introducciÓn a open office calc...

1INTRODUCCIÓN A OPEN

OFFICE CALC 2.0

OpenOffice.org Calc 2.0 es una aplicación informática integrada en la suite ofimática de libe distribución OpenOffice 2.0.

OpenOffice.org Calc 2.0 es la hoja de cálculo de esta suite ofimática gratuita y multiplataforma que podemos instalarla en un ordenador PC o Macintosh e independiente del sistema operativo: Linux, Windows u OS de Mac. Su uso es muy similar a la hoja Excel de Microsoft Office®.

Autores: José Luis Ulizarna García y José Fco. Belda

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ÍNDICE DE CONTENIDO

I N T R O D U C C I Ó N A C A L C 2 . 0 - 3 d e 1 9

1 COMO ENTRAR EN OPENOFFICE.ORG CALC 2.0.......................................................5

1 COMO TRABAJAR CON ESTE MATERIAL.....................................................................6

2 ¿QUE ES OPENOFFICE.ORG CALC 2.0?: CONCEPTOS BASICOS..................................7

HERRAMIENTAS Y MÓDULOS..................................................................................9

EXTENSIONES..................................................................................................10

3 LAS BARRAS DE OPCIONES DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0......................................10

BARRA DE TITULO ...........................................................................................10

BARRA DE MENU .............................................................................................11

BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................................................11

BARRA DE FORMATO.....................................................................................11BARRA DE FORMULA ........................................................................................12

ÁREA DE TRABAJO...........................................................................................12

BARRA DE ETIQUETAS Y DE DESPLAZAMIENTO..........................................................12

BARRA DE ESTADO ..........................................................................................13

4 PROTEGER CELDAS Y HOJAS EN OPENOFFICEG CALC 2.0........................................13

ACTIVAR PROTECCION DE LAS CELDAS ..................................................................13

ACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL.............................................................14

ACTIVAR PROTECCION DEL LIBRO COMPLETO ..........................................................15

DESACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL O DEL LIBRO.......................................16

5 GUARDAR UN LIBRO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0...............................................16

6 CERRAR OPENOFFICE.ORG CALC 2.0..................................................................18


1 COMO ENTRAR EN OPENOFFICE.ORG CALC 2.0

Para activar este programa y acceder a su ventana principal:

a) Pulsar sobre Aplicaciones de la barra de tareas del Escritorio de Lliurex

b) El en panel desplegable seleccionar Oficina

c) Hcer clic en el programa OpenOffice.org Calc 2.0, tal como se observa en la siguiente Figura 1.

Figura 1: Acceso a Calc2.0

HACER AHORA

Con estas indicaciones, entrar en esta aplicación de la forma señalada.

Se mostrará, en primer lugar, el logo de OpenOffice.org mientras se carga la aplicación y, continuación, la ventana principal de la aplicación que recoge la Figura 2.

Esta ventana contiene todos los elementos y opciones para cubrir las necesidades de trabajo del usuario.

A continuación vamos a pasar unos minutos familiarizándonos con la mayoría de ellos.


Figura 2: Ventana inicial de Calc 2.0

1 COMO TRABAJAR CON ESTE MATERIAL

Para que el usuario se familiarice con el entorno de trabajo de OpenOffice.org Calc 2.0 se van a proponer algunos ejercicios guiados o Howto. Para poder realizarlos es necesario mostrar en nuestro escritorio de Lliurex tanto este documento como la ventana de OpenOffice.org Calc 2.0

Para ello se modificarán el tamaño de las ventanas de los dos documentos hasta que queden más o menos como muestra la Figura 3.


Figura 3: Imagen del Escritorio para seguir el curso

2 ¿QUE ES OPENOFFICE.ORG CALC 2.0?: CONCEPTOS BASICOS

Una hoja de cálculo como OpenOffice.org Calc 2.0 es una aplicación informática diseñada como una tabla de doble entrada capaz de trabajar con gran cantidad de números, sobre los que se pueden aplicar funciones matemáticas, fórmulas o estadísticos. Es decir, realizar todo tipo de cálculos.

La tabla se extructura en filas y columna y la intersección de una fila con cada columna se denomina celda. Los datos (valores numéricos, textos y fórmulas) se colocan en las celdas que conforman la tabla.

Las columnas se identifican por una letra comenzando por la A, mientras las filas se identifican por un número comenzado por el 1. Para identificar una celda hay que nombrarla por la columna y fila que ocupa. Por ejemplo, en la imagen de la Figura 4 el nombre del alumno Juan Aldaya ocupa la celda A2.

A un conjunto de hojas se denomina libro de trabajo. Este archivo tiene la extensión .ods para que OpenOffice.org Calc 2.0 lo reconozca como tal. Cuando se inicia una nueva sesión, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional Sin nombre1.

HACER AHORA


Visualice la barra de título, en la parte superior de la ventana de la hoja vacía que acabamos de abrir, verá como pone Sin nombre1 - OpenOffice.org Calc.

Cada vez que se empieza un nuevo trabajo con OpenOffice.org Calc 2.0, el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en una misma sesión. Así, si se abre otro trabajo, el nombre que asigna OpenOffice.org Calc 2.0 será Sin nombre2, el siguiente Sin nombre3, y así sucesivamente.

Estos nombres, que son asignados por defecto por el mismo programa, indican que todavía no se ha guardado el libro, cuestión que se verá más adelante

Un libro de trabajo por defecto consta de 3 hojas, aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255 (Figura 4). Son una gran herramienta de organización, ya que todas las hojas referidas a un mismo proyecto se agrupan en un sólo libro.

Cuando el cursor está posicionado sobre una celda, esta se denomina celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma podemos hablar de fila activa como la fila donde se encuentra la celda activa y columna activa como la columna donde se encuentra la celda activa.

Si lo que se desea es seleccionar un conjunto de celdas, lo que se denomina rango (bloque rectangular de una o más celdas que se trata como un todo), por ejemplo: todos los alumnos y notas de la Figura 4, se hace clic sobre la primera de las celdas y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se arrastra el ratón hasta la última celda, al llegar a ella dejamos de pulsar el ratón.

En nuestro ejemplo el área sería A1:E4.

Figura 4: Aspecto de una hoja de cálculo CALC 2.0

OpenOffice.org Calc 2.0 considera como texto a toda secuencia de caracteres que no es ni un número ni una fórmula. Si hay necesidad de introducir un número como texto, como por ejemplo una fecha, habrá que anteponer un apóstrofo a la misma (ejemplo: '2006).


Figura 5: Celdas tipo texto A1 y tipo número A2

HACER AHORA

Escriba en la celda A1 de la Hoja1 el valor 2006 anteponiendo un apóstrofo (se encuentra en la tecla del carácter ?) y pulse la tecla <Intro>. A continuación, en la celda A2 escriba el valor 2006.

La celda A1 contiene el año 2006 como texto y la A2 como número. Obsérvese la diferente justificación entre ambas celdas. La primera contiene texto y se justifica a la izquierda. La segunda es un número y se justifica a la derecha.

Para OpenOffice.org Calc 2.0 una fórmula es una expresión matemática que debe comenzar con el signo =. Puede contener operadores, funciones, valores numéricos o textuales y referencias a otras celdas. Posee, además, la capacidad de recálculo automático, es decir, al cambiar el valor de una celda incluida en la fórmula el resultado cambia automáticamente.

HERRAMIENTAS Y MÓDULOS

OpenOffice.org Calc 2.0 es más que una hoja de cáculo, pués proporciona herramientas para:

• El análisis estádistico de datos

• El mantenimiento de listas

• La realización de cálculos

• Crear presentaciones e insertar graficos creados con OpenOffice.org Draw 2.0

• Generar informes mediante la conexión con OpenOffice.org Writer 2.0

Para ello OpenOffice.org Calc 2.0 contiene los siguientes módulos interrelacionados:

• Hoja de cálculo. En ella es posible almacenar, manipular, calcular y analizar datos (números, textos y fórmulas). Además permite agregar líneas, rectángulos, cuadros de texto, hojas de macros y gráficos

• Base de datos. Para ordenar, buscar y administrar los datos de una hoja de cálculo

• Presentaciones. Con herramientas de dibujo que permite crear en pantalla o imprimir modelos de celdas, gráficos o tablas.

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• Macros. Para automatizar tareas rutinarias o realizar cálculos especializados.

EXTENSIONES

OpenOffice.org Calc 2.0 permite la utilización de archivos de distinto origen aparte del básico de libro que ya se ha mencionado tiene la extensión .ods

Extensión del archivo Tipo.ods Archivo nativo de hoja de cálculo Calc 2.0.sxc Archivo OpenOffice Calc 1.0.dbf Archivo de dBase.xls Archivo de Microsoft Excel.sdc Archivo de StartCalc.csv o .txt Archivo de texto CSV.htm o .html Archivo html

3 LAS BARRAS DE OPCIONES DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0

Como se ve, le ventana principal de OpenOffice.org Calc 2.0 contiene una serie de barras y elementos para trabajar comodamente con ella. De forma sucinta, puesto que la mayoría de ellos se tratarán en los siguientes temas, podemos hablar de:

BARRA DE TITULO

Contiene el nombre del libro con el que estamos trabajando

Figura 6: Barra de titulo

BARRA DE MENU

Permite acceder a los distintas opciones y comandos de OpenOffice.org Calc 2.0 desplegando el menú correspondiente.

Veamos que permite hacer cada uno de estos menús:

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Figura 7: Barra de menús

• El menú Archivo permite realizar las acciones más corrientes del documento: abrir, guardar, imprimir, cerrar, exportar, etc.

• El menú Editar permite hacer modificaciones a la información contenida en la hoja de cálculo activa.

• El menú Ver permite visualizar y editar las distintas barras

• El menú Insertar permite introducir distintos objetos en la hoja de cálculo.

• El menú Formato permite configurar la apariencia de las celdas y de la misma hoja

• El menú Herramientas provee al usuario de distintas opciones como la corrección ortográfica, idioma, configuración de la apariencia de las celdas y de la misma hoja, protección, opciones, etc.

• El menú Datos permite manejar datos de un rango de celdas.

• El menú Ventana permite configurar la apariencia de las ventanas

• El menú Ayuda permite acceder a la ayuda de OpenOffice.org en general y a la de OpenOffice.org Calc 2.0 en particular.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Contiene iconos que activan las funciones y procesos más frecuentes. Manteniendo el puntero del ratón sobre el icono elegido, se muestra un rótulo con la acción o función que activa el icono al pulsar sobre él.

Figura 8: Barra de herramientas

Barra de formato

Esta permite dar formato y justificar el contenido de una celda o conjunto de celdas.

Figura 9: Barra de formato

BARRA DE FORMULA

Muestra el contenido de la celda activa, su nombre (en el caso que lo tuviera) y permite introducir una fórmula o función en una celda.

Figura 10: Barra de fórmula


ÁREA DE TRABAJO

Es la tabla de la hoja de cálculo donde iremos introduciendo nuestros datos, fórmulas, funciones y cualquier objeto que soporte el programa. Se divide en columas, que van desde la A hasta la IV, y de filas, que se numeran de la 1 a la 32.000.

Figura 11: Área de trabajo

BARRA DE ETIQUETAS Y DE DESPLAZAMIENTO

La primera permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, simplemente haciendo clic sobre la pestaña de la hoja sobre la que queremos trabajar. Con la segunda nos desplazamos a lo largo de la hoja de derecha a izquierda.

Se encuentra en la parte inferior de la ventana de OpenOffice.org Calc 2.0.

Figura 12: Barra de etiqueta y de desplazamiento horizontal

BARRA DE ESTADO

Esta barra nos da información del libro que tenemos abierto. Por ejemplo, la página actual, el estílo utilizado, el zoom activo, el modo de inserción/sobreescritura, fórmula de la celda activa, etc.

Al igual que la anterior, también se encuentra en la parte inferior de la ventana de OpenOffice.org Calc 2.0.

Figura 13: Barra de estado

4 PROTEGER CELDAS Y HOJAS EN OPENOFFICEG CALC 2.0

En OpenOfficeg Calc 2.0, antes de guardar el trabajo, se pueden proteger las hojas individuales y el


libro en su conjunto, incluso se puede seleccionar que celdas queden protegidas contra cambios accidentales.

A estos tres niveles de protección se le puede asignar una contraseña. Pero hay que tener en cuenta que, al entrar en una hoja con contraseña y escribirla correctamente, la protección se anulará.

Otra cuestión es que la protección de celdas sólo es eficaz cuando se protege toda la hoja. De forma predeterminada, todas las celdas tienen el atributo de protegida; por consiguiente se debe desactivar dicho atributo para aquellas celdas que el usuario desea modificar. A continuación puede proteger la hoja entera y guardar el documento.

El procedimiento a seguir para proteger celdas, hojas y libros, así como para desproteger hojas y libros se explica a continuación.

ACTIVAR PROTECCION DE LAS CELDAS

a) Seleccionar área de celdas haciendo clic sobre la primera celda a proteger y arrastrando el ratón, sin dejar de pulsar, hasta la última celda .

b) Hacer clic sobre el menú Formato, elegir la opción Celdas

c) En el cuadro de diálogo que se abre elegir la pestaña Protección de celda (Figura 14).

d) Selecionar la casilla Protegido si no lo está.

e) Pulsar sobre el botón Aceptar

f)

Figura 14: Pestaña para proteger celdas y fórmulas

EJERCICIO GUIADO 1:

Desproteger dos celdas

1. Seleccionar las dos celdas que se han escrito anteriormente (A1:A2)


2. Hacer clic sobre el menú Formato elegir la opción Celdas

3. Seleccionar (si no lo está) la pestaña Protección de celda

4. Hacer clic sobre el cuadro Protegido para quitar la X

5. Pulsar sobre el botón Aceptar

ACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL

a) Hacer clic sobre el menú Herramientas.b) Seleccionar la opción Proteger documento (Figura 15).c) Seleccionar la opcion Hoja de cálculo.d) Se abre el cuadro de diálogo Proteger hoja (Figura 16)e) Introducir una contraseña de cinco caracteres como mínimo y confírmarla escribiéndola de

nuevo.f) Una vez escrita y confrmada la contraseña pulsar sobre el botón Aceptar.

Figura 15: Opciones a seleccionar para proteger hojas y documentos

Figura 16: Cuadro de diálogo para introducir la contraseña de una hoja o documento


ACTIVAR PROTECCION DEL LIBRO COMPLETO

a) Hacer clic sobre el menú Herramientas.b) Seleccionar la opción Proteger documento.c) Seleccionar la subopcion Documento (Figura 15).d) Cuando que se abre, una vez seleccionada la opción Hoja de cálculo o Documento, se debe

introducir una contraseña de cinco caracteres como mínimo y confírmarla escribiendola de nuevo (Figura 16).

e) Una vez escrita y confrmada la contraseña pulsar sobre el botón Aceptar.

✮HACER AHORA:

Proteja el documento completo siguiendo los cinco pasos explicados. Utilice como contraseña calc20 (en minúsculas y todo junto).

DESACTIVAR PROTECCION DE LA HOJA ACTUAL O DEL LIBRO

1. Hacer clic sobre el menú Herramientas.2. Seleccionar la opción Proteger documento.3. Deseleccionar la opción Hoja de cálculo o, en su caso,el Documento, haciendo clic sobre la

opción activa que tendrá delante el signo de verificacion.4. Escribir la clave utilizada en el momento de proteger la hoja o documento (Figura 17).5. Pulsar sobre el botón Aceptar

Figura 17: Cuadro de diálogo para desproteger una hoja o documento


5 GUARDAR UN LIBRO DE OPENOFFICE.ORG CALC 2.0

Un libro de trabajo puede recuperarse para editar, actualizar el contenido de sus hojas o simplemente imprimirlo. Para ello previamente tendremos que almacenarlo en alguna unidad de almacenamiento masivo, bien disco duro, disquette, CD o pendrive. Esta operación se denomina

guardar y es previa a la opción cerrar.

Es en esta operación cuando se escribe el nombre definitivo del libro de trabajo sustituyendo el que por defecto coloca OpenOffice.org Calc 2.0 y que recordemos es Sin nombre1

Por defecto OpenOffice.org Calc 2.0 guarda las hojas de cálculo con la extensión .ods, que es la extensión por defecto, aunque también podemos guardar la hoja de cálculo con otras extensiones como por ejemplo .xls, que es la utilizada por Microsoft Excel®.

Para guardar el libro se puede actuar de tres modos:

a) Seleccionando el menú Archivo y a continuación eligiendo la opción Guardar, Guardar como..., o Guardar todo. (Figura 18).

Figura 18: Opciones de Guardar

b) Desde la Barra de Herramientas pulsándo sobre el icono

c) Pulsándo la combinación de teclas <Ctrl> +< S>.

La opción guardar solo se encuentra activa cuando se ha modificado el contenido de alguna celda y permite guardar el libro con el mismo nombre que tiene en ese momento. Sin embargo, si todavia no se ha guardado el libro y todavía posee su nombre por defecto (Sin nombre1), al seleccionar la opción Guardar se abre el cuadro de la Figura 19, que es el mismo de la opción Guardar como ...

Guardar como... permite guardar nuestro libro en algún formato distinto al de OpenOffice.org Calc 2.0 tal y como vemos en la Figura 19 y cambiar el nombre actual del libro.

Figura 19: Cuadro para guardarun libro


EJERCICIO GUIADO 2

Guardar la primera hoja1. Pulsar sobre el botón

2. En el cuadro de diálogo que se abre, en la casilla Nombre de archivo, escribir cursocalc1 (no es necesario escribir la extensión .ods, por defecto OpenOffice.org Calc 2.0 se la añade).

3. Seleccionar la carpeta donde guardar el libro. Para ello el cuadro de diálogo incorpora tres botones en su esquina superior derecha. Por defecto, el archivo se guardará en la carpeta /home/usuario.

El primero sube un nivel la carpeta donde guardar el archivo y lo colocará en /home

El segundo crea una nueva carpeta en el directorio activo

Por último, el tercero activa el directorio del usuario.

4. Pulsar sobre este último

5. Pulsar sobre el botón Guardar


6 CERRAR OPENOFFICE.ORG CALC 2.0

Una vez comprobados que los datos son correctos, protegidos y guardados estos, se ha terminado de trabajar con la. Ahora se puede cerrar el libro de tres formas diferentes:

a) Haciendo clic sobre el botón cerrar que se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de título de OpenOffice.org Calc 2.0

b) Pulsándo la combinación de teclas <Ctrl>+<Q>.

c) Haciendo clic sobre el menú Archivo y elegiendo la opción Terminar.

En el momento de guardar, y en el caso de detectar un documento al que se le ha realizado una modificación no almacenada, OpenOffice.org Calc 2.0 avisará de ello mostrándonos el cuadro de diálogo de la Figura 20.

Figura 20: Opciones para guardar un libro con modificaciones sin guardar

Las opciones posibles son tres:

• Pulsar sobre Guardar para almacenar el documento antes de salir de él. En este caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el que tenía.

• Pulsar sobre Rechazar para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que se guardó.

• Pulsar sobre Cancelar para no cerrar el documento.

EJERCICIO GUIADO 3

Cerrar el primer libro

Puesto que ya ha guarado este en ejercicios anteriores, cerrar el mismo no debe plantear ningún problema. Para ello:

1. Hacer clic sobre el menú Archivo

2. Pulsar la opción Terminar. OpenOffice.org Calc 2.0 se cerrará.


Aprender másSe puede activar la Ayuda de OpenOffice.org Calc 2.0 pulsándo sobre Ayuda de la Barra de herramientas y a continuación, en el desplegable de opciones: Ayuda de OpenOffice.org, o simplemente pulsándo F1.

A continuación hacer doble clic sobre la carpeta Hojas de cálculo y luego sobre Información general y uso de la interfaz de ususario. Con esta acción se despliegan una serie de ayudas que se peuden repasar haciendo doble clic sobre cada uno de los temas.

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