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SERVICIO DE ARCHIVO DE CALIDADNIT: 1.110.176.088-3Régimen Simplificado

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ENTREGA DEL INFORME FINAL 1 ETAPAINTERVENCIÓN ARCHIVISTICA FONDO ACUMULADO

Elaborado por:DANIEL GALARZA APONTEProfesional Archivística T.P 692

Presentado ARAMON VALDERRAMA SABOGAL

Rector

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TECNICA ISMAEL SANTOFIMIO TRUJILLO

IBAGUE - TOLIMA2019

Oficina Calle 154 sur # 21-22 - Teléfono: 313 2610574 – Oficina: 2627717 - IbaguéEmail: [email protected] - [email protected]

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INTRODUCCION

Este informe consiste en dar a conocer el Informe final de la primera (1) etapa de la organización archivística del fondo acumulado y ejecución de las capacitaciones a estudiantes y funcionarios, según la norma exigida por el Archivo General de la Nación y otros entes controladores.

MARCO LEGAL

Ley 80 de 1989: Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de Colombia.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24. Obligatoriedad de las TRD.Acuerdo 039 de 2002: Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD, en desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos.Acuerdo 004 de 2013: Por medio del cual se modifica el procedimiento de la elaboración, evaluación, presentación e implementación de las Tablas de Retención Documental.Circular Externa 003 de 2015: Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.Acuerdo 060 del 2001: Por medio del cual el Archivo General de la Nación establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencias, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, elaboración, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

PROCESOS A REALIZAR

1. Organización total de las HISTORIAS ACADEMICAS (cantidad 1550), según la lista de chequeo implementada y aplicando el sistema de ordenación alfabetico con una subcarpeta con pestaña vertical (verde), haciendo que el nombre del estudiante no se desoriente con la organización ya implementada. Igualmente se hace la entrega de todas las historias academicas a la encargada del proceso.






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Igualmente se clasificaron todas las historias académicas de los retirados y egresados que están dentro de las historias de los activos, igualmente en unas cajas con sobres de manilla, re verificaron con el listado del SIMAT, para poder identificar que son activos o retirados, desertores o egresados. Las historias quedaron organizada y custodiadas en el archivo central, por si hay una consulta o tramite documental.

HISTORIAS ACADÉMICAS RETIRADOS, DESERTORES Y EGRESADOS

Historias Académicas Activas verificadas por a la encargada del proceso según la lista de chequeo implementada:






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2. Organización de los archivos de Coordinación y Rectoría – del Fondo Acumulado; se identificaron series y subseries documentales como Observadores del Estudiantes, Planillas de Calificaciones, Correspondencias, Acta de Reuniones, Informes de seguimiento del estudiante, Control de Asistencias.






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Proceso de clasificación y ordenación documental



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NOVEDAD Y COMPROMISOS

Como prioridad y necesidad de la Institución, se organizaron todas las Historias Académicas, perteneciente a la Secretaria General, igualmente se le hace la entrega de cada historia con cada tipología documental que la conforman a la auxiliar administrativa (Ximena Lozano), con el objetivo que haya un control y responsabilidad en manejo de las Historias académicas, la entrega se hizo con la base de datos actualizada del SIMAT.

Se recomienda por favor dejar libre el espacio de la estantería rodante con el pasillo, dejar solamente documentos de archivo y el pasillo totalmente libre como salida de emergencia.

Se clasifico y ordenó los documentos del fondo acumulado de la dependencia de Rectoría y Coordinación.

La próxima semana se continuará con el proyecto con las dependencias faltantes que son: Orientación Escolar, Pagaduría, Y parte de Secretaria General (Historias laborales). (2 etapa)

Hasta una nueva comunicación

_______________________________DANIEL J. GALARZA APONTE Profesional Archivista T.P 6920





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