INTERNAL AUDIT REPORT - 2018 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Quality Assurance Center - INFORMATICS AND BUSINESS INSTITUTE DARMAJAYA JL. Z.A. PAGAR ALAM NO.93 BANDARLAMPUNG 35142 Telp. (0721) 787214 | Fax. (0721) 700261 | Email : info@darmajaya.ac.id www.darmajaya.ac.id

Table of Contents

i

INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT ___________________________________ 1

Kata Pengantar _______________________________________________________ 3

BAB I PENDAHULUAN _________________________________________________ 4

Latar Belakang _________________________________________________ 4

Tujuan Audit ___________________________________________________ 4

Lingkup Pemeriksaan ____________________________________________ 5

Kategori Ketidaksesuaian _________________________________________ 5

Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan _______________________________ 5

Batasan Pemeriksaan ____________________________________________ 5

Metode Pemeriksaan ____________________________________________ 6

Tahapan Pemeriksaan ___________________________________________ 6

Kajian Ulang Audit Sebelumnya ____________________________________ 6

Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2018 ___________________ 7

BAB II HASIL PEMERIKSAAN ___________________________________________ 9

Penjelasan Umum Hasil Audit _____________________________________ 9

Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit ________________________________ 9

Observasi Sebaran Klausal _______________________________________ 11

Ringkasan Ketidaksesuaian Audit __________________________________ 14

Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan _________________________ 14

BAB III KESIMPULAN _________________________________________________ 15

LAMPIRAN __________________________________________________________ 16

1

INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

Number of Audit : I-2018

Standard (s) : ISO 9001:2015

Organization : Informatics and Busines Institute (IBI) Darmajaya

Address : Jl. Z.A Pagar Alam No. 93 Kedaton Bandar Lampung

Telp/Fax/e-mail : 0721-787214/700261/info.darmajaya.ac.id

Internal Audit Type : QMS ISO 9001:2015

Audit Scope : Teaching Learning (Academic) and Supporting (Non-

Academic)

Site(s) audited : All Unit in IBI Darmajaya (21 Units)

Date(s) of internal audit(s) : 5 – 15 Maret 2018

Management Representative : Dr. RZ Abdul Aziz, MT

Head of QAC : Nursiyanto, S.Kom., M.T.I

Lead auditor : Nurfiana, S.Kom., M.Kom

Members of Auditor Abdi Darmawan, ST.,MTI

Andri Winata, SE.,M.Sc

Anik Irawati, SE.,M.Sc Aswin, SE., MM

Betty Magdalena, S.Pd.,MM

Dedi Putra, SE., M.S.Ak

Fitria, S.T.,M.Kom

Halimah Yunus, S.Kom., M.TI

M. Sadat Pulungan, SE., MM

Muhammad Rafiq, M.Si

Niken Paramitasari, SE.,MM

Nurjoko, S.Kom, M.TI

Ronny Nasar, S.E., MM

Yulmaini, S.Kom., M.Cs

Yuni Arkhiansyah, M.Kom

Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI

Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom

“THE BEST”

Taqwa

Heart

Empath

Brilliant

Energic

Synergy

Trustworthy

2

Comments Raised

Non-Conformity Major : 24

Non-Conformity Minor : 65

Potensial Non Compliance : 62

Oportunities For Improvement (OFI) : 140

Total : 291

Date of next internal audit(s) : 5 – 15 Maret 2019

EXCLUSIONS / PENGECUALIAN

Requirement Justification

- -

* Tidak ada pengecualian klausal pada penerapan sistem mutu

This report is confidential and distribution is limited to the audit team, client representative

and the Institution Quality Assurance.

Bandar Lampung, 23 April 2018

Dibuat oleh Diketahui oleh

Lead Auditor Management Representative

Nurfiana, S.Kom., M.Kom Dr. Abdul Aziz, M.T

Applicable statutory and regulatory requirements

SNI – Quality Management System : ISO 9001:2015

3

Kata Pengantar

Assalamu alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah S.W.T, sehingga Laporan Audit Mutu Internal

Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya Tahun 2018 ini dapat diselesaikan.

Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Auditor Mutu Internal tanggal 5 –

15 Maret 2018 berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 056/DMJ/REK/II-2018

tanggal 22 Februari 2018 tentang Auditor Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika

dan Bisnis Darmajaya.

Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat

tanggapan dari pihak semua unit yang ada di IBI Darmajaya. Harapan kami kondisi tersebut

dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja setiap unit

yang ada di IBI Darmajaya.

Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan

kegiatan audit ini. Kami juga mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada

semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan internal audit ini.

Wa alaikum salaam wa rahmatullahi wa barakatuh

Bandar Lampung, 23 April 2018

Quality Assurance Center (QAC) – IBI Darmajaya

4

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan

bagi setiap institusi pendidikan tinggi untuk meningkatkan mutu akademik beserta

pelayanannya. Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai

undang-undang dan peraturan yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2013

tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan, Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, Peraturan

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 Tentang

Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, Permendikbud nomor 50 tahun 2014

tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya merupakan perguruan tinggi swasta yang terus

berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan

administrasi bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan salah satu kewajiban

IBI Darmajaya untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi bermutu tinggi dan pembinaan

kemahasiswaan yang komprehensif dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa.

Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya Institut Informatika dan Bisnis Darmajaya

mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan

melaksanakan audit mutu akademik dan non-akademik. Terkait dengan peningkatan mutu

input, proses dan output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu

akademik di IBI Darmajaya, maka diperlukan suatu audit internal bidang akademik dan non-

akademik. Kegiatan audit internal bidang akademik dan non-akademik merupakan salah

satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian sasaran mutu yang

telah ditetapkan.

Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja

bidang pendidikan dan kemahasiswaan IBI Darmajaya pada program kerja peningkatan

mutu input, proses dan output pendidikan dan pengembangan sistem penjaminan mutu

akademik. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah meningkatnya mutu akademik dan

non-akademik (supporting) serta adanya penjaminan mutu.

Tujuan Audit

1. Memastikan kecukupan dokumen dengan standar ISO 9001:2015.

2. Memastikan bahwa persyaratan standar sistem manajemen mutu (termasuk

persyaratan dari stakeholder dan persyaratan peraturan) terpenuhi.

5

3. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal baik akademik maupun non-

akademik terhadap kebijakan mutu, sasaran mutu, dan manual mutu internal.

4. Memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan proses bisnis di tiap unit/bagian

terhadap standar operasional prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja.

Lingkup Pemeriksaan

a. Sasaran Pemeriksaan

Sistem Pengendalian Internal atas administrasi bidang akademik/Proses Belajar

Mengajar (PBM) dan non-akademik/supporting di setiap unit/bagian yang ada di IBI

Darmajaya.

b. Periode yang Diperiksa

Pelaksanaan akademik semester genap 2016/2017 sampai dengan semester ganjil

tahun 2017/2018.

Kategori Ketidaksesuaian

1. Major : Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap

pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu.

2. Minor : tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu

3. Potensial non Complaince : kemungkinan dapat melemahkan sistem yang diketahui

oleh seorang auditor.

4. Observasi atau Opportunity for Improvement (OFI) : saran untuk pengembangan

berdasar pada pengalaman dan pengetahuan seorang auditor internal.

Hukum Dasar/Aturan yang Digunakan

1. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 028/YP-AH/X-10 tentang Visi, Misi, Nilai dan

Maskot Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya yang Baru.

2. Surat Keputusan Rektor Nomor SK. 0470/DMJ/REK/X-12 tentang Penetapan

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu serta KPI Informatics and Business Institute (IBI)

Darmajaya

3. Surat Keputusan Rektor Nomor 0046/DMJ/REK/KUSDM/I-2016 tentang Perubahan

Struktur Organisasi.

4. ISO 9001:2015

5. Manual Mutu dan Dokumen Mutu IBI Darmajaya

Batasan Pemeriksaan

1. Semua informasi tentang aktivitas proses bisnis yang ada pada semua unit/bagian

yang ada di IBI Darmajaya Tahun Akademik 2017(2) s.d 2018(1).

2. Pemeriksaan pada prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan

yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan proses

6

bisnis yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu baik akademik maupun non-

akademik.

3. Pemeriksaan pada rekaman mutu untuk memberikan bukti bahwa seluruh proses

bisnis berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Metode Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan wawancara sebagai kunjungan awal

dengan pimpinan dan personil terkait kegiatan akademik maupun non-akademik. Kemudian

dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya

dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk

mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari auditi.

Tahapan Pemeriksaan

Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Bagian

Quality Assurance Center (QAC). Tim auditor kemudian membuat audit plan (audit plan

terlampir), membuat daftar pertanyaan audit, melaksanakan opening meeting, visitasi ke

seluruh unit/bagian, rapat penentuan ketidaksesuaian dan rekomendasi hingga penyusunan

laporan. Aktual Audit (visitasi) dilaksanakan pada tanggal 5 – 15 Maret 2018 dengan rincian

jadwal seperti pada tabel 1. Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit

dilakukan oleh tim audit dan QAC.

Kajian Ulang Audit Sebelumnya

Berdasarkan laporan hasil audit mutu internal IBI Darmajaya tahun 2017, total

ketidaksesuaian berjumlah 24 CAR dengan status ketidaksesuaian Major 0 dan Minor 24.

Masukan dengan status PNC 44 dan OFI 50 dengan rincian seperti pada gambar 1.

Gambar 1. Grafik Comment Rised Hasil Audit Mutu Internal 2017

0 1 02

42

64 4 5 4 4 3 2

0 1 0

5

1 1 12 1 3

32

4

0

0 0

3

0

6

0 3

11 3

05

0

7

1 0

21

1 1 1 5

0

0

0

1

1

1

01

1

12

2

2

0

2

4

6

8

10

12

QA

C

WR

1

PA

SC

AS

AR

JA

NA

KU

HI

ICT

LP

4M

BA

AK

JU

R T

I

JU

R S

K

JU

R S

I

JU

R M

A

JU

R A

K

PE

RP

US

KE

UA

NG

AN

MA

L

SD

M

UP

T P

ELA

TIH

AN

UP

T IN

KU

BIT

EK

UP

T B

AH

AS

A

KM

H &

…

KU

IK

REKAP COMMENT RISED AMI 2017

Major

Minor

PNC

OFI

7

Pelaksanaan Audit dan Tim Audit Mutu Internal 2018

Audit mutu internal telah dilaksanakan pada tanggal 5 – 15 Maret 2018, dengan

auditor internal berjumlah 15 orang dan 27 unit/bagian sebagai auditee. Berikut

adalah susunan Tim Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 Institut Informatika dan

Bisnis Darmajaya berdasarkan Surat Keputusan Rektor SK. 057/DMJ/REK/II-2018

tanggal 22 Februari 2018..

Penanggung Jawab : Dr. RZ Abdul Aziz, MT

Pengawas Audit : Nursiyanto, S.Kom.MTI

Lead Audit : Nurfiana, S.Kom., M.Kom

Anggota Auditor : Abdi Darmawan, ST.,MTI

Andri Winata, SE.,M.Sc

Anik Irawati, SE.,M.Sc Aswin, SE., MM

Betty Magdalena, S.Pd.,MM

Dedi Putra, SE., M.S.Ak

Fitria, S.T.,M.Kom

Halimah Yunus, S.Kom., M.TI

M. Sadat Pulungan, SE., MM

Muhammad Rafiq, M.Si

Niken Paramitasari, SE.,MM

Nurjoko, S.Kom, M.TI

Yulmaini, S.Kom., M.Cs

Yuni Arkhiansyah, M.Kom

Audit Support Team

Quality Analizer and Designer : Zulkarnain, S.Kom., M.TI

Document Controller : Retno Dwi Handayani, S.Kom

Tabel 1. Jadwal Audit

Hari Tanggal Waktu Mulai

Waktu Selesai

Auditee

Senin 05-Mar-18 09:00 12:00 KMH & P

Senin 05-Mar-18 13:00 16:00 KEUANGAN

Senin 05-Mar-18 09:00 11:00 PUSAT BAHASA

Senin 05-Mar-18 13:00 16:00 ICT

Selasa 06-Mar-18 08:00 10:00 KUHI

Selasa 06-Mar-18 13:00 15:00 KUIK

Selasa 06-Mar-18 08:00 10:00 PERPUSTAKAAN

8

Selasa 06-Mar-18 13:00 16:00 LP4M

Rabu 07-Mar-18 08:00 11:00 MAL

Rabu 07-Mar-18 13:00 16:00 BAAK

Rabu 07-Mar-18 08:00 10:00 PUSAT PELATIHAN

Rabu 07-Mar-18 13:00 15:00 INKUBITEK

Kamis 08-Mar-18 08:00 11:00 SDM

Kamis 08-Mar-18 13:00 14:30 WR 3

Kamis 08-Mar-18 08:00 09:30 WR 2

Kamis 08-Mar-18 13:00 14:30 WR 1

Jumat 09-Mar-18 08:00 09:30 DEKAN FEB

Jumat 09-Mar-18 13:30 15:00 DEKAN ILKOM

Jumat 09-Mar-18 08:00 09:30 REKTOR

Jumat 09-Mar-18 13:30 16:30 QAC

Senin 12-Mar-18 08:00 11:00 AK

Senin 12-Mar-18 08:00 11:00 MTI

Selasa 13-Mar-18 08:00 11:00 MM

Selasa 13-Mar-18 08:00 11:00 TI

Rabu 14-Mar-18 08:00 11:00 MA

Rabu 14-Mar-18 08:00 11:00 SK

Kamis 15-Mar-18 08:00 11:00 SI

9

BAB II HASIL PEMERIKSAAN

Penjelasan Umum Hasil Audit

Ketidaksesuaian didapat dari hasil wawancara, observasi terhadap aktifitas, pemeriksaan

dokumen dan bukti objektif lainnya selama proses audit. Sebelum daftar Corrective Action

Request (CAR) diterbitkan, tim auditor terlebih dahulu meninjau ulang ketidaksesuaian dan

informasi terkait yang didapatkan selama audit kemudian menyepakati ketidaksesuaian

serta mengkategorikan ketidaksesuaian tersebut. Auditor juga meninjau kemungkinan

peningkatan mutu yang dapat dilakukan audite serta rekomendasi dan disampaikan pada

CAR dengan status Potensial Non Compliance (PNC) maupun Opportunities For

Improvement (OFI). Lead auditor dan pengawas audit memverifikasi ketidaksesuaian hasil

audit setelah auditee dan auditor menyetujui form CAR. Ketidaksesuaian hasil audit

ditekankan pada pedoman mutu, kesesuaian persyaratan, prosedur dan pelaksanaan.

Ketidaksesuaian dapat terjadi karena ketiadaan dokumen, ketidakcukupan dokumen,

lemahnya penerapan SOP, ketidaklengkapan penerapan SOP atau karena kurangnya bukti.

Auditee mengajukan tindakan perbaikan untuk memperbaiki masalah serta tindakan

pencegahan untuk mencegah hal yang sama terjadi lagi. Auditor melakukan audit tindak

lanjut untuk memastikan tindakan perbaikan telah dilaksanakan.

Berdasarkan aktual audit yang telah dilaksanakan dapat diketahui bahwa proses-proses

telah dilaksanakan sesuai SOP, namun beberapa bukti pelaksanaan tidak dapat ditunjukkan.

Akar penyebab ketidaksesuaian telah disampaikan dan diperbaiki. Tujuan audit untuk

memastikan bahwa kegiatan akademik dan non-akademik memenuhi kriteria yang

ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik.

Hasil Rekap Audit dan Catatan Audit

Setelah berlangsungnya audit mutu internal di seluruh unit IBI Darmajaya, proses

selanjutnya adalah membuat rekap untuk semua Comment Rised dan diperoleh sebanyak

291 Comments Rised dengan status Ketidaksesuaian Major berjumlah 24 CAR dan Minor

65 CAR. Sedangkan comments rised dengan status permintaan perbaikan untuk

pengembangan PNC berjumlah 62 dan OFI 140. Tabel 2 menunjukkan rincian

ketidaksesuain audit internal tiap bagian.

Tabel 2. Rincian Jumlah Comments Rised Hasil Audit

Unit/Departemen Major Minor PNC OFI Jumlah

REKTOR 4 1 3 7 15

WR I 0 1 0 5 6

DEKAN ILKOM 0 1 0 4 5

DEKAN FEB 0 1 1 3 5

Jumlah Comments Rised sebanyak 291.

10

QAC 0 1 4 3 8

BAAK 0 3 1 3 7

JUR TI 2 5 2 6 15

JUR SI 1 6 0 5 12

JUR SK 0 1 5 6 12

JUR MA 0 1 0 7 8

JUR AK 0 2 5 5 12

PRODI MTI 1 8 0 10 19

PRODI MM 3 2 0 4 9

ICT 4 1 3 10 18

LP4M 0 2 6 10 18

PERPUS 0 5 0 5 10

INKUBITEK 0 0 0 3 3

KUHI 0 0 4 0 4

P. PELATIHAN 3 2 4 2 11

P. BAHASA 2 0 10 3 15

WR II 0 8 1 3 12

KEUANGAN 0 2 0 2 4

MAL 0 0 0 15 15

SDM 0 1 3 5 9

WR III 0 1 6 4 11

KMH&P 4 6 2 3 15

KUIK 0 4 2 7 13

24 65 62 140 291

Gambar 2. Grafik Comment Rised Audit Mutu Internal 2018

4

0 0 0 0 02 1 0 0 0 1

3 4

0 0 0 03 2

0 0 0 0 0

4

0

1

1 1 1 13

5 6

1 1 2

82 1

25

0 0

2

0

8

20 1 1

6

4

3

0 0 14 1

20

5

0

5

0

03

6 0

0

4

4 101

0

0

36

2

2

7

5 4 3

33

6

5 6

7

5

10

4

10 10

5

3

0

2

3

3

2

155

4

3

7

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

RE

KT

OR

WR

I

DE

KA

N ILK

OM

DE

KA

N F

EB

QA

C

BA

AK

JU

R T

I

JU

R S

I

JU

R S

K

JU

R M

A

JU

R A

K

PR

OD

I M

TI

PR

OD

I M

M

ICT

LP

4M

PE

RP

US

INK

UB

ITE

K

KU

HI

P. P

EL

AT

IHA

N

P. B

AH

AS

A

WR

II

KE

UA

NG

AN

MA

L

SD

M

WR

III

KM

H&

P

KU

IK

REKAP COMMENT RISED AMI 2018

OFI

PNC

Minor

Major

11

Gambar 2 menunjukkan grafik ketidaksesuaian tiap unit/bagian hasil audit mutu internal

2018. Terdapat ketidaksesuaian dengan status Major dengan terbanyak pada Bagian

Kemahasiswaan dan Pemasaran serta di Unit ICT, ketidaksesuain dengan status Minor

terbanyak pada Prodi MTI berjumlah 8. Tidak ditemukan ketidaksesuaian pada pelaksanaan

proses bisnis di Unit INKUBITEK, Kantor Urusan Hubungan Internasional (KUHI) dan

Manajemen Aset dan Logistik (MAL), hanya ada PNC dan OFI untuk peningkatan perbaikan.

Sedang unit-unit lain terdapat ketidaksesuaian dengan jumlah bervariasi seperti terlihat pada

grafik.

Observasi Sebaran Klausal

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu proses belajar mengajar dan suporting di IBI

Darmajaya telah direview dan berikut merupakan status nonconformity berdasarkan standar

persyaratan ISO 9001:2015 dengan sebaran klausal tampak pada table 3 dan persentase

sebaran klausal berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015 dapat dilihat pada gambar 4.

Tabel 3. Sebaran Klausal Non Conform

KLAUSUL ISO

9001:2015 PERSYARATAN ISO 9001:2015

KLAUSUL DINYATAKAN

NON COMFORM

4 Konteks organisasi

4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi √

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait √

4.3 Menetapkan ruang lingkup sistem manajemen mutu

√

4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya √

5 Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

5.1 .1 Umum √

5.1 .2 Fokus ke pelanggan

5.2 Kebijakan

5.2 .1 Mengembangkan kebijakan mutu

5.2 .2 Komunikasi kebijakan mutu √

5.3 Peran organisasi,tanggungjawab dan wewenang √

6 Perencanaan

6.1 Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang √

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya

√

6.3 Perencanaan perubahan √

7 Pendukung

7.1 Sumber daya

12

7.1.1 Umum

.1.2 Personil

7.1.3 Infrastruktur √

7.1.4 Lingkungan untuk operasional proses √

7.1.5 Sumber daya untuk pemantauan dan pengukuran √

7.1.6 Pengetahuan organisasi

7.2 Kompetensi

7.3 Kepedulian

7.4 Komunikasi

7.5 Informasi dokumentasi

7.5.1 Umum

7.5.2 Membuat dan memperbarui √

7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi √

8 Operasional

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional √

8.2 Persyaratan untuk pelayanan pendidikan

8.2.1 Komunikasi mahasiswa

8.2.2 Menentukan persyaratan terkait pelayanan pendidikan

8.2.3 Tinjauan persyaratan terkait pelayanan pendidikan

8.2.4 Perubahan Persyaratan Pelayanan Pendidikan

8.3 Desain dan pengembangan pelayanan pendidikan √

8.3.1 Umum

8.3.2 Perencanaan desain dan pengembangan

8.3.3 Masukan desain dan pengembangan √

8.3.4 Pengendalian desain dan pengembangan

8.3.5 Keluaran desain dan pengembangan

8.3.6 Perubahan desain dan pengembangan

8.4 Pengendalian penyedia dari pihak eksternal

8.4.1 Umum

8.4.2 Jenis dan jangkauan pengendalian

8.4.3 Informasi untuk penyedia ekternal

8.5 Pelayanan pendidikan

8.5.1 Pengendalian pelayanan pendidikan √

8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur

8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal

8.5.4 Penjagaan

8.5.5 Kegiatan setelah pelayanan pendidikan

8.5.6 Pengendalian perubahan √

8.6 Pelepasan pelayanan pendidikan

8.7 Pengendalian keluaran tidak sesuai

9 Evaluasi kinerja

13

9.1 Pemantauan,pengukuran,analisis dan evaluasi √

9.1.1 Umum √

9.1.2 Kepuasan pelanggan

9.1.3 Analisis dan evaluasi

9.2 Internal audit

9.3 Tinjauan manajemen

9.3.1 Umum √

9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen

9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen

10 Peningkatan

10.1 Umum √

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan

10.3 Peningkatan berkesinambungan

Gambar 4. Grafik Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015

Persentase ketidaksesuaian berdasarkan sebaran klausal dari ketidaksesuaian hasil audit

dapat dilihat pada gambar 4. Persentase sebaran klausal terbanyak terdapat pada Klausal

6 – Perencanaan 29%, disusul berturut-turut Klausal 7 – Pendukung 16%, Klausal 8 –

Operasional 15%, Klausal 4 – Konteks Organisasi 15%, Klausal 5 – Kepemimpinan 13% dan

Klausal Evaluasi Kinerja 11%.

15%

13%

29%

16%

15%

11%

1%

Persentase Sebaran Klausal ISO 9001:2015

Klausal Klausul 4 - Konteks organisasi Klausal Klausul 5 - Kepemimpinan

Klausal Klausul 6 - Perencanaan Klausal Klausul 7 - Pendukung

Klausal Klausul 8 - Operasional Klausal Klausul 9 - Evaluasi kinerja

Klausal Klausul 10 - Peningkatan

14

Ringkasan Ketidaksesuaian Audit

Penentuan status ketidaksesuaian hasil audit internal telah dirapatkan dan disampaikan

pada closing meeting audit internal, berikut adalah ringkasan ketidaksesuaian audit.

1. Pemahaman tentang dokumen wajib persyaratan ISO 9001:2015 masih kurang.

2. Perbedaan pemahaman dan persepsi tentang pembuatan dokumen wajib.

3. Pemahaman tentang pentingnya menyimpan informasi terdokumentasi sebagai

bukti pelaksanaan proses masih kurang.

4. Perlu dibangun komunikasi yang lebih efektif untuk sistem manajemen mutu.

5. Masih kurangnya pemantauan, pengukuran serta analisis data untuk mengevaluasi

apakah perbaikan berkelanjutan manajemen mutu dapat dilakukan.

Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Berdasarkan hasil audit mutu internal telah disampaikan permintaan tindakan perbaikan dan

pencegahan terhadap ketidaksesuaian. Saran perbaikan atau remark telah ditindaklanjuti

oleh auditee dan diverifikasi oleh auditor melalui audit tindak lanjut (re-visit audit).

15

BAB III KESIMPULAN Berdasarkan hasil audit dapat ditarik beberapa kesimpulan :

1. Terdapat 291 Comment Rised dengan kategori major 24, minor 65, PNC 62 dan OFI

140.

2. Persentase sebaran klausal terbanyak pada klausal 6 - Perencanaan.

3. Perlu adanya awareness dan penyamaan persepsi tentang pembuatan dokumen

wajib persyaratan ISO 9001:2015.

4. Perbaikan pada pengendalian dokumen mutu dan rekaman.

5. Perlu adanya peninjauan ulang pada instrumen pengukuran dan cara pengisiannya.

16

LAMPIRAN

Audit Plan