21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 1/19

Debashree's BlogTibco

powered by

Thursday, March 21, 2013

AGIS R12 Setup

Posted on April 30, 2009 by Dinesh Nair

OVERVIEWPart one on setup offers a broad view on how AGIS is Setup in R12

The setups are divided into four parts1. Environmental setups2. General Ledger (GL) setups3. Receivable (AR) setups4. Payables(AP) setups5. Advanced Global Intercompany System (AGIS)

Part two on transaction processing discusses the setups those are required forprocessing the transaction in AGIS

Transaction Processing in AGISThe summaries of steps those are used for AGIS transaction processing are Asfollows.

1. Initiation of a transaction by an intercompany organization2. Completion of accounting from the initiator side3. Completion of accounting from recipient side4. Approval of the transaction by the recipient

If the invoicing is opted for, in transaction type setups then,

1. Processing of Invoice from Receivables(For the initiator subsidiary side)2. Processing of invoice in Payables(For the Recipient subsidiary side)

Part three discusses the reports in AGIS and reconciliation features in AGIS

1. Standard reports Available in AGIS2. econciliation features in AGIS

The setup steps are explained in the subsequent sections, from start to finish

The details of the examples used in this document is as follows,

Initiator Subsidiary‘Blink AGIS INV ORG’. This organization is a part of BCR

Release 12 Advanced Global Intercompany SystemSetup – Part 1

Join this sitewith Google Friend Connect

Members (1)

Already a member? Sign in

Followers

DebashreeNandi

Follow 24

View my completeprofile

About Me

Blog Archive

0   More    Next Blog» Create Blog   Sign In

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 2/19

Singapore Legal Entity. This Legal Entity uses 001 balancing segment value. Theuser that is having access to initiator subsidiary is called BCR_S

Recipient Subsidiary–‘Blink AGIS INVJ ORG’. This organization is a part ofBCR Japan Legal Entity. This Legal Entity uses 002 balancing segment values.The user having access to initiator subsidiary is called BCR_J

PART ONE AGIS SETUP

Welcome to the Advanced Global Intercompany System (AGIS) setup

Description of the setup that is used in this viewlet is as followsOne ledger called Blink ledger.Two legal entities under that ledger called BCR Singapore legal entity and BCRJapan legal entity. Two operating units Blink AGIS Singapore OU, Blink AGISJapan OU respectively.

*Note: Setting up of receivable setup is mandatory, for using invoicingfunctionality. And for setting up of receivables mandatory that inventoryOrganization are created as well.

The transactions in this example are assumed to be happening from BCRSingapore to BCR Japan. For theses two createTwo employees: BCR Singapore and BCR JapanTwo Users : BCR_S and BCR_JCreate receivables and GL Responsibilities.

As the first step we should define employees in HRMS. These employees areused later on in the AGIS security setups.

Navigation: HRMS, Progress Admin S&L>>People>>Enter and Maintain

Define an employee ‘BCR, Singapore’ .This person will be attached to the userinitiating the transaction in AGIS. In our example transaction gets initiated byBCR Singapore

►  2015 (1)

►  2014 (3)

▼  2013 (15)

►  April (7)

▼  March (8)

AGIS R12 Setup

Mass Addition on FIxed Asset

PO Matching Setting in Purchase OrderShipment Li...

How to find Trace File Names in Oracleapps based ...

Delete Cache memory in Oracle AppsR12

Oracle Fixed Asset key tables

Enable Credit Card related Field inOracle Order M...

Integration of Service Contracts

►  2010 (6)

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 3/19

Similarly create another employee (Recipient) BCR Japan and Save your newcreations.

Create a users like BCR_S & BCR_J. Note the Person attached to this User is(BCR, Singapore) he is now the contact Person

Next step is to define Custom responsibilities like GL Super User, AP SuperUser, AP Super User, HRMS Management, OM, & AGIS Super userResposibilities and attach it to our users.

Our next setup in AGIS set id to define a business group

Login to HRMS Responsibility and create Business group called Blink AGIS,Which you will later require to attach with the operating Units.

Navigation:HRMS Management>>HRMS Manager>>WorkStructures>>Organization>>Description

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 4/19

Click on Other button at line Level and set the Business Group settings:

Next step is to set some of the system profile options.Navigation: System Administrator>>Profile>>System

Profile options where set for1. HR: Business Group,2. HR: Security,3. MO: operating Unit,4. MO: security profile,5. MO: Default Operating Unit Profile,6. GL Ledger nameOne might already know, If MO: Security profile is defined the MO: Operatingunit profile becomes redundant.

In this part we will see about GL ,AR, AP, setups

Now our next step is to create Legal entities namely BCR Singapore legal entityand BCR Japan legal entity of which one will be Our Initiator and other will beRecipient for our Intercompany transactions.

In BCR General Ledger Super User Responsibility

*Note: When you create our business group HRMS security profile getsautomatically created with the same name of our Business Group.

Navigation: Setup>>Financials>>Accounting Setup Manager>>Accounting

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 5/19

Setup

Click on Legal Entity tab in Accounting Setup Manager page to create new legalentity. Fill in all the mandatory columns like Territory, Legal Entity Name,Organization name, RCB Number and Legal Address. The screen shot belowshows the sample of legal entity creation. Values such as Place of Registration,Inspection date, Primary Activity, Secondary Activity, Type of Company, andFiscal year end are optional fields.

Similarly Create BCR Japan Legal Entity. And query the names in Legal entityform for confirming the creation of legal entities.

Our next step in the process is to create a valid ledger. Here I have a valid ledgercalled Blink Ledger highlighted on the screen shot below. Now attach the legalentities we have created in the previous step to this valid ledger.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 6/19

In the screen shot below you can see the legal entities attached to the Ledger.Then define the operating unit by clicking the Operating unit update icon asshown below.

Create Operating units Namely ‘Blink AGIS Singapore OU’ and ’Blink AGISJapan OU’. While creating attach the business group we created in the initialsteps. (Blink AGIS)

Query the operating Units as show below for confirming the creation. Here youcan see your operating units, Short code, Business group to which they areattached and the corresponding legal entities they are assigned to

So far what is covered is assignment of Legal entities and Operating units toLedger.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 7/19

Next step would be to define Intercompany Balancing Rules. Options to defineinter company rules would be visible, If and only if the inter company option isenabled.

Clink on Update icon to define Intercompany balancing rule

Under Intercompany company accounts link, there is a link called ‘DefineRelationships’ where one can create relationship between various legal entities.This is the place where GL is noticed of ‘from where’ and’ to where’ thetransactions are going to flow.In case, define the relationships for the BCRSingapore Legal Entity to BCR Japan Legal entity. As of now reverse waytransactions is not happening so only one way relationship (Singapore LE toJapan LE) would suffice.

Define the relationship here. There are two parties in a relationship. First one is

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 8/19

the Transacting Entity and the second is Trading Partner Entity.

Note: The relationship can be defined individual / multiple Balancing segmentvalues of the transacting and trading entity.

Now we have just finished the required setups in GL for AGIS. Before enteringAR setup the prerequisite is to have a Inventory organization.

Below screen shots will tell you the creation of INV organization:

Complete the Accounting Information, Receiving Information, InventoryInformation to complete the INV. Organization creation.

Now set the following system profile option at this responsibility levelProfile options where set for1. HR: Business Group,2. HR: Security,3. MO: operating Unit,4. MO: security profile,5. MO: Default Operating Unit Profile,6. GL Ledger name*Note: When you create our business group HRMS security profile getsautomatically created with the same name of our Business Group.

Now we will move on to Payables setups.

In AP Define Financial Options,Payable Option, and System profileOption.setting up of Financial & payables options are more are less similar to 11i.

Login to Intercompany Super user responsibility assigned to our user. The Firststep is defining organizations. These are the organizations which will be used byAGIS

Navigation: Intercompany Super user>>Setup>> Organization

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 9/19

Define Organization as shown below.

Similarly create organization for Japan legal entity also. And Query the same inorganization form for confirming your creation. Note that in the above Screenwhile creating organization select ‘Yes’ for enabled column. This flag indicatesthat this organization is enabled for intercompany transactions. Without thisprocessing of transactions in those organizations, through AGIS is not possible

Next Step is to security definition. Security is defined as, which user/person willhave access to which and how many intercompany organizationsNavigation: Intercompany Super User>>Setup>>security

Query the Person name and the Respective organization on which the personshould be given access. And enable “Yes” for the options as shown below

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 10/19

In the same way shown above give access for BCR_S to Singapore Org. andBCR_J to Japan Org.

Next set is to define Transaction types in AGIS.Your transaction type will decide whether invoicing is required for thetransaction and manual approval is required.

Our next step inthe process is to define AGIS system options

Next we will define invoicing options

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 11/19

Under invoicing option Define Receivable Assignment and Customer/Supplierassociation as shown in the below screen shots

Example setup of one of the operating unit is shown in figure.Note that Receivables Transaction Type and Receivables Memo lines can belinked only id Receivable setups are complete.If those setups are not completethen trhe LOV will not appear.The values like “Intercompany” , “GlobalIntercompany” respectively are seeded values in Receivables. These have beenspecifically seeded in Receivables for AGIS

In the above step definition of Customer/ Supplier Association is done.There aretwo tabs in the setup.1.Customer/Supplier association tab to define the Association2.Trading partner tab to reviewthe earlier Created association.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 12/19

The second step in the creation of customer supplier association is selection ofcustomer and entering a “Bill To Site” for the customerNote that both are mandatory.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 13/19

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 14/19

With this we have completed AGIS setup required for processing AGIStransactions We will discuss on AGIS Transaction process in the next part.

AGIS – Transaction Processing

Now we are ready with the setups for processing AGIS transaction. Login usingInitiator Account . In our example BCR_S (Singapore is the initiator) and selectOutbound transaction

This is the first form for data entry. notice the Transaction type, Initiator fieldsentered at the top of the screen.

In the second half, Receipient Details are entered.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 15/19

The next screen is to complete accounting from the initiator side. Click on Addline button and enter The second effect of transaction from initiator side.

Once the transaction entry is complete click On Submit button.After submition you can see the status of the transaction appears as “Submitted”which is Shown below

Now Login as Recipient. in our example BCR_J (Japan is Our Recipient)and click on Inbound transaction as shown below

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 16/19

Query for the same batch number. And you will find the Status of the trasactionappears as “Received” for the Recipient.

Click on update icon for entering Recipient side accounting information.

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 17/19

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 18/19

Posted by Debashree Nandi at 10:12 PM 

About these ads

No comments:

Post a Comment

21/07/2015 Debashree's Blog: AGIS R12 Setup

http://debashreenandi.blogspot.in/2013/03/agisr12setup.html 19/19

Newer Post Older PostHome

Subscribe to: Post Comments (Atom)

Enter your comment...

Comment as:  Google Account

Publish   Preview

Simple template. Powered by Blogger.