iq-0107-06 en iso 9001:2015 - società italiana di cardiologia · manuale gestione qualitÀ redatto...

IQ-0107-06

Certificato NO.Certificate NO.

2007-01-16

Data di prima emissioneFirst issue date

2018-07-18

Data di ultima emissioneLast issue date

2021-07-17

Data di scadenzaExpiry date

President & C.E

Auditing Director

Dasa-Rägister S.p.A.

ENTE CERTIFICATORE CERTIFICA CHE IL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ DI CERTIFICATION BODY CERTIFIES THAT THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF

Società Italiana di CardiologiaItalia - 00198 Roma - Via Po, 24È STATO VERIFICATO E TROVATO CONFORME AI REQUISITI DELLO STANDARDHAS BEEN ASSESSED AND FOUND IN COMPLIANCE WITH THE STANDARD REQUIREMENTS

EN ISO 9001:2015Per le seguenti attività aventi come oggettoProgettazione ed erogazione di eventi scientifici, corsi di aggiornamento e formazionecontinua anche accreditata ECM; coordinamento dei gruppi di studio costituiti

For the following activities having as objectDesign and provision of scientific events, refresher courses and continual training coursealso CME accredited; coordination of established study groups

Settori - Sectors 37 - 35

Dasa-Rägister S.p.A.Italy - 00071 Pomezia - RomaVia dei Castelli Romani, 22Tel.+ 39 0691622002Fax +39 069107126www.dasa-raegister.comOffices: Milano, Roma, Bari

Informazioni puntuali e aggiornate circa lo statodella presente Certificazione sono disponibiliall'indirizzo www.dasa-raegister.com.Punctual and updated information regarding thisCertification is available at www.dasa-raegister.com.

Riferirsi alla Documentazione del Sistema diGestione Qualità dell’Organizzazione per idettagli delle singole esclusioni ai requisiti dellaNorma ISO 9001:2015. La validità del presenteCertificato è subordinata al rispetto delleprescrizioni del Regolamento di CertificazioneDasa-Rägister, dei requisiti della Norma ISO9001:2015, ad un programma di sorveglianzaannuale e ad un riesame ogni tre anni.

Refer to the Documents of the QualityManagement System of the Organisation fordetails regarding the exclusions to ISO9001:2015 Standard requirements. The validityof this Certificate is subordinated by a full respectof that prescribed in Dasa-Rägister's CertificationRegulation, of ISO 9001:2015 Standardrequirements, to an annual surveillanceprogramme and to a three yearly re-assessment.

SGQ N° 052A PRD N° 245B

SGA N° 030D FSM N° 017I

SSI N° 011G

Membro degli Accordi di Mutuo Riconoscimento

EA, IAF e ILAC

Signatory of EA, IAF and ILAC

Mutual Recognition Agreements

http://www.dasa-raegister.com/



IQ-0107-05

Certificato NO.Certificate NO.

2007-01-15

Data di prima emissioneFirst issue date

2018-07-18

Data di ultima emissioneLast issue date

2021-07-17

Data di scadenzaExpiry date

President & C.E

Auditing Director

Dasa-Rägister S.p.A.

ENTE CERTIFICATORE CERTIFICA CHE IL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ DI CERTIFICATION BODY CERTIFIES THAT THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF

FINSIC S.r.l.Italia - 00198 Roma - Via Po, 24È STATO VERIFICATO E TROVATO CONFORME AI REQUISITI DELLO STANDARDHAS BEEN ASSESSED AND FOUND IN COMPLIANCE WITH THE STANDARD REQUIREMENTS

EN ISO 9001:2015Per le seguenti attività aventi come oggettoSupporto logistico ed organizzativo alla gestione delle attività istituzionali della SocietàItaliana di Cardiologia

For the following activities having as objectLogistic and organizational support for management of institutional activities of the ItalianSociety of Cardiology

Settore - Sector 35

Dasa-Rägister S.p.A.Italy - 00071 Pomezia - RomaVia dei Castelli Romani, 22Tel.+ 39 0691622002Fax +39 069107126www.dasa-raegister.comOffices: Milano, Roma, Bari

Informazioni puntuali e aggiornate circa lo statodella presente Certificazione sono disponibiliall'indirizzo www.dasa-raegister.com.Punctual and updated information regarding thisCertification is available at www.dasa-raegister.com.

Riferirsi alla Documentazione del Sistema diGestione Qualità dell’Organizzazione per idettagli delle singole esclusioni ai requisiti dellaNorma ISO 9001:2015. La validità del presenteCertificato è subordinata al rispetto delleprescrizioni del Regolamento di CertificazioneDasa-Rägister, dei requisiti della Norma ISO9001:2015, ad un programma di sorveglianzaannuale e ad un riesame ogni tre anni.

Refer to the Documents of the QualityManagement System of the Organisation fordetails regarding the exclusions to ISO9001:2015 Standard requirements. The validityof this Certificate is subordinated by a full respectof that prescribed in Dasa-Rägister's CertificationRegulation, of ISO 9001:2015 Standardrequirements, to an annual surveillanceprogramme and to a three yearly re-assessment.

SGQ N° 052A PRD N° 245B

SGA N° 030D FSM N° 017I

SSI N° 011G

Membro degli Accordi di Mutuo Riconoscimento

EA, IAF e ILAC

Signatory of EA, IAF and ILAC

Mutual Recognition Agreements




Questo documento è di proprietà della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC s.r.l.. Ogni divulgazione e riproduzione o cessione di contenuti a terzi deve essere autorizzata dalla Società stessa.

SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

FINSIC S.R.L

MANUALE DI GESTIONE QUALITÀ

UNI EN ISO 9001 : 2015

MGQ No: ___

Revisione: 07 del 19/06/2018

Copia in emissione controllata F

Copia in emissione non controllata F

MANUALE GESTIONE QUALITÀ

Redatto in collaborazione con EPICENTRO ITALIA SRL 2 di 66

SOMMARIO

0 Presentazione della Società ..................................................................................................................................................... 5 0.1 Dati anagrafici SIC ............................................................................................................................................................. 5 0.2 Dati anagrafici FINSIC ....................................................................................................................................................... 6

1 Scopo e Campo di Applicazione .............................................................................................................................................. 7 2 Riferimenti normativi ................................................................................................................................................................ 7 3 Termini e definizioni ................................................................................................................................................................. 8

3.1 Sigle e relative interpretazioni ............................................................................................................................................ 8 3.2 Simbologia diagrammi di flusso ......................................................................................................................................... 8

4 Contesto dell’organizzazione ................................................................................................................................................... 9 4.1 Contesto e aspettative delle parti interessate .................................................................................................................... 9 4.2 Campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità .......................................................................................... 9

4.2.1 Campo di applicazione ................................................................................................................................................ 9 4.2.2 Esclusioni .................................................................................................................................................................... 9

4.3 Processi ........................................................................................................................................................................... 10 5 Leadership ............................................................................................................................................................................. 12

5.1 Leadership e impegno della direzione ............................................................................................................................. 12 5.2 Politica per la qualità ........................................................................................................................................................ 13 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità ......................................................................................................................................... 14

6 Pianificazione ......................................................................................................................................................................... 18 6.1 Azioni per affrontare rischi ed opportunità ....................................................................................................................... 18 6.2 Pianificazione del sistema di gestione per la qualità ........................................................................................................ 20 6.3 Pianificazione delle modifiche .......................................................................................................................................... 21

7 Supporto ................................................................................................................................................................................ 22 7.1 Risorse ............................................................................................................................................................................. 22

7.1.1 Generalità .................................................................................................................................................................. 22 7.1.2 Persone ..................................................................................................................................................................... 22 7.1.3 Infrastrutture .............................................................................................................................................................. 23 7.1.4 Ambiente per il funzionamento dei processi .............................................................................................................. 24 7.1.5 Risorse per il monitoraggio e la misurazione ............................................................................................................. 24 7.1.6 Conoscenza organizzativa ......................................................................................................................................... 24

7.2 Competenza .................................................................................................................................................................... 24 7.2.1 Mappatura delle competenze..................................................................................................................................... 24 7.2.2 Pianificazione e gestione delle attività di formazione ................................................................................................. 25

7.3 Consapevolezza .............................................................................................................................................................. 25 7.4 Comunicazione ................................................................................................................................................................ 25

7.4.1 Comunicazione interna .............................................................................................................................................. 25 7.4.2 Comunicazione esterna ............................................................................................................................................. 26

7.5 Informazioni Documentate ............................................................................................................................................... 26 7.5.1 Generalità .................................................................................................................................................................. 26



7.5.2 Creazione e aggiornamento delle informazioni documentate .................................................................................... 26 7.5.3 Controllo delle informazioni documentate .................................................................................................................. 30

8 Attività operative .................................................................................................................................................................... 31 8.1 Processi Primari ............................................................................................................................................................... 31

8.1.1 Progettazione e gestione di eventi formativi e scientifici – convegni regionali e corsi intramoenia .......................... 32 8.1.2 Progettazione ed organizzazione del congresso nazionale della Società Italiana di Cardiologia .............................. 37 8.1.3 Coordinamento dei gruppi di studio ........................................................................................................................... 48 8.1.4 Gestione dei soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia ...................................................................................... 50 8.1.5 Identificazione, rintracciabilità e preservazione ......................................................................................................... 52 8.1.6 Proprietà dei clienti e dei fornitori ............................................................................................................................... 52

8.2 Processi di supporto ........................................................................................................................................................ 53 8.2.1 Controllo dei prodotti e servizi forniti dall’esterno....................................................................................................... 54 8.2.2 Comunicazione ed informazione verso i Clienti ......................................................................................................... 57

9 Valutazione delle prestazioni ................................................................................................................................................. 58 9.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione ............................................................................................................. 58

9.1.1 Generalità .................................................................................................................................................................. 58 9.1.2 Soddisfazione del cliente ........................................................................................................................................... 58 9.1.3 Analisi e valutazione .................................................................................................................................................. 58

9.2 Audit interni ...................................................................................................................................................................... 60 9.3 Riesame della direzione ................................................................................................................................................... 62

10 Miglioramento ...................................................................................................................................................................... 64 10.1 Generalità ...................................................................................................................................................................... 64 10.2 Non conformità e Azioni correttive ................................................................................................................................. 64 10.3 Miglioramento continuo .................................................................................................................................................. 65



Revisioni Data Descrizione

0 03/07/2006 Prima emissione

01 20/11/2006 MGQ 05 – Aggiornamento degli organigrammi della Società Italiana di Cardiologia e del-la FINSIC;

MGQ 07 – Variazioni nelle modalità di registrazione delle valutazioni dei fornitori di pro-dotti / servizi.

02 07/12/2006 MGQ 01 – Variaz. ai campi di applicazione della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC;

MGQ 05 – Aggiornamento dell’organigramma della FINSIC.

03 12/11/2007 MGQ 07 – Inserimento riferimenti alla nuova modulistica per la gestione delle iscrizioni alle riunioni scientifiche regionali e ai corsi intramoenia;

MGQ 07 – Eliminazione del processo descrivente la gestione degli eventi “Divulgazione Linee Guida”;

MGQ 07 – Eliminazione del processo descrivente la gestione degli eventi “SIC Ricerca Giovani”;

MGQ 07 – Aggiornamento del processo descrivente la gestione del “Congresso Virtua-le”.

04 09/11/2009 MGQ 01 – correzione dei punti non applicabili della norma UNI EN ISO 9001:2000;

MGQ 07 – Aggiornamento del processo descrivente la progettazione ed organizzazione del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia.

05 25/10/2010 MGQ 05 – aggiornamento della struttura organizzativa della FINSIC;

Tutte le sezioni del MGQ – adeguamento del sistema di gestione per la qualità ai requisi-ti della norma UNI EN ISO 9001:2008.

06 15/06/2016 MGQ 07 – Aggiornamento del processo descrivente la progettazione e gestione di eventi formativi e scientifici – riunioni scientifiche regionali e corsi intramoenia;

MGQ 07 – Aggiornamento del processo descrivente la progettazione ed organizzazione del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia.

07 19/06/2018 Adeguamento alla Norma ISO 9001:2015

MGQ 00 Dati anagrafici e storico della società


0 PRESENTAZIONE DELLA SOCIETÀ

0.1 DATI ANAGRAFICI SIC

Denominazione: Società Italiana di Cardiologia

Sede: Via Po, 24 – 00198 Roma

Collegamenti: tel. 06-85356958 Fax 06-85356927

Sito web: www.sicardiologia.it

E-mail: [email protected]

Storico della Società Italia di Cardiologia

La storia della maggior parte delle società nazionali di cardiologia, prende spunto rispondendo ad una necessità culturale e pra-tica che si palesa anche grazie ai nuovi strumenti di diagnosi che consentono alla cardiologia di imporsi come disciplina auto-noma.

Tale esigenza si manifestò innanzitutto con il fiorire di numerosi periodici legati esclusivamente alla cardiologia come l'«Archives des Maladies du Coeur, des Vaissaux et du Sang », fondato da Henry Vaquez nel 1908. L'anno successivo, a cura di James Mackenzie e Tomas Lewis, vide la luce «Heart», il primo periodico in lingua inglese dedicato esclusivamente alla cardiologia, che in seguito continuerà con il prestigioso nome di «British Heart Journal».

In Italia, il Prof. Filiberto Mariani di Genova, fonda nel 1916 il periodico «Le Malattie del Cuore e dei Vasi» (Editore Luigi Pozzi). Nel 1920 è chiamato a dirigerlo il Prof. Vittorio Ascoli con la redazione del Prof. Cesare Pezzi. Successivamente, nel 1932 i l pe-riodico che ne frattempo aveva assunto la denominazione di «Cuore e circolazione» riceve un forte impulso dalla direzione del Prof. Cesare Frugoni coadiuvato da Cesare Pezzi come redattore capo.

Il sempre più vivo interesse per gli argomenti cardiologici spinse nel 1935 alcuni dei nostri più illustri studiosi a costituire un «Gruppo Cardiologico Italiano» sull'esempio di quanto già avvenuto in altri paesi. (Nel 1924 P. White aveva fondato l'«American Heart Association»).

Il comitato promotore di questo gruppo era formato dai Proff.: Luigi Zoja, Cesare Frugoni, Domenico Cesa-Bianchi, Cesare Pezzi, Domenico Pace, Riccardo Segre, e il Segretario Dr. Buccianti. La prima riunione avvenne a Milano il 14 aprile del 1935 senza il Prof. Segre, che era deceduto nel frattempo.

Negli anni successivi il Gruppo si riunì regolarmente a Milano, poi la sua attività ebbe una battuta d'arresto, per l'esiguo numero dei componenti e per difficoltà economiche; in quegli anni la pubblicazione degli «Atti» delle precedenti riunioni trovò ospitalità su «Cuore e Circolazione».

Nel 1940, grazie alla munificenza del benemerito Dr. Giovanni Recordati, il «Gruppo Cardiologico Italiano» potenziò la propria attività congressuale e si diede il periodico «Folia Cardiologica» che per i successivi 15 anni divenne suo Organo Ufficiale.

Nel 1947 e precisamente l'8 giugno Cesa-Bianchi, Colombi, Frau, Puddu e Salvini proposero che in luogo della precedente de-nominazione di Gruppo si costituisse una società denominata «Associazione Italiana di Cardiologia» e dettarono delle norme statutarie senza, però, una loro registrazione legale. La attuale denominazione di «Società Italiana di Cardiologia» risulta regi-strata soltanto il 20 marzo 1956 dal Notaio Vesci in Roma e sottoscritta dagli allora componenti del Consiglio Direttivo tra i quali Luigi Condorelli (presidente) e Vittorio Puddu (segretario). Da allora la Società vide accrescere il suo prestigio riuscendo a coa-gulare intorno a sé l'interesse dei Cardiologi italiani e stranieri tenendo congressi a cadenza regolare e pubblicando autonoma-mente gli «Atti» congressuali e, come organo ufficiale della Società, un proprio «Bollettino». Negli anni '80 il «Bollettino» si tra-sformò, durante la presidenza di Attilio Reale, che nel 1990 divenne anche Presidente della Società Europea di Cardiologia, in «Cardiologia» una rivista di più ampio respiro, citata nell'Index Medicus, e attualmente diffusa in tutto il mondo.

Attualmente la Società Italiana di cardiologia comprende nel suo seno anche sezioni regionali che riuniscono associati residenti od operanti nelle singole regioni o in regioni limitrofe nonché Gruppi di Studio, aperti anche ai non membri della Società, dedica-ti a raccogliere i cultori di aspetti particolari della cardiologia.

http://www.sicardiologia.it/

mailto:[email protected]

MGQ 00 Dati anagrafici e storico della società


0.2 DATI ANAGRAFICI FINSIC

Denominazione: FINSIC S.r.l.

Sede: Via Po, 24 – 00198 Roma

Collegamenti: tel. 06-85355854 Fax 06-84081665

Sito web: www.sicardiologia.it

E-mail: [email protected]

Storico della FINSIC s.r.l.

La società ha per oggetto la promozione e l'organizzazione della ricerca scientifica nell'ambito della cardiologia e di comunica-zione e divulgazione degli argomenti e delle problematiche della predetta disciplina.

A tal fine la Società potrà organizzare congressi, convegni, giornate di studio, seminari, corsi di formazione e qualificazione pro-fessionale, e scuole di formazione e/o di aggiornamento, e qualsiasi altra manifestazione e/o iniziativa, utile per promuovere la diffusione, la conoscenza, lo sviluppo ed il progresso della cardiologia; pubblicare riviste, periodici, libri ed altri strumenti di co-municazione, anche audiovisivi, che riguardino la stessa materia, curando eventualmente la raccolta di pubblicità e le pubbliche relazioni, anche con la stampa ed i media in generale; fornire a terzi il supporto per lo svolgimento di attività segretariali ed am-ministrative.

Il tutto nel modo più ampio, senza riserve, limitazioni od eccezioni di sorta, in modo diretto e/o indiretto, per conto proprio e/o di terzi, in Italia e all'Estero.


mailto:[email protected]

MGQ 01 Scopo e campo di applicazione – MGQ 02 Riferimenti normativi


1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

Scopo e campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità della Società Italiana di Cardiologia

Il sistema di gestione per la qualità della Società Italiana di Cardiologia è da considerarsi applicato a tutti i processi aziendali connessi alle attività di:

• Progettazione ed erogazione di eventi scientifici, corsi di aggiornamento e formazione continua anche accreditata ECM; coordinamento dei gruppi di studio costituiti.

FINSIC s.r.l.

Scopo e campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità della FINSIC

Il sistema di gestione per la qualità della FINSIC è da considerarsi applicato a tutti i processi aziendali connessi alle attività di:

• Supporto logistico ed organizzativo alla gestione delle attività istituzionali della Società Italiana di Cardiologia.

2 RIFERIMENTI NORMATIVI

I Riferimenti normativi sono contenuti nel Modulo M 2 1 RIFERIMENTI NORMATIVI

MGQ 03 Termini e definizioni


3 TERMINI E DEFINIZIONI

3.1 SIGLE E RELATIVE INTERPRETAZIONI

SIGLA TESTO ESTESO SIGLA TESTO ESTESO

SGQ Sistema di Gestione per la Qualità SIC Società Italiana di Cardiologia

ASC Area Scientifica CD Consiglio Direttivo Nazionale della Società Ita-liana di Cardiologia

AAM Area Amministrativa CdA Consiglio di Amministrazione della FINSIC

COOR Coordinatore FINSIC RSGQ Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità

ASI Amministratore del Sistema Informatico

Le sigle o i testi estesi possono essere utilizzati indifferentemente all'interno dei documenti, secondo le esigenze derivanti dal conferimento della maggiore chiarezza possibile al documento stesso. Non è consentito l'utilizzo di sigle che non siano state contemplate nella presente tabella; in tali casi è consentito solo l'utilizzo del testo esteso.

3.2 SIMBOLOGIA DIAGRAMMI DI FLUSSO

SIMBOLO DESCRIZIONE SIGNIFICATO

Connettore: identifica il collegamento ad altro diagramma di flusso/processo.

Attività: identifica un'attività che è svolta nell'ambito di un diagramma di flusso/processo; può indicare anche un compito/operazione di dettaglio.

Freccia: identifica l'invio o il trasferimento di un documento da una funzione aziendale ad un'altra.

Opzione: identifica una decisione del tipo SI/NO o comunque alternativa dalla quale pos-sono dipendere due "rami" differenti del diagramma di flusso/processo.

Archivio: identifica l'archivio di destinazione di un documento cartaceo o informatico utiliz-zato nell'ambito di un diagramma di flusso/processo.

Descrizione attivita'

inoltro

decisione

archivio

A

MGQ 04 Contesto dell’Organizzazione


4 CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE

4.1 CONTESTO E ASPETTATIVE DELLE PARTI INTERESSATE

La comprensione del contesto nel quale la Società Italiana di Cardiologia e la FINSIC si trovano ad operare è un aspetto fon-damentale per la pianificazione del sistema di gestione per la qualità, per questo motivo il Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità ha predisposto un documento specifico denominato “Analisi del contesto – Identificazione delle aspettative delle parti interessate”, nel quale vengono identificati e analizzati:

• i fattori esterni ed interni che possono influenzare la capacità dell’organizzazione di conseguire i risultati attesi definiti per il sistema di gestione per la qualità,

• le parti interessate interne ed esterne che possono avere un ruolo rilevante per il sistema di gestione per la qualità,

• i requisiti e le aspettativi delle parti interessate che sono rilevanti per la pianificazione del sistema di gestione per la qualità.

Tale documento è periodicamente riesaminato dagli organi societari (Consiglio Direttivo per la Società Italiana di Cardiologia e Consiglio di Amministrazione per la FINSIC), al fine di poter identificare eventuali variazioni ed integrazioni e gestire le eventuali modifiche al sistema di gestione integrato nel rispetto di quanto descritto nella sezione MGQ 06 del presente manuale.

4.2 CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

4.2.1 CAMPO DI APPLICAZIONE

Campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità della Società Italiana di Cardiologia

Il sistema di gestione per la qualità della Società Italiana di Cardiologia è da considerarsi applicato a tutti i processi aziendali connessi alle attività di:

• Progettazione ed erogazione di eventi scientifici, corsi di aggiornamento e formazione continua anche accreditata ECM; coordinamento dei gruppi di studio costituiti.

Campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità della FINSIC

Il sistema di gestione per la qualità della FINSIC è da considerarsi applicato a tutti i processi aziendali connessi alle attività di:

• Supporto logistico ed organizzativo alla gestione delle attività istituzionali della Società Italiana di Cardiologia.

4.2.2 ESCLUSIONI

Società Italiana di Cardiologia

• Tutti i requisiti presenti nella norma UNI EN ISO 9001:2015 sono da ritenersi applicabili.

FINSIC

• Punto 8.3 escluso Progettazione - in quanto la pianificazione si basa sulle specifiche consolidate fornite dalla Società Italia-na di Cardiologia.



4.3 PROCESSI

Il campo di applicazione, nonché le eventuali esclusioni dal sistema di gestione sono attuati mediante lo sviluppo dei seguenti processi aziendali:

Le modalità di gestione ed i metodi necessari ad assicurare il corretto funzionamento dei processi aziendali individuati, sono specificate all'interno delle seguenti sezioni:

• MGQ 04 Contesto dell’organizzazione. • MGQ 05 Leadership • MGQ 06 Pianificazione • MGQ 07 Supporto • MGQ 08 Attività operative. • MGQ 09 Valutazione delle prestazioni. • MGQ 10 Miglioramento.

Le risorse necessarie alla gestione dei processi aziendali individuati sono appartenenti alla FINSIC e le metodologie di gestione, sia in termini di disponibilità, che di valutazione periodica, sono definite all'interno della sezione MGQ 07 Supporto.

Il monitoraggio, la misurazione e l'analisi dei processi, sono contenute nella sezione MGQ 09 Valutazione delle prestazioni. Mentre la gestione delle azioni di miglioramento del SGQ è riportata nella sezione MGQ 10 Miglioramento

Tutti i processi eventualmente affidati all'esterno, ed aventi influenza sulla conformità del servizio sulla base dei requisiti definiti dal Cliente e cogenti, sono mantenuti sotto controllo dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC attraverso il SGQ e, do-ve necessario, attraverso la definizione di apposita documentazione di supporto.

�

Comunicazione ed informazione

verso i Clienti

Controllo dei prodotti e servizi forniti dall’esterno

Valutazione delle prestazioni e miglioramento

Gestione delle risorse

�

Programmazione Eventi Formativi e

Scientifici

Gestione dei soci

Organizzazione Eventi Formativi

e Scientifici

Erogazione Eventi Formativi

e Scientifici

Clie

nti

Processi di supporto Processi primari Legenda:

Progettazione Congresso Nazionale

Organizzazione Congresso Nazionale

Effettuazione Congresso Nazionale

Coordinamento dei Gruppi di Studio



I principali processi dati in outsourcing da parte della FINSIC, su specifica approvazione da parte della Società Italiana di Car-diologia sono:

• la gestione della segreteria organizzativa del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia – tale attività viene monitorata tramite le periodiche riunioni organizzate con il Referente della Commissione per il Congresso, l’Area Scientifica FINSIC e i soggetti incaricati di svolgere la segreteria organizzativa;

• la gestione del sito web della Società Italiana di Cardiologia – tale servizio viene periodicamente monitorato dall’Area Scientifica FINSIC, come indicato nella sezione MGQ 07 Realizzazione del Prodotto par. Gestione degli approvvigionamen-ti;

• la gestione informatica del congresso virtuale durante il Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia – tale attività viene gestita e monitorata dall’Area Amministrativa FINSIC come specificato nel diagramma di flusso Gestione del Congresso Virtuale inserito nella sezione MGQ 07 Realizzazione del Prodotto par. Progettazione ed Organizzazione del Congresso Nazionale della Società Italiana Di Cardiologia.

MGQ 05 Leadership


5 LEADERSHIP

5.1 LEADERSHIP E IMPEGNO DELLA DIREZIONE

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Attivazione dei necessari flussi di comunicazione interna (verso le

interfacce dell'organizzazione) ed esterna (verso le parti interessate) al fine di rendere chiare e trasparenti le informazioni necessarie al corretto

svolgimento dei processi.

Comunicazione degli obiettivi di breve e di lungo periodo definiti per

il miglioramento del sistema di gestione emersi dai periodici

riesami del Consiglio Direttivo SIC.�

Definizione da parte del Consiglio Direttivo SIC della politica per la qualità e delle relative strategie finalizzate al raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Messa a disposizione da parte del Consiglio di Amministrazione FINSIC delle necessarie risorse

umane, di struttura e finanziarie, utili per il raggiungimento degli obiettivi prefissati e per il costante

miglioramento del sistema di gestione per la qualità.

Individuazione dei necessari indicatori che permettano di

valutare le prestazioni aziendali.�

Il Consiglio Direttivo SIC e il Consiglio di Amministrazione FINSIC sono convinti del fatto che il

proprio coinvolgimento sia fondamentale per lo sviluppo ed il mantenimento del sistema di gestione

qualità. Obiettivo primario risulta essere quindi il raggiungimento del massimo grado di

soddisfazione del cliente.�

Corretto funzionamento dei processi Definizione e comprensione delle aspettative

delle parti interessate identificate

MGQ 05 Leadership


5.2 POLITICA PER LA QUALITÀ

La mission della Società Italiana di Cardiologia è di implementare lo studio delle malattie cardiovascolari e di promuovere la ricerca e la diffusione delle conoscenze da esse derivanti in materia di cardiologia.

A tale scopo la Società Italiana di Cardiologia si propone di favorire i contatti fra gli studiosi, organizzando congressi, riunioni e corsi di aggiornamento, nonché scuole per l’aggiornamento continuo del cardiologo.

Missione della Società Italiana di Cardiologia è anche quella di costituire enti ed organizzazioni, che abbiano come fine lo studio di problemi riguardanti l’educazione in cardiologia e le organizzazioni sanitarie nel campo della cardiologia, da raggiungersi anche con la collaborazione con il Ministero della Salute, le Regioni ed al-tre istituzioni sanitarie pubbliche.

Inoltre scopo della Società Italiana di Cardiologia è anche di elaborare linee guida di pratica clinica convali-data e di promuovere campagne di educazione sanitaria e ricerche epidemiologiche sulle malattie cardiova-scolari.

La mission della FINSIC è quella di identificare e gestire le risorse umane ed economico-finanziarie al fine di organizzare i processi aziendali, nel rispetto delle regole vigenti, indirizzandoli al raggiungimento degli obiet-tivi strategici ed operativi definiti dalla Società Italiana di Cardiologia.

Il Presidente del Consiglio Direttivo SIC

Il Presidente del Consiglio di Amministrazione FINSIC

MGQ 05 Leadership


5.3 RUOLI, RESPONSABILITÀ E AUTORITÀ

In riferimento alla pianificazione del Sistema di Gestione per la Qualità, il Consiglio Direttivo SIC e il Consiglio di Amministrazio-ne FINSIC definisce responsabilità ed autorità necessarie alla corretta esecuzione dei processi aziendali nonché al raggiungi-mento degli obiettivi definiti.

In particolare i rapporti interfunzionali ed i relativi livelli di autorità sono definiti all’interno dei seguenti organigrammi aziendali, mentre le responsabilità attribuite alle differenti figure ed unità organizzative sono descritte all’interno degli Statuti Societari della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC, da cui estrapoliamo alcuni stralci significativi riportandoli nei seguenti mansionari aziendali.

ORGANIGRAMMA SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

MANSIONARIO AZIENDALE DELLA SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

ENTE AZIENDALE RESPONSABILITÀ

Assemblea Plenaria dei Soci

• Eleggere il Consiglio Direttivo Nazionale; • Eleggere il Collegio dei Revisori; • Eleggere il Collegio dei Probiviri; • Nominare i Soci d’onore su proposta del Consiglio Direttivo Nazionale; • Approvare il bilancio preventivo; • Approvare il conto consuntivo; • Deliberare gli indirizzi di impiego del patrimonio dell’Associazione; • Deliberare sulle dismissioni e sull’utilizzo del patrimonio dell’Associazione; • Approvare l’importo annuale delle quote associative; • Determinare annualmente le linee di sviluppo delle attività dell’Associazione; • Approvare la relazione annuale sulle attività; • Approvare i verbali delle proprie sedute; • Deliberare su ogni argomento sottoposto alla sua attenzione dal Consiglio Direttivo Nazionale; • Delegare al Consiglio Direttivo Nazionale l’adozione degli atti e l’espressione delle manifesta-

zioni di volontà che lo Statuto della FINSIC Srl attribuisce alla Società Italiana di Cardiologia in qualità di Socio unico.

ASSEMBLEA PLENARIA DEI SOCI

CONSIGLIO DIRETTIVO NAZIONALE

COLLEGIO DEI PROBIVIRI COMMISSIONI OBBLIGATORIE

COLLEGIO DEI REVISORI GRUPPI DI STUDIO

CONSIGLI DIRETTIVI REGIONALI

MGQ 05 Leadership



Consiglio Direttivo Nazionale

• Eleggere il Presidente dell’Associazione; • Eleggere il Vice Presidente dell’Associazione; • Eleggere il Segretario Generale dell’Associazione; • Eleggere il Tesoriere dell’Associazione; • Approvare la proposta di dotazione organica predisposta dal Segretario Generale; • Approvare la proposta di struttura organizzativa predisposta dal Segretario Generale; • Predisporre gli atti da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea Plenaria; • Sottoporre all’Assemblea Plenaria gli indirizzi e le proposte afferenti alla gestione

dell’Associazione; • Elaborare il bilancio preventivo nonché il documento di programmazione economica se ritenuto

opportuno; • Elaborare il rendiconto economico; • Elaborare il programma annuale delle attività da realizzare; • Predisporre la determinazione della quota associativa annuale da versare da parte dei Soci; • Nominare i Soci corrispondenti; • Nominare i Soci sostenitori; • Nominare i Soci benemeriti; • Proporre all’Assemblea Plenaria la nomina dei Soci d’onore; • Approvare la sottoscrizione di accordi, convenzioni ed ogni altra obbligazione che comporti

esposizione o impegno economico-patrimoniale dell’Associazione; • Deliberare su ogni materia di interesse dell’Associazione; • Definire gli obiettivi di breve e medio/lungo periodo; • Effettuare ad intervalli prefissati il riesame del sistema organizzativo definendone le linee guida

in riferimento agli obiettivi definiti; • Nominare le Commissioni coordinate da un Consigliere.

Collegio dei Probiviri • Dirimere le controversie tra singoli Soci e tra i Soci e gli organi dell’Associazione; • Decidere sulle controversie relative alle cause di cessazione da Socio.

Collegio dei Revisori • Verificare periodicamente la regolarità formale e sostanziale della contabilità; • Redigere apposita relazione da allegare agli schemi di bilancio d’esercizio e di conto consunti-

vo approvati dal Consiglio Direttivo Nazionale.

Commissioni Obbligato-rie

• Sviluppare e coordinare le attività dell’Associazione nei vari settori ed in particolare: a) Commissioni per il Congresso: progetta e gestisce l’organizzazione del Congresso Na-

zionale della Società Italiana di Cardiologia; b) Commissioni per la Didattica e per la Formazione permanente: progetta e gestisce gli

eventi scientifici, i corsi di aggiornamento e formazione continua anche accreditata ECM; c) Commissioni per i Rapporti con le Sezioni Regionali: cura i rapporti istituzionali e scienti-

fici con le Sezioni Regionali della Società Italiana di Cardiologia; d) Commissioni per i Gruppi di Studio: coordina i Gruppi di Studio costituiti dalla Società Ita-

liana di Cardiologia; e) Commissioni economico-finanziario: gestisce e verifica gli aspetti economico-finanziari

della Società Italiana di Cardiologia.

Gruppi di Studio • Sviluppare la ricerca e la diffusione della cultura cardiologica in particolari settori.

Consigli Direttivi Regionali • Promuovere ed organizzare le attività scientifiche e didattico-formative della propria Regione.

MGQ 05 Leadership


ORGANIGRAMMA FINSIC

MANSIONARIO AZIENDALE DELLA FINSIC


Consiglio di Amministrazione

• Essere responsabile di tutte le attività svolte in azienda e definisce gli obiettivi di breve e me-dio/lungo periodo;

• Effettuare ad intervalli prefissati il riesame del sistema qualità definendone le linee guida in rife-rimento agli obiettivi definiti.

Coordinatore

• Gestire e migliorare il sistema organizzativo aziendale in funzione delle linee guida e degli obiettivi definiti dal Consiglio di Amministrazione FINSIC;

• Coordinare le attività dell’Area Amministrativa e dell’Area Scientifica FINSIC sulla base delle specifiche approvate dal Consiglio di Amministrazione FINSIC.

Responsabile del Siste-ma di Gestione per la Qualità

• Preparare ad intervalli prefissati la documentazione e i dati in ingresso al riesame del sistema qualità effettuato dal Consiglio di Amministrazione FINSIC;

• Gestisce lo svolgimento degli Audit Interni e trasmettere periodicamente i risultati al Consiglio Direttivo SIC e al Consiglio di Amministrazione FINSIC.

ASSEMBLEA DEI SOCI

AREA AMMINISTRATIVA AREA SCIENTIFICA

COORDINATORE

CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

ORGANO DI VIGILANZA

RESPONSABILE SERVIZIO PREVENZIONE PROTEZIONE

MEDICO COMPETENTE

RAPPRESENTANTE LAVORATORI SICUREZZA

REVISORE DEI CONTI

AMMINISTRATORE DEL SISTEMA INFORMATICO

RESP.LE DEL SISTEMA GESTIONE QUALITA'

MGQ 05 Leadership



Amministratore del Si-stema Informatico

• Svolgere la funzione di amministratore di sistema (system administrator), amministratore di ba-se di dati (database administrator) e amministratore di rete (network administrator);

• Gestire e migliorare le attività tecniche quali il salvataggio dei dati (backup/recovery), l’organizzazione dei flussi di rete, la gestione dei supporti di memorizzazione e la manutenzio-ne hardware delle apparecchiature della FINSIC.

Area Amministrativa

• Curare la segreteria del Consiglio di Amministrazione FINSIC; • Gestire l’amministrazione, l’organizzazione e l’aspetto economico del Congresso Nazionale

SIC in collaborazione con l’Area Scientifica e con la Segreteria Organizzativa congressuale; • Supportare nella definizione, nell’analisi e nel controllo degli aspetti economici relativi agli

eventi e ai progetti gestiti dalla SIC e dalla FINSIC; • Curare la redazione, l’emissione e l’aggiornamento del supporto documentale al sistema orga-

nizzativo aziendale; • Qualificare e valuta i fornitori per garantire un livello di servizio allineato alle necessità azienda-

li; • Reperire, catalogare e diffondere le normative nazionali ed internazionali riguardanti la Qualità; • Partecipare, quando necessario, alla risoluzione delle Non Conformità; • Esaminare la documentazione proveniente da cliente relativa all’andamento qualitativo azien-

dale, individuando, in collaborazione con l’Area Scientifica, le necessarie azioni correttive; • Individuare con l’Area Scientifica le azioni correttive e preventive da attivare, verificandone at-

tuazione ed efficacia; • Promuovere l’attività di addestramento e formazione del personale impegnato in attività; • Gestione attività Fondazione; • Gestire l’iscrizione dei Soci alla SIC e il relativo software di gestione.

Area Scientifica

• Curare la segreteria del Consiglio Direttivo SIC; • Curare la segreteria del Commissioni Obbligatorie SIC • Gestire la progettazione e l’organizzazione del Congresso Nazionale SIC in collaborazione con

la Commissione per il Congresso, con l’Area Amministrativa e con la Segreteria Organizzativa congressuale;

• Gestire la progettazione, l’organizzazione e l’eventuale accreditamento ECM presso il Ministe-ro della Salute degli eventi e dei progetti gestiti dalla SIC e dalla FINSIC in collaborazione con la Commissione per la Didattica e per la Formazione permanente, con l’Area Amministrativa e con le Segreterie Organizzative coinvolte;

• Gestire il coordinamento dei Gruppi di Studio costituiti in collaborazione con la Commissione per i Gruppi di Studio;

• Curare la redazione, l’emissione e l’aggiornamento del supporto documentale al sistema orga-nizzativo aziendale;

• Qualificare e valutare i fornitori per garantire un livello di servizio allineato alle necessità azien-dali;

• Reperire, catalogare e diffondere le leggi, normative e regolamenti specifici di settore; • Partecipare, quando necessario, alla risoluzione delle Non Conformità; • Esaminare la documentazione proveniente da cliente relativa all’andamento qualitativo azien-

dale, individuando, in collaborazione con l’Area Amministrativa, le necessarie azioni correttive; • Individuare con l’Area Amministrativa le azioni correttive e preventive da attivare, verificandone

attuazione ed efficacia; • Promuovere l’attività di addestramento e formazione del personale impegnato in attività.

MGQ 06 Pianificazione


6 PIANIFICAZIONE

6.1 AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI ED OPPORTUNITÀ

L'effetto dell'incertezza di un determinato risultato ed il concetto di risk-based thinking, è considerato nel Sistema di Gestione per la Qualità della Società Italiana di Cardiologia e di FINSIC come implicito e lo incorpora nei requisiti per stabilire, implemen-tare, mantenere e migliorare continuamente il Sistema di Gestione per la Qualità.

I fattori che possono avere influenza sul Sistema di Gestione per la Qualità possono essere di origine:

➢ Interna: influenzati dal contesto interno, e quindi ad esempio: - Capacità di pianificazione dei fabbisogni; - Proprietà intellettuale; - Finanza/Liquidità; - Attività svolte; - Processi; - Qualità del servizio; - Soddisfazione dei clienti; - Fornitori; - Eventi eccezionali; - Emergenze; - Salute e sicurezza dei lavoratori/collaboratori; - Infrastrutture; - Problematiche di comunicazione tra il personale; - Competenze del personale non adeguate alla mansione assegnata; - Non conformità interne non considerate o sottovalutate.

➢ Esterno: influenzati dal contesto esterno e quindi, ad esempio:

- Problematiche legate alla normativa vigente; - Eventi che possono influire sull’immagine della società; - Problematiche legate a disservizi; - Errori di comunicazione con gli utenti (es. partecipanti agli eventi).

Ad ogni fattore di rischio identificato, così come descritto nel capitolo precedente, deve essere dato un peso, valutato in funzio-ne di possibilità di accadimento e di danno che si potrebbe avere all’interno della società.

In particolare si potranno verificare i seguenti casi:

P Probabilità Definizione

1 Improbabile Non sono noti episodi già verificati; Il danno si può verificare solo per una concatenazione di eventi improbabili e tra loro indipendenti; Il verificarsi del danno susciterebbe incredulità all’interno della struttura organizzativa.

2 Poco probabile Sono noti rari episodi già verificati; Il danno può verificarsi solo in circostanze particolari; Il verificarsi del danno susciterebbe sorpresa all’interno della struttura organizzativa.

3 Probabile È noto qualche episodio in cui il pericolo ha causato danno; Il pericolo può trasformarsi in danno anche se non in modo automatico; Il verificarsi del danno susciterebbe scarsa sorpresa all’interno della struttura organizzativa.

4 Molto probabile Sono noti episodi in cui il pericolo ha causato danno; Il pericolo può trasformarsi in danno con una correlazione diretta; Il verificarsi del danno non susciterebbe sorpresa all’interno della struttura organizzativa.

D Gravità Definizione 1 Minima Evento con effetti irrilevanti per la società. 2 Lieve Evento con conseguenze rapidamente reversibili. 3 Significativa Evento risolvibile nel medio termine, che può provocare problematiche (anche d’immagine) non trascurabili. 4 Grave Evento difficilmente reversibile/risolvibile. La società risentirà dei danni causati per lungo tempo.



La magnitudo del rischio verrà quindi calcolata tramite la seguente formula:

R=PxD

dove:

R=Magnitudo del rischio

P=Probabilità di accadimento del danno

D=Gravità del danno

Calcolo di R

(Magnitudo del rischio)

Valo

re d

i P (P

roba

bilit

à) 4 4 8 12 16

3 3 6 9 12

2 2 4 6 8

1 1 2 3 4

1 2 3 4

Valore di D (Gravità del danno) Il rischio sarà quindi riconducibile ad uno dei seguenti casi:

Rischio Valutazione Molto elevato Prevedere interventi e azioni correttive indilazionabili / immediate.

Elevato

Prevedere azioni correttive nel breve termine. Stabilire specifiche procedure di lavoro. Adibire personale qualificato. Verifiche periodiche di sistemi hardware e software. Interventi di informazione / formazione / addestramento.

Medio Prevedere eventuali azioni correttive nel medio / lungo termine. Verifica periodica di sistemi hardware e software. Adibire personale qualificato. Prevedere eventuali interventi specifici di informazione / formazione / addestramento.

Basso Presente solo un rischio residuo, non ulteriormente riducibile con i mezzi attuali.

Il Responsabile del sistema di gestione per la qualità, in collaborazione con i Responsabili delle Aree aziendali, ha predisposto un documento specifico denominato “Valutazione dei rischi e delle opportunità”, nel quale sono valutati i rischi e le opportunità secondo le modalità sopra riportate, tale documento è periodicamente riesaminato dal Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e dal Consiglio di Amministrazione della FINSIC, al fine di poter identificare eventuali variazioni ed integrazioni e gestire le eventuali modifiche al sistema di gestione per la qualità nel rispetto di quanto descritto nella sezione MGQ 06 del pre-sente manuale.

Qualora vengano identificati dei rischi classificati come Elevato o Molto Elevato, sarà cura del Responsabile del sistema di ge-stione per la qualità portare all’attenzione del Consiglio di Amministrazione della FINSIC un piano di miglioramento atto a elimi-nare i rischi o, qualora questo non sia possibile, a mitigarli e comunque a tenerli sotto controllo.



6.2 PIANIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

Elementi in ingresso:

• Principi della Società Italiana di Cardiologia e relativi obiettivi;

• Esigenze del mondo medico scientifico;

• Esigenze dei Soci e di altre parti interessate rilevanti;

• Rischi ed opportunità valutati; • Requisiti cogenti applicabili ai

servizi, soprattutto normativa in materia di ECM;

• Tutte le opportunità di sviluppo e di miglioramento dei processi.

Elementi definiti nella pianificazione:

• Definizione dei processi necessari e fon-damentali per la realizzazione del servizio;

• Responsabilità necessarie alla gestione e all’applicazione dei processi;

• Definizione delle abilità e delle conoscenze per lo svolgimento dei processi;

• Definizione delle risorse umane, infrastrut-ture e finanziarie;

• Definizione degli indicatori per misurare il rendimento e il raggiungimento degli obiet-tivi;

• Definizione dei documenti di supporto ai processi.

RIESAME del Consiglio Direttivo SIC e del Consiglio di Amministrazione FINSIC

Pianificazione SGQ

Elementi in ingresso:

• Esigenze della struttura organizzativa e del mondo medico scientifico;

• Prestazioni dei processi; • Grado di soddisfazione dei parteci-

panti agli eventi; • Risorse disponibili; • Riesame del Consiglio Direttivo SIC e

del Consiglio di Amministrazione FINSIC.

Definizione degli obiettivi strategici ed operativi

della SIC e della FINSIC.

Definizione degli Obiettivi



6.3 PIANIFICAZIONE DELLE MODIFICHE

Ad intervalli periodici il Consiglio Direttivo SIC e il Consiglio di Amministrazione FINSIC provvedono a definire i requisiti per as-sicurare che i cambiamenti che sono necessari per il Sistema di Gestione per la Qualità siano pianificati e che siano considerate le possibili conseguenze e sia assicurata la disponibilità di risorse e la definizione di ruoli e responsabilità. Tali considerazioni vengono documentate all’interno del periodico riesame della direzione.

MGQ 07 Supporto


7 SUPPORTO

7.1 RISORSE

7.1.1 GENERALITÀ

Il Consiglio Direttivo SIC e il Consiglio di Amministrazione FINSIC ha individuato nei processi di gestione delle risorse, uno degli elementi fondamentali per il corretto ed efficiente funzionamento del SGQ e per il raggiungimento degli obiettivi definiti.

In questo senso il Consiglio di Amministrazione FINSIC si impegna a rendere disponibili tutte le risorse, umane e di struttura, necessarie al raggiungimento di tali obiettivi definiti dal Consiglio Direttivo SIC; per questo sono state definite e rese disponibili risorse relative a:

• Risorse umane, ovvero il personale che abbia le abilità, le conoscenze, le responsabilità e la consapevolezza per condurre i processi aziendali verso il raggiungimento degli obiettivi definiti;

• Infrastrutture, ovvero le risorse legate alla struttura aziendale che consentano lo svolgimento dei processi principali e di quelli di supporto alla erogazione dei servizi;

• Ambiente di lavoro, ovvero la presenza di condizioni nelle quali il personale sia motivato e spinto a lavorare in modo orga-nizzato e teso al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

7.1.2 PERSONE

Le risorse umane sono uno degli elementi fondamentali per un'efficiente ed efficace gestione dei processi aziendali. Per questo motivo il Consiglio Direttivo SIC e il Consiglio di Amministrazione FINSIC ritengono determinante, per il raggiungimento degli obiettivi definiti, una corretta gestione di tali risorse.

7.1.2.1 SELEZIONE ED INSERIMENTO DI NUOVE RISORSE

L'attività di selezione di una nuova risorsa da inserire all'interno dell'organizzazione FINSIC è attivata da esigenze specifiche di un’Area aziendale, riconducibili ad aspetti quali: • Necessità di aumentare l'organico; • Necessità di acquisire nuove risorse con competenze specifiche; • Necessità di nuove risorse per l'utilizzo di nuove tecnologie.

I requisiti di base che i candidati devono possedere sono quindi definiti in relazione alle competenze contenute nella MATRICE ATTIVITÀ COMPETENZE dell'Area aziendale interessata all'inserimento, nonché a specifiche esigenze dell'organizzazione definite con il Responsabile dell'Area aziendale e con il Consiglio Direttivo SIC e/o il Consiglio di Amministrazione FINSIC.

Nel caso si renda necessario, una prima scrematura della ricerca viene demandata ad aziende specifiche di ricerca del perso-nale, preventivamente contattate e che ricevono uno specifico mandato approvato dal Consiglio Direttivo SIC e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC.

L'attività di selezione di una nuova risorsa prevede quindi: • Effettuazione del primo colloquio e valutazione iniziale del candidato; • Effettuazione del secondo colloquio e valutazione di dettaglio del candidato; • Effettuazione del periodo di prova.

Il primo colloquio, svolto dal selezionatore identificato dalla Consiglio Direttivo SIC o dal Consiglio di Amministrazione FINSIC, ha come obiettivo la scrematura dei candidati individuati e la valutazione iniziale delle capacità e delle caratteristiche di ogni singolo candidato.

Gli estremi del colloquio sono riportati nel modulo M 6.2 ATTIVITÀ DI SELEZIONE con i dati relativi a: • Nome e cognome del candidato; • Data del colloquio; • Valutazione dei requisiti generali (presenza, gestione rapporti interpersonali, strumenti informatici, ecc.); • Valutazione dei requisiti specifici secondo la Matrice Attività Competenze dell'Area aziendale interessata all'inserimento.

MGQ 07 Supporto


Nel modulo sono effettuate le valutazioni su una scala che prevede tre livelli: negativo, sufficiente, positivo. Per quanto concer-ne la valutazione delle competenze specifiche, il selezionatore esprime un giudizio complessivo su tutte le competenze presenti nella MATRICE ATTIVITÀ COMPETENZE, rimandando al secondo colloquio ed all'eventuale periodo di prova, la valutazione di detta-glio.

Al termine del colloquio, il selezionatore definisce se il candidato possa proseguire il percorso di selezione o se invece l'attività debba essere interrotta in quanto il candidato stesso non incontra le esigenze dell'organizzazione.

In caso di interruzione del percorso di selezione, il modulo ATTIVITÀ DI SELEZIONE è firmato dal selezionatore e consegnato al Responsabile dell’Area Amministrativa per l'archiviazione. Nel caso invece che il selezionatore ritenga la risorsa idonea a pro-seguire il percorso di formazione, definisce con il Responsabile dell’Area interessata le tempistiche per l'effettuazione del se-condo colloquio.

Nel secondo colloquio sono valutate nel dettaglio le competenze specifiche del candidato (sempre in riferimento alla MATRICE ATTIVITÀ COMPETENZE), con l'obiettivo quello di esprimere un giudizio complessivo sul candidato e valutarne l'idoneità ad un suc-cessivo periodo di prova, piuttosto che l'interruzione dell'attività di selezione. Se la valutazione è negativa e il selezionatore, in collaborazione con il Responsabile di Area, ritengono il candidato non idoneo, il modulo ATTIVITÀ DI SELEZIONE è firmato dal se-lezionatore, e quindi consegnato al Responsabile dell’Area Amministrativa per l'archiviazione. In caso di valutazione positiva, invece, il selezionatore, in collaborazione con il Responsabile di Area, definisce il periodo di prova a cui sottoporre il candidato, nonché le modalità operative secondo le quali effettuare il periodo di prova stesso.

Al termine del periodo di prova definito, il Responsabile di Area procede all'ultima valutazione del candidato riconsiderando tutti gli elementi di valutazione generali e specifici affrontati durante i precedenti colloqui, nonché valutando l'esito pratico della prova stessa. Nel caso di esito negativo il Responsabile di Area completa il modulo ATTIVITÀ DI SELEZIONE con l'esito e la propria firma e lo consegna al Responsabile dell’Area Amministrativa, che dopo averlo controfirmato, lo archivia in apposita sezione dell'ar-chivio del personale.

Nel caso di esito positivo, invece, il Responsabile di Area evidenzia l'esito positivo del periodo di prova indicando l'idoneità del candidato alla conferma; il modulo è firmato dal Responsabile di Area e archiviato dal Responsabile dell’Area Amministrativa in apposita sezione dell'archivio del personale.

Il candidato può quindi essere assunto definitivamente ed inserito nelle risorse in forza all'ente aziendale, nel quale ha prestato il necessario periodo di prova.

7.1.2.2 INSERIMENTO IN ORGANICO DELLA NUOVA RISORSA

Quando una nuova risorsa è inserita in organico, il Responsabile dell’Area procede alla compilazione del modulo M 6.3 CARTEL-LA NOMINATIVA DI QUALIFICAZIONE.

Nel modulo sono contenuti i dati relativi a: • Dati anagrafici della risorsa; • Indicazione delle eventuali qualifiche e corsi di formazione svolti prima dell'assunzione; • Dati amministrativi relativi all'assunzione.

L'ultima parte del modulo è invece relativa alla registrazione dei passi di carriera della risorsa all'interno dell'organizzazione; in questa tabella sono riportate le mansioni che la risorsa ha ricoperto nel tempo.

7.1.3 INFRASTRUTTURE

Le infrastrutture necessarie allo svolgimento dei processi aziendali sono riconducibili a:

• Edifici, spazio di lavoro e relativi servizi connessi; • Attrezzature ed apparecchiature di processo, siano essi hardware, che software.

Per garantirne una continua utilizzazione ed una costante capacità di processo, l’Amministratore del Sistema Informatico presi-dia costantemente i sistemi informatici messi a disposizione delle risorse, definendo idonee modalità di gestione delle operazio-ni di back up e modalità specifiche di protezione dei dati informatici.

L’entità, l’adeguatezza e le necessità di nuove infrastrutture, sono proposte dall’Amministratore del Sistema Informatico e valu-tate a cura del Consiglio di Amministrazione FINSIC durante la fase periodica di riesame della Direzione, al momento della defi-nizione di eventuali piani di miglioramento dei processi aziendali.

MGQ 07 Supporto


7.1.4 AMBIENTE PER IL FUNZIONAMENTO DEI PROCESSI

L'ambiente di lavoro è considerato di primaria importanza nel consentire un corretto svolgimento dei processi aziendali e soprat-tutto nell'assicurarne l'efficacia e l'efficienza. Per questo motivo negli ambienti di lavoro si ha come obiettivo quello di garantire la massima ergonomia di lavoro e le migliori condizioni di operatività e di sicurezza per il personale addetto.

7.1.5 RISORSE PER IL MONITORAGGIO E LA MISURAZIONE

Per la tipologia dei servizi offerti il metodo di misurazione e di monitoraggio dell’efficacia del servizio è stato individuato nelle tecniche di rilevazione di fenomeni e nella Customer Satisfaction. Per le tecniche di Customer Satisfaction è utilizzato il questio-nario, messo a punto ed adattato alle particolari esigenze di servizio. Periodicamente esso viene verificato circa la sua adegua-tezza in relazione ai fattori che rileva e calibrato in funzione della significatività delle risposte ricevute.

7.1.6 CONOSCENZA ORGANIZZATIVA

La conoscenza organizzativa si basa sui seguenti fattori ritenuti fondamentali per la Società Italiana di Cardiologia e per la FIN-SIC:

• Presenza all’interno dell’organico di FINSIC di personale formato e competente,

• Funzionamento costante ed efficace dei sistemi informativi sviluppati per la gestione dei processi e l’erogazione dei servizi.

Per garantire il mantenimento della conoscenza necessaria per garantire la conformità nell’erogazione dei servizi, il Consigl io di Amministrazione di FINSIC ha attuato le seguenti procedure:

• Costante formazione erogata al personale delle Aree aziendali;

• Contrattualizzazione dei servizi di assistenza e manutenzione con i fornitori che hanno sviluppato i sistemi informativi e gli applicativi utilizzati nell’erogazione dei servizi e nella gestione dei processi.

7.2 COMPETENZA

7.2.1 MAPPATURA DELLE COMPETENZE

Il modulo M 6.1 MATRICE ATTIVITÀ COMPETENZE è un documento che mette in relazione le attività e le competenze, facenti capo ad una Area aziendale, con le relative risorse umane in esso presenti o ad esso collegate.

Nel modulo sono quindi riportati i dati relativi a: • Identificazione dell'area aziendale; • Identificazione delle attività in carico all’area aziendale, derivanti dal mansionario specifico; • Distribuzione delle attività sulle risorse umane presenti nell’area aziendale con indicazione delle eventuali possibilità di so-

stituzione; • Elenco delle competenze richieste con indicazione delle attività collegate.

Per ciascun nominativo inserito è quindi data una valutazione, da parte del diretto Responsabile, del grado di padronanza di ogni competenza definita, secondo il seguente criterio: • Valore 04 - Ottimo possesso della competenza specifica e piena autonomia nella gestione delle attività ad essa collegate; • Valore 03 - Buono possesso della competenza specifica e necessità di supervisione nella gestione delle attività ad essa

collegate; • Valore 02 - Parziale possesso della competenza specifica e necessità di supporto nella gestione delle attività ad essa col-

legate; • Valore 01 - Scarso possesso della competenza specifica e necessità di affiancamento nella gestione delle attività ad essa

collegate.

La copertura operativa per ogni singola attività è valutabile prendendo in considerazione ogni singola riga della matrice e verifi-candone il numero di risorse in grado di svolgere l’attività considerata; un'unica risorsa in grado di svolgere una determinata at-tività è indice di una situazione di copertura critica che richiede interventi di formazione.

La copertura operativa per ogni singola competenza è rispettivamente valutabile prendendo in considerazione ogni singola riga della matrice e verificandone il livello medio posseduto dalle risorse umane disponibili nell’area specifica; un valore basso evi-denzia la necessità di interventi formativi.

MGQ 07 Supporto


La predisposizione del modulo è compito del Responsabile dell'Area aziendale in collaborazione con il Presidente del Consiglio di Amministrazione FINSIC. La valutazione e l'eventuale aggiornamento del modulo sono effettuati dalle stesse figure con ca-denza almeno annuale, fatto salvo il caso in cui si renda necessario procedere a valutazioni/aggiornamenti ad intervalli più brevi a seguito di variazioni nell'organico o nel livello di formazione delle risorse.

La conservazione delle MATRICI ATTIVITÀ COMPETENZE è curata dal Responsabile di ogni singola Area che ne gestisce l’archiviazione nel rispetto dei regolamenti sulla privacy.

7.2.2 PIANIFICAZIONE E GESTIONE DELLE ATTIVITÀ DI FORMAZIONE

L'attività di formazione ed addestramento del personale trae origine da due elementi ben precisi: • Valutazione delle Matrici Attività Competenze; • Inserimento di nuove risorse nell'organizzazione.

Dalla valutazione di questi due parametri possono quindi scaturire necessità di avviare azioni di formazione ed addestramento sul personale, al fine di accrescerne le competenze e di conseguenza la copertura operativa delle competenze specifiche.

Tale analisi viene effettuata dal Consiglio di amministrazione FINSIC nel corso del periodico Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità e porta alla definizione di un PIANO DI FORMAZIONE (modulo M 6.4), nel quale sono indicate le seguenti informazio-ni:

• Area aziendale interessata; • Risorse interessate alla formazione; • Obiettivi dell'azione di formazione; • Data di effettuazione prevista.

Il PIANO DI FORMAZIONE, datato ed approvato dal Consiglio di amministrazione FINSIC, viene distribuito ai Responsabili delle Aree aziendali, i quali si interessano, in funzione delle specifiche competenze, all’attuazione delle azioni definite.

Successivamente all'effettuazione di un'azione di formazione il Responsabile dell’Area aziendale coinvolta procede all'aggior-namento delle relative MATRICI ATTIVITÀ COMPETENZE, valutando quindi l’efficacia dell’azione stessa.

In caso di esito negativo dell'azione di formazione è compito del Responsabile dell’Area aziendale interessata definire come procedere, valutando l'opportunità di ripetere l'azione di formazione, ovvero di modificarne le modalità operative.

7.3 CONSAPEVOLEZZA

Il personale è consapevole dell’importanza del contributo di ogni singolo soggetto per il raggiungimento degli obiettivi di qualità e l’efficacia del sistema di gestione. La sensibilizzazione del personale è garantita dal costante coinvolgimento durante le perio-diche riunioni del Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e del Consiglio di Amministrazione di FINSIC.

7.4 COMUNICAZIONE

I flussi di comunicazione interna sono ritenuti di fondamentale importanza per garantire il corretto svolgimento di tutti i processi aziendali. A tale scopo è considerato primario l’obiettivo di garantire un'adeguata ed organizzata condivisione delle informazioni all'interno dell'intera struttura aziendale. Le modalità di comunicazione interna alla struttura aziendale sono state definite ed implementate con l'obiettivo di garantire un corretto flusso delle informazioni di supporto ai processi, nonché di mantenerne una corretta e rintracciabile archiviazione.

7.4.1 COMUNICAZIONE INTERNA

La comunicazione interna viene garantita dai verbali elaborati al termine delle riunioni del Consiglio Direttivo SIC e del Consiglio di Amministrazione FINSIC, nei quali vengono riassunte le decisioni e le considerazioni emerse relativamente agli argomenti all’ordine del giorno.

MGQ 07 Supporto


7.4.2 COMUNICAZIONE ESTERNA

La comunicazione esterna avviene attraverso la divulgazione di comunicazioni scritte tramite posta elettronica solo nel caso di variazioni significative per la parte interessata.

7.5 INFORMAZIONI DOCUMENTATE

7.5.1 GENERALITÀ

La documentazione del sistema di gestione per la qualità include:

• Politica per la qualità: principi ed indirizzi generali alla base del sistema organizzativo espressi in modo formale dal Consi-glio Direttivo SIC e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC.

• Obiettivi per la qualità: obiettivi di periodo definiti dal Consiglio Direttivo SIC in funzione della politica per la qualità e delle scelte strategiche della Società Italiana di Cardiologia.

• Manuale di gestione qualità: è il documento che descrive il Sistema di Gestione per la Qualità della Società Italiana di Car-diologia e della FINSIC.

• Istruzioni operative: sono documenti di origine interna emessi allo scopo di fornire specifiche o indicazioni di natura stretta-mente operativa.

• Modulistica: sono il supporto documentale per la gestione / registrazione delle attività del Sistema di Gestione per la Qualità della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC.

• Registrazioni della qualità: sono le evidenze oggettive che riportano i risultati ottenuti e/o forniscono evidenza delle attività svolte.

Tutti questi documenti sono connessi tra loro secondo lo schema grafico di seguito riportato:

7.5.2 CREAZIONE E AGGIORNAMENTO DELLE INFORMAZIONI DOCUMENTATE

Manuale di Gestione Qualità

Il manuale di gestione qualità è l'elemento principale della documentazione del sistema di gestione per la qualità della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC; esso contiene i principi fondamentali che regolano il sistema stesso, ovvero:

MGQ 07 Supporto


• Campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità e relative esclusioni (rif. MGQ 01).

• Istruzioni operative (o riferimenti ad esse) per la gestione dei processi necessari al sistema di gestione per la qualità.

• Interazioni tra i vari processi del sistema di gestione per la qualità (rif. MGQ 04).

Nello specifico il Manuale di Gestione Qualità è composto da 11 sezioni numerate da 0 a 10 (rif. MGQ 00 Indice) intestate se-condo la corrispondente numerazione dei punti della norma UNI EN ISO 9001:2015; i dettagli della costruzione dei codici di identificazione della documentazione sono presenti al paragrafo successivo. Ogni sezione contiene i processi aziendali indivi-duati secondo la norma di riferimento, nonché le indicazioni relative alla loro gestione ed al loro controllo.

Il manuale è redatto dai Responsabili dell’Area Amministrativa e dell’Area Scientifica FINSIC ed approvato dal Consiglio Diretti-vo SIC e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC. Il documento può essere distribuito sia in forma controllata (evidenziata nell'apposita casella sulla Copertina e dal numero di esemplare), sia in forma non controllata. Le revisioni del manuale, gestite come descritto nel paragrafo successivo, sono evidenziate sulla Copertina mediante indice numerico di revisione (0 corrisponde alla prima emissione) e relativo mese ed anno di emissione; nella tabella delle revisioni sono riportate, per ogni revisione effet-tuata, la data di emissione e le specifiche di dettaglio sulle modifiche apportate.

Istruzioni operative, moduli e registrazioni

Le istruzioni operative, distribuite secondo le dimensioni, la complessità e le esigenze dell'organizzazione, sono elaborate dal Responsabile dell’Area Amministrativa o Scientifica FINSIC in funzione della competenza e successivamente approvate dal Presidente del Consiglio di Amministrazione della FINSIC o dal Rappresentante della Direzione, nominato dal Consiglio di Am-ministrazione della FINSIC.

Le revisioni apportate alle istruzioni operative sono riportate nel relativo paragrafo iniziale "Revisioni", limitatamente alla descrizione dell'ultima modifica apportata; l'indice di revisione numerico è aggiornato al livello successivo e viene riportata la nuova data di emissione.

Per la modulistica non è prevista una descrizione della modifica apportata, ma semplicemente la sostituzione del modulo in oggetto sul quale è riportato il nuovo indice di revisione unitamente al mese ed all'anno di emissione della stessa.

Politica ed Obiettivi per la Qualità sono gestiti secondo i disposti della sezione MGQ 05 del presente manuale.

Gestione documenti aventi origine esterna

Documenti commerciali di origine esterna: (offerte di fornitura, conferma di accettazione ordine) necessari per la gestione del processo di approvvigionamento, vengono gestiti dall’Area Amministrativa o Scientifica FINSIC in funzione della competenza, la quale provvede a datarli ed archiviarli.

Comunicazioni cartacee ricevute da fornitori e dai Medici della Società Italiana di Cardiologia, attinenti il sistema organizzativo (richieste specifiche, rendicontazioni di attività, relazioni scientifiche, verbali di non conformità, richieste di azioni correttive), vengono datati, firmati e archiviati nell’apposito archivio dal Responsabile dell’Area FINSIC (Amministrativa o Scientifica) rice-vente. Mentre per quanto riguarda i documenti ricevuti elettronicamente (es. posta elettronica, portale web o altre modalità), vengono archiviati per argomento dall’Area FINSIC di competenza (Amministrativa o Scientifica) in apposite cartelle presenti sul server aziendale.

Gestione normative inerenti SGQ

Per quanto concerne le norme che regolano il SGQ, la relativa gestione è in carico al Responsabile dell’Area Amministrativa FINSIC in collaborazione con le figure direttamente coinvolte nella loro applicazione. È pertanto previsto il seguente iter di ge-stione:

• Le norme presenti in azienda sono conservate in originale dal Responsabile dell’Area Amministrativa FINSIC in ordine di eventuale numero;

• Alle figure interessate sono distribuite copie delle stesse, riportanti la dicitura "Copia per uso interno";

L'aggiornamento sullo stato di validità delle norme e sulle eventuali revisioni, è a carico del Responsabile dell’Area Amministra-tiva FINSIC, che provvede con cadenza annuale a verificare, mediante consultazione internet o supporto di consulenza esterna, lo stato di validità e di aggiornamento delle stesse. Questo strumento è inoltre utilizzato anche per la ricerca di eventuali norma-tive non disponibili o di nuova introduzione.

MGQ 07 Supporto


Gestione leggi, normative e regolamenti specifici di settore

La gestione delle leggi, delle normative e dei regolamenti specifici di settore è effettuata dalla Responsabile dell’Area Scientifica FINSIC in collaborazione con le figure direttamente coinvolte nella loro applicazione. È pertanto previsto il seguente iter di ge-stione:

• Leggi, normative e regolamenti specifici di settore presenti in azienda sono conservati in originale dal Responsabile dell’Area Scientifica FINSIC in ordine di eventuale numero;

• Il contenuto delle leggi, normative e regolamenti specifici di settore è presentato, previa analisi dei Responsabili dell’Area Scientifica e Amministrativa e/o di eventuali consulenti esterni, al Consiglio Direttivo SIC e al Consiglio di Amministrazione FINSIC;

• Alle figure interessate sono distribuite copie o stralci delle stesse;

• L'aggiornamento sullo stato di validità delle leggi, delle normative e dei regolamenti specifici di settore e sulle eventuali re-visioni, è a carico del Responsabile dell’Area Scientifica FINSIC, che provvede con cadenza annuale a verificare, mediante consultazione internet o supporto di consulenza esterna, lo stato di validità e di aggiornamento delle stesse. Questo stru-mento è inoltre utilizzato anche per la ricerca di eventuali requisiti cogenti non disponibili o di nuova introduzione.

I Riferimenti normativi generali e specifici di settore sono contenuti nel Modulo M 2 1 RIFERIMENTI NORMATIVI.

Tutti i documenti del SGQ sono identificati attraverso una codifica univoca e specifica per tipologia di documento. I dettagli sono indicati nella tabella seguente, unitamente alle responsabilità di emissione ed approvazione:

Tabella 1

DESCRIZIONE CODIFICA SPIEGAZIONE CODIFICA RESPONSABILITÀ

Manuale di gestione qualità

MGQ xx

Esempio: MGQ 01

xx = riferimento al punto norma nn = sottosezione (se presente)

EMISSIONE: Responsabili Area Am-ministrativa e Scientifica APPROVAZIONE: Consiglio Direttivo SIC Consiglio di Amministra-zione FINSIC

Istruzioni

I X.Y

Esempio: I 7.1

X = riferimento alla sezione del Manuale di gestione qua-lità Y = progressivo numerico dell'istruzione nell'ambito della stessa sezione del Manuale di gestione qualità

EMISSIONE: Responsabile Area Amministrativa o Scienti-fica APPROVAZIONE: Presidente del Consiglio di Amministrazione FINSIC o Rappresentante della Direzione FINSIC

Moduli

M X.Y

Esempio: M 7.1

X = riferimento alla sezione del Manuale di gestione qua-lità Y = progressivo numerico del modulo nell'ambito della stessa sezione del Manuale di gestione qualità

EMISSIONE: Responsabile Area Amministrativa o Scienti-fica

Norme Sigla d'origine ----- Ente emittente

Le revisioni dei moduli e delle istruzioni operative vengono indicate sull’apposito modulo M 4.2 ELENCO REVISIONE DOCUMENTI.

MGQ 07 Supporto


Gestione della documentazione: emissione, approvazione e revisione

L’iter di gestione della documentazione, relativamente a emissione, approvazione e revisione, è riportato nel diagramma di flus-so seguente.

Diagramma di flusso Registrazioni Titolare Note

Bozza documento da

verificare

Bozza documento da

verificare

Bozza documento da

approvare

Bozza documento da

approvare

Documento approvato

Server aziendale

Elenco distribuzione documenti

(M 4.1)

Documento emesso

Documento emesso

Ente emittente Rif. Tabella 1


Ente approv. Rif. Tabella 1

Ente approv. Rif. Tabella 1




Risorse SIC e FINSIC

Risorse SIC e

FINSIC

Il documento da approvare è inviato all’ente verificatore Se il documento è approvato, viene reso per l’emissione de-finitiva. Le copie supe-rate sono archi-viate in specifi-ca sezione del server azienda-le. L’emissione del documento vie-ne comunicata a tutto il perso-nale tramite messaggio di posta elettroni-ca. Se il documento è in emissione controllata, l’Ente emittente aggiorna l’elenco distri-buzione, inse-rendo gli esem-plari distribuiti e gli enti destina-tari. Se il docu-mento è nuovo, l’elenco distri-buzione deve essere creato.

Preparazione bozza del documento

Invio ai Responsabili dell'emissione

Verifica dei Responsabili dell'emissione

Verifica positiva?

Emissione documento

Revisione documento esistente?

Eliminazione del documento revisionato

dal server aziendale

Inserimento del documento sul server aziendale ed

invio della comunicazione a tutto il personale

SI

NO

Eventuale inoltro del documento ai soggetti

esterni inseriti nell'elenco di distribuzione del documento

in forma controllata

Applicazione e/o utilizzo del documento emesso

Necessaria revisione?

SI

NO

SI

Inizio

Inoltro Documento ai Responsabili

dell'approvazione

Approvazione?SI NO

NO

MGQ 07 Supporto


7.5.3 CONTROLLO DELLE INFORMAZIONI DOCUMENTATE

Tenuta sotto controllo delle registrazioni

La tabella contenente le informazioni relative alla gestione delle registrazioni è contenuta nel modulo M 4.4 GESTIONE DELLE RE-GISTRAZIONI

Collegamento della documentazione

L’elenco dei documenti in essere ed i relativi collegamenti sono indicati nella tabella contenuta nel modulo M 4.3 COLLEGAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE.

MGQ 08 Attività operative


8 ATTIVITÀ OPERATIVE

8.1 PROCESSI PRIMARI

I processi primari svolti dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC sono:

• Progettazione e gestione di eventi formativi e scientifici, inclusi i corsi di formazione e di aggiornamento pro-fessionale accreditati dal Ministero della Salute;

• Progettazione ed organizzazione del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia;

• Coordinamento dei Gruppi di Studio costituiti dalla Società Italiana di Cardiologia;

• Gestione dei Soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia.



8.1.1 PROGETTAZIONE E GESTIONE DI EVENTI FORMATIVI E SCIENTIFICI – CONVEGNI REGIONALI E CORSI INTRAMOENIA

Progettazione e gestione eventi formativi e scientifici

RIUNIONI SCIENTIFICHE REGIONALI E CORSI INTRAMOENIA

La Commissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC elabora una lettera di richiesta al fine di stimolare le proposte di eventi formativi e scientifici da parte dei Presidenti delle Sezioni Regionali SIC, dei Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC e dei Coordinatori di altri eventi forma-tivi gestiti nel periodo precedente. La bozza della lettera viene presentata al Consiglio Direttivo SIC, che ne approva o meno il contenuto e la successiva spedi-zione. Il Coordinatore o il Presidente della Sezio-ne Regionale SIC identifica le proposte da sottoporre alla Commissione per la Didat-tica e per la Formazione Permanente SIC e le inoltra all’area scientifica FINSIC. L’Area Scientifica FINSIC, in base alle proposte ricevute ed alle eventuali indica-zioni di Coordinatori e Presidenti, formula una bozza del calendario annuale dei cor-si, che viene presentato alla Commissione per la Didattica e per la Formazione Per-manente SIC per la successiva analisi ed eventuale approvazione. Una volta analizzato dal Comitato per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC, il calendario viene presentato al Con-siglio Direttivo SIC per la definitiva appro-vazione. L’Area Scientifica FINSIC comunica ai Presidenti e Coordinatori la pianificazione approvata e per ogni evento in calendario apre una Scheda Programmazione Evento al fine di monitorare lo stato di avanza-mento nell’organizzazione del corso. Il Coordinatore del corso definisce il pro-gramma definitivo dell’evento formativo ed identifica i Relatori e gli eventuali Modera-tori, verificandone prima la disponibilità tramite contatto telefonico e trasferendo poi alla Area Scientifica FINSIC tutti i rife-rimenti necessari. Inoltre il Coordinatore ricerca eventuali ditte disponibili a sostenere parte o la tota-lità dei costi dell’evento. La formalizzazione del rapporto di collabo-razione con i Relatori e gli eventuali Mode-ratori viene effettuata dalla Area Scientifica FINSIC tramite l’inoltro di una lettera di incarico, che specifica, oltre al servizio di docenza anche l’elaborazione dell’eventuale materiale didattico e dei test per valutare l’apprendimento dei discenti.

Inizio

Inoltro della richiesta a Coordinatori e

Presidenti

SI

Elaborazione della lettera di richiesta di progettazione dei corsi ai Coordinatori dei Gruppi di Studio

SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali SIC ed ai Coordinatori dei

corsi svolti l’anno precedente.

Calendario approvato dal

CD?

Definizione degli argomenti del corso, della data ipotetica di

svolgimento ed identif icazione dei possibili Relatori e Moderatori.

Inoltro delle proposte alla ASC

FINSIC

Analisi del calendario da parte del Comissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC.

NO

Formulazione del calendario annuale dei corsi.

Inoltro di una comunicazione ai

Coordinatori dei corsi approvati

Definizione del programma definitivo del corso ed

identif icazione dei Relatori e Moderatori e delle eventuali ditte

sostenitrici.

Inoltro del materiale del corso alla ASC

FINSIC

Elaborazione ed inoltro della lettera di incarico ai Relatori e Moderatori

dell'evento con richiesta del materiale didattico e del test di

apprendimento discenti.

A

Lettera approvata dal

CD?SINO

Presentazione del calendario al CD

SI

Verifica disponibilità di Relat. / Moder.

positiva?

NO



Segue diagramma PROGETTAZIONE e GESTIONE di EVENTI FORMATIVI e SCIENTIFICI – CONVEGNI. REG. E CORSI INTRAM.

Entro 90 giorni dalla data di esecuzione dell’evento, i Relatori e Moderatori inoltra-no all’Area Scientifica FINSIC tutta la do-cumentazione necessaria per l’organizzazione del corso e per la fase di accreditamento da parte del Ministero del-la Salute. L’Area Scientifica FINSIC contatta la ditta sostenitrice e concorda e formalizza il rap-porto di collaborazione. Per i corsi Intramoenia (svolti in sede) l’Area Scientifica FINSIC, in base ai con-tratti stipulati con le ditte sponsor e alle esigenze dei Relatori e Moderatori ed alle disponibilità economiche, contatta le agenzie di viaggio e ne gestisce le trasfer-te. Per le Convegni Regionali tale attività vie-ne svolta dalla Segreteria Organizzativa selezionata. L’Area Scientifica FINSIC, tramite il sito web del Ministero della Salute e la docu-mentazione inoltrata dai Coordinatori e dai Relatori e Moderatori, gestisce la fase di accreditamento, con l’attribuzione automa-tica dei crediti ECM. L’Area Scientifica FINSIC, tramite il sito web della Società Italiana di Cardiologia o tramite mail ai soci regionali, pubblicizza il calendario approvato degli eventi formativi, gestendo le eventuali modifiche e/o ag-giornamenti. L’Area Scientifica FINSIC raccoglie le iscrizioni al corso e gestisce le eventuali comunicazioni ai partecipanti: conferme e annullamenti di iscrizione, variazioni alle date di svolgimento del corso, variazioni di docenza, etc. dei corsi Intramoenia L’Area Scientifica FINSIC inoltra una co-municazione ai Coordinatori, Relatori e Moderatori con allegato li programma del corso, al fine di ricordare il previsto impe-gno. Per i corsi Intramoenia l’Area Scientifica FINSIC, in base al programma del corso, gestisce l’approvvigionamento del servizio di coffee-break, di lunch e, ove necessario, di hostess. Per i convegni Regionali tale attività è svolta dalla Segreteria Organizzativa sele-zionata.

A

Ricezione dai Relatori e Moderatori dei relativi curricola, abstract delle relazioni, test di apprendimento discenti ed eventuale materiale

didattico.

Definizione e formalizzazione del rapporto con la ditta sostenitrice.

Gestione delle trasferte di Relatori e Moderatori tramite contatto con

agenzie di viaggio.

Gestione delle fasi di accreditamento da parte del

Ministero della Salute del corso.

Gestione di inserimenti, modif iche ed aggiornamenti delle

informazioni inerenti il calendario corsi nel sito internet SIC e nelle riviste Sic et Simpliciter ed Italian

Heart Journal.

Gestione delle iscrizioni al corso e delle eventuali comunicazioni ai

partecipanti.

Inoltro di una comunicazione con allegato il programma a

Coordinatori, Relatori e Moderatori.

Selezione e contrattualizzazione del servizio di coffee-break, lunch

e hostess.

B




Qualora risulti necessario, l’elaborazione del materiale didattico viene gestita dall’Area Scientifica FINSIC in collabora-zione, nel caso in cui gli alti volumi di stampa lo rendono necessario, con tipo-grafie esterne e fornitori di cancelleria. L’Area Scientifica FINSIC gestisce l’allestimento della sala interna alla sede della Società Italiana di Cardiologia, te-nendo in considerazione eventuali neces-sità di assistenza tecnica e di attrezzature. La prima fase di gestione dell’evento con-siste nella accoglienza dei partecipanti e nella raccolta delle firme di ingresso al corso tramite il modulo M 7.9 Elenco par-tecipanti evento, oltre ad eventuali dati non ricevuti durante la fase di iscrizione. Tale attività viene effettuata tramite l’utilizzo dei moduli M 7.7 Scheda iscrizio-ne corsi intramoenia e M 7.8 Scheda iscri-zione convegni regionali. Successivamente l’Area Scientifica FIN-SIC o la hostess gestiscono i Relatori ed i Moderatori, oltre a tutte le attività di segre-teria necessarie. Al termine del corso vengono rilasciati gli attestati di frequenza e l’Area Scientifica FINSIC, corregge i test di apprendimento elaborati dai discenti, valutandone l’idoneità al ricevimento dei crediti formativi ECM riconosciuti al corso. L’Area Scientifica FINSIC elabora statisti-camente i dati ottenuti dai questionari di valutazione soddisfazione cliente compilati dai discenti. L’Area Scientifica FINSIC inoltra alla ditta sostenitrice del corso l’elenco dei parteci-panti e la relazione statistica sui livelli di soddisfazione espressi dai partecipanti. L’Area Scientifica FINSIC elabora il rap-porto finale contenente i dati relativi allo svolgimento del corso ed ai risultati ottenu-ti, sia in termini di soddisfazione che di apprendimento, e entro 90 giorni dalla fine dell’evento, tramite il collegamento telema-tico, lo inoltra all’AGENAS (Ministero della Salute), completando la fase di accredita-mento dell’evento formativo. Nel caso il discente abbia rispettato i pa-rametri minimi di frequenza ed apprendi-mento (75% delle risposte al questionario corrette e 100% delle ore frequentate per corsi fino a 200 persone o 80% per corsi con più di 200 partecipanti), l’Area Scienti-fica FINSIC stampa e spedisce l’attestato contenente il numero di crediti formativi ECM acquisiti.

B

Preparazione e stampa del materiale necessario per lo

svolgimento del corso.

Allestimento della sala con eventuali attrezzature specif iche e richiesta dell'assistenza tecnica.

Correzione ed analisi statistica dei risultati dei test di apprendimento

discenti.

Analisi statistica dei questionari di valutazione soddisfazione cliente

compilati dai discenti.

Rendicontazione dell'evento scientif ico al Ministero della Salute

e chiusura della procedura di accreditamento.

Gestione dello svolgimento del corso.

Inoltro alla ditta sostenitrice dell'elenco dei partecipanti e della statistica relativa ai questionari di valutazione soddisfazione cliente

compilati dai discenti.

C

Invio degli attestati di frequenza, con indicato l'eventuale numero di

crediti formativi acquisiti.




Periodicamente l’Area Scientifica FINSIC, in collaborazione con l’Area Amministrati-va FINSIC, analizza i dati contabili relativi all’organizzazione dei corsi, evidenziando eventuali anomalie, che vengono riportate alla Commissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC. La validazione del corso viene effettuata confrontando i valori ottenuti dai test di apprendimento discenti e dai questionari di valutazione soddisfazione Cliente con quelli attesi in fase di progettazione. Se i valori attesi sono stati raggiunti l’evento formativo si considera validato, mentre eventuali scostamenti in negativo vengono comunicati dall’Area Scientifica FINSIC alla Commissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC e al Coordinatore del corso. La Commissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC procede all’analisi dei dati e delle informazioni per identificare le cause, che hanno portato a dei bassi livelli di servizio, e per pianificare eventuali azioni di miglioramento.

Inoltro dei dati di validazione al Coordinatore del corso e alla

Commissione per la Didattica e la Formazione Permanente SIC.

Validazione positiva?

NO

Fine

Validazione dell'evento formativo e formalizzazione del risultato sulla Scheda Programmazione Evento.

C

Analisi dei dati contabili relativi ai corsi in collaborazione con la AAM

FINSIC.

Analisi delle cause ed identif icazione di eventuali piani di

miglioramento.

SI



Corsi di formazione/aggiornamento ECM (Educazione Continua in Medicina) accreditati presso il Ministero della Salute

Durante il processo di progettazione e programmazione degli eventi formativi e scientifici, l’Area Scientifica FINSIC gestisce le fasi di “accreditamento” dell’evento presso il Ministero della Sanità, al fine di riconoscere ai partecipanti dei crediti formativi vali-di per il Programma Nazionale per la Formazione degli operatori della Sanità.

L’iter di accreditamento dell’evento formativo viene gestito dall’Area Scientifica FINSIC connettendosi al sito web indicato dal Ministero della Salute, dove, tramite codice utente e password specifica, si accede nella zona riservata alle aziende accreditate (Provider) per erogare corsi di formazione appartenenti al Programma Nazionale per la Formazione degli Operatori della Sanità. In tale area l’Area Scientifica FINSIC gestisce:

• la presentazione del Piano Formativo Annuale, che va caricato sul sito del Ministero della Salute nei termini stabiliti dal Mi-

nistero stesso (variabili di anno in anno) sulla base delle esigenze formative raccolte dai soggetti coinvolti;

• la compilazione delle richieste di accreditamento dei singoli eventi organizzati dalla Società Italiana di Cardiologia, corre-

dandole con numerose informazioni ed allegati, come previsto dalla normativa cogente in materia di ECM;

• l’inoltro del flusso informatico per la rendicontazione del singolo evento, che valida i crediti formativi riconosciuti ai singoli

partecipanti;

• la rendicontazione delle attività formative svolte nel periodo viene effettuata tramite una relazione annuale da caricare nel

sito del ministero entro marzo dell’anno successivo, che riporta informazioni sia di tipo scientifico, che organizzativo, che

economico.



8.1.2 PROGETTAZIONE ED ORGANIZZAZIONE DEL CONGRESSO NAZIONALE DELLA SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

Inizio

Inoltro delle lettere alle aziende ed ai destinatari

identificati

Elaborazione della lettera di richiesta alle aziende farmaceutiche ed elettromedicali di disponibilità a

sponsorizzare eventi scientifici.

A

Elaborazione della lettera di richiesta di proposte per eventi

formativi e scientifici e definizione dei relativi destinatari.

Identificazione delle proposte per gli eventi SIC da parte del Comitato

Tecnico Scientifico e successiva analisi della Commissione per il

Congresso SIC e del CD.

Elaborazione della bozza del Primo Annuncio relativo all'organizzazione

del Congresso Nazionale SIC in collaborazione con la Segreteria

Organizzativa.

Inoltro del PrimoAnnuncio al CD

SI

Primo Annuncio approvato ?NO

Inoltro delle specifiche alla Commissione per il

Congresso SIC

Publicizzazione del Primo Annuncio.

Attivazione e publicizzazione del sito "SIC Congress Web" per la

raccolta degli abstract.

Definizione da parte della Commissione per il Congresso

SIC delle macroaree cardiovascolari del Congresso

Nazionale SIC.

Inoltro delle macroaree cardiovascolari al CD per

approvazione

La lettera di richiesta di proposte per even-ti formativi e scientifici può essere inoltrata ai Membri del Consiglio Direttivo SIC, ai Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali della SIC, ai Professori Ordinari, ai Direttori del-le Scuole di Specializzazione, ai Presidenti delle Società Scientifiche Italiane, al Pre-sidente dell’American College of Cardiolo-gy, al Presidente dell’European Society of Cardiology e al Presidente dell’American Hearth Association. La lettera di richiesta alle aziende farma-ceutiche ed elettromedicali viene spedita in due form diversi in funzione della parte-cipazione o meno da parte dell’azienda destinataria all’edizione precedente del Congresso Nazionale SIC. Inoltre viene organizzata una presentazio-ne alle aziende al fine di illustrare i conte-nuti del Congresso Nazionale SIC. La pubblicizzazione viene effettuata inol-trando tramite posta elettronica il Primo Annuncio ai Membri del Consiglio Direttivo SIC, ai Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali della SIC, ai Professori Ordinari, ai Diretto-ri delle Scuole di Specializzazione, ai Pre-sidenti delle Società Scientifiche Italiane e ai Soci SIC. Inoltre il documento viene inserito nel sito web della Società Italiana di Cardiologia. La pubblicizzazione dell’attivazione del sito “SIC Congress Web” viene effettuata tra-mite posta elettronica ai Membri del Con-siglio Direttivo SIC, ai Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali SIC, ai Professori Ordi-nari, ai Direttori delle Scuole di Specializ-zazione e ai Soci SIC.



Segue diagramma PROGETTAZIONE ed ORGANIZZAZIONE del CONGRESSO NAZIONALE della SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

A

Definizione e approvazione da parte della Commissione per il

Congresso SIC degli eventi scientifici SIC, degli argomenti /

titoli e dei possibili Relatori e Moderatori.

Elaborazione da parte di AAM FINSIC dello Sponsor Prospectus,

contenente le modalità di partecipazione al Congresso

Nazionale SIC con i relativi costi.

B

Inoltro dello Sponsor Prospectus per

approvazione al CdA

SI

Sponsor Prospectus approvato?

NOInoltro delle specifiche a

AAM FINSIC

Inoltro dello Sponsor Prospectus alle aziende

farmaceutiche ed elettromedicali

SIOrganizzazione

evento SIC? NO

Ricezione delle richieste di partecipazione da parte delle

aziende farmaceutiche ed elettromedicali

SI

Richieste approvate dal

CD?

NOEventi approvati

dal CD?


Congresso SIC

SI

NO

La definizione dello Sponsor Prospectus, le sue eventuali modifiche o revisioni e la spedizione alle aziende farmaceutiche ed elettromedicali vengono effettuate dalla Area Amministrativa FINSIC. Lo Sponsor Prospectus contiene le moda-lità di partecipazione al Congresso Nazio-nale SIC, definite dalla Commissione per il Congresso SIC, e i relativi costi, definiti dal Consiglio di Amministrazione FINSIC, sia in termini di proposta di eventi scientifici, sia in termini di spazi espositivi, sia in ter-mini di sponsorizzazioni varie.




B

Elaborazione della bozza del Programma Scientifico contenente la programmazione degli eventi SIC

da parte di ASC FINSIC.

Inoltro della bozza del Programma Scientifico al

CD

SI

Programma Scientifico approvato?

NOInoltro delle specifiche alla

Commissione per il Congresso SIC

Definizione delle regole per la gestione dell'ospitalità per Relatori e Moderatori da parte del CD e del

CdA.

Inoltro degli inviti a Relatori e Moderatori

SI

Inviti tutti confermati? NO

Gestione delle sostituzioni ed inoltro degli inviti ai nuovi Relatori

e/o Moderatori da parte della Commissione per il Congresso SIC

C

Inoltro delle lettere di conferma della programmazione degli

eventi SIC ai relativi Proponenti da parte di ASC FINSIC.

La bozza del Programma Scientifico, ela-borata dall’Area Scientifica FINSIC e gesti-ta dalla Commissione per il Congresso SIC, contiene la programmazione degli eventi e permette il controllo e il monito-raggio delle fasi di progettazione del Con-gresso Nazionale SIC. Nel caso in cui Relatori e Moderatori gesti-ranno eventi SIC, che verranno proposti al Ministero della Salute per essere accredi-tati come eventi formativi ECM, gli inviti contengono una formale richiesta della documentazione specifica e del materiale didattico per l’avvio dell’iter di accredita-mento dell’evento.




NO

C

SI

Organizzazione evento SIC

accreditato ECM?

Assemblamento del materiale necessario per l'accreditamento da

parte del Ministero della Salute.

Ricezione dai Relatori e Moderatori dei relativi curricula, dichiarazioni di assenza

di conflitto di interesse, abstract delle relazioni, test di apprendimento discenti ed

eventuale materiale didattico

Elaborazione del Programma Preliminare del Congresso

Nazionale SIC .

Pubblicizzazione del Programma Preliminare.

Inoltro del Programma Preliminare

al CD

SI

Programma Preliminare approvato?



Inserimento nel portale del Ministero della Salute della

documentazione necessaria per l'accreditamento degli eventi SIC.

D

Il Programma Preliminare contiene la pro-grammazione del Congresso Nazionale SIC relativamente agli eventi SIC. La pubblicizzazione viene effettuata inol-trando tramite posta elettronica il Pro-gramma Preliminare ai Membri del Consi-glio Direttivo SIC, ai Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali della SIC, ai Professori Ordinari, ai Direttori delle Scuole di Spe-cializzazione, ai Presidenti delle Società Scientifiche Italiane e ai Soci SIC. Inoltre il documento viene inserito nel sito web della Società Italiana di Cardiologia. L’Area Scientifica FINSIC riceve la docu-mentazione necessaria per la richiesta di accreditamento ECM degli eventi SIC e gestisce, ove necessario, gli eventuali sol-leciti a Relatori e/o Moderatori. L’Area Scientifica FINSIC verifica la dispo-nibilità di tutta la documentazione neces-saria e la assembla in funzione delle mo-dalità definite per la richiesta di accredita-mento. L’Area Scientifica FINSIC, tramite il portale del Ministero della Salute e la documenta-zione inoltrata dai Relatori e Moderatori, gestisce la fase di accreditamento, otte-nendo l’assegnazione di crediti formativi ECM.




Formalizzazione del contratto di sponsorizzazione con le aziende farmaceutiche ed elettromedicali.

Elaborazione della dichiarazione di sponsorizzazione del Congresso

Nazionale SIC.

D

Elaborazione della bozza del Programma Scientifico contenente

la programmazione degli eventi INDUSTRIA da parte di ASC

FINSIC.

Inoltro della bozza del Programma Scientifico al

CD

SI

Programma Scientifico approvato?



Inoltro del preventivo di spesa a ogni azienda da

parte di AAM FINSIC

Elaborazione dei preventivi di spesa da parte di AAM FINSIC in collaborazione con la Segreteria

Organizzativa

NO

Preventivo accettato?SI

Ricezione accettazione del preventivo e

successivamente del buono d'ordine

Firma della dichiarazione di sponsorizzazione del Congresso

Nazionale SIC da parte del Legale Rappresentante di SIC.

Emissione delle fatture secondo le modalità definite nel buono d'ordine

e/o nel contratto.

E

L’Area Scientifica FINSIC, con la Commis-sione per il Congresso SIC, gestisce le eventuali esigenze delle aziende farma-ceutiche ed elettromedicali rispettando i parametri di programmazione definiti dalla Commissione stessa. L’Area Amministrativa FINSIC, in collabo-razione con la Segreteria Organizzativa, elabora i preventivi di spese sulla base delle richieste pervenute dalle aziende farmaceutiche ed elettromedicali. Una volta approvato il preventivo, l’Area Amministrativa FINSIC gestisce la stipula dei contratti di sponsorizzazione con le aziende farmaceutiche ed elettromedicali nel rispetto della normativa cogente ed elabora la dichiarazione relativa agli spon-sor, che viene successivamente firmata dal Legale Rappresentante della SIC. L’Area Amministrativa FINSIC elabora le fatture sulla base delle modalità definite nei contratti e/o nei buoni d’ordine ricevuti.




Assegnazione ai Revisori per la valutazione degli abstract pervenuti da parte della Commissione per il

Congresso SIC.

Inoltro della comunicazione contenente le modalità di gestione delle valutazioni

ai Revisori

Ricezione delle valutazioni degli abstract da parte dei

Revisori

Gestione degli eventuali solleciti ai Revisori e valutazione degli abstract

non revisionati da parte della Commissione per il Congresso SIC.

E

Inoltro lettere di invito ai Moderatori identificati

SI

Inviti tutti confermati?NO

Gestione delle sostituzioni ed inoltro degli inviti ai nuovi Moderatori da parte della

Commissione per il Congresso SIC.

Elaborazione del Programma Definitivo del Congresso Nazionale

SIC comprensivo di sessioni abstract.

Correzione della bozza del Programma Definitivo in

collaborazione con la Segreteria Organizzativa.

Inoltro del Programma Definitivo al CD

SI

Programma Definitivo

approvato?NO


Congresso SIC

Stampa delle copie del Programma Definitivo da distribuire al

Congresso Nazionale SIC e pubblicizzazione.

F

Organizzazione delle sessioni con orali e premi giovani ricercatori,

poster e i-abstract e definizione dei relativi Moderatori.

La Commissione per il Congresso SIC, analizza gli abstract pervenuti tramite il sito “SIC Congress Web” e pianifica l’assegnazione ai Revisori disponibili per la valutazione. Le valutazioni da parte dei Revisori ven-gono monitorate e gestite da parte dell’Area Scientifica FINSIC tramite il sito “SIC Congress Web”. Laddove i Revisori non rispettano i tempi definiti per le valutazioni, l’Area Scientifica FINSIC provvede a gestire i relativi solleci-ti. Nel caso in cui anche il sollecito non vada a buon fine, la Commissione per il Con-gresso SIC effettua le valutazioni degli abstract non gestiti dai Revisori. Sulla base delle valutazioni ottenute dagli abstract, la Commissione per il Congresso SIC, organizza le sessioni con orali, poster e i-abstract. Il Programma Definitivo contiene la pro-grammazione del Congresso Nazionale SIC relativamente agli eventi SIC, agli eventi sponsorizzati dalle aziende farma-ceutiche ed elettromedicali e alle sessioni abstract. La pubblicizzazione viene effettuata inol-trando tramite posta elettronica il Pro-gramma Definitivo, o comunicazione che rimanda al sito web SIC, ai Membri del Consiglio Direttivo SIC, ai Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC, ai Presidenti delle Sezioni Regionali della SIC, ai Professori Ordinari, ai Direttori delle Scuole di Spe-cializzazione, ai Presidenti delle Società Scientifiche Italiane e ai Soci SIC. Inoltre il documento viene inserito nel sito web della Società Italiana di Cardiologia.




G

SI

Evento accreditato ECM?

Ricezione delle pre-iscrizioni al Congresso Nazionale SIC da parte

della AAM FINSIC.

Inoltro delle pre-iscrizioni alla Segreteria Organizzativa

F

Allestimento della sede del Congresso Nazionale SIC da parte

della Segreteria Organizzativa.

Accoglienza degli Ospiti del Congresso Nazionale SIC e

gestione dei pernottamenti e dei trasferimenti.

Gestione delle iscrizioni al Congresso Nazionale SIC.

Cerimonia inaugurale del Congresso Nazionale SIC.

Gestione degli eventi definiti nel Programma Definitivo del Congresso Nazionale SIC.

Gestione della segreteria organizzativa degli eventi

accreditati ECM.

Analisi statistica dei questionari di valutazione soddisfazione evento

compilati dai partecipanti.

Rilascio dell'attestato di frequenza, con indicato il numero di crediti

formativi acquisiti.

Presenze e punteggio

apprendimento ottenuto sufficienti?

NO

SI

NO

L’Area Amministrativa FINSIC riceve le pre-iscrizioni al Congresso Nazionale SIC e le inoltra alla Segreteria Organizzativa. La Segreteria Organizzativa gestisce l’allestimento della sede del Congresso Nazionale SIC sia in termini di infrastruttu-re, sia in termini di predisposizione del ma-teriale necessario. La Segreteria Organizzativa raccoglie le iscrizioni al Congresso Nazionale SIC di-stribuendo la documentazione necessaria nel caso di partecipazione ad eventi ac-creditata presso il Ministero della Salute. Nel caso di evento accreditato presso il Ministero della Salute, la Segreteria Orga-nizzativa gestisce l’evento secondo i re-quisiti richiesti dal Ministero della Salute, verificando le presenze e raccogliendo i test di apprendimento e i questionari di valutazione soddisfazione dell’evento compilati dai partecipanti. Se la percentuale di presenza e il punteg-gio ottenuto dal test di apprendimento so-no sufficienti, la Segreteria Organizzativa rilascia l’attestato di frequenza con indica-to il numero di crediti formativi validi per ECM acquisiti.




G

Inoltro della documentazione alla

ASC FINSIC

Raccolta dei questionari valutazione soddisfazione partecipanti per valutare l'organizzazione del Congresso Nazionale SIC.

Cerimonia di chiusura del Congresso Nazionale SIC.

Gestione del congresso virtuale tramite il sito web SIC.

Rendicontazione degli eventi accreditati ECM e raccolta della

relativa documentazione.

Rendicontazione dell'evento al Ministero della Salute e chiusura

della procedura di accreditamento con l'inoltro dei flussi informatici di

rendicontazione alla AGENAS.

Inoltro della documentazione alla

AAM FINSIC

Elaborazioni statistiche sull'organizzazione del Congresso

Nazionale SIC.

Rendicontazione economica del Congresso Nazionale SIC.

Emissione delle fatture e dei servizi aggiuntivi alle aziende partecipanti

al Congresso Nazionale SIC.

Elaborazione del bilancio a consuntivo del Congresso

Nazionale SIC.

Validazione del Congr.Naz.SIC

positiva?

NO

Fine

Analisi delle cause ed identificazione di eventuali piani di

miglioramento.

SI

Inoltro delle statistiche sull'efficacia e del bilancio a

consuntivo alla Commissione per il Congresso SIC, al CdA e al CD

La Segreteria Organizzativa gestisce il Congresso Virtuale come specificato nei diagrammi di flusso seguenti. La Segreteria Organizzativa raccoglie i questionari elaborati e distribuiti per valu-tare la soddisfazione dei partecipanti in merito all’organizzazione del Congresso Nazionale SIC e ne elabora delle statisti-che riepilogative. La Segreteria Organizzativa inoltra all’Area Scientifica FINSIC la documentazione ne-cessaria per chiudere la procedura di ac-creditamento degli eventi al Ministero della Salute. La Segreteria Organizzativa elabora le statistiche inerenti la partecipazione al Congresso Nazionale SIC e derivanti dai questionari di gradimento raccolti. Inoltre elabora un documento riepilogativo contenente i costi e i ricavi del Congresso Nazionale SIC. L’Area Amministrativa FINSIC emette le fatture relativamente ai contratti stipulati con le aziende e le fatture relative ad eventuali servizi aggiuntivi forniti in sede congressuale. L’Area Amministrativa FINSIC elabora il bilancio a consuntivo del Congresso Na-zionale SIC ed, unitamente alle statistiche inerenti la partecipazione e derivanti dai questionari di gradimento raccolti, lo inoltra alla Commissione per il Congresso SIC, al Consiglio di Amministrazione FINSIC e al Consiglio Direttivo SIC. Le successive analisi permettono di valida-re l’organizzazione del Congresso Nazio-nale SIC e di identificare eventuali piani di miglioramento da apportare nella proget-tazione dell’edizione successiva.




Gestione della vendita degli spazi espositivi e di servizi aggiuntivi

Inizio

Inoltro alle aziende farmaceutiche, elettromedicali ed editoriali della piantina espositiva della sede congressuale, del

relativo listino prezzi e di copia del contratto da compilare.

Contatto con AAM FINSIC per verificare la disponibilità degli spazi

espositivi desiderati.

Inoltro del contratto per l'acquisto di spazi

espositivi in ambito congressuale

SI

Richiesta di servizi aggiuntivi?

NO

Ricezione del contratto da parte delle aziende

Definizione dell'area espositiva disponibile per le aziende all'interno

della sede del Congresso Nazionale SIC.

Definizione del listino prezzi inerente gli spazi espositivi identificati per le aziende.

Quotazione dei servizi richiesti da parte della Segreteria

Organizzativa con eventuale coinvolgimento di fornitori esterni.

Inoltro del preventivo alle aziende richiedenti

Preventivo accettato?

Ricezione accettazione del preventivo SI

Fine

Supporto nella gestione degli spazi espositivi ed erogazione degli

eventuali servizi aggiuntivi in sede congressuale.

NO

Rilevazione dati ed informazioni relativi agli eventuali servizi

aggiuntivi al termine del Congresso Nazionale SIC.

Fatturazione della vendita degli spazi espositivi e degli eventuali

servizi aggiuntivi erogati.

L’Area Amministrativa FINSIC, in collabo-razione con la Segreteria Organizzativa, analizza la disponibilità degli spazi della sede del Congresso Nazionale SIC. Successivamente l’Area Amministrativa FINSIC, in collaborazione con la Segrete-ria Organizzativa, definisce il listino prezzi relativo agli spazi espositivi e lo inoltra, previa autorizzazione del Consiglio di Amministrazione FINSIC, alle aziende farmaceutiche ed elettromedicali unita-mente alla piantina espositiva della sede congressuale e alla copia del contratto da compilare in caso di acquisto di spazi. L’Area Amministrativa FINSIC gestisce l’assegnazione degli spazi espositivi alle aziende interessate, tenendo in considera-zione il diritto di prelazione posseduto dai Soci Benemeriti della Società Italiana di Cardiologia. Sulla base delle esigenze espresse dalle aziende la Segreteria Organizzativa valuta la possibilità di offrire servizi aggiuntivi in ambito congressuale, anche con il coin-volgimenti di fornitori esterni, e ne quantifi-ca il costo tramite un preventivo, che viene inoltrato alle aziende richiedenti. La gestione del montaggio e dello smon-taggio dello stand in sede congressuale è a carico dell’azienda acquirente dello spa-zio espositivo, mentre la Segreteria Orga-nizzativa funge da supporto alle attività e gestisce gli eventuali servizi aggiuntivi, rendicontandoli al termine del congresso all’Area Amministrativa FINSIC, che prov-vede alla successiva fatturazione.




Gestione dei Grant offerti agli Specializzandi

Inizio

Inoltro delle lettere con regolamento di rilascio dei grant ai Direttori Scuole di Specializzazione

e Coordinatori Dottorati

Fine

Possesso dei requisiti definiti da

parte dei Candidati?

NO

Comunicazione ai Direttori Scuole di Specializzazione e Coordinatori

Dottorati con richiesta di nuovi nominativi.

Gestione delle eventuali sostituzioni in caso di rinuncia da parte dei Candidati selezionati.

Ricezione delle candidature per

l'ottenimento del grant specializzandi

Invio della lettera di conferma dell'assegnazione del grant ai

Direttori Scuole di Specializzazione, ai Coordinatori

Dottorati e ai Candidati

Invio delle schede relative ai Candidati selezionati alla

Segreteria Organizzativa e alla Agenzia di Viaggi

SI

La lettere inoltrata ai Direttori delle Scuole di Specializzazione e ai Coordinatori dei Dottorati dall’Area Amministrativa FINSIC contiene il regolamento di assegnazione dei Grant Specializzandi elaborato dalla Società Italiana di Cardiologia. Ogni Presidente delle Scuole di Specializ-zazione e Coordinatore dei Dottorati pro-pone il numero previsto di Candidati. Il Candidato deve possedere tutti i requisiti definiti nel regolamento di rilascio dei grant, prima fra tutti l’accettazione di un abstract al Congresso Nazionale SIC. L’Area Amministrativa FINSIC invia una comunicazione ai Direttori delle Scuole di Specializzazione, ai Coordinatori dei Dot-torati e agli Specializzandi selezionati. L’Area Amministrativa FINSIC invia la scheda anagrafica dei Candidati selezio-nati alla Segreteria Organizzativa per l’iscrizione gratuita al Congresso SIC e alla Agenzia di Viaggi per la gestione della re-lativa ospitalità durante le giornate di con-gresso.




Gestione del Congresso Virtuale per gli eventi SIC

Inizio

Consegna dell'eventuale liberatoria mancante e della presentazione nel formato specificato alla sala regia

da parte del Relatore

SI

Presenza di liberatoria per

materiale video?

Acquisizione della presentazione nel sistema informativo della sala

regia.

Fine

NO

Messa a disposizione della presentazione nell'aula e nell'orario

definito tramite il sistema audiovideo.

Acquisizione audio dell'evento scientifico e sincronizzazione con il materiale fornito da parte della sala

regia.

Caricamento on-line sul sito web della Società Italiana di Cardiologia della sola parte audio dell'evento.

Caricamento on-line sul sito web della Società Italiana di Cardiologia dell'evento in formato audio-video.

Correzione delle anomalie segnalate da parte del fornitore.

Inoltro della presentazione alla

AAM FINSIC

Verifica della presentazione del congresso virtuale.

Presenza di anomalie?

Inoltro delle segnalazioni al

fornitoreSI

NO

Inoltro della liberatoria ai Relatori da parte della

Segreteria Organizzativa

Comunicazione riepilogo delle liberatorie pervenute a AAM FINSIC e sala regia

Nell’invito inoltrato ai Relatori vengono specificate le modalità di consegna della presentazione dell’evento alla sala regia ed il formato specifico che il file deve pos-sedere per essere acquisito dal sistema informativo. Nella liberatoria il Relatore da, o nega, il consenso per l’utilizzo del materiale didat-tico, o di parte di esso, scegliendo tra la visualizzazione in alta o bassa risoluzione. Sulla base del programma definitivo del Congresso Nazionale SIC la sala regia gestisce la proiezione delle varie presen-tazioni nelle aule e agli orari definiti. Durante gli interventi dei Relatori la sala regia acquisisce l’audio delle varie presen-tazioni e, dove esiste una liberatoria firma-ta dai Relatori, come proprietari del mate-riale fornito, lo associa alle immagini delle slide proiettate. Nel caso in cui esiste la liberatoria firmata dai Relatori, la sala regia carica sul sito web della Società Italiana di Cardiologia la presentazione dell’evento scientifico in formato audio-video; in caso contrario vie-ne caricato solo l’audio della presentazio-ne.



8.1.3 COORDINAMENTO DEI GRUPPI DI STUDIO

Il Consiglio Direttivo SIC costituisce i Gruppi di Studio SIC definendo il settore dove sviluppare la ricerca e la diffusione della cultura cardiologica. Inoltre per ogni gruppo il Consiglio Diretti-vo SIC definisce gli obiettivi operativi di periodo. I Soci della SIC, interessati all’adesione di uno dei Gruppi di Studio, inoltrano la ri-chiesta all’Area Scientifica FINSIC utiliz-zando la modulistica disponibile sul sito web della Società Italiana di Cardiologia. L’Area Scientifica FINSIC inoltra alla Commissione per i gruppi di Studio SIC le richieste di affiliazione. La Commissione per i gruppi di Studio SIC verifica la regolarità della richiesta ed inol-tra comunicazione positiva o negativa al richiedente. Durante il primo Congresso Nazionale SIC dopo la costituzione del Gruppo di Studio da parte del Consiglio Direttivo SIC, gli aderenti votano il nucleo di gestione del gruppo, costituito dalle figure del Coordi-natore, Vice-Coordinatore e Segretario. Periodicamente i Coordinatori dei diversi gruppi si incontrano con la Commissione per i Gruppi di Studio SIC al fine di valuta-re lo stato di avanzamento delle attività. Inoltre periodicamente (indicativamente ogni quadrimestre) i Coordinatori dei Gruppi di Studio elaborano una relazione di rendicontazione delle attività svolte, successivamente inoltrata alla Commis-sione per i Gruppi di Studio SIC. La Commissione per i Gruppi di Studio SIC analizza le relazioni e ne presenta il contenuto al Consiglio Direttivo SIC. Se le attività svolte sono insufficienti o non sono in linea con gli obiettivi operativi defi-niti, il Consiglio Direttivo SIC richiede degli ulteriori approfondimenti in merito alla Commissione per i Gruppi di Studio SIC. La Commissione per i Gruppi di Studio SIC comunica al Coordinatore le conside-razioni negative emerse dall’analisi delle attività svolte dal gruppo di appartenenza.

Inizio

Identificazione dei settori in cui sviluppare la ricerca e la diffusione della cultura cardiologica da parte

del CD.

Attivazione del Gruppo di Studio SIC da parte del CD e definizione degli obiettivi operativi di periodo.

Inoltro della relazione alla Commissione per i

Gruppi di Studio SIC

Richiesta di affiliazione ai vari Gruppi di Studio SIC da parte dei

Soci SIC.

SIRichiesta di affiliazione regolare?

NO

Comunicazione dell'accettazione della richiesta al nuovo aderente

al Gruppo di Studio SIC.

Comunicazione del rifiuto della richiesta con indicazione della

motivazione al richiedente.

Definizione del nucleo del Gruppo di Studio SIC durante il Congresso

Nazionale SIC.

Gestione autonoma delle attività da parte del Gruppo di Studio SIC.

Elaborazione di una relazione periodica delle attività da parte del Coordinatore del Gruppo di Studio

SIC.

Presentazione delle relazioni dei Gruppi di Studio SIC al CD.SI

Attività coerente con gli obiettivi

definiti?

NO

Comunicazione al Coordinatore del Gruppo di Studio SIC ed

approfondimenti in merito.

A



Segue diagramma COORDINAMENTO dei GRUPPI di STUDIO

Il Coordinatore del Gruppo di Studio SIC elabora una relazione specificando le linee di gestione e la pianificazione delle attività. La Commissione per i Gruppi di Studio SIC analizza la relazione e la presenta al Consiglio Direttivo SIC, il quale verifica l’allineamento tra le attività svolte e/o pianificate e gli obiettivi e lo scopo di costituzione del Gruppo di Studio. Nel caso in cui il Consiglio Direttivo SIC concludesse che le attività non siano sufficienti a giustificare l’esistenza del Gruppo di Studio, ne approverebbe il definitivo scioglimento. In caso contrario il Gruppo di Studio SIC potrebbe continuare nelle sue attività di sviluppo e diffusione della cultura cardiologica pianificate.

I Gruppi di Studio SIC hanno un mandato di due anni, al termine dei quali i Coordinatori elaborano una relazione conclusiva contenente la rendicontazione complessiva delle attività e il raggiungimento degli obiettivi operativi definiti dal Consiglio Direttivo SIC.

Sulla base di tale relazione e degli sviluppi specifici del settore di appartenenza, il Consiglio Direttivo SIC decide se sciogliere il Gruppo di Studio o se rinnovare il mandato per ulteriori due anni. In quest’ultimo caso sono definiti i nuovi obiettivi operativi di periodo, che vengono inoltrati alla Commissione per i Gruppi di Studio SIC in attesa della rielezione delle figure dei Coordinato-ri, Vice-Coordinatori e Segretari dei diversi Gruppi di Studio.

I Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC sono tenuti ad informare preventivamente il Consiglio Direttivo SIC e la Commissione per i Gruppi di Studio SIC circa le iniziative che intendono intraprendere (convegni, progetti di ricerca, produzioni editoriali, etc.), a fornire in itinere notizie sui loro sviluppi , nonché a presentare i risultati finali.

I Coordinatori dei Gruppi di Studio SIC , tramite la Commissione per i Gruppi di Studio SIC, sottopongono al Consiglio Direttivo SIC, alla fine del primo semestre dell’anno, un breve aggiornamento circa l’attività scientifica da loro svolta e a fine anno una completa e dettagliata relazione.

Fine

A

Inoltro della relazione alla Commissione per i

Gruppi di Studio SIC

Elaborazione di una relazione specifica inerente le

considerazioni del CD da parte del Coordinatore del Gruppo di Studio

SIC.

Analisi e presentazione della relazione del Gruppo di Studio SIC

al CD.

SI

NO

Comunicazione al Coordinatore e prosecuzione delle attività da parte

del Gruppo di Studio SIC.

Verifica dell'allineamento tra le considerazioni del Coordinatore e lo scopo e gli obiettivi del Gruppo

di Studio SIC.

Verifica positiva?

Scioglimento del Gruppo di Studio SIC da parte del CD.



8.1.4 GESTIONE DEI SOCI ISCRITTI ALLA SOCIETÀ ITALIANA DI CARDIOLOGIA

Gestione dei soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia – GESTIONE ISCRIZIONI

Inizio

Compilazione da parte del richiedente della domanda di

ammissione alla SIC.

Inoltro della domanda al al Consiglio Direttivo

Nazionale SIC per il tramite della sede regionale

Fine

SI

Parere favorevole del Consiglio

Direttivo Regionale?

NOComunicazione del rifiuto della richiesta con indicazione della


Raccolta e verifica della completezza delle domande di

ammissione da parte del Segretario Tesoriere Regionale.

Inoltro delle domande di ammissione al

Consiglio Direttivo Regionale SIC

Inoltro delle domande con parere positivo alla AAM

FINSIC

Analisi delle domande di ammissione da parte del CD.

SIRichiesta di ammissione approvata?

NO

Comunicazione dell'accettazione della domanda con indicazione

delle modalità di pagamento della quota associativa.

Comunicazione del rifiuto della richiesta con indicazione della


Pagamento della quota associativa da parte del richiedente.

Conferma dell'avvenuta iscrizione alla SIC e comunicazione della password per l'accesso all'area

riservata del sito web SIC.

La modulistica necessaria per la domanda di ammissione alla Società Italiana di Car-diologia può essere richiesta alla sede principale della società a Roma e a tutte le sedi delle Sezioni Regionali SIC, oppure può essere scaricata dal sito web della Società Italiana di Cardiologia. Il richiedente deve indirizzare la richiesta al Consiglio Direttivo Nazionale SIC per il tramite del Consiglio Direttivo Regionale SIC territorialmente competente in relazio-ne alla residenza e alla sede di lavoro dell’aspirante socio. Il referente del Consiglio Direttivo Regio-nale SIC per tale attività è il Segretario Tesoriere Regionale. L’elenco dei Segreta-ri Tesorieri Regionali con i relativi riferi-menti è disponibile sul sito web della So-cietà Italiana di Cardiologia. L’accettazione dei nuovi soci spetta al Consiglio Direttivo Nazionale SIC, previo parere favorevole rilasciato dal Consiglio Direttivo Regionale SIC territorialmente competente. L’Area Amministrativa FINSIC raccoglie le domande di ammissione pervenute tramite portale o, qualora le domande siano in formato cartaceo, provvede all’inserimento nel gestionale soci L’ammissione decorre dalla data della de-liberazione del Consiglio Nazionale SIC, a cui fa seguito una comunicazione all’aspirante socio che, una volta regola-rizzato il pagamento della quota sociale nei tempi e con le modalità definite, verrà inserito nel registro dei soci. Successivamente l’Area Amministrativa FINSIC provvede all’inoltro al neo socio della ricevuta di pagamento e della pas-sword personale per l’acceso all’area ri-servata del sito web della Società Italiana di Cardiologia.



Gestione dei soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia – PAGAMENTO QUOTE ANNUALI

L’entità, i termini e le modalità di versamento delle quote associative annuali sono determinate dal Consiglio Direttivo SIC e la relativa richiesta e gestione dei pagamenti, effettuata dall’Area Amministrativa FINSIC, varia in funzione della tipologia di asso-ciato.

Gli associati alla Società Italiana di Cardiologia si dividono in:

• Soci ordinari, con diritto di voto;

• Soci seniores, con diritto di voto;

• Soci onorari, con diritto di voto;

• Soci corrispondenti, senza diritto di voto;

• Soci sostenitori, senza diritto di voto;

• Soci benemeriti, senza diritto di voto.

SOCI ORDINARI

I soci ordinari sono coloro che, cultori di cardiologia e di materie affini, facciano richiesta di iscrizione all’Associazione al Consi-glio Direttivo Nazionale SIC; tali soci sono tenuti al pagamento della quota associativa deliberata dall’Assemblea Plenaria SIC su proposta del Consiglio Direttivo Nazionale SIC.

Il Consiglio Direttivo Nazionale SIC dichiara decaduti quei soci che da 3 anni non abbiano provveduto al pagamento della quota associativa.

SOCI SENIORES

I soci seniores sono i soci, già ordinari, che abbiano superato il settantesimo anno di età; tali soci sono esonerati dal pagamento della quota associativa.

SOCI ONORARI

I soci onorari sono i soci che sono stati Presidenti dell’ Associazione, oltre agli studiosi italiani o stranieri, nominati dall’Assemblea su proposta del Consiglio Direttivo Nazionale SIC, che si sono particolarmente distinti nel campo delle scienze cardiologiche.

I soci onorari sono esentati dal pagamento delle quote associative.

SOCI CORRISPONDENTI

I soci corrispondenti sono nominati dal Consiglio Direttivo Nazionale SIC tra i cardiologi stranieri che ne facciano richiesta scritta e che, con la loro attività, risultino particolarmente vicini ai fini statutari dell’Associazione; tali soci sono esonerati dal pagamento della quota associativa.

SOCI SOSTENITORI

I soci sostenitori sono nominati dal Consiglio Direttivo Nazionale SIC tra le persone fisiche e giuridiche che contribuiscono al sostegno delle attività dell’Associazione con il versamento di contributi e con il finanziamento di attività utili alla realizzazione degli scopi dell’Associazione.

SOCI BENEMERITI

I soci benemeriti sono nominati dal Consiglio Direttivo Nazionale SIC tra le persone fisiche e giuridiche che hanno contribuito in misura eminente alla realizzazione degli scopi dell’Associazione.

L’aggiornamento e il mantenimento del Registro degli Associati alla Società Italiana di Cardiologia viene effettuato dall’Area Amministrativa FINSIC tramite l’utilizzo di un software specifico, che permette di verificare e/o aggiornare lo stato di apparte-nenza ad una delle categorie di soci sopra descritte, e di monitorare la regolarità dei pagamenti delle quote associative annuali.



L’Area Amministrativa FINSIC comunica annualmente l’entità, i termini e le modalità di versamento delle quote associative de-terminate dal Consiglio Direttivo Nazionale SIC e gestisce l’inoltro degli eventuali solleciti di pagamento.

Se il socio non provvede al pagamento della quota associativa per il terzo anno consecutivo, l’Area Amministrativa FINSIC provvede, come definito nello Statuto della Società Italiana di Cardiologia, alla cancellazione del nominativo dal Registro degli Associati.

8.1.5 IDENTIFICAZIONE, RINTRACCIABILITÀ E PRESERVAZIONE

I concetti di rintracciabilità e conservazione dei prodotti, considerando i processi aziendali gestiti dalla Società Italiana di Cardio-logia e dalla FINSIC, consistono nella possibilità di ricercare ed identificare ogni evento organizzato e di potere proteggere, re-cuperare, rivisitare e controllare documenti, dati ed informazioni ad esso collegati. Questo è possibile grazie alla corretta compi-lazione ed archiviazione, informatica e non, dei moduli e delle registrazioni descritti in questo manuale ed in generale nella do-cumentazione elaborata dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC (es. Verbali del Consiglio Direttivo SIC e del Consi-glio di Amministrazione FINSIC, documento programmatico sulla sicurezza FINSIC, etc.).

In particolare le registrazioni, che permettono di rilevare lo stato di avanzamento delle attività per l’erogazione dei servizi, sono di seguito descritte in funzione del processo gestito:

• Progettazione e gestione di eventi formativi e scientifici, inclusi i corsi di formazione e di aggiornamento professionale accreditati dal Ministero della Salute – per ogni evento formativo viene elaborata una Scheda Programmazione Evento (rif. M 7.1), che permette di verificare all’Area Scientifica FINSIC l’avanzamento delle fasi di programmazione, organiz-zazione, erogazione e validazione dell’evento formativo;

• Progettazione ed organizzazione del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia – i verbali, che forma-lizzano le periodiche riunioni del Consiglio Direttivo SIC e della Commissione per il Congresso, contengono le verifiche ed approvazioni della documentazione (es. primo annuncio del Congresso Nazionale SIC, griglia scientifica per i diver-si giorni del Congresso Nazionale SIC, etc.), che rappresenta l’output delle diverse fasi di progettazione ed organizza-zione del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia;

• Coordinamento dei Gruppi di Studio costituiti dalla Società Italiana di Cardiologia – le periodiche riunioni della Com-missione per i Gruppi di Studio e le rendicontazioni presentate dal Referente di detta commissione al Consiglio Diretti-vo SIC, permettono di conoscere lo sviluppo delle attività dei diversi gruppi di studio costituiti dalla Società Italiana di Cardiologia;

• Gestione dei Soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia – i report, che possono essere estrapolati dal Registro degli Associati alla Società Italiana di Cardiologia, permettono di verificare la situazione delle iscrizioni alla Società Italiana di Cardiologia e del pagamento della relativa quota annuale.

8.1.6 PROPRIETÀ DEI CLIENTI E DEI FORNITORI

I dati personali forniti dagli iscritti agli eventi formativi vengono conservati nel rispetto di quanto indicato nel GDPR 2016/679 a tutela del trattamento dei dati personali delle persone e di altri soggetti. Quindi la loro archiviazione e consultazione, informatica e cartacea, viene controllata dalle segreterie e Aree in funzione della competenza, al fine di salvaguardarne l’eventuale diffusio-ne all’esterno. Stessa considerazione viene effettuata per il processo di gestione dei soci iscritti alla Società Italiana di Cardiolo-gia, per il quale sono definite delle regole di accesso e di consultazione del Registro degli Associati alla Società Italiana di Car-diologia, al fine di salvaguardare l’eventuale diffusione di dati in esso contenuti.



8.2 PROCESSI DI SUPPORTO

I processi di supporto svolti dalla Società Italiana di Cardiologia sono:

• Controllo dei prodotti e servizi forniti dall’esterno:

il processo identifica le modalità di selezione e valutazione dei fornitori e di gestione delle attività di approvvigionamen-to.

• Comunicazione ed informazione verso i Clienti:

il processo specifica le modalità con le quali la Società Italiana di Cardiologia comunica ed informa i medici iscritti rela-tivamente ai servizi erogati ed ai corsi di formazione ed aggiornamento professionale organizzati.

• Gestione delle risorse:

il processo, descritto nella sezione MGQ 07, specifica le modalità con le quali la Società Italiana di Cardiologia identifi-ca le necessità e rende disponibili le risorse.



8.2.1 CONTROLLO DEI PRODOTTI E SERVIZI FORNITI DALL’ESTERNO

Il processo di approvvigionamento rappresenta uno dei processi principali nell’erogazione del servizio forniti dalla Società Italia-na di Cardiologia e della FINSIC e pertanto è gestito e mantenuto sotto controllo, sia per quanto concerne gli aspetti di qualifica e valutazione dei fornitori, sia per quanto concerne la corretta definizione delle informazioni relative agli acquisti.

Per quanto riguarda il primo aspetto sono state predisposte apposite procedure, descritte nel paragrafo successivo, atte a ga-rantire una corretta e costante valutazione dei fornitori, basandosi su:

• Tipologia di prodotto/servizio fornito;

• Il livello qualitativo del prodotto/servizio fornito;

• La convenienza economico-finanziaria del fornitore con riferimento alla concorrenza ed alle disponibilità del mercato; • La consapevolezza e la conformità dei fornitori ai requisiti cogenti inerenti la qualità del prodotto/servizio fornito;

• Le capacità logistiche e la sua localizzazione.

Per quanto concerne il secondo aspetto, le informazioni relative agli approvvigionamenti, definite dalla Società Italiana di Car-diologia e gestite dalla FINSIC sul lato economico finanziario, sono la base per l'emissione degli ordini di approvvigionamento, oltre che il riferimento di base per le specifiche di prodotto e per la verifica della conformità dei prodotti/servizi stessi al momento del loro ricevimento.

Tali informazioni, comprendono quindi:

• Descrizione dei prodotti/servizi da approvvigionare; • Condizioni di fornitura (caratteristiche specifiche del servizio/prodotto, livelli di servizio attesi, condizioni di consegna e pa-

gamento, etc.);

• Riferimenti ad eventuali requisiti cogenti.

Le modalità descritte ai punti precedenti ed in quelli successivi, sono da ritenersi applicate esclusivamente agli approvvigiona-menti di prodotti/servizi relativi agli eventi organizzati dalla Società Italiana di Cardiologia e gestiti, sul lato economico finanzia-rio, dalla FINSIC.



SELEZIONE DEI FORNITORI

Nella progettazione e gestione degli eventi e dei vari processi aziendali, gli Organi Istituzionali definiti (Consiglio Direttivo del-la Società Italiana di Cardiologia, Consiglio di Amministrazione FINSIC, Commissioni SIC, Gruppi di Studio SIC, etc.) identifica-no le esigenze di approvvigionamento di prodotti e servizi. Tali esigenze, completate dalle caratteri-stiche specifiche del prodotto o servizio e da eventuali nominativi suggeriti, vengono elaborate dall’Area Amministrativa FINSIC, che ricerca, tra i nominativi già posseduti dalla FINSIC, i possibili fornitori a cui ri-chiedere il preventivo. Nel caso questa prima analisi desse esito negativo, l’Area Amministrativa FINSIC, in collaborazione con l’Organo Istituzionale richiedente, ricerca sul mercato nuovi no-minativi di fornitori. Gli elementi analizzati per la selezione sono: • consolidato rapporto con il fornitore,

in particolare per i servizi a carattere continuativo resi negli anni preceden-ti, la cui valutazione a consuntivo sia stata positiva e soddisfacente;

• affidabilità, conoscenza sul mercato ed esperienza del fornitore;

• economicità del servizio richiesto, • vantaggi in termini di costi/benefici

tratti dal rapporto con il fornitore. Una volta identificati i nominativi l’Area Amministrativa FINSIC richiede il preventi-vo specificando le caratteristiche del pro-dotto o servizio e, dove fosse necessario, organizza un incontro tra il fornitore e l’Organi Istituzionale richiedente. Per importi al di sopra dei 25.000 €, l’Area Amministrativa FINSIC ricercherà almeno tre soggetti diversi. Una volta ottenuti, i preventivi vengono posti all’attenzione del Consiglio Direttivo SIC e del Consiglio di Amministrazione FINSIC per la definitiva scelta. Si evidenzia che tutti i membri del Consi-glio di amministrazione FINSIC dovranno precisare eventuali situazioni di conflitto di interesse, anche potenziali, con le contro-parti dei contratti in valutazione, astenen-dosi dalle votazioni inerenti. Successivamente all’approvazione, l’Area Amministrativa FINSIC formalizza l’eventuale ordine e/o contratto con il forni-tore.

Identificazione delle caratteristiche del servizio/prodotto

Invio a AAM FINSIC

Ricerca nominativi possibili fornitori

nell'elenco posseduto da FINSIC

Ricerca positiva?

NO

SI

Inizio

Richiesta preventivi ai fornitori identificati

Ricerca nuovi nominativi sul mercato

Ricezione deipreventivi dai

fornitori identificati

Analisi dei preventivi da parte del CD e del

CdA

Fornitore identificato?

Stipula del contratto o emissione dell'ordine

sulla base del preventivo

SI

NO

Fine



VALUTAZIONE e QUALIFICA dei FORNITORI

Il processo relativo alla qualifica e valutazione dei fornitori è diviso in: • Valutazione dei Coordinatori degli

eventi organizzati dalla Società Italiana di Cardiologia;

• Valutazione dei fornitori di prodotti/servizi.

Questa divisione è resa necessaria dalla evidente differenza tra i parametri e le metodologie di valutazione per le due tipologie di fornitori. Per i fornitori di prodotti / servizi, l’Area Amministrativa FINSIC e/o l’Area Scientifica FINSIC identificano e registrano all’interno del sistema Gestione Fornitori Critici (M 7.6) i diversi parametri di valutazione, i livelli minimi attesi per ognuno di essi e la periodicità di rilevazione dei dati. Mentre per i Coordinatori degli eventi, l’Area Scientifica FINSIC registra, all’interno del sistema Indicatori di Prestazione, la media dei punteggi ottenuti dall’analisi statistica delle schede di valutazione dell’evento (M 7.4 Scheda di valutazione dell’evento formativo e M 7.5 Scheda di valutazione dell’evento congresso) e il conseguente esito sulla validazione dell’evento. Nel caso in cui la valutazione effettuata risultasse positiva, il fornitore di prodotti / servizi viene inserito o confermato come fornitore qualificato, mentre il Coordinatore degli eventi viene ricontattato nel processo di pianificazione/progettazione degli eventi per il periodo successivo, effettuato dal Consiglio Direttivo SIC e/o dalle Commissioni SIC. Nel caso di valutazione negativa, l’Area Amministrativa FINSIC e/o l’Area Scientifica FINSIC coinvolgono l’Organo Istituzionale di riferimento (Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia, Consiglio di Amministrazione FINSIC e Commissioni SIC) per l’individuazione ed attivazione delle opportune azioni correttive.

Selezione ed attivazione del

rapporto di collaborazione con il

fornitore

Inizio

Segnalazioni delle problematiche da parte di AAM e/o

ASC al CD e al CdA

Fine

FORNITORI DI PRODOTTI/SERVIZI

COORDINATORIDEGLI EVENTI

Criteri di valutazione:- rispetto dei requisiti di acquisto concordati;- livello qualitativo del prodotto o rispetto dei livelli attesi di servizio.

Criteri di valutazione:- rispetto dei tempi definiti per l'eventuale accreditamento ECM degli eventi da parte dell' ASC;- valutazione ottenuta dall'analisi delle schede di valutazione dell'evento.

Aggiornamento del sistema Gestione

Fornitori Critici da parte di AAM e/o ASC

Aggiornamento del sistema Indicatori

Formazione da parte di ASC

Valutazione positiva? SI Fornitore qualificatoNO

Individuazione ed attivazione delle opportune azioni

correttive



8.2.2 COMUNICAZIONE ED INFORMAZIONE VERSO I CLIENTI

La mission della Società Italiana di Cardiologia, come specificato dalla politica per la qualità, è quella di è implementare lo stu-dio delle malattie cardiovascolari e di promuovere la ricerca e la diffusione delle conoscenze da esse derivanti in materia d i car-diologia.

L’attività di commercializzazione è quindi effettuata, non per la vendita, ma per la diffusione di informazion i relative agli studi, alle ricerche e agli eventi formativi e scientifici organizzati e viene sviluppata dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC attraverso i seguenti canali di comunicazione:

• Sito internet istituzionale www.sicardiologia.it - attraverso tale sito la Società Italiana di Cardiologia, in collaborazione con la FINSIC, divulga le informazioni relative a tutte le sue attività e dialoga con il mondo medico-scientifico e con le istituzioni sanitarie pubbliche;

• Rivista SIC ET SIMPLICITER (bollettino ufficiale della Società Italiana di Cardiologia) – attraverso tale rivista la Società Italiana di Cardiologia, in collaborazione con la FINSIC, presenta e rendiconta a tutti i Soci iscritti e ai vari destinatari, i principi, le pianificazioni ed i risultati ottenuti dalle attività sviluppate;

• Stampa ed invio di depliant e brochure pubblicitarie relative agli eventi scientifici e formativi organizzati dalla Società Italiana di Cardiologia.


MGQ 09 Valutazione delle prestazioni


9 VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI

9.1 MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI E VALUTAZIONE

9.1.1 GENERALITÀ

Quest'attività ha come obiettivo il monitoraggio e la misurazione delle prestazioni dei processi aziendali, al fine di verificarne la corretta impostazione, il corretto funzionamento e soprattutto il raggiungimento degli obiettivi aziendali prefissati. L'analisi dei processi consente inoltre di rilevare i possibili punti di miglioramento degli stessi al fine di ottimizzarne le prestazioni, ma anche i rendimenti in termini di convenienza economica.

Le specifiche di dettaglio dei parametri, intesi come livello di accettabilità minimo, eventuale target definito dal Consiglio Diretti-vo della Società Italiana di Cardiologia e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC ed eventuali leve di intervento sulle quali agi-re qualora il parametro non rientrasse nei limiti stabiliti, sono contenuti nei periodici VERBALI DI RIUNIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO SIC E DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE FINSIC, che formalizzano i riesami periodici dei sistemi organizzativi.

I risultati raccolti sui parametri analizzati sono relazionati dai Responsabili delle Commissioni SIC, dei Gruppi di Lavoro SIC e dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC al Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e del Consiglio di Ammi-nistrazione FINSIC, affinché possano procedere ad un'analisi di dettaglio e, durante i successivi e periodici riesami del sistema organizzativo, possa definire in collaborazione con i Responsabili stessi le eventuali azioni di miglioramento necessarie.

9.1.2 SODDISFAZIONE DEL CLIENTE

Il monitoraggio della soddisfazione del Cliente è un elemento fondamentale per verificare la corretta individuazione dei requisiti dei Clienti stessi da parte dell'organizzazione, nonché il loro soddisfacimento mediante la corretta gestione dei processi gestiti dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC.

La soddisfazione del Cliente viene monitorata tramite la misurazione del soddisfacimento delle aspettative dei partecipanti ad eventi formativi e scientifici e al Congresso Nazionale organizzati dalla Società Italiana di Cardiologia e dalla FINSIC.

La metodologia attivata si basa sulla raccolta diretta del grado di soddisfazione del cliente tramite questionari specifici, differen-ziati un funzione dell’utilizzo per eventi formativi e scientifici organizzati nell’anno (M 7.4 SCHEDA DI VALUTAZIONE EVENTO FORMA-TIVO) ed eventi organizzati nell’ambito del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia (M 7.5 SCHEDA DI VALUTA-ZIONE EVENTO CONGRESSO).

La raccolta ed omogeneizzazione dei dati viene effettuata dall’Area Scientifica, per eventi formativi e scientifici organizza ti nell’anno, e dalla Segreteria Organizzativa, per gli eventi organizzati nell’ambito del Congresso Nazionale della Società Italiana di Cardiologia.

Tale attività permette di elaborare dei dati statistici, che successivamente vengono analizzati dalla Commissione per la Didattica e per la Formazione Permanente SIC e dalla Commissione per il Congresso SIC. Le considerazioni sull’analisi statistica, gli eventuali spunti di miglioramento e le best practise identificate, vengono relazionate al Consiglio Direttivo SIC, che le utilizza nella definizione degli obiettivi strategici e scientifici del periodo successivo.

9.1.3 ANALISI E VALUTAZIONE

L’obiettivo principale dell’analisi dei dati, derivanti dal monitoraggio e della valutazione dei processi e dei servizi, è que llo di veri-ficare l'andamento degli indicatori definiti in riferimento ai livelli di accettabilità stabiliti ed agli obiettivi fissati dal Consiglio Diretti-vo SIC e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC in occasione dei periodici riesami dei sistemi organizzativi.

L'analisi dei dati è quindi volta a fornire un supporto alla definizione di nuovi obiettivi o comunque di piani di miglioramento all'in-terno dell'organizzazione e per tali motivi individua aspetti fondamentali, quali:

• la soddisfazione dei Soci iscritti alla Società Italiana di Cardiologia;

• l'efficacia e l'efficienza dei processi della Società Italiana di Cardiologia e della FINSIC;

• il raggiungimento degli obiettivi definiti strategici, scientifici ed economici;

• il confronto con il mondo scientifico della cardiologia.

I risultati raccolti sui parametri analizzati sono relazionati dai Responsabili delle Commissioni SIC, dei Gruppi di Lavoro SIC e dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC al Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e al Consiglio di Ammi-



nistrazione FINSIC, affinché possano procedere ad un'analisi di dettaglio e, durante i successivi e periodici riesami del sistema organizzativo, possa definire in collaborazione con i Responsabili stessi le eventuali azioni di miglioramento necessarie.

Il feed-back su tale analisi è contenuto nei VERBALI DI RIUNIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO SIC E DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE FINSIC, che formalizzano i periodici riesami dei sistemi organizzativi.



9.2 AUDIT INTERNI

Le attività di audit sui sistemi di gestione per la qualità della Società Italiana di Cardiologia e di FINSIC, sono pianificate, condot-te e documentate secondo quanto indicato nel diagramma successivo.

AUDIT INTERNI

La pianificazione base, redatta dal Respon-sabile del Sistema di Gestione per la Quali-tà, prevede almeno un ciclo completo di audit l’anno (M 8.1 PIANO ANNUALE AUDIT INTERNI). Il piano viene consegnato al Consiglio Di-rettivo SIC e al Consiglio di Amministrazio-ne FINSIC per l’approvazione o per la defi-nizione di eventuali modifiche. Il piano approvato viene divulgato ai Re-sponsabili dell’Area Amministrativa e Scien-tifica FINSIC. Le CHECK LIST (M 8.2) , ove necessario, vengono personalizzate dall’Auditor incari-cato con riferimento alle Aree da verificare. La redazione del RAPPORTO DI AUDIT (M 8.3) da parte dell’Auditor evidenza eventuali osservazione e/o non conformità rilevate. Tale rapporto viene esaminato congiunta-mente dall’Auditor, dal Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità e dai Responsabili dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC in modo da intraprende-re eventuali azioni correttive. Nel caso di osservazione e/o non conformi-tà sarà il Responsabile del Sistema di Ge-stione per la Qualità a definire la necessità di un eventuale audit di follow-up.

Invio al CD e al CdA per l’approvazione.

Approvazione piano annuale audit interni SIC e FINSIC.

Necessità modifiche?

Emissione e divulgazione del piano.

Preparazione della documentazione di audit.

Effettuazione degli audit secondo il piano.

Consegna all’auditor.

Redazione rapporto di audit.

Analisi del rapporto da parte di RSGQ e del Responsabile

dell’Area verificata.

Rilevate non conformità?

Elaborazione del piano annuale audit interni SIC e

FINSIC.

SI NO

Consegna rapporto e check list a RSGQ

Apertura e gestione delle NC tramite il sistema Gestione del

Miglioramento.

NO

SI

Fine

Inizio



NOTA:

Qualifica degli auditor: gli auditor che svolgono attività di audit interni, sono qualificati sulla base di almeno uno dei seguenti cri-teri:

1. Affiancamento ad auditor già qualificati nello svolgimento di almeno un ciclo completo di audit interni. 2. Superamento con prova documentale di almeno un corso su uno dei seguenti argomenti:

• Norme di gestione per la qualità e di assicurazione della qualità (UNI EN ISO serie 9000); • Tecniche di effettuazione degli audit (UNI EN ISO 19011).

La scelta dell’auditor (a cura del Consiglio di Amministrazione FINSIC) da utilizzare negli audit interni è vincolata dal fatto questi risulti indipendente dalle responsabilità relative o derivanti dall’area oggetto di audit. Nel caso in cui la verif ica sia condotta da un gruppo di valutazione, la qualifica è richiesta al solo responsabile del gruppo di valutazione mentre l’indipendenza è richiesta a tutti i membri del gruppo di valutazione.

Durante lo svolgimento degli audit sono da osservare le seguenti modalità operative:

• Individuare la documentazione di riferimento applicabile all'attività/funzione/processo da verificare. • Esaminare la documentazione relativa alle attività in essere del Sistema Gestione Qualità per valutarne l’adeguatezza. • Comunicare immediatamente alla funzione / area valutata le non conformità critiche rilevate. • Registrare qualsiasi ostacolo rilevante incontrato nel corso dell’audit. • Verbalizzare i risultati dell’audit in modo chiaro, conclusivo e senza ingiustificato ritardo. • Rimanere entro i limiti previsti per l’audit. • Agire con obiettività. • Raccogliere ed analizzare evidenze pertinenti e sufficienti per raggiungere conclusioni relative allo stato del Sistema Ge-

stione Qualità / Area /Attività valutate. • Valutare se le procedure ed i documenti che descrivono e supportano gli elementi richiesti del Sistema Gestione Qualità

sono conosciuti, disponibili, compresi ed utilizzati dal personale dell’area oggetto di valutazione • Valutare se le procedure ed i documenti utilizzati per descrivere il Sistema Gestione Qualità sono tutti adeguati per conse-

guire gli obiettivi di qualità stabiliti.



9.3 RIESAME DELLA DIREZIONE

Riesame della direzione – Riunioni del Consiglio Direttivo SIC e del Consiglio di Amministrazione FINSIC

Il Riesame periodico del sistema organizzativo è effettuato dal Consiglio Direttivo SIC, relativamente alla gestione scientif ica dei processi aziendali, e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC relativamente alla gestione economico-finanziaria della strut-tura organizzativa.

RIESAME del CONSIGLIO DIRETTIVO SIC

Elementi in ingresso Riesame Elementi in Uscita

Dal Verbale Riunione del Consiglio Direttivo SIC precedente: • Definizione obiettivi • Definizione dei piani di miglioramen-

to • Situazione delle risorse Analisi degli indicatori di prestazione: • Raggiungimento o avanzamento

obiettivi • Stato di avanzamento delle azioni

avviate nei precedenti riesami • Misurazione delle performance dei

processi aziendali Valutazione dei rischi e delle oppor-tunità: • Stato di avanzamento delle azioni

intraprese per affrontare i rischi ed enfatizzare le opportunità.

Azioni correttive: • Azioni correttive attivate nel periodo

in esame Rapporti di audit interni: • Risultati degli audit interni Registrazioni soddisfazione del Clien-te: • Soddisfazione del cliente; • Verbale assemblea plenaria dei soci Rapporti di valutazione dei fornitori: • Valutazione dei fornitori. Registrazioni sulle risorse: • Situazione delle infrastrutture, at-

trezzature, sistemi informativi, etc. Gestione anomalie: • Anomalie e reclami gestiti nel perio-

do in esame. Dati esterni: • Analisi delle esigenze del mondo

medico scientifico; • Risultati degli audit effettuati

dall’Ente di Certificazione; • Reclami dai medici iscritti alla Socie-

tà Italiana di Cardiologia pervenuti nel periodo in esame;

• Requisiti cogenti.

L'attività di riesame del Consiglio Diretti-vo SIC è volta a verificare l'efficacia e l'efficienza sotto il profilo scientifico del SGQ, oltre che la sua corretta applica-zione nel rispetto della norma di riferi-mento.

Con l'attività di riesame del SGQ, svolta con cadenza almeno annuale, il Consi-glio Direttivo SIC definisce lo stato del sistema e verifica il raggiungimento, o l'avanzamento, degli obiettivi preceden-temente definiti. Tale analisi è quindi vol-ta ad individuare i possibili spunti di mi-glioramento e l'eventuale necessità di avviare piani per integrare ed efficientare i processi aziendali.

Verbale Riunione del Consiglio Diret-tivo SIC:

• Definizione dei principi e delle linee strategiche aziendali sia della SIC che della FINSIC

• Definizione di un piano operati-vo di periodo, che contiene gli obiettivi della SIC (e di conse-guenza della FINSIC), le relati-ve responsabilità (FINSIC, Co-mitati, Gruppi di Studio, Refe-rente specifici nominati, etc.) e le attività da pianificare e gesti-re per il raggiungimento di tali risultati

• Definizione e pianificazione del-le azioni di miglioramento per la Società Italiana di Cardiologia e per la struttura organizzativa della FINSIC



RIESAME del CONSIGLIO di AMMINISTRAZIONE FINSIC

Elementi in ingresso Riesame Elementi in Uscita

Dal Verbale Riunione del Consiglio Diretti-vo SIC: • Definizione dei principi e delle linee stra-

tegiche aziendali sia della SIC che della FINSIC

• Definizione di un piano operativo di pe-riodo, che contiene gli obiettivi della SIC (e di conseguenza della FINSIC), le rela-tive responsabilità (FINSIC, Comitati, Gruppi di Studio, Referente specifici no-minati, etc.) e le attività da pianificare e gestire per il raggiungimento di tali risul-tati

• Definizione e pianificazione delle azioni di miglioramento per la Società Italiana di Cardiologia

Dal Verbale Riunione del Consiglio da Amministrazione FINSIC precedente: • Definizione obiettivi operativi specifici per

Area (Amministrativa e Scientifica) • Definizione dei piani di miglioramento • Situazione delle risorse Analisi degli indicatori di prestazione: • Raggiungimento o avanzamento obiettivi • Stato di avanzamento delle azioni avvia-

te nei precedenti riesami • Misurazione delle performance dei pro-

cessi aziendali Valutazione dei rischi e delle opportunità: • Stato di avanzamento delle azioni intra-

prese per affrontare i rischi ed enfatizza-re le opportunità.

Azioni correttive: • Azioni correttive attivate nel periodo in

esame Rapporti di audit interni: • Risultati degli audit interni Registrazioni soddisfazione del Cliente: • Soddisfazione del cliente; • Verbale assemblea plenaria dei soci Rapporti di valutazione dei fornitori: • Valutazione dei fornitori. Registrazioni sulle risorse: • Situazione della crescita professionale di

dipendenti e collaboratori; • Situazione delle infrastrutture, attrezzatu-

re, sistemi informativi, etc. Gestione anomalie: • Anomalie e reclami gestiti nel periodo in

esame. Dati esterni: • Analisi delle esigenze del mondo medico

scientifico; • Risultati degli audit effettuati dall’Ente di

Certificazione; • Reclami dai medici iscritti alla Società

Italiana di Cardiologia pervenuti nel pe-riodo in esame;

• Requisiti cogenti.

L'attività di riesame del Consiglio di Am-ministrazione FINSIC è volta a verificare l'efficacia e l'efficienza del SGQ soprat-tutto sotto il profilo economico-finanziario, oltre che la sua corretta ap-plicazione nel rispetto della norma di rife-rimento.

Con l'attività di riesame del SGQ, svolta con cadenza almeno annuale, il Consi-glio di Amministrazione FINSIC definisce lo stato del sistema e verifica il raggiun-gimento, o l'avanzamento, degli obiettivi precedentemente definiti. Tale analisi è quindi volta ad individuare i possibili spunti di miglioramento e l'eventuale ne-cessità di avviare piani per integrare ed efficientare i processi aziendali.

Verbale Riunione Consiglio Direttivo:

• Definizione degli obiettivi opera-tivi di periodo per l’Area Ammi-nistrativa e l’Area Scientifica

• Definizione di una pianificazio-ne dettagliata delle attività valu-tata sia sotto l’aspetto economi-co, che sotto quello organizzati-vo (definizione delle tempisti-che, delle responsabilità, dei li-velli di servizio attesi, etc.)

• Definizione delle risorse e delle responsabilità per il raggiungi-mento degli obiettivi definiti

• Definizione e pianificazione del-le azioni di miglioramento per l’organizzazione

MGQ 10 Miglioramento


10 MIGLIORAMENTO

10.1 GENERALITÀ

Il monitoraggio e la misurazione dei servizi viene effettuato tramite la rilevazione delle anomalie, utilizzando il sistema GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO (M 8.4), e la seguente attivazione della correzione ed eventualmente, ove resosi necessario, dell’azione cor-rettiva. Di seguito vengono specificate le modalità di gestione di tale processo.

10.2 NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE

GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ

Tutti gli Organi Istituzionali (Consiglio Di-rettivo della Società Italiana di Cardiolo-gia, Consiglio di Amministrazione FINSIC, Commissioni SIC, Gruppi di Studio SIC, etc.) le risorse dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC possono rilevare un’anomalia, che viene registrata sul si-stema GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO (M 8.4). Nel sistema GESTIONE DEL MIGLIORAMEN-TO sono riportate la descrizione dell’anomalia rilevata, l’area di interesse e il processo o servizio interessati. I Responsabili dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC, in collaborazione con gli Organi Istituzionali coinvolti, individua-no la correzione all’anomalia. Individuata la correzione da intraprendere il Responsabile definito effettua la corre-zione all’anomalia e la formalizza sul si-stema GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO. Attuata la correzione, dove necessario, viene effettuata una verifica dell’attività effettuata per eliminare gli effetti dell’anomalia. Le cause, che hanno generato l’anomalia e quindi l’apertura della non conformità, vengono analizzate dai Responsabili dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC, in collaborazione con gli Organi Istituzionali coinvolti, per decidere l’avvio o meno di una azione correttiva.

Invio della correzione al Responsabile

identificato.

Verifica della correzione positiva?

Individuazione del Responsabile

della correzione.

Effettuazione della correzione.

Formalizzazione della correzione sul sistema di

gestione del miglioramento.

Analisi delle cause che hanno generato

l’anomalia.

SI NO

SI

NO

Necessaria azione

correttiva?

Inizio

Registrazione sul sistema di gestione del miglioramento.

Rilevazione dell’anomalia.

Fine

Attivazione dell’azione correttiva.



AZIONI CORRETTIVE

Sulla base delle informazioni che nascono dai documenti RECLAMI DEI SOCI, RECLAMI DEI PARTECIPANTI AGLI EVENTI RILEVAZIONE DI ANOMALIE, RAPPORTI VISITA ISPETTIVA, RISULTATI DEI RIESAMI DA PARTE DEL CON-SIGLIO DIRETTIVO SIC E DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE FINSIC, RISULTATI ANALISI DEI DATI, RISULTATI SULLA SODDISFAZIONE DEI PAR-TECIPANTI AGLI EVENTI, REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ, tutti gli Organi Istituzionali (Consiglio Di-rettivo della Società Italiana di Cardiolo-gia, Consiglio di Amministrazione FINSIC, Commissioni SIC, Gruppi di Studio SIC, etc.) e le risorse dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC possono aprire una Azione Correttiva. I Responsabili dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC, in collaborazione con gli Organi Istituzionali coinvolti, hanno il compito di proporre l’Azione Correttiva e di annotarla sul sistema GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO (M 8.4). Gli estremi dell’azione di miglioramento individuata (data, descrizione, responsabi-lità e scadenze) sono riportati sul sistema GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO (M 8.4). L’Azione Correttiva è valutata dai Re-sponsabili dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC, in collaborazione con gli Organi Istituzionali coinvolti, per verifi-carne l’esito e l’efficacia e quindi definirne la chiusura. Le azioni chiuse positivamente sono regi-strate sul sistema GESTIONE DEL MIGLIO-RAMENTO (M 8.4).

10.3 MIGLIORAMENTO CONTINUO

L'efficacia e l'efficienza dei processi è sempre uno degli obiettivi primari perseguiti dal Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC, in collaborazione con i Responsabili delle Commissioni SIC, dei Gruppi di Lavoro SIC e dell’Area Amministrativa e Scientifica FINSIC. In quest'ottica rivestono particolare importanza le attività di monitoraggio e misurazione dei processi e dei servizi, nonché le correlate attività di analisi dei dati.

Sulla base delle risultanze di tali monitoraggi e di tali analisi risulta quindi possibile definire le azioni di miglioramento volte sia a perfezionare i processi esistenti, sia ad introdurre, dove e se necessario, nuovi sistemi/tecnologie per la gestione dei processi stessi.

Chiusura AC e aggiornamento del sistema di Gest. del Miglioramento.

Individuazione del Responsabile della definizione di AC.

Definizione delle fasi dell’AC ed annotazioni sul sistema Gest. del Miglior.

Aggiornamento del sistema di Gestione del

Miglioramento.

Definizione dei Resp.li dell’attuazione delle fasi di

AC e delle relative scadenze.

Attuazione positiva?

Invio comunicazione al Responsabile

individuato.

Invio comunicazione ai Responsabili

individuati.

Attuazione delle fasi dell’Azione Correttiva.

SI

NO

Inizio

Apertura di AC sul sistema Gestione del

Miglioramento.

Fine



Il miglioramento continuo dell’efficacia del sistema organizzativo è attuato mediante due forme distinte e complementari di inter-vento:

1. ad azione rapida/immediata (visione sul brevissimo e breve periodo); 2. ad azione graduale/progressiva (visione sul medio periodo).

Alla prima forma di intervento migliorativo appartengono gli strumenti, quali le azioni correttive e preventive ed i risultati delle verifiche ispettive. La seconda tipologia è da ricondurre invece all’utilizzo della politica aziendale, gli obiettivi e i riesami del si-stema organizzativo effettuati dal Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC.

L’analisi dei dati (monitoraggio indicatori) è collocabile in ambedue le tipologie.

Le metodologie operative di gestione del miglioramento continuo sono:

• la pianificazione periodica degli obiettivi in relazione al riesame del sistema organizzativo; tale elaborazione converge nella definizione degli obiettivi allegati ai VERBALI DI RIUNIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO SIC E DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE FINSIC;

• alla stesura di piani/progetti di miglioramento specifici e particolari, emessi in seguito a esigenze e/o necessità contingenti, spesso di rilevante portata.

La verifica dello stato di avanzamento delle azioni di miglioramento è effettuata e documentata nell’ambito del riesame del s i-stema organizzativo effettuato dal Consiglio Direttivo della Società Italiana di Cardiologia e dal Consiglio di Amministrazione FINSIC, dettagliandone il grado di efficacia nonché le cause degli scostamenti dagli obiettivi.

Nel caso di piani/progetti di miglioramento, eventuali forme particolari di riesame ed aggiornamento possono essere specificate nel documento stesso.