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Instructivo para ingreso de inscripciones en el portal College ERP

I

INSTRUCTIVO PARA

INGRESO DE INSCRIPCIONES

EN EL PORTAL COLLEGE ERP Manual de usuario para padres de familia

Colegio Alemán - Danilo Mannella [email protected]

Descripción breve Este instructivo les permitirá a los padres de familia conocer los pasos que deben realizar

para inscribir a sus hijos en el Colegio Alemán Quito.

Versión 1.0


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Contenido

VERSIONAMIENTO ................................................................................................................................. 3

SEGURIDAD DEL DOCUMENTO............................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 4

INGRESO AL FORMULARIO DE INSCRIPCIONES....................................................................................... 5

PASO 1: INICIO ....................................................................................................................................... 6

PASO 2: SELECCIÓN DE REP. LEGAL ........................................................................................................ 7

PASO 3: INFORMACIÓN REP. LEGAL ....................................................................................................... 8

PASO 4: INFORMACIÓN ALUMNO ........................................................................................................ 10

PASO 5: FINALIZACIÓN ......................................................................................................................... 12

FUERA DE PERIODO ............................................................................................................................. 13

ERRORES FRECUENTES ......................................................................................................................... 14

ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS Y CONDICIONES (PASO 1) ......................................................................................... 14

SELECCIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL (PASO 2) ................................................................................................ 15

VALIDACIÓN DE CÉDULA DE IDENTIDAD (PASO 3) ............................................................................................... 16


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Versionamiento

Autor: Ing. Danilo Mannella Auditor: Ing. Danilo Mannella Versión: 1.0

Fecha de entrega: 01/06/2018 Fecha de aceptación: 15/08/2018 Lugar: Cumbayá (Quito)

Seguridad del documento

Confidencialidad: Público Propietario: Departamento de Sistemas

Aplicable a: Padres de familia.


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Introducción

El presente instructivo tiene la finalidad de indicarles a los padres de familia que deseen inscribir

a sus hijos en el Colegio Alemán Quito acerca de los pasos que deben llevar a cabo para poder

cumplir con esta inscripción dentro del periodo definido por nuestra institución.

El proceso como tal no es difícil, de hecho se compone básicamente de 5 pasos, que se indicará

más adelante, pero es importante que se llenen los campos solicitados de manera veraz.

Los 5 pasos son:

1. Inicio

2. Selección de representante legal

3. Información de representante legal

4. Información del alumno

5. Finalización del proceso

Ahora bien, a continuación, se indicará cómo se debe proceder para ingresar al portal de

inscripciones a partir del sitio web del Colegio Alemán Quito.


Ingreso al formulario de inscripciones

Para ingresar al formulario de inscripciones se debe ingresar el portal del Colegio Alemán, a través de la dirección www.caq.edu.ec, ahí deberá dirigirse en la

página principal donde dice Kindergaten. Una vez que esté ahí deberá hacer clic en la dirección URL que dice “Para proceder con las inscripciones [haga clic

aquí]”

Ilustración 1. Visualización de sitio web del CAQ.

NOTA: Si bien el formulario de inscripciones funciona con cualquier navegador sugerimos el uso de Google Chrome.

http://www.caq.edu.ec/


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Paso 1: Inicio

En la página principal de las inscripciones se muestra una bienvenida y unas cortas indicaciones del proceso, debe hacer clic en la casilla de verificación que

dice ¿Acepta términos y condiciones? [1], y luego presionar el botón que dice INICIAR PROCESO DE INSCRIPCIÓN [2] (Ver Ilustración 2)

Ilustración 2. Página de inicio del proceso de inscripciones.


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Paso 2: Selección de Rep. Legal

Para propósitos de esta inscripción deberá escoger quién será el representante legal del estudiante. Puede escoger entre el Padre o la Madre [1], sin embargo,

más adelante en el proceso – y luego de que haya entregado la documentación en la Secretaría del Kinder – podrá escoger a otra persona. Luego de seleccionar

al representante correspondiente debe presionar el botón SIGUIENTE, si desea regresar un paso atrás debe presionar el botón ANTERIOR (Ver Ilustración 3).

Ilustración 3. Opciones de selección del representante legal.


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Paso 3: Información Rep. Legal

Una vez seleccionado quién será el representante legal se debe ingresar los campos solicitados en el formulario, al menos todos aquellos marcados con

asteriscos, que son obligatorios (Ver Ilustración 4).

NOTA: En el caso de que el padre/madre de familia ya esté registrado en la base de datos del Colegio, al colocar la Identificación, el sistema automáticamente llenará esos

campos.

Ilustración 4. Ingreso de datos de representante(s) legal(es) – Parte 1.


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En la parte inferior de la pantalla se debe presionar el botón SIGUIENTE para proceder con el ingreso de los datos del alumno (Ver Ilustración 5). Si se desea

retroceder es posible hacerlo presionando el botón ANTERIOR.

Ilustración 5. Ingreso de datos de representante(s) legal(es) - Parte 2.


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Paso 4: Información alumno

De manera similar a lo que sucede con la información de los padres de familia, se debe ingresar la información del estudiante al que se desea inscribir. Tomar

en cuenta que los campos marcados con asterisco son obligatorios (Ver Ilustración 6).

NOTA: En el caso de que el alumno ya esté registrado en la base de datos del Colegio, al colocar la Identificación, el sistema le mostrará un mensaje de advertencia al respecto.

Ilustración 6. Ingreso de datos de inscripción del estudiante - Parte 1.


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En el caso de que el/la estudiante tenga hermanos en el Colegio, al colocar la Identificación el sistema cargará automáticamente dichos campos en el

formulario. En la parte inferior de la pantalla se debe presionar el botón SIGUIENTE para proceder con el ingreso de los datos del alumno (Ver Ilustración 7).

Si se desea retroceder es posible hacerlo presionando el botón ANTERIOR.

Ilustración 7. Ingreso de datos de inscripción del estudiante - Parte 2.


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Paso 5: Finalización

En el último paso debe leer las instrucciones que se muestran en pantalla. Para concluir con la inscripción debe primeramente presionar el botón IMPRIMIR

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN (si lo desea imprimir en español) o ANMELDEFORMULAR DRUCKEN (si lo desea imprimir en alemán) [1], y luego presionar el

botón FINALIZAR [2] (Ver Ilustración 8).

Ilustración 8. Impresión de formulario y finalización del proceso.

Una vez que haya presionado el botón FINALIZAR se le redirigirá a la pantalla principal del sitio web del CAQ (www.caq.edu.ec).


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Fuera de periodo

En el caso de que se ingrese a la página que informa sobre el proceso de inscripciones, pero está fuera del periodo de inscripciones, le aparecerá una pantalla

indicándole que no se encuentra abierta la temporada de inscripciones (Ver Ilustración 9), y de ser necesario podrá obtener mayor información en la página

principal del sitio web del Colegio: www.caq.edu.ec

Ilustración 9. Mensaje informativo cuando se está fuera del periodo de inscripciones.

http://www.caq.edu.ec/


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Errores frecuentes

Aceptación de términos y condiciones (Paso 1)

Si no presiona la casilla de verificación con los términos y condiciones, pero presiona el botón de INICIAR PROCESO DE INSCRIPCIÓN, el sistema le mostrará

un mensaje de error indicándole que debe aceptar primeramente estos términos y condiciones, de lo contrario no podrá continuar con la inscripción.

Debe presionar la opción CERRAR, para volver a la página anterior (Ver Ilustración 10).

Ilustración 10. Mensaje de error que aparece si no acepta los términos y condiciones del proceso de inscripción.


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Selección de representante legal (Paso 2)

En caso de que no escoja a ninguno de los dos padres como representante legal, pero desee continuar con el proceso, al presionar el botón SIGUIENTE le

aparecerá un mensaje de error informándole al respecto. Deberá presionar el botón CERRAR, lo cual lo llevará al Paso 2 (Ver Ilustración 11).

Ilustración 11. Error al no seleccionar un representante legal.


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Validación de cédula de identidad (Paso 3)

Al ingresar la información del representante legal, el primer campo que se debe ingresar es la identificación (Tipo Id.), y en el caso de la cédula, si es que se

ingresa una información errónea le aparecerá un mensaje indicándole que debe ingresar una cédula de identidad válida, en otras palabras, existe un

mecanismo que valida que la cédula sea la correcta (Ver Ilustración 12).

Ilustración 12. Error al ingresar una cédula inválida.

NOTA: Es importante recordar que esta validación solamente funciona cuando se selecciona la opción CÉDULA, con lo cual esta validación no funciona para

PASAPORTE.

En caso de que alguno de los otros campos marcados con asterisco no esté ingresado, el sistema le mostrará un mensaje similar al indicado más arriba, con

lo cual no se podrá grabar la información, y pasar a la siguiente pantalla, a menos que estén ingresados esos datos correctamente.

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