it admin training - ipms
TRANSCRIPT
TM | Sektor Kerajaan
1GovUC Project IPMS IT Admin Training
Agenda • What is IPMS?
– Problem Statement – IPMS Functions – How to access IPMS?
• IPMS Portal • System Architecture • Step by Step on how to use IPMS
Apa itu 1GovUC IPMS
IPMS – Iden%ty Provisioning and Management
System
Sistem peruntukan dan pengurusan
iden44
Problem Statement
§ Isolated user management creation with different Active
Directory / LDAP implementation
§ Maintenance nightmare of multiple government agency
§ Complexity and cost.
§ Difficult to increase the productivity of users
Why do we need IPMS? § The complexity of building and managing multiple isolated
service components has grown dramatically. In these
environments, provision administration can be responsible for
managing thousands of users and as a result this will driving
unmanageable provisioning task therefor customer need to
have robust provisioning system to speed the delivery and
configuration services.
§ The current challenge is how best to optimize provisioning
efficiency, lower cost, and increase customer satisfaction.
IPMS FuncAons • Able to manage the identity of users and to control access to
components in 1GovUC (Exchange-Mailbox/Lync/Social Media/Fax)
• Help government agency to improve user identity management with a reliable standard protocol which offer highest level of reliability and
performance so users can get their work done as efficiently as possible, as well as providing a more secure and manageable
environment.
• Reducing the burden of IT Administration (Government Agency)
• Leveraging the capabilities of Active Directory – enabled Applications
IPMS Role Functionality
IPMS Role Overview Access
Bagaimana akses ke IPMS IT Admin Portal
www.1govuc.gov.my
Pautan
Pautan Dalaman
IPMS
• Tes4ng -‐ URL: h<ps://ipms.1govuc.gov.my/uat • Prod – URL:h<ps://ipms.1govuc.gov.my • Pautan dari 1GovUC Portal Landing Page
IPMS IT Admin Portal
IT Admin Portal – Log Masuk 1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/uat 2. Masukkan nama and katalaluan 3. Klik Sign In
IT Admin Portal – Dashboard 1. Terdapat 3 panel utama iaitu Navigation Panel, Statistics Panel dan Announcement panel di muka
hadapan Dashboad.
2. IT Admin boleh melihat Jumlah Mailbox User dalam organisasi sendiri.
3. Juga boleh melihat BarChart untuk Mailbox Plan Kategori.
Proses Memohon Kod Laluan
ITAdmin Portal -‐ Kod Laluan 1. Akses kepada Pendaftaran Akaun Pengguna dilindungi ciri keselamatan yang standard (Username/
Password)
2. Untuk akses kepada portal tersebut, pengguna baru perlulah mendapatkan “Kod Laluan/Access Code” dari pihak IT Admin.
3. Terdapat 2 jenis Akaun Pengguna: 1. Penjawat Awam – (Pegawai Kerajaan) 2. Lain-lain – (Projek,Tender &Komuniti)
4. Untuk membuat Kod Laluan, lihat pada “Navigation Panel’ disebelah kiri aplikasi IPMS dan klik “Access Code”
AdminPortal - Pemilihan Kategori Akaun
1. Aplikasi IPMS akan memberi pemilihan kategori akaun. A) Penjawat Awam (Government Servants) B) Lain-lain (Others)
2. Sila pilih akaun yang sesuai.
3. Klik butang “Continue”
Penghasilan Kod Laluan
1. Pilih dan masukkan maklumat Username.
2. Untuk kakitangan kerajaan warganegara Malaysia, sila masukkan maklumat Kad Pengenalan manakala kakitangan Polis/Tentera sila masukkan no pengenalan Polis/Tentera di bahagian Passport No.
3. Masukkan maklumat email dimana sistem akan membuat pemberitahuan maklumat kod laluan beserta langkah-langkah bagaimana hendak mendaftarkan Profil Pengguna.
4. Maklumat Email CC adalah “optional”, jika anda hendak menghantar maklumat tersebut lebih kepada satu email, masukkan maklumat email didalam Email CC
5. Setelah selesai klik “Generate AccessCode” #Lihat gambarajah dibawah
Penghasilan Kod Laluan - Sambungan
Prosess MendaNar Akaun Profil Pengguna
Pendaftaran Akaun Profil Pengguna
1. Klik pada butang “User Registration” di muka hadapan portal IT Admin untuk memulakan prosess pendaftaran Profil Pengguna
Pendaftaran Akaun Profil Pengguna
1. Berdasarkan maklumat yang dihantar kedalam email yang telah diberi, masukkan maklumat yang diminta.
2. Pilih kategori dan masukkan maklumat Nama Pengguna/Username. 3. Masukkan maklumat kad-pengenalan dan juga kod laluan. 4. Klik Log-Masuk
Pendaftaran Akaun Profil Pengguna
1. Masukkan maklumat Nama Penuh (wajib) dan juga maklumat-maklumat lain yang diperlukan.
2. Klik butang daftar.
Admin Portal – Peruntukan Mailbox Plan
1. Apabila terdapat pengguna baru yang mendaftar, selain dari makluman melalui email, IPMS juga akan menunjukkan bilangan rekod baru pengguna yang mendaftar.
2. Klik “Account Requests”, disebelah kiri “Navigation Panel”.
3. IPMS akan memaparkan keseluruhan rekod pengguna yang baru mendaftar.
IT Admin Portal – Kemaskini Profil Pengguna
1. IT Admin mempunyai kebenaran untuk melakukan pengubahsuaian pada rekod pengguna sebelum “Assign Plan”, dengan klik “Edit Detail”.
2. IPMS akan memaparkan laman untuk “Edit Request Account”
IT Admin Portal – Kemaskini Profil Pengguna
1. Setelah selesai melakukan pengubahsuaian pada rekod pengguna, klik “Save”.
IT Admin Portal – “Assign Plan”
1. Sebelum anda melakukan proses “Approval”, akaun Profil Pengguna perlulah di peruntukkan dengan maklumat Primary Email Address,LoginID,Password dan juga Mailbox Plan.
2. Klik pada “Assign Plan”
Admin Portal – “Assign Plan” (Sambungan)
1. Anda perlu memilih dan memasukkan maklumat primary email address dan loginID
2. Sistem akan melakukan semakan secara “auto” untuk memastikan maklumat primary email dan loginID yang dipilih boleh digunakan.
3. Anda juga diberi pilihan samaada untuk memasukkan maklumat password atau membiarkan sistem hasilkan password (Default Password)
4. Pilih Mailbox Plan, sama ada “VIP” atau pun “Normal”.
5. Klik “Update”.
Admin Portal – “Approve & Provision” 1. IPMS akan memaparkan semula halaman rekod pengguna baru berserta “Email
Address” dan “Mailbox Plan” yang telah dipilih.
2. Tick pada “Checkbox” untuk rekod pengguna yang hendak di “Provision” dengan klik “Approve”.
Admin Portal – “Provision Process”
1. IPMS akan menunjukkan “Provision Log” semasa proces pendaftaran akaun ke dalam Active Directory dan juga Exchange Server.
1. Apabila IPMS selesai menjalankan proses “provision account” kedalam Active Directory dan juga kedalam Exchange Server, ianya akan paparkan laman “Edit Mailbox Account” jika proses tersebut berjaya.
2. Anda akan dapat melihat laman tersebut seperti imej dibawah. Ini menunjukkan akaun pengguna telah berjaya di “provision”.
Admin Portal – “Manage Password”
1. IT Admin juga boleh mengawal selia katalaluan “password” pengguna 1GovUC pada organisasi sendiri sahaja.
2. Untuk “Reset Password”, klik “Password Management” tab.
3. Masukkan kataluan yang baru dan masukkan juga katalaluan tersebut di ruangan “Confirm Password”.
4. Klik “Change Password”
Admin Portal – Add Member Of
1. Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana “Groups/Distribution List”.
2. Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email kepada “Group” tersebut.
3. Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik “Search”.
4. Pilih “Group” yang berkaitan dan klik “Add”.
Admin Portal – Security Logs 1. IPMS mempunyai ciri keselamatan yang ketat, dimana setiap pertukaran yang
dilakukan oleh mana-mana pihak akan direkodkan.
2. Klik pada tab “Logs” dan IPMS akan paparkan event logs yang berlaku dan juga merekodkan pengguna yang membuat perubahan pada rekod.
Admin Portal – Search Mailbox 1. IT Admin boleh membuat carian rekod “Mailbox” pengguna dengan klik “Mailboxes” pada panel
“Navigation” yang terdapat disebelah kiri laman IPMS.
2. Selepas itu, masukkan maklumat “Display Name” atau maklumat “Primary Email Address” yang hendak dicari.
3. Klik “Search”, dan IPMS akan paparkan maklumat yang dijumpai.
4. Klik “Edit” untuk membuat sebarang perubahan rekod pengguna.
1. Setelah selesai membuat pertukaran rekod pengguna, IT Admin dikehendaki klik “Save” pada bahagian bawah panel.
2. IPMS akan merekodkan maklumat baru kedalam Active Directory dan juga
Exchange Server.
Admin Portal – Register Groups 1. Untuk mendaftarkan new “Group/Distribution List”, IT Admin perlu klik “Groups” di sebelah kiri “Navigation
Panel”.
2. IPMS akan paparkan laman seperti berikut. IT Admin boleh juga membuat carian dengan memasukkan maklumat “Group” yang hendak dicari pada ruang yang disediakan dan klik “Search”.
3. IPMS akan memaparkan rekod yang dijumpai.
4. Klik “Create New Group” dibahagian atas laman IPMS untuk menjalankan proses pendaftaran Group.
1. Masukkan maklumat yang diperlukan di ruangan yang disediakan.
2. Anda perlulah memilih pengguna akaun 1GovUC didalam organisasi anda sebagai “Managed By”.
3. Dan setelah selesai proses memasukkan maklumat “Group”, klik “Create Group”.
Admin Portal – Register Group 1. Apabila IPMS berjaya mendaftarkan “Group” kedalam Active Directory dan Exchange Server, IPMS akan memaparkan maklumat seperti imej dibawah.
Admin Portal – Add Member into Group
1. Pada halaman hadapan “Group”, klik “Add..” untuk mendaftarkan pengguna 1GovUC kedalam group tersebut.
2. Pilih pengguna yang hedak dipilih dan klik “Add Account”.
Admin Portal – Add Member into Group
1. Setelah selesai IPMS akan memasukkan maklumat tersebut kedalam grid “Member” seperti imej dibawah.
2. Klik “Save” apabila telah selesai.
Admin Portal – Add Member Of 1. Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana
“Groups/Distribution List”.
2. Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email kepada “Group” tersebut.
3. Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik “Search”.
4. Pilih “Group” yang berkaitan dan klik “Add”.
1. Untuk melihat perubahan rekod yang telah dilakukan dan sebagai langkah keselamatan, IPMS mempunyai tab “Logs”.
2. Klik “Logs” dan IPMS akan memaparkan maklumat seperti imej dibawah.
1GovUC User Portal
User – Login Page 1. Layari https://ipms.1govuc.gov.my/user 2. Masukkan nama and katalaluan 3. Klik Sign In
User – Update Profile 1. In order to update profile, update the relevant information 2. Once finished, click Update.
User – Change Password 1. In order to change password, enter new password twice. 2. Click Change Password. 3. Once finished updating account, click Update.
Even a strong password can be guessed. People who have enough 4me and compu4ng power can eventually determine any password. To help protect your personal informa4on,
security experts recommend that you change your password regularly and avoid repea4ng the previously used
passwords.
Q & A