por el Comité de control Interno y los responsables de Calidad.

Fuente: Contraloría Municipal de Tuluá 1.2.3 Estructura Organizacional La estructura organizacional de la Contraloría Municipal de Tuluá se aprobó mediante la Resolución 2013-048 del 19 de Septiembre de 2013, sin embargo no existe un acto administrativo mediante el cual se adopta el Organigrama funcional, pero dicho esquema se encuentra diseñado y cumple con su función de brindar información ágil y precisa sobre las líneas jerárquicas existentes en la entidad.

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Se pueden evidenciar claramente los cargos, las áreas funcionales, los niveles de autoridad, mediante una organización de jerarquías por niveles donde el máximo grado está en cabeza del despacho de la Señora Contralora. 1.2.4 Indicadores de Gestión Los indicadores de gestión de la Contraloría Municipal de Tuluá se encuentran consignados en el formato identificado con el Código: F-100-03, este se compone de cuarenta y dos (42) indicadores enfocados a la realización de mediciones de la gestión en los siguientes aspectos:

• Atención al Ciudadano: (2) Indicadores • Comunicación Pública: (3) Indicadores • Participación Ciudadana: (2) Indicadores • Seguimiento y Evaluación: (5) Indicadores • Talento Humano: (5) Indicadores • Logística: (3) Indicadores • TIC`S: (4) Indicadores • Gestión Documental: (4) Indicadores • Financiera: (2) Indicadores • Control Fiscal: (4) Indicadores • Responsabilidad Fiscal: (3) Indicadores

DESPACHO

SECRETARIA GENERAL

CONTABILIDAD TALENTO HUMANO

TICSGESTIÓN

DOCUMENTAL

SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DE

FISCALIZACIÓN

PARTICIPACION

CIUDADANACONTROL FISCAL

OFICINA JURIDICA Y DE

PROCESOS

RESPONSABILIDAD

FISCAL Y JURISDICCION

COACTIVA

GESTION

CONTRACTUAL

COMITES

ORGANIZACIONALES

OFICINA ASESORA DE

CONTROL INTERNO

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• Jurídica: (2) Indicadores • SIGECOT: (2) Indicadores • Direccionamiento Estratégico: (1) Indicador

La cantidad de indicadores existentes garantiza una estructura de medición que podría convertirse en una gran herramienta para la gestión y el mejoramiento continuo de la entidad, sin embargo no se evidencian registros de seguimientos periódicos, ni fichas técnicas de los indicadores existentes, además los formatos registrados en la intranet de la contraloría municipal se encuentran desactualizados en cuanto a responsables y logotipos institucionales. 1.2.5 Políticas de Operación La contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad denominado SIGECOT adoptado mediante la Resolución 021-2013 del 30 de Julio de 2013, dicho sistema se conforma por la articulación del sistema de gestión de la calidad, el sistema de desarrollo administrativo SISTEDA y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, se puede evidenciar que la implementación del sistema se encuentra acorde con los lineamientos de la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4485 de 2009, cuenta con un enfoque de gestión por procesos y aporta elementos de gestión que permiten el logro eficaz de los objetivos institucionales, la misión y garantiza un ejercicio administrativo enmarcado en el uso adecuado de los recursos y el mejoramiento continuo de la Gestión administrativa. Se evidencia la existencia de la Resolución 076-2013 del 10 de Octubre de 2013 donde se definen las funciones del representante de la Alta Dirección ante el SIGECOT; durante el desarrollo de la auditoría interna se indago a algunos funcionarios sobre el conocimiento y operatividad del Sistema Integrado de Gestión ante lo cual manifestaron reconocer el uso de los formatos asociados al sistema pero desconocer otros aspectos importantes del modelo de operación de la Contraloría Municipal de Tuluá, por lo que puede ser conveniente programar actividades de re-inducción enfocadas al fortalecimiento del sistema. No fue posible evidenciar actas de reuniones del Grupo encargado del mantenimiento y desarrollo del Sistema durante la vigencia. 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. 1.3.1 Política de Administración del Riesgo Por tratarse de un ente encargado del ejercicio del control fiscal, la Contraloría Municipal debe contar con la administración de riesgos como parte esencial de su gestión estratégica, este elemento de control se encuentra plenamente definido en el Sistema integrado de Gestión y aporta como herramienta estratégica para coadyuvar

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en la protección de los recursos de la entidad y el cumplimiento de los objetivos institucionales. 1.3.2 Identificación del Riesgo La Contraloría Municipal de Tuluá tiene identificados Veintidós (22) Riesgos los cuales se encuentran consignados en una matriz de riesgos en las que se puede evidenciar su análisis y valoración, la adopción de este mapa de riesgos fue realizada mediante la Resolución 031 de Marzo 31 de 2014, en dicho acto administrativo se establecen las políticas de administración de riesgos de la entidad, el mapa de riesgos existentes evidencia un trabajo serio y constituye una herramienta metodológica de gran ayuda para el ejercicio adecuado de la administración, todos los documentos relacionados con gestión del riesgo aportados al proceso de auditoria se encuentran acordes a los lineamientos del Decreto 2145 de 1999 y el Decreto 1537 de 2001. Se evidencia la designación de instancias como el comité directivo de Riesgos pero no se encuentran registros de reuniones durante la vigencia 2016. Mediante Resolución 100-33.034 del 28 de Marzo de 2016 se aprobó el Plan anticorrupción de la Contraloría Municipal en dicho documento se tipifican los Riesgos de Corrupción y se establece una metodología que permite identificar, analizar y valorar los riesgos en los procesos y determinar las acciones enfocadas a la correcta administración de los mismos, en concordancia con el Decreto 943 de 2014. Sin embargo no se evidencian informes sobre el estado de la gestión del riesgo emitidos por parte de la oficina de control interno durante la vigencia 2016.

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MODULO 2: EVALUACIÓN 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión La oficina de Control interno realiza seguimientos periódicos a la gestión de las diferentes áreas funcionales de la Contraloría Municipal de Tuluá, de la misma forma el funcionario a cargo del control interno participa de las discusiones relacionadas con diversos temas de interés aportando puntos de vista y criterios para la toma de decisiones; es importante resaltar que los datos obtenidos en los diferentes seguimientos deben servir a la alta dirección para la toma de decisiones, por lo que es recomendable la evaluación del sistema de trabajo bajo el cual se articula la oficina de control interno con el despacho de la Señora Contralora con el fin de que el flujo de información entre estas dos dependencias sea un insumo permanente para el mejoramiento continuo en la entidad. En cuanto a los procesos de autoevaluación, se evidencia en las diferentes áreas funcionales un desconocimiento sobre este aspecto de la cultura de control, que permite a los propios funcionarios identificar sus debilidades y establecer mecanismos para subsanar estas condiciones. 2.2 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna La Oficina de Control Interno evidencia la realización de procesos de auditoria interna, dando cumplimiento a este elemento del modelo estándar de control interno. Se evidencia el cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011. Con respecto a la realización de los informes pormenorizados del estado de control interno de las vigencias 2015 y 2016, los cuales se encuentran publicados en la página web de la entidad. El informe ejecutivo anual presentado ante el DAFP durante la vigencia 2014 presentó resultados satisfactorio en los cinco (5) factores evaluados y un indicador de madurez del MECI de 95.2%, este puntaje evidencia que la Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un sistema de control interno que cumple con su propósito con tendencia a puntuaciones del nivel superior, esta situación refleja que el MECI de la Contraloría es una herramienta gerencial para el control y el mejoramiento continuo.

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CALIFICACION MADUREZ SISTEMA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2014

FACTOR PUNTAJE NIVEL

ENTORNO DE CONTROL 4.88 SATISFACTORIO INFORMACION Y COMUNICACIÓN 4.87 SATISFACTORIO ACTIVIDADES DE CONTROL 4.64 SATISFACTORIO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 5 SATISFACTORIO SEGUIMIENTO 4.65 SATISFACTORIO

INDICADOR DE MADUREZ MECI 95.2% SATISFACTORIO Fuente: D.A.F.P. El comportamiento de la madurez del sistema de control interno para la vigencia 2015, en cuanto a la calificación del informe ejecutivo anual del el Departamento Administrativo de la Función Pública, evidencia su presentación dentro de los tiempos establecidos y arroja resultados de nivel SATISFACTORIO en los cinco (5) factores evaluados con un indicador de madurez del MECI de 90.8%, reflejando confiabilidad en el Sistema de Control Interno, es pertinente aclarar que aunque se presenta una reducción en la calificación en algunos tres (3) de los elementos evaluados, los factores que presentaron reducción fueron los que en la encuesta DAFP aumentaron los requerimientos de la encuesta, situación que evidencia la necesidad de fortalecimiento de las políticas en temas del factor de Información y Comunicación tales como gestión documental y en aspectos de la Administración del Riesgo. En términos generales el sistema de control interno cumple su propósito de constituirse en una herramienta para el fortalecimiento de la capacidad de gestión de la entidad y el funcionario a cargo cumple con su función principal de mantener en niveles altos la implementación del Modelo Estándar.

CALIFICACION MADUREZ SISTEMA DE CONTROL INTERNO

VIGENCIA 2015

FACTOR PUNTAJE NIVEL ENTORNO DE CONTROL 5 SATISFACTORIO INFORMACION Y COMUNICACIÓN 4.06 SATISFACTORIO ACTIVIDADES DE CONTROL 4.59 SATISFACTORIO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4.54 SATISFACTORIO SEGUIMIENTO 4.97 SATISFACTORIO

INDICADOR DE MADUREZ MECI 90,8% SATISFACTORIO Fuente: D.A.F.P.

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2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 2.3.1 Plan de Mejoramiento Se evidencia el seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno a los Veintitrés (23) hallazgos generados por la Auditoría General de la República en el proceso auditor que entregó informe en el mes de Mayo de 2016, situación que denota cumplimiento en este elemento de Control del Modelo Estándar de Control Interno, se evidencia una adecuada coordinación entre la alta dirección, la oficina de control interno y las demás áreas funcionales con responsabilidad en el cumplimiento del Plan de Mejoramiento para ejercer controles al cumplimiento del mismo, es importante enunciar que algunas de las acciones correctivas fueron gestionadas de manera casi inmediata por recomendación de la oficina de Control Interno y condujeron a subsanar adecuadamente las condiciones encontradas por la AGR.

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3. EJE TRANSVERSAL - INFORMACION Y COMUNICACIÓN 3.1 INFORMACION Y COMUNICACIÓN EXTERNA La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con herramientas que facilitan su comunicación con la ciudadanía y grupos de interés tales como buzón de sugerencias y un link en su página web para el registro de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, de la misma forma cuenta con una unidad con ventanilla única de radicación la cual asegura los procedimientos de registro y radicación con numero único facilitando el control y seguimiento de los documentos, dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. La entidad dispone de herramientas en su página web las cuales facilitan el contacto con la ciudadanía, Se evidenciaron actas de apertura del buzón de sugerencias en cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011.

Fuente: Página Web Contraloría Municipal La Entidad ha publicado sus informes de gestión, los cuales cuentan Se evidencian publicaciones informativas como carteleras, folletos, boletines que garantizan buen manejo de este elemento del modelo de control interno. Se encuentran publicados los informes de gestión de las vigencias 2013 y 2014 con un buen nivel de información para la ciudadanía, sin embargo no se encuentra publicado el informe de gestión de la vigencia 2015. Es importante resaltar que a partir de la presente vigencia se están implementando encuestas de satisfacción con cada uno de los sujetos de control, esta situación permite

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contar con herramientas de medición de satisfacción de los usuarios para establecer procesos de mejoramiento continuo. 3.2 GESTION DOCUMENTAL 3.2.1 Organización Archivos de Gestión y Sistema Integrado de Conservación - SIC Se evidencia un adecuado manejo de los archivos de gestión de la entidad, los documentos de trabajo de los funcionarios cumplen con las normas relacionadas con principio de procedencia y originalidad, se agrupa toda la información de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente para cada dependencia, se observa que la organización de los archivos de gestión tiene en cuenta los criterios de ordenación documental y su conservación se realiza en carpetas, dando cumplimiento a los lineamientos de la ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y el Acuerdo 06 del 2014. 3.2.2 Personal a cargo del proceso de Gestión documental Al momento de realización de la Auditoria interna no había persona a cargo de los procesos de gestión documental de la entidad, sin embargo esa pendiente la entrega del resultado de un contrato de prestación de servicios enfocado a fortalecer el desempeño de esta importante área funcional de la entidad. 3.2.3 Capacitación para los funcionarios Durante las vigencias 2016 se realizaron capacitaciones y procesos de re-inducción en temas de gestión documental a los funcionarios de la Contraloría Municipal de Tuluá dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 18 de la ley 594 del 2000, artículo 14 del Decreto 2609 de 2012. 3.2.5 Comité interno de Archivo Se evidencia la Resolución No.092 del 8 de Noviembre de 2013 por medio de la cual se conformó el Comité de Archivo, de la Contraloría Municipal de Tuluá. Se evidencian actas del comité de archivo para la vigencia 2016, evidenciando operatividad de dicha instancia del proceso de gestión documental. 3.2.6 Tablas de Retención documental La Tablas de Retención Documental de la Contraloría Municipal de Tuluá fueron adoptadas mediante la Resolución 027 del 13 de Marzo de 2014, sin embargo a la fecha de realización del proceso de auditoría interna estas se encontraban desactualizadas y

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sin corresponder a la estructura funcional de la entidad según lo indica el Archivo General de la Nación (Acuerdo 04 de 2013 y Circular 003 de 2015). No se evidencio Tablas de Valoración Documental, esta herramienta de gestión se enfoca al reconocimiento del patrimonio histórico de la entidad y su aporte a la historia del municipio de Tuluá (Acuerdo 004 de 2013) 3.2.7 Unidad de Correspondencia La entidad cuenta con una unidad de correspondencia que a su vez es la oficina encarga de recepcionar y las PQRS (resolución No. 100-03-01-067-2013 del 11 de marzo de 2013), dicha área funcional cuenta con un software de gestión documental, el cual cumple con los requisitos de registro de las comunicaciones de entrada y salida, generando un número de consecutivo para cada una, registra fecha, hora, asunto y número de folios, de la misma forma se evidencia la realización de procesos de digitalización de documentos por parte de la unidad de correspondencia, por lo anteriormente expresado se considera que la entidad cuenta con un sistema de recepción de documentos eficiente y que aporta al desarrollo administrativo. 3.2.8 Almacenamiento de Archivos La Contraloría Municipal de Tuluá cuenta con un depósito de Archivo Central de con archivador rodante mecánico de Cinco compartimientos esta unidad reguarda cajas en correcta organización, con sus respectivos rótulos al igual que los expedientes que contienen, evidenciando un buen nivel de organización, de la misma manera se evidencia el uso de formatos de índice documental diligenciado. Todo lo anterior permite observar que en términos de almacenamiento se cumple con los requerimientos mínimos para la conservación y seguridad de los documentos (Acuerdo 49 de 2000 de la AGN). 3.2.9 Transferencias Documentales Debido a la actualización que se realiza a las Tablas de Retención Documental, no fue posible evidenciar un cronograma de transferencias documentales definitivos, sin embargo durante la vigencia 2016, se evidencia la realización de transferencia documentales al Archivo central de las cuales existen actas e inventarios organizados, evidenciando medidas de control al respecto, es pertinente resaltar la necesidad de organizar definitivamente este aspecto para evitar represamientos de documentos y dificultados al momento de requerir la información. 3.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.3.1 Inventarios Equipos

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La funcionaria a cargo del manejo de las TIC´S aportó durante el proceso auditor un inventario de los equipos de sistemas con que cuenta la entidad, se evidencia registro de las licencias de software y un sistema que permite la realización de controles en este elemento del MECI. 3.3.3 Hojas de Vida La Entidad cuenta con un archivo en el que se encuentran registradas todas la hojas de vida de equipos de cómputo diligenciadas. 3.3.4 Mantenimiento Preventivo y Correctivo Durante la vigencia 2016, la entidad contrató los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para todos los equipos electrónicos con que cuenta, existe un plan de mantenimiento que permite cumplir a la entidad con este tipo de requerimiento. 3.3.4 Software y Aplicativos La Contraloría Municipal de Tuluá además de los programas de oficina tale como procesadores de texto, hojas de cálculo y elaboración de presentaciones, cuenta con dos software especializados uno denominado Mi Doc el cual es una herramienta para la gestión documental y según lo evidenciado cumple a cabalidad con los requerimientos de la entidad y otro denominado ASCII el cual es un software Financiero y Contable que presenta buen desempeño cumpliendo con los requerimientos de estas áreas funcionales, sin embargo en el desarrollo de la auditoria se indago sobre el soporte en el manejo del aplicativo y se manifestaron algunas inquietudes de los usuarios del sistema debido a que la empresa que suministra este servicio solo tiene una persona de soporte y en ocasiones cuando se presentan situaciones administrativas complejas se depende totalmente de la disponibilidad de dicha persona generando la posibilidad de atrasos en los procesos internos de la entidad. 3.4 ADMINISTRACIÓN DEL AMBIENTE FÍSICO Los espacios destinados para el almacenamiento de información cuentan con cerraduras de seguridad y el acceso a ellos se limita a las personas con responsabilidad en este tipo de procesos y/o a los contratistas que desarrollan actividades de mantenimiento de equipos. Actualmente se adelanta la instalación de un sistema de cámaras de seguridad y se tiene un sistema de alarmas soportado por diferentes dispositivos, de acuerdo con la normatividad en materia de seguridad es importante contar con detectores de humo y algunos sensores que a la fecha no posee la entidad.

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3.5 GOBIERNO EN LÍNEA La Contraloría Municipal de Tuluá adopto el Plan de Acción de la estrategia Gobierno en Línea mediante la Resolución No. 100-33-120 del 6 de Agosto de 2015. De acuerdo con el chequeo realizado a la Página web www.contraloriatulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases en la Estrategia Gobierno en Línea, se tiene un 54.88.4% de cumplimiento, en cuanto a los contenidos de la Página Web se encuentra un cumplimiento de 85.29% 4. OBSERVACIONES Observación No. 1 Aunque se realizaron ajustes al manual de ética y se generó un proceso participativo por parte de los servidores de la Contraloría Municipal de Tuluá, a la fecha no se ha aprobado ni publicado un documento definitivo; de la misma forma durante la vigencia objeto de la auditoría no se evidenciaron reuniones del comité de ética de la entidad. Observación No. 2 En el caso particular del Artículo 15 del manual de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría Municipal de Tuluá específicamente en el numeral Diecisiete (17), se evidencia una función del cargo de Contralor Municipal que al parecer corresponde al numeral 7 del artículo 5 del Decreto 267 de 2000 el cual fue declarado inexequible por la Corte Constitucional, por lo que se evidencia desactualización en dicha función laboral. Observación No. 3 No se evidencia claramente una diferenciación de responsabilidades en el ejercicio del Control Interno de Gestión y el Control Interno Disciplinario de acuerdo a lo manifestado en la CIRCULAR CONJUNTA DAFP - PGN No. 001 DE 2002, del 02 de abril. Observación No. 4 No se evidencian Actos administrativos relacionados con la adopción y el funcionamiento del sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Observación No. 5 No se evidencia Acto administrativo de adopción del código de buen gobierno, ni actividades de socialización

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Observación No. 6 No se evidencia la existencia del acto administrativo de adopción del Plan de Acción de la vigencia 2016. Observación No. 7 No se evidencian seguimientos periódicos a los indicadores de gestión existentes, los formatos de la página web de la entidad correspondientes a indicadores se encuentran desactualizados en cuanto a responsables y no contienen información relacionada con metas, resultados y fechas de última medición, tampoco se cuenta con fichas técnicas de los indicadores. Observación No. 8 No se evidencian actas de reuniones del grupo a cargo del mantenimiento y desarrollo del SIGECOT durante la vigencia 2016, de la misma forma es importante resaltar que los funcionarios identifican los formatos asociados al sistema pero desconocen algunos aspectos de su funcionalidad. Observación No. 9 Aunque dentro del ciclo de auditorías internas se realizó seguimiento a los riesgos de las áreas funcionales auditadas, no es posible evidenciar informes sobre gestión de riesgo en términos generales durante la vigencia 2016. Observación No. 10 No se evidencian acciones de autocontrol en las diferentes áreas funcionales debido a la falta de socialización de este aspecto del desempeño administrativo. Observación No. 11 Se evidencia la necesidad de fortalecimiento de las políticas en temas del factor de Información y Comunicación tales como gestión documental y en aspectos de la Administración del Riesgo. Observación No. 12 Se evidencia la necesidad de contar con un servidor que maneje las responsabilidades relacionadas con gestión documental ya que la producción de documentos de la entidad va en aumento y puede generarse un riesgo de pérdida de información.

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Observación No. 13 Se evidencia la necesidad de actualizar las Tablas de Retención Documental y la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la entidad. 5. CONCLUSIONES

1. El sistema de Control interno, articulado con el de Gestión de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo, poseen un muy buen nivel de información sobre los procesos de la entidad.

2. En términos generales las herramientas de gestión de la Contraloría Municipal de Tuluá, están bien diseñadas y constituyen una fortaleza para la entidad.

3. Los indicadores existentes, los procesos caracterizados, el esquema de seguimiento y las políticas de operación brindan una cobertura amplia para el ejercicio del control interno.

4. El funcionario a cargo del control interno maneja plenamente los formatos asociados a la implementación del Sistema; de la misma forma la funcionaria a cargo del Sistema de Gestión de Calidad conoce de manera amplia los requerimientos del sistema, situaciones que generan fortalezas para la consecución de las metas de mejoramiento continuo.

6. RECOMENDACIONES

1. Es conveniente velar porque la articulación entre la oficina de control interno y la oficina a cargo del tema de gestión de calidad sea mayor, para fortalecer mutuamente los aspectos que presentan debilidad.

2. Existen diferentes comités al interior de la entidad, es importante velar por la operatividad de los mismos sin llegar a que el exceso de reuniones sea motivo de retraso para la toma de decisiones en torno a la operatividad de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno.

3. La oficina de Control interno debe velar por una mayor articulación con la alta dirección para que el establecimiento de las políticas de operación y gestión sea coordinado y los servidores identifiquen con prontitud los requerimientos.

4. Gran parte de la información registrada en el SIGECOT y la intranet se encuentra desactualizada y con logotipos antiguos, por lo que debe realizarse una revisión a este aspecto.

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5. La gestión de la Contraloría Municipal está generando un flujo mayor de información con relación a periodos anteriores, es primordial el fortalecimiento de las políticas de gestión documental en todas las áreas funcionales de la entidad.

6. La aplicación de una encuesta sobre el reconocimiento del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad puede brindar luces sobre los aspectos a fortalecer y contribuir con la elaboración de estrategias de mejoramiento para la próxima vigencia.