INTERNALAUDIT

ISO 9001

By : R. Iman Satriyo Wibowo

DOCUMEN4.2.3•Pengesahan•Identifikasi•Revisi•Distribusi•Doc External•Doc Internal

STD ISO PROCES BISNIS

6. PROCEDURE4.2.3 Document control4.2.4 Record control4.2.5 IQA8.3 Pruduk NC8.5.2 Corective Action8.5.3 Preventive action

IMPLEMENTASI

EVIDENCEPENGENDALIAN CATATAN MUTU4.2.4•Indexing•Filing•Lama simpan•Pemusnahan

QP

QM

WI

SUPORTING DOC, table, form

Audit

QUALITY PERFORMANCE

4.2.24.2.1

Sasaran Mutu :Kebijakan MutuVisi / Misi

PRINSIP, METODE & TEKNIKAUDIT

STANDARD AUDIT

ISO 19011:2002Guidelines for quality and/or environmental management

system auditing

ISO 14011 EMS

ISO 10011 QMS

DEFINISI

■ IS0 19011, AUDIT adalah

Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk menemukan bukti audit dan mengevaluasi secara objectif untuk menentukan apakah kriteria audit sudah terpenuhi

PRINSIP AUDIT

■ PRINSIP BERKAITAN DENGAN AUDITOR :– Kode Etik : Dasar Profesionalisme■ Dapat di percaya, punya integritas, dapat menjaga

kerahasiaan dan berpendirian– Penyajian yang objectife (fair) : Kewajiban untuk

melaporkan secara benar dan akurat.■ Temuan Audit, kesimpulan audit dan laporan audit bukti

bahwa audit sudah benar dan akurat.– Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian

dalam audit.■ Memelihara profesionalisme, kepercayaan dan memiliki

kompetensi.

■PRINSIP BERKAITAN DENGAN PROSES AUDIT :– Independen : dasar yntuk tidak berpihak dan obtyektifitas kesimpulan audit■ Tidak terkait dengan organisasi■ Bebas dari bias dan konflok kepentingan– Pendekatan berdasarkan bukti : kesimpulan audit yang dapat di percaya,

konsisten dan sistematis■ Bukti audit dapat diverifikasi■ Berdasarkan pada sample informasi yang tersedia

Autority for Program

Difine Program# Objective / exelent# Procedures# Resources# Responsibility

Implement Program# evaluating auditors# assigning audit term#d irecting audit activities# Recording

Monitoring & review programme

Improvement ActionAct

Plan

Do

Check

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

AKTIFITAS AUDIT

Memulai Audit

Pelaksanaan tinjauan dokumen

Persiapan audit lapangan

Pelaksanaan audit lapangan

Persiapan, pengesahan dan distribusi laporan

audit

Penyelesaian Audit

(Tim Audit, Tujuan, Lingkup, kriteria)

(Tujuan Dokument)

(Rencana audit, dokument kerja/checklist)

(Persiapan laporan audit, pengesahan, distribusi)

(Penyimpanan dokumen/rekaman, finalisasi audit)

(Rapat pembukaan, audit, rapat penutupan)

Ketua Tim Audit InternalMempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahua tentang

standart ISO 9001 : 2008 teknik dan metode audit

■Tanggung Jawab– Membuat keputusan akhir hasil audit– Menyiapkan neraca audit– Menetapkan peran di dalam tim– Memberikan penjelasan pada tim– Meninjau dokumen kerja– Mewakili tim saat opening/closing meeting– Melaporkan ketidak sesuaian kritis– Melaporkan hambatan utama– Membuat laporan audit

PERENCANAAN AUDIT1. Tujuan Audit

Konfirmasi pemenuhan kesesuaian SMM dengan peryaratan standart ISO 9001 : 2008

Konfirmasi pemenuhan terhadap persyaratan perundang undangan

Konfirmasi kesesuaian terhadap kebijakan dan prosedure organisasi

Mengevaluasi evectifitas SMM dalam pencapaian sasaran mutu

Identifikasi area yang berpotensi untuk penyempurnaan.

2. Lingkup Audit■Lokasi fisik■Unit organisasi■Aktifitas and proses yang akan dilakukan audit■Durasi audit3. Kriteria Audit■Standard■Kebijakan dan prosedur■Regulasi dan perundangan■Peryaratan kontrak

• Internal Audit TeamDitunjuk oleh koordinatorHarus independen dari area yang di auditMempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan tentang

standad ISO 9001 : 2008, teknik dan metode audit

Tanggung Jawab Meninjau semua informasi yang relevan Menyiapkan documen kerja untuk audit Melaksanakan audit Melaporkan penyimpangan dan temuan audit kepada

ketua tim Mendokumentasikan ketidak sesuaian Memverifikasi tindakan perbaikan yang diambil terhadap

ketidaksesuaian yang terjadi Menyimpan dan menjaga semua dokumen dokumen aktif

PENETAPAN TEAM AUDIT

■ Tujuan, lingkup kriteria, lokasi dan lama audit

■ Kompetensi Audit yang di butuhkan

■ Bahasa Auditee

■ Karakteristik Sosial dan budaya

■ Independensi Tim

KRITERIA AUDITORPertimbangan

Performa bagusPengalaman kerja di OrganisasiPengetahuan dan pemahaman standardKerjasamaKepemimpinan dan pengorhganisasianKemampuan berkomunikasi : membca, mendenganr, menulis dan berbicaraMemiliki dampak pada kehandalanntemuan audit dan kesimpukannya

ATRIBUT POSITIF AUDITOR■ Etika jujur■ Berpikir terbuka■ Diplomatis■ Mampu melihat (good observer)■ Mudah memahami■ Flexible■ Tegas■ Percaya diri

KONTAK AWAL DENGAN AUDITEEUntuk :

Penetapan rute komunikasi

Memberi informasi ketika selokasi tim audit

Meminta beberapa dokumen dan rekaman

Membuat beberapa kesepakatan

AuditeePihak / fungsi / Departmen / Area / Proses yang di audit

Tanggung Jawab Menjamin SMM telah efectif di terapkan sebagaimana yang diminta oleh standard dan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkanMenjamin semua rekaman dan dokumentasi yang di perlukan tersedia selama pelaksanaan auditMenyediakan semua bukti obyektif, informasi dan kerjasama dengan auditor, termasuk penyediaan pemandu (bila diperlukan)Menindak lanjuti temuan audit dan elaksanakan tindakan perbaikan

Tinjauan Dokumen

■ Dokumen dokumen SMM

■ Penerapan codes of pratice da peraturan perundangan/persyaratan lain

■ Daftar induk dan daftar distribusi dokumen

PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN

Tinjauan Dokumen

Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pelaporan

Tindak LanjutItinery/rencana auditChecklistInformasi / briefing timKomunikasi dengan auditee

PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN

■ Pembuatan rencana audit■ Briefing tim■ Membuat check list standard■ Membuat checlist personil– Menjamin kelengkapanncakupan area dan pendekatan

sistematis– Sebagai alat bantu pengingat bagi auditor dan efisien waktu– Konsistensi

RENCANA – RENCANA AUDIT

Urutan elemen / proses dan alur logika

OpeningMeeting &Site Tour

Area 1

Area 2

Area 3

Area 4

Area 5

TeamMeeting Area 4

Area 6

Area 7

Area 9

etc

Review issue dentified area 2

Review issue identified area 2

CHECKIST

Persiapan Audit Lapangan

Pengiriman Notifikasi audit

Sebaiknya dalam bentuk tertulis

Pengaturan waktu sebelum audit dilakasanakan

Melakukan Audit

■ Rapat Pembukaan– Perkenalkan anggota tim audit– Penjelasan tujuan, lingkup dan kriteria audit– Memberikan penjelasan singkat tentang metode yang di

gunakan saat melakukan audit– Konfirmasi rencana audit, metode komunikasi saat audit,

kebutuhan pemandu dsb

Melakukan Audit■ Perlengkapan Audit– Clipboard– Log Book– Copy of standard (s)– Check list Audit– Formulir Laporan– Formulir CAR / TPP– Audit plan / rencana audit

Melakukan AuditProses Audit

Mengumpulkan danMenyeleksi informasi

Verifikasi

Membandingkan denganKriteria audit

Tinjauan

Sumber informasi

Informasi

Bukti Audit

Temuan Audit

Kesimpulan Audit

MELAKUKAN AUDIT

Interview Personil

ObservasiLapangan

Pemilihansample

Tinjauan dokumen& aktifitas

Melakukan Audit■ Pertanyaan Terbuka– Membiarkan auditee untuk menyampaikan informasi

secara terbuka– Gunakan 5W dan 1H■ Pertanyaan pilihan / Probing questions– Menuntun dan mengaahkan– Tindak Lanjut atau focus pada detail yang lebih dalam■ Pertanyaan tertutup– Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak”– Sebagai peembuktian bisa di gunakan 1 S

Melakukan Audit■Auditor Jangan– Keluar dari jalur & kehilangan jejak– Memimpin atau di pimpin– “Booged down” / macet– Memmbuat asumsi, opini atau perkiraan

FAKTA ATAU OPINI■ Area penyimpana sangat tidak rapi (fakta / opini)■ Ditemukan saat cek laboratorium terdapat ph=3

dimana standardnya 4~8 belum diterbitkan ketidaksesuaian(fakta / opini)

■ Catatan tidak ditemukan di laboraturium■ “Kami tidak pernah menerima komplain” (fakta / opini)■ “Bahwa itu tidak mungkin terjadi karena tidak terlalu

baik pengendaliannya” (fakta / opini)■ Surat dari KLH No S.kep/BPLHD/05-01-2007

menyatakan bahwa kita mempunyai pengendalian operasional yang tidak mudah (fakta / opini)

AUDITOR, Be aware of (hati hati)

■ Auditee yang agresif■ Auditee yang pemalu / nervous■ “missing documents”■ “missing people”■ Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)■ Kasus special■ Issue lokal dan budaya pelanggan■ “pemerasan emotional”

Melakukan Audit

■ Auditor Meeting– Peninjauan checklist Audit– Daftar temuan audit beserta dengan kelengkapan bukti

bukti audit– Keputusan nonconformities atau opportunity for

improvement– Buat permintaan tindak ;lanjut perbaikan

Melakukan Audit

■ “Finding statement / emuan Audit”– Descripsi ketidaksesuaian ( P )– Area temuan ( L )– Bukti obyektif ( O )– Referensi atau persyaratan ( R )

Melakukan Auditcontoh “finding statement/temuan audit”■ Saat Audit di bagian Purcashing di temukan bahwa Prosedur

tidak diterapkan sepenuhnya dimana tidak semua order pembelian di informasikan secara lengkap. Misal : PO 1234ndan 1235 tidak menunjukkan harga dan tanggal penyerahan serta ketersediaan MSDS saat pengiriman. Hal ini tidak sesuai dengan Prosedur QP6, dimana semua order pembelian harus lengkap.

Melakukan Audit■ Temuan Audit

Kategory :Non-conforminty/ketidaksesuaianOpportunity for improvement/peluang untuk penyempurnaan

Melakukan Audit

■ Pemaparan temuan

■ Tim auditor memaparkan temuan audit kepada manajemen pada saat “closing Meeting”

■ “Closing meeting” harus konstruktif dan di tujukan untuk penyempurnaan sistem, terutama bagi auditor dan auditee yang bekerja pada organisasi yang sama dan pempunyai tujuan yang sama

Melakukan Audit■ Rapat Penutupan– Informasi managemen tentang kesimpulan tim audit dan

rekomendasi yang di butuhkan– Daftar hadir sebagai bukti pelaksanaan– Konfirmasi ulang lingkup audit– Penjabaran ketidaksesuaian penjelasan dampaknya– Menjelaskan hal hal yang perlu di ketahui berhubungan denga

proses audit– Menjelasiakn kembali bahwa audit adalah berdasarkan samoling– Ucapan selamat dan terima kasih kepada auditee dan

penekanan pada aspek positif sistem jika memungkinkan

Pelaporan Audit■ Pelaporan hasil audit (tanggung jawab ketua tim Audit)– Identifikasi proses proses yang di audit– Tujuan dan lingkup audit– Kriteria audit, termasuk daftar dokumen acuan– Identifikasi anggota tim audit– Waktu dan tempat audit– Area spesifik yang di audit– Ketidaksesuaian (permintaan Tindakan Perbaikan)– Kesepakatan rencana tindak lanjut– Rekomendasi untuk penyempurnaan/peingkatan– Daftar distribusi laporan audit

Pelaporan Audit

■ Audit dinyatakan lengkap jika :

Semua kegiatan di dalam rencana audit sudah dilaksanakan termasuk distribusi laporan audit

Tindak lanjut Audit■ Tindak lanjut dan penyelesaian audit■ Auditee bertanggung jawab untuk menentukan sitiap tindaan

perbaikan yang diperlukan untuk menghilangkan ketidak sesuaian

■ ‘Tindak lanjut’ berarti proses untuk menentukan apakah tindakan perbaikan yang di isyaratkan telah diterapkan

■ ‘Penyelesaian’ berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor

■ Metode untuk ‘menyelesaian’ dapat termasuk audit ulang untuk area yang bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan atau meninjau dokumentasi yang telah direvisi

End