AUDIT MANAJEMEN SEBAGAI PENILAIAN EFEKTIVITAS SUMBER

DAYA MANUSIA

(Studi kasus pada PT. Shaftindo Energi)

Anindita Prastuti

Universitas Brawijaya, Jl. M.T. Haryono 165, Malang

ABSTRACT

Management audit of human resource at PT. Shaftindo Energi aims to know how

effective the development of human resource function and identify weaknesses and

give recommendation or improvement alternative to reach the effective human

resource development. This research used descriptive research method. The datas

got from field studies, those are by interview, observation, documentation, and

questionnaire. Data analyzing process used a qualitative analysis method by

compared three elements which is criteria, cause, and effect to know how succeed

the management develop the human resource. The problem boundary is

effectiveness assessment of human resource function at PT. Shaftindo Energi. The

functions are (1) human resource planning (2) human resource recruitment (3)

human resource selection and orientation (4) manpower training and development

(5) work assessment (6) compensation (7) manpower protection (8) company and

employee relationship (9) termination of employment. Based on the result of the

research, most of the function already effective, they are human resource planning,

manpower training and development, work assessment, compensation management,

manpower protection, and termination of employment. While human resource

recruitment, human resource selection and orientation, and company & employee

relationship are ineffective. Based on the weakness were found on the function, the

author gives some recommendations and improvement alternatives to be used by

PT. Shaftindo Energi as feedback in future human resource development.

Keywords: Management Audit, Effectiveness, Human Resource Function,

criteria, causes, effect, recommendation

PENDAHULUAN

Sumber daya manusia adalah aset perusahaan yang memiliki peran sangat

penting dalam menjalankan perusahaan dan menentukan arah perusahaan dalam

tujuannya mencapai keuntungan. Oleh karena itu, diperlukan fungsi yang berperan

khusus dalam mengelola kinerja SDM, yaitu fungsi personalia atau fungsi SDM.

Fungsi ini bertanggung jawab untuk merekrut sumber daya manusia untuk

perusahaan, kemudian mengelola dan mengembangkannya agar dapat menjadi aset

perusahaan yang lebih berkualitas. Dalam rangka mengelola sumber daya manusia

sebagai aset perusahaan, perusahaan tentunya mengeluarkan biaya-biaya yang

menjadi beban perusahaan, sebagai contohnya adalah beban gaji. Pembayaran gaji

oleh perusahaan tidak dapat dihindari walaupun perusahaan sedang mengalami

penurunan pendapatan. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan

apakah biaya-biaya yang telah dikeluarkan perusahaan tersebut sudah sebanding

dengan kontribusi sumber daya manusia terhadap perusahaan.

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau

cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang

dimiliki oleh individu secara efektif dan efisien serta dapat digunakan secara

maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan

masyarakat menjadi maksimal. MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap

karyawan adalah manusia, bukan mesin dan bukan semata menjadi sumber daya

bisnis. Manajemen sumber daya manusia juga merupakan serangkaian tugas yang

berkaitan dengan upaya-upaya memperoleh karyawan, melatih, mengembangkan,

memotivasi, mengorganisasikan dan memelihara karyawan sebuah perusahaan

sampai suatu ketika terjadi pemutusan hubungan kerja sehingga audit manajemen

sumber daya manusia digunakan sebagai suatu alat atau instrumen dari perubahan

(Mangkuprawira, 2002: 14-15). Perusahaan perlu memiliki sebuah manajemen

sumber daya manusia yang baik agar dapat meningkatkan efektivitas fungsi sumber

daya manusia yang dimiliki perusahaan karena efektivitas merupakan salah satu

faktor yang dapat menunjang keberhasilan perusahaan.

Fungsi SDM dalam suatu perusahaan biasanya disebut dengan fungsi Human

Resource Development (HRD) atau fungsi SDM. Fungsi SDM dalam beberapa

perusahaan dikelompokkan dalam suatu kelompok sentralisasi tunggal, yaitu suatu

departemen yang bertanggung jawab untuk mendapatkan, mengembangkan, dan

memelihara/mempertahankan sumber daya manusia (Tunggal: 1992). Fungsi SDM

suatu perusahaan sebagaimana fungsi-fungsi lain dalam perusahaan yang tidak

dapat terhindar dari permasalahan. Masalah yang sering terjadi dalam hal SDM

tidak hanya berasal dari fungsi SDM saja tetapi juga dapat dipengaruhi oleh semua

bagian di dalam perusahaan. Masalah-masalah yang terjadi dapat dipengaruhi oleh

suasana kerja, sikap pimpinan, tekanan, dan lain sebagainya.

Untuk mengantisipasi resiko terjadinya masalah dan mengoptimalkan

sumber daya manusia, perusahaan perlu melakukan evaluasi apakah fungsi sumber

daya manusia ini telah dijalankan secara efektif melalui audit manajemen. Audit

manajemen diadakan sebagai alat bantu untuk mengidentifikasi adanya kelemahan-

kelemahan yang dapat menghambat operasional perusahaan. Audit manajemen

sumber daya manusia dimaksudkan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas

sumber daya manusia di dalam sebuah perusahaan yang memerlukan perbaikan.

Hasil dari audit manajemen sumber daya manusia ini dapat dijadikan sumber

informasi untuk para manajer perusahaan mengenai efektivitas sumber daya

manusia yang dimiliki. Dari audit manajemen dapat diperoleh rekomendasi

perbaikan dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia.

Audit manajemen sumber daya manusia merupakan suatu aktivitas untuk

menilai sumber daya manusia dalam perusahaan untuk mencari, menemukan, dan

mengevaluasi fakta sejauh mana manajemen berhasil melakukan fungsinya untuk

mengelola personil yang terdapat pada perusahaan. Audit manajemen ini dapat

dilaksanakan oleh internal perusahaan maupun eksternal. Audit manajemen masih

jarang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia karena tidak ada

peraturan khusus yang mengharuskan suatu perusahaan menerapkan audit

manajemen dalam kegiatan perusahaannya. Audit manajemen biasanya dilakukan

jika terdapat masalah yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Perusahaan

yang rentan mengalami permasalahan operasional yang berkaitan dengan

manajemen sumber daya manusia kebanyakan adalah perusahaan yang padat karya.

Semakin banyak jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan tentunya

membutuhkan manajemen sumber daya manusia yang lebih baik.

PT. Shaftindo Energi sebagai salah satu perusahaan penyedia jasa EPC dan

pipeline construction untuk oil and gas company memiliki banyak tenaga kerja.

Setiap pelaksanaan proyek dari kontrak kerja selalu melibatkan puluhan tenaga

kerja proyek atau yang biasa disebut dengan istilah man power. Keberadaan man

power yang tersebar di luar kantor PT. Shaftindo Energi menyebabkan kontrol

terhadap karyawan ini membutuhkan perlakuan khusus. Oleh karena itu penulis

merasa bahwa PT. Shaftindo Energi membutuhkan audit manajemen pada fungsi

sumber daya manusia. Dari pelaksanaan audit manajemen dapat ditemukan

kelemahan yang terjadi di dalam manajemen perusahaan. Kemudian auditor

memberikan rekomendasi berupa perbaikan yang bisa diterapkan oleh perusahaan

untuk mencapai manajemen yang lebih efektif.

LANDASAN TEORI

Pengertian Audit

Pengertian audit menurut A. Arens (1996:1) didefinisikan sebagai suatu proses

pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur

mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen

untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-

kriteria yang telah ditetapkan. Definisi di sini lebih menitikberatkan pada proses audit

data akuntansi. Yang menjadi perhatian dalam audit ini adalah menentukan apakah

informasi yang tercatat telah mencerminkan dengan benar kejadian ekonomi pada periode

tersebut.

Audit Manajemen

Audit manajemen adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi

perusahaan. Dalam konteks audit manajemen, manajemen meliputi seluruh operasi

internal perusahaan yang harus dipertanggungjawabkan kepada berbagai pihak yang

memiliki wewenang yang lebih tinggi. Audit manajemen dirancang secara

sistematis untuk mengaudit aktivitas, program-program yang diselenggarakan, atau

sebagian dari entitas yang bias diaudit untuk menilai dan melaporkan apakah

sumber daya dan dana telah digunakan secara efisien serta apakah tujuan dari

program dan aktivitas yang telah drencanakan dapat tercapai dan tidak melanggar

ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan (Bayangkara,

2008:2). Sedangkan definisi audit manajemen menurut Agoes (2004:175) adalah

suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan

akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk

mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien,

dan ekonomis.

Dalam buku Tunggal (1992:4), audit manajemen merupakan suatu penilaian

dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perusahaan, departemen, atau

setiap entitas dan subentitas yang dapat diaudit. Penekanannya adalah untuk

mencapai efisiensi yang lebih besar, efektivitas, dan ekonomisasi dalam usaha dan

organisasi yang lain. Selain itu dikatakan juga di dalam bukunya bahwa audit

manajemen dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan,

apakah sistem tersebut beroperasi secara efektif dan risiko apa yang mungkin timbul

apabila sistem tersebut tidak beroperasi secara efisien.

Tujuan Audit Manajemen

Menurut Bayangkara (2008:3) audit manajemen bertujuan untuk mengidentifikasi

kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga

dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas

pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan

dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama pada berbagai objek audit

yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, di samping juga

mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.

Menurut Agoes (2004:175), tujuan umum dari manajemen audit adalah:

Untuk menilai kinerja (performance). Audit manajemen diharapkan dapat

digunakan untuk menilai kinerja, baik dari manajemen dan berbagai fungsi dalam

perusahaan.

Untuk menilai efisiensi dan ekonomis. Tujuan audit manajemen ini juga ingin

menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang

dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

Untuk menilai efektivitas. Selain itu juga diharapkan dapat memberikan penilaian

tentang efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah

ditetapkan oleh top management.

Untuk dapat memberikan rekomendasi. Top management selaku orang yang

memiliki jabatan yang tinggi di dalam perusahaan seharusnya dapat memberikan

kontribusi yang baik bagi perusahaan tersebut. Oleh karena itu, salah satu tujuan

audit manajemen juga digunakan dapat memberikan rekomendasi kepada top

manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam

penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur

operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan

efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Langkah-langkah Audit Manajemen

Langkah-langkah dalam melakukan audit merupakan salah satu hal penting yang

mendorong tercapainya keberhasilan pelaksanaan audit manajemen. Langkah-

langkah audit manajemen secara umum tidak jauh berbeda antara satu jenis

perusahaan dengan perusahaan lainnya. Menurut Siagian (2001:26), langkah-

langkah tersebut adalah:

Langkah pertama yaitu melakukan penentuan cakupan audit yang mana audit dapat

mencakup seluruh segi operasional perusahaan ataupun hanya pada bidang

fungsional tertentu, hal ini tergantung pada persepsi dan interpretasi manajemen

puncak tentang cakupan tersebut karena manajemen puncak yang mengambil

tindakan korektif berdasarkan temuan dan saran tindak para pelaksana audit.

Langkah kedua melakukan perencanaan kegiatan audit yaitu perencanaan audit

mencakup pada penyusunan rencana aksi yang dipandang tepat. Rencana aksi yang

dilakukan adalah identifikasi komponen perusahaan yang akan menjadi sumber

data, jangka waktu pelaksanaan audit, pengorganisasian kegiatan audit, penentuan

instrumen, pengumpulan data, dan teknik analisis yang akan digunakan. Selanjutnya

langkah ketiga pengumpulan fakta, yaitu pemilihan teknik pengumpulan dan

merupalan hal yang penting karena tidak ada suatu teknik pengumpulan data yang

sama efektifnya untuk semua kegiatan audit. Dalam melakukan pengumpulan fakta

ada beberapa teknik yang dapat digunakan menurut Siagian (2001:27) antara lain:

a. Mempelajari dokumen resmi perusahaan tentang bidang fungsional atau komponen yang diaudit

b. Melakukan wawancara dengan manajemen dan para karyawan yang menangani bidang fungsional atau satuan kerja tertentu

c. Menyusun dan menyebarluaskan kuisioner kepada pihak tertentu d. Melakukan survei langsung di lapangan

Langkah keempat yaitu analisis data. Dalam tahapan ini merupakan tahapan

yang penting dan bersifat kritikal karena pemilihan teknik analisis data yang tepat

akan menghasilkan informasi yang relevan, mutakhir, lengkap, dan dapat dipercaya.

Penggunaan teknik yang tepat juga berarti bahwa dalam melakukan analisis data:

a. Harus ada jaminan bahwa dalam proses analisis data tidak terjadi manipulasi atau rekayasa

b. Informasi yang dihasilkan harus mengungkap berbagai alternatif yang mungkin ditempuh oleh manajemen puncak

c. Terlihat dengan jelas keunggulan dan kelemahan setiap alternatif Langkah yang terakhir yaitu penyusunan laporan. Laporan kegiatan audit

dapat dikatakan baik jika dalam laporan tersebut memuat resume kegiatan yang

dilaksanakan, terdapat uraian cakupan kegiatan audit, terdapat uraian yang rinci

tentang temuan-temuan dalam melaksanakan audit, pembahasan sistematik berbagai

alternatif yang mungkin ditempuh dengan menunjukkan kelemahan dan kekurangan

dari setiap alternatif, laporan bersifat faktual dan obyektif. Sedangkan menurut

Supriyono (1990:130), butir-butir isi laporan audit manajemen terdiri dari:

a. Tujuan pemeriksaan b. Lingkup pemeriksaan c. Hasil-hasil temuan pemeriksaan d. Pendapat pemeriksa, jika diperlukan e. Kesimpulan dan rekomendasi pemeriksaan untuk peningkatan prestasi

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi

(2002:1):Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan, dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian

rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan

pada diri pribadi-pribadi yang bersangkutan. Definisi lain menurut Edwin B. Flippo dalam buku Bambang Wahyudi Manajemen Sumber Daya Manusia

(2002:9): Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian

balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahaan sumber daya manusia ke

suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat. Sedangkan definisi manajemen sumber daya manusia menurut Mangkuprawira

(2002:14) adalah: Manajemen sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan sumber daya manusia dimana secara bersama-sama terdapat dua tujuan

yang ingin dicapai, yaitu tujuan untuk perusahaan dan untuk karyawan.

Dari beberapa definisi yang telah dijelaskan oleh para ahli di atas, dapat

disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses

dalam mengelola sumber daya manusia yang ada sehingga dapat menjalankan

tugasnya sesuai yang diharapkan oleh perusahaan yang nantinya dapat secara

langsung berdampak pada tercapainya tujuan perusahaan. Selain itu juga dapat

disimpulkan bahwa salah satu faktor penentu keberhasilan dalam suatu perusahaan

adalah adanya campur tangan manusia. Oleh karena itu, sumber daya manusia harus

dikelola sebaik mungkin serta diarahkan sesuai dengan tujuan perusahaan agar

tujuan tersebut dapat tercapai dan juga secara langsung juga berdampak pada

kesejahteraan karyawannya.

Tujuan dan Manfaat Sumber Daya Manusia

Tujuan dan manfaat sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan efektivitas

perusahaan melalui kebijaksanaan, prosedur dan metode yang digunakan untuk

mengelola orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Selain itu juga agar

setiap petugas dalam suatu organisasi dapat bekerja sama dengan rekan lainnya

untuk merealisasi tujuan dengan efektif dan efisien (Manullang, 1976:14).

Konsep Dasar Efektivitas

Efektivitas merupakan salah satu aspek penilaian untuk menilai prestasi kinerja dari

operasional perusahaan. Menurut Tunggal (2003:12), definisi efektivitas adalah

penentuan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai. Johny Setiawan

(1988: 56) menyatakan bahwa efektivitas berhubungan dengan hasil guna yang

berkaitan dengan hasil operasi, efektivitas ini dianggap sebagai derajat keberhasilan

suatu organisasi (sampai seberapa jauh suatu organisasi dapat dinyatakan berhasil)

di dalam usahanya untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut.

Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa efektif didefinisikan sebagai

suatu keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai apa tujuan organisasi

tersebut. Sehingga dapat dikatakan bahwa organisasi yang efektif apabila

keluarannya dapat memberikan sumbangan yang besar terhadap pencapaian tujuan

organisasi (Supriyono, 1990: 9).

Efektivitas Sumber Daya Manusia

Menurut Handoko (1994: 25) manajemen sumber daya manusia sering dipandang

tidak vital untuk organisasi, karena ketidakmampuannya memperagakan

efektivitasnya. Hal ini berarti departemen sumber daya manusia gagal untuk

menunjukkan apa yang dilakukannya, terutama seberapa banyak kontribusinya dan

peranannya dalam pencapaian tujuan-tujuan strategik organisasi. Menyadari hal ini,

para manajer sumber daya manusia mulai tergerak untuk menyajikan efektivitas

kerja mereka dengan cara membandingkan biaya dan manfaat berbagai kegiatan.

Jadi efektivitas manajemen sumber daya manusia diukur dengan penentuan kriteria

dan manfaat yang tepat dan relevan. Sehingga pelaksanaan fungsi sumber daya

manusia dapat dikatakan efektif apabila telah dijalankan sesuai dengan kriteria yang

ada.

METODOLOGI PENELITIAN

Metode penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode

deskriptif. Menurut Moh.Nazir (1988:63) metode deskriptif adalah suatu metode

dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu

sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan

penelitian deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara

sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat, serta hubungan antar

fenomena yang diselidiki.

Jenis Penelitian

Adapun jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus terhadap

objek penelitian. Studi Kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah

yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dan subyek yang diteliti

serta interaksinya dengan lingkungan. Sedangkan metode deskriptif adalah

penelitian yang mengukur dan menggambarkan tentang suatu fenomena sosial

tertentu dengan cara menghimpun fakta, tetapi tanpa melakukan pengujian hipotesis

(Arikunto: 1995, 310). Studi Kasus merupakan penelitian dengan karakteristik

masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dan subyek yang

diteliti serta interaksinya dengan lingkungan. Sedangkan penelitian deskriptif adalah

penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi

(Bambang Sopomo dan Nur Indrianto, 1999).

Objek Penelitian

Penelitian mengenai audit manajemen pada fungsi sumber daya manusia dilakukan

pada PT. Shaftindo Energi. PT. Shaftindo Energi adalah perusahaan Engineering,

Procurement, and Construction(EPC) dan pipeline construction yang pusat

administrasinya berada di jalan Malaka Raya no. 174, Duren Sawit, Jakarta Timur

13440.

Ruang Lingkup Penelitian

Menurut Siagian (1997:69) lingkup audit manajemen sumber daya manusia

terdiri atas: (a) keterkaitan dengan strategi perusahaan, (b) penyelenggaraan fungsi

manajemen sumber daya manusia, (c) ketaatan manajemen pada berbagai ketentuan

normatif,termasuk keputusan yang dibuatnya sendiri, dan (d) kepuasan para

karyawan perusahaan.

Penelitian ini difokuskan pada fungsi-fungsi sumber daya manusia yang di

selenggarakan oleh PT. Shaftindo Energi yang meliputi:

1. Perencanaan sumber daya manusia 2. Perekrutan sumber daya manusia 3. Seleksi dan orientasi tenaga kerja

4. Pelatihan dan pengembangan tenaga kerja 5. Penilaian prestasi kinerja 6. Manajemen kompensasi 7. Fungsi perlindungan tenaga kerja 8. Pemeliharaan hubungan dengan karyawan 9. Pemutusan hubungan kerja

Sumber Data

Untuk menunjang kelancaran berlangsungnya penelitian ini, maka penulis

membutuhkan berbagai sumber data. Jenis data yang digunakan dalam penelitan ini

adalah data kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka yang merupakan

landasan pemikiran toretis dan berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Data-

data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer.

Menurut Sugiyono (2009:137) menjelaskan bahwa sumber data primer adalah

sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data primer

adalah data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya tanpa perantara,

diamati, dan dicatat sendiri oleh peneliti. Data primer yang dibutuhkan peneliti

antara lain:

1) Hasil dari wawancara dengan manajer dan karyawan bagian SDM 2) Kuisioner yang dibagikan pada beberapa karyawan PT. Shaftindo Energi 3) Sejarah perusahaan 4) Tujuan Perusahaan 5) Struktur perusahaan 6) Kegiatan usaha 7) Jumlah karyawan perusahaan

Dokumentasi ini diperoleh dengan melihat dan mengambil file yang diberikan

oleh manajer pada fungsi SDM

Metode Pengumpulan Data

Setelah menentukan sumber data, maka untuk mendapatkan data-data yang

diperlukan oleh peneliti, maka perlu dilakukan pengumpulan data. Adapun metode

pengumpulan data adalah sebagai berikut:

a. Wawancara Menurut Narbuko (2007:83) wawancara adalah proses tanya jawab dalam

penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih

bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau

keterangan-keterangan dari responden yang dicatat oleh pewawancara. Hasil

wawancara adalah data mentah yang akan diolah kembali dan dianalisis oleh

peneliti untuk mendapatkan data yang lebih akurat. Wawancara dilakukan

kepada manajer HRD (Human Resource Development) untuk memperoleh

informasi mengenai prosedurpengelolaan SDM. Selain itu, penulis juga

melakukan wawancara kepada karyawan di bagian keuangan untuk mengetahui

prosedur penggajian karyawan.

b. Kuesioner Menurut Sekaran (2006:82) kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis

yang telah dirumuskan sebelumnya yang akan responden jawab, biasanya dalam

alternatif yang didefinisikan dengan jelas. Kuesioner akan diberikan pada

manajer SDM untuk mendapatkan informasi mengenai kelengkapan

(ada/tidaknya) prosedur yang dimiliki oleh perusahaan terkait manajemen

sumber daya manusia.

c. Observasi Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui

pengamatan secara langsung dari dekat fenomena obyek yang terjadi dan yang

diteliti. Melalui teknik observasi akan diperoleh gambaran yang jelas dan nyata

mengenai kegiatan atau pelaksanaan SDM yang terjadi di lapangan, salah

satunya pengamatan terhadap kartu absen karyawan yang terdapat di kantor.

d. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik dalam pengumpulan data dengan

mempelajari dokumen-dokumen, buku panduan, arsip-arsip serta data lain yang

berhubungan dengan penelitian. Dokumen-dokumen yang dipelajari meliputi

sejarah perusahaan, tujuan perusahaan, struktur organisasi, jumlah karyawan dan

formulir penilaian kinerja karyawan.

Metode Analisa Data

Analisis data merupakan bagian dari proses pengujian data yang hasilnya dapat

digunakan sebagai bukti yang memadai untuk menari kesimpulan. Metode analisis

data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis kualitatif. Analisis

kualitatif diberikan dalam bentuk uraian atas data kualitatif yang dikaitkan dengan

data lainnya untuk mendapatkan kejelasan terhadap suatu kebenaran atau

memperoleh gambaran baru, menguatkan gambaran yang sudah ada atau

sebaliknya.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis data ini antara lain:

Tahap 1: Pemeriksaan Pendahuluan Tahap pemeriksaan pendahuluan dilakukan di PT. Shaftindo Energi untuk

mendapatkan informasi latar belakang. Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan dan

mempelajari data dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian serta

menemukan informasi latar belakang dan gambaran umum mengenai program audit

yang dilaksanakan. Selain itu penulis juga melakukan penelaahan terhadap berbagai

dokumen dan ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diperiksa

serta menganalisa informasi-informasi yang diperoleh untuk mengidentifikasi hal-

hal yang berpotensi menimbulkan masalah maupun kelemahan dalam perusahaan.

Beberapa informasi yang diperoleh antara lain:

a. Gambaran umum PT. Shaftindo Energi berupa sejarah, visi, misi, lokasi, struktur organisasi dan beberapa informasi mendasar lainnya.

b. Penyelenggaraan fungsi SDM, terutama yang berkaitan dengan perencanaan, rekrutmen, seleksi dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian

kinerja, kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan

kerja.

Tahap 2: Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki entitas menjadi pedoman yang

digunakan oleh para manajer dan supervisor untuk mengendalikan proses yang

berjalan agar sesuai dengan tujuan entitas. Peneliti perlu melakukan peninjauan

terhadap sistem pengendalian manajemen entitas untuk memahami kondisi yang

sebenarnya terjadi dan apakah sistem pengendalian manajemen telah mampu

menciptakan efektivitas dalam fungsi SDM. Dengan pengujian ini, peneliti dapat

memberikan penilaian terhadap bagian-bagian yang berpotensi lemah dan dapat

menimbulkan masalah pada perusahaan. Selanjutnya, tujuan audit dapat ditetapkan

sebagai dasar dalam pemeriksaan selanjutnya.

Tahap 3: Pemeriksaan Terinci

Penulis selanjutnya melakukan analisis pada data temuan-temuan audit

dengan pendekatan kualitatif. Analisis dengan pendekatan kualitatif dilakukan

dengan menggunakan kriteria (criteria), penyebab (cause), dan akibat (effect)

(Setyawan, 1986:12):

Kriteria (criteria)

Kriteria adalah norma atau standar yang menunjukkan bagaimana seharusnya

para individu dalam suatu organisasi melaksanakan aktivitas sebagai

pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan. Jadi apa yang tertulis dalam

kriteria yang seharusnya dilaksanakan oleh para individu yang memikul tanggung

jawab dan kriteria ini akan dipergunakan oleh pemeriksa untuk mengukur kinerja

para individu yang bertanggung jawab.

Penyebab (cause)

Penyebab atau cause, merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam

organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini. Hal ini

termasuk tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi criteria

tetapi tidak dilakukan oleh manajemen atau karyawan dari suatu entitas sehingga

dapat menimbulkan kondisi yang menyimpang dari kriteria.

Akibat (effect)

Akibat adalah hasil pengukuran dan perbandingan antara penyebab dengan

kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Apabila kriteria yang

ditemukan telah dilaksanakan maka fungsi tersebut dinyatakan efektif dan apabila

kriteria yang ditetapkan tidak dapat tercapai maka belum efektif.

Tahap 4: Penyusunan rekomendasi dan laporan audit

Peneliti membuat rekomendasi yaitu berupa tindakan korektif atas kelemahan

signifikan yang ditemukan maupun kelemahan potensial yang terdapat pada fungsi

spesifik sumber daya manusia sehingga diharapkan dapat meningkatkan aktivitas

fungsi sumber daya manusia lebih efektif. Rekomendasi termuat dalam laporan

audit. Laporan audit dinyatakan dalam bentuk sederhana dan dengan kalimat yang

mudah dipahami. Laporan audit memuat tentang informasi latar belakang,

kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung

kesimpulan tersebut, serta ruang lingkup dari audit yang dilakukan.

HASIL ANALISIS

Audit Fungsi Perencanaan SDM

a. Criteria 1) Perencanaan SDM harus didokumentasikan secara tertulis, diketahui, dan

disetujui oleh manajer semua divisi dalam PT. Shaftindo Energi.

2) Perencanaan SDM melibatkan manajer dari divisi lain untuk menjamin ketepatan perencanaannya. Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang

akurat mengenai kebutuhan tiap bidang atau departemen dan juga untuk

ketepatan perencanaan dalam mengisi berbagai posisi karyawan di perusahaan.

3) Perencanaan SDM PT.Shaftindo Energi memperhatikan lingkungan eksternal, yaitu klien perusahaan karena dalam setiap kontrak kerja dengan klien PT.

Shaftindo Energi harus menyediakan Man power yang memiliki kualifikasi

sesuai dengan permintaan klien. Perhitungan jumlah karyawan juga dilakukan

oleh klien, sehingga PT. Shaftindo Energi hanya tinggal memenuhi permintaan

klien.

4) Perusahaan seharusnya melakukan perencanaan secara tahunan dan menyeluruh dengan cakupan perolehan dan pengelolaan SDM.

b. Cause 1) Perencanaan SDM PT. Shaftindo Energi tertulis dalam Target dan Sasaran

dan Program Training tahunan. Target dan sasaran SDM tahun 2013 adalah

sebagai berikut:

Penilaian kinerja karyawan dilakukan berdasarkan pengukuran kompetensi karyawan dan Key Performance Indicator. Kompetensi karyawan

mencakup leadership, communication skills, initative, teamwork,

pemecahan masalah, planning & organizing skills.

Kebijakan manajemen untuk menciptakan sumber daya manusia yang berintegritas, berdisiplinan, dan memiliki royalitas. Rencana strategi dan

program pelaksanaan dilakukan dengan upaya pembentukan kebiasaan secara terus menerus hingga hal tersebut menjadi suatu hal yang tanpa

sadar dilakukan, mengakar dan menjadi budaya perusahaan. Contoh

program: dengan melakukan aktivitas kompanye atau membuat slogan-

slogan yang mengangkat tema integritas, kedisiplinan, dan royalitas.

Kebijakan manajemen tentang pemberian reward kepada karyawan berdasarkan penilaian kinerja setiap 3 bulan sekali.

Kebijakan manajemen tentang pemberian punishment kepada karyawan. Punishment ini dibagi menjadi dua macam, yaitu punishment preventive

dan punishment repressive.

Tidak terdapat keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian

perencanaan SDM yang tertulis dalam Target dan Sasaran HRD 2013

Program training tahunan berisi perencanaan program pelatihan karyawan

selama setahun. Pada program training ini dipaparkan jenis training yang akan

dilaksanakan pada waktu yang telah ditentukan. Perusahaan juga telah

membuat kategori pelatihan dan pengembangan berdasarkan pesertanya.

2) Perencanaan perolehan karyawan (perekrutan) berdasarkan request dari manajer divisi lain yang diberikan kepada manajer SDM tidak didokumentasikan secara

tertulis. Manajer divisi lain hanya menyatakan secara lisan tentang jumlah

karyawan yang dibutuhkan kepada manajer SDM.

3) Perhitungan kebutuhan man power dan kualifikasinya dilakukan oleh klien perusahaan.

4) Perencanaan SDM PT. Shaftindo Energi tidak mencakup keseluruhan aspek manajemen SDM yaitu pengelolaan, serta kebijakan SDM. Perencanaan SDM

hanya mencakup program pelatihan, penilaian kinerja dan beberapa kebjakan

manajemen perusahaan.

c. Effect 1) Tidak adanya keterangan mengenai subjek pelaksana program kebijakan

manajemen dapat menimbulkan kesulitan dalam pelaksanaan perencanaan

SDM yang telah dibuat sebelumnya. Karena tidak ada pihak yang merasa

bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan perencanaan tersebut.

2) Perencanaan perolehan karyawan oleh divisi lain tidak didokumentasikan secara tertulis. Hal ini dapat menimbulkan peluang tidak terekrutnya karyawan

yang dibutuhkan karena tidak adanya dokumen bukti yang menyatakan adanya

request kebutuhan karyawan.

3) Perhitungan kebutuhan dan penentuan kualifikasi man power yang dilakukan oleh klien dapat menguntungkan PT. Shaftindo Energi karena perusahaan tidak

perlu lagi menentukan kualifikasi karyawan yang dibutuhkan dan jumlahnya

dapat ditentukan langsung oleh perusahaan yang akan menggunakan jasa PT.

Shaftindo Energi.

4) Perencanaan SDM tidak mencakup aspek perolehan dan pengelolaan SDM secara lengkap, hanya mencakup perencanaan pelatihan dan pengembangan

karyawan, penilaian kinerja, dan beberapa kebijakan. Perencanaan perolehan

dan pengelolaan SDM dilakukan agar bagian keuangan juga dapat menentukan

anggaran pada setiap program SDM. Apabila perencanaan tersebut tidak ada,

maka tidak ada pula anggaran yang direncanakan untuk perolehan dan

perencanaan SDM. Sehingga, sewaktu-waktu apabila divisi SDM

membutuhkan anggaran untuk kegiatan SDM dapat terjadi pembengkakan

anggaran karena hal tersebut di luar perencanaan.

d. Rekomendasi

Sebaiknya perencanaan SDM tahunan berisi keseluruhan proses manajemen

SDM. Dari perencanaan yang sudah ada, perusahaan hendaknya menambahkan

perencanaan terkait fungsi-fungsi SDM yang lain, yaitu:

1) Perekrutan sumber daya manusia 2) Seleksi dan orientasi tenaga kerja 3) Penilaian prestasi kinerja 4) Manajemen kompensasi 5) Fungsi perlindungan tenaga kerja 6) Pemeliharaan hubungan dengan karyawan

Perencanaan yang lebih rinci akan memudahkan pihak manajer SDM untuk

mempersiapkan program-program tersebut secara matang. Manajer keuangan juga

dapat melakukan penganggaran untuk menunjang kegiatan manajemen SDM. Selain

itu, manajer SDM sebaiknya melakukan evaluasi terhadap perencanaan SDM secara

berkala, misalnya tiga bulan sekali. Evaluasi secara berkala dilakukan untuk

meninjau ulang apakah pelaksanaan manajemen SDM telah sesuai dengan rencana

yang dibuat pada awal periode. Jika terdapat ketidaksesuaian maka pihak

manajemen dapat segera melakukan tindakan perbaikan.

Audit Fungsi Perekrutan SDM

a. Criteria 1) PT. Shaftindo Energi memiliki prosedur perkerutan tenaga kerja yang tertulis

pada International Standard Organization disingkat ISO 9001:2008. Prosedur

tersebut antara lain sebagai berikut:

- Manajer SDM menerima lamaran pekerjaan melalui penerimaan langsung, pos, email, dan telepon.

- Perekrutan dilaksanakan berdasarkan request yang diterima dan telah disetujui oleh Direktur yang telah mendapatkan masukan dari Manager Divisi.

- Manajer SDM mencari/menghubungi/mengiklankan lowongan pekerjaan sesuai klasifikasi yang dibutuhkan.

2) Memiliki kriteria karyawan untuk setiap jenjang jabatan. 3) Rekrutmen dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui. 4) Rekrutmen secara jelas menginformasikan persyaratan kualifikasi yang harus

dipenuhi calon pegawai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

b. Cause 1) Rekrutmen telah dipublikasikan melalui pengiklanan di situs penyedia informasi

lowongan tenaga kerja. Publikasi rekrutmen tersebut berisi beberapa informasi,

antara lain:

a) Nama pekerjaan b) Kualifikasi karyawan yang dibutuhkan c) Batas waktu pengiriman lamaran pekerjan

Tidak terdapat keterangan lampiran yang harus disertakan dan job description

dari pekerjaan tersebut.

2) Terdapat staff divisi SDM yang mengundurkan diri, lalu dilakukan rekrutmen untuk staff penggantinya. Namun dalam kurun waktu dua bulan PT. Shaftindo

Energi belum mendapatkan karyawan penggantinya.

c. Effect 1) Publikasi lowongan pekerjaan hanya terdapat pada situs-situs penyedia informasi

lowongan pekerjaan, padahal perusahaan sudah memiliki website sendiri. Hal ini

menyebabkan informasi tersebut hanya diketahui oleh sebagian pihak yang

mengakses web tersebut.

2) Tidak adanya job description dari nama pekerjaan yang ditawarkan dapat menyebabkan kurangnya minat calon karyawan untuk melamar pekerjaan di PT.

Shaftindo karena kurangnya penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan yang akan

dilakukan jika diterima di PT. Shaftindo Energi.

3) Publikasi rekrutmen karyawan tidak mencantumkan keterangan lampiran yang harus disertakan dalam pengiriman lamaran pekerjaan. Hal ini menyebabkan

banyak lamaran pekerjaan yang tidak valid karena tidak melampirkan sertifikat

atau dokumen lain yang dapat dijadikan sebagai bukti kompetensi karyawan.

4) Proses rekrutmen untuk karyawan pengganti staff divisi SDM dilakukan lebih dari dua bulan menyebabkan perusahaan memliki kekosongan posisi. Sehingga

Manajer SDM harus merangkap pekerjaan sebagai staff SDM juga.

d. Rekomendasi PT. Shaftindo Energi perlu lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet

berupa website perusahaan sebagai media untuk menginformasikan lowongan

pekerjaan agar informasi tersebut dapat diketahui oleh lebih banyak pihak.

Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi secara berkala terhadap prosedur

rekruitmen yang telah dijalankan, khususnya untuk publikasi lowongan pekerjaan

dalam hal penyebaran dan isi dari publikasi itu sendiri. Hal ini dilakukan agar

apabila terdapat kelemahan prosedur rekruitmen, perusahaan dapat selalu

melakukan perbaikan.

Audit Fungsi Seleksi dan Orientasi Tenaga Kerja

a. Criteria 1) Perusahan memilliki prosedur tertulis tentang seleksi dan orientasi tenaga

kerja

2) Proses seleksi dilakukan oleh pihak yang kompeten dan profesional 3) Seleksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat dan disetujui

b. Cause 1) Seleksi karyawan untuk menjadi man power pada setiap project dilakukan

oleh PT. Shaftindo Energi saja, tidak melibatkan klien. Padahal penentuan

jumlah dan kualifikasi man power ini dilakukan oleh klien

2) Seleksi karyawan dilakukan melewati tahap seleksi administrasi dan interview minimal oleh manajer divisi atau direktur meliputi kemampuan teknis dan

kepribadian

3) Perusahaan haya memiliki prosedur seleksi namun tidak memiliki prosedur orientasi karyawan secara tertulis

4) Masa orientasi karyawan berlangsung selama satu setengah bulan. Karyawan baru diberi dokumen tertulis tentang job description dan tata cara kerja oleh

atasan. Jika karyawan baru merasa kesulitan, maka diperbolehkan bertanya

kepada atasannya. Atasan tidak bertanggung jawab memberikan orientasi

secara praktik kepada karyawan baru tersebut.

c. Effect 1) Seleksi man power tanpa melibatkan klien dikhawatirkan dapat menyebabkan

klien tidak mendapatkan man power yang sesuai dengan kualifikasi

kompetensi yang dibutuhkan. Jika klien tidak mendapatkan man power sesuai

dengan kualifikasi kompetensi yang dibutuhkan maka akan berdampak pada

proses kerja karyawan tersebut di dalam proyek. Selain itu, klien juga bisa

saja memutuskan kontrak dengan PT. Shaftindo Energi jika klien merasa

bahwa man power yang disediakan tidak sesuai.

2) Seleksi melewati tahap administrasi dan interview untuk karyawan sudah cukup untuk mengukur kemampuan teknis dan kepribadian, sedangkan untuk

menjadi man power yang pada setiap proyek harus bekerja dalam satu team

perlu diadakan seleksi lanjutan selain seleksi administrasi dan interview yang

berguna untuk mengukur kemampuan kerja dalam tim.

3) Perusahaan tidak memiliki prosedur orientasi karyawan secara tertulis sehingga proses orientasi berjalan secara tidak teratur dan tidak terkendali.

4) Orientasi karyawan baru hanya dilakukan dengan pemberian dokumen yang berisi prosedur tertulis tentang job description saja dapat menyebabkan

tingkat pemahaman karyawan baru tersebut rendah terhadap prosedur,

peraturan, maupun kebijakan yang dimiliki perusahaan.

d. Rekomendasi Perusahaan sebaiknya melibatkan klien dalam seleksi man power baru agar calon

man power yang direkrut dapat sesuai dengan permintaan klien. Proses seleksi

untuk man power sebaiknya menggunakan metode focus group discussion untuk

mengetahui karakter kerja calon man power dalam suatu team. Perusahaan juga

sebaiknya membuat prosedur secara tertulis untuk orientasi karyawan agar proses

orientasi karyawan dapat berjalan secara teratur dan terkendali sehingga

karyawan dapat lebih memahami tugasnya serta meminimalisasi kesalahan dalam

bekerja karena telah menjalani orientasi dengan baik.

Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan

a. Criteria Prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan pada perusahaan tertulis dalam

ISO 9001:2008 yang berisi sebagai berikut:

1) Manajer SDM bekerjasama dengan manajer divisi terkait untuk membuat dan melaksanakan program training yang telah mendapatkan persetujuan dari

direktur.

2) Masing-masing divisi melalui supervisor dapat mengajukan training diluar program ataupun sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh

perusahaan dengan menggunakan form permintaan dan perintah training dan

telah mendapatkan persetujuan dari manager divisi dan direktur.

3) Training yang telah dilaksanakan dapat dievaluasi oleh karyawan yang bersangkutan berdasarkan review dari supervisor dengan menggunakan form

evaluasi training. Dan untuk evaluasi penerapan training dilakukan oleh

supervisor dengan diketahui oleh manager divisi berdasarkan penerapan

training dalam pekerjaan selama 3 bulan setelah training dilakukan.

4) Manajer SDM akan mendokumentasikan semua data pelaksanaan training dalam catatan pengalaman dan training

5) Program pelatihan dan pengembangan tenaga kerja baik dari internal fakultas maupun eksternal dapat meningkatkan kompetensi pegawai dan motivasi kerja

b. Cause 1) Tidak terdapat rencana anggaran untuk pelatihan dan pengembangan

karyawan PT. Shaftindo Energi. Perencanaan pelatihan dan pengembangan

karyawan hanya mencantumkan hal-hal teknis, tanpa memperhitungkan

anggaran.

2) Selama 7 tahun berdiri, tidak terdapat pelatihan dan pengembangan karyawan yang bekerja di kantor. Pelatihan dan pengembangan hanya dilaksanakan

untuk man power dalam rangka menunjang proses kerja di setiap proyek

bersama klien.

3) Berdasarkan hasil tanya jawab kepada salah satu karyawan secara acak, pelaksanaan pelatihan dan pengembangan karyawan hanya berdasarkan

request supervisor yang disetujui oleh direktur.

c. Effect 1) Tidak adanya anggaran tahunan untuk pelatihan dan pengembangan

dikhawatirkan dapat menyebabkan perusahaan mengalami pembengkakan

anggaran untuk pelatihan dan pengembangan karyawan.

2) Pelatihan dan pengembangan hanya diperuntukkan bagi man power saja, sedangkan karyawan manajerial yang berada di kantor tidak mendapatkan

pelatihan dan pengembangan. Hal ini dapat menyebabkan karyawan kurang

mendapatkan tambahan pengetahuan dan pengembangan skills yang bisa

mendukung aktivitas pekerjaan karyawan.

d. Rekomendasi Sebaiknya manajer SDM PT. Shaftindo Energi membuat program secara

terstruktur untuk pelatihan dan pengembangan karyawan beserta anggaran yang

dibutuhkan untuk kegiatan tersebut. Program pelatihan dan pengembangan

karyawan ini harus dibuat secara tertulis dan disetujui oleh direktur, serta

diketahui oleh manajer divisi lain. Program pelatihan dan pengembangan

karyawan dibuat baik untuk karyawan manajerial maupun man power.

Audit Fungsi Penilaian Prestasi Kinerja

a. Criteria 1) Program penilaian tenaga kerja dilaksanakan secara berkala dan

berkesinambungan serta sesuai dengan prosedur yang ada

2) Penilaian kinerja menggunakan instrumen penilaian yang tepat dan tidak bias serta memiliki standar penilaian yang objektif

3) Penilaian kinerja dilakukan oleh petugas penilai yang profesional 4) Penilaian kinerja didokumentasikan dan diserahkan kepada pegawai sebagai

umpan balik dan menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan kinerja

mereka

5) Penilaian kinerja digunakan sebagai dasar kenaikan pangkat dan perpanjangan kontrak

b. Cause 1) PT. Shaftindo Energi telah memiliki program penilaian kinerja karyawan.

Program penilaian kinerja karyawan tersebut dilakukan secara berkala setiap

3 bulan sekali kepada seluruh karyawan perusahaan. Penilaian kinerja

dilakukan secara vertikal. Penilaian ini dilakukan oleh masing-masing

manajer divisi kepada staffnya. Hasil penilaian ini dijadikan sebagai evaluasi

setiap karyawan agar ke depannya dapat melakukan perbaikan. Hasil

penilaian kinerja karyawan ini juga digunakan untuk memberikan reward

secara periodic kepada karyawan yang berprestasi. Adapun kriteria

pemberian reward adalah sebagai berikut:

KPI Terbaik Kriteria ini diberikan khusus untuk karyawan/karyawati yang berprestasi

dalam pencapaian target sesuai dengan Key Performance Indicator (KPI) Individu dalam 3 (tiga) bulan terakhir atau 1 (satu) kuartal.

Karyawan Teladan Kriteria ini diberikan khusus untuk karyawan/karyawati yang berprestasi

dalam pencapaian disiplin dan waktu yaitu: tidak pernah absen dan

tidak datang terlambat dalam 3 bulan terakhir atau 1 (satu) kuartal.

2) Penilaian kinerja karyawan juga dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer untuk memberikan promosi kenaikan jabatan bagi

karyawan atau perpanjangan kontrak bagi man power.

c. Effect 1) Pemberian reward kepada karyawan yang berprestasi dapat dijadikan

sebagai dorongan kepada karyawan untuk berprestasi dan mendapatkan

reward tersebut setiap tiga bulan sekali.

2) Penilaian kinerja digunakan sebagai dasar untuk memberikan promosi kenaikan jabatan kepada karyawan maupun perpanjangan kontrak untuk man

power dapat menguntungkan perusahaan. Karena dengan pengangkatan

karyawan maupun perpanjangan kontrak man power, maka perusahaan tidak perlu melakukan rekrutmen untuk pihak eksternal yang pasti akan memakan

waktu dan biaya lebih banyak.

d. Rekomendasi Penilaian kinerja karyawan sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan

dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan program training untuk

karyawan yang masih memiliki kekurangan agar karyawan tersebut mendapatkan

pengetahuan lebih untuk mengembangkan skillsnya.

Audit Fungsi Kompensasi

a. Criteria 1) Kompensasi yang dibayarkan harus sesuai dengan bobot tugas dan tanggung

jawab serta jabatan seorang karyawan.

2) Gaji atau upah yang dibayarkan harus sesuai dengan tingkat gaji atau upah di pasaran untuk perusahaan yang sejenis dan sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan (upah minimum Provinsi).

3) Gaji atau upah yang dibayarkan dapat memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik untuk perusahaan

4) Kompensasi yang diterima karyawan harus bersifat kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung.

b. Cause 1) Dari hasil wawancara kepada salah satu karyawan pada divisi keuangan,

pemberian kompensasi karyawan kantor dilakukan secara bulanan melalui

transfer ke rekening karyawan yang telah terdaftar di salah satu bank yang

telah ditentukan perusahaan.

2) Pemberian kompensasi man power dilakukan berdasarkan jam kerja man power tersebut yang diawasi oleh supervisor. Supervisor juga melakukan

pencatatan terhadap durasi kerja setiap man power ke dalam job time ticket.

Kemudian supervisor mengirimkan catatan tersebut pada engineering

manajer untuk dijadikan dasar penghitungan pemberian kompensasi man

power. Setelah itu, engineering manajer memberikan job time ticket tersebut

kepada direktur untuk ditandatangani, kemudan diberikan pada bagian

keuangan untuk diproses pengeluaran gajinya.

3) Dari hasil wawancara, kompensasi yang diterima karyawan telah sesuai dengan bobot kerja dan dapat memotivasi karyawan untuk memiliki kinerja

yang lebih baik untuk perusahaan.

4) Perusahaan juga memberikan kompensasi berupa barang, yaitu sembako yang dibagikan kepada karyawan kurang lebih setiap 3 bulan sekali.

c. Effect 1) Pemberian gaji melalui transfer ke rekening bank karyawan yang telah

didaftarkan perusahaan dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena setiap

transaksi keuangan melalui bank yang dilakukan oleh perusahaan tercatat

oleh bank dan perusahaan memiliki dokumentasi khusus untuk nama dan

nomor rekening karyawan yang saat ini tercatat sebagai karyawan PT.

Shaftindo Energi.

2) Penggajian man power berdasarkan rekap job time ticket yang dibuat oleh supervisor ini dikhawatirkan memuat rekap job time ticket palsu dengan

tambahan jumlah karyawan. Peneliti juga melakukan tanya jawab kepada

direktur mengenai jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan dalam projek

namun direktur tidak mengetahui jumlah pastinya. Hal ini merupakan sautu

celah yang dapat dimanfaatkan oleh supervisor maupun engineering

manager untuk mendapatkan gaji lebih sehingga hal ini dapat merugikan

perusahaan.

3) Dengan jumlah kompensasi yang sesuai dengan bobot kerja karyawan dapat membuat karyawan merasa kinerjanya dihargai dengan layak. Selain itu,

perusahaan sering memberikan kompensasi berupa barang kepada seluruh

karyawan yang bekerja di kantor. Menurut hasil wawancara, pemberian

kompensasi ini membuat loyalitas karyawan terhadap perusahaan

meningkat, sehingga karyawan lebih termotivasi untuk mendukung tujuan-

tujuan perusahaan.

d. Rekomendasi Perusahaan sebaiknya membuat sistem pengisian job time ticket secara

online. Dengan begitu, PT. Shaftindo Energi dapat mengakses rekap job time

ticket dari berbagai tempat, khususnya dari kantor utama di Jakarta. Hal ini juga

memudahkan direktur untuk mengetahui data karyawan yang bekerja di proyek

baik supervisor, man power, maupun engineering manager.

Audit Fungsi Perlindungan Tenaga Kerja

a. Criteria 1) Perusahaan memberikan tempat kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan 2) Perusahaan menciptakan suasana aman dan menerapkan fungsi-fungsi

perlindungan tenaga kerja baik di kantor maupun di proyek.

3) Seluruh karyawan berhak atas jaminan keselamatan kerja b. Cause

1) Dari hasil observasi dan wawancara secara sampling, perusahaan telah memberikan tempat kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan baik di

kantor maupun di proyek.

2) Perusahaan membuat banyak slogan-slogan keselamatan yang ditempel di dinding perusahaan yang dapat dengan mudah dibaca oleh karyawan.

3) Setiap karyawan memiliki kontrak untuk bekerja dengan mengedepankan safety. Kontrak tersebut dipigora dan ditempel di dinding kantor agar

karyawan senantiasa dapat mengingat bahwa safety adalah hal yang utama

dalam bekerja.

4) Sudah ada jaminan untuk karyawan yaitu jamsostek dan asuransi kesehatan karyawan di inhealth assurance. Namun dari hasil wawancara, peneliti

mendapat informasi bahwa pernah terjadi kecelakaan kerja di salah satu

proyek yang menyebabkan seorang man power harus ditangani oleh medis.

Biaya pengobatan ditanggung oleh asuransi inhealth.

c. Effect 1) Tempat kerja yang nyaman dan aman akan mendukung kinerja pegawai dan

meminimalisir ketakutan pegawai akan ketidakamanan dalam bekerja.

2) Adanya slogan-slogan dan kontrak karyawan berkaitan dengan safety dapat meningkatkan antisipasi karyawan agar selalu bertindak aman dalam

bekerja.

3) Adanya asuransi kesehatan dari perusahaan merupakan suatu tindakan yang menjamin keselamatan karyawan, apabila terjadi kecelakaan kerja dapat

segera ditangani sehingga tidak mengganggu kinerja karyawan.

d. Rekomendasi Perusahaan selain memberikan jaminan keselamatan sebaiknya

melakukan pelatihan kepada karyawan tentang perlindungan keselamatan kerja,

terutama dalam penggunaan alat-alat kerja agar kecelakaan kerja dapat

diantisipasi oleh masing-masing individu dalam perusahaan.

Audit Fungsi Pemeliharaan Hubungan dengan Karyawan

a. Criteria 1) Aktivitas serikat pekerja tidak menunjukkan adanya unjuk rasa atau mogok

kerja.

2) Terdapat prosedur formal bagi karyawan untuk menyampaikan keluhannya.

b. Cause 1) Selama tujuh tahun berdiri, tidak pernah ada serikat pekerja yang melakukan

unjuk rasa maupun mogok kerja. Namun menurut hasil observasi, terdapat

beberapa karyawan yang tidak masuk kerja pada saat banjir. Padahal ada

pula karyawan yang tempat tinggalnya kebanjiran namun masih masuk

kerja. Hal ini menunjukkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan berbeda-

beda. Selain itu, ditemukan pula bahwa salah satu karyawan yang tidak

masuk kerja dengan alasan banjir tersebut beberapa hari kemudian

melakukan pengunduran diri dari PT. Shaftindo Energi. Hal ini

menunjukkan bahwa karyawan tersebut tidak memiliki loyalitas yang baik

terhadap perusahaan.

2) Apabila terdapat keluhan karyawan, maka harus disampaikan pada atasannya. Misalnya staf memiliki keluhan, maka staf tersebut dapat

menyampaikan keluhannya kepada manajer divisinya.

c. Effect 1) Kurangnya loyalitas karyawan terhadap perusahaan hingga menyebabkan

pengunduran diri dapat menyebabkan kinerja perusahaan terhambat karena

kekosongan posisi tersebut.

2) Prosedur penyampaian keluhan tidak dibuat secara formal dan kurang memfasilitasi karyawan yang ingin menyampaikan keluhan terkait

atasannya. Karena jika keluhan tersebut tentang atasannya sendiri, maka

tidak etis jika disampaikan kepada atasannya tersebut.

d. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan mengadakan pelatihan dan outbound yang dapat

meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Pada perencanaan yang

tertera pada Target dan Sasaran SDM 2013 dinyatakan bahwa perusahaan ingin meningkatkan loyalitas karyawan pada perusahaan. Hal tersebut juga dapat

mendukung perencanaan SDM perusahaan.

Audit Fungsi Pemutusan Hubungan Kerja

a. Criteria 1) Prosedur pemutusan hubungan kerja dilakukan karena pelanggaran disiplin

karyawan dan telah ada prosedur peringatan sebelumnya.

2) Perusahaan memiliki prosedur untuk karyawan yang ingin mengudurkan diri.

3) Prosedur pemutusan tenaga kerja telah memperhatikan hak-hak karyawan. b. Cause

1) PT. Shaftindo belum pernah melakukan pemecatan karyawan karena pelanggaran disiplin karyawan. Pelanggaran peraturan yang terjadi pada PT.

Shaftindo hanya pelanggaran ringan yang hanya perlu diberi peringatan.

2) Perusahaan memiliki prosedur untuk karyawan yang ingin mengundurkan diri harus membuat surat pengunduran diri disertai alasan yang kuat. Surat

pengunduran diri tersebut diserahkan pada manajer divisi SDM yang

kemudian menyampaikannya pada direktur untuk dimintai persetujuan.

Apabila telah disetujui oleh direktur, maka karyawan tersebut secara resmi

telah dianggap bukan karyawan PT. Shaftindo Energi lagi.

3) Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan dengan tidak memperpanjang kontrak kerjanya pada PT. Shaftindo Energi.

Pemutusan hubungan kerja tersebut sudah memperhatikan hak-hak karyawan

yaitu dengan pelunasan gaji selama sebulan terakhir kepada karyawan.

c. Effect 1) Pengunduran diri karyawan menyebabkan perusahaan mengalami

kekosongan posisi selama perusahaan belum memiliki karyawan pengganti.

Hal ini juga dapat mengakibatkan tanggung jawab dari karyawan yang

mengundurkan diri tersebut harus diberikan kepada karyawan lain.

Sehingga, ada karyawan yang memiliki beban kerja lebih selama terjadinya

kekosongan posisi tersebut, padahal gaji yang dibayarkan tetap. Hal ini data

mengakibatkan kecemburuan sosial dan kelelahan bagi karyawan yang

diberi tanggung jawab tambahan.

2) Pemutusan hubungan kerja dengan cara tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan dapat menyebabkan perputaran karyawan cepat. Biasanya hal

tersebut terjadi pada Man Power yang bekerja di proyek, sehingga

perusahaan harus melakukan rekruitmen lagi jika membutuhkan karyawan di

proyek selanjutnya. Hal ini tentu saja membutuhkan biaya, waktu, dan

tenaga untuk melakukan rekruitmen lagi.

d. Rekomendasi Apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan

segera melakukan rekruitmen dan melaksanakan prosesnya dengan cepat agar

tidak terjadi kekosongan posisi serta pembebanan tanggung jawab yang

berlebihan pada karyawan lain. Perusahaan juga sebaiknya memanfaatkan dan

mengembangkan SDM yang sudah ada dengan cara memberikan pelatihan

kepada karyawan daripada melakukan pemutusan hubungan kerja sehingga

harus merekrut karyawan baru.

KESIMPULAN

Dari 9 fungsi yang diaudit oleh penulis, terdapat 6 fungsi yang telah berjalan

efektif dan 3 fungsi yang tidak efektif. Fungsi yang telah berjalan efektif antara lain

perencanaan SDM, pelatihan dan pengembangan karyawan, penilaian kinerja,

manajemen kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja.

Sedangkan fungsi yang tidak efektif antara lain perekrutan SDM, seleksi dan

orientasi, serta pemeliharaan hubungan dengan karyawan.

Dari pengembangan criteria, cause, effect dari masing-masing fungsi

ditemukan beberapa kelemahan antara lain perencanaan SDM tidak terdapat

keterangan mengenai subjek pelaksana dari setiap rincian perencanaan SDM yang

tertulis dalam Target dan Sasaran HRD 2013 sehingga tidak ada pihak yang merasa bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan perencanaan tersebut.

Publikasi rekruitmen tidak memberi keterangan secara lengkap untuk persyaratan.

Seleksi man power tidak melibatkan klien, tanpa ada proses penilaian cara kerja

dalam tim, karyawan baru dalam masa orientasi hanya dibekali prosedur tertulis.

Pemberian kompensasi kepada man power melalui supervisor sangat rawan terkena

tindakan fraud.

Rekomendasi yang dapat penulis berikan kepada PT. Shaftindo Energi adalah

sebaiknya perencanaan SDM tahunan dibuat secara lengkap dan lebih rinci dengan

mencantumkan pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan perencanaan

tersebut, perusahaan hendaknya mempertimbangkan untuk melibatkan klien dalam

proses seleksi karyawan yang akan bekerja pada proyeknya, perusahaan juga perlu

lebih mengoptimalisasikan fungsi media internet berupa website perusahaan sebagai

media untuk menginformasikan lowongan pekerjaan agar informasi tersebut dapat

diketahui oleh lebih banyak pihak. Perusahaan sebaiknya melibatkan klien dalam

seleksi man power baru agar calon man power yang direkrut dapat sesuai dengan

permintaan klien. Program pelatihan dan pengembangan karyawan dibuat baik

untuk karyawan manajerial maupun man power. Penilaian kinerja karyawan

sebaiknya dijadikan sebagai dasar atau acuan dalam pengambilan keputusan untuk

melaksanakan program training untuk karyawan yang masih memiliki kekurangan

agar karyawan tersebut mendapatkan pengetahuan lebih untuk mengembangkan

skillsnya. Perusahaan sebaiknya membuat sistem pengisian job time ticket secara

online. Dengan begitu, PT. Shaftindo Energi dapat mengakses rekap job time ticket

dari berbagai tempat, khususnya dari kantor utama di Jakarta. Apabila terdapat

karyawan yang mengundurkan diri, sebaiknya perusahaan segera melakukan

rekruitmen dan melaksanakan prosesnya dengan cepat agar tidak terjadi kekosongan

posisi serta pembebanan tanggung jawab yang berlebihan pada karyawan lain.

Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan berkaitan dengan pengelolaan

sumber daya manusia yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam

memperbaiki permasalahan yang ada, antara lain :

a. PT. Shaftindo Energi hendaknya dapat menjadikan hasil audit sebagai bahan koreksi demi mencapai perbaikan dalam pengelolaan sumber daya manusia.

b. Rekomendasi yang diberikan penulis hendaknya dipertimbangkan untuk dilakukan tidak lanjut perbaikan.

c. PT. Shaftindo Energi diharapkan dapat melakukan perbaikan-perbaikan dari kelemahan yang ada untuk menciptakan pengelolaan manajemen sumber daya

manusia yang lebih baik

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan

Publik. Edisi Ketiga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti.

Arikunto, S. 1995. Prosedur Penelitian suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka

Cipta

Arrens, dan Loebbecke. 1996. Auditing (Pendekatan Terpadu). Buku pertama. Edisi

Indonesia. Jakarta: Salemba Empat

Bayangkara,IBK. 2011. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Cetakan

keenam. Jakarta: Salemba Empat

Dessler,Garry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Prenhallindo

Handoko, T. Hani. 1994. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta: BPFE

Indriantoro, Nur dan Bambang Supomo, 1999. Metodologi Penelitian Bisnis untuk

Akuntansi dan Manajemen. Yogyakarta: BPFE

Mangkuprawira. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Jakarta:

Ghalia

Manullang,M. 1976. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghalia

Narbuko, C dan Achmadi,A . 2007. Metode Penelitian. Jakarta : Bumi Aksara

Nazir, Moh. 1988. Metodologi Penelitian. Jakarta : Penerbit Ghalia Indonesia

Sekaran, Uma. 2006. Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Jakarta : Salemba Empat

Setiawan, Johny. 1988. Pemeriksaan Kinerja (Performance Auditing). Yogyakarta:

BPFE

Siagian, Sondang P. 1997. Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Siagian, Sondang P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan ke-

sembilan. Jakarta: Bumi Aksara

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: CV.

Alfabeta

Tunggal, Amin Widjaja. 1992. Management Audit Kontemporer. Edisi Revisi.

Jakarta: Harvarindo

Tunggal, Amin Widjaja. 2000. Management Audit Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka

Cipta.