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INFORME FINAL DE AUDITORIA

CONCEJO MUNICIPAL DE AGUAZUL

AUDITORIA MODALIDAD REGULAR

VIGENCIAS 2012-2013

PLAN GENERAL DE AUDITORIAS – 2014

YOPAL, DICIEMBRE DE 2014

mailto:[email protected]

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CARMENZA MOTTA RODRIGEZ Contralora Departamental de Casanare

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

ANNY YOMARY BELTRAN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

ROCIO QUIROGA MORENO Profesional Universitario

Coordinadora de Auditoría

NANCY TARACHE RODRIGUEZ Profesional Universitario

ANNY YOMAY BELTRAN MOLANO Directora de Vigilancia Fiscal


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TABLA DE CONTENIDO PAGINA

INTRODUCCION

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

1.2 COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN

1.3 COMPONENTE CONTROL FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 8

2.1 COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 8

2.1.1. Gestión Presupuestal 8

2.1.1.1 Ejecución presupuestal de ingresos 8

2.1.1.2. Ejecución Presupuestal de Gastos 9

2.1.2. Cumplimiento Ley 617de 2000 11

2.1.3. Gestión Financiera y Contable 12

2.1.3.1 Análisis a los Estados Financieros 12

2.1.4. Estado de Actividad Económica y Financiera 15

2.1.5. Observaciones a los Estados Financieros 17

2.2. CONTROL DE GESTIÓN 21

2.2.1. Rendición y Revisión de la Cuenta 21

2.2.2. Legalidad 22

2.2.3. Gestión Administrativa 22

2.2.3.1. Trámites de la Corporación 22

2.2.3.2. Talento Humano 26

2.2.4. Gestión Contractual 28

3. RELACION DE OBSERVACIONES 36


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Yopal, 29 de diciembre de 2014

Honorable JORGE ELIECER CICUAMIA GÓMEZ Presidente Concejo Municipal de Aguazul Ciudad

1. DICTAMEN INTEGRAL

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las conferidas por las leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso dentro del plan general de auditorías PGA-2014 realizar una auditoria regular al Concejo Municipal de Aguazul, Corporación administrativa que ejerce funciones de carácter deliberatorio, elegida popularmente para un periodo de cuatro años, integrada por trece (13) miembros conforme lo determina el art. 22 de la Ley 136 de 1994. Para el desarrollo de la auditoría se tuvieron en cuenta las normas de auditoria gubernamental colombianas y las contenidas en la Resolución 039 de 2014, por medio de la cual se adopta la guía de auditoría territorial - GAT como metodología del procesos auditor. El trabajo de campo se llevó a cabo en el recinto de la corporación, tomando como factores esenciales la planeación y la ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar nuestro concepto. El presente ejercicio del control fiscal practicado mediante la aplicación de la nueva guía, se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos, financieros, así como las tecnologías de información y comunicación puestos a disposición del sujeto fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, económica, con equidad y de manera transparente según el cumplimiento de los propósitos, planes y programas de la corporación auditada. En la presente auditoría se evaluaron los siguientes componentes y factores: control de gestión, integrado por los factores de gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad y gestión administrativa; control financiero y presupuestal integrado por los factores de estados contables, gestión presupuestal y gestión financiera. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan las actividades realizadas por la corporación o el proceso auditado, y el cumplimiento de las disposiciones legales;


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los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la dirección de vigilancia fiscal de la Contraloría Departamental de Casanare.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en los resultados arrojados por la tabla matriz de evaluación del componente de Control de Gestión con una calificación de 81.8 puntos, la Contraloría Departamental de Casanare, FENECE la cuenta fiscal del Concejo Municipal de Recetor para las vigencias 2012 y 2013, según se muestra a continuación:

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 93.3 0.7 65.3

3. Control Financiero 55.0 0.3 16.5

Calificación total 1.00 81.8

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

En aplicación de la guía de auditoría territorial, los rangos de calificación para el fenecimiento y para emitir el concepto sobre la gestión fiscal y de cada uno de los componentes, son los siguientes:

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

1.2. COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN.

Con el objeto de evaluar el componente control de gestión, se procedió a la asignación de ponderaciones de los factores y variables a evaluar, según la matriz de evaluación de la gestión de la nueva guía de auditoria territorial.

Como resultado de la auditoria adelantada, la Contraloría Departamental de Casanare, determina que el control de gestión es FAVORABLE, teniendo en cuenta que la calificación fue de 93.3 puntos, resultante de ponderar los factores que a continuación se relacionan:

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 97.2 0.60 58.3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 90.0 0.20 18.0

3. Legalidad 85.2 0.20 17.0

Calificación total 1.00 93.3

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

RANGO DE CALIFICACIÓN CONCEPTO GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE


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Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.3 COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL A efectos de evaluar el componente control financiero y presupuestal, se realizó la asignación de ponderaciones de los factores y variables a evaluar, según la matriz de evaluación de la gestión de la nueva guía de auditoria territorial. Como resultado de la auditoria adelantada, la Contraloría Departamental de Casanare, determinó que el control financiero y presupuestal es DESFAVORABLE, teniendo en cuenta que la calificación fue 65.8 puntos, resultante de ponderar los factores que a continuación se relacionan:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 0,0 0,30 0,0

2. Gestión presupuestal 91.7 0,50 45.8

3. Gestión financiera 100,0 0,20 20,0

Calificación total 1,00 65.8

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Opinión sobre los Estados Contables. La Contraloría Departamental de Casanare, con fundamento en las facultades conferidas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó auditoría regular al concejo municipal de Aguazul, a través del examen a los estados financieros balance general, estado de actividad financiera, económica, social y ambiental preparados con corte a diciembre 31 del 2012 y 2013, además de la comprobación de operaciones financieras conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables, a los estados financieros. La preparación de los estados financieros y de la información analizada es responsabilidad del concejo de Aguazul, mientras que a la Contraloría Departamental de Casanare le corresponde producir informe técnico en el cual se exprese la opinión sobre la razonabilidad de los estados, la eficiencia y la eficacia del sistema de control interno.


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La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental de Casanare contenidas en la Resolución 301 de 2014, por medio de la cual se ajusta el proceso auditor, así como la metodología de la nueva guía de auditoría territorial proferida por la Contraloría General de la República; para su aplicación, la labor de auditoría se fundamentó en una adecuada planeación y su ejecución, en la obtención de evidencias razonables que permitieron emitir una opinión y conceptos objetivos. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad; las cifras o revelaciones; presentación del balance y estado de actividad financiera, económica, social y ambiental y cumplimiento de las disposiciones legales, por lo que el examen proporciona una información suficiente para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe de auditoría. Como resultado del análisis financiero, se observó que la entidad no tiene individualizados sus bienes, no se están depreciando ni amortizando sus activos, generando riesgos inherentes en la existencia real de los mismos, no realizó el registro del resultado del ejercicio y las diferencias en la información reportada, son situaciones que conllevan a que se presente incertidumbre y subestimación en las cifras reportadas en los estados financieros, como se enunció en las observaciones a los mismos.

Para la Contraloría Departamental de Casanare, no presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos para las vigencias 2012 y 2013 de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Situación que incorporada en la tabla No. 3 denominada control financiero y presupuestal, de la matriz de evaluación, arrojó el concepto DESFAVORABLE, tal y como se muestra a continuación:

Atentamente, CARMENZA MOTTA RODRIGUEZ Contralora Departamento de Casanare


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2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

2.1. COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

2.1.1. Gestión Presupuestal. El Concejo Municipal de Aguazul, en virtud de su autonomía administrativa y financiera goza de independencia en materia presupuestal frente a la Administración Municipal. La Corporación mediante Resolución Nº 001 del 11 de enero de 2012, liquidó el presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento del Concejo Municipal para la vigencia 2012, por valor de $199.130.292, de conformidad con el Acuerdo Nº 035 del 30 de Noviembre de 2011 por medio del cual se expidió el Presupuesto de Ingresos, gastos e inversiones del Municipio de Aguazul. Para la vigencia 2013, la Corporación mediante Resolución Nº 001 del 11 de enero de 2013, liquidó el presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento del Concejo Municipal para la vigencia 2013, por valor de $266.275.600, de conformidad con el Decreto Nº 131 del 18 de Diciembre de 2012 por medio del cual se expidió el Presupuesto de Ingresos, gastos e inversiones del Municipio de Aguazul. 2.1.1.1. Ejecución presupuestal de ingresos

El Concejo Municipal de Aguazul, para la vigencia fiscal 2012 presentó un presupuesto inicial de ingresos por valor de $199.130.292 millones, adiciones por valor de $104.846.170 millones, para un presupuesto definitivo de $303.976.462 millones, de los cuales se comprometió el 100%; con respecto a la vigencia 2013, el presupuesto inicial fue de $266.773.692 millones, adicionado en $67.773.692 millones, para un presupuesto definitivo de $334.049.291 millones, observándose una ejecución del 100%. El presupuesto presentó un aumento de $30 millones equivalente al 9% con respecto al año 2012; a continuación se presenta el comportamiento del presupuesto de ingresos:

Fuente: Reporte Plataforma SIA


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El presupuesto de ingresos del Concejo Municipal de Aguazul proviene de transferencias del Municipio, el cual corresponde a un porcentaje de los ingresos corrientes de libre destinación recaudados de acuerdo con lo establecido en la Ley 617 de 2000.

2.1.1.2. Ejecución Presupuestal de Gastos.

El Concejo de Aguazul, para la vigencia 2012 presentó un presupuesto definitivo de gastos de $303.976.462 millones, de los cuales comprometió el 96%, y para la vigencia 2013 el presupuesto definitivo ascendió a $334.049.292 millones, con un porcentaje de ejecución del 98%, como se observa a continuación:

Fuente: Cuenta Reportada en el SIA


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Comportamiento de gastos 2012-2013

A continuación, se presentan los conceptos de mayor participación en el gasto, durante las vigencias auditadas:

La representación gráfica de los conceptos de mayor representación del gasto es la siguiente:

Durante la vigencia 2012, los gastos de mayor participación se dieron por gastos de honorarios, seguido por gasto personal los cuales representan el 50% y 27% del total del gasto para la vigencia. En cuanto a la vigencia 2013, los gastos de mayor participación se dieron por gastos de honorarios, seguido por gasto personal los cuales representan el 46% y 31% del total del gasto para la vigencia. Se verificó la existencia de actos administrativos de programación, elaboración, presentación, aprobación, traslados y ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Todos los procedimientos desarrollados se encuentran soportados en los respectivos papeles de trabajo los cuales hacen parte integrante del presente informe.


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Situación de Tesorería

H1 Reporte de Información

Una vez revisada la situación de tesorería suministrada por la Corporación correspondiente a la vigencia 2013, se observa que los datos registrados en la cuenta de Bancos, difiere al valor que reflejan los estados financieros, situación que se configura un hallazgo administrativo. A continuación se presentan las diferencias presentadas.

DETALLE SEGÚN ESTADOS FINANCIEROS SEGÚN SITUACION TESORERIA

BANCOS 18.146.000 17.011.000

Evaluación Gestión Presupuestal.

En virtud de la aplicación de la guía de auditoría territorial, al evaluar la gestión presupuestal del Concejo Municipal de Aguazul, de conformidad con la matriz diseñada para el caso, refleja que las situaciones evidenciadas en materia presupuestal, arrojan un puntaje de 70.0, con una calificación de 1 CON DEFICIENCIAS, según se muestra en la tabla 3-2 de la matriz de evaluación, lo que indica, que la gestión presupuestal no fue eficiente, de conformidad con la normatividad vigente, así:

2.1.2. Cumplimiento Ley 617de 2000 El valor de los gastos asignados al Concejo Municipal para la vigencia 2012 fue por valor de $303.976.462 y para el 2013 ascendieron a $334.049.292. De acuerdo a las determinaciones de la ley 617 de 2000 y Ley 1368 de 2009, que establecen que los gastos de los Concejos no podrán superar el valor correspondiente de los honorarios causados por el número de sesiones autorizado, más el 1.5% de los ingresos corrientes de libre destinación de cada Municipio, teniendo en cuenta la categoría a la cual pertenece. Para el caso, se señala que para las vigencias 2012 y 2013, Aguazul se clasificó en Quinta


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Categoría, a continuación se presenta el cálculo del límite del gasto según la normatividad vigente:

Al verificar las cifras, del límite de gastos de la Corporación para la vigencia 2012 y 2013, se concluye que los gastos de funcionamiento del Concejo, se fijaron dentro de los límites establecidos en la Ley 617 de 2000.

2.1.3. Gestión Financiera y Contable.

Para realizar el análisis de la información contable y financiera se tuvo en cuenta los estados financieros correspondientes a las vigencias 2012 y 2013 presentados por el Concejo Municipal de Aguazul, para lo cual se realizaron algunas pruebas de auditoria en cuanto a los soportes y documentos contables que la sustentan; a efecto de indicar su realidad financiera y fiscal.

La función del Ente de Control es emitir un concepto en cuanto a los resultados obtenidos durante la auditoria de los mismos; es decir, si dichos estados financieros reflejan razonablemente en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la entidad. 2.1.3.1. Análisis a los Estados Financieros.

A efectos del análisis contable y financiero de la entidad, se utilizaron métodos de reconocido valor técnico como son la variación relativa y la variación absoluta. La variación relativa refleja el comportamiento de las cuentas mayores dentro del grupo que representan y se hacen por cada vigencia, mientras que la variación absoluta refleja el comportamiento de las cuentas entre un periodo y otro, como se describen a continuación.

Concepto 2012 2013

ICLD del Municipio de Yopal 11.163.956.131 13.100.520.000

Límite según L.617-2000 1.5% ICLD del Municipio 167.459.342 196.507.800

Total Pagado por Honorarios a Concejales 146.830.437 150.412.860

Numero de sesiones 90 90

Valor máximo del gasto del Concejo Ley 617/2000 13.382.198.672 13.733.665.200

Gasto del Concejo para la vigencia 314.289.779 346.920.660

Gasto general reportado 303.976.462 334.049.292

Diferencia 10.313.317 12.871.368


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Balance General Comparativo Vigencias 2012-2013.

A continuación se presentan los estados financieros de la Corporación 2013-2012, donde se realizó análisis de la variación absoluta del balance general de las vigencia 2013 frente a 2012, que de acuerdo a las cifras reportadas, se presentó un disminución de los activos por valor de $9.961.653 equivalente al 21%, ocasionado por el saldo de la cuenta de “Depósitos en Instituciones Financieras” y por el valor de la depreciación efectuada en el año 2013 a los bienes de la entidad. En cuanto al Pasivo, este se incrementó con respecto al año anterior en la suma de $1.109.624, es decir, un 37%, debido al aumento de las obligaciones en las cuentas que lo conforman.

Fuente: Estados Financieros Concejo Municipal

A continuación se presenta la estructura del balance.

DETALLE AÑO 2013 AÑO 2012 VARIACION

ABSOLUTA

VARIACION

RELATIVA

ACTIVO 37,060,980 47,022,633 -9,961,653 -21%

EFECTIVO 18,146,000 24,243,130 -6,097,130 -25%

Depósitos en Instituciones Financieros 18,146,000 24,243,130 -6,097,130 -25%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 18,914,980 22,779,503 -3,864,523 -17%

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 42,395,700 42,395,700 0 0

Equipos de Comunicación y Computación 21,445,280 21,445,280 0 0

Depreciacion Acumulada -44,926,000 -41,061,477 -3,864,523 9%

PASIVO 4,077,624 2,968,000 1,109,624 37%

CUENTAS POR PAGAR 978,024 0 978,024 100%

Adquisición de bienes y servicios 36,630 0 36,630 100%

Acreedores 940,000 0 940,000 100%

Retención en la Fuente e impuesto de timbre 2,000 0 2,000 100%

Impuestos Contribuciones y tasas por pagar -606 0 -606 100%

OTROS PASIVOS 3,099,600 2,968,000 131,600 4%

Recaudos a favor de terceros 3,099,600 2,968,000 131,600 4%

PATRIMONIO 32,983,000 44,053,709 -11,070,709 -25%

HACIENDA PUBLICA 32,983,000 44,053,709 -11,070,709 -25%

Capital Fiscal 53,211,000 53,211,000 0 0

Resultados del Ejercicio 27,012,000 34,217,000 -7,205,000 -21%

Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones -47,240,000 -43,374,291 -3,865,709 9%

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

Estructura del Balance

AÑO 2013 AÑO 2012


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Vigencia 2012

A continuación se presenta la incidencia de la participación de cada una de las cuentas que conforman el Balance por cada una de las vigencias auditadas.


De acuerdo a las cifras anteriores, se observa que el total de los activos para el año 2012, ascendió a $47.022.633, donde el grupo más representativo se dio por la cuenta de Efectivo que representa el 52% del total de activo, seguida de Propiedad, Planta y Equipo con el 48% de participación, siendo la cuenta de muebles y enseres la más representativa. Respecto al Pasivo, el 100% se conformó por el grupo de Otros Pasivos – Recaudo a favor de terceros que ascendieron a $2.968.000. El Patrimonio de la Corporación, resultante del total activo menos pasivo, para la vigencia 2012 se dio por valor de $44.053.709. Vigencia 2013

Según los estados financieros suministrados por la Corporación, se observa que los activos en el año 2013, ascendieron a la suma de $37.060.980, donde la mayor participación se dio por el grupo de Propiedad, Planta y equipo que representan el 51% del total de los activos, seguida del grupo de Efectivo con una participación del 49%. A 31 de diciembre de 2013, la Corporación contaba con un total de pasivos por valor de $4.077.624, siendo el grupo de Otros pasivos el más representativo con un 76%, seguido de cuentas por pagar con el 24% con mayor participación la cuenta de Acreedores con el 23% y en menor proporción la cuenta de Adquisición de bienes y servicios.

DETALLE VALOR

%

PARTICIPA

CION

ACTIVO 47,022,633 100%

EFECTIVO 24,243,130 52%

Depósitos en Instituciones Financieros 24,243,130 52%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 22,779,503 48%

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 42,395,700 90%

Equipos de Comunicación y Computación 21,445,280 46%

Depreciacion Acumulada -41,061,477 -87%

PASIVO 2,968,000 100%

OTROS PASIVOS 2,968,000 100%

Recaudos a favor de terceros 2,968,000 100%

PATRIMONIO 44,053,709 100%

HACIENDA PUBLICA 44,053,709 100%

Capital Fiscal 53,211,000 121%

Resultados del Ejercicio 34,217,000 78%

Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones -43,374,291 -98%


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Según los estados financieros del Concejo Municipal, el Patrimonio a 31 de diciembre de 2013, asciende a la suma de $32.983.000.


2.1.4. Estado de Actividad Económica y Financiera.

Según los Estados de Actividad financiera, Económica, Social y Ambiental presentados por el Concejo Municipal de Aguazul correspondientes a las vigencias 2012 y 2013, a continuación se puede observar el comportamiento presentado por los ingresos, gastos durante las vigencias auditadas.


Analizados los ingresos de la vigencia 2013 frente a los de 2012, se observa que estos presentaron una variación absoluta de $30.072.383, que represento el 10% de incremento.

DETALLE VALOR

%

PARTICIPA

CION

ACTIVO 37,060,980 100%

EFECTIVO 18,146,000 49%

Depósitos en Instituciones Financieros 18,146,000 49%

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 18,914,980 51%

Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 42,395,700 114%

Equipos de Comunicación y Computación 21,445,280 58%

Depreciacion Acumulada -44,926,000 -121%

PASIVO 4,077,624 100%

CUENTAS POR PAGAR 978,024 24%

Adquisición de bienes y servicios 36,630 1%

Acreedores 940,000 23%

Retención en la Fuente e impuesto de timbre 2,000 0%

Impuestos Contribuciones y tasas por pagar -606 0%

OTROS PASIVOS 3,099,600 76%

Recaudos a favor de terceros 3,099,600 76%

PATRIMONIO 32,983,000 100%

HACIENDA PUBLICA 32,983,000 100%

Capital Fiscal 53,211,000 161%

Resultados del Ejercicio 27,012,000 82%

Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones -47,240,000 -143%

DETALLE AÑO 2013 AÑO 2012VARIACION

ABSOLUTA

VARIACION

RELATIVA

INGRESOS 334,049,291 303,976,908 30,072,383 10%

TRANFERENCIAS 334,049,291 303,976,908 30,072,383 10%

Corrientes del Gobierno General 334,049,291 303,976,908 30,072,383 10%

GASTOS 329,025,000 269,758,758 59,266,242 22%

DE ADMINISTRACIÒN 327,836,000 267,989,730 59,846,270 22%

Sueldos y Salarios 195,442,000 185,330,566 10,111,434 5%

Contribuciones Imputadas 3,473,000 3,135,600 337,400 11%

Contribuciones Efectivas 3,767,000 3,405,600 361,400 11%

Aportes Sobre Nomina 1,448,000 1,308,000 1,448,000 11%

Generales 123,706,000 74,809,964 48,896,036 65%

OTROS GASTOS 1,189,000 1,769,028 -580,028 -33%

Financieros 1,189,000 1,769,028 -580,028 -33%

RESULTADO DEL EJERCICIO 5,024,291 34,218,150 -29,193,859 -85%


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16

En cuanto a los gastos en que incurrió la Corporación, se observa que estos se incrementaron con respecto a la vigencia 2012, en la suma de $59.266.242, que representó un incremento del 22%. Al tener en cuenta los datos registrados en los estados financieros, se observa que en el año 2012 se refleja un resultado del ejercicio por valor de $34.218.150 y para la vigencia 2012 la suma de $5.024.291.

Comportamiento del Estado de Resultados por vigencia

Vigencia 2012


Los ingresos del Concejo Municipal se componen en el 100% por concepto de las transferencias recibidas del Municipio, que para la vigencia 2012 ascendieron a $303.976.908.

DETALLE VALOR

%

PARTICIPA

CION

INGRESOS 303,976,908 100%

TRANFERENCIAS 303,976,908 100%

Corrientes del Gobierno General 303,976,908 100%

GASTOS 269,758,758 100%

DE ADMINISTRACIÓN 267,989,730 99%

Sueldos y Salarios 185,330,566 69%

Contribuciones Imputadas 3,135,600 1%

Contribuciones Efectivas 3,405,600 1%

Aportes sobre la nómina 1,308,000 0%

Gastos Generales 74,809,964 28%

OTROS GASTOS 1,769,028 1%

Financieros 1,769,028 1%

RESULTADO DEL EJERCICIO 34,218,150


_______________________________________________________________________


17

Respecto a los gastos reflejados a 31 de diciembre de 2012, se observa que estos sumaron $269.758.758, conformados en un 99% por los gastos de administración, siendo los más relevantes los gastos de sueldos y salarios y gastos generales y los gastos financieros representan el 1% del total de los gastos. Vigencia 2013


Durante la vigencia fiscal 2013, la Corporación causó ingresos por concepto de transferencias del Municipio, la suma de $334.049.291, que representan el 100% de los ingresos. Los gastos incurridos por la corporación durante la vigencia fiscal 2013, sumaron $329.025.000, observándose que los de mayor participación fueron los gastos de sueldos y salarios, que representan el 59% del total de los gastos, seguido de gastos generales con el 38% y en menor porcentaje los gastos por Contribuciones imputadas y efectivas. 2.1.5......Observaciones a los Estados Financieros

A continuación se reflejan algunas situaciones encontradas durante el proceso auditor que inciden en la razonabilidad de las cifras reveladas en los Estados Contables, así: H2 HD1 Gastos por Caja Menor

Una vez revisados los soportes de la legalización de los gastos realizados por caja menor, se observó que estos no se realizaron de conformidad con lo establecido en la resolución de constitución, encontrándose situaciones como: contabilización contable en cuenta diferente, afectación de gastos por mayor valor al rubro presupuestado por el concepto de gasto, como se observa a continuación:

DETALLE VALOR

%

PARTICIPA

CION

INGRESOS 334,049,291 100%

TRANFERENCIAS 334,049,291 100%

Corrientes del Gobierno General 334,049,291 100%

GASTOS 329,025,000 100%

DE ADMINISTRACIÓN 327,836,000 100%

Sueldos y Salarios 195,442,000 59%

Contribuciones Imputadas 3,473,000 1%

Contribuciones Efectivas 3,767,000 1%

Aportes sobre la nómina 1,448,000 0%

Gastos Generales 123,706,000 38%

OTROS GASTOS 1,189,000 0%

Financieros 1,189,000 0%

RESULTADO DEL EJERCICIO 5,024,291


_______________________________________________________________________


18

REEMBOLSO C.E. DETALLE

VALOR

AUTORIZADO

SEGÚN

RESOLUCIO

SEGÚN

LEGALIZACION

SEGÚN

SOPORTES

DIFERENCIA

CON

LEGALIZACION

MAYOR VALOR

DEL

AUTORIZADO

POR RUBRO

OBSERVACIONES

Legalización Caja Menor 1.000.000 969.340 969.340 77.960 129.340

En la carpeta de comprobante de egreso el mismo

consecutivo esta por valor de 1,000,000, sin

embargo el valor real girado es de 969,340

Materiales y Suministros 700.000 814.680 775.700 38.980 75.700

Afectaron gastos presupuestalmente por

$814,680, sin embargo, de acuerdo a los soportes

corresponde a $775,700, se observa que en este

concepto incluyeron gastos de servicio de telefonìa

por $38,980 cuando corresponden al rubro pptal

de Servicios Pùblicos. Realizaciòn de gastos por

mayor valor del autorizado por rubro presupuestal

Servicios Públicos 50.000 64.660 103.640 38.980 53.640

Afectaron gastos presupuestalmente solo por


corresponde a $103,640, se observa que en este

concepto NO incluyeron gastos de servicio de

telefonìa por $38,980 que corresponden a

Servicios Pùblicos. Realizaciòn de gastos por

mayor valor del autorizado por rubro presupuestal

Mantenimiento y Seguros 250.000 90.000 90.000 -

Contabilizaron por la cuenta 51111503 Mto

equipos de comunicación y computacion cuando

corresponde a otro mantenimiento

Legalización Caja Menor 1.000.000 762.650 762.600 225.950 15.600

Materiales y Suministros 700.000 650.000 537.000 113.000



por este rubro presupuestal tan solo corresponde a

$537,000.

Servicios Públicos 50.000 22.000 65.600 43.600 15.600

Afectaron gastos presupuestalmente solo por valor

de $22,000, sin embargo, de acuerdo a los

soportes corresponde a $65,600. Realizaciòn de

gastos por mayor valor del autorizado por rubro

Mantenimiento y Seguros 250.000 90.650 160.000 69.350

Afectaron gastos presupuestalmente solo por valor

de $90,650, sin embargo, de acuerdo a los

soportes corresponde a $160,000. Limpieza y

desmanchado de piso del 90.000

Mantenimiento

Instalaciones Eléctricas

del Concejo 70.000

Legalización Caja Menor 1.000.000 1.000.000 1.000.000 - 234.000

Materiales y Suministros 700.000 700.000 934.000 234.000 234.000



corresponde a $934,000. Realizaciòn de gastos

por mayor valor del autorizado por rubro

presupuestal

Servicios Públicos 50.000 50.000 - 50.000 -

Afectaron gastos presupuestalmente por $50,000,

sin embargo, no se observaron gastos por este

concepto

Mantenimiento y Seguros 250.000 250.000 66.000 184.000 -



tan solo corresponde a $66,000

Tercer

Reembolso

21/12/2012

179

VIGENCIA 2012

Contabilizaron por la cuenta 51111503 Mto

equipos de comunicación y computacion cuando


Primer

Reembolso

21/09/2012

114

Segundo

Reembolso

17/12/2012

184


_______________________________________________________________________


19

REEMBOLSO C.E. DETALLE

VALOR

AUTORIZADO

SEGÚN

RESOLUCION

SEGÚN

LEGALIZACION

SEGÚN

SOPORTES

DIFERENCIA

CON

LEGALIZACION

MAYOR VALOR

DEL

AUTORIZADO

POR RUBRO

OBSERVACIONES

Legalización Caja Menor 1.000.000 912.930 912.930

Materiales y Suministros 500.000 328.050 328.050 -

Servicios Públicos 150.000 44.880 44.880 -

Mantenimiento y Seguros 350.000 540.000 540.000 - 190.000

Afectaron gastos presupuestalmente de

acuerdo a los soportes por $540,000, sin

embargo el valor autorizado para este rubro

era por $350.000. Realizaciòn de gastos por

mayor valor del autorizado por rubro

presupuestal

Instalacion sistema de amplificador 100.000

Mantenimiento oficina cambio guardas y duplicados 99.000

Intalacion y traslado red de internet 100.000

cambio guardas duplicados 97.000

cambio de chapas 74.000

servicio de aseo del recinto de la democracia 70.000

Legalización Caja Menor 1.000.000 1.000.000 1.000.000 130.000 320.000

Materiales y Suministros

500.000 950.000 820.000 130.000 320.000


$950,000, sin embargo, de acuerdo a los

soportes por este rubro presupuestal los

gastos corresponde a $820,000.

Realizaciòn de gastos por mayor valor del

autorizado por rubro presupuestal

Servicios Públicos 150.000 - - -

Mantenimiento y Seguros

350.000 50.000 180.000 130.000

Afectaron gastos presupuestalmente solo

por valor de $50,000, sin embargo, de

acuerdo a los soportes corresponde a

$180,000.

Mantenimiento cafeteria 50.000

Mantenimiento correctivo impresora 70.000

Mantenimiento equipo 60.000



500.000 977.550 977.550 - 477.550


$977,550, Observandose Realizaciòn de

gastos por mayor valor del autorizado por

rubro presupuestal

Servicios Públicos 150.000 22.450 22.450 -

Mantenimiento y Seguros 350.000 - -

Legalización Caja Menor 1.000.000 1.000.000


500.000 1.000.000 1.000.000 - 500.000


$1,000,000, Observandose Realizaciòn de


rubro presupuestal

Servicios Públicos 150.000 -

Mantenimiento y Seguros 350.000 -

Legalización Caja Menor 1.000.000 1.000.000 1.000.000 500.000


500.000 1.000.000 1.000.000 - 500.000




rubro presupuestal. Todos los gastos los

contabilizaron por la cuenta 511114 como

materiales y servicios cuando corresponde

a diferentes conceptos.

Servicios Públicos 150.000 -

Mantenimiento y Seguros 350.000 -



500.000 500.000 792.680 292.680 292.680




rubro presupuestal. No se observa la

afectacion presupuestal por cada rubro y

contablemente lo registran todo a la cuenta

511114 como materiales y servicios cuando

corresponde a otros conceptos

Servicios Públicos 150.000 150.000 67.320 82.680 -

Mantenimiento y Seguros 350.000 350.000 140.000 210.000 -

Sexto

Reembolso

23/11/2013

220

VIGENCIA 2013

Tercer

Reembolso

08/06/213

94

Cuarto

Reembolso

17/07/2013

124

Quinto

Reembolso

21/08/2013

130

Todos los gastos los Contabilizaron por la

cuenta 51111503 Mantenimiento equipos de

comunicación y computacion cuando


Todos los gastos los Contabilizaron por la

cuenta 51111503 Mantenimiento equipos de

comunicación y computacion cuando


Primer

Reembolso

15/04/2013

50

Segundo

Reembolso

14/05/2013

72


_______________________________________________________________________


20

De acuerdo a las observaciones relacionadas anteriormente, reflejan que la Corporación realizó gastos por caja menor inobservando lo dispuesto en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 “Estatuto Orgánico de Presupuesto que señala: “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados…”

Conforme a lo anterior, se configura un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, por inobservancia del numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

H3 Denominación de cuentas

De acuerdo a los estados financieros clasificados presentados por el Concejo Municipal de Aguazul, se observó que las cuentas “Depósitos en instituciones Financieras” y “Sueldos y Salarios”, se les dio denominación diferente a la que corresponden de conformidad con el Plan único de cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación, en razón a que se reflejan como “Bancos y Corporaciones” y “Gastos de Personal”. Situación de que se enmarca como un hallazgo administrativo, a fin de que para la presentación de los estados financieros se denominen como corresponde. Reporte de Información Revisados los saldos registrados en los estados financieros de la cuenta de bancos de la Corporación frente a la conciliación bancaria a 31 de diciembre de 2012, se observó que según los libros oficiales y conciliación bancaria refleja un saldo en libros de $24.243.130 y el valor reportado en los estados financieros es de $24.242.000, situación similar, se presenta en la vigencia 2013 que según los libros oficiales presenta saldo de $4.554.297, conciliación bancaria registra la suma de $18.780.113 y los estados financieros reflejan $18.146.000. Las anteriores situaciones, generan incertidumbre en la información reportada, por lo


_______________________________________________________________________


21

cual se configura un hallazgo administrativo, la cual se adiciona a la observación denominada H1 Reporte de Información. H4 Diferencias Estados Financieros frente a los libros oficiales De acuerdo a los estados financieros presentados vigencia 2012, se observan diferencias en las cuentas que conforman el pasivo y patrimonio, frente a los libros oficiales de contabilidad, así mismo, se presenta en los valores registrados en la vigencia 2013. Al respecto, de acuerdo a la certificación expedida por la Contadora de la Corporación obedece a una falla presentada en el software, situación que llama la atención en razón a que las cifras registradas en los estados financieros generan incertidumbre, razón por la cual se configura una observación con alcance administrativo, a fin de que se tomen las medidas pertinentes de tal forma que los estados financieros correspondan a los libros oficiales de contabilidad. H5 Identificación de Bienes

El Concejo Municipal de Aguazul, tiene registrados los bienes devolutivos como Muebles y Enseres, Equipos de Comunicación y de cómputo, pero los mismos no están individualizados, así mimo, se evidenció que estos no están plaqueteados con códigos o nomenclaturas que permitan su identificación y control, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo.

2.2. CONTROL DE GESTION

2.2.1 Rendición y Revisión de la Cuenta

Con la evaluación de este factor, se determina el cumplimiento de la rendición de cuenta, su oportunidad, suficiencia y calidad, como deber legal y ético que tiene todo servidor público o persona particular que tenga bajo su responsabilidad la administración y manejo de recursos públicos.

Se revisaron los formatos que deben presentarse según las disposiciones establecidas en la Resolución No. 346 de 2011, proferida por la Contraloría Departamental de Casanare. Igualmente se analizó la información rendida en cada una de las cuentas en los términos requeridos y el diligenciamiento de los mismos.

Una vez ingresada la información auditada a la matriz de evaluación de gestión fiscal según la nueva metodología de la Guía de auditoría territorial - GAT, se evidenció que la rendición de la cuenta correspondiente a las vigencias auditadas, obtuvo un puntaje atribuido de 90.0 para una calificación definitiva de “2 Eficiente”:


_______________________________________________________________________


22

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

93.3 0.30 28.0

Calidad (veracidad) 86.7 0.60 52.0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1.00 90.0

2.2.2 Legalidad

El objetivo específico de la evaluación de este factor, es verificar el cumplimiento de las normas aplicables al Concejo Municipal de Aguazul, en cada uno de los factores a evaluar.

Se evaluó la legalidad de los factores de gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, gestión administrativa, estados contables, gestión presupuestal, y gestión financiera, que de acuerdo a la tabla 1-3 de la matriz evaluación de legalidad, obtuvo un puntaje de 84.5, obteniéndose una calificación de 2 EFICIENTE, según se muestra a continuación:

LEGALIDAD

Variables a evaluar Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Financiera 75.0 0.30 22.5

De Gestión 88.6 0.70 62.0

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 84.5

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

2.2.3 Gestión Administrativa

Como objetivo específico de este factor, se tiene la verificación de los trámites administrativos que adelanta la Corporación y todo lo relacionado con talento humano.

2.2.3.1. Trámites de la corporación

Procedimiento para la elección del personero.

El equipo auditor revisó el procedimiento adelantado por la corporación, para la elección de personero del Municipio de Aguazul, periodo 2012-2016, determinando lo siguiente:


_______________________________________________________________________


23

El Concejo Municipal recibió trece (13) hojas de vida, para aspirar al cargo de personero Municipal, como se relaciona a continuación:

- Lady Katherine Valderrama Molano, abogado titulado - Tulia Nelly López López, abogado titulado - Edwin Alexander Monroy González, abogado titulado - Cesar Oswaldo Santos Sánchez, abogado titulado - Cesar Augusto Alba Alba, abogado titulado - Josué Danilo Puentes Parra, abogado titulado - Eliana Muñoz Paredes, abogado titulado - Wilfren Pedraza Pérez, abogado titulado - Tomás Romero Urrea, abogado titulado - Carlos Miguel Varón, abogado titulado - Margaret Smith Hernández Alfonso, abogado titulado - María Antonia Perilla Cárdenas, abogado titulado - Jenny Elizabeth Tobar, abogado titulado

Verificado el estudio a las hojas de vida antes citadas, se encontró que los profesionales relacionados contaban con el perfil para desempeñar el cargo de Personero Municipal. Así mismo, se evidenció que el procedimiento adelantado por el Concejo de Aguazul para su elección, estuvo de conformidad con los artículos, 35 y 173 ley 136 de 1994, 1 y 2 ley 1031 de 2006.

Trámite de acuerdos municipales, según el artículo 5 de la Ley 136 de 1994.

En desarrollo de la auditoría, se observó que el Concejo Municipal de Aguazul, durante la vigencia 2012, aprobó 30 proyectos de acuerdos de los 31 presentados, y para el 2013, de 38 proyectos presentados, 31 fueron aprobados.

El equipo auditor, analizó el 23 % de los proyectos aprobados en la vigencia 2012 y el 25% de los aprobados en el 2013, como se observa en los siguientes cuadros:

ITEM NO.

ACUERDO FECHA OBJETO

1 004 03-03-2012 Por medio del cual se efectúa una adición y se abren unos rubros al presupuesto del Municipio de Aguazul, para la vigencia fiscal 2012, de los recursos de superávit fiscal

2 010 28-05-2012 “Por medio del cual se establecen los factores de subsidios para los estratos 1, 2 y 3 y los factores de aporte solidario en los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo para el Municipio de Aguazul”

3 013 31-05-2012 “Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo, hechos de gobierno por Aguazul, 2012 – 2015”

4 019 10-09-2012 “Por el cual se modifica parcialmente el estado de rentas municipales

5 021 21-10-2012 Por medio del cual se armoniza el presupuesto del Municipio de Aguazul para la vigencia fiscal 2012, con el plan de desarrollo “Hechos de gobierno por Aguazul 2012 -2016”, y se dictan otras disposiciones.

6 026 30-11-2012 “Por el cual se crea, conforma y organiza el fondo de gestión del riesgo de desastres del Municipio de Aguazul Departamento de Casanare y se dictan otras disposiciones”

7 029 21-12-2012 Por medio del cual se crea la empresa industrial y comercial del estado terminal de transporte de Aguazul “Garcero del llano”


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24

ITEM NO.

ACUERDO FECHA OBJETO

1 001 26-12-2013 Por medio de la cual se modifica parcialmente el acuerdo No. 029 del 21 de diciembre de 2012, “por medio del cual se crea la empresa industrial y comercial del estado terminal de transporte de aguazul” “Garcero del llano”

2 008 24-05-2013 Por medio del cual se autoriza al alcalde del Municipio de Aguazul para celebrar contratos y convenios en la vigencia fiscal de 2013.

3 015 20-08-2013 Por medio del cual, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos de la administración central del Municipio de Aguazul Casanare para la vigencia fiscal del año 2013.

4 017 05-09-2013 “Por medio del cual se reforma el reglamento interno del Concejo Municipal de Aguazul, Casanare de conformidad con los parámetros normativos contenidos en la ley 974 de 2005 y acto legislativo No. 01 de 2007”

5 019 09-09-2013 Por medio del cual se efectúa una adición al presupuesto del Municipio de Aguazul, para la vigencia fiscal 2013.

6 023 23-09-2013 Por medio del cual se efectúa una adición al presupuesto del Municipio de Aguazul, para la vigencia fiscal 2013,

7 025 16-10-2013

“Por el cual se autoriza al alcalde Municipal de Aguazul, para asumir compromisos con cargo al presupuesto de vigencias futuras, para la financiación de subsidios de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo para los estratos 1, 2 y 3 del Municipio de Aguazul”

8 026 30-11-2013 Por medio del cual se expide el presupuesto de rentas e ingresos y gastos e inversiones del Municipio de Aguazul Casanare para la vigencia fiscal 2014.

Durante la visita de auditoría, se verificó el procedimiento surtido para el efecto y se determinaron los siguientes aspectos:

Una vez revisada la totalidad de los acuerdos, se corroboró que estos cumplieron con los términos establecidos en el artículo 73 de la Ley 136 de 1994, el cual ordena: Para que un proyecto sea acuerdo, debe aprobarse en dos

debates, celebrados en distintos días. El proyecto será presentado en la Secretaría del Concejo, la cual lo repartirá a la comisión correspondiente donde se surtirá el primer debate.

De igual manera, se verificó que los acuerdos fueron sancionados por el alcalde municipal de conformidad con los términos señalados en el artículo 76 de la Ley 136 de 1994 que cita: Aprobado en segundo debate un proyecto de

acuerdo, pasará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al alcalde para su

sanción.

Así mismo, se evidenció las certificaciones de publicación expedidas por la personería y secretaría de gobierno del municipio, las cuales se encontraron anexas a cada acto administrativo.

No obstante lo anterior, este Ente de Control no evidenció dentro de los documentos suministrados, certificación de publicación en la emisora del Municipio (radio azul), ni en la cartelera del concejo municipal, de los siguientes acuerdos: Nos. 018, 019, 020, 021, 022, 023, 024 y 025 de 2013, razón por la cual se insta a la Corporación a fin de que se tomen las medidas pertinentes.


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25

Trámite de actas de sesiones comisiones permanentes y de plenaria

El Concejo Municipal para el año 2012, suscribió 120 actas de sesiones, correspondientes a comisiones permanentes y de plenaria, de las cuales 84 corresponden a sesiones ordinarias y 36 extraordinarias; así mismo, para el 2013, se suscribieron 79 sesiones ordinarias y 71 extraordinarias para un total de 150 actas.

Para efectos de verificar la conformidad del procedimiento, la Contraloría Departamental efectuó una muestra aleatoria de las actas de sesiones a comisiones permanentes y de plenaria suscritas. Se realizó un análisis exhaustivo al 15% vigencia 2012 y 12% vigencia 2013, como se evidencia a continuación:

Muestra Relación de Actas Vigencia 2012:

No. Acta

Fecha Tema Ordinaria Extraordinaria

022 23-02-2012 Rendición de informe oficina asesora de Planeación a cargo del doctor Marco Julio Piragauta.

x

036 15-05-2012 Socialización Plan de desarrollo “hechos de Gobierno por Aguazul 2012- 2015”, de la siguiente manera:

x

037 17-05-2012

Entrega a plenaria proyecto acuerdo municipal No. 012 de 2012, “por medio del cual se establecen los factores de subsidio para los estratos 1, 2 y 3 y los factores de aporte solidario en los servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo del Municipio de Aguazul

x

038 18-05-2012 Intervención del juez de Paz señor Alex Reinel Silva x

040 23-05-2012 Proposiciones y varios x


045 30-05-2012 Puesta a plenaria proyecto acuerdo No. 013 del 22 de mayo de 2012, “por el cual se deroga el capítulo IV del artículo IV del acuerdo No. 003 de 2009”

x

049 08-08-2012 Lectura de correspondencia x

050 09-08-2012 Intervención de la Gerente de la Empresa de Servicios Públicos de Aguazul

x

051 10-08-2012 Lectura de correspondencia x

104 16-11-2012 Rendición informe acción social a cargo de la Licenciado Nidia Guerrero Martínez

x

004 13-01-2012 Entrega a plenaria proyecto de acuerdo No. 001 de 2012, “por medio del cual se autoriza al alcalde del Municipio celebrar contratos y convenios en la vigencia 2012”.

x

009 18-01-2012 Puesta a plenaria proyecto de acuerdo No. 001 de 2012, por medio del cual se autoriza al alcalde del Municipio de Aguazul celebrar contratos y convenios en la vigencia 2012.

x

070 21-09-2012 Apertura de sesiones extraordinarias convocadas por el señor alcalde Heli Fernando Camacho, mediante decreto No. 089 de 2012.

x

090 19-10-2012 Entrega a plenaria proyecto de acuerdo No. 031 de 2012, “por medio del cual se autoriza al alcalde de Aguazul asumir compromisos comprometiendo presupuesto de vigencias futuras”

x

096 25-10-2012 Proposiciones varias x

115 13-12-2012 Proposiciones varias x

116 14-12-2012 Entrega a plenaria proyecto de acuerdo No. 041 de 2012, “por medio del cual se expide estatuto de rentas del Municipio de Aguazul”.

x

122 27-12-2012 Elección del Presidente del Concejo, Primer Vicepresidente y segundo Vicepresidente.

x


_______________________________________________________________________


26

Muestra Relación de Actas Vigencia 2013:

No. Acta

Fecha Tema Ordinaria Extraordinaria

001 01-02-2013 Proposiciones y varias x

039 01-05-2013 Apertura de sesiones ordinarias correspondientes al mes de mayo de 2913, a cargo del señor Alcalde Helí Fernando Camacho

x


086 29-08-2013 Intervención del comandante de policía del Municipio de Aguazul Eric Ferrer

x



090 03-09-2013

Entrega a plenaria proyecto de acuerdo No. 025 de 2013, “por medio de la

cual se autoriza al señor alcalde del Municipio de Aguazul Casanare, realizar la capacitación de la empresa casanareña de lácteos CASALAC E.I.CE.”.

x



020 15-03-2013 Apertura de sesiones extraordinarias convocadas por el señor alcalde doctor Helí Fernando Camacho, mediante decreto No. 017 del 11 de marzo de 2013.

x



031 21-04-2013 Apertura de sesiones extraordinarias convocadas por el señor alcalde doctor Helí Fernando Camacho, mediante decreto No. 0033 del 18 de abril de 2013.

x


062 22-06-2013 Proposiciones referentes al tema al que fueron convocados a sesiones extraordinarias

x

093 12-09-2013 Proposiciones referentes al tema al que fueron convocados por el señor alcalde.

x

103 22-09-2013 Proposiciones referentes al tema que fueron convocados x

116 14-10-2013 Proposiciones referentes al tema que fueron convocados X

117 15-10-2013 Proposiciones referentes al tema que fueron convocados X

El equipo auditor evidenció que las actas se encuentran debidamente firmadas por el señor presidente y la secretaria general, con sus respectivos soportes de asistencia de los señores concejales, dando cumplimiento al artículo 26 de la ley 136 de 1994. Autorizaciones otorgadas al alcalde para contratar.

Las autorizaciones expedidas para el alcalde, relacionadas con la contratación, se expiden teniendo en cuenta un reglamento proferido y aprobado según Acuerdo No. 04 de 2010. Durante las vigencias auditadas el Concejo profirió tres autorizaciones para contratar, las cuales se ajustaron al reglamento dispuesto para tal fin.

2.2.3.2. Talento Humano. Régimen de Personal:

Estructura del Concejo Municipal: El Concejo Municipal de Aguazul, presenta una estructura conformada por el presidente, la secretaria general, el primer vicepresidente y el segundo vicepresidente, de acuerdo al siguiente organigrama:


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27

Personal de Personal:

De acuerdo a información suministrada por la secretaria general del concejo, como personal de planta, presentan dos empleados en los siguientes niveles:

Nivel Asistencial: Uno (01) de carrera administrativa (Auxiliar de Servicios Generales).

Nivel Directivo: Uno (1) de período fijo (Secretaria General).

De conformidad con los datos evidenciados en el presupuesto, el gasto por personal de planta para la vigencia 2012, ascendió a $26.000.000, y para la vigencia 2013 alcanzó la suma de $29.000.000.

Hojas de vida personal de planta:

El equipo auditor procedió al análisis de la hoja de vida de la funcionaria que desempeña el cargo de auxiliar de servicios generales, evidenciándose que el historial laboral cuenta con todos los documentos que en éste deben reposar, como actualización de hoja de vida, declaración juramentada de bienes y rentas, y actos que soportan las diferentes situaciones administrativas presentadas. Al igual que en el caso anterior, en el historial laboral de la Secretaria General, se evidenciaron los documentos principales organizados en orden cronológico, así como se lograron constatar los documentos que soportan la elección de éste cargo de período, como convocatoria, acta de cierre de la misma, hojas de vida de los postulantes, votación, acta sesión plenaria de elección, y acto administrativo de posesión. En consecuencia, se concluye que el procedimiento de elección del secretario general, se adelantó conforme a lo establecido en la Ley 136 de 1994. H6 Actos administrativos de sesiones

Una vez analizadas las resoluciones que soportaron la ejecución de las sesiones ordinarias efectuadas por el Concejo Municipal de Aguazul durante las vigencias


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auditadas, se evidenció la ausencia del Acto Administrativo que soportó la realización de las 18 sesiones ordinarias del mes de agosto de 2013, por lo que este Ente de Control determina un hallazgo administrativo. Pagos de nomina

De acuerdo con la información reportada por el Concejo en la plataforma SIA, los pagos de sueldos de personal de nómina ascienden a $25 millones para el 2012 y $28 millones para el 2013. Las asignaciones salariales del Concejo Municipal de Aguazul, son adoptadas por el presidente de la Corporación mediante acto administrativo, guardando los límites de las categorías de empleos propios de la Administración Central del Municipio de Aguazul. El equipo auditor verificó las nóminas de las vigencias auditadas, en las cuales figuran la secretaria general, y un auxiliar administrativo; observándose que los emolumentos liquidados se hicieron de conformidad con el ordenamiento legal y los límites del gasto. Seguro de vida de concejales

El artículo 68 de la Ley 136 de 1994, estableció que los concejales tienen derecho a una póliza de seguro de vida con cobertura equivalente al periodo para el cual fueron elegidos. Deberá ser igual a veinte veces el salario del alcalde. El parágrafo del citado artículo señaló también que el pago de las primas por los seguros estará a cargo del respectivo municipio. En cumplimiento de esta disposición legal, el Municipio de Aguazul, adelantó proceso contractual de mínima cuantía No. MA-MC-SG-001-2012, de conformidad con los postulados de la Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios. El contrato fue suscrito con la Compañía de Seguros LA PREVISORA S.A., por un valor de $8.000.000, siendo su objeto: ADQUISICIÓN DE UNA POLIZA DE SEGURO DE VIDA

GRUPAL PARA EL ALCALDE, PERSONERA Y CONCEJALES DEL MUNICIPIO DE

AGUAZUL, obteniéndose como producto la Póliza No. 1001792-1, observándose con ello el cumplimiento de conformidad con el ordenamiento legal. 2.2.4 Gestión contractual El objetivo de la evaluación a la gestión contractual, determinará si la Corporación adelantó los procesos contractuales, conforme a los principios establecidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 y artículo 3 de la Ley 489 de 1998. El grado de cumplimiento de la gestión contractual adelantada por el Concejo de Aguazul durante las vigencias 2012 y 2013, se puede observar en la tabla 1.1


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GESTION CONTRACTUAL de la matriz de la evaluación de la gestión implementada con la nueva guía de auditoria territorial, la cual arrojó una calificación de 2 EFICIENTE, según se detalla en la tabla siguiente

Consolidado de variables evaluadas

Prestación Servicios

Q Contratos

suministros

Q Promedio Contratos

Consultoría Q Promedio

Puntaje Atribuido

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

94 8 100 3 85.71 100 1 95.83 38.3

Cumplimiento deducciones de ley

100 8 100 3 100.00 100 1 100.00 1.0

Cumplimiento del objeto contractual

96 8 100 3 90.48 100 1 94.44 17.0

Labores de Interventoría y seguimiento

75 8 89 3 57.14 89 1 83.33 0.8

Producto obtenido y liquidación 100 8 100 3 100.00 100 1 100.00 40.0

Cumplimiento en gestión contractual 1.00 97.2

Calificación Eficiente

Eficiente 2

De acuerdo a la información contractual reportada en el SIA, durante las vigencias de 2012 y 2013, el Concejo Municipal de Aguazul suscribió 31 contratos por valor de $183 millones distribuidos de la siguiente manera: 20 por contratación Directa y 11 de mínima cuantía.

Para efectos de determinar la muestra de la contratación a evaluar de las vigencias auditadas, se procedió a tomar una muestra aleatoria de la totalidad de los 31 contratos suscritos, teniendo en cuenta su mayor valor, obteniéndose una muestra optima a evaluar de 12 contratos, que ascienden a la suma de $108 millones, representando el 66% del valor total contratado, según se muestra en la siguiente tabla:


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Contratación vigencia 2012. Análisis de contratos.

CONTRATO Nº: CPS 005 DE 2012 del 15 de noviembre de 2012

CLASE PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO: PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR LOS AJUSTES Y REFORMAS AL REGLAMENTO INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE AGUAZUL

CONTRATISTA: ENRIQUE CABALLERO BORDA

VALOR: $17.000.000

PLAZO: UN (01) MES Y QUINCE (15) DIAS.

OBSERVACIONES

H7 HF1 Sobrecosto en la contratación

El Concejo Municipal de Aguazul, en fecha 14 de noviembre de 2012, suscribió con el señor Enrique Caballero Borda el contrato de prestación de servicios No. CPS 005-2012, respaldado con la disponibilidad No. 201200049 del 13 de noviembre de 2012 y registro presupuestal No. 006 del 08 de noviembre de 2012, ambos por $17.000.000. Fue liquidado mediante acta del 28 de diciembre de 2012, en la cual el presidente del concejo y contratista declararon haberse ejecutado el 100% del objeto contractual.

En el análisis de los estudios previos, se evidenció que en el numeral 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR…, se determinó un plazo estimado de ejecución de CUARENTA Y CINCO (45) DIAS, plazo que igualmente se especificó en el numeral 5 de la propuesta del contratista y en la CLAUSULA TERCERA del contrato. Por otra parte, en el numeral 7. ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO de los estudios previos, se estableció el valor de la contratación en $17.000.000, valor que fue justificado en los siguientes términos: Las variables que se tuvieron en cuenta para

calcular el presupuesto del presente proceso de selección, corresponde al comportamiento de la históricos de los servicios contratados por la Corporación durante

los últimos dos años. (Subrayado nuestro).

Con el objeto de verifica el valor histórico de contrataciones por prestación de servicios durante los dos (2) últimos años, se procedió a verificar el formato F-20 CONTRATACIÓN, de la plataforma SIA, correspondiente a la información rendida por el Concejo de Aguazul durante las vigencias 2010 y 2011. Se logró evidenciar que para el 2010, el concejo de Aguazul informó a esta Contraloría que el formato_201013_f20_1b_agr.fmt, correspondiente a contratación, se rindió en


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blanco, por no haber celebrado contratos de prestación de servicios para ésta vigencia.

En lo que respecto al 2011, se analizó el formato respectivo, evidenciándose los siguientes contratos de prestación de servicios:

Número Contrato

Fecha Firma Contrato

Objeto Del Contrato Valor Del Contrato

Nombre De Contratista

Plazo en meses

Valor mes

1 2011/01/31

Asesoría, revisión y acompañamiento en los procesos de tesorería. contabilidad y presupuesto del concejo municipal de aguazul

11,550,000

Claudia Ariza García

11 1.050.000

8 2011/06/03 Prestación de servicios profesionales como asesor del concejo municipal de aguazul

5,000,000

Sergio Molano Rojas

3

1.666.667

Promedio valor honorarios por mes 1.358.000

Al tener en cuenta el argumento de la Corporación, expuesto en los estudios previos, el valor promedio mensual por honorarios asciende a $1.358.000, detallado anteriormente, lo que indica, que para el caso del presente contrato, por el tiempo de duración de un mes y quince días el valor equivaldría a $2.037.000, no obstante, el concejo determinó el presupuesto oficial y suscribió el contrato por valor de $17.000.000, observándose que no tuvo en cuenta lo establecido en el estudio previo para la determinación del presupuesto oficial y pago una suma superior por honorarios respecto al valor histórico. Por este hecho, la Contraloría Departamental determina un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal por la suma de $14.963.000, correspondientes al mayor valor pagado por honorarios, de acuerdo a la siguiente tabla:

No. Contrato Plazo

Según contrato suscrito Según estudios previos

Diferencia Valor del Contrato

Valor mensual contratado

Valor del Contrato

Valor mensual Histórico

CPS 005 de 2012 Un (1) mes (15) quince

días 17,000,000 11,333,333 2,037,000 1,358,000 14,963,000

Contratación Vigencia 2013.

Observación general.

H8 Acto administrativo proceso de contratación

En el proceso de análisis contractual, no se evidenció el acto administrativo de carácter general expedido por el Concejo Municipal antes del 15 de agosto de 2013, mediante el cual se acogería al periodo de transición del Decreto 1510 de 2013, ni su publicación en el en el SECOP, por lo que se configura un hallazgo administrativo.


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H10 Adquisición de Servicios por Resolución El Concejo Municipal de Aguazul, durante las vigencias 2012, adquirió servicios sin evidenciarse que haya adelantado proceso contractual alguno, como se detalla a continuación:

Actualización legislativa y funcionamiento de los concejos

Mediante oficio del 27 de septiembre de 2012, la Confederación Nacional de Concejos y Concejales de Colombia CONFENACOL, extendió invitación al Concejo de Aguazul, a fin de participar del seminario nacional denominado “ACTUALIZACION LEGISLATIVA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CONCEJOS”, a llevarse a cabo del 25 al 27 de octubre de 2012, en la ciudad de Santa Marta, a un costo de $1.350.000 por persona.

Adjunto al oficio de invitación, se evidenció el siguiente temario a desarrollar en la capacitación: presupuesto, plan de ordenamiento territorial, derechos y deberes de los concejales y concejos en línea Ministerio de las TIC. Para la ejecución de la actividad, el Concejo de Aguazul profirió la resolución No. 028 del 22 de octubre de 2012, mediante la cual ordenó el pago y autorizó la

asistencia de los concejales al seminario nacional de capacitación “Actualización

legislativa y funcionamiento de los concejos”, organizado por CONFENACOL. Se observó que este gasto la Corporación lo soportó con los siguientes documentos: disponibilidad presupuestal No. 2012000045, con cargo al rubro 301020208 Capacitación, Cursos y Seminarios, registro No. 2012000116, orden de pago No. 2012000121 a favor de FEDECO y pago según comprobante de egreso No. 2012000134 de 22 de octubre de 2012, por valor de $16.200.000, a favor del señor Andrés Orlando Calderón Rubio, por concepto del seminario de capacitación.

Del análisis de la documentación, se evidenció que la Corporación ordenó el pago de las capacitaciones a través de resolución, cuando se podría enmarcar con la suscripción de contrato, razón por lo cual se configura como un hallazgo administrativo.


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33

3. RELACION DE OBSERVACIONES: de

CODIGO DESCRIPCIÓN HA HD HF

H1 Reporte de información X

Datos reportados en cuenta de Bancos difiere del valor de los estados financieros

H2 HD1 Gastos por Caja Menor X X

Los gastos efectuados por caja menor, por parte del Concejo de Aguazul, no corresponden a los lineamientos del acto administrativo de constitución.

H3 Denominación de cuentas X

Denominación diferente de cuentas

H4 Diferencias Estados Financieros frente a los libros oficiales X

Diferencias evidenciadas en estados financieros

H5 Identificación de Bienes X

Errónea identificación de bienes en el inventario

H6 Actos administrativos de sesiones X

Ausencia de actos administrativos de reconocimiento y pago de sesiones

H7 HF1 Sobrecosto en la contratación X X

Sobrecosto en el reconocimiento de honorarios

CPS 005 DE 2012

H8 Acto administrativo proceso de contratación X

No se evidenció acto administrativo de transición Decreto 734 de 2012 – Decreto 1510 de 2013

H9 Adquisición de servicios por resolución X

Pago servicios de capacitación si mediar suscripción de contrato.

Resolución 028 DE 2012


informe final de auditoria concejo municipal de … · aguazul. 2.1.1.1. ejecución presupuestal de...

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